You are on page 1of 37

SISTEMUL INFORMAȚIONAL EVOLUȚIE ŞI

TRANSFORMARE ÎN ERA DIGITALĂ

CONSIDERAȚII PRIVIND ROLUL SISTEMELOR
INFORMAȚIONALE ÎN ERA DIGITALĂ
1. Introducere
Studiul sistemelor informaționale se află la intersecția mai multor domenii
(tehnologii informaționale, management, sistemică, contabilitate şi gestiune, analiză
şi proiectare, cultură organizațională), constituind o adevărată provocare pentru cei
care încearcă să‐l pătrundă. Literatura de specialitate apreciază că acestea
reprezintă o componentă esențială în orice program de studii din economie şi
administrarea afacerilor.
Într‐o definiție uzitată, un sistem informațional este o combinație organizată
de oameni, echipamente, programe de aplicații, rețele de comunicații, date, politici
şi proceduri care acumulează, regăsesc, prelucrează şi diseminează informații într‐o
organizație. Oamenii se bazează pe sistemele informatice moderne pentru a
comunica între ei, folosind o diversitate de dispozitive (hardware/echipamente),
instrucțiuni şi proceduri de prelucrare a datelor (software/programe), canale de
comunicații (rețele) şi datele stocate. Am utilizat aici termenul de sistem informatic,
care desemnează utilizarea TIC în derularea activităților din organizații. În acest
sens, se impune precizarea că omenirea utilizează dintotdeauna diferite forme de
sisteme informaționale, cu mult înainte de apariția calculatorului electronic. În
condițiile în care utilizarea calculatoarelor este astăzi generalizată, delimitarea între
sistemul informațional şi sistemul informatic nu mai este necesară, iar în text cele
două noțiuni sunt utilizate cu aceeaşi semnificație.
2. Evoluţia sistemelor informaţionale
Există trei motive fundamentale pe care se fundamentează aplicarea în
economie a tehnologiei informației şi comunicațiilor. Acestea se regăsesc în trei

roluri fundamentale pe care sistemele informaționale le joacă în asigurarea
succesului unei organizații, şi anume:
• suport pentru activitățile şi procesele operaționale ale organizației ;
• suport decizional pentru angajații şi managerii acesteia;
• suport pentru strategiile legate de avantajul competitiv.

Figura 1 ilustrează modul în care interacționează rolurile fundamentale ale
sistemelor informaționale într‐o organizație.

Astfel, în orice moment, sistemele informaționale proiectate să sprijine
activitățile şi procesele operaționale pot, totodată, transmite sau recepționa date de
la sistemele orientate pe luarea deciziilor sau pe dobândirea avantajului competitiv.
Acelaşi lucru este valabil şi pentru celelalte două roluri fundamentale ale sistemelor
informaționale. Ca atare, organizațiile depun un efort permanent de a obține
integrarea propriilor sisteme informaționale, în scopul de a permite informațiilor să
circule liber în cadrul sistemelor sale, asigurând astfel o şi mai mare flexibilitate şi
un suport mai bun decât cel oferit de oricare rol individual.
Aceste roluri vitale sunt implementate prin intermediul a mai multor tipuri
diferite de sisteme informaționale. Totodată, posibilitățile, respectiv funcțiile acestor
sisteme s‐au amplificat semnificativ de‐a lungul anilor. În Figura 2 sunt prezentate
schematic aceste schimbări.
La mijlocul anilor ’50, au apărut aplicațiile de prelucrare electronică a
datelor (Electronic Data Processing), îndeosebi în domeniul contabilității întrucât

utilizează un volum mare de date. Ulterior, sfera acestor sisteme s‐a extins şi asupra
prelucrării tranzacțiilor, evidenței primare, marketingului, personalului, fabricației
etc., având ca rol principal colectarea datelor din domeniile specificate.
Ulterior datele, odată culese, au început a fi prelucrate în vederea satisfacerii
cererilor de informații ale managerilor, adăugându‐se astfel un nou rol al sistemelor
informaționale. S‐a născut astfel conceptul Sistemelor Informaționale pentru
Management (Management Information Systems sau Management Reporting
Systems), acestea fiind orientate spre furnizarea informațiilor pentru conducerea
tactică, sub forma rapoartelor şi a altor situații predefinite care asigurau managerilor
informațiile necesare proceselor decizionale. Aceste sisteme au intrat în scenă în anii
’60.
La începutul anilor ’70 se încearcă uşurarea procesului decizional, prin
preluarea unei părți din efortul organelor de decizie, deoarece devenise evident că
produsele informaționale predeterminate nu răspundeau în mod corespunzător
multora din nevoile decizionale ale managementului. În consecință, s‐a născut
conceptul de Sisteme de Suport Decizional (DecisionSupport Systems). Noul rol
al sistemelor informaționale consta în a oferimanagerilor utilizatori un sprijin ad‐hoc
şi interactiv al proceselor lor decizionale. Acest ajutor trebuie să fie adaptat deciziilor
şi stilurilor decizionale proprii ale managerilor şi să răspundă tipurilor concrete de
probleme din lumea reală a afacerilor cu care aceştia se confruntă.
În anii ’80 au apărut câteva roluri noi ale sistemelor informaționale. În primul
rând, dezvoltarea rapidă a puterii de prelucrare a microcalculatoarelor, a pachetelor
software de aplicații şi a rețelelor de telecomunicații a dat naştere fenomenului
numit informatica utilizatorului final. Acum utilizatorii pot folosi propriile resurse de
calcul pentru a‐şi îndeplini sarcinile implicate de activitatea lor, fără a mai aştepta
sprijinul indirect al departamentelor de servicii informatice centralizate ale
organizației.

Noile .Apar astfel sistemele de automatizare a muncii de birou cunoscute sub denumirea mai scurtă de (sisteme de) birotică (Office Automation Systems) şi sistemele de colaborare pe echipe şi grupuri de lucru (Enterprise Participarea crescândă a utilizatorilor şi managerilor în SI Rolul crescând al SI în afaceri şi management Collaboration Systems).

despre care mulți conducători spuneau cu malițiozitate că îi adormeau înainte de a apuca să le citească în întregime. S‐a dezvoltat ca atare conceptul de Sisteme Informatice pentru Executivul de Vârf (Executive Information Systems). Aceste sisteme pot prelua deci. Sistemele actuale includ agenți software inteligenți ce pot fi programați şi realizați pentru a acționa la dorința utilizatorului. funcții sistem ce se pot adapta automat la nevoile imediate ale acestuia. Ele îşi propun mult mai mult decât “clasicul” tablou de bord sau arhiuzitatele sisteme de rapoarte. În al doilea rând. a devenit tot mai evident că cea mai mare parte a managerilor de vârf ai organizațiilor nu utilizau în mod direct nici rapoartele oferite de sistemele informaționale de management şi nici facilitățile de modelare analitică ale sistemelor de suport decizional. ce se întâmplă pe piața globală şi abia apoi doresc să ştie detalii despre firma lor. de multe ori sunt interesați mai întâi să ştie ce fac alții. şi anume Sistemele Expert (Expert Systems) şi alte Sisteme Bazate pe Cunoştințe (Knowledge Based Systems). eliberând astfel personalul în vederea realizării unor sarcini mai complexe. Astfel. atunci când este nevoie şi „croite” în formatele preferate. prin grafice. Nici formele moderne de informare mult mai succintă. la mijlocul anilor ’80. tabele. robotică avansată. aceste sisteme informaționale încearcă să ofere nivelului strategic al conducerii o modalitate accesibilă de a obține informațiile critice dorite.sisteme se ocupă cu tratarea comunicației umane. buni strategi. sub forme mult mai performante. sistemele respective fiind cunoscute uneori şi sub numele de . nu i‐au mulțumit. scheme. prezența lor fiind simțită în toate tipurile de sisteme informatice. deşi primele încercări din alte domenii decât cel economic sunt mai timpurii. Veritabilii conducători. Astfel. prin care se trece la prelucrarea cunoştințelor umane. prelucrarea limbajului natural şi o multitudine de alte aplicații în care inteligența artificială înlătură necesitatea intervenției omului. jucând rolul unor consultanți pentru utilizatorii lor prin oferirea de sfaturi profesionale (cu un ridicat nivel de expertiză) în anumite domenii concrete. proliferează un nou tip de sisteme. În anii ’90 s‐a conturat un important rol nou al sistemelor informaționale şi anume cel strategic. aplicații de realitate virtuală. s‐au înregistrat progrese importante privind dezvoltarea şi aplicarea tehnicilor de inteligență artificială (IA) la sistemele informaționale de afaceri. o parte din activitățile surprinse prin tipurile de sisteme menționate până acum. În al treilea rând.

dezvoltarea rapidă a Internetului. Ceea ce totuşi s‐a schimbat vizează faptul că în prezent există un nivel mult mai ridicat de integrare a funcțiunilor sistemului între diversele aplicații. Astfel. Avantajul principal al acestor sisteme ERP rezidă în interfața comună pentru toate funcțiunile organizaționale informatizate. prelucrarea şi transmiterea datelor. vânzările. producția. operațiile de inventariere. În fine. extraneturilor şi altor rețele globale interconectate după anii ’90 provoacă schimbarea dramatică a posibilităților sistemelor informaționale din domeniul afacerilor la începutul noului mileniu. a produselor şi serviciilor ce ajută o organizație să câştige un avantaj competitiv pe piața globală. asigurat suport sistemelor contabile şi proceselor primare ale organizației. astfel încât să se profite la maxim de oportunitățile ivite în activitatea organizației şi de cele strategice. organizațiile pregătite pentru Web. relațiile cu clienții. teoretic fiecare funcțiune a organizației. managementul resurselor. evidența comenzilor. furnizate rapoarte managerilor. în timp ce utilizatorii şi‐au extins abilitățile în ceea ce priveşte utilizarea tehnologiei informației în gestionarea activității organizațiilor. sistemele informaționale viitoare vor fi orientate atât pe . Putem concluziona vis‐à‐vis de evoluția sistemelor informaționale că. sistemele informaționale actuale îndeplinesc aceleaşi funcții de bază ca în urmă cu 50 de ani. Şi acum trebuie prelucrate tranzacțiile. resursele umane. precum şi posibilitatea de a realoca sarcini critice cum ar fi stocarea. managementul financiar. intraneturilor. marketingul. ținută evidența. În cadrul acestui concept. o mai mare conectivitate atât a componentelor de acelaşi tip cât şi a celor de tipuri diferite. tehnologia informațională devine o parte integrantă a proceselor economice. deplina lor integrare şi partajarea datelor necesare unui proces decizional strategic flexibil. Spre mijlocul anilor ’90 îşi fac apariția revoluționară Sistemele pe Planificare a Resurselor Întreprinderii (Enterprise Resource Planning). incluzând planificarea. Ca urmare a acestor facilități sporite. care se bazează pe Internet în activitatea lor şi sistemele globale de comerț şi afaceri electronice au devenit numitorul comun al operațiunilor şi managementului întreprinderilor actuale.Sisteme Informatice Strategice (Strategic Information Systems). Această variantă a unui sistem informațional strategic adaptată la specificul unei organizații integrează toate laturile activității acesteia.

Sistemele informaționale au fost utilizate întotdeauna pentru prelucrarea datelor generate de. în condițiile unei flexibilități sporite.sporirea vitezei cât şi a ariei lor de cuprindere în vederea asigurării unei integrări şi mai ridicate. este necesară de regulă prelucrarea lor în continuare de către sistemele informaționale pentru management. 3. Această clasificare. De pildă. Vom prezenta pe scurt în cele ce urmează caracteristicile acestor tipuri de sisteme informaționale. respectiv în managementul unei organizații. Tipologia sistemelor informatice Din punct de vedere conceptual. activitatea de bază a unei organizații. nefiind orientate însă cu precădere pe obținerea produselor informaționale specifice ce pot fi utilizate de către manageri. şi utilizate în. răspunzând necesităților curente de prelucrare a informațiilor în cadrul acesteia. sistemele informaționale pot fi grupate în două mari categorii: sisteme suport pentru procesele operaționale şi sisteme suport pentru management. Sistemele suport pentru procesele operaționale. sistemele informaționale implementate în organizațiile actuale pot fi clasificate în mai multe moduri. prezentată în Figura 3. Ca atare. . Sistemele respective produc o gamă variată de informații destinate atât uzului intern cât şi extern. este menită să evidențieze rolurile principale ale fiecărei categorii de sisteme informaționale în desfăşurarea proceselor economice. A.

state de plată. în cadrul lor deciziile de rutină prin care se reglează sistemul de producție fiind luate în mod automat de către calculatoare. Ca exemple putem da deciziile de lansarea automată a comenzilor privind produsele din stoc sau cele privind controlul producției. stocurile şi alte baze de date ale organizației. De exemplu. incluzând aplicații pentru automatizarea muncii de birou. şi anume: • prelucrare în loturi – datele sunt acumulate de‐a lungul unei perioade de timp şi prelucrate periodic. 2) Sistemele de control al proceselor (SCP) monitorizează şi controlează procesele fizice. numite şi de birotică (Office Automation Systems). o varietate de produse informaționale destinate uzului intern sau extern. Ele sprijină angajații să colaboreze prin comunicarea ideilor. comenzi. de a controla procesele industriale. de a sprijini comunicarea şi colaborarea în cadrul firmei şi de actualiza bazele de date ale acesteia. rolul de a asigura prelucrarea eficientă a tranzacțiilor organizației. situații financiare. . ordine de plată. 1) Sistemele de prelucrare a tranzacțiilor (SPT) procesează şi înregistrează datele rezultate din operațiile şi activitățile firmei. după cum va fi descris în continuare. Computerele monitorizează astfel procesele chimice. De pildă. precum facturi. Aceste sisteme produc. în principal. pentru a culege şi transmite electronic datele privind vânzările. către centrele informatice regionale în vederea prelucrării imediate (în timp real) sau pe timpul nopții (în loturi). Exemple tipice sunt sistemele informatice care prelucrează vânzările. Acestea oferă apoi resurse de date ce pot fi prelucrate şi utilizate de sistemele informaționale pentru management. cumpărările şi mişcările de stocuri. 3) Sistemele de colaborare organizațională (SCO) utilizează o varietate de tehnologii informaționale pentru a ajuta oamenii să lucreze împreună. de asemenea. Sistemele de prelucrare a tranzacțiilor procesează tranzacțiile în două moduri principale. • prelucrare în timp real (sau online) – datele sunt prelucrate imediat după efectuarea unei tranzacții.Sistemele suport pentru procesele operaționale au. prin intermediul legăturilor de telecomunicații. chitanțe. înregistrează şi prelucrează datele detectate şi realizează ajustări instantanee (în timp real) ale proceselor corespunzătoare din cadrul rafinăriei. o rafinărie de petrol foloseşte senzori electronici legați la un calculator pentru a supraveghea în mod continuu procesele chimice. sistemele punctelor de vânzare (POS) ale magazinelor cu amănuntul pot utiliza terminale electronice la casele de marcat. Rezultatele acestor prelucrări sunt utilizate pentru a actualiza bazele de date privind clienții.

echipe de proiect şi alte grupuri de lucru. realizându‐se colaborarea efectivă în dezvoltarea sau perfecționarea produselor şi serviciilor. . forumuri de discuții. intranet‐urile şi extranet‐urile firmei şi soft de colaborare cunoscut sub numele de groupware. De exemplu. coordonarea eforturilor comune în calitate de participanți la diferite activități din cadrul firmei. video‐conferințe şi siteuri Web multimedia de proiect pe intranet‐ul firmei. eficiența şi. În felul acesta. Astfel de echipe vor folosi din plin Internet‐ul. scopul acestor sisteme îl constituie utilizarea tehnologiilor informaționale pentru a îmbunătăți productivitatea. precum şi consultanți din afară. Apoi vor putea colabora cu uşurință via poştă electronică. Se pot forma echipe virtuale alcătuite din personal din diferite departamente şi locuri de muncă din cadrul unei firme.împărțirea resurselor. ce constituie o parte vitală a organizațiilor din ziua de azi. multe organizații formează echipe de ingineri. totodată. specialişti în marketing şi alți lucrători cu cunoştințe pentru a dezvolta noi produse sau a le perfecționa pe cele existente. Astfel. s‐ar putea asigura comunicarea eficientă şi coordonarea activităților în cadrul unei echipe de dezvoltare a unui produs. spiritul creativ al echipelor şi grupurilor de lucru din întreprinderea modernă (vezi Figura 4).

Sistemele suport pentru management reprezintă acele sisteme informaționale orientate pe furnizarea de informații şi oferirea de sprijin managerilor în vederea luării unor decizii documentate şi eficiente. (b) periodic. SIM a devenit laitmotivul (şi cuvântul la modă) pentru aproape toate încercările de a lega tehnologia computerelor şi teoria sistemelor de prelucrarea datelor în organizații. Acest sisteme au apărut odată cu conceptul de sisteme informaționale pentru management (SIM) în anii ’60. managerii de . Sistemele informaționale pentru management culeg informații privind activitățile interne din bazele de date ce au fost actualizate de sistemele de prelucrare a tranzacțiilor. Conceptul de sisteme informaționale pentru management a apărut astfel ca o reacție la dezvoltarea ineficientă şi la utilizarea lipsită de eficacitate a calculatoarelor. aplicațiile tehnologiei informaționale în cadrul unei firme trebuie privite ca sisteme informatice integrate şi legate între ele şi nu ca activități independente de prelucrare a datelor. oferindu‐le o diversitate de rapoarte şi situații. Informațiile privind mediul de afaceri sunt obținute din surse externe. De exemplu. Ca atare.B. Produsele informaționale oferite managerilor sunt expuneri. situații şi rapoarte ce pot fi furnizate (a) la cerere. conform unui program predefinit. unul din scopurile majore ale sistemelor informatice ar trebui să fie sprijinirea procesului de luare a deciziilor manageriale şi nu doar prelucrarea datelor generate de activitățile firmei. 1) Sistemele informaționale pentru management (SIM) reprezintă forma cea mai răspândită a sistemelor de suport al managementului. Deşi a pierdut din „strălucire” datorită unor eşecuri timpurii. În aceea perioadă devenise evident că folosirea calculatoarelor pentru a oferi soluții la problemele de afaceri se făcea într‐un mod necorespunzător. conceptul de SIM este încă recunoscut ca vital pentru eficiența şi eficacitatea sistemelor informaționale ale organizațiilor din două motive principale: • pune în evidență orientarea spre management a tehnologiei informaționale în cadrul organizațiilor. prin orientarea aproape în întregime către informatizarea sarcinilor administrative şi de evidență. Ele asigură utilizatorilor manageri produsele informaționale ce sprijină o mare parte a nevoilor lor decizionale curente. sau (c) oricând sunt întrunite anumite condiții excepționale. • subliniază faptul că trebuiesc folosite noțiunile teoriei sistemelor pentru organizarea aplicațiilor sistemelor informaționale. Astfel. Conținutul acestor produse informaționale este specificat în avans de către manageri astfel încât ele să conțină informațiile de care aceştia au nevoie.

(2) accesa zilnic. note. rapoarte de analiză a vânzărilor pe produs. întreținute de aceste din urmă sisteme. convorbirile telefonice. 3) Sistemele informatice pentru executivul de vârf sunt adaptate la nevoile de informații strategice ale managementului de vârf. care sunt orientate pe furnizarea de informații (rapoarte) dinainte specificate managerilor. comunicări. prin Intranet. mesaje. simulare. deşi îşi extrag datele din bazele de date ale organizației. sau (3) primi rapoarte generate automat ori de câte ori un agent de vânzări nu îşi îndeplineşte cota de vânzări pe o anumită perioadă. extragerea datelor şi prezentarea informațiilor. bazate pe simulări. bazânduse pe seturi alternative de supoziții. periodice. Alte surse de informații pentru top management le pot constitui întâlnirile. un manager de producție poate utiliza un astfel de sistem pentru a decide ce cantitate de produse să lanseze în fabricație pe baza datelor privind vânzările estimate generate de o viitoare promoție şi celor legate de disponibilitatea materiilor prime necesare. cuprinzând scrisori. Astfel. agent şi zonă de vânzări. De pildă. Sistemele de suport decizional oferă utilizatorilor finali manageri informații în cadrul unor sesiuni interactive. 2) Sistemele de suport decizional (SSD) reprezintă un progres firesc al sistemelor de prelucrare a tranzacțiilor şi al sistemelor informaționale pentru management. Directorii executivi obțin informațiile de care au nevoie din surse variate. ele sunt diferite de sistemele de prelucrare a tranzacțiilor ce sunt orientate pe prelucrarea datelor generate de desfăşurarea operațiilor şi activităților firmei. diferite rapoarte şi situații generate atât manual cât şi de către sisteme computerizate. Astfel. Un SSD pune la dispoziția managerilor facilități demodelare analitică. activitățile sociale . Ele sunt sisteme informatice interactive ce folosesc modele decizionale şi baze de date specializate ce sprijină procesele decizionale ale managerilor ce le utilizează. Ele diferă şi de sistemele informaționale pentru management. informații ce‐i pot ajuta să ia decizii de tip structurat mai eficiente. într‐un mod ad‐hoc (atunci când este nevoie). simulând şi explorând diferite scenarii posibile.vânzări pot (1) utiliza un navigator Web pentru a primi pe stațiile lor de lucru informații imediate privind vânzările unui anumit produs. programele de calcul tabelar şi alte aplicații software permit unui utilizator manager să pună o serie de întrebări de genul “what‐if” şi să primească răspunsuri interactive la astfel de cereri adhoc de informații. Managerii generează informația de care au nevoie pentru tipuri de decizii semi sau nestructurate în cadrul unor procese interactive.

de asemenea. cele generate de calculator nejucând un rol esențial în satisfacerea nevoilor de informații ale multor manageri de vârf. o comandă înregistrată de un sistem de vânzări poate fi transmisă unui sistem de producție ca o tranzacție pentru realizarea sau livrarea produsului specificat în comandă sau unui sistem informațional pentru management în vederea raportărilor financiare. executivii de vârf pot utiliza terminale cu ecran tactil pentru vizualizarea rapidă de text şi grafice care evidențiază zonele cheie ale performanței organizaționale şi avantajului competitiv. . un colector al datelor din sistemele de nivel inferior. o mare parte a informațiilor unui director executiv provin din surse „necomputerizate”. principalele tipuri de sisteme informaționale descrise sunt legate între ele după cum este ilustrat în Figura 5. sunt utilizate pe larg reprezentări grafice uşor de înțeles şi este asigurat accesul imediat la baze de date interne şi externe. Dezideratul acestor sisteme este de a oferi eşalonului superior al managementului acces imediat şi facil la informații selective privind factorii cheie care sunt vitali pentru îndeplinirea obiectivelor strategice ale organizației. Relaţiile dintre sistemele informaţionale Într‐o situație ideală. în timp ce sistemele informatice pentru executivul de vârf reprezintă. Această situație se schimbă în contextul implementării noilor tehnologii bazate pe rețele interconectate şi a aplicațiilor integrate la nivelul întregii companii. ce vor fi descrise în cele ce urmează. Celelalte tipuri de sisteme pot schimba. neexistând posibilitatea mutării rapide a datelor dintr‐un sistem în altul şi ca atare. totodată. De pildă. Datele pot fi. de a răspunde oportun provocărilor din mediul de afaceri. o importantă sursă de date pentru alte sisteme. date între ele. De exemplu. aceste sisteme sunt doar parțial integrate. Sistemele de prelucrare a tranzacțiilor sunt. Astfel. schimbate între sistemele ce deservesc diferite arii funcționale. În realitate. în majoritatea companiilor.a. Sunt furnizate informații atât despre starea curentă cât şi privind tendințele previzionate pentru factorii cheie selectați de directorii executivi. în principal. în mod obişnuit. Ca atare.ş.

Pentru asigurarea eficienței. resurse umane. organizațiile trebuie să standardizeze gestiunea proceselor . atât interni. integra. pentru aprovizionare sau alte departamente. cât şi externi. Această viziune funcțională s‐a materializat în definirea sistemelor informaționale funcționale. dar fără nici o asociație între ele sau în logica economică a proceselor pe care le sprijină. creşterea economică a unei organizații depinde esențial de abilitatea ei de a actualiza. customiza şi aplicațiile. apoi cele financiare. aprovizionare. oferind acces rapid. Nevoia firească de comunicare între departamente şi de a partaja informațiile a determinat construirea de legături între aceste aplicații insulare. concretizate în interfețe personalizate ce realizează integrarea punct‐la‐punct între două aplicații. s‐a decis achiziția/dezvoltarea de aplicații pentru activitățile de contabilitate. interactiv şi consistent la date tuturor utilizatorilor. vânzări. pentru salarizare. A devenit evident că. apoi pentru vânzări. care analizează alocarea resurselor sistemului informațional fiecărei funcțiuni din organizație: financiar‐ contabilitate. cel mai adesea din considerente financiare. dar şi datorită limitelor tehnologiilor informaționale. producție.Sisteme informatice extinse în întreaga organizaţie În faza de început a informatizării activității dintr‐o firmă.

după perioadele de achiziții. sisteme de management al lanțului de aprovizionare (SCM). corporațiile se dezvoltă atât prin creştere normală „organică” sau internă. diferite departamente. colectează date din diferite activități cheie ale procesului de fabricație. sunt orientate pe executarea proceselor economice ale acesteia şi includ toate nivelele de management. corporațiile ajung în posesia unei colecții de sisteme. finanțelor şi contabilității. vânzărilor şi marketingului. se întind şi în afara ei la clienți. înainte fragmentată în diferite . A. Astfel. care vizează procese ce acoperă întreaga organizație şi. sisteme de management al relațiilor cu clienții (CRM) şi sisteme de management al cunoştințelor (KMS). Una dintre soluțiile la această provocare se regăseşte în implementarea sistemelor integrate. În mod obişnuit. în unele cazuri.economice care cuprind multe aplicații. 1) Sistemele de întreprindere. cunoscute sub denumirea de sisteme de planificare a resurselor întreprinderii (Enterprise Resource Planning – ERP). În ceea de‐a doua situație. Sisteme integrate Atingerea obiectivului de a face ca diferitele sisteme informatice dintr‐o întreprindere să lucreze împreună reprezintă o provocare majoră. sistemele integrate ajută organizațiile să devină mai flexibile şi mai productive prin coordonarea activităților lor operaționale şi prin integrarea grupurilor de activități în vederea unui management eficient al resurselor şi unei mai bune deserviri a clienților. În practică se întâlnesc patru tipuri principale de sisteme integrate: sisteme de întreprindere (ERP). Astfel devine posibil ca informația. cât şi prin achiziționarea de firme mai mici. resurselor umane. ce se constituie în sisteme informatice ce cuprind toate funcțiunile întreprinderii. Fiecare dintre acestea integrează un set înrudit funcții şi procese economice în vederea îmbunătățirii performanțelor organizației în ansamblu. Figura 6 prezintă o perspectivă a sistemelor integrate. furnizori şi alți parteneri cheie ai afacerii. dar şi entități externe. stochează datele într‐o bază de date unică şi le pune la dispoziția tuturor celor interesați. aflându‐se în situația de a trebui să le facă să „se înțeleagă” unele cu altele şi să lucreze împreună ca un singur sistem al întregii corporații. majoritatea vechi.

În continuare. De exemplu. departamentul de contabilitate este notificat să emită factura clientului.sisteme. astfel încât diferitele părți ale afacerii să lucreze mai bine împreună (vezi Sistemele de întreprindere accelerează diseminarea informațiilor în cadrul companiei. când un client face o comandă. reprezentanții de la departamentul de relații cu clienții sunt atenționați să urmărească fiecare etapă a procesului de onorare a comenzii în vederea informării clienților asupra situației comenzilor acestora. să fie colectată într‐un singur punct şi partajată în întreaga firmă. de a produce şi stoca doar articolele necesare pentru onorarea comenzilor existente. Astfel. datele respective sunt transmise automat spre celelalte părți ale companiei vizate de acestea. tranzacția referitoare la comandă determină depozitul să pregătească produsele comandate şi să programeze livrarea. de a minimiza . În acelaşi timp. facilitând coordonarea mai bună a operațiilor zilnice. Capacitatea lor de a îmbunătăți corectitudinea şi promptitudinea în efectuarea livrărilor. depozitul informează producția să completeze articolele care vor fi fost livrate. Ulterior. sistemele de întreprindere oferă companiilor flexibilitatea de a răspunde rapid la cererile clienților. Drept urmare.

Totodată. sistemele de întreprindere oferă informații valoroase pentru ridicarea calității procesului decizional al managerilor. obiectivul acestor sisteme este de a aduce cantitatea necesară din produsul respectiv de la sursă la punctul de consum în cel mai scurt timp posibil şi cu cele mai mici costuri. nivelul stocurilor şi livrarea produselor şi serviciilor astfel încât acestea să poată identifica. 2) Sistemele de management al lanțului de aprovizionare (Supply Chain Management – SCM) sprijină companiile în gestionarea relațiilor cu furnizorii. sistemele de întreprindere furnizează informații din întreaga organizație ce sprijină managerii în analiza profitabilității globale a unui produs sau a structurii costurilor. De asemenea.costurile şi de a spori satisfacția clienților contribuie la obținerea unei profitabilități ridicate. stocurile şi producția. Atunci când o companie şi rețeaua ei de furnizori nu au informațiile corecte. putând utiliza aceste informații pentru a realiza previziuni mai exacte relativ la producție şi vânzări. planuri de fabricație necorespunzătoare şi programări ale producției ce nu pot fi îndeplinite. distribuitorilor şi companiilor de logistică să partajeze informații legate de comenzi. Managerii au astfel acces la date de ultimă oră privind vânzările. cel mai probabil vor fi împovărați cu stocuri supradimensionate. Nu se vor . producție. Aceste sisteme oferă informațiile ce servesc furnizorilor. În esență. firmelor de aprovizionare. produce şi livra bunuri şi servicii în mod eficient.

locații de vânzare sau internet. 3) Sistemele de management al relațiilor cu clienții (Customer Relationship Management – CRM) ajută firmele să‐şi gestioneze mai eficient relațiile cu clienții. informația cerută este oferită de sistemul de urmărire al firmei care face livrarea. service şi marketing erau diseminate pe diverse departamente care nu‐şi partajau informațiile esențiale despre clienți. dispozitive fără fir. De exemplu. Sau când se face. privind vânzările. De exemplu. poştă electronică. gradului de satisfacție a clienților şi de retenție a acestora. respectiv de hoteluri. atunci când se cumpără o carte sau un DVD de pe Amazon. în oferirea de servicii cât mai bune clienților existenți şi în sporirea vânzărilor. procesele unei firme legate de vânzări. Ele furnizează informații pentru coordonarea tuturor proceselor economice legate de clienți.com şi se doreşte urmărirea stării comenzii. Aceste sisteme devin din ce în ce mai răspândite pe măsură ce firmele îşi unesc eforturile pentru a putea oferi clienților o experiență integrată de cumpărături on‐line. Totodată. . operate de liniile aeriene. neexistând o modalitate de a consolida toate aceste informații spre a asigura o vedere unitară asupra unui client în întreaga companie. Alte informații privind acelaşi client erau grupate după produsele cumpărate. În trecut.com de pildă. incapacitatea de a muta produsele eficient de‐a lungul lanțului de aprovizionare sporeşte costurile şi afectează buna deservire a clientelei. cum să fie alocat personalul sau cum să fie respectate termenele de livrare solicitate de clienți. cunoaşterea detaliată şi exactă a clienților şi preferințelor acestora serveşte firmelor la a creşte eficiența campaniilor de marketing şi la a oferi clienților servicii de înaltă calitate. Sistemele CRM încearcă să rezolve această problemă prin integrarea proceselor firmei legate de clienți şi prin consolidarea informațiilor privind clienții din diverse canale de comunicare precum telefon. o rezervare de zbor la Hotels. marketingul şi serviciile în vederea optimizării veniturilor. anumite informații privind un anume client erau stocate şi organizate în contul respectivului deschis în contabilitatea firmei. Aceste informații sprijină firma în identificarea. prin site‐ul Web al companiei Amazon. utilizatorul interacționează de fapt cu câteva sisteme inter‐ organizaționale ce leagă sistemele de rezervări de pe Web cu sistemele de evidență a zborurilor şi cele de inventar al camerelor. Astfel. prin Internet.putea lua decizii corecte privind volumul producției. Sistemele SCM sunt sisteme inter‐organizaționale prin faptul că ele automatizează fluxul informațiilor în organizații şi între acestea. atragerea şi păstrarea celor mai profitabili clienți.

cu acei angajați ce au un nivel special de expertiză. Organizațiile ce nu dispun de resursele necesare pentru a investi în aceste sisteme pot totuşi să beneficieze de o anumită integrare ainformației prin utilizarea intraneturilor şi extraneturilor. Intraneturi şi extraneturi Sistemele integrate provoacă schimbări profunde în modul în care o companie îşi desfăşoară activitatea. Astfel. Cunoştințele unei firme sunt greu de imitat. dar ele trebuiesc menționate aici ca instrumente pe care firmele le . KMS sprijină procesele de dobândire. Intraneturile şi extraneturile sunt mai degrabă platforme tehnologice decât aplicații specializate. mai bine de jumătate din valoarea de piață a unei companii rezultă din activele intangibile. unele firme se „descurcă” mai bine decât altele deoarece au cunoştințe mai bune în ceea ce priveşte modul de a crea. graficelor şi altor categorii de suporturi digitale de cunoştințe. precum şi procesele de creare de noi cunoştințe şi de integrare a acestora în cadrul organizației. totodată. sisteme ce permit crearea de înregistrări. organizația cu surse externe de cunoştințe. sisteme de lucru cu cunoştințele. la nivelul firmei. produce şi livra produse şi servicii. Ele includ sisteme extinse la nivelul întregii organizații pentru managementul şi distribuirea documentelor. După anumite estimări. distribuire şi aplicare a cunoştințelor.4) Sistemele de management al cunoştințelor (Knowledge Management Systems – KMS) pornesc de la premiza că valoarea produselor şi serviciilor unei firme nu rezidă doar în resursele ei fizice ci şi în acumulările intangibile de cunoştințe. cât şi deciziile manageriale. sisteme de birotică pentru distribuirea de informații şi cunoştințe. Alte aplicații de management al cunoştințelor pot utiliza tehnici inteligente ce codifică cunoştințele în vederea utilizării de către alți membri ai organizației şi instrumente pentru identificarea cunoştințelor ce recunosc anumite şabloane şi tipuri de relații în cadrul colecțiilor mari de date. ce facilitează crearea de noi cunoştințe. B. fiind unice şi pot asigura avantajul unor beneficii strategice pe termen lung. Ele leagă. din care o mare parte este dată de cunoştințe. stocare. Sistemele KM dau posibilitatea organizațiilor de a gestiona mai bine procesele de colectare şi aplicare a cunoştințelor şi expertizei. Aceste sisteme adună toate cunoştințele şi experiența relevantă dintr‐o organizație şi le face disponibile oricând şi oriunde sunt necesare pentru a îmbunătăți atât eficiența operațională. implicând însă deseori costuri mari de implementare.

de regulă. Conceptul de afaceri electronice (e‐business) poate fi definit. prezintă utilizatorilor informații prin intermediul unui portal privat ce oferă un punct unic de acces la informații din diferite sisteme şi la documente. Intraneturile sunt rețele interne realizate cu aceleaşi instrumente şi standarde de comunicații ca şi Internetul. instrumente de colaborare organizațională şi pentru regăsirea documentelor din cadrul organizației. e-commerce şi e-government Sistemele şi tehnologiile descrise transformă modul în care se desfăşoară afacerile şi munca oamenilor. pe scurt ca utilizarea tehnologiilor digitale şi a Internetului pentru realizarea principalelor procese economice dintr‐o organizație.utilizează pentru a creşte gradul de integrare şi a accelera transmiterea informațiilor în cadrul firmei şi către clienți şi furnizori. creării de aplicații e‐business novatoare. aceste portaluri includ. furnizorii. şi facilități de poştă electronică. fabricarea şi marketingul unor produse. În esență. clienții şi alți parteneri de afaceri. fiind utilizate pentru diseminarea internă a informațiilor către angajați şi ca entități de stocare pentru politicile corporației. în mod obişnuit. O reprezentare a acestui model este realizată în Figura 8. Extraneturile pot fi utilizate şi pentru a facilita diferitelor firme să colaboreze la proiectarea. Un intranet. afacerile electronice pot fi privite ca un . în format digital. Astfel. E‐business include şi activități de management intern şi pentru coordonarea relațiilor cu furnizorii. folosind o interfață Web. programe şi date. Include. Alte firme folosesc extraneturi pentru a permite cumpărătorilor să comande electronic diverse articole de pe site‐ul furnizorilor şi să urmărească situația onorării comenzilor. tot aşa portalurile informaționale ale companiilor diferitelor pot grupuri fi adaptate profesionale să răspundă şi utilizatorilor necesităților individuali. La fel cum portalul public al firmei Yahoo! combină informații din surse multiple şi poate fi adaptat preferințelor utilizatorului. Totodată. şi comerțul electronic. Extraneturile accelerează transmiterea informațiilor între organizație şi furnizorii sau clienții ei. De pildă. C. precum şi relațiile firmelor cu clienții. E-business. angajații şi partenerii logistici în relații digitale prin utilizarea rețelelor şi Internetului. Extraneturile sunt intraneturi extinse la utilizatori autorizați din afara companiei. SwissAir foloseşte un extranet pentru a oferi agenților săi de călătorie datele de zbor. numeroase organizații din ziua de azi utilizează tehnologiile Internet în vederea remodelării proceselor şi activităților operaționale. de asemenea. din intranetul companiei.

De exemplu. extraneturile şi alte rețele pentru a sprijini fiecare etapă a proceselor de aprovizionare şi desfacere. numeroase organizații utilizează Internetul. sistemele de comerț electronic includ site‐uri Web pentru vânzări online. acces prin extranet pentru clienții importanți la bazele de date cu . Comerțul electronic (e‐commerce) reprezintă acea componentă a afacerilor electronice răspunzătoare de cumpărarea şi vânzarea bunurilor şi serviciilor prin Internet. Aceste firme utilizează afacerile electronice pentru reproiectarea proceselor economice interne. Comerțul electronic vizează. ca atare. marketing. resurse. orice schimb online de informații. de la publicitate. rețelele bazate pe tehnologiile internet dintr‐o organizație (intranet) şi între aceasta şi partenerii ei comerciali (extranet) au devenit infrastructura TI primară ce asigură aplicațiile e‐business ale multor companii. implementarea sistemelor de comerț electronic cu furnizorii şi clienții şi promovarea colaborării organizaționale în cadrul echipelor şi grupurilor de lucru. intraneturile. vânzări şi service clienți pe Web până la mecanisme de securitate şi plată prin Internet ce asigură finalizarea proceselor de livrare şi achitare. În ziua de azi. Internetul. Astfel. servicii sau o combinație între acestea se încadrează în acest concept. toate aspectele. bani.schimb online de valoare.

Internetul a devenit o unealtă puternică pentru mobilizarea grupurilor de interese în vederea acțiunilor politice şi strângerilor de fonduri. Guvernarea electronică (e‐government). pot să‐şi reînnoiască permisul de conducere sau să solicite ajutorul de şomaj. cetățenii pot afla şi chiar plăti on‐line impozitele pe diferite categorii de bunuri. de asemenea.situația stocurilor şi utilizarea intraneturilor firmei de către agenții de vânzări pentru a accesa înregistrările clienților în cadrul activității de gestionare a relațiilor cu clienții (CRM). de cealaltă parte. utilizează tehnologiile Internet pentru a oferi informații şi servicii cetățenilor. Tehnologiile asociate cu e‐ business au determinat schimbări similare şi în sectorul public. Pe lângă îmbunătățirea modului de prestare a serviciilor guvernamentale. cetățeni. poate permite cetățenilor accesul mai uşor la informații şi posibilitatea de a interacționa electronic cu alți cetățeni. e‐ guvernarea poate face activitățile din sectorul public mai eficiente şi. Totodată. companii şi alte entități guvernamentale. la toate nivelurile. De exemplu. e‐Guvernarea vizează utilizarea Internet‐ului şi tehnologiilor de rețea în vederea relaționării digitale între guvern şi alte instituții din sectorul public. . dar şi pentru implicarea mai mare a cetățenilor în viața politică (e‐democrație). pe de o parte. Instituțiile guvernamentale. funcționarilor şi organizațiilor cu care interacționează.

6‐8). p. Partea bună este că se cunosc cauzele eşecurilor şi că putem învăța din greşelile trecutului. e‐guvernarea reprezintă utilizarea IT de către organizațiile din sectorul public. Vina principală se găseşte în managementul defectuos al proiectelor de e‐guvernare. Vorbim aşadar despre o divergență clară între entuziasmul manifestat în promovarea soluțiilor IT în sectorul public de teoreticieni şi banala realitate.4]. Cifrele date publicității arată că în ultimul deceniu al secolului trecut s‐au cheltuit la nivel mondial circa 3 miliarde USD în domeniul administrației publice [Gubbins 2004]. cele ale sistemelor informaționale de raportare . Analizele Gartner arată o rată de succes de doar 40% [Gartner 2002]. cu un ritm de dezvoltare susținut şi cu influență puternică asupra activităților din sectorul public. În multe cazuri s‐au risipit importante resurse financiare. Un cititor puțin avizat poate înțelege că e vorba despre internet şi despre utilizarea de echipamente şi programe specializate. umane şi chiar politice fără a putea oferi îmbunătățirile promise beneficiarilor. atunci când obiectivele principale ale proiectelor nu sunt atinse.ABORDAREA INFORMAȚIONAL E‐GUVERNĂRII CA SISTEM E‐Guvernarea este un fenomen în continuă expansiune.sistem informaţional Într‐o definiție simplă. pp. O abordare corectă şi competentă a acestor proiecte. multe proiecte de e‐guvernare eşuează – fie sunt eşecuri totale. iar alte studii reduc această rată până la 20% (spre exemplu. 106. fie eşecuri parțiale. e‐ Guvernarea promite soluționarea problemelor administrației publice. Şi totuşi nu este doar asta. studiul publicat în 2003 de UNDESA – United Nations Department for Economic and Social Affairs în revista Development Administration. e-Guvernarea . unii autori apreciază că e‐guvernarea este prezentă de mult. Credem că această definiție spune totul şi nimic. ceea ce explică şi/sau impune creşterea cheltuielilor alocate în bugetul public. cu mult înainte ca acest termen să se inventeze [Heeks 2006. 1. dar şi înțelegerea conceptelor e‐Guvernării contribuie la reducerea ratei de insucces şi eliminarea risipei de resurse. Mai mult decât atât. în sensul că sistemul nu este implementat deloc sau abandonat după implementare. Se apreciază că e‐guvernarea s‐a manifestat prin aplicațiile de birotică. identificarea particularităților acestora. Şi totuşi. nr.

programe (software).sau ale sistemelor expert implementate în administrația publică cu mult timp în urmă. Aşa cum se ştie. informațiile şi cunoştințele apoi componentele de IT. datele. oameni. pentru a indica importanța componentei sociale (oamenii). Această constatare justifică abordarea e‐Guvernării ca sistem informațional – în prezentarea schematică din figura 1 se regăsesc componentele unui sistem informațional: echipamente. prelucrează. obține şi comunică informații. Deci utilizarea tehnologiilor informaționale nu defineşte sistemul informațional. În opinia noastră. date.4]. Acest aspect este adesea insuficient sau prost gestionat în cadrul proiectelor de e‐guvernare –practica a demonstrat că mai multe eşecuri se datorează acestui aspect decât problemelor legate de tehnologie. Conform schemei din figura 1. pentru a puncta şi componenta de procese. Pentru ca e‐ guvernarea să fie un sistem informațional. în nucleul sistemului informațional. fie că urmează ca proiectele să fie reproiectate sau doar automatizate prin aplicații specializate. în definirea e‐Guvernării trebuie folosită sintagma de sistem "socio‐tehnologic" [Heeks 2006. existența sistemelor informaționale nu a fost condiționată de utilizarea tehnologiilor informaționale – mai ales în administrația publică unde şi astăzi o mare parte a operațiunilor se realizează manual. care sprijină culegerea. Înțelegerea proceselor organizaționale este esențială succesul proiectului. p. care dau sistemului un scop şi un sens şi procesele organizaționale care sunt executate şi duse la bun sfârşit pe baza mai multor proceduri. gestionează cunoştințe. Sistemul culege. ci îl optimizează. la amestecul bine proporționat de date/informații şi diverse tehnologii se adaugă oamenii. În schema prezentată se observă în partea centrală. sintagma completă ar fi "sistem socio‐economic şi tehnologic". păstrează date. prelucrarea. . stocarea şi comunicarea acestora.

organizația funcționează într-un mediu cu aspecte specifice din punct de vedere economic. politică. social‐cultural şi tehnic – un context larg de legi şi valori. legal. Sistemul informațional de e‐guvernare este implementat într‐o organizație publică. politic. La rândul ei. procese economice şi resurse disponibile. sisteme economice şi inovații tehnologice. sistem de conducere. care se individualizează prin structuri organizatorice. strategie.Din schema ilustrată în figura 1 lipseşte mediul în care "funcționează" sistemul informațional. Descrierea sistemului informaţional al e-Guvernării . aspect remediat prin reprezentarea din figura 2. 2. cultură organizațională.

practica sistemelor informaționale a lansat ideea unor liste de "verificare". utilizate de oamenii implicați în sistem. • schema de personal şi abilitățile acestuia ca utilizatori în sistemul informațional. informații. Objectives. OtheResources) şi CIPSODA (Capture. legali. la această listă se mai poate adăuga mediul extern. Dat fiind specificul e‐Guvernării. Output. Între cele mai cunoscute sunt ITPOSMO (Information. economici.Descrierea completă a oricărui sistem informațional în general şi a sistemului e‐Guvernării în particular înseamnă prezentarea fiecăreia din cele peste 20 de componente arătate în figura 2. dar şi valorile prețuite de cetățeni. lista de verificare CIPSODA include următoarele activități: • culegerea/găsirea datelor. socio‐ culturali şi tehnologici care îl caracterizează influențează semnificativ sistemul informațional al e‐ Guvernării. fax etc. iar pe de altă parte aspecte privind cultura organizațională. Technology. care sunt foarte relevante deoarece indică pe de o parte interesele şi politica organizațională. and Action) pe care le vom utiliza în continuare. • o – alte resurse (în special resursele financiare şi de timp necesare). în principal tehnologii informaționale. Input. • obiectivele şi valorile. • managementul şi structurile organizatorice. corespunzătoare activităților desfăşurate în administrația publică. de gestiune. Processing. . atât cele interne.). orientată asupra informațiilor şi gestiunii acestora. Prezentarea după lista ITPOSMO include următoarele dimensiuni de studiat: • informații. Management Systems. Processes. • tehnologia. Practic. • procesele. cât şi cele de interacțiune cu partenerii şi cetățenii.Decision‐making. deoarece factorii politici. vorbim despre o altă perspectivă asupra sistemului informațional decât cea structurală descrisă mai sus. Lista de verificare CIPSODA se concentrează asupra activităților din sistemul informațional. dar şi altele (telefon. Skills. Corespunzător clasicului ciclu de prelucrare a datelor (vezi figura 3). Pentru a reduce complexitatea. cu referire la informațiile formale deținute de către sistemele electronice şi cele informale. Storage. cunoştințe. care presupun lucrul cu date.

esențială pentru buna desfăşurare a tuturor celorlalte. atât a datelor primare. amâna sau efectua plata sumei datorate. • acțiunea de implementare. să considerăm plata impozitului pe alte venituri decât salariul de către un cetățean. Acestor activități li se adaugă şi cea de comunicare. • stocarea. .• introducerea datelor în sistem. Spre exemplu. Fazele descrise în figura 3 vor fi: • adunarea datelor necesare din diferite documente/ declarații ale cetățeanului. • stocarea datelor şi a rezultatelor prelucrărilor. materializare a deciziei luate. • prelucrarea datelor preluate (pe baza datelor grupate sau adunate şi a algoritmului de calcul implementat într‐o aplicație specializată) şi determinarea impozitului datorat. cât şi a celor rezultate prin prelucrare. • luarea deciziei. • luarea deciziei de a contesta. • obținerea rezultatelor în forma dorită. sprijinită de informațiile obținute prin prelucrarea datelor. • obținerea rezultatelor înseamnă comunicarea informațiilor privind suma datorată de cetățean. • desfăşurarea acțiunii corespunzătoare deciziei luate. • prelucrarea datelor. • introducerea datelor în sistem (dacă ne gândim la un sistem de e‐guvernare acestea vor fi introduse de către cetățean într‐un formular electronic pe site‐ul web al administrației financiare).

în figura 4 vedem ce face acesta. În loc de concluzii Spuneam în paragraful 1 că un sistem de e‐guvernare este un sistem socio‐ tehnologic. concrete.Figura 4 reprezintă succesiunea acestor activități. Abordarea proiectelor de e‐ guvernare trebuie să fie una hibridă. Dincolo de aspectele formale. în general sociale. calitative. Dacă reprezentarea din figura 2 ne arată ce este şi ce conține sistemul informațional. Asocierea (eronată) a e‐Guvernării cu tehnologia informațională poate avea cele mai nedorite efecte în practică. definirea sistemului informațional vizează şi aspectele informale. tehnologice dintr‐o organizație. . 3. care combină obiectivitatea tehnologiei informaționale şi caracterul informal. flexibil al proceselor din sectorul public.

obiectivele şi ieşirile sunt fundamental diferite. Neadaptarea acestora la particularitățile sectorului public.INTEGRAREA INFORMAȚIONALĂ ÎN SECTORUL PUBLIC PRIN SISTEME ERP 1. ci satisfacerea publicului. edemocrație şi front‐office. structuri şi aplicații care să îmbunătățească productivitatea angajaților. implicarea cetățenilor şi furnizarea de servicii". Dacă includem e‐democrația în front‐office. a volumului de muncă de birou manuală. a celor în slujba cărora se află. Chiar dacă teoria şi mijloacele de realizare sunt cam aceleaşi. Introducere Organizațiile din sectorul public. 2003) e‐guvernarea este definită prin "utilizarea tehnologiilor informaționale (TI) pentru sprijinirea activităților guvernamentale. putem reprezenta sistemul informațional al e‐guvernării ca în figura 1. . duce la eşecul acestor inițiative. Se manifestă tendința de a introduce în administrația publică diverse tehnologii informaționale (în special aplicații) eficiente în firmele private. Din această definiție se deduc cele trei zone de acțiune ale TI: back‐office. astfel că abordarea proiectelor IT în administrația publică este substanțial diferită. ca şi reglementările la nivelul executivului. Într‐un raport al Națiunilor Unite (World Public Sector Report: EGovernment at the Crossroads. au nevoie de procese. În condițiile în care administrațiile se schimbă mai rapid decât în afacerile private. în administrația publică nu se ținteşte creşterea competitivității. care nu este angajat în maximizarea veniturilor şi creşterea profitului. În sectorul public ținta este reducerea drastică a birocrației. ca şi cele din sectorul privat. sistemul informațional trebuie să flexibil şi adaptabil – integrarea informațională este o sarcină mai dificilă decât în organizațiile private. iar ieşirile înseamnă proceduri şi reglementări îmbunătățite. Spre deosebire de sectorul privat.

arhitectură informațională şi infrastructură învechite.44% 3.2. Conform studiului realizat de ANIAP la nivelul administrației publice din România. organizațiile publice se confruntă cu mai multe impedimente.20% 2. precum cele legate de rigiditatea sistemului public.43% 5.36%. Topul funcționalităților informatizate în România arată astfel: 1. . gestiunea obiectelor de inventar 49. buget şi execuție bugetară 79. gestiunea materialelor 48. salarizare 83. Ca în orice organizație. impozite şi taxe 68. asigurând informatizarea principalelor funcționalități. costurile aferente sunt o piedică greu de depăşit. În condițiile unor bugete modeste. Dincolo de aspectul pozitiv al informatizării. cu atât mai mult cu cât aici apar constrângeri determinate de scăderea bugetelor. una din preocupările comune este reducerea costurilor. legislație oficială 74.68% 7. contabilitate 79. Prelucrarea manuală.65% 9. abordarea "fragmentată" a activității din organizațiile publice nu sprijină dezideratul integrării informaționale. peste jumătate din unitățile administrative au implementat diverse aplicații. bazată pe hârtie este scumpă şi implică risipa de resurse. gestiunea mijloacelor fixe 51. Locul şi rolul ERP în sistemul informaţional al e-guvernării În realizarea integrării informaționale.33% 6. gestiunea trezoreriei 51.14% 8.19% 4. resursele financiare necesare. Este simplu de spus că aceasta trebuie înlocuită cu prelucrarea automată şi informatizarea activităților.

Dacă la începutul anilor 2000 s‐ a observat o poziție defensivă a sectorului public datorită experiențelor dureroase ale firmelor private în implementarea ERP. impozite şi taxe prin sisteme ERP. Literatura străină de specialitate 1 a prezentat şi promovat integrarea informațională încă din anii '90 – concepte precum "Enterprise Resource Planning" (ERP) şi "business process reengineering" (BPR) au avut un impact major asupra activității economice în acea perioadă. regândirea şi reproiectarea proceselor şi sub‐proceselor. Având în vedere volumul copleşitor de informații . bugete. Chiar în condițiile utilizării unui ERP. cu un câştig esențial de performanță din perspectiva clienților şi a întregului public". de aceea guvernele au inițiat proiecte de integrare a proceselor interne: contabilitate. situație descrisă prin sintagma "insule informaționale". Reproiectarea proceselor economice reprezintă o direcție esențială pentru reforma sectorului public. salarizare. Valoarea şi avantajele integrării informaționale. National Public Academy of Public Administration. ulterior aceasta s‐a ameliorat – lecții au fost învățate şi riscurile au devenit vizibile şi "tratabile". care nu comunică între ele. Într‐un raport publicat în 1999. lipsa de experiență şi know‐how poate fi compensată prin împărtăşirea acestora de către organizații cu proiecte similare şi adoptarea celor mai bune practici. o organizație americană care a împlinit 40 de ani de activitate şi expertiză în domeniul administrației publice. transformarea din zona internă este la fel de importantă. Noile tehnologii informaționale şi de comunicații deschid multiple oportunități. Componenta de "back‐office" este cea răspunzătoare pentru obținerea de economii importante. a promovat aceste noi tendințe la sfârşitul mileniului trecut. La aceasta se adaugă inconsistența standardelor şi formatelor utilizate. îmbunătățirea proceselor economice prin adoptarea celor mai bune practici au devenit evidente nu doar pentru firmele private. De asemenea. de interacțiune cu diverşii actori implicați. informațiile interne şi externe sunt dispersate în diferite departamente sau entități publice. deoarece aduce schimbări radicale în modul în care guvernul îşi conduce activitatea curentă. iar ERP constituie doar un prim pas în direcția cea bună.Sistemul informațional dintr‐o organizație publică cuprinde mai multe aplicații izolate. Pe lângă schimbările ce trebuie realizate în componenta de "frontoffice". fiind dificil de accesat. citat în [Heeks 1999] se arăta că "reproiectarea activităților din sectorul public reprezintă o îmbunătățire radicală care vizează examinarea. ci şi pentru cele publice. în condițiile unor resurse limitate şi în scădere.

3. pentru a realiza un sistem eficient de e‐guvernare trebuie să se accentueze nu doar aspectul de integrare. Multe organizații publice au început implementarea de sisteme ERP pentru a înlocui aplicațiile vechi. Dificultăţile proiectelor ERP în contextul e-guvernării şi recomandări pentru ameliorarea acestora Fiecare implementare ERP este unică şi prezintă propriile sale provocări. În continuare vom prezenta principalele aspecte din categoria riscurilor şi provocărilor în implementarea ERP în sectorul public. dar fără a avea o imagine clară asupra arhitecturii informaționale. În continuare se determină unde doreşte organizația să ajungă la sfârşitul implementării – pornind de la reprezentarea operațională din perspectivă se . managementul cunoştințelor). riscuri. O imagine mai detaliata a sistemului informațional de e‐ guvernare şi a actorilor implicați este cea din figura 2. Realizarea integrării informaționale depăşeşte deci faza implementării ERP.din sectorul public. sacrificii şi oportunități. ci şi capabilitățile colaborative. dar depinde esențial de succesul acesteia. Sistemul ERP trebuie extins prin implementarea de noi componente colaborative şi de inteligență economică (managementul documentelor. când devine evident că nu sunt atinse beneficiile aşteptate. creionându‐se o imagine asupra organizației din perspectiva proceselor derulate. Pentru început trebuie cunoscute în detaliu procesele "de facto". Arhitectura informațională identifică şi descrie procesele economice pornind de la clarificarea scopului final. flexibile şi orientate spre autoservire. Lipsa unei arhitecturi şi viziuni operaționale pe termen lung. Nu puține sunt cazurile în care definirea arhitecturii este inițiată după încheierea proiectului ERP.

şi în sectorul public există dificultăți în estimarea costurilor şi în managementul acestora pe parcursul implementării. deoarece ei favorizează schimbarea proceselor. Definirea viziunii operaționale impune reproiectarea proceselor în condiții de noi reguli de afaceri. Situația este mai încurcată decât în firmele private. de multe ori subestimate. integrarea proceselor interdepartamentale. În pozițiile cheie sunt necesare persoane cu experiență în managementul de proiect. În debutul proiectului costurile sunt doar estimate. În fine. cu consecințe nefaste care obstrucționează sau pot chiar întrerupe desfăşurarea acestuia. dar şi xpertiză funcțională.Astfel. Necunoaşterea sistemului curent în ansamblu şi a portofoliului de procese. Ca şi în cazul proiectelor din organizații private. ci încadrarea în termene şi prevenirea pierderii fondurilor. Aspecte referitoare la costuri. nu cea orizontală. Specifică şi totodată complicată este procedura de aprobare a resurselor. sistemul ERP trebuie să co‐existe împreună cu unele aplicații vechi. Este laborioasă găsirea şi numirea persoanelor potrivite.determină noile procese economice. politici şi proceduri de lucru. în faza de analiză a cerințelor. cu . Neglijarea fazei de analiză a sistemului existent şi de studiu a proceselor are consecințe grave asupra efortului de reproiectare. Expertiza echipei. ceea ce creează o constrângere suplimentară în managementul proiectului. identificarea şi înțelegerea interfețelor necesare în perspectiva implementării ERP.Pentru proiectele ERP sunt frecvente întârzierile şi depăşirile de termen. Multe implementări ERP încep la nivel de compartiment şi nu la nivelul organizației. deoarece depinde de procesul de bugetare. greu de cheltuit”. specializate. particular în administrația publică este că nu se recompensează realizarea de economii. Altă dată proiectul ERP se confruntă cu situația în care expiră perioada de utilizare a fondurilor alocate – o situație comună pentru banii publici: „greu de obținut. dar şi să comunice cu sisteme externe. orientată pe procese („de la cap la coadă”). Un proiect ERP se constituie pe procese. Un rol important revine membrilor echipei din interiorul organizației. deoarece o organizație din sectorul public trebuie să aibă interfețe cu multe alte sisteme externe. De asemenea. este dificilă corelarea cheltuielilor bugetare cu costurile ERP deoarece mărimea concretă a acestora va fi cunoscută abia după începerea proiectului. În organizațiile publice echipele de proiecte se confruntă cu lipsa de resurse şi personal calificat. având temei perspectiva funcțională. Analiza timpurie a arhitecturii informaționale sprijină esențial managementul aplicațiilor existente.

dedicare şi participare activă. În condițiile în care implementarea ERP acoperă un număr mare de funcțiuni. Implicarea şi sprijinul top‐managerilor. În administrația publică apreciem ca esențial rolul managerilor subordonați direct conducerii. 69]. Abordarea „big‐bang”. succesul unui proiect ERP depinde substanțial de sprijinul conducerii la vârf încă din etapa inițiativei ERP. generatoare de costuri mari de întreținere. Top‐ managerii sunt motorul transformării organizațiilor lor – ei sunt cei care inițiază schimbarea. Adesea experiența implementatorului în proiecte de administrație publică este prea puțină. dar şi imaginea de ansamblu a . proiectul poate eşua prin complexitate. în special din fazele inițiale. Pe lângă aceasta. La fel ca în firmele private. Ideea principală a metodologiei „big‐bang” este potrivită proiectelor în organizațiile publice atâta vreme cât acestea nu sunt de amploare. materializat în timp. Datorită particularităților sectorului public. Având în vedere că una din motivațiile principale ale proiectelor ERP este eliminarea aplicațiilor moştenite [Sommer 2006. Managerul de proiect trebuie să aleagă între a educa propriul personal şi a solicita resurse umane din alte departamente sau chiar din exterior. urmăreşte implementarea unui sistem ERP în ideea minimizării costurilor şi timpului alocat. este recomandată o abordare progresivă. cu mai multe proiecte mici care pot asigura atingerea obiectivelor şi o rată de recuperare a investiției acceptabilă. ceea ce influențează negativ cursul proiectului. se poate aplica abordarea „big‐bang” pentru fiecare mini‐proiect în parte. asumarea acestui rol este dificilă – adesea puterea de decizie este difuzată sau influențată de factorul politic. În această abordare sunt eliminate multe activități specifice proiectului. Insuficienta cunoaştere a proceselor din sfera administrației publice de către integratorii/implementatorii de sistem. Mulți implementatori se angajează în astfel de proiecte fără a înțelege în detaliu activitățile. de analiză. Această abordare. căreia îi corespunde şi o metodologie de implementare corespunzătoare. de obicei persoane care au competență şi experiență în practica administrației publice. astfel că atitudinea ei față de tehnologiile informaționale poate fi negativă ca efect al necunoaşterii. supervizează reproiectarea proceselor şi aprobă noile reguli de afaceri.însuşirile potrivite în pozițiile potrivite în cadrul echipei de implementare.dar ca parte componentă a unui proiect de integrare la nivel de organizație. În organizațiile publice. conducerea la vârf dintr‐o organizație publică este aleasă pe criterii politice. p.

altele conectate prin interfețe particularizate. ceea ce le face dificil de gestionat. Recomandări Este bine că multe organizații îşi asumă inițiative ERP. firme . funcționale şi nu ca şi componentă a unui sistem integrat. furnizorul bazei de date. care este cea mai potrivită strategie şi metodologie de implementare. În plus. astfel că trebuie să existe un cap limpede şi multă muncă pentru a le rezolva. Deşi este o activitate necesară în orice proiect ERP. este vitală pentru succesul oricărui proiect care implică tehnologiile informaționale. Problemele tehnologice sunt de obicei clar definite. implementatorul soluției. După ce devine limpede caracterul integrat al sistemelor ERP. echipa unui proiect ERP este eterogenă. educarea salariaților este mai mult decât benefică. de cultură sau mentalitate e mult mai greu. nu cele tehnologice. Evitarea acestor situații este realizabilă atunci când între activitățile inițiale se numără şi definirea viziunii şi obiectivelor pe termen lung. determinându‐se cât de amplă va fi implementarea. în zona administrației publice. să schimbe obişnuințele. se iau în discuție procesele şi modul în care acestea pot fi „aclimatizate” în arhitectura informațională. cele mai multe izolate. Dacă apar obstacole legate de oameni.sistemului existent. Experiența implementatorului valorează extrem de mult. ea reuneşte diverse grupuri din zone diferite: administrația publică locală şi cea națională. cu multiple sisteme şi aplicații moştenite. Fiecare din aceste sisteme/aplicații a fost dezvoltat cu scopul de a răspunde unor cerințe concrete. furnizorul soluției ERP. deoarece o creație nouă reprezintă o amenințare pentru comodul status‐quo. Pe acestea se fundamentează obiectivele proiectului ERP. Consecințele merg de la întârzieri şi depăşiri ale costurilor la abandonarea proiectelor. să dezvolte noi relații de muncă şi chiar să‐şi sacrifice autonomia. Birocrația este considerată o piedică majoră în inovarea tehnologică. el poate sprijini efortul de creare a unui sistem integrat la nivel de organizație. Orice inovație îi forțează pe salariați să modifice praxisul. este regretabil că acestea sunt tratate ca banale înlocuiri ale vechilor aplicații moştenite. Se spune că în implementările de sisteme integrate în organizațiile mari problemele de personal şi de cultură organizațională sunt cele dificile. Această abordare tardivă implică schimbări „din mers” în cadrul implementării şi creează un mediu instabil şi anarhic. furnizori de echipamente. Realitatea relevă o arhitectură complicată.

În acest sens. Realizarea integrării informaționale la nivel de organizație se bazează pe implementarea de procese „de la cap la coadă”. Sistemului ERP. care nu se încheie la finalizarea proiectului ERP propus. conectată în permanență la evoluția tehnologiilor informaționale [Fotache 2004. tehnologia informațională. să comunice între ei şi. O a treia recomandare vizează schimbarea organizațională. Cu ajutorul . aceeaşi tendință colaborativă se manifestă şi în sectorul public. În zilele noastre. rezultate din experiența acumulată de consultanți şi firmele integratoare de sistem. p. aflată în continuă evoluție este catalizatorul schimbărilor în organizații. sistemul informațional al e‐guvernării reuneşte mai multe componente. cel care automatizează şi eficientizează procesele interne. Chiar dacă sistemele ERP se răspândesc pe zi ce trece. Un alt aspect care îi surprinde pe manageri are în vedere durata acestui angajament.Toți oamenii implicați trebuie să formeze o echipă. Creşterea eficienței administrației publice depinde de măsura în care unitățile componente sunt dispuse să realizeze schimbări de proces – reproiectarea proceselor economice va realiza un salt calitativ în performanțe dacă este înțeleasă şi pusă în practică după regulile sale (nu după ureche). Totuşi. În sprijinul acesteia pot fi utilizate „cele mai bune practici”. să înțeleagă efectele acestora şi să învețe să gestioneze eficient schimbările generate de noile TI. ERP‐ul reprezentând doar o parte a integrării interne. Aşa cum am arătat mai sus. Impactul ERP asupra mediului organizațional poate fi comparat cu cel al unui seism. schimbările în modul de desfăşurare al activității şi cele care țin de organizare constituind un motiv important de panică pentru organizațiile care ezită să meargă pe drumul integrării prin ERP.de consultanță şi de instruire. mai târziu se dovedeşte a fi doar un prim pas către crearea unei infrastructuri competitive. ele nu pot acoperi în totalitate cerințele e‐guvernării. este hotărâtor ca managerii publici să dea importanța cuvenită TI. chiar dacă acestea depăşesc granițele departamentale. 69]. Dacă simpla adoptare a unei soluții ERP pare a fi la început soluția tuturor problemelor. cel mai important. să‐şi asume responsabilitatea şi apartenența la proiect. La fel cum organizațiile private tind să‐şi elimine barierele organizaționale. tehnologia singură nu este de nici un folos acolo unde politica şi reglementările diferitelor departamente administrative nu se potrivesc ori sunt potrivnice acesteia. i se adaugă noi componente care asigură integrarea orizontală a datelor din cadrul tuturor aplicațiilor în corelație cu procesele guvernamentale.

în ambele cazuri fiind vorba despre aplicații izolate. stocarea. în lipsa unei strategii şi a unei viziuni organizaționale şi în condițiile menținerii aceloraşi procese cu performanțe slabe. Toate aceste aspecte influențează negativ orice proiect care îşi propune implementarea noilor tehnologii informaționale şi de comunicații. cu participarea tuturor actorilor implicați (angajați. Mai mult decât atât. prelucrarea şi regăsirea datelor. firme private). • regulile şi procedurile birocratice aferente serviciilor publice sunt concepute astfel încât să uşureze munca administrativă a fiecărui departament şi nu promovează simplificarea demersului cetățeanului sau firmei care solicită serviciul. privit ca un rezervor de informații şi cunoştințe. reproiectarea proceselor este frânată de rigiditatea mediului organizațional şi rezistența la schimbare a utilizatorilor. i se recunoaşte meritul de a face parte din infrastructura tehnologică de bază a e‐guvernării. Concluzii Concluzia principală este aceea că în mod unanim ERP este proiectul de integrare cel mai frecvent şi în sectorul public. de fragmentare organizațională. Din analiza sistemelor informaționale din administrația publică se observă că: • procesele economice sunt izolate. . altele au implementat aplicații noi. simpla implementare a unei soluții ERP nu rezolvă deficiențele majore ale sistemului. 4. cu tendința de demarcare a „teritoriului” fiecărei unități administrative. fiind fărâmițate între departamente sau unități administrative. La nivelul unei unități administrative de genul județului angajații din sectorul public pot colabora într‐un sistem de management al documentelor. aşa‐numite „insule informaționale” în sistemul informațional al administrației publice locale. accesibil prin intermediul unui portal Web. cetățeni. • există o cultură anti‐cooperare. La nivel de back‐office fiecare entitate publică sau departament îşi urmăreşte propriile scopuri şi utilizează în acest scop sisteme diferite (manuale sau informatizate) pentru culegerea. indiferent de localizarea angajatului. Chiar atunci când sunt recunoscute nevoia de schimbare şi beneficiile integrării informaționale. fie vorba de ERP. • arhitectura sistemului informațional şi infrastructura tehnologică au un caracter închis. orientat spre interiorul organizației. Sectorul public face greu față efortului de înnoire.instrumentelor colaborative se poate asigura interoperabilitatea între diferite structuri administrative. Unele entități sunt satisfăcute de aplicațiile moştenite.

trăind fiecare „în cercul său strâmt” şi fără dorința de a trece dincolo de granițele departamentului său. Apreciem că schimbarea stării de spirit şi a atitudinii față de nou şi inovație este una din marile provocări ale reformei administrației publice. În majoritatea entităților publice angajații au o mentalitate închisă. sisteme de management al documentelor etc. am spune chiar închistată. apreciem că mai mult decât tehnologie şi instruirea utilizatorilor este nevoie de asistență – expertiza adunată în „cele mai bune practici” şi experiența altor implementări sunt indispensabile pentru succesul proiectului. astfel încât unitățile administrației publice să se bucure de beneficiile integrării informaționale interne şi externe. Se vorbeşte astăzi despre proiecte de management al cunoştințelor şi în administrația publică. portaluri.intranet. Cât despre implementarea unei soluții informatice. care să susțină o cultură a comunicării şi colaborării. În crearea unui sistem informațional competitiv cultura este cheia succesului. sisteme colaborative. .