PLANEACIÓN Y EJECUCIÓN DE PROYECTOS TECNOLÓGICOS

Ing. Gerardo Ibarra Aranda
Octubre 21, 2008
Gerardo Ibarra Aranda

Currículum resumido del Ing. Gerardo Ibarra Aranda

Es Ingeniero en Electrónica y Telecomunicaciones y egresado de la Maestría en
Administración por la Universidad Iberoamericana de León Guanajuato, México Ha sido conferencista en varios foros de temas tecnológicos entre los que destacan ³La robótica y sus aplicaciones en la vida cotidiana´, Panel ³Las tendencias de la mecatrónica´ en el ITESM León, ³Tecnologías de Información´ en la UDL Silao, ³La Ciencia al alcance de todos´ en Congreso Internacional de Cultura Científica y Cambio Social de Red de Popularización de América Latina y el Caribe, ponente en la Semana Nacional de la Ciencia y la Tecnología en sus ediciones del 2004 al 2008 Fue Director del proyecto de reconversión del sistema IMAX® a IMAX® 3D, con una inversión de 18 MDP del Consejo de Ciencia y Tecnología el Estado de Guanajuato (CONCyTEG) en el Centro de Ciencias Explora Fue responsable técnico de la primera etapa del proyecto ³Sala de la Innovación Tecnológica´ ante el CONCyTEG Fue gestor, administrador y enlace con diversas Secretarias Estatales y Federales para la ejecución de proyectos en el Centro de Ciencias Explora Fue participante en la revisión del Plan de Desarrollo de Ciencia,Tecnología e Innovación del CONCyTEG Profesor de 29 asignaturas diferentes de Ingeniería y Administración en varias Instituciones de Educación Superior (Universidad del Valle de Atemajac, Iberoamericana León y Universidad de León) Actualmente es Director de Operación y Servicios al Visitante en el Centro de Ciencias Explora Gerardo Ibarra Aranda

Gráfica de la relación Planeación ± ejecución ± tiempo ± solución de problemas
Escenario deseado

Escenario real

Tiempo

Solución de problemas

Planeación

Ejecución
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Inversión de recursos para solucionar problemas
Pocos recursos ‡ Cambio de idea ‡ Cambio en papel ‡ No se ha realizado Inversión alguna Recursos moderados ‡ Cambio en proyectos ejecutivos ‡ Algo de inversión ya ejercida ‡ Posible frustración del equipo de trabajo ‡ Posible retraso en tiempo de entrega Recursos altos ‡ Cambio en acciones ya ejecutadas ‡ Inversión ejercida considerable ‡ Retraso en tiempo de entrega ‡ Frustración del equipo de trabajo Problema a solucionar

Planeación

Ejecución

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¿QUÉ ES UN PROYECTO?

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Las organizaciones siempre ejecutan algún trabajo El trabajo siempre implica el desarrollo de proyectos operativos (tácticos) o de desarrollo (estratégicos) y siempre se traslapan unos con otros Tienen muchas características en común: ‡ Son ejecutados por personas que tienen tareas operativas y de desarrollo ‡ Restringidos por recursos limitados ‡ Se encuentran dentro de la planeación general de la empresa
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La principal diferencia entre los proyectos operativos y los de desarrollo es que los primeros son continuos y repetitivos y los segundos son temporales y únicos Así pues, se acepta comúnmente que los proyectos tácticos se conocen simplemente como ³operación diaria´ y a los proyectos de desarrollo como proyectos

Lo anterior podemos definir un proyecto como Una ³empresa´ temporal que sea crea con la finalidad de generar un producto o servicio único
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ESPIRAL DE DESARROLLO DE UN PROYECTO

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Implantación del proyecto Pruebas ³en campo´

Operación del proyecto Construcción ³en papel´

Diseño preliminar del proyecto

Primera evaluación

Replanteamiento de los requerimientos del proyecto Construcción final

Requerimientos del proyecto

Requerimientos de los subsistemas

Análisis de riesgos

Diseño conceptual del proyecto Pruebas del concepto Diseño físico

Diseño final Requerimientos adicionales

Segunda evaluación

Análisis del diseño (correcciones)
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FASES DE UN PROYECTO
100 Instalaciones casi completas Operación lista

A V A N C E S

Realización de contratos Decisión de arranque

(%) Fase I Fase II Fase III Fase IV

Viabilidad

Planeación y Diseño Manos a la obra

‡ Formulación ‡ Costeo y cronogramas ‡ Manufactura ‡ Estudios de ‡ Definición de contratos ‡ Reuniones de segui- ‡ Pruebas finales ‡ Ajustes finos miento factibilidad ‡ Planeación detallada ‡ Instalación y pruebas ‡ Diseño de estrategias Gerardo Ibarra Aranda

Inicio Operaciones

Temporal: Cada proyecto tiene un inicio y un término perfectamente definidos Llega a término cuando se han alcanzado los objetivos planteados al inicio del proyecto. Siempre son finitos y pueden durar desde unos cuantos días a varios años La mayor parte de los proyectos se llevan a cabo con el objetivo de crear resultados de larga duración Para lograr el objetivo final es posible que existan otros proyectos que se trabajan en paralelo (esto es lo más común en las empresas / instituciones que tienen buena planeación)
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La temporalidad de los proyectos también aplica a otras circunstancias como:  La ventana u oportunidad de mercado, esto es, alguna situación externa a la empresa que durará poco tiempo y que si no es aprovechada en el momento, se pierde« ‡ La renta de baños portátiles durante la ocupación de Paseo de la Reforma en la Ciudad de México a mediados del 2006 (Más de 85,000 pesos diarios se gastaron en baños) ‡ La venta de cámaras fotográficas durante la nevada en León el 13 de Diciembre de 1997
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Único: El producto o servicio es distintivamente diferente a todos los demás servicios o productos que ya operan en la empresa

Los proyectos se llevan a cabo en todo nivel de la organización y pueden ser: ‡ Individuales ‡ Multipersonales ‡ Interdepartamentales ‡ Intradepartamentales ‡ Interinstitucionales
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SELECCIONANDO UN PROYECTO TECNOLÓGICO
Resaltar sus ventajas Ofrecerlo y hacerlo notar


¿Genera valor al cliente ?

Maximizarlo

No

Eliminarlo No invertir recursos en él No

Minimizarlo

¿Es necesario?

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ADMINISTRACIÓN Y EJECUCIÓN DE PROYECTOS

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Es la aplicación de los conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los objetivos planteados El equipo de proyecto deberá lidiar con: Distintas demandas de alcance, tiempo, costo, riesgo y calidad Clientes (internos y externos) con diferentes necesidades y expectativas Requerimientos no siempre bien especificados

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FASES GENERALES DE UN PROYECTO
Proceso de iniciación: Elabora la propuesta inicial del proyecto; ³enamoramiento´ al cliente sobre las bondades de llevarlo a cabo Proceso de planeación: Define los objetivos y la selección de la mejor manera de llevarlos a cabo Proceso de ejecución: Coordina a las personas y los recursos para alcanzar los objetivos Procesos de control: Aseguran el cumplimiento de los objetivos del proyecto monitoreando, midiendo, corrigiendo o manteniendo el rumbo de las acciones del proyecto Procesos de cierre: Formalizan la aceptación del proyecto y lo llevan a un término satisfactorio
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GRAFICA DE ACTIVIDADES DE LOS MIEMBROS DEL EQUIPO DE PROYECTO Procesos iniciales Alto Proceso de planeación Ejecución Control del proyecto Proceso de cierre

Nivel de actividad

Bajo Fase inicial Tiempo del proyecto Fase final
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DESCRIPCIÓN DE LAS ETAPAS DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

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Integración del proyecto: Garantiza que los diferentes elementos que componen el proyecto estén adecuadamente coordinados  Alcances del proyecto: Garantiza que todo y sólo el trabajo requerido está incluido para lograr el éxito del proyecto  Administración del tiempo: Garantiza que el proyecto se lleve a cabo en los tiempos establecidos por el administrador  Administración de costos: Garantiza que el proyecto se llevará a cabo de acuerdo con el presupuesto aprobado  Administración de la calidad: Garantiza que el proyecto cumplirá con las especificaciones establecidas por el cliente que solicita el proyecto
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Administración del talento humano: Garantiza que las personas involucradas en el proyecto darán lo mejor de sí para completar el proyecto  Administración de la comunicación: Garantiza la apropiada generación, distribución, recolección, almacenamiento y disposición de la información del proyecto  Administración de riesgos: Describe los procesos relacionados con la identificación, análisis y respuesta ante los riesgos que tiene el proyecto  Consecución de recursos: Describe los procesos para adquirir bienes y/o servicios fuera de la organización para el éxito del proyecto

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Integración del proyecto ‡ Desarrollo del plan ‡ Ejecución del plan ‡ Control integrado del plan

Alcance del proyecto ‡ Inicio ‡ Planificación del alcance ‡ Definición del alcance ‡ Verificación del alcance ‡ Control de cambios del alcance Administración de la calidad ‡ Planificación de la calidad ‡ Aseguramiento de la calidad ‡ Control de calidad Administración del riesgo
‡ Planeación del riesgo ‡ Identificación del riesgo ‡ Análisis cualitativo ‡ Análisis cuantitativo ‡ Planeación de la respuesta al riesgo ‡ Monitoreo y control

Administración del tiempo ‡ Definición de actividades ‡ Secuencia de actividades ‡ Estimación de la duración de las actividades ‡ Desarrollo del programa ‡ Control del programa Administración del talento humano ‡ Planificación Organizacional ‡ Selección y contratación del personal ‡ Desarrollo del equipo Consecusión de recursos
‡ Planeación de las compras ‡ Planeación de la contratación ‡ Elaboración de las requisiciones ‡ Selección de las fuentes ‡ Administración de contratos ‡ Cierre o término de contrato
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Administración de costos ‡ Planificación de los recursos ‡ Estimación de costos ‡ Presupuestación ‡ Control de los gastos Administración de la comunicación ‡ Planeación de la comunicación ‡ Distribución de la información ‡ Informes administrativos ‡ Cierre administrativo

HABILIDADES CLAVE PARA LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

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Las habilidades de administración representan gran parte de la base para desarrollar las habilidades en la administración de proyectos iderazgo Establecer una dirección desarrollando una visión de futuro como las estrategias para lograr las acciones necesarias para alcanzar la visión Alinear a las personas. Comunicar la visión por medio de palabras y hechos Motivar e inspirar. Ayudar a las personas para que superen las barreras que el proyecto presente
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Comunicación: Implica el intercambio de información. El emisor es el responsable de que la información se clara, sin ambigüedades y completa. El receptor es responsable de asegurarse que la información se reciba completa y de que se ejecute correctamente

Negociación: Implica comunicarse de manera asertiva con otras personas para conjuntar sus acciones y las propias para la consecución del objetivo del proyecto

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Influenciar a la organización: Implica tener la habilidad para que las cosas se hagan

Solución de problemas: Requiere de dos pasos (1) identificar claramente el problema y distinguir entre los síntomas y las causas raíz. (2) Tomar decisiones con base en el análisis de las soluciones viables para después seleccionar alguna de ellas
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PRINCIPALES PROBLEMAS DE LOS INGENIEROS PARA ADMINISTRAR y EJECUTAR PROYECTOS

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Poca habilidad y tolerancia para trabajar en equipos multidisciplinares P r o d u c t i v i d a d

Equipos monodisciplinares

Equipos multidisciplinares

Tiempo

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Bajo conocimiento de las herramientas y técnicas para la administración de proyectos Técnicas Diagramas de Gantt Planes de negocio Diagramas de Ishikawa Planeación estratégica y operativa Administración del tiempo Mapas mentales y conceptuales Método de la ruta crítica (CPM) Evaluación y revisión de programas (PERT) Herramientas ‡ Project 2007 ‡ Primavera project planner ‡ Mind Manager
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Nulo conocimiento para la elaboración de contratos de prestación de servicios Las partes principales de un contrato son  Declaraciones de la identidad de la empresa  Definición de la actividad principal de la empresa  Declaración de la capacidad técnica, financiera y técnica para la elaboración del proyecto Objeto del contrato, ejecución y productos de servicio  Condiciones de pago  Periodo de cumplimiento  Relación de entregables  Rescisión de contrato, cambios e interpretación  Penalización en caso de
incumplimiento
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Capacidad de elaboración de documentos deficiente (Propuestas, reportes, manuales de operación y presentaciones del producto terminado)
Contenido de una propuesta o Mencionar características técnicas importantes o Incluir grandes etapas del proyecto y cronogramas o Programar visitas de inspección o Instrumentar reportes de avances y retroalimentación con el cliente o Desglosar los componentes principales del trabajo final o Si es posible, detallar precio por elaboración de módulos del proyecto total Manuales de Operación o Índice de contenido o Diagnóstico de fallas y solución de problemas comunes o Diagramas esquemáticos y eléctricos o Código fuente (si se negocia con el cliente) o Teléfonos de contacto en caso de emergencia o Listado de componentes (refacciones) y dónde adquirirlos
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Presentación de producto terminado o Elaboración de acta de entrega ± recepción o Programar capacitación con el personal operativo (cliente) o Entrega de póliza de garantía o Elaboración profesional de una presentación del producto o Explicación completa del funcionamiento (operativo no técnico) al cliente En todos los documentos que se presenten es muy importante cuidar la ortografía, la redacción y la distribución de la información
¡OJO!

El documento que elabora un ingeniero hace las veces de la bata con el médico. Si su apariencia es mala genera desconfianza en el cliente final
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Poca importancia a la investigación del mercado. Lo que el cliente quiere vs lo que ya existe en venta  No es necesario ³inventar el hilo negro´, hay que utilizar la tecnología disponible en el mercado  El papel principal del ingeniero debe ser el diseñar el proceso integrador del proyecto (mecánica, eléctrica, electrónica y algoritmos)  Al cliente le importa que el ³trique´ que compró funcione de acuerdo con sus especificaciones, siempre bien y a la primera  Para la Dirección de Mantenimiento es importante que las piezas que son reemplazables se encuentren fácilmente en el mercado (sean comerciales)

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PLANEACIÓN Y EJECUCIÓN DE PROYECTOS TECNOLÓGICOS

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