You are on page 1of 14

BAB I

PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Dalam sistem kegiatan penyelenggaraan makan, makanan berkualitas akan didapat
apabila perencanaan kebutuhan bahan makanan dilakukan dengan baik. Manajemen
penyelenggaraan institusi adalah serangkaian kegiatan yang bersatu dari sistem yang terdiri
dari beberapa subsistem perencanaan menu disamping evaluasi dalam rangka penyediaan
makan untuk kelompok masyarakat di sebuah institusi. Selain untuk memenuhi kebutuhan
gizi, penyelenggaraan makanan bertujuan untuk menyediakan makanan yang sesuai baik dari
segi mutu, jenis maupun jumlahnya (Depkes RI, 2006).
Setiap proses dalam penyelenggaraan makanan sangat mempengaruhi jumlah dan standar
porsi yang akan dihasilkan. Pembelian bahan makanan harus benar, menurut Suyatno (2010),
pembelian bahan makanan harus disesuaikan dengan menu, jumlah dan standar porsi yang
direncanakan.
Salah satu hal penting dalam penyelenggaraan makanan yaitu jumlah bahan makanan dan
standar porsi yang dihasilkan, hal ini dikarenakan jumlah bahan makanan berpengaruh
terhadap standar porsi yang dihasilkan. Jumlah bahan makanan harus ditetapkan secara teliti
agar didapat standar porsi sesuai dengan yang telah direncanakan sebelumnya sehingga dapat
memenuhi kebutuhan klien.
1.2 Rumusan Masalah
a. Apa yang dimaksud pengadaan bahan makanan?
b. Bagaimana proses pembelian bahan makanan?
c. Apa yang dimaksud dengan pasar?
d. Apa yang dimaksud dengan pembeli?
e. Apa yang dimaksud dengan pemasok atau distributor makanan?
f. Apa saja metode-metode pembelian?
g. Apa saja yang perlu diperhatikan dalam pemilihan produk?
1.3 Tujuan
a. Untuk mengetahui definisi pengadaan bahan makanan.
b. Untuk mengetahui dan memahami proses pembelian bahan makanan.
c. Untuk memahami tentang pasar dalam pengadaan bahan makanan.
d. Untuk memahami tentang pembeli dalam pengadaan bahan makanan.
e. Untuk memahami tentang pemasok dan distributor makanan.
f. Untuk mengetahui dan memahami metode-metode dalam pembelian.

1

Sehingga. persediaan.2 Proses Pembelian Bahan Makanan 2 . dan peralatan untuk memenuhi kebutuhan pelayanan makanan. BAB II PEMBAHASAN 2.g. 2. Untuk mengetahui dan memperhatikan hal-hal yang harus diperhatikan dalam pemilihan produk. pembelian dalam pelayanan makanan berarti serangkaian kegiatan secara berturut-turut dengan tujuan untuk mendapatkan bahan makanan.1 Definisi Pengadaan Bahan Makanan Pembelian atau pengadaan adalah proses untuk mendapatkan bahan dan barang–barang yang sesuai dengan kebutuhan.

transportasi. Distribusi Pasar Makanan didistribusikan dari sumber ke konsumen melalui serangkaian proses pasar. panen. Pertukaran petani ke pabrik adalah saluran.2. manufaktur. Misalnya. dan distribusi. seorang petani yang menanam gandum lalu menjual produk pasca panen ke pabrik di mana gandum diolah menjadi tepung.3 Pasar Pasar dapat diartikan sebagai kumpulan kegiatan yang memberikan kepemilikan bahan makanan dari produsen ke konsumen. Komponen dari sistem distribusi meliputi tumbuh. penyimpanan. ada perubahan 3 . pengolahan. kemasan. Selain pertukaran kepemilikan.

perjanjian perdagangan global. misalnya. Biaya meningkat pada setiap titik pertukaran dan pada akhirnya diteruskan kepada konsumen di akhir sistem distribusi (lihat Gambar. Perantara Pergerakan produk melalui sistem distribusi didukung melalui kerja perantara. produsen akan mempekerjakan perwakilan produk sendiri atau agen. Dalam prakteknya.bentuk dan biaya tambahan. mungkin mengirim agennya langsung ke distributor atau operasi jasa makanan untuk memperkenalkan produk barunya. Daripada berinvestasi di makelar. dan konsumen. tren ekonomi. Dua perantara yang paling umum mempengaruhi bagian distribusi pasar pelayanan makanan adalah makelar dan perwakilan produsen. Beberapa produsen menggunakan pendekatan lain misalnya melalui perwakilan langsung.2). dan kondisi cuaca buruk. perwakilan produsen mungkin mengunjungi jasa makanan untuk memperkenalkan produk baru. termasuk North America Free Trade Agreement (NAFTA). 6. Perantara bertindak sebagai saluran antara produsen. Heinz. Misalnya. dan pembeli makanan harus waspada terhadap tren dan kondisi yang mempengaruhinya seperti kebijakan pemerintah. Memahami Pasar Pasar bersifat dinamis dan selalu berubah. memiliki pengaruh yang besar terhadap ketersediaan dan harga komoditas. distributor. 4 . Makelar berfungsi sebagai perwakilan penjualan untuk produsen atau kelompok produsen.

• Dipersiapkan dan ditahan dalam kondisi tidak bersih. seperti internet. oleh departemen pembelian. • Mengandung bagian dari hewan yang sakit. Beberapa departemen pemerintah lainnya dan lembaga juga terlibat dalam aspek-aspek tertentu dalam peraturan keamanan pangan seperti Kementerian Kesehatan. Regulasi Pasar: Makanan dan Program Pemeriksaan Keamanan dan keutuhan dari pasokan makanan dipastikan melalui program keamanan dan pengawasan pemerintah. bakteri. bahan kimia. Makanan yang tercemar dengan ketentuan sebagai berikut: • Mengandung zat-zat yang berbahaya bagi kesehatan.Pertukaran informasi antara penjual dan pembeli adalah fungsi penting dari pasar dan dimungkinkan melalui berbagai media. • Ada bagian yang kotor dan membusuk. atau faktor lain yang dapat membuat bahan makanan tidak layak untuk dikonsumsi manusia. laporan berkala asosiasi perdagangan. Faktor internal 5 . Tanggung jawab utama untuk menjamin keamanan pangan adalah Badan Pengawasan Obat dan Makanan (Badan POM). Sebuah institusi harus memiliki pengetahuan tentang faktor-faktor internal dan eksternal. Program keamanan pemerintah dan pengawasan yang digunakan untuk mengevaluasi makanan dari tanda-tanda penyakit.4 Pembeli Makanan dan persediaan untuk organisasi pelayanan makanan dapat dibeli oleh seorang individu. Makanan yang tidak dapat masuk ke perdagangan antarnegara yaitu makanan yang dianggap tercemar. Kualitas ditentukan dan dipastikan melalui layanan penilaian. kotoran. jumlah dan kualitas yang diperlukan untuk jasa makanan sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan oleh anggaran dan kebijakan keuangan institusi. tergantung pada ukuran dan kepemilikan organisasi serta kebijakannya. Pembelian bahan makanan. 2. atau melalui pengaturan kerja sama dengan lembagalembaga lain. laporan pasar lokal dan media massa. kutu.

2. beberapa unit restaurans. atau vendor. peralatan. ketersediaan tenaga kerja dan keterampilan.5 Pemasok dan Distributor Makanan Pemilihan pemasok. kepemilikan. dan lokasi geografis. dan mengadakan survei pasar untuk pemasok yang dapat dipercaya dan bisa menyediakan produk yang diinginkan. menu.meliputi pelanggan. dan jumlah makanan yang dibutuhkan. Etika dalam Pembelian Seseorang saat membeli dituntut untuk memiliki keterampilan negosiasi. termasuk perguruan tinggi. termasuk ukuran organisasi. Faktor eksternal meliputi sistem pemasaran. Seorang pembeli atau institusi tidak boleh terpengaruh terhadap bujukan pemasok yang dapat menyebabkan pembelian tidak objektif. resep. sekolah. dan rumah sakit. adalah salah satu keputusan yang paling penting yang harus dilakukan dalam pogram pembelian. dan metode pembelian. standar makanan dan kualitas. 6 . ketersediaan produk. manajer dan penanggung jawab pembelian membutuhkan kerja sama untuk menetapkan kualias standar untuk makanan dan suplay pembelian makanan. fasilitas penyimpanan. Kemampuan untuk bernegosiasi sangat penting untuk keberhasilan pembelian dan keterampilan tersebut dapat dipelajari dan disempurnakan dari waktu ke waktu. digunakan di banyak institusi besar. Struktur Pembelian Institusi pelayanan makanan bekerja di bawah berbagai jenis peraturan pembelian tergantung pada sejumlah faktor. Pembelian Terpusat Departemen pembelian bertanggung jawab untuk mendapatkan persediaan dan peralatan yang diperlukan untuk semua unit dalam organisasi. Keterampilan negosiasi Kemampuan untuk membangun kemitraan kerja profesional melalui keterampilan berbicara. dan komitmen untuk standar etika yang tinggi.

2. • Pameran dagang. Sistem ini memesan makanan dari vendor berdasarkan harian. a. termasuk: • Internet. Banyak pemasok menyediakan peralatan pendukung atau layanan program dengan pembelian produk makanan tertentu disebut sebagai layanan nilai tambah. Pembeli atau institusi untuk pelayanan makanan dapat menemukan pemasok melalui berbagai sumber. Misalnya. Jika perusahaan pelayanan makanan terletak di perkotaan. Pembelian Informal Pembelian informal merupakan metode yang umum digunakan untuk membeli. Dua kategori yang paling umum digunakan dalam pelayanan makanan adalah pemasok yang menjual beragam komoditas dan pemasok khusus yang hanya menjual satu komoditas seperti daging. Lokasi dan ukuran jasa makanan adalah faktor penting dalam pemilihan pemasok.Ada beberapa kategori pemasok atau distributor makanan. terutama dalam operasi jasa makanan kecil. atau layanan yang disertakan dengan pembelian produk tanpa biaya tambahan. Tanggung jawab utama dari pembeli adalah mengevaluasi produk dan jasa dari suatu pemasok secara hati-hati. Untuk mencapai hal ini. layanan yang tersedia dan kehandalan dalam memenuhi spesifikasi kontrak. 7 . pembeli harus melakukan penyelidikan yang diperlukan ke dalam produk pemasok. pemasok dapat memenuhi kebutuhan pembeli dengan jadwal pengiriman dan penerimaan yang tepat sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.6 Metode Pembelian Dua metode utama pembelian adalah pembelian informal dan pembelian formal. • Operator jasa makanan lainnya. penjual menawarkan untuk memasok peralatan membuat kopi tanpa biaya tambahan dengan pembelian produk kopi.

- Penjual Pertama Metode pembelian yang biasa digunakan oleh restoran dan institusi non komersial lainnya selama beberapa tahun terakhir. Pembelian Formal Pembeli memberikan spesifikasi tertulis (penawaran harga. dan bahan kimia. Persentase berkisar 60 sampai 80. Lelang dibuka pada tanggal yang telah ditentukan dan kontrak umumnya diberikan kepada pemasok yang menawarkan harga terbaik dan memenuhi produk.mingguan. kering. peralatan. minuman. pemahaman yang jelas harus dicapai yang mencakup apa yang termasuk dalam biaya dan apa yang dianggap sebagai bagian dari kenaikan hargabarang disuatu vendor . komputer. Kategori termasuk makanan segar dan unggas. waktu yang disepakati. telepon. susu. Metode ini melibatkan perjanjian formal dengan satu pemasok untuk memasok sebagian besar produk yang dibutuhkan. Beberapa cara untuk memverifikasi biaya vendor juga harus menjadi bagian dari perjanjian. Permintaan lelang secara formal dapat diiklankan di media massa dan didistribusikan secara luas. atau melalui perwakilan penjualan yang memanggil pembeli. b. pembuatan produk. Kontak antara pembeli dan penjual yang dibuat melalui fax. - Perjanjian Pembelian Tertutup 8 . Ketika perjanjian negosiasi biaya tambahan dalam pembelian. atau bulanan. sedangkan secara kurang formal hanya diberikan kepada pemasok yang tertarik. Variasi Metode Pembelian - Biaya Tambahan Biaya vendor umumnya didasarkan pada biaya bahan ditambah biaya yang dikeluarkan dalam perubahan kemasan. beku. Perjanjian tersebut didasarkan pada komitmen untuk membeli jumlah tertentu untuk jangka waktu tertentu. dan daftar barang) dan perkiraan barang yang diperlukan kepada pemasok. dan kategori nonpangan seperti perlengkapan. memproduksi. Kebutuhan umumnya ditentukan dalam persen dari total penggunaan berdasarkan kategori. dengan tingkat yang lebih tinggi yang paling umum.

Mengevaluasi waktu pelayanan berdasarkan permintaan produk.Perjanjian tertutup biasanya digunakan untuk banyak jenis barang dari pemasok lokal. Biasanya. Memilih produk yang sesuai dengan standar kualitas yang ditetapkan. Biaya dilibatkan dalam pembelian dan penggunaan dari kesegaran dan bentuk makanan melawan persiapan parsial atau makanan siap makan dan dapat diterima dari item serupa oleh konsumen yang merupakan factor terbesar yang dipertimbangkan. Tetapi ketetapan barang. Waktu. d. Pemasok bersedia untuk memenuhi kekurangan yang dipesan dalam periode yang ditentukan. potongan dadu. kemampuan dan keperluan pelatihan. satu atau lebih pemasok juga membolehkan pembeli untuk mengidentifikasi “harga yang tidak disukai” dimana terjadi ketika hanya satu pemasok yang terlibat. Perjanjian tertutup dapat menetapkan dengan satu atau lebih pemasok. - Pembelian Langsung Fungsi penjual pada pembelian langsung hanya sebagai perantara dimana dia tidak menyetok barang di perusahannya melainkan penjual menyediakan barang setelah ada pemesanan dari pembeli. kapasitas dan waktu untuk menjamin bahwa permintaan produk dapat dipenuhi. Faktor-faktor yang Perlu Diperhatikan dalam Pemilihan Produk a. beku dan dingin). Tenaga kerja. b. Mengevaluasi ketersediaan. 9 . Kualitas. Tujuannya adalah untuk memiliki sedikit produk dalam persediaan untuk waktu sesedikit mungkin dalam upaya untuk memaksimalkan arus kas. c. kuantitas. maka pengiriman pesanan dapat tetap dengan tawaran terbaik. Perlengkapan.7 Pemilihan Produk Bentuk-bentuk makanan yang dipasarkan Menentukan bentuk-bentuk makanan yang akan dibeli adalah keputusan utama yang membutuhkan kehati-hatian. 2. Menentukan ketersediaan. dll) dan suhu (kering. dan kebutuhan pengiriman tidak diketahui dalam kenaikan yang mungkin berubah-ubah. Bentuk berkenaan terhadap bentuk fisik (keseluruhan.

diantaranya: - Buah dan Sayur. Menggunakan biaya sebagai dasar keputusan setelah faktorfaktor lain telah dianalisis dengan cermat. Kuantitas untuk membeli Jumlah bahan makanan dan persediaan yang dibeli pada satu waktu dan frekuensi pemesanan tergantung pada keuangan dan akuntansi prosedur. Jika sudah sangat - diperlukan. pilihlah yang sudah matang. Mengukur tempat penyimpanan yang diperlukan. Mengidentifikasi Kebutuhan Jumlah makanan yang dibutuhkan untuk produksi menu yang direncanakan diidentifikasi dari menu. frekuensi pengiriman dan ruang penyimpanan. tingkat kematangan. 10 . 2. berat jenis. kemasan.8 Prosedur Pembelian a. lokasi geografis. berat bersih. Mendeskripsikan secara rinci tentang produk yang diinginkan. Inventaris. Total biaya. metode pembelian. Makanan kaleng. Mendeskripsikan suatu produk harus ringkas namun mengandung informasi yang cukup sehingga tidak ada kesalahpahaman antar penjual dan pembeli. jenis sirup. ukuran. b. Berikut ini adalah hal-hal atau informasi yang harus ada dalam pemesanan suatu produk makanan: - Nama produk Merk Jumlah produk Nama dan ukuran wadah Perhitungan per wadah Informasi tambahan untuk jenis bahan makanan lain. Jenis. Melakukan analisis biaya lengkap dari semua sumber daya yang digunakan untuk membuat atau membeli produk. f. Inventarisasi Tingkat Persediaan Kebutuhan sistem komunikasi dari area produksi dan gudang sangat penting untuk pembeli. Jenis. d.e. c.

individu pembuat permintaan. Kadar gula. sangat penting untuk identifikasi. Hal ini sangat penting terutama dalam memesan produk makanan kaleng dalam jumlah besar. Pesanan harus menyertakan nama organisasi. Daging dan Olahan daging. Pesanan akan mendapatkan nomor yang dapat ditambahkan pada saat persetujuan akhir. syarat pembayaran. biasanya melalui telepon. dalam pembelian informal langkah tersebut diabaikan. e. kisaran berat. Pengujian makanan kaleng dengan cara membuka sampel kaleng dan menilai atau mengevaluasi produk sesuai ketentuan yang berlaku. jumlah bakteri. spesifikasi kualitas. direncanakan sehingga buah-buahan dan sayuran olahan musiman dapat digunakan. Namun. Permintaan lelang juga dapat meminta sampel yang akan diuji. kadar gula 4:1 dan suhu pada proses pengiriman 0oF atau kurang dari 0oF. 11 . Umur. permintaan pembelian dari dua atau lebih pemasok. kadar lemak. Permintaan lelang meliputi jumlah yang diperlukan dan spesifikasi untuk setiap barang. instruksi pemotongan yang - tepat. dan tanda tangan dari orang yang berwenang untuk menandatangani pesanan. grade. diskon. f. kepadatan susu. Mengembangkan Pesanan Pembelian Pesanan menentukan jumlah setiap barang yang dibutuhkan untuk periode lelang. suhu selama pengiriman dan pada saat penerimaan. Penerbitan Permintaan Lelang Permintaan lelang berasal dari orang yang berwenang. Produk susu. kondisi umum penerimaan juga diuraikan.- Makanan beku. kesediaan untuk menerima semua bagian dari tawaran. tanggal penutupan penawaran dan kententuan lainnya. Nomor. Kadar lemak susu. maka merk pada kaleng harus ditutup sehingga tes akan netral. serta tanggal penerbitan. Selain itu. dan tanggal pengiriman. Jika sampel ada lebih dari satu perusahaan. potongan daging. Jadwal lelang berisi periode lelang dan frekuensi pengiriman harus ditetapkan dan bila mungkin. kondisi pada saat diterima. Contoh: - stroberi iris. suhu pada proses pengiriman dan penerimaan. termasuk tanggal dan metode pengiriman.

g. maka pemberian kontrak tidaka akan diberikan kepada penawar terendah. Informasi berikut juga harus diberikan nama dan 12 . h. tanggal dan metode pengiriman. prosedur untuk penggantian. dan kondisi untuk pembayaran. permintaan pemeriksaan. 5. sertifikat nilai yang diperlukan. Proses ini sangat direkomendasikan untuk produk daging dan produk kalengan agar pembeli dapat mengevaluasi kualitas dari produk tersebut. Sumber keuangan peserta lelang. Amplop tertutup yang berisi tawaran harus dicap untuk menunjukkan tanggal. kualitas dan pelayanan agar . Integritas dan nama baik peserta lelang. Kualitas kinerja peserta lelang pada kontrak atau pelayanan sebelumnya. 6. Kemampuan peserta lelang untuk memberikan pelayanan dengan cepat dan dalam waktu yang telah ditentukan. 2. pembeli dapat meminta sampel uji produk dari masing-masing tender yang memenuhi syarat untuk membandingkan produk yang sebenarnya terhadap spesifikasi yang telah ditentukan. namun harus menyatakan alasan. dan tempat penerimaan. Sebelum tawaran diberikan kepada pemasok. 4. Kemampuan dan kapasitas peserta lelang untuk melakukan kontrak dan menyediakan layanan. Jika spesifikasi tidak terpenuhi. Pemberian Kontrak Kontrak harus diberikan kepada penawar yang paling tanggap dan bertanggung jawab dengan harga yang paling menguntungkan untuk pembeli. Pembelian harus atas dasar harga. 3. Kepatuhan peserta lelang dengan hokum dan dengan hal-hal yang berkaitan dengan kontrak atau pelayanan. waktu. Tabulasi dan Mengevaluasi Tawaran Penawaran harus terus disegel dan rahasia sampai waktu yang ditetapkan untuk pembukaan. Hal-hal yang perlu diperhatikan sebelum menerima tawaran: 1. Kondisi umum kontrak harus mencakup layanan yang akan diberikan. Penawaran yang diterima setelah waktu dan tanggal yang ditetapkan untuk pembukaan tender harus ditolak dan dikembalikan tanpa dibuka.

i. jenis item kontrak meliputi. Kontrak bersifat mengikat dan merupakan penerimaan hukum tawaran yang dibuat oleh pemenang. dan tanda tangan dari perwakilan resmi dari perusahaan yang mengajukan tawaran. tanggal penerbitan kontrak. Ketika kontrak dibuat oleh agen pembelian. tempat pengiriman. masa kontrak. jumlah yang akan dibeli. Aspek Hukum dan Peraturan Pembelian Ada undang-undang. Syarat penjualan harus jelas dinyatakan dalam kontrak. pelayanan makanan harus menerima salinan pemberian kontrak.1 Kesimpulan Pembelian adalah fungsi penting dalam penyelenggaraan pelayanan makanan dan sangat penting untuk mempertahankan alur makanan dan persediaan untuk memenuhi produksi dan persyaratan layanan. peraturan atau kebijakan yang harus dipahami dan dipatuhi oleh pembeli. Sebuah institusi sering bekerjasama dengan departemen hukum untuk memastikan bahwa kontrak dan interaksi pembeli / pemasok sesuai dengan undang-undang yang berlaku. Terlepas dari tanggung jawab. 13 . BAB III PENUTUP 3. Kategori kedua undangundang yang berkaitan dengan topik persaingan yang sehat dan harga. Kategori pertama hukum yang fokus pada isi kontrak dan bahasa. Kategori terakhir sasaran pasar dan secara khusus membahas masalah-masalah penipuan dan keamanan pangan. Undang-undang yang berlaku untuk pembelian umumnya masuk dalam tiga kategori.alamat pelayanan makanan. pembeli yang bijaksana harus mengikuti peraturan dan tuntutan karena berkaitan dengan fungsi pembelian untuk memastikan bahwa praktek-praktek pembelian dan kontrak menghormati semua parameter hukum yang ditetapkan dan ditegakkan oleh pemerintah.

Pembeli harus memiliki pengetahuan tentang pasar dan harus memahami hukum.Metode informal atau formal dapat digunakan. 14 . Deskripsi secara rinci harus ditulis untuk memastikan pembelian dan pengiriman produk dengan kualitas yang diinginkan. Keamanan produk pangan dilindungi oleh beberapa lembaga pemerintahan dan nilai kualitas telah mempunyai standar yang ditetapkan untuk banyak produk makanan. Pembelian menjadi tanggung jawab administrator pelayanan makanan atau dapat dilakukan secara terpusat melalui departemen pembelian. Makanan dan persediaan harus diterima dan diperiksa oleh tenaga terlatih dan disimpan pada suhu yang tepat. kontrak dan tawaran pembelian. Prosedur pembelian yang baik termasuk penggunaan metode pembelian yang tepat dan pembentukan jadwal pemesanan.