LA COMUNICACIN EN LA EMPRESA

LA COMUNICACIN EN LA
EMPRESA
1. CONCEPTO Y ELEMENTOS DE LA COMUNICACIN

2.
3.
4.
5.
6.

TIPOS DE COMUNICACIN.
BARRERAS DE LA COMUNICACIN.
REDES DE COMUNICACIN DE GRUPOS.
LAS VENTAJAS DE LA COMUNICACIN.
TCNICAS DE COMUNICACIN ESCRITA:
TIPOS DE DOCUMENTOS QUE PODEMOS UTILIZAR.
7. TCNICAS DE COMUNICACIN ORAL.
8. LA ENTREVISTA DE TRABAJO.

LA COMUNICACIN ES:
Una interaccin entre un emisor y un

receptor a

travs de un canal.
Significativa: Corresponde a una idea, a una motivacin.
Intencionada: Tiene un propsito, busca que el mensaje
sea :
Atendido

Comprendido
Aceptado
Aplicado
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PROCESO DE
PROCESO
DE
INTERCAMBIO
INTERCAMBIO DE
DE
INFORMACIN
INFORMACIN

ELEMENTOS
ETAPAS
FASES

TIPOS

REDES
BARRERAS
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Pensamiento
EMISOR
Mensaje

Canal

Codificacin

Decodificacin

Mensaje
Recibido
Seal
Pensamiento
RECEPTOR

Mensaje recibido

Mensaje
Pensamiento

Codificacin

EMISOR

CANAL
CANAL

Decodificacin

Pensamiento

RECEPTOR

Ruido
RETROALIMENTACIN

DEFINICIN DE LOS
DEFINICIN DE ELEMENTOS (I)
ELEMENTOS
EMISOR: Es aquel que crea y enva el mensaje
con el objeto de transmitir unas ideas que
previamente ha elaborado.
CANAL: Es el medio a travs del cual circula la
informacin, sirviendo de soporte fsico a la
misma: boletn, tabln
CDIGO: Es un conjunto de seales que deben ser
conocidas y comprendidas tanto por el emisor
como por el receptor.
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DEFINICIN DE ELEMENTOS (II)

CONTEXTO: Son las condiciones en las que se
desarrolla la comunicacin, es decir, el espacio, el
tiempo, las circunstancias socioculturales y los
mensajes anteriores.
FEEDBACK O RETROALIMENTACIN: Es el
ltimo paso del proceso de comunicacin, que nos
indica si el mensaje ha sido decodificado y
comprendido por el receptor
RUIDO: Perturbacin del canal que puede
ocasionar una prdida de informacin:
interferencias, imagen borrosa
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TIPOS DE COMUNICACIN EN LA EMPRESA

ATENDIENDO A SU
DIRECCIN

COMUNICACIN EXTERNA
COMUNICACIN INTERNA

ATENDIENDO A SU
ORIGEN

COMUNICACIN FORMAL
COMUNICACIN INFORMAL

COMUNICACIN ESCRITA
ATENDIENDO A SU
FORMA

COMUNICACIN ORAL
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HORIZONTAL
COMUNICACIN
INTERNA

1.ASCENDENTE
VERTICAL

ENTRE LOS
MIEMBROS DE LA
EMPRESA

COMUNICACIN
EXTERNA

2.DESCENDENTE

ENTRE LA EMPRESA
Y SU PBLICO
EXTERNO

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MODELO DE COMUNICACIN INTERNA

DIRECCION

Canal
ascendente

AREA o
departamentos

Canal
descendente

Canal
horizontal

AREA o
departamentos
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COMUNICACIN ASCENDENTE

Alta direccin

Trabajadores

Suele ir acompaada
de muchas dificultades

DISTORSIN

Objetivo es PROPORCIONAR A
LOS
DIRECTIVOS
EL
FEEDBACK NECESARIO
sobre los problemas de la
organizacin.
Conocer los problemas y quejas
del personal de la empresa

ALIVIAR las tensiones al

permitir compartir informacin
relevante
y
estimular
el
COMPROMISO DE TODOS.
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INSTRUMENTOS DE LA COMUNICACIN
ASCENDENTE

BUZN DE SUGERENCIAS.
ENCUESTAS.
SONDEOS.
COMITS.
PREGUNTAS A LA DIRECCIN.
INFORMES A LA DIRECCIN.

Prof: Rosa Barroso

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COMUNICACIN DESCENDENTE
Alta direccin
Lnea jerrquica
Trabajadores
Tiende a ser
considerada
como la forma
natural y
espontnea de transmitir
la informacin y las rdenes
en la empresa

Saturacin

Puede
producir un exceso de
informacin. A veces no se
adapta a los receptores.
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INSTRUMENTOS DE LA COMUNICACIN DESCENDENTE

INSTRUCCIONES.
CIRCULARES.
TABLONES DE ANUNCIOS.
PERIDICOS DE EMPRESA.
MANUALES DE EMPRESA.
CURSILLOS DE FORMACIN
Prof: Rosa Barroso

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Trabajadores

Trabajadores

COMUNICACIN HORIZONTAL

Problemas:
falta de tiempo,ausencia
de canales

Objetivo es FACILITAR
LA COORDINACIN de
tareas
permitiendo
establecer
relaciones
interpersonales efectivas a
travs
de
acuerdos
implcitos y proporcionar
un medio para compartir
informacin relevante entre
compaeros.
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INSTRUMENTOS DE LA COMUNICACIN HORIZONTAL

REUNIONES DE TRABAJO.
NOTAS DE DEPARTAMENTO.
USO DEL TELFONO.
MEMORANDOS.
ACTOS SOCIALES.

Prof: Rosa Barroso

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TIPOS DE COMUNICACIN POR SU ORIGEN

COMUNICACIN
FORMAL

SIGUE LA
ESTRUCTURA
CREADA
POR LA EMPRESA

COMUNICACIN
INFORMAL

SURGE
ESPONTNEAMENTE
SIN TENER EN CUENTA
LA JERARQUA DE LA
EMPRESA
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BARRERAS DE LA COMUNICACIN/ RUIDO

PERSONALES O
PSICOLGICAS

SEMNTICAS

ESTEREOTIPOS

IDIOMA DIFERENTE

PREJUICIOS

VOCABULARIO
COMPLICADO

EFECTO HALO
PERCEPCIN
SELECTIVA
DEFENSA
RECEPTIVA

SIGNIFICADOS
DISTINTOS
MENSAJES MUY
EXTENSOS
Prof: Rosa Barroso

FSICAS

INTERFERENCIAS
POR EL RUIDO
ILUMINACIN O
TEMPERATURA
INADECUADAS
PROBLEMAS
TCNICOS
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BARRERAS PSICOLGICAS
ESTEREOTIPOS: Generalizaciones que se utilizan para
clasificar a las personas segn las caractersticas de su
grupo o su imagen personal.
EFECTO HALO: La impresin favorable o desfavorable
que tenemos sobre una persona se interpone al juzgar el
resto de sus rasgos o actitudes.
PERCEPCIN SELECTIVA: El receptor selecciona
nicamente la parte de informacin que le interesa.
DEFENSA PERCEPTIVA: Mecanismo que utilizamos
para defendernos de algo que no nos gusta o que nos
resulta desagradable.
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TCNICAS PARA VENCER LAS BARRERAS DE LA COMUNICACIN

UTILIZAR RETROALIMENTACIN
LA INFORMACIN HA DE SER
FCILMENTE COMPRENSIBLE

TCNICAS PARA
EL EMISOR

OMITIR DATOS IRRELEVANTES

UTILIZAR VARIOS CANALES
PREPARAR BIEN EL MENSAJE

EVITAR LOS FILTROS Y PREJUICIOS

TCNICAS PARA
EL RECEPTOR

ESCUCHAR ATENTAMENTE
EVITAR LAS DISTRACCIONES

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REDES DE COMUNICACIN DE GRUPOS

EN Y
EN CRCULO
EN ESTRELLA
EN CADENA
DE MLTIPLES
CANALES

EN CADENA
CHISME O RUMOR
CASUAL O ALEATORIA
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Prof: Rosa Barroso

25

26

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BENEFICIOS DE LA COMUNICACIN
estimular la conducta;
desarrollar conocimientos;
dirigir la informacin hacia objetivos especficos;
contribuir a la motivacin humana;
conciliar intereses;
extender el pensamiento en tiempo y espacio;
promover la colaboracin, el compromiso y el
mejor desempeo;
marcar pautas en la creacin de la imagen y la
cultura de empresa.
integrar a la gente;
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Comunicacin escrita
Regla importante: Use un mtodo sistemtico para
escribir.
1-Determine el propsito u objetivo.
2-Determine las necesidades del lector.
3-Genere, rena y recopile ideas y hechos.
4-Establezca el alcance del tema tratado.
Lmites de la informacin
5-Organice sus ideas correctamente. Mtodos
para organizar .

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CONTRATO DE TRABAJO
CARTA PERSONAL, COMERCIAL...
NOTA INTERIOR: MEMORANDUM
CERTIFICADOS
INFORME
INSTANCIA
ACTA
FOLLETO
CARTELES
PERIDICO DE EMPRESA
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MEMBRETE
DATOS DEL DESTINATARIO
FECHA
SALUDO

INTRODUCCIN DE LA IDEA
PRINCIPAL.
DESARROLLO.
CONCLUSIN FINAL
DESPEDIDA
ANTEFIRMA Y FIRMA

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Abreviatura de tratamiento.
Datos del solicitante.
Razones de la solicitud o peticin.
Precedido de la palabra EXPONE
Cada prrafo comienza con la palabra que
Precedida de la palabra SOLICITA

Fecha, firma e identificacin del solicitante.

Tratamiento y cargo del destinatario, con maysculas.

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ETIQUETA DEL CORREO

1.

No use Letras Capitales para introducir mensajes.

2. No use emoticons. ,:) .Son apropiados para chats.
3. Use abreviaturas espordicamente. (Slo Para La
Comunicacin Informal.)
4. Debe ser revisado cuidadosamente, puede contener errores,
ambigedad, contener implicaciones poco claras, puede omitir
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detalles comerciales.

LA COMUNICACIN NO VERBAL

SIGNOS
NO LINGSTICOS

SIGNOS
VISUALES

MOVIMIENTOS FACIALES
MOVIMIENTOS CORPORALES
VOLUMEN DE LA VOZ
TONO

APARIENCIA EXTERNA
(ASEO, VESTUARIO...)
DECORACIN DE LA
EMPRESA
LOGOTIPOS
SEALES DE SEGURIDAD
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Despus de unos das, la memoria puede

reproducir parte de la informacin absorbida
por los diferentes sentidos en las proporciones
siguientes:
Aproximadamente:
20% de lo que slo omos
30% de lo que slo vemos
50% de lo que omos y vemos
75% de lo que omos, vemos y discutimos
90% de lo que hemos hecho eficazmente.

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Del flujo constante de informacin que

el hombre absorbe en el marco de la

interaccin con su ambiente, una persona
sana cuyos rganos sensoriales funcionan
correctamente, recibe en proporcin al
total:
(aproximadamente) 75% por la vista
15% por el odo
4% por el tacto
3% por el olfato
3% por el gusto

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Comunicacin oral
Factores Comunes a toda Situacin de Comunicacin
Oral
Preparacin del material a exponer.
Objetivo de la exposicin.
Tiempo a disposicin.
Datos y hechos para la argumentacin.
Receptividad de la audiencia (a quines hablo, qu saben ya,si
es necesario persuadirlos, entendern la terminologa?).
Adecuadas palabras iniciales o de introduccin.
Lgica que seguir la presentacin oral.
Expresin (voz y maneras).
Ayudas audiovisuales.
Conclusiones, etctera.
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Estrategias de exposicin:

La pronunciacin, la intensidad, el timbre, la entonacin y el

ritmo de nuestra voz.
Explicacin breve al comienzo.
Mirar al pblico (no centrarse en una persona).
Empata con el auditorio.
Lenguaje corporal (ropa, gestos, posturas)
Orden en la exposicin; vocabulario adaptado al auditorio.
Aceptar comentarios, crticas, evitar enfrentamientos.
Usar ancdotas, citas....AMENIDAD
Finalizar con una sntesis.

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Estrategias de comunicacin
asertiva (I):
LA ASERTIVIDAD ES UN METODO
DE
COMUNICACIN
QUE
VA
DIRIGIDA
A
TRANSMITIR
INFORMACIONES, A PEDIR LO QUE SE
DESEA O A DECIR LO QUE UNO
PIENSA RESPETANDO LOS DERECHOS
DE NUESTRO INTERLOCUTOR
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Asertiva

Agresiva

Pasiva

Conducta verbal

Directa
Firme

Vacilante
Cortada

Conducta no
verbal

Contacto
ocular directo
Gestos firmes
Postura
relajada
Voz sin
vacilacin

Impositiva
Interrumpe a
los dems
Mirada fija
Gestos
amenazantes
Postura hacia
delante
Volumen de
voz elevado

Consecuencia

Defiende sus
derechos
Relaciones
positivas
Resuelve
conflictos

Crea tensin y
no resuelve
conflictos

Rehuye la
mirada
Movimientos
nerviosos
Postura
recogida
Volumen
inaudible
No defiende
sus derechos
Pierde
oportunidad
Crea conflictos

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Estrategias de comunicacin
asertiva (III):
Disco rayado
Asercin negativa
Tcnica del pero
Pregunta negativa
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Cuidado!
Tus movimientos te delatan
El lenguaje corporal, que no es ms que todo lo que t
trasmites por medio de movimientos o gestos, delata
completamente tus sentimientos o percepcin acerca de la
persona con la que ests interactuando.
Cuando conversas con una o varias personas, reflejas y
envas miles de seales y mensajes a travs de tu
comportamiento. As que presta atencin y scale provecho
a los siguientes datos, porque tanto en tu vida laboral como en
la personal, te sern de gran provecho.

42

Usa tus ojos para

hablar

43

Tus manos se pueden aprovechar muy bien

para complementar tus palabras y dar
mayor fuerza a tu conversacin. No las
utilices intilmente y mucho menos para
hacer cualquier cosa que distraiga a la otra
persona. Tampoco las uses violentamente,
palmoteando o pasndoselas casi en el rostro
a la otra persona.

44

Hay muchas personas que siempre

estn dando palmadas en la espalda o
tocando a los otros en los brazos, como
para llamar su atencin.
Es bueno demostrar cario, pero tambin
hay que guardar el debido respeto a los
dems. Mustralo no tocando a la otra
persona innecesariamente.
45

46

47

Cuando ests hablando con alguien, no ests

mirando a todos lados: a la ventana, al techo, al
suelo, a las uas...
Tampoco mires morbosa y curiosamente los zapatos,
pantalones, camisa o peinado del que habla.
Mantn el contacto ocular, pero sin fijar en exceso
la mirada: eso lo hacen los locos. De todas formas, si
quieres fijar la mirada durante mucho tiempo en
alguien sin cansarte psicolgicamente, mira su
entrecejo. Para el otro/a no hay diferencia.

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Sonre! Intercalar sonrisas clidas y francas en la

conversacin transmite confianza, alegra y buena
disposicin. Sin embargo, no exageres. Sonrer
demasiado frecuentemente puede convertir el gesto
en una especie de mueca y dar la impresin de que
es algo hueco, vaco y fingido.
Apretar exageradamente los labios puede
delatar que tienes dudas o desconfianza acerca de
lo que el otro est diciendo o sugerir que no ests
expresando realmente lo que piensas o sientes.
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ACTO

LO QUE REFLEJA

Acariciarse la quijada

Toma de decisiones

Entrelazar los dedos

Autoridad

Dar un tirn al odo

Inseguridad

Mirar hacia abajo

No creer en lo que se escucha

Frotarse las manos

Impaciencia

Apretarse la nariz

Evaluacin negativa

Golpear ligeramente los dedos

Impaciencia

Sentarse con las manos agarrando la

cabeza por detrs
Inclinar la cabeza

Seguridad en s mismo y superioridad

Inters

Palma de la mano abierta

Sinceridad, franqueza e inocencia

Caminar erguido

Confianza y seguridad en s mismo

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Pararse con las manos en las caderas

Jugar con el cabello
Comerse las uas
La cabeza descansando sobre las manos
o mirar hacia el piso
Unir los tobillos
Manos agarradas hacia la espalda
Cruzar las piernas, balanceando
ligeramente el pie
Brazos cruzados a la altura del pecho

Buena disposicin para hacer algo

Falta de confianza en s mismo e
inseguridad o nervios
Inseguridad
Aburrimiento
Aprensin
Furia, ira, frustracin y aprensin
Aburrimiento
Actitud a la defensiva

Caminar con las manos en los bolsillos o

con los hombros encorvados

Abatimiento

Manos en las mejillas

Evaluacin

Frotarse un ojo

Dudas

Tocarse ligeramente la nariz

Mentir, dudar o rechazar algo

51

52