SISTEM PENGENDALIAN INTERN (SPI) LKM KOPERASI PMK DKI JAKARTA

Aslichan Burhan, SE., MPI.

__________________________________________________________ A. 1.

TUJUAN PEMBELAJARAN
Tujuan Pembelajaran Umum
Meningkatkan pengetahuan dan ketrampilan peserta dalam memahami Sistem Pengendalian Intern di bidang Usaha Koperasi

2.

Tujuan Pembelajaran Khusus
Setelah membaca modul ini dengan baik, peserta mampu menjelaskan : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Menjelaskan tentang Pengertian Sistem Pengendalian Intern (SPI) Menjelaskan tentang Ruang Lingkup Sistem Pengendalian Intern (SPI). Menjelaskan tentang Tujuan Sistem Pengendalian Intern (SPI) Menjelaskan Faktor-faktor Perlunya Penggunaan Sistem Pengendalian Intern (SPI). Menjelaskan Prinsip-prinsip Pengendalian Intern Menjelaskan Unsur-unsur Sistem Pengendalian Intern (SPI) Menjelaskan Persyaratan Sistem Pengendalian Intern (SPI) yang baik.

B.
1. 2. 3. 4. 5. 6.

KERANGKA PEMBELAJARAN
Pengertian Sistem Pengendalian Intern (SPI) Ruang Lingkup Sistem Pengendalian Intern (SPI) Tujuan Sistem Pengendalian Intern dan Manfaat SPI Faktor-faktor Perlunya Penggunaan Sistem Pengendalian Intern (SPI). Prinsip-prinsip Pengendalian Intern Unsur-unsur Sistem Pengendalian Intern (SPI) 7. Persyaratan Sistem Pengendalian Intern (SPI) yang baik

Sistem Pengendalian Intern (SPI) LKM KOPERASI PMK DKI JAYA _____________________

1

POKOK BAHASAN
PENDAHULUAN

a. Pengendalian Intern KJK
KSP/USP-Koperasi, Koperasi Kredit dan Koperasi Jasa Keuangan Syariah (istilah generiknya adalah Koperasi Jasa Keuangan) yang bergerak di sektor jasa keuangan mempunyai kedudukan sangat sentral dalam menunjang pemberdayaan ekonomi rakyat di sektor riil dengan tujuan untuk meningkatkan pelayanan dan kesejahteraan para anggota/calon anggota. Koperasi Jasa Keuangan (KJK) berperan sebagai penghimpun, pengelola dana untuk disalurkan guna membiayai dan mengembangkan usaha ekonomi anggota/calon anggota di semua sektor dan kebutuhan lainnya. Untuk dapat melakukan ekspansi penyaluran pinjaman/pembiayaan/pembiayaan kepada anggota/calon anggota, di samping memupuk permodalan sendiri dapat melakukan penghimpunan dana dalam bentuk produk tabungan dan simpanan berjangka serta dapat memupuk dana yang berasal dari modal penyertaan. Usaha penghimpunan simpanan anggota hanya dapat berhasil apabila penyimpan dan calon penyimpan mempunyai kepercayaan yang tinggi terhadap keamanan dananya yang tersimpan pada KJK. Untuk itu pengelolaan KJK harus dikelola secara kompeten dengan berpegang teguh pada prinsip-prinsip koperasi dan prudential (kehati – hatian) serta pengelolaan yang sehat, sehingga KJK senantiasa dapat memenuhi layanan terbaiknya sekaligus memberikan keuntungan yang lebih menarik. Dalam melaksanakan pengendalian intern, seorang manager harus memiliki keterampilan, sikap kerja dan pengetahuan yang harus dikuasainya, yaitu meliputi : • Dasar-dasar akuntansi, sistem dan prosedur serta sistem komputerisasi akuntansi yang digunakan KJK dalam menerapkan pembukuan. • Dasar-dasar perkoperasian, dengan pertimbangan bahwa lembaga yang menjalankan kegiatan usaha jasa keuangan adalah menggunakan entitas ”Koperasi”. • Manajemen audit, merupakan modal dasar dan sebagai alat yang dapat digunakan untuk melaksanakan kegiatan pengendalian dan pemeriksaan transaksi – transaksi laporan keuangan. • Interpersonal skill sangat menunjang dalam pelaksanaan pengendalian, karena interpersonal skill merupakan suatu keahlian khusus yang dikuasai seseorang yang dapat menunjang percepatan perolehan data yang dibutuhkan dari pihak – pihak terkait.

Sistem Pengendalian Intern (SPI) LKM KOPERASI PMK DKI JAYA _____________________

2

Keterkaitan dasar-dasar manajemen KJK terhadap pengendalian intern pada KJK, sebagai berikut : a. Perencanaan pengelolaan organisasi dan manajemen KJK b. Pengorganisasian struktur organisasi KJK c. Pengarahan sumber daya organisasi KJK d. Pengawasan penyelenggaraan organisasi KJK Keterkaitan unit kompetensi ”melaksanakan prinsip-prinsip manajemen SDM” dengan unit kompetensi ”melaksanakan pengendalian intern” pada Koperasi Jasa Keuangan ini adalah terletak pada pekerjaan yang saling mendukung (terkait) dan bersifat langsung, yaitu : elemen ”pengawasan penyelenggaraan organisasi KJK”. Pada pekerjaan / elemen di atas mengandung maksud bahwa pengelolaan operasional KJK harus didukung dengan suatu sistem dan prosedur yang dapat mencegah kemungkinan terjadinya penyimpangan pada KJK. Keterkaitan mengerjakan buku besar dan buku pembantu terhadap pengendalian intern pada KJK, sebagai berikut : a. Menyiapkan pekerjaan buku besar dan buku pembantu b. Menyusun buku besar dan buku pembantu c. Melaporkan hasil pengerjaan buku besar dan buku pembantu Keterkaitan unit kompetensi ”mengerjakan buku besar dan buku pembantu” dengan unit kompetensi ”melaksanakan pengendalian intern” pada koperasi jasa keuangan ini adalah terletak pada pekerjaan yang saling mendukung (terkait) dan bersifat langsung, yaitu : elemen ”menyusun buku besar dan buku pembantu” Pada pekerjaan / elemen tersebut mengandung maksud bahwa semua transaksi keuangan yang dicatat melalui kas dan non kas, secara prosedural ditindaklanjuti dengan memasukkannya ke dalam buku besar dan buku pembantu. Kebenaran data terjadinya pemindahan kas dan non kas ke dalam.buku besar dan buku pembantu hanya dapat dibuktikan oleh unit kompetensi melaksanakan pengendalian intern pada KJK. Setelah mempelajari modul melaksanakan pengendalian intern peserta mampu: • • • Menyusun perencanaan Pengendalian Intern Melaksanakan Pengendalian Intern Menangani Tindakan Penyimpangan

Sistem Pengendalian Intern (SPI) LKM KOPERASI PMK DKI JAYA _____________________

3

b. Beberapa Pengertian dalam Pengendalian Intern

Koperasi Jasa Keuangan disingkat KJK adalah koperasi yang dalam kegiatan usahanya menghimpun dana dari anggota dan calon anggota dan menyalurkannya kembali dalam bentuk pinjaman/pembiayaan kepada anggota dan calon anggota serta masyarakat yang memenuhi persyaratan tertentu. Pengendalian intern dapat mempunyai arti sempit dan luas :

a) Dalam

arti sempit pengendalian intern merupakan pengecekkan, penjumlahan baik jumlah mendaftar (cross footing) maupun penjumlahan menurun (footing). Dalam arti luas, pengendalian intern tidak hanya meliputi pengecekkan tetapi meliputi semua alat-alat yang digunakan manajemen untuk mengadakan pengawasan.

b)

Sistem Pengendalian Intern disingkat SPI, merupakan rencana organisasi serta semua metode dan ketentuan – ketentuan yang terkoordinir yang diatur dalam perusahaan untuk melindungi harta miliknya, memeriksa kecermatan dan seberapa jauh data akuntansi dapat dipercaya, meningkatkan efesiensi usaha dan mendorong ditaatinya kebijaksanaan perusahaan yang telah digariskan Program Pemeriksaan adalah rangkaian yang sistematik dari langkah-langkah pemeriksaan untuk mencapai tujuan pemeriksaan. Program pemeriksaan hendaknya disusun sesuai dengan tujuan yang ditetapkan dan keadaan obyek pemeriksaan, luas sempitnya suatu program pemeriksaan tergantung dari tujuan tersebut dan kondisi-kondisi yang ada. Tanggung jawab adalah tanggungjawab untuk menyusun suatu sistem pengendalian intern itu terletak pada manajemen, begitu juga halnya dengan kegiatan mengawasi sistem pengendalian intern itu sendiri

Sistem Pengendalian Intern (SPI) LKM KOPERASI PMK DKI JAYA _____________________

4

BAB I MENYIAPKAN PELAKSANAAN PENGENDALIAN INTERN

1.1. Mengidentifikasi Peraturan, Kebijakan, Sistem dan Prosedur Organisasi
Sistem pengendalian intern itu meliputi : struktur organisasi dan semua cara-cara serta alat-alat yang digunakan dengan tujuan untuk melindungi harta milik KJK, pemeliharaan, ketelitian dan kecermatan data akuntansi, informasi keuangan serta laporan-laporan, menanamkan dan meningkatkan efisiensi di dalam operasional dan membantu menjaga dipatuhinya kebijakan manajemen yang telah ditetapkan oleh pengurus KJK. Tujuan "Pengendalian intern" adalah untuk memastikan bahwa KJK menerima seluruh pendapatannya tanpa ada yang hilang akibat pemborosan, penipuan, karyawan yang tidak jujur, atau hanya karena kesembronoan. Bahkan sebuah KJK yang sehat dalam segala aspek dapat sangat rentan terhadap kegagalan dari dalam karena kurangnya pengendalian intern. Mengapa di KJK perlu SPI ? Sistem Pengendalian Intern merupakan alat yang dapat digunakan untuk mengendalikan manajemen dari penyalahgunaan wewenang dan prosedur sehingga tingkat resiko yang mungkin terjadi dapat diminimalisir seefisien mungkin, hal ini bisa terjadi karena dinamika personil dalam menjalankan proses manajemen dan media akuntansi sewaktu-waktu dapat disalahgunakan oleh siapapun yang terlibat dalam kegiatan dimaksud, oleh karenanya penerapan kebijakan manajemen KJK harus didukung dengan sistem akuntansi yang accountable dan responsible. Sistem pengendalian intern yang baik mempunyai manfaat untuk : 1. Melindungi harta kekayaan perusahaan. 2. Pemeliharaan kecermatan dan ketelitian data akuntasi, informasi keuangan serta laporan-laporan. 3. Menanamkan dan meningkatkan efisiensi dalam operasi. 4. Mendorong dipatuhinya peraturan kebijakan manajemen yang telah ditetapkan untuk memenuhi tujuan di atas terdapat beberapa elemen yang merupakan ciri-ciri pokok dari suatu sistem pengendalian intern

Sistem Pengendalian Intern (SPI) LKM KOPERASI PMK DKI JAYA _____________________

5

Kegiatan usaha apapun jenisnya pasti mempunyai titik kerawanan. Titik kerawanan tersebut dapat bersumber dari unsur intern maupun ekstern. Unsur–unsur Intern 1. Adanya sifat manusia yang curang, ambisi, malas, ceroboh, mau menang sendiri, sekongkol (kolusi) 2. Organisasi melibatkan banyak orang yang mempunyai karakter berbeda; otoriter, demokratis, independen, laizes faire. 3. Harta kekayaan/ KJK relatif besar kecilnya nilai, tetap harus diamankan. 4. Kegiatan Usaha yang semakin kompleks, perlu diatur prosedur, pelaksanaan dan otoritasnya. Unsur-Unsur Ekstern 1. Adanya oknum yang selalu mencari keuntungan memanfaatkan kelemahan manajemen atau faktor-faktor lain. dengan

2. Adanya kecenderungan dari oknum yang ingin mendahulukan kepentingannya, antara lain : a. b. c. d. e. Memperoleh haknya Menolak tanggung jawab dan mengabaikan kewajibannya, Prosedurnya mudah / cepat. Harga murah. Menolak dikenai sanksi dan lain sebagainya. Ruang Lingkup SPI dapat dibagi menjadi dua bidang yakni SPI Manajemen dan SPI Akuntansi :

1.

Bidang SPI Manajemen : Tujuannya untuk memastikan apakah pelaksana mentaati semua prosedur yang ada dengan benar?, apakah prosedur yang ada telah menjamin efisiensi?. Sasarannya adalah “Tiga Tepat”, yakni : 1) Tepat Prosedur, dan juga dinilai dari kecepatan menyelesaikan pekerjaan dan biaya lebih murah. 2) Tepat Pelaksana, berpengetahuan dan trampil, dapat dinilai dari tingkat kerajinan, ketelitian/kesalahan, kejujuran, jumlah pekerjaan yang diselesaikan. 3) Tepat Otoritas, pemisahan wewenang, delegasi, tanggung jawab, dapat dinilai dari tingkat kepemimpinan, tanggung jawab terhadap pekerjaannya (dirinya) maupun pekerjaan bawahannya

Sistem Pengendalian Intern (SPI) LKM KOPERASI PMK DKI JAYA _____________________

6

2.

Bidang SPI Akuntansi : Tujuannya untuk memastikan apakah semua transaksi telah dicatat dengan benar sesuai PAI?, apakah Laporan Keuangan telah disusun sesuai PAI? Sasarannya adalah “Lima Tepat” yakni : 1) Tepat Prosedur, 2) Tepat Jumlah/Nilai, 3) Tepat Waktu, 4) Tepat Pencatatannya, dan 5) Tepat Otoritasnya. Perlu diketahui bahwa dalam penyusunan dan penerapan SPI pada KJK harus didukung dengan kebijakan pengurus KJK yang ditetapkan dan disyahkan rapat anggota. Mengapa SPI perlu dibuat secara tertulis ? Sebab ada : TIDAK ADA KESALAHAN, TIDAK ADA SANKSI, TANPA ADANYA SUATU PERATURAN YANG MENDAHULUI, HARUS ADA KATA SEPAKAT DARI ORANG YANG BERWENANG, dalam hal ini dapat diputuskan oleh Rapat Anggota, Pengurus, Pengawas atau oleh orang yang ditunjuk untuk itu. Prinsip-prinsip Penyusunan SPI, merupakan ciri pokok dari suatu sistem pengendalian intern. Suatu sistem pengendalian intern yang baik, harus memiliki prinsip-prinsip penyusunan SPI, yakni : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Perencanaan Organisasi yang baik, Penetapan tanggung jawab perseorangan, Sistem otorisasi dan prosedur akuntansi, Praktek yang sehat, Pegawai yang cakap dan penempatan yang tepat Pengawasan oleh atasan Penciptaan situasi dan kondisi kerja yang kondusif / positif

Sebelum melaksanakan pengendalian intern perlu diketahui kendala yang harus di atasi dengan syarat setiap pimpinan harus menyadari pentingnya pengawasan sebagai salah satu fungsi manajemen yang dalam pelaksanaannya telah membudaya pada semua lapisan /jenjang. Sarana / prasarana yang terkait dengan peraturan KJK harus diidentifikasi, antara lain : a. Peraturan Semua peraturan-peraturan tertulis yang diterbitkan KJK harus diidentifikasi dan dipelajari sampai kepada SDM Pengelola dapat memahami, mengetahui semua peraturan yang berlaku sehingga mereka dalam menjalankan tugasnya secara efektif dan efisien.
Sistem Pengendalian Intern (SPI) LKM KOPERASI PMK DKI JAYA _____________________

7

b. • • yang lebih tinggi • yang berkepentingan.

Kebijakan Tertulis dengan jelas Tidak bertentangan dengan peraturan Harus dikomunikasikan kepada fihak-fihak Secara periodik harus direview. Sistem dan prosedur organisasi

Kebijakan yang dibuat KJK hendaknya :


c.

Sistem akuntansi telah dijalankan sesuai dengan PSAK No. 27 tentang akuntansi koperasi dan PSAK 59 tentang akuntansi lembaga keuangan untuk KJKS. • a) Prosedur organisasi, meliputi : Struktur organisasi meliputi : - Pemisahan fungsi dan tugas (jobs) - Pemberian wewenang dan tanggung jawab b) c) d) e) - Kursus - Informasi yang jelas mengenai tugas dan tanggung jawab - Supervisi oleh atasan Peraturan untuk melaksanakan pengendalian intern pada Koperasi Jasa Keuangan adalah : • Undang-undang nomor 25 Tahun 1992 tentang perkoperasian. • PP. Nomor 9 Tahun 1995 tentang Pelaksanaan kegiatan usaha simpan pinjam oleh koperasi. • Keputusan Menteri Koperasi dan PKM nomor 351/Kep/M/XII/1998 tentang Petunjuk pelaksanaan kegiatan usaha simpan pinjam oleh koperasi. • Keputusan Menteri Koperasi dan UKM nomor 91/Kep/M.KUKM/IX/2004 tentang Petunjuk pelaksanaan kegiatan usaha Koperasi Jasa Keuangan Syariah. Rencana kerja dan biaya Prosedur kerja Pencatatan hasil kerja serta pelaporan Pembinaan personil :

Sistem Pengendalian Intern (SPI) LKM KOPERASI PMK DKI JAYA _____________________

8

• Keputusan Menteri Koperasi dan UKM nomor 96/Kep/M.KUKM/IX/2004 tentang Pedoman Standar Operasional Manajemen Koperasi Simpan Pinjam dan Unit Simpan Pinjam Koperasi. • Anggaran Dasar, Anggaran Rumah Tangga dan ketentuan khusus lain yang berlaku di masing-masing KJK.

Struktur Pengendalian Intern terdiri dari 5 (lima) komponen, yaitu : (1). Lingkungan Pengendalian Merupakan dasar dari komponen pengendalian yang lain yang secara umum dapat memberikan acuan disiplin. Meliputi : Integritas, Nilai Etika, Kompetensi personil perusahaan, Falsafah Manajemen dan gaya operasional, cara manajemen di dalam mendelegasikan tugas dan tanggung jawab, mengatur dan mengembangkan personil, serta, arahan yang diberikan oleh dewan direksi. (2). Penilaian Resiko Identifikasi dan analisa atas resiko yang relevan terhadap pencapaian tujuan yaitu mengenai penentuan “bagaimana resiko dinilai untuk kemudian dikelola”. Komponen ini hendaknya mengidentifikasi resiko baik internal maupun eksternal untuk kemudian dinilai. Sebelum melakukan penilain resiko, tujuan atau target hendaknya ditentukan terlebih dahulu dan dikaitkan sesuai dengan level-levelnya. (3). Aktivitas Pengendalian Kebijakan dan prosedur yang dapat membantu mengarahkan manajemen hendaknya dilaksanakan. Aktivitas pengendalian hendaknya dilaksanakan dengan menembus semua level dan semua fungsi yang ada di perusahaan. Meliputi : aktifitas-aktifitas persetujuan, kewenangan, verifikasi, rekonsiliasi, inspeksi atas kinerja operasional, keamanan sumberdaya (aset), pemisahan tugas dan tanggung jawab. (4). Informasi dan Komunikasi Menampung kebutuhan perusahaan di dalam mengidentifikasi, mengambil, dan mengkomunikasikan informasi-informasi kepada pihak yang tepat agar mereka mampu melaksanakan tanggung jawab mereka. Di dalam perusahaan (organisasi), Sistem informasi merupakan kunci dari komponen pengendalian ini. Informasi internal maupun kejadian eksternal, aktifitas, dan kondisi maupun prasyarat hendaknya dikomunikasikan agar manajemen memperoleh informasi mengenai keputusan-keputusan bisnis yang harus diambil, dan untuk tujuan pelaporan eksternal. (5). Pengawasan Pengendalian intern seharusnya diawasi oleh manajemen dan personil di dalam perusahaan. Ini merupakan kerangka kerja yang diasosiasikan dengan fungsi internal audit di dalam perusahaan (organisasi), juga dipandang sebagai pengawasan seperti aktifitas umum manajemen dan aktivitas supervise. Adalah penting bahwa defisiensi pengendalian intern

Sistem Pengendalian Intern (SPI) LKM KOPERASI PMK DKI JAYA _____________________

9

hendaknya dilaporkan ke atas. Dan pemborosan yang serius seharusnya dilaporkan kepada manajemen puncak dan dewan direksi.

Bagaimana peranan SPI berinteraksi dengan unit-unit yang terdapat dalam KJK, sebagaimana digambarkan dalam bagan berikut ini:

PERANAN SPI

FUNDING

UMUM & PERKOPERAS IAN

ALMA

SPI

AKUNTANSI DAN KEUANGAN

LENDING

KESEHATAN

Tanggung jawab untuk menyusun suatu sistem pengendalian intern itu terletak pada manajemen, begitu juga halnya dengan kegiatan mengawasi sistem pengendalian intern itu sendiri. Suatu sistem pengendalian intern yang memuaskan, harus meliputi: • Suatu struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tepat. • Suatu sistem wewenang dan prosedur pembukuan baik yang berguna untuk melakukan pengawasan cukup terhadap harta milik, hutang , pendapatan dan biaya • Penerapan dilaksanakan sesuai dengan tugas fungsi dan tanggung jawab setiap bagian.

Sistem Pengendalian Intern (SPI) LKM KOPERASI PMK DKI JAYA _____________________

10

• Kecakapan pegawai sesuai dengan tanggung jawabnya. Keempat element tersebut di atas merupakan ciri pokok dari suatu sistem pengendalian intern. Disamping itu ciri-ciri tersebut ada cara pengawasan yang menambah ciri-ciri pokok SPI. Pengawasan tersebut dapat dilakukan dengan menggunakan dokumen anggaran (budget) dan laporan auditing intern.

Tujuan penyusunan sistem sistem akuntansi mempunyai beberapa prinsip yaitu: 1. ‘Cepat” artinya mampu menyediakan data yang diperlukan tepat pada waktunya dan dapat sesuai dengan kebutuhan.

2.

“Aman” yaitu bahwa sistem akuntansi harus dapat menjaga keamanan harta milik koperasi. Agar dapat menjaga harta milik koperasi maka sistem akuntansi harus disusun dengan mempertimbangkan prinsip-prinsip pengawasan intern (internal control) 3. ‘Murah” yang berarti bahwa biaya yang menyelenggarakan sistem akuntansi relatif tidak mahal. dikeluarkan untuk

4. “Mudah” maksudnya dengan sistem ini pekerjaan pencatatan akan menjadi semakin mudah.

1.2. Menyiapkan Program dan Kertas Kerja Pengendalian Intern
Pengelola yang bertanggungjawab terhadap pengendalian intern, sebelum pelaksanaan pengendalian intern harus disiapkan terlebih dahulu: ketentuan, kebijakan dan Standar Operasional Prosedur serta peralatan seperti ATK, dll. Peraturan khusus dalam rangka menunjang program pengendalian kegiatan operasinal KJK harus ada. Berdasarkan Prinsip-prinsip Penyusunan SPI, pihak manajemen KJK berkewajiban untuk membuat aturan tertulis, yang formatnya dapat disusun sebagai berikut : Contoh : Surat Keputusan Pengurus tentang Sistem Pengendalian Intern di bidang jasa keuangan.

LKM KPMK ”ARTHA BAROKAH” Kelurahan ..................... Kecamatan.................. Jaksel -------------------------------------------------------------------------------

Sistem Pengendalian Intern (SPI) LKM KOPERASI PMK DKI JAYA _____________________

11

Keputusan Pengurus LKM KPMK Artha Barokah Nomor : 03/KEP/MB /III/ 2009 Tentang : Sistem Pengendalian Intern Bidang Jasa Keuangan 1. MENIMBANG 2. MENGINGAT : reason perlunya SPI Bidang Jasa Keuangan. : Payung hukum yang mendukung SPI Bidang Jasa Keuangan dengan prinsip bagi hasil.

MEMUTUSKAN : MENETAPKAN :

-------Dengan ketentuan sebagai berikut : terdiri dari : bab ---> pasal ---> ayat : ------ 1. Obyek yang ditetapkan, ------ 2. Isi, rincian keputusan, ------ 3. Prosedur - prosedur, ------ 4. Persyaratan pengelola ---- 5. Uraian tugas /otoritas, ------ 6. Persyaratan pinjaman/pembiayaan ------ 7. Jenis pinjaman/pembiayaan dan plafond pinjaman/pembiayaan, ------ 8. Jaminan (agunan) pinjaman/pembiayaan, ------ 9. Ketentuan bagi hasil/marjin pembiayaan, -----10. Persyaratan simpanan/tabungan -----11. Ketentuan bagi hasil simpanan/tabungan -----12. Ketentuan jangka waktu dan tatacara pengembalian, etc. -----13. Klausula khusus, -----14. Sanksi - sanksi. dan lain sebagainya. ----- 15 Penutup . Ditetapkan di : .............. Pada tanggal : ..............

KJK Artha Barokah, Ketua, Aslichan Burhanson

Sekretaris, Sanusi Pane

Sistem Pengendalian Intern (SPI) LKM KOPERASI PMK DKI JAYA _____________________

12

Menyusun Program dan Kertas Kerja Pengendalian Intern
Program pengendalian adalah suatu rangkaian sistematik dari langkah-langkah pengendalian untuk mencapai tujuan. Program pengendalian hendaknya disusun sesuai dengan tujuan yang ditetapkan dan keadaan obyek pemeriksaan. Jadi cakupan atau ruang lingkup yang menjadi obyek pengendalian sangat tergantung dari tujuan dan kondisi-kondisi yang ada. Tahapan terakhir dalam perencanaan pengendalian intern adalah membuat Program Kerja Pengendalian Intern sebagai panduan agar pelaksanaan pengendalian intern dapat lebih terarah. Program kerja disusun berdasarkan tahapan-tahapan dalam perencanaan pengendalian intern yang telah dilakukan sebelumnya. Program kerja pengendalian intern harus memuat antara lain: a. Langkah kerja pengendalian intern, yang merupakan langkah-langkah yang harus dilakukan dalam melaksanakan pengendalian intern; b. Teknik pengendalian intern, yang merupakan cara-cara yang dapat dilakukan dalam melaksanakan langkah kerja pengendalian intern. Teknik pengendalian intern meliputi antara lain: wawancara, pengisian kuesioner, prosedur analitis, dan teknik pengendalian intern lainnya yang dianggap perlu; c. Sumber data, yang merupakan bahan-bahan yang diperlukan dalam melakukan teknik pengendalian intern. Sumber data dapat berasal dari data yang disediakan oleh entitas pelaporan; d. Pelaksana, yang merupakan nama tim pengendalian intern yang akan melakukan langkah-langkah pengendalian intern; e. Waktu pelaksanaan, yang menjelaskan pengendalian intern harus dilakukan. kapan langkah-langkah

Kertas kerja pengendalian intern disusun dengan berisikan langkah-langkah kerja yang dihubungkan dengan tujuan pengendalian, yakni mengandung unsur – unsur dan tahapan kegiatan sebagai berikut : • • • • • Contoh : ”Hitung uang tunai dan kertas-kertas berharga lainnya yang ada dalam peti uang (brand kas) dan bandingkan jumlahnya dengan yang tercantum pada saldo buku kas pada tanggal pemeriksaan.” Dari contoh tersebut di atas tindakan mengetahui
Sistem Pengendalian Intern (SPI) LKM KOPERASI PMK DKI JAYA _____________________

Amati data Hitung Bandingkan Dapatkan Catat, dll.

13

kondisi adalah dengan menghitung uang yang ada dalam peti uang, sedangkan usaha menghadapkan dengan kriteria adalah tindakan membandingkan uang itu dengan jumlah yang tercantum dalam buku kas.

CONTOH PROGRAM KERJA PENGENDALIAN INTERN
No
Langkah Kerja Pengendalian intern Dapatkan laporan keuangan (Neraca, LRA, Laporan Arus Kas dan Catatan atas Laporan Keuangan) dan LBMK (laporan barang, catatan ringkas barang milik KJK, laporan kondisi barang) Dapatkan laporan hasil audit yang dilaksanakan oleh Pengawasan Intern maupun oleh pihak ekstern Pastikan bahwa neraca KJK bersambung dengan neraca audited tahun sebelumnya (jika ada) Pastikan bahwa laporan Aset tetap dan Aset lainnya antara laporan Akuntansi sama dengan laporan pengelola barang/Aset Pastikan bahwa pengklasifikasian, pengukuran, dan pengungkapan akun pada Neraca, LRA, dan LAK telah disusun sesuai dengan Standar Akuntansi Keuangan (SAK) Lakukan analisis atas hasil langkah kerja di atas untuk mengidentifikasi permasalahan yang ada sebagai dasar memberi pernyataan pengendalian intern Teknik Sumber Data Pelaksana Waktu Pelaks anaan

1

LK, LBMK

2

LHA

3

Analitis

LK, LBMK LK, LBMK

4

Analitis

5

Analitis

LK, LHA

6

Analitis

Program dan Kertas Kerja Pengendalian Intern bagi KJK dapat dilihat pada Lampiran - 1.

Sistem Pengendalian Intern (SPI) LKM KOPERASI PMK DKI JAYA _____________________

14

BAB II MELAKSANAKAN PENGENDALIAN INTERN

2.1. Bukti-bukti Transaksi Kas dan Non Kas
Pengendalian Intern harus memberi keyakinan bahwa seluruh transaksi telah mendapat otorisasi dan dilaksanakan dengan benar sesuai kebijakan perusahaan, serta pencatatan transaksi tersebut dengan benar. Dibawah ini terdapat 5 tujuan pengendalian Intern atas transaksi, yaitu : 1. Otoritas ( wewenang) Setiap transaksi harus mendapat otorisasi semestinya berdasarkan struktur dan kebijakan perusahaan. Dalam keadaan atau masalah-masalah tertentu sangat mungkin diperlukan otorisasi khusus. 2. Pencatatan Pencatatan atas transaksi harus dilaksanakan sebagaimana mestinya dan pada waktu yang tepat dengan uraian yang wajar. Transaksi yang dicatat adalah transaksi yang benar-benar terjadi dan lengkap. 3. Perlindungan Harta fisik berwujud tidak boleh berada di bawah pengawasan/ penjagaan dari mereka yang bertanggung jawab. Dalam hal ini Pengendalian Intern memperkecil resiko terjadinya kecurangan oleh karyawan atau manajemen sekalipun. 4. Rekonsiliasi Rekonsiliasi secara kontinu dan periodik antar pencatatan dengan harta fisik harus dilakukan misalnya mencocokkan jumlah persediaan barang antara kartu persediaan dengan persediaan fisik di gudang. 5. Penilaian Harus dibuat ketentuan agar memberikan kepastian bahwa seluruh harta perusahaan dicatat berdasarkan nilai yang wajar. Tidak boleh terjadi over maupun undervalued atas harta tersebut. Dokumen transaksi keuangan diverifikasi secara rutin dan dapat diketahui keabsahannya dengan cara mengecek kebenaran dari :
Sistem Pengendalian Intern (SPI) LKM KOPERASI PMK DKI JAYA _____________________

15

• • pengambilan • • •

Tanggal pembuatan harus ada Tanda tangan dari nasabah melalui slip penyetoran dan Tanda tangan petugas kasir Paraf atau tandatangan manajer. Tanda validasi/posting

Dokumen transaksi tersebut diperiksa kebenarannya, dan diposting ke dalam buku besar masing-masing. Verifikasi dalam transaksi kas dan non kas adalah sebuah proses yang sistematis dalam mengumpulkan dan mengevaluasi bukti-bukti untuk menentukan bahwa pengelolaan transaksi sesuai dengan standar operasional prosedur (SOP). Contoh kertas kerja pengendalian intern terhadap transaksi kas dan non kas, lihat lampiran - 2.

2.2.

Penempatan dan Pelaksanaan Tugas Masing

- Masing SDM
Sumber daya manusia merupakan aset KJK merupakan aset yang tak ada nilainya, namun jika penempatan yang bukan pada tempatnya justru berpotensi menjadi kontra produktif. Pengendalian intern harus memastikan bahwa penempatan dan pelaksanaan tugas masing-masing SDM dengan cara membandingkan antara struktur organisasi dan job desk dengan job masingmasing SDM. Jika terjadi ketidak sesuaian maka sebaiknya direkomendasikan agar dilakukan mutasi. Demikian pula jika terjadi rangkapan harus menganut prinsip tetap memisahkan antara jabatan yang memegang keuangan dengan yang mengadministrasikan, misalnya kasir tidak boleh dirangkap oleh bagian pembukuan, demikian sebaliknya. Melakukan pemeriksaan terhadap pengendalian sistem dan prosedur sumberdaya dengan seksama, apakah evaluasi sistem dan prosedur di KJK telah dijalankan dengan baik sesuai dengan aturan yang berlaku. Apakah sistem yang ada dapat memacu kinerja dan produktivitas, apakah reward dan punishment dapat meningkatkan motivasi dan performance SDM. Lakukan pemeriksaan atas sistem penempatan dan pelaksanaan kinerja SDM, apakah sudah dilaksanakan sesuai dengan apa yang telah dilakukan oleh kepala cabang / manajer terhadap penempatan SDM Pengelola KJK ke posisi tugas yang tepat dengan jobnya. Lakukan pengukuran terhadap kinerja SDM secara objektif dengan menggunakan pendekatan secara kuantitatif (kinerja diukur sesuai past performance dari masingmasing SDM), dan secara kualitatif dengan menggunakan metode penilaian kinerja 380 derajat, yakni SDM dinilai oleh atasannya dan teman satu level serta bawahannya (jika ada).

Sistem Pengendalian Intern (SPI) LKM KOPERASI PMK DKI JAYA _____________________

16

SPI Keuangan juga mengatur pemisahan antara pemegang uang dengan pembuat pelaporan (informasi) mengenai uang. Sebagai contoh pemegang uang (kasir) memiliki tugas untuk menerima atau pun mendistribusikan uang dan mendokumentasikannya dalam buku yang tersedia. Sedangkan bendahara bertanggung jawab atas pembuatan laporan keuangan yang berdasarkan buktibukti dan informasi yang diperolehnya dari buku kas, buku jurnal serta perangkat akuntansi lainnya yang lazim digunakan. Mengapa perlu pemisahan tugas, padahal kedua fungsi tersebut bisa dilakukan oleh satu orang saja? bayangkan saja seandainya seseorang diberi kewenangan mengatur lalu lintas keuangan, mendistribusikan uang, mengambil keputusan atas segala hal mengenai keuangan, dan menyusun laporannya, apa yang akan terjadi? Dalam kondisi normal oragnisasi tidak punya masalah keuangan, dan orang yang diberi tugas pun secara pribadi tidak punya masalah keuangan mungkin segala dapat berjalan dengan baik. Namun dalam kondisi tidak normal baik organisasi maupun individu, atau individu yang diberi tugas tersebut saja dapat diduga terjadi kekacauan dalam pengelolaan. Katakanlah orang yang diberi tugas keuangan tersebut sangat butuh uang, sementara uang koperasi digenggamnya atau dalam lingkup kewenangannya, apapun hal yang tidak diinginkan koperasi bisa terjadi. Dengan kata lain, pembagian tugas dan prosedur yang jelas dan tegas dalam mengelola keuangan salah satu fungsi kontrol untuk mengontrol diri sendiri maupun interaksi antar mereka yang terlibat langsung dengan perihal keuangan. Jadi yang diinginkan oleh SPI Keuangan dalam hal ini bukan hanya melihat keluar masuknya uang dengan benar dan bukti-bukti yang dapat dipertanggung jawabkan tetapi juga kebenaran itu bisa transparan, dikomunikasikan kepada pihak-pihak yang berkepentingan bahkan anggota pun dapat mengaksesnya dengan mudah.

2.3.

Pelaksanaan Kebijakan, Perlakuan Akuntansi

dan Laporan Keuangan
Lakukan pemeriksaan atas pelaksanaan kebijakan dan perlakuan akuntansi keuangan, apakah telah dilaksanakan sesuai dengan PSAK No. 27 tentang akuntansi koperasi dan PSAK No. 59 untuk pola syariah. Pemantauan terhadap kegiatan proses akuntansi harus dijalankan sesuai dengan ketentuan, antara lain kebijakan dan perlakuan akuntansi yang menyangkut dengan :

a.
b. c. d. e. f.

Penyisihan pinjaman/pembiayaan/pembiayaan. Penyusutan Aktiva Tetap. Amortisasi Aktiva Lain – lain. Cadangan Resiko Pendapatan yang masih harus dibayar dan atau diterima. Biaya yang masih harus dibayar dan atau diterima.

Sistem Pengendalian Intern (SPI) LKM KOPERASI PMK DKI JAYA _____________________

17

g.

Penghapusan pinjaman/pembiayaan macet.

Lakukan pemeriksaan atas Laporan keuangan yang telah disusun oleh bagian akunting, apakah telah sesuai dengan PSAK No. 27 dan PSAK 59. Apakah Laporan keuangan yang meliputi : Neraca, Perhitungan Hasil Usaha, Perubahan Kas (Modal) dan Laporan Promosi Ekonomi Anggota, datanya telah valid dan dapat dipertanggung jawabkan. Pengecekan dilakukan dengan mencocokan jumlah-jumlah saldo masing-masing rekening pada neraca, perhitungan hasil usaha dengan jumlah saldo yang terdapat pada Buku Besarnya.

2.4.

Pelaksanaan Program Kerja dan RAPB

Bandingkan secara berkala antara realisasi dengan program kerja dan RAPB KJK tahun buku yang sedang berjalan, seberapa jauh pencapaian hasil-hasilnya. Kemudian dilakukan tindak lanjut dari hasil evaluasi dengan mendiskusikan kepada para Kepala Bagian atau bawahannya yang lain, sehingga terhadap fokus untuk penyelesaian, misalnya jika pencapaian target pemberian pinjaman/pembiayaan belum berhasil, maka bagian pinjaman/pembiayaan akan lebih giat meningkatkan kinerjanya. Analisa laporan keuangan merupakan kewajiban untuk dikerjakan secara periodik yaitu bisa dilakukan dengan cara bulanan, triwulanan, semesteran dan atau tahunan, hal ini dilakukan untuk mengetahui keadaan / kondisi keuangan KJK yang sebesarnya. Jika terdapat hal-hal yang merugikan lembaga KJK dengan cepat dapat ditanganinya. Dengan digunakannya Sistem Informasi Akuntansi dan Keuangan “KJK Online” (di antara yang populer adalah versi IBS buatan PT. Ussi Pinbuk Prima Software), maka penyusunan laporan keuangan secara otomatis dapat di cetak setiap saat, oleh karena itu periode dalam melakukan analisis laporan keuangan hendaknya dilakukan secara konsisten. Analisis dilakukan dengan dua pendekatan yakni analisis secara vertical, yakni dengan membandingkan elemen-elemen neraca/SHU dalam satu periode, dan secara horizontal dengan membandingkan laporan keuangan lebih dari dua periode.

2.5.

Pengendalian Terhadap Pengelolaan Operasi

Salah satu kegiatan dalam pemeriksaan atas sistem pengendalian aset dari kegiatan penghimpunan, pengelolaan dan penyaluran dana, apakah telah sesuai dengan sesuatu yang dilaksanakan sehari-hari oleh kepala cabang/manajer pada kegiatan usaha KJK. • • Apakah aset telah memberikan pendapatan yang optimal Apakah resiko aset telah ada covernya (pencadangan, asuransi, dll)

Sistem Pengendalian Intern (SPI) LKM KOPERASI PMK DKI JAYA _____________________

18

• Apakah penghimpunan dana telah dilaksanakan sesuai ketentuan yang ada dan telah mencapai target. • Apakah pengelolaan dana telah optimal, dimana likuiditas minimum terjamin, disisi lain memberikan pendapatan yang tinggi.

Apakah penyaluran pinjaman/pembiayaan telah dilaksanakan sesuai ketentuan yang ada dan menghasilkan secara optimal dan aman (pinjaman/pembiayaan bermasalah rendah) . Perkembangan operasional usaha dan keuangan harus dipantau secara terus menerus, disamping untuk tujuan pencapaian target, kepatuhan terhadap Standar Operasional Manajemen (SOM) Usaha dan Keuangan menjadi perhatian khusus yang tidak boleh diabaikan oleh pengelola, karena kalau kepatuhan tidak dipantau dan atau dikendalikan maka akan terjadi mismach dalam pelaksanaannya, dan hal ini akan berdampak kepada ketidak berhasilan dalam menjalankan kebijakan yang telah ditetapkan KJK. Lakukan pemeriksaan rutin terhadap pengelolaan operasi usaha, dengan membandingkan apakah penanganan transaksi-transaksi yang terjadi telah dilakukan sesuai dengan pelaksanaan tugas sehari-hari yang dilakukan petugas atas kegiatan usaha KJK dengan SOP dan SOM Usaha dan Keuangan. SPI Jasa Keuangan. Dalam KJK SPI Jasa Keuangan sangat penting, karena kegiatan tersebut merupakan ruh dari kelangsungan hidup suatu KJK. SPI Jasa Keuangan meliputi:

1.

Pengeluaran uang

a. Ada surat permohonan piutang (SPP) yang harus disetujui oleh anggota
atau pengajuan pinjaman/pembiayaan anggota. harus mendapat persetujuan

b.

Besarnya pinjaman/pembiayaan harus berdasar plafon yang dikaitkan dengan simpanan pokok dan simpanan wajib.

c. Pelayanan d.

pinjaman/pembiayaan pinjaman/pembiayaan tanggung renteng.

diutamakan

untuk

Penerimaan pinjaman/pembiayaan harus diterima oleh angota sendiri tidak boleh diwakilkan.

e. Bagi anggota yang melakukan transaksi pinjaman/pembiayaan khusus
diatas wewenang manajer (jika ada manajer) maka bukti KK harus ada persetujuan pengurus minimal satu orang.

f. Prosedur

pinjaman/pembiayaan khusus diatur sesuai dengan pinjaman/pembiayaan biasa dengan pengesahan diketahui oleh pengurus lain.

Sistem Pengendalian Intern (SPI) LKM KOPERASI PMK DKI JAYA _____________________

19

g.

Pinjaman/pembiayaan khusus harus disertai dengan jaminan yang disesuaikan dengan ketentuan yang ada. 2. Penerimaan uang

a. Anggaran pinjaman/pembiayaan dibayar melalui kelompok masingmasing b. Anggota harus tanda tangan di lembar tagihan kelompok. c.Petugas harus menyetorkan ke koperasi paling lambat 1 x 24 jam setelah pertemuan. d. Uang setoran harus dibuatkan bukti Km dan dibukukan pada hari yang sama. e. Hasil penerimaan setoran harus disetorkan ke bank paling lama 1 x 24 jam. (1) Menggunakan metode imprest semua hasil setoran disetorkan ke bank. (2) Menggunakan metode fluktuasi sisa penerimaan disetorkan ke bank.

SPI Jasa Keuangan
1. Tujuan Melayani anggota terhadap kebutuhan untuk menyimpan dan meminjam uang. 2. a. 1) 2) Jenis simpanan Simpanan

Yang ada di koperasi bisa terdiri dari beberapa simpanan antara lain: Simpanan Pokok. Simpanan yang harus dibayar pada waktu masuk menjadi anggota koperasi dan tidak boleh diambil selama masih menjadi anggota. Simpanan Wajib. Simpanan yang dibayar rutin setiap bulan selama menjadi anggota koperasi dan tidak diambil selama yang bersangkutan, masih menjadi anggota. Tabungan Koperasi. Tabungan yang didapat dari anggota maupun non anggota yang diambil sewaktu-waktu jika dibutuhkan. Simpanan Berjangka. Simpanan yang didapat dari anggota maupun non anggota yang dapat diambil sesuai dengan perjanjian yang telah disepakati bersama.

3) 4)

b.

Bagi Hasil Simpanan/Tabungan

Untuk menentukan besarnya bagi hasil simpanan/tabungan pada prinsipnya harus bersaing dengan tingkat suku bunga yang ada pada bank

Sistem Pengendalian Intern (SPI) LKM KOPERASI PMK DKI JAYA _____________________

20

pemerintah, namun tetap memperhatikan kebutuhan biaya operasional koperasi dan cadangan SHU.

3. a.

Pinjaman/Pembiayaan Jenis Pinjaman/pembiayaan terdiri dari: anggota yaitu pinjaman/pembiayaan yang diberikan hanya kepada anggota koperasi dan jumlah maksimal pinjaman/pembiayaan sesuai simpanan anggota dan atau kelompok di koperasi, dengan jaminan Tanggung Renteng (TR) di kelompok.

1) Pinjaman/pembiayaan Anggota. Yang dimaksud pinjaman/pembiayaan

2) Pinjaman/pembiayaan Khusus. Yang dimaksud pinjaman/pembiayaan
khusus yaitu pinjaman/pembiayaan yang diberikan pada anggota di atas maksimal pinjaman/pembiayaan atau pinjaman/pembiayaan yang diberikan kepada non anggota koperasi. Pinjaman/pembiayaan khusus ini boleh diberikan apabila pinjaman/pembiayaan anggota sudah terlayani semua dan masih ada sisa dana.

b.

Bagi Hasil/Marjin Pembiayaan

Tingkat bunga simpanan hendaknya lebih rendah dari tingkat bunga pinjaman/pembiayaan yang diberikan pada anggota. Beberapa hal yang harus diperhatikan untuk menentukan tingkat bunga: 1) Bunga modal

2) Resiko pinjaman/pembiayaan
3) Biaya operasional 4) SHU yang dibayar

c.

Plafon Pinjaman/pembiayaan

Dalam rangka menciptakan pengamanan terhadap dana maupun barang yang beredar, perlu dibuat batasan-batasan khususnya mengenai besarnya pinjaman/pembiayaan. Salah satu model yang dikembangkan adalah ketentuan plafon pinjaman/pembiayaan, baik untuk perorangan maupun kelompok.

1) Plafon Perorangan. Kelipatan dari simpanan pokok atau simpanan, di
mana nilai kelipatan tergantung kebijaksanaan yang ada dimasingmasing koperasi primer. Misalnya plafon pinjaman/pembiayaan 3 kali, berarti besarnya hak pinjaman/pembiayaan anggota yang bersangkutan yaitu 3 X jumlah simpanan pokok atau simpanan wajib yang dimiliki.

2) Plafon Kelompok. Kelipatan dari jumlah simpanan pokok dan simpanan
wajib seluruh anggota di kelompok tersebut. Hasilnya menunjukan besarnya hak pinjaman/pembiayaan bagi kelompok yang bersangkuutan. Umumnya plafon kelompok lebih kecil dari plafon perorangan. Misalnya: kalau plafon perorangan 3X, plafon kelompok 2X.
Sistem Pengendalian Intern (SPI) LKM KOPERASI PMK DKI JAYA _____________________

21

4. Pinjam a. 1) 2) 3) 4) 5) Prinsip Internal Control

Sistem pengendalian intern Simpan

Kasir tidak boleh merangkap mengerjakan buku pembukuan piutang atau sebaliknya. Pemegang kas harus benar-benar terpisah dengan buku Pelaksanaan (pembuatan rekonsiliasi bank) tidak boleh pemegang kas. Bendahara dan kasir bertanggung jawab terhadap keaslian suratsurat berharga yang disimpan dalam almari besi. Kasir harus membubuhkan cap “lunas” pada bukti kas dokumendokumen pendukungnya jika pembayarannya sudah selesai. Kasir harus membubuhkan cap “Receipt” pada bukti kas dokumendokumen pendukungnya jika uang diterima. Semua cek harus urut nomor dan setiap nomor harus dipertanggung jawabkan, baik dipergunakan atau tidak. Dana kas kecil diisi dengan menggunakan sistem Imprest Semua pengeluaran kas kecil harus disetujui oleh manajer (koperasi tertentu) selebihnya disetujui oleh bendahara atau ketua. Surat pengajuan pinjaman/pembiayaan (SPP) harus ditandatangani oleh kelompok. Pinjaman/pembiayaan setiap anggota harus disesuaikan dengan plafon pokok, simpanan wajib dan simpanan wajib khusus kalau ada Pelayanan pinjaman/pembiayaan pinjaman/pembiayaan Tanggung Renteng diutamakan untuk

6)
7) 8) 9)

10) 11) 12) 13)
14) 15)

Penerimaan pinjaman/pembiayaan harus dilakukan oleh anggota sendiri. Setiap realisasi harus ditindak lanjuti dengan penandatanganan surat pengakuan hutang (SPH). Penerimaan kas dicatat pada hari yang sama, saldo maksimal kas perharinya dan harus dimasukan ke bank. Dokumen

b. 1)

Buku-buku Buku simpan pinjam anggota Buku kas keluar (Harian kas) Kartu pinjaman/pembiayaan anggota

2)

Formulir-formulir

Sistem Pengendalian Intern (SPI) LKM KOPERASI PMK DKI JAYA _____________________

22

-

Bukti Kas Keluar (KK) Surat Pengajuan Pinjaman/pembiayaan (SPP) Surat Pengakuan Hutang (SPH) Kartu Hutang Surat Panggilan

-

BAB III MENANGANI TINDAKAN PENYIMPANGAN

3.1 Pemeriksaan Kegiatan Penyimpangan
Suatu pengendalian intern bisa dikatakan efektif apabila ketiga kategori tujuan KJK dapat dicapai, yaitu dengan kondisi : a) Pengelola KJK mendapat pemahaman akan arah pencapain tujuan KJK, dengan, meliputi pencapaian tujuan atau target KJK, termasuk juga kinerja, tingkat profitabilitas, dan keamanan sumberdaya KJK. b) Laporan Keuangan yang dipublikasikan adalah handal dan dapat dipercaya. c) Prosedur dan peraturan yang telah ditetapkan oleh KJK sudah ditaati dan dipatuhi dengan semestinya. Pihak-pihak yang bertanggungjawab terhadap Sistem Pengendalian Intern adalah semua pihak di dalam KJK bertanggung jawab terhadap pelaksanaan sistem pengendalian intern. Namun demikian, secara struktural pihak-pihak yang bertanggung jawab dan terlibat langsung dalam perancangan dan pengawasan Sistem Pengendalian Intern meliputi : Manajer, Kabag dan Staf Pengawasan Intern. Atribut dalam Pengendalian Internal, meliputi: • • • • • Pemisahan fungsi Autorisasi transaksi Dokumen dan sarana pencatatan yang memadai Keamanan fisik aset yang memadai Kualifikasi pegawai yang sepadan

Sistem Pengendalian Intern (SPI) LKM KOPERASI PMK DKI JAYA _____________________

23

• • •

Rotasi tugas dan pemberian cuti Pemeriksaan mendadak Verifikasi internal

Mengidentifikasi Potensi Terjadinya Tindak Penyimpangan, dalam setiap melakukan pemeriksaan, tidak menutup kemungkinan masih berpotensi terjadinya tindak penyimpangan sebagai akibat dari kelemahan dan sifat manusia yang : kurang teliti, lalai, curang, tidak jujur dan lain-lain. Hal ini diantara pengelola harus saling mengingatkan atas tugas pekerjaannya, sehingga dengan berjalannya penerapan sistem pengendalian intern yang baik akan mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan/kecurangan dimaksud. Jika terjadi tindak penyimpangan maka segera diidentifikasi untuk selanjutnya dicari solusinya untuk segera diperbaiki. Laporan dan pengaduan yang masuk segera ditindaklanjuti, demikian juga hasil pengendalian intern segera diteliti ulang, sehingga kita dapat mengetahui hal-hal yang akan menjadi potensi terjadinya tidak penyimpangan. Jika dalam pemeriksaan ditemukan adanya penyimpangan yang kemungkinan akan menimbulkan kerugian bagi KJK, maka saat itu pula harus segera dilakukan pencegahan sesuai dengan akar permasalahan yang sebenarnya, agar supaya tidak mengganggu kegiatan KJK lainnya.. Contoh : Kasir tidak diperkenankan menyimpan buku tabungan anggota dengan alasan apapun.

3.2 Pemeriksaan dan Koreksi Terhadap Potensi Terjadinya Tindak Penyimpangan
Dengan terjadinya tindak penyimpangan, harus segera dilakukan koreksi sehingga tidak berlarut-larut berdasarkan sistem yang berlaku. Jika sistem yang dipakai sudah tidak sesuai lagi dengan kondisi yang ada, maka sistemnya harus diperbaharui. Lakukan pemeriksaan secara rutin dan konsisten seperti melakukan cash opname secara rutin pada akhir hari kerja, jika terjadi selisih, maka langsung dapat dikoreksi pada saat itu juga. Contoh : Dalam hal manager memberi tugas kapada juru tagih untuk menagih tunggakan pinjaman/pembiayaan anggota, selama ini hanya diberi surat tugas dengan membawa slip setoran. Misalkan kepada 5 orang anggota penunggak, dan setelah selesai menagih yang disetor ke kasir hanya 1 orang anggota sisanya 4 anggota yang sudah setor uangnya dipakai dahulu, dan akan disetorkan ke kasir akhir bulan bertepatan dengan waktu gajihan juru tagih. Untuk mengatasi hal tersebut, terlebih dahulu manager melakukan pemeriksaan khusus untuk mengetahui permasalahan yang sebenarnya terjadi. Untuk mengatasi penyimpangan dimaksud manager selain memberi surat tugas kepada juru tagih kepada 5 anggota penunggak sekaligus diberikan slip setoran yang ditandatangani sebanyak 5 lembar rangkap dua. Setelah selesai menagih tanyakan berapa

Sistem Pengendalian Intern (SPI) LKM KOPERASI PMK DKI JAYA _____________________

24

anggota yang telah menyetor dengan meminta kembali ke lima slip setoran dimaksud, dengan demikian maka tindak penyimpangan segera terdeteksi.

3.3 Evaluasi Tindakan Penyimpangan
Kelemahan-kelemahan dari sistem pengendalian intern yang ada seperti perangkapan jabatan, perekrutan karyawan, perilaku Korupsi, Kolusi, Nepotisme (KKN) karyawan yang diketahui mempunyai sifat tidak jujur, mementingkan diri sendiri, ceroboh dan sebagainya, maka kelemahan SPI harus segera di perbaiki sedini mungkin. Hasil pengendalian internal harus dicatat dan dibuatkan laporan pelaksanaan kegiatan tersebut sesuai format yang sudah ditentukan. Form dari laporan hasil pelaksanaan kegiatan pengendalian intern memuat hal-hal yang ditemukan selama pemeriksaan termasuk didalamnya kesimpulan dan rekomendasi, Jika dari hasil pemeriksaan ditemukan tindak penyimpangan, maka manager harus melakukan tindakan perbaikan sesuai dengan aturan KJK, dan kemudian melaporkannya kepada Pengurus KJK, termasuk di dalamnya sikap yang harus ditempuh dalam mengambil tindakan dimaksud. Laporan dimaksud termasuk kesimpulan dan rekomendasi merupakan wujud dari pelaksanaan tugas pengendalian intern yang harus ditindak lanjut, dengan cara melaporkannya kepada pengurus. Semua temuan, kesimpulan dan rekomendasi yang dilaporkan dicatat dalam : Buku Monitoring Pengendalian Intern, sebagaimana contoh lampiran - 3

Sistem Pengendalian Intern (SPI) LKM KOPERASI PMK DKI JAYA _____________________

25

BAB IV MELAPORKAN HASIL PELAKSANAAN PENGAWASAN INTERN

Format Laporan
Secara umum yang mengelola dan bertanggungjawab terhadap pelaksanaan Pengawasan Intern dan pelaporannya terutama dalam pemberian rekomendasi adalah manajer. Maka setelah dilakukan pelaksanaan pengawasan intern sesuai prosedur yang berlaku pada KJK, Manajer melaporkan kepada pengurus. Hasil pelaksanaan pengawasan intern Koperasi Jasa Keuangan dilaporkan dengan menggunakan: 1) Form Laporan Evaluasi 2) Form Laporan Hasil Kegiatan secara berkala

Laporan Pelaksanaan Pengawasan Intern

1)

Pelaporan

Teknik Pelaporan Pelaksanaan Pengawasan Intern. Manajer KJK mendiskusikan dengan para kepala bagian mengenai Hasil Pelaksanaan Pengawasan Intern, maka manajer atau pengelola KJK menuangkannya dalam form laporan Pelaksanaan Pengawasan Intern, untuk mempermudah dalam mengidentisifikasi Pelaksanaan Pengawasan Intern manajer KJK perlu menyiapkan format laporan penyusunan pelaksanaan pengawasan intern.

Sistem Pengendalian Intern (SPI) LKM KOPERASI PMK DKI JAYA _____________________

26

Pengertian Laporan adalah penyampaian informasi dari seorang manajer kepada petugas/pejabat lain dalam suatu sistem administrasi. Isi laporan dapat berupa hasil kegiatan pelaksanaan pengawasan intern Koperasi Jasa Keuangan. Laporan memiliki fungsi informasi, pengawasan, pengambilan keputusan, dan fungsi pertanggung jawaban. Syarat- syarat Laporan adalah : • • • Isi laporan harus terperinci dan jelas. Harus mengandung data dan fakta serta informasi yang diperlukan. Isi laporan tidak boleh berbelit-belit.

Jenis Laporan dapat dibagi menjadi beberapa macam, berikut ini akan diuraikan sebagai berikut : a. Laporan menurut isinya : • • • • • • • • Laporan Informatif Laporan Rekomendasi Laporan Analitis Laporan pertanggungjawaban Laporan Kelayakan Laporan berbentuk Memo Laporan berbentuk Surat Laporan berbentuk Naskah

b. Laporan menurut bentuknya :

Laporan harus bersifat operasional, artinya laporan memiliki sifat-sifat sebagai berikut : • Penyampaian laporan dapat dilakukan secara lisan atau tertulis. • Laporan berisi informasi yang diperlukan oleh manajemen dalam proses pengambilan keputusan. • Laporan harus faktual, didukung oleh data dan fakta yang dapat dipertanggungjawabkan . Kriteria laporan yang efektif harus memenuhi kreteria sebagai berikut : • • • Mudah dimengerti dan dipahami oleh penerima laporan. Mampu menguraikan masalah serta analisanya secara jelas bagi pembaca laporan Mampu menyajikan permasalahan secara logis, konsisten, dan sistematis

Sistem Pengendalian Intern (SPI) LKM KOPERASI PMK DKI JAYA _____________________

27

Persuasif, yaitu mampu mendorong pembaca untuk memberikan perhatian dan mengambil keputusan sesuai dengan yang dikehendaki oleh yang mempersiapkan laporan Meyakinkan, yaitu berdasar pada data dan informasi yang dapat diandalkan

2)

Penyusunan Laporan

Hasil pelaksanaan pengawasan intern disusun rekomendasi atas permasalahan yang dihadapi KJK dan menuangkannya dalam form yang telah tersedia, kemudian bersama memo dikirimkan kepada pengurus untuk ditindaklanjuti pengurus jika diperlukan. Langkah-langkah dalam menyusun laporan dan rekomendasi, yakni: 1. Menyusun persiapan penulisan laporan, menyiapkan bahan penyusunan laporan berupa data dan fakta serta sarana pendukungnya seperti peralatan ATK (Komputer, printer) dan bahan ATK (kertas, toner, dll) 2. Menyusun sistematika laporan dengan membuat struktur laporan seperti berikut ini : • • • • pendahuluan isi laporan uraian / analisis penutup/ saran

3. Membuat isi Laporan dapat berupa pertanggung jawaban. Isi laporan (rincian kegiatan secara kronologis beserta biaya yang sudah dikeluarkan dengan menunjukkan nomor –nomor tanda bukti pengeluaran, jika diperlukan). 4. Membuat Evaluasi (bila ada), kemudian 5. Menyusun Penutup/Rekomendasi

3)

Bertanggung Jawab Terhadap Hasil Pelaksanaan

Pengelola KJK harus bertanggung jawab terhadap hasil pelaksanaan Pengawasan Intern KJK, dalam bentuk : 1) 2) Laporan evaluasi yang akurat Laporan hasil kegiatan secara berkala tepat waktu

Sistem Pengendalian Intern (SPI) LKM KOPERASI PMK DKI JAYA _____________________

28

Sumber-sumber Kepustakaan (Buku Informasi)
a. Judul • Penulis • Penerbit • Tahun publikasi b. Judul • Penulis • Penerbit • Tahun publikasi c. Judul • Penulis • Penerbit • Tahun publikasi d. Judul • Penulis • Penerbit • Tahun publikasi e. Judul • Penulis • Penerbit • Tahun publikasi f. Judul • Penulis • Penerbit : : : Sistem Informasi Akuntansi, Edisi pertama, Wing Wahyu Winarto STIE YKPN, Yogyakarta STIE YKPN, Yogyakarta. : : : Sistem Pengendalian Intern Kementrian Koperasi dan UKM Republik Indonesia : : : : : : : : : : : : : : : Teori Akuntansi Perekayasaan Pelaporan Keuangan Suwarjono Manajemen Keuangan edisi 3 Drs. R. Agus Sartono MBA Intermediate Accounting edisi 7 Dr. Zaki Baridwan M.Sc Akuntan Auditing Pemeriksaan Akuntan Jilid I Drs/ Sukrisno Agoes, Ak. M.M.

Sistem Pengendalian Intern (SPI) LKM KOPERASI PMK DKI JAYA _____________________

29

• Tahun publikasi g. Judul • Penulis • Penerbit • Tahun publikasi h. Judul • Penulis • Penerbit • Tahun publikasi

: : : : : : : : :

1994 Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Indonesia James A. Hall Salemba Empat, Jakarta 2001 Sistem Informasi Akuntansi Soetoyo Suparlan Gunadarma, Jakarta Gunadarma, Jakarta 1995

Lampiran - 1

Sistem Pengendalian Intern (SPI) LKM KOPERASI PMK DKI JAYA _____________________

30

Lampiran - 2 DAFTAR HASIL PENGENDALIAN INTERN LKM PMK “ARTHA BAROKAH” JAKARTA Periode : Agustus 2008 I. Daftar Outstanding Memo/Masalah
A. Outstanding Memo No. No. dan Tgl. Memo Kepada 1. 001/Mm 15-08-2006 Bendahara 2. Perihal Selisih kas lebih sebesar Rp.100.000,00

B. No.

Outstanding Masalah Perihal Langkah Penyelesaian oleh PI 1. Selisih kas Sementara ditampung di rek. lebih sebesar Selisih Kas Rp.100.000,00 2.

Keterangan Ditunggu sampai 3 (tiga) bulan

Sistem Pengendalian Intern (SPI) LKM KOPERASI PMK DKI JAYA _____________________

31

II.

Daftar Masalah Bulan Ini
No. Perihal 1. Selisih kas lebih sebesar Rp.100.000,00 2.

Penyelesaian Masalah Sementara ditampung di rek. Selisih Kas, selama 3 (tiga) bulan)

Lampiran - 3 BUKU MONITORING PENGENDALIAN INTERN LKM PMK “ARTHA BAROKAH” JAKARTA No.
1.

Tanggal
15-08-2006

Perihal
Selisih kas lebih sebesar Rp.100.000,00

Uraian Masalah
Setelah tutup kas dilakukan pencocokan saldo rek. Kas sebesar Rp. 15.123.500,- dengan fisiknya ternyata ada sebesar Rp.15.223.500,-

Tindak Lanjut
Ditampung sementara di rekg. Selisih Kas Acc. Kabag PI.

Buku ini dimaksudkan untuk mencatat permasalahan yang timbul dan memerlukan langkah tindak lanjut. Masalah yang timbul oleh petugas PI dicatat dan diuraikan, kemudian diparaf yang selanjutnya masalah dimaksud diberitahukan kepada manajer

Sistem Pengendalian Intern (SPI) LKM KOPERASI PMK DKI JAYA _____________________

32

untuk dapat dibuatkan langkah-langkah tindak lanjut penanganannya dan langsung diberikan tenggang waktu penyelesaian oleh manajer, kemudian manajer membubuhkan paraf di buku tersebut.

K E S I M PU L A N
1. Dengan mengimplementasikan Sistem Pengendalian Intern (SPI) dengan baik dan benar pada kondisi koperasi sekarang, maka perlu dicatat dan dibina perbaikan organisasi koperasi dengan melibatkan kemampuan pengurus, pengawas, manager dan karyawan koperasi sesuai dengan tugas pokok dan fungsi-fungsi masing-masing, sehingga dicapai hasil pengelolaan yang sehat, transparan, terpertanggungjawab (acountability) dan bersikap adil dalam pencapaian tujuan bersama yang ditetapkan dalam rencana strategis untuk menuju good corporative governance (GCG). 2. Sesuai dengan Undang-undang Nomor 25 tahun 11992 tentang Perkoperasian, pengendalian kepentingan / Pengawas pengawasan karena mempunyai kegiatan itu fungsi koperasi dan untuk yang wewenang menjamin disertai

anggota,

keterlibatannya

kemapmpuan pengawas, akan sangat membantu mencipatakan Sistem pengendalian Intern (SPI) koperasi yang baik. 2. Sistem Pengendalian Intern (SPI) yang baik pada koperasi akan sangat membantu dalam hubungannya dengan pemeriksaan dan pembinaan yang dilakukan pejabat koperasi atau yang dilakukan auditor koperasi. 4. Melalui Sistem Pengendalian Intern (SPI) yang profesional akan memberikan dampak terhadap kepercayaan diri sendiri dan penanaman

Sistem Pengendalian Intern (SPI) LKM KOPERASI PMK DKI JAYA _____________________

33

kompetensi serta tanggungjawab atas pekerjaan untuk menghasilkan yang terbaik, merupakan salah satu kunci keberhasilan implementasi pengendalian intern. 5. Aplikasi sistem pengendalian intern yang handal akan memberikan kepercayaan pihak luar, dapat menjadikan koperasi memperoleh berbagai dukungan dari anggota, yang mencakup dukungan modal, dukungan usasha sehingga usaha- usaha koperasi menjadi lebih berkembang

DAFTAR PUSTAKA

Anonymous, (1990). Norma Pemeriksaan Akuntan (NPA), Ikatan Akuntan Indonesia (IAI), Penerbit PT. Rineka Cipta. Jakarta. __________, Auditing Comap – PAU Buku V b, Ditjen Bina Lembaga Koperasi, Departemen Koperasi – Proyek PAU, Jakarta. __________, Internal Control. Departemen Perdagangan dan Koperasi. Ditjen KoperasiPuslapenkopm, Jakarta. Bambang Muridno, (1996). Paket Pelatihan Manajemen Perkreditan (Usaha Simpan Pinjam Bagi Koperasi), Kantor Wilayah Departemen Koperasi dan Pembinaan Pengusaha Kecil Propinsi Jawa Timur. Ign Sukamdiyo, (1996). Manajemen Koperasi, Penerbit Erlangga, Jakarta. Kementerian Koperasi dan Usaha kecil dan Menengah Republik Indonesia, (2003). Tentang Sistem Pengendalian Intern (SPI), Deputi Bidang Kelembagaan, Jakarta. Kementerian Koperasi dan Usaha kecil dan Menengah Republik Indonesia, (2002). Tentang Himpunan Kebijakan Koperasi dan UKM di Bidang Akuntabilitas, Jakarta.

Sistem Pengendalian Intern (SPI) LKM KOPERASI PMK DKI JAYA _____________________

34

Nuril Huda, (2003). Bahan Diklat Sistem Pengendalian Intern (SPI) Koperasi, UPTD Balai Diklat Koperasi, Pengusaha kecil dan Menengah Propinsi Jawa Timur. Simangunsong, M.P, (1989). Pokok-pokok Pengendalian Interen, Cetakan I, Penerbit karya Utama, Jakarta Suhartoyo, (2003). Bahan Diklat Sistem Pengendalian Intern (SPI) Koperasi, UPTD Balai Diklat Koperasi, Pengusaha Kecil dan Menengah Propinsi jawa Timur.

MODUL VERSI 2

BAB I PENDAHULUAN
Sebagai organisasi bisnis atau perusahaan yang dikelola atas dasar azas kekeluargaan, koperasi harus taat pada prinsip pengelolaan yang sehat, transparan, kemampuan mempertartanggung jawabkan atas tugas-tugas yang telah dijalankan (accountability) dan bersikap adil dalam pencapaian tujuan bersama yang telah ditetapkan dalam rencana strategis. Pengelolaan yang demikian saat ini lebih dikenal dengan good corporative governance (GCG). Pengurus atau manajemen koperasi harus bertanggung jawab dalam penggunaan sumber daya ekonomi (assets) koperasi secara efisien untuk mencapai tujuan yang ditetapkan. Pertanggung jawaban pengurus harus dapat disampaikan secara berkala kepada pihak yang memiliki kepentingan (stakeholders), antara lain anggota dan kreditur serta pemerintah yang menanamkan modal dan atau yang memberikan peluang dan fasilitas kepada koperasi. Laporan pertanggung jawaban harus dapat mencerminkan bagaimana pengurus mendesain pengelolaan usaha agar semua kekayaan koperasi aman dari semua tindakan yang dapat merugikan, penggunaannya dilakukan secara efisien dan efektif, dan semua aktivitas koperasi tidak bertentangan dengan peraturan dan ketentuan yang berlaku, pelaporan keuangan mencerminkan fakta yang sesungguhnya dan bebas dari
Sistem Pengendalian Intern (SPI) LKM KOPERASI PMK DKI JAYA _____________________

35

salah saji material. Untuk dapat mewujudkan hal ini, pengurus

memerlukan alat

manajemen sebagai media pengendali, yakni Pengendalian Intern. Pengendalian intern merupakan suatu sistem yang dibangun melalui organisasi dan mekanisme operasi dalam koperasi, sehingga melekat pada setiap aktivitas yang dijalankan oleh setiap personel di dalam koperasi, mulai dari pengawas, pengurus, manajer, asisten manager atau kepala bagian dan karyawan. Membangun kepercayaan diri sendiri dan penanaman kompetensi serta tanggung jawab atas pekerjaan untuk menghasilkan yang terbaik, merupakan salah satu kunci keberhasilan implementasi pengendalian intern. Dengan implementasi pengendalian intern yang memadai diharapkan keamanan atas kekayaan koperasi dan pengelolaan yang efisien serta efektivitas pencapaian tujuan menjadi lebih terjamin, sehingga kepercayaan para pihak terhadap koperasi dapat ditumbuh kembangkan. Kepercayaan pihak luar dapat menjadikan koperasi memperoleh berbagai dukungan dari anggota, yang mencakup dukungan modal, dukungan usaha, sehingga usahausaha koperasi menjadi lebih meningkat. Pengalaman menunjukkan, bahwa pengamanan atas kekayaan koperasi masih rentan dan penggunaan kekayaan juga banyak yang tidak tepat, sehingga menjadikan koperasi kurang mendapat kepercayaan dari berbagai pihak. Untuk mengatasi hal ini, salah satu yang perlu dilakukan adalah setiap koperasi harus membangun pengendalian intern yang memadai, mengingat luasnya kegiatan usaha koperasi, untuk itu perlu suatu desain siatim pengendalian intern (SPI) yang handal berkaitan upaya manajemen dalam meningkatkan keakuratan informasi akuntasi yang disajikan dalam laporan keuangan.

(1).

PENGERTIAN SISTEM PENGENDALIAN INTERN (SPI)
Pengertian Sistem Pengendalian Intern, (muncul sebelum dekade 1980-an)

adalah Merupakan rencana organisasi dan semua sistem, prosedur dan ketentuan yang terkoordinasi, yang dianut oleh suatu koperasi untuk menjamin keamanan harta koperasi, keakurasian data akuntansi, mendorong peningkatan efisiensi dan efektifitas serta mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Sedangkan pada dekade 1980-an, muncul istilah baru, yakni Struktur Pengendalian Intern Kebijakan dan prosedur yang dijalankan oleh manajemen untuk memberikan keyakinan yang memadai tentang pencapaian tujuan, yakni keandalan informasi laporan keuangan, kepatuhan terhadap

Sistem Pengendalian Intern (SPI) LKM KOPERASI PMK DKI JAYA _____________________

36

peraturan dan ketentuan perundang-undangan, efektifitas dan efisiensi. Pada sisi lain dengan memasuki abad 21, sebutan sistem dan struktur dihilangkan hanya tinggal sebutan Pengendalian Intern, yang didifinisikan sebagai suatu proses yang dijalankan oleh pengawas, pengurus dan karyawan yang untuk memberikan keyakinan yang memadai tentang pencapaian tujuan yakni keandalan pelaporan keuangan, efektivitas dan efisiensi operasi serta kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.

Pengertian Pengendalian Intern 1. Pengertian Sempit.
Pengendalian Intern/ Pengawas Intern dalam arti sempit disebut juga dengan internal check. Ialah merupakan prosedur mekanisme untuk memeriksa ketelitian dari data-data administrasi pembukuan/ akuntansi. Misalnya : Pencocokan penjumlahan secara mendatar (horizontal) dan secara melurus (vertikal)

2.

Pengertian Luas.
Sistem Pengendalian Intern (SPI), adalah (mencakup) Administrasi dan Akuntansi. pengendalian yang bersifat

3.

Pengertian Sistem Pengendalian Intern (Menurut Theodorus M. Tuanakotta), dalam bukunya ”Auditing:) ;
Meliputi rencana organisasi serta methode dan ketentuan-ketentuan yang terkoordinir yang dianut dalam perusahaan untuk melindungi harta miliknya, memeriksa kecermatan dan seberapa jauh data akuntansi dapat dipercaya, meningkatkan efisiensi usaha dan mendorong ditaatinya kebijakan perusahaan yang telah digariskan.

3.

Pengertian Sistem Pengendalian Intern (Menurut American Institute of Certified Public Accountant / AICPA)
Meliputi rencana organisasi serta semua methode dan peraturan-peraturan yang terkoordinir dan dibuat didalam suatu unit usaha dengan tujuan untuk : • Menjaga agar kekayaan perusahaan selalu aman

Sistem Pengendalian Intern (SPI) LKM KOPERASI PMK DKI JAYA _____________________

37

• • •

Mengecek ketelitian serta kebenaran dari data akuntansi Mengusahakan agar perusahaan bekerja dengan efisiensi Mendorong adanya ketaatan untuk melaksanakan kebijaksanaan yang telah ditetapkan oleh pimpinan.

4.

Pengertian Sistem Pengendalian Intern (SPI) Koperasi
Meliputi rencana organisasi dan semua methode serta prosedur yang diterapkan oleh suatu koperasi dalam rangka membantu pengurus koperasi mencapai tujuan koperasi, sebagai akibat penyelenggaraan semua semua kegiatannya secara teratur dan berdaya guna (efisiensi), termasuk ketaatan terhadap kebijakan (policy) yang telah ditetapkan koperasi yang bersangkutan, perlindungan terhadap harta, kecermatan dan kelengkapan data akuntansi dan penyiapan informasi keuangan yang dapat dipercaya pada waktunya.

(2).

RUANG LINGKUP SISTEM PENGENDALIAN INTERN (SPI)
Secara garis besar Sistem Pengendalian Intern (SPI) dapat dibedakan atas : 1). Bidang Sistem Pengendalian Intern (SPI) Manajemen Tujuannya untuk memastikan apakah pelaksana mentaati semua prosedur yang ada ? Apakah prosedur yang ada telah menjamin efisiensi ? 2). Bidang Sistem Pengendalian Intern (SPI) Akuntansi Pengendalian akuntansi ini meliputi rencana organisasi dan semua methode serta prosedur yang berkaitan dengan pengamanan harta kekayaan perusahaan dan penciptaan data akuntansi dan informasi keuangan yang dapat dipercaya. Tujuannya bidang SPI akuntansi untuk memastikan apakah semua transaksi telah dicatat dengan benar sesuai Prinsip-prinsip Akuntansi Indonesia (PAI) ? dan apakah laporan keuangan telah disusun sesuai PAI ? Sasaran Bidang Sistem Pengendalian Intern ( SPI ) akuntansi ada 5 (lima) tepat sebagai berikut :

Sistem Pengendalian Intern (SPI) LKM KOPERASI PMK DKI JAYA _____________________

38

• • • • •

Tepat prosedur Tepat jumlah/ nilai Tepat waktu Tepat pencatatannya Tepat otoritasnya.

(3).

TUJUAN SISTEM PENGENDALIAN INTERN DAN MANFAAT SPI
Dalam pengertian pengendalian intern telah dinyatakan tujuan penegndalian intern, yakni : a. Keandalan informasi dan pelaporan keuangan Adalah keakuratan data akuntansi yang disajikan dalam laporan keuangan. Pengendalian intern dapat meningkatkan keandalan data akuntansi, karena setiap transaksi keuangan diproses melalui sistem dan prosedur yang melibatkan paling tidak tiga personel, antara lain adalah pemegang otorisasi, pelaksana transaksi dan yang melaksanakan pencatatan dan pelaporan (akuntansi). Dengan demikian semua transaksi akan terpertanggungjawabkan, (accountability), karena ada personel yang diberi wewenang untuk mengotorisasi dan semua transaksi akan tercatat, karena ada personel yang berwenang untuk mencatat dan melaporkannya dalam laporan keuangan. b. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku Koperasi atau organisasi berada dalam lingkungan suatu negara yang operasinya diatur hukum (undang-undang) dan peraturan-peraturan lain. Peraturan dan hukum tersebut mencakup aspek operasi dan administrasi. Semua peraturan dan hukum harus menjadi acuan oleh pengawas, pengurus, manager dan personel, agar koperasi tidak menanggung risiko. Pengedalian intern akan menegaskan kebijakan manajemen yang mesti dipatuhi, kebijakan mana selalu memperhatikan aspek peraturan dan hukum yang berlaku.

Sistem Pengendalian Intern (SPI) LKM KOPERASI PMK DKI JAYA _____________________

39

c.

Peningkatan efektifitas dan efisiensi operasi Peningkatan intern mengatur aktivitas operasi sedemikian rupa, yang dimulai dengan perencanaan kegiatan dan penyusunan budget, penetapan sistem dan prosedur operasi. Setiap kegiatan operasi diarahkan untuk mematuhi rencana, budget, sistem dan prosedur yang ditetapkan. Kepatuhan terhadap sistem pengendalian intern, berarti mematuhi rencana, budget, sistem dan prosedur, sehingga mendorong tercapai efektivitas dan efisiensi.

MANFAAT SISTEM PENGENDALIAN INTERN ( SPI )
a. b. c. Mengamankan harta kekayaan, mencegah kebocoran Meningkatkan efisiensi perusahaan/ koperasi Meningkatkan kepastian hukum dalam aturan main mekanisme perusahaan /koperasi d. Memudahkan penelusuran, jika terjadi pelanggaran, sebagai alat penyelidikan / auditing.

(4).

FAKTOR-

FAKTOR

PERLUNYA

PENGGUNAAN

SISTEM

PENGENDALIAN INTERN ( SPI )
Adalah sebagai berikut : a. Volume kegiatan Meningkatnya volume kegiatan usaha, sehingga akan mencapai suatu tingkat dimana pengurus koperasi sulit untuk mengawasi jalannya perusahaan secara efektif, banyak tergantung pada kebenaran akan data-data dari laporan dan analisa yang diperolehnya. b. Tanggung Jawab Meningkatnya volume usaha, perlu adanya pembagian tugas (Job Description)

Sistem Pengendalian Intern (SPI) LKM KOPERASI PMK DKI JAYA _____________________

40

c.

Kelemahan Sifat Manusia Sifat manusia antara lain bisa : kurang teliti, lalai, curang, tidak jujur dan lain-lain. Adanya saling mengecek dalam suatu Sistem Pengendalian Intern (SPI) yang baik akan mengurangi kemungkinan usaha untuk melakukan kesalahan/kecurangan. Dengan demikian pengurus koperasi dapat menaruh kepercayaan akan kebenaran/ kelayakan suatu data yang diperoleh.

d.

Biaya Pemeriksaan Pemeriksaan yang mendetail oleh Akuntan Publik, akan mengeluarkan biaya yang cukup besar. Dengan adanya Sistem Pengendalian Intern (SPI) yang baik, maka kesalahan-kesalahan dapat dihindarkan dan biaya pemeriksaan akan lebih kecil dan ringan.

(5).

PRINSIP-PRINSIP PENGENDALIAN INTERN
Ada beberapa prinsip-prinsip pengendalian intern yang harus dipenuhi oleh koperasi yaitu : 1. Pembagian tugas diantara pengelola koperasi. Pembagian tugas tersebut harus berlandaskan pada prinsip ”Pemisahan Fungsi-fungsi” , yaitu :

Fungsi pelaksana oleh : Ketua, manager, kepala unit, dan karyawan

Fungsi pencatatan oleh : Juru buku, pembantu juru buku, sekretaris

Fungsi penyimpan oleh : Kasir, bendahara dan juru gudang

Fungsi pengawasan oleh : Pengurus, pengawas dan manager

Sistem Pengendalian Intern (SPI) LKM KOPERASI PMK DKI JAYA _____________________

41

Apabila ada dua fungsi atau lebih dipegang oleh seorang petugas, memungkinkan terbukanya peluang untuk melakukan kecurangan atau penyelewengan Misal : Juru buku (fungsi pencatatan) merangkap tugas sebagai kasir (fungsi penyimpanan).

2.

Penetapan Tanggung Jawab Perseorangan Perlu ditetapkan tanggung jawab para petugas secara pasti dan teliti. Hal ini dapat dilakukan dengan membuat suatu bagan organisasi dan uraian tugas (job description), wewenang dan tanggung jawab. Dimana bagan organisasi, akan memnunjukkan posisi masing-masing pimpinan dan akan menjelaskan kepada siapa, kepada pimpinan mana seorang wajib melapor serta memberikan pertanggung jawaban.

3.

Adanya Azasa Otorisasi (Persetujuan) Setiap pengeluaran atau penggunaan uang dan atau barang harus ada orang berwenang memberikan rekomendasi (persetujuan) secara tertulis. Pengeluaran uang dalam jumlah tertentu oleh kasir harus ada persetujuan (ACC) dari yang berwenang (atasan kasir). Misalnya : manager atau ketua/bendahara.

4.

Harus Menghindari Sistem Kelompok (KKN) Sistem kelompok yang dimaksud disini adalah cara pengangkatan petugas yang mengutamakan hubungan keluarga, agama, kesukuan dan sebagainya, dalam satu garis komando/ pengawasan. Misalnya : Ketua koperasi mengangkat anaknya sebagai manager/ kasir, karena hubungan yang sangat erat, mengakibatkan pengendalian intern tidak dapat dilaksanakan secara efektif, akan tetapi kalau bapak sebagai

Sistem Pengendalian Intern (SPI) LKM KOPERASI PMK DKI JAYA _____________________

42

ketua, anak sebagai kepala unit, sedangkan manager orang lain, tidak menjadi persoalan, karena bapak dan anak tidak dalam satu garis komando.

5.

Jangkauan pengawasan harus memadai Kemampuan seorang pimpinan unit organisasi (kepala) dalam koperasi harus sesuai dengan kemampuan menguasai atau memimpin sejumlah bawahan. Misalnya : seorang kepala unit usaha cukup memadai memiliki bawahan antara 7 sampai 15 orang karyawan.

6.

Adanya tenaga yang terampil Harus menggunakan tenaga-tenaga yang mempunyai kemampuan, kecakapan dan keterampilan yang cukup untuk menyelesaikan pekerjaannya.

7.

Harus diciptakan komando yang jelas Garis komando dalam struktur organisasi yang simpar siur

memungkinkan petugas dalam melaksanakan pekerjaannya kurang jelas wewenang dan tanggung jawabnya, sehingga kalau terjadi kesalahn atau kegagalan saling melempar kesalahan. Ini berarti mengurangi efektifitas pengendalian intern.

(6).

UNSUR- UNSUR SISTEM PENGENDALIAN INETRN ( SPI ) Unsur-unsur Sistem Pengendalian Intern meliputi antara lain :
1. 2. 3. Anggaran dasar / anggaran rumah tangga Peraturan khusus usaha yang dikelola (Misal. USP) Struktur organisasi

Sistem Pengendalian Intern (SPI) LKM KOPERASI PMK DKI JAYA _____________________

43

4. 5. 6. 7.

Uraian tugas ( job description ) Prosedur operasional Proses akuntansi RK /RAPBK

(7).

SISTEM PENGENDALIAN INTER (SPI) YANG BAIK
Untuk menciptakan sistem pengendalian intern yang baik/ memuaskan perlu diperhatikan 3 (tiga) persyaratan sebagai berikut :

1.

Prosedur Harus ada prosedur tertentu dan prosedur ini harus dijalankan. Prosedur yang telah ditentukan tetapi tidak dijalankan tidak mempunyai arti apaapa dari segi pengendalian. Prosedur disini dapat dibagi 2 (dua) yaitu : a. b. Prosedur Administarsi Prosedur Akuntansi

2.

Pelaksana Prosedur yang telah ditetapkan itu, harus dilaksnakan oleh orang-orang yang cakap Kecakapan meliputi kombinasi dari keahlian, pengetahuan, ketelitian dan adanya wewenang yang cukup.

3.

Pemisahan Tugas Pada dasarnya wewenang harus melakukan tugas sesuai kewajiban yang dibebankan, karena itu harus ada uraian tugas masing-masing petugas. Seseorang tidak boleh melakukan beberapa tugas yang prosedurnya satu sama lain bertentangan.

Sistem Pengendalian Intern (SPI) LKM KOPERASI PMK DKI JAYA _____________________

44

Sistem Pengendalian Intern (SPI) LKM KOPERASI PMK DKI JAYA _____________________

45