You are on page 1of 17

CHAPTER 4: PROJECT PLANNING AND CONTROL

Corbin - Managing The Library Automation Project

Mata Kuliah: Program Automasi Lembaga Informasi
Dosen: Luki Wijayanti, M.Hum

Oleh:
Rinanda Chairunnissa (1406591270)
Tiara Kusumaningtyas (1506701804)

PROGRAM MAGISTER ILMU PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ILMU PENGETAHUAN BUDAYA
UNIVERSITAS INDONESIA
2015

terdapat pernyataan misi perpustakaan yaitu. Jika rencana jangka panjang automasi tidak ada. Sebaik-baiknya definisi atau rencana jangka panjang automasi dapat membantu menghindari masalah ini dengan menyediakan aturan umum untuk mengembangkan setiap bagian dari semua sistem automasi perpustakaan secara menyeluruh. Khususnya pada bab ini mencakup:          Perencanaan Automasi Jangka Panjang Dasar Proyek Target Proyek Kendala Proyek Skema Proyek Jadwal Proyek Keuangan dan Pembiayaan Perencanaan Perizinan Proyek Laporan Kemajuan 1.PROJECT PLANNING AND CONTROL (Perencanaan dan Pengendalian Proyek) Terdapat korelasi langsung antara jumlah dan kualitas perencanaan yang dilakukan sebelum dan selama akuisisi dan instalasi sistem automasi perpustakaan dan keberhasilan sistem tersebut nantinya. Perencanaan juga dapat digunakan sebagai sebuah public relation atau dokumen informasi untuk dewan pemerintah dan orang berkepentingan dan kelompok dan sebagai cara mendapatkan dana untuk automasi. tujuan umum automasi. membuang-buang dana. Ketidakcukupan dan ketidakefektifan perencanaan sebuah proyek dapat menunda instalasi. PERENCANAAN AUTOMASI JANGKA PANJANG Hal ini mengharuskan manajemen perpustakaan tidak menyediakan berbagai sistem automasi di dalam organisasinya untuk dikembangkan terpisah dari automasi lain dan sistem manual yang saat ini digunakan di dalam perpustakaan. satu sama lain saling memengaruhi dan saling tergantung. Perencanaan yang baik dapat meningkatkan kesempatan sebuah sistem akan dipasang dengan minimal masalah dan maksimal efisiensi dan sistem tersebut dapat dioperasikan secara efektif setelahnya. dan memungkinkan melakukan kerugian jangka panjang bagi organisasi menghasilkan generasi yang buruk dan kehilangan kredibilitas. mengurangi penerimaan sistem oleh staf dan pengguna. sebaiknya disiapkan sebelum proyek berkembang sistem automasi di perpustakaan dilaksanakan pertama kalinya. Perencanaan yang sebaiknya ditinjau kembali secara berkala untuk dibuat gagasan baru dan mengubah kondisi di dalam perpustakaan dan lingkungan. Bab ini menunjukkan beberapa perencanaan yang dibutuhkan sebelum dan selama proyek automasi perpustakaan. tujuan khusus automasi dan implementasi rencana jangka panjang .

Misi akan berfokus pada perencanaan proyek automasi individual dan dapat meminimalisir penyimpangan dari inti perpustakaan atau keutamaannya. lebih cepat. .adakah minimal. Target Umum Automasi Perencanaan automasi jangka panjang mencakup aturan umum bertujuan menyediakan proyek staf dengan panduan sesuai perencanaan. Automasi umum biasanya fokus pada peningkatan kualitas layanan. Contoh: Automasi sebaiknya dapat staf pilih. susun. Jika berkeinginan. pengadaan. komunitas. Contoh: Tujuan perpustakaan adalah untuk meyakinkan warga ngera atas kesamaan akses untuk rekaman pengetahuan atas kemanusiaan melalui pengadaan materi perpustakaan selama semuanya boleh menggunakan kebutuhan informasinya. menghasilkan fungsi tambahan. dan tidak ada persoalan untuk berubah dari waktu ke waktu. lestarikan. Pernyataan yang mengidentifiaksi target. dan pengoperasian sistem automasi khusus. dan materi rekreasi dan informasi untuk semua komunitas pengguna. atau mengurangi biaya produksi atau penyedia layanan. penerapan. tujuan atau pertimbangan mengapa perpustakaan ada sebagai organisasi yang open ended. organisasi orangtua. Contoh: Target perpustakaan adalah untuk menyediakan akses pendidikan. organisasi. harus mendukung misi dari perpustakaan atau konflik lainnya dan pemborosan sumber yang dihasilkan. dan disebarkan atau peminjaman informasi untuk pengguna perpustakaan yang lebih akurat. Tujuan automasi umum ini yang mana akan menyediakan penolakan/panduan pelindung untuk berbagai sistem automasi untuk dikembangkan perpustakaan. budaya. temu kembali. atau di lingkungan sosial secara keseluruhan. Contoh: Peran perpustakaan adalah untuk menyediakan penggunaannya dengan akses rekaman pengetahuan yang ramah guna. Contoh: Misi perpustakaan adalah untuk mendukung pendidikan dan penelitian di universitas melalui seleksi. murah daripada sistem manual. Hal ini sebaiknya jelas dimaknai dan benar-benar mencerminkan inti keberadaan perpustakaan. simpan. Contoh: Target automasi adalah mengurangi/menyeimbangkan dana penyedia layanan perpustakaan. akuisisi. ideal. Pernyataan Misi Perpustakaan Perencanaan automasi perpustakaan mungkin dimulai dengan pernyataan peran/misi perpustakaan di lingkungan akademik. dan penyebaran koleksi materi informasi dan melalui pengadaan akses informasi dan materi yang tidak dimiliki perpustakaan. peroleh. pernyataan umum untuk biaya automasi dapat dimasukkan.

bebas staf dari banyaknya rutinitas kerja yang memungkinkan. memberikan ketekunan bagi manusia. Contoh: Targetnya untuk memilih dan mendapatkan sistem sirkulasi perpustakaan. Manusia tidak pernah sadar dirinya ditakhlukan mesin. Contoh: Komputer merupakan alat para staf perpustakaan dan akhirnya dan secara tidak langsung. Strategi Implementasi Jangka Panjang . komputer harus tunduk dengan cara manusia. Target ini juga harus didukung oleh misi perpustakaan atau konflik lainnya dan pemborosan sumber yang lain. memperluas layanan tanpa membutuhkan staf tambahan. Contoh: target automasi adalah menyediakan akses online untuk bibliografi dan menyediakan informasi untuk sumber perpustakaan melalui katalog online sangat tersedia di semua lokasi di kota. Contoh: target adalah untuk melayani sebagai pusat komputer – informasi sesuai yang tersimpan. meningkatkan kualitas layanan yang ada dan menyediakan kontrol layanan lebih baik dan materinya pun juga. mesin cukup fleksibel untuk melakukan ini. Lebih lanjut komentar naratif dapat ditambahkan untuk setiap target sebagai rasional untuk memasukkan fungsi khusus di daftar atau secara sederhana untuk tujuan deskriptif. Semua fungsi di perpustakaan yang mungkin diautomasi sebaiknya dimasukkan ke dalam rencana. pada pengguna. seperti isi dokumen dan jurnal. Contoh: Kondisi khusus pada automasi bahwa semua sistem automasi yang berkembang harus sesuai dengan satu sama lain dan dengan semua sistem manual yang ada di perpustakaan. bagian. Contoh: Targetnya untuk melayani sebagai pusat pengendali elektronik untuk sumber perpustakaan lain dan pusat informasi di area. Target juga bersifat membatasi dan menempatkan batasan/kondisi pada automasi. dan menyediakan temu kembali online dan diseminasi elektronik berikutnya untuk melihat dan menyalin ke titik terpencil di kampus dan tempat lainnya.Contoh: Target program automasi perpustakaan adalah untuk meningkatkan kapasitas kerja yang dilakukan. dan negara. Target Khusus Automasi Target khusus automasi mendefinisikan dengan tepat area atau fungsi dimana masa depan automasi berusaha difokuskan. Contoh: Tidak ada sistem automasi yang meminta ahli program komputer untuk ditambahkan ke dalam staf perpustakaan yang dikembangkan. Daripada manusia harus tunduk pada cara komputer.

Fase Identifikasi Masalah Kenyataannya komputer tersedia atau komputer bebas digunakan sepanjang waktu di perpustakaan. 2. Proyek yang dimulai di musim gugur 19XX. atau sebagai langkah awal pekerjaan. yang juga termasuk bagian dari daftar target khusus automasi yang mendeskripsikan pada seksi teratas atau terpisahkan. Proyek yang dimulai di musim panas pada 19XX. Proyek 4: Katalog online. Proyek 2: Sirkulasi. atau perpustakaan lain menggunakan komputer dengan alasan tidak . Strategi ini dapat menyediakan panduan tahunan dari berbagai jenis sistem automasi yang dikembangkan di perpustakaan. Proyek 3: Akuisisi. Kalender implementasi jangka panjang atau jadwal pengembangan sistem automasi di perpustakaan dapat berguna. Jadwal akan memberikan data tentatif ketika fungsi khusus diharapkan untuk diautomasi. per bagian sebelum proyek baru dimulai. seseorang mungkin berpikir bahwa menggunakan akan membuat perpustakaan terlihat lebih progresif.Strategi implementasi dapat mencakup perencanaan automasi. sirkulasi. seperti akuisisi. Implementasi sistem automasi individual di perpustakaan dapat diproses satu per satu dari waktu ke waktu dan sesuai kondisi keuangan. dan katalog online dirancang saling berhubungan satu sama lain. Prioritas sebaiknya ditinjau secara berkala. sistem operasi yang berdiri sendiri di pisahkan dari yang lainnya. katalog. berbagi beberapa atau semua file informasi yang sama. Proyek yang dimulai di musim semi pada 19XX. Proyek yang dimulai di musim gugur pada 19XX. Jadwal ini dapat menyediakan manajemen perpustakaan dan lainnya dengan gagasan ketika keuangan harus didapatkan dan ketika sumber lain harus tersedia. dan memilih setiap fungsi untuk diautomasi sebagai prioritas untuk diimplementasikan dapat lebih berguna di perencanaan proyek ke depan. Pendekatan perencanaan jangka panjang ini berimplikasi bahwa beberapa sistem automasi. Mengadaptasi pendekatan sistem integrasi pada perpustakaan dari pada sistem terpisah. Aktifitas ini meminta fase identifikasi masalah dan pernyataan persiapan masalah. dan berbagi pada komputer yang sama. Kebutuhan sistem automasi sebaiknya diidentifikasi dan berkembang pasti sebelum proyek automasi dimulai. Contoh: Proyek 1: Cataloging. PROYEK DASAR Banyak perpustakaan diminta untuk bersungguh-sungguh pada kebutuhan sistem automasi perpustakannya.

contoh. 2. Pekerjaan di dalam sebuah sistem manual yang ada diperluas lebih cepat dengan meningkatkan volume yang dikerjakan kurang efektif pada staf yang berjumlah 2 atau 3 kali lipat.legitimasi untuk mengembangkan sistem automasi. Gejala dari masalah yang sering akan terlihat lebih dulu dari pada masalah diri mereka sendiri. Secara khusus. Tekanan meningkat dari manajemen perpustakaan. 4. 2. Sistem dapat dioperasikan dengan maksimal tetapi dibatasi dengan apa yang dapat dilakukan dan tidak dapat menyediakannya. atau dari kritik dan saran pengguna. 8. laporan administratif dan statistik. atau dana. 5. Sistem yang ada membutuhkan peningkatan atau upgrading secara umum. 3. penyebabnya dapat dicari untuk menentukan masalah. Setelah gejala diidentifikasi. Beberapa gejala yang terlihat dari masalah sebagai berikut: 1. 6. 7. Beberapa masalah yang mungkin akan perpustakaan temukan pada sistem automasi sebagai berikut: 1. hasil studi perpustakaan dan operasinya. Pembatasan diperlukan layanan karena kurangnya staf. dan lainnya agar perpustakaan lebih berproduksi di masa depan dengan lebih sedikit staf dan menyediakan perhitungan yang lebih baik untuk material dan layanan. perpustakaan akan muncul dengan beberapa masalah yang mana intinya kebutuhan akan sistem automasi. Kebutuhan yang terus-menerus membutuhkan dana lebih untuk mengoperasikan sistem. Perpustakaan membutuhkan penyedia layanan baru tetapi seperti yang dilakukan sistem manual. perintah dan keuangan kantor. laporan dari staf lain. pembayaran pajak. waktu. 5. Masalah ini biasanya mengidentifikasi melalui observasi perorangan dan pengetahuan akan situasi. Pembiayaan operasi sistem yang ada meningkat lebih cepat pada perpustakaan yang tidak bertahan lama dalam menyediakan layanan dengan metode manual. 3. Persiapan Pernyataan Masalah . Peningkatan permintaan waktu mengolah material. Studi sistem umum diminta mengidentifikasi dan mendokumentasikan masalah secara menyeluruh. 4. satu diantaranya ekuivalen untuk berkata: “Ini merupakan solusi – sekarang biarkan mencari masalah yang sesuai. Antrian yang panjang pada layanan referensi Peningkatan jumlah kerusakan pada sistem atau layanan Penurunan kualitas layanan Jumlah kritik yang besar dari pengguna Kurang sadarnya pengguna yang ada untuk sering ke organisasi lain untuk layanan informasi.

Apa yang terjadi sebagai hasil dari identifikasi masalah yang dideskripsikan sebagai berikut. deskripsi masalah. Selain itu. dan moral dari staf menghasilkan dari kritik dari pengguna tentang proses yang lambat untuk dikembangkan. pengguna tidak dapat akses secara cepat untuk bahan baru. Contoh: Sistem ini tidak dapat melaporkan statistik baru yang dibutuhkan oleh badan perpustakaan tanpa staf tambahan atau penghapusan layanan lainnya. sejumlah proses kerusakan telah meningkat karena tekanan untuk menghandle banyak bahan. kondisi antrian panjang pada tempat pengisian. Pendukung biaya.Masalah yang mana diidentifikasi sebaiknya dialihkan pada pernyataan yang jelas yang digunakan untuk menentukan proyek awal untuk mendapatkan dan memasukkan sebuah sistem automasi. staf sirkulasi menghabiskan hampir seluruh waktu yang dibebankan dan tidak dibebankan materi. semua kecuali pemberitahuan keterlambatan telah dieliminasi. kompilasi. Pendukung Data. Hasil dari Permasalahan. peminjaman bahan menunggu proses peningkatan yang lebih cepat. Juga. dan pelaporan informasi yang diinginkan. Figure 4-1 mengilustrasikan data yang mendukung identifikasi masalah pada sistem yang ada. di setiap pernyataan permasalahan. bekerja mengukur. Contoh: Departemen akuisisi harus mulai melaporkan ke komite perpustakaan setiap bulan jumlahnya dan biaya permintaan judul oleh agen permintaan atau departemen. mengintegrasi sistem akuntansi baru ke dalam sistem yang telah ada akan memerlukan perombakan total pada semua prosedur dari pengajuan permohonan pembelian melalui penerimaan dan pembayaran faktur. penundaan yang lamakarena tidak adanya pengganti bahan yang ada. jika memungkinkan. sistem baru akuntansi bertemu permintaan fiscal baru yang diamanatkan oleh kota (atau bangsa atau negara) harus dimasukkan. Contoh: karena peningkatan jumlah pembelian material dan amanat penurunan staf. Pernyataan masalah sebaiknya mencakup seminimal mungkin. besarnya jaminan pinjaman rekaman menunggu gabungan sirkulasi Contoh: Hasil dari permasalahan. dan dukungan data. Deskripsi Masalah. staf departemen katalog dapat memproses hanya 60 persen akuisisi baru perpustakaan setiap tahunnya. dikarenakan bersifat memakan waktu pengumpulan. Contoh: Karena peningkatan penggunaan perpustakaan dan hasil peningkatan jumlah peminjaman untuk peminjam tanpa adanya hubungan peningkatan personal. dan fakta kuantitatif lain dan statistik sebaiknya dimasukkan. . Pernyataan masalah sebaiknya dimulai dengan laporan singkat tetapi deskripsinya jelas atas masalah atau permasalahan yang diidentifikasi. dampak masalah. Contoh: Sebagai hasil permasalahan.

dan sirkulasi dengan pengembangan online. menggunakan sistem manual saat ini.Jumlah biaya yang sebenarnya perlu disampaikan. misi. pernyataan sebaiknya siap untuk menghapus banyak ambiguitas atau ketidakpastian dan dan untuk memberikan referensi tertulis dan titik fokus untuk pekerjaan yang akan dilakukan.00 tahun depan.75 per transaksi dua tahun yang lalu dan saat ini $3. . Contohnya. atau target proyek automasi perpustakaan khusus jelas. dan katalog online. dan memasang sistem yang paling layak.78 dengan biaya proyeksi $5. memperoleh. jika biaya sirkulasi satu item menghabiskan $2. Gambar 4. Contoh: Tujuan proyek ini diidentifikasi alternatif sistem automasi sirkulasi yang tersedia untuk perpustakaan. lalu memilih. Contoh: Target proyek adalah meningkatkan dan memperbaiki sistem akuisisi saat ini. Sampel data pendukung identifikasi masalah pada sistem. pendapat efektif dapat dibuat untuk proses automasi sirkulasi. tetapi bukan staf.1. Pernyataan target agar proyek jelas dan khusus. telah meningkat drastis.Statistik dan akuntansi melaporkan dan informasi pembiayaan lainnya dapat dipelajari dan dianalisis agar dapat mendukung data. cataloging. daripada menyatakan samar-samar bahwa biaya penyediaan layanan meningkat terlalu cepat. Dimasukkannya fakta kuantitatif dan masalah mengartikan bahwa kebutuhan akan solusi untuk masalah dapat mudah dinilai. 3. terdapat jumlah pengguna dan pinjamannya. Termasuk biaya atau data pendukung lainnya pada periode beberapa tahun akan lebih baik memasukkan data terkini. Target proyek menguraikan hasil akhir tertentu ke arah dimana prestasi diarahkan dan jelas mendefinisikan apa yang diharapkan untuk dicapai setelah selesainya proyek. sirkulasi. Pada kasus ini. mengintegrasi sistem yang meliputi akuisisi. serials control. cataloging. TARGET PROYEK Ketika tujuan. Administrator harus mampu menghubungkan biaya saat ini untuk biaya awal dan biaya yang diproyeksikan di bawah sistem saat ini. analisis dan perbandingan pada pilihan.

Rencana untuk menyelesaikan proyek harus dimulai dengan outline dari tahap-tahap. Level awal dari outline mewakili tiap tahap dari proyek. dan persetujuan oleh piminan harus diberikan sebelum tahap berikutnya dimulai. level selanjutnya aktifitas. Kendala ini sebaiknya diidentifikasi sebelum proyek dimulai untuk menghindari usaha yang sia-sia dan untuk memandu pengembangan persyaratan sistem automasi yang akan diperoleh dan dipasang. 19XX. KENDALA PROYEK Kendala dapat ditempatkan pada sebuah proyek automasi perpustakaan dengan manajemen perpustakaan. dan kendala ini akan membatasi atau kondisi tempat di usaha tersebut. OUTLINE PROYEK Sebuah proyek dimulai dan diakhiri menurut langkah-langkah besar atau tahap. dan level ketiga adalah langkah-langkah dari setiap aktivitas. Jumlah kegiatan yang tepat dalam proyek akan tergantung pada kebutuhan dan kerumitan dari system yang diharapkan untuk dibangun dan proses pelaksanaan yang akan digunakan. Contoh: Proyek harus dilengkapi pada 31 Agustus. 5. Contoh: Proyek harus di lengkapi dengan anggaran yang disahkan oleh dewan perpustakaan dan pimpinan perpustakaan Contoh: laporan tertulis harus diserahkan kepada direktur perpustakaan setelah setiap fase proyek selesai. dan setiap aktivitas terdiri dari nomor tugas atau langkah-langkah. . pemerintahan atau lembaga pendanaan perpustakaan. level selanjutnya aktifitas dan level ketiga adalah langkah dari tiap aktifitas. sistem automasi akuisisi sebagai pelayanan utama perpustakaan dan merupakan tiga cabang. atau orang lain. 4. aktivitas dan langkah yang diharapkan dapat terselesaikan dengan sukses. Target sebuah proyek harus tidak dalam konflik dengan apa yang mereka didirikan pada rencana jangka panjang automasi perpustakaan.Contoh: Target proyek adalah mengembangkan jaringan. Setiap tahap berisi nomor sub divisi atau aktifitas. Level awal pada bagian depan outline mewakili tahap dari proyek.

Jika telah selesai. seminggu atau sebulan diwakili pada bagian atas. JADWAL PROYEK Jadwal untuk penyelesaian rencana kegiatan proyek harus disiapkan. Pembukaanpelelangan Evaluasipelelangan. Grantt chart salah satu cara yang mudah dan efektif dalam penjadwalan (gambar 4.2). Desember 198x negosiasikontrak Perencanaandanpersiapan pita database . Jika menginginkan waktu mulai dan penyelesaian yang tepat dari setiap kegitan dapat ditunjukkan dibawah waktu yang telah direncanakan pada setiap kegitan. Kekurangan pada chart tipe ini adalah ketidakefektifan tanda hubungan antara kegitan-kegitan proyek yang berbeda. 6. Cara penjadwalan yaitu simple calendar. tiap tahap atau aktifitas diambil dari outline proyek yang telah didaftar disebelah kiri chart. Jam dalam sehari. Penanggalan akan sangat detail atau dapat memasukkan hanya events besar. Gambar 4. Waktu penjadwalan dimulai dan diselesaikan pada setiap kegitan ditandai dengan X atau solid bar dengan kerangka waktu yang tepat.Rencana yang disusun harus dinamis: sehingga outline dapat dan meningkatkan kondisi baru dalam proyek dan membangun situasi. Tambahan setiap waktu dari bagian manapun dari outline proyek berubah. Penanggalan kegiatan salah satu yang termudah dalam penjadwalan proyek (gambar 4. jika persiapan evaluasi telah ditentukan.3) Untuk menyiapkan chart ini. direvisi dan bisa dipahami semua orang. Gantt chart atau network chart yang lebih rumit cukup untuk tujuan ini. chart juga harus direvisi untuk menggambarkan perubahan.2 Contoh Penjadwalan Events untuk Proyek Automasi Perpustakaan 30 Mei 198x 30 Juli 198x Agustus-November 198x Permintaan proposal untukdikirimke vendor Tanggapanpelelangan. pemilihan vendor. dukungan sistem computer akan dipasang dan akan diletakkan pada remote computing center daripada diperpustakaan. Contohnya. dengan penyelesaian data disamping setiap kegiatan. kegitan yang dimulai tepat waktu dan lebih dahulu dari penjadwalan dapat dengan cepat ditentukan. Aktifitas yang terselesaikan akan selalu di daftar. Mudah disiapkan. kemudian outline harus direvisi untuk menghilangkan hal-hal yang tidak perlu seperti desain ruang computer dan pembuatannya.

Contoh Gantt Chart untuk persiapan kegitan pada proyek automasi perpustakaan. banyak kasus aktifitas tidak dapat dimulai sampai kegitan yang sebelumnya selesai.4). Dari kiri ke kanan mewakili perintah dari kegitan manapun yang harus dilengkapi. memasang Juni 198x barcode/OCR label pada material Memuatdanmenambahkan pita Juli 198x mengedit database Mengirimdanmemasang Agustus 198x September 198x system akuisisi Membawa system sirkulasikeluar Mulaimembangun file akuisisi. Meskipun tidak dijelaskan disini. tetapi secara nyata menjelaskan hubungan antar kegiatan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan yang akan dilakukan dalam proyek. aktifitas dari langkah dinomori dan menggambar daftar lingkaran yang mewakili aktifitas.3. Aktifitas Menyiapkandaftarkeperluan system Mendiskusikandanmenyetujuikeperluans istem Menyiapkandaftar RFP Maret April Mei Juni Juli Agustu Septembe Oktober 19xx 19xx 19xx 19xx 19xx s 19xx r 19xx 19xx . memulaidatabase Mei 198x loading Mulaimembangun data peminjam. garis yang berbeda berasal dari lingkaran yang sama.February 198x MengirimdanMemasangHrdwaredan Maret 198x April 198x Software Percobaan Hardware Mengirimdanmemasang software sirkulasidankatalog online. memasang November 198x Januari 198x CRTs untukdigunakan public Membawa Online Public Catalogkeluar Membawa system akuisisikeluar OCLC. Chart jaringan dapat meningkat jika waktu memulai dan penyelesaian diperkiraan dan ditambah ke aktifitas. Bagian dari proyek chart jaringan ditunjukkan pada (gambar 4. Jika 2 atau lebih aktifitas dapat dilengkapi secara serempak. Gambar 4. seperti Program and Evaluation Review Technique (PERT) and Critical Path Method (CPM). software untuk Network chart adalah penjadwalan dengan cara yang paling sulit untuk disiapkan. dapat dilihat di referensi literatur buku ini. Untuk menyiapkan chart.

Menyediakan flowcharting templates dan specification binders. Perpustakaan yang sistemnya terautomasi mahal untuk diperoleh. Biasanya termasuk: 1 Gaji dan upah untuk analis system. Pembiayaan proses kreatif. konsultan. Biaya pembangunan Biaya pembangunan adalah biaya satu kali kebutuhan untuk memulai system perpustakaan yang terautomasi. . dan staf lain yang akan melakukan 2 3 perencanaan dan desain. KEUANGAN DAN PERENCANAAN BIAYA Takakan ada perpustakaan yang melakukan automasi tanpa memahami terlibatnya keuangan dari usahanya. Perjalanan untuk mengunjungi perpustakaan lain jika diperlukan. dan menguntungkan jika hingga beberapa tahun pemasangan dan pengoperasiannya berhasil. Baik harga pembangunan dan pengoperasian berhubungan dengan system perpustakaan yang terautomasi. Biaya Desain: Biaya desain termasuk biaya kebutuhan untuk rencana detail perpustakaan atau spesifikasi untuk system automasi. yang mana telah melengkapi rencana untuk penanganan pekerjaan di perpustakaan.Mendiskusikandanmenyetujui RFP Menyiapkanpelelangan vendor Mengevaluasitanggapandari vendor Mengadakandemonstrasi system Mengadakankunjungantempat Membuatkeputusan final system yang dipilih Negosiasidanpenandatanganankontr ak Merancangruang computer Membangunruang computer Merencanakanpemuatan database Menyiapkan parameter database Meninjaukembalipelaksanaanjadwal 7. Ada 8 kategori dari biaya pembangunan. Biaya ini diharapkan tidak akan mengulangi lagi system yang telah diterapkan dan di operasionalkan.

Meskipun biaya desain akan termasuk pada harga pembayaran dari turnkey system. magnetic disk drives. memperbaiki dan dokumen program computer untuk system perpustakaan terautomasi. Jika menyewa hardware daripada membeli maka harus mempertimbangkan biaya operasional tahunan dan tidak termasuk dalam biaya pembangunan. Gambar 4. Biaya Software: Biaya software adalah belanja kebutuhan untuk desain. Biaya ini akan termasuk dalam turnkey system package.4 Bermacam-macam biaya seperti kebutuhan reproduksi untuk dokumentasi desain. pangkalan CRT . disk packs.4 Contoh Network Chart untuk bagian dari proyek automasi perpustakaan. jika diperlukan Mengindentifikasi sumber proyek lain jika diperlukan Biaya Hardware: Biaya hardware termasuk pembayaran dari semua kelengkapannya seperti CPU. test (pengujian). dan kebutuhan alat elektronik dan elektro-mechanical untuk sistem automasi. printers. code. magnetic tape units. tetapi mungkin dibutuhkan untuk pembayaran system desain yang telah dikembangkan dari awal. modem. a b Memulai aktifitas Akhir aktifitas 1 2 3 4 5 6 7 8 Memilih dan menentukan manajer proyek Menentukan komite pengendali Membangun rencana jangka panjang untuk automasi Menetapkan proyek yang akan dikerjakan Menyiapkan rencana untuk penyelesaian proyek Memperoleh ijin proyek Menempatkan dan mempekerjakan konsultan automasi. Jika sistem telah dibangun dari awal atau diadaptasi .

Biaya system software selalu termasuk biaya hardware package tapi bias saja dipisah. dan perlengkapan lain. mungkin akan menjadi biaya perpustakaan. Biaya Lainnya: Ekspedisi dan pemasangan hardware. software.dari perpustakaan lain. dan lainnya. dan diperbaiki programnya. memasang kontak elektronik. dan bermacam-macam biaya seperti system dokumentasi. kursi. kabel. lemari. Biaya Perlengkapan: Biaya Besar untuk perlengkapan tak lain adalah system computer hardware akan termasuk pembayaran dari mebel atau kebutuhan perlengkapan untuk pengoperasian system seperti meja. maka biaya pengubahan file-file yang diperlukan. system pengontrol kelembaban untuk dipasang sebagai system automasi. atau konsultan. ketika waktunya computer untuk di uji. merubah atau memasang pemanas ruangan. plugs. Biaya Persiapan Tempat: Biaya persiapan tempat mungkin kebutuhan merubah bagunan perpustakaan. programmer dan staff lain yang akan menyiapkan software. jika tidak dimasukkan dalam perkiraan biaya lain. persediaan. Biaya Pengubahan Data: Jika perpustakaan tidak memiliki arsip terautomasi pada machine-readable. Biaya Operasional . anggota lain dari staf perpustakaan. rak. pelatihan staff harus disediakan oleh manajer proyek. Biaya Pelatihan Staff: Biaya pelatihan termasuk dalam bagian software package dari satu vendor turnkey system. AC. ketika biaya dipisah dari jasa. pembelanjaan akan dikeluarkan untuk analis system. Jika tidak dengan syarat dari vendor atau jaringan kantor. mejatulis.

. dan biaya dari pemeliharaan ini dipertimbangkan sebagai operasional tahunan untuk perpustakaan dengan system automasi. Kontrak harus dibuat dengan vendor hardware atau perusahaan lain untuk menjaga hardware tetap dalam keadaan baik. Kontrak harus dibuat dengan vendor software. Biaya operasional dibutuhkan untuk membuat system bekerja hari demi hari setelah dipasang. dan biaya dari pemeliharaan ini dipertimbangkan sebagai operasional tahunan untuk perpustakaan dengan system automasi.Ketika biaya pembangunan diharapkan tak berulang setelah system di pasang dan dioperasikan. biaya lain akan berulang tahun demi tahun seumur hidup system. Biasanya biaya operasional dihitung tiap tahun dan oleh karena itu selalu menunjuk biaya operasi tahunan atau sesuatu yang berulang. barcode. pita magnetik. software juga harus dipelihara dalam keadaan operasional yang baik. Pemeliharaan Software: Sama seperti hardware. bolpoin. dan kebutuhan special lainnya untuk mengoperasikan system tiap tahunnya. Persediaan: Untuk penambahan kertas biasa. Tujuh kategori biaya operasional tahunan: Gaji dan Upah: Gaji dan upah termasuk dalam biaya dari semua staff yang dibutuhkan untuk mengatur system automasi sehari-hari. Biaya Komunikasi: Jika system automasi menyewa communication lines untuk terhubung dengan CRT terminals dan alat input-output lainnya untuk computer jarak jauh. kertas printer. perpustakaan terautomasi munkin membutuhkan bentuk yang disesuaikan. biaya dari saluran ini adalah belanja operasional tahunan yang harus dipertimbangkan. Pemeliharaan Hardware: Hardware harus dipelihara dalam keadaan operasional yang baik. klip kertas dan persediaan kantor lainnya.

Penyebarluasan rencana proyek atau outline dan . akses bibliografi dan energy yang digunakan untuk menyalakan AC 8. atasan atau pemberi biaya mau tidak mau harus ikut hingga poin ini. presiden.perusahaan lain. dan bagian yang berkepentingan. Contoh pembayaran set kartu katalog. Biaya Transaksi: Sistem membagi jaringan biasanya perpustakaan tersebut membutuhkan pembayaran pada tiap menyelesaikan transaksi pada system. Contohnya biaya OCLC (Online Computer Library Center) dibayarkan setiap catatan database digunakan untuk local-creation dari satatan katalog. walikota. 9. Informasi dalam dokumen harus berisi: 1 2 3 4 5 6 Kebenaran dari proyek automasi perpustakaan Tujuan dari proyek Pernyataan dari kendala apapun dalam proyek Ringkasan outline dari rencana terselesaikannya proyek dengan sukses Jadwal proyek Keterangan mengapa system terautomasi perlu dibiayai Setelah proposal diterima oleh pemimpin perpustakaan disahkan untuk diproses. LAPORAN KEMAJUAN Laporan kemajuan harus dipresentasikan kepada pemimpin perpustakaan. Biaya ini jika dapat diterima harus termasuk biaya operasional system Biaya Lainnya: Banyak biaya lainnya yang harus diidentifikasi. anggota dewan. komite pengendali proyek. PERIZINAN PROYEK Ketika pemimpin perpustakaan secara formal maupun informal mengesahkan persiapan dari rencana awal untuk proyek automasi. atau computing center yang melayani perpustakaan untuk menjaga software selama system digunakan. Dokumen proposal proyek dapat disiapkan pemimpin perpustakaan untuk paraf perijinan. atau yang lainnya. dewan pengurus. mungkin diperlukan pengesahan dari manager kota.

apa saja yang dibutuhkan hingga pembiayaan baik yang berjangka panjang maupun biaya tahunan. membuat dan memberi batasan kegiatankegiatan yang akan dilaksanakan. . Dalam hal ini perencanaan akan melakukan identifikasi kegiatan pengadaan dan system automasi apakah yang diperlukan dan yang akan digunakan untuk menunjang visi. sesuai dengan yang diharapkan dan nantinya dapat membawa perpustakaan pada tujuan yang telah ditetapkan. tergantung pilihan pribadi.jadwal proyek saat ini merupakan cara yang baik untuk memberi informasi kepada yang lain mengenai usaha yang telah dilakukan. USA: The Oryx Press. sehingga kegiatan automasi perpustakaan dapat berjalan baik. misi dan tujuan perpustakaan. Laporan kemajuan juga harus termasuk diskripsi pendek dari pekerjaan yang telah selesai diluar rencana waktu yang telah ditentukan dan halhal atau masalah-masalah yang ditemui sejak laporan terakhir. Managing the library automation project. Publikasi bias pendek atau panjang dan formal ataupun informal. Pengendalian proyek bertujuan agar proyek selalu dalam garis yang telah direncanakan sebelumnya. KESIMPULAN Berdasarkan paparan diatas. kegiatan perencanaan dan pengendalian proyek automasi perpustakaan sangat diperlukan untuk mengatur. Kegiatan automasi perpustakaan didasari oleh visi dan misi perpustakaan untuk selajutnya mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Perencanaan mengatur jalannya proyek berdasarkan jadwal kegiatan yang akan dikerjakan. 1985. Corbin. DAFTAR PUSTAKA John. Cara lain untuk melaporkan kemajuan proyek dengan menerbitkan koran untuk semua orang yang tertarik akan automasi perpustakaan.