Excel avanc

Frdric Gava (MCF)

gava@univ-paris12.fr
LACL, btiment P2 du CMC, bureau 221
Universit de Paris XII Val-de-Marne
61 avenue du Gnral de Gaulle
94010 Crteil cedex

Rappels
et complments
sur Excel

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Quest-ce quune formule ?

Nom de la cellule

Formule de la cellule

Rsultat / valuation de la formule

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Syntaxe dune formule (1)

Oprateur daffectation

s
a !
p
!
e
N lier
b
u
o

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Syntaxe dune formule (2)

Oprandes (donnes traiter)
Rfrences aux cellules

Plages cellules
Constantes

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Syntaxe dune formule (3)

Oprateurs (instructions)
Oprateurs de calcul

Fonctions

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Nommage dune cellule

La cellule A3 est maintenant la cellule note_globale

Nouveau nom

Attention : Pas despace !

(Vous pouvez remplacer les espaces par _)
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Relative versus absolue (1)

Problme ?

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Relative versus absolue (2)

Formule en rfrence relative

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Relative versus absolue (3)

On tend la cellule sur les autres cellules.

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Relative versus absolue (4)

Erreur !

La rfrence concernant la taxe est aussi

descendue de deux cellules.
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Relative versus absolue (5)

e
Un
n
tio
lu
so

tape 1 :

On renomme la cellule pour

la rendre absolue
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Relative versus absolue (6)

= B2 + B2 * Taxe

tape 2 :
tape 3 :

On tape la formule correspondante

au calcul.
On tend la cellule sur les autres cellules.

Note : On aurait put utiliser la rfrence absolue $C$6

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Oprateurs classiques (1)

arithmtiques :
+ Addition
3+4
ou A3 + B5
- Soustraction
21
ou A4 B7
* Multiplication
3*4
ou A5 * B8
/ Division
10 / 5
ou A1 / B7
^ Puissance
2 ^ 3 (2*2*2) ou A1 ^ B7
de comparaison :
< et >
Infrieur et Suprieur
<= et >=
Infrieur ou gal et Suprieur ou gal
= et <>
gal et Diffrent (non gal)
Exemple: A3 >= 100

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Oprateurs (2)
de texte :
& Concatnation

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Les erreurs de calcul

##### : Entrer une date sous forme de XX mois
XXXX et rduire la largeur de la colonne !
#DIV/0 : Diviser une valeur par la valeur dune
cellule vide (ou par 0) !
#NOM : Faire Somme(<rfrence dune cellule> : xxxx) !
#NOMBRE : Faire 1000 1000 ! (dpassement de capacit)
#VALEUR : Essayer de calculer la valeur absolue dun argument
de type texte !

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Formules avances

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Fonctions de Recherche (1)

Renvoie une valeur provenant d'une plage
Recherche dune ligne :
Recherche dune colonne :

RECHERCHEV
RECHERCHEH

Syntaxe :
RECHERCHEV(valeur;plage;num_colonne)
valeur : Valeur chercher (Rfrence ou constante)
plage : la plage o seffectue la recherche
Num_colonne : le numro de la colonne dont la valeur
doit tre renvoye
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Fonctions de Recherche (2)

Renvoie dune valeur provenant d'une plage
Dans la plage A1:B6 :
-Colonne 1 : nom
-Colonne 2 : note
Recherche la ligne de Benoit dans cette plage et donne la note.

= RECHERCHEV ( Benoit ; A1:B6 ; 2 ; FAUX)

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Fonctions de Recherche (3)

Si le tableau est tri
=RECHERCHEV( B1 ; D3:F6 ; 3 ; VRAI)

Colonne1

Colonne3
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Autres recherches
Index(tableau;no_lig;no_col)
La fonction Index renvoie la donne situe l'intersection de la ligne et de la
colonne du tableau (plage) de recherche.
Exemple Index(A1:D8;3;2) retourne la valeur de la cellule de troisime ligne et
deuxime colonne cest--dire B3

EQUIV(valeur_cherche;tableau_recherche;type) Renvoie la
position relative de la valeur_cherche dans le tableau o on effectue
la recherche. Type est le nombre -1, 0 ou 1 qui indique comment
Excel doit procder pour comparer l'argument valeur_cherche aux
valeurs de l'argument tableau_recherche :
Si la valeur de l'argument type est 1, la fonction EQUIV trouve la valeur la plus
leve qui est infrieure ou gale celle de l'argument valeur_cherche.
Si la valeur de l'argument type est 0, la fonction EQUIV trouve la premire
valeur exactement quivalente celle de l'argument valeur_cherche.
Si la valeur de l'argument type est -1, la fonction EQUIV trouve la plus petite
valeur qui est suprieure ou gale celle de l'argument valeur_cherche.
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Fonctions Conditionnelles
Fonction SI
SI(test ; valeur_si_vrai ; valeur_si_faux)

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Les filtres automatiques

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Excel en tant que mini-SGBD

Nous allons voir ici, comment utiliser Excel en tant que
mini-SGBD : utiliser les feuilles en tant que table (relation)
Nous allons donc pouvoir fusionner des donnes, les
slectionner, etc. (nous avions dj vue comment trier des
donnes).
Vous remarquerez immdiatement les limites ; avec Access
(le SGBD dOffice), ces limites seront dpasss (notamment
par les requtes SQL). Nous verrons cela bientt mais avec
un peut de temps car cela nest pas si vident que cela (faut
bien terminer par le plus dure)
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Filtres automatiques (1)

Dans une feuille (ou une plage de donnes) en tant
que table, on peut slectionner (et ne pas faire
apparatre les autres) certaines donnes.
Exemple dune table en Excel:
Noms des colonnes

Cela
correspond

Enseignant(Nom,Prnom,Statue)

la

table
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Filtres automatiques (2)

Pour chaque colonne, on peut slectionner quelles sont les
lignes qui nous intresse
Comme, on peut moduler ces choix, on parle alors de
tableau dynamique (en SQL, nous verrons que cela
correspondra la clause WHERE)
Exemple, slectionner que les MCF :
On clique dans le menu Donnes


Filtre


Filtre Automatique
On obtient :

Puis, on clique sur la colonne Statue, et on choisit MCF. On

obtient alors
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Filtres automatiques (3)

Dmo Flash trouve sur http://top-assistante.com
Reproduction copyright
Double-clic sur licne pour avoir la dmo

Filtre1.swf
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Filtres automatiques (4)

On peut aussi choisir des filtres plus labors
Pour cela, on clique sur une des colonnes puis on
choix personnalis :

Il existe plusieurs variantes comme commence

par , se termine par etc
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Sous-totaux (1)
Comme on peut slectionner des lignes du tableux
(filtre), il est possible de faire des calculs sur les
sous parties de ce mme tableau
Prenons cet exemple :
Nous souhaitons les ventes totales
Pour chaque entreprise
Notez quil faut que les donnes soient tries
Puis faisons les totaux des ventes de chaque
entreprise.
Pour cela, il faut cliquez dans le menu Donne
puis slectionner Sous-totaux
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Sous-totaux (2)

Nous pouvons alors choisir :

Le champ A chaque changement de : on

slectionne sur quel champs nous souhaitons un sous
total. Ici par entreprise.
Utiliser la fonction : plusieurs fonctions sont
notre disposition mais celle que nous allons utiliser
est bien entendu Somme
Ajouter un sous-total : ici, il nous faudra cocher
Vente pour totaliser les ventes par entreprise
Remplacer les sous-totaux existants : il est
prfrable de laisser cette case coche. Si vous avez
dj utilis la fonction Sous-totaux pour obtenir
d'autres rsultats, ceux-ci seront donc effacs au
bnfice des nouveaux calculs.
Saut de page entre les groupes : cette option permet
d'obtenir, automatiquement, une page par entreprise.
Soyez prudents dans son utilisation. Ici, nous n'avons
que 9 entreprise (donc au minimum 9 pages), mais si
nous en avions eu 150, cela n'aurait pas t sans
incidence !
Synthse sous les donnes : les rsultats sont groups
chaque changement d'entreprise

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Filtres labors (1)

la grande diffrence entre un filtre automatique et un filtre labor est
que ce dernier doit tre saisi manuellement ; Pour autant, pas de
panique : ce n'est pas franchement compliqu.
Activez la commande Donnes - Filtre labor
On peut activez Copier vers un autre emplacement si on dsire
conserver intact les donnes d'origine s
dans le champ Plages, slectionnez vos donnes
dans le champ Zone de critres, slectionnez votre zone de critre.
Attention : ne slectionnez que les lignes non vides de votre zone de
critres. Ceci est extrmement important : si vous slectionnez une
ligne de critres vierge, Excel considrera que vous souhaitez
slectionner l'intgralit de votre base ;
cochez Extraction sans doublon si vous ne souhaitez pas avoir
plusieurs fois le mme enregistrement.

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Filtres labors (2)

Les filtres manuels sont des cellules contenant

le filtre. On les appels zones de critres
Il est souvent conseiller davoir une zone de critres
(cellules content les filtres) puis une zone de
donnes (extraction)
Plusieurs critres sur une mme ligne : ET
Plusieurs critres sur des lignes diffrentes : OU
Exemple :

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Les critres des filtres labors

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Les tableaux croiss

dynamiques

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Objectif
But par lexemple :
A partir d'un tableau recensant par exemple toutes les
commandes de l'anne, les tableaux croiss dynamiques
permettent d'obtenir, des tableaux statistiques.
Voici, titre d'illustration, quelques exemples de
rsultats qu'il est possible d'obtenir
le nombre ou le montant des commandes pour chaque client ou
type de produits (en valeur absolue ou bien mme en %) ;
le montant ou le nombre de commandes trait par chaque
employ ;
le montant gnr par chaque produit vendu, soit dans l'anne,
soit par mois ou par trimestre.

Il ne faudra pas confondre les tableaux croiss et les

SGBD
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Comparaison
A le diffrence des SGBD, les donnes proviennent dune
seule et mme table (feuille) ;
Dans les SGBD, les donnes peuvent, pour des raisons
defficacit et de non redondance des informations, provenir
de diffrentes tables et mme tre slectionns en chaque
table (nous verrons ces possibilits dans les prochains cours
avec les requtes SQL)
Par contre, les donnes seront donnes de manire
brutecest--dire sous la forme dune table. Avec les
tableaux dynamiques, les donnes seront prsents sous la
forme de tableaux Excel (avec donc toute lesthtisme qui
peut all avec)
On a donc
Access pour retrouver/slectionner ces donnes
Excel pour les traiter et les visualiser correctement
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But gnral
Formules et
macros Excel

Entrer les
donnes

Modlisation
en Merise

Tables
en Access

E/A
Relations

Tableaux
en Excel

Requtes SQL

Feuilles de calcul
En Excel

Tableaux
dynamiques

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Cration dun tableau crois

Pour dbuter, vous devez donc disposer d'un fichier
de donnes. Exemple :

Ensuite, on slection le menu Donnes ,

rapport de tableaux croiss dynamiques
Nous passons la cration du croisement (forme de
dauto-jointure)
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Cration dun tableau crois (1)

la 1re tape vous invite slectionner le fichier source exploiter.

Il peut s'agir
d'une liste ou base de donnes Excel (notre cas)
source de donnes externes ; cette option permet de rcuprer des informations
dans des fichiers non Excel comme par exemple des rsultats de requtes SQL
en Access
des plages de feuilles de calcul avec tiquettes (valable si vous avez utilis la
fonction Dfinir un nom),
ou un autre rapport de tableau ou de graphique crois dynamique.

La seconde zone d'option vous permet d'laborer soit un tableau, soit

un graphique dynamique. Notre choix s'est port sur un tableau.
Cliquez sur Suivant

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Cration dun tableau crois (2)

Il vous faut slectionner votre fichier de donnes. Si
la zone contenu dans le champ Plage n'est pas la
bonne, effacez son contenu et activez votre feuille
de calcul. Slectionnez ensuite l'intgralit de votre
tableau ;
cliquez sur Suivant

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Cration dun tableau crois (3)

Choisissez, un emplacement pour votre tableau
crois dynamique. Il est conseill d'opter pour une
Nouvelle feuille.
Bien qu'il soit possible de cliquer directement sur le
bouton Terminer, puis de procder ensuite
l'amnagement de vos donnes, il est recommand
de prendre l'habitude de cliquer sur le bouton
Disposition...

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Cration dun tableau crois (4)

Exemple : nom des socits dans lignes et PrixTotal dans

donnes
Par dfaut nous avons Somme des PrixTotal mais nous
pouvons aussi avoir :
MOYENNE
NOMBRE
MIN ou MAX

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Cration dun tableau crois (5)

Dans notre cas :

Puis on accepte la cration du tableau et on obtient :

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Cration dun tableau crois (6)

Si on double-clic
sur
le
champs
NomProduit :
Et on peut faire la
mme chose pour
chacun des autres
champs
Attention, ne pas
oublier de cliquer
sur le bouton ! si on
modifie les donnes
(actualiser)

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Animation
Dmo Flash trouve sur http://top-assistante.com
Reproduction copyright
Double-clic sur licne pour avoir la dmo

Tcd1.swf
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Cration dun tableau crois (7)

Si on prend le tableau suivant :
On obtient alors :

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Plus de dtails
PECA
Vous trouverez plus de dtails et doptions
supplmentaires sur
regrouper les donnes par dates
amliorer la prsentation dun tableau crois
etc

ladresse suivante :
http://www.top-assistante.com/
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A la semaine prochaine !