You are on page 1of 47

P

E
N
G
E
N
A
L
A
N
R
M
III

S
is
t
e
m
&
s
u
b
si
s
t
e
m
r
e
k
a
m
m
e
d
is

Oleh : Nopita Cahyaningrum,
S.KM

PERKENALAN
Nama

: Nopita Cahyaningrum, S.KM
NIK
: 32. 02. 12. 016
Alamat : Banaran Rt. 21, Jenggrik,
Kedawung, Sragen
No. HP : 085-729-341-814
E-Mail : nopitacahyaningrum
@yahoo.co.id

Pengumuman
Selasa,

19 Agustus 2014

Tidak ada prakuliah
Kamis,

21 Agustus 2014

Diganti Senin, 18 Agustus 2014
Sabtu,

23 Agustus 2014

Prakuliah terakhir (Apabila ada yang di
informasikan masuk tgl 22 Agustus maka di
ganti ygl 23 Agustus 2014)
 Khusus

kelompok B besok pagi tgl 17
Agustus 2014 jam 07.00 WIB WAJIB
mengikuti Upacara 17 Agustus 2014 Pakaian
Hitam Putih.

Pokok Bahasan :

Sistem dan Subsistem Rekam medis
 Sistem penamaan
 Sistem Sistem penomoran
 Sistem penyimpanan
 Sistem penjajaran
 Sistem penyusutan dan pemusnahan

 Penulisan nama dilakukan pada setiap lembar formulir rekam medis SANGAT PENTING Artinya agar tidak terjadi kesalahan dalam pelayanan misalnya tertukarnya berkas rekam medis satu dengan pasien lainnya.Sistem Penamaan  Sistem penamaan dalam pelayanan Rekam Medis adalah tata-cara penulisan nama seseorang yang bertujuan untuk membedakan satu pasien dengan pasien lain dan untuk memudahkan dalam pengindekan. .

nama orang indonesia b. persia. korea. nama orang india. amerika dan sejenisnya . nama orang cina. jepang. muangthai dan sejenisnya d. nama orang arab. vietnam dan sejenisnya c. nama orang eropa. turki dan sejenisnya e.Sistem penamaan  Nama orang dibedakan menjadi : a.

suku (Diutamakan nama Marga. Anwar . Basuki Nama bukan keluarga (Nama terakhir di depan) Contoh : Agus Mulyono Mulyono. suku) Contoh : Anwar Siregar Siregar. Agus Nama Marga.Sistem penamaan orang Indonesia      Nama tunggal (Diindeks sesuai nama tersebut) Contoh : Suryadi Suryadi Nama majemuk (Diindeks sesuai nama tersebut) Contoh : Guna Jaya Guna Jaya Nama keluarga (Diutamakan nama keluarganya) Contoh : Basuki Mangunwijoyo Mangunwijoyo.

Letnal Kolonel. dll) bangsawan (Raden Mas. S. S. kesarjanaan (Prof. dll) .Lanjutan…. Nn (Nona). Kyai Haji.Kom. Erni  Nama baptis (Diindeks terakhir) Contoh : Florensius Suhadi Suhadi. Ir. Pendeta. Raden ajeng. Florensius  Nama gelar kepangkatan      Gelar dll) Gelar Gelar Gelar Gelar kepangkatan (Mayor. dll) keagamaan (Haji.  Nama wanita yang menggunakan nama laki-laki (Diindeks nama laki-lakinya didepan) Contoh : Erni Johan Johan. dll) kekeluargaan (Tn (tuan). kolonel.KM.

 Gelar diindeks dibelakang dan dalam kurung Contoh : Prof. Mintorogo Mintorogo. A  Diketahui contoh : A.Lanjutan…. Emil (Prof. S. Dr. Mintorogo Mintorogo. Sumantini. Dr) Sumantini (Nn. Emil Kurdiatmoko Nn. Ahmad .H)  Nama singkatan  Tidak diketahui contoh : A. S.H Dindeks : Kurdiatmoko.

Awab Ali Bin Umar Umar. jepang. vietnam dan sejenisnya (Dindeks sesuai nama aslinya) Contoh : Lee Thek Cheng Lee Thek Cheng Sistem penamaan orang cina digabung dengan org eropa (nama cina lebih utama) Contoh : Johny Ong Ong. Mahatma Sistem penamaan orang arab. muang thai dan sejenisnya (kata akhir dijadikan kata awal) Contoh : Mahatma Gandhi Gandhi. turki dan sejenisnya (nama keluarga diawal) Contoh : Awab Sungkar Sungkar. Ali Bin . korea.Sistem Penamaan     Sistem penamaan orang cina. Johny Sistem penamaan orang india. persia.

Henry . amerika dan sejenisnya (diindeks berdasarkan nama keluarga)  Contoh : Henry Mill Mill.  Menulis nama orang eropa.Lanjutan….

penggunaan nama keluarga (kebebasan dalam pemberian nama) Menyulitkan dalam pengindekan.Sistem penamaan orang Indonesia  Menurut  Aturan Savitri Citra Budi.PH penamaan tersebut kurang cocok diterapkan di Indonesia karena di negara ini tidak ada pengaturan khusus tentang penulisan nama. . M.

Singkatan ini bisa dituliskan di depan nama atau dibelakang nama pasien. pada dasarnya di fasilitas kesehatan harus konsisten penulisannya.Cara penulisan dan pengindekan nama pada formulir RM :  Penulisan nama pasien diikuti singkatan yang menunjukkan status pasien. .

5 Perempuan belum menikah Sdri. Ny 3 Anak-anak An. 7 Perempuan yang sudah menikah Ny. 8 Pasien yang sudah meninggal Alm. 6 Laki-laki yang sudah menikah Bp. 2 Bayi yang belum mempunyai nama (Nama ibunya) By.Tambahan singkatan pada nama pasien : NO STATUS PASIEN TAMBAHAN SINGKATAN 1 Bayi By. . Atau Nn. 4 Laki-laki belum menikah Sdr.

Prof.  Penulisan gelar/ pangkat dituliskan dibelakang nama pasien. Cth : pasien sdh menikah dengan nama Prof.Lanjutan….. Bp . Febriant maka diindeks di formulir RM : Febriant. untuk nama pasien yang seharusnya mpy gelar di depan namanya tetep dituliskan dibelakang nama pasien.

Lanjutan…. hal ini untuk mempermudah membaca nama pasien  Pada lembar identitas pasien disertakan nama penanggungjawab yang sah.  Nama pasien dituliskan lengkap sesuai dengan kartu tanda penduduk (bukan nama panggilan saja)  Nama pada sampul berkas rekam medis dengan menggunakan huruf kapital. .

saudara.Sistem penamaan menurut Depkes (2006)  TATA CARA PENULISAN NAMA PASIEN  Nama pasien sendiri yang terdiri dari satu kata atau lebih  Penulisan nama sesuai dengan KTP/ SIM/ PASPOR yang masih berlaku  Untuk keseragaman penulisan nama pasien digunakan ejaan baru yang disempurnakan dengan menggunakan huruf cetak  Tidak diperkenankan adanya pencantuman title/ jabatan/ gelar  Perkataan tuan. tidak dicantumkan dalam penulisan nama pasien . bapak.

maka penulisan namanya adalah Bayi Ny xxxx Contoh 1: Nama pada KTP : MUHAMMAD RIZKY Nama pada formulir RM : MUHAMMAD RIZKY Contoh 2 : Nama ibu : ROSITA DEWI Nama bayi : By.Lanjutan…. Ny. ROSITA DEWI  . Apabila pasien berkewargaan asing maka penulisan nama nya harus sesuai dengan paspor yang berlaku di Indonesia  Bila seorang bayi yang baru lahir hingga saat pulang belum mempunyai nama.

 Kegunaan :    Sebagai petunjuk pemilik berkas rekam medis pasien yang bersangkutan Untuk pedoman dalam tata cara penyimpanan dan penjajaran berkas rekam medis Sebagai petunjuk berkas rekam medis yang telah tersimpan di filing .Sistem Penomoran  Sistem penomoran dalam RM yaitu tata cara penulisan nomor yang diberikan kepada pasien yang datang berobat sebagai bagian dari identitas pribadi pasien yang bersangkutan.

buku register pendaftaran pasien yang selanjutkan oleh petugas pada pelayanan pasien berikutnya. Mulai dari 00-00-00 s/d 99-99-99 (terbagi jadi 3 kelompok) 00 00 01 (angka awal)(angka tengah) (angka akhir) Penomoran dicatat ke dalam beberapa formulir : KIB. KIUP. nomor RM tersebut tercatat pada setiap lembar formulir.Sistem penomoran  Nomor rekam medis terdiri dari 6 digit. . formulir masuk-keluar pasien. Formulir data dasar pasien.

Sistem penomoran :  Pemberian nomor pasien masuk (admission Numbering System) ada 3 :    Pemberian nomor cara seri (serial numbering system/ SNS) Pemberian nomor cara unit (unit numbering system/UNS) Pemberian nomor cara seri unit (serial unit numbering system/SUNS) Mempunyai kekelebihan dan kekurangan Sering digunakan di RS “Unit Numbering System” .

serial numbering system (SNS)  Kelebihan :    Pelayanan lebih cepat karena setiap pasien datang diberikan nomor dan DRM baru sehingga tidak perlu menunggu. Petugas lebih mudah dalam mengerjakan pelayanannya Kekurangan :    Informasi pelayanan klinis pasien tidak berkesinambungan sehingga dapat merugikan pasien Pemborosan formulir rekam medis Mempercepat penuhnya rak filing untuk penyimpanan DRM .

Tidak terjadi pemborosan Pelayanan lebih lama karena pasien harus dicarikan terlebih dahulu berkas rekam medis yang lama Solusi : pemisahan loket pendaftaran antara pasien baru dan pasien lama .unit numbering system (UNS) :  Kelebihan :    Kekurangan :   Informasi klinis dapat berkesinambungan karena semua data dan informasi mengenai pasien dan pelayanan yang diberikan berada dalam satu berkas rekam medis.

serial unit numbering system (SUNS)  Kelebihan  : Pelayanan lebih cepat karena semua pasien dianggap pasien baru  Kekurangan :  Petugas akan lebih repot setelah selesai pelayanan karena mencari berkas rekam medis lama untuk digabung dgn rekam medis yang baru  Informasi klinis pd saat pelayanan tdk disertakan shg petugas tdk dpt melihat pelayanan yg diberikan kpd pasien pd kunjungan sebelumnya .

kimiawi.Sistem penyimpanan  Sistem     penyimpanan bertujuan untuk : Mempermudah dan mempercepat ditemukan kembali DRM yang disimpan dalam rak filing Mudah mengambil dari tempat penyimpanan Mudah pengembaliannya Melindungi DRM dari bahaya pencurian. dan biologi . bahaya kerusakan fisik.

Sistem penyimpanan ada 2 :  Sentralisasi suatu sistem penyimpanan dengan cara menyatukan formulir-formulir rekam medis milik seorang pasien ke dalam satu kesatuan (folder) baik DRM rawat jalan. rawat inap. maupun gawat darurat. .

Kelebihan sentralisasi Data dan informasi hasil-hasil pelayanan dpt berkesinambungan karena menyatu dlm 1 folder shg riwayat dpt dibaca seluruhnya  Mengurangi terjadinya duplikasi dlm penyimpanan berkas rekam medis  Mengurangi jumlah biaya yang digunakan baik dr segi peralatan dan ruangan  Tata kerja dan peraturan mengenai kegiatan pencatatan medis mudah distandarisasikan  Memungkinkan efisien kerja petugas penyimpanan  Mudah dalam menerapkan sistem penomoran dengan unit  .

gawat darurat dan rawat inap  Filing DRM hrs buka 24 jam  Tempat penerimaan pasien harus buka 24 jam karena KIUP sewaktu-waktu diperlukan untuk pasien yang lupa bawa KIB .Kekurangan :  Petugas lebih sibuk karena hrs menangani unit rawat jalan .

Desentralisasi  Suatu sistem penyimpanan dengan cara memisahkan DRM milik seorang pasien antara DRM rawat jalan. . dan DRM rawat inap pada folder tersendiri dan atau ruang atau tempat sendiri. DRM gawat darurat.

Kelebihan & Kekurangan Desentralisasi :  Kelebihan   : Efisiensi waktu sehingga pasien mendapat pelayanan lebih cepat Beban kerja yang dilaksanakan petugas lebih ringan  Kekurangan   : Terjadi duplikasi dalam pembuatan rekam medis yaitu data dan informasi pelyanan pada satu pasien dapat tersimpan lebih dr 1 folder Biaya yang diperlukan untuk peralatan dan ruangan lebih banyak .

 Cara penyimpanan sentralisasi lebih baik daripada desentralisasi. tetapi pelaksanaanya tergantung pd situasi dan kondisi masing-masing RS :   Terbatasnya tenaga yang terampil dalam pengelolaan rekam medis Kemampuan dana RS .

Sistem penjajaran  Sistem    penjajaran ada 3 : Straight numerical filing (SNF) Middle digit filing (MDF) Terminal digit filing (TDF) .

dgn urutan sbb : 00 00 01 (angka primer) (angka sekunder) (angka tertier) 00-00-02 00-00-03 00-00-04 dst 00-00-99 00-01-00 .Straight numerical filing (SNF)  Penomoran rekam medis terdiri dari 6 digit yang terbagi menjadi 3 kelompok.

dgn urutan sbb : 00 00 01 (angka sekunder) (angka primer) (angka tertier) 00-00-02 00-00-03 00-00-04 dst 00-00-99 01-00-00 .Middle digit filing (MDF)  Penomoran rekam medis terdiri dari 6 digit yang terbagi menjadi 3 kelompok.

dgn urutan sbb : 00 00 01 (angka tertier) (angka sekunder) (angka primer) 01-00-01 02-00-01 03-00-01 dst 99-00-01 00-01-01 12-35-89 13-12-76 12-89-76 .Terminal digit filing (TDF)  Penomoran rekam medis terdiri dari 6 digit yang terbagi menjadi 3 kelompok.

Kekurangan :  Sangat memungkinkan petugas akan berdesakan dalam 1 rak jika berkas yg diambil merupakan berkas yg blm lama disimpan/ terbaru.  Pengawasan kerapian sangat sukar dilakukan .  Petugas hrs memperhatikan seluruh angka pada nomor rekam medis shg mudah tjd kekeliruan menyimpan.Kelebihan & kekurangan SNF :   Kelebihan :  Mudah dlm mengambil berkas rekam medis dengan nomor rekam medis yang berurutan  Mudah dlm melatih petugas-petugas yg hrs melaksanakan tugas tersebt.

Kelebihan & kekurangan TDF :  Kelebihan :  Penambahan jumlah dok rm tersebar merata ke 100 section dlm rak penyimpanan  Petugas tdk akan berdesak2an di 1 rak dlm pengambilan DRM  Petugas dapat diserahi tanggungjwb untuk sejumlah section tertentu  Pekerjaan akan terbagi rata mengingat setiap petugas mengerjakan jml RM yg hampir sama  RM yg tdk aktif dpt diambil dr rak penyimpanan dr setiap section  Jlh RM untuk setiap section terkontrol dan bisa dihindarkan timbulnya rak2 kosong  Kekeliruan menyimpan dpt dicegah krn prtugas menyimpan hny memperhatiakn 2 angka saja  Dengan terkontrolnya jumlah RM membantu memudahkan perencanaan peralatan penyimpanan .

KELEBIHAN DAN KEKURANGAN MDF SAMA DENGAN TDF . Kekurangan   : Latihan dan bimbingan bagi petugas penyimpanan dlm hal sistem angka akhir mungkin akan lama dibandingkan dgn SNF Membutuhkan biaya awal yg lebih besar krn hrs menyiapkan rak penyimpanan terlebih dahulu.

PEMUSNAHAN : Adalah proses penghancuran formulir-formulir yang terdapat di dalam berkas RM yang sudah tidak mengandung nilai guna .Sistem penyusutan dan pemusnahan PENYISIRAN : Suatu kegiatan pengawasan rutin terhadap kemungkinan kesalahan letak DRM dan mengembalikannya pada letaknya sesuai dengan sistem penjajaran yang digunakan PENYUSUTAN : Adalah suatu kegiatan memisahkan antara DRM yg masih aktif dengan DRM yg dinyatakan in aktif. .

LATAR BELAKANG 1. 2. 3. Terbatasnya ruang penyimpanan berkas RM Terbatasnya rak penyimpanan berkas RM Pertambahan berkas RM pasien baru tidak seimbang dengan penyusutan berkas in-aktif .

NILAI GUNA RM ( A-L-F-R-E-D ) A dministration = Administrasi L egal = Hukum F inancial = Keuangan R esearch = Penelitian E ducation = Pendidikan D ocumentation= Dokumentasi .

TUJUAN RETENSI :     Menjaga kerapihan penyusunan berkas RM aktif Memudahkan dalam retrieval berkas RM aktif Menjaga informasi medis yang masih aktif ( yg masih mengandung nilai guna ) Mengurangi beban kerja petugas dalam penanganan berkas Aktif & In-aktif .

1995 .Jadwal Retensi Rekam Medis • Umum RM AKTIF NO KELOMPOK 1 2 3 4 5 6 UMUM MATA JIWA ORTHOPEDI KUSTA KETERGANTUN GAN OBAT JANTUNG PARU 7 8 RM INAKTIF RJ RI RJ RI 5 TH 5 TH 10 TH 10 TH 15 TH 5 TH 10 TH 5 TH 10 TH 15 TH 2 TH 2 TH 5 TH 2 TH 2 TH 2 TH 2 TH 5 TH 2 TH 2 TH 15 TH 10 TH 5 TH 15 TH 10 TH 10 TH 2 TH 2 TH 2 TH 2 TH 2 TH 2 TH Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medik Th.

1994) jadwal retensi minimal :   .Sedangkan menurut AHIMA (American Health Information Management Association (Hufman.

Alur Proses Peyusutan dan Pemusnahan RM PEMINDAHAN RM AKTIF RM INAKTIF DINILAI PENYUSUTAN RM RM ADA NILAI GUNA RM RUSAK RM TERTENTU RM TIDAK ADA NILAI GUNA DIMUSNAHKAN DILESTARIKAN .

Resume .Lembar kematian .Lembar operasi .Ringkasan masuk keluar .Lembar persetujuan .JIWA.MA TA.JANTUNG DLL LEMBAR RM TERTENTU LEMBAR RM SISA LEMBAR RM RUSAK DIMUSNAHKA N KETENTUAN TERTENTU RS DILESTARIKAN KETENTUAN UMUM .Identifikasi bayi lahir hidup .PENILAIAN REKAM MEDIS lanjutan… Prosedur penilaian rekam medis REKAM MEDIS KETENTUAN KHUSUS ANAK.

TERIMAKASIH .