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DEFINICION DE CONTABILIDAD HOTELERA.

La contabilidad hotelera es un rea del conocimiento gerencial que se ocupa


de recopilar, registrar, clasificar, resumir y analizar informacin expresada
en trminos monetarios, sobre las operaciones mercantiles del hotel con el
fin de interpretar los resultados econmicos y financieros de la empresa que
facilite la toma de decisiones de la gerencia. Por consiguiente, los gerentes
a travs de la contabilidad podrn orientarse sobre el curso que siguen sus
negocios mediante datos contables y estadsticos. Estos datos permiten
conocer la estabilidad y solvencia del hotel, la corriente de cobros y pagos,
las tendencias de las ventas, costos y gastos generales, entre otros, de
manera que se pueda conocer la capacidad econmica y financiera de la
empresa.

Principales cuentas y movimientos por reas bsicas


hoteleras
Introduccin:
En el proceso contable la recopilacin de informacin se realiza dentro de
las reas bsicas hoteleras al resumir los documentos Fuentes elaborados
en cada departamento, en registro o reporte que se proporcionan a los
ejecutivos y al departamento de contabilidad.
En esta unidad se presentan las distintas reas del hotel con la informacin
que generan y que posteriormente formara parte de los costos financieros.
Definicin de las reas bsicas hoteleras:
Como el nombre lo indica, la divisin de la organizacin del hotel se puede
realizar por funciones, por resultados, por responsabilidades, por centros de
costos, etc..
Las reas bsicas hoteleras son;

-Habitaciones
-Alimentos y bebidas.
-Telfonos
-Lavandera y tintorera
-Almacenes
-Ventas
-Personal y seguridad
-Mantenimiento
-Contabilidad y finanzas

Reporte informativo de cada rea;


Al departamento de contabilidad debe entregarse
informacin de las operaciones de cada departamento.

diariamente

la

Habitaciones: el responsable funcional de esta rea y el responsable del


rea contable especificaran el formato que debe emplearse a la persona
responsable de la elaboracin de acuerdo con la organizacin y tamao del
hotel.
Alimentos y bebidas: es conveniente que cada cajero elabore este reporte
segn el turno que le corresponda.

Telfonos: es conveniente que cada operador elabore este reporte segn el


turno que le corresponda.
Almacn;
a) Mercanca recibida: este reporte debe elaborarse diariamente y una
copia debe llegar al departamento de contabilidad, pero no para
contabilizarse directamente, sino como medida de control dentro del
sistema contable.
b) Salida del almacnese reporte lo elabora diariamente el personal de
almacn y se debe anexar una copia de cada una de las notas de
salidas.
c) Personal: el departamento de la elaboracin de las nominas o pagos
de sueldo y salarios a los trabajadores de los diferentes
departamentos, es normalmente tambin el responsable de la
determinacin de los impuestos y de las aportaciones de seguridad
social que correspondan, por lo que semanal, quincenal y
mensualmente deber solicitar, mediante el documento respectiva, la
expedicin del cheque que cobra esas obligaciones.

Asientos contables mas frecuentes: en base a las operaciones realizadas en


cada rea bsica del hotel y informacin generada por cada una, el
departamento de contabilidad realiza la clasificacin contable de los datos
recopilados, dicha clasificacin se realiza mediante los documentos
contabilizadores que cada hotel elija; el sistema de comprobante de diario y
cheque es el mas comnmente aplicado.
Comprobante de diario mas frecuentes: todas las operaciones del hotel que
tengan una repercusin econmica, pero que no requieran la elaboracin de
un cheque, solicitaran que se elabore un comprobante de diario.
Por servicios prestados por el hotel que han sido pagado o cuyas
cuentas permanecen en la recepcin del hotel segn los reportes de
ingresos resumidos.
Por la liquidacin de las cuentas a cargo de los huspedes o por
pagos parciales a las mismas.
Por los pagos parciales o totales que hacen las compaas que
representan estos medios de crdito.
Por la cantidades recibidas de los clientes para garantizar la
prestacin de algn servicios
Por las remesas recibidas de artculos que por su naturaleza deben
almacenarse, segn el reporte diario de mercadera recibida y sus
facturas.
Por las salidas diarias de los almacenes, segn reporte diario y los
vales correspondientes.
Comprobantes de cheque: preferentemente los pagos de bienes y servicios
adquiridos por el hotel, debern realizarse mediante cheque nominativos a
favor del vendedor o prestador del servicio. A cada comprobante de cheque
le corresponde un asiento contable, pero que aqu solo se presentan los ms
frecuentes.

Por pagos de las compras al crdito para el almacn como para otras
reas.
Por el entero mensual de impuesto al valor agregado determinado en
el departamento de Contabilidad.

Costo para reas bsicas hoteleras


Gastos asignables simultneamente a varias reas bsicas hoteleras
Los ingresos que se obtengan en cada rea del hotel deben compararse con
los costos y gastos que hayan propiciado la generacin de dichos ingresos,
con el propsito de precisar la utilidad o prdida de cada rea.
Adems de los reportes ya sealados en las unidades anteriores se requiere
que las erogaciones que afectan a varios departamentos sean prorrateados
adecuadamente.
Costos de reas que obtienen ingresos
Tradicionalmente el costo representa el importe de los elementos
involucrados de manera directa en la fabricacin de un producto .
Formulas:
rea de habitaciones: estas se determinan mensualmente.

rea de alimentos:
Costo total del platillo = ingredientes diversos (materiales directos) + mano
de obra (cocinero) + gastos indirectos de fabricacin (ayudante, 1% sobre
remuneraciones pagadas
Materiales usados durante el periodo = inventario inicial de materiales de
cocinas + materiales recibidos en cocina durante el periodo inventario final
de materiales de cocina
Utilidad o perdida del rea de cocina = ingresos totales por alimentos
costo total de alimentos - gastos del departamento
rea de bebidas:
Costo total de bebidas preparadas = materiales directos (ingredientes
diversos: licores, refrescos, jugos) + mano de obra directa (cantinero) +
gastos indirectos de fabricacin (ayudante, energa elctrica, hielo)

Materiales consumidos= inventario inicial en bares + bebidas recibidas


durante el periodo - inventario final en bares
Costo total del rea de bebidas= materiales consumidos + mano de obra
directa + gastos indirectos de fabricacin
Utilidad o perdida del rea de bebidas= ingresos totales por bebidas costo
total del rea de bebidas gastos departamentales del rea de bebidas
rea de telfono:
Costo total de larga distancia=costo de larga distancia + impuesto
telefnico sobre larga distancia
Costo total= costo total de larga distancia + servicio medio + renta de
equipo
Utilidad o perdida del rea de telfono= ingresos totales por telfonos
costos + gastos
rea de lavandera y tintorera:
Utilidad o perdida del rea de lavandera y tintorera= ingresos totales por
lavandera y tintorera costo + gastos

Estados financieros
Importancia de los estados financieros
La importancia en estos documentos radica en que informan una serie de
datos tiles a los ejecutivos para la toma de decisiones y facilitan el
establecimiento de algunas decisiones.
Los estados financieros le informan:
-Situacin financiera del hotel
-El resultado de la operacin del hotel en conjunto durante un mes o
ano
-El origen y aplicacin de los recursos
-Algunos datos estadsticos del hotel que permiten compararlo
consigo mismo en otros periodos y con otros hoteles
-Las bases para la determinacin del punto de equilibrio
-El importe de las obligaciones de carcter fiscal
Los estados financieros facilitan:
-Planeacin financiera
-Planeacin fiscal
-Planeacin estratgica
-Planeacin de inversiones
-Deteccin de reas o puestos que requieren capacitacin
-Revisin de precios de los diferentes servicios
-Aplicacin de medidas correctivas oportunas en las reas que lo
necesitan
-Aplicacin de presupuesto

Estado de resultado

Se integran con los informes departamentales en que se determina la


utilidad o prdida por cada rea y se adiciona con los ingresos y gastos que
no son asignados a departamentos especficos sino al hotel en su conjunto.
Balance general
Frecuentemente se confunde con el inventario fsico de la mercanca que se
encuentra en los almacenes, pero cabe aclarar que el dato que se obtiene
en el ltimo caso se utiliza para determinar el costo de alimentos y bebidas,
como medida de control general del inventario.
A partir del formato anexo puede presentarse informacin comparativa
mensual, anual, con porcentajes que satisfaga la informacin de cada hotel
en particular.
-Es importante que al estado de resultado debe anexarse el detalle de cada
una de las cuentas que as lo requieran a juicio de los usuarios de esta
informacin.