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Briefe und E-Mails

gut und richtig schreiben

Mit
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Vor gen fr

alle Anlsse

Ratgeber

Ratgeber und Nachschlagewerk fr Ihre Korrespondenz


in einem Band
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Briefe und E-Mails verstndlich formulieren und korrekt gestalten


Formen und DIN-Normen kennen und sicher umsetzen
Erluterungen und Tipps zu allen wichtigen Kommunikationsformen
Hilfestellungen fr die wichtigsten Formulierungen in Englisch,
Franzsisch und Spanisch
Sprachtipps: Zweifelsflle der deutschen Sprache eindeutig erklrt
Mit ber 500 Mustervorlagen und Textbausteinen vom Glck wunschschreiben bis hin zur Reklamation
ISBN 978-3-411-74302-5
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Briefe und E-Mails


gut und richtig
schreiben
Geschfts- und Privatkorrespondenz
verstndlich und korrekt formulieren

20.06.2012 15:03:47 Uhr

Verstndlich formulieren

Formulierungen im
Indikativ knnen sehr
forsch wirken, was
nicht immer angebracht ist.

e inen etwas spteren Termin zu bitten? Die Formulierung


im Indikativ dagegen ist zwar prgnanter, sie kommt vielen Lesern aber schon fast einer Vorladung gleich: Bitte
kommen Sie pnktlich zum vereinbarten Termin. Welche Formulierung Sie whlen, sollten Sie immer auf die Situation
und den individuellen Empfnger oder den Kreis von Empfngern abstimmen.
Kommen Sie zur Sache!
Nicht

Sondern

Wir mchten Sie bitten, den


Termin einzuhalten.

Bitte halten Sie den Termin


ein.

Wir wrden uns freuen, Sie [in


unserem Hause] begren zu
drfen.

Wir freuen uns auf Sie.

Wir wrden uns freuen, Sie in


unseren neuen Ausstellungsrumen begren zu drfen.

Wir freuen uns auf Ihren


Besuch in unseren neuen Ausstellungsrumen.

Wir wrden Ihnen einen Kompromiss vorschlagen: ...

Wir schlagen Ihnen einen


Kompromiss vor: ...

Das knnten wir bernehmen.

Das knnen wir bernehmen.

Wir wren erfreut, bald von


Ihnen zu hren.

Wir freuen uns darauf, bald


von Ihnen zu hren.

hnlich wie die Erweiterungen mit mgen, wrden


oder drfen sorgen auch Vorreiter dafr, dass die
eigentliche Aussage im Satz nach hinten verschoben wird.
Vorreiter sind Einleitungswendungen im Hauptsatz, die
die eigentliche Information in den Nebensatz drngen.
Solche Einleitungen knnen Sie weglassen: Die Haupt
sache gehrt in den Hauptsatz. Statt Wir teilen Ihnen mit,
dass sich unsere Lieferbedingungen gendert haben schreiben
Sie besser nur: Unsere Lieferbedingungen haben sich gendert.

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Einfach formulieren

Verzichten Sie auf solche Vorreiter:


Sie teilen uns mit, ...

Wir teilen Ihnen mit, ...

Sie weisen uns darauf hin, ...

Wir weisen Sie darauf hin, ...

Sie setzen uns in Kenntnis, ...

Wir setzen Sie in Kenntnis, ...

Sie machen darauf aufmerksam, ...

Wir machen Sie darauf aufmerksam, ...

Bezug nehmend auf Ihr Schreiben ...

Unter Bezugnahme auf Ihre ...

In Beantwortung Ihres Schreibens ...

Wir haben Ihr Schreiben erhalten und ...

Aber nicht jeder Vorreiter ist als Einleitung sinnlos. Die


Formulierung Bitte beachten Sie, dass sich unsere ffnungszeiten gendert haben kann durchaus angebracht sein, um
die Aufmerksamkeit des Lesers zu lenken. Je bewusster
die Formulierungen insgesamt gewhlt sind, desto wirkungsvoller kann ein solcher Hinweis sein. Falls Sie sich
also zum Beispiel wirklich darber freuen, dem Empfnger
eine gute Nachricht zu bermitteln, dann gibt es keinen
Grund, dies nicht auch zu formulieren: Ich freue mich,
Ihnen mitteilen zu drfen/knnen, dass ...

Prfen Sie die eigene


Wortwahl. Sind das
wirklich die treffenden
Wrter? Habe ich
eventuell unbeabsichtigt Formulierungen
anderer bernommen,
die hier unpassend
sind?

Schwer verstndliche Wrter vermeiden


Schwer verstndlich sind alle Wrter, die fr den Empfnger fremd sind das knnen Fremdwrter sein, also Wrter fremden, zum Beispiel lateinischen Ursprungs, Fach
wrter oder branchenspezifische Abkrzungen. Sie alle
haben ihre Berechtigung, sofern sie przise sind und ihre
Bedeutung allen Beteiligten bekannt ist. Unter Fachkollegen verwendet man sie mit Selbstverstndlichkeit. Sobald
Sie aber nicht sicher sein knnen, dass der Empfnger
Ihrer Schreiben in etwa den gleichen Wortschatz hat wie
Sie, sollten Sie sich bei jedem ungelufigen Wort fragen:
Ist das verstndlich? Wenn nicht, dann machen Sie sich
die Mhe und bersetzen Sie Ihren Text in seine Sprache. Das erspart Ihnen Missverstndnisse, Komplikationen und Nachfragen.

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Verstndlich formulieren
Verwenden Sie Fachund Fremdwrter nur
gegenber Adressaten,
die diese sicher
kennen.

Vermeiden Sie Abkr


zungen, wenn Sie
nicht sicher sind, dass
sie verstanden werden.

Dies gilt auch fr deutsche Wrter, die in der Fachsprache


eine besondere, von der Alltagssprache abweichende
Bedeutung haben knnen, oder bei Wrtern, die mehrere
Bedeutungen haben. In dem Satz Der Lufer liegt auf
dem Boden kann das Wort Lufer mindestens drei
Bedeutungen einnehmen (Sportler, Schachfigur, Teppich),
das Wort Boden mindestens zwei (Fuboden, Dachboden). Daraus resultieren sehr unterschiedliche Aussagen.
Stellen Sie mglichst sicher, dass Sie und Ihr Adressat
stets die gleiche Bedeutung meinen.
Ebenso heikel kann die Verwendung von Abkrzungen
sein, die mglicherweise weniger verbreitet sind als vom
Verfasser angenommen oder gar vllig gedankenlos verwendet werden. Treffen mehrere Abkrzungen in einem
Satz aufeinander, kann es schon schwierig sein, einen Text
flssig aufzunehmen.

Vermeiden Sie ungelufige Wrter


ungelufig

allgemeinverstndlich

Kommentar

Wir bedrfen hierzu Ihrer


Einverstndniserklrung.

Wir bentigen Ihr Einverstndnis.

Die Gemeinen haben wir


grer gesetzt.

Die kleinen Buchstaben


haben wir grer geschrieben.

Gemeine und setzen


sind Fachwrter (aus der
Sprache der Typografie);
einem allgemeinen Publikum sind sie nicht gelufig.

Frau Meyer wird Ihnen


das EF-Ost zusenden.

Frau Meyer wird Ihnen das


(Erfassungs-)Formular
(Ost) zusenden.

Wie das Formular heit,


drfte in diesem Fall sogar
unwichtig sein. Dass es um
ein Formular geht, muss
aber deutlich werden!

Innerhalb sozial abgegrenzter Gruppen ist die Benutzung


von Abkrzungen jedoch blich und sinnvoll. Insbesondere in der elektronischen Kommunikation in E-Mails,
SMS, Chats und Foren haben sich zahlreiche Abkrzungen fr gngige Floskeln eingebrgert (z.B. MfG fr
Mit freundlichen Gren). Richtet sich eine Nachricht
an einen mehr oder weniger geschlossenen Kreis von

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Einfach formulieren

Vermeiden Sie Band


wurmwrter; sie sind
grundstzlich schwer
verstndlich.

Adressaten, drften sich Gepflogenheiten auch bezglich


der Abkrzungen ergeben. Auerhalb allerdings sollten
dann wieder die klassischen Kommunikationsformen gelten. Unangebracht und unhflich sind solche Abkrzungen im geschftlichen E-Mail-Verkehr.
Restmllbehltervolumenminderung, Mehrzweckkchenmaschine, Gerteunterhaltungsnachweis oder Rund
funkfinanzierungsstaatsvertrag das sind keine Fantasie
schpfungen, sondern Bandwurmwrter, die in der
Verwaltungssprache tatschlich verwendet werden. Solche
Wortungetme kann man aber vermeiden:
Setzen Sie mglichst nicht mehr als drei Wortglieder
zusammen (z.B. nicht: 1. Restmll 2. -behlter 3.-volumen 4. -minderung).
Machen Sie lngere Zusammensetzungen durch einen
Bindestrich bersichtlicher (z.B.: LebensmittelGesetz).
So machen Sie Bandwurmwrter bersichtlicher:
Nicht

Sondern

Restmllbehltervolumenminderung

Volumenminderung der Restmllbehlter

Mehrzweckkchenmaschine

Mehrzweck-Kchenmaschine

Berufskraftfahrerqualifikationsgesetz

Gesetz zur Qualifikation der


Berufskraftfahrer

Rundfunkfinanzierungsstaatsvertrag

Staatsvertrag ber die Gebhrenerhebung fr Rundfunkgerte

Achten Sie auerdem darauf, dass bei Verben die Beziehung zwischen Grund- und Bestimmungswort nachvollziehbar bleibt (z.B. nicht: Wir lehnen Ihren Antrag auf
Erstattung der Auslagen zur Anschaffung eines Gertes
zum Absaugen des Teppichs im Bro des Abteilungsleiters ab, sondern: Wir lehnen es ab, ).

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Verstndlich formulieren
Manche Formulierungen werden hufig
geschrieben, aber nur
selten oder nie
gesprochen. Sie
machen Texte brokratisch und knnen
oft gegen lebendigere
Wrter ausgetauscht
werden.

Papierwrter sind Wrter, die man zwar schreibt, aber nur


selten oder nie spricht (z.B. Bezug nehmen). Sie lassen
Texte brokratisch wirken.
Wrter und Wendungen, auf die Sie verzichten sollten:
in Anbetracht

aus gegebenem Anlass/anlsslich


Auerachtlassung

In der Anlage/anliegend

eilbedrftig

in obiger Angelegenheit

betreffs

dahingehend

Bezug nehmend

nachstehend

dankend erhalten

Stellungnahme

diesbezglich

verbleiben

ein Betrag in Hhe von

Vorgang

es ist unser Anliegen

zwecks

hinsichtlich

seitens

Viele Papierwrter entfallen am besten ersatzlos; andere,


hnliche Wrter und Wendungen tauscht man am besten
durch klare und krzere Wrter aus. So kann ein Text
schnell und einfach verstndlicher werden.
Einfachere Wrter whlen:
Nicht

Sondern

auf diese Art und Weise

so

aufgrund von

wegen

mit Ausnahme von

ohne

aus diesem Grund

deshalb

unter Zuhilfenahme von

mit

zum gegenwrtigen Zeitpunkt

jetzt

im Hinblick auf

wegen

hinsichtlich

wegen

in keinem Fall

nie

in den meisten Fllen

meistens

Benachrichtigung

Nachricht

baldmglichst

mglichst bald

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