You are on page 1of 8

File Oriented

Sebuah file merupakan sekumpulan informasi yang tersimpan sedemikian rupa, hingga
informasi yang dibutuhkan dapat diperoleh kembali apabila dibutuhkan atau untuk
penggunaan selanjutnya. Dimana masing-masing file hanya diperuntukkan

untuk satu

program aplikasi. Bisa juga suatu usaha awal melakukan komputerisasi sistem arsip manual
yang biasa kita kenal selama ini.
Sebagai contoh, di dalam suatu organisasi sebuah file manual dibuat untuk mencatat semua
catatan internal dan eksternal berkenaan dengan klien, tugas, produk, proyek atau karyawan.
Biasanya akan terdapat banyak file. Untuk setiap file diberi label dan disimpan pada satu
lemari arsip. gar aman, lemari mungkin diberi kunci atau ditempatkan di kawasan yang aman
di lokasi bangunan yang berbeda. Di dalam rumah kita mungkin mempunyai beberapa
macam sistem pengarsipan berisi tanda terima, jaminan, faktur, rekening koran bank dan
lainnya.
Ketika kita ingin melihat arsip, kita mencari ke dalam sistem file itu dengan memeriksa
secara menyeluruh arsip didalamnya mulai dari permulaan masukan hingga di temukan apa
yang kita ingin. Cara lainnya kita mungkin membuat suatu sistem indeks untuk membantu
menyimpan dan mencari kembali dengan cepat. Sebagai contoh, arsip tersebut
dikelompokkan pada map yang terpisah untuk tiap jenis

item yang berbeda sehingga

memudahkan waktu mencari kembali. Cara ini berdasarkan pengelompokan

arsip yang

secara logika berhubungan (logically related).
Sistem arsip manual akan bekerja baik jika jumlah arsip yang disimpan kecil. Tetapi hal ini
sulit dikerjakan bila jumlah item yang harus disimpan cukup besar dan menyulikan kita
untuk mencari kembali sebuah arsip. Seringkali, sistem arsip manual makin kacau ketika kita
harus cross-reference atau memproses informasi di dalam file itu.
File based approach didefinisikan sebagai suatu sistem yang menerjemahkan atau
memanajemen data sendiri-sendiri sehingga data tersebut tidak dapat atau sulit untuk dibagi
(sharing) dan diperbaharui (update) oleh application program yang lainnya. Sistem ini
digunakan untuk mengatasi semua permasalahan bisnis menggunakan pengelolaan data
secara tradisional dengan cara menyimpan record-record pada file-file yang terpisah yang
disebut juga sistem pemrosesan file. Sistem ini digunakan sebelum data base diciptakan.

Sering duplikasi data dapat dihindarkan dengan berbagi data yang ada dalam file. Masalah Pengamanan (Security Problem): Tidak semua pemakai diperbolehkan mengakses seluruh data. Data terisolir (Isolation Data): Karena data tersebar dalam berbagai file. Sebagai contoh . Misalnya. b. Pemborosan waktu dan biaya untuk mencari data karena harus dilakukan lebih dari sekali.Beberapa kelemahan dari File Oriented antara lain : 1. Data Dependence: Apabila terjadi perubahan atau kesalahan pada program aplikasi maka pemakai tidak dapat mengakses data. Hal ini dapat mengakibatkan kesalahan dalam laporan nilai mahasiswa. Duplikasi data adalah hal yang tidak diinginkan untuk beberapa pertimbangan. Duplikasi berarti pemborosan. . Kesukaran dalam Mengakses Data: Munculnya permintaan-permintaan baru yang tidak diantisipasikan sewaktu membuat program aplikasi. pendekatan filebased menyebabkan terjadinya duplikasi data. Disamping itu dapat terjadi inkonsistensi data. Sebagai contoh nama mata kuliah dan sks dari mahasiswa dapat muncul pada suatu file dan akan muncul suatu file yang terdiri dari record-record mata kuliah. Timbulnya data rangkap (redundancy data) dan ketidak konsistensian data (Inconsistency data) Karena file-file dan program aplikasi disusun oleh programmer yang berbeda.5 dapat dengan jelas dilihat bahwa ada duplikasi data properti dan detil klien pada kedua Bagian Penjualan dan Bagian Kontrak. Duplikasi dari Data: Sehubungan dengan pendekatan yang didesentralisasikan yang dibuat oleh masing-masing departemen. dan file tersebut mungkin dalam format yang berbeda-beda. 6. maka akan sulit menuliskan program aplikasi baru untuk mengambil data yang sesuai. Tetapi sejak program-program aplikasi ditambahkan secara ad-hoc maka sulit melaksanakan pengamanan seperti yang diharapkan. Bagian Mahasiswa hanya boleh mengakses file mahasiswa. pada gambar 1. tidak boleh mengakses file mahasiswa. sehingga tidak memungkinkan untuk pengguna dalam pengambilan data. juga biaya-biaya yang terkait. 5. Kerangkapan data seperti ini menyebabkan pemborosan tempat penyimpanan dan biaya akases . 4. 3. Bagian Mata kuliah hanya boleh mengakses file mata kuliah. Membutuhkan storage tambahan. 2. sedangkan perubahan hanya diperbaiki pada file mata kuliah dan tidak diperbaiki pada file mahasiswa. apabila terjadi perubahan jumlah sks mata kuliah. karena : a.

gambar. huruf. Data sendiri merupakan representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia (pegawai. telah membawa setiap orang dapat melaksanakan berbagai aktivitas dengan lebih akurat. yang kemudian dikembangkanlah sistem pemrosesan dengan pendekatan basis data. Database approach didefinisikan sebagai suatu sistem perangkat lunak yang berguna untuk memperlihatkan. Meningkatnya penggunaan teknologi informasi. menciptakan. dan semakin banyaknya karyawan dalam perusahaan besar. teks. memelihara dan memberikan control kepada siapa saja khususnya application program yang dapat mengakses data base tersebut tanpa ada kesulitan untuk memperbaharui (update) dan membagi (share) datanya. Dari sini kemudian diciptakanlah data base. Space storage yang dibutuhkan untuk menyimpan data semakin besar. . Seiring dengan berjalannya waktu. Sebagai contoh. keadaan. Pengertian lainnya database adalah suatu koleksi data yang terkait secara logika.c. peristiwa. dengan kata lain tidak ada konsistensi data. simbol. dilengkapi dengan suatu uraian data dan dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi dari suatu organisasi. Data Base Database adalah koleksi data item yang saling terkait terkelola sebagai satu unit. Perkembangan menyebabkan perubahan-perubahan peran para manajer dalam pengambilan keputusan. mahasiswa. Terciptanya data base agar sebuah sistem penyimpanan data menjadi lebih efektif dan dalam menunjang kinerjanya ditunjang dengan sebuah aplikasi khusus yang diprogram untuk mengetahui elemen data mana yang bisa diakses oleh pengguna disebut Sistem Database Management ( DBMS). dan sebagainya yang direkam dalam bentu angka. Mereka dituntut untuk selalu dapat memperoleh informasi yang paling akurat dan terkini yang dapat digunakannya dalam proses pengambilan keputusan. file based system tidak lagi dapat dioptimalkan penggunaannya. duplikasi dapat mendorong kearah hilangnya integritas data. berkualitas. barang. lambat laun sistem pemrosesan file akan mulai ditinggalkan karena masih bersifat manual. bunyi atau kombinasinya. konsep. adanya duplikasi data antara Bagian Personalia dan Bagian Penggajian seperti diuraikan di atas. Semakin kompleksnya data. semua data item terintegrasi dengan sesedikit mungkin data yang duplikasi. hewan. khususnya internet. dan tepat waktu. pembeli). Barangkali lebih penting lagi. Database menghilangkan redundansi data.

dengan penyajian definisi eksternal yang tetap. DBMS adalah Suatu perangkat lunak yang memungkinkan para pemakai untuk mendefiniskan. . Terkontrolnya kerangkapan data: Basis data hanya mencantumkan satu kali field yang sama yang dapat dipakai oleh semua aplikasi yang memerlukannya. Jika struktur data perlu ditambahkan atau dimodifikasi maka tidak perlu mengubah program aplikasi. jika kita mengubah suatu item dari suatu file yang mempengaruhi sebuah program aplikasi maka harus dilakukan dimodifikasi.Database tidak lagi hanya dimiliki oleh satu departemen tetapi adalah menjadi sumber daya perusahaan. menciptakan. atribut. Para pemakai hanya mengetahui definisi eksternal tanpa perlu mengetahui bagaimana obyek digambarkan atau berfungsi. Dengan cara yang sama. Kecuali. aplikasi yang berjalan tidak perlu berubah.~’data tentang data'). adalah abstraksi data dapat berubah definisi internal tanpa mempengaruhi para pemakai. 2. memelihara dan mengendalikan akses pada database. Deskripsi data dikenal sebagai sistem catalog ( atau kamus data atau meta-data.maka secara otomatis perubahan itu berlaku untuk keseluruhan. database menggambarkan data yang secara logika terkait. Keterkaitan tersebut dapat berjalan dengan sebuah aplikasi yang bernama Database Management System (DBMS). Sebagai contoh. Keuntungan pendekatan ini. Dengan penggambaran secara alami suatu database yang menyediakan independensi data. Pada system database dipisahan antara definisi data dari program aplikasi. Perbedaannya dengan pendekatan file-based. pendekatan database akan memisahkan struktur data dari program aplikasi dan menyimpan di dalam database. di mana telah disajikan suatu definisi internal dari suatu obyek dan definisi eksternal yang terpisah. Beberapa keuntungan penggunaan data base system antara lain: 1. dan hubungan yang logis antara kesatuan. Dengan kata lain. struktur phisik dan storage data kini diatur oleh DBMS. jika kita menambahkan suatu field baru pada suatu record atau menciptakan suatu file baru. Database berisi bukan hanya data operasional organisasi tetapi juga suatu rincian data ini. Terpeliharanya keselarasan (kekonsistenan) data: Apabila ada perubahan data pada aplikasi yang berbeda . Suatu database juga digambarkan sebagai suatu koleksi dari arsip terintegrasi. Database menghadirkan kesatuan.

Biaya: Harga sebuah software DBMS bervariasi tergantung pada kemampuan dan fitur yang disajikannya.000. Sebagai contoh. Ada juga biaya pemeliharaan . Meningkatkan Backup dan Recovery: Pada sistem file-based banyak pemakai menganggap tanggung jawab melindungi data dari kegagalan pada sistem komputer atau program aplikasi. retrieve). 4. Terpeliharanya integritas data: Jika kerangkapan data dikontrol dan kekonsistenan data dapat dijaga maka data akan menjadi akurat. delete.3.000. 7. Kegagalan untuk memahami sistem itu dapat mendorong kearah keputusan disain yang tidak baik. Kompleksitas: Harapan untuk menggunakan DBMS dengan berhadapan dengan bagian bagian database yang kompleks. Hal ini melibatkan operasi suatu backup setiap akhir proses. dan mempunyai konsekwensi serius untuk suatu organisasi. pengiriman maupun pertukaran data. Data dapat dipakai secara bersama (shared): Data dapat dipakai secara bersama-sama oleh beberapa program aplikasi (secara batchmaupun on-line) pada saat yang bersamaan. Keamanan data terjamin: DB dapat memberikan batasan-batasan dalam pengaksesan data.000 atau bahkan US$1. Dapat diterapkan standarisasi: Dengan adanya pengontrolan yang terpusat. Terpeliharanya keseimbangan (keselarasan): Antara kebutuhan data yang berbeda dalam setiap aplikasi Struktur basis data diatur sedemikian rupa sehingga dapat mengakses data dengan cepat. 8. 3. barangkali US$100. backup diupdate dan pekerjaan yang telah berlangsung sejak backup ini hilang dan harus entri kembali. suatu single-user DBMS untuk suatu komputer pribadi hanya berharga US$100. Tetapi suatu DBMS untuk mainframe yang multi-user yang dapat melayani beratus-ratus para pemakai dapat sangat mahal. dan end-users harus memahami kemampuan ini agar memperoleh manfaat yang optimal. Para perancang Database Dan Pengembang. insert. Ukuran: Kemampuan DBMS yang besar juga membutuhkan puluhan megabytes ruang disk dan sejumlah memori agar pengoperasiannya efisien. 5. misalnya dengan memberikan password dan pemberian hak akses bagi pemakai (misal : modify. maka DB dapat menerapkan standarisasi data yang telah simpan sehingga mempermudah pemakaian. Beberapa kelemahan data base system 1. data dan pengurus database. Sebaliknya DBMS menyediakan fasilitas untuk memperkecil jumlah pengolahan yang hilang karena suatu kegagalan. 6. Dalam hal suatu kegagalan pada proses berikutnya. 2.

tahunan cukup mahal. Kinerja: Pada sistem file-based ditulis untuk suatu aplikasi spesifik. Akibatnya adalah bahwa beberapa aplikasi tidak berjalan seperti aplikasi yang merke lihat dahulu. Sistem pengelolaan database dengan DBMS mencakup aplikasi yang digunakan untuk membuat organisasi logik dari database dan bagaimana cara mengaksesnya. Untuk itu perlu adanya propagating update ketiga file tersebut. Namun saat perusahaan tumbuh menjadi perusahaan retail yang besar jelas penggunaan filebase system ini akan sangat merepotkan dan penuh dengan resiko. Peralihan filebase system ke DBMS pada perusahaan retail Pada saat sebuah perusahaan retail ini masih berbentuk perusahaan yang kecil penggunan filebase system masih dapat dilakukan dan dapat beroprasi dengan baik. pencarian informasi dapat dilakukan dengan mudah karena semua informasi telah terintegrasi. 4. misalnya terdapat data redudansi yaitu duplikasi data yang sama pada beberapa file. capaian biasanya sangat baik. jadi tidak akan masalah jika data atau file data berdiri sendiri-sendiri. Sebagai hasilnya. file Pengembalian). Contohnya jika pelanggan pindah alamat dan nomer telponnya maka seharusnya ketiga file yang memuat data tersebut harus diubah/update (contoh File Anggota. Redundansi dapat direduksi/dikurangi tetapi tidak dapat dihilangkan sama sekali sehingga akan menyebabkan inconsistency (data tidak konsisten). Sedangkan pada DBMS ditulis agar aplikasi lebih umum. bila salah satu saja dari file yang mengandung data tersebut terlewat diupdate maka terjadilah tidak konsisten tadi. database pada perusahaan retail menggunakan software khusus yang dibuat sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Dengan demikian penggunaan filebase system menjadi tidak efisien dan efektif lagi sehingga perlu ada penggunaan sistem pengolahan data yang lebih efisien dan efektif. Sistem database merupakan pengembangan dari sistem filebase yang lebih efisien dan efektif. Tiap tabel menggambarkan hubungan antara variabel yang . Ini dikarenakan datadata yang masuk dan digunakan oleh berusahaan masih berukuran kecil. untuk memenuhi aplikasi banyak orang. seperti invoicing. File transaksi peminjaman. Dengan DBMS. baru kita bisa temukan informasi tersebut. Berbeda dengan pencarian informasi di atas aplikasi spreadsheet dimana kita harus tahu nama file. Desainer software biasanya membagi database salam tabel – tabel sesuai kebutuhan.yang biasanya diperhitungkan dengan persentase dari daftar harga itu. nama sheet kemudian di kolom dan baris keberapa.

Value Added: Memberikan nilai tambah bagi customer dengan kemampuannya untuk memberikan informasi tepat. Penjualan yang cepat harus diikuti manajemen persediaan yang cepat pula. dsb. delete). dan Usage Right. Data tanggal kadaluarsa makanan merupakan informasi tambahan yang digunakan perusahaan untuk mengatur peletakan produk – produk makanan yang dijual. data pelanggan. Masing – masing data terintegrasi berguna bagi proses kinerja perusahaan. memanipulasi data (input. Database pada perusahaan retail berisi tentang jumlah persediaan masing – masing barang. Integrity Rule. Langkah pertama dari perusahaan dalam membuat database adalah membuat standarisasi pada seluruh data-data yang ada. Kemudian menentukan jenis aplikasi DBMS apa yang sesuai untuk dipakai dalam membantu penyusunan dan pemanfaatan data-data tersebut. atau di bagian produk obral sehingga barang tersebut diharapkan lebih mudah terjual. update.disebut relational database. 3. Kesuksesan dalam pengelolaan database terletak pada keakuratan dalam proses pendataan. sehingga menghemat banyak waktu yang dapat digunakan untuk kegiatan produktif lainnya. Barang yang lebih dekat dengan tanggal kadaluarsa akan diletakkan di tempat – tempat strategis seperti di bagian paling depan rak. Data pelanggan berguna untuk mengetahui segmentasi pasar yang membeli produk – produk yang ditawarkan perusahaan sehingga perusahaan dapat menyusun strategi marketing yang lebih tepat. Peran Database dalam Perusahaan Database memiliki peranan yang sangat penting dalam perusahaan antara lain : 1. dan uptodate. akurat. data tanggal kadaluarsa makanan. . disamping kasir. Harga barang dapat diubah oleh perusahaan sesuai dengan promosi – promosi yang sedang dilakukan. 2. Naming. terstandarisasi. data jumlah persediaan digunakan untuk mengatur sirkulasi persediaan barang baik yang ada di gudang maupun yang siap dijual. Misalnya. harga barang. dan memberikan informasi yang lebih cepat. Bagian keuangan juga bisa dengan cepat bisa menghitung rugi dan laba dengan data – data yang tergabung dalam sistem penjualan. sangat membantu dalam proses pengambilan keputusan sehingga lebih cepat. menjaga data tetap konsisten. Definition. DSS ( Decision Support System): Dengan penggunaan database yang dapat mengontrol duplikasi data. Efisiensi: Database memudahkan pengelolaan informasi. Standar tadi meliputi Identifier. tepat dan akurat.

ac. CRM (Customer Relationship Management): Data pelanggan yang telah terintegrasi dalam sistem berguna dalam menjalin hubungan perusahaan dan pelanggan lebih baik.ac.doc&ei=3tDpVP2JFpHhuQS864LgAg&usg=AFQjCNFefBaoRnXPOqSU4dvAHSnQL0atw&sig2=0xuPULwGieX-dZH38iWDCg .binus.. %20Ak.blogspot.html http://ahmad-keindahandunia.%20M.Si.id/url? sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=8&cad=rja&uact=8&ved=0CFQQFjAH&url=http %3A%2F%2Frepository. Daftar Pustaka http://staff.com/2012/11/sistem-informasi-akuntansisistem.4.blogspot.co.id%2Fcontent %2FM0094%2FM009437167.id/sites/default/files/pendidikan/Dhyah%20Setyorini. Perusahaan dapat menawarkan produk / diskon secara langsung kepada pelanggan.uny.com/2010/11/database.html http://www.pdf http://tugasdanbelajar./BAB%203%20SISTEM%20MANAJEMEN%20DATA. Efektifitas: Tingkat produktifitas perusahaan 5.google. Perusahaan juga dapat memberikan ucapan selamat ulang tahun yang berguna dalam membentuk loyalitas pelanggan.