You are on page 1of 103

FONDUL SOCIAL EUROPEAN

Programul Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007 2013


Axa prioritar 3 Creterea adaptabilitii lucrtorilor i a ntreprinderilor
Domeniul major de intervenie 3.2 Formare i sprijin pentru ntreprinderi i angajai pentru
promovarea adaptabilitii
Titlul proiectului: Utilizarea TIC pentru servicii de calitate n domeniul financiar contabil
Cod contract: POSDRU/81/3.2/S/59664
Proiect cofinanat din Fondul Social European prin Programul Operaional Sectorial Dezvoltarea
Resurselor Umane 2007-2013 Investete n oameni

Tehnologii Office cu aplicabilitate n


domeniul financiar-contabil
- Microsoft Word -

Utilizarea TIC pentru servicii de calitate n domeniul financiar contabil


POSDRU/81/3.2/S/59664
Proiect cofinanat din Fondul Social European prin Programul Operaional Sectorial
Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013

Coninutul acestui material nu reprezint n mod obligatoriu poziia oficial a Uniunii Europene sau a
Guvernului Romniei.
The document does not represent the point of view of the European Union or Romanian Government.

Autori:

Dana Boldeanu, Cristina Geambau, Mirela


Gheorghe, Mirela Oancea, Ctlin Tudor
ASE Bucureti

Data:

Aprilie, 2012

Proiect:

Utilizarea TIC pentru servicii de calitate in domeniul


financiar contabil

Copyright 2012
Reproducerea este autorizat, cu condiia menionrii sursei, cu excepia cazului n care se prevede
altfel.
Utilizarea TIC pentru servicii de calitate n domeniul financiar contabil
POSDRU/81/3.2/S/59664
Proiect cofinanat din Fondul Social European prin Programul Operaional Sectorial
Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013

Coninut:
1

FORMATAREA DOCUMENTELOR WORD ....................................................... 5


1.1 FORMATAREA CARACTERELOR............................................................................. 5
1.2 FORMATARE LA NIVEL DE PARAGRAF .................................................................. 10
1.3 ANTETE I SUBSOLURI DE PAGIN ...................................................................... 17

INSERAREA OBIECTELOR N WORD ............................................................ 20


2.1 PREZENTARE GENERAL ................................................................................... 20
2.2 NOTE DE SUBSOL I DE FINAL ............................................................................ 22
2.3 OBIECTE DE TIP CLIP ART I W ORDART ............................................................. 26
2.4 INSERAREA UNEI IMAGINI DINTR-UN FIIER .......................................................... 32
2.5 TABELE ........................................................................................................... 35
2.5.1 Modaliti de creare a tabelelor n Word ................................................. 35
2.5.2 Operaii aplicate asupra tabelelor create n Word ................................... 37
2.5.3 Sortarea datelor din tabelele Word ......................................................... 44
2.6 GRAFICE.......................................................................................................... 46
2.7 INSERAREA DE OBIECTE GRAFICE PENTRU CREAREA DE SCHEME .......................... 51

TEHNOLOGII AVANSATE WORD ................................................................... 56


3.1 TEHNICA DE MBINARE A CORESPONDENEI ......................................................... 56
3.1.1 Generarea unei scrisori circulare prin tehnica de mbinare a
corespondenei .................................................................................................. 59
3.1.1.1 Crearea coninutului scrisorii circulare ............................................. 60
3.1.1.2 Crearea sau deschiderea sursei de date afiliate documentului
principal 60
3.1.1.3 Plasarea cmpurilor sursei de date n cadrul documentului principal
65
3.1.1.4 Simularea procesului de fuzionare a documentului principal ........... 71
3.1.1.5 Declanarea fuzionrii ..................................................................... 72
3.2 REVIZUIREA DOCUMENTELOR W ORD .................................................................. 75
3.2.1 Inserarea de comentarii n cadrul unui document Word ......................... 75
3.2.2 Tehnica de urmrire a modificrilor n cadrul unui document Word ........ 77
3.2.3 Acceptarea sau respingerea modificrilor aduse asupra unui document i
urmrite prin tehnica Track Changes................................................................. 80
3.3 COMPARAREA I COMBINAREA DOCUMENTELOR WORD........................................ 81

ORGANIZAREA UNUI DOCUMENT PE CAPITOLE........................................ 84


4.1 UTILIZAREA STILURILOR PENTRU TITLUL DOCUMENTULUI I PENTRU TITLURILE
CAPITOLELOR .......................................................................................................... 84

Utilizarea TIC pentru servicii de calitate n domeniul financiar contabil


POSDRU/81/3.2/S/59664
Proiect cofinanat din Fondul Social European prin Programul Operaional Sectorial
Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013

4.1.1 Aplicarea stilului de tip Title pentru titlul documentului ............................ 84


4.1.2 Aplicarea stilului de tip Heading pentru titlurile capitolelor documentului 86
4.1.3 Modificarea caracteristicilor stilurilor ....................................................... 86
4.1.4 Numerotarea capitolelor ......................................................................... 88
4.2 GENERAREA CUPRINSULUI CAPITOLELOR ............................................................ 90
4.3 UTILIZAREA PANOULUI DE NAVIGARE (NAVIGATION PANE) ................................... 93
5

IMPRIMAREA DOCUMENTELOR .................................................................... 95

BIBLIOGRAFIE ...................................................................................................... 102

Utilizarea TIC pentru servicii de calitate n domeniul financiar contabil


POSDRU/81/3.2/S/59664
Proiect cofinanat din Fondul Social European prin Programul Operaional Sectorial
Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word

1 FORMATAREA DOCUMENTELOR WORD


n general, asupra unui text introdus iniial ntr-o form brut, utilizatorul poate realiza
o serie de prelucrri ulterioare cum ar fi: formatri personalizate la nivel de caracter
(Font), transformarea caracterelor minuscule n majuscule sau invers (Change
Case), formatri la nivel de paragraf (Paragraph), la nivel de pagin (Page Setup),
etc, elemente care vor descrise i exemplificate n paginile care urmeaz.

1.1 Formatarea caracterelor


Formatarea caracterelor reprezint tehnica de setare a anumitor caracteristici legate
de tipul fontului, stilul de afiare, dimensiunea i culoarea caracterului, aplicarea unor
efecte speciale asupra unui bloc de text selectat de utilizator.
Formatarea propriu-zis la nivelul caracterelor se poate realiza n diferite moduri:
a. Folosind pictogramele asociate grupului
de opiuni Font, din meniul Home
b. Folosind caseta de dialog Font care
ofer cel mai puternic mijloc de control asupra operaiilor de formatare la nivel
de caracter deoarece pune la dispoziie toate instrumentele de formatare.
Paii necesari de parcurs pentru formatarea caracterelor sunt:
Pasul 1 se selecteaz blocul de text pe care dorim s-l formatm
Pasul 2 din meniul contextual se alege opiunea Font care are drept efect afiarea
casetei de dialog cu acelai nume, structurat n dou pagini, care va permite
alegerea instrumentelor de formatare necesare precum:
Pagina Font (Figura nr. 1. 1):

Tipul fontului din lista Font (exemplu Arial)


Stilul de afiare din rubrica Font Style care poate fi: obinuit (Regular),
ngroat (Bold), nclinat (Italic) sau ngroat & nclinat (Bold Italic).
Dimensiunea caracterului care poate fi aleas din caseta Size.
Culoarea caracterului din lista Font Color
Tipul sublinierii caracterelor atunci cnd este cazul din caseta Underline Style
Efecte speciale aplicate din zona Effects
Strikethrounght
Tierea cu o linie a expresiei selectate
Double strikethrought
Tierea cu dou linii a expresiei selectate
Superscript
Scrierea ca exponent
Subscript
Scrierea ca indice
Pagina 5 din 103

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word


Transformarea literelor mici n majuscule de
dimensiuni mici
All caps
Transformarea literelor mici n majuscule de
dimensiuni obinuite
Hidden
Ascunderea textului
Previzualizarea setrilor fcute n caseta Preview

Small caps

Figura nr. 1. 1 Caseta de dialog Font pagina Font

Pagina Advanced (Figura nr. 1. 2)

Distana pe orizontal dintre caractere din lista Spacing, utilizatorul putnd


selecta o spaiere normal (Normal), expandat (Expanded) sau comprimat
(Condensed) dup care va utiliza sgeile By pentru a specifica distana la
care s fie comprimate sau expandate caracterele.
Distana pe vertical dintre caractere din lista Position, utilizatorul putnd
selecta o spaiere normal (Normal), nlat (Raised) sau cobort (Lowered)
dup care va utiliza sgeile By pentru a specifica distana la care s fie
nlate sau coborte caracterele.

Pagina 6 din 103

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word

Spaierea automat pe orizontal (Kerning) prin bifarea opiunii Kerning for


fonts, i dac este cazul se ajusteaz dimensiunea peste care se face
spaierea n caseta Points and Above.
Alte efecte speciale prin butonul Text Effects ce va avea ca efect activarea
ferestrei de dialog Format Text Effects

Figura nr. 1. 2 Caseta de dialog Font pagina Advanced

Exemplu de formatare a caracterelor.


V propunem formatarea fragmentului de text:
Un procesor de tabele reprezint un limbaj de modelare care permite utilizatorului si conceap modelele n vederea realizrii analizelor specifice unui SIAD.
sub forma:
Un procesor de tabele reprezint un limbaj de modelare care permite utilizatorului si conceap modelele n vederea realizrii analizelor specifice unui
.

Pagina 7 din 103

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word


Formatarea acestui fragment a presupus utilizarea urmtoarelor instrumente de
formatare (Figura nr. 1. 3) care se regsesc fie n grupul de opiuni Font, fie din
caseta de dialog Font:

Figura nr. 1. 3 Exemplu de formatare a caracterelor

Not:

Copierea unei formatri pe un text brut se realizeaz prin selectarea textului

formatat, apelarea comenzii Format Painter


din bara
Clipboard, a meniului Home, pe textul brut.
tergerea unei formatri aplicate la nivelul caracterelor se realizeaz, pentru
textul selectat n
prealabil de utilizator, cu ajutorul instrumentului
Clear Formatting
din bara Font, a meniului Home.

Transformarea caracterelor majuscule n minuscule i invers


Transformarea caracterelor majuscule n minuscule i invers
se realizeaz prin opiunile oferite de comanda Change Case
(dup selecia n prealabil a textului asupra cruia sunt
aplicate), care poate fi selectat din grupul de opiuni Font, al
meniului Home. Aa cum se poate observa i n fereastra
alturat, opiunile comenzii Change Case permit:

Sentence case transformarea primei litere a unei


fraze n majuscule, restul caracterelor rmn
minuscule.
lowercase transformarea literelor textului selectat n minuscule.
UPPERCASE - transformarea literelor textului selectat n majuscule.
Capitalize Each Word prima liter a fiecrui cuvnt este scris cu
majuscul, restul sunt minuscule.
toGGle cASE - prima liter a fiecrui cuvnt este scris cu minuscul, restul
sunt majuscule.
Pagina 8 din 103

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word

Inserarea simbolurilor i a caracterelor speciale


Procesorul de texte Word ofer o gam variat de simboluri i caractere speciale ce
pot fi inserate n cadrul unui document permindu-i oricrui utilizator o redactare la
nivel profesional.
Inserarea simbolurilor i a caracterelor speciale se realizeaz prin selectarea
comenzii Symbol din grupul de opiuni Symbols, al meniului Insert.
Activarea casetei de dialog cu acelai nume Symbol, permite utilizatorului:
a. inserarea de simboluri prin instrumentele oferite de pagina Symbols (Figura
nr. 1. 4)

Figura nr. 1. 4 Caseta de dialog Symbol pagina Symbols

b. inserarea caracterelor speciale prin instrumentele oferite de pagina Special


Characters (Figura nr. 1. 5).

Pagina 9 din 103

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word

Figura nr. 1. 5 Caseta de dialog Symbol pagina Special Characters

Not: Dac un simbol sau un caracter special este folosit foarte des n cadrul unui
document se recomand folosirea unor combinaii de taste pentru inserarea rapid a
acestora. Astfel de combinaii pot fi definite de utilizator prin intermediul butonului
Shortcut Key...care va activa caseta de dialog Customize Keyboard. n rubrica
Press New Shortcut utilizatorul va introduce combinaia de taste pe care dorete s
o asocieze caracterului selectat.
Exemplu de inserare simboluri i caractere speciale.
V propunem redactarea fragmentului de text:

Copyright 2011 Toate drepturile sunt rezervate autorilor n conformitate cu

prevederile legale n vigoare.

Redactarea acestui fragment a presupus inserarea simbolului din caseta de dialog


Symbol pagina Symbols i a caracterului special din cadrul casetei cu acelai
nume pagina Special Characters.

1.2 Formatare la nivel de paragraf


Paragraful reprezint un bloc de text delimitat prin coduri de sfrit de paragraf (
care se insereaz n mod implicit prin acionarea tastei ENTER.

Pagina 10 din 103

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word


Formatarea la nivel de paragraf se poate realiza n diferite moduri:
a. Folosind pictogramele asociate grupului de
opiuni Paragraph, din meniul Home
b. Folosind caseta de dialog Paragraph, din
meniul contextual, care ofer toate
instrumentele de formatare.
Instrumentele de formatare oferite de comanda Paragraph sunt structurate n dou
pagini distincte i vor permite utilizatorului:
Pagina Indents and Spacing (Figura nr. 1. 6)

Stabilirea tipului de aliniere orizontal a textului (Alignment): la stanga (Left), la


dreapta (Right), centrat (Centered), margini egale la stnga i la dreapta
(Justified).
Stabilirea nivelului ierarhic (Outline Level): corp de text obinuit (Body text),
nivel 1 de ierarhizare (Level 1), nivel 2 de ierarhizare (Level 2)..etc.

Figura nr. 1. 6 Caseta de dialog Paragraph pagina Indents and Spacing

Pagina 11 din 103

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word

Stabilirea nivelului de indentare (Indentation) - spaiul cu care se deplaseaz


n bloc un paragraf la stnga (Left) sau la dreapta (Right).
Stabilirea dimensiunii inter-spaierii dintre paragrafe (Spacing). Spaiile vor fi
declarate fie naintea paragrafului (Before) fie dup ce se termin acesta
(After).
Stabilirea dimensiunii spaiilor care exist ntre liniile paragrafului (Line
spacing). n mod implicit se utizeaz o spaiere la un singur rnd (Single), dar
aceasta se poate ajusta la un rnd i jumtate (1.5 Lines), dou rnduri
(Double), etc.
Previzualizarea setrilor fcute n caseta Preview.

Pagina Line and Page Breaks (Figura nr. 1. 7)

nltur efectul de mprire neechilibrat a unui paragraf care se afl la


grania dintre 2 pagini (Widow/Orphan)
Determin mprirea automat a paragrafului ntre dou pagini prin trecerea
complet sau parial pe pagina urmtoare (Keep lines together).
Determin meninerea paragrafului curent pe aceeai pagin cu paragraful
urmtor (Keep with next).
Plaseaz paragraful curent la nceputul unei pagini noi (Page break before)
Previne numerotarea acelor linii de paragraf care au rol de titluri (Suppress
line numbers).
nltur efectul de mprire automat n silabe la nivel de paragraf (Dont
hyphenate)

Figura nr. 1. 7 Caseta de dialog Paragraph pagina Line and Page Breaks

Pagina 12 din 103

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word


Numerotarea paragrafelor
Numerotarea paragrafelor se poate realiza prin cifre i litere, utiliznd comanda
Numbering sau folosind simboluri grafice, prin comanda Bullets .
Comenzile pot fi apelate din meniul contextual sau prin selecia simbolurilor specifice
din bara de opiuni Paragraph a meniului Home.
Exemplu de numerotare paragraf
V propunem redactarea paragrafului:
Microsoft Word ofer utilizatorului urmtoarele
faciliti:
1. Inserarea obiectelor grafice
2. Inserarea tabelelor
3. Fuzionarea documentelor
4. Ierarhizarea unui document
5. Recenzia unui document
n acest caz utilizatorul va realiza o numerotare a
paragrafului utiliznd cifre (comanda Numbering
Figura nr. 1. 8)

Figura nr. 1. 8 Numerotarea paragrafelor comanda Numbering

V propunem redactarea paragrafului:


icrosoft Word ofer utilizatorului
faciliti:
Inserarea obiectelor grafice
Inserarea tabelelor
Fuzionarea documentelor
Ierarhizarea unui document
Recenzia unui document

urmtoarele

Utilizatorul va realiza o numerotare a paragrafului utiliznd


simboluri (comanda Bullets-

Figura nr. 1. 9)

Pagina 13 din 103

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word

Figura nr. 1. 9 Numerotarea paragrafelor comanda Bullets

Chenare i umbre
Word ofer utilizatorului posibilitatea de a ncadra prin chenare anumite blocuri de
text, paragrafe, obiectele inserate n document i tabele. Aplicarea acestor chenare i
a efectelor de umbr se realizeaz prin comanda Borders and Shading (din meniul
contextual) sau se activeaz meniul simbolului grafic Borders din bara cu
instrumente Paragraph (
).
Instrumentele comenzii Borders and Shading sunt structurate pe trei pagini i
permit:
Pagina Borders permite stabilirea elementelor asociate unui chenar la nivel de
paragraf sau element de text (Figura nr. 1. 10)

Stabilirea unui chenar obinuit (Box)


Stabilirea unui efect de umbrire pentru textul selectat (Shadow)
Stabilirea unui efect tridimensional pentru textul selectat (3-D)
Stabilirea unui format pesonalizat de chenar (Custom)

Figura nr. 1. 10 Caseta de dialog Borders and Shading pagina Borders

Pagina 14 din 103

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word


Pagina Page Border permite stabilirea elementelor de chenar la nivel de pagin
(Figura nr. 1. 11). Facilitile oferite sunt similare cu cele prezentate anterior, cu
deosebirea c ele opereaz la nivel de pagin document.
Elementele de chenar pot fi aplicate (Apply to) :

la nivelul tuturor paginilor din document (Whole document)


la nivelul unei singure seciuni (This section)
la nivelul primei pagini aferente seciunii curente (This section First page
only)
la nivelul tuturor paginilor seciunii curente, mai puin prima pagin (This
section All except first page)

Figura nr. 1. 11 Caseta de dialog Borders and Shading pagina Page Border

Pagina Shading - Stabilirea culorilor de fundal a chenarelor pentru paragrafele sau


textele selectate (Figura nr. 1. 12).

Stabilirea culorii de umplere (Fill)


Stabilirea stilului de umplere (Style)
Stabilirea gradului de combinare a culorilor (Color)

Pagina 15 din 103

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word

Figura nr. 1. 12 Caseta de dialog Borders and Shading pagina Shading

Exemplu de aplicare a chenarelor i a efectelor de umbr


V propunem redactarea paragrafului:
este un soft generator de aplicaii de tip text,
avnd ca obiect manipularea i procesarea informaiilor sub forma irurilor de
caractere.
Redactarea acestui paragraf a presupus utilizarea urmtoarelor instrumente:

formatarea special la nivel de caracter (Text Effects caractere "Procesorul de texte WORD",

transformarea n majuscule a cuvntului WORD (Change Case

UPPERCASE),
formatarea la nivel de paragraf prin stabilirea unui nivel de indentare
(Paragraph Indentention Special First Line)

Pagina 16 din 103

) a irului de

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word

formatarea la nivel de paragraf prin stabilirea spaiilor dintre liniile paragrafului


de 1.5 (
)
ncadrarea paragrafului ntr-un chenar cu efecte de umbr (Borders and
Shading Box, Shadow din pagina Borders)
aplicarea unei culor de fundal i a unui stil de umplere (Borders and Shading
Fill, Style din pagina Shading).

1.3 Antete i subsoluri de pagin


Antetul i subsolul de pagin permit repetarea pe fiecare pagin a unor elemente
specificate de utilizator (text, simboluri, imagini, etc.).
Antetul include, de regul, titlul documentului i numele autorului, iar subsolul de
pagin, data calendaristic, numrul de pagin, etc.
Crearea antetului de pagin se realizeaz prin selecia comenzii Headers, din
meniul Insert Header&Footer, cu unul din formatele predefinite: Blank, Alphabet,
Annual, etc . Efectul acestei comenzi l reprezint activarea unui meniu nou Design
cu instrumentele din Figura nr. 1. 13.

Figura nr. 1. 13 Meniul Design specific antetului/subsolului de pagin

Crearea subsolului de pagin se realizeaz prin selecia comenzii Footers, din


meniul Insert Header&Footer, cu unul din formatele predefinite: Blank, Alphabet,
Annual, etc . Principalele instrumente de formatare a antetului/subsolului de pagin
oferite de meniul Design sunt structurate n ase submeniuri cu semnificaia :
Header&Footer

Page Number insereaz numrul paginii curente

Insert

Date&Time insereaz data i ora curent n cadrul documentului.


Quick Part Field insereaz un cmp n antetul/subsolul documentului.
- Autotext insereaz informaii definite de utilizator
Picture insereaz o imagine
Clip Art insereaz imagini Clip Art

Navigation

Go to Footer comut punctul de inserare ctre subsolul paginii

Pagina 17 din 103

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word

Previous mut punctul de inserare n antetul/subsolul de pagin din


seciunea anterioar
Next - mut punctul de inserare n antetul/subsolul de pagin din seciunea
urmtoare
Link to Previous transform antetul sau subsolul curent ntr-o form identic
cu cel al seciunii anterioare sau al paginii anterioare

Options

Different First Page creearea unui antet/subsol de pagin distinct pe prima


pagin
Different Odd and Even - creearea unui antet/subsol de pagin distinct pe
paginile pare i impare
Show Document Text afieaz textul documentului.

Position

Header from Top poziionarea antetului fa de marginea de sus a


documentului
Footer from Bottom - poziionarea subsolului de pagin fa de marginea de
jos a documentului
Insert Alignement Tab alinierea textului n antetul/subsolul de pagin la
stanga (Left) /centrat (Center) /la dreapta (Right)

Close Header and Footer se nchide fereastra Header and Footer i se revine n
documentul curent.
Modificarea antetului/subsolului de pagin
Utilizatorul va realiza modificarea antetului/subsolului de pagin prin activarea
opiunii Edit Header/ Remove Footer din meniul Insert Header/Footer.
tergerea antetului/subsolului de pagin
Utilizatorul va terge antetul/subsolul de pagin prin activarea opiunii Remove
Header/ Remove Footer din meniul Insert Header/Footer.
Alte faciliti importante asociate antetelor/subsolurilor de pagin
Crearea unor antete/subsoluri de pagin diferite pentru prima pagin a
documentului
Pasul 1. Utilizatorul se poziioneaz pe prima pagin a documentului i stabilete
antetul/subsolul de pagin selectnd din meniul Insert - comanda Header/Footer.
Pasul 2. Se activeaz opiunea Different First Page din meniul Design Options.

Pagina 18 din 103

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word


Pasul 3. Utilizatorul se poziioneaz pe a doua pagin a documentului i definete
antetul/subsolul de pagin pentru celelalte pagini din document, selectnd din meniul
Insert - comanda Header/Footer.
Crearea unor antete/subsoluri de pagin diferite pentru paginile pare i
impare ale documentului
Pasul 1. Utilizatorul se poziioneaz pe o pagin impar a documentului i stabilete
antetul/subsolul de pagin selectnd din meniul Insert - comanda Header/Footer.
Pasul 2. Se activeaz opiunea Different Odd and Even din meniul Design
Options.
Pasul 3. Utilizatorul se poziioneaz pe o pagin par a documentului i definete
antetul/subsolul de pagin selectnd din meniul Insert - comanda Header/Footer.
Crearea unor antete/subsoluri de pagin diferite pentru seciuni diferite
ale aceluiai document
Pasul 1. Se redacteaz documentul, dup care se mparte n seciuni i se
deplaseaz cursorul n interiorul unei seciuni
Pasul 2. Se stabilete antetul/subsolul de pagin selectnd din meniul Insert comanda Header/Footer. Word face, n mod implicit, ca antetele/subsolurile de
pagin ale tuturor seciunilor s fie aceleai.
Pasul 3. Trecerea la antetul/subsolul de pagin anterior sau urmtor se face prin
opiunile Previous sau Next din meniul Design - Navigation.
Exemplu de definire a unui antet i subsol de pagin pentru un document.
V propunem crearea antetului de pagin/ subsolului de pagin din Figura nr. 1. 14.

.......................................................................................................................................
......................................................................................................................................

Figura nr. 1. 14 Exemplu de creare antet/subsol de pagin

Pagina 19 din 103

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word

2 INSERAREA OBIECTELOR N WORD


2.1 Prezentare general
Diferite tipuri de obiecte pot fi inserate ntr-un document Word n scopul de a
mbunti calitatea documentului dumneavoastr i a oferi acestuia un plus de
complexitate i atractivitate.
Tehnologia OLE reprezint o abreviere a expresiei Object Linking and Embedding
care permite transferul, integrarea i conectarea obiectelor (datelelor din aplicaii)
prin ncapsulare i legare dinamic. Conceptul OLE pornete de la un document
compus, respectiv un document special care conine mai multe tipuri de informaii
precum texte, obiecte grafice, imagini, secvene audio i video, etc. OLE v permite
s creai obiecte cu o aplicaie, de exemplu Microsoft Word, i apoi s facei direct
legtura sau s le ncorporai ntr-o alt aplicaie, tot Microsoft Word sau de alt tip, de
exemplu Microsoft PowerPoint. Acest concept a fost dezvoltat de Corporaia
Microsoft i a devenit curent pentru toate tehnologiile pe care Microsoft le distribuie
pentru integrare de software, soluii client - server i componente.
Inserarea propriu-zis a unui nou obiect de tip aplicaie sau a coninutului unui
anumit fiier precizat se realizeaz din meniul Insert grupul de opiuni Text
Object (Figura nr. 2.1).

Figura nr. 2.1 Inserarea unui obiect ntr-un fiier Word

Opiunea Insert Object permite inserarea n cadrul unui document Word a uneia
dintre aplicaiile pachetului Office de tipul:

Microsoft Equation
Microsoft Excel
Microsoft Chart
Microsoft Microsoft PowerPoint
Microsoft Project Document

precum i altor aplicaii, printre care amintim Adobe Acrobat, Bitmap, Open Office,
etc.
Pagina 20 din 103

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word


n cazul opiunii Insert Object Text from File textul dintr-un document surs
precizat de utilizator este inclus n documentul destinaie. Dac este selectat n
prealabil o caset de text goal, textul va fi inserat n cadrul acesteia. Textul inserat,
poate fi ulterior, editat de ctre utilizator.
Exemplu de inserare a unui obiect ntr-un document Word
V propunem inserarea n cadrul unei casete de text a coninutului existent n
documentul Metode i modele, salvat pe discul local n folderul Documents.
Sub forma (Figura nr. 2.2):

Figura nr. 2.2 Exemplu de inserare a unui obiect

Not:
Inserarea unei casete de text se realizeaz din meniul Insert grupul de opiuni
Text Text Box.
Exist mai multe modele implicite de casete de text, care pot fi selectate din caseta
care se deschide odat cu activarea butonului Text Box (Figura nr. 2.3).

Pagina 21 din 103

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word


O caset de text poate fi reprezentat
grafic prin opiunea:
Insert Text Box Draw Text Box.
Proprietile unei casete text pot fi
vizualitate i editate din meniul contextual
dup inserarea acesteia sau prin simpla
selecie a casetei se activeaz Tab-ul
Drawing Tools meniul Format.
Detalierea meniului Format se regsete
la Subcapitolul 2.3.2 Obiecte de tip
WordArt.
Figura nr. 2.3 Inserarea unei casete de
text

Rezolvarea aplicaiei (Figura nr. 2.4) presupune inserarea, pentru nceput, a unei
casete de text Simple Text Box. n cadrul acesteia se va activa comanda Insert
Object Text from a File. Se va selecta fiierul Metode i modele din folderul
Documents i se va insera n caseta de text prin butonul Insert. Dac se dorete
editarea textului, aceasta se realizeaz direct n caseta de text, care poate suferi i
ea modificri de dimensiune, poziionare n cadrul paginii, etc.

Figura nr. 2.4 Inserarea unui fiier text ntr-o caset de tip Text Box

2.2 Note de subsol i de final


Notele de subsol i notele de final se utilizeaz pentru a preciza sursa unui
document citat sau amintit sau pentru a introduce un material explicativ suplimentar
sau un comentariu diferit de cursul principal al textului din corpul documentului iniial.
Pagina 22 din 103

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word


Decizia de a utiliza notele de subsol sau notele de final este determinat de
preferinele autorului sau de cerinele de context. Se pot utiliza n acelai document
att note de subsol ct i note de final.
a. Notele de subsol se introduc n partea inferioar a paginii curente n care a
fost inclus textul de referin. Avantajul notelor de subsol const n
vizualizarea cu uurin a explicaiilor i, eventual, n accesul direct la
materialele suplimentare. Se va poziiona punctul de inserare acolo unde dorii
s apar marcajul de referin al notei, iar inserarea propriu-zis se poate
realiza n dou moduri:
Din meniul References, grupul de
opiuni Footnotes se va alege butonul
Insert Footnote sau din combinaia de
taste (ALT+CTRL+F). Cursorul indicator
se va plasa la finalul paginii unde se va
putea scrie textul explicativ dorit.
Tot din meniul References, dar utiliznd caseta de dialog Footnote and
Endnote deschis ca urmare a acionrii butonului de lansare a casetei
(Figura nr. 2.5). Din grupul de butoane Location se alege opiunea Footnotes
(Figura nr. 2.6).

Figura nr. 2.5 Modul de accesare al casetei de dialog Footnote&Endnote

b. Notele de final se insereaz n finalul documentului curent. n situaia n care


explicaia aferent unei note este foarte lung este de preferat s se utilizeze
notele de final, pentru a nu ncrca partea inferioar a unui pagini i a
determina continuarea ei pe pagina urmtoare.

Pagina 23 din 103

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word


Inserarea se face asemntor notei de
subsol. Din meniul References, grupul
de opiuni Footnotes se va alege
butonul Insert Endnote sau din
combinaia de taste (ALT+CTRL+D).
Din caseta de dialog Footnote and Endnote (Figura nr. 2.5) se poate alege opiunea
de plasare a celor dou tipuri de note, dup cum urmeaz:
Nota de subsol poate fi plasat implicit la sfritul paginii sau dedesubtul
cuvantului sau textului la care se face referirea;
Nota de final se poate plasa implicit la sfritul documentului sau la finalul
seciunii n care este inserat textul de referire.
Microsoft Word va numerota automat notele de subsol ncepnd de la 1 i notele de
final ncepnd de la litera i, existnd ns posibilitatea s alegei alt valoare de
pornire. Tot din caseta de dialog Footnote and Endnote (Figura nr. 2.6), seciunea
Format se poate schimba tipul de numerotare folosind cifre, litere sau simboluri
personalizate (prin acionarea butonului Symbol). De asemenea, numerotarea
notelor poate ncepe de la o alt cifr sau liter dect cele implicite prin opiunea
Start at:, iar numerotarea se poate realiza n mod continuu (Numbering
Continuous) de la un capitol la altul sau de la o seciune la alta sau se poate
restarta de la fiecare seciune n parte (Numbering Restart each section sau
NumberingRestart each page).

Figura nr. 2.6 Caseta de dialog Footnote and Endnote

Dac se efectueaz diverse modificri asupra setrilor notelor de subsol sau de final
se poate opta pentru aplicarea acestora nivelul ntregului document prin selectarea
opiunii Apply changes toWhole document.
Pagina 24 din 103

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word


Putei vizualiza ntregul coninut al textului unei note de subsol sau de final dup ce
acesta a fost introdus, prin simpla amplasare a indicatorului pe marcajul de referin
al notei din documentul curent (Figura nr. 2.7). Nu este necesar s defilai pn n
partea inferioar a paginii sau pn la finalul documentului.

Figura nr. 2.7 Vizualizarea textului de referin al notei

Pentru a terge definitiv o not de subsol sau de final se selecteaz marcajul de


referin al notei din corpul documentului i se apas tasta DELETE. Prin aceasta se
terg att marcajul de referin al notei, ct i textul din partea inferioar a paginii sau
de la sfritul documentului. O dat cu tergerea marcajului de referin al unei note
se realizeaz renumerotarea automat a celorlalte note.
Exemplu de introducere a notelor de subsol i a notelor de final
V propunem inserarea n cadrul fragmentului de text a urmtoarelor note:

Dup textul Rentabilitate financiar not de final cu indicarea sursei definiiei


sub form unei adres web:
http://www.investopedia.com/terms/r/returnonequity.asp
La ROE not de subsol cu explicarea semnificaiei acronimului.

Rentabilitatea financiar este un indicator economico-financiar ce reprezint


remunerarea investiiei realizat de proprietarii unei ntreprinderi prin aporturile de
resurse efectuate de acetia sau a beneficiilor ce le revin de drept, fiind cunoscut n
literatura de specialitate i sub denumirea de rentabilitatea capitalurilor investite
(ROE).
Sub forma (Figura nr. 2.8):

Figura nr. 2.8 Exemplu de inserare note de subsol i note de final

Pagina 25 din 103

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word


Rezolvarea presupune plasarea indicatorului la sfritul expresiei Rentabilitate
financiar. Inserarea unei note de final implicite se va realiza prin selectarea
meniului RefencesInsert Endnote. O dat inserat marcajul, de la tastatur se va
introduce sursa definiiei sub forma unei adrese web. n cazul nostru nota de final se
poate plasa la finalul seciunii n care este inserat textul de referire (din caseta de
dialog Footnote and Endnote Endnotes End of section).
Se plaseaz indicatorul la sfritul acronimului ROE. Din meniul RefencesInsert
Footnote. La finalul paginii se va introduce de la tastatur explicaia referitoare la
semnificaia expresiei.
Se poate observa c att naintea notelor de subsol, ct i a notelor de final se
insereaz o linie orizontal separatoare de restul textului.

2.3 Obiecte de tip Clip Art i WordArt


2.3.1 Obiecte de tip Clip Art
Microsoft Clip Organizer poate fi utilizat pentru a colecta i depozita fotografii,
ilustraii, secvene video i audio.
Introducerea unui obiect de tip Clip Art se realizeaz din meniul Insert grupul de
opiuni Illustrations Clip Art (Figura nr. 2.9).

Figura nr. 2.9 Inserarea unui obiect de tip Clip Art

O dat cu selecia butonului Clip Art n partea dreapt a ferestrei Word se va


deschide un panou (
Figura nr. 2.11) ce permite ncrcarea galeriei cu imagini
existe deja offline i a celor disponibile online pe Office.com prin apsarea butonului
Go.
Dac dorim s restrngem selecia de imagini la un cuvnt cheie, l putem tasta n
caseta Search for: i vom apsa din nou butonul Go sau tasta Enter.

Pagina 26 din 103

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word


De asemenea, restrngerea tipurilor de
fiiere media n care se face cutarea se
poate realiza din caseta Results should
be, n funcie de necesiti (se debifeaz
tipurile de fiiere care nu doresc a fi
incluse n cutare).

Figura nr. 2.10 Selecia tipurilor de fiiere media


Figura nr. 2.11 Panoul Clip Art

De exemplu, pentru inserarea unui obiect Clip Art din domeniul afaceri, putem tasta
cuvntul cheie business, restrngem rezultatele afiate doar la fotografii i apsm
tasta Go (Figura nr. 2.13). Galeria se va popula cu obiecte Clip Art care vor respecta
criteriile impuse. Prin simpla selecie cu mouse-ul a imaginii pe care dorim s o
includem n documentul nostru putem identifica proprietile acesteia, cum ar fi:
denumirea, sursa de unde provine, dimensiunea (nalime x lime), spaiul pe care l
ocup (n KB) i extensia fiierului (Figura nr. 2.12).

Figura nr. 2.12 Proprietile obiectului de tip Clip Art

Obiectul va fi inserat n documentul Word printr-un dublu clic sau printr-un clic pe
sgeata din dreapta obiectului i selecia opiunii Insert (Figura nr. 2.13). Proprietile
obiectului pot fi vizualizate i prin opiunea Preview/Properties.

Pagina 27 din 103

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word

Figura nr. 2.13 Opiunile de inserare i editarea ale obiectului de tip Clip Art

Dup inserarea unui obiectul Clip Art se activeaz meniul Format parte a Tab-ului
Picture Tools. Vom detalia opiunile acestui meniu n cadrul Subcapitolului 2.4
Inserarea unei imagini dintr-un fiier.
De asemenea, din meniul contextual al obiectului de tip Clip Art se poate selecta
caseta de dialog Format Picture. Aceasta se poate activa i din meniul Format,
grupul de opiuni Picture Styles, prin acionarea butonului lansator din partea
dreapt a acestuia.

2.3.2 Obiecte de tip WordArt


WordArt este textul cu efecte decorative pe care avei posibilitatea s l adugai n
cadrul unui document. Dup inserarea acestui tip de obiect se pot realiza modificri
la textul WordArt, cum ar fi dimensiunea fontului i culoarea textului, utiliznd
instrumentele de desen disponibile automat dup inserarea sau selectarea acestor
elementelor.
Pentru inserarea unui obiect WordArt, facei clic n document n locul unde dorii s
se insereze textul.
Din meniul Insert, grupul de opiuni Text WordArt (Figura nr. 2.14). Selectai stilul
WordArt dorit i introducei textul de la tastatur.

Pagina 28 din 103

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word

Figura nr. 2.14 Inserarea unui obiect WordArt

Figura nr. 2.15 Exemplu de obiect WordArt

Dac se dorete modificarea unui text WordArt se face clic oriunde n cadrul
obiectului, i se activeaz submeniul Format al Tab-ului Drawing Tools
(Instrumente de desen), meniul dedicat editrii acestor obiecte (Figura nr. 2.16).

Figura nr. 2.16 Meniul Format pentru editarea obiectelor WordArt

Utiliznd meniul Format (Figura nr. 2.16), modificrile la nivel de obiect WordArt pot
lua urmtoarele forme prin intermediul grupurilor de opiuni:
Insert Shapes

Permite introducerea de alte forme


geometrice, linii, sgei, casete de
text, etc pe lng forma existent n
vederea realizrii unor scheme.
Editarea formei n care este inclus
textul, prin modificarea punctelor de
susinere, prin opiunea Edit
ShapeEdit Points.

Pagina 29 din 103

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word


Shape Styles

Permite modificarea stilului formei


WordArt, a culorii de fundal, a
culorii i dimensiunii de contur,
introducerea de efecte vizuale
(Shape Styles) pentru forma
obiectului.

WordArt Styles

Permite
modificarea
stilului
obiectului WordArt din punct de
vedere al fontului prin editarea
dimensiunii, a culorii, a efectelor
vizuale, cum ar fi de exemplu: efect
de umbrire, de strlucire sau efecte
de transformare a formei textului
(opiunea
Text
effectsTransform), etc.
Dimensiunea implicit a fontului
este de 36 pct.

Text

Permite schimbarea direciei de


afiare a textului n cadrul formei
(Text Direction), alinierea acestuia
(Align Text).

Arrange

Permite
editarea
formei
prin
alinierea
acesteia
n
cadrul
documentului din punct de vedere
al:
poziiei
obiectelor
n
pagin
(Position) i
n raport cu restul textului
(Wrap Text).
n raport cu marginile multiplelor
obiecte, se pot centra i distribui n
cadrul paginii (Align)
Obiectul poate fi plasat n faa sau
n spatele textului, centrat, mai
apropiat sau mai deprtat de text
pentru a permite scrierea de jur
mprejurul su.
De asemenea, obiectele pot fi
mutate n faa sau n spatele
textului sau a altor obiecte prin
opiunile Bring Forward i Send

Not:
Implicit un obiect de tip Shape este inserat
n faa textului (In front of text). n
general, se recomand ca obiectul s fie
aliniat n linie cu textul (In Line with Text).
Mai multe obiectele de tip Shape se pot
grupa ntr-un singur obiect (Group).
Selecia formelor se face prin selecia
continu a tastei <<Ctrl>>

Pagina 30 din 103

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word

Size

Backward.
Obiectul permite proprieti
rotaie prin opiunea Rotate.

de

Permite
modificri
la
nivelul
dimensiunilor formei Shape, din
punct de vedere al naltimii (Shape
Height) i limii acesteia (Shape
Width).

Din meniul contextual al obiectului de tip WordArt se poate selecta caseta de dialog
Format Shape. Aceasta se poate activa i din meniul Format, grupul de opiuni
Shape Styles, prin acionarea butonului de lansare situat n partea dreapt a
casetei.
i prin intermediul acestei casete de dialog putei edita culoarea de fundal a
obiectului WordArt, forma i culoarea liniei de contur a obiectului, aduga efecte
speciale de umbrire, oglindire i strlucire a obiectului, 3D i de rotaie.
Exemplu de introducere a unui obiect WordArt
V propunem inserarea unui obiect WordArt cu textul Tipologia analizei
economico-financiare, n partea stng a urmtorului paragraf:
Varietatea fenomenelor i proceselor economice, complexitatea acestora,
diversitatea de ageni economici interesai n diagnosticarea activitii i rezultatelor
firmei determin existena mai multor tipuri de analiz...
Sub forma (Figura nr. 2.17):

Figura nr. 2.17 Exemplu de inserare a unui obiect WordArt

Rezolvarea aplicaiei presupune inserarea n cadrul documentului Word a unui obiect


WordArt. Se poate alege orice stil pentru a introduce textul Tipologia analizei
economico-financiare.
Not: Dup fiecare cuvnt se va tasta Enter pentru a evidenia mai bine cuvintele
expresiei (nu este obligatoriu s se procedeze la fel i n alte cazuri, utilizatorul va
identifica singur dac se impune sau nu).
Pagina 31 din 103

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word


Odat introdus textul, se pot face modificri legate de font, ca dimensiune, tem,
culoare, stil WordArt etc. Modificri legate de font se pot face att din meniul
HomeFont, ct i din meniul contextul. Schimbarea stilului WordArt se realizeaz
din meniul Format aferent obiectului. Putem aduga efecte vizuale cu butonul Text
Effects:
efecte de umbrire prin opiunea Shadow sau
efectelor de transformare a scrisului utiliznd opiunea Transform.
Pentru plasarea obiectului n partea stng a paragrafului se selecteaz i din meniul
contextul se alege opiunea Wrap Text More Layout Options (Figura nr. 2.18).
Aceeai opiune se poate alege i din meniu Format.

Figura nr. 2.18 Opiunea de ncadrare a textului Wrap Text

2.4 Inserarea unei imagini dintr-un fiier


Imaginile inserate ntr-un document Word mbuntesc calitatea acestuia oferind un
plus de culoare i claritate.
Exist mai multe tipurile de fiiere grafice ce pot fi inserate ntr-un document, printre
acestea amintim: JPEG (.jpg), GIF (.gif), TIFF (.tif), BITMAP (.bmp), PNG (.png), etc.
Pentru a realiza acest lucru se plaseaz cursorul n locul unde se dorete a fi
inserat imaginea, din meniul Insert grupul de opiuni Illustrations Picture
(Figura nr. 2.19)

Figura nr. 2.19 Inserarea unei imagini ntru-un fiier

Pagina 32 din 103

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word


Prin apsarea pe butonul Picture va aprea caseta de dialog Insert Picture.
Fiierul imagine va fi selectat din folderul n care este salvat i inserat n document
prin butonul Insert (Figura nr. 2.20).
Microsoft Windows ofer un folder implicit cu fiiere imagine numit Pictures
Sample Pictures.

Figura nr. 2.20 Caseta de dialog Insert Picture

Pentru o redimensionare simpl a unei imagini inserate, facei clic pe aceasta i


glisai de unul din colurile de dimensionare pe diagonal (sub forma unor cerculee
Figura nr. 2.21). Imaginea i va schimba dimensiunea, pstrndu-i aceleai
proporii. Dac dorii s redimensionai imaginea pe nlime sau lime, avei
posibilitatea s utilizai mnerele de dimensionare de pe vertical i orizontal (sub
forma unor ptraele Figura nr. 2.21).

Pagina 33 din 103

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word

Figura nr. 2.21 Redimensionarea imaginilor

Utiliznd meniul Format, modificrile la nivel de imagine inserat pot lua urmtoarele
forme prin intermediul grupurilor de opiuni:
Adjust

Picture Styles

Arrange

Size

Permite ajustarea imaginii inserate din punct de vedere al


aplicrii de efecte artistice, compresia imaginii din punct de
vedere al spaiului ocupat, aplicarea de corecii de culoare,
luminozitate, contrast, schimbarea imaginii, etc.
Permite modificarea stilului imaginii, aplicarea de efecte de
vizualizare (umbre, reflecii, 3D), contur al imaginii, modului de
poziionare n raport cu textul ca obiect de tip SmartArt, etc.
Permite editarea imaginii prin alinierea acesteia n cadrul
documentului din punct de vedere al:
poziiei n raport cu pagina (Position) i
n raport cu restul textului (Wrap Text).
n mod implicit imaginea se insereaz n linie cu textul (In
Line with Text), dar se poate schimba prin proprietatea
Wrap Text pentru a permite scrierea textului de jur
mprejurul acesteia n raport de cerine.
Alinierea n raport de pagin (Align)
Obiectul permite proprieti de rotaie prin opiunea Rotate.
Permite decuparea imaginilor sub anumite forme n funcie
de necesiti (Crop).
Se pot realiza modificri la nivelul dimensiunilor formei
WordArt, din punct de vedere al nlimii (Shape Height) i
limii acesteia (Shape Width).

Pagina 34 din 103

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word

Figura nr. 2.22 Meniul Format din Tab-ul Picture Tools

2.5 Tabele
Caracterul deosebit de complex al informaiilor existente la nivelul unei organizaii i
volumul mare de date omogene care trebuie prelucrate impune utilizarea tabelelor
Word care constituie instrumente speciale pentru prezentarea acestora sub form
sintetizat.
Un tabel este format dintr-un numr variabil de linii i coloane la intersecia crora se
afl celula, considerat unitatea structural de baz aferent unui tabel. n cadrul
unei celule pot fi introduse informaii de natur diferit: valori numerice, texte, iruri
de caractere, formule de calcul sau funcii, precum i obiecte speciale de tipul
imaginilor, figurilor, desenelor, ecuaiilor etc. Totui, utilitarele tabelare aferente
procesorului de texte Word nu sunt att de performante ca cele aferente aplicaiilor
specializate n calcul tabelar (de exemplu Ms. Excel).
2.5.1 Modaliti de creare a tabelelor n Word
Procesorul de texte Word 2010 ofer utilizatorului mai multe variante pentru
introducerea unui tabel prin intermediul tab-ului Insert grupul de comenzi Tables:
a) prin selectarea numrului de linii i coloane dorit n cadrul grilei afiate implicit
(Figura nr. 2.23):

Pagina 35 din 103

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word

Figura nr. 2.23 Inserarea unui tabel Word prin selectarea nr. de linii i coloane

b) prin specificarea numrului de linii i coloane


n
cadrul
zonelor
Number
of
columns/Number of rows din fereastra
afiat prin grupul de opiuni Insert Tables Insert Table (Figura nr. 2.24). Opiunile
AutoFit to contents i AutoFit to window
permit ajustarea automat a dimensiunii
coloanelor n funcie de coninutul celulelor i,
respectiv, de dimensiunea ferestrei active.
Figura nr. 2.24 Caseta de dialog
Insert Table

Figura nr. 2.25 Exemplu de inserare a unui tabel cu redimensionarea coloanelor n funcie de coninutul
celulelor (AutoFit to contents)

c) inserarea unui tabel personalizat prin intermediul comenzii Draw Table care
are drept efect transformarea cursorului ntr-un creion i care permite trasarea relativ
liber a tabelului n funcie de cerinele aplicaiei respective.

Pagina 36 din 103

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word


d) definirea unui tabel folosind facilitile suplimentare aferente procesorului de
tabele Excel prin intermediul opiunii Excel Spreadsheet din tab-ul Insert, grupul de
comenzi Tables.
e) introducerea unui tabel ntr-un format predefinit prin intermediul grupului de
comenzi Insert - Tables - Quick Tables (specific procesorului de texte Word 2010).
Indiferent de varianta aleas pentru crearea tabelelor, dup inserarea acestora se
activeaz meniul Table Tools cu taburile Design i Layout.
Tab-ul Design (Figura nr. 2.26) ofer utilizatorului posibilitatea de aplicare a unor
stiluri diferite asupra tabelelor, permite modificarea culorii de fundal aferent anumitor
zone selectate din interiorul tabelului (Shading), aplicarea unor chenare diferite
asupra tabelului (grupul de comenzi Borderes and Shading) sau personalizarea
tabelelor trasate n mod liber n funcie de cerinele fiecrei aplicaii (grupul de
comenzi Draw Borders).

Figura nr. 2.26 Bara de instrumente aferent tab-ului Design din meniul Table Tools

Tab-ul Layout (Figura nr. 2.27) permite efectuarea unor operaii diferite asupra
tabelelor create: selectarea informaiilor sau asocierea anumitor proprieti (Table),
inserarea sau tergerea liniilor, coloanelor i celulelor (grupul de opiuni
Rows&Columns), fuzionarea (unirea) celulelor sau divizarea tabelului (Merge),
redimensionarea liniilor sau coloanelor (Cell Size), alinierea datelor din structura
tabelului (Alignment), sortarea informaiilor dup anumite criterii, aplicarea unor
funcii predefinite sau definirea expresiilor pentru efectuarea calculelor n funcie de
necesitile utilizatorilor (grupul de comenzi Data) etc.

Figura nr. 2.27 Bara de instrumente aferent tab-ului Layout din meniul Table Tools

2.5.2 Operaii aplicate asupra tabelelor create n Word


Selectarea datelor aferente tabelelor
Aplicarea anumitor tipuri de operaii asupra datelor din interiorul tabelelor impune
selectarea unuia sau a mai multor elemente din cadrul acestora prin alegerea opiunii
Pagina 37 din 103

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word


corespunztoare din meniul contextual sau din grupul de opiuni Select care poate fi
activat prinTable Tools Layout Table Select:

Select Cell selecteaz celula n care este situat


cursorul;
Select Column selecteaz coloana pe care se afl
cursorul;
Select Row selecteaz linia pe care se afl cursorul;
Select Table permite selectarea ntregului tabel.

Inserarea unor celule, linii sau coloane noi


a. Pentru inserarea unei linii/coloane noi se plaseaz cursorul ntr-o celul a
tabelului (n funcie de locul n care se va realiza inserarea elementului
respectiv) i se alege opiunea corespunztoare din setul activat prin comanda
Insert din meniul contextual sau grupul de comenzi Table Tools Layout
Rows&Columns:

Insert Above pentru introducerea unei linii noi deasupra celulei


curente;

Insert Below pentru introducerea unei linii noi sub celula curent.

Figura nr. 2.28 Exemplu de introducere a unei linii noi n cadrul unui tabel

Insert Left pentru inserarea unei coloane noi n stnga celulei


curente;
Insert Right pentru inserarea unei coloane noi n dreapta celulei
curente.
Pagina 38 din 103

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word

Figura nr. 2.29 Exemplu de introducere a unei coloane noi n cadrul unui tabel

b. Pentru inserarea unei celule noi se selecteaz celula n vecintatea creia


se va insera un element din tabel i se alege una dintre opiunile casetei de
dialog Insert Cells activat din meniul contextual sau prin Table Tools
Layout Rows&Columns:

Shift cells right pentru inserarea unei


celule prin deplasarea ctre dreapta
celulelor existente;
Shift cells down pentru inserarea unei
celule prin deplasarea celulelor existente
sub celula curent;
Insert entire row pentru introducerea
unei linii noi;
Insert entire column pentru introducerea
unei coloane noi.

Pagina 39 din 103

Figura nr. 2.30 Caseta de dialog


Insert Cells

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word

Figura nr. 2.31 Exemplu de inserare a unei celule noi prin caseta de dialog Insert Cells - Shift cells right

Not:
Dac sunt selectate mai multe linii/coloane, atunci se vor insera attea
elemente cte au fost selectate iniial.
n cazul n care cursorul este plasat n ultima celul din tabel, acionarea tastei
TAB are drept efect inserarea unei noi linii, astfel nct tabelul se poate
completa pe msur ce se introduc informaiile.
Pentru deplasarea mai rapid n cadrul unui tabel se recomand utilizarea
tastei TAB care permiterea trecerea dintr-o celul n alta sau pot fi folosite
tastele sgei.
tergerea celulelor, liniilor sau coloanelor unui tabel
tergerea elementelor unui tabel impune selectarea corespunztoare a celulelor,
liniilor sau coloanelor care se doresc a fi terse i se poate realiza astfel:
a. fie prin setul de comenzi Table Tools Layout
Rows&Columns Delete din care utilizatorul pote alege:
Delete Cells care permite afiarea casetei de dialog
Delete Cells (Figura nr. 2.32) cu opiunile:
Shift cells left pentru tergerea celulei n care
este poziionat cursorul, restul celulelor de pe linia
respectiv fiind deplasate spre stnga;
Shift cells up pentru tergerea celulei curente,
restul celulelor de pe coloana respectiv fiind
deplasate n sus;
Delete entire row permite tergerea liniei
curente;
Pagina 40 din 103

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word


Delete entire column permite tergerea coloanei
curente;
Delete
Columns

pentru
tergerea
coloanei/coloanelor selectate;
Delete Rows pentru tergerea liniei/liniilor
selectate;
Delete Table pentru tergrea ntregului tabel.
b. fie prin opiunile aferente ferestrei Delete Cells
activat din meniul contextual.

Figura nr. 2.32 Caseta de


dialog Delete Cells

Figura nr. 2.33 Exemplu de tergere a unor linii i coloane dintr-un tabel

Modificarea dimensiunii liniilor i coloanelor unui tabel


Redimensionarea celulelor unui tabel se poate realiza n mai multe moduri:
a. n momentul n care cursorul este plasat n interiorul tabelului, modificarea
dimensiunii se poate realiza cu ajutorul riglelor prin deplasarea mouse-ului
folosind tehnica Drag&Drop.
b. prin intermediul unor comenzi specifice:

Pagina 41 din 103

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word

fie prin caseta de dialog Table Properties care poate fi activat din meniul
contextual aferent tabelului sau setul de comenzi Table Tools Layout Table
Properties, specificnd dimensiunea dorit n cadrul rubricilor aferente liniilor (Row
Specify height) sau coloanelor (Column Preferred width).
fie prin opiunile corespunztoare din meniul Table Tools, tabul Layout,
grupul de comenzi Cell Size (Height pentru redimensionarea nlimii liniilor, Width
pentru modificarea limii coloanelor).

Figura nr. 2.34 Exemplu de modificare a dimensiunii coloanelor

o alt metod de modificare a dimensiunii liniilor i coloanelor const n


fuzionarea a dou sau mai multe celule sau n scindarea unei celule, tehnici care
se aplic ndeosebi asupra celulelor aferente capului de tabel.
Fuzionarea (pe orizontal sau pe vertical) a dou sau mai multe celule se
realizeaz prin selectarea celulelor respective i acionarea comenzii Merge cells din
meniul contextual sau prin Table Tools Layout Merge Merge Cells.

Pagina 42 din 103

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word

Figura nr. 2.35 Exemplu de fuzionare a celulelor unui tabel

Scindarea celulelor unui tabel constituie o operaie complementar fuzionrii i se


realizeaz prin selecia celulei respective i activarea casetei de dialog Split cells
care poate fi afiat din meniul contextual sau prin Table Tools Layout Merge
Split Cells. n fereastra Split Cells utilizatorul va specifica numrul de celule n care
se va realiza scindarea pe vertical (opiunea Number of columns) sau pe
orizontal (opiunea Number of rows); de asemenea, exist posibilitatea de a realiza
fuzionarea celulelor selectate nainte de scindarea propriuzis (opiunea Merge
cells before split).

Figura nr. 2.36 Exemplu de scindare a unei celule dintr-un tabel

Pagina 43 din 103

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word


Not:
Un caz particular l constituie tabelele de dimensiuni foarte mari care, n
anumite situaii, sunt foarte greu de gestionat astfel nct se impune divizarea lor n
mai multe tabele. n acest sens, se plaseaz cursorul n interiorul tabelului i se
execut setul de comezi Table Tools Layout Merge Split table; linia curent
(pe care era situat cursorul) va deveni prima linie a celui de-al doilea tabel.

2.5.3 Sortarea datelor din tabelele Word


Procesorul de texte Word 2010 ofer utilizatorului posibilitatea de a gestiona mai
uor seturile de date aferente unor tabele complexe prin sortarea acestora dup
diferite cmpuri denumite generic chei de sortare. Criteriile de sortare sunt
reprezentate de elementele capului de tabel.
n general, sortarea se poate realiza dup unul sau mai multe criterii; n cazul n care
se dorete aplicarea mai multor criterii de sortare, primul element ales va fi cel cu
gradul de acoperire cel mai mare (cel mai cuprinztor).
Sortarea informaiilor din cadrul unui tabel presupune efectuarea urmtoarelor
operaii :
se selecteaz celulele
tabelului;
din meniul Table Tools, tabul Layout,
grupul de comenzi Data se alege
opiunea Sort care are drept efect
afiarea casetei de dialog cu acelai
nume (

Figura nr. 2.37) n


cadrul crei se vor preciza
cheile de sortare (la rubrica
Sort By), tipul informaiilor
dup care se realizeaz
sortarea (n zona Type),
modalitatea de ordonarea a
datelor (cresctor - Ascending
sau
descresctor

Descending).

Figura nr. 2.37 Caseta de dialog Sort

n zona My list has se poate opta pentru luarea n considerare a elementelor


capului de tabel prin alegerea opiunii corespunztoare (Header row sau No header
row).
Exemplu de sortare a coninutului unui tabel Word
Pagina 44 din 103

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word


V propunem sortarea cresctoare a datelor tabelului urmtor n funcie de numele
compartimentelor, iar n cadrul acestora ordonarea alfabetic crectoare a salariailor
n funcie de numele i prenumele acestora.

Figura nr. 2.38 Exemplu de sortare a coninutului unui tabel Word

Pagina 45 din 103

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word

2.6 Grafice
n Microsoft Word 2010, se pot insera multe tipuri de reprezentri grafice sau
diagrame ale datelor numerice care permit o mai bun vizualizare a relaiilor,
tendinelor sau anomaliilor ce se stabilesc ntre date.
Una dintre principalele faciliti ale procesoarelor de tabele Excel o reprezint
reprezentrile grafice complexe. O dat cu inserarea unui grafic n Microsoft Word
automat se va deschide i o fereastr Microsoft Excel care va permite editarea sursei
graficului.
Graficele se insereaz din meniul Insert
grupul de opiuni Illustrations Chart
(Figura nr. 2.39).
n caseta de dialog Insert Chart, selectai
tipul de diagram adecvat reprezentrii
grafice dorite cu subtipul aferent i apsai
butonul OK.

Figura nr. 2.39 Inserarea unui grafic

Figura nr. 2.40 Caseta de dialog Insert Chart

Editarea sursei de date a graficului se face n Excel 2010. Dup editarea datele i
generarea graficului se poate nchide procesul Excel.
n Microsoft Word 2010 se regsesc urmtoarele categorii de reprezentri grafice
predefinite, cu subtipurile de modele aferente acestora:
Pagina 46 din 103

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word


a) Graficele cu histograme orientate vertical (Column) - diagrame ce
ilustreaz grafic modificrile suferite n timp de diferitele date de reprezentat,
precum i comparaia ntre anumite elemente analizate. Histogramele sunt
reprezentate grafic sub form de coloane.
b) Graficele lineare (Line) - reprezentri sub form de linii frnte sau curbe ce
semnific evoluia i tendina fenomenelor analizate. Aceste diagrame
proiecteaz fiecare element al seriilor de date ca puncte de date ce sunt unite
pentru a forma linii sau suprafee.
c) Graficele sectoriale (Pie) diagrame de structur ce raporteaz mrimile
prilor unui element analizat, la un ntreg.
Not:
Pentru construirea unui grafic sectorial, se va alege numai o singur serie de
date, deoarece este vorba de structurarea unui element n prile sale
componente.
d) Graficele cu histograme orientate orizontal (Bar) - identice din punctul de
vedere al coninutului i a semnificaiei reprezentrii cu diagramele de tip
Column, cu deosebirea c histogramele ce reprezint evoluia fenomenelor
studiate sunt dispuse orizontal sub form de bare.
e) Graficele n arii (Area) - reprezentate prin suprafee dispuse n straturi, ce
semnific mrimea i evoluia elementelor reprezentate.
f) Graficele de tip nor de puncte (X Y sau Scatter) sunt diagrame
statistice ce pun n eviden gradul de corelaie ntre una sau mai multe
variabile cantitative (explicative) i o variabil calitativ (de explicat).
g) Grafice bursiere (Stock) diagrame ce reprezint grafic amplitudinile
fenomenelor studiate. Aplicaiile unor astfel de grafice se regsesc de regul
n domeniul financiar unde se analizeaz amplitudinile i fluctuaia cursului
unei aciuni la burs sau variaia nregistrat de cursul valutar pe o anumit
perioad.
h) Graficele n suprafee (Surface) diagrame ce ncearc s reprezinte
optimul combinaiilor ntre diferitele serii de date.
i) Graficele concentrice (Doughnut) similare graficelor sectoriale ca form i
semnificaie cu excepia faptului c pentru construirea lor pot fi alese mai
multe serii de date.
j) Graficele cu bule (Bubble) similare graficelor Scatter reprezint grafice
statistice de regresie.
k) Graficele radar sau polare (Radar) - reprezint seriile de date
corespunztoare fenomenelor studiate pe mai multe axe dispuse radial, fa
de un punct central.
n momentul seleciei unui anumit tip de grafic care se dorete a fi reprezentat (de
exemplu, grafic cu histograme orientate vertical, Column) procesorul de tabele Excel,
n care va fi editat sursa graficului, se va deschide automat (Figura nr. 2.41).

Pagina 47 din 103

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word

Figura nr. 2.41 Editarea sursei de date a graficului

n mod implicit sunt definite trei serii de date pentru patru categorii de informaii.
Sursa de date se poate restrnge la mai puine serii de date sau se poate extinde la
mai multe prin tergerea sau adugarea de coloane. Acelai lucru se poate realiza
prin glisarea colului din dreapta jos al sursei de date spre stnga (pentru a elimina
seriile de date) sau spre dreapta (pentru a aduga noi serii) (Figura nr. 2.42).

Figura nr. 2.42 Modificarea sursei de date din Excel 2010

Dup generarea graficului, trei noi meniuri vor deveni disponibile n Tab-ul Chart
Tools (Figura nr. 2.43): Design, Layout i Format. Acestea vor permite editarea
reprezentrii grafice cu instrumente ce permit modificarea stilului, tipului de diagram
i a sursei de date, a poziionrii i a formatului acesteia, etc.

Pagina 48 din 103

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word

Figura nr. 2.43 Tab-ul Chart Tools i meniul Design

Prin meniul Design se pot face modificri legate de stilul i tipul graficului realizat,
selecia datelor, aspectul i poziionarea graficului i a sursei de date, etc.
Cu ajutorul meniului Layout se pot controla aspecte legate de inserarea imaginilor, a
formelor geometrice i a casetelor de text, se pot modifica aspecte legate de
etichetele, axele, legenda, culoarea de fundal a graficului i se pot efectua analize
pentru determinarea tendinelor de previziune i a barelor de erori.
Prin intermediul meniului Format se pot face modificri legate de dimensiunile
graficului, stilul formelor incluse n grafic, efecte de formatare a caracterelor,
poziionarea acestuia, etc.
Exemplu de inserarea a unui grafic ntr-un document Word
S se reprezinte grafic evoluia numrului de studeni Erasmus n funcie de
universitatea de provenien i structura fiecrei universiti n total universitilor din
punct de vedere al numrului de studeni Erasmus.
Universitate
ASE Bucureti
Universitatea Babe Bolyai Cluj Napoca
Universitatea "Alexandru I. Cuza" Iai

2008
194
342
318

2009
233
358
387

2010
260
369
400

Sub forma:

Nr de studeni

Evoluia numrului de studeni Erasmus


450
400
350
300
250
200
150
100
50
0

2008
2009

194

233 260

ASE Bucuresti

342 358 369

Univ Babes Bolyai


Cluj Napoca

318

387 400

2010

Univ Al. Ion Cuza


Iasi

Universiti
Figura nr. 2.44 Grafic histogram vertical reprezentnd evoluia numrului de studeni Erasmus pe
universiti

Pagina 49 din 103

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word


Pe baza tabelului din exemplul propus vom crea un grafic de tip histograme verticale
cumulate (Column Clustered Column) pentru a evidenia n paralel cele trei serii
de date (numrul de studeni nscrii n anii 2008, 2009 i 2010) pentru cele trei
universiti.

Figura nr. 2.45 Sursa graficului din exemplul propus

n Excel sursa de date poate fi introdus de la tastatur sau datele pot fi copiate n
tabelul dedicat sursei de date a graficului (Figura nr. 2.45). Sursa datelor poate fi
editat ulterior prin selecia graficului din meniul Design grupul de opiuni Data
Edit Data sau din meniul contextual Edit Data.
Stilul graficului se poate schimba din meniul Design Charts Styles. De
asemenea, fiecare histogram poate fi editat din punct de vedere al culorii de fundal
sau al culorii i dimensiunii conturului din meniul Format Shape Styles.
Din meniul Layout grupul de opiuni Labels putem personaliza graficul prin:
-

Titlul graficului - Chart Title


Titlurile axei orizontale (Abscisa) i axei
verticale (Ordonata) Axis Titles
Valorile (valori absolute sau procentuale) i
etichetele de reprezentare Data labels
Sursa graficului Data Table
Legenda graficului - Legend

Elementele unui grafic pot fi personalizate prin adugarea unui fundal sugestiv sau a
unui contur, fie pe ntreg obiectul grafic, fie pe titlu, fie pe o serie de date sau pe
legend.

Pagina 50 din 103

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word

2.7 Inserarea de obiecte grafice pentru crearea de scheme


Exist posibilitatea s adugai o varietate de obiecte grafice de diverse forme n
cadrul unui document Word pornind de la forme geometrice de baz, la o mare
varietate de sgei, casete de text i casete de explicai, bannere, etc. Chiar dac nu
este nevoie s inserai astfel de de forme n fiecare document care l creai, astfel de
obiecte pot fi combinate n scopul generrii unei diagrame sau a unui scheme logice
care poate simplifica procesul descriptiv, aduga claritate i continuitate unor
explicaii.
Diversele formele grafice pot fi inserate prin meniul Insert grupul de opiuni
Illustrations Shapes (Figura nr. 2.46).

Figura nr. 2.46 Inserarea obiectelor grafice pentru realizarea schemelor

Se selecteaz tipul de form care se dorete a fi reprezentat. n acel moment,


indicatorul mouse-ului se va transforma n semnul plus i avei posibilitatea s tragei
n jos, din colul din stnga-sus al formei n colul din dreapta-jos sau invers. Forma
va aprea n locaia unde l-ai reprezentat (drag), sub o anumit dimensiune
determinat de modul n care tragei mouse-ul.
Formele odat introduse pot fi editate prin schimbarea culorii sale de fundal, a culorii
conturului, a stilului formei i aplicrii de efecte vizuale (umbre, reflexii, forme
conice, rotaii 3D, etc)
Editarea formelor se face printr-un clic oriunde n cadrul obiectului prin intermediul
cruia se activeaz meniul Format al Tab-ului Drawing Tools, meniul dedicat editrii
acestor obiecte. Meniul este similar celui de la obiectele de tip WordArt (Subcapitolul
2.3.2 Obiecte de tip WordArt).
Exemplu de crearea a unei scheme folosind obiecte grafice de tip Shape
Pagina 51 din 103

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word


V propunem inserarea unei scheme conform imaginii alturate:

Figura nr. 2.47 Exemplu de schema folosind obiecte grafice de tip Shape

n cazul exemplului curent se utilizeaz dou tipuri de forme: Rectangles (cu


subformele Rectangle i Rounded Rectangle) i Block Arrows (Up i Down Arrow).
Odat inserat forma dreptunghiular sau de tip sgeat (Insert Shapes
Rectangle sau Down/Up Arrow) poate fi editat, dup cum urmeaz:
Din Tab-ul Drawing Tools meniul Format
Din meniul contextual (Figura nr. 2.48) Format Shape
Se poate aduga text n cadrul formei imediat dup nserare sau din meniul
contextual se selecteaz opiunea Add Text (Figura nr. 2.48).
-

Figura nr. 2.48 Meniul contextual al obiectului de tip Shape

Editarea formei obiectului, a culorii de fundal, a culorii i dimensiunii conturului se


realizeaz din meniul Format grupul de opiuni Shape Styles sau din meniul
contextual Format Shape.
Pagina 52 din 103

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word


Odat inserate, se recomand gruparea tuturor obiectelor ntr-unul singur obiect
pentru a da o form unitar schemei i a evita deplasarea obiectelor n cadrul
documentului. Obiectele se selecteaz cu tasta <<Ctrl>> apsat iar pe selecia
global din meniul contextual se alege opiunea Group (
Figura nr. 2.49).

Figura nr. 2.49 Gruparea formelor de tip Shape

Prin selecia obiectului global, obiectele componente se pot degrupa prin opiunea
Group Ungroup.
SmartArt-urile reprezint obiecte grafice pentru realizarea de scheme sau diagrame
editabile i cu un grad mai mare de profesionalism. Aceste instrumente grafice pot fi
folosite pentru realizarea de structuri organizaionale ntr-o firm (organigrame),
structuri relaionale, procese, cicluri, matrici, etc.
Suita Office 2010 vine cu o categorie nou de SmartArt Picture. Aceasta ne
permit s inserm o poz ntr-una din ramurile diagramei realizate cu SmartArt.
SmartArt-urile se insereaz tot din meniul Insert grupul de opiuni Illustrations
SmartArt (Figura nr. 2.50).
Se apas pe butonul SmartArt, iar din caseta de dialog Choose a SmartArt Graphic
vom putea selecta un anumit tip de diagram din cele 8 seturi de diagrame, plus
categoria All care le afieaz pe toate la un loc (Figura nr. 2.50). Fiecare dintre
aceste opiuni prezint la rndul ei cte un sub-set de obiecte grafice.

Pagina 53 din 103

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word

Figura nr. 2.50 Inserarea unui obiect de tip SmartArt

Exemplu de creare a unei organigrame folosind obiecte de tip SmartArt


V propunem inserarea unei organigrame cu reprezentarea grafic prin imagini a
poziiilor ierarhice.
Rezolvarea presupune inserarea unui grafic/reprezentri din setul Picture. n
exemplul nostru selectm subcategoria dorit, Circle Picture Hierarchy (un caz
particular al setului Hierarchy) i apsm butonul OK.

Figura nr. 2.51 Exemplu de obiect SmartArt

Fiecare obiect introdus are un cadran separator care reunete toate componentele
graficului i o caset denumit TextPane, care permite inserarea i editarea
coninutului text al graficului (Figura nr. 2.51). Odat nchis caseta se poate activat
pe baza sgeilor indicatoare din partea stng a graficului sau din Tab-ul SmartArt
Tools meniul Design Create Graphic Text Pane.

Pagina 54 din 103

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word


Pe fiecare nivel al ierarhiei (organigram, n cazul exemplului nostru) se gsete o caset
de text care ne permite introducerea textului dorit i o pictogram care odat selectat
deschide caseta de dialog Insert Picture i insereaz imaginea dorit n caseta dedicat
(Figura nr. 2.52).

Figura nr. 2.52 Inserarea unei imagini n graficul SmartArt

Organigrama inserat (Figura nr. 2.52) poate fi editat prin intermediul meniului
Format din Tab-ul Picture Tools, meniu a crui descriere se regsete n
Subcapitolul 2.4 Inserarea unei imagini dintr-un fiier)
SmartArt-urile introduse n document activeaz dou meniuri n Tab-ul SmartArt
Tools: Design i Format. Folosind opiunile din cele dou meniuri, graficul introdus
se poate personaliza.
Meniul Design conine opiuni prin intermediul crora se poate schimba stilul (SmartArt
Styles) i combinaia coloristic a graficului (Change Colors), modul de amplasare al
informaiei din cadrul diagramei prin schimbarea tipului de grafic (Layout).
n cazul exemplului nostru (Figura nr. 2.53) folosind meniul Design putem schimba stilul
graficului (de exemplu, alegem varianta Smart Styles 3D Brick Scene) i culorile
formelor de pe nivelele ierarhiei (de exemplu, Change Colors Gradient Range).

Figura nr. 2.53 Editarea organigramei de tip SmartArt

Pagina 55 din 103

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word

3 TEHNOLOGII AVANSATE WORD


3.1 Tehnica de mbinare a corespondenei
mbinarea corespondenei reprezint soluia Microsoft pentru generarea de scrisori
circulare pornind de la un coninut comun ce va fi completat cu date provenind din
diverse surse de date. Cnd e nevoie ca un mesaj s fie comunicat unei ntregi liste
de persoane de contact (pe care le vom defini n continuare sub apelativul de
destinatari) Word propune utilizarea soluiei de mbinare a corespondenei, prin care
o scrisoare este personalizat pentru fiecare destinatar, utiliznd informaiile pe care
sursa de date le prezint. Termenul de mbinare a corespondenei (mail merge)
desemneaz exact aceast simbioz ntre documentul creat n Microsoft Word i o
surs de date, provenind din diverse aplicaii ce pot stoca informaii sub form
tabelar (n care coloanele sunt cmpuri i rndurile sunt nregistrri).
Prin urmare tehnica de mbinare a scrisorilor const din dou pri: un document cu
un coninut comun tuturor scrisorilor generate, pe care l vom numi document
principal, i o surs de date valid pe care Word o poate citi i utiliza n fuzionarea
documentului principal cu fiecare nregistrare a acesteia. Documentul principal
furnizeaz textul constant al scrisorii i se aseamn unui ablon ce va conine spaii
libere n vederea completrii ulterioare a acestora cu informaii provenind din sursa
de date. Astfel, formularea
Stimate domnule
din documentul principal, va deveni, n urma fuzionrii cu valorile cmpului Nume din
cadrul unei surse de date:
Stimate domnule Ionescu
Stimate domnule Popescu
Stimate domnule Georgescu
presupunnd c valorile cmpului Nume vor fi Ionescu, Popescu, Georgescu.
Sursa de date conine, deci, datele variabile provenind fie din baze de date (Microsoft
Access, Microsoft SQL Server, etc.), fie din aplicaii de calcul tabelar cum ar fi
Microsoft Excel, fie din lista de persoane de contact pe care Outlook o deine, fie din
alte surse, inclusiv un alt document Word ce conine date sub form tabelar.
Cmpurile sursei de date (Fields) sunt elementele care vor completa spaiile libere
din cadrul documentului principal, fiecare cmp regsindu-se n cadrul sursei de
date. Orice cmp are un coninut pentru fiecare nregistrare (rnd) al sursei de date
iar acest coninut va fi cel care va personaliza documentul principal prin completarea
spaiului liber aferent cmpului.

Pagina 56 din 103

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word

Figura 3.1 Principiul de funcionare al tehnicii de mbinare a corespondenei

n procesul de mbinare a corespondenei trebuie parcurse ase etape principale:


1. Alegerea tipului de document ce urmeaz a fi creat prin aceast tehnic:
Cele mai uzuale tipuri de documente ce pot fi generate prin tehnica de
mbinare a corespondenei sunt:
a. Scrisori (Letters) Word genereaz cte o pagin pentru fiecare
nregistrare a sursei de date, avnd un coninut comun (cel specific
documentului principal) i un coninut personalizat (provenind din
valorile cmpurilor inserate n documentul principal);
b. Mesaje de e-mail (E-mail messages): Word automatizeaz crearea de
mesaje ce pot fi transmise prin pota electronic utiliznd o list de
destinatari;
c. Plicuri (Envelopes) Utiliznd nregistrrile din baza de date, Word
poate genera cte o pagin cu informaii diferite pentru fiecare
nregistrare din sursa de date, ce poate fi ulterior imprimat pe un plic
de o anumit dimensiune;
d. Etichete (Labels): Generarea mai multor etichete de diferite dimensiuni
pe una sau mai multe pagini Word prin citirea nregistrrilor din sursa
de date;
e. Listri (Directory): Generarea de liste care s conin informaii
provenind din cadrul sursei de date.
2. Selectarea documentului principal de la care se pornete: se va preciza dac
documentul principal este deja creat sau se va crea unul nou n vederea
fuzionrii cu sursa de date;

Pagina 57 din 103

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word


3. Alegerea destinatarilor sau a sursei de date necesare mbinrii
corespondenei: fie se va selecta o surs de date existent, fie se va crea una
nou prin precizarea cmpurilor i a valorilor acestora.
4. Adugarea cmpurilor de fuzionare n documentul principal: plasarea unui
anumit cmp din sursa de date n cadrul documentului principal se va efectua
n locaia n care acestea urmeaz s completeze spaiile libere din
documentul principal la momentul fuzionrii. Alturi de cmpurile provenind
din sursa de date pot fi plasate n cadrul documentului principal i diferite
cmpuri ce vor completa documentul final cu texte provenind din evaluarea
unor condiii, sau solicitate utilizatorului la momentul fuzionrii, etc.
5. Vizualizarea rezultatelor naintea fuzionrii: este un pas opional, definit cu
scopul de a analiza modul n care se genereaz mbinarea documentelor
nainte de finalizarea acesteia.
6. Imprimarea, transmiterea prin e-mail, sau vizualizarea rezultatului fuzionrii n
vederea editrii ulterioare (de exemplu, stabilirea de antete, titluri, etc. la nivel
global pentru ntreg documentul generat prin
tehnica mbinrii
corespondenei).
Toate etapele prezentate sunt sugerate de ctre Microsoft Word 2010 n aceast
ordine n cadrul grupurilor de opiuni care se regsesc n fila Mailings. Astfel,
grupurile care apar n cadrul acestui meniu sunt denumite sugestiv Create
(schimbarea tipului de document pentru crearea de plicuri sau etichete pentru
coresponden), Start Mail Merge (iniializarea procesului de mbinare a
corespondenei i stabilirea sursei de date specifice), Write & Insert Fields
(imbricarea cmpurilor sursei de date sau a altor cmpuri specifice n cadrul
documentului principal), Preview Results (vizualizarea rezultatelor n vederea
verificrii documentului naintea fuzionrii) i Finish (generarea documentului final
rezultat n urma fuzionrii, imprimarea documentului fuzionat sau trimiterea prin email a scrisorii circulare).
Utilizatorul poate urmri toat aceast
secven de meniuri sau poate apela la
un asistent pe care Word l pune la
dispoziie n vederea parcurgerii tuturor
etapelor care conduc la finalizarea cu
succes a tehnicii de mbinare a
corespondenei. Acest asistent poate fi
apelat din Mailings Start Mail Merge
Figura 3.2 Tipuri de document pentru tehnica de
Step by Step Mail Merge Wizard. mbinare
a corespondenei i apelarea asistentului
Asistentul
constituie
o
metod
de fuzionare a documentelor
simplificat de generare a documentelor
fuzionate, dar nu pune la dispoziie toate
opiunile specifice metodei clasice prin care utilizatorul stabilete singur secvena de
pai pe care s-i parcurg n definitivarea procesului de mbinare a corespondenei.
Pagina 58 din 103

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word

3.1.1 Generarea unei scrisori circulare prin tehnica de mbinare a


corespondenei
n prezentarea tehnicii de mbinare a corespondenei vom porni de la un exemplu
practic ce ar avea ca scop definitivarea unei scrisori circulare provenind de la sediul
central al unei companii i avnd drept destinatari filialele din teritoriu. Scrisoarea are
caracter executiv i este adresat directorului de filial comunicnd acestuia suma
bugetat de ctre companie cu privire la primele din trimestrul urmtor ce se pot
acorda salariailor fiecrei filiale n parte (Figura 3.3).

Figura 3.3 ablonul scrisorii circulare ce urmeaz a fi personalizat prin tehnica mbinrii documentelor

La generarea scrisorii circulare se va ine cont de urmtoarele reguli:

Suma acordat este personalizat la nivel de filial i va fi preluat din sursa


de date la fel ca informaiile care identific filiala i directorul acesteia.

Pagina 59 din 103

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word

Apelativul folosit n adresarea ctre directorul filialei va ine cont de genul


persoanei n funcie de care se va pstra fie formularea Stimate domnule, fie
Stimat doamn.

3.1.1.1 Crearea coninutului scrisorii circulare


Procesul de fuzionare va ncepe cu alegerea tipului de document principal care va
sta la baza mbinrii corespondenei. Aceasta se va realiza prin apelarea comenzii
Mailings Start Mail Merge Letters.
n situaia n care se opteaz pentru utilizarea asistentului n vederea realizrii
mbinrii corespondenei (Mailings Start Mail Merge Step by Step Mail Merge
Wizard), primul pas este definirea tipului de document care se dorete a fi generat
prin aceast tehnic (Figura 3.4). Se poate alege din aceleai opiuni prezentate cu
privire la tipul de document ce poate fi obinut n urma fuzionrii.

Figura 3.4 Pasul 1 din cadrul asistentului de


fuzionare a documentelor: Selectarea tipului de
document

Figura 3.5 Pasul 2 al asistentului de fuzionare:


selectarea documentului principal

Word consider c documentul curent este documentul principal aferent fuzionrii.


De aceea nainte de a trece la urmtoarea etap (cea prin care se precizeaz sursa
de date) este necesar ca documentul principal s existe i s fie finalizat din punctul
de vedere al textului comun pe care urmeaz s-l transmit destinatarilor i al
eventualelor formatri posibile. Pentru aceasta asistentul de fuzionare a
documentelor ntreab dac se dorete pstrarea documentului curent ca document
principal sau se dorete crearea unuia nou pe baza unui ablon sau pe baza unui alt
document existent (Figura 3.5).
3.1.1.2 Crearea sau deschiderea sursei de date afiliate documentului principal
Sursa de date a documentului principal poate fi selectat, preciznd tipul acesteia i
locaia, poate fi creat, dac nu exist n prealabil, sau poate fi preluat din lista de
persoane de contact ale aplicaiei Microsoft Outlook. Toate aceste opiuni pot fi
apelate prin opiunea Mailings Start Mail Merge Select Recipients (Figura 3.6).
Pagina 60 din 103

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word

Figura 3.6 Selectarea sursei de date a documentului n vederea fuzionrii

Cea mai des utilizat opiune n practic este cea prin care sursa de date este deja
creat (sub forma unui fiier sau a unei baze de date gestionate printr-un sistem de
gestiune al bazelor de date) i este selectat prin apelarea opiunii Use Existing List.
Dac nu exist o surs de date n prealabil aceasta poate fi generat prin opiunea
Type a New List, prin care se va deschide o fereastr pentru stabilirea cmpurilor i a
nregistrrilor aferente. Dac pentru fuzionare se dorete utilizarea listei de adrese
ale persoanelor de contact stocate de aplicaia Outlook, se va utiliza opiunea Select
from Outlook Contacts.
Stabilirea sursei de date pentru fuzionare n cazul n care aceasta exist
Utilizarea unei surse de date valide presupune existena acesteia i selectarea
locaiei sale pentru ca Word s poat recunoate cmpurile i valorile acestora n
funcie de care se va realiza fuziunea documentului.

Figura 3.7 Sursa de date a documentului pentru care se va realiza fuzionarea

Presupunnd c sursa de date a scrisorii circulare este o baz de date realizat n


prealabil n Excel (un tabel cu informaii pe mai multe coloane adiacente ale unei foi
de calcul - Figura 3.7) paii care trebuie parcuri n selectarea sursei de date vor fi
urmtorii:
a) Se selecteaz opiunea Use Existing List din Mailings Start Mail Merge
Select Recipients.
b) Se selecteaz numele fiierului Excel care conine sursa de date (Figura 3.8).

Pagina 61 din 103

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word

Figura 3.8 Fereastra de selectare a fiierului care deine sursa de date

c) Se alege numele foii de calcul care deine baza de date cu nregistrrile ce


urmeaz a fi utilizate n procesul de fuzionare a documentului (Figura 3.9).

Figura 3.9 Fereastra de selectare a foii de calcul ce conine sursa de date

d) Opional, se poate edita sursa de date prin opiunea Mailings Start Mail
MergeEdit Recipients List (Figura 3.10).

Pagina 62 din 103

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word

Figura 3.10 Fereastra de vizualizare a coninutului sursei de date selectate pentru fuzionarea
documentului

n cadrul ferestrei de vizualizare a sursei de date pot fi efectuate diverse operaii care
vizeaz nregistrrile acesteia cum ar fi sortarea (opiunea Sort), filtrarea pstrarea
acelor nregistrri care respect un criteriu (opiunea Filter), cutarea nregistrrilor
duplicat cu aceleai valori pentru fiecare dintre cmpuri (opiunea Find Duplicates),
cutarea unei nregistrri sau validarea unei adrese.
Fereastra permite, de asemenea, restricionarea procesului de fuzionare a
documentului principal prin eliminarea anumitor nregistrri ale sursei de date.
Aceasta se realizeaz prin debifarea casetei de selecie situat n cadrul fiecrei
nregistrri n parte. Word va realiza mbinarea documentelor doar pentru acele
nregistrri pentru care caseta de selecie este bifat.
n situaia utilizrii asistentului aferent acestei tehnici de fuzionare a documentelor
acesta prezint un pas distinct pentru selectarea sursei de date i editarea
destinatarilor (Figura 3.11). Asistentul permite, de asemenea, prin opiunea Select a
different list schimbarea sursei de date a documentului n vederea fuzionrii.
Apelarea la aceast opiune conduce la anularea sursei de date curent i selectarea
unei surse noi. Vizualizarea, filtrarea sau sortarea nregistrrilor sursei de date poate
fi realizat i din cadrul asistentului prin apelarea opiunii Edit Recipient List ce va
deschide aceeai fereastr descris n Figura 3.10.

Pagina 63 din 103

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word

Figura 3.11 Selectarea sursei de date a fuzionrii cu ajutorul asistentului Mail Merge

Crearea unei surse de date noi pentru procesul de fuzionare a documentului


n cazul n care nu exist o surs de date la care utilizatorul s poat face apel n
tehnica de mbinare a corespondenei, Word permite crearea unei surse de date noi
care va fi generat prin precizarea cmpurilor acesteia i a nregistrrilor ce vor sta la
baza fuzionrii. Opiunea de creare a unei surse de date pentru procedeul fuzionrii
documentului curent poate fi apelat prin Mailings Select recipients Type a New
List.

Figura 3.12 Crearea unei surse de date noi utiliznd opiunile Word

Pagina 64 din 103

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word


Se deschide utilitarul pentru crearea unei surse de date noi din Word, prin care sunt
propuse o serie de cmpuri predefinite la care utilizatorul poate face apel. Dac se
dorete schimbarea structurii sursei de date, n sensul eliminrii unor cmpuri i
adugrii altora noi, Word permite aceast personalizare prin intermediul ferestrei
Customize address list, ce poate fi apelat prin butonul Customize columns din
fereastra New Address List (Figura 3.12). Pentru adugarea de nregistrri pe care
Word le va lua n considerare la momentul mbinrii corespondenei (Mail Merge) se
va apsa butonul New Entry ce va permite introducerea valorilor pentru fiecare din
cmpurile personalizate ale sursei de date nou create.
3.1.1.3 Plasarea cmpurilor sursei de date n cadrul documentului principal
n urma crerii sursei de date sau a selectrii acesteia s-a realizat o legtur ntre
documentul principal i sursa stabilit n vederea fuzionrii. Aceast legtur permite
includerea cmpurilor sursei de date n cadrul documentului principal, prin imbricarea
acestora n cadrul textului existent. Cmpurile (coloanele) sursei de date pot fi
plasate n cadrul documentului principal pentru ca Word s cunoasc poziiile n care
valorile acestor cmpuri vor fi adugate la momentul fuzionrii documentului.
Considernd sursa de date din Excel ca fiind cea selectat introducerea unui cmp al
acesteia n coninutul documentului principal se poate realiza prin Mailings Write &
Insert Field Insert Merge Field (Figura 3.13).

Figura 3.13 Opiunea de inserare a cmpurilor sursei de date selectate n cadrul documentului principal

Pentru introducerea unui cmp n documentul principal, mai nti se plaseaz


cursorul n poziia n care ar trebui s apar valoarea unui anumit cmp, apoi se va
alege denumirea cmpului dorit n acea locaie din cadrul textului documentului
principal. n exemplul dat, spaiile lsate libere pentru completare vor fi nlocuite cu
cmpurile sursei de date. Word va afia n mod distinct aceste denumiri de cmpuri
pentru a oferi utilizatorului posibilitatea identificrii uoare a poziiei n care aceste
cmpuri au fost plasate. Astfel, pentru fiecare cmp inserat, Word pstreaz

Pagina 65 din 103

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word


denumirea acestuia preluat din sursa de date pe care o plaseaz ntre ghilimelele
speciale .

Figura 3.14 Plasarea cmpurilor sursei de date n cadrul textului documentului principal

Este modul prin care utilizatorul i comunic aplicaiei Word cum trebuie s se
realizeze fuzionarea: pentru fiecare nregistrare din sursa de date n locul
marcatorului Denumire_filial din cadrul documentului principal se va afia
valoarea cmpului aferent nregistrrii curente, astfel nct se vor genera attea
pagini cte nregistrri se vor selecta pentru fuzionare, pentru ca pe fiecare pagin s
apar o denumire de filial diferit.
n situaia utilizrii asistentului de fuzionare etapa n care sunt inserate cmpurile
sursei de date ale cror valori sunt utilizate la fuzionare poart denumirea Write your
letter. Inserarea propriu-zis se realizeaz prin apelarea opiunii More Items din
cadrul acestui asistent.

Figura 3.15 Utilizarea asistenului de fuzionare pentru inserarea cmpurilor n cadrul documentului
principal

Pagina 66 din 103

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word


Inserarea de reguli de fuziune
Dac revedem regulile care au fost impuse (cu titlu de exemplu) n seciunea
destinat explicrii acestei tehnici, vom vedea c se cere ca apelativul directorului
filialei s difere n funcie de genul persoanei. Aceasta se poate realiza prin
introducerea unei reguli care s decid ce text trebuie afiat n funcie de evaluarea
unei condiii. Aceast condiie se va impune pentru valorile cmpului Gen din sursa
de date: dac acest cmp are valoarea M, atunci n acea poziie se va afia textul
Domnului, altfel se va afia Doamnei. Dup aceeai logic i n acelai mod se va
afia, pe rndul urmtor, fie textul Stimate Domnule, fie Stimat Doamn, dup caz.
Este un exemplu de regul de fuziune de tip condiional ce poate fi impus prin
opiunea Mailings Write and Insert Fields Rules IfThenElse.

Figura 3.16 Modul de stabilire a unei reguli de tip condiional

Pentru fiecare astfel de regul de tip condiional, se va preciza care este condiia ce
urmeaz a fi evaluat, ce se ntmpl cnd aceast condiie este adevrat i ce se
ntmpl cnd condiia nu se ndeplinete. n Figura 3.16 se prezint fereastra prin
care regula de tip condiional este impus. Dup inserarea unei asemenea reguli,
Word va afia n cadrul documentului principal textul ce a fost precizat pentru situaia
n care condiia impus este adevrat (n cazul de fa, textul Domnului). Aparent,
acest text se prezint fr nici un semn distinctiv, ns la plasarea cursorului n
interiorul su, acesta este afiat pe un fundal gri ceea ce denot c este un text
special, inserat de Word n urma unei reguli.
Pentru a nelege modul de funcionare a regulii de tip condiional, Word permite
vizualizarea codului care a stat la baza stabilirii acestei reguli. Astfel, pentru afiarea
acestui cod se va efectua click dreapta pe textul care a fost inserat n urma stabilirii
regulii impuse i se va selecta Toggle Field Codes1. n acest mod se va afia codul
care poate determina ce text trebuie inserat la momentul fuzionrii pe poziia n care
ne aflm. Acest cod are o anumit semnificaie, n sensul c este evaluat n funcie
de structura sa. n exemplul dat, codul regulii impuse va fi urmtorul:
1

Pentru afiarea tuturor codurilor din cadrul documentului se poate apela la combinaia de taste
ALT+F9

Pagina 67 din 103

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word


{IF {MERGEFIELD GEN} = "M" "Domnului" "Doamnei"}

unde Mergefield desemneaz un cmp din sursa de date a documentului, n cazul de


fa fiind vorba de cmpul GEN. Ea poate fi neleas astfel: dac valoarea cmpului
GEN este M atunci se va afia textul Domnului , altfel se va afia textul Doamnei.
Word permite, de asemenea, stabilirea unor alte tipuri de reguli pe care le va evalua
n momentul n care va avea loc fuzionarea documentului principal cu nregistrrile
sursei de date. Prezentm succint aceste tipuri de reguli la care utilizatorul poate
apela pentru a realiza anumite scenarii. Ele se mpart n reguli de tip interactiv i
reguli de tip enumerativ, alturi de cele de tip condiional prezentate anterior.

Ask este o regul de tip interactiv prin care se cere completarea unui text ca
rspuns la o ntrebare (prompt) adresat utilizatorului la momentul fuzionrii
documentului. Rspunsul utilizatorului va fi stocat ntr-o variabil (Bookmark)
ce poate fi afiat ulterior n mai multe locaii din cadrul documentului prin
apelarea sa prin intermediul unui cmp de tip referin (Reference). Poziia n
care se va insera un cmp de tip Ask nu trebuie s fie exact poziia n care se
va afia rspunsul. Aceast poziie va fi dat de referina la variabila stocat,
referin ce poate fi poziionat n mai multe locaii din cadrul documentului.
Pentru a utiliza cmpul de tip Ask se poate proceda astfel:
1. Oriunde n cadrul documentului principal se va plasa cursorul i se va
apela opiunea MailingsWrite and Insert FieldsRulesAsk Se
va deschide o fereastr prin care se va cere utilizatorului ncrcarea
valorilor parametrilor variabilei ce va fi creat (o vom numi DataLimita).
2. Se vor completa, pe rnd, numele variabilei, ntrebarea ce va fi
adresat utilizatorului, rspunsul implicit la aceast ntrebare, precum i
dac ntrebarea va fi sau nu adresat pentru fiecare destinatar din
sursa de date (Figura 3.17).

Figura 3.17 Inserarea unui cmp de tip cerere valoare (Ask Field)

Pagina 68 din 103

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word


3. Plasarea referinei variabilei ncrcate de ctre utilizator cu valoarea
dat ca rspuns la ntrebare se poate realiza n mai multe locaii ale
documentului. Pentru exemplificare presupunem c data introdus de
utilizator va fi afiat dup textul s ne comunicai pn la data de din
cadrul documentului principal. Aceasta presupune inserarea unei
referine la variabila definit sub numele DataLimit n locaia precizat,
prin alegerea opiunii Insert Cross-reference unde pentru caseta
Reference Type vom alege Bookmark apoi numele variabilei a crei
valoare va fi inserat n aceast poziie (Figura 3.18).
4. La momentul fuzionrii documentului principal cu nregistrrile sursei de
date utilizatorul va rspunde la ntrebarea care a fost definit n
momentul definirii variabilei. Acest rspuns va fi stocat n cadrul
variabilei cu numele DataLimita i va fi afiat, n momentul realizrii
fuzionrii, n toate locaiile n care au fost definite referine la aceast
variabil.

Figura 3.18 Inserarea unei referine ctre o variabil de tip bookmark

Figura 3.19 Modul de interogare a utilizatorului pentru comunicarea valorii variabilei cerute

Pagina 69 din 103

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word

Fill-in se aseamn, ca funcionalitate, cu tipul de cmp Ask cu deosebirea


c valoarea pe care utilizatorul o va introduce ca rspuns la ntrebarea
adresat la momentul fuzionrii va fi inserat n poziia n care se afl cursorul.
Aceasta nseamn c valoarea specificat nu va putea fi vizibil dect n
locaia n care se gsea cursorul i nu n mai multe locaii, aa cum era posibil
prin cmpul de tip Ask. Pentru inserarea unui astfel de cmp trebuie plasat
cursorul n poziia unde se dorete afiarea unei valori comunicate de utilizator
i apelarea opiunii Mailings Write & Insert Fields Rules Fill-in Se
va afia o fereastr care va cere ntrebarea adresat i valoarea implicit a
rspunsului la aceast ntrebare (Figura 3.20). Modul de afiare al ntrebrii la
momentul fuzionrii documentului este identic ca cel specific cmpului de tip
Ask (Figura 3.19).

Figura 3.20 Inserarea unui cmp de tip Fill-In pentru afiarea unei valori comunicate de ctre utilizator

Merge Record # - Cnd se realizeaz fuzionarea unui document Word atribuie


fiecrei nregistrri a sursei de date un numr de identificare secvenial ce
poate fi afiat n cadrul textului fuzionat, acolo unde situaia cere. Numrul
nregistrrii este cel aferent sursei de date, nu cel aferent fuzionrii.
Merge Sequence # - afieaz la momentul fuzionrii documentului numrul
curent al nregistrrii din totalul celor selectate de ctre utilizator pentru a fi
utilizate n procesul de fuzionare. Astfel, diferena dintre Merge Record # i
Merge Sequence # este dat de faptul c Merge Record # afieaz a cta
nregistrare este cea curent n totalul nregistrrilor sursei de date (indiferent
dac au fost selectate mai puine nregistrri pentru fuzionare), n timp ce
Merge Sequence # afieaz a cta nregistrare, din cele selectate, este cea
curent.
Next Record - un tip special de cmp care precizeaz comanda de a insera
date n documentul curent fr a ncepe un nou document. Acest tip de cmp
este folosit, de obicei, pentru a crea o pagin plin de etichete.

Pagina 70 din 103

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word

Nest Record If - cmp utilizat pentru a determina dac urmtoarea


nregistrare a sursei de date va fi afiat n documentul curent sau n alt
document, n funcie de evaluarea unei condiii.
Set Bookmark - se refer la o informaie care este stocat sub forma unei
variabile. Este asemntor cmpului de tip Ask, cu deosebirea c valoarea
variabilei este introdus direct de ctre utilizatorul care proiecteaz
documentul principal i nu este cerut la momentul fuzionrii, aa cum se
ntmpl n cazul cmpului Ask.
Skip Record If permite fuzionarea documentului principal cu nregistrarea
curent doar dac sunt ndeplinite anumite condiii.

3.1.1.4 Simularea procesului de fuzionare a documentului principal


Tehnica mbinrii corespondenei are rolul de a genera un document pe mai multe
pagini care s fie imprimat pe suport de hrtie sau trimis prin e-mail ctre o list de
destinatari. Totui, este recomandat ca n anumite situaii s se simuleze procesul de
fuzionare nainte de finalizarea sa, printr-o verificare a mbinrii corespondenei
pentru a se vedea dac sunt respectate condiiile impuse cu privire la coninutul
integral al scrisorii circulare i a altor condiii contingente. Aceast simulare poate fi
realizat prin opiunile regsite n grupul MailingsPreview Results.

Figura 3.21 Opiuni pentru simularea fuzionrii documentelor

Butonul Preview Results realizeaz o vizualizare a efectului fuzionrii documentului


prin mbinarea documentului principal cu prima nregistrare a sursei de date
selectate, astfel nct utilizatorul s poat observa dac valorile cmpurilor inserate
sunt afiate corect, dac regulile de diferite tipuri sunt evaluate corect i rspund
cerinelor pentru care au fost introduse, alturi de elementele de formatare a textului
din cadrul documentului ce urmeaz a fi generat n urma procesului de fuzionare. n
vederea urmririi fuzionrii documentului principal i cu celelalte nregistrri ale
sursei de date Word pune la dispoziie un set de butoane de navigare prin nregistrri
la apsarea crora se afieaz scrisoarea care va fi generat pentru destinatarul
aferent nregistrrii curente la un moment dat.
Pentru verificarea erorilor de fuzionare exist butonul Auto check for errors ce
permite verificarea existenei cmpurilor de fuzionare n sursa de date, a erorilor de
definire a regulilor, etc. Verificarea se poate realiza n trei moduri: printr-o simulare a
fuzionrii, raportndu-se erorile ntlnite, prin efectuarea procesului de mbinare a
corespondenei i ntreruperea acestuia acolo unde se ntlnesc erori, sau prin
efectuarea procesului de fuzionare fr ntrerupere, eventualele erori fcnd obiectul
unui raport final.
Pagina 71 din 103

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word


Utiliznd asistentul de fuzionare pasul urmtor celui prin care sunt inserate cmpurile
sursei de date n cadrul documentului principal are scopul de a pre-vizualiza
fuzionarea documentului printr-o simulare (Preview your letters). Asistentul dispune,
de asemenea, de butoane de navigare prin nregistrri pentru a vizualiza cum va
avea loc fuzionarea pentru fiecare nregistrare a sursei de date selectate.

Figura 3.22 Utilizarea asistentului n vederea simulrii fuzionrii

Butonul Exclude this recipient din cadrul ferestrei asistentului permite ca la finalizarea
fuzionrii documentului nregistrarea curent s nu fie inclus printre cele pentru care
se vor genera documente fuzionate.
3.1.1.5 Declanarea fuzionrii
Finalizarea procesului de fuzionare se finalizeaz prin declanarea mbinrii
coninutului documentului principal cu sursa de date selectat. Cnd se alege
comanda Finish & Merge din grupul de opiuni MailingsFinish, exist opiunea de
imprimare a documentelor fuzionate (Print Documents) sau de editare a
documentelor individuale (Edit Individual Letters). Totodat, scrisoarea poate fi
transmis prin e-mail, dac printre cmpurile sursei de date se afl unul care s
conin adrese de e-mail valide. Indiferent de opiunea selectat, la declanarea
fuzionrii Word va permite utilizatorului s aleag plaja de nregistrri pe care o va
utiliza n procesul de fuzionare:

Pagina 72 din 103

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word

Figura 3.23 Opiuni de fuzionare a documentului prin precizarea nregistrrilor utilizate

All records toate nregistrrile selectate vor fi luate n considerare, coninutul


documentului principal fiind replicat de attea ori cte nregistrri exist;
Current Record se va mbina coninutul documentului principal cu
nregistrarea curent;
From # to # - fuzionarea se va realiza doar pentru nregistrrile al cror
numr de ordine n cadrul sursei de date este situat n plaja de valori precizat
(de exemplu, utilizeaz doar nregistrrile de la 3 la 5).

Este recomandat ca imprimarea documentului s se realizeze doar dac suntem


siguri c documentul este corect definit i conine toate informaiile necesare pentru a
fi imprimat. De aceea, practica recomand ca prima dat cnd are loc fuzionarea s
se genereze mai nti documentul cu scrisorile circulare prin opiunea Edit Individual
Letters care va declana fuziunea prin crearea unui nou fiier Word avnd ca
denumire generic tipul documentului principal pentru care s-a optat (Letters, Labels,
Envelopes, etc.).
nainte de a afia rezultatul fuzionrii Word trebuie s parcurg toate regulile impuse
n etapele anterior prezentate. Astfel, se vor evalua eventualele cmpuri de tip
condiional sau se va interoga utilizatorul n vederea stabilirii textului ce va fi afiat n
urma rspunsului la ntrebrile afiate specifice cmpurilor de tip interogativ. Prin
urmare, nainte de fuzionare, Word trebuie s cunoasc ce valori vor fi stabilite
pentru data limit i pentru numele semnatarului, potrivit regulilor impuse anterior.

Figura 3.24 Interogarea utilizatorului cu privire la valorile cmpurilor de tip Ask i Fill-In naintea
declanrii fuzionrii

Rezultatul fuzionrii documentului este, deci, un document care mbin textul


documentului principal cu textul variabil provenind din valorile nregistrrilor
cmpurilor sursei de date a documentului i din regulile impuse la nivel de document.
Pagina 73 din 103

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word

Figura 3.25 O scrisoare circular rezultat n urma procesului de fuzionare

n mod asemntor se poate finaliza


procesul de fuzionare i prin utilizarea
asistentului, care n ultimul pas pe care l
prezint propune fie imprimarea direct a
documentului fuzionat (prin opiunea
Print), fie editarea personalizat a
fiecrei scrisori circulare generate (prin
opiunea Edit Individual Letters), avnd
drept efect generarea unui fiier nou prin
aceeai procedur descris pentru
varianta clasic de lucru.
Figura 3.26 Finalizarea fuzionrii cu ajutorul
asistentului

Pagina 74 din 103

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word

3.2 Revizuirea documentelor Word


Revizuirea documentelor Word este o tehnic des ntlnit n lucrul de echip,
permind colaborarea ntre indivizi care urmresc un scop comun i care particip la
o activitate care implic un anumit nivel de partajare a resurselor. Revizuirea
documentelor este util cnd acelai document este partajat ntre mai muli indivizi
care i aduc contribuia asupra coninutului, structurii i formatului acestuia, fiind
necesar s se identifice modificrile n cadrul documentului. Revizuirea i corectarea
unui document care circul ntr-o echip de lucru are avantajul de a afla opinia mai
multor indivizi avnd specializri, puncte de vedere i aptitudini diferite. Astfel, orice
membru al unei echipe care partajeaz acest document poate vizualiza n orice
moment ce modificri s-au adus asupra documentului, de ce tip sunt acestea
(adugare de text, modificare, tergere, formatare, inserare de obiecte, etc), cine a
realizat fiecare modificare i data i ora la care ea a fost realizat. Mai mult, fiecare
dintre indivizi poate decide care sunt modificrile ce ar trebui acceptate i cele care
ar trebui respinse. n acest mod, revizuirea documentelor asigur c documentul final
reflect cele mai bune contribuii aduse de fiecare membru al echipei.
Pentru revizuirea unui document aplicaia Microsoft Word pune la dispoziia
utilizatorilor posibilitatea inserrii de comentarii (Comments) i tehnica urmririi
modificrilor (Track Changes). Pentru apelarea lor utilizatorul va apela la grupurile
de opiuni Comments, Tracking i Changes din cadrul fiei Review.
3.2.1 Inserarea de comentarii n cadrul unui document Word
Cea mai des ntlnit metod de recenzie a unui document rmne cea prin care un
recenzor realizeaz comentarii asupra textului din cadrul unui document sau
adreseaz ntrebri pentru mai multe clarificri din partea autorului acestuia.
Comentariile sunt, prin urmare, adnotri sau ntrebri ce pot fi adugate n cadrul
unui document ca adnotri asupra textului pe care acesta l conine. Comentariile
apar n cadrul unui document n explicaii sub form de balon ntr-o zon din afara
documentului preciznd, alturi de textul comentariului, autorul, data i ora la care a
fost realizat acesta.
Pentru a aduga un comentariu ntr-un document
Word se selecteaz textul ce urmeaz a fi
comentat i se ataeaz acestuia un comentariu
prin
comanda
ReviewCommentsNew
Comment. tergerea unui comentariu existent se
poate realiza prin poziionarea cursorului n
interiorul textului comentat sau n textul
comentariului i apsarea butonului Delete din
cadrul aceluiai grup Comments.

Figura 3.27 Opiuni pentru adugarea,


tergerea, vizualizarea comentariilor

Textul comentat va fi afiat distinct fa de restul textului din cadrul documentului, iar
comentariul ataat va fi afiat sub forma unei adnotri n afara textului documentului.

Pagina 75 din 103

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word

Figura 3.28 Modalitatea de afiare a comentariilor n cadrul unui document Word

Comentariile reflect, de fapt, opinia unei alte persoane cu privire la textul analizat i
o expune sub o form distinct i uor observabil de ctre autorii documentului.
Pentru fiecare comentariu inserat Word reine numele autorului i iniialele acestuia
preluate din proprietile aplicaiei Word instalate pe fiecare calculator n parte. Se
observ, n exemplul din Figura 3.28 cum pentru fiecare autor comentariile sunt
afiate cu culori distincte i se precizeaz iniialele autorului urmate de numrul
comentariului n cadrul documentului curent. Pentru a schimba proprietile cu privire
la numele autorului i iniialele acestuia ce vor aprea n cadrul unui document se
poate proceda astfel: se selecteaz FileOptions i n cadrul ferestrei Word options
n grupul de opiuni generale (General) se pot modifica proprietile aplicaiei Word2
din seciunea Personalize your copy of Microsoft Office.

Figura 3.29. Modificare proprietilor privind numele i iniialele utilizatorului n cadrul documentelor
Word
2

Modificarea proprietilor la nivel de aplicaie Word are efect din momentul acceptrii lor pentru toate
documentele Word active sau deschise ulterior.

Pagina 76 din 103

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word


Uneori apare situaia n care toate comentariile trebuie eliminate din cadrul
documentului. Word pune la dispoziie dou opiuni pentru tergerea tuturor
comentariilor din cadrul unui document:

Delete All Comments in Document permite tergerea tuturor comentariilor


din cadrul documentelor, indiferent de autorul care le-a realizat;
Delete All Comments Shown terge toate comentariile afiate pentru autorii
care
sunt
selectai
din
opiunea
ReviewTrackingShow
MarkupReviewers (procedura este explicat n Figura 3.30) .

Figura 3.30 tergerea tuturor comentariilor realizate de ctre un grup de autori

3.2.2 Tehnica de urmrire a modificrilor n cadrul unui document Word


Pentru identificarea modificrilor asupra textului unui document realizate de diferii
autori se utilizeaz tehnica urmririi modificrilor (Track Changes). Ea funcioneaz
pentru orice versiune a aplicaiei Microsoft Office instalat pe un calculator. n acest
fel tehnica asigur compatibilitatea ntre versiuni permind partajarea unui document
ntre calculatoare ce utilizeaz medii de lucru diferite.
Tehnica urmririi modificrilor se prezint sub forma unei opiuni ce poate fi activat
sau dezactivat, dup caz. n situaia n care opiunea de urmrire a modificrilor
este activat, orice schimbare survenit n cadrul coninutului unui document este
interceptat, identificat i afiat distinct n cadrul documentului, urmnd ca
utilizatorul s ia o decizie cu privire la una din variantele urmtoare:

Intervenia pe text a autorului este acceptat i se va pstra varianta final a


textului modificat, sau
Intervenia pe text este respins i se va reveni la varianta iniial a textului
modificat.

Pagina 77 din 103

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word


Ca atare, ct vreme opiunea este activat, nici o modificare nu se efectueaz direct
asupra coninutului documentului, ci doar cu acceptul utilizatorului. Aceasta asigur
corecta colaborare ntre membrii unei echipe care nu fac dect propuneri de
mbuntire a documentului ce vor fi acceptate sau respinse la stabilirea variantei
finale ce trebuie pstrat.
Pentru activarea opiunii de urmrire a modificrilor se va
selecta ReviewTrackingTrack Changes. Butonul Track
changes rmne apsat (Figura 3.31), indicnd modul de
urmrire a modificrilor asupra documentului curent. Orice
modificare efectuat din acest moment este reinut de
ctre Word n vederea revizuirii finale (Figura 3.32).

Figura 3.31 Activarea


opiunii de urmrire a
modificrilor

Figura 3.32 Vizualizarea modificrilor efectuate de mai muli autori asupra aceluiai document.

Avantajul acestei tehnici const n posibilitatea vizualizrii tuturor modificrilor


realizate le nivel de document de ctre fiecare autor participant. Coninutul modificat
este reinut pentru toi autorii care au participat la revizuirea documentului principal i
este sintetizat ntr-o fereastr distinct ce poate fi vizualizat prin apelarea opiunii
ReviewTrackingReviewing Pane. Fereastra de revizuire (Figura 3.33) prezint
un mod alternativ de afiare a modificrilor efectuate, grupndu-le pe fiecare utilizator
n parte i pe categorii de modificri (asupra coninutului de tip text, asupra antetului
i subsolului, asupra casetelor text, etc.).
Totui, cu ct intervin mai multe modificri n modul Track changes cu att
documentul devine mai ncrcat i mult mai greu de urmrit. De aceea, Word pune la
dispoziie cteva opiuni de vizualizare distinct a modificrilor identificate la nivel de
document. Aceste opiuni pot fi apelate prin caseta Display for Review ce are ca
valoare implicit opiunea Final: Show Markup (Figura 3.34). Opiunile prezente n
aceast caset au urmtoarea semnificaie:
Pagina 78 din 103

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word

Final: Show Markup afieaz doar ultimele modificri, de la ultima


deschidere a documentului.
Original: Show Markup afieaz toate modificrile ce au fost reinute de
aplicaia Word de la momentul crerii documentului.
Final Afieaz cum ar arta documentul dac s-ar pstra toate modificrile;
Original afieaz starea iniial a documentului, fr modificrile efectuate
asupra coninutului acestuia.

Figura 3.34 Alegerea modului de afiare a modificrilor

Figura 3.33 Fereastra de urmrire a


modificrilor

Figura 3.35 Alegerea referenilor pentru care se afieaz


modificrile

n situaia n care se dorete vizualizarea modificrilor efectuate asupra documentului


doar de ctre un singur referent, se poate alege din lista ReviewTrackingShow
MarkupReviewers (Figura 3.35) numele recenzorului i Word va ascunde toate
modificrile efectuate de ceilali autori. De asemenea, tot din opiunea Show Markup
pot fi selectate ce tipuri de modificri sunt afiate utilizatorilor.
Opiunile pentru personalizarea modului n
care sunt vizualizate modificrile efectuate n
cadrul documentului curent i urmrite prin
Track changes pot fi accesate prin fereastra
Track Changes Options (Figura 3.36) apelabil
din opiunea Change Tracking Options a
butonului ReviewTrackingTrack Changes.

Figura 3.36 Apelarea opiunilor de urmrire a


modificrilor

Pagina 79 din 103

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word


Se va deschide fereastra Track Changes Options prin intermediul creia pot fi
modificate stilurile n care sunt evideniate diferitele tipuri de modificri (adugri,
tergeri de text, comentarii, etc.), urmrirea mutrilor efectuate asupra textului, a
schimbrii formatelor, etc.

Figura 3.37 Schimbarea opiunilor de afiare a modificrilor efectuate asupra documentului

3.2.3 Acceptarea sau respingerea modificrilor aduse asupra unui document


i urmrite prin tehnica Track Changes
Identificarea distinct a schimbrilor aduse documentului curent n diferite momente
i de ctre diferii autori nu ar avea nici un efect asupra versiunii finale a acestuia
dac modificrile propuse nu ar fi acceptate sau respinse n urma analizei
documentului. Grupul de opiuni Changes din cadrul filei Review permit parcurgerea
secvenial a modificrilor existente la nivelul documentului i acceptarea sau
respingerea, dup caz, a fiecrei dintre ele.

Pagina 80 din 103

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word

Figura 3.38 Grupul de opiuni pentru acceptarea sau respingerea modificrilor unui document revizuit

Astfel, pentru fiecare dintre butoanele de acceptare (Accept) sau respingere (Reject)
a modificrilor urmrite prin Track changes exist opiunile de acceptare/respingere a
unei modificri (opiunile Accept Change, respectiv Reject Change), acceptare sau
respingere a unei modificri cu deplasarea automat la urmtoarea (Accept / Reject
change and move to next), acceptarea sau respingerea tuturor modificrilor afiate
pentru unul sau mai muli refereni selectai potrivit procedurii din Figura 3.35 (Accept
/ Reject all changes shown) i opiunea de acceptare sau respingere a tuturor
modificrilor prezente n cadrul documentului, fr nici o excepie (Accept / Reject all
changes in document).
Butoanele Previous i Next permit navigarea printre modificrile afiate de Word prin
tehnica Track Changes n vederea acceptrii sau respingerii lor n mod individual,
acolo unde este cazul.

3.3 Compararea i combinarea documentelor Word


Compararea documentelor este una dintre tehnicile extrem de utile pentru asigurarea
colaborrii ntre parteneri. Aceasta reuete s identifice ce modificri apar ntre
dou documente cu un coninut similar, s determine tipul acestor modificri i s le
prezinte utilizatorului n mod asemntor cu cel prezentat de ctre tehnica Track
Changes. Dac exist autori care i aduc contribuia la construirea coninutului unui
document dar nu utilizeaz tehnica Track Changes n evidenierea modificrilor pe
care le-au propus, cea mai rapid i mai simpl metod de ncorporare a
contribuiilor fiecruia este compararea tuturor versiunilor aferente documentului
provenind de la fiecare autor i ncorporarea tuturor modificrilor identificate ntr-un
singur document, urmat de revizuirea modificrilor propuse de fiecare referent i
acceptarea sau respingerea lor, dup caz. Aceast procedur poate fi realizat prin
tehnica de comparare a dou documente (cel original, de la care se pornete i cel
modificat de ctre un alt autor) prezentnd ca principal avantaj diferenierea dintre
dou versiuni ale aceluiai document.
O condiie preliminar n compararea documentelor
este ca cele dou documente s nu fie deschise n
timpul procesului de comparare. Compararea se poate
realiza prin alegerea opiunii
ReviewCompareCompare.
Pagina 81 din 103

Figura 3.39 Butonul de comparare


a documentelor

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word


Word va afia fereastra prin care se va solicita utilizatorului care face compararea
care sunt cele dou documente Word comparate (cel original i cel revizuit):

Figura 3.40 Fereastra de definire a opiunilor de comparare a dou documente Word

Pentru a vizualiza opiunile suplimentare din cadrul acestei ferestre se va apsa


butonul More. n acest mod pot fi precizate criteriile de comparare luate n
considerare de ctre aplicaia Microsoft Word (Comparison settings) precum i modul
n care se vor afia diferenele identificate ntre cele dou documente (Show
changes). n mod implicit, Word realizeaz compararea la nivel de un ntreg cuvnt i
nu la nivel de caracter. Prin urmare, dac un singur caracter al unui cuvnt este
modificat n cadrul unui document fa de acelai cuvnt existent n documentul
original, Word va considera c ntreg cuvntul este modificat. Pentru a afia
modificrile la nivel de caracter se va selecta opiunea Character level n loc de Word
level.
Compararea documentelor se realizeaz n mod implicit ntr-un nou document, ns
diferenele dintre cele dou versiuni pot fi urmrite i la nivel de document original
(identificnd ce schimbri apar n cadrul documentului modificat fa de ce exist n
cadrul su) sau la nivelul documentului modificat (procedura invers).
Dac se pstreaz opiunea Show changes in New document Word afieaz
documentele n trei panouri distincte: cel din stnga conine documentul care
combin documentul original cu cel modificat, identificnd distinct diferenele dintre
acestea, cel din dreapta se mparte ntre fereastra de vizualizare a coninutului
documentului original i cea aferent documentului modificat (Figura 3.41).
Pagina 82 din 103

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word

Figura 3.41 Modalitatea de afiare a documentelor la compararea coninutului acestora

n situaia n care fereastra nu afieaz toate cele trei panouri, se va selecta opiunea
Show data sourcesBoth din cadrul opiunilor butonului Compare situat n grupul
ReviewCompare.
Prin urmare, Word creeaz un nou document, denumit Compared document n care
aplic tehnica urmririi modificrilor Track changes , lsnd posibilitatea utilizatorului
final s ia o decizie cu privire la acceptarea sau respingerea discrepanelor care apar
ntre documentul original i cel modificat. Astfel, lista tuturor modificrilor identificate
este vizibil prin selectarea opiunii ReviewReviewing Pane. Documentul comparat
este acelai cu documentul modificat, cu deosebirea c n cadrul su modificrile
suplimentare care apar n raport cu coninutul documentului original sunt
reprezentate distinct. Derularea ferestrei textului este sincronizat pentru toate cele
trei documente (original, modificat i comparat).
Combinarea documentelor este o tehnic asemntoare cu cea a comparrii
documentelor, cu deosebirea c la combinarea a dou documente se vor reine
modificrile care apar n cadrul ambelor documente (i cel original i cel modificat). n
acest sens, pentru fiecare dintre aceste documente se vor preciza care sunt autorii
care le-au realizat pentru ca fiecare schimbare s fie reprezentat distinct pentru
fiecare dintre autorii implicai. Spre deosebire de compararea documentelor, dac
pentru documentul modificat s-a utilizat tehnica urmririi modificrilor, aceste
modificri apar i ele n documentul comparat.

Pagina 83 din 103

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word


Pentru a combina coninutul a dou documente se selecteaz opiunea Combine din
cadrul butonului ReviewCompareCompare. Fereastra Combine Documents este
aproape identic cu fereastra Compare documents explicat n Figura 3.40, cu
deosebirea c pentru fiecare document (original sau modificat) se va reine i numele
autorului n caseta cu denumirea Label unmarked changes with. n acest sens,
fiecare modificare identificat la nivelul oricruia dintre cele dou documente
combinate va fi adnotat cu numele autorului care a efectuat-o.
Salvarea documentului comparat sau combinat, dup caz, va conduce la un al treilea
document care va ncorpora toate modificrile aferente. Versiunea final este dat de
acceptarea sau respingerea fiecrei modificri notate distinct de tehnica Track
changes prin utilizarea butoanelor Accept sau Reject din grupul de opiuni
ReviewChanges, butoane a cror funcionalitate a fost explicat n subcapitolul
3.2.3 Acceptarea sau respingerea modificrilor aduse asupra unui document i
urmrite prin tehnica Track Changes.

4 Organizarea unui document pe capitole


Organizarea unui document Word pe capitole, astfel nct s fie posibil generarea
automat a cuprinsului acestora, se realizeaz prin utilizarea stilurilor. Un stil
reprezint un set de caracteristici de formatare (tipul fontului, dimensiunea
caracterelor, culoarea caracterelor, alinierea paragrafului etc.) care pot fi aplicate ca
un grup asupra textului.
Pentru titlul ntregului document se utilizeaz stilul Title.
Pentru titlurile capitolelor pot fi utilizate stiluri predefinite de tipul Heading sau stiluri
definite de ctre utilizator. Cea mai simpl variant este cea n care se utilizeaz
stilurile predefinite de tip Heading.
Stilurile predefinite (Title, Heading etc.) pot fi personalizate prin modificarea
caracteristicilor de formatare implicite.

4.1 Utilizarea stilurilor pentru titlul documentului i pentru titlurile


capitolelor
4.1.1 Aplicarea stilului de tip Title pentru titlul documentului
Aplicarea stilului Title pentru titlul unui document Word se realizeaz parcurgnd
urmtoarele etape:
1. Se selecteaz titlul documentului (exemplu - Figura nr. 4.1):

Pagina 84 din 103

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word

Figura nr. 4.1 Selectarea titlului documentului

2. n cadrul tab-ului Home, grupul Styles, n galeria Stilurilor Rapide (Quick Style
gallery) se execut click-mouse-stnga pe stilul Title (Figura nr. 4.2).

Figura nr. 4.2 Aplicarea stilului Title

Not: Galeria Stilurilor Rapide poate fi extins prin apsarea butonului More

Rezultatul aplicrii stilului Title pentru titlul documentului Word din Figura nr. 4.1 este
prezentat n Figura nr. 4.3.

Figura nr. 4.3 Titlul documentului dup aplicarea stilului Title

Pagina 85 din 103

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word


4.1.2 Aplicarea stilului de tip Heading pentru titlurile capitolelor documentului
Pentru titlurile tuturor capitolelor care vor fi incluse n cuprinsul documentului se
aplic un stil de tip Heading n funcie de nivelul titlului (stilul Heading 1 pentru titlu
de nivel 1, stilul Heading 2 pentru titlu de nivel 2 etc.). Prin utilizarea stilului
Heading titlurile pot fi organizate pe maxim 9 nivele.
Aplicarea stilului Heading pentru titlurile capitolelor documentului se realizeaz
parcurgnd urmtoarele etape:
1. Se selecteaz titlul capitolului sau subcapitolului.
2. n cadrul tab-ului Home, grupul Styles, n galeria Stilurilor Rapide (Quick Style
gallery) se execut click-mouse-stnga pe stilul Heading corespunztor
nivelului titlului respectiv (Figura nr. 4.4).

Figura nr. 4.4 Aplicarea unui stil de tip Heading

Pentru a efectua ntr-un timp ct mai scurt organizarea unui document pe capitole, se
pot selecta toate titlurile de un anumit nivel (innd tasta CTRL apsat pentru
selecie multipl) i se poate aplica simultan pentru acestea stilul Heading
corespunztor nivelului respectiv.
4.1.3 Modificarea caracteristicilor stilurilor
Microsoft Word include mai multe seturi de stiluri cu caracteristici predefinite. Dintre
acestea, setul de stiluri stabilit ca fiind implicit este cel afiat n Quick Style gallery.
Caracteristicile stilurilor aplicate pentru un document pot fi modificate fie prin
schimbarea setului de stiluri (fiind modificate astfel caracteristicile tuturor stilurilor), fie
prin modificarea n mod individual a caracteristicilor fiecrui stil. n ambele situaii
modificrile se reflect automat asupra formatrilor tuturor stilurilor aplicate n
document att anterior, ct i ulterior efecturii modificrilor.
Schimbarea setului de stiluri se realizeaz selectnd tab-ul Home, grupul Styles,
butonul Change Styles, opiunea Style Set i apoi alegnd setul de stiluri dorit. n
figurile Figura nr. 4.5 i Figura nr. 4.6 este exemplificat modul n care schimbarea
setului de stiluri se reflect asupra formatrilor din document.

Pagina 86 din 103

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word

Figura nr. 4.5 Aplicarea setului de stiluri Black and White

Figura nr. 4.6 Aplicarea setului de stiluri Traditional

Modificarea caracteristicilor unui stil se realizeaz parcurgnd urmtoarele etape:


1. Se poziioneaz cursorul n cadrul unui text pentru care a fost aplicat stilul
respectiv;
2. n cadrul tab-ului Home, grupul Styles, se execut click-mouse-dreapta pe
denumirea stilului i se alege opiunea Modify (Figura nr. 4.7);
Pagina 87 din 103

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word

Figura nr. 4.7 Alegerea opiunii de modificare a unui stil

3. Pe ecran este afiat caseta de dialog Modify Style. n cadrul acesteia se


utilizeaz fie opiunile de modificare rapid a principalelor caracteristici de
formatare, fie opiunile disponibile la accesare butonului Format pentru o
modificare n detaliu a caracteristicilor de formatare (Figura nr. 4.8).

Figura nr. 4.8 Modificarea caracteristicilor de formatare aferente stilului

4. Se valideaz modificrile efectuate prin apsarea butonului OK.


4.1.4 Numerotarea capitolelor
Dup ce au fost aplicate stiluri de tip Heading pentru titlurile capitolelor, numerotarea
acestora se realizeaz parcurgnd urmtoarele etape:
Pagina 88 din 103

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word


1. Se selecteaz orice titlu de capitol din cadrul documentului;
2. Din tab-ul Home, grupul Paragraph, opiunea Multilevel List, se selecteaz
tipul de numerotare dorit (Figura nr. 4.9).

Figura nr. 4.9 Numerotarea capitolelor

Dei nainte de alegerea opiunii de numerotare a capitolelor a fost selectat un singur


titlu de capitol, numerotarea va fi aplicat automat pentru toate titlurile din document
(pentru care a fost utilizat un stil de tip Heading), n funcie de nivelul acestora.
Rezultatul aplicrii tipului de numerotare 1, 1.1, 1.1.1 etc. pentru documentul din
Figura nr. 4.9 este prezentat n Figura nr. 4.10.

Pagina 89 din 103

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word

Figura nr. 4.10 Rezultatul aplicrii unui tip de numerotare ierarhizat pentru capitole

Pentru numerotarea capitolelor se va utiliza doar unul dintre tipurile de numerotare


specifice stilului Heading, celelalte tipuri de numerotare sunt utilizate pentru
numerotarea listelor.

4.2 Generarea cuprinsului capitolelor


Cuprinsul capitolelor unui document Word poate fi generat selectnd tab-ul Home,
grupul Table of Contents, butonul Table of Contents i apoi alegnd una dintre
opiunile corespunztoarea inserrii manuale sau automate a cuprinsului (Figura nr.
4.11).
Generarea manual a cuprinsului capitolelor se realizeaz selectnd opiunea
Manual Table. Elementele cuprinsului vor fi introduse de la tastatur, indiferent de
stilurile utilizate pentru titlurile capitolelor din document.
Generarea automat a cuprinsului capitolelor se realizeaz pe baza stilurilor
utilizate pentru titlurile capitolelor din document. n acest curs vom prezenta varianta
n care n cuprinsul generat automat vor fi incluse titlurile pentru care au fost aplicate
stiluri de tip Heading (a se vedea capitolul 4.1 al prezentului curs). Se poate opta
Pagina 90 din 103

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word


pentru inserarea unui cuprins automat predefinit (Automatic Table 1 sau Automatic
Table 2) sau a unui cuprins automat personalizat (opiunea Insert Table of Contents).

Figura nr. 4.11 Generarea cuprinsului capitolelor unui document Word

Selectarea opiunii Insert Table of Contents are drept rezultat deschiderea casetei de
dialog Table of Contents (Figura nr. 4.12) care permite personalizarea cuprinsului.

Pagina 91 din 103

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word

Figura nr. 4.12 Personalizarea cuprinsului capitolelor

Fiecare titlu din cadrul unui cuprins generat automat este legat de partea din
document corespunztoare acestuia. Astfel, apsarea tastei CTRL i executarea
unui click-mouse-stnga pe titlul unui capitol are drept rezultat afiarea pe ecran a
coninutului capitolului respectiv.
Spre exemplu, rezultatul generrii automate a cuprinsului capitolelor din documentul
prezentat anterior n Figura nr. 4.10, este prezentat n Figura nr. 4.13.

Figura nr. 4.13 Cuprinsul afferent documentului prezentat anterior n Figura nr. 4.10

Pagina 92 din 103

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word


Actualizarea cuprinsului se realizeaz prin selectarea tab-ului Home, grupul Table
of Contents, opiunea Update Table (Figura nr. 4.14). n caseta de dialog Update
Table of Contents se alege una dintre urmtoarele opiuni:

Update page numbers only n situaia n care modificrile efectuate nu au


inclus schimbri ale titlurilor capitolelor, ci doar o repoziionare a acestora n
paginile documentului;

Update entire table n cazul n care au fost adugate, terse sau redenumite
titluri ale capitolelor. nainte de alegerea opiunii de actualizare a cuprinsului,
pentru a putea fi incluse n cuprins, titlurile nou adugate trebuie formatate
prin aplicarea unui stil de tip Heading.

Figura nr. 4.14 Actualizarea cuprinsului capitolelor

tergerea cuprinsului se realizeaz prin selectarea tab-ului Home, grupul Table of


Contents, butonul Table of Contents, opiunea Remove Table of Contents.

4.3 Utilizarea Panoului de Navigare (Navigation Pane)


n plus fa de posibilitatea de generare automat a cuprinsului unui document,
utilizarea stilurilor de tip Heading pentru formatarea titlurilor capitolelor aduce un alt
avantaj important posibilitatea utilizrii Panoului de Navigare.
Panoul de Navigare este o facilitate (disponibil ncepnd cu versiunea Microsoft
Word 2010) care permite efectuarea cu uurin a aciunilor de localizare, adugare
i reorganizarea a coninutului unui document. Panoul de Navigare este afiat n
partea stng a ferestrei Microsoft Word ca urmare a bifrii opiunii Navigation Pane,
din cadrul grupului Show, tab-ul View (Figura nr. 4.15).

Pagina 93 din 103

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word

Figura nr. 4.15 Afiarea Panoului de Navigare

n Panoul de Navigare sunt afiate titlurile tuturor capitolelor din document pentru
care a fost aplicat un stil de tip Heading. Executarea unui click-mouse-stnga pe
denumirea unui titlu n Panoul de Navigare are drept rezultat afiarea pe ecran a
coninutului capitolului respectiv.
Executarea unui click-mouse-dreapta pe denumirea unui titlu de capitol n Panoul de
Navigare are drept rezultat afiarea unui meniu contextual (Figura nr. 4.16) care
permite efectuarea unor aciuni de adugare, tergere, afiare, listare i reorganizare
a coninutului documentului.

Pagina 94 din 103

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word

Figura nr. 4.16 Meniul contextual aferent titlurilor de capitole afiate n Panoul de Navigare

5 IMPRIMAREA DOCUMENTELOR
Microsoft Office 2010 beneficiaz de o caracteristic important i anume
interfaa BackStage care ofer utilizatorului faciliti suplimentare de gestionare a
fiierelor create cu ajutorul unei aplicaii. Aceast interfa poate fi accesat prin
intermediul noului tab File care nlocuiete butonul Microsoft Office din versiunea
2007 i asigur accesul la funciile de tiprire, salvare, partajare i publicare a
documentelor. Dac n versiunile Office anterioare previzualizarea documentului
nainte de tiprire i imprimarea acestuia erau operaiuni distincte, n Word 2010
opiunea Print integreaz toate funcionalitile necesare tipririi unui document,
inclusiv Print Preview. Prin selectarea opiunii Print din tab-ul File sau prin
combinaia de taste CTRL+P se activeaz caseta de dialog Print (figura 5.1) care
ofer urmtoarele opiuni:

Pagina 95 din 103

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word

Figura nr. 5.1 Caseta de dialog Print

n zona Print se specific numrul de


copii n care se va tipri documentul;
prin intermediul listei derulante afiate
n seciunea Printer utilizatorul poate selecta
imprimanta la care se listeaz documentul.

Not:
Setarea
parametrilor
specifici
imprimantei se realizeaz prin intermediul
butonului
Printer
Properties;
aceti
parametri difer n funcie de modelul i
performanele fiecrei imprimante.

seciunea Settings (Figura nr. 5.2) din cadrul casetei de dialog Print
ofer mai multe faciliti:

Pagina 96 din 103

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word

Figura nr. 5.2 Seciunea Settings aferent opiunii Print

specificarea paginilor sau a secvenelor din document care vor fi imprimate


prin opiunile aferente zonei Document:
Print All Pages permite listarea tuturor paginilor documentului;
Prin Current Page se tiprete numai pagina curent;
Print Custom Range asigur imprimarea acelor pagini care vor fi
precizate n zona Page activat dup alegerea acestei opiuni. Specificarea paginilor
de tiprit se poate realiza prin enumerarea succesiv a acestora (1,2,3), prin
precizarea intervalului n care sunt incluse paginile respective (8-14) sau prin
combinarea celor dou variante (1,2,3,8-14,19,22).

Figura nr. 5.3 Exemplu de specificare a paginilor care vor fi imprimate

Print Selection implicit, aceast opiune este inactiv. Dup


selectarea secvenei de text din structura documentului pe care utilizatorul dorete s
o imprime, opiunea se activeaz i permite listarea zonei selectate.

Pagina 97 din 103

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word

Figura nr. 5.4 Exemplu de utilizare a opiunii Print Selection

n cazul n care nu se dorete imprimarea documentului, ci doar a anumitor


caracteristici aferente acestuia, caseta de dialog Print pune la dispoziia utilizatorilor
opiunile zonei Document Properties prin care se pot tipri numai proprietile
asociate documentului, stilurile definite n cadrul acestuia (Styles), elementele de tip
AutoText (AutoText Entries), combinaiile de taste i denumirea comenzilor crora
le sunt asociate (Key Assignments) sau se poate restriciona imprimarea doar
pentru paginile pare (Only Print Even Pages) sau impare (Only Print Odd Pages).
Print One Sided opiune
util n cazul imprimrii duplex
(fa-verso).
Dac documentul se
listeaz
n
mai
multe
exemplare,
utilizatorul
are
posibilitatea s stabileasc
ordinea de tiprire, respectiv:
toate paginile aferente unui exemplar (opiunea Collated) sau imprimarea
fiecrei pagini n numrul de exemplare specificat n zona Copies, tiprirea
continund pe baza aceluiai principiu pentru fiecare pagin (opiunea
Uncollated)
setarea
modului
de
orientare a paginii: n format
Pagina 98 din 103

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word


vertical (Portret) sau n format
orizontal (Landscape).

stabilirea dimensiunii fizice a paginii prin selectarea unor formate


predefinite sau prin specificarea unor formate personalizate:

Figura nr. 5.5 Formate predefinite i posibiliti de personalizare pentru stabilirea dimensiunii fizice a
paginii

tiprirea mai multor pagini din document pe o singur foaie i alegerea


modului de scalare a paginii n momentul imprimrii (Scale to Paper Size):
Not:
Word 2010 ofer utilizatorilor o alternativ pentru setarea unora dintre
parametrii prezentai anterior prin intermediul casetei de dialog Page Setup care
poate fi activat fie prin acionarea butonului de comand cu acelai nume din panoul
de comand Print sau prin grupul de comenzi Page Setup din tabul Page Layout.
n noua prezentare a opiunii Print specific pachetului Microsoft Office 2010,
vizualizarea documentului nainte de tiprire se realizeaz prin panoul afiat n
partea dreapt a ecranului dup alegerea comenzii Print din meniul File.
Pagina 99 din 103

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word


Redimensionarea paginilor documentului se realizeaz prin intermediul zonei
Zoom (Figura nr. 5.6) afiat n colul dreaptajos al ecranului:
Zoom Out micoreaz pagina pn la un anumit procent din
dimensiunea real a acesteia;
Zoom In mrete procentul de vizualizare a paginii;
Zoom to Page readuce pagina la dimensiunea iniial.
Navigarea ntre paginile documentului se realizeaz uor i rapid cu ajutorul
butoanelor de defilare Previous Page, Current Page i Next Page (Figura nr. 5.6).

Figura nr. 5.6 Vizualizarea documentului nainte de tiprire

Not:
Pentru utilizatorii obinuii cu modul de lucru specific procesorului de texte
Word - versiunea 2007 exist posibilitatea inserrii opiunii Print Preview pe bara de
instrumente cu acces rapid - Quick Access Toolbar. n acest sens, se parcurg
urmtaorele etape:
a. din meniul contextual aferent barei Quick Access Toolbar se alege
opiunea Customize Quick Access Toolbar sau din tab-ul File se selecteaz grupul
Pagina 100 din 103

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word


de comenzi Options - Quick Access Toolbar care genereaz caseta de dialog
Word Options;
b. din lista derulant aferent zonei Choose commands from se alege
grupul File Tab, iar din setul de opiuni asociate acestuia se selecteaz Print
Preview Edit Mode care se adaug pe bara Quick Access Toolbar prin activarea
butonului Add (Figura nr. 5.7); se valideaz setarea realizat prin butonul OK.

Figura nr. 5.7 Inserarea butonului Print Preview Edit Mode pe bara Quick Access Toolbar

Pagina 101 din 103

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word

Bibliografie
Ionescu,B., et al., (2005), Aplicaii i teste rezolvate de Word i Excel, Ed. Infomega,
Bucureti
Koers, D., (2011), Picture Yourself Learning Microsoft Word 2010, Course
Technology PTR
MicrosotWord
2010
Product
Guide,
disponibil
pe
internet
http://oit.stevensonuniversity.org/files/2008/10/Microsoft-Word-2010-ProductGuide_Final.pdf ,accesat la data 15.01.2012

Pagina 102 din 103

la

Titlul programului: Programul Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor


Umane 2007-2013
Titlul proiectului: Utilizarea TIC pentru servicii de calitate n domeniul
financiar contabil
Editorul materialului: Academia de Studii Economice
Data publicrii: Aprilie, 2012
Citat: Coninutul acestui material nu reprezint n mod
obligatoriu poziia oficial a Uniunii Europene sau a
Guvernului Romniei.

Academia de antreprenoriat bazat pe cunoatere


POSDRU/92/3.1/S/56330
Proiect cofinanat din Fondul Social European prin Programul
Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013