Professional Documents
Culture Documents
I.PENGANTAR
Mengapa komunikasi penting dalam suatu organisasi? Pertanyaan ini kerap
dilontarkan oleh mereka yang concern terhadap kajian fenomena komunkasi
maupun mereka yang tertarik pada gejala-gejala keorganisasian. Dalam
kenyataan masalah komunikasi senantiasa muncul dalam proses
pengorganisasian. Komunikasi mempunyai andil membangun iklim organisasi,
yang berdampak kepada membangun budaya oranisasi, yaitu nilai dan
kepercayaan yang menjadi titik pusat organisasi.
Tujuan komunikasi dalam proses organisasi tidak lain dalamrangka membentuk
saling pengertian (mutual undestanding) . Pendek kata agar terjadi penyetaraan
dalam kerangka referensi, maupun dalam pengalaman. Masalah komunikasi di
dalam organisasi adalah masalah yang sangat penting. Sebab, kegagalan
komunikasi akan menghasilkan gonjang-ganjing di internal organisasi dan
berpotensi merusak reputasi organisasi. Di samping itu, akan terjadi penurunan
moral, etika, produktivitas, dan integritas.
3. Jaringan, organisasi terdiri dari satu seri orng yang tiap-tiapnya menduduki
posisi atau peranan tertentu dalam organisasi. Ciptaan dan pertukaran
pesan dari orang-orang ini sesamanya terjadi melewati suau set jalan kecil
yang dinamakan jaringan komunikasi. Suatu jaringan komunikasi ini
mungkin mencakup hanya dua orang, beberapa orang atau keseluruhan
organisasi.
Hakikat dan luas dari jaringan ini dipengaruhi oleh banyak faktor antara
lain; hubungan peranan, arah dan arus pesan, hakikat seri dari arus
pesan, dan isi dari pesan.
4. Keadaan Saling Tergantung, Konsep kunci komunikasi organisasi keempat
adalah keadaan yang saling tergantung satu bagian dengan bagian
lainnya. Hal ini telah menajadi sifat dari suatu organisai yang merupakan
suatu sistem terbuka. Bila suatu bagian dari organisasi mengalami
gangguan maka akan berpengaruh kepada bagian lainnya dan mungkin
juga kepada seluruh sistem organisasi. Implikasinya, bila pimpinan
membuat suatu keputusan dia harus memperhitungkan implikasi
keputusan itu terhadap organisasinya secara menyeluruh.
5. Hubungan, Konsep kunci yang kelima dari omunikasi organisasi adalah
hubungan. Karena organisasi merupakan suatu sistem terbuka, sistem
kehidupan sosial maka untuk berfungsinya bagian-bagian itu terletak pada
manusia yang ada dalam organisasi. Dengan kata laian jaringan melalui
mana jalannya pesan dalam suatu organisasi dihubungkan oleh manusia.
Oleh karena itu hubungan manusia dalam organisasi yang memfokuskan
kepada tingkah laku komunikasi dari orang yang terlibat suatu hubungan
perlu dipelajari. Sikap, skill, moral dari seseorang, mempengaruhi dan
dipengaruhi oleh hubungan yang bersifat organisasi. Hubungan manusia
dalam organisasi berkisar mulai dari yang sederhana yaitu hubungan
diantara dua orang sampai kepada hubungan yang kompleks. Jadi dalam
organisasi terjadi hubungan yang sifatnya individual, kelompok, dan
hubnganorganisasi.
6. Lingkungan, yang dimaksud lingkungan adalah semua totalitas secara fisik
dan faktor sosial yang diperhitungkan dalam pembuatan keputusan
mengenai individu dalam suatu sistem. Yang termasuk lingkungan internal
adalah personal/anggota, tujuan, produk, dll. Sedangkan lingkungan
eksternal adalah; langganan, saingan, teknologi, dll. Komunikasi organisasi
terutama bekenaan dengann transaksi yang terjadi dalam lingkungan
internal organisasi yang terdiri dari organisasi dan kulturnya, dan antar
organisasi dengan lingkungan ekternalnya. Yang dimaksud dengan kultur
organisasi adalah pola kepercayaan dan harapan dari anggota organisasi
yang menghasilkan norma-norma yang membentuk tingkah laku individu
dan kelompok dalam organisasi. Organisasi sebagai suatu sistem terbuka
harus berinteraksi dengan lingkungan eksternal seperti; teknologi,
ekonomi, undang-undang, dan faktor sosial. Karena faktor lingkungan
berubah-ubah, maka organisasi memerlukan informasi baru. Informasi ini
Komunikasi internal
Pertukaran gagasan di antara para administrator dan karyawan dalam suatu
perusahaan, dalam struktur lengkap yang khas disertai pertukaran gagasan
secara horisontal dan vertikal di dalam perusahaan, sehingga pekerjaan berjalan
[operasi dan manajemen]
Dua dimensi komunikasi internal :
A. KOMUNIKASI VERTIKAL ! Komunikasi dari pimpinan ke staff, dan dari
staf ke pimpinan dengan cara timbal balik [two way traffic communication].
-> Downward Communication ! komunikasi atas ke bawah. Contoh
pimpinan memberikan instruksi, petunjuk, informasi, penjelasan, perintah,
pengumuman, rapat, majalah intern.
Komunikasi terjadi tidak dalam suasana kerja employee relation dan sering
timbul rumours, grapevine, gossip
C. KOMUNIKASI DIAGONAL [CROSS COMMUNICATION]
Komunikasi antara pimpinan seksi/bagian dengan pegawai seksi/bagian lain.
Komunikasi Eksternal
Komunikasi antara pimpinan organisasi [perusahaan] dengan
khalayak audience di luar organisasi.
-> Komunikasi dari organisasi kepada khalayak bersifat informatif.
Contoh : Majalah, Press release/ media release, Artikel surat kabar atau majalah,
Pidato, Brosur, Poster, Konferensi pers, dll
-> Komunikasi dari khalayak kepada organisasi
Komunikasi Kolaboratif dalam Organisasi Bisnis
To meet the challenge in the workplace today requires.
Setiap staf pada bagian manapun seharusnya :
# Relationship Oriented ! Networking ! sinergi
# Service Focused ! berpikir pada pelayanan
# Customer Commited ! mempunyai komitmen pd pelanggan
# Facilitative [media saluran/pendukung]
# Forward Thinking ! berpikir kedepan
# Value Added [nilai tambah ! selalu berusaha mengupdate kemampuan
komunikasi]
# Team Driven [serba tim] and leaders [mampu tampil sebagai pemimpin]
IV.HAMBATAN KOMUNIKASI
1.Hambatan Teknis
Keterbatasan fasilitas dan peralatan komunikasi. Dari sisi teknologi, semakin
berkurang dengan adanya temuan baru dibidang kemajuan teknologi
komunikasi dan informasi, sehingga saluran komunikasi dapat diandalkan
dan efesien sebagai media komunikasi.
Menurut Cruden dan Sherman dalam bukunya Personel Management, 1976,
jenis hambatan teknis dari komunikasi :
Dalam berkomukasi dikenal adanya 2 cara, Formal dan Informal, juga 2 arah dari
Manajemen ke Karyawan atau sebaliknya. Jika 2 cara dan 2 arah komunikasi
tersebut diperpotongkan sehingga terbentuk matriks, maka akan terdapat 4
kuadran cara dan arah komunikasi.
Sifat komunikasi Formal adalah regular, terencana dan proaktif. Sedangkan
dalam komunikasi Informal lebih bersifat tak terduga, tanpa rencana, spontan
dan reaktif.
Sifat komunikasi Informal yang tak terkendali semacam ini, umumnya menjadi
akar penyebab ketidakseimbangan hubungan internal di dalam organisasi yang
pada gilirannya dapat berimbas negatif pada sisi eksternal organisasi dan tentu
saja berdampak pada nilai-nilai lain dalam organisasi yang kelak akan dirasakan
buruk bagi seluruh stakeholders.
Salah satu unsur penting dalam berkomunikasi adalah Karyawan, maka
perhatikanlah:
a. Dengarkan Karyawan, apapun yang mereka sampaikan jadilah pendengar
yang baik.
b. Beri informasi sebenarnya, Karyawan ingin pula mendengarkan kabar yang
benar.
c. Libatkan Karyawan, jangan lupa mengikutsertakan Karyawan dalam persoalan
mereka.
d. Cara komunikasi yang benar, pilih media yang sesuai kebutuhan bersama.
e. Dialog, berkomunikasi 2 arah menciptakan kejernihan suasana.
f. Fokus, berkomunikasilah pada pusat persoalan, sehingga efektif memanfaatkan
media.
Sebenarnya ada banyak contoh kejadian kegagalan komunikasi internal yang
menyebabkan tidak sehatnya pertumbuhan hubungan antar dan intern sebuah
organisasi. Bahkan lebih banyak kejadian kegagalan di dunia nyata sekitar kita
dibandingkan contoh-contoh keberhasilan sistem komunikasi yang dibangun
dalam sebuah organisasi. Di tempat dimana hubungan internal tercipta sehat,
maka sistem komunikasi internal yang berhasil selalu dibangun dengan sengaja.
Namun tidak berhenti disitu saja, sebab aplikasi sebuah sistem komunikasi
dalam dunia nyata menjadi kunci utama keberhasilan membangun sehatnya
hubungan internal antar anggota dan bagian dalam organisasi tersebut.
Jadi, ciptakanlah sistem komunikasi internal dalam organisasi Anda, misalnya
dengan beberapa cara dan arah sebagai berikut:
1. Survey Pendapat Karyawan, media tertulis dan verbal 2 arah yang memiliki
daya jangkauan paling luas dan obyektif, apalagi dilakukan anonim. Pengalaman
penulis setelah melakukannya beberapa kali di beberapa jenis perusahaan,
menghasilkan banyak temuan tak terduga yang dapat membantu menyusun
banyak program HR yang kontributif terhadap pencapaian tujuan bisnis
perusahaan tersebut.
2. Forum Terbuka, media verbal 2 arah yang membuka sumbat-sumbat
komunikasi birokratis mencair dan menjernihkan issue-issue destruktif dalam
Mana yang akan Anda pilih, hati Anda lebih tahu menjawabnya. Siapa yang
berperan memimpin, Anda terutama para Manajer HR. Milikilah hati, dan
limpahkan jawaban Anda melalui kreasi penciptaan media komunikasi di sekitar
Anda.