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1 FUNCIONES DE ALMACÉN
DEFINICIÓN DE ALMACÉN: el almacén es una unidad de servicio en la estructura orgánica y
funcional de una empresa comercial o industrial, con objetivos bien definidos de resguardo,
custodia, control y abastecimiento de materiales y productos.
En el estudio y la aplicación de la administración moderna, el almacén es un medio para lograr
economías potenciales y para aumentar las utilidades de la empresa. Este concepto ahuyenta la
idea de que un almacén es un mal necesario cuya función principal es la de agregar gastos y
disminuir utilidades. Ahora se piensa de una manera científica al integrar sus funciones a las de
ventas, compras, control de inventarios, producción y distribución.
La función del almacén se integra en el concepto de gestión general de la empresa.
La gestión se define como la administración y dirección de una empresa atendiendo a una serie de
procedimientos y reglas que, mediante la coordinación y organización de los recursos disponibles,
persigue cumplir los objetivos prefijados de la manera más eficaz posible.
El responsable de los almacenes debe recibir de la alta gerencia la información precisa y
comprensible de tales objetivos para que él y su personal orienten sus esfuerzos hacia ellos, y para
que puedan delinear las funciones del almacén.
Para proporcionar un servicio eficiente, las siguientes funciones son comunes a todo tipo de
almacenes:
1. Recepción de materiales en el almacén.
2. Registro de entradas y salidas del almacén.
3. Almacenamiento de materiales.
4. Mantenimiento de materiales y del almacén.
5. Despacho de materiales.
6. Coordinación del almacén con los departamentos de control de inventarios y de
contabilidad.

así como también conocer al final del período contable un estado confiable de la situación económica de la empresa. Los inventarios comprenden. 3. 4. Lleva en forma minuciosa controles sobre las materias primas (entradas y salidas) 5.Función de los Almacenes: 1. Retraso en el abastecimiento de materiales. 2. robos y deterioros. Este manejo contable permitirá a la empresa mantener el control oportunamente. Función de las Existencias: Garantizar el abastecimiento e inválida los efectos de: 1. repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios. La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios. los materiales. de aquí la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. 5. Compra o producción en totales económicos. Permitir a las personas autorizadas el acceso a las materias almacenadas. 4.1. sobre las existencias reales de materia prima. Abastecimiento parcial 3.1. Mantienen en constante información al departamento de compras. . Mantienen las materias primas a cubierto de incendios. además de las materias primas. productos en proceso y productos terminados o mercancías para la venta.1 MANEJO FISICO DE INVENTARIO Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización. 2. Vigila que no se agoten los materiales (máximos – mínimos). empaques y envases y los inventarios en tránsito. Rapidez y eficacia en atención a las necesidades.

en valores monetarios. como base de su planeación. basta con señalar las áreas en el piso o levantar divisiones. pues deben ser trascrito en el libro de inventario. El inventario físico cumple con las exigencias fiscales. La necesidad del inventario físico se fundamenta en dos razones: 1. entre otras. Cuando se presenta este último caso.El inventario físico se efectúa periódicamente. el inventario se hace en toda la empresa.  Recepción  Almacenamiento  Entrega El tamaño y distribución de estas áreas depende del volumen de operaciones y de la organización de cada empresa en lo particular. en el depósito. 2. ÁREA DE RECEPCIÓN: . El inventario físico es importante por las siguientes razones: a) Permite verificar las diferencias entre los registros de existencias en las FE y las existencias físicas (cantidad real en existencia). la existencia del material y la aproximación del consumo real. En esa ocasión. El inventario físico satisface la necesidad contable. casi siempre en el cierre del periodo fiscal de la empresa. debe tener tres áreas en el almacén. b) Permite verificar las diferencias entre las existencias físicas contables.1. c) Proporciona la aproximación del valor total de las existencias (contables). o bien dentro de un solo local cerrado.2 RECEPCION DE INVENTARIOS Normalmente una planta manufacturera o un negocio de compra y venta. en las secciones. para verificar. en la bodega. para efecto de balance contable. Estas pueden estar completamente separadas e independientes unas de otras. en realidad. conforme la legislación. para efectos de balances. cuando el inventario se realiza próximo al cierre del ejercicio fiscal.1. 5.

. requiere de un espacio óptimo para descarga y almacenamiento provisional. Se sugiere un andén de tipo sierra para descargar hasta cuatro camionetas. De esta manera se ahorra el espacio que ocuparían los vehículos si se colocaran perpendicularmente al andén. Espacio de maniobras 2. debe ser pesada y elaborarse la documentación de entrada. El espacio necesario para el área de recepción depende del volumen máximo de mercancía que se descarga y del tiempo de su permanencia en ella. Demoras en la inspección y documentación de entrada El objetivo que persigue toda empresa es obtener rapidez en la descarga y lograr que la permanencia de la mercancía en el área de recepción sea la mínima posible. El patio de maniobras de los vehículos requiere 25 metros de largo para tráiler arrimados perpendicularmente al andén y sólo 22 si lo hacen diagonalmente. en este caso se puede usar una plataforma telescópica para levantar la mercancía. Medios de manejo de materiales deficientes 3. requiere de la correcta planeación del área de recepción y de su óptima utilización. En él la parte trasera de los vehículos queda arrimada diagonalmente al andén. elevados del piso de tránsito como lo está el edificio de la planta. Condiciones que impiden el flujo rápido: 1. ANDÉN Y PATIO DE MANIOBRAS DE LOS VEHÍCULOS: El almacén y su andén. ZONA DE INSPECCIÒN: El flujo rápido de los materiales que se reciben. para revisión y cotejo con la remisión del proveedor. para que esté libre de toda congestión o demora.El flujo rápido del material que entra. camiones o tráiler. Estas maniobras pueden realizarse en un andén elevado a la altura aproximada de las plataformas de los vehículos o bien al ras del piso de almacén. Deben estudiarse los medios que sean más prácticos para facilitar y acelerar las maniobras de descarga de vehículos según las instalaciones en el área de recepción.

telas. trapo o papel impregnados de aceite o grasa oxidante. c) Aislar los productos explosivos. papel. tintas. estopa. trapo. b) Prevenir la combustión de espontánea de estopa. d) Revisar periódicamente los extinguidores.1. tíner. protección y manejo.1. de ser posible fuera del almacén.5. pintura. por espacios destinados a cada grupo de materiales o mercancías con características similares. e) Despejar los pasillos de acceso a los extinguidores. A. En seguida se dan algunas recomendaciones: 1. 2. Se requiere un lugar aparte. E. Alejar los productos y materiales de los recipientes con ácidos que despidan gases corrosivos. aceite o barniz especial. B. separar los materiales de fácil combustión con un espacio mínimo de 45 cm. requiere un conocimiento pleno del producto y de las condiciones que exige su resguardo.3 ORGANIZACIÓN DE INVENTARIOS ÁREA DE ALMACENAMIENTO La planeación del área de almacenamiento. Cubrir los materiales o productos de acero con grasa. Para aminorar el riesgo de incendio: a) Aislar los productos inflamables como cartón. D. Para evitar la corrosión y el enmohecimiento. . con recipientes a prueba de fuego. Evitar la humedad en pisos y paredes. y donde haya una libre ventilación. Colocar todo lo que sea de metal en lugar seco y distante de la tubería de agua o vapor. Corregir las goteras de techos y tuberías C. etc.

4 Despacho de inventarios ÁREA DE ENTREGA: La mercancía que ha sido tomada del área de almacenamiento y llevada al área de entrega debe: a. G.1. Ser acompañada de un documento de salida. Ser trasladada con el medio mecánico adecuado. Colocar productos químicos absorbentes de humedad en las áreas de almacenamiento de aceros. una factura o una factura remisión. Evitar que se ensucien o manchen las mercancías ya materiales al manejarlos o almacenarlos. especialmente cuando se almacenan en grandes tambores o recipientes.1. .  Los materiales de cristal o frágiles deben quedar lejos de máquinas o tráfico dentro del área de almacenamiento  Proteger los materiales y productos contra el polvo tapando la entrada y salida de los estantes con alguna tela. c.F. b. Las condiciones del piso deben observarse en los proyectos de mejoras. Para evitar el deterioro a. Para que no se estropeen  Evitar que los productos sean golpeados unos contra otros. 5. Proteger de la luz de las ventanas o guardad en lugares con poca iluminación los materiales o productos que se decoloren con la luz. una nota de remisión. 4. o por los equipos de manejo de materiales  No permitir que los medios de almacenamiento rompan o rayen los artículos. b. 3. Evitar derrames de aguas o líquidos en el piso.

Los almacenes tienen como objetivo principal en brindar a los materiales una protección adecuada. El principal recurso de los almacenes es el espacio. e. Los materiales para envoltura y empaque deben haberse surtido del almacén de material auxiliar. d. y útiles necesarios deberán tener un área ordenada que facilite las maniobras de manejo de los productos y de empaque. con suficiente anticipación y cantidad. 5. las compras y las ventas de inventarios se registran según vayan ocurriendo las transacciones o movimientos. En este método de inventario se lleva un registro de tal forma que muestra a cada momento cual es la existencia y el importe o valor de los artículos en existencia. los cargos o créditos. es decir. Y teniendo como restricción fundamental el tiempo máximo de respuesta a los pedidos de los clientes. Ser revisada en calidad y cantidad. que son las siguientes: 1.c. de engomado. estos pueden ser registrados de dos maneras diferentes.1. Sistema de registros de Inventario Perpetuo: la mercancía que entra se registra a la cuenta de Inventario directamente. por lo que se busca cubrir el objetivo principal del almacén aprovechando al máximo el espacio disponible.2 Mantenimiento y registro de inventarios REGISTRO DE INVENTARIO Existen dos métodos o sistemas de registros de los inventarios. esto quiere decir que cuando compramos los artículos que van a componer nuestros inventarios. Sistema de registro de Inventario Periódico o Físico: la mercancía que entra se registra en la cuenta de compra con el objetivo de realizar un solo asiento de ajuste para acumular el costo de venta en una cuenta separada.2 LOCALIZACIÓN Y REGISTRO DE INVENTARIO La localización de los almacenes se decide analizando los costos de los diversos emplazamientos alternativos. mediante el cotejo de la mercancía con el documento de salida. la báscula y las herramientas de fleje. para lograr este es indispensable una cuidadosa planeación. o más bien. 5. Las mesas. . 2.

el departamento bajo la responsabilidad del departamento de compra. Función de Recepción: La función de recepción. las excepciones principales son aquellas grandes empresas con plantas múltiples. si el recipiente está dañado o no se recibió el número de paquetes requeridos. Proceso:  Al recibir un envío: Se le someterá a verificación para comprobar si está en orden y en buenas condiciones. en el caso de que en la inspección inicial se detecte materiales de calidad inferior o en malas condiciones se le debe rechazar. antes de introducirles en el área de almacenamiento. . las actividades de construcción.3 MOBILIARIO Y SELECCIÓN DE EQUIPO DE ALMACÉN Estrategias y cajas o casilleros: Puede aumentar mucho la eficiencia total y la flexibilidad de los procedimientos que emplea el almacenamiento mediante el uso de un equipo adecuado. los casilleros. ya que una gran parte de las empresas tienen como resultado de su experiencia centralizada la recepción total bajo un departamento único.5. entre otros. de uso general que las de madera y pueden comprarse a los fabricantes especializados del ramo en una gran variedad de modelos y tamaños. como se podría exigir para dar fuerza a cualquier reclamo resultante sobre envíos ocultos. que se hacen con madera ordinaria y contra enchapadas. compartimiento. La recepción está estrechamente ligada a la compra. Si el material se recibe de cualquier otra fuente u otro departamento de la compañía. el procedimiento será el mismo. Importancia: La recepción adecuada de materiales y de otros artículos es de vital importancia. Se debe hacer la salvedad correspondiente inmediatamente y no se podrá dar recibo de conformidad por él envió. esto es esencial sin tomar en cuenta si el transporte es aéreo. las estanterías de acero se han hecho ya. es la misma. marítimo o terrestre.  De Manera Similar: El material que recibe una instalación de la compañía también debe ser sometido a una inspección preliminar. ya sea de una unidad de la compañía o de un transportador común. el departamento de conservación constituye las estanterías. En algunas compañías. Sin embargo. ya que probablemente el 70% de los casos.

anaqueles. calculadoras. máquinas de escribir. etc.  Bienes de Consumo: Son aquellos bienes que por su utilización en el desarrollo de las actividades que se realizan en el Instituto. 2) Bienes en Comodato: Bienes de propiedad de un tercero (personas físicas y morales) y que a través de un contrato o convenio. 3) Bienes propiedad de particulares: Bienes de propiedad de los servidores públicos del Instituto para su uso personal. condiciones físicas y situación legal: • Por su Naturaleza:  Bienes Instrumentales: Son aquellos bienes considerados como implementos o medios para el desarrollo de las actividades que se realizan en el Instituto. Transitoriamente están a disposición del Instituto para su uso y aprovechamiento. origen.Los bienes muebles se clasifican de acuerdo a su naturaleza. (radios. por lo que deben ser incorporados al patrimonio del Instituto. computadoras. etc.) • Por su Origen: 1) Bienes propiedad de la Entidad: Aquellos bienes que forman parte del patrimonio y que fueron incorporados a través de su adquisición con recursos federales o con recursos de proyectos externos.  Equipo: Bienes que se utilizan en forma más directa para el desarrollo de las actividades y que requieren de dispositivos para su operación (computadoras. aprovechamiento. donados al Instituto por terceros o producidos por la misma institución.) y que no requieren de algún dispositivo para su operación. cámaras fotográficas. . etc. • Por su aprovechamiento:  Mobiliario: Bienes que se utilizan en forma indirecta para el desarrollo de las actividades (escritorios.) y que el Instituto no adquiere ninguna responsabilidad sobre ellos. tienen un desgaste parcial. total ó que tienen un periodo de vida corto y que además no pueden ser inventariados en forma individual. que tienen una vida útil prolongada y que puedan inventariarse y resguardarse individualmente. cámaras fotográficas y de vídeo. sillas papeleras.

Bien siniestrado: Mobiliario y equipo que sufrió un deterioro a causa de un accidente y que puede ser reclamada su indemnización a la compañía de seguros. según su naturaleza. 3.4 SISTEMA INFORMÁTICO DE ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIO Los sistemas. 2. Un nuevo sistema se requiere . c) Bien Incosteable: Mobiliario y equipo deteriorado o descompuesto y que su rehabilitación es mayor o casi igual que su valor de reposición o que su mantenimiento es muy alto. El proceso de diseño de los sistemas de información comprende tanto el diseño de uno nuevo como el rediseño de un sistema que se encuentre en operación. se clasifican en los grupos siguientes:  Determinísticos. Bien robado: Mobiliario y equipo que le fueron robados al usuario con o sin violencia. • Por su situación legal: 1.  Probabilísticas. 5. y cuya causa puede ser imputable a él.• Por sus Condiciones Físicas: a) Bien útil: Mobiliario y equipo que todavía permite su uso y operación con seguridad. b) Bien Desgastado: Mobiliario y equipo que por su uso ya no presenta las medidas mínimas de seguridad para su operación. Bien extraviado: Mobiliario y equipo del que el usuario desconoce su ubicación por extravío. d) Bien Destruido: Mobiliario y equipo que se encuentra en condiciones físicas prácticamente deplorables y que ya no es posible su rehabilitación.  Cerrados.  Abiertos.

 Subsistema operativo. Los sistemas en operación normalmente necesitan ser rediseñados o modificados parcialmente en forma periódica para asegurar que estén acordes con lo actual y no con los requerimientos históricos. Éstos deben interrelacionarse para lograr las metas y objetivos de la organización. Una organización se puede clasificar como un sistema total.cuando la organización inicia sus operaciones o cuando una nueva división solicita por primera vez el proceso de datos de un cierto sistema.  Subsistema de información. . y sus subsistemas son:  Subsistema administrativo.

m. Alumno: Constantino Santana Juan José Número de Control: 12070689 Carrera: Ingeniería Industrial. Fecha: 26 de mayo de 2015 .Trabajo: Administración de Almacenes Materia: Administración de Operaciones 1 Profesor: Carlos Treviño Camacho Hora: 4:00-5:00 p.