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Tema 20

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Administrativa -

EL EXPLORADOR DE WINDOWS. GESTIN DE CARPETAS Y ARCHIVOS. OPERACIONES


DE BSQUEDA. MI PC. ACCESORIOS. HERRAMIENTAS DEL SISTEMA. PROCESADORES
DE TEXTO: WORD. PRINCIPALES FUNCIONES Y UTILIDADES. CREACIN Y
ESTRUCTURACIN DEL DOCUMENTO. GESTIN, GRABACIN, RECUPERACIN E
IMPRESIN DE FICHEROS. PERSONALIZACIN DEL ENTORNO DE TRABAJO.

EL EXPLORADOR DE WINDOWS
Para poder visualizar lo que tiene cada una de las unidades de disco y poder
crear carpetas, eliminarlas, mover ficheros de unas carpetas a otras, usaremos
uno de los programas ms importantes dentro de Windows llamando Explorador
de Windows,.
Existen varias formas de abrir el explorador de Windows. Dos de las ms
comunes son:

Hacer clic con el botn derecho sobre el icono de Mi PC y seleccionar


Explorar.
Seleccionar en el botn Inicio-Programas y en el nuevo panel Explorador de
Windows.

Barra de Direccin

Carpetas

Barra de Mens

Barra de Herramientas

Barras
de
desplazamiento
vertical

B. de desplazamiento

Ventana del explorador de Windows


Vemos como la zona de trabajo se divide en dos zonas claramente
diferenciadas, el marco izquierdo que es el listado de carpetas y cuya cspide es

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Administrativa el Escritorio y el marco derecho al que podemos llamar listado de contenidos y
que vara dependiendo de cual es la carpeta que hemos abierto en ese momento.
Colgando del escritorio encontramos el icono de Mi PC, simblicamente viene a
representar el conjunto de las unidades de disco de nuestro sistema.
Colgando de Mi PC, veremos todas las unidades de disco que se encuentran
presentes en nuestra mquina, cada una de ellas designada con su letra
correspondiente.

Aspecto de Mi Pc Desplegado y Contrado


Observamos que aquellos elementos que contienen otros que cuelgan de ellos,
tienen un + o un en su parte izquierda. Cuando vemos el + quiere decir que todo
lo que hay por debajo de l en ese momento est contrado y que si hacemos un
clic con el ratn se desplegar y pasar a estar en estado -.

Discos, ficheros y carpetas.


Antes de ponernos a guardar la informacin en el Disco, necesitamos tener
claros algunos conceptos como fichero y carpeta, ya que van a desarrollar un
papel importante a la hora de definir cmo se guarda la informacin dentro del
Disco.

Hablando de Discos
Se llaman unidades de disco a aquellos componentes del ordenador que se
encargan de leer y escribir discos de distintos formatos, sean stos disquetes,
discos duros, CD-ROM, DVD, etc.
Windows designa cada unidad de disco con una letra seguida de dos puntos de
tal forma que las letras que asigna a cada uno de los discos que podemos utilizar
para almacenar la informacin son las siguientes:

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A:
se refiere a la disquetera que lee y escribe sobre
disquetes de 3 .
C:
se refiere a la unidad de disco duro situada dentro de la torre que
no tiene salida por el frontal del equipo.
Qu es un Fichero?
Un archivo o fichero (son sinnimos) es cualquier informacin que
almacenamos en un disco,. Dependiendo del tipo de informacin que vamos a
grabar Windows asigna distintos iconos a cada uno de ellos. Para producir un
fichero necesitaremos siempre utilizar un Programa o Aplicacin donde generar
informacin que guardar en el disco en forma de fichero. El usuario solamente
tendr que encargarse de proporcionar un nombre al fichero para poder despus
distinguirlo de los otros y decidir en qu carpeta se va a almacenar.
En Windows podemos asignar a nuestros ficheros nombres de hasta 255
caracteres, incluyendo nmeros, guiones, y espacios en blanco. Lo que no
podremos usar sern algunos caracteres especiales, como \ / : * ? " < > | aunque
no es preciso memorizarlos todos, ya que el propio Windows se encargar de
decirnos mediante una ventana qu el nombre de fichero que hemos elegido no es
correcto.

Qu es una carpeta?
Las carpetas simbolizan un espacio del disco que reservamos creando la
carpeta y dotndole de un nombre. La normativa para nombrar carpetas es la
misma que se sigue para nombrar ficheros. Fsicamente no existen dentro del
disco, sino que es algo lgico, que nos hemos inventado, para poder tener los
datos bien organizados dentro del disco y poder acceder a ellos fcilmente. Dentro
de una carpeta podemos tener varias carpetas, como si fuera un clasificador.
Al igual que en los archivadores convencionales tenemos divisiones y
subdivisiones de las materias que queremos separar, de la misma manera
funcionan las carpetas. Windows siempre representa a las carpetas con el mismo
icono, el de un clasificador de color amarillo.
Por ejemplo, podemos tener una carpeta con nuestro nombre dentro del disco
duro del ordenador. Dentro de esa carpeta podemos tener a su vez una
subcarpeta llamada Textos para introducir anotaciones y cartas y otra Subcarpeta
llamada Dibujos para introducir nuestros dibujos. Dentro de la carpeta Textos
podramos tener a su vez dos subcarpetas, una para cartas formales y otra
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Administrativa carpeta para anotaciones rpidas. De esa manera siempre conseguiremos tener
todo en orden.

Estructura de Carpetas dentro del disco duro


Las Carpetas no ocupan espacio en el disco, nicamente lo ocupan los ficheros
que pueda haber dentro de ellas.

Explorar carpetas y ficheros


En la parte izquierda del Explorador solo veremos carpetas, y subcarpetas. Si
hago clic encima del icono de una de esas carpetas, en la parte de la derecha del
Explorador veo todo su contenido, subcarpetas y ficheros. Con esta operacin
decimos que abrimos una carpeta.
En la parte derecha del Explorador veremos carpetas, subcarpetas y ficheros,
en general cualquier contenido sobre el que pinchemos en el lado izquierdo.

Crear una carpeta


Para crearse una carpeta hay que seguir una serie de pasos:
1) Tenemos que tener claro dnde queremos crearnos esa carpeta. Hacemos
un clic en la parte izquierda del Explorador de Windows la unidad o carpeta
que queremos que contenga al nuevo elemento.
2) El siguiente paso ser ir al men ARCHIVO y seleccionar la opcin NUEVOCARPETA.
3) Introduciremos el nombre de la carpeta presionando al final ENTER.
Cambiar el nombre de una carpeta o de un fichero
Hacemos un clic en la carpeta o fichero a la que queremos cambiarle el nombre
y a continuacin vamos al Men ARCHIVO y elegimos la orden Cambiar Nombre.

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Administrativa Al lado de la carpeta o fichero, aparecer un cursor al final del nombre actual
del mismo, con lo que podremos actuar como si estuviramos en un programa de
texto, borrando, insertando caracteres, etc.

Eliminar una carpeta o fichero


Seleccionamos la carpeta o fichero. Veremos que se pone en azul intenso. A
continuacin elegimos la orden del men ARCHIVO, Eliminar. Tambin tenemos
la opcin de pulsar sobre el icono eliminar de la barra de Herramientas.
Todos los elementos que se eliminan del Disco Duro, no se pierden
definitivamente, sino que son almacenados por el sistema operativo en la llamada
Papelera de Reciclaje.
As, si alguna vez nos hemos obligados a recuperar un documento que
previamente habamos eliminado, podremos visitar la Papelera para poder
recuperarlo.

La Papelera de Reciclaje
Podemos acceder a ella desde el escritorio de Windows con un doble clic o
tambin buscndola en el rbol del Explorador, colgando del Escritorio y casi al
final del todo.
Una vez vemos en pantalla los elementos que contiene la
papelera, podremos seleccionar cualquier carpeta o fichero all
ubicada y elegir la orden del men ARCHIVO Restaurar. De esa
forma el elemento volver a su ubicacin original con toda su informacin, tal y
como estaba antes de eliminarlo.
Tendremos en cuenta que si eliminamos una carpeta se eliminar todo su
contenido, incluidas las subcarpetas que pudiera tener.
Una de las operaciones que conviene realizar es el vaciado de la papelera, para
dejar sitio libre a nuevos elementos que queramos eliminar. Hay que tener en
cuenta que una vez vaciemos la papelera, todos los elementos que estuvieran
ubicados en ella, se perdern de forma definitiva.
Para vaciar la papelera, una vez la estemos explorando
elegiremos la orden del men ARCHIVO Vaciar
Papelera de Reciclaje, o en su defecto, el botn
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Administrativa derecho del ratn sobre el icono de la papelera.

Ver el espacio libre en Disco


Para ver el espacio que nos queda libre en disco Windows nos ofrece una
forma muy grfica de hacerlo desde el Explorador de Windows. Pinchamos en la
unidad de disco en la que queremos consultar el espacio disponible y en el men
Archivo elegimos Propiedades. Se abrir una ventana que nos muestra el espacio
utilizado y el espacio libre en diferentes colores.

Mover y Copiar Informacin


A veces necesitaremos trasladar nuestra informacin de la oficina a casa, o
simplemente reubicar unos ficheros desde una carpeta a otra. Todas estas
operaciones las realizaremos tambin desde el Explorador de Windows.
Para estas operaciones Windows posee parte de la memoria asignada, a la que
llama PORTAPELES, donde se almacena temporalmente informacin para que la
podamos mover o copiar.
Para copiar un archivo o carpeta:
1) Lo selecciono.
2) Voy al men EDICIN y elijo la opcin COPIAR. (Control+C). Tambin
nos servir el icono copiar de la barra de herramientas.
3) Me posiciono en el sitio donde lo quiero copiar.

4) Voy al men EDICIN y elijo la opcin PEGAR. (Control+V)

Para mover, es decir, sacar algo de un sitio para ponerlo en otro, sigo los
mismos pasos que para copiar con la nica diferencia, que en el paso 2 en vez de
elegir Copiar, elijo CORTAR. (Control+X).
Tambin se puede mover un fichero utilizando solamente el ratn por la tcnica
de pinchar sobre el fichero o carpeta a mover y arrastrarlo hasta su nueva
posicin. Aunque no exige ninguna orden del men, hay que ser muy preciso con
el ratn ya que podemos trasladar la informacin a cualquier otra ubicacin
cercana..

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- Grupo Auxiliar Administrativo de la Funcin
Administrativa Tendremos en cuenta que si copiamos o movemos una carpeta que contiene
subcarpetas, toda la estructura completa ser movida o copiada.

Guardar y recuperar informacin del disco


En el momento en que utilizamos cualquier programa estamos generando una
informacin que la mayora de las veces deseamos almacenar en una unidad de
disco y posteriormente recuperarla.

Guardar y Guardar como


La orden Guardar Como nos sirve para guardar la primera vez una informacin
en el disco en forma de fichero (grabar). Habr que indicarle a Windows en qu
unidad de disco, despus en qu carpeta vamos a almacenar el fichero y el
nombre que le vamos a dar a ste.
En cambio, la orden Guardar se utiliza para volver a grabar un fichero que ya
habamos almacenado una vez anterior. En este caso no es necesario indicar ni el
nombre del fichero ni dnde lo vamos a almacenar, ya que Windows conoce estos
datos de la vez anterior.
En la caja llamada Guardar en pincharemos en la flecha y se desplegar un
panel con las distintas unidades de disco. Pinchamos con el ratn en la unidad
donde queramos almacenar la informacin y en el recuadro inferior aparecern
todas las carpetas correspondientes a esa unidad. Volvemos a pinchar esta vez en
la carpeta que nos interese y le damos al botn Abrir hasta que veamos el nombre
de la carpeta en el recuadro Guardar en.
Este proceso habr que realizarlo hasta situarnos en la carpeta o subcarpeta
que deseemos. Una vez tengamos el nombre de la carpeta deseada en el
mencionado recuadro haremos un clic con el ratn en el recuadro Nombre de
archivo y escribiremos el nombre que queremos dar a nuestro fichero. Por ltimo
con el botn Guardar la informacin quedar grabada en el disco.

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Ventana Guardar como

Abrir
Es el comando que utilizamos para recuperar un archivo que est en el disco.
Primero iniciaremos el programa con el que ese fichero ha sido creado En el men
Archivo pincharemos sobre abrir.
La ventana que surge es igual a la ventana de Guardar Como, solo que ahora
se llama Abrir. El proceso es idntico, lo nico que ahora habr que indicarle la
unidad de disco y la carpeta donde est almacenado el archivo que queremos
recuperar. Una vez veamos en el recuadro Buscar en la carpeta que queremos
pinchamos con el ratn en el nombre del fichero y le damos al botn Abrir.

Accesorios de Windows
Windows incluye numerosos programas que podemos utilizar para numerosos
trabajos. No destacan por su potencia, pero son una buena coleccin de
Herramientas para hacer casi de todo y resultan tiles si no disponemos de otros
programas ms especializados. Para obtener estos accesorios presionaremos el
botn Inicio de la barra de tareas, elegiremos la opcin Programas, a continuacin
volveremos a elegir Accesorios.

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Administrativa Bloc De Notas
Como su nombre e icono indican, sustituye la tpica libreta para anotar recados,
mensajes, etc. Y ah terminan sus funciones. Sirve para almacenar este tipo de
mensajes de texto.

Escritorio a medida
Para personalizar nuestro escritorio debemos acceder a la ventana Propiedades
de Pantalla. Lo ms rpido es hacer un clic con el botn derecho del ratn sobre
una zona libre del escritorio y elegir Propiedades.

Ficha para poner el Papel tapiz

FONDO: En la pestaa de fondo puedes cambiar el fondo del escritorio, bien


sea con un diseo o con una imagen de las listadas en la caja blanca. La
forma en que se muestra la imagen se pude cambiar mediante el cuadro
Mostrar para que la imagen se estire abarcando todo el rea, se repita en
un mosaico si es una imagen pequea o simplemente se coloque en el
centro del escritorio.

Protector de pantalla:

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Administrativa Un protector de pantalla son imgenes animadas que saltan al cabo de un
tiempo programado al detectarse que no estamos utilizando el ordenador.
En el momento en el que alguien toca el ratn o el teclado el programa deja
de ejecutarse y la pantalla muestra el escritorio tal y como lo dejamos.
Podemos establecer el tiempo que tardar el salvapantallas en activarse
(pinchado en la caja de los minutos) e incluso podemos colocar una
contrasea para que nadie fisgue nuestro escritorio mientras no estamos
utilizando el ordenador.

Apariencia: En esta pestaa lo que conseguimos es cambiar todos los


elementos de las ventanas de Windows; colores, tipos de letra, tamao de
las barras, etc.

Efectos: En esta ventana podemos establecer los efectos visuales de los


iconos y las ventanas.

Web: Activando la casilla Ver Active Desktop como una pgina Web
tendremos la posibilidad de colocar una pgina Web ocupando una zona del
escritorio. Debido a estas posibilidades Microsoft ha denomina al escritorio
Active Desktop o Escritorio Activo.

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PROCESADORES DE TEXTO: WORD

Qu es Microsoft Word?
En Microsoft Word resulta muy sencillo crear documentos y conseguir que
stos tengan el aspecto deseado. Word es un procesador de textos que funciona
bajo el entorno de Windows. Se utiliza para la edicin, formateado e impresin de
documentos.
Inicio de Microsoft Word
Existen varias maneras de iniciar Microsoft Word. La ms fcil, consiste en
utilizar el men Programas, al que se accede pulsando el botn de inicio de la
barra de tareas. Inicio-Programas-Microsoft Word.
Nos aparece una ventana, con una hoja en blanco donde podremos
empezar a escribir el texto deseado en el punto de insercin, sealado por la barra
intermitente.
A continuacin mostramos un grfico y pasamos a explicar las partes ms
importantes en la ventana donde se ejecuta el programa.

Vista inicial de Word

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Administrativa Cmo se llama cada cosa?
La primera barra (de color azul) que aparece en la ventana se llama Barra
de Ttulo y muestra el nombre e icono del programa que estamos usando, as
como el nombre del documento que estamos editando (Documento 1).
Si contemplamos la imagen, observamos que la ventana podra
desmontarse en pequeas franjas horizontales que comienzan con una lnea
vertical ms marcada, a cada una de estas franjas la llamamos barras.
La primera de estas es la Barra de Mens donde estn todas las rdenes
que podemos dar a Word para que deje el documento como nosotros queremos.
Cada una de las palabras que aparecen en esta barra como Archivo, Edicin, Ver ,
etc, se llaman Entradas de Men.
Las Barras de Herramientas contienen botones que efectan acciones
con solo pulsarlos. Son una forma rpida de poner a nuestro alcance la mayora
de las opciones de Word evitando tener que buscar estas opciones por los
distintos mens. Word incluye trece barras de herramientas.
Debajo de las barras encontramos la Regla, que nos ayuda a medir las
dimensiones de nuestro folio y a calcular sus mrgenes. La zona blanca donde
aparece el folio se llama rea de Trabajo y ah es donde iremos escribiendo el
texto de nuestro documento.
Desplazarnos por el Documento
Cuando estamos escribiendo, corrigiendo o simplemente poniendo bonito
nuestro documento necesitaremos desplazarnos por l. Una forma de hacerlo es
mediante el ratn, haciendo clic en la zona de texto donde queremos situar el
cursor (el palito vertical intermitente). Pero en ocasiones es ms rpido hacerlo
mediante el teclado:

Ir al principio del documento: Presionar la tecla control y sin soltarla


la tecla Inicio.

Ir al final del documento: Presionar la tecla control y sin soltarla la


tecla Fin.

Ir al principio de una lnea: Presionar la tecla Inicio.

Ir al final de una lnea: Presionar la tecla Fin.

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Administrativa

Ir un carcter a la derecha: Presionar flecha de desplazamiento a la


derecha.

Ir un carcter a la izquierda: Presionar flecha de desplazamiento a la


izquierda.

Ir una palabra a la derecha: Presionar control y sin soltar la tecla de


desplazamiento a la derecha.

Ir una palabra a la izquierda: Presionar control y sin soltar presionar


la tecla de desplazamiento a la izquierda.

Ir un prrafo arriba: Presionar control y sin soltar flecha de


desplazamiento hacia arriba.

Ir un prrafo abajo: Presionar control y sin soltar flecha de


desplazamiento hacia abajo.

MEN ARCHIVO
Aqu encontraremos todas las opciones relacionadas con la preparacin
del documento para imprimirlo, guardarlo y recuperarlo del disco.
Abrir y Guardar
Una de las cosas ms importantes es saber guardar la informacin, ya sea
en el disco duro o en un disquete.
Conviene guardar el documento con cierta frecuencia mientras vamos
escribiendo, ya que, de esa forma, se conserva una copia reciente del mismo en
caso de que se vaya la luz. Los pasos a seguir son los siguientes:
1. Seleccionar en el men Archivo la opcin Guardar.
2. Nos aparece una ventana donde tenemos que indicarle dos cosas:
dnde lo quiero guardar, y con qu nombre.
3. Por ltimo hacemos clic en el botn Guardar.

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Ventana Guardar como


Para abrir un archivo de Word elijo Archivo-Abrir, la ventana que
aparece es idntica la que vimos en grabar, pero en este caso si observamos su
barra de ttulo, pondr abrir. En este caso debemos indicarle donde se encuentra
el archivo a recuperar, hacer clic en el archivo elegido y presionar el botn Abrir.
Configurar Pgina
Sirve para preparar la pgina de cara a imprimirla. Se compone de cuatro
fichas:

Mrgenes

Establecemos los mrgenes de impresin o distancias desde el folio hasta


dnde se empezar a escribir el texto establecidos en centmetros. Podemos dejar
algn espacio extra en el recuadro Encuadernacin si pensamos encuadernar
nuestro trabajo final para introducir las anillas, grapas, etc. Los mrgenes se
pueden aplicar a todo el documento, (lo ms usual) o establecer diferentes
mrgenes en diferentes Secciones de Nuestro Documento. Para ello escogemos
la opcin adecuada en el recuadro Aplicar a....
Si planeamos imprimir por las dos caras del documento podemos marcar
la casilla Mrgenes simtricos, convirtiendo nuestros mrgenes izquierdo y

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Administrativa derecho en Exterior e Interior respectivamente. En todo momento veremos el
aspecto de las hojas con los nuevos mrgenes en la ventana derecha.

Tamao y Fuente del Papel

En la ficha Tamao estableceremos el papel en el que vamos a imprimir.


La cantidad de papeles disponibles depender de cada impresora. Otra opcin
que tenemos es la de imprimir en sentido horizontal o vertical.

Diseo de Pgina

Podemos controlar la alineacin Vertical del texto en el recuadro


Alineacin Vertical, tal y como controlamos la alineacin horizontal desde los
formatos de Prrafo. Presionando el botn Nmeros de lnea podemos hacer que
Word numere las lneas al imprimir el documento.

Imprimir

Esta orden del Men, a diferencia del icono de la barra de Herramientas,


nos abre una ventana donde podemos marcar algunas opciones antes de lanzar el
trabajo a la impresora. Entre lo que podemos hacer al imprimir est el sacar varias
copias de nuestro documento estableciendo el nmero de copias requeridas en el
cuadro Copias.
En el bloque Intervalo de Impresin establecemos cuantas pginas del
documento queremos imprimir. Para que estos valores se tengan en cuenta al
imprimir deberemos escoger en el cuadro Imprimir slo la opcin El Intervalo.
SELECCIONAR TEXTO
Es la operacin bsica que hay que hacer antes de ponernos a aplicar un
formato (darle una presencia agradable al documento). El mtodo ms utilizado
por la mayora de usuarios consiste en colocar el cursor al lado de la palabra o
frase a seleccionar, pinchar y arrastrar hasta que vemos el texto en vdeo inverso,
es decir, con el fondo negro y las letras blancas.
Sin embargo hay formas mucho ms efectivas de seleccionar texto tambin
haciendo uso del ratn o combinndolo con el teclado:

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Administrativa

Seleccionar una palabra: Hacer doble clic sobre esa palabra.

Seleccionar una lnea Colocar el ratn al comienzo de la lnea y


cuando veamos que el cursor adopta la postura de una flecha hacia la
derecha, hacer un clic.

Seleccionar un prrafo: Colocar el ratn al comienzo de la lnea y


cuando veamos que el cursor adopta la postura de una flecha hacia la
derecha, hacer doble clic.

Seleccionar varios prrafos: Seleccionar la primera lnea del primer


prrafo y sin levantar el dedo del ratn moverlo hacia los siguientes
prrafos.

Seleccionar un bloque de texto indeterminado: Hacer doble clic en la


primera palabra; presionar la tecla Shift y mientras la mantenemos
presionada hacer doble clic en la ltima palabra del bloque de texto.

Seleccionar todo el texto: Colocar el ratn al comienzo de la lnea y


cuando veamos que el cursor adopta la postura de una flecha hacia la
derecha, hacer triple clic

Seleccionar un solo carcter: Presionar la tecla shift y mientras la


mantenemos presionada utilizar la flecha de desplazamiento a la
derecha.

Copiar y Mover Texto


Muchas veces necesitamos copiar texto, o de un programa a otro o dentro
del mismo programa del Word, o moverlo de sitio.
En Word 97 una de las novedades es que podemos desplazar texto de un
sitio a otro usando el ratn. Para ello hay que hacer lo siguiente:
1. Seleccionar el texto que se desea mover.
2. Cuando se pasa el puntero del ratn (flechita) sobre el texto
seleccionado, este toma forma de flechita con la punta hacia la
izquierda. Si entonces hacemos clic y se pulsa la tecla Control y
arrastramos el texto seleccionado hasta el lugar deseado el texto se

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Administrativa copiar; en cambio, si hacemos la misma operacin pero sin pulsar la
tecla Control, el texto se mueve de posicin.
Adems de esta forma de arrastre mediante el ratn, podemos echar
mano del portapapeles, que es un rea de almacenamiento propia del entorno de
Windows. Los datos almacenados aqu, se mantienen hasta que apaguemos el
ordenador o metamos otros datos nuevos.
En el caso de que queramos copiar texto:
1. Seleccionamos el texto deseado.
2. Vamos al men Edicin-Copiar (o Control+C).
3. Nos posicionamos donde queremos dejar el texto.
4. Vamos al men Edicin-Pegar (o Control+V).
Si lo que queremos es mover el texto de sitio, seguimos los mismos 4
pasos anteriores, pero en vez de elegir Copiar elegiremos Edicin-Cortar (o
Control+X).
DAR FORMA AL TEXTO
Dar formato a un texto es al fin y al cabo establecer una serie de
caractersticas, como pueden ser: tamao, colores, negrita, subrayados,... etc.
Debemos distinguir entre Formatos de Fuente, que se aplican a un texto
seleccionado, y Formatos de Prrafo que afectan a todo un prrafo. En ambos
casos utilizaremos el men Formato o la barra de Herramientas del mismo
nombre.
Barra de Herramientas de Formato
Esta barra de herramientas permite aplicar distintas opciones de formato
tanto de fuente como de prrafo con solo hacer clic en el botn correspondiente:
Se usa muchsimo y aqu estn los botones ms interesantes de la misma.

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Administrativa Mediante esta caja escogemos el tipo de letra que mas nos gusta.
Pinchando aqu escogemos el tamao del texto.
Para resaltar el texto usamos la Negrita.
Cursiva para ladear el texto hacia la derecha.
Aqu est el botn de Subrayado
Aqu tenemos cuatro botones para hacer que un prrafo quede
alineado por la izquierda, centro, derecha, o por ambos lados. A esta ltima opcin
le llamamos Justificado, como este prrafo.
Estos dos botones sirven para crear listados de elementos, tanto con
nmeros (el primer botn) como con Vietas o smbolos el segundo. Ah va un
ejemplo:
1. Esto es un elemento de lista numerada.

Esto es un elemento de lista con vieta.


Botones para Disminuir y aumentar sangra. Cada vez que
se presiona uno de ellos mover todo un prrafo hacia la derecha o
la izquierda del documento. Este prrafo tiene aumentada su sangra.
Esto es un botn llamado Mixto, que nos permite pinchar en la imagen del
cuadro o en la flecha de al lado. Sirve para poner un bonito borde al prrafo como
ste. Si no te interesa un borde que sea un cuadrado cerrado, experimenta con el
botn flecha.

Herramienta realce para realzar el texto como si tuviramos un


rotulador fosforescente. Pinchando en la flecha accedemos a los colores
disponibles.
Una herramienta imprescindible para poner color a nuestro texto.
Pinchando en la flecha veris todos los colores disponibles.

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Administrativa Men Formato Fuente
Los formatos que aqu aparecen deben aplicarse sobre texto previamente
seleccionado. Encontramos opciones conocidas como Negrita, Cursiva,
Subrayado, etc y tambin otros formatos especiales que no se encuentran en la
barra de formato, pero si en el men Formato-Fuente y son los llamados Efectos:
. Tachado, Doble Tachado, Superndice, Subndice, So
,R
Reelliieevvee, G
Sombra,
Grraabbaaddoo,
VERSALES, MAYSCULAS, distintos tipos de Subrayado, como por ejemplo:
subrayado solo palabras, subrayado doble, subrayado punto raya, etc.
En esta misma opcin podemos pasar a la ficha Espaciado de
caracteres. El recuadro llamado Espaciado nos permite aumentar o disminuir la
separacin entre las letras de una palabra escogiendo expandido o comprimido.
Para exagerar ms el efecto escribiremos en el recuadro la cantidad de puntos
que queramos se expanda o comprima un texto. Tambin podemos hacer que el
texto seleccionado sea vea elevado o disminuido respecto de la lnea de base del
texto cogiendo la opcin correspondiente en el recuadro Posicin y estableciendo
la distancia en puntos. Los valores que tienen por defecto tanto el espaciado como
la posicin es Normal.

Ventana Formato Fuente


Otra de las opciones dentro de la ventana Fuente es la ficha Animacin
que nos permite dar efectos animados al texto seleccionado. Estas animaciones
sirven solo para verlas en pantalla.

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Administrativa Cambiar Maysculas y Minsculas
Nos permite transformar texto escrito en minsculas a maysculas y
viceversa. Para llegar a esta opcin usaremos el men Formato Cambiar
maysculas y minsculas. Aparte de estas dos conversiones nos ofrece ms
opciones:

Tipo Oracin: Pone la primera letras en maysculas y todo lo dems


en minsculas, como en una oracin.

Tipo Ttulo: Coloca La Primera Letra De Cada Palabra En


Maysculas.

Tipo iNVERSO: cOLOCA LA PRIMERA EN MINSCULAS Y TODAS


LAS DEMS EN MAYSCULAS.

Formato de prrafos
Un prrafo es una serie de caracteres acabados con un salto de prrafo
(cada vez que pulsamos ENTER). Podemos visualizar los saltos de prrafo y otros
caracteres no imprimibles pulsando el botn:

Alinear Prrafos
La alineacin del texto presenta cuatro aspectos que se pueden combinar
entre s dando lugar a una gran cantidad de variaciones. Izquierda, Centro,
Derecha y Justificado.
Siempre tiene que estar seleccionada una de las alineaciones. Al
seleccionar una de ellas, se quita la otra. Generalmente usaremos los botones de
Justificar
la barra de Herramientas de Formato para esta tarea pero siempre
podemos
acercarnos al men Formato Prrafo y pinchar en el cuadro Alineacin.
Interlineado
Es la distancia que hay entre las lneas de un prrafo. Normalmente Word
est preparado para escribir con interlineado Sencillo pero si lo queremos
aumentar podemos hacerlo desde este cuadro de Formato Prrafo.

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Tema 20
- Grupo Auxiliar Administrativo de la Funcin
Administrativa Sangras
Las sangras consisten en jugar con los mrgenes de un prrafo haciendo
que sea ms estrecho que los dems y en la distancia que nos apetezca. Se
pueden aplicar al prrafo utilizando unos deslizadores de la regla o entrando en el
men Formato Prrafo y pinchando en los cuadros llamados Sangra Izquierda,
Derecha o Especial. Estas son las diferentes sangras:
Sangra Izquierda, mueve todo el margen izquierdo de un prrafo. Se
desliza el cuadrado inferior de la regla. Este cuadrado arrastrar tambin a los
dos tringulos superiores.
Sangra de primera lnea mueve solo la primera lnea de un prrafo para
resaltarla. Se desliza el tringulo superior de la regla hasta la posicin que se
quiera.
Sangra Francesa, mueve todo menos la primera lnea en un prrafo. Se
desliza el tringulo invertido de la regla y arrastra tambin al cuadrado.
Sangra Derecha, mueve el margen derecho del prrafo. Se desliza el
tringulo que hay en el lado derecho de la regla.

Numeracin y Vietas
Para hacer esquemas, o para remarcar los elementos de una lista
podemos utilizar vietas, listas numeradas, o una combinacin de ambos
(esquemas numerados). Para aplicar estos formatos a un prrafo o a un grupo de
ellos se suelen utilizar los botones correspondientes de la barra de herramientas
de Formato, pero si lo que queremos es escoger la vieta o estilo de numeracin
que saldr cada vez que apretemos esos botones iremos al men Formato,
Numeracin y Vietas.
Hay tres pestaas para poder configurar cada elemento.
Dentro de cada pestaa aparecen ocho recuadros con posibles modelos
de numeracin y vietas. Cualquiera de ellos se puede retocar pulsando en el
botn Personalizar.
Adems, en el caso de las vietas podemos escoger entre una amplia
gama de smbolos pulsando el botn Vieta de la ventana Personalizar. Las
fuentes que mayor nmero de smbolos tienen son Symbol, Webdings y Windings.

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- Grupo Auxiliar Administrativo de la Funcin
Administrativa Tabuladores
Otra caracterstica de prrafo son los tabuladores. Word tiene cuatro tipo
de tabuladores que se pueden seleccionar desde la regla haciendo clic en el botn
izquierdo de la misma. Estos cuatro tabuladores se diferencian por cmo se alinea
el texto respecto a ellos. Los cuatro tipos de tabuladores son:
El texto se alinea por la
izquierda en la posicin del
tabulador (es el tipo de
tabulador por defecto).
El texto se alinea por la
Tabulacin
derecha en la posicin del
Derecha
tabulador.
Tabulacin
El texto se alinea centrado
Centrada
en la posicin del tabulador
El texto se alinea en la
coma decimal de las cifras
Tabulacin Decimal en la posicin del tabulador
(para columnas de nmeros
con decimales).
Se traza una lnea vertical
Tabulacin Barra
en la posicin del tabulador
Tabulacin
Izquierda

En la parte izquierda de la regla aparecen estos smbolos, se hace clic


hasta visualizar la tabulacin deseada, despus se hace clic encima de la regla en
la posicin que queramos. En la regla aparecer un smbolo como estos, segn el
que hayamos elegido, indicndonos que hay un tabulador.
Si una vez colocado no nos gusta como queda, podemos pinchar encima
de l, y arrastrarlo a la nueva posicin. Si queremos eliminarlo solo tenemos que
arrastrarlo fuera de la regla, por ejemplo hacia el documento.
Si queremos establecer tabuladores desde el men, haremos clic en el
men Formato-Tabulaciones, desde aqu tenemos adems alguna opcin ms,
como poner rellenos.
Elegimos la posicin en la que queremos que haya un tabulador, despus
la clase de alineacin que va a tener, y por ltimo si tiene o no relleno; por cada
tabulacin le damos al botn de Fijar, cuando acabemos con todos, hacemos clic
en Aceptar.

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- Grupo Auxiliar Administrativo de la Funcin
Administrativa Una vez fijadas los saltos de tabulacin con cualquiera de estos mtodos
para aplicarlo en el momento de escribir el texto separaremos las palabras que
deben ir en las marcas de tabulacin con la tecla Tabulador del teclado
representada por dos flechas en direcciones opuestas.
Bordes y Sombras
Otro formato que se aplica a los prrafos son los bordes, se trata de lneas
de diversos grosores y colores que rodean a los prrafos; as como establecer un
color de fondo (sombreado) en los prrafos con el objetivo de conseguir una mejor
presentacin. Este formato no es exclusivo de los prrafos, tambin se puede
aplicar a un texto seleccionado, aunque no deja manipular los bordes como
cuando se aplica a un prrafo.

Barra de Herramientas de Tablas y Bordes


Si optamos por aplicar bordes desde el men Formato-Bordes y
Sombreado. Tendremos adems la opcin de colocar bordes a toda las pginas.
Word dispone de una interesante galera de bordes artsticos (como si fueran
marcos), que son un listado de imgenes que pueden rodear a la pgina en
sustitucin de las lneas.

Ejemplo de Bordes artsticos

TABLAS
Las tablas permiten disponer columnas de nmeros y textos sin necesidad
de utilizar tabulaciones y ordenar los distintos objetos (imgenes, texto...) en la
pgina del documento de Word.
Las tablas se componen de columnas (vertical) y de filas (horizontal), la
interseccin de filas y de columnas se llama celda. Cada recuadro de una tabla se
le llama Celda.
Para insertar una tabla lo podemos hacer de dos formas diferentes: en el
men Tabla-Insertar Tabla donde nos pregunta cuntas filas y cuntas columnas
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- Grupo Auxiliar Administrativo de la Funcin
Administrativa va a tener nuestra tabla, o en el men Tabla-Dibujar Tabla donde nos permite
dibujar nuestra tabla a mano.
Para personalizar la tabla tenemos una barra de herramientas, la de
Tablas y Bordes:
Seleccin de Filas y Columnas en una Tabla
Es posible aplicar opciones de formato a filas o columnas. Para ellos se
debe seleccionarlas previamente.
Para seleccionar:

Una columna: Hacer clic en el borde superior de la misma cuando nos


aparece una flechita negra.

Varias columnas: De la misma forma que una sola columna, pero


manteniendo el dedo pulsado y arrastrando por las columnas
deseadas.

Una fila: Si nos ponemos delante de la fila que queremos seleccionar


fuera de la tabla, con un solo clic seleccionamos la fila.

Varias filas: En el caso de varias filas lo hacemos igual que para una
sola, arrastrando por las filas deseadas.

Una celda: Hacemos clic en la zona de seleccin de la celda (cerca del


borde izquierdo de la misma).

Texto dentro de una celda: Seleccionamos el texto por los mtodos


habituales.

Edicin de Una Tabla


Tenemos la oportunidad de, despus de haber terminado la estructura de
nuestra tabla, insertar/eliminar filas o columnas o celdas.
Para insertar filas o columnas en la cantidad y posicin que se desee
insertar. Seleccionar la opcin del men Tablas-Insertar filas/columnas.
Hay dos casos especiales:

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- Grupo Auxiliar Administrativo de la Funcin
Administrativa

Si deseamos insertar una fila al final de la tabla, colocndose en la


ltima celda de la tabla, pulsar la tecla Tabulador.

Si deseamos insertar una columna despus de la ltima como indica la


figura y despus la opcin de men Tabla-Insertar columnas.

Si queremos eliminar una celda, una fila o una columna dentro de una
tabla, lo primero que tenemos que hacer es seleccionarla y dirigirnos al men
Tabla.

Dividir y Unir Celdas


Para combinar celdas, lo nico que hay que hacer es seleccionar las
celdas a unir y pulsar el primer botn de Combinar Celdas
Para dividir celdas colocamos el cursor en la celda que queremos dividir y
pulsamos el segundo botn de los mostrados llamado Dividir Celdas.
Si optamos por el men encontraremos las rdenes Combinar y Dividir
celdas en el men Tabla.
BUSCAR Y REEMPLAZAR
Si tenemos la necesidad de buscar texto por el documento o incluso de
reemplazar alguna palabra por otra lo podemos hacer a travs del men EdicinBuscar o Edicin-Buscar y Reemplazar.
En la caja que se abrir podremos escribir la palabra a buscar y comenzar
la bsqueda con el botn Buscar siguiente. Si encuentra la palabra est aparecer
seleccionada en pantalla. Si hay ms palabras iguales volviendo a presionar el
mismo botn se colocar en la siguiente.
Si adems de buscar nos interesa reemplazar esa palabra por otra,
pasaremos a la ficha Reemplazar y en el cuadro correspondiente escribiremos la
palabra o expresin que queremos utilizar.

IMGENES
Podemos escoger entre insertar imgenes prediseadas, que forman
parte de la Galera de Microsoft Office y por lo tanto vienen en el CD de Office o
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Administrativa insertar imgenes que tengamos nosotros grabadas en cualquier carpeta del disco
duro.
Tanto si insertamos una como otra, la forma de trabajar con ella es
exactamente igual, a travs de la barra de Herramientas de Imagen o en el men
Formato Imagen.

Para trabajar con una imagen lo primero que tenemos que hacer es
seleccionarla haciendo un clic sobre ella, hasta que veamos que aparecen unos
puntitos en todo su permetro llamado Tiradores. Como su nombre indica, sirven
para tirar de ellos colocando el ratn encima de uno de ellos hasta que el
puntero tome el aspecto de una flecha de dos puntos y arrastrando el
ratn. Con este procedimiento podemos hacer la imagen ms pequea o ms
grande. Conviene tirar de las diagonales para no deformar la imagen.
Si lo que queremos es mover la imagen pasaremos el ratn sobre ella y
cuando veamos que el puntero toma el aspecto de una cruz con cuatro flechas,
pinchamos y arrastramos desplazando la imagen a la nueva posicin.

Barra de imagen

MEN VER
Todas las opciones del Men Ver afectan a la forma en que se ve el texto
en pantalla o sirven para ocultar o mostrar elementos como las Barras de
Herramientas, Reglas, etc. Disponemos de cuatro Vistas entre las que podemos
ver el documento bien eligindolas en este men o pinchando en los iconos
correspondientes junto a la barra de desplazamiento horizontal.

Normal: En esta vista no veremos los elementos grficos, ni el texto


formando columnas, pero como ventaja Word consumir menos

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Administrativa recursos. Es la mejor opcin para trabajar con texto normal. El
cambio de pgina se representa por una lnea discontinua.
Esquema: Sirve para trabajar en documentos a los que ya se ha dado
forma o aplicado estilos, y nos ayuda a organizar y estructurar nuestro trabajo
dividindolo en niveles que podemos mover, expandir, contraer, etc. Tambin nos
servir a la hora de desarrollar esquemas numerados.
Diseo de Pgina: Nos permite ver la hoja tal y como se imprimir.

El cambio de pgina se representa por un cambio de folio


Diseo en Pantalla: Sirve para mostrar documentos que van a ser

ledos en pantalla y adems activa el llamado Mapa del Documento,


que es un sistema que nos permite navegar por los distintos
apartados del texto.
Documento Maestro: Es una Vista que nos permite trabajar con

aquellos documentos de Word que por su extensin conviene


dividirlos en otros subdocumentos que se enlazan con el llamado
Documento Principal. Esta vista nos permite trabajar con este tipo de
documentos.
Otra opcin interesante del Men Ver es el Zoom que me permite cambiar
el tamao del texto que veo en pantalla. Tambin podemos utilizar el recuadro de
Zoom expresado en % que aparece en la barra de herramientas estndar.
Encabezados Y Pies De Pgina
Hay unos elementos que pueden aparecer en los documentos fuera del
margen de la pgina. Estos elementos son:

Encabezados: Un texto que se repite en la parte superior de cada


pgina de nuestro documento.

Pies: Un texto que se repite en la parte inferior de las pginas.

Los encabezados y los pies de pgina se utilizan para lograr la continuidad


y estructura de un documento, contienen con frecuencia nmeros de pgina, ttulo
de la obra, ttulo del captulo, etc.
Utilizando adecuadamente los encabezados y pies de pgina se facilita la
lectura del documento ya que el lector siempre puede obtener una referencia
inmediata de lo que est leyendo y en que parte est.
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- Grupo Auxiliar Administrativo de la Funcin
Administrativa -

Microsoft Word es muy flexible a la hora de estructurar encabezados y


pies de pgina permitiendo hacer gran variedad de cosas con ellas. Por ejemplo,
se pueden introducir textos y/o grficos y/o campos. Tambin se pueden aplicar
las opciones de formato de texto y prrafos estudiadas en los apartados
anteriores. Y tambin es posible disponer de distintos encabezados y pies para
primeras pginas, pginas pares e impares, o incluso por las distintas secciones
de un documento.
Para crear encabezados y pies de pgina, tenemos que ir al men VerEncabezado y pie de pgina, para ello tenemos que estar en Diseo de Pgina
(Ver-Diseo de pgina), de todas formas si no estamos en este diseo Word nos
pasa automticamente a l. Cuando estamos en el diseo del encabezado y del
pie de pgina nos aparece una barra de herramientas:

Empezando por el primer botn de la izquierda:

Insertar Elementos de Autotexto.


Insertar nmeros de pgina.
Total de pginas en el documento.
Formato del nmero de pgina.
Fecha.
Hora.
Configurar pgina.
Ver u ocultar el texto del documento.
Igual que el anterior.
Cambiar entre encabezado y pie.
Mostrar el anterior.
Mostrar el siguiente.
Cerrar.

Cuando estamos editando el Encabezado o el Pie de pgina, existen dos


tabuladores, uno en el centro de la hoja, y otro en la derecha, estn situados por si
queremos escribir varias cosas en tres posiciones diferentes, izquierda, centro y
derecha. Cualquier texto o expresin que no inserten directamente estos botones
habr que escribirlos a mano.
Para cambiar entre el encabezado y el pie o entre encabezados y pies de
pginas pares e impares, utilizaremos los iconos correspondientes de la barra de
Herramientas de Encabezados y Pies de Pgina.
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