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Manual de Powerpoint

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MANUAL DE POWERPOINT

Microsoft PowerPoint

Introducción
PowerPoint es un programa que te permite crear atractivas transparencias, cuadros, láminas, impresiones y, coloridas y animadas Presentaciones formadas por Diapositivas. Mismas que puedes animar por medio de agregar diversos efectos en el texto, imágenes, gráficas, transición de diapositivas, etc. Antes de empezar a trabajar con PowerPoint, necesitamos familiarizarnos con su ventana y comprender la teoría y el proceso mediante el cual PowerPoint crea una presentación, así como sus elementos.

Componentes de una presentación
Además de diapositivas, puedes crear un esquema, las notas para el orador y documentos para los participantes, éstos son los componentes principales de una presentación. Crear cada uno de estos componentes sin las herramientas adecuadas tomaría muchísimo tiempo. Pero PowerPoint te facilita crearlos de manera automática. Puedes utilizar un solo componente o cualquier combinación de los cuatro, dependiendo de tus necesidades. Presentación Conjunto de diapositivas, que nos sirven para transmitir un mensaje (noticias, resultados, avisos, proyectos, recomendaciones, planes, objetivos, ideas, programas, motivación, etc.). Diapositiva Lámina con diversos elementos como texto, imágenes, sonido, gráficas, etc., puede tener variados estilos y diseños. Esquema Las páginas de un esquema se ven como un esquema normal, con los títulos principales alineados en el margen izquierdo y los títulos de niveles inferiores sangrados. Notas del orador Las páginas de notas contienen una versión reducida de las diapositivas en la parte superior de la página, con un espacio en la parte inferior para las notas del orador. Documentos para los participantes Los documentos para los participantes pueden contener una, dos, tres, cuatro, seis y hasta nueve diapositivas por página impresa. Patrón Un patrón es un elemento de la diapositiva que almacena información de la diapositiva como estilo de fuente, ubicación de los elementos, el diseño del fondo, estilos de viñetas, _________________________________________________________________________ 09 de marzo de 2010 2 de 32

Microsoft PowerPoint colores, etc. Para cada presentación que se crea, PowerPoint produce un conjunto de patrones: un patrón de diapositivas, un patrón del esquema, un patrón de notas para el orador y documentos.

Plantilla Una plantilla es un archivo de presentación guardado que contiene formato de texto, color, y elementos gráficos predefinidos. Objeto Las diapositivas de PowerPoint consisten en objetos, que son los elementos clave de en cualquiera de ellas. Cuando se agrega un texto, una gráfica, un organigrama, una imagen, una tabla, o cualquier elemento insertado, éste se convierte en un objeto. Diseño Arreglo de objetos en una diapositiva, contiene marcadores de posición para diferentes tipos de objetos, tales como texto, imágenes prediseñadas, gráficas, organigramas, etc., los marcadores de posición aparecen como líneas tenues punteadas en la diapositiva y contiene un texto que las identifica.

Inicio de PowerPoint
Para empezar a trabajar con Microsoft PowerPoint: Haz clic en el botón Inicio. Señala Programas. Haz clic en Microsoft PowerPoint. Para colocar un icono de PowerPoint en el Escritorio: 1. Haz clic con el botón derecho del ratón en el Escritorio. 2. Señala Nuevo. 3. Haz clic en Presentación de Microsoft PowerPoint. Para salir de PowerPoint hay que hacer un clic en el botón Cerrar de la ventana o dar un clic en Archivo, Salir, también podemos usar la combinación de teclas ALT + F4. Al principio PowerPoint nos ofrece las siguientes opciones para iniciar nuestro trabajo: Abrir una presentación existente. Iniciar una presentación nueva: Iniciar una presentación en blanco. Iniciar una presentación de plantilla de diseño. Iniciar una presentación con el Asistente. _________________________________________________________________________ 09 de marzo de 2010 3 de 32

Microsoft PowerPoint Iniciar una presentación nueva a partir de una presentación existente. Iniciar una presentación nueva a partir de una plantilla: Plantillas generales. Plantillas de mis sitios Web. Plantillas de Microsoft.com. Sólo hay que hacer un clic en la opción de nuestra preferencia.

Ventana de PowerPoint
Una vez que hayamos seleccionado la manera deseada de trabajar aparece la ventana para trabajar en PowerPoint. La ventana de PowerPoint está formada básicamente por: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Barra de título Barra de menús Barra de herramientas Estándar Barra de herramientas Formato Una diapositiva de título en blanco Barra de Vistas Barra de Estado

La ventana de PowerPoint tiene las siguientes vistas disponibles: Vista Normal: Permite trabajar con una diapositiva a la vez y organizar la estructura de todas las diapositivas de la presentación. Vista Clasificador de diapositivas: Muestra versiones en miniatura de todas las diapositivas de la presentación, incluyendo en ellas el texto y los gráficos. Permite ordenar las diapositivas, agregar transiciones y efectos de animación, así como establecer los intervalos de las presentaciones con dispositivas electrónicas. Presentación con diapositivas: Ejecuta la presentación comenzando por la diapositiva actual si está en la vista Diapositiva, o por la diapositiva seleccionada si se encuentra en la vista Clasificador de diapositivas. Página de notas: Muestra la página de notas de la diapositiva seleccionada, en la que se pueden crear las notas del orador de la diapositiva. Otros elementos de PowerPoint que podemos ver con el menú Ver Normal (Ver/Normal) Clasificador de diapositivas (Ver/Clasificador de diapositivas) Presentación con diapositivas (Ver/Presentación con diapositivas) _________________________________________________________________________ 09 de marzo de 2010 4 de 32

Microsoft PowerPoint Página de notas (Ver/Página de notas) Patrón (Ver/Patrón) Color o escala de grises (Ver/Color o escala de grises) Panel de tareas (Ver/Panel de tareas) Barras de herramientas (Ver/Barras de herramientas) Regla (Ver/Regla) Cuadrícula y guías (Ver/Cuadricula y guías) Encabezado y pie de página (Ver/Encabezado y pie de página) Marcas (Ver/Marcas) Zoom (Ver/Zoom) Ayuda de PowerPoint.Podemos obtener ayuda del asistente de Office de diversas maneras: 1. Haciendo en clic en ?, Ayuda de Microsoft PowerPoint o presionando F1. 2. También podemos usar la opción ?, Mostrar el ayudante de Office y nos mostrará el asistente de Office. 3. Para ocultar el ayudante de Office hacemos un clic en ?, Ocultar el ayudante de Office, o hacemos un clic con el botón derecho del ratón sobre el asistente y clic en la opción Ocultar. 4. Hay más ayuda de PowerPoint usando la opción ¿Qué es esto?, que podemos accesar yendo a ?/, ¿Qué es esto? u oprimiendo MAYUS + F1.

Trabajando con PowerPoint
Para empezar a trabajar con PowerPoint hay que seleccionar una primera diapositiva, esta diapositiva inicial por lo general es la que mostrará el título de toda la presentación. Hay disponibles varios diseños de diapositivas y son los siguientes: 1. Diseños de texto Diapositiva de título Diapositiva sólo de título Diapositiva de título y texto Diapositiva de título y texto a dos columnas 2. Diseño de objetos a) Diapositiva en blanco b) Diapositiva con contenido c) Diapositiva con título y objetos d) Diapositiva con título y dos objetos e) Diapositiva con título, un objeto y dos objetos f) Diapositiva con título, dos objetos y un objeto g) Diapositiva con título y cuatro objetos _________________________________________________________________________ 09 de marzo de 2010 5 de 32

Microsoft PowerPoint 3. Diseño de objetos y texto Diapositiva con título, texto y objetos Diapositiva con título, objetos y texto Diapositiva con título, texto y dos objetos Diapositiva con título, dos objetos y texto Diapositiva con título y texto encima de los objetos Diapositiva con título y objetos encima del texto Diapositiva con título y dos objetos encima del texto

4. Otros diseños a) Diapositiva con título, texto e imágenes prediseñadas b) Diapositiva con título, imágenes prediseñadas y texto c) Diapositiva con título, texto y gráfica d) Diapositiva con título, gráfica y texto e) Diapositiva con título, texto y clip multimedia f) Diapositiva con título, clip multimedia y texto g) Diapositiva con título y tabla h) Diapositiva con título y diagrama u organigrama i) Diapositiva con título y gráfica De manera predeterminada la diapositiva inicial tiene el diseño de título, podemos cambiar el diseño de la diapositiva yendo a Formato, Diseño de la diapositiva.

Trabajando con archivos.a) Para crear un archivo nuevo hay que ir a Archivo, Nuevo o usar CTRL + U. b) Para guardar un archivo la primera vez hay que ir a Archivo, Guardar como, o usar F12 o BLOQ MAYUS + F12. c) Para guardar un archivo como página Web hay que ir a Archivo, Guardar como página Web. d) Para guardar un archivo con contraseña hay que ir a Archivo, Guardar como, Herramientas, Opciones de seguridad, Seguridad y Contraseña de apertura). e) Otra opción para guardar un archivo con contraseña es ir a Herramientas, Opciones, Seguridad y Contraseña de apertura. f) Para guardar un archivo hay que ir a Archivo, Guardar o usar CTRL + G. g) Para cerrar un archivo hay que ir a Archivo, Cerrar o usar CTRL + W o CTRL + F4. h) Para abrir un archivo hay que ir a Archivo, Abrir o usar CTRL + A o CTRL + F12. _________________________________________________________________________ 09 de marzo de 2010 6 de 32

Microsoft PowerPoint i) Para abrir archivos abiertos recientemente hay que hacer un clic en el archivo que desees en la parte inferior del menú Archivo. j) Para cambiar el nombre de un archivo hay que ir a Archivo, Abrir hacer un clic derecho en el archivo deseado y clic en Cambiar nombre, teclear nuevo nombre y oprimir Enter. k) Para ver las propiedades de archivo hay que ir a Archivo, Propiedades. l) Para ver las opciones de archivo hay que ir a Herramientas, Opciones. m) Para ver más de un archivo al mismo tiempo abre los libros que quieres ver y hay que ir a Ventana, Organizar.

Trabajando con presentaciones
Cómo crear una presentación nueva PowerPoint ofrece diversas maneras de crear una presentación nueva, pero la manera más rápida y sencilla es utilizando el Asistente para autocontenido, el cual hace preguntas sobre la presentación y después crea la presentación nueva, que se puede modificar según sea necesario.

Para iniciar una presentación con el Asistente, hay que hacer un clic en Nueva presentación, Nuevo, Del Asistente para autocontenido. Solamente hay que seguir los pasos y recomendaciones que nos sugiere, haciendo un clic en Siguiente cada vez que hayamos hecho nuestra selección. Cómo moverse por una presentación Cuando una presentación contiene más de una diapositiva, se puede mostrar la muy fácilmente la diapositiva que se desee. La barra de Estado muestra el número de la diapositiva actual. Para moverse de una diapositiva a otra en la vista Diapositivas o Esquema sólo hay que seleccionar la diapositiva deseada, usar las teclas RePág, AvPág o usar la barra de desplazamiento vertical. Cuando una presentación contiene una gran cantidad de diapositivas y requiere hacer grandes saltos, por ejemplo, ir de la diapositiva 3 a la 25. Para moverse con rapidez a una dispositiva específica, arrastre la casilla de desplazamiento de la barra vertical. Conforme arrastra la casilla hacia arriba o hacia abajo, PowerPoint muestra el número de la dispositiva cerca de la barra. Cuando aparezca el número de la diapositiva que desea observar, suelte el botón del ratón y PowerPoint se moverá directamente a la diapositiva que se especificó. Cómo agregar, insertar y eliminar diapositivas Después de crear una presentación se puede agregar, insertar o eliminar diapositivas cuando sea necesario. _________________________________________________________________________ 09 de marzo de 2010 7 de 32

Microsoft PowerPoint Para agregar una diapositiva después de la última, muestra la última y haz clic en Insertar, Nueva diapositiva u oprime CTRL + I. Para insertar una diapositiva entre dos existentes, muestra la anterior y haz clic en Insertar, Nueva dispositiva u oprime CTRL + I. Para eliminar una diapositiva, muestra la diapositiva y haz clic en Edición, Eliminar diapositiva

Trabajando con texto
Una de las características de PowerPoint es que permite que el texto transmita su mensaje de muy diversas maneras, tanto atractivas a la vista como efectivas, a continuación aprenderemos: Cómo insertar texto Para insertar texto, hay que hacer un clic en el marcador de posición deseado. Cómo corregir texto Para corregir texto escrito incorrectamente (subrayado con rojo) podemos entre otras cosas ir a Herramientas, Ortografía. También podemos oprimir F7. Hacer doble clic en el diccionario mostrado abajo a la derecha de la pantalla o hacer un clic derecho sobre la palabra incorrecta. Cómo deshacer escritura de texto Para deshacer la escritura de texto, hay que ir a Edición, Deshacer ortografía u oprimir CTRL + Z. Cómo buscar texto 1. Para buscar texto, hay que ir a Edición, Buscar u oprimir CTRL + B. Cómo reemplazar texto 1. Para reemplazar texto, hay que ir a Edición, Reemplazar u oprimir CTRL + L. Cómo seleccionar texto 1. Para seleccionar texto: Una palabra, doble clic sobre ella Una oración, CTRL + CLIC Un párrafo, triple clic en él Un renglón, clic y arrastre el ratón Cómo eliminar texto 1. Para eliminar texto, hay que seleccionarlo y oprimir Supr. _________________________________________________________________________ 09 de marzo de 2010 8 de 32

Microsoft PowerPoint Cómo formatear el texto 1. Para formatear el texto, hay que seleccionarlo e ir a Formato, Fuente, donde hallaremos diferentes tipos de fuente, estilo, tamaño, efectos y color. Cómo cambiar mayúsculas y minúsculas de texto 1. Para cambiar mayúsculas y minúsculas de texto, hay que seleccionarlo e ir a Formato, Cambiar mayúsculas y minúsculas. Cómo alinear texto 1. Para alinear texto, hay que seleccionarlo: Izquierda: Formato, Alineación, Alinear a la izquierda o CTRL + Q. Centro: Formato, Alineación, Centrar o CTRL + T. Derecha: Formato, Alineación, Alinear a la derecha o CTRL + D. Justificar: Formato, Alineación, Justificar. Cómo copiar texto Para copiar texto, hay que seleccionarlo e ir a Edición, Copiar. Hacer clic en la posición deseada y clic en Edición, Pegar. Cómo mover texto Para mover texto, hay que seleccionarlo e ir a Edición, Cortar. Hacer clic en la posición deseada y clic en Edición, Pegar.

Cómo mover texto y el marcador de posición Para mover texto y el marcador de posición, hay que mover el apuntador del ratón a un borde del marcador de posición y cuando cambie de forma a una cruz con puntas de flecha, arrastrar el marcador de posición que contiene el texto a la posición deseada.

Trabajando con efectos de animación
Además del formato que apliquemos al texto según nuestras necesidades, también podemos animarlo o darle efectos muy diversos para transmitir de una manera vistosa y agradable el mensaje a comunicar. Ahora aprendamos: Cómo aplicar efectos de animación 1. Para aplicar efecto al texto, hay que seleccionarlo e ir a Presentación, Efectos de animación, hay varios tipos de efectos de animación que podemos aplicar, como: a) Sutil b) Moderado c) Llamativo _________________________________________________________________________ 09 de marzo de 2010 9 de 32

Microsoft PowerPoint Cómo personalizar la animación 1. Para personalizar la animación del texto, hay que seleccionarlo e ir a Presentación, Personalizar animación, Agregar efecto. Donde hallamos las siguientes opciones: a) Entrada b) Énfasis c) Salir d) Trayectoria de desplazamiento Nota: Cada una de las opciones contiene varias opciones alternativas. Cómo mejorar una animación 1. Para realizar este proceso, primero debe haberse aplicado una animación al texto, siga los siguientes pasos: a) Selecciona el texto al que deseas agregar un efecto adicional b) En el menú Presentación haz clic en Personalizar animación c) Clic en la flecha del elemento seleccionado y clic en Opciones de efectos d) En la opción Efecto, Mejoras, haz clic en Después de la animación y haz tu selección

Trabajando con fondos
Otra manera de captar la atención de tus espectadores y presentarles el mensaje de una manera alegre y espectacular es mediante insertar en las diapositivas un fondo colorido y agradable a la vista, veamos: Cómo insertar un fondo (diapositiva) 1. Para insertar un fondo, hay que ir a Formato, Fondo. Este se puede aplicar a una o a todas las diapositivas de la presentación Cómo insertar un fondo (marcador de posición) 1. Para insertar un fondo, hay que seleccionar el marcador de posición, ir a Formato, Marcador de posición, Colores y líneas. Y elegir la opción deseada en Relleno. Cómo insertar un fondo (estilo) Para insertar un fondo/estilo, hay que ir a Formato, Estilo de la diapositiva, y elegir el que más te guste.

Trabajando con objetos

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Microsoft PowerPoint Los objetos son los bloques de construcción de las diapositivas. Contienen, sobre todo, texto, gráficos o dibujos, aunque también pueden contener otros elementos, como tablas, hojas de cálculo u organigramas. Una de las maneras más sencillas y efectivas de mejorar una diapositiva es agregándole un objeto dibujado. Puedes dibujar formas comunes, tales como elipses y rectángulos. También puedes dibujar formas menos convencionales, tales como estrellas, flechas y cubos. También es posible dibujar líneas y arcos con las herramientas de dibujo de PowerPoint. La forma de un objeto o forma, está definida como un objeto cerrado (tal como un círculo, una elipse, un cuadrado o un rectángulo) que se dibuja con las herramientas de PowerPoint. Para activar la barra de herramientas Dibujo, haz un clic en Ver. Barras de herramientas, Dibujo y se colocará en la parte inferior de la pantalla. Cómo dibujar una forma cualquiera 1. En la barra de herramientas Dibujo Haz clic en la herramienta rectángulo o elipse Mueve el apuntador del ratón a la posición donde deseas dibujar el objeto Haz clic y arrastra el ratón en cualquier dirección. Conforme se mueva el ratón, aparecerá el contorno del dibujo. Cuando el dibujo tenga el tamaño y la forma deseados, suelta el botón del ratón. El objeto quedará seleccionado automáticamente. Cómo dibujar una forma automática En la barra de herramientas Dibujo Haz clic en la herramienta Autoformas Selecciona la opción de tu preferencia Haz clic en la forma que desees Mueve el apuntador del ratón a la posición donde deseas dibujar el objeto Haz clic y arrastra el ratón en cualquier dirección. Conforme se mueva el ratón, aparecerá el contorno del dibujo. Cuando el dibujo tenga el tamaño y la forma deseados, suelta el botón del ratón. El objeto quedará seleccionado automáticamente.

Cómo dibujar una forma perfecta En la barra de herramientas Dibujo Haz clic en la herramienta que desees usar b) Mueve el apuntador del ratón a la posición donde deseas dibujar el objeto c) Presiona y mantén oprimida la tecla MAYUS _________________________________________________________________________ 09 de marzo de 2010 11 de 32

Microsoft PowerPoint d) Haz clic y arrastra el ratón en cualquier dirección. Conforme se mueva el ratón, aparecerá el contorno del dibujo. e) Cuando el dibujo tenga el tamaño y la forma deseados, suelta el botón del ratón. El objeto quedará seleccionado automáticamente. Cómo dibujar del centro hacia afuera En la barra de herramientas Dibujo Haz clic en la herramienta que desees usar Mueve el apuntador del ratón a la posición donde deseas dibujar el objeto Presiona y mantén oprimida la tecla CTRL Haz clic y arrastra el ratón en cualquier dirección. Conforme se mueva el ratón, aparecerá el contorno del dibujo. Cuando el dibujo tenga el tamaño y la forma deseados, suelta el botón del ratón. El objeto quedará seleccionado automáticamente Cómo cambiar una forma por otra 1. Selecciona la forma a cambiar y en la barra de herramientas Dibujo Haz clic en la herramienta dibujo a) Haz clic en Cambiar autoforma b) Selecciona la opción que desees c) Haz clic en la forma que más te guste Cómo dibujar líneas y curvas 1. Para dibujar líneas y curvas: a) Haz clic en Autoformas b) Selecciona Líneas c) Mueve el apuntador del ratón a la posición inicial de la línea d) Oprime y mantén oprimido el botón del ratón hasta llegar a la posición final e) Suelta el botón del ratón En el caso de una curva, mueve el ratón al sitio donde se formará la curva, haz un clic y continúa hasta terminar la curva con un doble clic. Cómo seleccionar un objeto Antes de modificar un objeto (color, tamaño, moverlo, copiarlo, eliminarlo, etc.) hay que seleccionarlo, veamos como: a) Para seleccionar un objeto, haz clic sobre él. b) Para seleccionar varios objetos, oprime y mantén oprimida la tecla MAYUS cuando selecciones cada uno de los objetos. Cómo mover un objeto 1. Para mover un objeto, hay que seleccionarlo y arrastrarlo a la posición deseada. _________________________________________________________________________ 09 de marzo de 2010 12 de 32

Microsoft PowerPoint Cómo cambiar el tamaño de un objeto Para cambiar el tamaño de un objeto, selecciónalo y arrástralo de los puntos para cambiar su tamaño en la dirección deseada. Puedes usar CTRL o MAYUS, según convenga. Cómo alinear objetos Ocasionalmente, tal vez desees alinear los objetos en una diapositiva para darle mejor presentación, veamos cómo se hace. 1. Para alinear objetos, selecciónalos a) Haz clic en la herramienta Dibujo b) Selecciona Alinear o distribuir c) Haz clic en la opción que necesites Cómo girar un objeto Girar un objeto es moverlo hasta 360 grados Para girar un objeto, selecciónalo a) Haz clic en la herramienta Dibujo b) Selecciona Girar o voltear c) Haz clic en la opción que desees Cómo voltear un objeto Voltear un objeto es invertirlo (ya sea en forma horizontal o vertical) Para voltear un objeto, selecciónalo d) Haz clic en la herramienta Dibujo e) Selecciona Girar o voltear f) Haz clic en la opción que desees Cómo copiar un objeto 2. Para copiar un objeto, selecciónalo, haz clic con el botón derecho del ratón y haz clic en Copiar, puedes copiarlo a otra diapositiva, presentación o aplicación, haz clic en Edición, Pegar. Cómo apilar objetos 3. Para apilar objetos, simplemente arrastre un objeto sobre otro Cómo ordenar objetos 4. Para ordenar objetos apilados, seleccione un objeto g) Haz clic en la herramienta Dibujo h) Selecciona Ordenar i) Haz clic en la opción que desees Cómo eliminar un objeto _________________________________________________________________________ 09 de marzo de 2010 13 de 32

Microsoft PowerPoint 5. Para eliminar un objeto, selecciónalo, haz clic con el botón derecho del ratón y haz clic en Cortar. Cómo agrupar objetos Agrupar objetos permite tratarlos como uno solo y modificarlos simultáneamente, no importa que estén separados o uno sobre otro • Para agrupar objetos a) Haz clic en la herramienta Seleccionar objetos b) Rodea los objetos a seleccionar c) Modifícalos a tu gusto d) Haz clic en área en blanco para deseleccionarlos

Trabajando con colores y estilos de línea
Todos los objetos que dibuja PowerPoint tienen un color de línea, un estilo de línea y, excepto las líneas, un color de relleno. Puedes seleccionar uno de los estilos de líneas gruesas, líneas dobles, líneas triples, líneas de guiones, punteadas, mixtas o discontinuas. Si el objeto es una línea puedes agregar puntas de flecha a sus extremos. Veamos Cómo seleccionar un color de relleno, un color de línea y un estilo de línea • Para seleccionar un color de relleno Selecciona el objeto Haz clic en Formato, Autoforma Clic en Colores y líneas Selecciona el color de relleno, color, tipo, y estilo de línea

Trabajando con rellenos degradados, textura, trama e imagen
En una presentación de diapositivas, por lo general, los objetos rellenos son más atractivos que los sencillos, ahora veamos Cómo aplicar un relleno degradado • Para aplicar un relleno degradado Selecciona el objeto Haz clic en Formato, Autoforma Clic en Colores y líneas Clic en Relleno, Color, Efectos de relleno Clic en Degradado Selecciona tus Colores, Transparencia y Estilos de sombreado favoritos Cómo aplicar una textura Para aplicar una textura a) Selecciona el objeto _________________________________________________________________________ 09 de marzo de 2010 14 de 32

Microsoft PowerPoint b) Haz clic en Formato, Autoforma c) Clic en Colores y líneas d) Clic en Relleno, Color, Efectos de relleno e) Clic en Textura Selecciona tu Textura preferida

Cómo aplicar una trama Para aplicar una trama a) Selecciona el objeto b) Haz clic en Formato, Autoforma c) Clic en Colores y líneas d) Clic en Relleno, Color, Efectos de relleno e) Clic en Trama Selecciona la Trama, Primer plano y Segundo plano que más te agrade Cómo aplicar una imagen Para aplicar una imagen a) Selecciona el objeto b) Haz clic en Formato, Autoforma c) Clic en Colores y líneas d) Clic en Relleno, Color, Efectos de relleno e) Clic en Imagen Selecciona la Imagen que desees Cómo agregar sombra a un objeto Para aplicar una sombra a) Selecciona el objeto b) Haz clic en la herramienta Estilo de sombra de la Barra de Dibujo c) Selecciona el estilo de sombra que prefieras

Trabajando con inserciones
PowerPoint ofrece varias alternativas de inserción, como: 1. Nueva diapositiva (Insertar/Nueva diapositiva) 2. Duplicar diapositiva (Insertar/Duplicar diapositiva) 3. Número de diapositiva (Insertar/Número de dispositiva) 4. Fecha y hora (Insertar/Fecha y hora) 5. Símbolo (Insertar/Símbolo) 6. Comentario (Insertar/Comentario) 7. Diapositivas de archivo (Insertar/Diapositivas de archivo) 8. Diapositivas del esquema (Insertar/Diapositivas del esquema) 9. Imagen (Insertar/Imagen/Imágenes prediseñadas) _________________________________________________________________________ 09 de marzo de 2010 15 de 32

Microsoft PowerPoint 10. Organigrama (Insertar/Imagen/Organigrama) 11. Autoformas (Insertar/Imagen/Autoformas) 12. Word Art (Insertar/Imagen/Word Art) 13. Diagrama (Insertar/Diagrama) 14. Cuadro de texto (Insertar/Cuadro de texto) 15. Películas y sonidos (Insertar/Películas y sonido) 16. Gráfica (Insertar/Gráfico) 17. Tabla (Insertar/Tabla) 18. Objeto (Insertar/Objeto) 19. Hipervínculo (Insertar/Hipervínculo)

Trabajando con diapositivas
Entre las cosas que PowerPoint permite hacer con las diapositivas se hallan: Abrir (Archivo/Abrir) Acercamiento (Ver/Zoom) Cerrar (Archivo/Cerrar) Clasificador (Ver/Clasificador de diapositivas) Comentario (Insertar/Comentario) Configuración de la acción (Presentación/Configuración de la acción) Configurar página (Archivo/Configurar página) Cuadrícula (Ver/Cuadrícula y guías) Del archivo (Insertar/Diapositivas de archivo) Del esquema (Insertar/Diapositivas del esquema) Diseño (Formato/Diseño de la diapositiva) Duplicar (Edición/Duplicar) Efectos de animación (Presentación/Efectos de animación) Eliminar (Edición/Eliminar diapositiva) Encabezado y pie (Ver/Encabezado y pie de página) Estilo (Formato/Estilo de la diapositiva) Fecha y hora (Insertar/Fecha y hora) Fondo Formato/Fondo) Guardar (Archivo/Guardar) Guardar como (Archivo/Guardar como Guardar como página Web (Archivo/Guardar como página Web) Idioma (Herramientas/Idioma) Imprimir (Archivo/Imprimir) Insertar (Insertar/Nueva diapositiva) Intervalos (Presentación/Ensayar intervalos) Marcas (Ver/Marcas) Mostrar (Presentación/Mostrar diapositiva) Normal (Ver/Normal) Notas (Ver/Página de notas) Nueva (Archivo/Nuevo) _________________________________________________________________________ 09 de marzo de 2010 16 de 32

Microsoft PowerPoint Nueva (Insertar/Nueva) Numerada (Insertar/Número de diapositiva) Ocultar (Presentación/Ocultar diapositiva) Ortografía (Herramientas/Ortografía) Patrón (Ver/Patrón) Personalizar animación (Presentación/Personalizar animación) Regla (Ver/Regla) Seleccionar (Ver/Seleccionar todo) Transición (Presentación/Transición de diapositiva) Vista preliminar (Archivo/Vista preliminar)

Trabajando con presentaciones
Algunas de las opciones que tenemos para trabajar con presentaciones son: 1. Abrir (Archivo/Abrir) 2. Botones de acción (Presentación/Botones de acción) 3. Cerrar (Archivo/Cerrar) 4. Clasificar (Clasificador de diapositivas) 5. Combinar (Herramientas/Comparar y combinar presentaciones) 6. Configuración de la acción (Presentación/Configuración de la acción) 7. Configurar (Presentación/Configurar presentación) 8. Configurar página (Archivo/Configurar página) 9. Difusión en línea (Presentación/Difusión en línea) 10. Efectos de animación (Presentación/Efectos de animación) 11. Ensayar intervalos (Presentación/Ensayar intervalos) 12. Grabar narración (Presentación/Grabar narración) 13. Guardar (Archivo/Guardar) 14. Guardar como (Archivo/Guardar como 15. Guardar como página Web (Archivo/Guardar como página Web) 16. Idioma (Herramientas/Idioma) 17. Imprimir (Archivo/Imprimir) 18. Notas (Herramientas/Notas de la reunión) 19. Nueva (Archivo/Nuevo) 20. Ocultar diapositiva (Presentación/Ocultar diapositiva) 21. Ortografía (Herramientas/Ortografía) 22. Patrón (Ver/Patrón) 23. Personalizar (Presentación/Presentaciones personalizadas) 24. Personalizar animación (Presentación/Personalizar animación) 25. Transición de diapositiva (Presentación/Transición de diapositiva) 26. Ver (Presentación/Ver presentación) 27. Vista preliminar (Archivo/Vista preliminar) _________________________________________________________________________ 09 de marzo de 2010 17 de 32

Microsoft PowerPoint

Trabajando con impresiones
PowerPoint permite imprimir cualquiera de los componentes de una presentación: diapositivas, páginas de notas, documentos y esquema. Cómo imprimir • Para imprimir diapositivas, documentos, páginas de notas o esquema Haz clic en Archivo, Imprimir u oprime CTRL + P En Imprimir, selecciona de: Diapositivas, Documentos, Páginas de notas o Vista esquema Si elegiste Diapositivas, en Intervalo de impresión selecciona cual o cuales diapositivas se imprimirán Si elegiste Documentos, en Documentos selecciona el número de diapositivas por página y el orden de impresión, sea horizontal o vertical Una vez hecha tu selección, elige el número de copias y haz clic en Aceptar

Trabajando con Presentaciones Automáticas
Ocasionalmente hemos presenciado algún tipo de presentaciones en grandes monitores o pantallas que se exhiben en exposiciones, ferias, muestras, etc., estas presentaciones se reproducen continuamente frente a los visitantes de manera automática, ahora veamos Cómo asignar intervalos de transición a las diapositivas • Para asignar intervalo de transición a las diapositivas a) Haz clic en Presentación, Transición de diapositiva b) En Diapositiva avanzada, hacer clic en Automáticamente después de, y asignar el tiempo deseado Cómo grabar los intervalos de transición de diapositivas • Para grabar los intervalos de transición de diapositiva mientras ensayas a) Haz clic en Presentación, Ensayar intervalos b) Se iniciará la presentación en modo de ensayo c) Haz clic en el botón Siguiente cuando lo creas conveniente d) Repite el procedimiento con cada diapositiva e) Cuando llegues al final de la presentación, haz clic en Sí para aceptar los intervalos, o en No para empezar de nuevo Cómo asignar intervalos de transición a los elementos de la diapositiva • Para asignar los intervalos de transición a los elementos de la diapositiva a) Haz clic en Presentación, Personalizar animación b) Selecciona el elemento con animación c) Si no tiene efecto, haz clic en Agregar efecto y selecciona el que te guste d) En Velocidad, selecciona la opción de tu agrado _________________________________________________________________________ 09 de marzo de 2010 18 de 32

Microsoft PowerPoint e) Repite el procedimiento con cada elemento de la diapositiva Cómo reproducir una presentación de manera continua • Para reproducir una presentación de manera continua Haz clic en Presentación, Configurar presentación En Configurar presentación, Opciones de presentación Selecciona Repetir el ciclo hasta presionar ‘Esc’ Haz clic en Aceptar Cómo configurar la acción de un objeto de la diapositiva • Para configurar la acción de un objeto de la diapositiva a) Haz clic en Presentación, Configuración de la acción b) En Configuración de la acción, Clic del mouse c) Acción al hacer clic, selecciona la opción que gustes

Cómo insertar botones de acción en la diapositiva • Para insertar botones de acción en la diapositiva a) Haz clic en Presentación, Botones de acción b) Selecciona el botón que desees y dibújalo en la diapositiva c) En Configuración de la acción, Clic del mouse d) Acción al hacer clic, selecciona la opción que gustes Cómo personalizar una presentación • Para personalizar una presentación a) Haz clic en Presentación, Presentaciones personalizadas b) En Presentaciones personalizadas, haz clic en Nueva c) En Definir presentación personalizada, selecciona las diapositivas de la presentación que quieras exhibir y oprime Agregar Cómo combinar presentaciones • Para combinar presentaciones a) Abre la presentación a la que quieres insertar diapositivas de otras presentaciones. b) Haz clic en Ver, Clasificador de diapositivas , haz clic en el lugar donde se insertará otra diapositiva. c) Haz clic en Insertar, Diapositivas de archivos. d) En el Buscador de diapositivas haz clic en Examinar. _________________________________________________________________________ 09 de marzo de 2010 19 de 32

Microsoft PowerPoint e) En Buscar en: Selecciona la carpeta o unidad de disco en donde se halla la presentación de donde se tomará la diapositiva a insertar. Selecciona la presentación y haz clic en Abrir. f) Haz clic en la diapositiva que quieras y haz clic en Insertar. g) Repite el procedimiento hasta insertar las diapositivas que necesites y finalmente haz clic en Cerrar. Cómo insertar una presentación en otra presentación como un objeto • Para insertar presentación como objeto a) Abre la presentación y muestra la diapositiva en donde se insertará otra presentación como objeto. b) Haz clic en Insertar, Objeto. c) En Insertar objeto haz clic en Crear desde archivo y haz otro clic en Examinar. d) En Buscar en: Selecciona la carpeta o unidad de disco en donde se halla la presentación a insertar. Selecciona la presentación y haz clic en Aceptar. e) En Insertar objeto haz clic en Aceptar. f) Ajusta el tamaño del objeto a tu gusto y colócalo en donde sea más conveniente. Al hacer clic sobre el objeto se activará la presentación.

Cómo insertar una presentación en otra presentación como un icono • Para insertar presentación como icono a) Abre la presentación y muestra la diapositiva en donde se insertará otra presentación como icono. b) Haz clic en Insertar, Objeto. c) En Insertar objeto haz clic en Crear desde archivo y haz otro clic en Examinar. d) En Buscar en: Selecciona la carpeta o unidad de disco en donde se halla la presentación a insertar. Selecciona la presentación y haz clic en Aceptar. e) En Insertar objeto haz clic en Mostrar como icono y haz clic en Aceptar. f) Ajusta el tamaño del icono a tu gusto y colócalo en donde sea más conveniente. Al hacer clic sobre el icono se activará la presentación.

Cómo usar Microsoft Graph
Si has trabajado con programas de hojas de cálculo, tales como Microsoft Excel, sabes que puedes crear representaciones gráficas de los datos que introduces en una hoja de cálculo. Una gráfica es una herramienta efectiva para presentar datos con claridad, y proporciona un impacto visual inmediato. De un vistazo, es más fácil entender una gráfica que tratar de _________________________________________________________________________ 09 de marzo de 2010 20 de 32

Microsoft PowerPoint comprender filas y columnas con números y datos. Dado el alto impacto que proporcionan las gráficas (sobre todo en una presentación), PowerPoint incluye un programa llamado Microsoft Graph, para que crees tus propias gráficas.

Cómo agregar una gráfica a una diapositiva
Para agregar una gráfica a una diapositiva, debes crear una nueva presentación en PowerPoint o abrir una existente. Después de abrir la presentación, muestra la diapositiva en la que deseas insertar la gráfica o agrega una diapositiva nueva a la presentación. La diapositiva debe contener un marcador de posición para gráfica. Para crear una diapositiva que contenga un marcador de posición para gráfica, haz clic en Formato, Diseño de la diapositiva. A continuación haz clic en el diseño de la diapositiva que te haga falta. Puedes agregar una gráfica a una diapositiva, si haces clic en Insertar, Gráfico. O en el botón Insertar gráfico de la barra de herramientas Estándar.

Cómo iniciar Microsoft Graph
Cuando seleccionas uno de los diseños de diapositiva que incluye una gráfica, PowerPoint muestra una diapositiva con un marcador de posición que incluye un icono para gráfica. Un marco punteado define los límites del marcador de posición para gráfica. Dentro del marco está una pequeña imagen de una gráfica de columnas. Iniciar Microsoft Graph es tan fácil como indican las instrucciones en el marcador de posición: sólo haz clic en el icono para gráfica. Después de algunos segundos, aparecerá una gráfica de barras de muestra dentro del marcador de posición para gráfica de la diapositiva. Una hoja de datos aparecerá en una ventana separada. La hoja de datos y la gráfica dependen una de la otra. La gráfica refleja los datos de la hoja de datos; cuando cambian los datos de ésta, Graph actualiza automáticamente la gráfica para reflejar los cambios.

Los menús y la barra de herramientas de Microsoft Graph
Cuando está activo Microsoft Graph, la barra de herramientas Graph sustituye a la barra de herramientas Estándar de PowerPoint. Los menús son idénticos a los de PowerPoint, excepto porque se agregan los menús Datos y Gráfico y se elimina al menú Presentación. Sin embargo, los comandos de cada menú son específicos para las gráficas y no para las diapositivas de PowerPoint. Los botones de la barra de herramientas Estándar de Graph simplifican mucho el trabajo con gráficas.

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Microsoft PowerPoint

Uso de la hoja de datos
Una hoja de datos de Microsoft Graph, formada por filas y columnas, es similar a una hoja de cálculo de Microsoft Excel. Las filas están numeradas del 1 al 3,999 y las columnas se titulan A, B, C, AA, AB, AC y así sucesivamente, hasta la columna EWU. La intersección de una fila y una columna es una celda, en la que introduces texto o un número. Sin embargo, a diferencia de una hoja de cálculo de Excel, una hoja de datos de Microsoft Graph no utiliza fórmulas. Nota: Si la ventana de la hoja de datos te tapa la gráfica, arrástrala a una posición más conveniente. También puedes cambiar su tamaño conforme lo necesites. Debido a que la hoja de datos aparece en su propia ventana, puedes cerrarla en cualquier momento. Por ejemplo, tal vez desees cerrar la ventana de la hoja de datos si los datos son estables y sólo necesites trabajar con la gráfica. Cuando necesites volver a usar la hoja de datos, puedes volverla a abrir. Para cerrar la ventana hoja de datos, selecciona Ver, Hoja de datos o haz clic en el botón Hoja de datos de la barra de herramientas Estándar de Graph. La ventana de la hoja de datos se cerrará. Cuando estés preparado, puedes volver a abrirla mediante el mismo método.

Cómo seleccionar celdas, filas y columnas
Para seleccionar una celda de una hoja de datos, usa las teclas de flechas o haz clic sobre la celda. La celda activa o resaltada se destacará con un borde grueso. Conforme introduces y editas datos en la hoja de datos, es posible que desees trabajar con un grupo de celdas en lugar de sólo con una. Por ejemplo, tal vez desees mover un grupo de celdas a una posición nueva. Para ello, puedes seleccionar un rango de celdas, o bien filas o columnas completas. Un rango de celdas es cualquier grupo rectangular de celdas. Para seleccionar un rango, haz clic en la celda de la esquina superior izquierda del rango y arrastra el ratón a la celda de la esquina inferior derecha del rango. Se resaltará todo el rango. Seleccionar una fila o columna completas es tan fácil como hacer clic en el encabezado de la fila o de la columna. Por ejemplo, para seleccionar todas las celdas de la fila tres, haz clic en el encabezado de dicha fila; para seleccionar todas las celdas de la columna D, haz clic en el encabezado de dicha columna. También puedes seleccionar varias filas o columnas arrastrando el ratón a través de los encabezados de las filas o columnas. Por ejemplo, para seleccionar las filas 1, 2 y 3, haz clic y arrastra el ratón a través de los encabezados de las filas 1, 2 y 3. Se resaltarán todas las celdas de cada fila. También puedes presionar y mantener presionada la tecla Mayúsculas conforme resalta celdas con las teclas de flecha. _________________________________________________________________________ 09 de marzo de 2010 22 de 32

Microsoft PowerPoint Para cancelar cualquier sección, ya sea que hayas seleccionado un rango de celdas o un grupo de filas o columnas, haz clic en cualquier celda.

Cómo introducir datos
Debido a que la hoja de datos siempre contiene datos de muestra cuando inicia Microsoft Graph, siempre deberás sustituir los datos de muestra con los datos propios. Por ejemplo, puedes sustituir Este, Oeste y Norte con Ventas, Servicios y Capacitación. O bien, 1er. Trim, 2do. Trim, 3er. Trim y 4to. Trim con Enero, Febrero, Marzo y Abril. El modo sobrescribir siempre está activo en la hoja de datos, para que cualquier contenido que escribas en una celda sustituya automáticamente el contenido actual. Si es necesario, también puedes agregar más datos a la hoja, llenando filas y columnas en blanco. Para introducir o cambiar datos en la hoja, sigue estos pasos: 1. Selecciona la celda en la que deseas introducir los datos. 2. Escribe los datos nuevos. 3. Para completar el contenido de celda, presiona Enter, o la tecla Tab o cualquiera de las teclas de flecha para moverte a otra celda. Nota: Al oprimir Enter, el cursor se moverá una celda hacia abajo, la tecla Tab lo moverá una celda a la derecha, Mayúsculas + Enter lo moverá una celda hacia arriba y Mayúsculas + Tab lo moverá una celda hacia la izquierda.

Cómo editar el contenido de una celda
Ya aprendiste que para introducir datos nuevos en una hoja de datos, en realidad cambias los datos de muestra que proporciona Microsoft Graph al escribir sobre ellos. Sin embargo, sobrescribir no es la única manera de cambiar datos en una celda. Cuando un contenido contiene un error menor, considera editarlo en lugar de sobrescribirlo. La edición te permite cambiar sólo caracteres seleccionados dentro de una celda. Si una celda contiene un número de parte, por ejemplo, BXN-231-781S y descubres que la B debe ser una C, puedes simplemente corregir el error en lugar de volver a escribir el número completo. Para corregir un error, usa la tecla Retroceso o Supr. Oprimir Retroceso borra caracteres a la izquierda del punto de inserción; la tecla Supr borra caracteres a la derecha del punto de inserción. Sigue estos pasos para editar el contenido de una celda: _________________________________________________________________________ 09 de marzo de 2010 23 de 32

Microsoft PowerPoint Haz doble clic en la celda con el contenido incorrecto. Aparecerá un punto de inserción en la celda. Usa las teclas de flecha a la derecha y a la izquierda para colocar el punto de inserción en la posición deseada. Presiona Retroceso o Supr para corregir cualquier error. Los caracteres que escribas aparecerán a la izquierda del punto de inserción. Para terminar el cambio, presiona Enter o cualquiera de las teclas de flecha para moverte a otra celda.

Cómo insertar y eliminar filas y columnas
Conforme introduces tus propios datos en la hoja de datos, tal vez necesites insertar una fila o columna nuevas, o eliminar una fila o columna existentes. Supón que en tus filas de datos mensuales dejas fuera. Sin advertirlo, el mes de marzo, por lo que deseas introducir una columna entre febrero y abril. O bien, si por accidente introdujiste una serie de datos dos veces, tal desees borrar la fila duplicada. Puedes insertar una sola fila o columna, o varias. Sin embargo, antes de hacer esto debes seleccionar la fila o la columna correctas. Antes de insertar una fila única, elige la fila bajo la cual deseas colocar la nueva. Por ejemplo, para insertar una fila antes de la cuatro, selecciona ésta. Antes de insertar una columna única, selecciona la columna a la derecha del lugar en el que deseas la nueva. Para insertar una columna nueva a la izquierda de la columna D, selecciona ésta. Para insertar una sola fila o columna, selecciona la fila o columna correctas y después elige Insertar, Celdas, o selecciona Insertar del menú contextual. Si seleccionas por error una celda única en lugar de una fila o columna completas, dado que Microsoft Graph no sabe lo que deseas insertar, aparecerá la caja de diálogo Insertar. En éste, selecciona Insertar toda una fila o Insertar toda una columna y después elige Aceptar. Para ahorrar tiempo, Microsoft Graph te facilita la inserción de varias filas o columnas a la vez. Selecciona la cantidad de filas o columnas que deseas insertar y haz clic en Insertar, Celdas. Microsoft Graph insertará automáticamente la cantidad de filas o columnas que seleccionaste. Por ejemplo, si seleccionaste las columnas B, C y D, Graph insertará tres columnas, empezando en la columna B. Para eliminar filas o columnas de la hoja de datos, selecciona las filas o columnas que quieres eliminar y haz clic en Edición, Eliminar o haz clic en Eliminar del menú contextual. Observa que la tecla Supr del teclado no tiene la misma función que el comando Edición, Eliminar. La tecla Supr borra el contenido de las celdas, pero las celdas mismas siguen siendo parte de la hoja de datos. _________________________________________________________________________ 09 de marzo de 2010 24 de 32

Microsoft PowerPoint

Cómo seleccionar un tipo de gráfica.
Cuando inicia Microsoft Graph, se crea una gráfica de columnas tridimensional a partir de los datos de muestra. Sin embargo, una gráfica de columnas no es el único tipo de gráfica que se puede crear en Microsoft Graph. También puedes crear los siguientes tipos de gráficas: Columnas Barras Líneas Circular XY (Dispersión) Áreas Anillos Radial Superficie Burbujas Cotizaciones Cilíndrico Cónico Piramidal

El tipo de gráfica se selecciona en la caja de diálogo Tipo de gráfico. Para mostrarlo haz clic en Gráfico, Tipo de Gráfico o haz clic en Tipo de gráfico del menú contextual. En la caja de diálogo, selecciona la opción que más te agrade de los tipos de gráficas disponibles. Para casi todos los tipos de gráfica, Microsoft Graph ofrece al menos una o dos variaciones o subtipos. Por ejemplo, si seleccionas el tipo de gráfica Áreas, después podrás elegir uno entre varios subtipos de ese estilo. Para cada subtipo que selecciones, podrás ver una vista preliminar. Para seleccionar un tipo de gráfica, sigue estos pasos: Haz clic en Gráfico, Tipo de gráfico o Tipo de gráfico del menú contextual. Aparecerá la caja de diálogo Tipo de gráfico. En la opción Tipos estándar selecciona el tipo de gráfica. En Subtipo de gráfico selecciona el subtipo de tu preferencia. Haz clic en Aceptar. El nuevo tipo de gráfica se aplicará a la actual. Si no estás seguro del tipo de gráfica que debes usar, prueba tipos diferentes. Nota: Puedes usar el botón Tipo de gráfico de la barra de herramientas, para cambiar con rapidez el tipo de gráfica.

Cómo agregar elementos visuales a una gráfica
Además de la gráfica misma, es decir, las barras, líneas, sectores o columnas, la mayor parte de las gráficas tiene elementos adicionales que facilitan su lectura e interpretación. Por ejemplo, puedes agregar un título para describir el objetivo de la gráfica. También puedes agregar títulos (tales como miles de pesos, porcentaje o 2003) para identificar las unidades del eje X (horizontal) o del eje Y (vertical). Una leyenda identifica cada serie de datos representada en una gráfica. Los rótulos de datos señalan los valores exactos _________________________________________________________________________ 09 de marzo de 2010 25 de 32

Microsoft PowerPoint representados en la gráfica. También puedes agregar líneas de división, que ayudarán al lector a encontrar los valores de cada punto de datos con mayor precisión Cómo agregar títulos Para agregar un título a la gráfica, al eje X o al eje Y, usa la caja de diálogo Opciones de gráfico. Para abrir esta caja de diálogo, selecciona la gráfica, haz clic en Gráfico, Opciones de gráfico. En la caja de diálogo que aparece, selecciona Titulos e inserta el título que te haga falta. Por cada título que elijas, Graph insertará un objeto de texto en la gráfica actual. Graph ajustará el área de trazado de la gráfica con el fin de abrir espacio para los títulos seleccionados. Puedes editar el objeto de texto para modificarlo. Nota: Las opciones para insertar títulos varían dependiendo del tipo de gráfica que escojas. Sigue estos pasos para insertar títulos en una gráfica: Selecciona la gráfica. Haz clic en Gráfico, Opciones de gráfico o haz clic en la opción Opciones de gráfico del menú contextual. En la caja de diálogo Opciones de gráfico haz clic en Títulos. Introduce los títulos que necesites y haz clic en Aceptar. Sigue estos pasos para editar un título: Selecciona el título a editar haciendo un clic sobre él. Introduce en texto correcto. Haz clic en un área en blanco de la gráfica o presiona Esc para salir del cuadro de texto. Si es necesario, cambia el tamaño del cuadro de texto del título como con cualquier otro cuadro de texto. Nota: Para cambiar cualquiera de los atributos de texto de un título, selecciónalo y en el menú contextual haz clic en Formato del título del gráfico. Aparecerá la caja de diálogo Formato del título del gráfico. Cómo agregar una leyenda Una leyenda utiliza cuadros codificados por colores para identificar las series de datos de una gráfica. Por ejemplo, si la serie de datos Este se representa en una gráfica mediante barras rojas, la leyenda mostrará un pequeño cuadro rojo junto a Este. Microsoft Graph agrega automáticamente una leyenda a cada gráfica nueva, para que no haya necesidad de agregarla. Si no deseas incluir la leyenda, puedes quitársela; selecciónala y haz clic en Edición, Borrar, Todo o haz clic en Borrar del menú contextual o presiona la tecla Supr. Para volver a colocar la leyenda en la gráfica, haz clic en Gráfico, Opciones de gráfico, Leyenda y selecciona Mostrar leyenda. _________________________________________________________________________ 09 de marzo de 2010 26 de 32

Microsoft PowerPoint Nota: Para activar o desactivar con rapidez una leyenda haz clic en el botón Leyenda de la barra de herramientas Estándar de Graph. Cómo agregar rótulos de datos Los rótulos de datos marcan el valor o porcentaje exacto representado por un punto de datos. Los rótulos de datos con frecuencia se utilizan en gráficas de barras o columnas para precisar valores cuando los puntos de datos están muy cercanos entre sí. También se usan con frecuencia en gráficas circulares para identificar el porcentaje exacto representado por cada sector. Para agregar rótulos de datos a una gráfica, utiliza la caja de diálogo Opciones de gráfico. Para abrir esta caja de diálogo, haz clic en Gráfico, Opciones de gráfico o haz clic en Opciones de gráfico del menú contextual. Para agregar rótulos de datos a un gráfico, sigue estos pasos: 1. Haz clic en Gráfico, Opciones de gráfico. 2. En Opciones de gráfico, haz clic en Rótulos de datos. 3. Selecciona la opción que prefieras. 4. Haz clic en Aceptar. Cómo agregar líneas de división Las líneas de división son líneas verticales y horizontales que cubren una gráfica. Estas líneas te ayudan a seguir un punto del eje X o Y para determinar el valor exacto de un punto de datos. Las líneas de división son útiles en gráficas grandes, que contienen muchos puntos de datos o en los que los puntos de datos están muy cercanos entre sí. La gráfica de columnas de muestra que crea Microsoft Graph incluye líneas de división horizontales. Cuando seleccionas un tipo de gráfica nueva, se incluye al menos un grupo de líneas de división (horizontales o verticales, dependiendo de la orientación de la gráfica) para hacer más fácil su lectura. Puedes agregar el conjunto opuesto de líneas de división, cambiar de uno a otro, o retirar todas las líneas. Para especificar qué líneas de división deseas utilizar, usa la caja de diálogo Opciones de gráfico. Para abrir esta caja de diálogo, haz clic en Gráfico, Opciones de gráfico o haz clic en Opciones de gráfico del menú contextual. Observa que la opción Líneas de división de la caja de diálogo contiene opciones para las líneas de división principales y secundarias. Las líneas de división de la gráfica de columnas de muestra que crea Microsoft Graph están colocadas en los intervalos principales del eje. Usar líneas de división principales ayuda a resaltar puntos exactos en una gráfica sin saturarlo. Sin embargo, cuando las líneas de división principales no proporcionan detalle suficiente, usa las líneas de división secundarias, que caen entre los intervalos principales del eje. _________________________________________________________________________ 09 de marzo de 2010 27 de 32

Microsoft PowerPoint Para activar o desactivar las líneas de división de una gráfica, sigue estos pasos: 1. Selecciona la gráfica. 2. Haz clic en Gráfico, Opciones de gráfico. 3. En la caja de diálogo Opciones de gráfico, haz clic en Líneas de división. 4. De las opciones: Eje de categorías (X), Eje de series (Y) y Eje de valores (Z), selecciona las que prefieras. 5. Haz clic en Aceptar. Nota: Para activar o desactivar con rapidez las líneas de división principales, haz clic en el botón Líneas de la cuadrícula del eje de categorías o Líneas de la cuadrícula del eje de valores de la barra de herramientas Estándar de Graph.

Cómo especificar colores, diseños, bordes y fuentes de una gráfica
A lo largo de esta lección, has visto cómo Microsoft Graph crea una gráfica de muestra a partir de datos de muestra. Del mismo que puedes cambiar el tipo de gráfica utilizada para la gráfica de muestra, puedes cambiar los colores, diseños, bordes y fuentes usados en la misma. Cambiar estos atributos puede mejorar el aspecto de una gráfica. Puedes aplicar colores, diseños y bordes a casi cualquier elemento de una gráfica. En la gráfica de columnas de muestra las columnas que representan las series de datos aparecen con un color predeterminado. Cada columna tiene un borde negro. Todas las columnas aparecen en color sólido en lugar de tener un diseño de dos colores. El cuadro de la leyenda y los planos laterales de la gráfica (que son visibles debido a las líneas de división horizontales) aparecen en blanco y las líneas mismas aparecen en negro. Puedes cambiar los colores de cada uno de estos elementos. Para modificar el color, el diseño, o el borde de un elemento de la gráfica, haz doble clic en él. Por ejemplo, si quieres que aparezcan las líneas de división en rojo y no en negro, haz doble clic en una de las líneas. Si deseas cambiar los diseños de una gráfica de columnas, haz doble clic en la columna que deseas cambiar. Aparecerá la caja de diálogo apropiada (las cajas de diálogo varían, dependiendo del elemento que selecciones). Para cambiar el color, diseño o el borde de un elemento de la gráfica, sigue estos pasos: 1. Selecciona la gráfica. 2. Haz doble clic en el elemento que desees cambiar. Aparecerá la caja de diálogo apropiada para el elemento seleccionado. 3. Selecciona las opciones que más te agraden. 4. Haz clic en Aceptar. Para cambiar cualquier objeto de texto de una gráfica, puedes modificar la fuente, el tamaño, el estilo, el color y el color de fondo. También puedes especificar subrayado o agregar efectos especiales, tales como tachado, superíndice y subíndice. Estos atributos se _________________________________________________________________________ 09 de marzo de 2010 28 de 32

Microsoft PowerPoint listan en la caja de diálogo Formato (del elemento seleccionado). Para mostrar esta caja de diálogo selecciona el objeto de texto y haz doble clic sobre él. Nota: También puedes seleccionar el elemento y hacer clic en Formato, Fuente de la barra de herramientas Estándar de Graph. Sigue estos pasos para cambiar el formato de texto: 1. Selecciona el objeto de texto al que deseas dar formato. 2. Haz doble clic sobre él. Aparecerá la caja de diálogo apropiada. 3. Selecciona las opciones que más te agraden. 4. Haz clic en Aceptar. Nota: También puedes seleccionar un objeto de texto y usar el botón Formato (del objeto seleccionado) de la barra de herramientas Estándar de Graph.

Cómo insertar una gráfica en una presentación
Conforme trabajas en Microsoft Graph y haces cambios en tu gráfica, estos cambios se actualizan en la diapositiva de PowerPoint. Mientras continúas trabajando en Graph, la barra de menús y la barra de herramientas de Graph permanecen activas. Cuando estés satisfecho con tu gráfica y desees regresar a PowerPoint, haz clic en un área en blanco de la dispositiva fuera del área de la gráfica o presiona la tecla Esc. La gráfica se convertirá en un objeto de la diapositiva y regresarán los menús y la barra de herramientas de PowerPoint. Para guardar la gráfica, haz clic en Archivo, Guardar o haz clic en el botón Guardar de la barra de herramientas Estándar de PowerPoint.

Cómo editar una gráfica
Después de terminar una gráfica y regresar a PowerPoint, tal vez desees hacer algún cambio en ella. Para ello, haz doble clic en la gráfica para volver a iniciar Microsoft Graph. Se exhibirá la hoja de datos para la gráfica, y los menús y la barra de herramientas de Graph sustituirán a los de PowerPoint. Realiza cualquier cambio a la hoja de datos o a la gráfica misma y después haz clic en un área en blanco de la diapositiva o presiona la tecla Esc para regresar a PowerPoint.

Uso de PowerPoint y Excel para crear una gráfica
La potencia de Microsoft Office es la capacidad de compartir información. Sólo piensa en el tiempo y la energía que ahorrarás al usar los datos de una hoja de cálculo de Excel para crear una diapositiva para gráfica en PowerPoint. Además puedes establecer comunicación entre las aplicaciones, de modo que si cambias los datos en Excel se modifique también automáticamente la gráfica en PowerPoint. Al hecho de usar las dos aplicaciones juntas y compartir los datos de esta manera, se le conoce como vincular. _________________________________________________________________________ 09 de marzo de 2010 29 de 32

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Un panorama del proceso de vinculación
El primer paso para crear un vínculo entre Excel y PowerPoint es introducir los datos en una hoja de cálculo o abrir una existente. Debes introducir algunos datos en una hoja de cálculo de Excel y guardar el archivo. Después Excel y la hoja de cálculo se convertirán en la fuente para el procedimiento de vinculación. El paso siguiente es abrir una presentación existente o crear una nueva en la que utilices los datos de Excel. Elaborarás una presentación nueva en PowerPoint con una diapositiva para gráfica, preparada para recibir los datos de Excel. Por lo tanto, el documento de presentación de PowerPoint se convertirá en el destino de los datos vinculados. Una vez preparados los dos documentos, deberás vincular los datos de Excel a la diapositiva de PowerPoint. Después de vincular el objeto, podrás modificar los datos de Excel en cualquier momento y el documento de PowerPoint se actualizará automáticamente. Además de vincular los datos de una aplicación a otra, agregarás un título y podrás mejorar la gráfica creada en PowerPoint. Cómo introducir los datos en Excel Cuando introduces datos en Excel para crear una hoja de cálculo, puedes también compartirlos con otras aplicaciones. Puedes utilizar cualquiera de sus hojas de cálculo para crear una gráfica en la aplicación de PowerPoint, con el fin de mostrarla en una proyección de transparencias, una presentación con diapositivas o un documento impreso. Para introducir los datos en Excel, sigue estos pasos: 1. Abre una hoja de cálculo en blanco. 2. Introduce los datos necesarios para crear una gráfica. 3. Guarda el libro de Excel con un nombre apropiado. Nota: Guarda siempre un archivo antes de intentar compartirlo con otra aplicación, en caso de que surjan problemas. No desearás perder por accidente tus datos. Cómo crear una diapositiva para gráfica en PowerPoint Ahora cambia a PowerPoint y elabora o abre una presentación nueva. Crear una diapositiva para gráfica a fin de vincular los datos de Excel convierte al documento de PowerPoint en el destino del vínculo. Para crear una diapositiva para gráfica en PowerPoint, sigue estos pasos: 1. Abre una presentación en blanco. 2. Haz clic en Formato, Diseño de la diapositiva. 3. Selecciona un diseño de diapositiva para gráfica. 4. Haz clic en el icono de gráfica para crear la gráfica. 5. Aparecerá una gráfica de columnas de muestra. _________________________________________________________________________ 09 de marzo de 2010 30 de 32

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Cómo vincular los datos de Excel con PowerPoint
Vincular los datos entre las dos aplicaciones proporciona una excelente manera de conservar actualizados y precisos todos los documentos. Sin embargo, vincular sólo opera en un sentido: de la fuente al destino. Por lo tanto, no puedes modificar los datos en PowerPoint (el destino) y esperar un cambio en Excel (la fuente). Nota: Puedes vincular un objeto fuente con varios documentos destino en la misma aplicación o en una diferente. Cuando cambies el objeto fuente, la modificación tendrá efecto en todos los objetos vinculados. Cómo cambiar de una aplicación a otra Puedes con rapidez de una aplicación a otra mediante la combinación de teclas ALT + TAB o haciendo clic en el botón de la aplicación en la barra de tareas. Para iniciar el vínculo entre los dos documentos, sigue estos pasos: 1. Haz clic en el botón de Excel en la barra de tareas. 2. Selecciona los datos de la hoja de cálculo y haz clic en Edición, Copiar. 3. Haz clic en el botón de PowerPoint en la barra de tareas. Cómo vincular los datos 1. Haz clic en Edición, Pegar vínculo. 2. Aparecerá una caja de diálogo de Microsoft Graph notificando que los datos a vincular reemplazarán a los existentes y esperará confirmación. Haz clic en Aceptar. 3. En la hoja de datos de Microsoft Graph aparecerán los datos nuevos y en la diapositiva la gráfica. 4. Haz clic en el botón cerrar de la hoja de datos de Microsoft Graph, y la gráfica está a tu disposición. Ahora puedes cerrar la hoja de cálculo de Excel y darle el formato de tu preferencia a la gráfica usando la barra de herramientas Estándar de Microsoft Graph. Cómo empacar presentaciones para verlas en otro equipo Abre la presentación que quieras empacar. Si quieres empacar la presentación en un disquete, insértalo en la unidad. Haz clic en Archivo, Presentaciones portátiles. En la primera pantalla del Asistente para presentaciones portátiles haz clic en Siguiente. Selecciona las opciones deseadas y haz clic en Siguiente hasta Finalizar. Nota: Para ver la presentación hay que ir a la carpeta o unidad de disco en donde se haya copiado la presentación y desempaquetarla. No se pueden empaquetar presentaciones que _________________________________________________________________________ 09 de marzo de 2010 31 de 32

Microsoft PowerPoint contengan contraseña. Si el equipo en donde se ejecutará la presentación no tiene Microsoft PowerPoint hay que incluir el Visor de PowerPoint. Cómo desempacar presentaciones portátiles para verlas en otro equipo 1. En el Explorador de Windows hay que ir a la carpeta o unidad de disco en donde se haya copiado la presentación empaquetada y haz doble clic en Pngsetup. 2. En Instalación de presentaciones portátiles hay que ir a la carpeta o unidad de disco en donde quieras copiar la presentación y haz clic en Aceptar. 3. Para ejecutar la presentación ahora, haz clic en Sí. 4. Para ejecutar la presentación posteriormente, haz clic en No.

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