Mmanual Normas y Procedimientso IDT 2004

REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
GOBERNACIN DEL ESTADO TACHIRA

INSTITUTO DEL DEPORTE TACHIRENSE
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Preparado por:
ING. JORGE GALAVIZ
CIV 141754
Aprobado por:
Fecha de vigencia:
13

TITULO: COMPRA DE BIENES, MATERIALES Y SUMINISTROS
REGISTRO DE CAMBIOS
Revisin
Fecha
Cambio
OBJETIVO
1.
ALCANCE
1. Este procedimiento es solo aplicable a las compras de Bienes,

Materiales y Suministros realizadas por la Unidad de Apoyo
Administrativo del Instituto del Deporte Tachirense.
1.
REFERENCIAS 2.
& NORMAS
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
Establecer las normas y procedimientos que deben ser aplicados

para procesar la compra de Bienes, Materiales y Suministros
solicitados por las diferentes dependencias del Instituto del Deporte
Tachirense.
Constitucin de la Republica Bolivariana de Venezuela.

Constitucin del Estado Tchira.
Ley Orgnica de la Contralora General del Estado Tchira.
Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del SNCF.
Reglamento de la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica.
Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Publico.
Ley de Creacin del Instituto del Deporte Tachirense.
Providencia Administrativa del IDT.
Ley del Impuesto al Valor Agregado (IVA) y su reglamento.
Resolucin N 320 (Facturacin)
Decreto 1.808 (Retencin de Impuesto Sobre la renta).
Ley de Licitaciones y su Reglamento.
Ley Contra la Corrupcin.
Resolucin N 121. de la Contralora General del estado Tchira.
Resolucin N 178 de la Contralora General del Estado Tchira.
Resolucin 093 de la Contralora General del Estado Tchira.
Manual de Normas y Procedimientos del Almacn de Materiales del IDT.
Otras normas, leyes y reglamentos que puedan regir el proceso.
Este instructivo es emitido y es propiedad confidencial del Instituto del Deporte

Tachirense. No puede ser reproducido sin autorizacin escrita a la Presidencia de este
Instituto. Toda correspondencia relacionada con su contenido debe hacerse con
referencia al nmero de este instructivo y dirigida a:
rea: Compra de Bienes, Materiales y Suministros.
Asunto: Procedimiento
Preparado por:
ING. JORGE GALAVIZ
CIV 141754
Aprobado por:
Pg.: 1/4
Fecha de vigencia:
14

PROCEDIMIENTO
1.
El Almacenista en caso de no haber existencia de los bienes, materiales y

suministros solicitados por las dependencias del Instituto; remite a la Unidad de
Apoyo Administrativo, el listado de bienes, materiales o suministros en dficit o
falla, a travs de la solicitud de compra segn formato (f-2) en original y copia
para que se proceda a la elaboracin de la correspondiente orden de compra.
2.
La Secretaria de la Unidad de Apoyo Administrativo recibe la original y

copia de la solicitud de compra o servicio.
3.
El Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo proceder a la revisin de cada

una de las solicitudes para luego solicitar al analista presupuestario la
disponibilidad presupuestaria.
4.
Si existe disponibilidad presupuestaria
autoriza dicha compra y entrega
solicitud de compra al jefe de compras.

5.
El jefe de compras prepara la solicitud de cotizaciones segn cantidades,

marcas y presentaciones requeridas por las dependencias solicitantes.
6.
El jefe de compras solicita cotizaciones a los proveedores que puedan cotizar

y que estn inscritos en el registro de proveedores del Instituto.
7.
El proveedor consigna la cotizacin en sobre sellado con la identificacin de

la empresa proveedora.
8.
El jefe de Compras realiza el cuadro de anlisis final de precios segn

cotizaciones consignadas por los proveedores; a fin de realizar adjudicaciones
tomando en consideracin la disponibilidad presupuestaria de cada partida.
9.
Si la compra es menor en monto de Bs. 500.000,oo el jefe de compras

entrega al Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo las cotizaciones para que
este enve a presidencia para la aprobacin del proveedor al que se le realizara la
compra.
Preparado por:
ING. JORGE GALAVIZ
CIV 141754
Aprobado por:
Fecha de vigencia:
15

rea: Compra de Bienes, Materiales y Suministros.
Pg.: 2/4
10.
Si la compra es mayor en monto a Bs. 500.000,oo el jefe de compras informa

al jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo para que convoque a reunin de
Directorio.
11.
Todas las adquisiciones de insumos o prestacin de servicios por montos

mayores a Bs. 500.000,oo, deben ser aprobadas en reunin de Directorio del
Instituto. Dejando constancia en Acta levantada en cada proceso.
12.
Cuando el jefe de compras lo considere necesario, exigir y someter a

prueba las muestras de los artculos cuyas cotizaciones fueron solicitas, con el
propsito de que los Especialistas puedan apreciar con claridad sus
caractersticas y calidad, como consecuencia del uso experimental al que ser
sometido el insumo no podr devengar ningn tipo de indemnizacin.
13.
Para el momento de efectuar la reunin de directorio se convoca a los

Especialistas en la materia que basados en criterios tcnicos toman las decisiones
en cuanto a costo y calidad del Insumo.
14.
Luego de efectuado el Anlisis de Precios se procede a la elaboracin de las

respectivas rdenes de compra o servicios, para ser enviadas a la seccin de
control previo y posteriormente a su conformidad, solicitar las firmas del jefe de
la Unidad de Apoyo Administrativo y el Presidente respectivamente.
15.
Despus de obtener las firmas se desglosan las rdenes para ser entregadas de
la siguiente manera:
1)
Copia para la Empresa proveedora.
2)
Copia con sus respectivas cotizaciones anexas, para el archivo de la Unidad.
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CIV 141754
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Fecha de vigencia:
16

rea: Compras de Bienes, Materiales y Suministros.
Asunto: Diagrama de Flujo
Pg.: 3/4
Preparado por:
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CIV 141754
Aprobado por:
Fecha de vigencia:
17

COMPRAS
ALMACN DE
MATERIALES
SOLICITUD DE
COMPRA
CONTROL PREVIO
4
10
INICIO
REGISTRO
11
5
RELACION DE
DFICIT O
FALLAS
AUTORIZADO
O
SI
ELABORACIN
DE SOLICITUD
DE COMPRAS
SOLICITUD DE
COTIZACIONES
PRESIDENCIA O
DIRECTORIO
ENVIA A
COMPRAS
12
6
ADJUDICACION
ORDEN DE
COMPRA Y/O
SERVICIO
ING. JORGE GALAVIZ

CIV 141754
Aprobado por:
CONFORMACIN
SI
NO
rea: Compras de Bienes, Materiales y Suministros.

Preparado por:
VERIFICAR ORDEN
DE COMPRA Y/O
SERVICIO
NO
2
ENVIO DE
SOLICITUD DE
COMPRAS
ORDEN DE COMPRA
Y/O SERVICIO
13
SELLO Y
FIRMA
ORDEN DE COMPRA
Y/O SERVICIO
APROBADA
Pg.: 4/4
Fecha de vigencia:
18

PRESIDENCIA
UNIDAD DE APOYO
ADMINISTRATIVO
ORDEN DE COMPRA
Y/O SERVICIO
APROBADA
SELLO Y
FIRMA
14
ORDEN DE COMPRA
Y/O SERVICIO LISTA
15
ORDEN DE COMPRA
Y/O SERVICIO
APROBADA
17
SELLO Y
FIRMA
16
ORDEN DE COMPRA
Y/O SERVICIO
CULMINADA
18
19
20
ORDEN DE COMPRA
Y/O SERVICIO
CULMINADA
21
FIN
Preparado por:
ING. JORGE GALAVIZ
CIV 141754
Aprobado por:
Fecha de vigencia:
19

TITULO: SOLICITUD, ENTRADAS Y SALIDAS DE BIENES, MATERIALES Y
SUMINISTROS DEL ALMACEN
REGISTRO DE CAMBIOS
Revisin
Fecha
Cambio
OBJETIVO
1. Establecer las normas y procedimientos para la solicitud, entradas y

salidas de Bienes, Materiales y Suministros en el Almacn de
materiales del Instituto del Deporte Tachirense.
ALCANCE
1. Este procedimiento es solo aplicable a la solicitud, entradas y salidas

de Bienes, Materiales y Suministros realizados en el Almacn del
Instituto del Deporte Tachirense.
1.
REFERENCIAS 2.
& NORMAS
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.

Resolucin N 320 (Facturacin).
Publicaciones 9 y15 de Contralora General de la Repblica.
Manual de Normas y Procedimientos del Almacn de Materiales del IDT.

rea: Solicitud, Entradas y Salidas de Materiales y Suministros del Almacn

Preparado por:
ING. JORGE GALAVIZ
CIV 141754
Aprobado por:
Fecha de vigencia:
20


Pg.: 1/4
PROCEDIMIENTO
SOLICITUD
1. Las diferentes Unidades del Instituto son las encargadas de solicitar la compra de
los bienes, materiales o suministros necesarios; pero es a travs del Almacn de
Materiales es que se canaliza esta actividad.
2. La Unidad solicitante, previo conocimiento de los bienes, materiales y suministros
en el almacn, elabora la solicitud de despacho de material, segn formato (f-1) en
original y 02 copias: enva original y 01 copia al almacn y archiva 01 copia.
3. El almacenista, luego de verificar la existencia; Si hay lo solicitado enva la
solicitud de despacho a la Unidad de Apoyo Administrativo para su aprobacin,
consignando 01 copia para el archivo del almacn; en caso de no haber existencia el
almacenista elabora la solicitud de compra segn formato ( f-2) en original y 02
copias. Archiva la copia y entrega a la Unidad de Apoyo Administrativo el original
y 01 copia, luego se realiza el proceso de compra.
RECEPCIN
4. La recepcin de los bienes, materiales y suministros debe ser realizado en el
almacn de materiales del instituto, para los fines de registro usando para ello
formato de pliza de recepcin de materiales (f-4) y la ejecucin de la verificacin
y Control Perceptivo son realizadas por la Unidad de Auditoria Interna.
5. El almacenista recibe los bienes, materiales y suministros del proveedor junto a la
factura en original y 02 copias; procede luego a contar, pesar o cotejar las
cantidades recibidas y la calidad de las mismas con la copia de la orden de compra
que tiene en su archivo y la factura del proveedor.
Preparado por:
ING. JORGE GALAVIZ
CIV 141754
Aprobado por:
Fecha de vigencia:
21


Pg.: 2/4
En caso de ser necesario requiere el asesoramiento del personal tcnico solicitante

de los bienes, materiales y suministros para que constate si se ajusta a las
especificaciones solicitadas.
6. El almacenista luego firma el original y las 02 copias de la factura presentada por el
proveedor en seal de conformidad y devuelve original al proveedor para que
posteriormente reclame su pago.
7. El almacenista elabora pliza de recepcin de materiales formato (f-4) en original y
02 copias y distribuye como sigue:
Original y 01 copia a la Unidad de Apoyo Administrativo.
01 copia par el archivo del almacn.
8. El almacenista registra en kardex formato (f-5) la entrada del material.

9. El almacenista mensualmente realiza inventario fsico y coteja con los registros del
kardex a fin de llevar el control de existencias.
DESPACHO
10. El despacho de materiales a las dependencias del instituto es responsabilidad del

almacenista.
11. Luego de aprobado el despacho por parte de la Unidad de apoyo administrativo
procede a la entrega de los bienes, materiales y suministros solicitados, realizando el
respectivo vale del almacn, formato (f-6) en original y 02 copias, luego de
verificada la entrega por parte de la dependencia, solicita la firma de conforme tanto
de la original como las copias, entrega el material junto con una copia, la original
queda en el archivo del almacn y enva una copia a la Unidad de Apoyo
Administrativo para su respetivo control.
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ING. JORGE GALAVIZ
CIV 141754
Aprobado por:
Fecha de vigencia:
22

Pg.: 3/4
12. El almacenista registra en kardex la salida de los bienes, materiales y suministros

entregados.
INVENTARIO
13. La responsabilidad por el control de las existencias, mediante las tomas de
inventarios fsicos corresponde al almacenista.
14. El almacenista programa la ejecucin del inventario fsico, de manera que sea
llevado a cabo durante el transcurso del ao(mensualmente).
15. El almacenista coteja el inventario fsico con la tarjeta de kardex, si hubiese alguna
diferencia hace las investigaciones a que hubiere lugar y toma la accin que proceda,
participando a la Unidad de Apoyo Administrativo.
16. Al finalizar el ejercicio econmico ( 31 de Diciembre de cada ao) el almacenista
realiza la toma de inventario fsico, bajo la supervisin de un funcionario de la
Unidad de Apoyo Administrativo y de la Unidad de Auditoria Interna del Instituto.
17. Procede al conteo o pesaje, si es el caso, de cada uno de los bienes, materiales y
suministros almacenados, prepara el formato(f-7) tarjeta de inventario que coloca
anexa a cada uno de los artculos inventariados.
18. Retira la parte desprendible de la tarjeta de inventario, formato (f-7) con ella hace
los asientos correspondientes a las existencias de cierre del ejercicio en las tarjetas
kardex, formato (f-5).
19. Elabora el formato (f-8) inventario de materiales, llenando y totalizando un formato
para cada cuenta de inventario.
20. La Unidad de Auditoria Interna del instituto lleva a cabo pruebas fsicas de la
existencia de almacn en el transcurso del ao. Si hubiera alguna diferencia, obtiene
las explicaciones necesarias a que hubiere lugar y recomienda la accin que
considere conveniente.
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ING. JORGE GALAVIZ
CIV 141754
Aprobado por:
Fecha de vigencia:
23

Preparado por:
ING. JORGE GALAVIZ
CIV 141754

Pg.: 4/4
Aprobado por:
Fecha de vigencia:
24

ALMACN DE
SERVICIO O
DEPENDENCIA
MATERIALES
INICIO
REQUISICIN
FIRMADA
DEVUELVE AL
PROVEEDOR
RECEPCIN
DEPOSITO
O/C (ORIGINAL
Y 2 COPIAS)
APROBADAS
FACTURA
ORIGINAL
VERIFICA ITEM Y
MONTOS
DE
FACTURA CON O/C E
INSUMOS
APLICA CONTROL
PERCEPTIVO
DESPACH
O DE
INSUMOS
REQUISICIN
DESPACHADA
10
11
FIN
ONFORME
NO
SI
ALMACEN
AMIENTO
POR
PARTIDAS
TITULO: SELECCIN Y REGISTRO DE PROVEEDORES DE BIENES,

MATERIALES, SUMINISTROS Y SERVICIOS DEL IDT
Revisin
Preparado por:
ING. JORGE GALAVIZ
CIV 141754
Fecha
REGISTRO DE CAMBIOS
Cambio
Aprobado por:
Fecha de vigencia:
25

OBJETIVO
ALCANCE

1. Establecer las normas y procedimientos que deben ser aplicados
para la Seleccin y Registro de proveedores de Bienes, Materiales,
Suministros y Servicios, de la Unidad de Apoyo Administrativo del
Instituto del deporte Tachirense.
1. Este procedimiento es solo aplicable a la Seleccin y Registro de
Proveedores de Bienes, Materiales, Suministros y Servicios del
1.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.

REFERENCIAS 2. Constitucin del Estado Tchira.

& NORMAS
3. Ley Orgnica de la Contralora General del Estado Tchira.

Tachirense. No puede ser reproducida sin autorizacin escrita a la Presidencia de
este Instituto. Toda correspondencia relacionada con su contenido debe hacerse con

rea: Registro de Proveedores de Materiales, Suministros y Servicios.
Pg.: 1/9
PROCEDIMIENTO
SOLICITUD DE INGRESO DE PROVEEDORES
Preparado por:
ING. JORGE GALAVIZ
CIV 141754
Aprobado por:
Fecha de vigencia:
26

Cuando un proveedor de materiales, suministros y servicios bien a
1.
peticin propia o de alguna dependencia del Instituto posible usuario de sus

productos o servicios, desee ser seleccionado, presentara una solicitud por escrito
ante la Unidad de Apoyo administrativo dirigida al Presidente del Instituto.
2.
El Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo revisara las solicitudes y

ser quien determine la incorporacin o no del proveedor al registro de
proveedores.
3.
El Jefe de Compras al recibir el visto bueno sobre la solicitud del

proveedor entregara a este el formato de inscripcin / actualizacin de
proveedores, el cual debe ser llenado y entregado en la Unidad de Apoyo
Administrativo en un plazo de 10 das con todos los soportes correspondientes all
solicitados.
REGISTRO DE PROVEEDORES.
4. Este registro contendr la informacin detallada y los respectivos soportes presentados
por los Proveedores de Materiales, Suministros y Servicios de la Unidad de Apoyo
Administrativo del Instituto.
El registro de proveedores ser utilizado como material de apoyo en las compras
realizadas por esta Unidad.

Pg.: 2/9
Preparado por:
ING. JORGE GALAVIZ
CIV 141754
Aprobado por:
Fecha de vigencia:
27

5. La continuidad o desincorporacin de un proveedor ser responsabilidad
exclusiva del jefe de la Unidad de apoyo Administrativo previa constatacin del
cumplimiento de los requisitos , basado en los siguientes criterios:
Historial de Prestaciones satisfactorias:
Este historial refleja las
participaciones del proveedor ante esta institucin.
Referencias comerciales: Estas referencias determinan la capacidad del

proveedor ante las exigencias del mercado.
Actuaciones forneas de proveedores: Consiste en la informacin entregada

por otros entes que presten servicio en el rea sobre las actuaciones de los
proveedores.
SELECCIN DE PROVEEDORES.
6. La seleccin de proveedores, se realiza bajo los siguientes criterios:
Cumplir con los requisitos exigidos por el registro de proveedores.
Cuenten con un inventario que cubra las necesidades inmediatas de las
solicitudes de Bienes, Materiales y Suministros del Instituto del Deporte
Tachirense.
Que los precios sean justos, razonables y productos de calidad.

Pg.: 3/9
REGISTRO
INTERNO DE PROVEEDORES
Aprobado por:
Fecha de vigencia:
REQUISITOS DE INSCRIPCIN / ACTUALIZACIN
Preparado por:
ING. JORGE GALAVIZ

CIV 141754
28

1. Constancia de inscripcin en el Registro Nacional de Contratistas (OCEI) o constancia

de tramitacin de la misma.
2. Copia de inscripcin de la Procuradura del Estado Tchira y solvencia vigente de los
documentos.
3. Copia del Registro de Informacin Fiscal. (RIF).
4. Copia del Numero de Identificacin Tributaria. (NIT)
5. Copia de Registro de la Empresa y sus modificaciones.
6. Registro de Contribuyente o de NO Contribuyente del Impuesto sobre la Venta ante el
SENIAT y ultima declaracin de I.S.L.R.
7. Fotocopia de la Cdula de Identidad del Vendedor.
8. Carta de presentacin por parte de la empresa, donde autoriza al vendedor para realizar
gestiones por parte de la empresa.
9. En caso de proveedores exclusivos se debe presentar constancia del mismo.
10. Llenar el formulario de Registro de Proveedores en la Oficina de Compras.
11. Todos los documentos deben estar vigentes a la fecha de la inscripcin.
A manera de ejemplo
NOTA: La documentacin deber ser presentada en el mismo orden arriba sealado, en
originales y copias, en carpeta marrn con gancho, ndice y separatas. Los das lunes y
mircoles de 10 am a 12 m. As mismo deber vaciar la informacin requerida en el
formato anexo. Si se trata de actualizacin, llene el formato y suministre nicamente los
documentos que hayan sufrido modificaciones posterior a la ultima actualizacin en el
registro.
Pg.: 4/9
Preparado por:
ING. JORGE GALAVIZ
CIV 141754
Aprobado por:
Fecha de vigencia:
29

FORMATO DE REGISTRO / ACTUALIZACION DE

PROVEEDORES
N de Expediente
Tipo de Solicitud
Inscripcin
N de RIF y NIT
Fecha de Solicitud
Actualizacin
N RNC OCEI
( fecha de vencimiento)
N RC PGET
(fecha de vencimiento)
1. DATOS BSICOS.
NOMBRE O RAZON SOCIAL
C.A
S.A.
FABRICANTE
S.R.L.
PROVEEDOR
DISTRIBUIDOR
SIGLAS REGISTRADAS
S.A.I.C.A
S.A.C.A
REP. EXCLUSIVO
OTRO
TIPO DE OFERTA
MAT. Y SUMIN.
SERVICIOS
PRINCIPAL ACTIVIDAD QUE REALIZA LA EMPRESA:

Pg.: 5/9
Direccin Oficina Principal:
Avenida /Calle
Piso N
N de oficina/ Casa
Ciudad/ Localidad
Preparado por:
ING. JORGE GALAVIZ
CIV 141754
Casa / Edificio
Urbanizacin /Sector/ Terraza
Municipio
Aprobado por:
Distrito
Fecha de vigencia:
30

Regin
Pas
Entidad Federal
Puntos de Referencia:
Telfonos
N de Fax:
Identificacin de Cuentas Bancarias:

Corriente N
Ahorros N
Persona Contacto:
Cargo:
Telfono Celular
Direccin de Correo Electrnico
Banco
Banco
N de Fax:
2. INFORMACIN LEGAL.
Registro Mercantil
Fecha
Numero Tomo
Folio
Modificaciones
Fecha
Numero
Folio
Tomo
Circunscripcin Judicial
Circunscripcin Judicial Modificacin

Pg.: 6/9
Accionistas
Razn Social / apellidos y Nombres
RIF/ CI
Nacionalidad
% Accionario
Junta Directiva
Preparado por:
ING. JORGE GALAVIZ
CIV 141754
Aprobado por:
Fecha de vigencia:
31

C.I.
Cargo/ Posicin
Apellidos y Nombres
Representantes Legales
Apellidos y nombres
C.I.
Comisario
Apellidos y Nombres
Tipo de Obligacin
C.I.
Nro. C.P.C

Pg.: 7/9
3. INFORMACION TECNICA
Proveedores( Fabricantes y Distribuidores)
NOMBRE DEL PRODUCTO O CLASES DE PRODUCTOS
Representante Exclusivo
Nombre y Descripcin del producto
Marca Registrada
Pas de Origen
Fecha de vigencia
Contratista de Obras y Servicios

NOMBRE DE LAS ACTIVIDADES PRINCIPALES
Preparado por:
ING. JORGE GALAVIZ
CIV 141754
Aprobado por:
Fecha de vigencia:
32


Pg.: 8/9
CERTIFICO LA VERACIDAD DE LA INFORMACIN SUMINISTRADA EN
ESTE FORMULARIO Y EN LOS DOCUMENTOS DE SOPORTE ANEXOS
Apellidos y Nombres del Representante Legal
Firma
Lugar y Fecha
PARA USO INTERNO DE LA UNIDAD DE APOYO ADMINISTRATIVO DEL INSTITUTO
OBSERVACIONES
TRANSCRITO POR:
Pg.: 9/9
Preparado por:
ING. JORGE GALAVIZ
CIV 141754
Aprobado por:
Fecha de vigencia:
33

Preparado por:
ING. JORGE GALAVIZ
CIV 141754
Aprobado por:
Fecha de vigencia:
34

PROVEEDORES
RECIBE
SOLICITUD DEL
PROVEEDOR
INICIO
SOLICITA
INSCRIPCIN EN
EL REGISTRO DE
PROVEEDORES
UNIDAD DE APOYO
ADMINISTRATIVO
SECCION DE
COMPRAS
ENTREGA
SOLICITUD AL JEFE
DE LA UNID DE
APOYO ADM. PARA
APROBACION
RECIBE SOLICITUD
DE JEFE UNID. DE
APOYO . ADM.
APROBADA
RECIBE SOLICITUD
DEL PROVEEDOR
NO
APROBACION
SI
7
ENVIA
SOLICITUD A LA
SECCION DE
COMPRAS
9
LLENA FORMATO
DE INSCRIPCIN
ENTREGA AL
PROVEEDOR
FORMATO DE
INSCRIPCION
10
ENTREGA
FORMATO DE
INSCRIPCIN Y
RECAUDOS
VERIFICA
RECAUDOS Y
ENTREGA
SOLVENCIA
11
ENVIA A
REGISTRO DE
PROVEEDORES
12
13
FIN
Preparado por:
ING. JORGE GALAVIZ
CIV 141754
Aprobado por:
Fecha de vigencia:
35

TITULO: APLICACIN DEL CONTROL PREVIO AL COMPROMISO Y AL
PAGO
REGISTRO DE CAMBIOS
Revisin
Fecha
Cambio
OBJETIVO

para la realizacin del control previo al compromiso para los
documentos
que lo ameriten de la Unidad de Apoyo
Administrativo.
ALCANCE
1. Este procedimiento es solo aplicable a las actividades realizadas en

la seccin de Control Previo de la Unidad de Apoyo Administrativo
del Instituto del Deporte Tachirense.
1.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.


& NORMAS
3. Ley Orgnica de la Contralora General del Estado Tchira.

Tachirense. No puede ser reproducida sin autorizacin escrita a la Presidencia de este
rea: Aplicacin del Control Previo al Compromiso y al Pago

Preparado por:
ING. JORGE GALAVIZ
CIV 141754
Aprobado por:
Fecha de vigencia:
36

Pg.: 1/8
PROCEDIMIENTO
1.
A los documentos que ingresan a la Unidad de Administracin del Instituto deben

realizrsele el respectivo control administrativo de acuerdo al orden de llegada de
dichos documentos; salvo casos especiales en los que determinados documentos
reciben prioridad sobre los dems.
2. Para el Control Previo de Ordenes de Compra o Servicio, control administrativo se

apoyar en las Normas vigentes referentes a esta materia.
3. Para la conformacin de una Orden de Compra o Servicio es necesario que la Orden
de Compra contenga:
La naturaleza y monto del gasto, imputado correctamente a la partida

presupuestaria de acuerdo al Plan nico de Cuentas y con disponibilidad
presupuestaria aprobada en el ao fiscal vigente.
La identificacin del beneficiario.

Los renglones suficientemente detallados con clculos aritmticos exactos de
precios y calidad compatible.
El concepto del gasto claro y preciso describiendo correctamente el bien o
servicio adquirido, indicando cantidad, unidad de presentacin, precio unitario
y costo total.
Sello y firma de Control Presupuestario.
No presentar borrones, tachaduras y enmendaduras y evitar errores en clculos.
4. Para la adquisicin de repuestos, reparaciones o servicios de vehculos, maquinarias
y equipos las ordenes deben indicar la marca, tipo, N de placa del vehculo y/o
nmero de inventario respectivo.
5. La adquisicin de bienes y servicios por montos mayores a Bs. 500.000,oo, deben
ser aprobados en reunin de Directorio, en donde se justifique la inversin.
6. Que los precios sean justos, razonables y de calidad ptima.
Preparado por:
ING. JORGE GALAVIZ
CIV 141754
Aprobado por:
Fecha de vigencia:
37

Pg.: 2/8
7. Las Ordenes de Compra o Servicio deben guardar un orden correlativo tanto en la

fecha de emisin respecto a los soportes, como en la numeracin e igualmente debe
indicar la codificacin presupuestaria.
8. Las Ordenes de Compra o Servicio deben emitirse en el mismo mes en que se origina
la solicitud.
9. Que se elaboren y sustenten con apego a las disposiciones legales y reglamentarias
vigentes.
10. Que la Orden de Compra o Servicio presente los debidos soportes: La Solicitud de
Compra o Servicio (Original), la(s) Cotizacin(es) (Originales), la copia del Acta de
la reunin de Directorio (en caso de que se haya realizado para decidir la compra),
original de Acta firmada por la Comisin de Licitaciones (en caso de que se trate de
adquisiciones de bienes o servicios por Licitaciones Pblicas o Privadas), Fotocopia
de Contratos de Suministros (Cuando se trate de adquisiciones de bienes o servicios
a travs de contratos), Constancia original de Proveedor exclusivo (en caso de que no
exista otro), Constancia original del Proveedor eventual (en caso de proveedores no
inscritos en el Registro).
11. Que los clculos y sumatorias presentados en la Orden de Compra y cotizaciones
sean correctos.
12. La conformacin de Ordenes de Compra o Servicio se realizar estampando sobre
las mismas y los soportes que la acompaan los sellos pertenecientes a la seccin de
control previo, as como la firma del Analista que realiz el Control Previo de las
mismas.
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Pg.: 3/8
CONTROL PREVIO DE NOMINAS
1. Para el Control Previo de Nminas, control administrativo se apoyar en la Ley
Orgnica del trabajo y las Contrataciones Colectivas de Obreros y Empleados que se
encuentren vigentes para la fecha, la nomina debe poseer el mes correspondiente, la
descripcin del pago, el monto presupuestado para el pago, el monto correspondiente
al la Nmina y los nombres del jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo y el
Presidente para su posterior firma.
2. A la Hoja de Envo se le debe anexar tres copias, y todas (original y copias)deben ser
selladas y firmadas por el Analista que realiz el Control Previo de la Nmina.
CONTROL PREVIO ORDENES DE PAGO
1.
Para el Control Previo de Ordenes de Pago, la seccin de control previo se

apoyar en las Normas vigentes referentes a esta materia.
1.1 Para la conformacin de una Orden de Pago de Compras o Servicios es
necesario:
Que la Orden de Pago contenga: el nmero correlativo, el nombre y beneficiario
del cheque, la fecha de emisin, el concepto del pago claro y preciso, Imputacin
presupuestaria de acuerdo a la Ley de Presupuesto aprobada para el Organismo y
al Plan nico de Cuentas, el Monto de la Orden de Pago, el numero del cheque,
nmero de la cuenta bancaria, nombre del banco; el nombre, cargo y sello del
Presidente y Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo; el nombre, cargo, sello
y firma del jefe de la seccin de contabilidad.
El Voucher de Cheque que acompaa a la Orden de Pago debe contener el
Cheque de pago, cuyo nmero de cuenta, beneficiario y monto debe coincidir
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Pg.: 4/8
con el de la Orden de Pago; el cheque debe contener el sello de No Endosable
y el sello de Caduca a los sesenta das. El Voucher de Cheque debe poseer un
nmero correlativo, el concepto de pago, el nombre del Banco, el nmero de
cuenta bancario y el nmero de Orden de Compra.
La Orden de Pago y el Voucher de Cheque deben ser soportados por la Orden de
Compra o Servicio, el Comprobante de Ingreso de Materias, la(s) Factura(s), la
Solicitud del Servicio, la(s) Cotizacin(es) y el Comprobante de Retencin, si el
beneficiario es contribuyente. Todos estos documentos deben presentar datos y
clculos correctos.
La conformacin de Ordenes de Pago de Compras o servicios se realizar se
realizar estampando el sello y la firma del Analista de control administrativo
que realiz la revisin sobre la Orden de Pago, el Voucher de Cheque y dems
soportes.
1.2 Para la conformacin de la Orden de Pago de Nmina es necesario:
Que la Orden de Pago debe estar firmada y sellada por la seccin de
Contabilidad, la Unidad de Apoyo Administrativo y la Presidencia. La Nmina
debe estar firmada y sellada por el Jefe de Recursos Humanos, la Unidad de
Apoyo Administrativo y la Presidencia .
Que el monto de la Orden de Pago coincida con el monto sealado en la Nmina.
La conformacin de la Orden de pago de nminas se realizar estampando el
sello de la seccin de control previo sobre la Orden de Pago y sus copias.
2.
Mediante al Control Presupuestario se verificar la disponibilidad presupuestaria

para llevar cabo cualquier compra o solicitar cualquier servicio que requiera el
Instituto.
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Pg.: 5/8
3.
En caso de existir disponibilidad presupuestaria se dar a conocer a Compras el

monto disponible de la partida en cuestin a la fecha para
determinar el
proveedor y monto de la Orden de Compra o Servicio.

4.
Determinado el proveedor y monto de la Orden de Compra o Servicio por parte

de Compras se asignar el correlativo de la Orden de Compra o Servicio para
que compras la elabore. Este correlativo se asignar segn el Libro de Compras y
Servicios de Control Presupuestario registrando al mismo tiempo en dicho Libro
el nombre del proveedor, la partida a la que corresponde el egreso y el monto de
la Orden de Compra o Servicio.
5.
Se registrar adems en el sistema Presys el monto comprometido para la Orden

de Compra o Servicio indicando la fecha, el proveedor y la partida
correspondiente.
6.
Llevado a cabo el proceso de compra que finaliza con la entrega de la mercanca

en el Almacn o la prestacin efectiva del servicio, se verificar que la Orden de
Compra y los soportes que la acompaan (Solicitud de Compra o Servicio,
Cotizacin(es), Constancia de Ingreso de Materias y Factura(s)) presenten datos y
clculos correctos; posteriormente estos deben ser firmados y sellados con el
sello de Control Presupuestario.
7.
Se debe registrar el monto causado realmente de acuerdo a la(s) factura(s)

recibidas del Almacn en el sistema Presys y en el Libro de Control de Entrega de
Facturas.
8.
Se entregar la Orden de Compra o Servicio y los soportes que la acompaan

luego de ser registrados a Contabilidad firmando en el Libro de Control de
Entrega de Facturas el funcionario que recibe los documentos mencionados.
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Pg.: 6/8
9.
Elaborar mensualmente la Ejecucin Presupuestaria que debe ser enviada a la

Divisin de Planificacin, Proyectos y Presupuesto de la Gobernacin dentro de
los primeros cinco das del mes siguiente al que corresponde la Ejecucin
Presupuestaria.
10. Registrar en el sistema Presys la disponibilidad presupuestaria de cada ao.
CONTROL PREVIO DE CUALQUIER OTRO DOCUMENTO

11. La revisin del cualquier otro documento se realizar verificando que los datos
que presente el mismo sean los correctos y que presente los soportes necesarios
para su validacin.
12. La conformacin de cualquier otro documento se realizar estampando el sobre el
documento, as como en los soportes que lo acompaan el sello y la firma del
Analista que realiz la revisin de los mismos.
13. La conformacin de Ordenes de Pago, Conciliaciones Bancarias, Actas de Bienes
Nacionales y cualquier otro documento estar soportada por un formato de
Conformacin que contendr el nombre del documento, la fecha y la descripcin
de los documentos conformados (cantidad, fecha, beneficiario y monto), as como
el sello y la firma del Analista que realiz la conformacin.
14. El formato de Conformacin debe ir acompaado de una copia que firmar el
funcionario que reciba los documentos en l mencionados. Dicha copia quedar
archivada en la seccin de control previo.
15. Realizada la conformacin de cualquier documento, se har entrega del mismo y
de los soportes que lo acompaan junto con el formato de Conformacin, Libro
de Ordenes de Compra o Servicio (en el caso de control de Ordenes de Compra o
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Pg.: 7/8
Servicio) u Hoja de Envo (en el caso de las Nminas) a la dependencia que
corresponda segn sea el caso.
16. Si en la revisin de cualquier documento y los soportes que le acompaan, los
mismos no cumplen con los requisitos exigidos se realiza la objecin de los
mismos mediante un formato de Objecin en el cual se seala la Dependencia de
donde provienen los documentos, la descripcin de los documentos, el o los
motivos de la Objecin, la fecha, el sello y la firma del Analista que realiz la
revisin.
17. Realizada la Objecin de cualquier documento, este es devuelto a la Dependencia
del cual proviene para que sea subsanada la objecin.
18. No existe lmite en el nmero de Objeciones que pueda soportar un documento,
el mismo no ser conformado hasta tanto no cumpla con los requisitos necesarios.
19. Realizada la Objecin de cualquier documento, este es devuelto a la Dependencia
del cual proviene para que sea subsanada la objecin.
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Pg.: 8/8
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DEPENDENCIA
SECCION DE CONTROL
PREVIO
INICIO
DOCUMENTOS
APLICACIN DE
CONTROL PREVIO
2
NO
DOCUMENTOS
OBJETADOS
SI
SELLO FIRMA
APROBACION
DOCUMENTOS
APROBADOS
FIN
TITULO: ORDENES DE COMPRA Y ORDENES DE SERVICIO

REGISTRO DE CAMBIOS
Rev.
Fecha
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Cambio
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para el proceso de conformacin de las Ordenes de Compra y
de Servicio de la Unidad de Apoyo Administrativo.
OBJETIVO
ALCANCE
1.Este procedimiento es slo aplicable a la Organizacin de la

Unidad de Apoyo Administrativo y las actividades a realizar
estn bajo el Control Previo del Instituto del Deporte
Tachirense.
REFERENCIAS &
NORMAS
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.

Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico.
Resolucin N 121.

rea: Ordenes de Compra y Ordenes de Servicio

Pgina: 1/7
PROCEDIMIENTO
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1. SOPORTES QUE DEBEN ACOMPAAR A UNA ORDEN DE COMPRA O
SERVICIO
1.1. La Solicitud De Compra o Servicio (Original):
1.1.1. Las dependencias realizan la solicitud de las necesidades reales presentadas,
detallando en forma clara y precisa los bienes, materiales, suministros o
servicios a ser adquiridos o prestados, la fecha, el sello y firma del jefe de la
Unidad Solicitante la cual ser consignada en el almacena de materiales. Es
importante que exista una planificacin adecuada por parte de la dependencia
solicitante, que le permita realizar la respectiva notificacin tomando en
consideracin las estadsticas de Consumo, Mantenimiento Preventivo y
dems contingencias presentadas, lo cual facilitara el proceso que ejecuta
Compras para la elaboracin de la Orden de Compra o de Servicio segn sea el
caso dentro de un plazo considerable.
En el caso de mantenimiento preventivos y reparaciones tanto mayores y menores
por ejemplo de: aires acondicionados, instalaciones de salud, ascensores y equipos
entre otros, la coordinacin de mantenimiento deber emitir un informe tcnico
previo a la solicitud, el cual puede generar una Orden de Compra y de Servicio a
la vez si as lo requiere.

Pg.: 2/7
1.2. Las Cotizaciones.
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1.2.1. Debern ser originales, emitidas y debidamente firmadas por el proveedor,
dirigida a Compras de la Unidad de Apoyo Administrativo, indicando la fecha;
que debe ser igual o posterior a la de la solicitud de compra, memorando de
solicitud y el informe tcnico segn sea el caso, el RIF de la empresa, la
descripcin del bien o servicio de acuerdo a lo solicitado (deber tener las
mismas caractersticas y cantidades), desglosar el Impuesto al Valor Agregado
(IVA) si es contribuyente, las cotizaciones deben estar ajustadas a lo
establecido en el Artculo 2, numeral 7, (Resolucin N 093 de fecha 30 de
Junio de 1999), emitida por la Contralora General del Estado Tchira y
publicada en Gaceta Oficial N Extraordinaria 541-4. Los precios deben ser
justos y razonables, adems se exige la presentacin de cotizaciones de precios
en adquisiciones de bienes o prestacin de servicios de acuerdo a lo siguiente:
Una (01) Cotizacin hasta por un monto de SEISCIENTOS MIL
NOVECIENTOS NOVENTA Y NUEVE BOLVARES CON 00/100 (Bs.
600.999,00).
Dos (02) Cotizaciones desde SEISCIENTOS UN MIL BOLIVARES CON
00/100 (Bs. 601.000,00) hasta NOVECIENTOS MIL NOVECIENTOS
NOVENTA Y NUEVE BOLIVARES CON 00/100 (900.999,00).
Tres (03) Cotizaciones desde NOVECIENTOS UN MIL BOLIVARES CON
00/100 (Bs. 901.000,00) en adelante.
PARAGRAFO UNICO: En aquellos casos que, para la Adquisicin de Bienes
y Prestacin de Servicio no exista sino uno (01) o dos (02) proveedores y tal
Pg.: 3/7
hecho quede plenamente comprobado, se podr tramitar la adquisicin con

una (01) o dos (dos) cotizaciones segn el caso.
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1.3. Reunin de Directorio( Anlisis de Precios)
1.3.1. Tiene como finalidad discernir, formular el anlisis de precios y decidir con
propiedad los artculos a ser adquiridos bajo una cantidad representativa y
segn las necesidades reales de las dependencias, para lo cual debera estar
compuesta por: una mesa tcnica dependiendo de la compra que se este
tramitando, una mesa Administrativa y las cotizaciones participantes en el
proceso. Las rdenes de compras debern segn sea el caso, estar
acompaadas por el acta levantada en la reunin de directorio, la cual
detallar: los asistentes a la reunin de directorio, el nombre completo de las
Casas Comerciales que cotizaron, los productos que fueron seleccionados por
calidad y no por el precio ms bajo, proveedores que fueron excluidos por no
llenar los requisitos exigidos tanto en la elaboracin de la cotizacin como en
las caractersticas del producto cotizado y cualquier decisin que tomen, tanto
los integrantes de la mesa tcnica como los de la mesa Administrativa.
1.4. Contratos de Suministros o Servicios (Fotocopia).
1.4.1. Cuando se trate de adquisiciones de bienes o servicios a travs de contratos.
1.5. Constancia original del Proveedor exclusivo.
1.5.1. Emitida por parte del fabricante, importador o empresa Matriz, cuando se
trate de distribuidores exclusivos de determinado bien o servicio, en la regin
Pg.: 4/7
o el pas para proceder a la asignacin directa. En estos casos la Procuradura

General del Estado emitir la respectiva constancia que avale la del fabricante.
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1.6. Constancia original del Proveedor eventual.
1.6.1. En el caso de proveedores no inscritos en el Registro, debe ser emitida por el
Funcionario competente del Ejecutivo Regional , que acredite tal carcter y
exponga la necesidad que motiva la adquisicin del bien o servicio a este
proveedor.
1.7. Constancia original del Proveedor nico.
1.7.1. Es cuando se adquiere un bien o servicio donde slo existe un proveedor
inscrito, sta deber ser emitida por la Procuradura General del Estado, donde
conste tal carcter.
2. SOPORTES
QUE
DEBEN
SER
PRESENTADOS
POSTERIOR
A LA
ELABORACION DE LA ORDEN DE COMPRA O SERVICIO.

2.1 La Factura (Original y Cuatro (4) Copias)
2.1.1
Deber reunir todas los requisitos exigidos por la Resolucin N 320, de fecha
28/12/1999 en Gaceta Oficial N 36859 de fecha 29/12/1999 de las
Disposiciones Relacionadas con la Impresin y Emisin de Facturas y Otros
Documentos.
2.1.2
Las facturas sern presentadas al momento de ser conformada la Orden de

Compra, ya que segn la Ley de Reforma Parcial del la Ley del Impuesto al
Valor Agregado ( IVA), establece en su Artculo N 13
Se entendern
ocurridos o perfeccionados los hechos imponibles y nacida, en consecuencia, la

obligacin Tributaria : Numeral 1 (a): En los casos de ventas a Entes
Pblicos, cuando se autorice la emisin de la Orden de Pago correspondiente.,
Pg.: 5/7
y en el caso de las rdenes de Servicio se tratar segn el numeral 3 de la misma

Reforma.
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2.2 Control Perceptivo, Acta de Recepcin, Constancia del Trabajo ejecutado,
Informe de Recepcin del Almacn
Sern presentados al momento de conformacin de la Orden de Compra o
Servicio, en el caso de ser un compromiso a la fecha ya consumido o prestado,
que se podr evidenciar mediante la fecha de emisin de la Orden de Compra o
Servicio.
2.3 Control Perceptivo.
Es necesario tener la Orden de Compra o Servicio al momento de ejecutarlo, el
mismo se realizar para la Orden de Compra o Servicio por un monto mayor o
igual a TRECIENTOS MIL BOLIVARES CON 00/100(Bs. 300.000,00). En el
caso de las compras de bienes o prestacin de servicios por un monto menor al
sealado anteriormente,
la Orden de Compra o de Servicio deber ser
acompaada al momento de su conformacin, del Acta de Recepcin del bien

adquirido o la Constancia de Trabajo Ejecutado para la prestacin del servicio.
Casos
especficos:
Las rdenes de Servicio de; CADELA, CANTV,
HIDROSUROESTE etc., no requieren de Control Perceptivo.

2.4 Repuestos para la reparacin de las Unidades de Transporte
En vista de adquirirse los repuestos para ser instalados en el menor tiempo
posible por las limitaciones del parque automotor y por la necesidad de
mantener operativos los vehculos, es necesario aplicar los siguientes
modificaciones para efectos del registro y Control del Kardex:
Si el monto de la compra del repuesto es menor a Trescientos mil
Bolvares (Bs. 300.000,00); el encargado de transporte elaborar el Acta
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Pg.: 6/7
Fecha de vigencia:
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de Recepcin; sta llevar la firma del encargado de Transporte, del
representante de la empresa proveedora y de quien recibe los repuestos para
realizar la reparacin. Esta Acta de recepcin se enviar al depsito respectivo.
Si el monto es superior a Trescientos mil Bolvares (Bs. 300.000,00); se
realizar el Control Perceptivo a la Orden de Compra, elaborndose una acta
del respectivo control suscrita por el encargado de Trasporte, el auditor
interno del Instituto y el representante de la Empresa de quien se reciben
los repuestos para la reparacin.
2.5 Repuestos adquiridos para la reparacin de fotocopiadoras, computadoras,
equipos de instalacin inmediata y repuestos para ser instalados en el menor
tiempo posible
El departamento responsable del mantenimiento de los equipos, elaborar
Acta de recepcin de los repuestos.
2.6 Las rdenes de Servicio para las unidades de transporte (Aceite, alineacin y
balanceo)
Se elaborar una Constancia de Trabajo Ejecutado, firmada por el encargado de
transporte y el representante de la empresa que prest el servicio de reparacin.
3. REQUISITOS GENERALES QUE DEBE CONTENER LAS RDENES DE
COMPRA O SERVICIO.
Que la naturaleza y monto del gasto sea imputado correctamente a la partida
presupuestaria de acuerdo al Plan nico de Cuentas y con disponibilidad
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Pg.: 7/7
Fecha de vigencia:
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presupuestaria, aprobada en el ao fiscal vigente e igualmente deber estar
soportada por la disponibilidad Financiera.
Que tenga identificacin precisa del beneficiario, la inscripcin en el
registro de proveedores.
Presentar renglones suficientemente detallados con clculos aritmticos
exactos de precios y calidad compatible.

El concepto del gasto debe ser claro y preciso describiendo correctamente el
bien o servicio adquirido, indicando cantidad, precio unitario, porcentaje de

descuento, tipo de descuento, peso neto, condiciones de pago y costo total.
El gasto debe ser conformado y sellado por funcionarios autorizados al
efecto.
No presentar borrones, tachaduras ni enmendaduras y evitar errores en

clculos.
Para la adquisicin de repuestos, reparaciones o servicios de vehculos, maquinarias

y equipos las rdenes deben indicar la marca, tipo, N de placa del vehculo y/o
nmero de inventario respectivo.
Todas las adquisiciones de materiales y suministros o prestacin de servicios por
montos significativamente altos, deben ser aprobados en reunin de Directorio, en
donde se justifique la inversin y una exposicin de motivos por la cual se est
adquiriendo el bien o servicio.
Que los precios sean justos, Razonables y de calidad optima.
Las Ordenes de Compra o Servicio deben guardar un orden correlativo tanto en la
fecha de emisin respecto a los soportes, como en la numeracin e igualmente debe
indicar la codificacin presupuestaria.
Las rdenes de Compra o Servicio deben emitirse en el mismo mes en que se
origina la solicitud.
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TITULO: ELABORACIN Y EMISIN DE LA NOMINA DE PAGO
Revisin
Fecha
REGISTRO DE CAMBIOS
Cambio
OBJETIVO

para la elaboracin y emisin de Nminas contractuales del
Personal Obrero y Empleado fijo o contratado.
ALCANCE
1. Este procedimiento es solo aplicable al procedimiento de

elaboracin y emisin de Nminas contractuales del Personal
Obrero y Empleado fijo o contratado que labora en el Instituto del
Deporte Tachirense.
1.
4.
5.
Ley de Carrera Administrativa del Estado Tchira del 24 de Noviembre de 1968.

Convencin Colectiva de Trabajo vigente suscrita entre el Ejecutivo del Estado
Tchira y el S.U.E.P.E.T.
Convencin Colectiva de Trabajo vigente suscrita entre el Ejecutivo del Estado
Tchira y S.O.B.E.T.A.

& NORMAS
3. Ley Orgnica del Trabajo.
6.
7.
8.
9.

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Fecha de vigencia:
54

rea: Elaboracin y Emisin de nominas de pago
Pg.: 1/11
PROCEDIMIENTO
1. REVISIN PRELEMINAR
Control Previo cumple las siguientes tareas:
1.1. Verificar que las nminas vengan identificadas con el nombre de la Institucin,
nombre de clusula de la Contratacin Colectiva y fecha que corresponde el pago
del concepto.
1.2. Verificar que las nminas tengan cdigo y descripcin del cargo ajustada al R.A.C.
(Registro de Asignacin de Cargos).
1.3. Verificar que las columnas vengan discriminadas, identificando los montos que se
utilizan segn la Clusulas de la contratacin por ejemplo: salario bsico, salario
integral, descuentos cuando los tengan, entre otros.
1.4. Verificar que la nmina traiga en el pie de pgina descripta la Base de Clculo.
1.5. Verificar que las incidencias e insuficiencias por cualquier concepto, deben venir
soportadas por la primera nmina que la origin.
1.6. Verificar
clculos,
firmas del personal autorizado, sellos de la unidad que
autorizan y sumatorias.
2.
REVISIN DE CLCULOS EMPLEADOS PUBLICOS FIJOS
Segn la clusula primera de la Convencin Colectiva de Trabajo la remuneracin total es

la cantidad de dinero que percibe mensualmente el empleado con carcter peridico a
cambio de sus labores y este comprende:
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Pg.: 2/11
2.1 Sueldo Bsico
2.2 Bono Vacacional
2.3 Prima por hijos
2.4 Bonificacin de fin de ao
2.5 Prima por alimentacin y transporte
2.6 Bono de transporte y alimentacin
2.7 Dotacin remunerada de uniformes
2.8 Prima por antigedad
2.9 Prima de nivelacin y eficiencia profesional
2.10 Compensaciones especiales
2.11 Complemento de sueldo y cualquier otro beneficio econmico que perciba.
2.1 SUELDO BASICO

Es aquella remuneracin inicial que esta signada a las clases de cargos y escalas de sueldos,
estructuradas en grados y pasos en las tablas contenidas en el Clasificador Estadal de
Asignacin de Cargos, prevista en la Ley Anual de Presupuesto.
2.2 BONO VACACIONAL
Este monto se le otorga al empleado en el mes correspondiente en el cual disfrutara de sus
vacaciones por lo tanto segn la clusula novena de la convencin colectiva de trabajo se
cancela a los empleados por concepto de vacaciones lo siguiente:
a)
Quince(15) das hbiles de vacaciones con un pago de bono

adicional de diez (10) das de remuneracin total para el primer quinquenio de
servicio.
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56

b)

Dieciocho (18) das hbiles de vacaciones con un pago de bono adicional de
doce (12) das de remuneracin total por el segundo quinquenio de servicio.

c)
Pg.: 3/11
Veintin (21) das hbiles de vacaciones con un pago de bono adicional de

catorce (14) das de remuneracin total por el tercer quinquenio de servicio.
d)
A partir de diecisis (16) aos de servicio tendr derecho de veinticinco (25) das
hbiles de vacaciones con un pago de bono adicional de dieciocho (18) das de
remuneracin total.
2.3 PRIMA POR HIJOS

a)
Desde su nacimiento hasta los dieciocho (18) aos la cantidad de

bolvares dos mil ciento cuarenta y dos ( Bs. 2.142,oo) mensuales.
b)
Para los mayores de dieciocho (18) aos o menores, siempre que

cursen estudios tcnicos superiores la cantidad de bolvares tres mil sesenta (Bs.
3.060,oo) mensuales.
c)
Para los mayores de dieciocho (18) aos o menores, siempre que

estudios de educacin superior completa la cantidad de bolvares cinco mil cien
(Bs. 5.100,oo) mensuales.
d)
En caso de invalidez total la cantidad de bolvares cinco mil (Bs.

5.000,oo) mensuales. La prima por hijos ser entregada nicamente a la persona
que tenga la guarda y custodia de los hijos en caso de separacin o disolucin del
matrimonio.
2.4 BONIFICACIN DE FIN DE AO

Segn la clusula decimosexta de la convencin colectiva de trabajo se debe cancelar a
cada de uno de los empleados setenta (90) das de remuneracin total por concepto de
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Fecha de vigencia:
57

aguinaldos, los cuales sern cancelados en la segunda quincena del mes de noviembre cada
ao. Queda entendido que cuando el empleado no hubiere laborado el ao completo la
Pg.: 4/11
bonificacin se reducir a la parte proporcional correspondiente a los meses completos de

servicios prestados y este clculo se hace en base a remuneracin total.
2.5 BONO DE TRANSPORTE Y ALIMENTACIN
Segn la clusula decimoctava de la Convencin Colectiva de Trabajo se cancelar a todos
los empleados una prima de transporte de bolvares doce mil seiscientos (Bs. 12.600,oo), y
una prima de alimentacin de cinco mil cien bolvares ( Bs. 5.100,oo) mensuales.
2.6 DOTACIN DE UNIFORMES
Segn la clusula decimonovena de la Convencin Colectiva de Trabajo se cancelar
bolvares sesenta mil ( Bs. 60.000,oo) anuales.
2.7 PRIMA POR ANTIGEDAD
Segn la clusula vigsimo primera de la Convencin Colectiva de Trabajo se cancelar
mensualmente una prima por antigedad a la siguiente escala:
a) Un ao (1) un da (1) a dos (2) aos: bolvares siete mil ciento cuarenta (Bs.
7.140,oo)
b) Dos aos (2) un da (1) a cuatro (4) aos: bolvares diez mil setecientos diez
(Bs. 10.710,oo)
c) Cuatro aos (4) un da (1) a seis (6) aos: bolvares catorce mil doscientos
ochenta (Bs. 14.280,oo)
d) Seis aos (6) un da (1) a ocho (8) aos: bolvares diecisiete mil ochocientos
cincuenta (Bs. 17.850,oo)
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58

e) Ocho aos (8) un da (1) a diez (10) aos: bolvares veintin mil cuatrocientos
veinte (Bs.21.420,oo)
f)
Pg.: 5/11
Diez aos (10) un da (1) a doce (12) aos: bolvares veinticuatro

mil novecientos noventa (Bs. 24.990,oo)
g)
Doce aos (12) un da (1) a catorce (14) aos: bolvares treinta y

cinco mil setecientos (Bs. 35.700,oo)
h)
Catorce aos (14) un da (1) a diecisis (16) aos: bolvares treinta y

nueve mil doscientos setenta (Bs. 39.270,oo)
i)
Diecisis aos (16) un da (1) a dieciocho (18 ) aos: bolvares

cuarenta y dos mil ochocientos cuarenta (Bs. 42.840,oo)
j)
Dieciocho aos (18) un da (1) a veintes (20) aos: bolvares cuarenta

y seis mil cuatrocientos diez (Bs. 46.410,oo)
k)
Veinte aos (1) un da (1) a veintids (22) aos: bolvares cuarenta y

nueve mil novecientos ochenta (Bs. 49.980,oo)
l)
Veintids aos (22) un da (1) a veinticuatro (24) aos: bolvares

cincuenta y siete mil ciento veinte (Bs. 57.120,oo)
m)
Veinticuatro aos (24) un da (1) a veintisis (26) aos: bolvares

sesenta mil seiscientos noventa (Bs. 60.690,oo)
n)
Veintisis aos (26) un da (1) a veintiocho (28) aos: bolvares

sesenta y cuatro mil doscientos sesenta (Bs. 64.260,oo)
o)
Veintiocho aos (28) un da (1) a treinta (30) aos: bolvares sesenta

y siete mil ochocientos treinta (Bs. 67.830,oo)
p)
Treinta aos(30) un da o mas: bolvares setenta y un mil cuatrocientos

(71.400,oo)
Preparado por:
ING. JORGE GALAVIZ
CIV 141754
Aprobado por:
Fecha de vigencia:
59


Pg.: 6/11
2.8 PRIMA DE NIVELACION Y EFICIENCIA PROFESIONAL

Segn la clusula vigsima segunda de la Contratacin Colectiva de Trabajo se otorga
mensualmente al empleado lo siguiente:
1) Una prima de veintisis mil quinientos cincuenta bolvares ( Bs. 26.550,oo) a cada
empleado que obtenga el titulo de Tcnico Superior.
2) Una prima de cincuenta y tres mil cien bolvares ( Bs.53.100,oo) a los profesionales
universitarios.
3) Por post-grados a los profesionales universitarios una prima de veinticinco mil
bolvares (Bs. 25.000,oo)
4)
Por doctorados a los profesionales universitarios una prima de treinta y ocho mil
doscientos cincuenta bolvares ( Bs. 38.250,oo)
3. REVISIN DE CALCULOS EMPLEADOS CONTRATADOS

Para el calculo del sueldo de los empleados contratados se toma como base lo estipulado en
la Ley Orgnica del Trabajo.
4. REVISIN DE CALCULOS OBREROS FIJOS
Preparado por:
ING. JORGE GALAVIZ
CIV 141754
Aprobado por:
Fecha de vigencia:
60

Segn la clusula primera de la Convencin Colectiva de Trabajo el salario integral es la
cantidad de dinero que recibe el trabajador con carcter peridico a cambio de labor el cual
estar integrado por:
Pg.: 7/11
a) Salario normal
b) Subsistencia y bono alimenticio
c) Prima y bono de transporte
d) Complemento de salario
e) Recargo jornada nocturna
f)
Cenas o lunch
g) Uniformes, zapatos e impermeables

h) Das feriados permanentes
i) Horas extras trabajadas habitual y consecutivamente (fijas)
j) Prima por antigedad.
k) Bono vacacional
l) Prima de reconocimiento
m) Aguinaldos
4.1 SALARIO NORMAL
Es la cantidad fija que recibe el trabajador a cambio de su labor ordinaria y es
equivalente a los salarios mnimos que aparecen en el tabulador de oficios y salarios,
todo conforme con lo estipulado en la Ley Orgnica del Trabajo.
4.2 VACACIONES
Preparado por:
ING. JORGE GALAVIZ
CIV 141754
Aprobado por:
Fecha de vigencia:
61

Segn la clusula dcima de la Convencin Colectiva de Trabajo los trabajadores tendrn
derecho al disfrute (descanso) de una vacacin anual al termino de cada ao de servicio,
de veintin (21) das continuos remunerados con el salario normal establecido en el
tabulador de oficios y salarios y su respectiva prima de antigedad.
Pg.:8/11
4.3 PRIMA POR HIJOS

Segn la clusula dcima sptima de la Convencin Colectiva de Trabajo los trabajadores
tienen derecho a una prima por cada hijo que tenga el trabajador en la siguiente forma:
A)
Desde su nacimiento hasta los 18 aos, la cantidad de bolvares

un mil ochocientos (Bs. 1.800,oo) mensuales
B)
A los hijos mayores de 18 aos una beca:

1.- Para los que cursen estudios de tercera etapa, a nivel superior carrera
tcnica (TSU), la cantidad de bolvares dos mil quinientos (Bs. 2.500,oo)
mensuales.
2.- Para los que cursen estudios de carrera universitaria de titulo
profesional completo, bolvares tres mil setecientos cincuenta (Bs.
3.750,oo) mensuales.
3.- Para los hijos que nazcan con enfermedad defectuosa, invlidos por
accidente o enfermedad total una prima de bolvares cinco mil (Bs.
5.000,oo) mensuales, mientras estos permanezcan en estado de invalidez,
previa certificacin de la junta medica.
4.4 AGUINALDOS
Segn la clusula vigsima de la Convencin Colectiva de Trabajo se debe cancelar a cada
de uno de los trabajadores setenta (90) das de salario integral por concepto de aguinaldos,
Preparado por:
ING. JORGE GALAVIZ
CIV 141754
Aprobado por:
Fecha de vigencia:
62

los cuales sern cancelados en la segunda quincena del mes de noviembre cada ao. El
salario integral para el pago de lo previsto en esta clusula, se computara por el promedio
de lo devengado en el segundo trimestre de cada ao, entre las semanas catorce(14) a la
veintisis (26) y el promedio del bono vacacional y de aguinaldos devengados en el ao
anterior.
Pg.: 9/11
4.5 PRIMA DE RECONOCIMIENTO

Segn la clusula vigsima quinta de la Convencin Colectiva de Trabajo se debe cancelar
a cada de uno de los trabajadores una asignacin mensual de bolvares cinco mil
cuatrocientos (Bs. 5.400,oo) como reconocimiento.
4.6 PRIMA POR ANTIGEDAD
Segn la clusula vigsima sexta de la Convencin Colectiva de Trabajo se debe cancelar a
cada de uno de los trabajadores una prima por antigedad conforme a las siguientes
normas:
a) Desde el primer ao de servicio cumplido hasta los tres (3) aos, once (11)
meses y veintinueve (29) das una prima de bolvares quinientos(Bs. 500,oo)
diarios.
b) Desde los cuatro (4) aos de servicio cumplidos hasta los seis (6) aos, once
(11) meses y veintinueve (29) das una prima de bolvares seiscientos cincuenta
(Bs. 650,oo) diarios.
c) Desde los siete (7) aos de servicio cumplidos hasta los diez (10) aos, once
(11) meses y veintinueve (29) das una prima de bolvares setecientos (Bs.
700,oo) diarios.
Preparado por:
ING. JORGE GALAVIZ
CIV 141754
Aprobado por:
Fecha de vigencia:
63

d) Desde los once (11) aos de servicio cumplidos hasta los catorce (14) aos,
once (11) meses y veintinueve (29) das una prima de bolvares ochocientos
(Bs. 800,oo) diarios.
e) Desde los quince (15) aos de servicio cumplidos hasta los diecinueve (19)
aos, once (11) meses y veintinueve (29) das una prima de bolvares mil
quinientos (Bs. 1.500,oo) diarios.
Pg.: 10/11
f) Desde los veinte (20) aos de servicio cumplidos hasta los veinticuatro (24)
aos, once (11) meses y veintinueve (29) das una prima de bolvares mil
novecientos (Bs. 1.900,oo) diarios.
g) Desde los veinticinco (25) aos de servicio cumplidos hasta los veintisiete (27)
aos, once (11) meses y veintinueve (29) das una prima de bolvares dos mil
doscientos (Bs. 2.200,oo) diarios.
h) Desde los veintiocho (28) aos de servicio cumplidos hasta los veintinueve (29)
aos, once (11) meses y veintinueve (29) das una prima de bolvares dos mil
novecientos (Bs. 2.900,oo) diarios.
i) Desde los treinta (30) aos de servicio cumplidos hasta los treinta y un (31)
aos, once (11) meses y veintinueve (29) das una prima de bolvares cuatro mil
cincuenta (Bs. 4.050,oo) diarios.
j) A partir de los treinta y dos (32) aos de servicio cumplidos en adelante, una
prima de bolvares cinco mil quinientos (Bs. 5.500,oo) diarios.
El pago de prima por antigedad se efectuara semanalmente y formara parte del salario
integral.
Preparado por:
ING. JORGE GALAVIZ
CIV 141754
Aprobado por:
Fecha de vigencia:
64

5. . REVISIN DE CALCULOS OBREROS CONTRATADOS
Para el calculo del sueldo de los obreros contratados se toma como base lo estipulado en la
Ley Orgnica del Trabajo.

Preparado por:
ING. JORGE GALAVIZ
CIV 141754
Aprobado por:
Pg.: 11/11
Fecha de vigencia:
65

UNIDAD DE APOYO
ADMINISTRATIVO
CONTROL PREVIO
COORDINACION DE
RECURSOS HUMANOS
INICIO
RECIBE NOMINAS
Y APLICA
REVISION
NOMINAS Y
SOPORTES
1
NOMINAS
SI
CONFORME
REALIZA PAGO DE
LA NOMINA
NO
APLICACIN DE
CALCULOS
ENVIA NOMINAS A
UNIDAD DE RRHH
PARA CORRECCION
ENVIA NOMINAS A
CONTROL PREVIO
8
FIN
TITULO: CONTROL PERCEPTIVO

Revisin
Preparado por:
ING. JORGE GALAVIZ
CIV 141754
Fecha
REGISTRO DE CAMBIOS
Cambio
Aprobado por:
Fecha de vigencia:
66

OBJETIVO
ALCANCE

para la ejecucin del Control perceptivo a las Ordenes de Compra
de Bienes, Materiales y Suministros de la Unidad de Apoyo
2. Este procedimiento es solo aplicable al procedimiento de ejecucin
del Control Perceptivo a las Ordenes de Compra de Bienes,
Materiales y Suministros de la Unidad de Apoyo Administrativo del
REFERENCIAS 1. Constitucin de la Republica Bolivariana de Venezuela.

& NORMAS
2. Constitucin del Estado Tchira.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.


rea: Control Perceptivo

Pg.: 1/3
PROCEDIMIENTO
Control Perceptivo.
Preparado por:
ING. JORGE GALAVIZ
CIV 141754
Aprobado por:
Fecha de vigencia:
67

Es necesario tener la Orden de Compra o Servicio al momento de ejecutarlo y sus
respectivos soportes, el mismo se realizar para la Orden de Compra o Servicio por un
monto mayor o igual a TRECIENTOS MIL BOLIVARES CON 00/100(Bs. 300.000,00).
En el caso de las compras de bienes o prestacin de servicios por un monto menor al
sealado anteriormente, la Orden de Compra o de Servicio deber ser acompaada al
momento de su conformacin, del Acta de Recepcin del bien adquirido o la Constancia de
Trabajo Ejecutado para la prestacin del servicio. La aplicacin del mismo se realiza a los
materiales y suministros adquiridos por este Instituto en el Almacn de Materiales como
punto central de aplicacin del control.
Las rdenes de Servicio de; CADELA, CANTV , HIDROSUROESTE etc., no
requieren de Control Perceptivo.
Dando cumplimiento a la Resolucin 093 de la Contralora General del Estado
Tchira en la aplicacin de los Procedimientos Normales de Compras segn el articulo 2
pargrafo 15, publicada en la Gaceta Oficial del Estado Tchira bajo el Nmero
Extraordinario 541-A.
En la actualidad el procedimiento es aplicado por la Unidad de Auditoria Interna
del IDT.
PROCEDIMIENTO
1. El almacenista revisa montos de ordenes de compra y solicita el control perceptivo.
2. La Unidad de Auditoria Interna designa un funcionario para que se dirija a la
dependencia solicitante del control perceptivo.

Preparado por:
ING. JORGE GALAVIZ
CIV 141754
Pg.: 2/3
Aprobado por:
Fecha de vigencia:
68

3. El funcionario de la Unidad de Auditoria Interna realiza el control perceptivo
usando el formato respectivo
4. Si no existe conformidad.
4.1 El funcionario de la Unidad de Auditoria Interna Informa a la dependencia y
levanta un informe.
5. El almacenista recibe informe y no acepta la compra.
6. Si existe conformidad
6.1 El funcionario de la Unidad de Auditoria Interna Sella y firma conforme el
formato respectivo.
7. El funcionario de la Unidad de auditoria Interna enva al almacn de materiales el
formato de control perceptivo sellado y firmado.
8. El almacenista recibe el formato de control perceptivo firmado y sellado y acepta la
compra.

Preparado por:
ING. JORGE GALAVIZ
CIV 141754
Aprobado por:
Pg.: 3/3
Fecha de vigencia:
69

AUDITORIA INTERNA IDT
ALMACN DE MATERIALES
INICIO
REVISA MONTOS DE ORDENES

DE COMPRA Y SOLICITA EL
CONTROL PERCEPTIVO
SE DIRIGE A LA DEPENDENCIA
SOLICITANTE DEL CONTROL
PERCEPTIVO
REALIZA EL CONTROL
PERCEPTIVO
NO
4
EXISTE
CONFORMIDAD
RECIBE INFORME Y NO
ACEPTA LA COMPRA O
SERVICIO
INFORMA A LA
DEPENDENCIA Y
LEVANTA UN
INFORME
SI
SELLA Y
FIRMA
ENVIA ACTA DE
RECEPCIN AL
ALMACN DE
MATERIALES
9
RECIBE ACTA DE
RECEPCIN Y RECIBE LA
COMPRA O SERVICIO
FIN
TITULO: CONTROL DE EJECUCIN Y MODIFICACIN AL PRESUPUESTO

DE INGRESOS Y GASTOS.
Revisin
Preparado por:
ING. JORGE GALAVIZ
CIV 141754
Fecha
REGISTRO DE CAMBIOS
Cambio
Aprobado por:
Fecha de vigencia:
70

OBJETIVO

para el Control de ejecucin y modificacin al Presupuesto de
ingresos y gastos a las Ordenes de Compra de Bienes, Materiales
y Suministros de la Unidad de Apoyo Administrativo.
ALCANCE
REFERENCIAS
& NORMAS
Este procedimiento es solo aplicable al Control de ejecucin y

modificacin al Presupuesto de ingresos y gastos a las Ordenes de
Compra de Bienes, Materiales y Suministros de la Unidad de
Apoyo Administrativo del Instituto del Deporte Tachirense.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.


rea: Control Presupuestario
Pg.: 1/4
PROCEDIMIENTO
El Analista Presupuestario
Preparado por:
ING. JORGE GALAVIZ
CIV 141754
Aprobado por:
Fecha de vigencia:
71

Verifica si existe disponibilidad segn la partida
1.
presupuestaria para realizar la compra o solicitar el Servicio que

requiere el Instituto segn la solicitud de Compras.
2.
No existe disponibilidad presupuestaria de la partida

solicitada:
2.1.
Se informa al Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo.
3.
Si existe disponibilidad presupuestaria de la partida

solicitada:
3.1
Informa al Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo
del monto disponible a la fecha de la partida correspondiente.

4.
Recibe de Compras la informacin sobre el monto y

proveedor de la Orden de Compra o servicio.
5.
Asigna el correlativo de la Orden de Compra o

Servicio segn el libro de compras de Control Presupuestario.
6.
Registra en el Libro de Compras la Orden de Compra

o Servicio.
7.
Registra en el sistema Presys el monto comprometido

indicando: fecha, N de orden, proveedor y partida correspondiente.
8.
Recibe de Compra la Orden de Compra o Servicio ya

elaborada y sus respectivos soportes.
9.
Verifica los datos de la Orden de Compra o Servicio, y

que este acompaada de los respectivos soportes.
10.
Existe alguna objecin en la revisin de los

documentos:
10.1
11.
Preparado por:
ING. JORGE GALAVIZ
CIV 141754
Devuelve los documentos a Compras para su correccin.
Existe conformidad en la revisin de los documentos.
Aprobado por:
Fecha de vigencia:
72

Pg.: 2/4
11.1
Sella y firma la Orden de Compra y sus copias.
11.2
Entrega los documentos conformados a Compras.
Preparado por:
ING. JORGE GALAVIZ
CIV 141754
Aprobado por:
Fecha de vigencia:
73

Preparado por:
ING. JORGE GALAVIZ
CIV 141754
Aprobado por:
Pg.: 3/4
Fecha de vigencia:
74

ANALISTA
PRESUPUESTARIO
COMPRAS
INICIO
VERIFICA DISPONIBILIDAD
PRESUPUESTARIA DE LA
PARTIDA CORRESPONDIENTE
NO
EXISTE
DISPONIBILIDAD
INFORMA A
COMPRAS
SI
3
INFORMA A COMPRAS
EL MONTODISPONIBLE
PARA LA PARTIDA
5
REALIZA EL PROCESO
DE SELECCIN DE
PROVEEDORES
RECIBE INFORMACIN
SOBRE MONTO Y
PROVEEDOR
9
PREPARA O.C o O.S
Y SOPORTES
ASIGNA EL
CORRELATIVO
O.C o O.S.
REGISTRA EN
SISTEMA PRESYS
10
OC o OS Y
SOPORTES

Preparado por:
ING. JORGE GALAVIZ
CIV 141754
Aprobado por:
Pg.: 4/4
Fecha de vigencia:
75

COMPRAS
ANALISTA PRESUPUESTARIO
VERIFICAN DATOS DE LA
OC Y OS Y LOS SOPORTES
11
15
OC o OS y
SOPORTES
SI
12
EXISTE
INCONFORMIDAD
13
CORRIGE EL
ERROR
16
NO
FORMATO DE
OBJECION
SELLA Y
FIRMA
OC o OS
14
17
OC o OS y
SOPORTES
OC o OS y
SOPORTES
18
19
OC o OS y
SOPORTES
FIN
TITULO: RENDICIN DE CUENTAS

Revisin
OBJETIVO
Preparado por:
Fecha
REGISTRO DE CAMBIOS
Cambio

para la rendicin de cuentas del Instituto del Deporte Tachirense.
76
Aprobado por:
Fecha de vigencia:
ING. JORGE GALAVIZ

CIV 141754

ALCANCE
1. Este procedimiento es solo aplicable al procedimiento de rendicin

de cuentas del Instituto del Deporte Tachirense.
REFERENCIAS 1. Constitucin de la Republica Bolivariana de Venezuela.

& NORMAS
2. Constitucin del Estado Tchira.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.


rea: Rendicin de Cuentas

Pg.: 1/4
PROCEDIMIENTO
Debido a que los recursos ejecutados en el Instituto provienen de tres vas distintas, la
rendicin de cuentas sobre estos debe hacerse por separado para cada uno de los entes
aportantes(Contralora General del Estado Tchira, Gobernacin, Lotera del Tchira e
IND).
Preparado por:
ING. JORGE GALAVIZ
CIV 141754
Aprobado por:
Fecha de vigencia:
77

La metodologa de rendicin de cuentas para cada ente es la misma y solo se
presentaran diferencias en el destinatario de las mismas.
1.
La rendicin de cuentas deber presentarse al ente respectivo dentro de los

45 das siguientes al cobro de la asignacin en concordancia con la Ley de
Presupuesto para el ejercicio fiscal vigente.
2.
La presentacin de los comprobantes sobre rendicin de cuentas, debe

efectuarse en un (1) original por partidas en renglones separados para enviar al
ente y (1) copia para archivo del Instituto.
3.
Las cotizaciones anexadas tiene sus bases legales segn resolucin Nro.
093 de fecha 30 de Junio 1999, emitida por la Contralora General de Estado y
publicada en Gaceta Oficial Nro. Extraordinario 541-4.
4.
Describir el periodo de rendicin, sector, programa y partida.
5.
Numerar
consecutivamente
la
presentacin
de
las
rendiciones
(comprobantes).
6.
Relacionar en cada carpeta de rendicin los comprobantes, indicando el

nmero de cheque, numero de comprobantes o facturas y montos, y al finalizar
debe sealar el total rendido y saldo pendiente por rendir (segn sea el caso).
7.
Anexar a la rendicin copia de la orden de pago emitida en el ente emisor

del pago, planilla de reintegro de sobrantes en caso de que lo hubiere.
8.
Nombres, cargo, nmero de cdula, sello y firmas del Administrador,

Presidente (cuentadante) de la Institucin y Auditor Interno.

9.
Pg.: 2/4
Los comprobantes de pagos a proveedores (Voucher, orden de pago,

factura, orden de compra o servicio segn sea el caso y las cotizaciones) las
nminas de pago del personal, son recibidos a travs de la Unidad de Caja, a los
cuales se les realiza revisin, para verificar firmas, sellos y los respectivos
Preparado por:
ING. JORGE GALAVIZ
CIV 141754
Aprobado por:
Fecha de vigencia:
78

soportes, y luego se procede a firmar el libro como recibido, caso contrario de
que no tengan la informacin completa, sern devueltas a caja.
10.
Se procede a desglosar dichos documentos, y a efectuar un cuadro de

rendicin, donde se registra toda la informacin de dichos pagos, tanto como el
nmero de la respectiva orden y cheque emanada por el ente respectivo, y se
deben de organizar dos carpetas, con igual cantidad de documentos, en original y
copia, las cuales sern distribuidas de la siguiente forma: original para el ente
respectivo y copia para el archivo del Instituto.
11.
Se debe archivar estas rendiciones, llevando un control de archivo en un

libro, donde van los datos de la orden, cheque y el nmero del sobre donde va a
estar dicha carpeta, as como tambin una carpeta de lomo ancho donde se debe
archivar las copias de los oficios luego de recibidos y firmados por parte de la
Unidad de Auditoria Interna del ente respectivo( solvencia).
12.
Se realiza una relacin de: Informe de rendicin de cuentas, movimiento

general de las ordenes, consignados, con la finalidad de llevar el control de lo
rendido y lo pendiente por rendir.

Preparado por:
ING. JORGE GALAVIZ
CIV 141754
Aprobado por:
Pg.: 3/4
Fecha de vigencia:
79

RENDICIN DE
CUENTAS
CONTRALORA GENERAL DEL

ESTADO, LOTERA E IND
INICIO
NOMINA Y
SOPORTES SEGN
CLAUSULAS
CONTRACTUAL
VERIFICAN
CONFORMIDAD DE
LA NOMINA SEGN
CLAUSULA
CONTRACTUAL
CLASIFICA
POR
GREMIOS
ORIGINAL
FIN
DESGLOSA
N EN
ORIGINAL
Y COPIA
ENUMERA
NY
SELLAN
REALIZA CUADROS DE
RENDICIN (OFICIOS,
DEPSITOS, EDO DE CUENTAS Y
ORDENES DE PAGO
CONSIGNA EN UNIDAD
CONTRALORA DEL
ENTE RESPECTIVO
6
7
ARCHIVO

Preparado por:
ING. JORGE GALAVIZ
CIV 141754
Aprobado por:
Pg.: 4/4
Fecha de vigencia:
80

RENDICIN DE
CUENTAS
CONTRALORA GENERAL DEL

ESTADO, LOTERA E IND
INICIO
O/C U O/S
COTIZACIONES
ORIGINAL Y
COPIA
COPIA
PETITORIO
COMPROBANTE
VISTO BUENO
FACTURA
VOUCHER
O / PAGO
COMPROBANTE
DE RETENCION
VERIFICAN QUE LOS

DOCUMENTOS SEAN
LOS CORRECTOS
CLASIFICAN
POR
PARTIDAS
DESGLOSAN
ORIGINAL Y
COPIAS
ENUMERA
NY
SELLAN
REALIZA CUADROS DE
RENDICIN (OFICIOS, DEPSITOS,
EDO DE CUENTAS Y ORDENES DE
PAGO
CONSIGNA EN UNIDAD
CONTRALORA DEL
ENTE RESPECTIVO
7
ARCHIVO
FIN
10
TITULO: AREA CONTABLE: BANCOS, INGRESOS Y EGRESOS

Revisin
Preparado por:
ING. JORGE GALAVIZ
CIV 141754
Fecha
REGISTRO DE CAMBIOS
Cambio
Aprobado por:
Fecha de vigencia:
81

OBJETIVO
ALCANCE
REFERENCIAS
& NORMAS

para la obtencin de los Ingresos y ejecucin de los Egresos en la
Unidad de Apoyo Administrativo del Instituto del Deporte
Tachirense.
Este procedimiento es solo aplicable al procedimiento de obtencin
de los ingresos y ejecucin de los Egresos en la Unidad de Apoyo
1. Constitucin de la Republica Bolivariana de Venezuela.
2.Constitucin del Estado Tchira.
3.Ley Orgnica de la Contralora General del Estado Tchira.
4.Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del SNCF.
5.Reglamento de la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica.
6.Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Publico.
7.Ley de Creacin del Instituto del Deporte Tachirense.
8.Providencia Administrativa del IDT.
9. Resolucin 093 de la Contralora General del Estado Tchira.
10. Resolucin N 01-00-00-032 de la Contralora General de la Republica.
11. Otras normas, leyes y reglamentos que puedan regir el proceso.

rea: Contable, Bancos, Ingresos y Egresos

Preparado por:
ING. JORGE GALAVIZ
CIV 141754
Aprobado por:
Pg.: 1/11
Fecha de vigencia:
82

INGRESOS
La Unidad de Contabilidad posee el Sistema CONSYS, en el cual se registrara, de
acuerdo con el Plan de Cuentas que se prescriba y las normas que al efecto se dicten, la
obtencin de los ingresos y la ejecucin de los gastos autorizados en el presupuesto del ente
pblico, los cuales debern imputarse a las correspondientes partidas presupuestarias, de
conformidad con las normas y criterios que establezca la Oficina Central de Presupuesto.
(OCEPRE).
Los ingresos del Instituto se realizan por diferentes vas las cuales se especifican a
continuacin:
1. Ingresos por asignacin presupuestaria del Ejecutivo Regional.
2. Ingresos por donacin de parte de la Lotera del Tchira.
3. Ingreso por reintegro de las asociaciones deportivas o proveedores.
4. Ingresos propios ( alquileres).
1. INGRESOS POR ASIGNACIN PRESUPUESTARIA DEL EJECUTIVO

REGIONAL.
a) La Direccin de Presupuesto de la Gobernacin informa sobre disponibilidad de
recursos para el Instituto indicando monto, concepto y numero de orden de
pago.
rea: Contable: Bancos, Ingresos y Egresos
Preparado por:
ING. JORGE GALAVIZ
CIV 141754
Aprobado por:
Pg.: 2/11
Fecha de vigencia:
83

b) La Unidad de Apoyo Administrativo elabora Solicitud de Pago Directo en los
formatos entregados por la Gobernacin para tal fin.
c) Luego de elaborada la Solicitud de Pago Directo se solicita la firma del
Presidente y se anexa copia del acta de nombramiento del Jefe de la Unidad de
Apoyo administrativo y del Presidente.
d) Se entrega Solicitud de Pago Directo con los soportes en Tesorera de la
Gobernacin para la entrega de los recursos.
e) Tesorera de la Gobernacin realiza entrega de la orden de pago y cheque al
Administrador o al Presidente del Instituto como los nicos autorizados para tal
fin, estos firman conforme la orden de pago y retiran el cheque.
f) Luego se entrega el cheque en la Seccin de caja para que sea depositado en las
cuentas del Instituto.
g) Despus de realizado el deposito se elabora el respectivo comprobante de
ingreso donde se detalla el origen del ingreso, concepto, numero del deposito,
banco en que fue depositado, numero del cheque , fecha, entre otros.
h) Por ultimo el ingreso se registra en el sistema contable CONSYS donde se
relaciona la disponibilidad financiera del Instituto.
2. INGRESOS POR DONACIN DE PARTE DE LA LOTERA DEL TCHIRA.

a) La Unidad de Administracin de la Lotera del Tchira informa sobre donacin
para el Instituto indicando monto, concepto y numero de orden de pago.
b) La Unidad de Apoyo Administrativo elabora acta de donacin.
c) Se entrega acta de donacin con los soportes en la Unidad de Administracin de
la Lotera del Tchira para la entrega de los recursos.
Preparado por:
ING. JORGE GALAVIZ
CIV 141754
Aprobado por:
Pg.: 3/11
Fecha de vigencia:
84

d) La Unidad de Administracin realiza entrega de la orden de pago y cheque al
Administrador o al Presidente del Instituto como los nicos autorizados para tal
fin, estos firman conforme la orden de pago y retiran el cheque.
e) Luego se entrega el cheque en la Seccin de caja para que sea depositado en las
cuentas del Instituto.
f) Despus de realizado el deposito se elabora el respectivo comprobante de
ingreso donde se detalla el origen del ingreso, concepto, numero del deposito,
banco en que fue depositado, numero del cheque , fecha, entre otros.
g) Por ultimo el ingreso se registra en el sistema contable CONSYS donde se
relaciona la disponibilidad financiera del Instituto.
3. INGRESO POR REINTEGRO DE LAS ASOCIACIONES DEPORTIVAS O

PROVEEDORES.
a) Cuando las asociaciones deportivas no consuman la totalidad de las
asignaciones otorgadas por el Instituto para el evento o competencia debern
reintegrar los excedentes al Instituto.
b) Las asociaciones levantaran un informe donde se detallen los gastos realizados y
la justificacin de los reintegros.
c) Los reintegros se harn en efectivo en la caja del Instituto por un representante
de la asociacin..
d) El responsable de caja entregara al representante de la asociacin un recibo de
haber realizado el reintegro al Instituto.

Preparado por:
ING. JORGE GALAVIZ
CIV 141754
Aprobado por:
Pg.: 4/11
Fecha de vigencia:
85

EGRESOS
ORDEN DE PAGO - PROVEEDORES
COMPRAS
1.- Enva factura(s) ya causadas, junto al comprobante de Ingreso de Bienes,
Materiales y Suministros, Orden de compra, Solicitud del Servicio,
Cotizacin(es). Si es orden de servicio debe contener adicional Acta de
Conformidad.
CONTABILIDAD
2.- Recibe facturas ya causadas (original y copias) revisando que las mismas
cumplan con los requisitos exigidos y que contengan los mismos datos que
el comprobante de Ingresos de Bienes, Materiales, y Suministros Orden de
Compra, Solicitud de Servicio . As como que las cotizaciones sean
originales y debidamente firmadas por el proveedor, deben contener:
a. 1 cotizacin por un monto menor a 600.999,00
b. 2 Cotizaciones por un monto de Bs. 601.000,00 hasta 900.999,00 Bs.
c. 3 Cotizaciones por un monto mayor a Bs. 901.000,00. En caso de ser
una solicitud de servicio deber estar incluido el Acta de
Conformidad (original y copias) y solicitud del servicio.
De haber faltantes de documentos se devuelven a Compras, en caso
contrario:
3.- El funcionario receptor deber firmar el Libro de Control de Entrega de
facturas ya causadas.
Preparado por:
ING. JORGE GALAVIZ
CIV 141754
Aprobado por:
Pg.: 5/11
Fecha de vigencia:
86

4.- Registrar la orden de compra y/o Orden de Servicio en el libro de Control
de Orden de Compras y/o Orden de Servicio.
5.- Enva relacin de compromisos a cancelar la cual debe contener:
5.1. Partida Presupuestaria.
5.2. Numero de la orden de compra y/o orden de servicio.
5.3. Fecha.
5.4. Nombre del Proveedor.
5.5. Monto a cancelar.
6.- Verificar la disponibilidad financiera para poder realizar los pagos
comprometidos y causados por compras y/o servicios.
7.- En caso de no existir disponibilidad financiera se informa a la
Administracin y se archiva la Orden de Compra o de Servicio
8.- Si procede el pago:
8.1. Verificar si el beneficiario est sujeto a retencin.
8.2. En caso de estarlo realizar los clculos de acuerdo a las leyes
vigentes.
9.- Elaborar la Orden de Pago (original y copias); la cual debe cumplir con los
siguientes requisitos:
9.1. Numero correlativo.
9.2. Fecha de emisin.
9.3.Nombre del beneficiario.
9.4. Monto de la factura en letras y nmeros.
9.5. Concepto claro y preciso.
9.6. Tipo de presupuesto.
9.7. Imputacin Presupuestaria.
9.8. Firma del funcionario que elabora la Orden de Pago.
Preparado por:
ING. JORGE GALAVIZ
CIV 141754
Aprobado por:
Pg.: 6/11
Fecha de vigencia:
87

9.9. Fecha de Emisin.
9.10. Firma y Sello del jefe de la Unidad Contable.
10.-Elaborar el Voucher de cheque (Original y copias); el cual debe contener:
10.1. Numero correlativo.
10.2. Nombre del beneficiario.
10.3. Fecha de emisin.
10.4. Concepto de pago, el cual debe contener: numero de la Orden
de Compra y/o de Servicio, Numero de la factura, Numero de la
Orden de Pago, monto del IVA a ser retenido, monto a pagar.}
10.5. Monto del cheque.
10.6. Numero del cheque, numero de la cuenta bancaria, nombre del
banco.
10.7. Cdigo Contable del DEBE.
10.8. Cdigo Contable del HABER.
11.- El cheque debe contener el sello NO ENDOSABLE y sello de
CADUCA A LOS SESENTA DIAS.
12.- Elaborar los comprobantes de retencin (3 originales y 6 copias).
13.- El jefe de Contabilidad firma y sella el voucher de cheque y los
comprobantes de retencin.
14.- Archivar la copia de la Orden de Pago en el consecutivo
15.- Registrar en el Sistema Presys, y estampar sello del mismo.
16.- Registrar en el Libro de Compras; el mismo debe ser impreso
quincenalmente.
17.- Registrar el voucher de cheque en el Libro de Control de Orden de
Compra o de Orden de Servicio.

Preparado por:
ING. JORGE GALAVIZ
CIV 141754
Aprobado por:
Pg.: 7/11
Fecha de vigencia:
88

18.- Registrar los movimientos de pago en el Libro Auxiliar de la Partida
Genrica.
19.- Registrar los movimientos de pago en el Libro Auxiliar de Banco.
20.- Enva la orden de Pago.
21.- Recibe la Hoja de Objecin, la archiva.
22.- Corrige el error.
23.- Retorna al paso 9 y10.
24.- Posteriormente recibir los cheques, se estampan los sellos de
PAGADO, en la factura y copias de la misma indicando la fecha,
numero de cheque.
25.- Se retienen 2 copias de la(s) factura(s) y 3 copias del Comprobante de
Retencin para archivarse temporalmente.
26.- Los originales se envan a caja con copia de la Hoja de Ruta, la cual debe
ser firmada indicando la recepcin de los mismos.
Posteriormente:
RENDICIN DE CUENTAS:
27.- Enva copia del voucher del cheque, informe de materiales(original),
copia de la orden de compra y/o orden de servicio, copia de la(s)
factura(s).
CONTABILIDAD:
28.- Archivar los documentos mencionados anteriormente en la carpeta de
lomo ancho correspondiente a la partida genrica mes y numero
correlativo.
Preparado por:
ING. JORGE GALAVIZ
CIV 141754
Aprobado por:
Pg.: 8/11
Fecha de vigencia:
89

30.- Registrar la orden de pago y el voucher de cheque en el Sistema CONSYS,
31.- Sella la Orden de Pago y Voucher de cheque sealando el numero de
asiento con que ha sido contabilizado.
ORDEN DE PAGO NOMINA

RECURSOS HUMANOS
1.- Enva nominas de personal contratado.
2.- Debe verificar que el monto total de las nominas sea igual al monto del
cheque , asi como que las nominas estn identificadas con el nombre de la
Institucin, nombre de la clusula de la Contratacin Colectiva, Gremio al
que pertenecen, y fecha.
3.- Verificar firmas y sello del personal autorizado.
4.- Elaborar deposito de cheque por cada orden de pago recibida.
5.- Elaborar cheques personalizados al PERSONAL CONTRATADO (vacantessuplencias).
6.- Enviar a Administracin para firmar los cheques.
7.- Entregar a caja los cheques, firmando la persona que recibe la Libreta de
Control de Entrega a caja.
8.- Elaborar la orden de pago y enviarla a Control Previo.
RECURSOS HUMANOS
9.- Enva los reportes y disquetes para el pago del PERSONAL FIJO de acuerdo
al pago.
Preparado por:
ING. JORGE GALAVIZ
CIV 141754
Aprobado por:
Pg.: 9/11
Fecha de vigencia:
90

CONTABILIDAD
10.- Realizar oficios de autorizacin para que el banco abone los respectivos
reportes.
11.- Estampar el sello de PAGADO, en las nominas indicando fecha,
numero de cheque y numero de la cuenta bancaria.
12.- Registrar los movimientos de pago en el Libro Auxiliar por Partida
Genrica.
13.- Registrar los cheques en el Libro de Banco.
14.- Realizar Conciliaciones Bancarias.

Asunto: Diagrama de Flujo( Egresos)
Preparado por:
ING. JORGE GALAVIZ
CIV 141754
Aprobado por:
Pg.: 10/11
Fecha de vigencia:
91

Preparado por:
ING. JORGE GALAVIZ
CIV 141754
Aprobado por:
Fecha de vigencia:
92

CONTABILIDAD
COMPRAS
UNIDAD DE APOYO
ADMINISTRATIVO
FACTURAS YA
CAUSADAS Y
SOPORTES
INICIO
RELACION DE
COMPROMISOS A
CANCELAR
VERIFICA
CONFORMIDAD
FACTURAS YA
CAUSADAS Y
SOPORTES
VERIFICA
DISPONOBILIDAD
FINANCIERA
6
EXISTE
DISPONIBILIDAD
NO
INFORMA A LA
UNIDAD DE
APOYO
ADMINISTRATIVO
SI
ELABORA
DOCUMENTOS DE
PAGO
REVISA, FIRMA Y
SELLA

Asunto: Diagrama de Flujo( Egresos)
Preparado por:
ING. JORGE GALAVIZ
CIV 141754
Aprobado por:
Pg.: 11/11
Fecha de vigencia:
93

Preparado por:
ING. JORGE GALAVIZ
CIV 141754
Aprobado por:
Fecha de vigencia:
94

COMPRAS
CONTABILIDAD
UNIDAD DE APOYO
ADMINISTRATIVO
REGISTRA EN EL
SISTEMA PRESYS
10
REGISTRA
DOCUMENTOS EN
LIBROS DE CONTROL
11
SE ELABORAN
CHEQUES DE PAGO
12
ENVIA A CAJA CHEQUES Y

FACTURAS ORIGINAL Y
COPIAS
13
ENVIA A ARCHIVO
COPIAS DE SOPORTES
DE PAGOS
14
15
FIN
TITULO: SECCION DE CAJA

REGISTRO DE CAMBIOS
Preparado por:
ING. JORGE GALAVIZ
CIV 141754
Aprobado por:
Fecha de vigencia:
95

Revisin
Fecha
OBJETIVO
Establecer las normas y procedimientos para el resguardo de los

valores entregados para la custodia o manejo de la Seccin de Caja
de la Unidad de Apoyo Administrativo del Instituto del Deporte
Tachirense.
Este procedimiento es solo aplicable a los procedimientos de la
Seccin de Caja de la Unidad de Apoyo Administrativo del
Instituto del Deporte Tachirense, donde se coordina y realizan
las cancelaciones a proveedores, personal (suplente, vacante),
entre otros.
ALCANCE
REFERENCIAS
& NORMAS

Cambio
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.


rea: Seccin de Caja

Preparado por:
ING. JORGE GALAVIZ
CIV 141754
Pg.: 1/3
Aprobado por:
Fecha de vigencia:
96

DEL HABILITADO:
El Habilitado es subalterno inmediato del Jefe de la Unidad de Apoyo
Administrativo, debiendo responder ante el por el cumplimiento de las funciones
encomendadas, establecidas en los siguientes puntos:
De los valores entregados para su custodia y manejo.
Coordinar y realizar los pagos correspondientes a Suplencias, Cargos Vacantes,
Contrato Colectivo y otros, siendo en todo caso el nico responsable de cualquier
deficiencia que ocurra durante dichos pagos.
Pasara a Contabilidad una relacin demostrativa de cada uno de los cheques
cancelados a Proveedores, Cargos Vacantes, Suplentes y Asociaciones.
Realiza deposito de los cheques de ingreso de recursos provenientes de la
Gobernacin o Lotera adems del dinero de los reintegros.
Realizara cualquier otra funcin que por necesidad del servicio sea encomendada
CONTROL INTERNO
1. Se reciben los cheques de Proveedores, nmina de Empleados, Obreros
(Suplentes o Vacantes).
2. Se publica y se llama a los Proveedores para que retiren los cheques.
3. Para cancelacin a Proveedores se requieren:
Copia de la cdula de identidad de la persona autorizada por la
empresa.
Sello de la empresa.
rea: Seccin de Caja

Preparado por:
ING. JORGE GALAVIZ
CIV 141754
Pg.: 2/3
Aprobado por:
Fecha de vigencia:
97

4. Al recibir las nominas de pago, se procede a revisar los cheques con la nomina,
se publica y se procede al pago enviando las nominas al banco respectivo para
que realice el deposito en las cuentas bancarias de los trabajadores.
5. Luego de ser cancelados, se registran los comprobantes de comercio, nminas
y , en un libro y se consignan en la Unidad de Rendicin de Cuentas.
6. Enva al Banco relacin mensual de cancelaciones al Seniat, por concepto de
retenciones a proveedores.
rea: Seccin de Caja

Preparado por:
ING. JORGE GALAVIZ
CIV 141754
Aprobado por:
Pg.: 3/3
Fecha de vigencia:
98

Preparado por:
ING. JORGE GALAVIZ
CIV 141754
Aprobado por:
Fecha de vigencia:
99

CAJA
CHEQUE A
PROVEEDORES
CONTABILIDAD
ORIGINAL Y
COPIA
NOMINAS
CANCELACIN
VERIFIC
A
FIRMAS
NOMINAS U
ORDEN DE PAGO
CANCELADA
2
3
4
TITULO: KARDEX
Revisin
Preparado por:
ING. JORGE GALAVIZ
CIV 141754
Fecha
REGISTRO DE CAMBIOS
Cambio
Aprobado por:
Fecha de vigencia:
100

OBJETIVO
ALCANCE
Establecer las normas y procedimientos para registrar las exigencias

en el Almacn de Materiales del Instituto del Deporte Tachirense
cada mes, por partidas especificas (en valores) y de acuerdo con el
movimiento habido.
Las Normas y Procedimientos estn dirigidos al personal que labora
con el Kardex en el Instituto del Deporte Tachirense, registrando
diariamente los ingresos y egresos de insumos, por sub-partidas
especificas el total de adquisiciones, consumos y saldos de cada una de
ellas.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
REFERENCIAS
& NORMAS


rea: Kardex
Pg.: 1/3
PROCEDIMIENTOS
1. Los
informes de ingresos y egresos son emitidos por el
Almacn de
Materiales, soportados por dos cuadernos de control que contienen las

descripciones de las mismas.
Preparado por:
ING. JORGE GALAVIZ
CIV 141754
Aprobado por:
Fecha de vigencia:
101

2. Los informes son archivados por mes para su respectivo procesamiento.
3. Se registra la informacin en los libros de contabilidad, de acuerdo a su
procedencia (Compras o Donaciones), y en las tarjetas de control de consumo,
en el siguiente orden: primero se registran los ingresos y luego los egresos del
mes.
4. Se suman los ingresos y egresos de cada tarjeta para finalmente efectuar el
cuadre general de cada partida.
Posterior al cuadre por partida ,se elabora los siguientes modelos:
Modelo 4 (Movimiento Mensual de Materias), en el cual se refleja el

valor de la existencia del mes anterior, el valor de los ingresos del mes
actual y el valor de lo consumido en el mes, para obtener el valor de la
existencia a fin de mes de cada partida y en general.
Modelo Hoja de trabajo (Control de Consumo al mes), el cual se lleva

en una hoja de contabilidad, en donde, se registra el consumo del mes por
partida y por servicio a fin de determinar las salidas en valores de
insumos.
rea: Kardex
Pg.: 2/3
Modelo F15 7 (Relacin por Concepto del Movimiento Mensual de

Materias), el cual consta de resumir los ingresos y egresos por concepto,
Preparado por:
ING. JORGE GALAVIZ
CIV 141754
Aprobado por:
Fecha de vigencia:
102

con sus respectivos soportes, siendo aprobado por las respectivas firmas y
se enva a la Unidad de Apoyo Administrativo.
rea: Kardex
Preparado por:
ING. JORGE GALAVIZ
CIV 141754
Aprobado por:
Pg.: 3/3
Fecha de vigencia:
103

UNIDAD DE APOYO
ADMINISTRATIVO
KARDEX
INICIO
INFORMES DE
INGRESOS Y
EGRESOS DE
M F15-7
10
INSUMOS,
nominas
2
REGISTRO
DE
INFORMACIO
N
SUMATORIA
DE
INGRESOS Y
EGRESOS
4
5
ELABORACI
N DE
MODELOS
6
MODELO 4, F15-7,
HOJA DE TRABAJO
SELLOS Y
FIRMAS
8
M F15-7
M-4
MT
F15
TITULO: SECCION DE BIENES ESTADALES

Revisin
Preparado por:
ING. JORGE GALAVIZ
CIV 141754
Fecha
REGISTRO DE CAMBIOS
Cambio
Aprobado por:
Fecha de vigencia:
104

OBJETIVO
ALCANCE
Establecer las normas precisas de ejecucin de las actividades que se

realizan en la Seccin de Bienes Estadales de la Unidad de Apoyo
Permite agilizar las labores de registro y control permanente de
los Bienes-Muebles y Equipos existentes en cada una de las
Dependencias del Instituto; la actualizacin de los Inventarios y
revisin de los existentes; organizacin y sostenimiento de los
archivos.
REFERENCIAS
& NORMAS
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.

Ley Orgnica del Patrimonio Publico.

Tachirense. No puede ser reproducido sin autorizacin escrita a la Presidencia de
rea: Bienes Estadales

Pg.: 1/7
NORMAS Y CONVENCIONES GENERALES
1. Los Jefes de las Unidades de Trabajo son responsables por la formacin y rendicin
de la cuenta correspondiente a la Unidad de Trabajo a su cargo.
Preparado por:
ING. JORGE GALAVIZ
CIV 141754
Aprobado por:
Fecha de vigencia:
105

2. El control integral de los bienes adscritos al organismo, se lleva en forma
centralizada por la Oficina de servicios Generales del Ejecutivo.
3. La Oficina de Servicios Generales del Ejecutivo deber verificar que todos los
bienes estn clasificados en su respectiva subagrupacin y debidamente registrados.
4. Cada vez que se incorpore un bien mueble en la contabilidad de bienes estadales del
organismo, se le debe asignar y colocar el numero de identificacin que le
corresponda, siguiendo el orden establecido para tales efectos.
5. Los responsables de la dependencia debern velar por la custodia y el
mantenimiento de los bienes estadales a su cargo, tomando las medidas pertinentes
para evitar que sufran deterioros.
6. En el caso de bienes estadales, cuyo deterioro sea irreversible, deber procurarse la
mayor recuperacin econmica posible mediante el aprovechamiento de sus partes o
por venta de las mismas, previa aprobacin de la Direccin de Administracin del
Ejecutivo y del Consejo Legislativo Regional.
7. La desincorporacin de bienes muebles por el concepto 56 Inservibilidad, se
registrara por el valor con que aparezca en los libros; la eventual venta de ellos, que
luego se podr efectuar, no afectara ninguno de los registros previstos en este
sistema, sino la contabilidad fiscal de rentas.
8. El movimiento mensual de incorporaciones y desincorporaciones de bienes muebles
deber registrarse en el modelo diseado al efecto, usando los cdigos y conceptos
previstos; los referidos conceptos se utilizaran para registrar los movimientos de
bienes muebles en servicio.
Pg.: 2/7
Si durante el mes no hubiese movimiento de bienes, la respectiva dependencia, no

obstante deber preparar el correspondiente formulario indicando tal circunstancia.
9. En las oportunidades en que sean detectados faltantes de bienes muebles, deber
elaborarse un acta a fin de dejar constancia de tal situacin. Dicha acta deber ser
Preparado por:
ING. JORGE GALAVIZ
CIV 141754
Aprobado por:
Fecha de vigencia:
106

suscrita por el jefe de la Dependencia, o quien haga sus veces, y por dos personas
mas.
10. Para la enajenacin de los bienes muebles e inmuebles del Estado, as como la
sesin en comodato de cualquier otro bien publico, se solicitara autorizacin del
Consejo Legislativo Regional.
1. FORMACIN DEL INVENTARIO FISICO DE BIENES MUEBLES

El inventario fsico exige que se verifique por percepcin directa de los funcionarios que
van a tomar los datos, esto es, viendo, contando y midiendo los elementos.
Se prescribe la formacin de la cuenta de bienes muebles por periodos anuales a objeto de
establecer la debida correspondencia con el ao fiscal. Consecuentemente la rendicin de la
misma debe efectuarse anualmente.
Los elementos inservibles se relacionan en lista separada.
Los elementos propiedad de terceros y que por cualquier circunstancia se encuentren en
poder de la dependencia respectiva, no debern tomarse en el inventario.
Cada objeto inventariado se marcara con el numero de identificacin que le corresponda
y con el cual figura en la planilla de inventario. A tal efecto podrn utilizarse etiquetas
engomadas o placas metlicas.

Pg.: 3/7
Terminado el inventario fsico se revisara el formulario BM-2 por el jefe, director o

encargado de la respectiva unidad de trabajo y se proceder a sumar los valores parciales,
para obtener el valor total de los bienes muebles en poder de cada dependencia.
Preparado por:
ING. JORGE GALAVIZ
CIV 141754
Aprobado por:
Fecha de vigencia:
107

Una vez firmado y sellado por el funcionario, jefe o responsable de la Unidad de trabajo, se
enviara a la Oficina de servicios Generales de la Gobernacin en original y tres copias, que
se harn llegar a cada oficina, segn lo indica la parte inferior del formato con una lista de
los objetos inservibles, con oficio de remisin.
2.REGISTRO DE LAS OPERACIONES

El registro contable de las operaciones relativas a los bienes muebles adscritos a la Unidad
de trabajo, se debe efectuar cada mes sobre la base de la informacin contenida en los
correspondientes comprobantes, as:
3. INCORPORACIN Y/ O DESINCORPORACIN DE BIENES MUEBLES
Las incorporaciones y/o desincorporaciones de bienes muebles debern asentarse en el
formulario BM-3 Relacin de movimiento de bienes muebles. Para fines de indicar
correctamente la clasificacin de los bienes y el cdigo que corresponda a los movimientos
de los bienes, debern considerarse el Clasificador General de los Bienes Muebles y los
Conceptos de Incorporaciones y Desincorporaciones.

Pg.: 4/7
4. DETERMINACIN DE BIENES MUEBLES FALTANTES.

Las diferencias determinadas entre la existencia fsica de los bienes muebles en uso y los
registros contables, se sealaran en el mes dentro del cual se detecten, en los formularios
Preparado por:
ING. JORGE GALAVIZ
CIV 141754
Aprobado por:
Fecha de vigencia:
108

BM-3 Relacion del Movimiento de Bienes Muebles y BM-4 Relacion de Bienes
Muebles Faltantes
5. RENDICIN DE LA CUENTA
Cada dependencia o unidad de trabajo, debe rendir ante la Oficina de Servicios Generales
del Ejecutivo, dentro de los cinco(5) primeros das de cada mes, la cuenta de bienes
muebles correspondientes al mes inmediato anterior, formada con los formularios y
documentos de acuerdo a las instrucciones pertinentes.
6.VALORACIN DE LOS BIENES MUEBLES
La valoracin de los bienes muebles la efectuara el funcionario inventariador al momento
de la preparacin del inventario y el valor de los mismos se asignara en base a las
indicaciones siguientes:
1. Al valor de adquisicin segn factura o documento
y en los
inventarios sucesivos continua con ese valor.

2. En caso de no existir los documentos mencionados, se le dar el mismo
valor del inventario anterior.
3.
Y como ultima alternativa, se asignara el valor estimado, a criterio del

inventariador.

Pg.: 5/7
7. TIPOS DE FORMULARIOS
a) BM-2 Inventario Fsico de Bienes Muebles.
b) BM-3 Relacin del Movimiento de Bienes Muebles.
Preparado por:
ING. JORGE GALAVIZ
CIV 141754
Aprobado por:
Fecha de vigencia:
109

c) BM-4 Relacin de Bienes Muebles Faltantes.
d) BM-5 Resumen de la Cuenta de Bienes Muebles.

Asunto: Diagrama de Flujo Ingreso de Bienes
Preparado por:
ING. JORGE GALAVIZ
CIV 141754
Aprobado por:
Pg.: 6/7
Fecha de vigencia:
110

BIENES ESTADALES
DEPENDENCIA
BENEFICIARIO
INICIO
BIENES
NUEVOS
FORMATO DE
1
CONTROL
ASIGNAN NUMERO
DE BIEN ESTADAL
2
FIN
REGISTRAN EL
BIEN ESTADAL
FORMATO DE
CONTROL DE
MOVIMIENT
O
5
INCLUYE EN
INVENTARIO

Asunto: Diagrama de Flujo Desincorporacin de Bienes
Preparado por:
ING. JORGE GALAVIZ
CIV 141754
Aprobado por:
Pg.: 7/7
Fecha de vigencia:
111

BIENES ESTADALES
UNIDAD DE APOYO
ADMINISTRATIVO
INICIO
INFORME DEL
BIEN
TRASPASO
DESARME
INSERVIBILIDAD
DETERIORO
NO
DETERIORO
FALTANTES
SOLICITUD
SI
7
2
VERIFICAR
CARACTERSTICAS
DEL BIEN
SELLO Y
FIRMA
3INFORME DEL
BIEN APROBADO
NO
SI
4
INFORME DEL
BIEN
10
INFORME DEL
BIEN APROBADO
11
12
ACTA
DE
SALIDA
FIN
SELLO Y
FIRMA
DOCUMENTO
APROBADO
TITULO: RECLUTAMIENTO Y SELECCION DE PERSONAL

Revisin
Preparado por:
ING. JORGE GALAVIZ
CIV 141754
Fecha
REGISTRO DE CAMBIOS
Cambio
Aprobado por:
Fecha de vigencia:
112

OBJETIVO
Establecer las normas y procedimientos que deben ser aplicados en el

reclutamiento y seleccin del personal necesario en las dependencias
del Instituto del Deporte Tachirense.
ALCANCE
Este procedimiento es solo aplicable al procedimiento de reclutamiento

y seleccin del personal para el Instituto del Deporte Tachirense.
1.

& NORMAS
3. Ley Orgnica del Trabajo.
4. Ley del Estatuto del Funcionario Publico.

5. Contrataciones Colectivas de Obreros y Empleados.
6. Ley de Creacin del Instituto del Deporte Tachirense.
7. Providencia Administrativa del IDT.
8. Otras normas, leyes y reglamentos que puedan regir el proceso.

Tachirense. No puede ser reproducido sin autorizacin escrita a la Presidencia de
rea: Reclutamiento y Seleccin de Personal

Pg.: 1/7
PROCEDIMIENTO
Preparado por:
ING. JORGE GALAVIZ
CIV 141754
Aprobado por:
Fecha de vigencia:
113

RECLUTAMIENTO
Dependencias del Instituto
1. Realizan la requisicin de personal mediante Memorando dirigido a la Coordinacin de
Recursos Humanos.
Secretaria de la Coordinacin de Recursos Humanos
2. Recibe y revisa Memorando.
2.1 Firma y sella cuaderno de control y devuelve a Dependencias.
2.2 Entrega Memorando al Jefe de la Coordinacin de Recursos Humanos.
Jefe de Recursos Humanos
3. Recibe Memorando y procede a:
3.1 Buscar en el manual descriptivo de cargos y revisar los requisitos mnimos que
debe cubrir el aspirante al cargo.
3.2 Revisar expediente de los empleados que cumplan con el perfil solicitado.
3.3 Si no existe la fuerza de trabajo interna.
3.3.1.- Ir al punto 10.
3.4. Si existe la fuerza de trabajo interna
3.4.1.- Entrevistar al empleado seleccionado.
3.4.2. Si no acepta el ascenso.
3.4.2.1. Ir al punto 10.
3.4.3. Si acepta el ascenso.
3.4.3.1. Solicita aprobacin del Presidente.
Pg.: 2/7
Presidente
4. Recibe, revisa, da visto bueno y devuelve al Jefe de Recursos Humanos.
Preparado por:
ING. JORGE GALAVIZ
CIV 141754
Aprobado por:
Fecha de vigencia:
114

5. Recibe aprobacin y ordena a secretaria elaborar oficio de Notificacin del movimiento
de personal.
Secretaria dela Coordinacin de Recursos Humanos
6. Elabora oficio de Notificacin del movimiento de personal y entrega a Jefe de la
Coordinacin.
Jefe de Recursos humanos
7. Recibe, revisa oficio, firma y devuelve a secretaria
Secretaria
8. Recibe y coloca sello a oficio.

8.1. Enva oficio original y copia a la dependencia donde est adscrito el empleado.
8.2. Enva copia de oficio al nuevo supervisor.
8.3. Elabora nmina de personal con los cambios correspondientes.
8.4. Archiva copia de oficio en expediente del trabajador.
Dependencia donde esta adscrito el empleado.
9. Recibe y revisa original y copia de oficio enviado.
9.1. Entrega copia de oficio al empleado.
9.2. Archiva original de oficio enviado.
10. Busca la fuerza de trabajo externa al IDT
10.1. Rene grupo de aspirantes al cargo.
10.2 Selecciona a los que poseen las mejores credenciales acorde al cargo ofertado.
Pg.: 3/7
SELECCIN
Preparado por:
ING. JORGE GALAVIZ
CIV 141754
Aprobado por:
Fecha de vigencia:
115

Persona Seleccionada
1. Recibe Solicitud de empleo.
1.1. Llena y devuelve con documentos que se especifican en la solicitud a la
Coordinacin de Recursos Humanos.
2. Recibe y revisa Solicitud de empleo con documentos.
2.1. Elabora cronograma de entrevistas de seleccin, notifica a las personas interesadas.
2.2. Prepara gua de preguntas que har a los seleccionados.
3. Una vez que se presenten las personas a la entrevista se procede a:
3.1. Entrevistar a las personas seleccionadas.
3.2. Llena el informe de la entrevista.
3.3. Si el resultado de la entrevista no es favorable.
3.3.1. Descarta al entrevistado.
3.4. Si el resultado es favorable.
4. Pasa al entrevistado a presentar las pruebas o tests.
4.1. Si el resultado de las pruebas o tests no es
favorable.
4.1.1. Descarta al aspirante.
4.2. Si el resultado de las pruebas o tests es favorable
4.2.1. Selecciona el candidato al cargo.
4.2.2. Procede a la contratacin con el visto bueno de la Presidencia.
4.2.3. Procede al ingreso del personal.

Asunto: Diagrama de Flujo (Reclutamiento)
DEPENDENCIAS DEL
INSTITUTO
Preparado por:
ING. JORGE GALAVIZ
CIV 141754
RECURSOS HUMANOS
Aprobado por:
Pg.: 4/7
PRESIDENCIA
Fecha de vigencia:
116

INICIO
1
SOLICITA EL
PERSONAL
NECESARIO O
FALTANTE
RECIBE SOLICITUD
DE PERSONAL
REALIZA
BSQUEDA
INTERNA DEL
PERSONAL
SOLICITADO
EXISTE EL
PERSONAL
INTERNO
REALIZA
ENTREVISTA
VA AL
PASO 15
6
ACEPTACIN DEL
CARGO
VA AL
PASO 15

Asunto: Diagrama de Flujo (Reclutamiento)
DEPENDENCIAS DEL
INSTITUTO
Preparado por:
ING. JORGE GALAVIZ
CIV 141754
RECURSOS HUMANOS
Aprobado por:
Pg.: 5/7
PRESIDENCIA
Fecha de vigencia:
RECIBE Y REVISA
SOLICITUD
APRUEBA SOLICITUD Y
DEVUELVE A RECURSOS
HUMANOS
117
8

SOLICITA
APROBACIN DE
PRESIDENCIA
10
RECIBE SOLICITUD
APROBADA
ELABORA NOTIFICACIN
DEL MOVIMIENTO DE
PERSONAL
ENVIA NOTIFICACIN
DEL MOVIMIENTO DE
PERSONAL A LA
DEPENDENCIA
SOLICITANTE
RECIBE
NOTIFICACIN DEL
MOVIMIENTO DE
PERSONAL
13
14
BUSCA
PERSONAL
NECESARIO
EXTERNAMENTE
REALIZA
ENTREVISTAS Y
PROCESO DE
SELECCIN DE
PERSONAL
11
12
15
16
FIN

Asunto: Diagrama de Flujo (Seleccin)
PERSONAL
SELECCIONADO
Pg.: 6/7
RECURSOS HUMANOS
PRESIDENCIA
INICIO
Preparado por:
ING. JORGE GALAVIZ
CIV 141754
Aprobado por:
Fecha de vigencia:
118

RECIBE
SOLICITUD DE
EMPLEO, LLENA
Y DEVUELVE CON
RECAUDOS
RECIBE SOLICITUD
DE EMPLEO Y
RECAUDOS
REALIZA
ENTREVISTAS AL
PERSONAL
SELECCIONADO
4
ENTRTEVISTA
FAVORABLE
NO
DESCARTA
PERSONAL
SI
APLICA PRUEBAS Y
TEST
6
RESULTADO
FAVORABLE
NO
DESCARTA
PERSONAL

Asunto: Diagrama de Flujo (Seleccin)
RECURSOS HUMANOS
PERSONAL
SELECCIONADO
SELECCIONA AL
CANDIDATO
MAS IDONEO
INFORMA AL
PERSONAL
SELECCIONADO LA
DECISIN DE
Aprobado
por:
CONTRATARLO
Preparado por:
ING. JORGE GALAVIZ
RECIBE
CIV
141754
INFORMACIN
DE
CONTRATACION
Pg.: 7/7
PRESIDENCIA
Fecha de vigencia:
119

10
REALIZA
INGRESO DEL
PERSONAL
FIN
Preparado por:
ING. JORGE GALAVIZ
CIV 141754
Aprobado por:
Fecha de vigencia:
120

Mmanual Normas y Procedimientso IDT 2004

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