You are on page 1of 10

Management Letter|

10.1

144

Pengertian
Management letter merupakan suatu surat yang dibuat oleh Kantor

Akuntan Publik (KAP), ditujukan kepada manajemen perusahaan yang diperiksa


laporan keuangannya (di audit), yang isinya memberitahukan kelemahan dari
pengendalian intern perusahaan (baik material maupun inmaterial weaknesses)
yang ditemukan selama pelaksanaan pemeriksaan, disertai dengan saran-saran
perbaikan dari KAP.
Dalam menjalankan kegiatan usahanya, KAP tidak diperbolehkan mengiklankan
kantornya atau jasa yang diberikan kantornya, karena jika hal tersebut dilakukan
berarti KAP tersebut melanggar Aturan Etika Kompartemen Akuntan Publik-IAI.
Salah satu cara untuk mendapatkan langganan (client) adalah bekerja sebaik
mungkin dalam memeriksa laporan keuangan suatu perusahaan, sehingga jika
perusahaan tersebut puas atas jasa pemeriksaan dari KAP, diharapkan manajemen
perusahaan akan merekomendasikan kepada teman-teman usahanya untuk
menggunakan jasa KAP tersebut.
Dalam hal ini Management letter merupakan suatu laporan tambahan dari KAP,
disamping laporan pemeriksaan akuntan (audit report), yang diharapkan dapat
memperbesar kepuasan langganan.
Diharapkan perusahaan akan senang jika diberitahu kelemahan-kelemahan dalam
pengendalian internnya beserta saran-saran perbaikannya. Jika pengendalian
intern bertambah baik, akan mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan atau
kecurangan dalam perusahaan.
Tujuan surat kepada manajemen (management letter) dimaksudkan untuk
memberikan rekomendasi akuntan publik untuk memperbaiki usaha klien.
Rekomendasi memusatkan pada saran untuk dapat beroperasi lebih efisien.
Auditor

menulis

surat

kepada

manajemen

karena

dua

alasan

untuk mendorong hubungan yang lebih baik antara kantor akuntan publik dan

Management Letter|

145

manajemen serta untuk menawarkan jasa pelayanan perpajakan dan manajemen


yang dapat disediakan kantor akuntan publik.
Menurut Whittington, dkk (dalam Agoes S, 2006 : 150), management letter adalah
suatu laporan kepada manajemen yang berisi rekomendasi untuk memperbaiki
kelemahan-kelemahan yang diungkapkan akuntan public setelah mempelajari dan
mengevaluasi pengendalian intern perusahaan. Disamping untuk menyampaikan
informasi-informasi yang bermanfaat kepada manajemen, management letter juga
membantu membatasi tanggung jawab akuntan publik seandainya dikemudian
hari kelemahan dalam pengendalian intern mengakibatkan kerugian bagi
perusahaan.
Standar pekerjaan lapangan yang kedua dari Standar Profesional Akuntan Publik
menyatakan :
Pemahaman yang memadai atas pengendalian intern harus diperoleh untuk
merencanakan audit dan menentukan sifat, saat dan lingkup pengujian yang akan
dilakukan.
Untuk mempelajari dan mengevaluasi pengendalian intern, akuntan publik bisa
menggunakan :
1. Internal Control Questionnaires
2. Flow chart (bagan arus dokumen) yang menggambarkan arus dokumen dalam
memproses suatu transaksi, dari awal sampai akhir dengan menggunakan
simbol-simbol tertentu.
3. Menggunakan narrative memo (penjelasan tertulis dari sistem dan prosedur
akuntansi).
Dari ketiga cara tersebut, akuntan publik akan mendapatkan suatu gambaran
mengenai pengendalian intern yang ada di perusahaan secara teoritis. Hal tersebut
masih harus dibuktikan lebih lanjut dengan melakukan compliance test (test
ketaatan), untuk mengetahui apakah transaksi-transaksi perusahaan diproses

Management Letter|

146

sesuai dengan sistem dan prosedur akuntansi yang dijelaskan dalam internal
control questionnaires, flow chart dan narrative memo.
10.2

Membuat Management Letter yang baik


Dalam membuat management letter, perlu diperhatikan beberapa hal

penting agar dihasilkan suatu management letter yang baik dan efektif.
1. Management letter harus tepat waktu (timely), sehingga perusahaan masih
sempat melakukan perbaikan-perbaikan dalam pengendalian internnya. Jika
management letter terlambat diberikan, kemungkinan besar kelemahankelemahan dalam pengendalian intern sudah mengakibatkan terjadinya
kesalahan dan kecurangan yang merugikan perusahaan.
2. Management letter harus berisi saran-saran yang bermanfaat dan bisa
diterapkan.
3. Komentar dan saran-saran dalam management letter tidak boleh merupakan
sesuatu yang SURPRISE (mengejutkan). Untuk itu, sebelumnya, konsep
management letter harus didiskusikan terlebih dahulu dengan manajemen
perusahaan dan bagian yang berkaitan dan dimintakan komentar dari
manajemen.
4. Management letter harus ditulis dengan menggunakan bahasa yang baik, halus
dan tidak menyinggung perasaan orang lain. Harus diusahakan agar walaupun
kita mengomentari kesalahan orang lain namun tidak sampai menyinggung
perasaan orang lain.
5. Kelemahan dan saran yang diberikan bisa diurut berdasarkan urut-urutan pos
neraca dan rugi laba (misalnya mulai dari kas, piutang, persediaan, dan
seterusnya) atau menurut hal-hal paling penting yang memerlukan perhatian
khusus dari manajemen dan perlu penanganan secepat mungkin.
6. Saran-saran yang diberikan harus disesuaikan dengan kondisi bisnis
perusahaan dan harus menunjukan kemauan baik kantor akuntan publik untuk
membantu pengembangan usaha perusahaan.
7. Pada bagian akhir management letter jangan lupa untuk mengucapkan terima
kasih kepada manajemen dan seluruh staf perusahaan, atas segala bantuan dan

Management Letter|

147

kerjasama yang diberikan mereka selama akuntan publik melaksanakan


pemeriksaannya.
10.3

Manfaat Management Letter


Management letter mempunyai banyak manfaat bukan hanya untuk klien

tetapi juga untuk KAP dan staf (anggota tim pemeriksa) dari KAP. Manfaat itu
antara lain :
1. Untuk klien
a. Dapat

mengetahui

kelemahan-kelemahan

yang

terdapat

dalam

pengendalian intern perusahaannya.


b.

Dapat mengambil tindakan-tindakan perbaikan untuk mengatasi


kelemahan-kelemahan tersebut, berdasarkan saran-saran yang diberikan
dalam management letter, sehingga bisa mengurangi kemungkinan
terjadinya kesalahan dan kecurangan di dalam perusahaan.

2. Untuk kantor akuntan publik


a. Mmenjadikan nama kantor akuntan publik menjadi bertambah baik,
karena disamping laporan pemeriksaan akuntan, juga memberikan
management letter yang sangat bermanfaat bagi perusahaan.
b. Jika manajemen perusahaan puas, tentunya akan menyarankan kepada
teman-teman bisnisnya untuk memakai jasa kantor akuntan publik
tersebut.
c. Jika teman-teman bisnis tersebut tertarik, tentunya akan menambah jumlah
klien (langganan) kantor akuntan publik.
3. Untuk staf kantor akuntan publik (anggota tim pemeriksa)
a. Jika klien kantor akuntan publik bertambah, tentunya kesejahteraan
pegawai dapat lebih ditingkatkan.
b. Mendapat banyak kesempatan untuk mempelajari pengendalian intern di
berbagai macam/jenis perusahaan.
c. Mendapat

kesempatan

untuk

management letter yang baik.

mempelajari

bagaimana

membuat

Management Letter|

10.4

148

Tugas dan Tanggung Jawab Anggota Tim Audit Dalam Membuat


Management Letter
Untuk menghasilkan management letter yang baik perlu kerjasama dari

seluruh anggota tim audit, mulai dari junior auditor sampai dengan audit partner.
Berikut ini akan dijelaskan tugas dan tanggung jawab dari masing-masing anggota
tim audit (dari kantor akuntan publik) dalam membuat management letter.
1. Asisten Auditor (junior staf) :
a. Sebagai petugas yang terjun ke lapangan (ke kantor perusahaan) setiap
hari, bertugas mengumpulkan data dan informasi yang terdapat dalam
pengendalian intern perusahaan, baik mengenai kebaikan maupun
kelemahan pengendalian intern.
b. Mendokumentasikan data dan informasi tersebut beserta photocopy bukti
pendukung dalam kertas kerja pemeriksaan, untuk ditelaah lebih lanjut
oleh senior auditornya.
2. Senior Auditor (pimpinan tim pemeriksa) :
a. Menelaah kertas kerja pemeriksaan yang dibuat asisten audotor, khususnya
yang berkaitan dengan informasi mengenai kelemahan pengendalian intern
perusahaan.
b. Mengumpulkan hal-hal yang bisa dimasukkan dalam management letter,
sekaligus menyusun konsep management letter.
c. Mendiskusikan konsep management letter tersebut dengan begian pajak
dan bagian management service dari kantor akuntan publik, untuk
mendapatkan komentar mereka dari segi perpajakan dan sistem akuntansi.
d. Menyerahkan konsep management letter kepada audit supervisor/manager
untuk ditelaah.
e. Setelah ditelaah oleh atasan, melakukan perbaikan-perbaikan yang
diperlukan.

Management Letter|

149

3. Audit Supervisor/Manager :
a. Menelaah dan mengedit konsep management letter, mengusulkan
perbaikan-perbaikan yang diperlukan kepada senior auditor.
b. Menyerahkan konsep management letter yang sudah diperbaiki, kepada
audit partner untuk ditelaah.
c. Setelah ditelaah audit partner dan diperbaiki (jika ada saran perbaikan dari
audit partner), mendiskusikan konsep management letter tersebut dengan
manajemen perusahaan.
d. Memerintahkan konsep terakhir management letter untuk difinalisasi.
4. Audit Partner :
a. Menelaah dan mengedit konsep management letter yang diterima dari
audit manager dan mendiskusikannya dengan audit manager dan (jika
perlu) dengan audit senior.
b. Mengembalikan konsep tersebut berikut saran-saran perbaikan (jika ada)
kepada audit manager.
c. Menelaah kembali konsep yang sudah diperbaiki, kemudian meminta audit
manager untuk mendiskusikannya dengan manajemen perusahaan.
d. Membahas dengan audit manager, hasil diskusi konsep management letter
yang telah dilakukan oleh audit manager dengan manajemen perusahaan.
e. Menandatangani management letter yang final untuk dikirimkan kepada
manajemen perusahaan.
Dari pembahasan-pembahasan di atas dapat ditarik beberapa kesimpulan :
1. Management letter merupakan suatu alat komunikasi antara kantor akuntan
publik dengan manajemen perusahaan yang diaudit, mengenai pengendalian
intern dan kelemahan-kelemahan yang terdapat dalam pengendalian intern
perusahaan.
2. Management letter merupakan dokumentasi tertulis mengenai kelemahan
pengendalian intern yang pernah dibicarakan dan disarankan perbaikannya
kepada klien. Sehingga jika di kemudian hari terjadi kecurangan yang

Management Letter|

150

merugikan perusahaan karena kelemahan pengendalian intern yang belum


diperbaiki, akuntan publik tidak bisa disalahkan.
3. Management letter bermanfaat baik bagi perusahaan yang diaudit, kantor
akuntan publik maupun staf kantor akuntan publik.
4. Management letter dapat merupakan iklan tidak langsung bagi kantor
akuntan publik.
5. Semua kantor akuntan publik harus membiasakan diri untuk memberikan
management letter yang baik dan bermanfaat bagi kliennya.
Menyusun Management Letter (Surat Pernyataan Manajemen)
Selama melaksanakan audit, auditor mengamati berbagai operasi dan organisasi
bisnis klien. Management Letter berisi rekomendasi-rekomendasi yang tidak
disyaratkan untuk dikomunikasikan dengan komite audit.
Rekomendasi tersebut biasanya berkaitan erat dengan usaha peningkatan efisiensi
dan efektifitas operasi perusahaan klien. Oleh karena itu, management Letter
menunjukan pelayanan yang diberikan auditor agar klien puas. Pelayanan ini
menunjukan adanya perhatian auditor terhadap kesejahteraan dan masa depan
klien.
Management letter dapat mencakup komentar atas :
a. Struktur pengendalian intern, yang bukan termasuk reportable condition.
b. Sumber daya Management seperti kas, persediaan dan investasi.
c. Masalah perpajakan.
Tanggung Jawab Setelah Audit
Tanggungjawab setelah audit (post audit responsibility) mencakup pertimbangan
atas :
o Peristiwa kemudian yang terjadi antara tanggal dan penerbitan laporan audit.
o Penemuan fakta yang ada.
o Penemuan prosedur yang dihilangkan.

Management Letter|

151

Merumuskan Pendapat Dan Membuat Draft Laporan Audit


Selama pelaksanaan audit, berbagai pengujian audit telah dilaksanakan auditor.
Pelaksanaan pengujian audit dapat dilaksanakan oleh beberapa auditor yang
menangani beberapa area yang berbeda. Pada setiap selesai dilaksanakannya
prosedur pengujian audit, staf yang melaksanakan prosedur tersebut diharapkkan
meringkas temuannya.
Berbagai ringkasan temuan tersebut, kemudian digabungkan dan dievaluasi untuk
menentukan pendapat yang diberikan atas laporan keuangan secara keseluruhan.
Proses ini biasanya dilaksanakan oleh partner, tetapi bisa juga dilakukan oleh
manager (manajer KAP) dan telah kembali oleh partner.
Sebelum mencapai keputusan pendapat yang final, auditor perlu berdiskusi
dengan klien. Auditor dapat meminta klien (manajer perusahaan) untuk
melakukan penyesuaian atau pengungkapan tambahan. Manajer perusahaan dapat
menyanggahnya dan mempertahankan posisinya. Apabila diskusi tersebut
menghasilkan kesepakatan bersama, auditor dapat memberikan pendapat wajar
tanpa pengecualian. Tetapi apabila diskusi tersebut tidak dapat menghasilkan
kesepakatan bersama, auditor dapat memberikan pendapat selain pendapat wajar
tanpa pengecualian.
Melakukan Penelaahan Akhir atas Kertas Kerja
Setiap kertas kerja telah ditelaah oleh supervisor. Hal ini dimaksudkan untuk
menilai kualitas pekerjaan yang dilakukan, bukti yang dihimpun dan kesimpulan
yang ditarik oleh pembuat kertas kerja.
Meskipun demikian, penelaahan tambahan terhadap kertas kerja perlu dilakukan
pada tahap akhir pekerjaan lapangan oleh anggota tim audit. Hal ini dapat
dilaksanakan oleh partner maupun manajer.
Manajer dapat melakukan penelaahan atas kertas kerja yang dibuat oleh senioar
auditor, maupun yang dibuat oleh asisten atau junior auditor yang telah ditelaah
oleh senior auditor. Partner dapat melakukan penelaahan atas kertas kerja yang di
buat oleh manajer, penelaahan atas kertas kerja lain yang dipilih.

Management Letter|

152

Berkomunikasi dengan Klien


Komunikasi oleh auditor dapat dilaksanakan dengan :
a. Komite audit
b. Management
Komunikasi yang dapat dilakukan auditor dengan komite audit adalah komunikasi
mengenai hal-hal yang berkaitan dengan struktur pengendalian intern klien, atau
mengenai pelaksanaan audit. Komunikasi manajemen dapat dilaksanakan melalui
manajemen letter (surat pernyataan manajemen).
10.6
o

Rangkuman
Management letter merupakan suatu surat yang dibuat oleh Kantor Akuntan
Publik (KAP), ditujukan kepada manajemen perusahaan yang diperiksa
laporan keuangannya (di audit), yang isinya memberitahukan kelemahan
dari pengendalian intern perusahaan (baik material maupun inmaterial
weaknesses) yang ditemukan selama pelaksanaan pemeriksaan, disertai
dengan saran-saran perbaikan dari KAP.

Dalam menjalankan

kegiatan

usahanya,

KAP tidak

diperbolehkan

mengiklankan kantornya atau jasa yang diberikan kantornya, karena jika hal
tersebut dilakukan berarti KAP tersebut melanggar Aturan Etika
Kompartemen Akuntan Publik-IAI.
o

Tujuan surat kepada manajemen (management letter) dimaksudkan untuk


memberikan rekomendasi akuntan publik untuk memperbaiki usaha klien.

Auditor

menulis

surat

kepada

manajemen

karena

dua

alasan

untuk mendorong hubungan yang lebih baik antara kantor akuntan publik
dan manajemen serta untuk menawarkan jasa pelayanan perpajakan dan
manajemen yang dapat disediakan kantor akuntan publik.

Management Letter|

153

Standar pekerjaan lapangan yang kedua dari Standar Profesional Akuntan


Publik menyatakan :
Pemahaman yang memadai atas pengendalian intern harus diperoleh untuk
merencanakan audit dan menentukan sifat, saat dan lingkup pengujian yang
akan dilakukan.

Untuk mempelajari dan mengevaluasi pengendalian intern, akuntan publik


bisa menggunakan : (a) Internal Control Questionnaires, (b) Flow chart, dan
(c ) menggunakan narrative memo.