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8/13/2015

HacerundiagramadeGanttenExcel

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Diagrama de Gantt
13 ENERO, 2014
PRESENTACIN - PRODUCTIVIDAD

Nombre

El famoso diagrama de Gantt es una de las mejores aplicaciones grficas a la hora de gestionar
una serie de tareas (por ejemplo en un proyecto) a lo largo del tiempo. Bsicamente consta de
tres 2 datos fundamentales: duracin de la tarea y fecha de comienzo de la tarea.
A continuacin os mostramos un diagrama de Gantt que hemos construido en Excel:

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Este diagrama se ha construido con las siguientes herramientas de Excel:


Frmulas (funciones): SUMA, SI, Y, HOY, DIASEM
Otros: FORMATO CONDICIONAL
Para construir este Excel os vamos a mostrar los pasos necesarios que hay que dar y cual es la
lgica subyacente al clculo de las barras.
Inicio
Este diagrama de Gantt en Excel no tiene nada de VBA por detrs para que sea mucho ms fcil
de mantener y poder actualizar. Para dibujar las barras obtendremos un valor que nos indique
en qu situacin se encuentra la celda respecto de los datos aportados de (duracin, inicio, fin y
% de trabajo realizado).
Estructura
En la siguiente imagen podis ver la estructura inicial de datos.

LO MS LEDO
Tutorial de Tablas Dinmicas
Entrevista de trabajo con Excel
Formato condicional de una celda
dependiendo del valor de
Para que sirve el smbolo $ en una frmula?
Ejercicio de tablas dinmicas resuelto

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En la columna E hacemos lo siguiente: D + C (comienzo de la fase + duracin = final de la fase)


En la columna D hemos referenciado algunas fechas a comienzos o finales de otras fechas.
En la fila 5 hemos escrito las fechas par poder hacer una lnea de tiempo.
Crear lgica
Para crear la lgica para dibujar las lneas hemos pensado lo siguiente:
En cada fila (ejemplo para la fila 9 Fase 1) hemos decidido dar un valor de 0, 1 2 a cada celda en
funcin de la siguientes variables:
Fecha (fecha correspondiente a la columna de la celda) de la lnea temporal (fila 5),
Duracin de la fase
Comienzo de la fase
Final de la fase
% Cumplimiento (se supone que puedes ir calculando el grado de avance)
La lgica que hemos usado es:
Lgica 0: Si la fecha se encuentra fuera del comienzo y el final de la fase daremos el valor
de 0
Lgica 1: Si la fecha se encuentra entre el comienzo y el final de la fase daremos el valor
de 1
Lgica 2: Si la fecha se encuentre entre el comienzo de la fase y la fecha de avance
daremos el valor de 2. (La fecha de avance se calcula como Fecha de Inicio+Duracin

Fase*%Cumplimento)
Para poder hacer estos clculos tenemos que hacer una funcin anidada un poco compleja que
hace esto:
=SI( lgica 2; 2; SI( lgica 1; 1; 0) )
En un lenguaje humano esta lgica sera:
=SI( fecha>=inicio y fecha<=fecha avance entonces =2;SI(fecha>=inicio y fecha
Que tampoco es super fcil de entender pero algo ms
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Traducido a un lenguaje de Excel

1 <span<!<!<!DVFMTSC><!DVFMTSC>DVFMTSC<!DVFMTSC><!DVFMTSC>><!<!DVFMTSC
2 'con<!<!<!DVFMTSC><!DVFMTSC>DVFMTSC<!DVFMTSC><!DVFMTSC>><!<!DVFMTSC><!DVFMTSC>DVFMTSC<!DVFMTSC><!DVFMTSC>
3 =SI(Y(G$5>=$D9;G$5<$D9+$C9*$F9);2;SI(Y(G$5>=$D9;G$5<$E9);1;0))

En el fondo esto es tan sencillo como anidar 2 funciones SI. En rojo hemos pintado la lgica 2 y
en azl hemos pintado la lgica 1 y hemos quitado los smbolos de $ (smbolo para fijar celdas a
una columna y/o fila) para su mayor comprensin.
Una vez creada esta lgica el ejercicio quedara as:

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Como podemos ver en la imagen anterior, hemos creado una matriz con los valores 0, 1 y 2. Al
modificar los valores de la iquierda de fechas, duracin o % Cumplimiento veremos como se van
cambiando las frmulas.
Formato inicial
Lo primero que haremos ser :
ajustar el tamao de las columnas donde irn las barras del diagrama de Gantt,
luego aplicaremos formato a la fila de total,
despus a la cabecera y al fondo de las filas superiores,
despus ajustaremos el formato de fecha para que sea ms legible y lo pondremos en
vertical para poder leerlo
reducimos el tamao de la fila 6 para dejar un pequeo hueco
quitamos la rejilla o maya de (ver cmo)
ponemos borde superior e inferior a todas las filas en un gris muy clarito
Nuestro Excel quedara de la siguiente manera:

Por ahora ya va quedando ms decente pero hay que hacer lo ms complicado y lo ms


importante, crear nuestras barras del diagrama.
Formato Condicional
Mediante un formato condicional crearemos las barras del diagrama de Gantt. La lgica es la
siguiente:
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Donde hay ceros que la fuente se ponga en blanco (para que no se vea el numerito) y en
el fondo de la celda nada.
Donde hay 1 que la celda se ponga de un color clarito (yo he usado azl) y la fuente del
mismo color para que no sea vea.
Donde hay 2 que la celda se ponga de un color ms oscuro (yo he usado azl oscuro) y la
fuente del mismo color para que no sea vea el nmero.
Para aadir este formato condicional hacemos (deberemos tener elegido nuestro rango de
aplicacin):

Pestaa Inicio >> Formato condicional >> Nueva regla >> Aplicar formato a celdas que
contengan

Una vez seleccionado elegimos la opcin de que el valor de la celda sea igual a [ponemos
nuestro nmero] y formateamos:

Deberemos crear tres reglas para poder aplicar los formatos de colores y crear las barras.
El resultado ser el siguiente:

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Ya hemos hecho lo ms difcil pero todava se puede mejorar.


Mejoras de valor aadido
En la primera imagen de este artculo veamos algunas mejoras que puede aportar un montn
de valor a nuestro grfico de Gantt y que prcticamente no cuestan nada.

En la imagen anterior hay cuatro recuadros rojos que aportan las siguientes funcionalidades y
que describiremos sucintamente en este apartado:
Primer recuadro: Contiene una caja llamada Intervalo. Esto nos permite introducir un
nmero de das para las fechas de nuestro diagrama. As, si queremos ver nuestro
diagrama en semanas escribiremos 7 o cada dos das escribiremos 2
Segundo recuadro: Starting date nos permite elegir en qu fecha queremos que
empiece nuestro lnea temporal, es decir, la primera fecha del diagrama.
Recuadro horizontal: Simplemente es cambiar, el color de la barra para la barra de total.
Esto, parece una cosa sin importancia, pero facilita la lectura general.
Recuadro vertical: contiene dos elementos. Lo primero es que mediante un formato
condicional se seala la fecha del da en el que estamos. Esto se consigue sabiendo le
fecha del da de hoy mediante la funcin HOY() y un formato condicional asociado a la
fila de las fechas. Lo segundo es la marca divisoria que seala los lunes. Esta marca se
consigue de manera similar a la anterior pero con la funcin DIASEM.
Se pueden aadir muchas mejoras (no dudes en sugerir todo lo que se te ocurra e intentaremos
plasmarlo), mientras tanto os dejo en este link el archivo descargable para que puedas practicar
y ver cmo se han ido realizando todas las partes de este diagrama de Gantt.
Diagrama de gantt


OTROS USUARIOS TAMBIN LEYERON...

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Como conseguir una buena


presentacin en Excel

Sombrear filas alternativas


en Excel

Sombrear filas alternativas


en Excel

Aadir una frmula con


VBA

Como hacer dos grficos en


uno en Excel

Crear un grfico deslizante

Escrito por Quique Arranz


Puedes ver su perfil en: http://es.linkedin.com/in/enriquearranz/

Quique es un fantico del Excel desde que empez a trabajar con ello hace unos pocos aos.
Adquiri su conocimiento a travs de Google y de infinitas pruebas y ms pruebas. Adems,
Quique es un entusiasta de su familia (mujer e hijos), del deporte y de la cerveza... no dudes
en contactar con l para cualquier duda que tengas.

19 COMENTARIOS EN DIAGRAMA DE GANTT


Cristian M says:
4 junio, 2015 at 2:05 pm

Estimado, excelente la planilla, he estado trabajando en ella y para aplicarla aun mas en
terreno, existe la posibilidad de poder colocar informacin adentro de las barras del
diagrama de gantt como por Ejemplo numeros

Responder

Quique Arranz says:


5 junio, 2015 at 7:42 am

Hola Cristina,
la plantilla est hecha con frmulas en cada celda no veo cmo podramos quitar sas
celdas para poder poner otros nmeros lo siento. Quique

Responder

Daniel Silvano says:


29 mayo, 2015 at 4:38 am

Hola:
me gustaria saber como puedo lograr un gant con varios procesos en una misma fila con un
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inicio y fin dandole un color para cada proceso,

Responder

Quique says:
29 mayo, 2015 at 10:42 am

En el diagrama que aqu os sugerimos no puede hacerse. lo siento daniel. saludos

Responder

ENRIQUE says:
18 noviembre, 2014 at 11:19 pm

Hola amigo, necesito que el gantt que vaya a lo largo de varios das, espero nos puedas
ayudar.
Gracias !!!

Responder

Quique Arranz says:


19 noviembre, 2014 at 9:58 am

Hola Enrique! Creo que el gantt que tienes en la ilustracin va a lo largo de varios das.
A qu te refieres?

Responder

LISANDRO ADRIAN ALDANA NAJARRO says:


28 abril, 2015 at 8:04 pm

Hola Quique:
Como haces para que en el Cronograma del Gantt, cuando tu modificas el intervalo
de 1 a 2 o a 5, este calendario se comprima segn el intervalo seleccionado o se
amplie.
Yo lo hago pero solo me suma el intervalo nada ms a las fechas.
Saludos

Responder

excelyvb says:
29 abril, 2015 at 1:55 pm

Hola Lisandro!
Si te refieres a las fechas, estas van siempre en funcin de la fecha de la celda
anterior ms el intervalo.
Si te refieres a las barras de tarea es un poco ms complejo. Las frmulas son
condicionales y estn ligadas a la fecha de comienzo de la tarea y la fecha de la
columna. Si se verifican las condiciones entonces devuelve un nmero Dicho
nmero est relacionando con el formato condicional.
Espero haber resuelto tus dudas.
Un saludo y gracias por visitar la web!
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eliana says:
30 septiembre, 2014 at 8:28 pm

Me podrias decir como se construye un grafico gantt pero por horas? porque no encuentro
por ningun lado una explicacion, todos estan por fechas :S

Responder

Quique Arranz says:


1 octubre, 2014 at 9:32 am

Hola Eliana,
Hacer el diagrama de Gantt con horas no debera ser mucho ms difcil. El resumen de
todo esto es que estamos comparando nmeros. Para hacerlo segn el ejemplo que
tienes debes hacer pequeas modificaciones para que lo que se muestre son horas.
Puedes hacerlo como nmeros naturales. Quieres hacerlo para un slo da o quieres
que vaya a lo largo de varios das?

Responder

Javier PSM says:


7 agosto, 2014 at 2:59 pm

La explicacin de como hacer un diagrama de Gantt es spectacular, pero te tengo una


pregunta, como puedo hacer para que el diagrama no tome en cuenta sbados, domingos y
feriados. En una de tus respuestas veo que mencionas la function DIAS.LAB, agradecera me
puedas explicar major esa parte.
Espero me puedas ayudar por que estoy en un proyecto muy importante y urgente.
Quedo a la espera de tu respuesta.
Saludos.
Atentamente,
Javier PSM.

Responder

Quique Arranz says:


8 agosto, 2014 at 9:48 pm

Hola Javier,
Muchas gracias por t animoso comentario. Estas cosas nos ayudan a continuar
dedicndole tiempo a la web para seguir mejorando.
La funcin que menciones es muy sencilla. DIAS.LAB cuenta el nmero de das que hay
entre dos fechas excluyendo los fines de semana (sbados y domingos) adems de los
das de un listado (es opcional) que sean los que tampoco haya que considerar. El lunes
intentar sacar un post sobre esta funcin.
Un saludo!
Quique

Responder

Javier PSM says:


13 agosto, 2014 at 2:25 pm

Muchsimas gracias por tu ayuda Quique. Me ha sido de mucha utilidad la


informacin.
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8/13/2015

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Saludos,
Javier.

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Quique Arranz says:


12 agosto, 2014 at 8:10 pm

Hola Javier,
puedes ver una ayuda de la funcin en el siguiente enlace:
http://www.excelyvba.com/funcion-dias-lab/
Espero que te sirva.
Un saludo!
Quique

Responder

Angela says:
6 junio, 2014 at 3:27 pm

Excelente Ayuda, como puedo agregarle mas filas para ms grupos y que sigan las mismas
formulas?

Responder

Quique Arranz says:


8 junio, 2014 at 9:46 pm

Copiando y pegando la ltima fila al final? Gracias por el comentario! Si pruebas, dime si
te ayud please!

Responder

Quique Arranz says:


8 junio, 2014 at 9:46 pm

Supongo que copiando una fila y pegndola al final! Gracias por el comentario. Dime si te
ayud please!

Responder

Ignacio Menaya says:


11 marzo, 2014 at 11:49 am

Sera interesante a la hora de trabajar con este tipo de diagramas que slo contabilizase los
das laborables cuando se cuentan los das que llevan una tarea. Y ya, para que sea una obra
maestra, que puedas incluso establecer un calendario de das laborables para incluir los
festivos.

Responder

Quique Arranz says:


18 marzo, 2014 at 3:32 pm

Podra hacerse simplemente tendramos que evitar los fines de semana o das fuera de
calendario y utilizar la funcin DIAS.LAB
http://excelyvba.com/diagramadegantt/

9/10

8/13/2015

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Espera, tienes dudas?, te gust?... entonces deja un comentario.


T email nunca ser publicado.!!
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