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MANUAL DE
COMPRAS Y
ADQUISICIONES
ENERO 2009

MANUAL
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TABLA DE CONTENIDO

Pag.
AUTORIZACIN

02

MARCO HISTRICO..

03

VISIN..

04

MISIN

05

VALORES..

06

PRINCIPIOS...

07

I. INTRODUCCIN..

09

II. OBJETIVO DEL MANUAL

10

III. LINEAMIENTOS GENERALES..

11

IV. LINEAMIENTOS ESPECFICOS..

12

V. PROCEDIMIENTOS DE ACTUACIN.

18

VI. FORMATOS E INSTRUCTIVOS DE UTILIZACIN..

23

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AUTORIZACIN
Con fundamento en el estatuto general de la Universidad Insurgentes en su
ARTCULO TRIGSIMO TERCERO.- Son atribuciones y obligaciones del Rector:
prrafo XV, Autorizar y expedir en coordinacin con la Secretara General
Administrativa, el Manual de Organizacin General de la Universidad y dems
manuales internos; se expide el presente Manual.
La Rectora, Q.F.B. Argelia Hernndez Espinosa, el Secretario General
Administrativo Ing. Federico Montiel de la Fuente y el Director General
Administrativo Lic. Flavio Guzmn Florentino,

bajo la facultades asignadas,

respectivamente.
AUTORIZAN

______________________________
Ing. Federico Montiel de la Fuente
Secretario General Administrativo

______________________________
Q.F.B. Argelia Hernndez Espinoza
Rectora

Revisa
___________________________
Lic. Flavio Guzmn Florentino
Director General Administrativo

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MARCO HISTRICO
La Universidad Insurgentes nace como respuesta a la demanda de Educacin
Tcnica Comercial, teniendo como objetivo ser una Institucin de Educacin
Superior slida. La Universidad Insurgentes encamina sus objetivos de formacin
a que el alumno, en un marco de libertad responsable, alcance sus metas de
formacin acadmica; su compromiso educativo es que el individuo aprenda para
que pueda interpretar la realidad y la transforme a favor de su bien personal y del
bienestar social.
El crecimiento de la Universidad Insurgentes ha sido relevante. Surge en
1976 y a la fecha se compone de diecisis planteles, siendo el primero, el
Colegio Ejecutivas de Mxico, S. C., creado en 1976, que ahora, es el PLANTEL
NORTE, en 1980 se abren el Instituto Mexicano de Turismo, S.C. (Instituto Lucas
de Palacio) y el Instituto Secretarial Especializado Monaq, siendo PLANTEL
VIADUCTO y PLANTEL LAMOS respectivamente, en 1985 se forma la
Sociedad Mexicana de Estudios Universitarios, S.C., actualmente PLANTEL
TLALPAN, en 1992 se crea el Instituto Iberoamericano de Informtica, S. C. hoy
PLANTEL SUR, en 1994 se establece el PLANTEL XOLA. En 1995 estos seis
Planteles se consolidan en una sola Institucin tomando el nombre de
UNIVERSIDAD INSURGENTES. Posterior a esta alianza, en el ao 2002 se abre
el PLANTEL SUR II. En el 2003 el COLEGIO INSURGENTES abri sus puertas,
y actualmente se ubica en el plantel Sur II, la UI se extiende al interior de la
repblica, abriendo los PLANTELES ECATEPEC y LEN.

En el 2005 se

abrieron los PLANTELES TLAHUAC Y TOREO, y en el 2006 iniciaron


operaciones los planteles TLALNEPANTLA, CIUDAD AZTECA, VIA MORELOS,
SAN ANGEL Y CENTRO.

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VISIN

Ser

una Institucin centrada en el estudiante, reconocida por la calidad de su

docencia y de sus programas acadmicos; con procesos continuos de evaluacin


institucional y acreditacin acadmica, con amplia cobertura en el pas y con
convenios de cooperacin nacional e internacional.

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MISIN

Contribuir al desarrollo acadmico de nuestros estudiantes, para el logro de su


mejor desempeo laboral y de su calidad de vida.

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VALORES
Los VALORES que cultiva en la convivencia cotidiana de su comunidad son:

Libertad: La capacidad especficamente humana de elegirse a s mismo,


esto es, autodeterminarse. Hacer consiente al individuo que la verdadera eleccin
de uno mismo significa hacerse cargo de una existencia, construyndose un
proyecto de vida que contribuya al bien comn.

Responsabilidad: Las decisiones que tomamos no son aisladas, sino que


indefectiblemente involucran al otro, por ello, la responsabilidad es la honestidad y
el compromiso de la persona, primero para consigo misma y en consecuencia
para con los dems, e implica la asuncin de los aciertos, pero tambin de los
yerros y las omisiones, as como la reparacin de los daos.

Respeto: Es el reconocimiento de que hay lmites infranqueables en la


interaccin con el otro, esto es, que hay un espacio fsico, moral y espiritual que es
personal e ntimo y que obedece a la dignidad de cada persona y que por tanto a
nadie le es lcito traspasar. En el respeto hay un reconocimiento de la igualdad con
los otros, y por ende nada legitima la imposicin, ni la exclusin, ni el
aprovechamiento utilitarista del otro.

Honestidad: El ser veraz, la verdad; que es autenticidad y transparencia que


se manifiesta por la palabra pero que tiene por antecedente la rectitud en el
pensar y la conviccin en el sentir.

Perseverancia: La perseverancia se muestra en el esfuerzo por ver


realizado cada uno de los momentos de nuestro proyecto de vida; es el deseo y la
pasin quienes lo animan. Perseverar es la combinacin de aliento, de tenacidad y
de estrategia pero tambin es la paciencia en la prosecucin del fin. Ninguna obra
digna de mencin se ha conseguido sin la perseverancia.

Justicia: Entendida como un valor que atraviesa todos y cada uno de los
valores antes mencionados; como un estado de equilibrio, de orden (lmite) y de
armona, por lo que es principio, es medio y es fin en la vivencia de cada uno de
los valores.

Cooperacin: Es la participacin de los actores para la consecucin de un


fin. Todos los valores mencionados son fundamentales y estn ntimamente
relacionados; ninguno de ellos es comprensible en su totalidad sin los dems;
ninguno puede ser aislado del resto sin perder su sentido.

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Solidaridad: Comprendida como una red de apoyo correspondido, con


firmes y estrechos lazos de unin que potencia los esfuerzos conjuntos de una
manera inteligente y equitativa en aras de un fin.

PRINCIPIOS
Los PRINCIPIOS y lneas de accin que observa para el cumplimiento de su Misin
Institucional son:

Desarrollar su quehacer educativo como una institucin laica.

Respetar la libertad de expresin acorde con los valores institucionales.

Ajena a partidos polticos y grupos religiosos.

Promover los valores de la libertad, responsabilidad,


perseverancia, cooperacin, solidaridad y justicia.

Generar en la comunidad universitaria, conocimiento que trascienda el mbito escolar


e impacte su vida cotidiana y profesional.

Contribuir a la formacin integral de la comunidad universitaria para la mejora de su


calidad de vida y de la sociedad.

Desarrollar ticamente el quehacer universitario cotidiano.

Fomentar una cultura de calidad, orientada a la mejora continua basada en la


retroalimentacin de la comunidad universitaria.

Fomentar una cultura de cumplimiento de los compromisos.

Contar con una administracin eficiente, efectiva y financieramente slida orientada a


al cumplimiento de la misin universitaria.

Asegurar que la estructura, lineamientos, polticas y procedimientos administrativos


faciliten el buen funcionamiento de las actividades acadmicas.

Promover que el quehacer universitario se lleve a cabo en un marco de desarrollo


sustentable.

Propiciar la participacin de la comunidad en los diferentes mbitos de la vida


institucional.

Otorgar igual oportunidad de ingreso y permanencia a los alumnos, personal docente


y administrativo con apego a los valores, polticas y lineamientos institucionales.

Fomentar la libertad de ctedra en el ejercicio acadmico, de modo que el estudiante


logre los objetivos de aprendizaje planteados.

respeto,

honestidad,

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Crear un ambiente pre-universitario y universitario de pluralidad, de convivencia


respetuosa y de orientacin a buenas actitudes.

Generar oportunidades de estudio y acreditacin acadmica para ms estudiantes,


mediante la apertura de planteles estratgicamente ubicados en la Repblica
Mexicana.

Facilitar la movilidad e intercambio acadmico de alumnos y profesores dentro del


pas y en el extranjero.

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I. INTRODUCCIN
Los aos ms recientes, han estado marcados por una competencia creciente y
por una reduccin de mrgenes de utilidad, que han obligado a las instituciones a
centrarse en la bsqueda de la eficiencia en todas las actividades que llevan a
cabo.
El incremento constante de los costos, la creciente competencia y por ende la
incesante disminucin de los mrgenes de utilidad, nos estn obligando a buscar
medidas que nos ayuden a desligarnos de las consecuencias perniciosas de este
crculo vicioso,
Slo aquellos que sean ms eficientes en la forma en que gestionan todos los
aspectos de su negocio afrontarn el futuro con xito.
Esto nos est obligando a la bsqueda de la eficiencia y a la optimizacin de los
recursos existentes.
Por ello, se establecen en el presente manual, las normas para regular el egreso
de fondos de la Universidad, para concretar el pago a la decisin de compra o
contratacin de bienes y servicios, en todos los planteles y reas corporativas a
nivel institucional, bajo la caracterstica de una adecuada aplicacin de recursos,
control interno de los mismos y la medicin del costo-beneficio buscando los
mejores mrgenes de rentabilidad.

Este manual se emite de acuerdo a lo solicitado por la Junta de Gobierno, fue


elaborado por la Lic. Haydee E. Torres Lpez y revisado por el Lic. Flavio Guzmn
Florentino y Zury Duek . Siendo esta la primera edicin.

Mxico D. F. 20 de marzo de 2009.

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II. OBJETIVO DEL MANUAL

Este manual tiene el propsito de entregarle la informacin


necesaria, para que el usuario pueda realizar de manera exitosa la
requisicin para la Adquisicin de Artculos de Consumo (papelera,
artculos de oficina, limpieza y consumibles de copiado y cmputo),
tambin para la adquisicin de Mobiliario, equipo y Servicios de
mantenimiento,

para

ordenar,

organizar

controlar

las

adquisiciones y pagos, de tal manera que permita realizar el control


Presupuestal, eficientar el gasto y asegurar un proceso que
garantice, que los productos adquiridos, cumplen con los requisitos
de calidad establecidos por la UNIVERSIDAD INSURGENTES y dar
cumplimiento a la norma NMX ISO-9000-2000.

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III. LINEAMIENTOS GENERALES


Toda decisin respecto a una solicitud de compra de bienes o contratacin de
servicios, debe tomar en cuenta las siguientes consideraciones:
a) Cualquier solicitud de adquisicin o contratacin de bienes o servicios,
independientemente de la jerarqua del solicitante, debe cumplir con los
requisitos sealados en el presente documento.
b) Toda solicitud para la adquisicin de bienes o servicios, debe consultar en
primera instancia la base de datos de proveedores, del rea de compras.
c) La antelacin de criterios de seleccin de un proveedor o producto, debe
ser valuado por el cumplimiento de los requisitos de la UNIVERSIDAD
INSURGENTES., el historial del proveedor, el precio, el tiempo de entrega y
la garanta. La responsabilidad final en la decisin de la compra o
adquisicin recae sobre el TESORERO.
d) Toda compra debe contar con la factura fiscal correspondiente.
e) Todas las solicitudes de cheques invariablemente sern enviadas a la
Direccin General Administrativa, de lo contrario no se podr gestionar el
cheque.
f) Las reas solicitantes sern las responsables de justificar la necesidad de
comprar los bienes y/o servicios, mediante el procedimiento de compras y
adquisiciones.
g) Es responsabilidad del Director de Plantel programar oportunamente la
solicitud de autorizacin de compra, para contar con los insumos suficientes
para la operacin del plantel.
h) Los planteles y reas administrativas se abstendrn de hacer compras y/o
adquisiciones de bienes y/o servicios de cmputo, redes y/o sistemas, sin la
intervencin de la coordinacin de sistemas y de la autorizacin del
Secretario General Administrativo, as mismo toda adquisicin referente a
publicidad y promocin se realizar nicamente por la Direccin de
Mercadotecnia.

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IV. LINEAMIENTOS ESPECIFICOS


EVALUACIN DE PROVEEDORES
A)

B)

Es responsabilidad del rea de tesorera realizar, documentar e informar


por escrito a los planteles y/o encargados de las adquisiciones o compras,
la lista de los proveedores confiables con las respectivas valoraciones
(ISO 9001/2000)
Para poder tomar una decisin sobre compra de material, equipo o
adquisicin de un servicio, a un proveedor que no este autorizado, se
tendrn que considerar como mnimo tres cotizaciones. La decisin final
de la compra recae sobre el Tesorero

C) Criterios de evaluacin de proveedores


1) La Universidad Insurgentes tendr la facultad de efectuar la evaluacin
de proveedores de acuerdo a los criterios de referencias, ahorro,
especificaciones (calidad del bien o servicio) y tiempos de entrega,
cumplimiento total de lo entregado y/o al anlisis de costo beneficio.
2) Se evaluar a los proveedores y se emitir la informacin de la
negociacin para que los dems departamentos, planteles y/o reas
conozcan los convenios, compromisos y condiciones logrados con los
proveedores y en base a esto solicitar la autorizacin para la compra,
realizar sus pedidos directamente y realizar seguimiento del suministro
del material solicitado.
3) Seleccionar los mejores proveedores artculo por compra, considerando
y evaluando los requisitos de oportunidad, calidad, costo y servicio, para
determinar la mejor opcin y lograr el suministro necesario.
4) Obtener de los proveedores diversas alternativas de crdito
y
descuento para seleccionar en su momento la que ms satisfaga la
situacin financiera de la institucin.
ORDENES COMPRA
A) Todos los gastos del plantel o rea corporativa, debern tener previamente
autorizada la orden de compra en original y una copia.

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B) Para el caso de compra de equipo y material de Cmputo deber tener, la


autorizacin del Secretario General Administrativo y el Vo. Bo. Del
Coordinador de Sistemas, la Publicidad deber ser contratada a travs de
la Direccin de Mercadotecnia.
C) Las solicitudes de autorizacin de compra de los artculos de papelera,
toner y limpieza debern realizarse de manera quincenal (01 al 05 y del 15
al 20)
D) Las rdenes de compra se recibirn los martes y jueves de 9:00 a 18:30
hrs. Y el trmite de autorizacin tardar mximo tres das hbiles.
SOLICITUD DE CHEQUE
A) Las solicitudes de cheques sin excepcin se harn llegar a la Direccin
General Administrativa, para que stas se tramiten debern de llevar anexa
la documentacin soporte (originales), salvo que se trate de gastos a
comprobar que requerir de la descripcin exacta del gasto a realizar
(Invariablemente deber anexar la orden de compra). Sin dicha
documentacin no se podr tramitar ningn cheque.
B) El monto de la factura debe de ser igual al que aparece en la orden de
compra y la cotizacin.
C) Las solicitudes de cheques la Direccin General Administrativa, slo las
tramitar, los lunes, mircoles y viernes (se reciben todos los das de lunes
a viernes), programe sus solicitudes y envela como mnimo 10 das hbiles
antes de requerir el pago.
D) Las solicitudes de cheque se debern concentrar en una hoja tamao carta
(incluir todos los cheques que se requieran) en original y copia para acuse
de recibido y firmados por el director General (lamos, Xola, Viaducto y
Norte) y en todos los casos por el Director del Plantel.
E) Para el caso de solicitudes de cheques de compras de bienes y servicios la
factura deber indicar el nombre y firma de la persona que reciba los bienes
y / o el servicio e indicar para que rea se utilizarn. (Sello, anexo 5).
F) En las solicitudes por reembolso a los alumnos (a excepcin de becas
menores al 100%) deber anexar el recibo original correspondiente.
G) Para el caso de reembolsos por becas (UNAM. SEP y UIN) deber anexar
la relacin de becados con su porcentaje.
H) No se realizaran reembolsos por cheques, de becas menores al 100%, los
porcentajes se aplicaran a colegiaturas posteriores.

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I) Para el caso de adquisicin de libros, anexar a la solicitud correspondiente,


el formato que auditora solicit. (Anexo 6)
J) En las solicitudes por concepto de anticipos, se deber anexar la factura
correspondiente al monto solicitado.
K) Los cheques que se soliciten a nombre de una persona moral,
invariablemente se expedirn con la leyenda Para abono en cuenta del
beneficiario, asimismo aquellos que se requieren para personas fsicas con
actividades empresariales.
Para el caso de pagos a la SEP y/o UNAM (cuando aplique), las solicitudes
debern traer anexo el formato 5 debidamente requisitado y con la firma
del representante legal de la UIN, Las solicitudes de pagos por exmenes
extraordinarios, titulaciones, certificados parciales o totales, etc.
Invariablemente debern traer el formato relacin de alumnos anexo 9
M) Los cheques solicitados se entregarn en la Direccin General
Administrativa, con copia de pliza debidamente firmada por la persona
que reciba el cheque, con el recibo de acuse correspondiente.
L)

N) nicamente se recibirn solicitudes de cheques, con facturas del mes


anterior, los primeros dez das del mes siguiente.
O)

Los cheques se firmarn nicamente los das martes y jueves.

P)

Los cheques para pagos a la Tesorera de la Federacin y a la Compaa


de Luz y Fuerza no debern solicitarse a nombre de un tercero

NOTA: El rea de expedicin de cheques no aceptar solicitudes enviadas por


otros medios que no sea a travs de los procedimientos establecidos en el
presente manual.
CAJA CHICA
A) Slo se tramitaran solicitudes de caja chica dos veces al mes.
B) En los gastos por conceptos de pasajes se deber indicar el lugar al que se
acude y el asunto o motivo a tratar, adems el vale debe contener el
nombre y firma de la persona que realiza el gasto y la firma del director.

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C) Los comprobantes anexos a los reembolsos por caja chica (a excepcin de


pasajes y pago por recoleccin de basura) debern ser notas o remisiones
(ambas debern traer el sello del lugar donde se adquiera el producto) y
facturas con todos los requisitos fiscales, en el caso de compras en tiendas
de autoservicio la factura deber traer anexo el ticket correspondiente.
D) En las solicitudes por reembolsos de caja chica, no se aceptaran
comprobantes de proveedores autorizados (crdito), por prstamos
personales, gastos a comprobar o gastos an no efectuados.
E) Para solicitar la reposicin de la caja chica la solicitud no deber ser menor
a 1,000 ni mayor al fondo asignado.
F) Los gastos que se hagan de caja chica debern estar separados por
conceptos y as mismo debern ir desglosados en el formato Desglose de
Caja Chica. (Anexo 4).
CONCENTRADO DE SOLICITUDES DE CHEQUE
A) Las solicitudes se debern tramitar en una hoja tamao carta (incluir todos
los cheques que se requieran) para evitar desperdicios de papel y contar
con un mejor control.
B) En el caso de que una persona solicite cheques para diferentes planteles,
debern de separarlos por plantel en una misma solicitud. (Anexo 3)
C) Si se requieren dos a ms cheques a nombre del mismo beneficiario, se
sumarn los importes y se solicitar un cheque por el importe total. (Anexo
2).
GASTOS A COMPROBAR
A) Las solicitudes de cheques que sean a comprobar debern cumplir con la
siguiente formalidad :

La orden de compra.
Descripcin del bien material o servicio que se pretende
adquirir.
El costo
Nombre del proveedor.
Copia de la factura o comprobante (cuando sea posible)

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Una vez realizados los gastos, los comprobantes deber enviarlos al Tesorero, y
en el caso de existir alguna diferencia a favor del solicitante, adjuntar la solicitud
de cheque por la cantidad correspondiente.
RECEPCION DE CHEQUES PLANTEL Y PROVEEDORES
A)

La Direccin General Administrativa entregar (a los planteles o reas


corporativas) los cheques con el original de la pliza, quedndose en su
poder los originales de los comprobantes y la copia de la pliza de cheque
debidamente firmada por la persona que lo reciba (las cuales se enviaran a
contabilidad).

B) Tratndose de pago a proveedores o finiquitos del personal docente,


debern ser cobrados en un plazo mximo de un mes. Transcurrido dicho
plazo deber cancelar los cheques y enviarlos al rea de Tesorera.
C) Los reembolsos por beca se entregaran en el rea de Tesorera,
nicamente al beneficiario del cheque, previa identificacin (Credencial de
Elector o credencial de la UIN).
D) Los cheques de proveedores corporativos como Office Depot, Tecno Clean,
Mario Moya, Concepto Risogrfico, Electropura, pintura, y cualquier otro
proveedor que se integre, se entregaran directamente en el rea de
Tesorera.
POLTICAS DE PAGO A PROVEEDORES Y PRESTADORES DE SERVICIOS.

A) Se podrn hacer los pagos a travs de transferencias electrnicas, previa


solicitud por escrito de los proveedores, siempre y cuando estos tengan
cuenta en el banco que la Universidad maneje, enven el nmero de cuenta
o la clabe y el nmero de sucursal.
B) La Universidad Insurgentes cuidar que los pagos que se efecten con
cargo a su presupuesto aprobado se realicen con sujecin a los siguientes
requisitos:
I- Que se efecten dentro del ejercicio fiscal que corresponda.
IIQue se encuentren debidamente justificados y comprobados
con los documentos originales respectivos y con los requisitos fiscales
correspondientes.

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IIIEs responsabilidad de la direccin del plantel la supervisin de


las compras y adquisiciones para realizar la comparacin de precios y
/ o cotizaciones que se efectan para la decisin de la compra y / o
contratacin de un servicio.(ISO)

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V. PROCEDIMIENTOS DE
ACTUACIN

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PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Y ADQUISICIONES


PLANTEL O REA
CORPORATIVA

DIRECCIN
GENERAL
ADMINISTRATIVA

TESORERA

DEPARTAMENTO
DE CHEQUES

INICIO

ELABORACIN DEL
PRESUPUESTO DEL
REA O PLANTEL

RECIBE Y REVISA
PRESUPUESTO PARA
DETERMINAR
AUTORIZACIN

ENTREGA DEL
PRESUPUESTO
AUTORIZA
REQUERIMIENTO
DE UN BIEN O
SERVICIO

SI

NO
RECIBE ORDEN DE
COMPRA PARA
AUTORIZACIN

ENVA ORDEN DE
COMPRA

AUTORIZA
NO
SI

REALIZA COMPRA

RECIBE FACTURA
RECIBE SOLICITUD
DE CHEQUE

ELABORA
SOLICITUD DE
CHEQUE

REVISA
DOCUMENTACIN
SOPORTE

ENVA LA
SOLICITUD DE
CHEQUE

ES CORRECTA

RECIBE SOLICITUD
DE CHEQUE

ENTREGA ACUSE
DE RECIBO

ELABORA CHEQUE
Y SOLICITA FIRMAS

SI

PROTEGE
CONEXIN HSBC

FIRMA ACUSES DE
RECIBO Y ENVA LA
SOLICITUD
RECIBE CHEQUE

CONFIRMA LA
ENTREGA DE
MERCANCA CON EL
PLANTEL

NO

RECIBE CHEQUE Y
COTEJA CONTRA
ACUSE Y LA SOLICITUD
ENVIADA

ES CORRECTA

ES CORRECTA
NO

SI

ENTREGA CHEQUE

SE PAGA AL
PROVEEDOR

FIN

SI

ENTREGA CHEQUE

ENVA CHEQUE
CON ACUSE DE
RECIBO

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DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Y


ADQUISICIONES
N

SECUENCIA DE
ETAPAS

ACTIVIDAD

1.

Elaboracin
del
presupuesto del rea
o plantel

2.

Revisin
autorizacin
presupuesto

3.

4.

y
del

Requerimiento
de
compra
o
adquisicin del bien
o servicio

Evaluacin de la
conveniencia de la
compra
o
adquisicin del bien
o servicio

1.1 Analiza y proyecta gastos de


acuerdo a las necesidades de
funcionamiento del rea o
plantel.
1.2 Elabora Presupuesto.
1.3 Enva presupuesto para su
autorizacin.
2.1 Recibe el presupuesto del rea
o plantel
2.2 Revisa el presupuesto y
analiza factibilidad.
2.3 Autoriza el presupuesto.
3.1 Detecta la necesidad de
compra de un bien o servicio
3.2 Solicita mediante el formato
de orden de compra el bien
o servicio
4.1 Recibe
la
lista
de
proveedores confiables.
4.2 Analiza de acuerdo al tipo
de compra que se solicita su
conveniencia considerando
el
impacto
de
la
no
adquisicin.
4.3 Obtiene tres cotizaciones de
diferentes
proveedores
autorizados. (ISO)
4.4 Evala conforme al criterio
de especificaciones (calidad),
ahorro y tiempo de entrega
mediante un anlisis de
costo beneficio.
4.5 Elabora la solicitud de
autorizacin de compra en
duplicado (anexo 1)
4.6 Enva la solicitud de compra
para autorizacin.

AREA RESPONSABLE

PLANTEL O REA
CORPORATIVA

DIRECCIN
GENERAL
ADMINISTRATIVA

USUARIO

PLANTEL O REA
CORPORATIVA

MANUAL DE COMPRAS Y ADQUISICIONES

SECUENCIA DE
ETAPAS

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ACTIVIDAD

5.1

5.

Autorizacin de
orden de compra

Evala y selecciona a los


proveedores de acuerdo a los
criterios establecidos de 80%100%
confiables
60%-79%
condicionados
mediante
un
anlisis de cumplimiento de
especificaciones,
tiempos
de
entrega, precio y crdito de
dejando evidencia documentada.
la 5.2 Elabora la lista de proveedores
confiables y condicionados y la
actualiza cada seis meses. (anexo
9)
5.3 Enva la lista de proveedores
confiables
cada
que
sea
actualizada.

AREA
RESPONSABLE

5.4 Recaba la informacin sobre la entrega


de la mercanca de los proveedores con
el encargado del plantel, para la
evaluacin y actualizacin de las lista.
5.5. Recibe rdenes de compra.
5.6 Analiza conveniencia, considerando el
impacto de no adquisicin y evala
conforme al criterio de especificaciones
(calidad), ahorro y tiempo de entrega
mediante un anlisis de costo
beneficio
5.7 Da el visto bueno de la solicitud de
autorizacin de compra y/o determina
otro proveedor de acuerdo al criterio
anterior.
5.8 Firma de autorizacin o habla al emisor
de la orden de compra, cambia de
proveedor o en el caso de ser totalmente
rechazada
elabora
un
documento
evidenciando la decisin.
5.9 Enva solicitud de autorizacin de
compra autorizada al plantel.
6.1 Recibe orden de compra autorizada o
rechazada
con
la
evidencia

TESORERA

MANUAL DE COMPRAS Y ADQUISICIONES

6.

6.

Realizacin
compra

de

la

SECUENCIA DE
ETAPAS

Realizacin
compra

de

la

Trmite
para
elaboracin
cheques

8.

Elaboracin
de
cheques y recoleccin
de firmas

10.

documentada.
6.2 Solicita el bien o servicio al proveedor o
notifica al rea de tesorera el impacto
de la no adquisicin en el desarrollo de
las actividades de trabajo, para su
reconsideracin.

ACTIVIDAD

7.

9.

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la
de

Recepcin de cheques
y entrega
Recibe cheque y realiza
pago al proveedor

6.3 Recibe y revisa la factura y mercanca


solicitada verificando que se encuentre
de acuerdo a las especificaciones
solicitadas y sella factura (anexo 5).
6.4 Notifica al rea de tesorera las
condiciones bajo las cuales recibi la
mercanca o las continencias surgidas,
para que estas sean consideras en las
evaluaciones de los proveedores. (anexo
8)
6.5 Entrega el bien o servicio al solicitante.
6.6 Realiza concentrado de cheques (anexo
3) y solicitud de cheque (anexo 2)
6.7 Enva la factura sellada, requisitado el
concentrado de cheques y las solicitud
de cheques a la direccin general
administrativa
7.1 Revisa factura sellada, el concentrado de
cheques contra las solicitudes.
7.2 Da el visto bueno de la factura y las
solicitudes de cheques.
7.3 Enva la solicitud de cheque para
elaboracin y firma de autorizacin.
8.1 Elabora cheque
8.2 Firma de autorizacin
8.3 Protege en conexin HSBC
8.4 Enva el cheque firmado a Direccin
General
Administrativa
para
su
entrega.
9.1 Recibe cheques
9.2 Coteja contra acuse y solicitud.
9.3 Entregan al plantel o al rea respectiva.
10.1 Recibe el cheque
10.2 Revisa los datos
10.4 Paga al proveedor

PLANTEL O REA
CORPORATIVA

AREA
RESPONSABLE

PLANTEL O REA
CORPORATIVA

DIRECCIN
GENERAL
ADMINISTRATIVA

DEPARTAMENTO
DE CHEQUES

DIRECCIN
GENERAL
ADMINISTRATIVA
PLANTEL O REA
CORPORATIVA

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VI. FORMATOS E INSTRUCTIVOS DE UTILIZACIN


1. Solicitud de Autorizacin para Comprar.
2. Solicitud de Cheque
3. Concentrado de cheques
4. Desglose de caja chica
5. Instructivo de Sello para recepcin de mercanca
6. Formato de adquisicin de bibliografa

7. Ejemplo de Orden de Compra

MANUAL DE COMPRAS Y ADQUISICIONES

FORMATO DE REQUERIMIENTO

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MANUAL DE COMPRAS Y ADQUISICIONES

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SOLICITUD DE AUTORIZACIN PARA COMPRAR

MANUAL DE COMPRAS Y ADQUISICIONES

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MANUAL DE COMPRAS Y ADQUISICIONES

1. FORMATO 23 SOLICITUD DE CHEQUE

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