PRIRUNIK ZA NEVLADINE ORGANIZACIJE

PRIPREMA I PISANJE PROJEKTNIH PRIJEDLOGA

PRIPREMA BUDETA ZA PROJEKTE
UPRAVLJANJE PROJEKTOM

Prirunik za nevladine organizacije

Izdava:
Regionalni centar za okoli/ivotnu sredinu za Srednju i Istonu Evropu (REC)
Ured za Bosnu i Hercegovinu (REC BiH)
Kalemova 34, 71000 Sarajevo
Telefon: (387 33) 20 91 30
Faks: (387 33) 26 30 50
E-mail: info@rec.org.ba
Web site: www.rec.org.ba
Autori:
Jasna Dragani
Inka ehovi
Enisa Puli
tamparija: Kaligraf, Sarajevo
Sarajevo, juni/lipanj 2005
Naklada 150 primjeraka

Publikacija Prirunik za nevladine organizacije omoguena je finansijskom podrkom u sklopu

projekta Podrka ekolokim nevladnim organizacijama u Bosni i Hercegovini kojeg implementira
Regionalni centar za okoli/ivotnu sredinu za Srednju i Istonu Evropu (REC), Ured za Bosnu i
Hercegovinu, a finansira ga Savezno ministarstvo vanjskih poslova Republike Austrije, odnosno
Austrijska agencija za razvoj i saradnju (Austrian Development Agency/Austrian Cooperation), u
skladu sa ugovorom br. 8009-01/2003.

PRIRUNIK ZA NEVLADINE
ORGANIZACIJE

PRIPREMA I PISANJE PROJEKTNIH PRIJEDLOGA

PRIPREMA BUDETA ZA PROJEKTE
UPRAVLJANJE PROJEKTOM

PRIPREMILI:
JASNA DRAGANI
INKA EHOVI
ENISA PULI

REC BIH
SARAJEVO, JUNI/LIPANJ 2005

Predgovor
Uvod
Kratak osvrt na finansiranje bh. NVO-a koji se bave zatitom
okolia/ivotne sredine
1. Priprema i pisanje projektnog prijedloga
Projektni ciklus
Analiza problema
Komponente prijedloga projekta
Popratno pismo
Naslovna strana
Saetak projeta
Reference NVO-a i biografija koordinatora projekta
Opis problema/potreba
Ciljevi
Indikatori
Ciljne grupe
Aktivnosti
Oekivani rezultati
Logiki radni okvir (tzv. Log-Okvir)
Evaluacija
Prilozi
2. Priprema finansijskog projektnog prorauna (budeta projekta)
3. Upravljanje projektom (projekt menadment)
REC program finansijske podrke bh. nevladinim organizacijama
REC obrasci/forme za apliciranje projektnih prijedloga
Pojmovnik
Literatura

Prirunik za nevladine organizacije

Priprema i pisanje projektnih prijedloga Priprema budeta projekta

Upravljanje projektom

2
3
4
5
7
8
11
12
12
12
12
13
13
14
16
16
17
18
19
20
21
26
28
33
40
42

PREDGOVOR
Nevladine organizacije (NVO) imaju kljunu ulogu u razvoju civilnog drutva u Srednjoj i
Istonoj Evropi. NVO-i iz sektora zatite okolia/ivotne sredine ine jedan od najveih i najaktivnijih
civilnih sektora u regionu. Radei zajedno na okolinim aktivnostima, ljudi su obnovili osjeaj za svrhu
zajednice, poboljavajui okoli/ivotnu sredinu i usmjeravajui nove generacije na njihove
odgovornosti za svijet oko njih. NVO-i su glavni pokretai za uee javnosti. Oni predstavljaju sponu
izmeu graana i vladinog sektora.
Veoma je bitno da NVO-i shvate ulogu koju mogu imati u drutvu i na koji nain mogu
najefikasnije sluiti kao intermediji izmeu vlade i graana. One mogu izgraditi razliite strukture
zasnovane na principima demokratije i transparentnosti, koristei brojna pravna i informacijska
sredstva, kao i medije. Stoga je potreba za podravanjem projekata vanija nego ikada. U isticanju
okolinih problema NVO-i su uvijek imali znaajnu ulogu, kao osnovni elemenat demokratskog
civilnog drutva u Bosni i Hercegovini (BiH). Nakon komunistikog perioda, u kome nisu imale
konstantnu ulogu, i nakon ratnog perioda u kome nisu uopte postojale, ove organizacije su se ponovo
aktivno ukljuile u razvoj demokratskog drutva, ali jo uvijek nedovoljno, uzimajui u obzir standarde
modernih demokratskih zemalja i njihovog sistema civilnog drutva.
Ispitivajui izvore finansiranja okolinih NVO-a u BiH, jasno je da dominantnu ulogu u
finansiranju nevladinog sektora jo uvijek imaju meunarodne organizacije i strane donacije. U nekim
dijelovima BiH vidljiva je podrka od strane lokalnih institucija, ali taj nain finansiranja jo uvijek je
nedovoljan. Neki NVO-i se pokuavaju finansirati samostalno putem pokretanja samostalnih poslova i
uvoenjem lanarina, to je korak ka samoodrivosti. Zbog svih gore navedenih injenica, okolini
NVO-i nisu u mogunosti da koriste svoju ulogu uz maksimalan efekat u procesu jaanja civilnog
drutva. Pored problema sa kojima se dnevno susreu, postoje i pozitivni primjeri njihovog napretka u
rjeavanju ovih problema, ali cijeli proces treba kontinuiranu i vrstu podrku.
Jedan od najeih instrumenata prikupljanja sredstava za rad nevladinih organizacija je
priprema projektnih prijedloga i iznalaenje finansijskih sredstava za njihovu realizaciju. Opravdano se
moe tvrditi da je to dominantan instrument obezbjeivanja sredstava za rad NVO-a u naoj zemlji. Po
pravilu, donatori su strane fondacije i meunarodne nevladine organizacije, kao i agencije za razvoj
stranih drava, odnosno njihove ambasade.
Ovaj Prirunik nastao je kao rezultat potrebe bh. NVO-a za pripremom kvalitetnih projektnih
prijedloga, a u okviru projekta podranog od strane Austrijske agencije za razvoj i saradnju. Grantovi
su se dodjeljivali za tri tematske cjeline: 1) izrada lokalnog ekolokog akcionog plana (LEAP-a);
2) upravljanje vodama; te 3) upravljanje otpadom i razvoj ruralnih podruja. Na pomenuti grant
program konkurisalo je 107 NVO-a, sa 134 projektna prijedloga, a 16 NVO-a je dobilo finansijsku
podrku, kako zbog orgranienih sredstava pomoi, tako i zbog kvaliteta projektnih prijedloga.
Nadamo se da e ovaj Prirunik biti od pomoi BiH NVO-ima u pripremi buduih prijedloga
projekata i njihovoj uspjenoj implementaciji.
Ovim putem se srdano zahvaljujemo donatoru, Austrijskoj agenciji za razvoj i saradnju, to je
finansijski podrala cjelokupni grant program i pripremu i tampanje ovog Prirunika.
Jasna Dragani
REC BiH , Senior projekt menader

Prirunik za nevladine organizacije

Priprema i pisanje projektnih prijedloga Priprema budeta projekta

Upravljanje projektom

UVOD
P

rirunik je namjenjen nevladinim organizacijama kao uputsvo za pisanje kvalitetnih

projektnih prijedloga i obezbjeivanja sredstava za rad.
Sadraj Prirunika pokriva tri osnovna aspekta:
1. Priprema i pisanje projektnih prijedloga, u kome se razmatraju naini, pristupi i pravila
ispravnog pisanja i pripreme projektnih prijedloga;
2. Priprema finansijskog projektnog prorauna (budeta projekta) u skladu sa projektnim
aktivnostima; i
3. Upravljanje projektom.
Svaka fondacija/donator ima jasne smjernice koje se odnose na:
oblasti djelovanja sredstva se daju iskljuivo za rjeavanje problema iz te oblasti. Donatori
vrlo rijetko mijenjaju svoje prioritete, te je preporuljivo konkurisati kod onih donatora koji se
bave istom oblau kao i nevladina organizacija.
vremenski rok/period u kojem se moe aplicirati.
iznos/sumu novca koja se dodjeljuje.
propisanu proceduru i obrasce za apliciranje.

Sve ove informacije je potrebno imati prije nego se pristupi pisanju projekta.
Donatore moemo svrstati u nekoliko grupa:
Korporacijske fondacije - korporacije koje ostvaruju veliki profit sklone su da zbog
poboljanja svog imida osnivaju fondacije koje bi trebale da "vrate dio profita drutvu". To su
na primjer, Microsoft, General Motors, Nike itd.
Privatne fondacije legati - one su legati porodica ili znaajnih pojedinaca/pojedinki, koji su
osnovali fondacije jer ele da se bave rjeavanjem odreenih problema. Takve fondacije su na
primjer Rockefeller fondacija, SOROS i dr.
Crkvene ili druge vjerske fondacije koje su inicijalno organizovane od strane vjerskih
institucija ili vjernika. One obino imaju duu historiju i podrane su od strane vjerskih
fondacija, ali ne uslovljavaju davanje sredstava bilo kakvom religioznom aktivnou. Takve
organizacije su na primjer Caritas, Cafod i dr.
Posrednike fondacije to su organizacije osnovane sa ciljem da prikupljaju sredstva za
odreena pitanja i da zatim ta sredstva dijele manjim organizacijama. Njihova uloga je
posrednika i one olakavaju dobijanje sredstava manjim organizacijama. Primjeri za to su
Womankind Worldwide, Global Fund for Women itd.
Dravni donatori razvijene zemlje ulau novac u manje razvijene zemlje na dva naina: jedno
je preko vladinih agencija (kao to su USAID, CIDA itd.) koje ulau vee koliine novca u
razvojne projekte. One e rijetko uloiti u male nevladine organizacije. Sa druge strane, manje
organizacije mogu aplicirati kod ambasada razvijenih drava koje obino imaju odreenu sumu
u toku godine, usmjerenu da doprinese rjeavanju lokalnih problema.
Meunarodne agencije/organizacije u koje spadaju sve agencije donatori Ujedinjenih
nacija (UNIFEM, UNICEF), Evropske unije (Evropska agencija za rekonstrukciju, Evropska
unija) i tako dalje. Ovakve agencije sprovode odreene projekte, ali esto ulau i u druge
organizacije koje implementiraju projekte koji se uklapaju u njihovu oblast djelovanja.

Prirunik za nevladine organizacije

Priprema i pisanje projektnih prijedloga Priprema budeta projekta

Upravljanje projektom

KRATAK OSVRT NA FINANSIRANJE BIH NVO-A KOJI SE

BAVE ZATITOM OKOLIA/IVOTNE SREDINE
Putem

raznih studija procjene

potreba, pa tako i prouavajui izvore
finansiranja BiH NVO-a koji se bave zatitom
okolia/ivotne sredine, jasno je vidljivo da jo
uvijek u finansiranju NVO sektora
dominantnu ulogu imaju meunarodne
organizacije i strane donacije. U nekim
dijelovima BiH postoji podrka od strane
domaih institucija (ministarstava, lokalne
uprave i dr.), ali je taj vid finansiranja jo
uvijek neznatan. Vidljivo je da je i domai
privredni sektor prepoznao NVO-e kao
partnere u drutvu i pronaao interes za
finansiranje njihovih aktivnosti. Manji broj
NVO-a
pokuavaju
biti
samoodrivi,
pokretanjem komercijalnih aktivnosti i
prikupljanjem lanarine.
Samoodrivost NVO sektora u BiH je zasigurno tema o kojoj se esto i dosta govori. Iako u BiH
postoji inicijativa za izradu strategije odrivog razvoja nevladinog sektora, jo uvijek je teko govoriti o
realnim mogunostima samofinansiranja i samoodrivosti NVO-a.
Postoji velika raznolikost u organizacijskoj strukturi i finansijskom stanju NVO-a. Njihovi budeti
variraju od iznosa manjih od 2.000 KM do iznosa od preko 50.000 KM, to zavisi, kako od "starosti
NVO" tako i njihove unutranje organizacije, strukture i kvalifikacije lanova i uposlenog osoblja.
Sigurno je da bi razvojem jae horizontalne uvezanosti NVO-a, sve organizacije (novonastale i stare)
mogle biti ravnopravni partneri u procesu demokratizacije druva. Starije i iskusnije organizacije trebale
bi pruiti pomo mlaim organizacijama u pronalaenju izvora finansiranja.

Prirunik za nevladine organizacije

Priprema i pisanje projektnih prijedloga Priprema budeta projekta

Upravljanje projektom

1.

PRIPREMA I PISANJE PROJEKTNOG

PRIJEDLOGA

Prijedlog projekta predstavlja detaljan opis aktivnosti koje treba poduzeti sa ciljem rjeavanja
odreenog problema. Pisanjem prijedloga projekta, nevladine organizacije pokuavaju obezbijediti
finansijska sredstva koja su im potrebna za provoenje projekta i pruanje usluga odreenoj ciljnoj
grupi. To je pisani dokument koji se prezentira vanjskom svijetu, u formatu koji je prepoznatljiv i
prihvatljiv. Prijedlog projekta treba da predstavi svrsishodnost ideje i stajalite organizacije vezano za
odreeni problem, kao i da uvjeri institucije i pojedince da dodijele finansijsku i drugu podrku
provoenju opisanih aktivnosti.
Kao takav, prijedlog projekta slui kao:
a) sredstvo komunikacije sa donatorom vezano za predstavljanje projekta i finansiranje istog;
b) plan za narativno i grafiko prikazivanje aktivnosti koje mogu dovesti do ispunjenja ciljeva;
c) ugovor projektni prijedlog predstavlja i vrstu ugovora koja obavezuje organizaciju da u potpunosti
slijedi predloene aktivnosti, te se prijedlog kao takav moe smatrati pravovaljanim ugovorom izmeu
dviju strana na koji se druga strana (donator) u svakom trenutku moe pozvati.

PRIJE PISANJA PRIJEDLOGA PROJEKTA

Kako bi se izbjeglo ponavljanje greaka iz predhodnih projekata, kao i ponavljanje ideja, aktivnosti i
rezultata koji su ve ostvareni, prije pisanja prijedloga projekta, potrebno je uraditi sljedee:
Intervjuisati prijanje i mogue korisnike. Razgovarajte sa korisnicima kako biste osigurali
da je ono to planirate ponuditi poeljno i potrebno;
Pregledajte prethodne projektne prijedloge. Malo je vjerovatno da e donatori omoguiti
sredstva za neto to je ve uraeno;
Pregledajte prethodne izvjetaje o evaluaciji projekata. Ne raunajte na to da e se
projektni tim sjetiti svih greaka i podruja na kojima je potrebno poboljanje;
Prodiskutujte svoju ideju sa interesnim grupama u projektu. Imajte na umu da su svi
uesnici u mogunosti i spremni da doprinesu projektnoj ideji;
Provjerite statistike podatke. Ne dozvolite drugima da otkriju netanosti i nedostatke u
podacima na koje se vi oslanjate;
Konsultujte se sa strunjacima. Njihovi savjeti mogu vam biti od velike pomoi u strunom
dijelu projekta;
Izvrite istraivanja itd. Sakupite to vie informacija vezanih za temu, koje vam mogu
pomoi prilikom pripreme projektnog pijedloga;
Organizujte sastanke u zajednici ili forume. Upoznajte javnost sa projektnom idejom da
biste bili sigurni da e biti spremni saraivati i podrati projekat.

RAZRADA IDEJE U PROJEKAT

Prije pisanja prijedloga projekta, vano je da sami sebi razjasnimo ta u stvari elimo raditi u
okviru odreenog projekta. Veoma esto se deava da se mnogi projekti odbijaju sa sljedeim
obrazloenjem: Ideja projekta je dobra, ali nije dobro obrazloena ili je nejasna itd.
Prirunik za nevladine organizacije
Priprema i pisanje projektnih prijedloga Priprema budeta projekta

Upravljanje projektom

U razradi ideje u projekat mogu nam pomoi sljedee smjernice:

ta elimo poboljati? zbog ega smatramo da su poboljanja potrebna, ta je problem na
kojeg elimo uticati, ta su uzroci tog problema;
Kakve promjene elimo potaknuti/postii? ta elimo vidjeti kao rezultat naeg rada, u
kojem omjeru i vremenskom razdoblju;
ta emo uiniti? koje emo aktivnosti poduzimati i u okviru toga koje emo zadatke
obavljati;
Kako emo znati da su se promjene dogodile? kako emo procijeniti jesmo li bili
uinkoviti, da li u budunosti moramo neto unaprijediti u svom radu.
Koliko bi kotalo izvoenje svih naih aktivnosti? razjasniti da li je mogue pronai
sredstva za takav projekat, gdje bismo sve mogli traiti sredstva i kako emo utvrditi trokove.

PRIPREMA PRIJEDLOGA PROJEKTA

- Osnovni elementi Elementi koji se trebaju uzeti u obzir da bismo napravili kvalitetan i uspjean prijedlog projekta su:
Problem ili potreba za projektom - projekat je uspjean kada ljudi, koji ga razvijaju, u
potpunosti razumiju probleme krajnjih korisnika, kao i obim njihovih potreba;
Ideja i vizija - nakon odabira odgovarajuih ideja, za daljnje razvijanje projekta potrebna je
jasna vizija koja e povezati ciljeve projekta sa konkretnim aktivnostima koje se planiraju
provesti;
Prilika - projekat mora imati odgovarajui "prostor" u kojem e djelovati; potrebno je osigurati
podrku unutar same organizacije kao i krajnjih korisnika;
Kapaciteti - projekat zahtijeva uspjean spoj odgovarajuih vjetina, resursa i sistematinosti u
organizaciji koja provodi projekat kako bi se osiguralo postignue eljenih rezultata.
Organizacija koja razmatra projekat na ovaj nain prije svega osigurava temelje za strateko razvijanje
projekta, njegove odrivosti, kako sadrajne tako i finansijske.

- Pristupi pripreme projektnog prijedloga Razlikujemo dva pristupa pripreme projektnog prijedloga:
Planski (programski) pristup
Oportunistiki pristup
Planski pristup podrazumijeva da nevladine organizacije pripremaju projektne prijedloge u skladu sa
svojim programom, a ne u skladu sa aktuelnim konkursom donatora. Takav pristup je mnogo
kvalitetniji i podrazumijeva sljedee korake:
a) provoenje potrebnih analiza (procjena potreba u zajednici, analiza problema, analiza ciljeva i dr.);
b) pisanje prijedloga projekta prema standardnoj strukturi;
c) istraivanje i identificiranje potencijalnih donatora u skladu s provedenim analizama;
d) prilagoavanje prijedloga projekta (napisanog prema standardnoj strukturi) u skladu sa zahtjevima
donatora (posebne upute/obrasci), ukoliko isti postoje;
e) dostavljanju prijedloga projekta.
Oportunistiki pristup
Nasuprot planskom, nevladine organizacije esto koriste "oportunistiki" pristup prilikom pripremanja
prijedloga projekata. Projekat se kreira vie zbog pojave novih donatora, odnosno novog kruga
natjeaja postojeih donatora, a manje zbog pravih programskih prioriteta.
Prirunik za nevladine organizacije
Priprema i pisanje projektnih prijedloga Priprema budeta projekta

Upravljanje projektom

Kod ovakvog naina razmatranja projekta osnovni je uslov postojanje sveobuhvatne ideje o
problemima zajednice, nakon ega bi slijedilo:
a) prikupljanje informacija o donatoru nakon objave natjeaja/konkursa,
b) analiza problema u skladu s ciljevima donatora,
c) pisanje prijedloga projekta prema zahtjevima donatora,
d) predaja prijedloga projekta.
Osim manje kvalitetnog uobliavanja ideja u projekat, oportunistiki pristup dovodi u pitanje i
odrivost projekta, koji zbog neprovedenih analiza/iskljuivanja prethodnih iskustava moe biti
neusklaen s potrebama, naroito krajnjih korisnika, i/ili s dugoronim potrebama same organizacije.
Ovakav pristup, naravno, ne predstavlja a priori "lo recept" za pisanje prijedloga projekta kojeg treba
izbjegavati, jer je on kao takav realnost neprofitog sektora. Bitno je naglasiti da projekti nastali na ovaj
nain mogu u zavrnici dobiti eljena sredstva, ali e takvi projekti prije svega odraavati kriterije i
zahtjeve donatora.
Dijagram razliitih pristupa planiranja/pisanja projektnih prijedloga:

Prirunik za nevladine organizacije

Priprema i pisanje projektnih prijedloga Priprema budeta projekta

Upravljanje projektom

- Projektni ciklus (Project Cycle Management) ta ukratko predstavlja projektni ciklus i u koju fazu projektnog ciklusa pripada samo pisanje
prijedloga projekta?
Projektni ciklus je menaderska disciplina koja slijedi "ivotni vijek" projekta od incijalne ideje
kroz provedbu pa sve do samog zavretka projekta, odnosno take obnavljanja projekta pod istim ili
nesto izmijenjenim uslovima. Ciklus predstavlja korisno orue za razliite faze kroz koje je vjerovatno
da e proi svaki projekat, bilo da se radi o jednostavnim projektima u okviru lokalnih zajednica ili o
kompleksnim projektima koji su podrani od nekoliko inostranih donatora. Osnovni, tzv. puni model
projektnog ciklusa, ukljuuje sljedee (pod) faze:
a) identificiranje
Ovo je poetna faza za svaki projekat. Osnovna aktivnost je promiljanje i stvaranje moguih
projektnih ideja, koje se dalje ralanjuju (tehnikama kao sto su SWOT analiza, analiza interesnih strana,
analiza problema i ciljeva) kako bi se pristupilo rjeavanju problema. Nakon toga se donosi odluka o
znaaju i vanosti projekta, kako za krajnje korisnike, tako i za samu organizaciju i njene potrebe.
Prije same faze identificiranja, moe se pristupiti i tzv. programiranju, tokom kojega se moe
analizirati situacija na nacionalnom (ili irem nivou), tj. prilike i prepreke u okviru-sektora (u ovom
sluaju neprofitnog/nevladinog) vezane za odreene probleme. Prvi korak je pri tome identificiranje
osnovnih problema i potreba kroz procjenu potreba u zajednici.
Procjena potreba (bilo da se izvodi u lokalnoj ili iroj zajednici) predstavlja:
osnovu za razvijanje projekta,
proces koji istovremeno identificira sadanje i eljeno stanje,
klju za kasniju uinkovitu implementaciju projekta.
Cilj je odrediti razvojne prioritete i izvodive programske okvire za identificiranje i pripremu novih
projekata, odnosno za doradu ve provedenih, u skladu s novim razvojnim prioritetima.
b) formuliranje
U ovoj fazi se gore razmatrane i analizirane ideje "pretau" i operacionaliziraju u projektne prijedloge i
akcijske planove. Organizacija narativno uobliava projektni prijedlog prema standardnoj strukturi
prijedloga projekta.
Na osnovu identificiranih pretpostavki koje mogu imati uticaj na projekat, testira se izvodljivost
projekta (u sluaju kompleksnijih projekata provodi se studija izvodljivosti). Nakon prikupljanja
potrebnih informacija o potencijalnim donatorima, prijedlog projekta napisan u skladu sa standardnom
strukturom dodatno se prilagoava ciljevima i zahtjevima donatora.
c) procjena vrijednosti
U ovoj fazi potencijalni donator procjenjuje vrijednost u kontekstu ciljeva samog donatora, isplativosti i
konane svrsishodnosti za krajnje korisnike (tzv. cost-effectiveness). Uloga organizacije je pruanje daljnjih
informacija koje donator moe zahtijevati za vrijeme procesa vrednovanja projekta.
d) finansiranje
Tokom ove faze dolazi do zavrnog odabira projekata, odreivanja dijela ili potpunog iznosa koji je
traen u prijedlogu projekta, te obje strane formalno dogovaraju daljnje modalitete provedbe projekta,
ukljuujui dodatne zahtjeve kao to je izvjetavanje.
e) implementacija
U skladu s ugovorima potpisanim izmeu dvije strane (i samim prijedlogom projekta), provodi se
projekat. Istovremeno se obavlja stalni monitoring/revizija svih aktivnosti i zadataka, a menadment
projekta obavlja korektivne akcije; aktivnosti se uskladuju sa utvrenim planom ili se, u dogovoru s
donatorom, vre potrebne izmjene.
f) monitoring i evaluacija
Ve se u samom prijedlogu projekta navode tehnike i mehanizmi evaluacije nakon zavretka projekta
kojima se vrednuje izvedba i uinkovitost projekta, te se izvode zakljuci koji se mogu koristiti u novom
7

projektnom ciklusu (tj. pri programiranju).

Grafikon projektnog ciklusa (project cycle management)

Vratimo se sada korak unazad. Iz grafikona projektog ciklusa, vidljivo je da pisanju prijedloga projekta
treba prethoditi priprema, tj. faza projektnog ciklusa identificiranje (sa ili bez programiranja). Tek tada
treba pristupiti pisanju prema standardnoj strukturi i na kraju prilagoavanju projekta zahtjevima
donatora, tj. fazi projektnog ciklusa formuliranje (dijelom i procjena potreba).
Trajanje i temeljitost pripremnih radnji u svakoj od faza projektnog ciklusa zavisit e prije svega o
veliini i kompleksnosti projekta, odnosno prijedloga projekta, te svakako i o resursima i vremenu koje
organizacija ima na raspolaganju prije dobivanja finansijskih sredstava za projekat.
Iako su sve pobrojane tehnike podjednako vaan preduslov za uinkovito pisanje prijedloga projekta,
preporuljivo je u pripremi koristiti analizu problema i analizu ciljeva, bez obzira na sloenost projekta.
Dobro sastavljeni elementi standardne strukture prijedloga projekta pod nazivom opis problema, ciljevi
(opti i specifini) i aktivnosti predstavljaju "kimu" jednog kvalitetnog prijedloga projekta, na koji se
onda nadovezuju i ostali elementi. Upravo ove dvije analize omoguit e i jasnije identificiranje istih, te
kasnije njihovo narativno uobliavanje (logiko organiziranje misli u pismenom obliku) i povezivanje s
drugim elementima u jednu cjelinu.
Za kvalitetnu pripremu prijedloga projekta od velike vanosti je analiza problema i potreba ciljne
grupe.

- Analiza problema U pripremi projektnog prijedloga veoma vano je izvriti analizu problema na koji se projekat odnosi.
Analiza problema je od velike vanosti za planiranje projekta, jer ima jak uticaj na kreiranje istih. To je
osnova i opravdanje za kreiranje projekta.
Analiza problema ukljuuje:
Provjeru predmeta analize;

Identifikaciju problema vezanih za predmet; popis svih problema opaanih od strane svih
uesnika projekta;
Uspostavljanje uzrono-posljedine hijerarhije izmeu problema;
Ilustracija uzrono posljedinih relacija u dijagramu.
Veoma je vano odrediti da li razliite grupe ljudi opaaju problem na isti nain. Svi uesnici treba da
dobiju istu ansu da izraze probleme sa kojima se susreu. Problem nikada nije izolovana negativna
situacija. U stablu problema izraeni su odnosi i hijerarhija izmeu svih identifikovanih problema.
Svakom navedenom problemu, prethodi problem koji ga prouzrokuje i praen je problemom koji sam
prouzrokuje.
Na primjer: proizvodnja rie je smanjena usljed slabog navodnjavanja zemljita i usljed injenice da je
prisutna neregularna nabavka sredstava za proizvodnju rie. Problem smanjene prizvodnje rie izaziva
problem nedostatka hrane itd.
Primjer: Dijagram problema

PISANJE PRIJEDLOGA PROJEKTA

Pisanje prijedloga projekta, ini se, nije teak posao, no, pisanje uspjenih prijedloga je vjetina
za sebe. Postoje neka opta pravila za pisanje uspjenog prijedloga projekta. Ta pravila treba prihvatiti
vie kao vodi u osmiljavanju projekta, a ne kao univerzalno "zlatno pravilo".

Planiranje je dugotrajan i sloen proces. Prieljkujete li uspjeh? Isplanirajte ga! Prije poetka pisanja
projekta, potrebno je slijediti dole navedene korake:
a)
b)
c)
d)

Odrediti sadraj projekta,

Podijeliti uloge i odgovornosti,
Isplanirati rokove tj. ne podcijeniti vrijeme,
Provjeriti imate li sve to vam je potrebno.

a) Odrediti sadraj projekta znai definisati problem, navesti cilj projekta, isplanirati aktivnosti, odrediti
metodologiju, navesti indikatore i oekivane rezultate.
b) Ako ste odluili da e proces pripreme prijedloga projekta voditi skupina ljudi, bitno je razjasniti na
samom poetku ko je odgovoran za odreene dijelove procesa. Vano je dobro planirati i razmisliti o
najracionalnijoj podjeli odgovornosti u odnosu na vrijeme i kvalitetu. Potrebno je odrediti koordinatora
projekta koji e biti upoznat sa kompletnim procesom pripreme prijedloga projekata i koji e adekvatno
raspodijeliti zadatke unutar projektnog tima. Dobra raspodjela zadataka nee rezultirati nedoraenim
projektom ili dvostruko uloenim trudom.
c) Upoznajte se sa svim aktivnostima koje je potrebno poduzeti da biste ispunili uslove za podnoenje
zahtjeva, te osigurajte da su one obavljene kvalitetno i pravovremeno. Vremenski raspored aktivnosti
pomae praenju izvravanja preuzetih obaveza svakog lana projektnog tima. Vie je nego vjerovatno
da e NVO-i koji nemaju puno iskustva u pisanju projekta podcijeniti vrijeme koje je potrebno. Sjetite
se Murphyjeva zakona Sve to moe ii krivo, ii e. To je vrlo tano to se tie pripreme, naroito
ako niste uzeli u obzir dogaaje koji vas mogu sprijeiti u podnoenju projekata prije isteka roka. to je
krai rok, to se neobinije stvari dogaaju. Dobro je razmisliti o njima i planirati ih. Razliite
nepotrebne nezgode unitile su stotine dobrih projekata.
Ovo se moe dogoditi i vama:
- Kompjuterski virus uniti dokument prije nego to ga dovrite.
- tampa/printer ne radi.
- Nestalo je elektrine energije zbog nevremena.
- Zbog velike guve u prometu ne stignete doi do donatora prije isteka roka za prijavu
projekta.
- trajk potanskih slubi.
- Neko prolije kafu na jedinu kopiju projekta koju je potpisao direktor prije nego to je otiao
na godinji odmor i sl.
d) Prije nego to zaponete proces podnoenja zahtjeva, provjerite imate li osoblje koje je sposobno
obaviti zadatak na zadovoljavajui nain, kao i finansijska sredstva (primjerice ako proces prikupljanja
sredstava zahtijeva putovanje, kopiranje, prevoenje i dr. trokove).

10

Prije samog poetka pisanja projektnog prijedloga, razmislite posjedujete li sljedee:

Sposobnosti/vjetine za pripremu projekta - Postoji li mogunost pohaanja obuke za

sticanje tih vjetina? Moete li se obratiti nekome za pomo? Govorite li engleski jezik (ovisno o
donatoru)?
Vrijeme - imate li dovoljno vremena za pisanje kvalitetnog projekta? Ne vrijedi utroiti vrijeme
na projekat koji e biti loe pripremljen i ostaviti lo dojam. Moete li se osloniti na lanove
tima i njihovo vrijeme?
Sredstva - imate li opremu koja vam je potrebna? Moete li posuditi/kupiti sve to vam je
potrebno? Imate li finansijska sredstva (za prijevod ili put ako je to potrebno)?
Potrebne podatke - Za pripremu uspjenog zahtjeva za podrku potrebni su vam razliiti
podaci i informacije koje ete koristiti u pisanju projekta. Razmislite i prikupite injenice,
statistike podatke, rezultate istraivanja koji se odnose na problem koji namjeravate rijeiti.

Prijedlog projekta obuhvata sljedee komponente:

Popratno pismo (cover letter)

Naslovna strana (cover page)
Saetak projeta (project summary)
Reference NVO-a i biografija koordinatora projekta
Opis problema/potreba (problem definition, problem analysis, background)
Ciljevi
opti/dugoroni ciljevi (goals, overall objectives, general objectives)
specifini/kratkoroni ciljevi (objectives, specific objectives, project purpose)
Indikatori/oekivani uticaj (indicators /expected impact, outcomes)
Ciljane grupe (beneficiaries, target groups)
Aktivnosti (activities)
Oekivani rezultati (expected results, outputs, products)
Logiki radni okvir tzv. Log-Okvir (logical framework/log-frame)
Evaluacija (evaluation)
Budet/proraun projekta (budget)
Prilozi (annex, appendix)
11

POPRATNO PISMO
Sadri slijedee elemente: zaglavlje (memorandum organizacije), datum slanja, referentni broj, adresu
primaoca, predmet pisma, kratki sadraj i potpis odgovorne osobe. Popratno pismo treba da:
bude upueno (adresirano) odreenoj osobi/organizaciji;
objasni razlog obraanja donatoru;
sadri traeni iznos za realizaciju projekta;
sadri kratki opis o kojoj vrsti projekta se radi i ta je cilj projekta;
objasni zato je ovaj projekat prioritetan za organizaciju;
sadri ime osobe za budue kontakte.
Dodatni savjeti: pismo ne bi trebalo biti due od jedne A4 stranice, trebalo bi biti potpisano od strane
osobe ovlatene za potpisivanje, ne treba pretjerano naglaavati poznavanje misije i ciljeva donatora i
potrebno je izbjegavati patetine reenice i sl.
NASLOVNA STRANA
Ovaj dio treba da sadrava sljedee informacije:
Naziv projekta
Informacija o NVO/Aplikantu (naziv NVO-a, registracioni broj, adresa, broj telefona, broj
faksa i e-mail)
Ime koordinatora/voditelja projekta
Vrijeme trajanja projekta (poetni i zavrni datum)
Posebnu panju treba obratiti na naziv projekta. Poeljno je da naziv projekta bude to krai i lako
pamtljiv, jer se na taj nain ve u poetku moe pridobiti panja donatora/osobe koja procjenjuje
vrijednost projekta.
SAETAK PROJETA
Ima veoma vanu ulogu, jer predstavlja sr prijedloga projekta. To je naroito vano kod donatora koji
zaprimaju veliki broj prijedloga projekta i koji nakon itanja saetka vre prvi krug odabira.
Preporuuje se napisati ne vie od jedne stranice A4 formata (ako donator nije drugaije odredio) i
ukratko dati kljune informacije o slijedeem:
Opis problema/potrebe zato?, gdje?
Ciljevi ta?
Ciljne grupe za koga?
Aktivnosti kako?, (do) kada?
Ukupni trokovi projekta (uz prikaz ve dobivenih finansijskih sredstava i navoenje drugih
eventualnih donatora od koji bi se mogla traiti podrka koliko?)
Napomena: Iako se saetak nalazi na samom poetku prijedloga projekta, treba ga napisati tek nakon
to su uraeni svi drugi elementi standardne strukture projekta.
REFERENCE NVO-a I BIOGRAFIJA KOORDINATORA PROJEKTA
Ovaj dio prijedloga projekta opisuje vau organizaciju i cilj tog opisa je da izgradite svoj kredibilitet kod
donatora.
Opte je pravilo: piite ovo poglavlje tako, kao da donator nita ne zna o vaoj organizaciji i obavezno
ukljuite i sljedee podatke:
misija i svrha postojanja organizacije;
datum osnivanja organizacije;
12

nagrade i ostala priznanja u dosadanjem radu;

projekti i programi koji su uspjeno realizovani;
izvori finansiranja;
visina budeta za prethodne godine (1-3 god.);
neto po emu je NVO jedinstvena ili po emu se razlikuje od ostalih.

Uz ovaj dio, potrebno je priloiti i biografiju koordinatora projekta i drugih osoba ukljuenih u
projekat. Kratke biografije trebaju sadravati: ime i prezime; kljune kvalifikacije (relevantne za
projekat); opis dosadanjeg iskustva i sl.
OPIS PROBLEMA/POTREBA
U ovom poglavlju potrebno je odgovoriti na dva kljuna pitanja:
ta je to to se deava u vaem okruenju?
Ko je identifikovao (utvrdio) problem (potrebu) i kako je to uradio?
Takoer biste trebali ukljuiti detaljne demografske i statistike podatke koji e itaocima jasno
predstaviti obim i veliinu problema. Moete ukljuiti sljedee:
- opis ciljne grupe;
- statistike podatke koji e dokumentovati postojanje problema (navesti i izvore podataka) ako
isti postoje;
- rezultate istraivanja, evaluacija, studija;
- citate ili izvode iz zvaninih dokumenata (UN, ministarstva itd.);
- metode koje su koritene za utvrivanje potreba/problema;
- urgentnost problema i ta e se desiti ako se nita ne preduzme;
- ostale organizacije koje se trenutno bave rjeavanjem ovih potreba/problema.
Projekat ne smije rjeavati probleme same organizacije koja trai sredstva; organizacija ne smije biti
subjekat projekta ve se mora govoriti o problemima/potrebama zajednice, odnosno ciljnih grupa koje
su korisnici usluga organizacije.
Pored toga to ukazujete na znaaj problema, treba da ukaete i na potrebu za vaim odreenim
projektom. Drugim rijeima, iz analize problema, italac treba da razumije vae metode i strategije za
rjeavanje problema. Vano je da zapamtite i sljedee: izbjegavajte iskaze o problemu koji su napisani
suvie uopteno, uz koritenje fraza kao to su " malo se zna o... ", ili "nedostaju informacije o ... ", ili
"opte je poznato", "svi znaju" itd.
CILJEVI
Prilikom definisanja ciljeva bitno je odgovoriti na dva kljuna pitanja:
1. ta organizacija eli postii projektom?
2. Do kakvih promjena e doi?
Veoma esto se ciljevi mijeaju sa aktivnostima. Osnovna karakteristika ciljeva, i ujedno razlika u
odnosu na aktivnosti, je u tome to reenica kojom se definie cilj poinje infinitivom, npr.: unaprijediti,
poveati, poboljati, ojaati, pridonijeti, smanjiti ili poticati i dr.
Opti/dugoroni ciljevi
Ukazuju na situaciju koja se ostvaruje kroz dugorono razdoblje i kojem e projekat samo djelomino
doprinijeti. Ovi ciljevi se ne mogu okarakterisati kao precizna korist za ciljne grupe u projektu, nego
vie kao dio jednog dugoronijeg programa neke zajednice.

13

Npr: Ovim projektom se tei uticati na svijest javnosti o pravilnom odlaganju i selektiranju otpada
grada Jablanice i okolnih mjesta; ili poveanje svijesti lokalnih poljoprivrednika, putem edukacije o
pravilnom koritenju pesticida.
Iz ovog proizilazi da se poveanje svijesti javnosti u Jablanici ili poveanje svijesti lokalnih
poljoprivrednika ne moe ostvariti samo jednim projektom limitiranog trajanja 1 2 godine.
Osnovno je pravilo da svaki projekt ima najvie 2-3 opta cilja, ovisno o veliini projekta.
Specifini/kratkoroni ciljevi
To su ciljevi koji se moraju ostvariti neposredno nakon to projekat zavri ili nakon kraeg vremenskog
roka od zavretka projekta. Pri odreivanju specifinih ciljeva od velike pomoi je koritenje SMART
metode, to u prevodu znai da ciljevi moraju biti:
Specific to specifiniji tj. odrediti podruje djelovanja
Measurable mjerljivi tj. brojano iskazani
Achievable ostvarivi
Realistic realni, izvodljivi
Time bounded vremenski odreeni, ogranieni
Poeljno je da svaki specifini cilj zadovolji barem tri od ovih pet kriterija, prije svega da je ostvariv i da
ima jasno podruje djelovanja. Zadovoljavanje ovih kriterija omoguava uinkovit monitoring i
evaluaciju realizacije projekta.
Mjerljivost, realnost i vremensko ogranienje ovih ciljeva moe se izraziti putem dole navedenih
indikatora:
Kvantitativni indikatori (mjerljivi/direktni indikatori - varijabla je jasna i laka za izmjeriti), npr:
- Broj primljenih komentara i sugestija
- Broj odranih sastanaka
- Broj lanaka objavljenih u medijima
- Broj objavljenih publikacija
- Broj primljenih poziva na skupove
- Broj uesnika u projektu
- Broj odranih konsultacija
- Broj potpisanih ugovora
Kvalitativni indikatori (nemjerljivi/opisni/ indirektni indikatori - kod kojih je mnogo tee opisati
promjene varijable), npr:
- Razumijevanje znaaja zatite biodiverziteta
- Ostvareno znanje o relevantnim programima zatite biodiverziteta
- Nivo primjenjivosti provedenih aktivnosti
- Unapreenje kvaliteta rada
- Uspostavljanje mrea, koordinacijskih tijela, unapreena saradnja
- Otvorenost za saradnju i diskusiju
- Komentari na odabrane teme i sl.
Pri formulisanju indikatora treba imati jasnu sliku trenutne situacije i napraviti realan opis eljene
situacije u budunosti. Neophodno je provjeriti da li indikator precizno opisuje cilj, svrhu ili rezultat.
Ako ne, onda je potrebno dodati druge indikatore ili pronai nove. Mogue je imati vie od jednog
indikatora za jedan cilj. Pri procjeni da li indikatori za svrhu projekta ukljuuju "odrive koristi za ciljne
grupe", treba provjeriti da li su ukljueni sljedei elementi:
jasan opis "proizvoda" ili "usluga" namjenjenih korisnicima;
odreeni korisnici (pol, godina, etnika pripadnost, klasa) koji e imati koristi;
odgovornosti pri odravanju ovih usluga i proizvoda;
14

vremenski period u kojem e ciljne grupe ostvariti dobiti.

Prilikom formalisanja indikatora, bitno je navesti svrhu projekta, svaki rezultat i opte ciljeve kao to je
prikazano u tabeli:
ta?

Ko?
Gdje?
Kada?

varijabla, elemenat koji e se promijeniti jednom kada je projekat

implementiran;
kvantitet, koliko (vrijednost cilja)
ciljna grupa/e
kvantitet, koliko
mjesto
vrijeme/ period, potrebno je odgovarajuce vrijeme

Za opis ovog koraka, kao primjer navedena je svrha projekta "poveana proizvodnja rie":
Varijabla
Ciljna grupa

Mjesto
Vrijeme

ta?
Koliko?
Ko?

Prosjena proizvodnja rie poveana po kilogramu

Od 2000 do 4000 kg po ha
Mala poljoprivredna postrojenja (posjed < 2ha. zemljita) u 7
sela

Koliko?
Gdje?
Kada?

240
Brko, BiH
2005 - 2008

Razjanjenje vanih aspekata indikatora

Zato definisati indikatore?

Kakve kriterije bi trebalo

zadovoljiti ?

Postoji li samo jedan

indikator za aktivnost,
rezultat, svrhu ili cilj?
Da li je uvijek mogue
pronai neki indikator?

Mogu li svi ciljevi, svrhe i

rezultati biti operativni
koristei sredstva
indikatora?

Da bi se:
-Razjasnile karakteristike opteg cilja, svrhe projekta, rezultata i
aktivnosti;
-Omoguilo planiranje cilja i upravljanja projektom;
-Omoguilo nadgledanje cilja i evaluacija
Indikatori bi trebali biti:
- Posebni kao kvalitet i kvantitet;
- Neovisni (pokrivati neophodno) i pouzdani;
- Neovisni jedan od drugog, svaki od njih je u vezi sa ciljem, svrhom
ili rezultatom;
- Verifikativni, zasnovani na pristupanim informacijama;
- Osjetljivi na drutvene (ne) jednakosti (npr. poloaj ene u druvu,
mladi, razliite etnike pripadosti i sl.).
esto je potrebno uspostaviti odreen broj indikatora koji e zajedno
obezbijediti pouzdane informacije za ostvarivanje ciljeva, svrhe
projekta ili rezultata.
Dobar indikator obezbjeuje direktno mjerenje, npr. "poveana
proizvodnja" se mjeri dodavanjem rezultata berbe. Ako je direktno
mjerenje nemogue onda se moraju pronai "opunomoeni
indikatori", npr. poveana zarada farmera moe biti odraena u
poboljanju kunih uslova (crijep itd..)
Ponekad je teko uiniti ih operativnim, ali treba uvijek pokuavati, jer
uveliko potpomau upravljanje cilja, kontrolu i evaluaciju.

15

CILJNE GRUPE
Ciljne grupe su zasebna cjelina koju treba definirati u prijedlogu projekta. Iako postoji velika
vjerovatnost da su mnoge karakteristike pojedinih ciljnih grupa projekta ve izraene u Opisu problema
ili u Specifinim ciljevima, ovdje ih je potrebno sistematino razluiti u par reenica, tj. jasno istaknuti
njihove meusobne odnose. Poeljno je to specifinije opisati ciljne grupe (ovisno o vrsti projekta,
npr. dob, spol, nivo obrazovanja, radno iskustvo, psiho-socijalne karakteristike, sposobnosti, vjetine i
druge razne socijalne, sektorske, geografske karakteristike). Kada se govori o ciljnim grupama jednog
projekta, treba razlikovati vie nivoa:
- primarna ciljna grupa ili krajnji korisnici - pojedinci, skupine ili organizacije koji ostvaruju
direktnu korist kroz projekat; najee lino koriste usluge/proizvode koji su predvieni
projektom.
- sekundarna ciljna grupa - sve one zainteresovane strane koje ostvaruju indirektnu korist kroz
projekat i najee ne uestvuju direktno u projektnim aktivnostima;
- tercijarna ciljna grupa - ovdje se misli na najiri kontekst pa se tako esto koriste fraze kao
"civilno drutvo u BiH", "mediji", "ira javnost", "porezni obaveznici" i dr.
AKTIVNOSTI
Aktivnosti podrazumjevaju konkretnu radnju na postizanju postavljenih specifinih ciljeva. Dvije
osnovne komponente aktivnosti su:
Ko e provoditi pojedinu aktivnost (organizacioni aspekt)
Kada e se provoditi pojedine aktivnosti (vremenski plan)
U okviru pojedinih aktivnosti definiemo zadatke kao zbir vie radnji koje je potrebno
poduzeti da bi se provela odreena aktivnost.
Npr.:
Aktivnost 1. Oranizacija radionice
Zadatak 1.1.
Unajmljivanje konferencijske sale
Zadtak 1.2.
Priprema i slanje pozivnica
Zadatak 1.3.
Priprema materijala
Zadatak 1.4.
Unajmljivanje potrebne opreme
Zadatak 1.5.
Sve ostale neophodne radnje...
Plan aktivnosti bi trebao da ukljui odreene informacije i objanjenja za svaku planiranu projektnu
aktivnost. Trajanje projekta se treba jasno naznaiti i treba jasno definisati zadatke koji su ukljueni u
pripremanje plana aktivnosti.
Izmeu ostalog, preporuujemo vam da opiete:
aktivnosti koje ete poduzeti kako biste postigli sveobuhvatni cilj i pojedinane ciljeve,
zadatke koji se trebaju poduzeti za svaku aktivnost,
odgovornost vaeg osoblja (ko e biti zaduen za pojedinane aktivnosti),
imena vanjskih strunjaka/saradnika, volontera (ako postoje), njihove zadatke i odgovorosti;
da li neke druge organizacije sarauju u implementaciji ovog projekta,
lokacija i opis mjesta projekta,
vrijeme implementacije projekta (koji je vremenski okvir svih planiranih aktivnosti),
alternativne metode za sluaj potrebe.
Izuzetno je vana preglednost, koritenje grafike, ilustracija, ema i dijagrama. Plan aktivnosti moe se
izraziti sljedeim tehnikama:
1. Gantogram ili GANTT tabela to je odnos izmeu aktivnosti/zadataka i jedinice vremena,
odnosno vremena potrebnog za provoenje svake aktivnosti/zadataka.
16

2. PLANNET (Planning Network) tehnika ukazuje na povezanost pojednih aktivnosti i zadataka sa

vremenom potrebnim za provoenje, u smislu da zavretak pojedine aktivnosti ini preduslov za
narednu aktivnost.
3. PERT tehnika (Programm Evaluation and Review Technique) ili tehnika mrenog planiranja prikazuje
se kroz tri osnovna elementa: dogaaji, aktivnosti i mogue prepreke. Pored toga, potrebno je
izraziti i oekivane rezultate, odnosno konkretne proizvode koji su mjerljivi indikatorima.
Najbolje je plan aktivnosti izraziti kroz jednostavnu tabelu sa opisanim aktivnostima, zadacima,
vrememskim rasporedom i odgovornostima, kao to je pokazano u sljedeoj GANTT tabeli.
Primjer GANTTograma:

AKTIVNOST
(i pripadajui zadaci)
1. Vanjski rad
1.1. Intervjui s regularnim korisnicima
1.2. Posjete lokacijama i mapiranje
1.3. ienje lokacija
2.

RAZDOBLJE 2002. godina

01
02
03
04
05
06

07

08

09

odgovorna
osoba
PM,APM
PM
PM,VS

Edukativne aktivnosti

2.1. tampanje i raspodjela materijala

PM,VS

2.2. Grupni sastanci

APM

2.3. Prezentacije za medije

APM

2.4. Identificiranje i priprema

facilitatora

PM

PM Projektni menader ; APM Asistent projektnog menadera; F Facilitator; VS Vanjski saradnici

Tehniku je poetkom 20.stoljea razvio Henry Lawrence Gantt, jedan od pionira naunog menadmenta koji je stremio ka
unapreenju uinkovitosti radnika kroz nauna istraivanja.

OEKIVANI REZULTATI
Oekivani rezultati su konkretni proizvodi koji sumiraju konkretne aktivnosti i koji su mjerljivi
kvantitativnim (brojanim) indikatorima.
Npr. Aktivnost radionica > oekivani rezultat: odrana radionica za 50 uesnika
Zadatak: tampanje i podjela radnih materijala > oekivani rezultat : odtampano i podijeljeno 50
radnih materijala.

17

U grafikonu je prikazana hijerarhija cilja, zadataka, rezultata i aktivnosti.

LOGIKI RADNI OKVIR (LOG-OKVIR)

Kada definiemo ciljeve (opte, specifine), indikatore, ciljane grupe, aktivnosti i oekivane rezultate,
pristupamo izradi logikog radnog okvira (Log-frame). Logiki radni okvir je sredstvo za dizajniranje
projekta i upravljanje istim.

- Kako razviti logian radni okvir Dizajniranje projekta zapoinje definisanjem kontura oblasti u okviru koje projekat djeluje i pravljenjem
inventara svih za tu oblast vezanih problema. Analiza identifikovanih problema omoguava relevantnim
projektnim stranama da odlue o preciznom setu problema na koje e projekat ukazivati i da odaberu
kljuni problem.
Faza analize: problemi ciljevi strategija
Faza analize uobiajeno zapoinje osnovnom idejom dobijenom od interesnih strana a tie se postojeeg
problema. Analiza bi trebala "razbiti" ovaj problem na set manjih problema. Problemi bi trebali biti izlistani
u skladu sa uzrokom i efektom. Interna logika je osnova za logini radni okvir koji je napravljen u toku faze
analize. To predstavlja uzrone i hijerarhijske odnose izmeu projektnih aktivnosti, rezultata projekta,
projektnih ciljeva i sveukupnog cilja.
Sljedei korak je dogovor projektnog tima oko strategije projekta. Ovo se postie razvijanjem serija rjeenja
koja su potrebna radi postizanja ciljeva, i odabiranjem ciljeva koji e biti ukljueni u projekat i onih koji
nee. Izabrana strategija i ciljevi nakon toga postaju fokus projekta i mogu se koristiti za zavretak matrice
log-okvira.
Posljednji korak jeste zavretak matrice log-okvira. Veoma je bitno zapamtiti da matrica log-okvira nije
forma koja se treba ispuniti ve rezultat temeljne analize i rasuivanja koje se mora uraditi prije
popunjavanja tabelarnih polja.

18

FORMA LOG-OKVIRA
a. Cilj projekta
(sveobuhvatni cilj)

2.1 Projekat
ta je cilj kojem e
projekat doprinijeti?

2.2 Indikatori uspjeha

ta su kljuni indikatori
koji su povezani sa
sveobuhvatnim ciljem?

b. Pojedinani
ciljevi projekta

ta su specifini ciljevi
projekta?

c. Oekivani ishodi i
rezultati

- ta su konkretni
ishodi koji su
predvidjeni radi
postizanja specifinih
ciljeva?
- ta su predvieni
efekti i koristi projekta?
- Kakva poboljanja i
promjene e biti
proizvedeni ovim
projektom?
ta su kljune aktivnosti
koje se trebaju izvriti i
kojim redoslijedom da
bi se proizveli oekivani
rezultati?

ta su kvantitativni ili
kvalitativni indikatori
koji pokazuju da li su i
do koje mjere
postignuti specifini
ciljevi projekta?
ta su indikatori koji
mjere stepen do kojeg
je projekat postigao
predviene rezultate i
efekte?

d. Aktivnosti

ta su metode i pristupi
koji se koriste da bi se
implementirala svaka
od aktivnosti?

Interesne strane/ korisnici

- Koja dugorona
partnerstva e donijeti ovaj
projekat?
- Ko su dugoroni korisnici
ovog projekta?
Ko su strateki partneri
(interesne strane) koji su
neophodni da bi se postigao
svaki zasebni cilj?
Ko su korisnici rezultata
projekta? Ko e nadalje
koristiti ishode ovog
projekta?

Ko e uestvovati u
projektnim aktivnostima?
Kakav e biti njihov
doprinos?

EVALUACIJA/OCJENJIVANJE PROJEKTA
Svaki prijedlog projekta mora da sadri i poglavlje o evaluaciji, koje e opisati kako e se utvrditi uspjeh
ili neuspjeh u postizanju planiranih ciljeva i zadataka. Ako su vai ciljevi dobro formulisani, a vai zadaci
specifini i mjerljivi, onda je lako napisati ovo poglavlje, jer tano znate ta treba ocijeniti.
Treba jasno definisati tri nivoa ocjenjivanja:
1. Ocjenjivanje realizacije projekta definisati koje aktivnosti su uspjeno provedene, kako
pojedine projektne komponente meusobno djeluju jedna na drugu, kako su zadovoljene
potrebe krajnjih korisnika (ili evidentni nedostaci), koji su komunikacijski kanali koriteni u
odnosu na korisnike/vanjske saradnike/projekte partnere/donatore, kako su direktni korisnici
ukljueni u realizaciju projekta i sl.
2. Ocjenjivanje rezultata definisati na koje e ciljane grupe rezultati projekta imati direktan
uticaj, koji rezulati se ele postii za svaku ciljanu grupu (poreenje na osnovu indikatora
uspjeha), kako e se mjeriti ostvarivanje rezultata i koji podaci e se prikupljati i kako i sl.
3. Ocjenjivanje uticaja objasniti kako su rezultati projekta uticali na potrebe, napredak i
ostvarivanje optih ciljeva i mogu li se ti uticaji izmjeriti, na koje drutvene grupe (lokalni ili
dravni nivo) je djelovao projekat, koje se odluke mogu donijeti vezano za iri projektni kontekst.

19

Tehnike koje se najee koriste kod ocjenjivanja uspjenosti projekta su: upitnici, ankete, testovi,
procjene, promatranja, intervjui, izvjetaji, zapisnici, ugovori, akcioni planovi, diskusione grupe itd.
Nakon odabira tehnike za ocjenjivanje potrebno je:
- Ukratko objasniti svaku od tehnika, ko e je osmisliti, ko e je provoditi;
- Navesti kriterije za provoenje (prethodno definisani indikatori/rezultati i izvor verifikacije za
iste);
- Opisati kakvi e izvjeatji nastati kao rezultat ocjenjivanja.
BUDET (PRORAUN PROJEKTA)
Proraun trokova radi se na osnovu predhodno opisanih aktivnosti koje se planiraju poduzeti.
Proraun projekta ili budet projekta, s jedne strane, predstavlja ukupan iznos koji je potreban za
provedbu zacrtanih aktivnosti, a sa druge strane, planske/procijenjene trokove istih. Detaljno
objanjenje pripreme projektnog prorauna dato je u poglavlju br. 2.
PRILOZI (ANEKSI)
Bez obzira na veliinu projekta, nemogue je sve informacije o projektu i organizaciji koja priprema isti,
dati u prijedlogu projekta. Zbog toga postoji dio Prilozi/Aneksi u kojem organizacija, uz prijedlog
projekta prilae sve ono to moe dodatno doprinijeti kredibilitetu i ukazati na svrhu projekta.
Pored obavezne popratne dokumentacije (kopija statuta i dr.), sve ono to bi donatora interesovalo, a
ne treba da se nalazi u prijedlogu projekta , treba priloiti u prilogu.
U aneksu/prilogu najee se nalazi:
Organizaciona ema vae NVO,
Spisak lanova upravnog odbora,
Pismo podrke od partnera u projektu (ukoliko postoje),
Finansijski izvetaj o reviziji vaeg poslovanja,
Novinski lanci, programi, broure itd.,
Biografije kljunih saradnika u projektu, i
Pismo/a preporuke.

20

2.

BUDET (PRORAUN PROJEKTA)

Izrada budeta/prorauna trokova je posljednja faza u pisanju prijedloga projekta zbog toga
to se isti radi na osnovu predhodno opisanih aktivnosti koje se planiraju poduzeti. Budet projekta, s
jedne strane, predstavlja ukupni iznos koji je potreban za provedbu zacrtanih aktivnosti, a sa druge
strane, planske/procijenjene trokove istih. Prilikom procjene trokova, bilo da se radi o kupovini
odreenih stvari/sredstava ili plaanja odreenih usluga, u obzir treba uzeti trenutne trine cijene.
Realno procijenjen proraun (koji je u potpunosti u skladu sa navedenim projektnim aktivnostima)
prilikom ocjenjivanja projekta od strane donatora, donosi neophodne "bodove", koji su esto presudni
u odluci da li taj projekt finansirati ili ne. Takoer, to se vie truda uloi da bi se uradio realan i detaljan
proraun trokova, time sami sebi olakavamo praenje utroka sredstava kao i izvjetavanje
(periodino i zavrno) prema davaocu finansijskih sredstava.
Dakle, proraun je: plan aktivnosti > novano izraen > u specifinim kategorijama trokova >
za odreeno vremensko razdoblje > sa mehanizmima za kontrolu (rauni, ugovori, potvrde,
uplatnice, priznanice/potvrde o isplati, izvodi itd.)
Osnov svakog prorauna ine specifine kategorije trokova koje se mogu podijeliti na:
- Trokovi osoblja
- Direktni trokovi
- Indirektni trokovi
- Ostali trokovi
Trokovi osoblja ukljuuju:
- svo osoblje organizacije koja radi na projektu. Trokovi se mogu obraunavati po osnovu
radnih dana koji e biti utroeni za rad na projektu ili na bazi mjesene plate.
Primjer za obraun na bazi radnih dana: realizacija projekta je 12 mjeseci. Pomonik
koordinatora projekta treba 10 dana mjeseno za rad na konkretnom projektu, to znai da
njegov angaman na realizaciji projekta iznosi ukupno 120 dana. Pomnoeno sa cijenom radnog
dana, dobit emo ukupan iznos, odnosno troak njegovog rada u projektu.
Primjer za obraun na bazi mjesene plate: U ovom sluaju samo jedan dio njegove plate se
obraunava iz projektnih sredstava po osnovu postotka (%) utroenog vremena na projektu. Na
osnovu toga se odreuje proporcionalni iznos koji e se traiti kroz projekat.
-Saradnike na projektu ili lanove NVO po osnovu ugovora o radu iji trokovi mogu
biti svrstani u kategoriju trokova osoblja, ali se prikazuju odvojeno od plata osoblja
organizacije. Kod razvrstavanja ovih trokova, treba obratiti posebnu panju, jer postoje
sluajevi kada se ovi trokovi obraunavaju kao direktni trokovi projekta. Npr: predvieno je
organizovanje radionice i u skladu sa tim trokovi voditelja radionice svrstavaju se u direktne
trokove zajedno sa zakupom sale za sastanke, zakupom opreme, pripremom materijala itd.
Direktni trokovi su:
svi trokovi koji su direktno povezani sa projektnim aktivnostima kao to su: tampanje
materijala (publikacija, broura, plakata, radnih materijala itd.); oglaavanje u dnevnim listovima
i/ili drugim medijima; organizovanje radionica, treninga, sastanaka; trokovi putovanja osoblja
ili saradnika (dnevnice, naknada trokova goriva, smjetaj i hrana); usluge kopiranja, itd.
Indirektni trokovi su:
oni koji su neophodni za svakodnevno funkcionisanje organizacije i uglavnom nemaju izravnu
vezu sa uslugama/proizvodima ili je takvu vezu tee iskazati. To su sljedei trokovi: reijski
trokovi (struja, voda, grijanje, odvoz smea), zakup uredskog prostora, potroni materijal
(papir, toneri, diskete, CD, fascikle, registratori), pomono osoblje, telefon, potarina, bankovni
21

trokovi, osiguranje prostora, odravanje kompjutera u drugih uredskih maina, usluge ienja
ureda itd.
Zbog razlika u definisanju i primjeni indirektnih trokova, esti su nesporazumi izmeu onih
koji daju sredstva i onih koja ih trae. Dosadanja iskustva pokazuju da donatori esto, ne
predviaju finansiranje ove vrste trokova ili to graniavaju samo na pojedine trokove, zato je
potrebno naglasiti da se odreeni trokovi mogu iskazati i kao direktni i kao indirektni.
Indirektni trokovi koji se mogu prikazati i kao direktni: telefon, fax, potarina i dostava,
potroni materijal, koritenje kompjutera, pomono osoblje itd.-onda kada su direktno povezani
sa aktivnostima odreenog projekta. Ovi trokovi se esto ne mogu iskazati putem zasebnih
rauna, ali se mogu procentualno obraunati. Npr: telefon za mjesec maj iznosi 200 KM.
Koritenje telefona za xy projekt mjeseno se obraunava u procentu 30%, to iznosi 60 KM.
Zbog toga je veoma vano narativno obrazloiti pojedine trokove i iskazati ih prema jasno
definisanim kvantitativnim pokazateljima tj. izraziti ih u jedinicama mjere, jer se time poveava
mogunost da e donator odobriti sredstva za iste.
Indirektni trokovi koji se nikako ne mogu svrstati u kategoriju direktnih: zakup uredskog
prostora, zakup opreme, struja, voda, odvoz smea, odravanje kompjutera u drugih uredskih
maina, ienja ureda, administrativno osoblje, osiguranje prostora, itd.
Osnovno pitanje je kako razvrstati indirektne trokove. Dvije metode koje se najee koriste
su:
1. Sluaj po sluaj predstavlja slobodnu procjenu udjela svakog pojedinog projekta u
ukupnim indirektnim trokovima organizacije svaki projekt pokriva odreeni dio trokova
organizacije;
2. pro rata osigurava da svaki projekt uestvuje u pokrivanju trokova srazmjerno trokovim
koji e nastati po osnovu projektnih aktivnosti.
Primjer: svi indirektni trokovi organizacije ukljuujui i trokove projekta za koji traimo
sredstva iznose 20.000 KM godinje. Direktni trokovi za sve projekte ukljuujui i ovaj koji
pripremamo, iznose 230.000 KM. U projektu za koji traimo sredstva, predvien je iznos
od 73.600 KM za direktne trokove to ini 32% svih direktnih trokova. U skladu s tim
pripada mu i 32% indirektnih trokova. tj. 6.400 KM.
Ostali trokovi su:
kupovina opreme (uredske maine, namjetaj), dalja edukacija zaposlenih i lanova NVO-a,
trokovi pripremanja projekta, evaluacija projekta, prikupljanje podataka za projekt, trokovi
prevoenja potrebne literature itd.
Koraci na izradi prorauna ukljuuju sljedee:
-odrediti trokove osoblja;
-odrediti direktne trokove;
-rasporediti indirektne trokove u skladu sa potrebama organizacije i projektnim aktivnostima;
-definisati elemente prorauna: jedinica mjere, koliina, jedinini troak;
-narativno obrazloiti trokove;
-navesti potencijalne ili ve osigurane izvore financiranja od strane drugih donatora;
-navesti financijska /materijalna sredstva koja je sama organizacije spremna uloiti u projekt.
Osnova prorauna je tabelarni prikaz po stavkama koji sadri:
opis stavke - jedinicu mjere - koliinu - jedinini utroak (uz navoenje valute u kojoj se radi
obraun) i ukupni troak (uz navoenje valute-KM; EUR; USD itd.).

22

Pored toga, tabelu moemo nadopuniti dodatnim kolonama kao to su: obrazloenje troka, udio
drugog/drugih donatora, kao i eventualni doprinos NVO-a.
Opis mora biti detaljno i jasno definisan u kojem e se vidjeti koja je to kategorija trokova i koji su to
trokovi unutar svake pojedine kategorije.
Jedinica mjere se odreuje stvarnim nainom plaanja odreenog troka. Preduslov za odreivanje
jedinice mjere je tano definisanje stavki u koloni opis, kao i jasno razvrstavanje trokova po
kategorijama.
Npr: ako je troak telefona definisan kao direktni troak, onda jedinica mjere moe biti mjesec ili
impuls, a ako je definisan kao indirektni troak, jedinica mjere moe biti paual.
Primjeri za iskazivanje jedinica mjere mogu biti:
-za osoblje NVO-a osoba; osoba/godina; osoba/mjesec; osoba/dan
-vanjski saradnici osoba/mjesec; osoba/dan
-potroni materijal komad; paket; kilogram; litar
-struna literatura mjesec; komad
-razne publikacije, plakati, posteri, broure komad
-putni trokovi, smjetaj, dnevnice osoba/dan, osoba/noenje, kilometri (za trokove goriva)
-i slino...
Koliina mora odgovarati jedinici mjere i vrsti aktivnosti.
Jedinini troak mora biti izraen u jednoj valuti za sve proraunske stavke.
Ukupni troak predstavlja tanu kalkulaciju svih predhodnih elemenata u tabeli prorauna.
Obrazloenje je opisni dio u kojem treba objasniti ta je bila osnovica za obraun pojedinih
stavki.
Udio drugih donatora ili doprinos NVO-a u financiranju projekta dodatna kolona za
prikazivanje drugih izvora sredstava za realizaciju projekta, u sluaju da postoje drugi donatori koji e
sufinansirati projekat ili da se navede doprinos NVO-a da, bez naknade za potrebe projekta, ustupa
koritenje postojee opreme, koritenje uredskog prostora, volonterski rad itd. Da bi se takav doprinos
NVO-a mogao proraunati, isti se izraava u trinim cijenama.
Takoer je vano napomenuti da se kao dodatak osnovnom/glavnom proraunu moe izraditi i
proraun po fazama u sluaju da se kompletan projekt dijeli na faze. Ako je predhodno navedeno
koliko vremena (mjeseci, sedmica, dana) e trajati svaka faza i aktivnosti koje ulaze u sastav svake faze,
toga se moramo drati i u ovom dodatnom proraunu. Trajanje svake faze (datum poetka i zavretka)
mora biti usklaeno sa tano pripadajuim trokovima za tu fazu. Ukupni zbir trokova po svim fazama
mora da se slae sa ukupnim trokovima cijelog projekta.

23

Primjer strukture prorauna u sluaju kada forma/obrazac prorauna nije propisan

OPIS

Jedinica
mjere

Koliina

Jedinini
troak
(KM)

Ukupni
iznos
(KM)

Osoba/mjesec

12

500

6000

Osoba/dan

56

60

3360

Osoba/dan

10

100

1000

Stranica

35

15

525

Dan
Komad

2
100

100
2

200
200

54

162

stranica

2550

0,10

255

Indirektni trokovi
-potroni materijal

Paual

12

80

960

-telefon/fax

mjesec

12

150

1800

1
600
150

350
0,30
0,50

350
180
75

---------

---------

Trokovi osoblja
-koordinator
-projekt menader
Saradnici
-strunjak za otpadne
vode
-prevodilac
Direktni trokovi
-zakup sale za
radionicu
-tampa postera

Osoba/dan
-dnevnice za slubeno
putovanje
-kopiranje materijala

Ostali trokovi
-kupovina foto aparata Komad
-anketni listii
Komad
-upitnici
Komad
UKUPNO:

Obrazloenje

-60% od ukupne
bruto plate
-obraunati radni
dani
-obraunati radni
dani
-broj prevedinh
stranica
-bez popusta
-sa popustom na
koliinu
-u skladu sa Sl.
Listom BiH
-materijal za 30
uesnika
Nije mogue
odrediti koliinu
-22% od ukupnih
trokova tel/faxa
-za potrebe
projekta
-za evaluaciju
projekta

24

Primjer obrasca za proraun projekta REC propisane forme

Odobren proraun
(Appr.Budget)

Stvarni trokovi
(Actual Exp.)

EUR

EUR

DODJELJENA SREDSTVA
KM

KM

Najamnina uredskog prostora (Office rent)

Plate lanova NVO (Salaries of NGO members)
Naknada za savjetnike (Fees for consultants)
Putovanja (Travel)
Smjetaj i hrana (Accomodations and food)
Prevoz opreme (Transport of equipment)
Oprema (Equipment)
Potroni materijal - pribor i sl. (Supplies)
Trokovi raunarske obrade
(Computer services)
Usluge prevoenja (Translation services)
Druge usluge (Other services)
Trokovi publikacija (Publication costs)
Potarina, telefon i sl. (Communication costs)
Ostali trokovi (Other costs)
(molimo specificirati )
Ukupno (Total)
REC pored ove osnovne tabele zahtijeva i dodatno detaljno objanenje svih stavki prorauna
koje moe biti u obliku tabele ili narativni opis.

25

3.

UPRAVLJANJE PROJEKTOM
(PROJEKT MENADMENT)

Upravljanje projektom je sredstvo, skup metoda i tehnika koji nam moe pomoi da efikasno
doemo do ciljeva i rezultata. Naizgled to je teak zadatak koji zahtijeva ekspertizu, znanje i praksu, te
se moe uiniti tekim za razumijevanje, praenje ili ostvarivanje. Meutim, svako je na mnoge naine
projekt menader u svakodnevnom ivotu. Npr: kupovina; ienje stana; organiziranje fudbalskog
mea; pripremanje ispita; planiranje odmora itd.
Svaka nevladina organizacija bi trebala odrediti jednu osobu, odnosno koordinatora/menadera koji bi
bio zaduen za upravjanje projektom i odgovoran za planiranje i nadgledanje realizacije aktivnosti,
raspodjelu posla unutar projektnog tima, ocjenu realizacije projekta, izvjetavanje itd.
Funkcija planiranja zahtijeva od menadera da donese odluke o vanim elementima projekta kao to su
ciljevi, aktivnosti, izvori i implementacija, te razradi detaljan plan upravljanja projektom. Planiranje je
podjednako vano kao i organizacija i nadgledanje realizacije projekta.
Pod realizacijom projekta podrazumijevamo realizaciju odreenog plana, odnosno zacrtanih aktivnosti.
Nadgledanje zacrtanih aktivnosti/zadataka zahtijeva vjetinu i posveenost. Iako poznati citat tvrdi da
"samo budale kontroliu stvari po redu, genij nadgleda haos", uistinu, dranje stvari pod kontrolom
zahtijeva talenat, naroito kada je vie ljudi ukljueno i kada se informacije moraju razmjenjivati.
Stvarni izazovi voenja projekta su:
da implementirane aktivnosti vode ka ciljevima projekta;
dokumentovanje projekta;
prikupljanje i dijeljenje informacija;
koordiniranje i organiziranje;
potovanje rokova;
donoenje odluka;
nadgledanje i procijenjivanje;
odravanje kontakta sa partnerima;
raspodjela poslova;
izgradnja tima i osoblja, i
bilo ta drugo to se moe pojaviti ...
Raspodjela posla je najizazovniji i najtei zadatak za menadera. Podrazumijeva proces postizanja ciljeva
projekta sticanjem, zadravanjem, razvijanjem i ispravnim koritenjem ljudskih resursa unutar
organizacije. Kroz posmatranja i prouavanje, menaderi moraju identifikovati vjetine koje su im na
raspolaganju unutar organizacije. Ukoliko one nedostaju, menaderi bi trebali razraditi program
aktivnog razvoja, ukljuujui obuku, edukaciju i optu pripremu projektnog tima za sadanji i budui
rad.
Kada se bez problema dospije do sredine implementacije projekta, to znai da su menaderi dobro
postavili planove, projektni tim radi dobro i svi su zadovoljni postignutim rezultatima. Meutim,
suoavanje sa kriznim situacijama i iznalaenje kreativnih rjeenja je znaajna vjetina upravljanja. Kada
nastupi kriza, svi u projektnom timu bi se trebali ukljuiti u rjeavanje problema. Meusobna saradnja i
komunikacija unutar projektnog tima je od izuzetne vanosti. Takoer je vana komunikacija i sa
predstavnicima donatora, jer ukoliko problemi utiu na implementaciju i uspjeh projekta, bolje je
donatora informisati na vrijeme. Donatori su vai partneri, ne neprijatelji.
26

Mnoge organizacije uglavnom vjeruju da se projekat zavrava odmah nakon to se izvede posljednja
predviena aktivnost; ali projekat nije gotov sve dok se ne izvri ocjena realizacije, pripreme izvjetaji,
dostave donatoru, donator odobri iste i arhiva se ne zatvori.
Poeljno je ocjenu realizacije obavljati u toku provoenja projekta, kada su jo uvijek mogue ispravke i
prilagoavanja, kao i na kraju projekta.
Nakon ocjene realizacije projekta, pristupa se izradi izvjetaja (narativnih i finansijskih). Veina
donatora zahtijeva da se tokom realizacije projekta dostavljaju izvjetaji o napretku projekta, kao i
finalni izvjetaj. Izvjetaj se sastoji iz dva dijela: 1) narativnog i 2) finansijskog.
Narativni izvjetaj bi trebao da obuhvata informaciju o dovrenim aktivnostima, problemima koji su se
pojavili, utroku sredstava, te informaciju o bilo kojoj promjeni nastaloj tokom provedbe projekta.
Predloena struktura narativnog izvjetaja:
Uvod;
Ciljevi i planirane aktivnosti;
Rezultati, ispunjeni ili postignuti ciljevi, uspjesi;
Prepreke, problemi, promjene (zato su bile potrebne?), nauene lekcije;
Povratna informacija od ciljnih grupa o projektu;
Planovi za nastavak;
Dodaci: kopije ili primjeri bilo kakvog materijala razvijenog i napravljenog u toku projekta
(posteri, leci, studije, novine, publikacije, itd.).
Uz narativni dio potrebno je priloiti i finansijski izvjetaj. Finansijski izvjetaj treba jasno i tano da
prikazuje koritenje svih fondova. Svi trokovi vezani za projekat moraju biti predstavljeni i popraeni
kopijama rauna, ugovora, priznanica i dr. Najlaki nain pripreme finansijskog izvjetaja jeste
jednostavna uporedba planiranog i odobrenog budeta sa stvarnim trokovima nastalim u projektu.
Jako je vano da je finansijski izvjetaj dosljedan i meusobno povezan sa narativnim
izvjetajem.
Predloena struktura finansijskog izvjetaja:
Trokovi najamnine uredskog prostora;
Plate ili stipendije lanova NVO;
Trokovi naknade za savjetnike u projektu;
Trokovi putovanja;
Trokovi smjetaja i hrane;
Oprema (kupovina ili iznamljivanje);
Trokovi potronog materijala, pribora i sl.;
Trokovi raunarske obrade;
Trokovi usluga prevoenja;
Trokovi publikacija;
Potarina, telefon i sl.; i
Ostali trokovi.
Savjet: Najbolje je finasijski izvjetaj predstaviti u vidu tabele.

27

REC PROGRAM FINANSIJSKE PODRKE

NEVLADINIM ORGANIZACIJAMA
Regionalni

centar za okoli za Srednju i Istonu Evropu (REC) je nepolitika,

nestranaka, neprofitna, projektno usmjerena meunarodna organizacija ija je misija da pomogne u
rjeavanju okolinske problematike u Srednjoj i Istonoj Evropi (SIE).
REC takoer:
promovira saradnju izmeu nevladinih organizacija, vlada, poslovnog sektora i ostalih
institucija/pojedinaca koji se bave okolinskom problematikom;
podrava slobodnu razmjenu informacija i promovira uee javnosti u donoenju odluka iz
oblasti okolia.
REC su 1990. godine formirale Sjedinjene Amerike Drave, Evropska Komisija i Maarska. Danas
REC ima svoju pravnu osnovu u povelji koju su potpisale vlade 28 zemalja i Evropska Komisija, kao i u
meunarodnom sporazumu, potpisanom sa Vladom Republike Maarske. Glavni Ured REC-a
smjeten je u mjestu Szentendre u Maarskoj, sa podrunicama i terenskim uredima u 16 zemalja
korisnica: Albaniji, Bosni i Herzegovini, Bugarskoj, Hrvatskoj, ekoj, Estoniji, Maarskoj, Latviji,
Litvaniji, Makedoniji, Poljskoj, Rumuniji, Srbiji i Crnoj Gori, Slovakoj, Sloveniji i Turskoj.
Ured REC-a za BiH (REC Country Office BiH) osnovan je u martu 1997. godine s ciljem
da prui podrku unapreenju zatite i ouvanja okolia u BiH. U dosadanjem radu, Ured za BiH radio
je na promovisanju dijaloga meu razliitim zainteresiranim stranama (vladama, nauno-istraivakim
organizacijama, privredi, NVO-ima, medijima i dr.) koje uestvuju u ovoj oblasti. Imajui na umu
politiku neusmjerenost, sve aktivnosti REC-a se odnose na oba BiH entiteta (Federaciju Bosne i
Hercegovine, Republiku Srpsku, kao i na Brko Distrikt), te podrku svakom napretku u domenu
okolia. S obzirom na veoma specifinu situaciju u BiH, decentralizaciju i odnos izmeu dva entiteta,
REC je uspostavio terenske urede u Banjoj Luci (1998. godine) i Mostaru (2000. godine).
U dosadanjem radu Ured za BiH je ostvario dobre kontakte sa svim sektorima koji uestvuju u ovoj
oblasti, a naroito je uspjean program finansijske podrke (grantova) za ekoloke nevladine
organizacije koje su registrovane kao udruenja graana ili fondacije.

REC PROGRAM FINANSIJSKIH PODRKI NEVLADINIM ORGANIZACIJAMA

Finansijske podrke nevladinim organizacijama osiguravaju se putem dva programa: Program
namjenskog finansiranja koji se vodi u centrali REC-a Budimpeti i Program finansijske podrke
na lokalnom/nacionalnom nivou koji vode lokalni uredi REC-a. Program namjenskog finansiranja
usmjerava finansijsku pomo na vana regionalna pitanja zatite okolia, birajui specifine teme. Za
svaku temu obazbijedi se odreena svota novca za zemlje uesnice u programu.
Sve finansijske podrke se dodijeljuju na temelju objavljenog natjeaja/konkursa. Upute za izradu
prijedloga prevedene su na jezik svake zemlje i prije podnoenja zahtjeva mogu se dobiti u lokalnom
uredu. Prije pisanja prijedloga projekta, NVO, odnosno aplikant treba detaljno prouiti konkurs i/ili
smjernice te se po potrebi konsultovati s predstavnicima REC-a.
Ko moe podnijeti zahtjev
Samo registrovane nevladine organizacije1 ija ja aktivnost uglavnom orijentirana na podruje zatite
okolia mogu aplicirati projekat za finansijsku podrku od strane REC-a. Drugi tipovi organizacija

Nevladine organizacije registrovane kao udruenje graana ili fondacije FBiH i RS.

28

mogu saraivati2 s nevladinim organizacijama u projektima, ali podnosilac zahtjeva za podrku mora biti
nevladina organizacija.
Finansijske podrke osiguravaju kratkoronu podrku za:
nacionalne projekte koji pridonose podizanju opte svijesti u odnosu na problematiku zatite
okolia, u skladu su sa nacionalnim strategijama (NEAP i dr.), ukljuuju vei broj aktera u
projektu (vie NVO-a, kola, medija i dr.), te se implementiraju na irem podruju (npr.
podruje cijelog kantona, meuentitetski projekti, itd.)
lokalne projekte koji pridonose podizanju opte svijesti u odnosu na problematiku zatite
okolia i implementiraju se u odreenoj zajednici (saradnja sa lokalnim vlastima, kolama i dr.
zainteresovanim nije obavezna ukoliko nije uslovljena konkursom).
Finansijska podrka na nacionalnom/lokalnom nivou ne moe se dodijeliti isto naunom istraivanju,
religijskoj ili politikoj aktivnosti, za kupovanje nekretnina (zgrada, zemlje i dr.), te za investicije bilo
kakve vrste.
Kako aplicirati projektni prijedlog
Prijavna procedura sadri dvije faze: prijavu koncepta projektnog prijedloga i izradu kompletnog
prijedloga projekta. NVO aplikant (voditelj projekta) mora identifikovati kljune interesne grupe i
ukljuiti ih u prvu fazu izrade koncepta projektnog prijedloga. Procedura apliciranja (obje faze) je
detaljno objanjena u pozivu/konkursu za apliciranje projektnih prijedloga.
Apliciranje koncepta/ideje projektnog prijedloga obuhvata sljedee korake:
1. Korak Identificiranje i ukljuivanje kljunih interesnih grupa (Biranje partnera)
Pratei poziv za podrku projektima, nevladine organizacije bi trebale poeti od identifikacije problema
na koji planira ukazati, te vidjeti da li se to uklapa u neke od oblasti/podruja opisanih u konkursu
grantova. NVO-i bi takoer trebali identifikovati kljune interesne grupe/partnere (npr. lokalne vlasti
(optine i dr.), poslovni/biznis sektor, akademske institucije, druge NVO-e, voe zajednica i javnost
uopte) koji rade na slinim temama od znaaja za konkurs.
2. Korak Prva faza - priprema koncepta projektnog prijedloga
Nevladine organizacije trebaju slijediti formular priloen u pozivu za grantove Obrazac koncepta
projektnog prijedloga prilikom prijavljivanja svog prijedloga projekta (Dodatak I). Prijedlog koji se
izrauje u prvoj fazi je kraa i jednostavnija forma od pisanja kompletnog prijedloga projekta. Uz
projektne formulare neophodno je ukljuiti i osnovne informacije, objanjavajui glavni problem i
pristup kojim se ukazuje na njega u saradnji sa identifikovanim interesnim stranama. Kao to je
navedeno u formularu, NVO treba jasno da procijeni ukupan iznos potrebnih sredstava za realizaciju
kompletnog projekta, a u skladu sa propozicijama konkursa. Ukljuenje kljunih interesnih grupa
predstavlja vaan kriterij u fazi kompletnog projektnog prijedloga.
U fazi koncepta projektnog prijedloga, od strane NVO-a se trai da jasno identifikuju interesne grupe i
opiu potencijalnu ulogu svakog od njih (partnera). Potrebno je da se u fazi izrade koncepta projektnog
prijedloga popuni i Izjava o saradnji (Dodatak II), koja bi trebala biti potpisana i ovjerena peatom od
strane partnera.
Vodea NVO je odgovorna za dostavljanje originala koncepta projekta sa svim popratnim
dokumentima Uredu REC-a u Sarajevu. Prijave koncepta prijedloga projekta trebaju biti dostavljene
iskljuivo potom ili lino do navedenog krajnjeg roka. Po pravilima REC-a, prijave stigle putem
faks-a ili e-mail-a se ne uzimaju u razmatranje, kao ni prijave pristigle poslije krajnjeg roka ili prijave sa
nepotpunom popratnom dokumentacijom (traenom konkursom).
Ukoliko projekat bude izabran na dalju proceduru nakon faze koncepta projektnog prijedloga (detalji o
tome ta se zahtijeva u okviru faze koncepta projektnog prijedloga su obezbjeeni u Pozivu za
dostavljanje projektnih prijedloga), NVO bi trebao da slijedi tano definirane korake opisane u
Smjernicama za izdradu punih/kompletnih projektnih prijedloga.

Saradnja sa drugim tipovima organizacija je poeljna samo ako je konkursom obavezna.

29

Kada podnijeti zahtjev

Lokalni ured REC-a objavljuje natjeaj/konkurs za apliciranje prijedloga projekata u svom
tromjesenom Biltenu, putem sredstava javnog informisanja, na svojoj web stranici i putem REC-ove
e-mail liste. Krajnji rok za zaprimanje prijedloga projekata obino je 2-3 sedmice prije sastanka
Lokalnog savjetodavnog odbora (nezavisne komisije koja ocjenjuje projekte), kako bi se osiguralo
dovoljno vremena za sve eventualne nadopune i ispravke. Lokalni savjetodavni odbor odluuje o
prihvatanju ili odbijanju pojedinog projekta, a lokalni ured REC-a obavjetava podnosioca prijedloga o
odluci Odbora.
S obzirom da REC nema stalnih fondova za dodjeljivanje NVO-ima, zahtjevi tj. projektni
prijedlozi se iskljuivo dostavljaju po objavi konkursa slijedei tano definirane korake.
Postupak ocjenjivanja
Pri ocjenjivanju prijedloga projekata i odreivanja visine finansijske podrke na nacionalnom/lokalnom
nivou uzimaju se u obzir sljedei kriteriji:
realne potrebe NVO za pomo u uspostavljanju i razvoju ustrojstva i mogunost da REC-ova
podrka doprinese trajnoj uravnoteenosti i stabilnosti organizacije;
stepen do kojeg predloena aktivnost promovira uee javnosti i podizanje opte svijesti u
odnosu na problematiku zatite okolia;
izvodljivost (feasibility) i odnos trokova i uinka (cost-effectiveness) prijedloga;
mogunost da NVO provede projekat.
Zahtjeve ocjenjuje Lokalni savjetodavni odbor (LAB) osnovan pri svakom lokalnom uredu REC-a.
Sastav odbora ine nezavisni strunjaci koji poznaju NVO zajednicu i probleme okolia ili su ak i sami
predstavnici NVO-a. Formiranje LAB-a se takoer uslovljava u zavisnosti od teme konkursa (npr.
otpad, vode i dr.), kada se odabiru strunjaci iz ovih podruja. Odluke o prihvaanju ili odbijanju
zahtjeva, tj. projektnog prijedloga obino se donose konsenzusom. U sluaju kada to nije mogue
odluke se donose veinom glasova.
lanovi / predstavnici NVO-a iji projekat je apliciran na grant program ili ako uestvuju kao partneri
NEMAJU PRAVO evaluacije/ocjenjivanja istog.
Obavjetavanje o prihvatanju/odbijanju prijedloga projekata
Svi podnosioci zahtjeva koji su zadovoljili uslove, budu obavijeteni o odluci Lokalnog savjetodavnog
odbora. Ako je zahtjev odobren, pismo odobrenja alje se podnosiocu zahtjeva u kojem se informie o
tanom datumu i mjestu sastanka dobitnika granta (tzv. winners meeting).
Ukoliko zahtjev nije odobren, u pismu obavjetenja se navode razlozi odbijanja projekta, koje su
lanovi LAB-a obrazloili tokom procesa odluivanja.
Sporazum o dodjeli sredstava
Sporazum o dodjeli sredstava postaje punovaan ugovor nakon to je potpisan od korisnika podrke
(NVO-a) i REC-a. Sporazum o dodjeli sredstava sadrava odobreni proraun podrke, raspored isplata
i metodologiju izvjetavanja prema REC-u, te ostale uslove.
Sporazum o dodjeli sredstava takoer uslovljava korisnika podrke o obaveznom sprovoenju projekta
na nain opisan u odobrenom projektnom prijedlogu. Odobrenje za eventualne bitne promjene u
projektu mora se unaprijed, pismenim putem, zatraiti od REC-a. Odobrenje se daje u pisanom obliku.
Pod bitnim promjenama smatraju se promjene u pojedinim stavkama budeta/prorauna u iznosu
veem od 10%, zatim promjene u datumima provoenja projekta, te promjene u samoj prirodi projekta.

30

Isplata finansijske podrke

Nevladina organizacija mora imati otvoren raun u banci. Finansijska podrka obino se prenosi u
ratama/tranama s rauna REC-ovog lokalnog ureda na raun NVO. Isplata se vri u lokalnoj valuti.
Isplata finansijske podrke ne moe biti izvrena u gotovini ili ekom. Prva isplata se izvri nakon
primanja potpisanog sporazuma o dodjeli sredstava. Sljedee isplate slijede nakon zaprimanja i
odobravanja izvjetaja.
Izvjetaji
U sporazumu o dodjeli sredstava opisano je koje izvjetaje je potrebno dostaviti. To su:
Izvjetaj o napretku: Taj izvjetaj se dostavlja nakon utroene prve rate. Na jednoj stranici
opisuje se kako se projekat provodio do tog roka.
Izvjetaj treba da obuhvata informaciju o dovrenim aktivnostima, problemima koji su se
pojavili, kako se troio novac do tog datuma, te informaciju o bilo kojoj promjeni nastaloj
tokom provedbe projekta. Uz narativni dio potrebno je priloiti i finansijski izvjetaj, te kopije
rauna, ugovora, priznanica i dr. Lokalni predstavnici REC-a ocijenjuju izvjetaj i ako je
zadovoljavajui, odobrava se sljedea isplata.
Zavrni ili konani izvjetaj: Zavrni izvjetaj se obavezno dostavlja u roku od mjesec dana
od zavretka projekta. U tom izvjetaju opisuje se uspjeh projekta u postizanju zadanih ciljeva.
U njemu se objanjava to je dovreno, koji su se problemi pojavili tokom implementacije
projekta, koje su informacije pogodne za javno objavljivanje, te vrijednost projekta kao modela.
U sluaju kupovine opreme potrebno je objasniti razloge njenog koritenja (npr. Digitalna
kamera /fotodokumentacija divljih deponija/ itd.).
Zavrni izvjetaj takoer mora sadravati detaljan pregled troenja finansijskih sredstava. Za
svaku stavku budeta/prorauna usporeuju se stvarni trokovi s trokovima odobrenim
budetom/proraunom. Svi trokovi, ukljuujui plate i stipendije, pravdaju se kopijom rauna
ili priznanice.
Zavrni izvjetaj podnosi se na predvienim REC obrascima. Detaljnije upute za pripremu
izvjetaja dostavljaju se koordinatoru projekta poslije uplate druge rate/trane.
Finansijska podrka za nabavku opreme
Podrka koja se koristi za nabavku opreme daje se pod posebnim uslovima:
Na raunu mora biti vidljivo da je REC kupac opreme.
U sporazumu o dodjeli sredstava mora biti navedeno da REC ostaje vlasnik opreme u periodu
od jedne godine. Za vrijeme tog perioda REC posuuje opremu nevladinoj organizaciji, tako da
treba biti navedeno da oprema mora biti vraena lokalnom uredu ako NVO prestane postojati
ili ako oprema vie nije potrebna.
Uz zavrni izvjetaj, koji se predaje REC-u nakon jedne godine od nabavke opreme, NVO
moe zatraiti da joj se odobri dalje koritenje opreme. Lokalni savjetodavni odbor ocijenjuje
kako je NVO proveo projekat te odluuje o davanju opreme na dalje koritenje. I u sluaju da
se odobri dalje koritenje, oprema mora biti vraena REC-u ako NVO prestane postojati.
Prilikom ispunjavanja formi zavrnog izvjetaja, potrebno je dostaviti ispunjenu formu o
nabavci opreme tzv. Equipment Accounting Form, koja je dostupna u uredu REC-a.
Pristup informacijama
Svi projekti koji su dobili podrku smatraju se javnim i bilo koji podatak koji je rezultat takvog projekta
mora biti dostupan javnosti. Ako je rezultat projekta publikacija, plakat ili sl. korisnik podrke treba
osigurati za REC besplatne primjerke (minimalno 3 primjerka).

31

Objavljivanje dobivanja finansijske podrke

Oekuje se da NVO - korisnik podrke objavi da je realizaciju projekta potpuno (ili djelimino)
omoguio REC. Nevladina organizacija, korisnik podrke, mora na plakatu, u biltenu ili brouri navesti
obavijest kao npr.: "Realizaciju ovog projekta omoguio je Regionalni centar za okoli/ivotnu sredinu
za Srednju i Istonu Europu - Ured u BiH".
Za svaki grant program, REC obezbijedi tekst i logo koji treba biti objavljen na promotivnim
materijalima.
Prenos prava i odricanje od odgovornosti
Finansiranje projekta od strane REC-a ne znai prenos prava vlasnitva nad rezultatima projekta
korisnika podrke na REC. Regionalni centar za okoli/ivotnu sredinu za Srednju i Istonu Europu Ured u BiH ne snosi odgovornost, neposrednu ili posrednu, za tete proizale iz bilo koje aktivnosti
korisnika podrke.
Monitoring/revizija odobrenih projekata
REC je obavezan da izvri monitoring tj. reviziju implementacije projekta u sjeditu NVO-a, kako bi se
osigurala zadovoljavajua provedba. REC takoer pridrava pravo preispitivanja finansija i trokova u
bilo koje vrijeme trajanja finansijske podrke ili godinu dana nakon zavretka projekta. Zbog toga se svi
rauni moraju uvati godinu dana poslije zavretka projekta.
U prilogu su REC obrasci/forme za apliciranje projektnih prijedloga
(koncept i puni projektni prijedlog)

32

DODATAK I OBRAZAC ZA KONCEPT PROJEKTNIH

PRIJEDLOGA
Vodea NVO je odgovorna za dostavljenje originala koncepta projektnih prijedloga sa svim popratnim
dokumentima Uredu REC-a u Sarajevu. Prijave koncepta projektnih prijedloga trebaju biti dostavljene
potom do (tano navedenog datum). Prijave pristigle putem faks-a ili e-mail-a se nee uzeti u razmatranje.
Koncept projektnog prijedloga mora biti napisan na lokalnom jeziku i biti u potpunosti kompletiran
ukljuujui sljedee:
A. Administrativne informacije
B. Opis projekta
C. Popratni dokumenti

A. Administrativne informacije
Naziv projekta:
Vremensko trajanje
projekta
(broj mjeseci):
Naziv NVO-a :

Ukupan iznos koji se

trai od REC-a
(u
EUR-ima):

Registracioni broj:

Telefon:

E-mail adresa:

Fax:

Adresa:
Koordinator projekta:
Naziv osobe koja je
pripremala projekat
(osim koordinatora):
Naziv banke:
Adresa banke:

Vlasnik rauna:
Broj rauna
SWIFT kod:

33

Dodatak A
PRIJAVNI FORMULAR ZA LOKALNI / NACIONALNI GRANT (PUNI PROJEKTNI
PRIJEDLOG)

Naslovna strana prijedloga projekta

Ovo je zatien dokument. Ne moete modifikovati forme, ali moete ukucati odgovarajue podatke u ve
obezbjeena polja.
NAZIV PROJEKTA:

Informacija o vodeoj NVO

Naziv NVO-a
Registracioni broj:
E-mail:
Broj telefona:
Fax:
Adresa (ukljuite i
ime zemlje):
Koordinator projekta:
Datumi projektnog
Poetni dan - mjesec - godina Zavrni
perioda
datum:
datum:
Kratak opis
projekta
Proizvodi koji e se
razviti
Iznos koji se trai od
REC-a ( )
Podaci o banci (naziv
banke, adresa, vlasnik
rauna, broj rauna,
SWIFT kod)

dan - mjesec - godina

Naziv banke:
Vlasnik rauna:
Broj rauna:
SWIFT kod:

Popunjava REC

Datum zaprimanja

Slubenik odgovoran za grant

Kljune rijei

Odluka

Informacije na ovoj strani ne bi trebale prelaziti ovu stranicu

34

Dodatak B
PRIJAVNI FORMULAR ZA LOKALNI / NACIONALNI GRANT (PUNI PROJEKTNI
PRIJEDLOG)

Logian radni okvir

Ovo je zatien dokument. Ne moete modifikovati forme, ali moete ukucati odgovarajue podatke u ve
obezbjeena polja. Poeljno je da log-okvir ne prelazi 1 stranicu.

a. Cilj projekta (sveobuhvatni

cilj)

b. Pojedinani
ciljevi projekta

c. Oekivani ishodi i rezultati

2.1 Projekat

2.2 Indikatori uspjeha

Interesne strane/ korisnici

ta je cilj kojem e projekat

doprinijeti?

ta su kljuni indikatori koji

su povezani sa sveobuhvatnim
ciljem?

Koja dugorona partnerstva e

donijeti ovaj projekat?

ta su specifini ciljevi
projekta?

ta su konkretni ishodi koji

su predvieni radi postizanja
specifinih ciljeva?
ta su predvieni efekti i
koristi projekta? Kakva
poboljanja i promjene e biti
proizvedeni ovim projektom?

d. Aktivnosti

ta su kljune aktivnosti koje

se trebaju izvriti i kojim
redoslijedom da bi se proizveli
oekivani rezltati?

Ko su dugoroni korisnici ovog

projekta?

ta su kvantitativni ili
kvalitativni indikatori koji
pokazuju da li su i do koje
mjere postignuti specifini
ciljevi projekta?

Ko su strateki partneri (interesne

strane) koji su neophodni da bi se
postigao svaki zasebni cilj?

ta su indikatori koji mjere

stepen do kojeg je projekat
postigao predviene rezultate i
efekte?

Ko su korisnici rezultata
projekta? Ko e nadalje koristiti
ishode ovog projekta?

ta su metode i pristupi koji

se koriste da bi se
implementirala svaka od
aktivnosti?

Ko e uestvovati u projektnim
aktivnostima? Kakav e biti
njihov doprinos?

35

Dodatak C
PRIJAVNI FORMULAR ZA LOKALNI / NACIONALNI GRANT (PUNI PROJEKTNI
PRIJEDLOG)

Narativni opis projekta

Ovo je zatien dokument. Ne moete modifikovati forme, ali moete ukucati odgovarajue podatke u ve
obezbjeena polja. Maksimalna duina teksta nije ograniena, iako je poeljno da ovaj dokumenat ne prelazi vie
od 4 stranice.
NAZIV PROJEKTA:

3.a. Navoenje problema

3.b. Detaljan plan
projekta

Opis problema na koji se ukazuje:

Sveobuhvatni cilj projekta:
Individualni ciljevi:
Aktivnosti/Vremenski okvir:
Oekivani ishodi i rezultati:
Planirani produetak:

3.c. Interesne
strane/partneri (ukoliko
postoje)
Interesna strana 1

Organizacija
Ime kontakt osobe i njena pozicija
Adresa (ukljuite ime zemlje):
Telefon i fax:
E-mail:
Opis uloge:

Interesna strana 2

Organizacija
Ime kontakt osobe i njena pozicija
Adresa (ukljuite ime zemlje):
Telefon i fax:
E-mail:
Opis uloge:

Interesna strana 3

Organizacija
Ime kontakt osobe i njena pozicija
Adresa (ukljuite ime zemlje):
Telefon i fax:
E-mail:
Opis uloge:

36

Dodatak D
PRIJAVNI FORMULAR ZA LOKALNI / NACIONALNI GRANT (PUNI PROJEKTNI
PRIJEDLOG)

Pregled budeta projekta (u eurima)

Ovo je zatien dokument. Ne moete modifikovati forme, ali moete ukucati odgovarajue podatke u ve
obezbjeena polja.

NAZIV PROJEKTA:
Informacija o vodeoj NVO
Naziv NVO-a
Registracioni broj:
E-mail:
Broj telefona:
Fax:
Adresa (ukljuite ime
zemlje):
Koordinator projekta
Datumi projektnog
Poetni dan - mjesec - godina
perioda
datum:

Zavrni
datum:

dan - mjesec - godina

Sveukupni budet
Budetske stavke

Faza I

Faza II

Budet u

1.1.1. Plate

Oprema
Putovanja
Smjetaj i hrana
Kancelarijski materijal
Trokovi publikacija
Usluge prevoenja
Trokovi (tele)komunikacije
Ostali direktni trokovi (molimo
specificirajte)
Ukupan iznos koji se trai od REC-a:

Dodatna sredstva dodjeljena od drugih donatora/ in-kind:

Ukupan budet projekta: (REC + dodatna sredstva)

**Molimo Vas da potpiete i ovjerite peatom ovaj pregled budeta. Potpis e initi dokument
vaeim.

37

Dodatak E
PRIJAVNI FORMULAR ZA LOKALNI / NACIONALNI GRANT (PUNI PROJEKTNI
PRIJEDLOG)

Objanjenje budeta (u eurima)

Ovo je zatien dokument. Ne moete modifikovati forme, ali moete ukucati odgovarajue podatke u ve
obezbjeena polja.
Faza:
Aktivnost:
Vremenski okvir:
Budetska stavka
REC-a

Opis

Cijena po
jedinici/
cijena
osoblja

Broj
jedinica/
Radno
vrijeme

Zahtjevano
od
REC-a

Ostala
podrka/
in-kind
doprinos

Plata
Oprema
Putovanja
Smjetaj i hrana
Kancelarijski
materijal
Trokovi publikacija
Usluge prevoenja
Trokovi
(tele)komunikacije
Ostali direktni
trokovi
UKUPNO
Aktivnost
Napomena:
Ova forma se treba umnoiti i ispuniti za svaku projektnu aktivnost i za svaku fazu. Ukoliko aktivnost povezuje
dvije faze, onda se trokovi trebaju odvojiti shodno tome, i pripremiti dvije ovakve forme.
Molimo da pod opisom navedete detaljno objanjenje o budetiranom iznosu. Primjer: (1) Za putovanja navedite
ime osobe koja putuje, odredite i prevozna sredstva.

38

Dodatak F
PRIJAVNI FORMULAR ZA LOKALNI / NACIONALNI GRANT (PUNI PROJEKTNI
PRIJEDLOG)

Izjava o saradnji
Ovo je zatien dokument. Ne moete modifikovati forme, ali moete ukucati odgovarajue podatke u
ve obezbjeena polja. Molimo da umnoite ovaj dokument u skladu sa brojem interesnih strana koje
su ukljuene u projekat.

Izjava:
Potpisivanjem ove izjave o saradnji, mi se slaemo da radimo zajedno na implementaciji ovog projekta ukoliko je
prijedlog izabran u skladu sa radnim planom koji je obezbjeen u punom prijedlogu.
Svi se slaemo da je koordinator projekta vodee NVO zaduen za koordinaciju svih interesnih strana,
odravanje komunikacije sa REC-om i ispunjavanje zahtjeva izvjetavanja.
Interesne strane/partneri su duni dati svoj doprinos projektu u skladu sa opisom i vremenskim okvirom
izloenim u prijedlogu, obezbjeujui informacije o aktivnostima na vrijeme, kao i odravanjem bliske saradnje
sa drugim interesnim stranama i korisnicima.
Informacije o interesnoj strani
Naziv organizacije:
Radna oblast/ekspertiza:

Broj telefona:

E-mail adresa:

Fax:

Adresa:
Ime kontakt osobe:
Potpis i datum:
(molimo ovjerite peatom):
Ime projekt koordinatora
(vodea NVO):
Potpis i datum
(molimo ovjerite peatom
vae ime):

Napomena: Interesne strane mogu biti vladine institucije (ministarstva, instituti, optine), edukativne
ustanove (kole, fakulteti, edukacijski centri), druge nevladine organizacije, poslovni sektor (firme,
preduzea, agencije), mediji i druge organizacije/institucije.

39

POJMOVNIK
U zagradi su pojmovi na engleskom jeziku (sinonimi koje koriste razliiti donatori)
Aktivnosti projekta (activities, methods, strategies)
Specifini zadaci koji se moraju provesti za vrijeme trajanja projekta kako bi se postigli oekivani
rezultati/uticaji.
Analiza ciljeva (analysis of objectives)
Identifikacija i verifikacija budue, eljene situacije koja predstavlja prioritete u odnosu na krajnje
korisnike projekta; rezultat analize je stablo ciljeva.
Analiza interesnih strana (stakeholder analysis)
Tehnika kojom se odreuje interes te pozitivni/negativni uticaj interesnih strana na projekat.
Analiza problema (problem analysis)
Strukturirano istraivanje negativnih aspekata problema u odreenoj iroj/uoj zajednici kako bi se
uspostavila uzrono-posljedina veza.
Ciljne grupe (target groups, beneficiaries)
Skupine na koje projekt djeluje direktno ili indirektno; primarna ciljana skupina predstavlja krajnje
korisnike projekta (projekt direktno utie na probleme/potrebe istih).
Interesna strana (stakeholder)
Pojedinici i institucije na koje utie projekat ili koji utiu/imaju odreeni interes u odnosu na pripremu i
izvedbu projekta.
Direktni trokovi (direct costs)
Trokovi koji se direktno pripisuju aktivnostima projekata
Evaluacija (evaluation)
Periodino vrednovanje uinkovitosti, uticaja, odrivosti i relevantnosti projekta u kontekstu unaprijed
definiranih ciljeva.
Faze projektnog ciklusa (project cycle phases)
Programiranje, identificiranje, formuliranje, procjena vrijednosti, implementacija, monitoring i
evaluacija.
Gantogram (Gantt chart)
Grafiko predstavljanje aktivnosti/zadataka projekta koje oznaava vrijeme trajanja pojedine aktivnosti,
redoslijed aktivnosti, odgovorne osobe itd.
Indikatori (indicators)
Mjerljivi elementi koji ukazuju u kojoj mjeri su ostvareni ciljevi projekta.
Indirektni trokovi (indirect costs)
Trokovi neophodni za svakodnevno funkcionisanje organizacije i najee nemaju direktnu vezu s
uslugama/proizvodima ili se ona teko iskazuje.
Monitoring (monitoring)
Sustavno i kontinuirano prikupljanje, analiziranje i koritenje informacija za potrebe uspostavljanja
kontrole nad projektom i donoenja odluka tokom implementacije projekta.
Oekivani uticaj (expected impact, outcomes)
Kvalitativno-kvantitativni indikatori uspjenosti projekta koji mjere napredak u odnosu na unaprijed
definisane ciljeve projekta.
Oekivani rezultat (expected result, outputs, products)
Kvantitativni indikatori uspjenosti nastali neposredno nakon izvedbe pojedinih aktivnosti projekta.
Odrivost (sustainability)
Stepen do kojeg e podrka i korist proizala iz projekta nastaviti djelovati na ciljane skupine i nakon
to se projekat zavri.
Opti/opi/sveobuhvatni cilj (goals, overall objectives, general objectives)
Dugoroni cilj koji ukazuje na situaciju i status koji se ostvaruje kroz dugoronije razdoblje i kojem e
projekat za koji se trae sredstva sarno dijelom pridonijeti.
40

Opis problema / potrebe (problem definition, problem analysis, description of needs,

background)
Ovaj dio prijedloga projekta predstavlja sve razloge zbog kojih bi trebalo provesti odreeni projekat i
njime ostvariti eljenu promjenu u zajednici.
Plan aktivnosti (activity schedule)
Grafika prezentacija projektnih zadataka uz pomo razliitih tabelarnih orua/tehnika (gantogram,
PLANNETtehnika, PERTtehnika itd.).
Problemsko stablo (problem tree)
Dijagramsko predstavljanje negativnih aspekata problema; predstavlja vezu izmeu uzroka i posljedica.
Procjena potreba u zajednici (community needs assessment)
Osnova za razvijanje projekta, proces koji istovremeno identificira sadanje i eljeno stanje, te klju za
kasniju uinkovitu implementaciju projekta.
Projekt (project)
planirano provoenje aktivnosti osmiljenih kako bi se ostvarili odreeni ciIjevi i posljedino odreena
promjena, sve u okviru zadanih vremenskih i proraunskih okvira.
Projektna logika (project/intervention logic)
Logiko povezivanje aktivnosti, rezultata/uticaja i ciljeva koje odreuje osnovnu strategiju djelovanja
jednog projekta.
Specifini cilj (objectives, specific objectives, project purpose)
Specifini ciljevi ukazuju na situaciju i status unutar ueg okruenja i oni se specifino moraju ostvariti
neposredno nakon sto projekat zavri ili nakon kraeg vremenskog roka od zavretka projekta.
Stablo ciljeva (objective tree)
Dijagramsko predstavljanje predloene interventne logike projekta, nastalo na temelju preoblikovanja
izjava u problemskom stablu (negativne u pozitivne); predstavlja vezu izmeu sredstava i svrhe
projekta.
Standardna struktura prijedloga projekta (standard structure of project proposal)
Stuktura koja predstavlja presjek struktura prijedloga projekta razliitih donatora.
Studija izvodljivosti (feasibility study)
Studija koja verificira da li je predloeni projekat zasnovan na dobrim pretpostavkama i hoe Ii projekat
zadovoljiti potrebe krajnjih korisnika/ciljanih skupina; uzimaju se u obzir svi tehniki, ekonomski,
financijski, institucionalni, menaderski, socijalno-kulturoloki i drugi aspekti.
SWOT analiza (Strengths Weakness Opportunities Threats analysis)
Analiza jakosti, slabosti, prilika i prijetnji u kontekstu organizacije i/ili odreene situacije; ime nastalo
od akronima engleskih rijei.
Menadment projektnog ciklusa (project management cycle)
Menaderska disciplina za pripremu, provedbu i evaluaciju projekata/programa zasnovana na
integriranom pristupu te standardiziranim tehnikama i dokumentima.
Popratno pismo (Cover letter)
Sadri slijedee elemente: zaglavlje (memorandum organizacije), datum slanja, referentni broj, adresu
primaoca, predmet pisma, kratki sadraj i potpis odgovorne osobe.
Naslovna strana (Cover page)
Sadri sljedee informacije: naziv projekta; informacija o NVO/Aplikantu (naziv NVO-a, registracioni
broj, adresa, broj telefona, broj faksa i e-mail); ime koordinatora/voditelja projekta i vrijeme trajanja
projekta (poetni i zavrni datum).
Saetak projeta (Project summary)
Predstavlja sr prijedloga projekta i ukratko opisuje problem; ciljeve; ciljne grupe; aktivnosti; ukupne
trokove projekta.
SMART metode (Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Time bounded)
Uglavnom se odnose na indikatore koji moraju biti to specifiniji, mjerljivi tj. brojano iskazani,
ostvarivi, realni, izvodljivi i vremenski odreeni tj. ogranieni.
41

LITERATURA
-

Nenad Vakanjac, Korak po korak do uspjenog prijedloga projekta, SMART, Zagreb, lipanj
2003

Chad T.Green, Yvette Castro-Green, Pisanje projekta korak po korak, NGO Centrs- Riga,
[s.a.] [s.l.]

Peter Gutafk, Duan Ondruek, Hanka Zemanov, Finansiranje neprofitnih organizacija,

PDCS, Beogard, januar 2003.

Besim Nebiu, Pisanje projeknih prijedloga, REC, Szentendre, 2002

Manual on Project Cycling Management, EU EuropeAid Cooperation Office, MDF, Sarajevo,

March 2001

Manual on Basic Considerations for Environmental Approximation for the Non-governmental

Sector in Bosnia and Herzegovina, REC BiH, Sarajevo, July 2003.

National grants program policies and procedures manual, REC CEE, [s.a.] [s.l.]

Local grants program policies and procedures manual, REC CEE, [s.a.] [s.l.]

42