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Acuerdo 020 CG
Acuerdo 020 CG
Instrucciones de Ubicacin:
NORMAS; SECPUBLI.CO; AUDITORI:
Actualizacin Contable
Base legal:
Registro Oficial: Jueves 10 de Octubre del 2002 Edicin Especial No.6
Contralora General del Estado
Ecuador
Acuerdo 020 CG
El Editor
Acuerdo 020 CG
ACUERDO N 020 CG
EL Contralor General del Estado, Subrogante
Considerando:
Que de conformidad con las disposiciones contenidas en el artculo 211 de la
Constitucin Poltica de la Repblica del Ecuador, le corresponde a la Contralora
General del Estado dictar regulaciones de carcter general para el cumplimiento de sus
funciones.
Que de acuerdo con lo dispuesto en el numeral 1 del artculo 7 de la Ley Orgnica de la
Contralora General del Estado, es competencia del Organismo Tcnico Superior de
Control expedir, publicar y actualizar las Normas de Control Interno, que sirvan de
marco bsico para que las instituciones del Estado y sus servidores establezcan y
pongan en funcionamiento su propio control interno.
Que con el fin de asegurar la correcta y eficiente administracin de los recursos y
bienes del sector pblico, es necesaria la emisin de normas actualizadas de control
interno.
Que mediante Acuerdo No. 017-CG, publicado en el Registro Oficial 430 de 28 de abril
de 1994, se expidieron las Normas Tcnicas de Control Interno; y que las mismas
requieren incorporar las tcnicas modernas sobre la materia y someterse a las
disposiciones de la nueva Ley de la Contralora General.
En ejercicio de las atribuciones que le conceden el artculo 211 de la Constitucin
Poltica de la Repblica del Ecuador y los artculos 31 numeral 22 y 95 de la Ley
Orgnica de la Contralora General del Estado:
Acuerda:
Expedir las siguientes Normas de Control Interno que sern aplicadas en las entidades y
organismos del sector pblico que se encuentran bajo el mbito de competencia de la
Contralora General del Estado.
Art. 1.- Encargar a la Asesora General de la Contralora General del Estado, a travs
del Departamento de Gestin, la actualizacin permanente de la normativa de
control interno, tomando en consideracin las sugerencias de cambios que se
reciban por parte de las entidades del sector pblico o mediante consultas que
se realicen en forma directa a los usuarios de las mismas.
Acuerdo 020 CG
Art. 2.- Derogar las Normas Tcnicas de Control Interno expedidas mediante Acuerdo
No. 017-CG, publicadas en el Registro Oficial No. 430 de 28 de abril de 1994.
Art. 3.- Este Acuerdo entrar en vigencia desde la presente fecha sin perjuicio de su
publicacin en el Registro Oficial.
Dado, en el Despacho del Contralor General del Estado, en la ciudad de San Francisco
de Quito, Distrito Metropolitano, a 5 de septiembre del 2002.
Acuerdo 020 CG
ASESORIA GENERAL
QUITO - ECUADOR
2002
Acuerdo 020 CG
INDICE
Acuerdo 020 CG
Cdigo
Descripcin de la Norma
Pginas
Introduccin
5-26
110-00
5-13
110-01
110-02
110-03
110-04
Indicadores de gestin
6-8
110-05
110-06
Flexibilidad al cambio
110-07
110-08
110-09
10
110-10
10
110-11
10
110-12
Auditora interna
11-12
110-13
12-13
120-00
5
5-6
6
13-15
120-01
Ambiente de control
120-02
120-03
Actividades de control
120-04
14-15
120-05
15
130-00
13
13-14
14
16-22
130-01
16-17
130-02
17-18
i
Corporacin Edi-baco Ca. Ltda.
Acuerdo 020 CG
130-03
18-19
130-04
19-21
130-05
140-00
21-22
22-26
140-01
22
140-02
23
140-03
Autorizacin de operaciones
140-04
Informacin gerencial
140-05
Comit de auditora
23-24
24
24-26
26-50
210-00
26-30
210-01
26
210-02
210-03
27
210-04
28
210-05
29
210-06
29
210-07
Formularios y documentos
220-00
27
29-30
30-32
220-01
30
220-02
31
220-03
31
220-04
32
230-00
33-41
230-01
33
230-02
33
230-03
230-04
34
230-05
34
33-34
ii
Corporacin Edi-baco Ca. Ltda.
Acuerdo 020 CG
230-06
Fondos de reposicin
230-07
230-08
230-09
Conciliaciones bancarias
37
230-10
37
230-11
Pago de remuneraciones
38
230-12
Cumplimiento de obligaciones
38
230-13
38
230-14
39
230-15
40
230-16
230-17
230-18
240-00
34-36
36
36-37
40
40-41
41
41-42
240-01
41
240-02
Conciliacin y constatacin
42
240-03
42
250-00
43-47
250-01
Adquisicin
43
250-02
Almacenamiento y distribucin
43
250-03
Sistema de registro
44
250-04
Identificacin y proteccin
44
250-05
Custodia
44
250-06
45
250-07
45
250-08
46
250-09
250.10
47
250.11
47
46-47
iii
Corporacin Edi-baco Ca. Ltda.
260-00
Acuerdo 020 CG
48-50
260-01
Contratacin de prstamos
260-02
49
260-03
50
260-04
300-00
48-49
50
51-55
300-01
51
300-02
Seleccin de personal
51
300-03
52
300-04
52
300-05
53
300-06
Asistencia y rendimiento
54
300-07
54
300-08
55
400-00
55-63
400-01
400-02
400-03
Operacin y mantenimiento
57
400-04
57
400-05
58
400-06
Transacciones rechazadas
59
400-07
59
400-08
60
400-09
61
400-10
62
400-11
400-12
500-00
500-01
55
55-57
62
63
63-67
63
iv
Acuerdo 020 CG
500-02
Autorizacin
63
500-03
Financiamiento
64
500-04
Gestin en la ejecucin
64
500-05
500-06
500-07
500-08
500-09
500-10
64-65
65
66
66
66
67
v
Corporacin Edi-baco Ca. Ltda.
INTRODUCCION
Las Normas de Control Interno para el Sector Pblico de la Repblica del Ecuador
constituyen guas generales emitidas por la Contralora General del Estado, orientadas a
promover una adecuada administracin de los recursos pblicos y a determinar el
correcto funcionamiento administrativo de las entidades y organismos del sector pblico
ecuatoriano, con el objeto de buscar la efectividad, eficiencia y economa en la gestin
institucional.
Se instrumentan mediante procedimientos encaminados a proporcionar una seguridad
razonable, para que las entidades puedan lograr los objetivos especficos que se
trazaron; tienen soporte tcnico en principios administrativos, disposiciones legales y
normativa tcnica pertinente.
Acuerdo 020 CG
Las Normas de Control Interno se encuentran agrupadas por reas, sub-reas y ttulos.
Las reas de trabajo constituyen campos donde se agrupan un conjunto de normas
relacionadas con criterios a fines y se clasifican en:
100
200
300
400
500
100
Este grupo de normas constituyen los criterios bsicos para mantener un efectivo y
eficiente control interno en las entidades del sector pblico.
110
Son normas encaminadas a lograr una adecuada administracin de los recursos pblicos
y el correcto funcionamiento de las entidades y organismos del Estado.
120
El control interno consta de cinco componentes relacionados entre s, los que funcionan
de manera en que el nivel ejecutivo dirige a la entidad, y estn integrados en el proceso
de direccin.
130
Se presentan cinco herramientas de evaluacin, una para cada componente del control
interno; sirven para evaluar los riesgos y las actividades de control, para lo cual la
entidad debe establecer objetivos en cada actividad importante.
2
Corporacin Edi-baco Ca. Ltda.
140
Acuerdo 020 CG
Tienen como objetivo recordar que todos los miembros de una organizacin comparten
responsabilidades en materia de control interno. Sin embargo, la responsabilidad de su
implantacin recae en los niveles de direccin y de la mxima autoridad de una entidad.
200
210
Tienen por objeto establecer el control interno en las actividades relacionadas con el
manejo presupuestario, se fundamentan en las disposiciones emitidas por el
Ministerio de Economa y Finanzas.
230
Sirven para obtener informacin actualizada que permitan realizar el cobro oportuno de
los valores y determinar la morosidad y fecha de caducidad.
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Tienen que ver con los aspectos relacionados con el control de existencias y el registro,
control, proteccin y conservacin de los bienes de larga duracin.
260
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Corporacin Edi-baco Ca. Ltda.
300
Acuerdo 020 CG
400
500
Estn relacionadas con la ejecucin de obras pblicas, tratan de regular las acciones de
contratacin, ejecucin, recepcin y liquidacin de obras, as como el correspondiente
control de las obras construidas por administracin directa..
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Corporacin Edi-baco Ca. Ltda.
Acuerdo 020 CG
DESCRIPCION
Acuerdo 020 CG
b)
c)
La informacin que emita la entidad ser clara y con un grado de detalle ajustado al
nivel de decisin que utilice, que se refiera tanto a situaciones financieras como
operacionales, cumpliendo varios atributos, tales como:.
Contenido apropiado;
Calidad;
Oportunidad;
Actualizacin;
Exactitud; y,
Accesibilidad.
Para el caso de los niveles directivos y de jefatura, los informes guardarn relacin con
el desempeo de la entidad o componente, con los objetivos y con las metas fijadas.
El flujo informativo circular en todos los sentidos, ascendentes, descendentes,
horizontal y transversal.
110 04 TITULO: INDICADORES DE GESTION
Un indicador es la unidad que permite medir el alcance de una meta.
La planificacin estratgica y la planificacin operativa anual de cualquier entidad
pblica, se evaluar mediante la aplicacin de indicadores en trminos cualitativos y
cuantitativos.
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Corporacin Edi-baco Ca. Ltda.
Acuerdo 020 CG
Se entiende por indicadores de gestin a los criterios que se utilizan para evaluar el
comportamiento de las variables. El indicador es la identificacin de la realidad que se
pretende transformar. Los
indicadores pretenden valorar las modificaciones
(variaciones, dinmicas) de las caractersticas de la unidad de anlisis establecida, es
decir, de los objetivos institucionales y programticos.
Si la mxima autoridad o el grupo planificador no encuentran los indicadores que
permitan valorar los avances y logros de la accin institucional, ser necesario
desarrollar sus propios indicadores, aportando a la conformacin de un banco de
indicadores y a su mayor seguridad en los procesos de valoracin y evaluacin de
planes, programas y proyectos sociales.
Cada uno de los objetivos, independientemente del nivel de planificacin a que
pertenezca, sern descompuestos en variables relevantes, y a cada variable se le
formular al menos un indicador a travs del cual se pueda valorar y evaluar la dinmica
de dichas variables, dando origen as a la triloga para el desarrollo de cualquier
indicador social: objetivos, variables e indicadores.
Existe una ruta para desarrollar estos indicadores, la cual se inicia con la focalizacin de
los objetivos tanto institucionales como programticos y de proyectos, convirtindose
stos en las unidades de anlisis, los que a su vez, desglosados, arrojan las variables
relevantes que caracterizan el objetivo, el ltimo paso ser establecer el o los objetivos
que permita identificar y seleccionar variables relevantes.
Para formular el indicador, caracterstica o variable relevante seleccionada,
correspondiente a cada tema, slo basta convertir y expresar el objetivo y sus variables
en patrn o categora de valoracin y evaluacin, hacindose las preguntas.
Como los indicadores son los patrones de valoracin del comportamiento de las
variables relevantes, dentro del sistema de seguimiento y evaluacin se requiere explicar
las diferentes clases de indicadores que dependiendo de la pertenencia a la variable
relevante a que hace alusin, se pueden distinguir dos tipos de indicadores:
Indicadores de Gestin o Eficiencia.- Tambin se les denomina como: de seguimiento,
de control, de monitoreo, de actividades, de tarea, de metas intermedias, de
adelantos, de avances, de progresos, indicadores internos. Pertenecen al sub sistema de seguimiento y sirven para valorar el rendimiento (produccin fsica)
de insumos, recursos y esfuerzos dedicados a obtener objetivos con tiempos y
costos registrados y analizados. Dentro del sistema de seguimiento y evaluacin,
los indicadores de gestin, permiten la valoracin de al menos los siguientes
elementos:
1. La utilizacin de los recursos humanos, fsicos, financieros, ecolgicos y de tiempo.
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Corporacin Edi-baco Ca. Ltda.
Acuerdo 020 CG
El tiempo
Crecimiento acelerado: Una entidad que crece a un ritmo demasiado rpido est
sujeta a muchas tensiones internas y a presiones externas.
Acuerdo 020 CG
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Corporacin Edi-baco Ca. Ltda.
Acuerdo 020 CG
Los componentes de control interno sern incorporados dentro de cada una de las
fases del proceso administrativo, esto es planificacin, organizacin, direccin,
coordinacin y control.
La estructura orgnica funcional incorporar los componentes de control interno
necesarios para asegurar el cumplimiento de la misin y objetivos de la entidad y
para que cada persona asuma y ejecute eficientemente las funciones asignadas. En esta
estructura se cuidar especialmente de definir las lneas de comunicacin entre los
distintos niveles de la organizacin y de separar en unidades organizativas
diferentes las actividades financieras, administrativas y operativas o de gestin.
110 09 TITULO: CONTROL INTERNO PREVIO
Las entidades y organismos del
sector pblico establecern mecanismos y
procedimientos para analizar las operaciones y actividades que hayan proyectado
realizar, antes de su autorizacin, o de que sta surta sus efectos, con el propsito de
determinar la propiedad de dichas operaciones y actividades, su legalidad y veracidad y
finalmente su conformidad con el presupuesto, planes y programas.
El control previo ser ejecutado por el personal responsable del trmite normal de las
operaciones y actividades.
110 10 TITULO: CONTROL INTERNO CONCURRENTE
Los niveles de jefatura y otros cargos que tengan bajo su mando a un grupo de
servidores, establecern y aplicarn mecanismos y procedimientos de supervisin
permanente durante la ejecucin de las operaciones, con el objeto de asegurar:
1. El logro de los resultados previstos;
2. La ejecucin
servidor;
de
los
recursos
humanos,
materiales,
Acuerdo 020 CG
Acuerdo 020 CG
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Corporacin Edi-baco Ca. Ltda.
Acuerdo 020 CG
Comit de Auditora;
Estructura organizativa;
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Corporacin Edi-baco Ca. Ltda.
Acuerdo 020 CG
Necesidades especficas; y,
Evaluacin.
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Medios de comunicacin
Evaluacin
Evaluaciones puntuales;
Comunicacin de deficiencias; y,
Evaluaciones.
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Corporacin Edi-baco Ca. Ltda.
Acuerdo 020 CG
Acuerdo 020 CG
Acuerdo 020 CG
Comunicacin:
La comunicacin es inherente al proceso de informacin, tambin se lleva a cabo en un
sentido ms amplio en relacin con las expectativas y responsabilidades de individuos y
grupos. La comunicacin ser eficaz en todos los niveles de la organizacin (tanto hacia
abajo como hacia arriba y a lo largo de la misma) y con personas ajenas a la misma.
Estrategias y Sistemas Integrados:
Los sistemas de informacin generalmente constituyen una parte integral de las
actividades operativas. No solo permiten recoger la informacin necesaria para tomar
las decisiones en la implantacin de controles, sino que se vienen concibiendo cada vez
ms para llevar a cabo iniciativas estratgicas. El reto institucional ms importante
consiste en la integracin de la planificacin, el diseo y la implantacin de los
sistemas con la estrategia global de las entidades y organismos del sector pblico.
La Calidad y Oportunidad de la Informacin:
La calidad y oportunidad de la informacin generada por el sistema permite a la mxima
autoridad tomar decisiones adecuadas al gestionar y controlar las actividades de la
entidad. Generalmente, los sistemas modernos incorporan una opcin de consulta en
lnea, para que se pueda obtener informacin actualizada en todo momento.
Resulta imprescindible que los informes ofrezcan suficientes datos relevantes para
posibilitar un control eficaz.
Comunicacin e Informacin Interna:
Adems de recibir la informacin necesaria para llevar a cabo sus actividades, todo el
personal, especialmente los empleados con responsabilidades importantes en la gestin
administrativa y de las finanzas, recibirn el mensaje claro desde la alta direccin en el
sentido que ejercern con responsabilidad sus funciones sujetas al control interno. Tanto
la claridad como la eficacia de su comunicacin son importantes.
Adems, cada funcin concreta se especificar con claridad. Cada persona entender
los aspectos relevantes del sistema de control interno, cmo funcionan los mismos y
saber cul es su papel y responsabilidad en el sistema.
Comunicacin e Informacin Externa:
A ms de una buena comunicacin interna, existir una eficaz comunicacin externa. Al
disponer de lneas abiertas de comunicacin, los usuarios podrn aportar con
informacin de gran valor sobre el diseo y la calidad de los servicios de la entidad,
permitiendo que sta responda a los cambios en las exigencias y preferencias de los
usuarios. Por otra parte, toda persona que entre en contacto con la entidad entender
que no se tolerarn actos indebidos, como sobornos y otros pagos ilegtimos.
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Corporacin Edi-baco Ca. Ltda.
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Corporacin Edi-baco Ca. Ltda.
Acuerdo 020 CG
DETERMINACION
DE
RESPONSABILIDADES
Acuerdo 020 CG
Corresponde a cada entidad pblica organizarse internamente de acuerdo con sus fines,
las disposiciones legales y administrativas existentes y los principios generales de
organizacin, todo lo cual constar en el reglamento orgnico de funciones y en el
organigrama estructural correspondiente.
140 02 TITULO: SEPARACION DE FUNCIONES INCOMPATIBLES
La mxima autoridad de cada entidad tendr cuidado al definir las tareas de las unidades
y de sus servidores, de manera que exista independencia y separacin de funciones
incompatibles, tales como: autorizacin, ejecucin, registro, custodia de fondos, valores
y bienes y control de las operaciones de los recursos financieros; esto permitir y
facilitar una revisin y verificacin oportuna evitando el cometimiento de errores o
actos fraudulentos.
Esta separacin de funciones se definir en la estructura orgnica, en los flujogramas y
en la descripcin de cargos en todas las entidades del sector pblico.
Tambin se promover y exigir el uso del perodo vacacional anual de los servidores y
empleados, para ayudar a reducir riesgos, especialmente, en el caso de personas que
manejan fondos o valores.
El funcionario que ejerce un cargo en una entidad pblica y ha sido designado para
desempear otro en la misma institucin en forma temporal o definitiva, dejar de
ocupar automticamente el puesto anterior y se limitar a cumplir las funciones de
la ltima designacin. Por tanto, ninguna persona desempear simultneamente
ms de un cargo dentro de la misma institucin, de esta disposicin se exceptan los
cargos de profesores en todos los niveles y los reemplazos temporales, en los colegios y
otras entidades pblicas que carezcan de personal suficiente.
140 03 TITULO: AUTORIZACION DE OPERACIONES
La autorizacin es la forma de asegurar que slo se efecten operaciones y actos
administrativos vlidos y de acuerdo con lo previsto por la mxima autoridad; estar
documentada y ser comunicada, por escrito, directamente a los funcionarios y
empleados involucrados, incluyendo los trminos y condiciones bajo las cuales se
concede la autorizacin.
En cada entidad pblica, la mxima autoridad, establecer por escrito, procedimientos
de autorizacin que aseguren el control de las operaciones administrativas y financieras.
La conformidad con los trminos y condiciones de una autorizacin implica que las
tareas que desarrollarn los empleados y que han sido asignadas dentro de sus
respectivas competencias, se debern adecuar a las disposiciones emanadas por la
direccin, en concordancia con el marco legal vigente.
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Corporacin Edi-baco Ca. Ltda.
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Corporacin Edi-baco Ca. Ltda.
Acuerdo 020 CG
No suplantar responsabilidades;
Los miembros del Comit de Auditora que sean elegidos poseern los siguientes
atributos:
Conocimiento de la institucin.
Acuerdo 020 CG
Acuerdo 020 CG
Se produzcan los estados financieros requeridos por las regulaciones legales y por
las necesidades gerenciales.
OPERACIONES
Acuerdo 020 CG
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Corporacin Edi-baco Ca. Ltda.
Acuerdo 020 CG
la
el
la
es
sern
Los responsables de efectuar las conciliaciones de las cuentas, dejarn constancia por
escrito de los resultados, y en el caso de determinar diferencias, se notificar por escrito
a fin de tomar las acciones correctivas por parte de la mxima autoridad.
210 07 TITULO: FORMULARIOS Y DOCUMENTOS
Las entidades pblicas emitirn procedimientos que aseguren que las operaciones y
actos administrativos cuenten con la documentacin sustentatoria totalmente legalizada
que los respalde, para su verificacin posterior.
Los formularios y documentos que utilicen las entidades pblicas proporcionarn
informacin completa y permitirn eficiencia, economa y transparencia en las
operaciones.
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Corporacin Edi-baco Ca. Ltda.
Acuerdo 020 CG
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Corporacin Edi-baco Ca. Ltda.
Acuerdo 020 CG
Acuerdo 020 CG
5.
6.
7. La sujecin del hecho econmico que genera el ingreso a las normas que rigen su
proceso.
220 04 TITULO: CONTROL DE LA EVALUACION EN LA EJECUCION DEL
PRESUPUESTO
La evaluacin presupuestaria es una herramienta importante para la gestin de las
entidades del sector pblico, por cuanto determina sus resultados mediante el anlisis y
medicin de los avances fsicos y financieros obtenidos. Comprende la determinacin
del comportamiento de los ingresos y gastos, as como la identificacin del grado de
cumplimiento de las metas programadas, a base del presupuesto aprobado.
El propsito de la evaluacin presupuestaria es proporcionar informacin a los niveles
responsables del financiamiento, autorizacin y ejecucin de los proyectos, programas
y actividades, sobre su rendimiento en comparacin con lo planteado, adems, debe
identificar y precisar las desviaciones en el presupuesto, para su correccin oportuna.
La mxima autoridad dispondr que los responsables de la ejecucin presupuestaria
efecten el seguimiento y evaluacin del cumplimiento y logro de los objetivos, frente
a los niveles de recaudacin ptima de los ingresos y ejecucin efectiva de los gastos.
Los responsables de la ejecucin y evaluacin presupuestaria, comprobarn que el
avance de las obras ejecutadas concuerden con los totales de los gastos efectivos, con
las etapas de avance y las actividades permanezcan en los niveles de gastos y dentro de
los plazos convenidos contractualmente.
Mantendrn procedimientos de control sobre la evaluacin en cada fase del presupuesto,
tales como:
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Corporacin Edi-baco Ca. Ltda.
Acuerdo 020 CG
Acuerdo 020 CG
Acuerdo 020 CG
Existen operaciones mediante las cuales se entregan fondos a rendir cuentas a entidades
o funcionarios pblicos. Este tipo de operaciones se da generalmente en la ejecucin de
programas, cuya cobertura abarca diversas zonas alejadas de la sede principal. Tambin
cuando se efectan proyectos por encargo entre entidades del Estado; y, cuando se
producen entregas en efectivo para gastos de viaje del personal en comisin de
servicios.
El rea de contabilidad debe implementar procedimientos de control y de informacin
sobre la situacin, antigedad y monto de los saldos sujetos a rendicin de cuenta o
devolucin de fondos, a fin de proporcionar a los niveles directivos, elementos de juicio
que permitan corregir desviaciones que incidan sobre una gestin eficiente.
Con el fin de dar mayor agilidad a los procedimientos administrativos de las entidades
sobre este tipo de las operaciones y hechos econmicos, se podr utilizar las cuentas
auxiliares Fondos Rotativos, Fondos a Rendir Cuentas y Fondos Fijos de Caja Chica.
FONDOS ROTATIVOS:
Fondos rotativos son valores fijos asignados para la administracin de un fin especfico
y se mantendrn depositados en una cuenta corriente independiente a nombre de la
entidad o proyecto.
Dichos fondos se utilizarn exclusivamente en los fines para los que fueron asignados;
la cuenta corriente ser cerrada una vez cumplido el propsito para el que fue creada.
Estos fondos deben restringirse al mnimo posible, generalmente sirven para lograr un
mejor control contable en oficinas regionales sobre proyectos de construccin,
carreteras, entre otras, su reposicin se realiza a base de la documentacin remitida por
el responsable del manejo del fondo para su debida contabilizacin.
La emisin del cheque de reposicin o la nota de crdito cuando se trate de
transferencia, constituyen los nicos documentos para el registro contable de los
desembolsos del fondo.
FONDOS A RENDIR CUENTAS:
Son valores en efectivo entregados para gastos de viajes al personal en comisin de
servicios, cuyas actividades las ejecutan en zonas geogrficas alejadas de la sede
principal.
FONDOS FIJOS DE CAJA CHICA:
El uso de fondos en efectivo slo debe implementarse por razones de agilidad y costo.
Cuando la demora en la tramitacin rutinaria de un gasto puede afectar la eficiencia de
la operacin y su monto no amerite la emisin de un cheque, se justifica la autorizacin
de un fondo para pagos en efectivo destinado a estas operaciones.
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Corporacin Edi-baco Ca. Ltda.
Acuerdo 020 CG
Los valores en efectivo, incluyendo los que se encuentran en poder de los recaudadores
de la entidad, estarn sujetos a verificaciones mediante arqueos peridicos y sorpresivos
con la finalidad de determinar su existencia fsica y comprobar su igualdad con los
saldos contables.
Dichos arqueos se realizarn con la frecuencia necesaria para su debido control y
registro.
Todo el efectivo y valores deben contarse a la vez y en presencia del servidor
responsable de su custodia, debiendo obtenerse su firma como prueba que el arqueo se
realiz en su presencia y que el efectivo y valores le fueron devueltos en su totalidad.
Estos arqueos sern efectuados por la unidad de Auditora Interna o por personas
delegadas por el director financiero, que sean independientes de las funciones de
registro, autorizacin y custodia de fondos.
Si durante el arqueo de fondos o valores se detectare irregularidades, se comunicar
inmediatamente este particular a la autoridad competente y a la Unidad de Auditora
Interna, para que adopten las medidas correctivas necesarias.
De esta diligencia y de los resultados obtenidos se dejar constancia escrita y firmada
por las personas que intervinieron en el arqueo.
230 08 TITULO: CUENTAS CORRIENTES BANCARIAS
Las cuentas corrientes bancarias se abrirn bajo la denominacin de la entidad u
organismo pblico, y si es necesario, con indicacin de la oficina regional, provincial,
delegacin o agencia, y su nmero ser lo estrictamente necesario, con la finalidad de
mantener un adecuado control interno.
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Al abrir las cuentas bancarias, se registrarn las firmas de los funcionarios autorizados
para suscribir los cheques.
Todo desembolso se efectuar mediante cheque, a la orden del beneficiario y por el
valor exacto de la obligacin que conste en los documentos comprobatorios.
Las personas autorizadas para girar cheques no tendrn funciones de recaudacin de
recursos financieros, de recepcin de recursos materiales, de registro contable ni de
autorizacin de gastos, con excepcin de las entidades pequeas que no cuenten con
personal para el desempeo de dichas funciones. Los funcionarios responsables de su
manejo sern obligatoriamente caucionados.
230 09 TITULO: CONCILIACIONES BANCARIAS
La conciliacin bancaria se realiza comparando los movimientos del libro bancos de la
entidad, con los registros y saldos de los estados bancarios a una fecha determinada,
para verificar su conformidad y determinar las operaciones pendientes de registro en
uno u otro lado. La conciliacin de los saldos contables y bancarios, permite verificar si
las operaciones efectuadas por la oficina de tesorera han sido oportunas y
adecuadamente registradas en la contabilidad.
Inmediatamente y luego de recibir los estados de cuenta bancaria dentro de los primeros
das hbiles del mes, se efectuarn las conciliaciones bancarias correspondientes por un
funcionario independiente del manejo de los recursos y registro.
Para garantizar la efectividad del procedimiento de conciliacin, ste ser efectuado por
una persona no vinculada con la recepcin de fondos, giro y custodia de cheques,
depsito de fondos y/o registro de operaciones relacionadas. Corresponde a la
administracin designar al funcionario responsable de la revisin de las conciliaciones
bancarias efectuadas, pudiendo ser el contador u otro funcionario independiente.
Cuando las conciliaciones se efecten en sistemas computarizados, la entidad crear los
controles necesarios con el fin de asegurar resultados positivos.
La oportunidad con que se realice la conciliacin, ser la base fundamental para el
control de las disponibilidades bancarias y la toma de decisiones.
230 10 TITULO: CONTROL PREVIO AL PAGO
Los funcionarios designados para ordenar un pago, suscribir comprobantes de egreso o
cheques, entre otros, previamente verificarn que:
Existan fondos disponibles para realizar el pago dentro del plazo convenido.
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Las garantas cumplirn con los requisitos sealados en las disposiciones legales
vigentes.
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FINANCIERAS,
CONTROL
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Se eliminarn de los registros contables, los saldos de las cuentas cuyos activos no se
hayan podido identificar, localizar o se hayan mantenido sin solucin definitiva durante
los cinco aos anteriores, a menos que la ley seale otro plazo.
El Director Financiero o quien haga sus veces, presentar para fines de control a la
mxima autoridad de la entidad, a la Contralora General del Estado y a la Unidad de
Auditora Interna, donde sta exista, informes semestrales en los que consten en forma
detallada los conceptos, valores por cobrar y las gestiones realizadas para hacerlos
efectivo antes de que opere la caducidad o prescripcin de la accin legal.
Los informes sern presentados los meses de junio y diciembre de cada ao, los mismos
que constituyen el principal justificativo para eliminar los saldos no resueltos. En el
asiento de eliminacin correspondiente, se utilizar como contrapartida la respectiva
cuenta de Patrimonio.
No podrn ser eliminados los activos que se encuentren sujetos a un proceso legal activo
o cuyo cobro sea inexcusable.
La documentacin de los asientos de eliminacin, se mantendr por el tiempo
especificado en las disposiciones legales pertinentes.
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Sector Pblico, del Manual General de Administracin y Control de los Activos Fijos
del Sector pblico y dems reglamentacin interna emitida por la entidad.
Si la prdida de un bien, que fue debidamente denunciada, es declarada por el Juez
competente como hurto o robo en sentencia ejecutoriada se levantar el acta de baja
correspondiente y se proceder a la exclusin de los registros contables disminuyendo
del inventario respectivo.
Para baja de bienes que no estn contabilizados como activos, por no reunir las
condiciones para considerarse como tales, bastar que se cuente con la autorizacin del
nivel superior.
Si la baja procediere de una prdida o destruccin injustificada, al servidor responsable
se le aplicar la sancin administrativa que corresponda y, cuando el caso lo amerite,
se le exigir adems la restitucin del bien con otro de igual naturaleza o pagar su valor
a precio de mercado.
250 10 TITULO: VENTA DE BIENES Y SERVICIOS
Las ventas ocasionales de bienes se realizarn de acuerdo con los procedimientos
fijados en las leyes y reglamentos sobre la materia. Los servidores responsables de
organizar la junta de remates y dems procedimientos previos para autorizar las
enajenaciones, de los avalos de ventas y adjudicar los bienes, cumplirn sus funciones
resguardando los intereses institucionales y en concordancia con las disposiciones
reglamentarias.
Las entidades pblicas que vendan regularmente mercaderas, bienes o servicios,
emitirn su propia reglamentacin que asegure la recuperacin al menos de sus
costos actualizados, el cobro de los importes correspondientes a las mercaderas
despachadas o servicios prestados, la documentacin de los movimientos y la
facturacin segn los precios y modalidades de ventas.
250 11 TITULO:
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260 00 SUBAREA:
DEUDA PUBLICA
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Las clases y tipo de deuda (deuda interna, deuda externa, entre otros.);
Un registro de la deuda privada avalada por el Estado, ser til para la informacin
sobre contingencias en este aspecto. El registro del endeudamiento interno proporciona
una visin til sobre bonos y otros ttulos y valores emitidos.
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Los informes sern presentados los meses de junio y diciembre de cada ao, los mismos
que constituyen el principal justificativo para eliminar los saldos no resueltos. En el
asiento de eliminacin correspondiente, se utilizar como contrapartida la respectiva
cuenta de Patrimonio.
No sern eliminados los pasivos que se encuentren sujetos a un proceso legal activo o
cuyo pago sea inexcusable.
La documentacin que sustenten los asientos de eliminacin se mantendr por el tiempo
especificado en las disposiciones legales pertinentes.
300 00 AREA:
NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL
AREA DE RECURSOS HUMANOS
300 01 TITULO: DESCRIPCION Y ANALISIS DE CARGOS
Se denomina cargo o puesto al conjunto de actividades, deberes y responsabilidades
asignadas o delegadas por ley o autoridad competente a una clase especfica de acuerdo
al manual y que requiere de una partida presupuestaria especfica.
La clasificacin ocupacional es el agrupamiento de cargos o puestos en clases por
similitud de deberes y responsabilidades.
La entidad contar con un manual de procedimientos que contenga la descripcin de los
requisitos mnimos de todos y cada uno de los cargos que soportan su estructura
administrativa. Este documento ser actualizado peridicamente, constituyndose en un
instrumento valioso para los procesos de reclutamiento, seleccin y evaluacin de
personal.
300 02 TITULO: SELECCION DE PERSONAL
La seleccin de personal es un proceso tcnico que comprende la convocatoria,
evaluacin y seleccin de los aspirantes ms idneos para ocupar cargos en la entidad.
La seleccin permite identificar al personal por su conocimiento y experiencia,
debiendo asegurarse que cada servidor que ingresa a la entidad rena los requisitos
establecidos en el manual ocupacional, los mismos que sern acreditados
documentadamente por los aspirantes.
Para seleccionar al personal, se efectuar un anlisis del cargo y los requisitos que
posea el interesado, as como tambin se analizar la necesidad de llenar los cargos
vacantes tomando en consideracin que exista la disponibilidad presupuestaria.
Para ocupar un cargo pblico ser condicin obligatoria, que la persona no tenga
antecedentes que pongan en duda su moralidad y honradez y que no se encuentre
sancionada por perjuicios en contra del Estado o por negligencia en el desempeo de
un puesto anterior, segn las disposiciones legales pertinentes.
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No podrn ocupar cargos pblicos quienes no cumplan con los requisitos mnimos
establecidos para cada cargo o funcin existente en el ente.
Para cualquier subrogacin de funciones es necesario que la persona seleccionada rena
los requisitos mnimos exigidos para ocupar el mencionado cargo.
300 03 TITULO: ACTUACION Y HONESTIDAD DE LOS FUNCIONARIOS
Los servidores pblicos, cualquiera que sea el nivel en el que se encuentren en la
organizacin institucional, estn en la obligacin de actuar con orden, moral, disciplina
y profesionalismo, para mantener y ampliar la confianza del pblico. Por lo tanto, el
servicio que se presta, en ningn momento estar subordinado a la utilidad o ventaja
personal.
El servidor ejecutar
sus
funciones observando los cdigos, normas y
procedimientos que su profesin, oficio, actividad o especialidad le demanden, as
como cumpliendo y haciendo cumplir las disposiciones legales que rijan su actuacin
tcnica.
No podr recibir ningn beneficio directo o indirecto de personas sean stas naturales o
jurdicas, y no intervendr en asuntos en los que tenga inters personal y en los que
participen su cnyuge, hijos o parientes hasta el segundo grado de afinidad o cuarto de
consanguinidad.
300 04 TITULO: CAPACITACION Y ENTRENAMIENTO PERMANENTE
La mxima autoridad de cada entidad dispondr que los servidores sean entrenados
y capacitados en forma obligatoria, constante y progresiva, en funcin de las reas
de especializacin y del cargo que desempean.
La capacitacin es un proceso continuo de orientacin - aprendizaje, mediante el cual se
desarrollan las habilidades y destrezas de los servidores, que les permitan un mejor
desempeo en sus labores habituales. Puede ser interna y externa, de acuerdo a un
programa permanente, aprobado y que pueda brindar aportes a la institucin. La
capacitacin es un esfuerzo que realiza la entidad para mejorar el desempeo de los
servidores, por lo tanto, el tipo de capacitacin debe estar en relacin directa con el
puesto que ocupan.
El personal de la institucin recibir la capacitacin necesaria para el buen desempeo
de sus funciones.
En la seleccin del personal a capacitarse se considerarn fundamentalmente:
1. La misin y los objetivos de la entidad.
2. Las necesidades de capacitacin.
3. El conocimiento requerido para el ejercicio de la funcin.
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una
persona
que
no
haya concurrido
Los servidores designados por la entidad para recibir capacitacin externa, estn en la
obligacin de difundir los conocimientos adquiridos al interior de su dependencia, a
efecto de mejorar el rendimiento de todo el grupo.
Para garantizar este proceso la entidad emitir un reglamento que contenga los
aspectos inherentes a la capacitacin y las obligaciones que asumirn los servidores
capacitados.
300 05 TITULO: ROTACION, EVALUACION E INCENTIVOS
La rotacin del personal incluye un conjunto de acciones que estn orientadas a ampliar
sus conocimientos y experiencias, con el objeto de fortalecer la gestin institucional.
La rotacin de personal, es la accin que conlleva al desplazamiento del servidor a
nuevas funciones dentro de la misma rea de trabajo con el propsito de ampliar sus
conocimientos, disminuir errores y evitar la existencia de personal indispensable.
Con el fin de aprovechar al mximo los esfuerzos y capacidades de los recursos
humanos, se efectuarn cambios peridicos de tareas a los servidores que cumplen
funciones similares dentro de las reas financiera y administrativa, esto les permitir
que estn capacitados para cumplir cualquier actividad con eficiencia y efectividad.
La mxima autoridad reconocer obligatoriamente los ttulos y grados acadmicos
alcanzados por el servidor pblico, a nivel superior y de postgrado as como la
publicacin de libros, entre otros.
De presentarse vacantes en las instituciones, stas se llenarn con personal de la misma
entidad previo la realizacin de un concurso interno de merecimientos, de no existir
participantes, la vacante se llenar por profesionales que se sometern al mismo proceso
de seleccin. Los resultados de estos concursos lo podrn conocer los participantes.
La evaluacin del personal es un proceso tcnico que consiste en determinar si el
servidor rinde de acuerdo con las exigencias del cargo que ocupa en la entidad.
La evaluacin de personal es de importancia vital y ser efectuada por el jefe que
directamente supervisa la labor del servidor con la participacin de la Direccin de
Recursos Humanos, quienes deben apreciar objetivamente su desempeo, a efecto de no
distorsionar la informacin que frecuentemente se consigna en los formatos de
evaluacin. Los resultados de la evaluacin de personal se utilizan tambin para otras
acciones de personal, como son: la capacitacin, promocin y ascensos.
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INFORMATICO,
ADQUISICION
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3.
4.
5. El presupuesto financiero;
6. Plan de inversiones; y,
7. El cronograma de las actividades principales a desarrollar para la ejecucin del plan.
Esa metodologa incorporar en todas sus fases, la participacin de los usuarios y de la
Unidad de Auditora Interna, donde sta exista, as como instancias de aprobacin y
aceptacin escritas por parte de los usuarios directamente involucrados y la entrega
obligatoria de la documentacin detallada de cada fase, del sistema en general y de su
operacin o del usuario.
En caso de adquisicin de programas de computacin (paquetes de software) se
prevern tanto en el proceso como en los contratos respectivos, mecanismos que
aseguren el cumplimiento satisfactorio de los requerimientos de la entidad, la obtencin
de la licencia de uso legalizada, la recepcin de los programas, diseos, documentacin
en general y la garanta de mantenimiento ofrecida por el proveedor.
En la adquisicin de equipos de computacin (hardware), los contratos respectivos,
tendrn el detalle suficiente que permita establecer la marca y las caractersticas tcnicas
de los principales componentes al igual que la garanta ofrecida por el proveedor, a fin
de determinar la correspondencia de los equipos adquiridos con los requerimientos
establecidos en el proceso de contratacin, lo que quedar confirmado en las actas de
entrega/recepcin.
Para la incorporacin de nuevos sistemas y para la actualizacin o crecimiento de los
existentes, se utilizar tecnologa probada y actual tanto en los equipos como en los
programas de computacin de soporte (software de base). El proceso de desarrollo de
sistemas seguir una metodologa que comprenda al menos:
1. Un anlisis de factibilidad;
2. Una propuesta de desarrollo;
3. Un diseo conceptual y fsico;
4. Una prueba de aceptacin luego de una etapa de trabajo en paralelo;
5. Un plan de implantacin que considere:
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Capacitacin
Mantenimiento
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Acuerdo 020 CG
Un registro de utilizacin de cada uno de los sistemas por cada uno de los
usuarios;
Tercer nivel: captura, modifica, consulta y adems puede realizar bajas de datos.
Los controles de operacin de los equipos de cmputo estn dados por procedimientos
estandarizados y formales que se efectivizan de la siguiente forma:
En tal razn, los jefes de las unidades administrativas, sern responsables de asegurar
que los sistemas tengan controles, sean stos manuales o automticos de validacin de
los datos que van a ser ingresados al computador, puntualizando en los procedimientos
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en
2.
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Acuerdo 020 CG
DE
LOS
RECURSOS
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Acuerdo 020 CG
Cada entidad pblica mantendr un registro de los equipos y programas que posee,
para que puedan ser considerados en el Parque Informtico del Sector Pblico.
El Parque Informtico del Sector Pblico estar conformado por las sumas de los
equipos, programas e informacin computarizados (software y hardware) que posean las
entidades gubernamentales.
400 12 TITULO: ADMINISTRACION DEL SOFTWARE
Dado que el software, est protegido por la Ley de Derecho de Autor y no puede
utilizarse, reproducirse o distribuirse sin la autorizacin expresa del fabricante; con la
finalidad de administrar, garantizar la legitimidad del software para evitar disputas
legales a futuro, es necesario formular polticas institucionales del software, que cubra
la adquisicin y el uso del software en las entidades del Sector Pblico.
Efectuar en forma simultnea a las etapas de pre o factibilidad y/o diseo, los
estudios o evaluaciones de impacto ambiental.
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500 07 TITULO:
OPORTUNIDAD EN EL PROCESAMIENTO DE
PRESUPUESTOS ADICIONALES
Cuando se determine la necesidad de procesar un presupuesto adicional, deber
registrarse este hecho en el libro de obra, correspondiendo al fiscalizador formular el
expediente tcnico pertinente, incluyendo un informe que sustente el origen de cada uno
de los rubros que conforman el presupuesto adicional, documento que elevar la entidad
para su aprobacin mediante acto administrativo formal.
La autorizacin de los presupuestos adicionales de la obra, compete a la mxima
autoridad de la entidad y sern aprobados por los mismos funcionarios y organismos
que intervinieron en el presupuesto original.
La aplicacin de esta norma ser de responsabilidad del supervisor de la obra, debiendo
la entidad licitante cautelar que en los contratos de supervisin que celebre, se
incluya dicha obligacin.
500 08 TITULO:
CONSTRUCCION
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La mxima autoridad de cada entidad u organismo del sector pblico aprobar a nivel
de la etapa de factibilidad y, de ser el caso, a nivel de diseos definitivos, aquellos
proyectos que se ejecutarn por administracin directa.
La unidad tcnica de la entidad evaluar los proyectos de construccin a fin de detectar
aquellos que por sus caractersticas especficas podran ejecutarse por administracin
directa y ser la encargada de la direccin, organizacin, coordinacin y control de
proyectos en ejecucin. As mismo le corresponder la administracin, distribucin y
control del personal, materiales y equipos de acuerdo al presupuesto aprobado.
Esta unidad tambin se encargar de la recopilacin, custodia y archivo de los
documentos tcnicos de los proyectos ejecutados por administracin directa.
La mxima autoridad designar los funcionarios que se encargarn de la fiscalizacin de
los proyectos ejecutados por administracin directa, profesionales que no deben haber
intervenido en ninguna de las etapas de ejecucin de estos proyectos.
La estimacin presupuestaria de cada proyecto que se vaya a ejecutar por
administracin directa, incluir la totalidad de los costos directos e indirectos, es decir,
los que correspondan a materiales, equipos, mano de obra, costos administrativos, de
direccin y control de ejecucin, con las debidas previsiones para el reajuste o
escalamiento de los precios.
Una vez concluida la obra por administracin directa, la unidad encargada de la
construccin notificar del evento a la mxima autoridad de la entidad, a fin de que este
funcionario disponga la integracin de una Comisin de Recepcin, conformada por
un delegado suyo, uno del Director Financiero y el Residente de la Obra.
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