You are on page 1of 5

Kertas Kerja

Lawatan Audit
Sektor Pengurusan Akademik, JPN Sarawak Tahun 2014
1

Pendahuluan
Lawatan
Audit
merupakan
satu
kaedah
untuk
memantau
perkembangan prestasi JPN/PPD/sekolah di bawah Progran Transformasi
Daerah dan memberi bimbingan secara langsung kepada PPD bagi
menangani isu-isu yang telah dikenal pasti.

2

Matlamat
Untuk membimbing dan memberi sokongan kepada PPD dalam
menentukan intervensi mengikut keuamaan terhadap masalah dan isu –
isu yang yang telah dikenalpasti di peringkat PPD

3

Objektif
(i) membuat semakan data dashboard dan data KPI akademik PPD.
(ii) menyemak keselarian antara Pelan Intervensi Lima Langkah (PILL) PPD
dengan isu yang dikenal pasti daripada dashboard PPD.
(iii) memantau pelaksanaan PILL PPD dan pencapaian KPI.

4

KPI
5.1 100% PPD dikenalpasti dilawati.
5.2 Laporan Lawatan Audit dibentangkan kepada PPD

5

Instrumen
(A) Lawatan Audit Bil 1/2014
Sila rujuk Lampiran
(B) Lawatan Audit Bil 2/2014
Sila rujuk Lampiran

6

Pemilihan PPD
10 PPD yang berada pada kedudukan terbawah dalam pencapaian ARI
1

2 Lawatan ke luar stesen perlu mengambil kira perbelanjaan perjalanan berdasarkan peruntukan kewangan yang sedia ada.4 Instrumen Lawatan Audit disediakan dan dibawa bersama semasa lawatan ke PPD. Sebelum Lawatan 1.Setiap kumpulan pemantau akan diketuai oleh seorang pegawai yang berpengalaman seperti Ketua Sektor .6 Ketua Kumpulan akan ditentukan oleh Jawatankuasa Lawatan Audit dan beliau perlu menyelaras tugas dan tanggungjawab ahli kumpulan.5 Masa berangkat dan urusan penempahan kenderaan pejabat perlu dibincangkan dan diuruskan. Kriteria pemilihan PPD hendaklah ditentukan. Sektor Pengurusan Akademik. jika perlu. . 1.1 PPD yang akan dilawati perlu dikenalpasti terlebih dahulu oleh Jawatankuasa Lawatan Audit. Salinan surat dipanjangkan kepada Pengarah Pendidikan Sarawak. 8 Pentadbiran Pemantauan 1. Permohonan untuk menggunakan kenderaan pejabat hendaklah dibuat dengan mengisi Borang Tempahan Kenderaan bagi mendapat kelulusan Ketua Sektor atau Pegawai Pejabat Pelajaran Daerah. 2 . 1.Lawatan pemantauan juga boleh dilaksanakan semasa ada urusan rasmi di PPD berkenaan.3 Surat Lawatan Audit dihantar PPD sekurangkurangnya seminggu sebelum tarikh lawatan. Pelantikan pemantau dan jadual lawatan audit hendaklah diselaraskan oleh Jawatankuasa Lawatan Audit.Ahli kumpulan akan diatur terdiri daripada pegawai daripada sektor yang berlainan .7 dan AR2 dalam UPSR dan SPM Pembentukan Kumpulan Pemantau . 1. 1. 1.Pemantau dibentuk dalam kumpulan terdiri daripada 5 orang. Lawatan Audit juga boleh dilakukan tanpa memaklumkan pihak PPD atas persetujuan AJK Pemantauan.

3. Sektor Pengurusan Akademik atau Dialog Prestasi Negeri 3 . 3.3 Rumusan laporan perlu diserahkan kepada Ketua Koordinator dua minggu selepas tempoh tamat tempoh pemantauan. 2.2 Jalankan pemerhatian dan segala dapatan hendaklah dicatatkan dalam instrumen atau buku catatan. di samping mendapatkan penerangan tentang latar belakang PPD.2 Lawatan susulan dilakukan. 2.3 Koordinator membentangkan rumusan laporan program dalam mesyuarat Jawatankuasa Laporan Audit.6 Perjumpaan dengan semua Ketua Unit boleh dijalankan untuk memberi penjelasan serta mendapatkan maklum balas tentang program yang dijalankan di PPD. 2. 3. Penjelasan serta pandangan daripada pegawai meja hendaklah diambil kira jika munasabah. Hasil pemerhatian hendaklah diberitahu dengan jelas. Selepas Lawatan 3. Berikan teguran yang membina dan cadangan untuk meningkatkan kualiti kerja. 3. Semasa Lawatan 2. sistem pentadbiran dan program pengajaran dan pembelajaran.1 Ahli kumpulan berjumpa dengan Pegawai Pendidikan Daerah untuk menerangkan tujuan lawatan. jika perlu. 2.2.5 Perbincangan diadakan dengan pegawai meja selepas pemerhatian.7 Hasil pemerhatian dan perbincangan hendaklah dibentangkan kepada Pegawai Pendidikan Daerah sebelum meninggalkan pejabat.1 Ketua kumpulan menyerahkan Insturumen Pemantauan yang lengkap diisi kepada Jawatankuasa Lawatan Audit seminggu selepas lawatan audit untuk membuat rumusan laporan. Salinan instrumen perlu diserahkan kepada pihak PPD bagi tujuan penambahbaikan.

9. Carta Alir Kerja Mesyuarat Jawatankuasa Audit Menyediakan perancangan lawatan Audit Menyediakan jadual lawatan Audit Melantik ahli pemantau Menghantar surat pemberitahuan lawatan. jika perlu Ketua Kumpulan menyelaraskan lawatan pemantauan Menentukan/menempah tempat penginapan dan pengangkutan jika perlu Menerangkan tujuan lawatan kepada Pegawai Pendidikan Daerah 4 .

jika perlu Membentangkan laporan dalam Mesyuarat Jawatankuasa Lawatan Audit / Dialog Prestasi 5 .Berjumpa dengan pegawai meja Berjumpa dengan semua Ketua Unit Melengkapkan Instrumen dan membentangkan hasil pemerhatian dan perbincangan kepada Pegawai Pendidikan Daerah Menyediakan laporan untuk diserahkan kepada pihak berkenaan Membuat tindak susul.