You are on page 1of 6

5. Hatrozza meg a hivatalos levelek formai kvetelmnyeit!

Sorolja fel a klnbz


kereskedelmi levltpusokat s jellemezze ket! Mutassa be az egyes levelek tartalmi
kvetelmnyeit! Milyen szablyai vannak az rsbeli kommunikcinak az zleti
partnerrel?

Levl: rsos kzls, amely ltalban fldrajzi tvolsgot hidal t, s valamilyen informcit
tartalmaz
Levlfajtk csoportosthatak:

mozgsirnyuk szerint: rkez, kimen s bels levelek


jellegk szerint: zleti, hivatalos szervekkel kapcsolatos levelek, magnlevl
tartalmuk szerint

Kereskedelmi levltpusok-zleti levl


A sikeres zleti lethez hozztartozik a j zleti levelezs, mgpedig a jl fogalmazott,
megfelelen kivitelezett levl. Egy-egy levl nvelheti a kldje presztzst, vagy negatv
kpet alakthat ki feladjrl.
A gazdasgi tevkenysgekhez kapcsold
kvetkezmnnyel is jrnak. Mgpedig:

iratok,

tbbnyire

valamilyen

jogi

jogi kapcsolatot teremtenek


mdostjk a meglv jogviszonyt vagy
megszntetik azt

Az zleti levl (mint minden ms levl) ptolja a szemlyes rintkezst, msrszt bizonyt
irat, amelyre hivatkozni lehet. Ezrt nem mindegy, hogy mit runk le a levelnkben, mennyire
pontos az, amit lertunk. rsainkban mindenekeltt arra kell trekedni, hogy
mondanivalnkat egyrtelmen, vilgosan, szabatosan fogalmazzuk meg.
Az zleti levl lehet:

rdekld levl
tjkoztat levl
ajnlatkr levl
ajnlat
direct-mail
megrendels
megrendels visszaigazolsa
szlltsi rtests (aviz)
1

akadlykzl levl
kifogsol levl
rengedmnyt kzl levl

1. rdekld levl: rdekld levelet akkor r a vllalat, ha tjkozdni akar egy termk
beszerzsi lehetsgeirl. ltalban rjegyzket, katalgust kr benne az rdekld, majd
kivlasztja a legkedvezbbet. rdekld levelet a leend vev r.
rdekld levl vzlata:
Kzljk, hogy honnan kaptuk meg a cmzett adatait
Elmondjuk, hogy a vllalkozsunk mivel foglalkozik
Megjelljk, hogy milyen termk, szolgltats irnt rdekldnk.
Krjnk rjegyzket, katalgust
Befejezsknt remnynket fejezzk ki a jvbeni zleti kapcsolat kialakulsra

2. Tjkoztat levl: az elad r termkeirl, szolgltatsairl, s azoknak az gyfeleknek


kldi el, akik szmtsba jhetnek. Clja, hogy rdekldsnket felkeltse, tjkoztasson
minket
Tjkoztat levl vzlata:
Bevezetsknt lerjuk, hogy j cgknt vagy termksklnk, szolgltatsunk
bvtsvel jelentkeznk.
Ismertetjk az j termket, szolgltatst (felhasznlsi lehetsgt, korszer
technolgijt, rt, a csomagolsi egysgeket).
Kzljk a szavatossg, a jtlls idejt, a szlltsi hatridt (esetleg a kedvez
kiegyenltsi mdot).
Kitrhetnk a fuvarozsra, a fuvarozsi kltsgre. Nagyobb mennyisg
megrendels esetn az rengedmnyre.
Befejezsknt lerjuk, hogy rlnnk a megrendelsknek.

3. Ajnlatkr levl: ajnlatot konkrt mennyisgi s minsgi igny alapjn krnk.


Ebben megjelljk pontosan a mennyisget s a minsgi ignynket, szlltsi hatridt,
illetve tjkoztatst krnk fizetsi felttelekrl. Clja, hogy az ajnlatbl a
legkedvezbbet vlasszuk ki.
Az ajnlatkr levl ltalban a kvetkezket tartalmazza:
Hivatkozs elzmnyre, illetve arra, hogy milyen forrsbl szereztnk tudomst a
cmzettrl
Pontosan megjelljk, hogy milyen termkre, milyen felhasznlsi cllal van
szksgnk.
2

Megrjuk a szksges mennyisget, esetleg azt, hogy milyen rszletekben krjk a


termket.
Tehetnk javaslatot a kiegyenlts mdjra.
Kzlhetjk a minsgi tvtel helyt.
Vlaszt krnk a garanciavllals idejre.

4. Megrendel levl: ha a vsrolni szndkoz vllalat az ajnlatok kztt tall olyat,


amelyik megfelel az ignyeinek, akkor megrendeli a termket, a szolgltatst. A
megrendels keletkezhet esetleg szbeli megllapods alapjn, de minden esetben rsban
kell rgzteni.
A megrendel levl a kvetkezket tartalmazza:
Hivatkozzunk az elzmnyre (ajnlatra, hirdetsre, szemlyes megbeszlsre).
Megnevezzk a termket (tpust, mrett, mrkjt).
Megrjuk a szksges mennyisget.
Kzljk az tvtel helyt, mdjt.
Meghatrozzuk a szllts idejt, eszkzt.
Kzljk az ellenrtk kiegyenltsnek mdjt, hatridejt.
Kitrnk az r pontos rszletezsre.
Krjk a megrendelsnk visszaigazolst.

5. Megrendels visszaigazolsa: a megrendels elfogadst kzlni kell a megrendelvel.


Az elad kzli a megrendelvel, hogy vllalja a megrendels teljestst.

Kt mdja lehetsges:

a szllt a megrendels msodpldnyt alrva elkldi a megrendelnek


rendelsigazolst r a szllt, melyben megismtli a megrendels adatait

Hivatalos szervekkel kapcsolatos levelek:


llampolgrok kezdemnyezik:

krvnyek
fellebbezsek
panaszok

hivatalos szerv kldi ki, cmzett kezdemnyezse nlkl:

felszlts
hatrozat
idzs

Hivatalos levelek formai kvetelmnyei:

A/4 mret famentes levlpapr


cges fejlc,
log, emblma,
cg pontos nv s cm,
levelezsi cm, postafik,
netes elrhetsg, telefon s fax

Kvetelmnyek:

legyen vilgos, egyrtelm a fogalmazs,


knnyen ttekinthet,
kerlje a levl rja a bonyolult, tbbszrsen sszetett krmondatokat,
termszetesen derljn ki belle,
mi a clja,
mit vr el,
mit ajnl a levl rja,
jelezheti, hogy vlaszt is vr arra

Levl rszei s kivitelezse:


Legmegfelelbb az Arial vagy Times New Roman 12-es bettpussal.

fels s als lapszl 20-25 mm


bal marg 20-25 mm
jobboldali marg 15-25 mm
sortvolsg szimpla vagy 1,5

Fejrsz:

a felad s a cmzett adatai


postai utastsok
keltets (teljesen kirva, a nap utn mindig pontot kell tenni
irattri adatok

Frsz:
4

a levl trgymegjellse
megszlts
levl szvege

Zr rsz:

ltalban dvzls
alrs (ok)
mellklet

zleti partnerrel val rsbeli kommunikci szablyai:

formaisgtl kezdve a megszlts


levl tartalmnak megfelel kommunikci
a fenti levltpusok tartalmi s formai kvetelmnynek ismerete
levelezsi formulk
tpusmondatok hasznlata

Elektronikus alrs
Az elektronikus dokumentum fogalma meglehetsen tg:

Elektronikus dokumentumnak szmt brmilyen elektronikus formban ltez adat,


amit alrssal lttak el.
Az elektronikus irat az elektronikus dokumentum azon fajtja, amelyek szveget
tartalmaznak.
Elektronikus okirat, amely nyilatkozatttelt, illetleg nyilatkozat elfogadst
tartalmazza, azaz szerzdsnek vagy jogi nyilatkozatnak tekinthet.

Az elektronikus alrs fogalma rendkvl tg, gyakorlatilag az alr fl nevnek vagy


azonostjnak feltntetst jelenti valamilyen elektronikus adathoz kapcsolva.
Hrom rszre bonthatjuk az elektronikus alrsokat:

Egyszer elektronikus alrs: az e-dokumentumhoz az alr azonostsa cljbl


csatolt vagy azzal logikailag sszekapcsolt e-alrs.
Fokozott biztonsg e-alrs: olyan e-alrs, amely alkalmas az alr
azonostsra, hozz kthet. Technikailag gy kapcsoldik a dokumentumhoz, hogy
minden - az alrs elhelyezst kveten az iraton tett - mdosts rzkelhet.
Minstett e-alrs: biztonsgos alrs-kszt eszkzzel hoztk ltre, hitelestsre
minstett tanstvnyt adtak ki.
5

A digitlis alrs a kvetkez ismrvekkel rendelkezik: digitlis adatok hitelestsre


szolgl kdsorozat, amely matematikai algoritmussal ksztett s a titkos zenetek vghez
csatolt. Lehetv teszi, hogy minden, digitlisan alrt zenet olvasja ellenrizni tudja az
zenetet kld szemlyazonossgt s az zenet srtetlensgt. A kld privt kulcsval
kszl, s annak publikus kulcsval lehet ellenrizni eredetisgt.
Nemcsak az alrs, hanem az gyintzs teljes folyamata megvalsulhat elektronikus ton.
Az gyflkapu az az eszkz, amely biztostja, hogy egyedileg azonostott mdon
biztonsgosan lphessnk kapcsolatba a kzponti rendszer tjn az e-gyintzst, illetve
e-szolgltatst nyjt szervekkel.