You are on page 1of 8

การรับข้อมูล และการส่งออกข้อมูล

Macro เรื่องนี้ มี Action(คำาสั่ง) อยู่ 4 ตัว คือ


1. TransferDatabase
2. TransferSpreadsheet
3. TransferSQLDatabase และ
4. TransferText

วิธีการก็เลือกใช้ว่า จะรับหรือส่งออกข้อมูลชนิ ดใดเข้า ก็เลือกประเภทให้ตรงกับ คำาสัง่ 4


แบบ เช่น Action ของ Macro ตัวแรกเป็น TransferDatabase ถ้าจะรับข้อมูลเข้ามาเป็น
Access ก็ต้องใช้คำาสัง่ TransferDatabase นี้ หรือจะส่งข้อมูล Access ออกไปเป็น dBase
ก็ใช้คำาสัง่ นี้ ส่วนการกำาหนด Argument ของ TransferDatabase ก็มี 7 อย่าง
1. Transfer Type ถ้ารับข้อมูลเข้าก็เป็น Import ถ้าส่งออกก็เป็น Export
2. Database Type ก็กำาหนดให้เป็น dBase ตามร่่นทีต
่ ้องการ
3. Database Name ก็กำาหนดเป็น Path
4. Object Type กำาหนดเป็น Table
5. Source กำาหนดชื่อไฟล์ทีน
่ ำาเข้าหรือส่งออก
6. Destination กำาหนดเป็นชื่อไฟล์ทีส
่ ่งออกไปเป็น dBase หรือ ชื่อ Table ถ้าจะนำา
เข้ามาเป็น Table
7. Structure Only กำาหนดการแปลงไฟล์ทำาเป็นโครงสร้าง ใช้ Yes ถ้าเป็น
โครงสร้างและข้อมูล ใช้ No
เป็นต้นครับ
ครับ มี 4 คำาสัง่ ซึง
่ คำาสัง่ อื่น ๆ ก็คล้าย ๆ กันครับ ลองเปิด Help ช่วยอีกจะทำาได้ง่าย
ขึ้นครับ
วิธีการเปิ ด Help มีอย่างนี้ ขณะอยู่ท่ี Macro ตัวที่จะใช้งานก็กด F1 เลยครับ Help ของ Macro
ตัวนั้นก็จะเปิ ดมาให้อ่าน
สวัสดีครับ วันนี้ มาคุยกันว่า Access จะรับข้อมูล และส่งออกข้อมูล ไป
ยังโปรแกรมอื่น ๆ อย่างไร ทั้งนี้ ก็เกิดความอยากคุยต่อจากการตอบคำาถามเมื่อ

วานนี้ (http://www.expert2you.com/view_question2.php?
q_id=10699) ซึ่งบางโอกาสอาจใช้คำาสัง่ แมโครดังต่อไปนี้ (อาจ
มากกว่า dbase ่ อบคำาถามไปครับ)
ทีต

1. TrampferSpreadsheet การกำาหนดค่าให้
กับ Action Argument ต่างๆ มีดังนี้
Transfer Type มีชนิ ดการถ่ายโอน 3 แบบ ดังนี้

- Import ใช้ส่งข้อมูลจาก
กระดาษคำานวณมาสร้างเป็ น Table ของ Microsoft Access

- Export ใช้ส่งข้อมูลจาก
Microsoft Access ไปเป็ นข้อมูล Spreadsheet

- Link ใช้เชื่อมโยงข้อมูล
Spreadsheet ไปยังไฟล์ของ Microsoft Access

Spreadsheet Type ใช้กำาหนดประเภทของ


โปรแกรมกระดาษคำานวณ ได้แก่ Microsoft Excel และ Lotus

Table Name ใช้กำาหนดชื่อของ Table


หรือ Query ในฐานข้อมูลที่กำาลังใช้งานอยู่
File Name ใช้กำาหนดชื่อของไฟล์
กระดาษคำานวณ

Has Field Name มีค่าเป็ น Yes หรือ No ค่า


Yes คือ ให้นำาข้อมูลจากไฟล์ข้อมูลแรกมาเป็ นชื่อของฟิ ลด์ และ
ค่า No คือ ไม่ให้นำาข้อมูลแรกมาเป้ นชื่อของฟิ ลด์

Range ใช้ระบุขอบเขตของ
ข้อมูลใน กระดาษคำานวณ ที่ต้องการนำามาแปลงเป็ น Table ของ
Microsoft Access ถ้าไม่ระบุจะหมายถึงทั้งไฟล์

1.1 การส่งข้อมูลจาก Microsoft Access ไปเป็ นข้อมูลของ


Microsoft Excel

(1) สร้าง Macro ใหม่ แล้วกำาหนดข้อมูลดังรูป

รูปที่ 1
(2) ตามรูปบันทึก Macro ด้วยชื่อ mcr_transferExcle
แล้วทำาการ Run จะได้ไฟล์ Excel ชื่อ customers.xls
ที่ D:\Transfer

1.2 การรับข้อมูลจาก Microsoft Excel ใหม่ แล้วกำาหนด


ข้อมูลดังรูป

(1) สร้าง Macro ใหม่ แล้วกำาหนดข้อมูลดังรูป

รูปที่ 2

(2) บันทึก Macro ชื่อ mcr_transferExcel2Access แล้ว


ทำาการ Run โปรแกรมก็จะรับข้อมูลจากไฟล์
D:\Tranfer\customers.xls มาสร้างเป็ นตารางข้อมูลชื่อ
tbl_customers ตามที่กำาหนดในรูปที่ 2 และจะเห็น
Icon ของ Table “tbl_customers” มีในหน้าต่างฐาน
ข้อมูล
1.3 การแปลง Query ไปเป็ นข้อมูลของ Microsoft
Access ด้วย Macro

(1) สร้าง Query ขึ้นใหม่จากคำาสัง่ ดังนี้

SELECT *

FROM Employees

WHERE (((Employees.EmployeeID)=[Enter
EmployeeID]));

หมายเหตุ คำาสัง่ นี้ มีเงื่อนไขว่า จะเลือก Query


ที่มี EmployeeID เท่าไร เนื่ องจากเวลาต้องการ
ส่งข้อมูลออกไปสามารถเลือกได้ว่า ต้องการ
Record ที่มี EmployeeID เป็ นเท่าไร

(2) บันทึกโดยกำาหนดให้มีช่ ือเป็ น “qry_EmployeeID”

(3) สร้าง Macro ใหม่ แล้วกำาหนดข้อมูลดังรูป


รูปที่ 3

(4) บันทึก Macro ด้วยชื่อ


mcr_qry_EmployeeID2Excel แล้วสัง่ Run จะมี
กรอบโต้ตอบ ดังรูป ขึ้นมาให้กรอก EmployeeID

รูปที่ 4

(5) เมื่อกรอก EmployeeID เป็ นเท่าไรลงไป โปรแกรม


Access จะจัดการส่งข้อมูลออกไปเฉพาะ
EmployeeIE ที่เลือก ซึ่งคุณก็จะได้ไฟล์ช่ ือ
qry_EmployeeID.xls ตามที่กำาหนดใน Macro
1.4 การเชื่อมโยงไฟล์ Microsoft Access กับไฟล์
Microsoft Excel

(1) สร้าง Macro ใหม่ แล้วกำาหนดข้อมูลดังรูป

รูปที่ 5

(2) บันทึก Macro แล้วทำาการ Run จะเห็น Icon


“tbl_link_tblforXls” ดังรูป ซึ่งหากต้องการแก้ไข
ข้อมูลก็ทำาได้ท่ี Link ตัวนี้ ครับ
รูปที่ 5

2. TransferDataBase