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LA ACTIVIDAD DEL NOTARIO Y LOS DIVERSOS TIPOS DE ACTAS.

PhD. Josefina Chinea Guevara de Rosales


Coordinadora Diplomado Virtual en Notariado Multidisciplinario
Universidad Andina Simn Bolvar
Sucre. Bolivia

Sumario:
I.

Introduccin.

II.

1. La actividad del Notario y los diversos tipos de actas.


a) El asesoramiento notarial a las partes.
b) La legitimacin notarial.
c) La autenticacin notarial.
2. El asesoramiento notarial en las Actas.
3. La imparcialidad en las Actas.
4. El control de la legalidad en las Actas.
5. El respeto a la intimidad y a las personas en las Actas.

III.

Cuestiones de tcnica notarial en las Actas. Estructura documental.


a) La rogacin en las Actas. Caractersticas y documentacin.
b) La comprobacin en las Actas.

IV.

Clasificacin de las Actas Notariales.


Actas de mera percepcin.
a) Actas de mera percepcin de cosas.
b) Actas de mera percepcin de documentos.
c) Actas de mera percepcin de personas.
d) Actas de mera percepcin de actos humanos.
Actas de manifestaciones.
a) Actas de manifestaciones de terceros.
b) Actas de manifestaciones de parte.
Actas de control y percepcin.
Actas de hechos propios del notario.
a) Actas de notificacin y requerimiento.
b) Actas de ofrecimiento de pago.

c) Actas de remisin de documentos por correo.


d) Actas de protocolizacin.
e) Actas de depsito.
Actas de calificaciones jurdicas.
V.

Valor probatorio judicial y extrajudicial de las Actas Notariales.

I. Introduccin.
Cuando de cualquier forma se introduce el tema de la actividad del Notario como
profesional del Derecho, la necesidad de definir la naturaleza y contenido complejo de
la funcin notarial se convierten en ineludibles.
Sanahuja1 aborda la naturaleza de la actividad notarial en principio- como funcin
jurisdiccional. Ofrece como argumento que mediante ella se declara de modo oficial y
pblico la validez del negocio; pero, sin dejar de advertir que dicha autenticacin o
legalizacin - notarialmente conseguida- queda jurdicamente abierta al conocimiento
de un Juez, nico que podr ofrecer la fuerza de cosa juzgada por voluntad del Estado.
De estos razonamientos concluye que la funcin notarial es autnoma, con sus formas y
efectos peculiares, y no tpicamente jurisdiccin.
Otro punto de vista acerca de la naturaleza de la funcin notarial lo aportan los
argumentos que en tal sentido ofrecen los estudios realizados por Ahrens y Monasterio 2.
Desde la filosofa del Derecho aparece la teora de la justicia reguladora que en su
desarrollo concluye afirmando la necesidad de una funcin del Estado que aplique su
accin al Derecho para los fines de la normalidad.
El punto de partida de esta teora es la necesidad social de dar a los derechos una
corporalidad que facilite su evolucin natural y normal. Para atender a ello el Estado ha
de disponer de una funcin distinta de la judicial, destinada a la conservacin,
reconocimiento y garanta del Derecho en estado normal: La funcin notarial.

Tratado de Derecho Notarial, t 1, Barcelona, Bosch, 1945, pg 20.


Curso de Filosofa del Derecho, tercera edicin espaola, Madrid, 1873. Monasterio Gali, Biologa de
los derechos en la normalidad y su representacin por medio del Registro de actos de la vida civil,
Revista Jurdica, 1910.
2

Sobre este particular son realmente convincentes las conclusiones que ofrece Castn
Tobeas3 en cuanto a las notas que delimitan la funcin notarial:
La funcin autenticadora y legitimadora notarial recae sobre los actos, negocios o
hechos jurdicos humanos o naturales.
Fundamentalmente, la autenticacin y legitimacin notarial se refiere o aplica a los
actos que se realizan en la esfera de las relaciones de Derecho privado.
La actuacin notarial se desenvuelve en la fase de normalidad del Derecho,
quedando fuera de su mbito las relaciones que se manifiestan en fase contenciosa o
de perturbacin.
As delimitada, la funcin notarial adquiere determinados matices segn la legislacin
interna que la acoge y en vista del contenido complejo de la misma.
La variedad de actividades en que se desdobla la funcin notarial ha sido objeto de
estudio en todas las latitudes donde se asienta y florece el notariado latino 4. Los que de
modo simplista entienden la cuestin consideran que la labor notarial es nicamente
documental o autenticadora; sin embargo, la actividad notarial se ha enriquecido con el
apretado paso evolutivo de las instituciones jurdicas que poco a poco han confiado al
notariado otras tareas. Es posible asegurar actualmente que - en su funcin- el Notario
da forma y sancin pblica a los actos que autoriza modelando el Derecho vivo.
Los autores - representantes de la moderna doctrina sobre el tema- concuerdan en
cuanto a la naturaleza tripartita de la funcin notarial que se integra en la labor asesora,
la legitimadora y la autenticadora.
a) El asesoramiento notarial a las partes.

Funcin Notarial y Elaboracin Notarial del Derecho, Madrid, 1946, pg 42 y 43.


Con ejemplos en tierras espaolas como el de Lavandera a principios del pasado siglo, Bellver Cano,
Nuez Moreno, Sanahuja, Vzquez Campo, y Castn Tobeas, entre otros.
4

Por asesoramiento notarial se entiende aquella actividad del Notario en que funciona
como consejero e instruye a los interesados sobre las posibilidades legales,
requisitos y consecuencias de sus actos, sobre los medios jurdicos ms
adecuados para el logro de los fines lcitos de lo que se proponen alcanzar. En
esta asesora el Notario debe adecuar la voluntad de las partes al ordenamiento
jurdico que corresponda y autorizar un documento pblico que cumpla con los
requisitos exigidos por la legislacin vigente a fin de conseguir los efectos
deseados.
En este ltimo aspecto, el asesoramiento notarial como parte de dicha funcinentronca deliberadamente con uno de los principios que informan el Derecho
Notarial en sentido amplio, el principio de control de la legalidad. La
acentuacin de las funciones de control de legalidad en el actuar notarial
moderno constituye una tendencia manifiestamente demostrada.

Esta funcin de control de la legalidad en el asesoramiento tiene un doble significado: la


consecucin del inters pblico de conservar los derechos en la normalidad
jurdica y la estabilidad jurdica de los derechos adquiridos; as como, la
seguridad de que en el acto que realizan las partes se cumplen todos los
requisitos precisos para que desarrollen sus efectos jurdicos plenos.
Tales consideraciones han permitido - a voces autorizadas en la doctrina notarial como
Vzquez Campos o Castn Tobeas- definir al Notario como el jurista oficial
de la legitimacin preventiva en el campo especialmente del Derecho privado
entendiendo - con Sanahuja- que la legitimacin es un aspecto especial de la
funcin general legalizadora, porque la legalizacin garantiza la adecuacin del
acto a la Ley; sin embargo, la legitimacin contempla la eficacia del acto en
relacin con la situacin jurdica previa que le sirve de base o fundamento en el
mundo del derecho.
b) La legitimacin notarial.
Al legitimar los actos de los particulares sometidos a su arbitrio el Notario se convierte
en el arquitecto jurdico de la forma documental pblica. No crea, no
constituye el acto jurdico, pero s lo moldea dotndole de la forma exigida por
la ley para conseguir sus plenos efectos. Dentro de esta labor legitimadora el
principio de calificacin notarial se imbrica de manera notable con tres aristas
diferentes: admite el acto dndose por requerido, lo dota de un nombre
reconocido en Derecho y redacta el instrumento pblico luego de adecuar y
ajustar la voluntad de las partes a las exigencias del ordenamiento legal
vigente. Para garantizar la plena eficacia del documento as otorgado tendr
que cuidar el Notario la capacidad de las partes en el acto que se documenta, la
capacidad para comparecer y la capacidad para disponer en su caso.
a) La autenticacin notarial.
Mediante esta funcin el Notario impone a los actos en que interviene como funcionario
pblico una presuncin de veracidad convirtindolos en documentos fehacientes
que hacen constar de manera indubitada las relaciones jurdicas que contienen.

Est ligada a la teora de la prueba preconstituida, pero la rebasa. La doctrina se


manifiesta de acuerdo en que el instrumento pblico no es slo prueba, sino
forma en que se fundamenta la eficacia del acto documentado.
Como ha expresado De Prada Gonzlez5 la conservacin del documento notarial
constituye una parte integrante esencial de la funcin notarial: es el valor
jurdico del documento notarial, el que exige - como consecuencia lgica- que el
mismo se conserve en poder del Notario, para conseguir - de tal forma- que ese
valor de que se le dota pueda desplegar toda la eficacia a que est llamado. La
misma lnea de razonamiento que lleva de la autenticidad formal (documento
perfecto) a la autenticidad de fondo (negocio perfecto) exige que el documento
pblico sea conservado con todas las garantas logrando as la autenticidad
corporal que da al documento notarial el hecho de la existencia de una matriz en
poder de funcionario pblico. Esta autenticidad corporal ofrece una presuncin
de legalidad a las copias expedidas que - mediante el cotejo- se convierte en
autenticidad corporal inatacable del documento notarial. Autenticidad corporal
(documento

indubitado),

autenticidad

formal

(documento

perfecto)

autenticidad de fondo (negocio perfecto) son el resultado de una triple actividad


notarial (documentadora, adecuadora y conservadora) que se complementan
entre s y que juntas hacen posible el cumplimiento de los fines de certeza y
seguridad que la funcin notarial persigue.
Las consideraciones que - sobre la naturaleza y contenido de la actividad notarial- se
han propuesto abonan el nacimiento de un documento pblico del que es
autor el Notario- que en sentido general, puede adoptar gneros documentales
diferentes.
La expresin documental reina del Derecho Notarial es la escritura. Sin embargo, este
estudio focaliza sus objetivos en el anlisis de las actas notariales.
Para incursionar en el tema resulta del todo imprescindible intentar una definicin
inicial de acta notarial.

Funcin Notarial y Protocolo. Conferencia pronunciada en la Academia Matritense del Notariado el


21 de Mayo de 1987, Revista de Derecho Notarial, enero-marzo, 1998, pg 193-194.

Por decantacin, el acta notarial ser todo documento pblico autorizado por Notario
que no tiene forma de escritura. Por tanto, no tendrn como contenido un acto jurdico;
y s, hechos, actos o circunstancias de relevancia jurdica de los que se deriven o
declaren derechos o intereses legtimos para las personas, o cualquier otro acto de
declaracin lcita que por su naturaleza no constituya acto jurdico 6. Segn la legislacin
interna que las regule podrn ser incorporadas o no al protocolo, y a consecuencia de
ello ha surgido una tcnica ms depurada para las incorporadas al archivo notarial,
razn por la que se conceder mayor espacio y detenimiento en el anlisis a stas
ltimas.
El acercamiento a las Actas Notariales implica aceptar que - en una u otra legislacinconservan su inmensa variedad, tanto sustantiva como formalmente. As, los conceptos
y juicios que sobre el tema se sostengan sern simples aproximaciones a la realidad
jurdica de cada pas matizada por su realidad socioeconmica, cuya esencia las Actas
Notariales intentan de alguna manera recoger.
En contraposicin con la escritura pblica donde los otorgantes son protagonistas del
acto que se documenta y el Notario emite juicios sobre el mismo para conseguir su
eficacia plena; las Actas Notariales estn - en principio- dedicadas a narrar las
actuaciones propias del Notario. El requirente en las actas slo desata con su rogacin el
actuar del Notario, que en adelante se convierte en actor principal del procedimiento
extrajudicial concebido - para el Acta en particular- por la Ley.
Una consideracin - bastante generalizada dentro de la doctrina- afirma que el Notario
en vistas de su imparcialidad deber adoptar una posicin pasiva e indiferente ante los
hechos o circunstancias que motivan las Actas Notariales. Tal pasividad e indiferencia
es preciso traducirlas como antnimos de la actividad notarial moldeadora de la
voluntad de las partes tpica en las escrituras y no precisamente como inactividad.
La cuestin que en las Actas motiva tal traduccin es resultado de la inmediatez del
actuar notarial en ellas, se acoge documentalmente un hecho presente imposible de
moldear para el futuro.

Es una posicin muy difundida en la doctrina en este mismo sentido Rodrguez Adrados, Cuestiones de
tcnica notarial en materia de actas, Junta de Decanos de los Colegios Notariales de Espaa, 1988, pg
9, donde se hace referencia a los criterios de Lpez Palop y Gonzlez Enriquez.

Para explicar la actividad notarial en las actas es viable hacer un intento por grupos de
ellas. As, en las actas de mera percepcin, donde el Notario se limita a expresar y
redactar lo que ha visto, palpado, olfateado o escuchado, su actividad consiste en
esforzarse por confirmar sus sensaciones y que ellas no han sido manipuladas por su
rogante asegurndose de la legalidad y correccin de su actuar. En este caso se estara al
participar en un sorteo, en una subasta, en un Acta de Juntas, por ejemplo.
Las actas de hechos propios del Notario significan la destruccin ms vvida de las
consideraciones sobre la inactividad notarial en las actas. En ellas se narran y se
autentican hechos que el Notario mismo realiza en vistas de su funcin de dacin de fe.
Entre ellas pueden citarse las Actas de notificacin, requerimiento, ofrecimiento real,
protocolizacin, de protesto de letras y otras.
Las percepciones notariales en las Actas pueden concluir no slo con la simple
narracin de aquellas, sino con afirmaciones y calificaciones de contenido jurdico
propio. De ah, las Actas llamadas de calificaciones jurdicas en las que el Notario
elabora un juicio acerca del conocimiento adquirido a travs de lo percibido, entre ellas:
las actas de notoriedad, las actas de subsanacin, los expedientes notariales, etc.
Por ltimo, estn las actas de manifestaciones. Se denominan as aquellas que recogen
las declaraciones de particulares: testigos, peritos, o parte misma. En ellas la actividad
notarial es receptora de las manifestaciones, adems de asesora y de asistencia.
En consecuencia, puede asegurarse que la funcin notarial en materia de actas se
caracteriza por una multiplicacin de actividades del Notario que - en vista de su
percepcin sensorial- narra, controla, califica, o recepciona la informacin que recibe
de un hecho presente e inmediato, siempre cumpliendo con la funcin de asesoramiento,
que incluye las de imparcialidad, control de la legalidad y respeto a la intimidad y a las
personas involucradas de una u otra forma en aquel.
Estas funciones de asesoramiento, imparcialidad, control de la legalidad y respeto a las
personas y a su intimidad tienen - en materia de Actas- matices especiales. Vase en
que consisten.
El asesoramiento notarial en las Actas.

El Notario, funcionario pblico autorizado para dar fe conforme a las leyes de los
contratos y otros actos extrajudiciales, tiene adems- reconocido por el ordenamiento
su carcter de profesional del derecho y con tal perfil, las legislaciones notariales latinas
le reservan la misin de asesorar y aconsejar los medios jurdicos ms adecuados para
orientar lcitamente la voluntad de quienes reclamen su ministerio.
Junto ese carcter inescindible de la funcin notarial en su faceta pblica y privada, se
encuentra la esencia de una actividad compleja, como se ha dejado dicho up supra. Ya
Rodrguez Adrados7 apuntaba que hay un notario documentador, pero inescindible de
l hay tambin en nuestro tipo latino un notario intrprete, tcnico, mediador u
operador jurdico, profesional, consejero o consultor.
Este deber de asesoramiento notarial se manifiesta en varios niveles que siguiendo a
Cuevas Castao8 pueden definirse como: INFORMAR, ASESORAR, ACONSEJAR Y
ASISTIR. Dice el autor citado:
Informar sera dar noticia de caminos posibles y de las
caractersticas y riesgos de cada uno. Asesorar sera completar esa
noticia con recomendaciones acerca de la mejor manera de hacer
cada camino. Aconsejar es ya tomar partido, recomendar un camino
concreto y asistir es acompaar por el camino, ayudar a ir sorteando
sus peligros, comprometerse, en suma.
Es indiscutible - a partir de tales aproximaciones- que el mbito en que deber moverse
el asesoramiento implica un cuestionamiento tico del Notario; sin embargo, tiene el
asesoramiento sus repercusiones jurdicas; porque, - por ejemplo -, en ausencia del
deber - que en tal sentido se exige- nacer la responsabilidad civil para aquel.
Se trata entonces de la dimensin jurdica y de la dimensin tica del asesoramiento
notarial.
En su dimensin jurdica, el asesoramiento se imbrica con el principio de control de
legalidad y juridicidad. Dicho principio tiene como contenido acciones interrelacionadas
que se proyectan en dos sentidos: legalizadoras, que adecuan el acto a la ley teniendo
7

Rodrguez Adrados, Antonio; Necesidad social de la imparcialidad del redactor del contrato, RDN,
1982, abril-junio, pg 319.
8
Cuevas Castao, Jos Javier; Aspectos ticos y jurdicos del deber notarial de asesoramiento,
Deontologa Notarial, 1992, pg 919.

como esencia el inters estatal de conservar los derechos en la normalidad; y


legitimadoras que aseguran la plena eficacia pretendida, la seguridad jurdica de los
derechos adquiridos tanto en la esttica como en la dinmica de los mismos. El control
de la legalidad - as concebido- se enlaza definitivamente dentro del actuar complejo
del Notario con el principio de calificacin notarial.
En su dimensin tica, el asesoramiento es una fase previa al control de legalidad
jurdicamente asumido, porque es un control profundo y no meramente formal. En esta
fase el Notario maneja un conjunto de informacin y datos mucho mayores referidos a
deseos, motivaciones, causas, intereses; por tanto, debe abstenerse de recomendar como
asesor lo que luego no podra autorizar como fedatario. Hay una caracterstica que
define la dimensin tica del asesoramiento notarial: la imparcialidad que disea su
actuar como profesional del Derecho; imparcialidad que no es neutralidad y que
sustentan la independencia notarial y la libre eleccin de notario. Para ser imparcial el
Notario necesita estar y conocer, convivir para servir y, por ltimo, paciencia para
dedicar a cada cliente el tiempo que haga falta, para saber qu es realmente lo que
quiere, para cerciorarse de que ha entendido, para ser pedagogos de las voluntades en
lugar de fotgrafos de pluma o mquina de escribir 9. Otro de los contenidos ticos del
asesoramiento en las Actas es el deber de respecto a las personas y a su intimidad, tema
que tiene su espacio reservado ms adelante en este estudio.
En sntesis, los deberes apuntados son zonas interrelacionadas del algoritmo lgico que
conforma la funcin asesora del Notario. Esta funcin en las actas se encuentra - sin
dudas- matizada y naturalmente reducida en algunos tipos de actas; porque,
generalmente el asesoramiento notarial en las actas se limita ante la imparcialidad por la
presencia frente al rogante de un destinatario. En estas condiciones - rogante frente a
destinatario- no habr otra salida que limitar el asesoramiento en las Actas en cuanto
signifique poner por encima los intereses de uno en un clima litigioso en potencia. Por
tanto, tendr el Notario que asesorar limitadamente tambin al requerido o notificado,
informarle e indicarle el alcance de sus manifestaciones; pero no hasta propiciar el
descalabro de los fines de su rogante a quien tiene deber de asistir en su consecucin.

Idem, pg 931.

Mayores niveles de asesoramiento podrn apreciarse en Actas de calificaciones jurdicas


donde el Notario desbordar su ingenio incluso- creando nuevas actas, cuya funcin
social pueda llegar a ser jurdicamente aceptada.
La imparcialidad en las Actas.
En las actas, la imparcialidad de la que se ha hablado antes- adquiere tintes muy
particulares a consecuencia del requerimiento unilateral. La rogacin legitima el actuar
notarial imparcial que se convierte en lmite al asesoramiento en las actuaciones
prelitigiosas. Abonan esta limitacin las siguientes razones:
En tales condiciones no se debe prejuzgar.
La actuacin notarial no debe abordar el fondo del asunto porque las partes no
tienen una voluntad comn en ese sentido que legitime la funcin de dacin de fe.
As, el Notario deber ajustarse a lo que la Ley y los Reglamentos tienen concebido
para el caso en particular.
Ante una posicin de desigualdad y de conflicto de intereses el Notario debe afinar
su precaucin y la garanta que su funcin significa.
La imparcialidad - en actas ante situaciones de potencial conflicto de intereses- adopta
un contenido diferente segn se relacione el Notario con el requirente (rogante) o lo
haga con el requerido.
En la relacin Notario requirente, el primero tendr que cuidar los trminos del
requerimiento aceptado y no ir ms all de lo que el sujeto solicita, legitimar su actuar y
corregir las posibles decisiones precipitadas. Estas previsiones resultan muy importantes
para calificar la licitud de su actuacin, y para acotar la actividad notarial con lo que
se protege de las interferencias posibles en el fondo del asunto que provoca el conflicto
de intereses. Para ello, es a veces- conveniente solicitar minuta a la parte que requiere
los servicios notariales, aunque en otras ocasiones- la ley es clara en la determinacin
del contenido de la actuacin del fedatario.
Cuando el Notario entra en su actuar- a relacionarse con el requerido tendr como
pauta - en todo caso- que ste no est obligado a nada frente a l, por lo que no podr
obligar al requerido a realizar acto alguno, ni siquiera que le permita al Notario cumplir
con el requerimiento solicitado. El fedatario - en estos casos- deber hacer acopio de

ecuanimidad y no perturbar su conducta con el objetivo de impedir cualquier tipo de


coaccin que pudiera percibir quien es destinatario del requerimiento. As, este
destinatario deber ser convencido de la imparcialidad con que el Notario trabaja el
caso, insistindole en la ausencia de inters personal en el asunto. Quien recibe el
requerimiento conocer de inmediato el carcter de fedatario de quien acta y el
contenido que tendr tal actuacin, deber ser informado por el Notario de los derechos
que en virtud del requerimiento ostenta, desenvolvindose con absoluta libertad. Por
otra parte, el Notario en su relacin con el requerido se abstendr de ayudarle a frustrar
la pretensin del requirente, le asistir si pide consejo legal- en relacin con la
posibilidad de asesorarse con otras personas entendidas, en cuya asistencia no habr
mencin a recomendaciones sobre la conducta a seguir.
Las precauciones para garantizar la imparcialidad en las Actas culminan en su redaccin
y contenido. En cuanto al contenido, ste se ajustar rigurosamente a los trminos del
requerimiento, debe recoger ntegramente los dichos del requerido en relacin con el
tema sujeto a actuacin notarial, sin admitir la introduccin de nuevos asuntos a tratar
que impliquen un contrarequerimiento. Si de la redaccin se trata, el Notario se limitar
a recoger lo percibido o apreciado, cuidndose de no prejuzgar, traduciendo a trminos
jurdicos las expresiones del requerido y realizando una labor de resumen de los hechos
que afecten al tema con objetividad.
Es necesario precisar que aunque los trminos de la rogacin legitiman el actuar del
Notario en las Actas, el rogante no puede determinar la realidad que va a ser recogida
documentalmente; porque, an aceptado el requerimiento, si al momento de la
diligencia el Notario conoce de estos propsitos narrar en el Acta el hecho completo.
Puede concluirse entonces- que la determinacin del contenido y la redaccin del Acta
es atribucin exclusiva del Notario; atribucin que cumplir con total independencia de
las partes involucradas en el requerimiento.
El control de la legalidad en las Actas.
El control de la legalidad en las actas depende del tipo de acta, de la finalidad que se
pretenda y de los efectos que con ella se originan. Puede manifestarse en dos lneas
fundamentales:

Abstencin de actuacin notarial cuando el requerimiento sea contrario a las leyes, o


estn ausentes los requisitos necesarios para su eficacia plena, o se intente una mera
apariencia de legalidad.
E impedir la entrada en las Actas de actos que conllevan expresiones documentales
superiores como por ejemplo la escritura, y adems no desvirtuar el valor que, desde
el punto de vista del control de la legalidad, tiene el procedimiento - para el asunto
en particular- en cada Acta. De tal forma se cuidar el Notario de documentar un
requerimiento donde se manifiesten voluntades concordantes, o se recoja un
contrato oral; as como, de utilizar el procedimiento de un Acta para burlar la
regulacin jurdica de otra, o vulnerar los derechos y la cobertura legal que se ofrece
al destinatario de ella; por ejemplo, autorizando un acta de presencia por una de
requerimiento, negndosele la oportunidad al requerido de contestar.
El respeto a la intimidad y a las personas en las Actas.
El respeto a la intimidad y a las personas es un derecho fundamental reconocido por el
constitucionalismo moderno. Con tal fundamento, la actuacin notarial en materia de
Actas no puede desligarse de su observacin estricta.
En su relacin con las personas y ms si son terceras personas, el Notario deber cuidar
el respeto que les debe al entrar en domicilio ajeno, en lugares de acceso restringido,
donde necesitar siempre de la previa autorizacin para cumplir su funcin fedante,
eligiendo da y hora adecuados, dando a conocer su condicin de Notario y el objeto de
su presencia.
En las oportunidades en que se ponga en juego el respeto a la intimidad de las personas,
el Notario valorar la moralidad del acto, la ausencia de dao, y los intereses generales,
adems, el inters legtimo del requirente y la oportunidad del consentimiento del
interesado en su caso. Tales factores iluminarn el sentido jurdico notarial de lo
correcto - en situaciones de duda- autorizando el documento o negndose a redactarlo.
CUESTIONES DE TECNICA NOTARIAL EN LAS ACTAS. ESTRUCTURA
DOCUMENTAL.
La primera cuestin de tcnica notarial a tratar en materia de Actas es la cuestin de su
estructura documental.

Cuando se habla de estructura documental en las Actas la mencin se refiere a sus partes
componentes. La distribucin de las partes componentes de cualquier acta puede ser
realizada por el Notario convenientemente- de acuerdo con la situacin concreta que
se someta a su consideracin como fedante.
En cuanto a la extensin y formulacin de las actas no hay acuerdo en la doctrina
consultada. Es posible mnimamente- encontrar tres tendencias en la redaccin de
ellas:
El procedimiento de doble Acta: funciona cuando los Notarios extienden un Acta
con el requerimiento y otra contentiva de la diligencia practicada. Es imprescindible
si el requerimiento ha sido practicado ante otro Notario; en otros casos, no se
aconseja utilizarlo.
Procedimiento de Acta nica:

Es un procedimiento posible de utilizar por su

agilidad, aconsejable por razones de urgencia, o en supuestos no muy complicados.


Implica extender slo un acta que se redacta con el requerimiento primero, seguido
de la prctica de la diligencia despus, de modo que todo se encuentra en un solo
contexto que firman al final los interesados y el Notario.
Procedimiento de Acta nica con diligencias sucesivas: En tal procedimiento hay un
texto inicial que contiene la rogacin, y una o varias diligencias sucesivas
contentivas de lo practicado por el Notario en su virtud. Es la ms utilizada.
Este texto inicial que contiene la rogacin en cualquiera de los tres procedimientos
explicados- legitima el actuar del Notario en la prctica de lo rogado, cuestin por la
que resulta imprescindible diferenciarlo de la parte componente que se denomina
diligencia en la que radica el contenido esencial del instrumento.
La anterior afirmacin lgica hace decir a Rodrguez Adrados que quiz lo mejor fuera
en general- llamar al acta inicial simplemente rogacin y reservar para las
diligencias la denominacin de actas parece preferible hacer resaltar la esencia del
instrumento que, en general, reside en la diligencia y no en el acta inicial10 .
a) La rogacin en las Actas. Caractersticas y documentacin.
10

Rodrguez Adrados, Antonio; o.c, pg 12.

La rogacin en las Actas acta como presupuesto procesal legitimante de la prctica de


la diligencia debida. El Notario no podr actuar nunca sin previa rogacin; su poder
deriva del requirente y la imparcialidad esencial del Notario se lo impide. Entonces, la
primera caracterstica de la rogacin es su carcter previo.
Esta rogacin deber ser determinada. Las rogaciones imprecisas ofrecern oportunidad
a la ilegitimidad en el actuar notarial por constituir en definitiva- falta de rogacin
previa. Es imposible concretar posteriormente la rogacin en fase de diligenciaporque el requirente no podr ir diciendo poco a poco al Notario qu hacer constar o no
en el Acta.
La licitud es una atribucin imprescindible en la rogacin, definitivamente el Notario no
aceptar un requerimiento para presenciar un acto ilcito, ni podr consignarlo en Acta.
Sin embargo, se ha discutido mucho en la doctrina notarial espaola sobre el tema.
Criterios tan autorizados como el de Gimnez Arnau, Sancho Tello o Sanahuja
entendieron que las actas se referan a hechos presenciados por el Notario sin interesar
la licitud o no de los mismos, en todo caso, aceptaron que pudiera negarse el Notario a
levantar un Acta de un ilcito del requirente, pero nunca cuando el ilcito proceda de
otras personas. No obstante, ltimamente, figuras de reconocido prestigio como
Rodrguez Adrados y Gonzlez Enrquez entienden la licitud como principio en materia
de rogacin.
La licitud se exige no slo de la rogacin sino tambin de la actuacin notarial. Para
ello, el Notario deber cerciorarse siempre de que acta en la esfera extrajudicial de los
derechos, sin intromisiones en lo judicial o administrativo; examinar su competencia
territorial para el caso de que se trate, e impedir el paso al abuso de las formas
documentales, o a la creacin de apariencia de legalidad.
Por ltimo, el rogante debe demostrar al Notario inters legtimo en la consecuencia
jurdica que del hecho sometido a Acta se derive. La forma de demostrar tal inters y la
intensidad del mismo es lo que vara segn sea la situacin de que se da fe. Por tanto,
puede que sea meritorio dedicar espacio considerable en las Actas para acreditar el
inters legtimo del requirente, o puede que este espacio sea mnimo como en el caso de
aquellas en que slo se precisa la mera percepcin de cosas.

Concluida la caracterizacin de la rogacin es preciso detenerse en su documentacin.


La rogacin se recoge documentalmente en el acta que se denomina de requerimiento
inicial, de la que se ha dejado dicho no es la verdadera acta. Sin embargo, aunque es
imprescindible la rogacin previa, la documentacin de dicha rogacin puede ser
posterior a la percepcin de los hechos por el Notario. De tal forma, es perfectamente
posible una rogacin previa verbal que adquiera su faceta documental luego que el
Notario practique la diligencia debida. En dichas situaciones, la utilizacin del acta
nica, con nico texto, donde se entremezclan la rogacin y la diligencia es la ms
recomendada.
Rodrguez Adrados11propone una interesante pregunta al respecto: y si en la situacin
anterior de acta nica el rogante se niega a firmar porque el resultado del acta es
contrario a lo que l pretenda?. Se responde as mismo: el notario autorizar el acta y
no pasar absolutamente nada, porque la narracin del notario produce todos sus
efectos la rogacin es condicin sine qua non de la puesta en marcha de una
situacin que no puede iniciarse de oficio, pero no es condicin de su eficacia; el
Notario, supuesta la rogacin, es el protagonista.
Una cuestin a precisar en la expresin documental de la rogacin es la capacidad
necesaria en el requirente, si ser necesario afirmar su capacidad negocial o bastar con
la apreciacin de su capacidad de obrar. Partiendo de que el hecho, acto o circunstancia
de relevancia jurdica que acoge el acta no tiene carcter de acto jurdico, de acto
negocial, no sera preciso afirmar la capacidad negocial del requirente, ni del requerido
en su caso. En ese sentido se pronuncian Cmara y Rodrguez Adrados (quien cita al
primero):
La capacidad en sentido tcnico solo puede referirse a
declaraciones de voluntad. Y este tipo de actas (aquellas cuyo objeto
consiste en acreditar hechos que por su naturaleza no son actos
jurdicos) no contiene ninguna. La nica capacidad exigible al
requirente es la necesaria para solicitar la intervencin notarial
Debe estimarse, pues, que basta la capacidad de obrar general.12

Otra cuestin interesante sera averiguar la procedencia de la fe de identidad en las


Actas. Puede asegurarse de inicio que la identidad del requirente ser preciso en la
11
12

Idem, pg 68.
Rodrguez Adrados, Antonio; o.c, pg 70.

generalidad de los tipos de actas, porque - en vistas de la afirmacin de su identidadpodr aprovechar los beneficios que como prueba le aporte la autorizacin del
documento notarial solicitado. Por otra parte, como el rogante es quien requiere al
Notario, ste podr exigirle que se identifique; lo que no ser posible frente a los
destinatarios de la prctica de la diligencia debida.
La unidad de acto - que tanto se predica de las escrituras notariales- est ausente en las
actas por falta de consentimiento. Tampoco se observa generalmente- el principio de
unidad de contexto, salvo en las actas de texto nico. Las diligencias sucesivas
proliferan en esta materia.
En resumen, la documentacin de la rogacin se deja hecha con las caractersticas y
precisiones apuntadas que en cada tipo de acta se manifestarn con matices. Luego de
tal documentacin la legitimacin del actuar notarial en la fase de comprobacin de los
hechos est perfectamente otorgada. Resta una conclusin importante, la rogacin
legitima el actuar del Notario como se ha dicho- pero no limita la eficacia de la
diligencia comprobatoria.
b) La comprobacin en las actas.
Un principio bsico se enseorea de la redaccin en la fase de comprobacin de las
Actas y es aquel que advierte al Notario la necesidad de dejar suficientemente claro las
afirmaciones que han sido resultado de sus percepciones y las manifestadas por terceras
personas (requeridos, peritos, u otros). La narracin se har por orden cronolgico, cada
actuacin en un texto independiente y con autorizacin individualizada.
Para el completamiento de la descripcin que en las Actas ofrece el Notario algunas
legislaciones permiten la utilizacin de planos, diseos, fotografas, fotocopias. La
cuestin surge en la incorporacin de fotografas y la decisin sobre el procedimiento
notarial adecuado para hacerlo. Hay acuerdo en la doctrina espaola y argentina sobre el
tema. El procedimiento puede ser cualquiera de los siguientes:
Incorporar las fotografas al acta haciendo constar al dorso de cada una de ellas que
corresponden a las que el acta refiere.

Dejar constancia de igual particular en diligencia separada que firma el rogante en la


propia acta.
O autorizar un acta de recepcin de las fotografas que haga referencia al acta de
obtencin de las mismas.
Sin embargo, Rodrguez Adrados 13matiza la situacin en este sentido:
Lo dudoso es que el Notario pueda dar fe de la coincidencia de unas
fotografas con aquella realidad que tuvo a la vista hace unos das,
pero que no tiene a la vista ahora y de la que slo puede guardar un
recuerdo, limitado como es lgico a los rasgos fundamentales, sin
descender a detalles. El procedimiento adecuado parece que debe ser
el contrario; personarse el Notario ante la realidad con unas
fotografas previamente obtenidas y comprobar la coincidencia
exactade esas fotografas que ve, con la realidad que tambin ve, al
mismo tiempo y que puede mirar y remirar. La incorporacin de las
fotografas al protocolo puede hacerse en la rogacin inicial, o en el
acta de comprobacin.
Por ltimo, pueden predicarse del momento de documentar la comprobacin en las
actas los mismos principios que para la rogacin: no se hace imprescindible la unidad de
acto, ni de contexto, no se precisa la dacin de fe de conocimiento de las terceras
personas con las que el Notario interacta, y en general, no ser necesario su
identificacin y firma, establecindose procedimientos adecuados para garantizar la
efectividad de un acta en los casos en que faltare.
CLASIFICACION DE LAS ACTAS NOTARIALES.
Es posible hacer referencia a infinidad de situaciones que se documentan a travs de
actas notariales. En algunos casos, la legislacin as mismo lo deja dicho y a esas actas
se les denomina tpicas. Atpicas seran entonces- todas aquellas otras que autorizadas
por Notario cubren situaciones, hechos o circunstancias no dispuestas especialmente en
la ley.
Desde el ngulo de la actividad que desarrolla el Notario en cada una de ellas la
clasificacin se torna un poco ms complicada y por ello ms rica. Siguiendo a
Gonzlez Palomino14, pueden las actas contener una actividad pasiva del notario, o
13
14

Idem, pg 85.
Gonzlez Palomino, Negocio jurdico y documento, pg 25.

una actividad activa. Se refiere claro est- a existencia de actividad notarial en las
actas lo que reafirma- y cmo puede manifestarse en menor o mayor grado segn sea
el acta de presencia o de protocolizacin.
Desarrolla un poco ms esta idea Rodrguez Adrados en su libro ya citado y utilizando
como fundamento de clasificacin el mismo tomado por Gonzlez Palomino; es decir, la
actividad del Notario en las actas, las clasifica en actas de mera percepcin, actas de
manifestaciones, actas de control y percepcin, actas de hechos propios del Notario y
actas de calificaciones.
Vase el cuadro general de clasificacin integrada:

Tpicas: Cuando la ley


las reconoce de manera
expresa.
Por su reconocimiento

Atpicas: Cuando no

legal.

tienen

reconocimiento

expreso de la Ley.

Pasivas: Aquellas que


documentan

una

actividad

del

pasiva

Notario.
Clasificacin

de

las

Actas

Actas Notariales.

de

mera

percepcin.
Actas

de

manifestaciones.
Activas:
Por

la

notarial.

actividad

Las

que

documentan
actividad

una
activa

del

Notario.
Actas de control y
percepcin.
Actas

de

hechos

propios del Notario.


Actas
calificaciones.

de

ACTAS DE MERA PERCEPCION.


Las actas en que la actividad del Notario se califica como pasiva, especialmente las
denominadas de mera percepcin son la ms pura expresin del acta notarial y campo
en el que han proliferado todos los otros tipos de actas.
Ha sido muy criticada en la doctrina la calificacin de pasiva de la actuacin del Notario
en este tipo de actas15. Es cierto que la actuacin notarial - en dichas actas- pasa por la
indagacin, percepcin, interpretacin, comprensin, comprobacin y narracin de los
hechos acaecidos como mtodo para lograr la exacta captacin de la realidad y la
identificacin del objeto; ms, lo que resulta del todo insoslayable en ellas es la marcada
abstencin del Notario para formular juicios personales. El Notario ejercer en tales
casos su funcin de testigo pblico dador de fe y se cuidar de convertirse en perito, de
hacer deducciones, o incluir apreciaciones en que intervenga su subjetividad.
En fin, que la frase mera percepcin de hechos significa que el Notario tendr que
realizar la accin de percibir; o lo que es lo mismo, adquirir conocimiento por medio de
los sentidos de los hechos que ante l ocurran. Tal afirmacin implica dos acotaciones:
una, que en esta percepcin sensorial no se excluye la informacin obtenida por ninguno
de los 5 sentidos, pero el que resulta de primer orden es la vista, sin ella el Notario no
podr dar fe del resto de sus percepciones; dos, los hechos que ante l ocurran pueden
estar referidos a cosas o documentos, a personas o sus actos.
a) Actas de mera percepcin de cosas.
Son aquellas actas que narran la existencia material de una cosa (o de varias) y de ella
segn el caso- podr acreditarse su existencia o inexistencia en un lugar determinado,
quien detenta su posesin, su entrega, el lugar en que se encuentra, o el estado o
circunstancias que mantiene. Entre ellas, por ejemplo, las Actas de exhibicin de cosas,
de destruccin o inutilizacin, de inventario, y otras.
Imprescindible en estas actas es el tratamiento del lugar. Segn el caso, el Notario
tendr que advertir a las personas encargadas o dueas del lugar donde se requiera su
actuar (locales cerrados, privados,
15

tiendas y establecimientos mercantiles, domicilio

Muestra de ello lo son las monografas de Rodrguez Adrados, y Gonzlez Enrquez, ya citadas.

ajeno) de su condicin de fedatario pblico y de sus propsitos. Necesitar como es


lgico- de la autorizacin debida para entrar al lugar en tales situaciones. Otra dificultad
sera que los objetos que hay que describir estuvieran guardados en una caja de
seguridad, o en cualquier bal, o mueble cerrado; slo entonces con el
consentimiento del titular podr actuar el Notario.
Por el contrario, parece que el Notario no necesitar comunicacin, ni autorizacin
alguna si el lugar en que practica sus actuaciones es un escenario pblico.
b) Actas de mera percepcin de documentos.
Este tipo de acta notarial significa una intromisin en la competencia funcional de otros
funcionarios si se usa, por ejemplo, sobre los originales de documentos pblicos de
competencia ajena. Esta razn determina su prohibicin. Sin embargo, es perfectamente
posible sobre las copias o testimonios de aquellos documentos.
Las actas de mera percepcin de documentos pueden acreditar - entre otras cosas
posesin por persona determinada, lugar en que se encuentran, reconocimiento de la
propia firma puesta con anterioridad en un documento. Entre otros ejemplos pudiera
mencionarse el acta de cancelacin de condicin resolutoria de una letra de cambio, el
acta de protesto por falta de pago. Sin dudas, el Notario guardar en estos casos- las
mismas precauciones - en cuanto al lugar de la prctica de las actuaciones- que en las
actas de mera percepcin de cosas.
Si son actas de inutilizacin de documentos los efectos dependen de las legislaciones
internas de cada pas, pero internacionalmente se ha demostrado su vala en la
cancelacin de hipotecas en garanta de ttulos al portador, en la amortizacin por pago
o por compra de obligaciones en Bolsa, para cancelar las garantas ofrecidas en la
emisin de obligaciones de Sociedades Annimas, y otras.
c) Actas de mera percepcin de personas.
Estas actas exigen la identificacin de una persona, lo que implica un juicio del Notario.
La variedad ms conocida de este tipo de actas es el Acta de existencia o tambin
llamada Fe de vida. Acreditar la vida puede ser de inters no slo para la persona

misma, sino tambin para un tercero al que - por ejemplo- se le ha impuesto una
condicin que depende de la vida de aquella.
Igualmente los estados o circunstancias fsicas de la persona, su presencia en un
determinado lugar pueden ser objeto de mera percepcin; sin embargo, se recomienda
cautela en el actuar notarial ante el deber de respeto a los derechos al honor, la intimidad
personal y familiar y a la propia imagen que salvaguardan la Constitucin y las leyes
en todo caso- y especialmente cuando la persona que es objeto de percepcin y el
rogante no coinciden.
d) Actas de mera percepcin de actos humanos.
Son actas que acreditan como situacin ms frecuente- los actos del propio rogante y
las respuestas de otras personas a ellos: el caso de la intimacin al deudor del
cumplimiento de una obligacin sin fecha de cumplimiento, del protesto por falta de
aceptacin, y otras muchas situaciones parecidas.
Igualmente pueden contener la narracin de actos del rogante o de terceras personas,
siempre cuidando - en este ltimo caso- que est demostrado el inters del solicitante lo
bastante como para legitimar la injerencia en la esfera jurdica ajena. De lo contrario, se
negar la intervencin.
Este tipo de acta tiene un punto importante en comn con las actas de requerimiento u
ofrecimiento de pago; es - por ello- necesario conservar la identidad de unas y otras en
aras del principio de respeto a los tipos especficos de actas notariales. Las actas de
presencia (de mera percepcin) son la sabana donde nacieron y se moldearon
jurdicamente otros tipos especficos de actas como las citadas. Sera una paradoja
entonces- usar ahora el gnero para dar forma a situaciones ms especificas
quebrantando el equilibrio trazado por las leyes.
ACTAS DE MANIFESTACIONES.
En estas actas se documentan pblicamente declaraciones del rogante o de terceras
personas.

a) Actas de manifestaciones de terceros.


Cuando las declaraciones recogidas en el Acta son de terceras personas ajenas al hecho
del que se trata ocurrido en el pasado- se est ante un Acta de Referencia.
Aunque se discute en la doctrina su admisibilidad esta se funda en la limitacin de su
valor autntico, lo que significa que los testimonios efectuados ante Notario ostentarn
un mero valor probatorio.
En tales actas constarn las manifestaciones del declarante en ausencia de cualquier
intento de interpretacin notarial. El Notario advertir al declarante sobre el alcance
jurdico de sus manifestaciones, sobre su responsabilidad en caso de perjurio, prestando
- de dicha forma- la asistencia notarial debida por principio.
En la expresin instrumental de las actas de manifestaciones de terceros pueden
identificarse dos formas de obtener la declaracin pretendida:
Cuando tal declaracin se efecta directamente ante Notario donde rogante y
declarante coinciden en la misma persona. El acta tendr texto nico, no se precisa
por el declarante inters legtimo en el asunto al cual se refiere su declaracin y ser
identificado por el Notario como sujeto de instrumento; o,
Cuando tal declaracin se efecta indirectamente ante Notario, donde la condicin
de rogante y declarante no coinciden en la misma persona. Tambin en ellas suele
mantenerse la unidad de contexto, pero se estructura ste de forma diferente,
colocando la rogacin inicial y luego el texto referente al acta de manifestaciones
que sea. No resulta necesario en ellas la identificacin del declarante.
Un matiz especial tienen las actas de manifestaciones que conllevan a la notoriedad
testimonial argumentada por declarantes con cualidades especiales que les dotan para
manifestarse sobre el ambiente en que ocurrieron los hechos del que fueron parte o
sobre acontecimientos pblicamente conocidos. El Notario ante estas situaciones deber
informarse sobre si los testigos tienen efectivamente conocimiento del hecho
comprobado y de su real notoriedad, controlando las declaraciones efectuadas ante l y de tal forma -, asegurando la eficacia pretendida del Acta.

Caractersticas que la particularizan tiene el acta contentiva de manifestaciones de


Peritos. El Notario en relacin con la concurrencia de Peritos en el instrumento pblico
exigir su identificacin, titulacin, ausencia de inters legtimo en el asunto de que se
trata y le advertir sobre su responsabilidad por perjurio y acerca del valor jurdico de
sus manifestaciones.
El dictamen pericial podr ser ofrecido ante Notario, directa o indirectamente, con las
consecuencias fcticas y documentales que ya se dejaron dichas up supra, apareciendo
recogido en el cuerpo del Acta o en documento unido a la rogacin inicial.
Resulta imprescindible diferenciar el supuesto de hecho que recoge el Ata de
manifestaciones periciales, de aquel que se documenta en Acta de Presencia con
intervencin de peritos. En ste ltimo caso, la nota esencial de la intervencin del
perito resulta ser facilitadora en la apreciacin del hecho por el Notario; es decir, logra
que el Notario ample el espectro perceptivo a consecuencia de su participacin. Sin
embargo, en el Acta de manifestaciones periciales la labor del perito es esencialmente
tcnica, dictaminadora, profesional.
b) Actas de manifestaciones de parte.
El primer obstculo que se presenta en este tipo de actas es la consideracin en que se
tiene tal manifestacin de parte: como verdadera manifestacin de voluntad integrada al
documento, su forma de expresin jurdica; o, como simple hecho.
Ante esta disyuntiva la opinin ms generalizada concuerda en aceptar el Acta de
manifestaciones contentiva de una declaracin de voluntad de parte solo en los casos en
que resulten objeto de tratamiento notarial indirecto; es decir, la declaracin de voluntad
de parte entrar al documento a consecuencia de la prctica de lo rogado por el sujeto al
Notario, que en una actuacin compleja documentar como simple hecho tal
declaracin16.
No obstante, la legislacin notarial latina acepta sin distincin el Acta de Depsito, que
realmente no documenta el Contrato de depsito sino el hecho de la recepcin de la

16

En stos trminos Rodrguez Adrados, oc, pg 245, citando a Gonzlez Enriquez-Manrique-Molleda.

cosa por el Notario en tal concepto. A este tipo de actas que la legislacin notarial
reconoce como adecuada para determinados actos se les llama Actas Formales.
Entre los inconvenientes para documentar declaraciones de voluntad en Actas se
encuentran el principio de respecto a las formas documentales superiores. La escritura
pblica despliega mayor eficacia interpartes y frente a terceros y una prctica contraria a
tal principio creara confusin e inseguridad jurdica, tanto en la esttica como en la
dinmica de los derechos.
Ahora bien, no todas las manifestaciones de parte consisten en declaraciones de
voluntad. Existen otras declaraciones que acceden a la forma documental de Acta y en
ellas el Notario deber observar la capacidad del declarante para hacerlo sobre el hecho
en particular y la licitud de tal declaracin, abstenindose de actuar cuando el
manifestante centre su confesin en su participacin en hechos delictivos.
Entre las de su tipo se encuentran las Declaraciones juradas de ingresos y las actas de
manifestaciones que tienen la funcin de suplir la carencia de otros medios para
acreditar la cuestin de que se trate.
Hasta aqu el acercamiento a aquellas actas clasificadas dentro de las de actuacin
notarial menos intensa denominadas pasivas. Vase en adelante las que clasifican dentro
de las activas.
LAS ACTAS DE CONTROL Y PERCEPCION.
En este grupo de actas la actividad del Notario no est limitada nicamente a la
percepcin, sino que en ellas deber desarrollar una previa actividad de control, porque
el objeto de la percepcin es el resultado de un procedimiento cuya pertinencia es de
apreciacin notarial. El Notario en las actas de este grupo controlar - desde su
imparcialidad- la observancia de la legalidad en la obtencin del resultado que percibe.
Entre estas actas se encuentran- por ejemplo- las de Sorteo y Muestreo, las de
publicidad comercial, las de determinacin del saldo, las de Juntas, las de Subasta, y
otras que la legislacin interna de cada pas autorice.

En las Actas de Sorteo la actividad del Notario no consiste slo en recoger el resultado y
hacerlo constar pblicamente, sino que tendr que controlar que el certamen y la
eleccin hayan sido celebrados cumpliendo todas las reglas que para ello fueron
establecidas ya sean legales, fundacionales, contractuales, o fijadas por una oferta al
pblico- y adems que todos los participantes disfruten de igualdad de oportunidades
controlando en su caso- la participacin de los que deban concurrir y haciendo constar
la declaracin del rogante de que se encuentran la totalidad de las cartas recibidas, o las
bolas, o las papeletas, o cualquier otro signo que se utilice para efectuar el sorteo.
En el muestreo el Notario controlar la legalidad en la toma de muestras para acreditar
la calidad media, o las condiciones medias que interesan al solicitante y por ello
tambin le son aplicables las consideraciones anotadas anteriormente para el Sorteo.
La persona del rogante ante el requerimiento notarial en dichas actas se atribuye un
valor aadido porque colabora - con su declaracin- al control notarial en parcelas
donde aquel no alcanza, razn por la que instrumentalmente deber ser identificado y
calificada su capacidad representativa igual que si fuere un acto jurdico negocial.
La redaccin ser compleja pues la rogacin deber contener una exposicin de las
condiciones del muestreo o sorteo que contribuya a lograr los fines propuestos en la
eficaz publicacin del resultado percibido.
Las actas de publicidad comercial contienen las particularidades tpicas de dicha
actividad comercial que el Notario observar. La rogacin se caracteriza por su
precisin y nivel de detalle. El rogante ser identificado y apreciada su capacidad y
representacin.
Son necesarias estas precisiones por cuenta de la percepcin del objeto del acta que ser
el resultado de un proceso controlado por el rogante y que ste en cualquier momento
puede manipular. Para el control notarial sobre la veracidad del resultado y que no se
convierta en un acto de prestidigitacin en muchos casos- se solicitar por el Notario el
auxilio de peritos cuya seleccin recaer en el propio Notario. El principio de veracidad
en la publicidad es primordial, razn ms que suficiente para que la actuacin notarial
en dichas situaciones se asista del perito en aras de garantizar la eficacia del documento
fehacientemente autorizado.

Igualmente se manifiestan las caractersticas de actas de control y percepcin en


aquellas que contienen la determinacin del saldo de un crdito en cuenta bancaria. Es
dable que la legislacin autorice al Notario para comprobar en tales situaciones la
coincidencia entre el saldo que la certificacin de la entidad acreedora ofrece y el que
aparece en la cuenta abierta al deudor y adems, constatar que en la liquidacin la
entidad acreedora ha tenido en cuenta la frmula pactada para ello en el ttulo ejecutivo
del que se deriva; es decir, que se ha seguido el procedimiento para la fijacin del saldo
acordado en la escritura de crdito e incluso- comprobar si las cargas debitadas en
cuenta estaban as previstas en dicho documento. As, puede asegurarse la imparcialidad
notarial, el Notario no fija el saldo sino que controla la legalidad y correccin de la
determinacin practicada por el acreedor.
Una actividad de control mucho ms intensa cumple el Notario cuando es requerido
para redactar Actas de Juntas que segn la legislacin interna de cada pas se
manifestarn en uno u otro sentido.
Es preciso antes de continuar- definir el supuesto de hecho que contiene un Acta de
Junta. La rogacin de uno de los socios o comuneros al Notario para levantar Acta de
una Junta en que participa, es simplemente un caso subsumible en un Acta de mera
percepcin de hechos, en que el Notario podr realizar su comprobacin rogada luego
de comunicar a la Direccin de la Junta su condicin y propsito. La situacin fctica
que fundamenta el Acta de Junta es diametralmente diferente.
El Notario slo puede levantar el Acta de Junta cuando la rogacin sea formulada por el
rgano representativo de la propia Sociedad, Asociacin o Comunidad de Bienes,
porque as lo han decidido o estatutariamente se contempla. El control notarial
comienza con la comprobacin de la convocatoria, su autora, publicidad, antelacin,
legalidad y revisin del orden del da; sin embargo, se ciudar bien el Notario de
mantener la independencia de su funcin sin inmiscuirse en el papel del Presidente o
Secretario de la Junta actuada. En su redaccin el fedatario recoger el texto literal de
los acuerdos, los presupuestos de validez de su adopcin y de la constitucin de la Junta
y las reservas o protestas hechas por los socios asistentes.

Adems de ello, hay cuestiones como la fecha, lugar y hora de la reunin que alcanzan
especial significado en stas actas para comprobar as el cumplimiento de la
convocatoria librada al efecto, la redaccin deber precisar sobre la persona que resulta
Presidente de la Junta, identificarlo y dejar constancia del carcter y los poderes con que
acta, porque luego referir sus declaraciones sobre la constitucin vlida de la Junta,
informes de asistencia, aprobacin de acuerdos, las mayoras que as lo determinan, y
todo ello como parte del control de legalidad que el Notario ejerce en dichas
situaciones; asistido en ciertas cuestiones por el Presidente quien aporta datos que al
control notarial escapan, como por ejemplo, la asistencia real y el por ciento de capital
representado en ella. Sin embargo, el Notario no calificar la legalidad de los acuerdos
adoptados porque ello es de competencia social, salvo que sean constitutivos de delito
en que denegar la continuidad de su actuacin.
El Acta de Junta podr ser extendida en un solo acto, con unidad de contexto o con
diligencias sucesivas si la Junta se extiende por varios das.
Las Actas de Subasta tambin llevan implcita esta labor notarial controladora de la
legalidad del procedimiento. La rogacin ser especialmente protectora del rematante;
para ello el Notario se asegurar de la identificacin del solicitante interesado en la
subasta, apreciar su capacidad y representacin, contendr la descripcin de la cosa a
subastar, el estado de cargas, tipo de subasta, depsito previo, plazo para el rematante
constituir el depsito, posibilidad de segunda subasta, condiciones de otorgamiento de
la escritura en su caso, adems del anuncio de la subasta en la fecha y lugar de la
misma.
En la redaccin del acta el Notario har constar el cumplimiento de los requisitos de la
convocatoria, el acontecer del procedimiento acordado y la adjudicacin que hace el
rogante a favor del rematante y en su caso- las protestas o reservas presentadas por
otros participantes en la puja.
En la subasta notarial se atribuyen al fedatario funciones de control de la legalidad en la
enajenacin a favor del deudor o del dueo de la cosa pignorada. En Espaa por
ejemplo- se utilizan este tipo de actas tambin en ejecucin hipotecaria tanto mobiliaria
como inmobiliaria.

ACTAS DE HECHOS PROPIOS DEL NOTARIO.


El Notario, funcionario dador de fe, que asevera los hechos ocurridos ante l, tiene en
dicha funcin otra dimensin: la fe pblica alcanza adems- los hechos que el propio
Notario ha realizado en ejercicio de ella.
Legislativamente aparece esta doble dimensin de la fe pblica a partir del Cdigo
Italiano de 1942. Doctrinalmente ha sido comentada por varios autores; en especial por
Nuez Lagos17incluyendo entre los requisitos de la fe pblica que el autor el Notariovea un hecho ajeno o narre un hecho propio.
La fe pblica as concebida revoluciona el mbito de las Actas Notariales; porque, en
aquellas donde el Notario narra un hecho propio dar fe no slo de su percepcin
sensorial sino de su actuacin, de su produccin fctica.
En este grupo de actas que se caracterizan porque el hecho practicado por el Notario es
el meollo fundamental de la rogacin pueden agruparse las siguientes:
1. Actas de notificacin y de requerimiento.
2. Actas de Ofrecimiento de pago.
3. Actas de remisin de documentos por correo.
4. Actas de Protocolizacin.
5. Actas de Depsito.
Resulta de mxima necesidad dedicar un breve comentario a cada una de estas actas,
con el objetivo de resaltar sus peculiaridades.
Actas de notificacin y requerimiento.
Existe una evidente diferenciacin desde el punto de vista sustantivo entre estas actas.
Al notificar el Notario har saber al destinatario de la rogacin sobre algn particular
contenido en ella; al requerir, el Notario da a conocer el contenido de la rogacin que
incluye la adopcin de una determinada actitud por parte del destinatario.

17

Nuez Lagos, Rafael; La fe pblica, Revista de Derecho Notarial, julio-diciembre, 1957, pg 7-44.

En dichas situaciones, el Notario que no es una autoridad- no podr exigir en acta el


comportamiento solicitado, pero pienso que intimar si puede, porque el concepto de
autoridad o fuerza que la intimacin requiere no es precisamente el de autoridad o
fuerza pblica; sino, nace y se origina en la autoridad y fuerza que emana de la posicin
jurdica del rogante frente al destinatario de la misma, que le permite al Notario
inmiscuirse en la esfera jurdica del tercero para lograr construir con su actuacin la
prueba necesaria.
La legislacin notarial espaola explica esta dicotoma de contenido entre Acta de
notificacin y requerimiento de la siguiente forma:
Las actas de notificacin tienen por objeto dar a conocer a la
persona notificada una informacin o una decisin del que solicita
la intervencin notarial, y las de requerimiento - adems intimar
al requerido para que adopte una determinada actitud.
El espritu de la norma distingue los contenidos de lo que notarialmente se considera un
solo tipo de acta. El requerimiento es el continente, la notificacin el contenido. Su
procedimiento es uno, con matices, a consecuencia de las particularidades de la
rogacin.
El Reglamento de la Ley de las Notaras Estatales en Cuba reconoce como actas de
requerimiento aquellas que acreditan que el requirente bajo su responsabilidad
ejercitar sin fuerza coactiva- cualquier accin lcita o derecho; o, para que el
requerido diga, haga o deje de hacer algo.

La filosofa que sigue el legislador cubano al respecto concibe el requerimiento como


gnero del que participa la notificacin como especie 18 unificando el rgimen del
procedimiento extrajudicial que les asiste.
Otra cuestin que ha merecido espacio en los comentarios acerca de las actas de
requerimiento y notificacin es la posibilidad de documentar un hecho de carcter
requisitorio en forma de acta de presencia, en vista de la actitud notarial para ser
requerido a presenciar el acaecimiento de hechos o actos con relevancia jurdica. Ante
dicha situacin, el notario actuante tendr que armarse de principios como el respeto a
las formas documentales especializadas que dispone que la rogacin previa excluye el
requerimiento directo del requirente al requerido, para afirmar entonces- que es el
notario por ello- quien lo practica en la diligencia.
Indudablemente el razonamiento anterior se sustenta sobre el compromiso tico jurdico
del notario en la conservacin de la paridad entre los intervinientes del acta, que de
perturbarse entrara en irremediable contradiccin con la imparcialidad notarial
convirtiendo sta ltima en intil paradoja.
En la riqueza fctica que proporciona la actividad humana captada documentalmente
por notario puede imaginarse la posibilidad de que - en trmite de requerimiento
notarial y en vistas del consensualismo contractual dominante- un acta de este tipo se
constituya en prueba fehaciente de la perfeccin de un contrato, dado que la notificacin
es susceptible de contener una declaracin de voluntad, o una oferta contractual y sta
18

Los artculos 98, 99, 100 y 102 del Reglamento de la Ley de las Notaras Estatales dan fe de tal
aseveracin.
Artculo 98: Las actas que comporten una solicitud de requerimiento contendrn adems: a) El trmino
en que ha de practicarse el requerimiento; b) persona a que se ha de notificar o requerir; c) lugar en que
habr de practicarse la notificacin o requerimiento; ch) objeto de la notificacin o requerimiento; y d)
obligacin del Notario de hacer entrega de copia del documento al requerido.
Artculo 99: El Notario practicar las diligencias de notificacin a la persona designada por el
requirente y, en su defecto, a su apoderado, familiar o cualquier otra persona relacionada con el
requerido. El Notario practicar las diligencias de notificacin en cuanto las mismas sean factibles y en
la forma y dentro del trmino acordado. La diligencia de notificacin se extender en el mismo pliego en
que termina el acta y, si no fuere posible o faltare espacio, podr hacerse al margen o en documento
anexo.
Artculo 100: En todo acto de carcter requisitorio o de notificacin, la persona requerida o notificada o
quien legalmente la represente, tendr derecho a contestar el requerimiento o notificacin en el acto, lo
que el notario har constar en la propia acta o mediante diligencia de respuesta cuya copia entregar al
requerido o notificado.
Artculo 102: El notario no podr autorizar copia del acta de requerimiento sin que conste en ella la
respuesta que diere el requerido, si hiciere uso de ese derecho, a sin que haya transcurrido el plazo
indicado para que ste responda. Se excepta de lo regulado en el prrafo anterior, las copias que le
sean reclamadas al notario por el requirente bajo su responsabilidad, aunque no haya concluido dicho
plazo, para ejercitar cualquier accin o derecho. El notario har constar este extremo en la autorizacin
de la copia y en la nota de expedicin que ha de consignar en la matriz.

ser aceptada en diligencia de contestacin. Sin embargo, la doctrina se encuentra


totalmente de acuerdo en que resulta imposible considerar que tal contenido fctico
eminentemente contractual- convierta la expresin documental de acta en escritura
pblica.
En este anlisis juega un papel determinante la consideracin exacta de los dos planos
del instrumento pblico: el plano del acto y el plano del documento. En el plano del
acto, al manifestarse de modo concordante la oferta y la aceptacin sobre el objeto de
contrato, ste se perfecciona de derecho y provoca - como consecuencia jurdica- el
nacimiento de obligaciones para los contratantes exigibles interpartes; no obstante,
dicho contrato necesita de un reconocimiento frente a terceros plano documental- y es
en ese mbito, donde nace el efecto de publicidad que precisa en el caso de contratosde una escritura pblica cuando as lo dispone la ley- como forma de expresin
documental adecuada; independientemente, del efecto probatorio que cualquier otra
forma ejerza del hecho de la manifestacin concordante de la voluntad contractual.
En el plano documental, los argumentos en contra de la conversin de un acta
contentiva de un acuerdo contractual en escritura pasan adems- por el carcter de la
rogacin recibida por notario, que no podr ser ampliada, ni modificada por el
requerido. Los efectos de tal acta no sern en modo alguno los que el ordenamiento
legal asocia a la escritura pblica.
El efecto publicidad en las actas de requerimiento tiene dos elementos fundamentales a
tener en cuenta:
a) El conocimiento de los hechos por el notificado.
b) El oficio pblico del notario actuante.
En adelante, un anlisis detallado de cada uno de estos elementos fundamentales:
El conocimiento de los hechos por el notificado.
Es preciso dejar clara la finalidad del requerimiento o notificacin: que el destinatario
tome conocimiento del objeto de la rogacin.

Ahora bien, cuando la ley hace referencia al conocimiento por el destinatario no debe
traducirse como conocimiento efectivo, sino slo como posibilidad de conocer.
Entonces, la finalidad perseguida por la rogacin se logra si se coloca al destinatario en
aptitud de conocer la rogacin, siempre contando con su diligencia debida, situacin de
hecho que se deja totalmente consumada al presentarse la comunicacin en el lugar de
destino del requerimiento, cuya recepcin formal produce todos los efectos del
conocimiento efectivo del requerido, con la objetividad que la entrega obligatoria de
copia del acta le imprime. La mejor sntesis en ese sentido la ofrece Nuez Lagos 19: la
notificacin es un acto formalun acto real de entrega documental, dice.
As considerado, el conocimiento efectivo funciona entonces- slo como subsanador
de una notificacin defectuosa o no realizada, si logra probarse.
Por otro lado, la notificacin como acto formal implica la adecuacin de la rogacin y
como entrega real se asocia al hecho de la obligatoriedad para el notario actuante de
expedir copia al requerido o su representante, con precisiones sobre la persona, el lugar,
y el derecho de contestacin del mismo.
Segn el carcter y finalidad de la rogacin la notificacin ser sencilla o de las que
suelen denominarse notificaciones cualificadas. Ciertamente siguiendo la autorizada
voz de Antonio Rodrguez Adrados- la cualificacin de la notificacin implica
exigencias jurdicas con trascendencia documental como: afirmacin de la capacidad y
conocimiento del requirente por cuenta de la necesidad de conservar sus derechos, o el
ejercicio de sus derechos potestativos, o por cuenta de denuncias que abren para el
destinatario plazos preclusivos.
La rogacin del requerimiento contendr el trmino en que ha de practicarse el mismo,
la identificacin precisa de la persona a la que se ha de notificar, el lugar en que debe
practicarse la diligencia de notificacin o requerimiento solicitada, el objeto de esta
diligencia y la obligacin del notario actuante de hacer entrega de una copia del
documento al destinatario de la rogacin practicada por notario. Tales precisiones
permitirn al fedatario en funciones practicar la diligencia de notificacin en la persona
designada, o en su defecto en la persona de su representante, familiar o cualquier otra
relacionada con el requerido, diligencia que tiene su expresin documental en el acta y
19

Nuez Lagos, Rafael; Efectos sustantivos de las Actas Notariales, Revista de Derecho Notarial, abriljunio 1965, pg 35 y 36.

ser redactada por el notario en el mismo pliego en que termina la rogacin, al margen o
en documento anexo. Dicha diligencia de notificacin deber contener adems- la
advertencia del notario al destinatario de su derecho de contestar el requerimiento en el
acto, que en caso de ser usado har constar el fedatario en la propia acta o como
diligencia de respuesta.
Se hace necesario resaltar dos matices importantes. En el procedimiento notarial de
requerimiento el lugar acta como subrogado de la persona del destinatario y la entrega
documental se hace posible - por ello- no slo personalmente, sino tambin, con la
utilizacin del correo, siempre con la precaucin de observar la competencia notarial en
el lugar de destino del requerimiento, porque en otro caso tendra el notario que acudir
al exhorto notarial.
En cuanto al derecho de contestacin vale decir, que es potestativo para el notificado o
requerido por lo que podr ejercerlo o no, y en tal virtud, el notario deber advertir al
destinatario de ello y de sus consecuencias, protegindole y facilitndole el ejercicio del
mismo. Es de orden distinguir entonces- entre el derecho de responder al
requerimiento y el plazo indicado para que el destinatario responda; porque, el primero
atiende nicamente a la regulacin notarial que norme el procedimiento extrajudicial y
el segundo, puede corresponder a un plazo preclusivo determinado sustantivamente en
otra legislacin especial.
El oficio pblico del notario actuante.
La autora que ofrece el notario como funcionario pblico del acta de requerimiento
dota a esta de certidumbre y con ello de carcter de documento pblico y valor oficial al
firmar el original y su copia autorizada.
Este oficio pblico en materia de actas se caracteriza por la perfecta armona necesaria
por dems- entre el deber de asesoramiento y el principio esencial de imparcialidad
notarial. As el asesoramiento en actas de requerimiento o notificacin se concentrar en
la puesta a punto del requerimiento mismo para conseguir su ms perfecta validez y
eficacia jurdica; sin intervenir en el asesoramiento del destinatario sobre su estrategia
de respuesta que pueda destruir el inters jurdico del rogante, pero le asistir en el
conocimiento de sus derechos y de las consecuencias jurdicas de sus actos.

Actas de ofrecimiento de pago.


Entre las actas de hechos propios del notario puede reconocerse a las que documentan
un ofrecimiento real que ganan independencia de las de requerimiento por sus
peculiaridades sustantivas y especialidades formales, pues aqu la recepcin no es
privativa del destinatario del ofrecimiento; si no, que es el Notario mismo quien recibe
la cosa que va a ser ofrecida y en su caso- tales actas contendrn el hecho de la entrega
de ella al receptor final.
La rogacin tiene aqu un grado ms alto de complejidad, porque se har constar la
individualizacin o descripcin de lo que se ofrece, concepto y recepcin notarial que
implica una obligacin de custodia sin condicionamiento alguno. Adems, la entrega de
las cosas ofrecidas podr hacerse nicamente al destinatario determinado en persona o a
un representante legal o voluntario suyo, el cual ser sometido al juicio de identidad,
capacidad y representacin en su caso.
Actas de remisin por correo.
Estas actas de remisin por correo se encuentran muy difundidas en la prctica notarial
latina, como medio de acreditar el contenido del sobre. Las actas de remisin por correo
de documentos o paquetes postales harn constar el contenido de la carta, documento, o
paquete postal (podr insertarse el texto en la matriz, o incorporar fotocopia de los
documentos, o unir a ella copia idntica de la carta o documento que sea), la fecha de
entrega en la oficina de correos, la expedicin del certificado postal en su caso, y la
recepcin por el notario del aviso de recibo, actuaciones notariales que se redactarn en
diligencias sucesivas. En los documentos enviados por correo el notario ejercer el
control de la legalidad correspondiente segn la ley aplicable y asistir al remitente en la
correspondencia entre la finalidad perseguida y el tipo de acta que se interesa, dejando
constancia de su intervencin en la carta o documentos remitidos.
La manera de dejar constancia de la intervencin notarial puede ser diversa: por nota y
media firma, o poniendo el sello y la firma del Notario autorizante, no siendo admisible
en estos casos, por respeto a las formas documentales tpicas, la autorizacin de un acta

de mera percepcin donde el notario ve que el rogante remite por correo la carta que
transcribe en el acta, pero sin dejar constancia en ella de la intervencin notarial.
Es necesario diferenciar estas actas que pueden tener contenido requisitorio, de aquellas
de requerimiento que utilizan la remisin por correo para cumplimentar la diligencia de
notificacin al destinatario.
La rogacin en las actas de remisin por correo propiamente dichas slo puede ser
efectuada por el remitente, pero no es preciso identificar, ni emitir juicio de capacidad
del rogante, pueden ser interesadas por mandatario verbal, e incluso, segn opinin
difundida en la doctrina espaola, si en el propio texto de la carta se dice que se enva
por conducto notarial es innecesaria la comparecencia del rogante ante Notario. El
notario deber examinar su competencia; sin embargo, en estos casos ser competente
siempre que la oficina de correos se encuentre en ese mbito, se dirija la carta o paquete
postal a cualquier parte, pues en el lugar de destino no se practicar ninguna diligencia
notarial. Estas actas no tienen unidad de acto, generalmente se estructuran en tres
momentos: rogacin, remisin por correo, y recepcin del acuse de recibo; razn por la
cual tampoco tienen unidad e contexto, sino que el texto aparece redactado en
diligencias sucesivas. El destinatario de la carta no tiene derecho de contestacin en la
propia acta de remisin, pues aunque esta tuviera un contenido requisitorio, el
procedimiento notarial seguido es no idneo para contestar el requerimiento practicado
de tal forma.
Es as, que nunca podr practicarse un requerimiento notarial a travs de una remisin
por correo, pero un Acta de remisin por correo de contenido requisitorio probar eso
si- que el destinatario - con la recepcin- ha llegado a obtener un conocimiento de la
situacin con las consecuencias que ya se han dejado dicho up supra y de hecho se
habr logrado el fin que las actas de notificacin o requerimiento pretenden.
Actas de protocolizacin.
Las actas de protocolizacin de documentos son incluidas entre las actas que
documentan un hecho propio del notario, porque protocolizar es incorporar, pasar a
formar parte del protocolo de un notario, y ese hecho, nicamente el notario,
responsable por ley de la integridad y custodia de los protocolos, puede efectuarlo
vlidamente.

Puede afirmarse entonces- que las actas de protocolizacin recogen el hecho por el que
el Notario incorpora un documento al protocolo bajo nmero de protocolo propio y que
le corresponda por el orden de autorizacin. Importa hacer esta salvedad, porque la
incorporacin al protocolo puede alcanzarse por otras vas llamadas indirectas y que
tienen que ver con los documentos que se anexan a las matrices de otras actas o
escrituras

autorizadas

por

notario,

como

por

ejemplo,

fotografas,

planos,

autorizaciones, etc.
La protocolizacin de un documento privado no lo convierte en pblico; sin embargo, lo
somete a la denominada seguridad protocolar, a todas las normas y regulaciones que
afectan para su conservacin y custodia a las matrices que conforman el mismo. A
consecuencia de la protocolizacin el documento original no saldr nunca ms del
archivo notarial a que se somete y ser representado en lo adelante con copia autorizada
por Notario de dicha acta con expresin literal de su contenido.
Generalmente las protocolizaciones son utilizadas por la legislacin procesal interna en
expedientes judiciales de jurisdiccin voluntaria, o administrativos, se exige en algunos
casos para documentos expedidos en el extranjero, y pueden hacerse espontneamente
para evitar el extravo del documento, o dar autenticidad a su fecha por incorporacin a
registro pblico en el da que acredita suficientemente el acta.
Actas de depsito.
Este tipo de acta se agrupa entre aquellas que documentan un hecho del notario. El
hecho en cuestin en las actas de depsito- es la recepcin del documento, el dinero, o
el objeto, que se custodiar, guardar, conservar y devolver en su momento por el
notario a la persona designada en el acta.
La doctrina espaola20 -en general- entiende que la de depsito es un acta
documentalmente hablando- slo porque la legislacin notarial espaola as lo dispone;
pero, que indiscutiblemente su expresin documental como contrato que es y contienedeba ser una escritura.

20

Me refiero a voces autorizadas como Sanahuja Tratado de Derecho Notarial, Gonzlez Palomino
Negocio jurdico y documento, Cmara El Notario latino y su funcin, Gimnez-Arnau Derecho
Notarial.

No obstante, esta idea no resulta criterio unnime. Rodrguez Adrados21, por ejemplo,
explica la posicin del Reglamento notarial espaol de la siguiente forma:
Hay que tener en cuenta que el depsito es un contrato real, que se
constituye desde que uno recibe la cosa ajena con la obligacin de
guardarla y restituirlay que salvo pacto en contrario, es un
contrato gratuito y por tanto unilateral, del que no surgen
obligaciones

para el depositante. No parece absurdo, en

consecuencia, que la documentacin se contraiga solamente al


hecho de la recepcin de una cosa en depsito y por tanto en un
acta y no en una escritura- puesto que de este hecho derivan las dos
obligaciones fundamentales del depositario, la de guardarla, y la de
restituirla
El argumento a favor de la formalizacin en acta del depsito ante Notario, que esgrime
Rodrguez Adrados, resulta vlido incluso- para aquellas legislaciones que conforman
el contrato de depsito como consensual, oneroso o gratuito 22, porque en un contrato
consensual de depsito, si la entrega del mueble objeto del mismo no llegara a
realizarse, se extinguiran las obligaciones generadas para las partes si es oneroso- por
imposibilidad en la ejecucin del pacto. De tal manera, la recepcin de la cosa a
custodiar por el depositario viene a ser un hecho dentro de la relacin obligatoria
perfecta de depsito que abre la posibilidad de ejecucin de la misma al depositario,
nico obligado en caso de ser el contrato de custodia gratuito.
El acta de depsito notarial documenta la entrega del mueble objeto de custodia al
depositante; con ello, puede que se perfeccione el contrato de depsito o puede que
simplemente exprese la materializacin documental de una de las obligaciones
contraidas por el depositario, segn se reconozca o no por la legislacin interna el
carcter real del contrato de depsito.
Lo que resulta de recibo para cualquier interpretacin es que el Notario no podr
conformar en Acta de depsito un contrato de tal tipo en que reciba remuneracin por la
custodia. Tal contrato ser lcito, pero no podr ser documentado por el propio notario;
21

Rodrguez Adrados, Antonio; o.c, pg 191.


Es el caso del Cdigo Civil Cubano por ejemplo: Artculo 423: Por el contrato de depsito una persona
se obliga, onerosa o gratuitamente, a recibir, guardar, custodiar, conservar y devolver, un bien mueble
que le confa el depositante.
22

si no, por otro, a vista de la inhabilitacin para actuar como dador de fe que surge a
partir de su inters en el asunto.
La competencia notarial sobre estos asuntos de depsito manifiesta un carcter
eminentemente voluntario. Las legislaciones notariales que reconocen esta posibilidad
conceden la facultad notarial de establecer condiciones al depositante, que asume stas
como actos propios, no como obligaciones nacidas del contrato de depsito; y, no
pueden consistir como ya de ha dejado dicho- en remuneracin u otros derechos a
favor del Notario que autoriza el acta.
Otra cuestin que salta a la vista en las Actas de depsito es la finalidad que persigue el
depositante con la actuacin notarial que solicita. Generalmente, las legislaciones
notariales latinas le atribuyen consecuencias jurdicas de garanta o de custodia, aunque
evidentemente, y en la mayora de los casos, lo que se persigue son unos determinados
efectos documentales referidos a asegurar frente a terceros la existencia e identidad de
la cosa depositada en la fecha de constitucin del depsito, de su conservacin y
devolucin.
En los casos de depsitos en garanta de contratos, el Notario se cuidar de autorizar
otros que no se refieran a obligaciones surgidas de escrituras pblicas otorgadas ante l,
porque luego se ver en una disyuntiva sobre a quien entregar la cosa si no conoce a
fondo el contrato que se garantiza.
La obligacin de conservacin que asume el Notario depositario se traduce en esa esfera
con ms rigor en el caso de depsito de letras de cambio o ttulos valores, en los que
tendr la obligacin de impedir que se perjudiquen, asumiendo as las gestiones y gastos
de protesto en su caso.
Otra de las obligaciones del Notario ser la devolucin del depsito. Si se ha convenido
una condicin para la entrega sta deber ser suficientemente acreditada ante el Notario,
lo que es muy tpico en aquellos depsitos constituidos en garanta de obligaciones.
En cuanto a los aspectos documentales del Acta de depsito es preciso insistir en que
ella tendr un nico texto en el que se consignarn las condiciones impuestas por el
notario para la constitucin y devolucin del depsito, pudiendo ste fijar plazos y

lmites para la custodia, se identificar detalladamente el objeto depositado y en cuanto


a la devolucin del mismo- se redactar en diligencia al margen de la matriz del acta de
depsito, firmada por el Notario, el depositante, o por quien ostente su representacin
legal o voluntaria, sus causahabientes y por dos testigos. En la propia acta de depsito el
notario deber advertir al solicitante que si as lo considera conveniente -, para la
seguridad y conservacin del depsito, transferir su custodia a una agencia bancaria
contratando a su nombre caja de seguridad al efecto.
El rogante del acta ser identificado, al igual que el tercero, que deber comparecer en
los casos de depsitos constituidos bajo condicin convenida con l. El Notario, que no
es parte, intervendr como fedatario del acta solamente, aceptando la rogacin que se le
hace y documentando el hecho de la recepcin en las condiciones acordadas.
Por ltimo, en cuanto a la devolucin, sta ser posible por nota escrita al margen de la
matriz del acta en los casos en que se entienda con la misma persona del depositante o
con quien se haya previsto especialmente en el acta de depsito; sin embargo, si el
hecho de la devolucin se complica porque debe entenderse con personas representantes
legales o voluntarias del destinatario final del depsito, o sus causahabientes, ser
preciso diligenciarla independientemente en el acta de depsito, o en acta posterior con
mutua referencia entre ellas.
ACTAS DE CALIFICACIONES JURDICAS.
As se denominan a aquellas actas que contienen esencialmente un juicio que el notario
forma y emite acerca de la notoriedad del hecho, teniendo como precedente otras
actuaciones, que se identifican con otros tipos de actas (percepciones, hechos del
notario, manifestaciones).
Dentro de las actas de calificaciones jurdicas la ms importante resulta el acta de
notoriedad y por tal razn, a su tratamiento se dedican los comentarios siguientes.
El juicio notarial acerca de la notoriedad del hecho puede formarse a partir de una serie
de elementos probatorios y de diligencias notariales dirigidas unas, a probar el hecho y
otras, a que el notario forme su juicio de notoriedad. En ocasiones este juicio de

notoriedad es autnomo porque no existen otras pruebas del hecho en s, salvo que tal
hecho es pblico y conocido por todos.
La notoriedad es entonces- una cualidad en razn de la cual un hecho no necesita ser
probado por ser de pblico conocimiento en un determinado crculo territorial o de
personas. El acta de notoriedad persigue como fin salvar los lmites del carcter notorio
del hecho y convertirlo, en virtud del reconocimiento notarial, en conocido por todos, en
hecho pblico para la generalidad.
Como actas de notoriedad se tramitan dentro del notariado latino las actas de abintestato
y las de informacin para perpetua memoria. Se encuentran adems- en esta
clasificacin las actas de subsanacin de errores en documentos notariales. En ellas se
har constar el error, su causa y la declaracin que lo subsane. Este error, omisin o
defecto deber ser comprobado por los medios que el Notario exija (notario autorizante
del documento que se subsana u otro que lo sustituya) quien emitir su juicio acerca de
tal subsanacin, esencia misma de la actuacin notarial en estos casos.
Mencin aparte requiere los llamados Certificados Notariales que nacen a partir de las
actas de notoriedad y se desgajan de ellas ganando independencia formal en algunas
legislaciones del notariado latino. En estos documentos notariales se trata de hechos
cuya certeza le consta al Notario de ciencia propia por lo que responder en caso de
falsedad en sus afirmaciones. Entre ellos, las certificaciones de vigencia de leyes
nacionales, las legalizaciones de firmas que el notario conoce, testimonios por
exhibicin, certificacin notarial de traducciones, y otras segn la legislacin notarial
del pas que sea.
Hasta aqu el panorama sobre las particularidades de cada una de las actas clasificadas
en el esquema general.

VALOR PROBATORIO JUDICIAL Y EXTRAJUDICIAL DE LAS ACTAS


NOTARIALES.

La eficacia probatoria concedida al instrumento pblico en general, puede ser diverso


segn se admita una presuncin iuris et de iure de exactitud de cuanto afirma el notario,
o meramente una presuncin iuris tantum susceptible de prueba en contrario.
En este ltimo sistema existe una gradacin que va desde establecer lmites a a
posibilidad de impugnacin o revisin judicial del acto autenticado, hasta conceder al
juzgador la facultad de apreciacin libre de la eficacia probatoria del instrumento
pblico en su concurrencia con los dems medios de prueba admitidos en Derecho, lo
que no significa que la apreciacin judicial pueda desentenderse de los efectos de
eficacia que la ley concede y asocia a los documentos pblicos solemnemente
autorizados por Notario.
El instrumento pblico considerado en s mismo tiene pleno valor y eficacia interpartes
y frente a terceros, porque la intervencin notarial con el consiguiente apego y
cumplimiento de la legalidad crea en consecuencia- la certeza que legitima el
documento como expresin de un hecho, acto o circunstancia de relevancia jurdica en
el caso de las Actas.
As, la fuerza probatoria del instrumento pblico ampara las declaraciones y
afirmaciones que proceden del propio notario respecto de los hechos que puede y debe
comprobar con sus propios sentidos, no a los hechos que relata por el dicho de los
comparecientes. Esta fuerza probatoria del documento autorizado por notario se
extiende a:
1. La intervencin notarial.
2. La audiencia notarial entendida como presencia inmediata frente a Notario de los
comparecientes al acto en sentido general, incluyendo a los testigos, traductores,
etc.
3. Tiempo y lugar de autorizacin del documento.
4. Las circunstancias relativas al acto o hecho que se documenta siempre que
constituyan manifestaciones de realidad presenciadas por el fedatario.
En el caso de las calificaciones hechas por el Notario, no pueden ser incluidas en el
mismo rango de efectividad probatoria. Estas entraan una mera presuncin iuris
tantum en la esfera de legalidad del acto notariado y puede ser impugnada por el
ejercicio de una accin de nulidad. Entre las calificaciones notariales ms comunes se

encuentran: la capacidad jurdica de las partes, la identidad, la calificacin tcnica del


acto, la legalidad del acto y el juicio de suficiencia en la comprobacin del hecho
notorio.
Las actas en s mismas son consideradas como medios de prueba con las
particularidades dichas, pero en ocasiones implican la conservacin de derechos para el
solicitante, como por ejemplo, interrumpen la prescripcin de acciones, pueden colocar
a un deudor en mora, pueden hacer que se efecte el efecto compensatorio, que se
extinga una obligacin, etc. Son adems modos de ejercicio de los derechos en la
esfera extrajudicial, mediante ellas pueden ejecutarse un sin fin de derechos como el
tanteo y retracto legal, la opcin, la resolucin, la revocacin del mandato, la renuncia
del mandatario, la rescisin unilateral de un contrato, las denuncias que abren al
notificado un plazo preclusivo, los ofrecimientos de pago, o las actas de cancelaciones
registrales, etc.