DENTAL RECEPTIONIST

DI PUSKESMAS
Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Tugas
Mata Kuliah Manajemen Kesehatan Gigi dan Mulut I

Oleh :
GESY MORFOSELA NUR FADHILAH
NIM. P2.06.25.0.15.016

PRODI D.III KEPERAWATAN GIGI

POLITEKNIK KESEHATAN TASIKMALAYA
KEMENTRIAN KESEHATAN REPUBLIK INDOENSIA
2015

LATAR BELAKANG
Puskesmas sebagai unit pelayanan kesehatan tingkat pertama dan terdepan dalam sistem pelayanan
kesehatan, harus melakukan upaya kesehatan wajib (basic six) dan beberapa upaya kesehatan pilihan
yang disesuaikan dengan kondisi, kebutuhan, tuntutan, kemampuan dan inovasi serta kebijakan
pemerintah daerah setempat. Puskesmas dalam menyelenggarakan upaya kesehatan yang bersifat
menyeluruh dan terpadu dilaksanakan melalui upaya peningkatan, pencegahan, penyembuhan, dan
pemulihan disertai dengan upaya penunjang yang diperlukan. Ketersediaan sumber daya baik dari segi
kualitas maupun kuantitas, sangat mempengaruhi pelayanan kesehatan.
Pada saat ini puskesmas telah didirikan di hampir seluruh pelosok tanah air. Untuk menjangkau seluruh
wilayah kerjanya, puskesmas diperkuat dengan puskesmas pembantu serta puskesmas keliling. Dalam
kehidupan sehari-hari di masyarakat, puskesmas belum dimanfaatkan secara maksimal, kebanyakan
penduduk di pedesaan kurang memanfaatkan fasilitas kesehatan modren yang ada dikarenakan
masalah terbatasnya fasilitas serta pelayanan.
Masyarakat memerlukan pengetahuan tentang kesehatan gigi. Dimana kesehatan gigi ini bisa kita dapat
di puskesmas, puskesmas, ataupun rumah sakit. Tapi, kebanyakan dokter gigi membuka sebuah
puskesmas sendiri. Dimana di puskesmas tersebut diisi oleh beberapa jabatan yaitu dokter gigi, perawat
gigi atau asisten dokter, resepsionis gigi, dan security puskesmas.
Saat pasien baru datang setelah bertemu dengan security maka pasien tersebut akan menuju tempat
dental receptionis. Disini resepsionislah yang berperang dalam membantuh dan memberikan informasi
kepada pasien tentang apa yang ada di puskesmas dan pelayanan apa yang bisa diberikan oleh
puskesmas kepada pasien.
Kerjasama antara dokter, perawat, resepsionis dan karyawan puskesmas yang akan menentukan citra
sebuah puskesmas dimata pasien dan masyarakat. Seorang resepsionis harus memiliki keterampilan
yang baik dan yang dibutuhkan untuk menjadi resepsionis, karena sekarang pekerjaan resepsionis
bukan hanya mengangkat telpon di mejanya saja. Zaman sekarang ini seorang resepsionis harus bisa
menguasai bahasa inggris sebagai alat komunikasi yang bisa mengangkat derajatnya dalam sebuah
puskesmas.

Pengertian Dental
Receptionist

Resepsionis adalah orang yang bertugas menerima pasien atau klien (baik itu klinik, puskesmas, rumah
sakit, hotel, bahkan kantor). Dental receptionist (resepsionis gigi) adalah icon penting yang merupakan
penentu berlangsungnya pelayanan. Resepsionis biasanya ditempatkan dibagian depan puskesmas, ini
bertujuan agar pasien yang datang mudah mengetahui cara yang mudah untuk mencari informasi dan
juga sebagai gambaran dari suatu puskesmas. Resepsionis adalah orang yang pertama kali bertemu
dan berbicara pasien atau klien, baik melalui telpon atau secara langsung dan memberikan pelayanan
awal bagi seorang pasien yang datang ke puskesmas. Resepsionis juga bisa menjawab pertanyaan
pasien, memberikan dokumen kepada pasien yang baru dan memberikan informasi mengenai
puskesmas dan pelayanan kesehatan gigi.
Pelayanan yang diberikan oleh resepsionis akan menunjang kelanjutan dari pemeriksaan di puskesmas.
Kerena pelayanan resepsionis akan ditanggapi oleh pasien sebagai awal dari pemeriksaan. Jadi ketika
pelayanan resepsionis baik maka seorang pasien baru bisa menjadi pelanggan tetap disebuah
puskesmas tersebut dan tentunya itu juga dipengaruhi oleh kemampuan atau skill seorang dokter gigi.
Seorang resepsionis harus bisa bekerjasama dengan resepsionis lain, pegawai atau kariyawan
puskesmas dan dokter gigi di puskesmas tersebut, sehingga bisa membuat pelayanan yang beik
terhadap pasien atau klien.

Syarat Menjadi Dental

Receptionist yang Baik
Citra puskesmas juga ditentukan oleh resepsionis, meskipun banyak juga faktor lain yang
menentukan. Tapi ketika pertama pasien melihat puskesmas dan berkomunikasi dengan
resepsionis. Resepsionis tidak hanya harus berwajah cantik, tubuh tinggi semampai, tetapi
juga pengetahuan, sikap yang matang dan perilaku yang baik dan benar. Jadi seorang
resepsionis harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :
1. Keterampilan
a Keterampilan teknis
b. Keterampilan pribadi
c. Keterampilan berkomunikasi
2. Pengetahuan
a. Pengetahuan umum
b. Pengetahuan khusus
3. Perilaku
4. Kepribadian

Tugas dan Tanggung jawab

Seorang Dental Reseptionis

Tugas dan tanggung jawab seorang dental reseptionis itu antara lain:
Menerima dan menghubungkan telepon masuk kepada pihak yang dituju.
Menghubungi nomor telepon yang ingin dituju atas permintaan-permintaan pihak terkait.
Menyampaikan pesan kepada pihak internal maupun eksternal bilamana yang bersangkutan
berhalangan untuk menerima memeriksa atau pemeriksaan tersebut dan mencatat pesan yang perlu
disampaikan.
Menerima kedatangan pasien dengan ramah dan sikap yang professional.
Mencatat dalam log book telepon masuk dan keluar.
Memberi bantuan petunjuk akan lokasi tempat yang diminta kepada para pasien.
Memberikan informasi berkaitan dengan puskesmas.
Memberikan bantuan kepada setiap pasien bila memerlukan.
Mendaftarkan pasien baru sesuai dengan peraturan puskesmas.
Membantu pasien untuk menyelesaikan segala bentuk dan dokumentasi yang diperlukan.
Mengverifikasi dan memperbarui informasi pasien.
Menginformasikan pasien prosedur puskesmas gigi dan kebijakan.
Memindahkan pasien melalui janji sesuai dengan jadwal.
Memasukkan semua informasi pasien yang relevan ke dalam sistem data.
Memelihara dan mengelola catatan pasien sesuai dengan peraturan privasi dan keamanan.
Merespon dan memenuhi permintaan informasi.

Lanjutan Tugas dan Tanggung jawab Seorang Dental

Reseptionis
Mengkonfirmasi janji yang akan datang dan ingat sesuai dengan peraturan puskesmas.
Cek jadwal janji sehari-hari.
Mengatur grafik pasien untuk janji hari berikutnya.
Mengisi pembatalan pelayanan atau pemeriksaan.
Mengatur rujukan ke spesialis medis lainnya.
Praktikum pengiriman tepat.
Mengumpulkan dan pembayaran penerimaan dari pasien pada saat pengobatan.
Menginformasikan pasien pilihan rencana perawatan.
Mengatur jadwal pembayaran dengan pasien.
Mempersiapkan formulir klaim untuk asuransi gigi.
Mengatur dokumen pendukung klaim asuransi.
Memantau dan mempertahankan persediaan perlengkapan puskesmas gigi.
Menjaga privasi pasien, kariyawan lain, dan dokter.
Menjalankan tugas resepsionis dengan baik.

Hal-Hal yang Harus

Diperhatikan oleh Dental
Receptionist
1.

2.

3.

4.
5.
6.

Jangan biarkan pasien menunggu terlalu lama. Perhatikan kepentingan-kepentingan

pasien. Jika orang yang hendak ditemui tidak ada atau sedang pergi, tanyakan apakah
dia bersedia menunggu.
Jangan mengunyah permen karet atau makana kecil saat menghadapi pasien atau saat
menerima telepon, (ketika anda sedang makan, orang di telepon seberang bisa
mendengarnya).
Sebaiknya anda tidak bergerombol dengan teman-teman anda di meja resepsionis,
apabila untuk keperluan yang tidak ada hubungannya dengan pekerjaan. Misalnya
membuka plastik dagangan, mengocok undian arisan, dan lain-lain.
Singkirkan pernak-pernik yang tidak ada hubungannya dengan pekerjaan dari atas meja
monitor komputer anda.
Jangan mondar-mandir di ruang pasien dengan sandal atau penampilan yang tidak rapi.
Jangan terlalu sering mengobrol atau bergosip dengan teman-teman anda.

Yang Harus Dikembangkan Oleh

Dental Receptionist Untuk
Puskesmas Yang Lebih Baik

1. Sistem Pengelolaan Pasien

a. Berkomunikasi yang efektif pada waktu menerima dan menangani pasien
b. Mencatat data pasien secara baik
c. Mengatur sistem perjanjian dan penjadwalan pasien
d. Memelihara hubungan baik dengan pasien/klien
2. Sistem Keuangan/Pembiayaan
e. Tariffing (penentuan tarif yang diperhitungkan secara cermat)
f. Sistem asuransi dan klaim
g. Sistem pencatatan pemasukan dan pengeluaran keuangan yang akurat.
3. Sistem Penataan Ruangan
a. Tata ruang harus dapat memastikan adanya sirkulasi udara yang baik
b. Sistem pembuangan limbah yang terjamin keamanannya
c. Tata letak perlengkapan dan peralatan yang memungkinkan pergerakkan yang
leluasa
d. Penggunaan dental unit, perlengkapan kantor seperti kursi dan meja yang ergonomis
e. Pengaturan area yang jelas antara area resepsionis, administrasi, ruang tunggu,
ruang sterilisasi, ruang alat dan bahan serta ruang perawatan dan lain-lain. Hal ini
harus dikembangkan guna menjamin kenyamanan dan keselamatan serta privacy
dalam bekerja.
f. Setiap ruangan puskesmas hendaknya didesain sebagai ruangan yang dapat
memberikan kenyamanan kerja, baik bagi operator maupun bagi pasien, hal ini
menyangkut tata warna, dekorasi dinding dan seterusnya.

Lanjutan Yang Harus Dikembangkan Oleh Dental

Receptionist Untuk Puskesmas Yang Lebih Baik
4. Sistem Informasi
a. Software registrasi pasien
b. Software keuangan
c. Software pengelolaan alat, bahan dan barang
d. Software perjanjian pasien
5. Tata Hubungan Kerja Dalam Organisasi
e. Selalu menjaga hubungan baik antar petugas (sejawat resepsionis, perawat gigi,
dokter gigi, dan lain lain)
f. Selalu bersikap profesional dan menjaga etika di lingkungan kerja
g. Membangun sistem penjadwalan pekerjaan yang adil (fair)
h. Senantiasa mentaati peraturan yang berlaku
i. Memelihara kebersamaan dan saling tolong menolong antara sesama petugas baik
lintas program maupun lintas sektor.

Lingkungan Karir Dental

Receptionist

Persyaratan keterampilan semua indikator yang baik dari jalur karir yang mungkin untuk
resepsionis gigi. Setiap keahlian, dalam kombinasi dengan pengalaman dalam praktek gigi,
adalah motif karir potensial. Keterampilan administrasi dan bisnis dapat baik membawa ke
posisi maju dalam manajemen dan administrasi puskesmas gigi besar, rumah sakit, dan
praktek swasta.
Ini posisi yang lebih tinggi baik dalam hal kemajuan karir dalam industri perawatan
kesehatan pada umumnya, dalam banyak kasus. Pengalaman di sektor pelayanan
kesehatan merupakan kebutuhan utama untuk posisi yang lebih tinggi, khususnya dalam
manajemen dan administrasi, di mana masalah teknis dalam perawatan kesehatan sangat
terkait erat dengan kompetensi yang dibutuhkan untuk peran yang lebih tinggi.
Keterampilan organisasi yang terlibat dalam praktek gigi adalah pelatihan yang baik untuk
posisi yang lebih tinggi di dasar peran resepsionis/administrator, juga, dan dapat
menyebabkan pekerjaan dengan gaji yang lebih tinggi dengan praktek besar mencari staf
yang berpengalaman dengan referensi yang baik. Pada tingkat yang lebih tinggi,
pengalaman praktis ini juga diterjemahkan ke dalam peran pelatihan bagi supervisor dan
manajer.