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Sistema de Gestin Ambiental

Agencia Pblica Empresarial Sanitaria


Hospital de Poniente

PROCEDIMIENTO DE GESTIN AMBIENTAL


PGA11 4.5.5. AUDITORIAS INTERNAS

Elaborado por: Fco. Javier Vizcano


Responsable Gestin Ambiental

Revisado por: Ramn Estrada


Presidente del Comit de
Gestin Ambiental
Subdirector de Infraestructuras

Aprobado por: Mara Garca


Directora Gerente

Fecha:

Fecha:

Fecha:

Edicin: 1

20 Oct 2011

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Procedimiento de Gestin Ambiental
PGA11 4.5.5. AUDITORIAS INTERNAS
NDICE
1.

CONTROL DE CAMBIOS EN EL PROCEDIMIENTO ...............................................................3

2.

OBJETO ............................................................................................................................4

3.

ALCANCE..........................................................................................................................4

4.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA........................................................................................4

5.

DEFINICIONES ..................................................................................................................4

6.

RESPONSABILIDADES .......................................................................................................5

7.

DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO ................................................................................5


7.1.
7.2.
7.3.
7.4.
7.5.
7.6.

8.

CUALIFICACIN DE AUDITORES INTERNOS................................................................... 6


PLANIFICACIN DE LAS AUDITORIAS INTERNAS ........................................................... 6
COMUNICACIN DE LAS AUDITORIAS INTERNAS .......................................................... 7
EJECUCIN DE LA AUDITORIA....................................................................................... 7
INFORME DE LA AUDITORIA INTERNA ........................................................................... 8
SEGUIMIENTO DE RESULTADOS ................................................................................... 9
LISTA DE REGISTROS........................................................................................................9

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1. CONTROL DE CAMBIOS EN EL PROCEDIMIENTO
EDICIN
0
1

Edicin: 1

FECHA
20/05/2010
20/10/2011

CAMBIOS
Edicin inicial
Se actualizan las referencias a ASP.

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2. OBJETO
El presente procedimiento tiene por objeto definir la sistemtica para la planificacin, realizacin y
seguimiento de las auditorias internas del Sistema de Gestin Ambiental de la Agencia Pblica Empresarial
Sanitaria Hospital de Poniente, en adelante ASP.
Estas auditorias tienen por finalidad verificar el grado de cumplimiento y de eficacia de dicho Sistema, as
como evaluar su coherencia con la Poltica Ambiental, Objetivos y Metas.

3. ALCANCE
Este procedimiento se aplica a las auditorias ambientales internas de todos los centros que conforman ASP,
realizadas sobre las actividades, documentos, funciones, registros, etc., que constituyen el Sistema de
Gestin Ambiental de ASP.

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Son documentos de referencia al presente procedimiento:
-

MGA. Manual de Gestin Ambiental SGA.

Norma UNE-EN ISO 14001:2004 - Requisito 4.5.5. Auditoria interna.

Norma UNE-EN ISO 19011:2002 Directrices para la auditora de los sistemas de gestin de la
calidad y/o ambiental.

PGA10 4.5.3. No conformidad, accin correctiva y preventiva.

5. DEFINICIONES
Auditoria del Sistema de Gestin Ambiental: Proceso de verificacin sistemtico y documentado para
obtener y evaluar objetivamente evidencias para determinar si el Sistema de Gestin Ambiental de una
organizacin se ajusta a los criterios de auditoria del Sistema marcados por la organizacin, y para la
comunicacin de los resultados de este proceso a la direccin.
Auditor ambiental: persona cualificada para realizar auditorias de Medio Ambiente y designada para una en
concreto.
Auditado: Responsable de un rea que va a ser auditada, ya sea al completo o parte de ella.
Evidencia objetiva: Informacin, registro o constatacin de naturaleza cualitativa o cuantitativa, relativa al
Sistema de Gestin Ambiental, y que puede verificarse.

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No Conformidad: Se entiende por No Conformidad aquella desviacin o incumplimiento respecto a los


requisitos especificados en el Sistema de Gestin Ambiental, o carencia del Sistema respecto a la norma de
referencia.

6. RESPONSABILIDADES
La Directora Gerente de ASP, o persona en quin delegue, tiene las siguientes responsabilidades:
-

Aprobar el programa anual de auditorias internas ambientales, as como sus posibles


modificaciones.

Revisar los documentos de las auditorias internas.

El Responsable de Gestin Ambiental, en adelante RGA, es responsable de:


-

Elaborar la propuesta del programa anual de auditorias internas.

Elaborar los planes de auditoria.

Emitir informe de auditoria a los responsables de las unidades auditadas y a la Direccin.

Archivar los informes de auditorias.

Mantener el registro de auditores ambientales.

Actualizar el registro de auditorias ambientales.

Los responsables o coordinadores de las unidades o servicios auditados tendrn la responsabilidad de:
-

Participar en las reuniones iniciales y finales de las auditorias.

Facilitar los datos solicitados por los auditores.

Implantar las acciones correctoras que se deriven del Informe de Auditoria.

7. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO


A continuacin se definen los requisitos exigibles para la gestin de las Auditorias Internas del Sistema de
Gestin Ambiental, as como los criterios y mtodos de planificacin, realizacin y cierre de auditorias.
Las auditorias sern siempre realizadas por personal interno y/o externo seleccionado de forma que se
asegure la competencia profesional, objetividad e imparcialidad del proceso de auditoria.

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7.1.

CUALIFICACIN DE AUDITORES INTERNOS

Las auditorias internas pueden ser realizadas por:


-

Personal de la Empresa Pblica Hospital de Poniente cualificado como auditor ambiental, pudiendo
participar otro personal de ASP como observador.

Personal perteneciente a una entidad externa, en este caso participar siempre como observador
personal de ASP.

Los responsables de la realizacin de las auditorias internas debern ser independientes de la unidad o
servicio auditado, con objeto de asegurar la imparcialidad y objetividad en la realizacin de las mismas.
El personal de ASP cualificado como auditor ambiental ser inscrito por el Responsable de Gestin
Ambiental en el registro de auditores ambientales, RPGA11 4.5.5/01 Auditores Internos Ambientales,
debiendo reunir las siguientes condiciones:
-

Haber recibido formacin sobre el Sistema de Gestin Ambiental y la norma de referencia de ste.

Haber recibido un curso de formacin en metodologa de auditoras ambientales.

Haber participado como observador en auditorias ambientales.

Si la auditora se realiza por entidad externa, se exigir, como requisito mnimo de cualificacin, la
realizacin de un curso terico-prctico de auditora de los sistemas de gestin ambiental, con una duracin
equivalente a la recogida en el punto 7. Competencia y Evaluacin de los Auditores, de la norma de
referencia UNE-EN ISO 19011:2002 Directrices para la auditora de los sistemas de gestin de la
calidad y/o ambiental.

7.2.

PLANIFICACIN DE LAS AUDITORIAS INTERNAS

El Responsable de Gestin Ambiental elaborar cada ao una propuesta del programa anual de auditorias
y lo presentar para su debate y aceptacin al Comit de Gestin Ambiental. El programa resultante deber
de ser aprobado por la Directora Gerente de ASP.
El programa ser recogido en el registro RPGA11 4.5.5/02 Programa Anual de Auditorias XXXX, donde
XXXX hace referencia al ao de aplicacin, e incluir:
-

Unidades o servicios a auditar, con el responsable o coordinador del servicio que ser auditado.

Alcance de la auditoria, actividades, funciones, documentacin, etc.

Equipo auditor

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-

Fecha y duracin prevista de la auditoria.

El programa debe de asegurar que todos los elementos del Sistema de Gestin Ambiental son auditados al
menos una vez al ao de forma completa.
Aprobado el programa anual de auditorias, el RGA desarrollar el Plan de Auditoria de cada una por las que
est compuesto el programa, bajo el formato FPGA11 4.5.5/03 Plan de Auditoria, especificando en
detalle el alcance, actividades, documentacin, etc., objeto de la auditoria.

7.3.

COMUNICACIN DE LAS AUDITORIAS INTERNAS

El Responsable de Gestin Ambiental distribuir a todas las unidades y servicios objeto de auditoria, el plan
de auditoria de la unidad o servicio en cuestin o la totalidad del plan, como mnimo, quince das antes de
la primera auditoria planificada.
Asimismo, el RGA comunicar con la misma antelacin a los auditores designados aquellas auditorias que
stos deban realizar o bien, la totalidad del plan.
Previamente a la ejecucin de la auditoria se celebrar una reunin inicial entre el equipo auditor y los
responsables de la unidad o servicio a auditar, con objeto de:
-

Revisar los objetivos y el alcance de la auditoria.

Aclarar cuestiones relativas al plan de auditoria.

Acordar la fecha y hora de la reunin final y otras reuniones intermedias.

7.4.

EJECUCIN DE LA AUDITORIA

La auditoria seguir siempre los siguientes pasos:


Reunin Previa: Las auditorias comenzarn con una reunin entre el equipo auditor y los responsables de la
unidad o servicio a auditar, con objeto de:
-

Revisar los objetivos y el alcance de la auditoria.

Aclarar cuestiones relativas al plan de auditoria.

Acordar la fecha y hora de la reunin final y otras reuniones intermedias.

Preparacin de Auditoria: El auditor solicitar al responsable de la unidad auditada los procedimientos y


documentacin asociada al objeto de analizarla para el posterior desarrollo de la auditoria
Desarrollo de Auditoria: El equipo auditor recoger e identificar las evidencias objetivas a travs de
entrevistas, coloquios y reuniones con los auditados, examen de registros y visitas a las instalaciones. Los

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auditados facilitarn todos los datos necesarios solicitados por los auditores para el cumplimiento
satisfactorio de sus actividades.
Si en el curso de la auditoria se advirtiera algn indicio de no conformidad, los auditores tomarn nota de
ello para su estudio posterior. Conviene que estos indicios se pongan de manifiesto al auditado en el
momento de advertirlos.
Una vez auditadas todas las actividades y antes de la reunin final, el equipo auditor revisar todos los
resultados para determinar los que deben considerarse como no conformidades.
Reunin Final: Una vez finalizado el trabajo de campo, se celebrar una reunin final donde los auditores
expondrn los resultados de la auditoria a los representantes de la unidad auditada para su discusin y
presentacin de resultados provisionales.

7.5.

INFORME DE LA AUDITORIA INTERNA

Una vez finalizada la auditoria, el equipo auditor jefe elaborar un informe que contendr, al menos los
siguientes apartados:
-

Id. Auditoria.

rea auditada, fecha de inicio y fin de la auditoria.

Auditor y observador (si existiese este ltimo).

Responsable de la unidad, servicio o rea auditada.

Objeto y alcance de la auditoria.

Documentacin de referencia utilizada en la auditoria.

Resumen de los resultados de la auditoria.

Descripcin de todas las No Conformidades y otras desviaciones encontradas, requisitos


incumplidos, comprobaciones realizadas, registros examinados, etc.

Debern incluirse todos los detalles que permitan que la unidad auditada realice una reflexin
adecuada, tome las medidas apropiadas y prepare una respuesta pertinente.

El informe ser firmado por el auditor jefe, que lo enviar al Responsable de Gestin Ambiental. Este ltimo
enviar una copia del informe de auditoria a la Direccin y a los responsables o coordinadores de las
unidades auditadas.
El Responsable de Gestin Ambiental actualizar el registro, RPGA11 4.5.5/04Registro de Auditorias
Ambientales XXXX.

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7.6.

SEGUIMIENTO DE RESULTADOS

Para cada una de las no conformidades o desviaciones detectadas en la auditoria, se proceder a la


apertura de una no conformidad interna, indicando que la misma ha sido detectada por auditoria.
A partir de ese momento, el tratamiento de la no conformidad y accin correctora o preventiva se realizar
conforme a lo indicado en el procedimiento PGA10 4.5.3. No conformidad, accin correctiva y preventiva

8. LISTA DE REGISTROS
Registro RPGA11 4.5.5/01. Auditores Internos Ambientales.
-

Formato FPGA11 4.5.5/01. Auditores Internos Ambientales.

Emitido por el Responsable de Gestin Ambiental.

Archivado por el Responsable de Gestin Ambiental.

Conservacin actualizada.

Registro RPGA11 4.5.5/02. Programa Anual de Auditorias.


-

Formato FPGA11 4.5.5/02. Programa Anual de Auditorias.

Emitido por la Directora Gerente.

Archivado por el Responsable de Gestin Ambiental.

Conservacin durante 3 aos.

Registro RPGA11 4.5.5/03. Plan de Auditoria.


-

Formato FPGA11 4.5.5/03. Plan de Auditoria.

Emitido por Responsable de Gestin Ambiental.

Archivado por el Responsable de Gestin Ambiental.

Conservacin durante 3 aos.

Registro RPGA11 4.5.5/04. Registro de Auditorias Ambientales.


-

Formato FPGA11 4.5.5/03. Registro de Auditorias Ambientales.

Emitido por el Responsable de Gestin Ambiental.

Archivado por el Responsable de Gestin Ambiental.

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-

Conservacin actualizada.

Registro RPGA11 4.5.5/05 . Informe de Auditoria Ambiental.


-

Sin formato especfico.

Emitido por el Equipo Auditor.

Archivado por el Responsable de Gestin Ambiental.

Conservacin durante 3 aos.

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