Professional Documents
Culture Documents
com
Ksigarnia internetowa
Oce ksik
SPIS TRECI
WSTP
1.
2.
11
11
12
13
14
21
21
23
30
33
3.
33
35
35
36
37
39
43
45
4.
Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
47
47
48
50
51
5.
52
59
60
63
68
6.
7.
70
KONSOLIDACJA TYGODNIOWYCH
FORECASTW SPRZEDAY
73
73
73
74
79
80
80
83
83
84
86
89
SPIS TRECI
8.
93
93
95
9.
100
105
106
107
115
115
117
118
118
121
125
125
126
129
130
133
133
134
134
139
140
145
145
146
Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
148
151
153
153
14.2. Model
153
157
163
163
163
165
166
167
WOJCIECH PRCHNICKI
Ukoczy studia w zakresie zarzdzania i marketingu, zarzdzania i inynierii produkcji, rachunkowoci i finansw oraz nadzoru, kontroli i audytu
w gospodarce i administracji. Tak szerokie wyksztacenie daje mu wiedz z zakresu finansw, controllingu, sprawozdawczoci oraz zarzdzania popart
wysokimi umiejtnociami techniczno-informatycznymi.
Posiada dowiadczenie jako specjalista ds. controllingu, specjalista ds. raportowania i analityk
finansowy w midzynarodowych korporacjach. Praca w dziaach finansowych
i controllingu w rnych firmach poczona z wiedz z zakresu narzdzi Microsoft
Office pozwala mu na prowadzenie szkole na bazie przykadw problemw,
z jakimi spotykaj si pracownicy tych dziaw. Jako trener pracuje od ponad
3 lat. Gwn tematyk prowadzonych przez niego szkole jest zastosowanie
Excela, Accessa oraz VBA w usprawnianiu procesw biznesowych w firmie oraz
automatyzowaniu pracy dziaw controllingowych i finansowych w ktrej
to dziedzinie posiada due dowiadczenie. Jest take autorem artykuw o tej
tematyce w czasopimie Controlling i Rachunkowo Zarzdcza.
Szkolenia te pozwalaj uczestnikom nie tylko pozna narzdzia Office, ale
przede wszystkim nauczy si wykorzystywania ich w celu rozwizywania okrelonych zada w pracy ksigowego, analityka czy te kontrolera finansowego.
Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
WSTP
WSTP
Niniejsza pozycja jest skierowana do pracownikw dziaw finansw, controllingu czy te ksigowoci. Jest to swoiste studium pitnastu rnych przypadkw i problemw, z jakimi moe spotka si osoba pracujca w tych obszarach. Kady rozdzia zawiera opis problemu oraz jego rozwizanie przy uyciu
Excela. Jest to podrcznik pisany przez praktyka dla praktykw, ktry ma za
zadanie pokaza, i trudne i czasochonne zadania mog czasami okaza si
atwiejsze i przyjemniejsze po zbudowaniu odpowiednich narzdzi do ich wykonywania, a to, co zajmowao dotychczas p dnia, mona zrobi w kilka minut.
Wszystkie analizowane przypadki i ich rozwizania oparte s na moich wasnych dowiadczeniach, nabytych podczas pracy zawodowej jako analityk, kontroler czy te specjalista ds. controllingu.
Zakres tematyczny omawianych przypadkw jest bardzo szeroki i rnorodny, od prostego wiekowania nalenoci po budow graficznej prezentacji
sprzeday na mapie Polski wedug wojewdztw czy te prognozowanie sprzeday sezonowej przy uyciu trendu liniowego. W podrczniku pokazaem, jak
wykorzystywa i czy wybrane narzdzia i funkcje Excela do rozwizywania
wybranych problemw. Kady znajdzie tu pomysy na usprawnienie swojej pracy
i pokonanie przeszkd napotykanych na co dzie podczas tworzenia raportw
czy analiz.
Ciekawej lektury i niech kady z Was znajdzie co, co uczyni Wasz codzienn
prac atwiejsz.
PODZIKOWANIA
Dzikuj wszystkim, ktrzy wspierali mnie w wysikach przy tworzeniu tej pozycji, oraz tym, ktrzy zawodowo dostarczali mi wanie takich problemw do rozwizania, jakie zostay opisane w ksice.
10
Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
Rozdzia 1.
12
Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
Klient
KLIENT1
KLIENT1
KLIENT1
KLIENT1
KLIENT1
KLIENT1
KLIENT1
KLIENT1
KLIENT1
Towar
Cenazakupu
TOWAR39
TOWAR52
TOWAR13
TOWAR90
TOWAR44
TOWAR27
TOWAR74
TOWAR1
TOWAR96
Kosztzakupu
92,5
83,0
98,5
22,5
40,0
48,0
102,5
24,0
35,5
28490
36935
3349
10283
8200
5664
29110
11928
15762
Ilo
308
445
34
457
205
118
284
497
444
Cenasprzeday Wartosprzeday
106,4
95,5
113,3
25,9
46,0
55,2
117,9
27,6
40,8
32764
42475
3851
11825
9430
6514
33477
13717
18126
Bonus
Wartonetto
0
0
0
0
0
0
0
0
0
4274
5540
502
1542
1230
850
4366
1789
2364
13
firmy, przy zaoeniu 0% bonusw: warto sprzeday ksztatujca si na poziomie 50 mln z, koszty zakupu w wysokoci 43,5 mln z, rabat rwny 0, wynik
na sprzeday brutto (warto sprzeday koszty zakupu bonus) rwny
6,5 mln z oraz mara I (wynik na sprzeday brutto dzielony przez warto
sprzeday) rwna 13,04%; dodatkowo podane s zaplanowane caoroczne
koszty sprzeday i koszty zarzdu w cznej wysokoci okoo 2,2 mln z. Przy
takich wartociach kosztw sprzeday i zarzdu wynik na sprzeday netto
(wynik na sprzeday brutto koszty sprzeday i zarzdu) ksztatuje si na poziomie 4,3 mln z, a mara II (wynik na sprzeday netto podzielony przez warto
sprzeday) na poziomie 8,59%. Oczywicie suma poszczeglnych wielkoci
(warto sprzeday, koszty zakupu, bonus) stanowi sum pozycji z arkusza
sprzeda.
Model jest dynamiczny: przykadowo jako granic bonusw wpiszmy 200,
a za procent bonusu wpiszmy 6%. Oznacza to, e jeeli w przyszym roku dany
klient zakupi 200 szt. okrelonego towaru, to na koniec roku dostanie za niego
bonus w wysokoci 6% wartoci jego sprzeday. Przy takich warunkach bonusowych dla kadego z klientw suma bonusw wyniesie 2,2 mln z (rysunek 1.3),
co obniy mar II do poziomu 4,22%.
14
Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
mia do wyboru kilka wariantw bonusw, a firma i tak osignie wynik w wyznaczonym satysfakcjonujcym przedziale. Zaoone s: przedzia procentowy bonusu
od 3 do 10% co 0,5% (15 wartoci) oraz granica ilociowa od 100 do 500 co 50
(9 wartoci). Z przyjtych przedziaw wychodzi 915 = 135 kombinacji wysokoci mary II, ktre naley przeanalizowa. Oczywicie nasz analityk mgby
podstawia kady z wariantw do modelu i notowa wynik, ale powtarzanie tej
czynnoci 135 razy jest mczce, pracochonne i nie eliminuje ryzyka popenienia bdu. Jest jednak ratunek dla naszego analityka jest nim tabela danych.
15
16
Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
17
18
Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
7,20%
3,0%
100
6,1%
150
6,2%
200
6,4%
250
6,6%
300
6,9%
350
7,3%
400
7,7%
450
8,1%
500
8,6%
3,5%
4,0%
4,5%
5,0%
5,5%
6,0%
6,5%
7,0%
7,5%
8,0%
8,5%
9,0%
9,5%
10,0%
5,7%
5,2%
4,8%
4,4%
4,0%
3,6%
3,2%
2,7%
2,3%
1,9%
1,5%
1,1%
0,6%
0,2%
5,8%
5,4%
5,0%
4,6%
4,2%
3,9%
3,5%
3,1%
2,7%
2,3%
1,9%
1,5%
1,1%
0,7%
6,0%
5,7%
5,3%
5,0%
4,6%
4,2%
3,9%
3,5%
3,1%
2,8%
2,4%
2,0%
1,7%
1,3%
6,3%
6,0%
5,7%
5,3%
5,0%
4,7%
4,4%
4,0%
3,7%
3,4%
3,1%
2,7%
2,4%
2,1%
6,6%
6,3%
6,1%
5,8%
5,5%
5,2%
4,9%
4,6%
4,4%
4,1%
3,8%
3,5%
3,2%
2,9%
7,1%
6,8%
6,6%
6,4%
6,2%
5,9%
5,7%
5,5%
5,3%
5,1%
4,8%
4,6%
4,4%
4,2%
7,5%
7,4%
7,2%
7,1%
6,9%
6,7%
6,6%
6,4%
6,3%
6,1%
6,0%
5,8%
5,7%
5,5%
8,0%
7,9%
7,9%
7,8%
7,7%
7,6%
7,5%
7,4%
7,4%
7,3%
7,2%
7,1%
7,0%
7,0%
8,6%
8,6%
8,6%
8,6%
8,6%
8,6%
8,6%
8,6%
8,6%
8,6%
8,6%
8,6%
8,6%
8,6%
Pod macierz z mar II w tak samo szybki sposb moemy utworzy macierz
dla wyniku na sprzeday netto wystarczy, e w lewym grnym rogu zamiast
formuy wyliczajcej mar II wstawimy formu wyliczajc wynik na sprzeday
netto. Nastpnie musimy zastosowa formatowanie warunkowe dla wartoci
pomidzy 2,5 mln a 3,0 mln i otrzymamy odzwierciedlenie procentu wartoci
mary w wartociach zotwkowych wyniku netto na sprzeday (rysunek 1.12).
W ten sposb nasz analityk szybko i bezbdnie wykona swoje zadanie,
a przy okazji wyniki zostay zaprezentowane w sposb przejrzysty i czytelny.
Teraz klientom firmy mog zosta przedstawione 23 warianty bonusw do
3 605 275
3,0%
3,5%
4,0%
4,5%
5,0%
5,5%
6,0%
6,5%
7,0%
7,5%
8,0%
8,5%
9,0%
9,5%
10,0%
100
3 044 967
2 835 399
2 625 831
2 416 264
2 206 696
1 997 128
1 787 560
1 577 992
1 368 425
1 158 857
949 289
739 721
530 154
320 586
111 018
150
3 115 465
2 917 647
2 719 829
2 522 011
2 324 193
2 126 375
1 928 556
1 730 738
1 532 920
1 335 102
1 137 284
939 466
741 648
543 830
346 012
200
3 207 811
3 025 384
2 842 957
2 660 530
2 478 103
2 295 675
2 113 248
1 930 821
1 748 394
1 565 967
1 383 540
1 201 113
1 018 686
836 259
653 832
250
3 324 661
3 161 709
2 998 757
2 835 805
2 672 852
2 509 900
2 346 948
2 183 996
2 021 044
1 858 092
1 695 140
1 532 188
1 369 236
1 206 283
1 043 331
300
3 453 537
3 312 064
3 170 592
3 029 119
2 887 646
2 746 174
2 604 701
2 463 228
2 321 755
2 180 283
2 038 810
1 897 337
1 755 865
1 614 392
1 472 919
350
3 640 378
3 530 045
3 419 712
3 309 380
3 199 047
3 088 714
2 978 382
2 868 049
2 757 716
2 647 384
2 537 051
2 426 718
2 316 386
2 206 053
2 095 721
400
3 840 644
3 763 689
3 686 734
3 609 779
3 532 824
3 455 870
3 378 915
3 301 960
3 225 005
3 148 050
3 071 095
2 994 140
2 917 185
2 840 230
2 763 275
450
4 056 339
4 015 333
3 974 327
3 933 321
3 892 315
3 851 309
3 810 304
3 769 298
3 728 292
3 687 286
3 646 280
3 605 275
3 564 269
3 523 263
3 482 257
19
500
4 302 374
4 302 374
4 302 374
4 302 374
4 302 374
4 302 374
4 302 374
4 302 374
4 302 374
4 302 374
4 302 374
4 302 374
4 302 374
4 302 374
4 302 374
20
Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
Rozdzia 2.
MIESICZNE PREMIE
DLA SPRZEDAWCW
CEL: STWORZENIE NARZDZIA DO WYLICZANIA MIESICZNYCH PREMII
DLA SPRZEDAWCW.
NARZDZIA:
1. TABELA PRZESTAWNA
2. MICROSOFT QUERY
22
Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
W budowie narzdzia do wyliczania miesicznej premii sprzedawcw uyjemy takich narzdzi jak tabela przestawna oraz Microsoft Query. Przy pomocy
Microsoft Query pobierzemy dane z bazy w interesujcym nas ukadzie, a przy
uyciu tabeli przestawnej zbudujemy zestawienie premii dla sprzedawcw.
Na rysunku 2.1 przedstawiona zostaa budowa relacyjnej bazy Zamwienia.accdb utworzonej w programie Access, z ktrej pobierane bd dane do
raportu. Cech charakterystyczn relacyjnych baz danych jest istnienie powiza
midzy poszczeglnymi tabelami. Nasza baza zawiera pi rnych tabel:
1. Zamwienia zawiera oglne informacje o zamwieniu, takie jak numer
zamwienia, jego data oraz nazwisko sprzedawcy, ktry zamwienie wystawi, i klienta, na ktrego zosta wystawiony dokument.
2. Sprzedawcy zawiera dokadne dane opisujce kadego ze sprzedawcw.
3. Klienci zawiera spis klientw z ich danymi oraz przyporzdkowaniem
do jednej z piciu grup.
4. Szczegy zamwie dla kadego z zamwie przechowuje informacj
o produktach i ich iloci wchodzcych w skad kadego dokumentu.
5. Produkty zawiera spis produktw sprzedawanych przez firm, m.in.
ich cen.
Dane chcemy pobiera bezporednio z bazy, do ktrej wprowadzane s zlecenia na produkty dla klientw. Stworzymy dynamiczne narzdzie pobierajce
dane z tej bazy w interesujcym nas ukadzie, ktre dodatkowo bdzie wyliczao
23
24
Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
25
1. Na licie Dostpne tabele i kolumny wskazujemy tabel (kolumny wybranej tabeli) z bazy danych, ktrej chcemy uy w naszej kwerendzie.
2. Tym przyciskiem przenosimy tabel (kolumny tabeli) do naszej kwerendy.
Po wykonaniu tej operacji wywietli si lista wybranych kolumn.
3. Tym przyciskiem usuwamy wybran kolumn z naszej kwerendy.
4. Tym przyciskiem usuwamy wszystkie kolumny z kwerendy.
Do naszej kwerendy wybieramy z tabeli Zamwienia kolumny: nr zamwienia, data zamwienia, sprzedawca oraz klient. Z Klienci kolumn grupa.
Ze Szczegy_zamwie kolumny: produkty oraz ich iloci. Z tabeli Produkty
wybieramy natomiast kolumn cena. Po wykonaniu tej czynnoci w lewym
okienku Kolumny w kwerendzie pojawi si nazwy wszystkich wybranych
przez nas kolumn. Nastpnie klikamy Dalej. Pojawi si okno kreatora kwerend filtr danych, ktre w naszym przypadku pomijamy, poniewa chcemy
pobra wszystkie dane bez adnych ogranicze. W tym miejscu kreatora kwerend
mona naoy ograniczenia dla zbioru pobieranych danych, np. jelibymy
26
Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
chcieli pobra tylko dane dla jednego sprzedawcy, wtedy w polu Kolumna do
filtrowania wybieramy sprzedawca, a w warunkach wpisujemy rwna si
i wybieramy sprzedawc, ktry nas interesuje. Kolejny krok w kreatorze kwerend
to sortowanie. Pobierane dane moemy posortowa w okrelony sposb.
W naszym przypadku posortujemy rosnco wedug kolumny data zamwienia
(rysunek 2.5).
1. Wybieramy kolumn, wedug ktrej chcemy posortowa dane.
2. Wybieramy rodzaj sortowania. W naszym przypadku Rosnco.
27
28
Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
29
ktra z daty bdzie nam pobieraa numer miesica. Uatwi nam to stworzenie
raportu w ukadzie miesicznym w tym celu do naszej kwerendy dodajemy
now kolumn o nazwie miesic i w Pole wstawiamy nastpujc formu:
month([Zamwienia.data zamowienia]). W nawiasach [] ujmujemy Tabela.
kolumna. W celu wyjcia z narzdzia Microsoft Query wciskamy przycisk
Zwr dane
30
Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
Oczywicie ju samo wyliczenie wielkoci premii moemy wykona w arkuszu przy pomocy formu, ale rwnie w samej tabeli przestawnej istnieje
narzdzie umoliwiajce zautomatyzowanie tej operacji poprzez dodanie do
tabeli elementw obliczeniowych, ktre bd za nas wylicza wysoko
bonusu dla danego sprzedawcy z uwzgldnieniem kryterium dla danej grupy
klientw.
31
32
Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
33
34
Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
Po tej czynnoci nasza tabela poczy si z baz danych przy uyciu kwerendy utworzonej w Microsoft Query i zaktualizuje si o nowe dane.
Czasami istnieje potrzeba modyfikacji kwerendy utworzonej w Microsoft
Query. W tym celu wybieramy z menu Narzdzia tabel przestawnych/Opcje/
Dane/Zmie rdo danych/Waciwoci poczenia, przechodzimy na zakadk
Definicja i wybieramy przycisk Edytuj kwerend. W tym miejscu moemy
rwnie ustawi sposb i okresy automatycznego odwieania si kwerendy oraz zaimportowa plik poczenia.
W rozdziale przedstawiona zostaa moliwo tworzenia tabel przestawnych z zewntrznego rda danych przy uyciu narzdzia Microsoft
Query. Takie rozwizanie pozwolio na stworzenie narzdzia do wyliczania
miesicznej premii sprzedawcw uzalenionej od grupy klientw, ktrym zostay sprzedane produkty. Narzdzie zautomatyzowao to zadanie, samo pobiera dane z zewntrznej bazy i wylicza interesujce nas wartoci. Rola pracownika, ktry zajmowa si tym wczeniej, sprowadza si do odwieania
danych w tabeli przestawnej. Wczeniej zadanie wyliczenia premii zajmowao
sporo czasu, poniewa konieczne byo najpierw pobranie danych z zewntrznej
bazy do Excela, a nastpnie odpowiednie zmodyfikowanie tych danych w celu
wyliczenia bonusw. Plusem przedstawionego rozwizania jest oszczdno
cennego czasu oraz wyeliminowanie moliwoci bdu popenionego przez
osob wykonujc takie zestawienie. Nasz analityk sprzeday dziki takiemu
rozwizaniu zyskuje czas, ktry moe powici na inne analizy i raporty.
Rozdzia 3.
36
Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
37
4. Kada z kolumn powinna zawiera spjne dane (tego samego rodzaju i typu).
Poniej przedstawiony jest wycinek tabeli z danymi dla firmy Farbe, przygotowany dla tworzenia tabeli przestawnej (rysunek 3.1).
38
Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
39
nazwy pola i wybranie operacji Usu pole. Przenoszenie pl odbywa si podobnie poprzez przecignicie nazwy pola pomidzy czciami tabeli przestawnej w sekcji ukadu tabeli lub wybranie z menu podrcznego pola interesujcej nas operacji przeniesienia pola.
W naszym przykadzie do Etykiety wierszy przenosimy pole wojewdztwo,
do Etykiety kolumn pole miesice, a do Wartoci pole warto sprzeday.
Dziki temu otrzymujemy raport pokazujcy warto sprzeday w poszczeglnych wojewdztwach i w poszczeglnych miesicach. Ponadto na kocu
tabeli zosta dodany wiersz Suma kocowa, ktry przedstawia sum wartoci
sprzeday dla kadego miesica, oraz kolumna Suma kocowa, w ktrej umieszczona jest suma wartoci sprzeday caorocznej dla poszczeglnych wojewdztw
(rysunek 3.4).
40
Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
41
W wyniku tej czynnoci otrzymalimy raport pokazujcy w sposb narastajcy warto sprzeday w poszczeglnych miesicach z podziaem na wojewdztwa (rysunek 3.7).
Interesuje nas procentowy udzia wartoci sprzeday w poszczeglnych wojewdztwach w cakowitej wartoci sprzeday w roku 2009. Pozwoli nam to na
okrelenie wojewdztw, na ktrych powinnimy skupi swoj uwag w roku
nastpnym. W tym celu budujemy nastpujc tabel danych: Etykiety wierszy
pole wojewdztwo, Wartoci pole warto sprzeday. Nastpnie przechodzimy do okna Ustawienia pola wartoci i wybieramy zakadk Pokazywanie
wartoci jako (rysunek 3.8).
1. Wybieramy opcj % kolumny.
Dziki temu widzimy, ktre wojewdztwa przyniosy nam najwiksz warto sprzeday w roku 2009 i w ktrych w roku 2010 moemy rozszerzy swoj
42
Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
43
44
Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
45
46
Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
Rozdzia 4.
48
Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
49
50
Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
51
52
Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
Rysunek 4.6. Tabela TOP30 sprzedana ilo poszczeglnych wyrobw w kadym z tygodni
53
danego produktu i kosztw materiaowych cakowitych przypadajcych na sprzedany produkt. Mara brutto zostanie natomiast wyliczona wedug wzoru:
54
Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
55
56
Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
jest bardziej czytelny od poprzedniego. Jako pierwsza widnieje nazwa interesujcej nas wartoci (ILO, ZYSK, MARA BRUTTO), a nastpnie widoczna
jest caa lista produktw i ich wartoci w danym tygodniu.
Tabela TOP30 zawiera rwnie sumy kocowe dla kolumn pokazujce
zysk, ilo i mar brutto na wszystkich trzydziestu produktach w danym tygodniu (rysunek 4.12) oraz sumy kocowe dla wierszy pokazujce cakowit
warto (w danym roku) poszczeglnych wielkoci zysku, iloci i mary brutto na
danych produktach. W prawym dolnym rogu tabeli pokazane s: cakowity zysk,
wartoci i mara na wszystkich produktach w caym raportowanym okresie.
Jeeli chcemy wczy lub wyczy sumy kocowe dla wierszy/kolumn,
przechodzimy do Narzdzia tabel przestawnych/Projektowanie/Ukad/Sumy
kocowe i wybieramy interesujc nas opcj.
57
58
Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
Rozdzia 5.
60
Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
61
3. Zaznaczamy opcje Ignoruj puste (na licie rozwijalnej nie poka si puste
pozycje) oraz Rozwinicia w komrce (lista zostanie rozwinita w momencie zaznaczenia komrki przez uytkownika).
Na kolejnej zakadce, Komunikat wejciowy, wpisujemy informacj, jaka
pojawi si w momencie zaznaczenia komrki zawierajcej list (rysunek 5.2).
W tym przypadku wpiszemy komunikat o treci wybr jednego z produktw.
62
Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
63
64
Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
gdzie:
1. pole_danych jest to ujta w cudzysowy nazwa pola danych zawierajcego
pobierane przez funkcj dane.
2. tabela_przestawna to odwoanie do komrki (zakresu komrek), w ktrej
znajduje si raport tabeli przestawnej. Argument wskazuje, z ktrej tabeli
przestawnej dane s pobierane.
3. pole1;element1;pole2;element2 to pary nazw pl i elementw (od 1 do 126 moliwych par) opisujce dane do pobrania. Mog mie dowoln kolejno.
Nazwy pl i nazwy elementw innych ni daty i liczby musz by ujte
w cudzysowy.
W nowym arkuszu wpiszmy w dowolnej komrce znak = i wskamy z tabeli
przestawnej (arkusz TOP30) warto iloci sprzeday dla produktu 1. w pierwszym tygodniu i zatwierdmy operacj przyciskiem Enter. Pojawi nam si
warto 801. Na pasku formu wywietli si funkcja WEDANETABELI, jak wida
na rysunku 5.7.
65
66
Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
67
Rysunek 5.13. Wykresy liniowe dla poszczeglnych wartoci: iloci, zysku i mary brutto
Ostatnim zadaniem jest takie zdefiniowanie tytuw wykresw, aby dynamicznie zmieniay si wraz z wyborem produktu, np. gdy wybierzemy produkt 6.,
na pierwszym wykresie pokazujcym iloci pojawi ma si tytu ilo produkt 6.
W tym celu zaznaczamy tytu wykresu, a nastpnie wciskamy znak = i wskazujemy komrk D5 (rysunek 5.14). Tak samo postpujemy z dwoma pozostaymi
wykresami.
Po tych wszystkich operacjach otrzymalimy dynamiczn interpretacj graficzn wynikw tygodniowego raportu TOP30, ktra przedstawia badane wielkoci (ilo, zysk i mara brutto) w postaci wykresw liniowych oraz zmienia si
w zalenoci od wybranego z listy rozwijalnej produktu. Jej zalet jest fakt, i
takie przedstawienie badanych wielkoci zostao stworzone na 52 tygodnie
i bdzie si aktualizowao co tydzie w sposb automatyczny.
68
Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
69
70
Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
W kilka minut stworzylimy kolejn graficzn prezentacj wynikw tygodniowego raportu TOP30, ktra przedstawia dla wybranego tygodnia procentowy udzia sprzeday od 1 do 10 produktw w caoci sprzeday.
71
72
Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
W poprzednim rozdziale przedstawiony zosta sposb tworzenia tygodniowego raportu TOP30 w formie zestawienia tabelarycznego, w tym rozdziale
zaprezentowane zostay natomiast trzy przykady interpretacji graficznej zestawienia TOP30. Oczywicie takich graficznych prezentacji wynikw moe by
wiele i mog one by rnorodne w zalenoci od potrzeb odbiorcw raportu.
Z dowiadczenia wiem, e graficzne przedstawienie wynikw danego raportu
w sposb szybszy i bardziej zrozumiay trafia do kocowego odbiorcy. Dodatkowym atutem takich prezentacji wizualnych jest moliwo ograniczenia danych
i wyuszczenia tylko interesujcych informacji z ich duej iloci czemu su
zastosowane listy rozwijalne umoliwiajce okrelenie kryteriw wyboru danych.
Stworzenie raportu w formie tabelarycznego zestawienia oraz dopenienie go
graficznymi wizualizacjami i moliwoci ograniczania danych oznacza kompletne przedstawienie danych. Umoliwia te szybsze i atwiejsze wycignicie
odpowiednich wnioskw pozwalajcych na lepsze wykorzystanie informacji
zarzdczej.
Rozdzia 6.
KONSOLIDACJA TYGODNIOWYCH
FORECASTW SPRZEDAY
CEL: STWORZENIE NARZDZIA DO KONSOLIDACJI TYGODNIOWYCH PROGNOZ
SPRZEDAY OTRZYMYWANYCH OD PRZEDSTAWICIELI HANDLOWYCH.
NARZDZIA:
1. NARZDZIE KONSOLIDUJ
74
Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
75
1. Opcja Funkcja pozwala wybra z listy rodzaj funkcji, ktra zostanie wykonana na skonsolidowanych danych.
76
Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
77
78
Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
79
80
Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
81
82
Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
elastyczne i mona w nim szybko dokonywa zmian lub odwiea dane. W przykadzie opisanym w rozdziale wystpuje tylko 10 przedstawicieli handlowych,
dlatego zadanie nie wydaje si trudne, nawet przy braku znajomoci narzdzia
konsolidacji. Co jednak w przypadku wikszej liczby przedstawicieli, np. 50?
Dodatkowo przy krtkim czasie, jaki ma nasz pracownik na poczenie danych
z poszczeglnych plikw i ewentualnych zmian dokonanych w planach sprzeday? Przedstawione w materiale narzdzie Konsoliduj sprawi, e takie zadanie nie bdzie trudne ani czasochonne. Zaoszczdzi to czas naszego analityka
i uchroni przed dodatkowymi problemami ma on ich i tak pod dostatkiem
w swojej pracy.
Rozdzia 7.
WIEKOWANIE NALENOCI
I ZOBOWIZA
CEL: STWORZENIE NARZDZIA SUCEGO DO WIEKOWANIA NALENOCI.
NARZDZIA:
1. FUNKCJA WYSZUKAJ.PIONOWO
2. TABELA PRZESTAWNA
84
Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
informacji wycignitych z systemu pozwoli naszemu analitykowi na stworzenie zestawienia pokazujcego wiekowanie nalenoci w podziale na danego
odbiorc z dokadnoci co do dokumentu. Wykorzystamy do tego celu tabele
przestawne oraz funkcj WYSZUKAJ.PIONOWO.
85
86
Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
87
88
Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
W ten oto sposb otrzymalimy kocowe zestawienie faktur wraz z niezbdnymi informacjami do stworzenia zestawienia wiekowania nalenoci
(rysunek 7.8).
89
Po tych wszystkich operacjach nasz analityk otrzyma zestawienie wiekowania nalenoci wedug kontrahentw w podziale na okrelone przedziay,
ktre moe dowolnie zmienia (rysunek 7.10). Dodatkowo widniej w zestawieniu sumy kwot zalegych nalenoci wedug kontrahentw (suma wiersza)
i wedug przedziaw (suma kolumny).
90
Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
Jeeli chcemy wiedzie, jakie dokumenty skadaj si na dan kwot, wystarczy j dwukrotnie klikn i w nowym arkuszu zostan wyfiltrowane wszystkie
dokumenty skadajce si na ni (rysunek 7.11).
91
obejmuj cay zestaw danych, oraz odwieenie tabeli przestawnej. W taki sam
sposb analityk moe wykona wiekowanie zobowiza. Jak wida, stworzone
narzdzie moe suy do wiekowania zarwno nalenoci, jak i zobowiza.
Jest elastyczne, poniewa umoliwia zmian przedziaw oraz daty wiekowania.
Co najwaniejsze, zaoszczdza te duo czasu uytkownikowi i usprawnia jego
prac. Taki raport jest rwnie przejrzysty dla osoby czytajcej go i zawiera
wszelkie potrzebne informacje na temat nalenoci od poszczeglnych kontrahentw z poziomem szczegowoci do dokumentu.
92
Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
Rozdzia 8.
LISTY WINDYKACYJNE
KORESPONDENCJA SERYJNA
CEL: STWORZENIE ZBIORU PISM WINDYKACYJNYCH.
NARZDZIA:
1. KORESPONDENCJA SERYJNA
94
Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
Dla utrudnienia zakadamy, e wysyamy pisma z przypomnieniem o zaleganiu tylko do klientw z Polski, czyli musimy przy tworzeniu korespondencji
dodatkowo wyfiltrowa dane z posiadanego zestawienia (rysunek 8.1).
95
96
Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
ulic, miejscowo i kod pocztowy) z bazy klientw (rysunek 8.6). Kasujemy wpisany tekst i wybieramy wstk /Korespondencja/Wpisywanie i wstawianie
pl/ Blok adresu (rysunek 8.7).
97
98
Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
99
100
Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
101
102
Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
103
104
Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
Rozdzia 9.
ANALIZA I PROGNOZOWANIE
SPRZEDAY SEZONOWEJ
CEL: WYZNACZENIE WSKANIKW SEZONOWOCI SPRZEDAY I ZBUDOWANIE
PROGNOZY SPRZEDAY SEZONOWEJ NA NASTPNE OKRESY METOD
TRENDU LINIOWEGO.
NARZDZIA:
1. METODA TRENDU LINIOWEGO
2. FUNKCJA REGLINX
106
Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
107
108
Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
109
110
Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
111
112
Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
Rysunek 9.9. Zastosowanie funkcji REGLINX do wyznaczenia wartoci sprzeday wedug trendu
113
Rysunek 9.11. Wyznaczenie miesicznych wartoci waha sezonowych dla 2009 roku
114
Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
Rozdzia 10.
116
Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
117
118
Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
119
120
Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
Jak wida z naszego zestawienia, jeeli liczba dni jest mniejsza od 0, to jest
to faktura przeterminowana na dany dzie. Jeeli liczba dni jest natomiast
wiksza bd rwna 0, jest to faktura bieca. Taki podzia wprowadzimy do
naszej kolumny rodzaj. Do tego posuy naszemu analitykowi funkcja JEELI,
pozwalajca przeprowadza testy logiczne na formuach lub wartociach. Zawsze
zwraca jedn warto: jeeli warunek logiczny jest speniony, zwraca warto
PRAWDA, natomiast jeeli nie jest speniony, zwraca warto FASZ. Funkcja
JEELI posiada trzy argumenty:
121
122
Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
123
124
Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
Rozdzia 11.
126
Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
127
128
Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
129
gdzie:
1. warto to formua, ktrej wynik jest sprawdzany pod ktem tego, czy nie jest
bdem.
2. warto_jeeli_bd jest to warto zwracana, jeeli wynikiem formuy jest
bd.
Musimy uzupeni nasze pole obliczeniowe koszt 1 km o t wanie funkcj.
W tym celu przechodzimy do Narzdzia tabel przestawnych/Opcje/Narzdzia/
Formuy/Pole obliczeniowe. Wybieramy nasze pole obliczeniowe i zmieniamy
na nastpujc skadni (rysunek 11.6):
=JEELI.BD(koszt/'liczba km';0)
Dziki temu bd #DZIEL/0! w naszej macierzy zostanie zastpiony wartoci 0 (rysunek 11.7).
130
Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
131
132
Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
dostarcza wielu istotnych informacji i jest przedstawione w zwizej i przejrzystej formie. Nie tylko moe suy do ustalenia kosztw transportu w budecie,
nad ktrym pracuje nasz analityk, ale rwnie jest zbiorem informacji dla
dziau logistycznego. Na jego podstawie mona bowiem w szybki sposb oszacowa koszt transportu do danego klienta oraz porwna kilka ofert rnych
przewonikw i wybra najtasz.
Rozdzia 12.
GRAFICZNA PREZENTACJA
SPRZEDAY WEDUG WOJEWDZTW
CEL: ZBUDOWANIE NARZDZIA DO GRAFICZNEJ PREZENTACJI SPRZEDAY WEDUG
WOJEWDZTW NA MAPIE POLSKI.
NARZDZIA:
1. FUNKCJA JEELI.BD
2. SPRAWDZANIE POPRAWNOCI LISTA
3. TABELA PRZESTAWNA
134
Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
135
136
Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
137
3. Zaznaczamy opcje Ignoruj puste (na licie rozwijalnej nie poka si puste
pozycje) oraz Rozwinicia w komrce (lista zostanie rozwinita w momencie zaznaczenia komrki przez uytkownika).
Na kolejnej zakadce, Komunikat wejciowy, wpisujemy informacj, jaka
pojawi si w momencie zaznaczenia komrki zawierajcej list, o treci wybr
numeru miesica (rysunek 12.6).
138
Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
139
gdzie:
1. pole_danych jest to ujta w cudzysowy nazwa pola danych pobieranych przez
funkcj.
2. tabela_przestawna to odwoanie do komrki (zakresu komrek), gdzie znajduje si raport tabeli przestawnej. Argument wskazuje, z ktrej tabeli przestawnej dane s pobierane.
3. pole1;element1;pole2;element2 to pary nazw pl i elementw (od 1 do 126 moliwych par). Opisuj one dane do pobrania i mog mie dowoln kolejno.
Nazwy pl i nazwy elementw innych ni daty i liczby musz by ujte
w cudzysowy.
W arkuszu z naszym zestawieniem z rysunku 12.4 w komrce C5 (pierwsze
wojewdztwo dla grupy 1.) wpisujemy = i wskazujemy z tabeli przestawnej
dowoln warto (rysunek 12.9). Dokadny opis funkcji WEDANETABELI zosta
przedstawiony w rozdziale 5. ze szczegowym wyjanieniem sposobu dziaania
funkcji.
140
Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
Nasz funkcj dodatkowo zagniedamy w funkcji JEELI.BD, aby w sytuacji gdy w danym miesicu dla danej grupy i wojewdztwa nie byo sprzeday,
w naszym zestawieniu pojawia si warto 0 (rysunek 12.11).
141
Do naszego arkusza wstawiamy obraz mapy Polski z podziaem na wojewdztwa, a wykres odpowiednio pomniejszamy i umieszczamy na mapie
w wojewdztwie dolnolskim. Jeeli wykres zostanie ukryty pod map, to
z menu podrcznego wykresu wybieramy opcj Przesu na wierzch. Efekt
naszych dziaa przedstawia rysunek 12.15.
142
Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
143
144
Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
Rozdzia 13.
GRAFICZNA PREZENTACJA
SKADOWYCH WYNIKU BRUTTO
NA SPRZEDAY
CEL: GRAFICZNA WIZUALIZACJA SKADOWYCH WYNIKU BRUTTO NA SPRZEDAY.
NARZDZIA:
1. WYKRES KOLUMNOWY SKUMULOWANY
2. POLE TEKSTOWE
Sama forma tabelaryczna prezentacji tych danych jest przejrzysta, ale graficzna prezentacja dodaje zestawieniu dodatkowej przejrzystoci, poniewa
wikszo z nas jest wzrokowcami. Na rysunku 13.2 przedstawiony jest wynik
brutto na sprzeday i jego pomniejszenie o poszczeglne koszty.
146
Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
Nastpnie dla kadej pozycji naley wpisa formuy wyliczajce nam warto
pocztku i koca kadej z pozycji zestawienia. W pierwszej pozycji w kolumnie
pocztek wpisujemy 0. Dla koca wskazujemy pozycj w kolumnie warto
(rysunek 13.4).
147
Dla piciu kolejnych pozycji w kolumnie koniec wpisujemy nastpujc formu: warto obecnej pozycji (rysunek 13.7). Formu kopiujemy a do pozycji koszty opakowa.
148
Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
149
150
Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
151
Aby doda pole tekstowe, przechodzimy na Wstawianie/Tekst/Pole tekstowe i wstawiamy pole tekstowe na ostatniej kolumnie. Nastpnie, majc zaznaczone wstawione pole, w pasku formuy wpisujemy znak = i wskazujemy komrk
D10. W ten sposb pole tekstowe pobierze warto z tej komrki. Jeeli warto ulegnie zmianie, pole tekstowe zostanie automatycznie zaktualizowane
(rysunek 13.14). Dodatkowo naley jeszcze zgrupowa wstawione pole tekstowe
z wykresem, aby przy jego przesuniciu wstawione pole rwnie zmienio swoj
pozycj.
Jak wida, nasz specjalista ds. controllingu w szybki sposb urozmaici swj
raport w formie tabelarycznej o graficzn wizualizacj, ktra chyba bardziej
152
Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
Rozdzia 14.
14.2. MODEL
Jak wida, w naszym zestawieniu przewidzianym na 14 rnych produktw
uytkownik podaje indeks produktu, nazw produktu, cen, koszt zakupu
produktu i ilo. Nastpnie wyliczana jest warto kadej pozycji jako iloczyn
iloci i ceny, koszt cakowity jako iloczyn iloci i kosztu, mara jako rnica
wartoci i kosztu cakowitego oraz % mary jako iloraz mary i wartoci. Dodatkowo poniej wyliczane s najwaniejsze wartoci dla caego zamwienia:
Warto zamwienia wyliczana jest jako suma wszystkich wartoci z zestawienia (rysunek 14.2).
Koszt zamwienia wyliczany jest jako suma wszystkich kosztw cakowitych
z zestawienia (rysunek 14.3).
154
Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
155
156
Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
Mara zamwienia po upucie wyliczana jest jako rnica wartoci zamwienia po upucie i kosztu zamwienia (rysunek 14.7).
% mary zamwienia po upucie wyliczany jest jako iloraz mary zamwienia po upucie i wartoci zamwienia po upucie (rysunek 14.8).
157
158
Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
159
1. Ustaw komrk wskazujemy adres komrki, w ktrej obliczany jest procent mary zamwienia po upucie.
2. Warto 15%, wynik kocowy modelu.
3. Zmieniajc komrk wskazujemy komrk, do ktrej wpisywany jest
procent upustu.
160
Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
161
centu upustu. Szukaj wyniku jest, jak wida, przydatnym i atwym w uyciu
narzdziem. Teraz codziennie bdziemy mogli wystawia wiele upustw, co przypieszy obsug zamwie i pozwoli na dokadne okrelanie obniki. To wszystko
oznacza wiksz kontrol nad udzielanymi upustami, zadowolenie klienta
i oszczdno czasu.
162
Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
Rozdzia 15.
TWORZENIE
WASNYCH FUNKCJI EXCELA
CEL: TWORZENIE WASNYCH FUNKCJI EXCELA.
NARZDZIA:
1. VBA DLA EXCELA
164
Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
165
166
Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
Instrukcja musi by wykonana tylko raz, a nie przy kadym otwieraniu skoroszytu. Dlatego te najlepiej po utworzeniu wszystkich funkcji niestandardowych stworzy makro dodajce funkcje do okrelonej kategorii, a nastpnie je
uruchomi. W celu utworzenia nowej kategorii funkcji zamiast numeru kategorii
funkcji w cudzysowie wpisujemy nazw kategorii.
Kategorie funkcji
0
Finansowe
Daty i czasu
Matematyczne
Statystyczne
Wyszukiwania i adresu
Bazy danych
Tekstowe
Logiczne
Informacyjne
10
Polecenia
167
168
Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
NOTATKI