效率達人 - 超效能工作管理 60 招

書摘

商週出版
作者：中島孝志 / 著
譯者：朱麗真
 內容大綱
 效率達人總是……
◆很快抓到工作要領。
◆立刻化思考為行動。
◆隨時思考改善工作的方法。
 工作速度的快慢無關智商，也不是幹勁，最重要是
掌握工作訣竅！
 提升效率就是這麼簡單：
◆ 從最重要的工作做起。
◆ 擅用歸檔技巧及工具。
◆ 提早 15 分鐘開始工作。
◆ 事先做好「心」及「工作」的準備。
◆ 掌握自己工作效率最好的時間。
 建立正確的工作態度、遵循簡明的工作守則，您也
能成為「工作達人」！

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 閱讀心得
本週與大家分享的好書為：
「效率達人 - 超效能工作管理 60 招」
在現今忙碌的職場中，不知你是否跟我
一樣，加班成為了常態？如何利用有限的工作時間
，將手頭上的工作完成，又要確保工作品質，相信
已經成為你我不斷在內心中詢問自己的一個問題。
本書作者提出了一些能有效的增進工作
效率的看法，希望在閱讀完本份書摘後能對於大家
工作效率之提升能有幫助。

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 第一章
有效率的人涉獵的範圍更廣

記住這點：
工作速度會越來越快！

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• 有效率，讓你心想事成
– 試問：「有效率的人」與「動作遲緩的人」最大
的差別在哪裡呢？
– 答案是：這兩種人的「運勢」將完全不同。
• 總之，一定要搶先
– 「速度」對於成就一項「工作」而言很重要。
– 大家只會記得「第一」，不會記得「第二」。
• 工作越快完成，好工作將源源而來
– 每個人要具備「一定要搶先對手」的競爭意識，
工作速度就會越快。
– 每一項工作都有期限，不管做得多好，若無法在
期限內完成，就毫無價值。
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• 快速進行，順勢而為，運氣也會跟著變好
– 「有氣勢的回話等於工作速度」。
– 運氣來自氣勢，有了氣勢再加上速度，作什麼都能
順利，運勢自然就會變好。
• 不要說「過一陣子」、「總有一天」
– 放著「待處理」的工作不管，只會不斷累積工作量
，終至無法收拾。
• 保持最佳狀況，不再掛念上一件工作
– 為了能做出正確的判斷、指示以及建議，絕對不可
把上一件工作所產生的情緒帶入下一件工作當中。

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• 從「結果」反向推演，而非從「頭」規劃
– 工作效率高的人，具有「敏銳的直覺」，
能夠快速地察覺端倪，看到結束為止的
整個
「過程」，進而掌握全局。
• 故意安排非整點的時間
– 非整點的時間反而能帶動大家守時的意識。
• 事先做好「心理的準備」與「工作的準
備」
– 「待命」就是做好「心理的準備」與「工作的準
備」。 7/26
• 多向思考，平行處理工作
– 工作分為兩種：
專業（ work ） V.S 例行公事（ job ）；
專業是要處理有目標性的工作，必須集中精神
處理；例行公事不需要太費神。
– 但是千萬切記：「與長官或同儕洽商、決定談話時間
時，絕對不能分心！」
• 每天提早十五分鐘開始工作
– 「早上加班」比「晚上加班」好。
• 不管結果如何，都要立即獲得答案
– 重複提出「可不可以現在就告訴我你們的想法？」可
以增加成功的機會，並且可以訓練
「敏銳度」。
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• 將工作重心專注在擅長的部分
– 在你的長處上累積成功 --- 彼得．杜拉克
– 用自己的強項孤注一擲 --- 傑克．威爾許
• 自己不擅長的工作請別人代勞
– 找到和自己「互補」的人，不但節省時間，也
能提升成效。
• 瞭解工作的輕重緩急，從最重要的工作
做起
– 「重要度大」的工作要最優先處理。
– 嚴守自己決定的優先順序，從重要性高、貢獻
度大的工作先著手，快速完成。

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 第二章
運用智慧提升工作效率

用「快速腦力」
提高效率

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• 「頭腦」比「桌子」更需要整理
– 有效率的人，不只工作速度快，就是
花在前置作業的時間也極短。
• 能判斷「輕重緩急」，並做好
「事前準備」工作。
• 列出一份在「零碎時間」可以完成的工作清
單－作「時間管理」。
• 將同質性的工作安排在一起處理
– 有效率的人懂得分批處理工作。
– 工作大概可以分為「思考」、「閱讀」、「書寫」
、「交涉」、「會議」這幾類，我們可以將同類的
工作合併處理。
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• 成效高的工作要最優先處理
• 將工作分成「緊急」、「重要」、「重要
且緊急」三種
– 處理順序為「重要且緊急」、 「重要」、 「緊
急」
• 將資料統一做成 A4 大小、或做書卡
• 利用三色檔案夾做好歸檔工作
• 確實做好縱向 / 橫向 / 斜向的溝通
– 有效率的人絕對也是勤做組織內部溝通的人。
– 不斷的溝通可以讓對方做好「心情的準備」與
「狀態的準備」。

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• 計畫文件只看必要的部分
– 簡潔、清楚、明白易懂，乃計畫文件的重點。
– 有效率的人當然「珍惜時間」，不但自己的時間
重要，別人的時間也很重要。
– 書面報告建議：一行結論、三行說明理由、必要
時「附上參考資料及必要的資料」。
• 「柏拉圖法則」－
集中火力在前面的百分之二十
– 即「八十 / 二十法則」。
• 運用 ABC 理論將問題分成三類
– 依比率區隔問題，藉以集中火力，將人員、經費
集中在有影響力的計畫問題上。
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 第三章
將一個小時變成三個小時

工作速度越來越快的
「時間魔法」

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• 故意將時間安排得較寬鬆
– 善用時間的技巧在於多爭取時間，讓「工作完成
時間表」能多點空間，創造出利己的彈性與平衡
。
• 事先預備「創意靈感」
– 隨時作筆記，將創意靈感記錄下來。
• 思考周延、組織利益優先
– 業務推展是一項需要別人「關照」的工作，在人
際的互動上，唯有出奇制勝才能掌握機先，取得
主導權。
• 多打電話請益，徹底活用別人智慧
• 不找藉口，先做在說
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• 一定要有嚴格的「時間限制」
– 根據統計，每個上班族一年平均花一五 0 個小
時在「找東西」，以一天工作七小時來計算，
大概二一．五天。
– 給自己「設限」，用心檢視每天習慣做的每件
工作，思考如何縮短時間。
• 有時不須對客戶言聽計從，要堅定地說
「 NO ！」
– 有建設性的「 NO 」，客戶是願意聽的。
– 不直接告訴客戶「做不到」而是建議「這麼做
的話應該可行」，至於要不要接受就是客戶的
事了。
• 貫徹「提早五分鐘行動」的精神
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• 要勤於向組織成員與上司報告工作進度
– 目的有三：強調事情仍然在進行中、不讓對方忘記、
不讓對方擔心：「那件事進行得如何了？」
– 請注意！「沒有任何變化」這個訊息也是很重要的報
告。
• 模仿「效率達人」
– 想要儘快地掌握工作技巧，其訣竅就是直接模仿「好
範例」。
– 做法：仔細觀察、邊看邊學，並與他做同樣的事、完
全學會之後，再試著加上自己的風格。

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 第四章
充分利用圖表與記事本

讓工作速度
奇蹟般變快的「規劃技術」

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• 看出條理，掌握整體
– 有效率的人不會只專注在自己的工作上
，也會同時留意周圍的狀況，並且注意
與自己工作有關的所有動態。
• 活用記事本，作為達成目標的工具
– 內容包括：設定目標、往前推算、列舉
應做的工作。
• 利用四色筆區分工作的性質
– 用顏色區分區分工作屬性。
• 善用便利貼，事情完成就撕去
• 做出同組成員一目了然的行程表
– 讓彼此清楚要如何配合，將有限資源的
績效發揮到最大。
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• 只留下最低限度的名片
– 將名片依照重要性放到以下幾個地方：
旋轉式名片整理機、檔案夾、名片盒。
• 以流程圖處理複雜的工作
– 將工作流程「圖像化」 － SOP 。
• 為隔天做好準備再回家
– 切記！一項工作的成敗，有八成取決
於準備是否得當！
• 靈活運用手腕取得約會
– 可以嘗試以下幾種方法：抬高身價法
（ name drop ），大方的提出對手公司
也引進了相關產品，以吸引對方的注意
、找機會直接見面。
• 透過「介紹」深入核心
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 第五章
效率達人會使用減法思考

一掃低效率的
「奇蹟專注力」

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• 一拍即響、快速反應
– 有效率的人，很多都是「急性子」的人。
• 不想重做，就要當場確認
• 提案時，三個重點就好
– 有效率的文案，提案人會以自己「最中意的 A
案」為主，再想出兩個略差的；也不會請成員
來做選擇，而是自己先做好決定；更不會用不
相上下的點子來自找麻煩。
• 練習在三十秒內說明重點
• 為工作品質「加分」
– 意思是說「讓品質更上層樓」
– 專業人士隨時在思考「怎樣做才能做得更
好？」
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• 知道何時可以忙裡偷閒
– 無法確實瞭解「工作的緩急及優先順
序」，絕對無法忙裡偷閒。
• 準備三套備案
– 我們可以根據以下三種結果，事先想好
面臨失敗、錯誤時的解決對策：希望變
成這樣、大概會變成這樣、或許會變成
這樣；總而言之，每件事都要去想像樂
觀、現實、悲觀的三種結果。
• 一點突破、全面展開
– 有效率的人往往有驚人的「專注力」，
能在必要時發揮力量。

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• 了解、掌握自己工作效率最好的「核心時間」
– 善用核心時間，一天的價值將不只是二十四小
時而已。
• 要敢在工作途中停手
– 途中強制停止，可使殘像停留在腦中，所以記
憶會很快甦醒，也可以提高專注力。
• 利用「莫札特」的音樂來提高效率
– 莫札特的音樂能夠誘導腦波從 β 波轉變為 α 波
，進而提昇工作效率。
• 切割工作，善用「記憶效應」
– 專注力可能因為一連串的緊張而無法持續，此
時經過「休息」將可提升工作效率。

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 第六章
最後關頭就靠它

快速完成工作的終極技術－
「認真的做！死命地做！」

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Thanks For Your Reading~

多一點分享，少一點爭執
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讓台灣成為學習型社會！