You are on page 1of 7

Cnd trebuie fcut inventarierea?

La nceputul activitii, inventarierea are ca scop principal stabilirea i evaluarea elementelor de natura
activelor ce constituie aport la capitalul entitii.
cel puin o dat n cursul exerciiului financiar pe parcursul funcionrii lor,
n cazul fuziunii sau ncetrii activitii, precum i n urmtoarele situaii:
I.
la cererea organelor de control, cu prilejul efecturii controlului, sau a altor organe prevzute de lege;
II.
ori de cte ori sunt indicii c exist lipsuri sau plusuri n gestiune, care nu pot fi stabilite cert dect prin
inventariere;
III.
ori de cte ori intervine o predare-primire de gestiune;
IV. cu prilejul reorganizrii gestiunilor;
V. ca urmare a calamitilor naturale sau a unor cazuri de for major;
VI. n alte cazuri prevzute de lege.
n cazul n care, n situaiile enumerate mai sus, sunt inventariate toate elementele de natura activelor dintr-o
gestiune, aceasta poate ine loc de inventariere anual, cu aprobarea administratorului, a ordonatorului de
credite sau a persoanei care are obligaia gestionrii entitii
Principalele msuri organizatorice care trebuie luate de ctre comisia de inventariere sunt urmtoarele:
I.
nainte de nceperea operaiunii de inventariere s ia de la gestionarul rspunztor de gestiunea bunurilor
o declaraie scris din care s rezulte dac:
gestioneaz bunuri i n alte locuri de depozitare;
n afara bunurilor entitii respective are n gestiune i alte bunuri aparinnd terilor, primite cu sau fr
documente;
are plusuri sau lipsuri n gestiune, despre a cror cantitate ori valoare are cunotin;
are bunuri nerecepionate sau care trebuie expediate (livrate), pentru care s-au ntocmit documentele
aferente;
a primit sau a eliberat bunuri fr documente legale;
deine numerar sau alte hrtii de valoare rezultate din vnzarea bunurilor aflate n gestiunea sa;
are documente de primire-eliberare care nu au fost operate n evidena gestiunii sau care nu au fost
predate la contabilitate.
I.
De asemenea, gestionarul va meniona n declaraia scris felul, numrul i data ultimului document de
intrare/ieire a bunurilor n/din gestiune.
II.
Declaraia se dateaz i se semneaz de ctre gestionarul rspunztor de gestiunea bunurilor i de ctre
comisia de inventariere. Semnarea declaraiei de ctre gestionar se face n faa comisiei de inventariere;
III.
S identifice toate locurile (ncperile) n care exist bunuri ce urmeaz a fi inventariate;
IV. S asigure nchiderea i sigilarea spaiilor de depozitare, n prezena gestionarului, ori de cte ori se
ntrerup operaiunile de inventariere i se prsete gestiunea. Atunci cnd bunurile supuse inventarierii,
gestionate de ctre o singur persoan, sunt depozitate n locuri diferite sau gestiunea are mai multe ci
de acces, membrii comisiei care efectueaz inventarierea trebuie s sigileze toate aceste locuri i cile
lor de acces, cu excepia locului n care a nceput inventarierea, care se sigileaz numai n cazul cnd
inventarierea nu se termin ntr-o singur zi. La reluarea lucrrilor se verific dac sigiliul este intact; n
caz contrar, acest fapt se va consemna ntr-un proces-verbal de constatare, care se semneaz de ctre
comisia de inventariere i de ctre gestionar, lundu-se msurile corespunztoare. Documentele
ntocmite de comisia de inventariere rmn n cadrul gestiunii inventariate n locuri special amenajate
(fiete, casete, dulapuri etc.), ncuiate i sigilate. Preedintele comisiei de inventariere rspunde de
operaiunea de sigilare;
V. S bareze i s semneze, la ultima operaiune, fiele de magazie, menionnd data la care s-au inventariat
bunurile, s vizeze documentele care privesc intrri sau ieiri de bunuri, existente n gestiune, dar
nenregistrate, s dispun nregistrarea acestora n fiele de magazie i predarea lor la contabilitate, astfel
nct situaia scriptic a gestiunii s reflecte realitatea;
VI. S verifice numerarul din cas i s stabileasc suma ncasrilor din ziua curent, solicitnd depunerea
numerarului la casieria entitii (la gestiunile cu vnzare cu amnuntul);

VII.

S controleze dac toate instrumentele i aparatele de msur sau de cntrire au fost verificate i dac
sunt n bun stare de funcionare;
Desfasurarea inventarierii
Este indicat, dac este posibil, s se sisteze operaiunile de intrare-ieire a bunurilor supuse inventarierii,
lundu-se din timp msurile corespunztoare pentru a nu se stnjeni procesul normal de livrare sau de primire a
bunurilor. Dac operaiunile de aprovizionare-livrare a bunurilor nu pot fi suspendate, trebuie creat o zon
tampon n care s se depoziteze bunurile primite n timpul inventarierii sau din care se pot expedia bunurile la
clieni, operaiunile respective efectundu-se numai n prezena comisiei de inventariere, care va meniona pe
documentele respective "primit n timpul inventarierii" sau "eliberat n timpul inventarierii", dup caz, n scopul
evitrii inventarierii duble sau a omisiunilor.
Pe toat durata inventarierii, programul i perioada inventarierii se afieaz la loc vizibil.
Inventarierea imobilizrilor necorporale se efectueaz prin constatarea existenei i apartenenei acestora la
entitile deintoare, iar n cazul brevetelor, licenelor, mrcilor de fabric i al altor imobilizri necorporale
este necesar dovedirea existenei acestora pe baza titlurilor de proprietate sau a altor documente juridice de
atestare a unor drepturi legale.
Inventarierea terenurilor se efectueaz pe baza documentelor care atest dreptul de proprietate al acestora i a
altor documente, potrivit legii.
Cldirile se inventariaz prin identificarea lor pe baza titlurilor de proprietate i a dosarului tehnic al acestora.
Construciile i echipamentele speciale cum sunt: reelele de energie electric, termic, gaze, ap, canal,
telecomunicaii, cile ferate i altele similare se inventariaz potrivit regulilor stabilite de deintorii acestora.
Imobilizrile corporale care n perioada inventarierii se afl n afara entitii (vapoare, locomotive,
vagoane, avioane, autovehicule etc.), plecate n curs de lung durat, mainile de for i utilajele energetice,
mainile, utilajele i instalaiile de lucru, aparatele i instalaiile de msurare, control i reglare i mijloacele de
transport date pentru reparaii n afara entitii se inventariaz naintea ieirii lor temporare din gestiunea
entitii sau prin confirmare scris primit de la entitatea unde acestea se gsesc, potrivit procedurilor proprii
aprobate.
n listele de inventariere a imobilizrilor necorporale i corporale, aflate n curs de execuie, se menioneaz
pentru fiecare obiect n parte, pe baza constatrii la faa locului: denumirea obiectului i valoarea determinat
potrivit stadiului de execuie, pe baza valorii din documentaia existent (devize), precum i n funcie de
volumul lucrrilor realizate la data inventarierii. Materialele i utilajele primite de la beneficiari pentru montaj i
nencorporate n lucrri se inventariaz separat.
Investiiile puse n funciune total sau parial, crora nu li s-au ntocmit formele de nregistrare ca
imobilizri corporale, se nscriu n liste de inventariere distincte. De asemenea, lucrrile de investiii care nu se
mai execut, fiind sistate sau abandonate, se nscriu n liste de inventariere distincte, menionndu-se cauzele
sistrii sau abandonrii, aprobarea de sistare ori abandonare i msurile ce se propun n legtur cu aceste
lucrri.
Stabilirea stocurilor faptice se face prin numrare, cntrire, msurare sau cubare, dup caz. Bunurile aflate
n ambalaje originale intacte se desfac prin sondaj, acest lucru urmnd a fi menionat i n listele de inventariere
respective.
La lichidele a cror cantitate efectiv nu se poate stabili prin transvazare i msurare, coninutul vaselor stabilit n funcie de volum, densitate, compoziie etc. - se verific prin scoaterea de probe din aceste vase,
inndu-se seama de densitate, compoziie i de alte caracteristici ale lichidelor, care se constat fie
organoleptic, fie prin msurare sau probe de laborator, dup caz.
Materialele de mas ca: ciment, oel beton, produse de carier i balastier, produse agricole i alte materiale
similare, ale cror cntrire i msurare ar necesita cheltuieli importante sau ar conduce la degradarea bunurilor
respective, se pot inventaria pe baz de calcule tehnice.
n listele de inventariere a materialelor prevzute la alineatele precedente se menioneaz modul n care s-a
fcut inventarierea, precum i datele tehnice care au stat la baza calculelor respective.
Bunurile din domeniul public al statului i al unitilor administrativ-teritoriale, date n administrare,
concesionate sau nchiriate instituiilor publice, societilor/companiilor naionale i regiilor autonome potrivit
legii, se inventariaz i se nscriu n listele de inventariere distincte n cadrul acestor uniti.

Bunurile aflate asupra angajailor la data inventarierii (echipament, cazarmament, scule, unelte etc.) se
inventariaz i se trec n liste de inventariere distincte, specificndu-se persoanele care rspund de pstrarea lor.
n cadrul evidenierii acestora pe formaii i locuri de munc, bunurile vor fi centralizate i comparate cu datele
din evidena tehnico-operativ, precum i cu cele din evidena contabil.
Bunurile cu un grad mare de perisabilitate se inventariaz cu prioritate, fr a se stnjeni
consumul/comercializarea imediat a acestora.
Bunurile existente n entitate i aparinnd altor entiti (nchiriate, n leasing, n concesiune, n
administrare, n custodie, primite n vederea vnzrii n regim de consignaie, spre prelucrare etc.) se
inventariaz i se nscriu n liste de inventariere distincte.
Pentru bunurile depreciate, inutilizabile sau deteriorate, fr micare ori greu vandabile, comenzi n curs,
abandonate sau sistate, precum i pentru creanele i obligaiile incerte ori n litigiu se ntocmesc liste de
inventariere distincte sau situaii analitice separate, dup caz. Determinarea stocurilor faptice se face astfel
nct s se evite omiterea ori inventarierea de dou sau de mai multe ori a acelorai bunuri.
Inventarierea se efectueaz, de asemenea, pentru lucrrile i serviciile n curs de execuie sau neterminate.
Materiile prime, materialele, piesele de schimb, semifabricatele etc., aflate n seciile de producie i
nesupuse prelucrrii, nu se consider produse n curs de execuie. Acestea se inventariaz separat i se repun n
conturile din care provin, diminundu-se cheltuielile, iar dup terminarea inventarierii acestora se evideniaz n
conturile iniiale de cheltuieli. Inventarierea produselor, lucrrilor i serviciilor n curs de execuie din
cadrul seciilor auxiliare se face prin stabilirea stadiului de executare a acestora.
La entitile care au activitate de construcii-montaj, pe baza constatrii la faa locului, se includ n liste de
inventariere distincte, pe categorii de lucrri i pri de elemente de construcii la care n-a fost executat ntregul
volum de lucrri prevzute n devize, respectiv lucrri executate (terminate), dar nerecepionate de ctre
beneficiar, denumirea obiectului i valoarea determinat potrivit stadiului de execuie, potrivit valorii din
documentaia existent (devize), precum i n funcie de volumul lucrrilor realizate la data inventarierii.
Inventarierea lucrrilor de modernizare nefinalizate sau de reparaii ale cldirilor, instalaiilor, mainilor,
utilajelor, mijloacelor de transport i ale altor bunuri se face prin verificarea la faa locului a stadiului fizic al
lucrrilor. Astfel de lucrri se consemneaz ntr-o list de inventariere distinct, n care se indic denumirea
obiectului supus modernizrii sau reparaiei i valoarea determinat potrivit costului de deviz i celui efectiv al
lucrrilor executate.
Creanele i obligaiile fa de teri sunt supuse verificrii i confirmrii pe baza extraselor soldurilor
debitoare i creditoare ale conturilor de creane i datorii care dein ponderea valoric n totalul soldurilor
acestor conturi, potrivit "Extrasului de cont" (cod 14-6-3) sau punctajelor reciproce scrise. Nerespectarea acestei
proceduri, precum i refuzul de confirmare constituie abateri de la prezentele norme i se sancioneaz potrivit
legii. n situaia entitilor care efectueaz decontarea creanelor i obligaiilor pe baz de deconturi interne sau
deconturi externe periodice confirmate de ctre parteneri, aceste documente pot ine locul extraselor de cont
confirmate.
Disponibilitile bneti, cecurile, cambiile, biletele la ordin, scrisorile de garanie, acreditivele, ipotecile,
precum i alte valori aflate n casieria entitilor se inventariaz n conformitate cu prevederile legale.
Disponibilitile aflate n conturi la bnci sau la unitile Trezoreriei Statului se inventariaz prin confruntarea
soldurilor din extrasele de cont emise de acestea cu cele din contabilitatea entitii. n acest scop, extrasele de
cont din ziua de 31 decembrie sau din ultima zi bancar, puse la dispoziie de instituiile de credit i unitile
Trezoreriei Statului, vor purta tampila oficial a acestora.
Inventarierea titlurilor pe termen scurt i lung se efectueaz pe baza documentelor care atest deinerea
acestora (registrul acionarilor, documente care au stat la baza achiziiei sau primirii cu titlu gratuit) cu
respectarea legislaiei n vigoare.
nscrierea n listele de inventariere a mrcilor potale, a timbrelor fiscale, a tichetelor de cltorie, a
tichetelor de mas, a tichetelor cadou, a tichetelor de cre, a tichetelor de vacan, a bonurilor cantiti fixe, a
biletelor de spectacole, de intrare n muzee, expoziii i altele asemenea se face la valoarea lor nominal, cu
excepia timbrelor cu valoare filatelic. Pentru bunurile de aceast natur, constatate fr utilitate (expirate,
deteriorate), se ntocmesc liste de inventariere distincte. Inventarierea timbrelor filatelice se efectueaz potrivit
procedurii elaborate n acest scop de ctre administratorii entitilor care le au n eviden.

Pentru toate celelalte elemente de natura activelor, datoriilor i capitalurilor proprii, cu ocazia inventarierii,
se verific realitatea soldurilor conturilor respective, iar pentru cele aflate la teri se fac cereri de confirmare,
care se vor ataa la listele respective dup primirea confirmrii.
Rezultatele inventarierii
Rezultatele inventarierii se stabilesc prin compararea datelor constatate faptic i nscrise n listele de
inventariere cu cele din evidena tehnico-operativ (fiele de magazie) i din contabilitate. nainte de stabilirea
rezultatelor inventarierii se procedeaz la o analiz a tuturor stocurilor nscrise n fiele de magazie i a
soldurilor din contabilitate pentru bunurile inventariate. Erorile descoperite cu aceast ocazie trebuie corectate
operativ, dup care se procedeaz la stabilirea rezultatelor inventarierii prin confruntarea cantitilor consemnate
n listele de inventariere cu evidena tehnico-operativ pentru fiecare poziie.
Evaluarea, cu ocazia inventarierii, a elementelor de natura activelor, datoriilor i capitalurilor proprii se face
potrivit prevederilor reglementrilor contabile aplicabile, precum i ale normelor ordinului nr.2861/2009.
Evaluarea se va efectua cu respectarea principiului permanenei metodelor, potrivit cruia modelele i regulile
de evaluare trebuie meninute, asigurnd comparabilitatea n timp a informaiilor contabile.
La stabilirea valorii de inventar a bunurilor se aplic principiul prudenei, potrivit cruia se ine seama de
toate ajustrile de valoare datorate deprecierilor sau pierderilor de valoare. n cazul n care se constat c
valoarea de inventar este mai mare dect valoarea cu care acesta este evideniat n contabilitate, n listele de
inventariere se nscriu valorile din contabilitate. n cazul n care valoarea de inventar a bunurilor este mai mic
dect valoarea din contabilitate, n listele de inventariere se nscrie valoarea de inventar.
Pentru elementele de natura activelor la care s-au constatat deprecieri, pe baza listelor de inventariere ntocmite
distinct comisia de inventariere face propuneri de ajustri pentru depreciere sau ajustri pentru pierdere de
valoare, dup caz, ori de nregistrare a unor amortizri suplimentare (pentru deprecierile ireversibile ale
imobilizrilor amortizabile), acolo unde este cazul, artnd totodat cauzele care au determinat aceste
deprecieri.
Pentru toate plusurile, lipsurile i deprecierile constatate la bunuri, precum i pentru pagubele
determinate de expirarea termenelor de prescripie a creanelor sau din alte cauze, comisia de inventariere
solicit explicaii scrise de la persoanele care au rspunderea gestionrii bunurilor, respectiv a urmririi
decontrii creanelor. Pe baza explicaiilor primite i a documentelor analizate, comisia de inventariere stabilete
natura lipsurilor, pierderilor, pagubelor i deprecierilor constatate, precum i natura plusurilor, propunnd, n
conformitate cu dispoziiile legale, modul de regularizare a diferenelor dintre datele din contabilitate i cele
faptice, rezultate n urma inventarierii.
n situaia constatrii unor plusuri n gestiune, bunurile respective se evalueaz potrivit reglementrilor
contabile aplicabile.
n cazul constatrii unor lipsuri imputabile n gestiune, administratorii trebuie s imput persoanelor vinovate
bunurile lips la valoarea lor de nlocuire. Prin valoare de nlocuire, n sensul prezentelor norme, se nelege
costul de achiziie al unui bun cu caracteristici i grad de uzur similare celui lips n gestiune la data constatrii
pagubei, care cuprinde preul de cumprare practicat pe pia, la care se adaug taxele nerecuperabile, inclusiv
TVA, cheltuielile de transport, aprovizionare i alte cheltuieli, accesorii necesare pentru punerea n stare de
utilitate sau pentru intrarea n gestiune a bunului respectiv. n cazul bunurilor constatate lips, ce urmeaz a fi
imputate, care nu pot fi cumprate de pe pia, valoarea de imputare se stabilete de ctre o comisie format din
specialiti n domeniul respectiv. La stabilirea valorii debitului, n cazurile n care lipsurile n gestiune nu sunt
considerate infraciuni, se are n vedere posibilitatea compensrii lipsurilor cu eventualele plusuri constatate,
dac sunt ndeplinite urmtoarele condiii:
s existe riscul de confuzie ntre sorturile aceluiai bun material, din cauza asemnrii n ceea ce privete
aspectul exterior: culoare, desen, model, dimensiuni, ambalaj sau alte elemente;
diferenele constatate n plus sau n minus s se refere la aceeai perioad de gestiune i la aceeai
gestiune.
Nu se admite compensarea n cazurile n care s-a fcut dovada c lipsurile constatate la inventariere provin
din sustragerea sau din degradarea bunurilor respective datorat vinoviei persoanelor care rspund de
gestionarea acestor bunuri.

Listele cu sorturile de produse, mrfuri, ambalaje i alte valori materiale care ntrunesc condiiile de
compensare datorit riscului de confuzie se aprob anual de ctre administratori, ordonatorii de credite
sau persoana care are obligaia gestionrii i servesc pentru uz intern n cadrul entitilor respective.
Compensarea se face pentru cantiti egale ntre plusurile i lipsurile constatate. n cazul n care cantitile
sorturilor supuse compensrii, la care s-au constatat plusuri, sunt mai mari dect cantitile sorturilor admise la
compensare, la care s-au constatat lipsuri, se va proceda la stabilirea egalitii cantitative prin eliminarea din
calcul a diferenei n plus. Aceast eliminare se face ncepnd cu sorturile care au preurile unitare cele mai
sczute, n ordine cresctoare. n cazul n care cantitile sorturilor supuse compensrii, la care s-au constatat
lipsuri, sunt mai mari dect cantitile sorturilor admise la compensare, la care s-au constatat plusuri, se va
proceda, de asemenea, la stabilirea egalitii cantitative prin eliminarea din calcul a cantitii care depete
totalul cantitativ al plusurilor. Eliminarea se face ncepnd cu sorturile care au preurile unitare cele mai sczute,
n ordine cresctoare.
Pentru bunurile la care sunt acceptate sczminte, n cazul compensrii lipsurilor cu plusurile stabilite la
inventariere, sczmintele se calculeaz numai n situaia n care cantitile lips sunt mai mari dect cantitile
constatate n plus. n aceast situaie, cotele de sczminte se aplic n primul rnd la bunurile la care s-au
constatat lipsurile. Dac n urma aplicrii sczmintelor respective mai rmn diferene cantitative n minus,
cotele de sczminte se pot aplica i asupra celorlalte bunuri admise n compensare, la care s-au constatat
plusuri sau la care nu au rezultat diferene. Diferena stabilit n minus n urma compensrii i aplicrii tuturor
cotelor de sczminte, reprezentnd prejudiciu pentru entitate, se recupereaz de la persoanele vinovate, n
conformitate cu dispoziiile legale. Normele privind limitele admisibile la perisabilitate sau cele stabilite
intern nu se aplic anticipat, ci numai dup constatarea existenei efective a lipsurilor i numai n limita
acestora. De asemenea, limitele de perisabilitate nu se aplic automat, acestea fiind considerate limite maxime.
Pentru pagubele constatate n gestiune rspund persoanele vinovate de producerea lor. Imputarea acestora se
face la valoarea de nlocuire.

Pentru inregistrarea contabila a lipsei la inventar de active corporale, avem:


- Inregistrarea lipsei activului corporal:
% = 211/212/213
281 "Imobilizari corporale"
"Amortizari imobilizari corporale"
6583
635 = 4427
Plus de inventar mijloace fixe:
211/212/213 = 134
"Imobilizari corporale" "Plusuri de inventar de natura imobilizarilor"
Iar la calculul amortizarii mijlocului fix
6811 = 281
"Cheltuieli cu amortizarea" "Amortizare imobilizari corporale"
La inventariere se constata lipsa unui copiator, cu valoare contabila de 2.200 lei. Amortizarea cumulata la data
inventarierii este de 1.000 lei.
Daca lipsa copiatorului nu poate fi imputata, acesta se scade din gestiune:
% = 2132 2.200 lei
2813 "Echipamente tehnologice" 1.000 lei
"Amortizarea instalatiilor"
6583 1.200 lei
"Cheltuieli privind activele cedate
si alte operatii de capital"
Daca lipsa copiatorului este imputata gestionarului, valoarea
de inlocuire este de 1.200 lei, prin scaderea din gestiune
se va inregistra si operatia de imputare a minusului:
4282 = % 1.488 lei
"Alte creante in legatura cu personalul" 7588 1.200 lei
"Alte venituri din exploatare"
4427 288 lei
"TVA colectata"
Daca copiatorul a fost distrus in urma unei calamitati:

% = 2132 2.200 lei


2813 "Echipamente tehnologice" 1.000 lei
"Amortizarea instalatiilor"
671 1.200 lei
"Cheltuieli privind calamitatile si alte
evenimente extraordinare"
Inregistrarea contabila a lipsurilor/plusurilor in gestiune pentru stocuri
3XX = 711
"Stocuri" "Variatia stocurilor"
Pentru marfuri si alte stocuri cumparate:
3XX = 758
"Stocuri" "Alte venituri din exploatare"
Sau (stornare):
6XX = 3XX
"Cheltuieli privind stocurile" "Stocuri"

Pentru produsele si productia in curs de executie:


711 = 3XX
"Variatia stocurilor" "Conturi de stocuri"
Pentru marfuri si alte stocuri cumparate:
6XX = 3XX
"Cheltuieli privind stocurile" "Stocuri"
In cazul in care minusul se datoreaza unor calamitati naturale, pe debit se va folosi contul 671 "Cheltuieli privind
calamitatile si alte evenimente extraordinare", iar pentru minusurile neimputabile si pentru cele constatate peste
normele legale imputabile se datoreaza TVA, cu inregistrarea:
635 = 4427
"Cheltuieli cu alte impozite, "TVA colectata"
taxe si varsaminte asimilate"