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Proceso Administrativo

El proceso administrativo es una metodologa fundamental para la aplicacin de la


administracin, de acuerdo a la definicin de Mnch es el conjunto de fases o etapas
sucesivas por medio de las cuales se efectu la administracin. (Mnch Galindo, 2011)
Existen diversos criterios acerca del nmero de etapas que constituyen el proceso
administrativo aunque, de hecho, para todos los autores los elementos o funciones de
la administracin sean los mismos.
Es fundamental para entender el proceso administrativo y a su aplicacin en las
empresas ver ambos elementos como sistema con objetivos determinados, que
funciona gracias a insumos, procesos productivos, productos (resultados), que se
autorregulan por la autoevaluacin continua de su funcionamiento, gracias a los
controles. (Hernndez y Rodrguez, 2008)
Dicho proceso permite al administrador, gerente, ejecutivo, empresario o cualquier otra
persona, manejar eficazmente una organizacin. Consiste en estudiar la administracin
como un proceso integrado por varias etapas, cada etapa responde a seis preguntas
fundamentales: qu?, para qu?, cmo?, con quin?, cundo? y dnde?;
interrogantes que siempre deben plantearse durante el ejercicio de la administracin y
que son conocidas como las preguntas clave de esta disciplina.

Figura 1 Fases de la Administracin. (Mnch Galindo, 2011)


Etapa / concepto

Importancia

Etapa / proceso

principio

Tcnica

Planeacin
Determinacin de
escenarios futuros
y del rumbo a
donde se dirige la
empresa, y de los
resultados que se
pretenden
obtener
para
minimizar riesgos
y
definir
las
estrategias para
lograr la misin
de la organizacin
con una mayor
probabilidad
de
xito.
Organizacin
Consiste en el diseo y
determinacin de las
estructuras procesos,
funcionales y
responsabilidades, as
como del
establecimiento de
mtodos y la aplicacin
de tcnicas tendientes a
la simplificacin del
trabajo.
Integracin

Seleccin
y
obtencin de los
recursos
necesarios
para
ejecutar los planes.

Comprende
recursos
materiales,
humanos
tecnolgicos
y
financieros.

Direccin
Es la ejecucin de
todas las etapas del
proceso
administrativo
mediante la
conduccin y
orientacin del factor
humano y el ejercicio
del liderazgo hacia el
logro de la misin y
visin de la empresa.
Control
Establecimiento de los
estndares para evaluar
los resultados
obtenidos, con el objeto
de comparar, corregir,
desviaciones,
prevenirlas y mejorarlas

Permite encaminar y
aprovechar mejor los
esfuerzos y recursos.
Reduce los niveles de
incertidumbre.
Permite hacer frente a
las contingencias.
Es un sistema racional
para la toma de
decisiones, evitando
las corazonadas.
Es la base para el
sistema de control.

Suministra los
mtodos pata que se
puedan desempear
las actividades
eficientemente.
Reduce costos e
incrementa la
productividad.
Reduce o elimina la
duplicidad de
funciones.

Divisin del trabajo

Jerarquizacin

Departamentalizacin.

Descripcin de
funciones

Coordinacin.

De la calidad de los
insumos dependen los
resultados: implica
una reduccin de
costos.
Correcta seleccin de
recursos humanos.
Especificacin de las
caractersticas,
cantidades y calidad
de los recursos.

Ejecucin de
actividades
Toma de decisiones
Comportamiento
actitudes y conductas
adecuadas
Influir guiar o dirigir a
grupos de trabajo.

Sirve para comprobar


la efectividad de la
gestin.
Promueve el
aseguramiento de la
calidad.
Protege los activos de
la empresa

Filosofa
Valores
Visin
Misin
Propsitos
Premisas
Investigacin
Objetivos
Estrategias
Polticas
Programas

Definicin de
necesidades y
requerimientos de
los recursos,
estndares de
calidad y tiempos.
Determinacin de
fuentes de
abastecimiento.
Eleccin de
proveedores.
Seleccin de
recursos de acuerdo
a estndares.
Toma de decisiones
Motivacin
Comunicacin
Liderazgo

Del objetivo

Unidad

Objetividad y
cuantificacin.
Del cambio de
estrategias.

Flexibilidad.

Retroalimentacin

Cumplimiento
de requisitos.
Proveedor
confiable.
Adecuacin
Calidad

Organigramas
Manuales
Diagramas de
flujos o de
procedimiento
Carta de
distribucin del
trabajo
Anlisis de
puestos

Recursos Humanos

Exmenes
psicomtricos

La entrevista

El anlisis de
puestos
Otros recursos

Cuantitativas

Cualitativas

Cualitativas

Grafica de Gantt

Anlisis FODA

Establecimiento de
estndares.
Medicin
Correccin

Va jerrquica
Tramo de
control.
Delegacin
Simplificacin
Unidad de
mando
Especializacin

Cuantitativas

CPM

PERT

Aprovechamient
o del conflicto
Resolucin del
conflicto
Del objetivo de
la supervisin
directa
De la va
jerrquica

Cuantitativas

Modelos
matemticos

Programacin
lineal

Estadstica

Camino critico
Cualitativas

Tormenta de ideas

Del phi

De la funcin
controlada
De las
desviaciones
Autocontrol
Excepcin

Sistema de
informacin
Graficas y
diagramas
Estudio de
mtodos
Indicadores
Control interno

continuamente.

Establece las medidas


para prevenir errores,
reducir costos y
tiempo.

Mtodos
cuantitativos

Fig. 1 Etapas, principios y tcnicas del proceso administrativo. (Mnch, 2010)

PLANEACIN

Es una fase de vital importancia del proceso administrativo, ya que el trabajo de las
personas est determinado por esta etapa. Acta como el programa operativo de una
computadora que gua y predetermina las operaciones dentro de ciertos parmetros
preestablecidos, dentro de sus funciones de la planeacin abraca tambin la estrategia
de largo alcance de una institucin y comprende las tcticas de mediano plazo de la
empresa. (Hernndez y Rodrguez, 2008)
Gran parte del xito de cualquier empresa depende de la planeacin, que puede
definirse como:
La definicin de escenarios futuros y la determinacin del rumbo de la organizacin,
para definir las estrategias, con la finalidad de lograr los objetivos con una mayor
probabilidad de xito. (Mnch Galindo, 2011)
Durante la planeacin se plantean y responden a las preguntas: qu queremos?,
quines somos?, hacia dnde nos dirigimos? As, con la planeacin se promueve la
eficiencia, se optimizan los recursos, las acciones y los procesos para lograrlo.
Entre diferentes autores principales definen a la planeacin como:
Reflexionar sobre la naturaleza fundamental de la organizacin y decidir cmo situarla o
posicionarla en el ambiente; determinar objetivos a corto y largo plazo; definir mtodos
de realizacin.
David R. Hampton
Goldstein define la planeacin como el proceso por el cual la direccin o staff directivo
de una organizacin, prev el futuro y desarrolla los procedimientos de las operaciones
necesarias para alcanzarlo (futuro).
LA planeacin es la seleccin de misin y objetivo, las acciones necesarias para
cumplirlos, tomar decisiones, elegir los cursos futuros de accin.
Harold Koontz

Planeacin es fijar cursos de accin a seguirse, estableciendo principios que los


orienten. Fijar la secuela de operaciones para realizarlos, determinar los tiempos y
nmeros necesarios para la realizacin.
Agustn Reyes Ponce

Planeacin estratgica

Presupuestos

Programas

Estrategias

Visin

Anlisis del entorno:


Premisas externas
Premisas internas
Fortalezas
Debilidades
Oportunidades
Amenazas
Benchmarking

Polticas

Filosofa

Misin

Objetivos

Figura 2 Proceso de Planeacin Estratgica. (Mnch Galindo, 2011)

En el anterior cuadro se puede observar que para el desarrollo de un plan es


indispensable contar con sistemas de informacin oportunos y confiables, ya que
mediante ellos es posible efectuar un anlisis del entorno, de las fortalezas y las
debilidades, de los riesgos y las oportunidades que pueden afectar el logro de los
objetivos. PRINCIPIOS DE LA PLANEACION (Hernndez y Rodrguez, 2008)
Entre mucho de las bondades de la planeacin podemos tener una distribucin ms
justa de recursos en razn de un plan; nos permite traducir la previsin y las estrategias
en planes de accin; fomenta la integracin de los recursos humanos y sobretodo
ayuda la direccin de la empresa.
Alguna de las desventajas que propicia la planeacin son el tiempo que se consume as
como los recursos, sin embargo, los gastos seran ms sino se planea; en ocasiones
los planes rgidos junto con directivos rgidos son generadores de paradigmas que

matan la creatividad y hacen que futuros cambios o planes generen ms resistencia.


(Hernndez y Rodrguez, 2008) DESVENTAJAS

ORGANIZACIN

Este elemento orienta la accin tcnica para dividir las funciones por reas,
departamentos y puestos; establece las jerarquas en trminos de autoridad lineal, staff
o normativa; fija las responsabilidades de cada unidad de trabajo y define la
comunicacin formal por medio de un organigrama. (Hernndez y Rodrguez, 2008)
La organizacin responde a las preguntas de. Quin lo debe hacer? De qu es
responsable? Cul es su competencia de autoridad en relacin a su funcin?
La estructura bsica de funciones de la empresa se compone de las siguientes reas:

Finanzas.
Produccin u operaciones.
Comercializacin o distribucin.
Recursos humanos.

La estructura de las reas funcionales es diferente en cada empresa y no debe


generarse una unidad de trabajo en razn de que otras cuenten con departamentos o
unidades determinados.
Algunos principios de la organizacin:

Principio de alineamiento con los objetivos.


Principio de tramo de control.
Principio escalar y de equilibrio.
Principio de primaca de la autoridad lineal sobre la asesora.
Principio de equidad y equilibrio en las cargas de trabajo.
Principio de delegacin.
Principio de unidad de mando y jerarqua.
Principio de divisin de trabajo.

La persona quien disee la estructura de la empresa debe tomar en cuenta los


siguientes elementos: el tamao y recursos de la empresa, cliente, producto y geografa
en donde opera, proceso, turno y unidades de negocio.

Las tcnicas bsicas de la organizacin son:

Descripcin de puestos: Unidad bsica de trabajo, indivisible, para organizar el


trabajo y las estructuras de una empresa.
Anlisis de puestos es el mtodo de segmentacin de las partes y elementos de
un todo, que permite comprender y reorganizar las funciones, los procesos,
plasmndolas en una descripcin de puestos.

DIRECCIN E INTEGRACIN

Mediante la integracin, la empresa obtiene los recursos idneos para el mejor


desempeo de las actividades de la misma. La integracin comprende recursos
materiales, tecnolgicos, financieros y humanos. (Mnch, 2010)
En caso de una nueva empresa, se llevan a cabo los trmites necesarios para su
apertura, los cuales varan de acuerdo con la localidad o el pas.
Aunque tradicionalmente se descuida esta funcin, tanto la experiencia como las
investigaciones demostraron que los insumos son uno de los aspectos ms importantes
para cualquier organizacin. Mediante la integracin, la empresa obtiene el personal y
los recursos para el desempeo de las actividades. (Mnch Galindo, 2011)
Si bien es cierto que todas las etapas del proceso administrativo revisen igual
importancia, es en la direccin donde se realiza todo lo planeado y se ejecutan
propiamente todos los elementos de la administracin, a tal grado que en muchas
ocasiones se confunden los conceptos administrar y dirigir. De hecho, al dirigir se
aplican todas las etapas del proceso administrativo y el xito de cualquier empresa se
deriva en gran parte de una acertada direccin. (Mnch, 2010)