You are on page 1of 4
Managementul timpului MANAGEMENTUL TIMPULUI 1. Analiza activitatii Am o imagine de ansamblu asupra activitatii mele? Imi cunosc prioritatile? Aloc timp pentru a-mi planifica sarcinile majore? Pastrez cu usurinta pasul cu sarcinile de serviciu? Imi administrez timpul de la birou pentru a-mi atinge obiectivele? Duc la bun sfarsit lucrurile inainte de a se transforma in crize? Imi planific timpul atat saptamanal cat si zilnic? Stiu ce trebuie sa fac inainte de a face efectiv? 2. Prioritizarea sarcinilor Prioritizarea se face mai intai dupa IMPORTANTA, apoi dupa URGENTA! O sarcina este IMPORTANTA daca: • Conduce la un rezultat • Sunt responsabil pentru indeplinirea ei • Neindeplinirea ei poate atrage consecinte negative O sarcina este URGENTA daca: • Are un termen limita • Nu suporta amanare • Timpul necesar / ramas pana la dead-line se apropie Gândiţi-vă în ce măsură urgenţa vă controlează programul de lucru. ………………………………………………………………………………………………………………………. Cum vă simţiţi când aceste situaţii, evenimente invadează pragramul vostru de lucru? ………………………………………………………………………………………………………………………. Gândiţi-vă la activităţile pe care le-aţi face dacă nu ar exista aceste sarcini urgente. ………………………………………………………………………………………………………………………. Puţini dintre noi îşi dau seama cât de puternic ne influenţează urgenţa în alegerile noastre: sună telefonul, intră cineva în birou şi ne întrerupe din lucru, un coleg îţi cere ajutorul intr-o problemă urgentă, se apropie o scadenţă. Urgenta ne face sa ne simtim stresaţi, constrânşi, epuizaţi sau dimpotrivă utili, importanţi si multumiti datorită rezultatelor imediate. A devenit o emblemă a prestigiului să fii ocupat, înseamnă că eşti important. De aici poate rezulta şi un sentiment de securitate. Situaţia se complică atunci când urgenţa se transformă în dependenţă: Am impresia că lucrez cel mai bine în condiţii de stres, Mă simt în largul meu când am de-a face cu o situaţie de criză. Dacă nu rezolv măcar o situaţie urgentă într-o zi simt că ziua a trecut fără rost. Problema este că cu cât avem de-a face mai mult cu urgenţa cu atât mai puţin avem parte de ceea ce este cu adevărat important. Asta pentru că lucrurile importante au tendinţa să nu acţioneze direct şi cu insistenţă asupra noastră. Departametul Training si Dezvoltare Page 1 Managementul timpului Pentru a întelege mai bine aspectele implicate de urgenţă şi importanţă putem analiza matricea de administrare a timpului. MATRICEA TIMPULUI URGENT Crize Deadline-uri NEURGENT Investiţie de timp Lucruri făcute la vremea lor “Fă acum!” “Planifică-le!” “Fă-le!” 2 IMPORTANT 1 NEIMPORTANT 3 Reactiv Întreruperi, Întâlniri 4 Fleacuri “Uită-le!” “Ignoră-le!” “Amână!” “Redirecţionează!” Explicatii: Cadranul 1 (urgent si important) Crize, probleme Client furios presante, scadenţe Termen scadent apropiate, întrevederi, Telefon de clarificare a unui pregătiri raport Intalnire cu un client care a acceptat în sfârşit să aveţi o discuţie Aici avem nevoie de timp, este locul unde producem, ne folosim raţiunea şi experienţa pentru a răspunde multitudinii de solicitari. Multe activităţi importante devin urgente pentru că le tot amânăm şi nu ne ocupăm suficient de organizare şi planificare. Dacă avem doua crize în acelaşi timp prioritizarea se face în funcţie de mărimea consecinţelor. Dacă sunt consecinţe egale, atunci se aplică regula primul venit, primul servit. Cadranul 2 (neurgent si Activităţi importante dar neurgente ce implica investiţie de timp şi dau rezultate pe termen lung important) Informare privind evoluţia Aici este locul unde ne facem pieţei de asigurări planuri, anticipăm şi prevenim Accesarea paginii Connect problemele, ne lărgim cunoştinţele pentru a te informa despre şi ne sporim abilităţile studiind şi proceduri, noi produse, dezvoltându-ne pe plan evenimente interne. profesional, ne pregătim pentru Crearea unui plan de acţiune întâlniri şi prezentări importante pentru realizarea unui sau dezvoltam relaţiile cu cei din obiectiv. jur (clienti, colaboratori, colegi). Consultanţă, discuţii cu colaboratorii pe diverse teme. Sporind timpul din acest sector ne sporim abilitatea de a acţiona. Ignorarea acestui sector duce la alimentarea şi lărgirea sectorului 1 şi implicit la stres, epuizare, adâncirea crizelor. Investind în acest sector restrângem cadranul 1. Planificarea, pregătirea şi prevenirea împiedică multe lucruri să devină urgente. Sectorul 2 nu acţionează direct asupra nostră, noi suntem cei care trebuie să acţionăm asupra lui. Departametul Training si Dezvoltare Page 2 Managementul timpului Cadranul 3 (urgent si neimportant) Lucruri urgente dar Apeluri telefonice (imi faceţi Sectorul amăgirii- zarva urgenţei neimportante şi mie legătura la..., te rog creează iluzia importanţei. imi dai şi mie numărul lui..., Activităţile sunt importante pentru te-am sunat să te întreb ce altcineva. zicea Directorul că trebuie să Pierdem o grămadă de timp în pregătim pentru şedinţa de acest sector răspunzând mâine ...) aşteptărilor şi priorităţilor altora. Oaspeţi ocazionali (un vechi coleg te vizitează). Redirectioneaza sau amână rezolvarea. Ofera o singura data ajutorul pe o anumita situatie si asigura-te ca nu se va mai repeta. Cadranul 4 (neurgent si Fleacuri, activităţi care nu sunt nici importante nici urgente neimportant) Activităţi recreative (discuţii despre dinamica relaţiilor interpersonale din companie – sau bârfele de birou, ce ai gătit în wk, reţete de prăjituri, discutarea ştirilor) Poate fi numit sectorul supravieţuirii după experienţele trăite în sectoarele I şi III. Deşi crează la început o senzaţie agreabilă vom descoperi în timp că este mai degrabă sectorul irosirii sau pierderii timpului. Dacă ar fi să plasaţi fiecare din activităţile din ultimele zile în cele 4 cadrane, în care aţi petrecut majoritatea timpului? ..................................................................................................................................... ............................. Analizează sectoarele 1 şi 3 (e uşor de crezut că dacă un lucru este urgent, este neapărat şi important; pentru a face diferenţa între aceste două sectoare trebuie să-ţi pui întrebarea dacă activitatea urgentă a contribuit la atingerea unui obiectiv important). 3. Planificarea activitatii Sa aveti o imagine de ansamblu presupune: - sa aveti un plan pentru urmatoarele zile; - sa stiti ce sarcini mari trebuie realizate; - stiti ce detalii sunt de reamintit; - cui trebuie sa-I trimiteti e-mail sip e cine trebuie sa telefonati; - stiti ce decizii trebuie luate - sa legati toate acestea cu obiectivele si rezultatele pe termen lung. Planifica atat pe termen scurt cat si pe termen lung (a planifica inseamna a economisi timpul) - formulati o lista a sarcinilor, activitatilor si termenelor limita in acord cu obiectivele; - prioritizati sarcinile (urgent / important); - faceti lucrurile cele mai importante atunci cand sunteti cel mai productiv pentru a rezolva problemele cu usurinta si a avea un randament sporit; - grupaţi sarcinile similare, stabiliţi un timp pentru gestionarea lor (emailuri, completare formulare) - planificati aceste activitati si stabiliti termene limita; - rezervati timp pentru sarcinile neprevazute; Departametul Training si Dezvoltare Page 3 Managementul timpului - nu amânaţi lucrurile, decideţi de fiecare dată ce aveţi de făcut în situaţia respectivă, cu lucrul respective. Duceti la bun sfarsit sarcini ce nu presupun o concentrare mare, daca nu va puteti concentra ( nu aveti dispozitia necesara, exista posibilitatea sa fiti interrupt, mai aveti 10 minute de lucru). 4. Organizarea biroului, documentelor, e-mail-ului Folositi tavite pentru documente in functie de criteriile urgentei si importantei si asigurati-va ca le rezolvati in ordinea stabilita. Aranjati-va dosarele / documentele dupa criteria generale, chiar in concordant cu obiectivele cheie si folositi separatoare colorate. Programati-va un calendar pentru a trece prin toate zonele biroului. Inbox zero – decideţi ce faceţi cu un email în momentul în care îl cititi (rezolvare, forward, arhivare, ştergere) Poveste Stephen Covey povesteşte despre un instructor care ţinea un discurs despre timp. La un moment dat, instructorul a spus: „Bine,e timpul să facem un test“. A scos un borcan mare, l-a pus pe masă şi l-a aşezat lângă o farfurie pe care erau nişte pietroaie de mărimea unui pumn. „Câte pietroaie credeţi că putem pune în borcan?“ a întrebat. După ce ne-am dat cu părerea, a spus: „Bine, să aflăm“. A pus un pietroi în borcan, după aceea unul şi încă unul. Nu îmi amintesc câte au încăput, dar borcanul se umpluse. Apoi a întrebat: „Borcanul e plin?“ Toată lumea a răspuns afirmativ. Acesta a oftat. A scos o găleată cu pietricele. A turnat din ea peste pietroaie, a scuturat borcanul şi acestea au intrat în spaţiile mari dintre ele. Apoi a surâs poznaş şi a întrebat: „Acum este plin borcanul?“ Ne prinsesem deja. „Probabil că, nu“. „Bine“ a replicat. A scos o găleată cu nisip. A turnat din ea în borcan, iar nisipul umplea spaţiile dintre pietroaie şi pietriş. S-a mai uitat o dată la noi şi ne-a întrebat: „E plin borcanul?“ „Nu,“ am răspuns cu tărie, într-un glas. A spus: „Bine!“ şi a turnat apă în borcan. Cred că a intrat cam un sfert de litru. Apoi a spus: „Ei, bine, ce am vrut să demonstrez?“ Cineva a spus: „Există şi momente moarte şi dacă te străduieşti, poţi să faci mai multe în această viaţă!“ „Nu“, a răspuns el. „Ideea e: dacă nu aţi fi băgat pietrele mari mai întâi, aţi mai fi putut să le introduceţi după aceea?“ Această poveste este un bun prilej pentru a reaminti că pietroaiele, cele mai importante sarcini, trebuie să fie introduse primele, altfel spaţiul disponibil se va aglomera cu sarcinile mai puţin productive. Pietricelele, pietrişul şi nisipul au importanţa lor, dar sunt foarte atrăgătoare şi ne pot da mult de furcă, încât nu vor mai avea timpul necesar definirii sarcinilor importante. Departametul Training si Dezvoltare Page 4