You are on page 1of 62

2014

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y
FUNCIONES
UGEL CHANCHAMAYO

CHANCHAMAYO, DICIEMBRE DE 2013

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

CONTENIDO
PRESENTACIÓN................................................................................................................. 3
TITULO I ................................................................................................................................ 4
DISPOSICIONES GENERALES ....................................................................................... 4
CAPITULO I .......................................................................................................................... 4
DEL CONTENIDO Y ALCANCE ....................................................................................... 4
1.
CONTENIDO ......................................................................................................... 4
2.
ALCANCE. ............................................................................................................. 4
CAPITULO II ......................................................................................................................... 4
DE LA NATURALEZA Y FINES ........................................................................................ 4
TITULO II............................................................................................................................... 5
DE LAS FUNCIONES Y ESTRUCTURA ORGÁNICA................................................... 5
CAPITULO I .......................................................................................................................... 5
DE LA UNIDAD DE GESTIÓN EDUCATIVA LOCAL DE CHANCHAMAYO ............. 5
1.
FUNCIONES GENERALES ................................................................................ 5
CAPITULO II ......................................................................................................................... 6
DE LA ESTRUCTURA ORGANICA .................................................................................. 6
CAPITULO III ........................................................................................................................ 8
DEL CUADRO ORGÁNICO DE CARGOS ...................................................................... 8
TITULO III ........................................................................................................................... 10
DE LA ORGANIZACIÓN INTERNA ................................................................................ 10
CAPITULO I ........................................................................................................................ 10
DEL ÓRGANO DE DIRECCION ..................................................................................... 10
1.
DIRECCIÓN ......................................................................................................... 10
1.1.
ESTRUCTURA ORGÁNICA INTERNA .................................................... 10
1.2.
FUNCIONES GENERALES ....................................................................... 10
1.3.
FUNCIONES ESPECIFICAS ..................................................................... 11
CAPITULO II ....................................................................................................................... 15
DE LOS ORGANOS DE LINEA....................................................................................... 15
2.
DEL ÁREA DE GESTIÓN PEDAGÓGICA ...................................................... 15
2.1.
ESTRUCTURA ORGÁNICA INTERNA .................................................... 15
2.2.
FUNCIONES GENERALES ....................................................................... 15
2.3.
FUNCIONES ESPECÍFICAS ..................................................................... 16
3.
DEL AREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL .................................................. 32
3.1.
ESTRUCTURA ORGANICA INTERNA .................................................... 32
3.2.
FUNCIONES GENERALES ....................................................................... 32
3.3.
FUNCIONES ESPECÍFICAS ..................................................................... 33
CAPITULO III ...................................................................................................................... 40
ORGANO DE ASESORAMIENTO .................................................................................. 40
4.
DEL AREA DE ASESORIA JURIDICA ............................................................ 40
4.1.
ESTRUCTURA ORGANICA INTERNA .................................................... 40
4.2.
FUNCIONES GENERALES ....................................................................... 40
4.3.
FUNCIONES ESPECIFICAS ..................................................................... 41
CAPITULO IV ..................................................................................................................... 42
ORGANO DE APOYO ...................................................................................................... 42
HP

1

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

5.
AREA DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA, INFRAESTRUCTURA Y
EQUIPAMIENTO ........................................................................................................... 42
5.1.
ESTRUCTURA ORGANICA INTERNA .................................................... 42
5.2.
FUNCIONES GENERALES ....................................................................... 42
5.3.
FUNCIONES ESPECÍFICAS ..................................................................... 43
CAPITULO V ...................................................................................................................... 52
ORGANO DE CONTROL ................................................................................................. 52
6.
OFICINA DE CONTROL INSTITUCIONAL .................................................... 52
6.1.
ESTRUCTURA ORGANICA INTERNA .................................................... 52
6.2.
FUNCIONES GENERALES: ...................................................................... 53
6.3.
FUNCIONES ESPECIFICAS ..................................................................... 53
CAPITULO VI ..................................................................................................................... 57
ÓRGANO DE PARTICIPACION ..................................................................................... 57
7.
CONSEJO PARTICIPATIVO DE EDUCACION ............................................. 57
CAPITULO VII .................................................................................................................... 57
ORGANOS DE EJECUCIÓN ........................................................................................... 57
8.
DE LOS ORGANOS DE EJECUCIÓN ............................................................ 57
FUNCIONES DE CARGO POR NECESIDAD DE SERVICIO ................................... 58
1.
REMUNERACIONES Y PENSIONES ............................................................. 58
2.
DEL TÉCNICO SIAF (Sistema Integrado de Administración Financiera) .. 59
3.
UNIDAD DE PERSONAL................................................................................... 59
3.1.
DEL TÉCNICO ADMINISTRATIVO (Movimiento Del personal) .......... 59
4.
DEL TÉCNICO ADMINISTRATIVO (Almacén) .............................................. 60
5.
DEL TECNICO ADMINISTRATIVO (Control Patrimonial) ............................ 60

HP

2

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

PRESENTACIÓN
El Manual de Organizaciones y Funciones (MOF) de la Unidad de Gestión
Educativa Local de Chanchamayo, es un documento Técnico Normativo que
describe la función general y específica a nivel de cargo o puesto de trabajo
concordantes con la Estructura Orgánica y Funciones generales establecidas en el
Reglamento de Organización y Funciones (ROF), así como en base a los cargos
considerados en el Cuadro de Asignación de Personal (CAP).
El Manual de Organizaciones y Funciones proporciona información a los
trabajadores de la Unidad de Gestión Educativa Local de Chanchamayo, sobre
sus funciones y ubicación dentro de la estructura general, así como sobre las
interrelaciones formales que corresponda, ayuda a institucionalizar la
simplificación administrativa proporcionando información sobre las funciones que
le corresponde desempeñar al personal que ocupan los cargos que constituyen los
puntos de trámite en el flujo de procedimientos; facilita el proceso de interacción
de personal nuevo y de adiestramiento y orientación del personal en servicio,
permitiéndoles conocer con claridad sus funciones y responsabilidades del cargo
asignado, así como aplicar programas integrales de capacitación,
El presente Manual de Organizaciones y Funciones (MOF), cumple con lo
dispuesto por las normatividad vigentes y se constituye a una herramienta de
Gestión, propiciando una organización funcional estructurada que permita cumplir
con la Visión y Misión, orientados a brindar un servicio educativo de calidad.
El Manual de Organización y Funciones-MOF-, contiene Tres Títulos Generales,
que tratan los aspectos básicos y específicos relacionados con el funcionamiento
de la Unidad Ejecutora Educación 303 Chanchamayo, como el desempeño de sus
trabajadores. El primer título tiene que ver con su estructura misma, su naturaleza
y relaciones de jerarquía y coordinación. El segundo refiere a las funciones
específicas de los cargos que conforman cada órgano y que hoy se denominan
ÁREAS y el tercer título corresponde a los Órganos de Coordinación,
Participación, Consultoría y Apoyo en la Gestión, dentro de estos órganos destaca
el Consejo Participativo Local de Educación-COPALE-, como el nexo entre la
Unidad Ejecutora Educación 303 Chanchamayo y la Comunidad Organizada que
debe participar en la planificación y evaluación de los procesos de gestión que es
competencia de la entidad.
LA DIRECCIÓN.

HP

3

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

MANUAL DE ORGANIZACIONES Y FUNCIONES
UNIDAD DE GESTIÓN EDUCATIVA LOCAL DE CHANCHAMAYO
TITULO I
DISPOSICIONES GENERALES
CAPITULO I
DEL CONTENIDO Y ALCANCE
1. CONTENIDO
El Manual de Organización y Funciones (MOF), de la Unidad de Gestión
Educativa Local de Chanchamayo, determina la naturaleza, funciones,
estructura orgánica y relaciones de la Unidad de Gestión Educativa Local de
Chanchamayo con el Ministerio de Educación, Gobierno Regional y Gobiernos
Locales. Es un Instrumento Normativo que tiene como propósitos:
Orientar a los trabajadores en el cumplimiento de sus deberes y obligaciones, a
través de las funciones que les corresponde realizar, como funcionarios o
servidores públicos.
2. ALCANCE.
El alcance del Manual de Organización y Funciones, en su cumplimiento llega
a todas las Áreas Orgánicas que forman parte de la estructura de la Unidad de
Gestión Educativa Local de Chanchamayo, así como a sus equipos y
comisiones técnicas y, en lo que se relacione con las Instituciones Educativas y
las Asociaciones de Padres de Familia
CAPITULO II
DE LA NATURALEZA Y FINES
3. NATURALEZA
La Unidad de Gestión Educativa Local de Chanchamayo, es una Instancia de
Ejecución Descentralizada del Gobierno Regional de Junín, con autonomía en su
ámbito de competencia que es la provincia de Chanchamayo. Proporciona el
apoyo pedagógico, Institucional y Administrativo a las Instituciones Educativas de
su jurisdicción, para asegurar un servicio de calidad con equidad, en cooperación
con los gobiernos locales.
La Unidad de Gestión Educativa Local de Chanchamayo, es responsable del
logro de la educación, garantiza la calidad de los servicios, supervisa, monitorea y
evalúa el cumplimiento de las acciones desarrolladas por las Instituciones

HP

4

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

Educativas de la jurisdicción y dependen de la Dirección Regional de Educación
Junín.
4. FINES DE LA UGEL CHANCHAMAYO
a. Fortalecer las capacidades de gestión pedagógica institucional y
administrativa de las Instituciones Educativas para lograr su autonomía,
promover y asegurar estrategias para que las instituciones y programas
educativos formen niños, adolescentes y jóvenes en el contexto de una
Educación Integral para su desarrollo personal, social y económico
sustentado en valores, en concordancia con las exigencias del desarrollo
económico y social del país.
b. Impulsar la cohesión social; articular acciones entre instituciones públicas y
las privadas alrededor del Proyecto Educativo Local; contribuir a generar un
ambiente favorable para la formación integral de las personas, el desarrollo
de capacidades locales y propiciar la organización de comunidades
educadoras. Sensibilizar la prestación de servicios educativos en el manejo
y cumplimiento de los instrumentos de Gestión, orientándolos en la
planificación, organización, coordinación, dirección y evaluación hacia el
logro de la Calidad Educativa.
c. Promover el aporte de los gobiernos municipales, las instituciones de
educación superior, las universidades públicas y privadas, así como otras
entidades especializadas de la sociedad civil para mejorar la calidad del
servicio educativo.
d. Asumir y adecuar a su realidad las políticas educativas y pedagógicas
establecidas por el Ministerio de Educación y Dirección Regional de
Educación Junín.
TITULO II
DE LAS FUNCIONES Y ESTRUCTURA ORGÁNICA
CAPITULO I
DE LA UNIDAD DE GESTIÓN EDUCATIVA LOCAL DE CHANCHAMAYO
1. FUNCIONES GENERALES
1.1.

DE LA DIRECCION DE LA UNIDAD DE GESTION EDUCATIVA LOCAL
DE CHANCHAMAYO
a. Contribuir a la formulación de la política educativa regional y nacional.
b. Diseñar, ejecutar y evaluar del Proyecto Educativo de su jurisdicción en
concordancia con los Proyectos Educativos Regionales y Nacionales,
con el aporte que corresponde a los Gobiernos Locales.
c. Regular y supervisar las actividades y servicios que brindan las II.EE.
preservando su autonomía institucional.

HP

5

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

d. Asesorar la gestión pedagógica y administrativas de las instituciones
educativas, bajo su jurisdicción, fortaleciendo la autonomía institucional.
e. Prestar apoyo administrativo y logístico a las instituciones educativas
públicas de su jurisdicción.
f. Asesorar en la formulación, ejecución y evaluación del presupuesto
anual de las instituciones educativas.
g. Conducir el proceso de evaluación y de ingreso del personal docente y
administrativo y desarrollar acciones de personal, atendiendo los
requerimientos de la institución educativa, en coordinación con la
Dirección Regional de Educación.
h. Promover la formación y funcionamiento de redes educativas.
i. Impulsar la actividad del Consejo Participativo Local de Educación, a fin
de generar acuerdos y promover la vigilancia ciudadana.
j. Formular, ejecutar y evaluar su presupuesto en atención a las
necesidades de los centros y programas educativos y gestionar
financiamiento local, regional y nacional.
k. Determinar necesidades de infraestructura, así como participar en su
construcción y mantenimiento en coordinación y con el apoyo del
gobierno local y regional.
l. Informar a las entidades oficiales correspondientes y a la opinión pública
de los resultados de su gestión.
CAPITULO II
DE LA ESTRUCTURA ORGANICA
2. DE LA ESTRUCTURA ORGANICA DE LA UNIDAD DE GESTION
EDUCATIVA LOCAL DE CAHANCHAMAYO.
ÓRGANO DE DIRECCIÓN
 Dirección
ÓRGANOS DE LÍNEA
 Área de Gestión Pedagógica
 Área de Gestión Institucional
ÓRGANO DE ASESORAMIENTO
 Área de Asesoría Jurídica
ÓRGANO DE APOYO
 Área de Administración
ÓRGANO DE CONTROL
 Área de Auditoría Interna
ÓRGANO DE PARTICIPACIÓN
 Consejo Participativo Local de Educación
ÓRGANOS DE EJECUCIÓN
 Centros y programas educativos.

HP

6

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL
UNIDAD DE GESTIÓN EDUCATIVA LOCAL DE CHANCHAMAYO

DIRECCIÓN

COPALE

ÁREA DE AUDITORIA
INTERNA
ÁREA DE ASESORÍA
JURÍDICA

ÁREA DE
ADMINISTRACIÓN

ÁREA DE GESTIÓN
PEDAGÓGICA

ÁREA DE GESTIÓN
INSTITUCIONAL

INSTITUCIONES Y
PROGRAMAS
EDUCATIVOS

HP

7

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

CAPITULO III
DEL CUADRO ORGÁNICO DE CARGOS
El Cuadro de Asignación de Personal de la Sede Institucional de la Unidad de
Gestión Educativa Local de Chanchamayo, comprende siguientes cargos los
cuales se detallan a continuación.
CUADRO DE ASIGNACION DE PERSONAL
UNIDAD DE GESTION EDUCATIVA LOCAL DE CHANCHAMAYO
ORGANO DE DIRECCION
Director del Programa Sectorial III
Especialista Administrativo I
Técnico Administrativo I
Secretaria II
Periodista I

9
Director UGEL

1
2
4
1
1

AREA DE GESTIÓN PEDAGÓGICA

17

Director del Programa Sectorial II
Jefe del Área
Especialista en Educación
Coordinador de Equipo
Asistente en Servicio de Educación y Cultura
Asistente Social
Chofer
Secretaria II

1
11
1
1
1
1
1

AREA DE GESTION INSTITUCIONAL

7

Director del Sistema Administrativo II
Planificador I
Estadístico I
Especialista en Finanzas I
Especialista en Racionalización I
Analista de Sistemas I
Secretaria I

Jefe del Área

1
1
1
1
1
1
1

AREA DE ADMINISTRACION, INFRAESTRUCTURA Y EQUIPAMIENTO
8
Director de Sistema Administrativo II
Jefe del Área
1
Contador I
1
Tesorero I
1
Ingeniero I
1
Especialista Administrativo I
1
HP

8

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

Secretaria I
Trabajador de Servicio II

1
2

ORGANO DE ASESORAMIENTO

2

Director de Sistema Administrativo II
Secretaria I

Asesor Legal

ORGANO DE CONTROL
Director de Sistema Administrativo II
Auditor
I
Secretaria I

3
Jefe

TOTAL

HP

1
1

1
1
1
46

9

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

TITULO III
DE LA ORGANIZACIÓN INTERNA
CAPITULO I
DEL ÓRGANO DE DIRECCION
1. DIRECCIÓN
El Órgano de Dirección, es responsable de conducir la Unidad Educativa Local
de Chanchamayo, en concordancia con las normas emitidas por el Ministerio
de Educación, la Dirección Regional de Educación Junín y los Lineamientos de
Política Nacional, Sectorial y Regional, en acción directa hacia las instituciones
educativas de su ámbito jurisdiccional.
El Director de la Unidad de Gestión Educativa es el Titular de4 la entidad, y el
funciona con mayor nivel jerárquico en su ámbito, con autoridad y facultad para
adoptar decisiones resolutivas y administrativas de acuerdo a Ley.
1.1.

ESTRUCTURA ORGÁNICA INTERNA
El Área de Dirección está constituida por los siguientes cargos;
1.
2.
3.
4.
5.

1.2.

Director del Programa Sectorial III
Periodista I
Especialista Administrativo I
Técnico Administrativo I
Secretaria II

FUNCIONES GENERALES
a. Formular y contribuir en los lineamientos de la política educativa y asistir
a la formulación de la política educativa regional y nacional.
b. Conducir y concertar la aplicación de la normatividad educativa nacional,
regional y local y emitir normas complementarias.
c. Conducir la formulación, ejecución y evaluación del Proyecto Educativo
Local y los planes operativos anuales, en concordancia con el Consejo
Participativo local
d. Impulsar el proceso de descentralización de la gestión en las
instituciones educativas, fortaleciendo su autonomía y participación.
e. Delinear estrategias para disminuir el analfabetismo y promover la
ejecución de los programas estratégicos multisectoriales.
f. Identificar necesidades de capacitación de personal de las instituciones
educativas y desarrollar programas de formación continua.
g. Suscribir convenios, contratos y acuerdos con entidades públicas
privadas, nacionales e internacionales, encaminadas a mejorar la

HP

10

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

calidad de la educación, la cultura el deporte, la recreación, la ciencia y
la tecnología.
h. Impulsar el funcionamiento del Consejo Participativo Local de Educación
en coordinación con el gobierno local, a fin de generar acuerdos
concertados y promover la vigilancia y el control ciudadano.
i. Orientar la formulación, ejecución y evaluación del presupuesto
participativo de la sede institucional y las instituciones educativas de su
jurisdicción.
j. Evaluar la gestión educativa de su ámbito adoptando las acciones
preventivas y correctivas pertinentes.
k. Conducir el proceso de evaluación e ingreso del personal docente y
administrativo y desarrollar acciones de personal atendiendo los
requerimientos de la institución educativa en coordinación con la
Dirección Regional de Educación de Junín.
1.3.

FUNCIONES ESPECIFICAS

1.3.1. DEL DIRECTOR DE LA UGEL CHANCHAMAYO
Depende del Director Regional de Educación Junín; está representado por
el Director del Programa Sectorial III y desempeña las siguientes funciones:
a. Orientar y supervisar la aplicación de la política y normatividad educativa
e implementar el proceso de mejoramiento continuo de la calidad,
equidad y democratización del servicio educativo.
b. Conducir la formulación, ejecución y evaluación del Proyecto Educativo
Local de la Unidad de Gestión Educativa Local y el Plan Operativo
Institucional, en coordinación con el Consejo Participativo Local de
Educación.
c. Conducir e incrementar la productividad y eficiencia de los procesos de
gestión pedagógica, institucional y administrativa de las instituciones y
programas educativos a su cargo.
d. Apoyar el proceso de descentralización de la gestión efectiva de las
instituciones y programas educativos.
e. Suscribir convenios de cooperación y/o contratos con entidades públicas
o privadas, nacionales o internacionales, encaminadas a mejorar la
calidad de la educación.
f. Evaluar permanentemente la gestión educativa de su ámbito, adoptando
oportunamente las acciones preventivas y correctivas pertinentes; y
presentar los informes de su gestión a las instancias correspondientes.
g. Concertar con las entidades públicas y privadas en su ámbito, para
ejecutar programas de acción conjunta a favor de la educación, la
ciencia, la cultura, la recreación y el deporte, en su ámbito.
h. Organizar, ejecutar y evaluar acciones de capacitación continua del
personal de las instituciones y programas educativos, así como del
personal de la sede institucional.
HP

11

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

i.

Conducir la formulación, ejecución y evaluación del presupuesto y sus
modificaciones en coordinación con las instituciones y programas
educativos de su ámbito territorial.
j. Implementar mecanismos de participación y vigilancia ciudadana para
garantizar una gestión transparente y equitativa.
k. Aplicar estrategias efectivas y pertinentes para disminuir drásticamente
el analfabetismo y apoyar los programas de organización multisectorial
de alfabetización, de acuerdo con las características socio-culturales y
lingüísticas de cada localidad.
l. Delegar funciones y atribuciones que faciliten y flexibilicen la
descentralización de la gestión educativa.
1.3.2. DE SECRETARIA II (Secretaria de Dirección)
Depende del Director de la UGEL y sus funciones son:
a. Registrar, distribuir y archivar los documentos que ingresa o se generan
en la Dirección.
b. Preparar la correspondencia por remitir.
c. Mantener limpio los bienes muebles y enseres de la Oficina o del Área.
d. Coordinar con el especialista administrativo asuntos de preparación de
documentos.
e. Tomar taquigráficamente versiones orales en las reuniones del Director,
conferencias o exposiciones.
f. Realizar el seguimiento y control de la documentación a su cargo.
g. Mantener informado al Director de los asuntos de su competencia.
h. Redactar y mecanografiar la documentación que se le asigne.
i. Llevar la agenda de reuniones del Director y registra las audiencias
solicitadas.
j. Orientar e informar al público usuario sobre la situación de la
documentación que se encuentra en trámite en el Órgano de Dirección.
k. Atender y efectuar llamadas telefónicas, así como remitir y recepcionar
documentos vía fax o correo electrónico.
l. Mantener actualizado el inventario de bienes muebles y archivo de la
Dirección.
m. Atender la comunicación telefónica y Recepcionar a las personas que
solicitan audiencia.
n. Velar por la seguridad, conservación y mantenimiento de los bienes de
la oficina.
o. Proponer adecuaciones en los dispositivos sobre documentación y
aspectos de su competencia.
p. Apoyar al Periodista en asuntos que sea de su alcance o necesidad.
q. Realizar otras funciones de su competencia que le encargue su Jefe
inmediato o el Director de la UGEL, y las mismas o similares funciones
del grupo ocupación al que pertenece.
1.3.3. IMAGEN INSTITUCIONAL
HP

12

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

DEL PERIODISTA I
Depende del Director de la UGEL y desempeña las siguientes funciones:
a. Coordinar con las Áreas, Equipos e Instituciones Educativas, la
preparación de artículos o temas relacionados con el servicio que
prestan, para su difusión.
b. Redactar y/o seleccionar artículos o crónicas periodísticas para su
publicación.
c. Organizar y dirigir las conferencias de prensa del Director.
d. Apoyar a las Áreas, en la difusión de sus actividades o reuniones de
trabajo.
e. Dirigir y coordinar el Izamiento del Pabellón Nacional de los días lunes y
la participación en el Acto Cívico de los días domingos en la Plaza de
Armas.
f. Redactar e Interpretar, notas e informativos de prensa para su difusión.
g. Coordinar la preparación y distribución de revistas, folletos y boletines,
relacionados con el servicio institucional y temas de interés general.
h. Seleccionar material fotográfico y películas para la ilustración de los
artículos.
i. Coordinar con el Analista de Sistemas, la instalación y administración de
la Página Web y Portal de Transparencia de la institución.
j. Participar en la programación y desarrollo de actividades socioculturales,
deportivas y otras.
k. Atender las peticiones de información de los Medios de Prensa y de otro
sector.
l. Organizar el Periódico Mural, paneles, guías, etc., de orientación al
usuario o comunidad educativa.
m. Realizar otras funciones que se le asigne o encargue.
1.3.4. SECRETARÍA GENERAL
DEL ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO I
Depende del Director de la UGEL y desempeña las siguientes funciones:
a. Ejecutar y coordinar el desarrollo de procesos técnicos proponiendo
metodologías de trabajos normas y procedimientos de un sistema
administrativo.
b. Visar los certificados de estudios de los egresados de las II.EE. del nivel
Primaria y Secundaria, CEBAs, CEBEs y CETPROs y de los que viajan
al extranjero.
c. Revisar y/o estudiar documentos administrativos emitiendo opinión.
d. Controlar la recepción, registro, distribución y archivo de documentos
que ingresan o salen del área.
e. Llevar el control de bienes y servicios; y el suministro oportuno en el
área.
HP

13

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

f. Transcribir, firmar y distribuir las Resoluciones, Directivas, Oficios y las
Disposiciones Legales.
g. Participar en la elaboración del Plan Operativo Institucional.
h. Notificar las resoluciones directorales a los interesados y otros.
i. Participar en la programación y ejecución de las actividades.
j. Absolver consultas relacionados con el área de su competencia.
k. Efectuar exposiciones y participar en comisiones y reuniones
especializadas.
l. Otras funciones de su competencia que le encargue el Director.
1.3.5. ACTAS, CERTIFICADOS Y ARCHIVO
DEL TECNICO ADMINISTRATIVO I
Depende del Secretario General y desempeña las siguientes funciones:
a. Transcribir o emitir copias de documentos del archivo a su cargo, para la
respectiva visación o autenticación por el Especialista Administrativo.
b. Expedir certificados de estudios de las Instituciones Educativas ubicadas
fuera de la localidad de Chanchamayo, como de los centros clausurados
o que momentáneamente no funcionan.
c. Adoptar medidas para la organización y conservación del archivo a su
cargo.
d. Organizar y mantener actualizado el Archivo Central de la Sede
Institucional en concordancia con los lineamientos del Archivo General
de la Nación.
e. Velar por la conservación y mantenimiento de la documentación que
obra en archivo general.
f. Atender al público usuario referente a los expedientes presentados.
g. Expedir copias certificadas de resoluciones.
h. Emite informes y otros documentos sobre asuntos de su competencia.
i. Otras funciones que se asigne o encargue.
1.3.6. TRÁMITE DOCUMENTARIO (Mesa de Partes)
DEL TECNICO ADMINISTRATIVO I
Depende del Secretario General y desempeña las siguientes funciones;
a. Recepcionar, registrar, foliar y distribuir a las Áreas, Órganos y/o Equipo
los expedientes y otra documentación que ingresa a la Unidad de
Gestión Educativa Local Chanchamayo, en los plazos establecidos en la
Ley N° 27444.
b. Atender y orientar a los administrados en la presentación, gestión y
estado de sus expedientes y documentos.

HP

14

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

c. Recepcionar, registrar, clasificar y distribuir a las instituciones educativas
y a los administrados las Resoluciones y Oficios que expide la Unidad
de Gestión Educativa Local de Chanchamayo.
d. Realizar el seguimiento y mantener actualizado el estado de los
documentos en coordinación con las secretarías de las diferentes Áreas
y/o Equipos de la UGEL Chanchamayo.
e. Devolver los documentos remitidos por las Áreas y/o Equipos a las
instituciones educativas e interesados.
f. Elaborar cuadros estadísticos de los expedientes que atiende la Unidad
de Gestión Educativa Local Chanchamayo.
g. Efectuar el seguimiento de los expedientes que se procesan en las
diferentes Áreas y/o Equipos de la UGEL Chanchamayo a través del
Sistema de Trámite Documentario.
h. Administrar el Libro de Reclamaciones, derivando los reclamos a las
áreas competentes y efectúa el seguimiento y respuesta al administrado.
i. Realizar otras funciones de su competencia que le encargue el
Especialista Administrativo.
CAPITULO II
DE LOS ORGANOS DE LINEA
2. DEL ÁREA DE GESTIÓN PEDAGÓGICA
Es un Órgano de Línea, responsable de orientar la aplicación de la política y
normatividad en materia de gestión pedagógica en las Instituciones y
Programas Educativos orientada a la mejora de la calidad del servicio. Cuyo
propósito es contribuir con la autonomía de las Instituciones Educativas
Públicas. Concentra esfuerzos en los aspectos de capacitación, supervisión,
monitoreo e investigación pedagógica y promueve la participación de la
Comunidad Educativa para el logro de los aprendizajes. Dirige y orienta el
Proceso de DIVERSIFICACIÓN CURRICULAR, principalmente en las
modalidades y formas educativas que es de su competencia.
2.1.

ESTRUCTURA ORGÁNICA INTERNA
El Área de Gestión Pedagógica está constituida por los siguientes cargos;
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

2.2.
HP

Director del Programa Sectorial II
Especialistas en Educación
Coordinador de Equipo
Asistente en Servicio de Educación y Cultura
Asistente Social
Secretaria
Chofer

FUNCIONES GENERALES
15

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

Las funciones del Área de Gestión Pedagógica son las siguientes;
a. Orientar y supervisar la aplicación de la política y normatividad educativa
nacional y regional, en el marco de la Ley General de Educación, El
Proyecto Educativo Nacional, el Diseño Curricular Nacional, el Proyecto
Educativo Local, en materia de gestión pedagógica, en las instituciones
y programas educativos de la jurisdicción.
b. Como área usuaria formula su cuadro de necesidades con determinados
bienes y servicios o que dada su especialidad y funciones, canaliza los
requerimientos formulados por las instituciones educativas.
c. Aplicar estrategias alternativas orientadas a mejorar la calidad de los
servicios educativos que brindan las instituciones y programas
educativos de la jurisdicción.
d. Desarrollar programas de prevención y atención integral, así como
programas de bienestar social para los educandos de las instituciones y
programas educativos en coordinación con los gobiernos municipales e
instituciones públicas y privadas especializadas, dirigidos especialmente
a la población en situación de pobreza y pobreza extrema.
e. Promover y ejecutar en coordinación con las instituciones y programas
educativos, estrategias efectivas de alfabetización acordes con las
características socio culturales.
f. Apoyar y participar en programas y proyectos de investigación e
innovación pedagógica y evaluar el impacto de los servicios educativos.
g. Asesorar, monitorear y supervisar las acciones de diversificación y
desarrollo curricular en las instituciones y programas educativos en el
marco del buen desempeño docente.
h. Asesorar y apoyar la implantación e implementación de centrales de
recursos educativos y tecnológicos (CRT-AIP-TICs) que apoyen el
proceso de aprendizaje.
i. Participar en los programas regionales y nacionales de evaluación y
medición de la calidad educativa.
j. Realizar acciones de actualización y capacitación continua del personal
directivo, docente y administrativo de las instituciones y programas
educativos.
k. Organizar y desarrollar programas y actividades diversas en apoyo de la
educación, la ciencia y tecnología, la cultura, la recreación y el deporte,
propiciando la participación de la comunidad.
l. Elaborar proyectos educativos para captar recursos de la cooperación
técnica y financiera de la comunidad local, regional, nacional e
internacional.
m. Propiciar la publicación y difusión de todo tipo de material didáctico y
bibliográfico a fines al Área de Gestión Pedagógica y a temas educativos
y culturales.
2.3.

HP

FUNCIONES ESPECÍFICAS

16

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

2.3.1. DEL JEFE DEL ÁREA DE GESTIÓN PEDAGÓGICA
Está representado por el Director del Programa Sectorial II. Depende del
Director de la Unidad de Gestión Educativa Local de Chanchamayo y
desempeña las siguientes funciones;
a. Participar en la formulación de la Política Educativa Institucional y el
Proyecto Educativo Local, así como en la evaluación de sus objetivos y
metas.
b. Orientar y asesorar sobre la política y normatividad educativa, cultural,
deportiva, y de prevención, supervisa la aplicación en las instituciones y
programas educativos.
c. Dirige, coordina, ejecuta, monitorea y evalúa el Plan Anual de Trabajo y
las actividades del área a su cargo en el marco del Plan Operativo
Institucional y los objetivos estratégicos de mediano plazo.
d. Adecuar y difundir las normas y disposiciones técnico pedagógico.
e. Conducir, ejecutar y evaluar las acciones de supervisión, monitoreo y
acompañamiento pedagógico que se brinda a las instituciones y
programas educativos.
f. Planificar, conducir y evaluar el desarrollo e implementación de
proyectos educativos de prevención y acción de carácter no formal que
se declaren prioritarios.
g. Implementar, ejecuta y evaluar el cumplimiento del Plan de Trabajo del
área a su cargo, y emite opinión de los planes de gestión de la sede
institucional y de las instituciones educativas.
h. Fomentar, coordinar y evaluar el desarrollo de acciones de
investigación-acción e innovación técnico pedagógico y propiciar la
creación, experimentación e intercambio de nuevas tecnologías de
aprendizaje en las instituciones educativas con fines de mejora.
i. Supervisa y brinda asesoramiento pedagógico al promotor, directivos y
docentes en las instituciones educativas de gestión privada en el marco
de la normatividad que le corresponde.
j. Adecuar, asesorar y evaluar las acciones y los contenidos curriculares a
las características locales, así como la producción de materiales
educativos.
k. Coordinar, supervisar y evaluar el desarrollo de cursos de capacitación y
actualización docente en las instituciones educativas y evaluar su
aplicación en el aprendizaje de los estudiantes.
l. Asesorar al Director de la Unidad de Gestión Educativa Local en asuntos
técnico pedagógicos de su competencia.
m. Programar y conducir las acciones de supervisión, monitoreo y
evaluación de las instituciones educativas de su jurisdicción.
n. Promover la suscripción de convenios relacionados con el mejoramiento
del servicio educativo.
o. Dirigir los procesos de autoevaluación del parea a su cargo y la
evaluación de los especialistas con fines de mejoramiento.
HP

17

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

p. Realiza otras funciones de su competencia que le encargue su Jefe el
Director de la UGEL.
2.3.2. DE LA SECRETARIA II
Depende del Jefe del Área de Gestión Pedagógica y desempeña las
siguientes funciones;
a. Recepción, registro, clasifica y distribuye la documentación recibida y los
que genera el Área.
b. Efectúa prioritariamente, el seguimiento de los documentos
recepcionados.
c. Redacta documentos según las indicaciones del Jefe.
d. Digita la documentación que sea requerida por el personal del Área.
e. Organizar y mantener actualizado el Archivo del Área de acuerdo a las
normas vigentes, cuidando de su seguridad, conservación y
confidencialidad.
f. Realizar el seguimiento y control, orientar e informar al público usuario
sobre la situación de documentación que se encuentran en trámite en el
Área.
g. Preparar los pedidos de materiales y útiles de oficina para el personal
del Área, los recepciona, distribuye y cuida de su seguridad y control.
h. Prepara los pedidos de materiales y útiles de oficina para el personal del
Área, los recepciona, distribuye y cuida de su seguridad y control.
i. Velar por la seguridad, conservación y mantenimiento del mobiliario,
equipo y acervo documentario del Área así como mantener actualizado
el inventario correspondiente.
j. Gestionar la reproducción e impresión de los documentos que sean
requeridos por el personal del Área.
k. Atender y efectuar llamadas telefónicas, así como remitir y recepcionar
documentos vía fax o correo electrónico, en cumplimiento de las
actividades del Área.
l. Organizar la agenda de actividades, concertar citas y reuniones de
trabajo para el Jefe y personal de Área.
m. Realiza otras funciones de su competencia que le encargue su Jefe
inmediato o el director de UGEL.
2.3.3. EDUCACION INICIAL
DEL ESPECIALISTA EN EDUCACION I
Depende directamente del Jefe del Área de Gestión Pedagógica y
desempeña las siguientes funciones;
a. Orientar y supervisar la aplicación de la política y normatividad de
Gestión pedagógica, en las instituciones y programas educativos de
educación inicial.
HP

18

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

b. Participar y evaluar el Plan Anual de Trabajo del área en el marco del
Plan Operativo institucional y los objetivos estratégicos de mediano
plazo.
c. Adecuar y difundir las normas y disposiciones técnico pedagógicas del
Nivel.
d. Brindar asesoramiento a las instituciones y programas educativos para
la adecuación e implementación del Diseño Curricular Nacional, de
acuerdo con el nuevo enfoque educativo.
e. Brindar asesoramiento a las instituciones y programas educativos para
la adecuación e implementación del Diseño Curricular Nacional, de
acuerdo con el nuevo enfoque educativo.
f. Monitorear y acompañar a los docentes y directivos del nivel, con un
sentido innovador, remitiendo el informe oportunamente a su jefe
inmediato y/o a quienes le corresponda de los logros, dificultes y
recomendaciones con fines de mejora.
g. Promover y orientar la organización y funcionamiento de instituciones
educativas del nivel de educación inicial.
h. Participar en la elaboración de todo tipo de material didáctico y
bibliográfico a fines a temas educativos y culturales.
i. Organiza la distribución de material educativo a las instituciones y
programas educativos del nivel, supervisando su uso y que las
instituciones educativas no exijan la compra de recursos materiales.
j. Asesorar en la implementación del Plan de Acción para la Mejora y
compromisos para el Logro de aprendizajes y monitorear el
cumplimiento los tres momentos de la movilización nacional por la
transformación de la educación.
k. Asesorar y acompañar a las Redes Educativas en aspectos
pedagógicos y de gestión orientado a lograr mejores aprendizaje.
l. Atender las quejas y/o reclamos presentados por los administrados
relacionados a la Gestión Pedagógica y presentar sus informes de
acuerdo a los procedimientos administrativos.
m. Promover la implementación y uso del Centro de Recursos de
Aprendizaje del nivel.
n. Estimular y desarrollar acciones de investigación-acción e innovación
técnico pedagógico y propiciar la creación, experimentación e
intercambio de nuevas tecnologías de aprendizaje en las instituciones
educativas con fines de mejora.
o. Realizar supervisiones y monitoreos pedagógicos al promotor, directivos
y docentes de las instituciones educativas de gestión privada, haciendo
las recomendaciones necesarias, dando cuenta a la Jefatura del Área.
p. Promover y conducir capacitaciones, talleres, seminarios, campañas y
encuentros sobre temas relacionados a actualización pedagógica y de
gestión dirigidos a docentes y directivo.
q. Planificar, organizar, ejecutar, monitorear y evaluar la aplicación del
enfoque ambiental y gestión de riesgos en las instituciones y programas
educativos.
HP

19

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

r. Supervisar el proceso de matrícula, ratificación y traslados con la
finalidad de garantiza la matrícula oportuna a los estudiantes sin
discriminación ni exclusión.
s. Supervisar el cumplimiento de las horas mínimas de aprendizaje escolar
en las instituciones y programas educativos.
t. Sugiere a través de la Jefatura de AGP, sobre racionalización de plazas
y recursos como resultado de la supervisión y monitoreo.
u. Realizar reuniones de coordinación con las Directoras, coordinadoras de
instituciones y programas de educación inicial.
v. Promover la participación institucional, local, regional, nacional e
internacional, a través de convenios, proyectos y otros en apoyo al
servicio educativo.
w. Promover estrategias para una convivencia respetuosa e inclusiva de los
estudiantes y desarrollar medidas de prevención en las IIEE
relacionadas a las diversas formas de violencia que afecta a los niños y
niñas.
x. Elaborar informes y emitir opinión en asuntos de su competencia.
y. Realizar otras funciones de su competencia que le encargue su Jefe
inmediato o el Director de la UGEL.
2.3.4. EDUCACION PRIMARIA
DEL ESPECIALISTA EN EDUCACIÓN I
Depende del Jefe del Área de Gestión Pedagógica y sus funciones las
siguientes;
a. Orientar y supervisar la aplicación de la política y normatividad de
gestión pedagógica, en las instituciones y programas educativos de
educación Primaria.
b. Participar y evaluar el Plan Anual de Trabajo del área en el marco del
Plan Operativo Institucional y los objetivos estratégicos de mediano
plazo.
c. Adecuar y difundir las normas y disposiciones técnico pedagógicas del
Nivel.
d. Brindar asesoramiento para la diversificación y la implementación de
programación curricular según los lineamientos del Diseño Curricular
Nacional.
e. Planificar, organizar, desarrollar y consolidar las acciones de
supervisión, monitoreo y acompañamiento a las Instituciones
Educativas, remitiendo el informe oportunamente al jefe inmediato sobre
los logros, dificultades y recomendaciones para la mejora.
f. Asesorar en la implementación del Plan de Acción para la Mejora y
Compromisos para el Logro de Aprendizajes y monitorear el
cumplimiento los tres momentos de la movilización nacional por la
transformación de la educación.
HP

20

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

g. Realizar monitoreo pedagógico al promotor, directivos y docentes de las
instituciones educativas de gestión privada, haciendo las
recomendaciones necesarias, dando cuenta a la Jefatura del Área.
h. Estimular y desarrollar acciones de investigación-acción e innovación
técnico pedagógico y propiciar la creación, experimentación e
intercambio de nuevas tecnologías de aprendizaje en las instituciones
educativas con fines de mejora.
i. Asesorar y acompañar a las Redes educativas en el aspecto pedagógico
y de gestión orientados a lograr mejores aprendizaje.
j. Participar en acciones de actualización y capacitación docente y
directivos en los marcos del buen desempeño docente.
k. Planificar, organizar, ejecutar, monitorear y evaluar la aplicación del
enfoque ambiental y gestión de riesgos en las instituciones educativas.
l. Supervisar la creación e implementación de los Comités de Tutoría, así
como establece que todos los docentes realicen labores de orientación,
formación y acompañamiento a los estudiantes.
m. ll. Supervisar el proceso de matrícula, ratificación y traslado con
finalidad de garantiza la matrícula oportuna a los estudiantes sin
discriminación ni exclusión.
n. Supervisar el cumplimiento de las horas mínimas de aprendizaje escolar
en las instituciones educativas.
o. Supervisar el uso de textos y cuadernos de trabajo distribuidos por el
MED y que las IE no exijan la compra de recursos materiales.
p. Promover el desarrollo de actividades académicas, culturales, cívicas
religiosas y otros que promuevan el logro de aprendizaje en los
estudiantes.
q. Realizar reuniones de coordinación con los Directores de Educación
Primaria.
r. Participar en la comisión de contratación, racionalización, procesos
administrativos y otros que le asigne la autoridad competente.
s. Participar en las evaluaciones censales o muéstrales que promuevan la
IE, UGEL, DREJ y/o MED.
t. Promover estrategias para una convivencia respetuosa e inclusiva de los
estudiantes y desarrollar medidas de prevención en las IE relacionadas
a las diversas formas de violencia que afectan a los niños y niñas.
u. Elaborar informe y emitir opinión en asuntos de su competencia.
2.3.5. EDUCACION SECUNDARIA
DEL ESPECIALISTA EN EDUCACIÓN I: MATEMÁTICA
Depende jerárquicamente del Jefe de Área de Gestión Pedagógica. Sus
funciones son:
a. Planifica, monitorea, supervisa, evalúa, asesora y efectúa el seguimiento
de aspectos técnico-pedagógicos, realizando las coordinaciones y
HP

21

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

b.
c.
d.
e.

f.
g.

ejecutando las actividades de mejoramiento de la enseñanza de la
matemática.
Promueve y apoya los cursos de capacitación sobre la enseñanza de
matemática.
Supervisa y brinda asesoramiento técnico – pedagógico de la
especialidad.
Elabora proyectos, en mejora de la calidad del servicio educativo en
matemática.
Difunde a través de los cursos de capacitación a los docentes de la
especialidad de Matemática sobre la nueva propuesta curricular de
Secundaria en el área de matemática.
Participa como coordinador y expositor de capacitación docente
Realiza otras funciones afines al cargo que le asigne el jefe del Área de
Gestión pedagógica.

DEL ESPECIALISTA EN EDUCACIÓN I: CIENCIAS TECNOLOGÍA Y
AMBIENTE
Depende jerárquicamente del Jefe de Área de Gestión Pedagógica. Sus
funciones son:
a. Planifica, monitorea, supervisa, evalúa, asesora y efectúa el seguimiento
de aspectos técnico- pedagógicos, coordinando las actividades de
mejoramiento de la enseñanza de las Ciencias Naturales.
b. Promueve y apoya actividades de difusión de Ciencia y Tecnología.
c. Diseña proyectos tendientes a mejorar la calidad del servicio educativo
de Ciencias Naturales.
d. Supervisa, monitorea los ambientes y funcionamiento de Laboratorios
e. Participa como coordinador y expositor en eventos de capacitación de
docentes.
f. Realiza otras funciones afines que le asigne el jefe de Área
DEL ESPECIALISTA EN EDUCACIÓN I: COMUNICACIÓN
Depende jerárquicamente del Jefe de Área de Gestión Pedagógica. Sus
funciones son:
a. Participa en la planificación, programación, coordinación, ejecución y
evaluación y seguimiento de las acciones de supervisión en Educación
Secundaria de Menores.
b. Participa en la formulación, ejecución y evaluación del Plan de Trabajo
del Área.
c. Organiza, ejecuta y evalúa, jornadas de capacitación y actualización
técnico-pedagógicas, dirigidas al personal directivo, jerárquico y docente
de las Instituciones Educa6tivas.
d. Difunde, coordina y supervisa el cumplimiento de los dispositivos y
normas emanadas de la supervisión y el monitoreo.
HP

22

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

e. Elabora informes técnicos sobre las acciones técnicos pedagógicos.
f. Difunde la nueva propuesta educativa a través de capacitaciones en el
área de comunicación
g. Elabora proyectos donde se promueva la cultura de paz a través de una
educación en valores en el área de comunicación.
h. Participa como coordinador y expositor en eventos de capacitación
docente
i. Realiza las funciones afines al cargo que le asigne el jefe del Área.
DEL ESPECIALISTA EN EDUCACIÓN I: CIENCIAS SOCIALES
Depende jerárquicamente del Jefe de Área de Gestión Pedagógica. Sus
funciones son:
a. Programa, coordina y ejecuta las funciones a su cargo dando cuenta a la
Jefatura correspondiente sobre los resultados de los logros y
dificultades.
b. Planifica, monitorea, supervisa, evalúa, asesora y efectúa el seguimiento
de aspectos técnico- pedagógicos a los docentes de la jurisdicción de la
UGEL Chanchamayo, en planes, programas, métodos y técnicas de
aprendizaje, material educativo y evaluación del proceso.
c. Participa en acciones de actualización y capacitación.
d. Promueve la adecuación de los contenidos curriculares, normas y
disposiciones.
e. Analiza la problemática educativa de su responsabilidad, realizando las
observaciones y sugerencias que corresponda.
f. Participa como coordinador, expositor en eventos de capacitación
docente.
g. Realiza las demás funciones afines a su cargo que le asigne el Jefe de
Área.
2.3.6. EDUCACION INTERCULTURAL BILINGÜE Y RURAL
DEL ESPECILISTA EN EDUCACION I
Depende jerárquicamente del Jefe de Área de Gestión Pedagógica. Sus
funciones son:
a. Programar, coordinar y ejecutar las acciones de investigación,
capacitación, seguimiento y monitoreo pedagógico, en coordinación con
agentes del proceso educativo en el Nivel de Educación Inicial, Primaria,
Secundaria en los temas específicos de Educación Intercultural Bilingüe.
b. Diseñar, coordinar y proponer a la Dirección de Gestión Pedagógica,
sistemas de programación, ejecución, y evaluación de los aprendizajes
orientados al mejoramiento del servicio educativo incluyendo contenidos
de interculturalidad.

HP

23

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

c. Diseñar y experimentar métodos, estrategias y propuestas pedagógicas
y tecnológicas apropiadas a la realidad local.
d. Coordinar la programación, ejecución y evaluación de actividades sobre
investigación y experimentación de aspectos educacionales y de
perfeccionamiento docente, para el desarrollo de programas educativos
en Educación Intercultural Bilingüe (EIBI).
e. Asesorar, orientar y emitir opinión técnica sobre asuntos pedagógicos;
en Educación Intercultural Bilingüe (EIBI).
f. Elaborar, ejecutar y evaluar Planes de investigación, capacitación y
supervisión pedagógica en el área de su responsabilidad, en
coordinación con los Especialistas de los diferentes Niveles y
Modalidades Educativas.
g. Coordinar con la Dirección de Gestión Pedagógica, la adecuación de las
normas técnico-pedagógicas del sector educación, a las necesidades y
características de la realidad provincial en Educación Intercultural
Bilingüe (EIBI).
h. Coordinar, supervisar y analizar las actividades y/o desarrollo de las
acciones Técnicos pedagógicas en Educación Intercultural Bilingüe
(EIBI).
i. Programar, ejecutar y evaluar las acciones de supervisión general y
especializada en Educación Inicial, Primaria y Secundaria a nivel local
de Educación Intercultural Bilingüe (EIBI).
j. Velar por el cumplimiento de las normas legales vigentes sobre EIBI en
lo referente a las acciones de administración de personal
(nombramiento, contrato, reasignaciones).
k. Rescatar los conocimientos, respeto, valoración y diálogo con las
distintas culturas existentes en el ámbito provincial.
l. Orientar a los Directores de las Instituciones Educativas, la elaboración
del diagnóstico socio y psicolingüístico para promover aprendizajes y el
desarrollo de la lengua originaria y del castellano como segunda lengua.
m. Implementar los procesos de diversificación curricular con pertinencia
cultural y lingüística incorporando saberes, valores, conocimientos,
normas de organización correspondiente a la cultura local y regional,
acorde con los lineamientos de diversificación curricular.
n. Adecuar y emitir normas relacionadas al proceso de gestión pedagógica
y administrativa del Área de Educación Intercultural Bilingüe.
o. Promover la participación comunitaria para el desarrollo de la EIBI:
Consejos Educativos, mesas de diálogo, comités consultivos, haciendo
participar a las comunidades nativas de la Unidad de Gestión Educativa
Local de Chanchamayo.
p. Difundir y velar por el uso pedagógico de los alfabetos, de las lenguas
vernáculas indígenas de acuerdo a las normas legales vigentes.
q. Coordinar con las Instituciones Públicas y Privadas, entes ejecutores,
academia regional del idioma quechua y demás organizaciones de base
para desarrollar acciones conjuntas en el desarrollo de la EIBI en el
ámbito provincial.
HP

24

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

r. Adecuar y emitir normas relacionadas al proceso de gestión pedagógica
y administrativa del Área de Educación Intercultural Bilingüe.
s. Participar activamente en la elaboración, ejecución y evaluación del Plan
Operativo del Área de Gestión Pedagógica.
t. Supervisar a las Instituciones Educativas para asegurar que los
procesos de enseñanza y aprendizaje de los estudiantes se impartan
considerando la lengua materna, sea ésta originaria o el castellano, así
como su segunda lengua.
u. Iniciar el proceso de identificación de las Instituciones Educativas que
deberían recibir una Educación Bilingüe, según cumplan con los criterios
establecidos por el Ministerio de Educación.
v. Emitir informe u opinión sobre los documentos que pongan a su
consideración.
w. Otras funciones que se le asigne y corresponda.
2.3.7. EDUCACION BASICA ESPECIAL
DEL ESPECIALISTA EN EDUCACION I
Depende jerárquicamente del Jefe de Área de Gestión Pedagógica. Sus
funciones son:
a. Planifica, Monitorea, supervisa, evalúa, asesora y efectúa el seguimiento
de aspectos técnico- pedagógico y la aplicación del currículo en la
modalidad, de acuerdo a las características y necesidades de las
Instituciones Educativas Especiales.
b. Coordina, asesora, y apoya acciones en diferentes tipos de
excepcionalidad. Deficiencia auditiva y/o problemas de lenguaje, retardo
mental, ceguera, y Visión sub.-normal, desajuste de conducta social,
impedimentos físicos y facultades sobresalientes.
c. Emitir opinión técnica en asuntos específicos del Área de su
competencia.
d. Participa en la formulación del Plan Operativo del Área Pedagógica.
e. Orienta y capacita a la familia y a la comunidad para su colaboración en
la Educación del Excepcional
f. Participa como coordinadora y expositora de capacitación docente.
g. Difunde la nueva propuesta Metodológica y la Visión Integracionista.,
h. Realiza otras funciones de su competencia que le encargue el jefe del
Área
2.3.8. EDUCACION BASICA ALTERNATIVA
DEL ESPECIALISTA DE EDUCACION I
Depende del Jefe del Área de Gestión Pedagógica y desempeña las
siguientes funciones;

HP

25

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

a. Orienta y supervisar la aplicación de la política y normatividad de gestión
pedagógica, en las Instituciones Educativas de Educación Básica
Alternativa.
b. Participar y evaluar el Plan Anual de Trabajo del área en el marco del
Plan Operativo Institucional y los objetivos estratégicos de mediano
plazo.
c. Adecuar y difundir las normas y disposiciones técnico pedagógicas de la
modalidad.
d. Ejecutar acciones de asesoramiento y asistencia técnico pedagógico a
los Centros de Educación Básica Alternativa, efectuar supervisión
general y especializada para evaluar su cumplimiento, remitiendo el
informe oportunamente al Jefe inmediato superior.
e. Planificar, ejecutar, evaluar e informar de las diversas actividades
educativas, científicas, tecnológicas, deportivas y culturales referentes a
Educación Básica Alternativa y supervisar su aplicación en las
instituciones educativas.
f. Asesorar y acompañar a las Redes Educativas en el aspecto
pedagógico y de gestión orientado a lograr mejores aprendizajes.
g. Identificar la problemática relacionada con Educación Básica Alternativa
de la jurisdicción y propone soluciones a través de diversas estrategias
con fines de mejoramiento.
h. Atender las quejas y/o reclamos presentados por los administrados
relacionados al Área de Gestión Pedagógica y presentar su informe de
acuerdo a los procedimientos administrativos.
i. Promover la incorporación y el uso de las Tecnologías de la información
y Comunicación en las programaciones y procesos de aprendizaje.
j. Estimular y desarrollar proyectos de investigación e innovación
pedagógica y el mejoramiento de la calidad educativa.
k. Planificar, organizar, ejecutar, monitorear y evaluar la aplicación del
enfoque ambiental y gestión de riesgos en las instituciones educativas.
l. Supervisar el cumplimiento de las horas mínimas de aprendizaje escolar
en las instituciones educativas.
m. Realizar reuniones de coordinación con los Directores de los CEBAs
n. Participar en la comisión de contratación, racionalización, procesos
administrativos y otros que le asigne la autoridad competente.
o. Promover la participación institucional, local, regional, a través de
convenios, proyectos y otros, en apoyo al servicio educativo.
p. Promover estrategias para una convivencia respetuosa e inclusiva de los
estudiantes y desarrollar medidas de prevención en los CEBAs
relacionadas a las diversas formas de violencia que afectan a los
estudiantes.
q. Elaborar informes y emitir opiniones en asuntos de su competencia
r. Realizar otras funciones de su competencia que le encargue su Jefe
inmediato o el Director de la UGEL.
2.3.9. EDUCACION TECNICO PRODUCTIVA
HP

26

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

DEL ESPECIALISTA EN EDUCACION I
Depende jerárquicamente del Jefe de Área de Gestión Pedagógica y
desempeña las siguientes funciones:
a. Planificar, programar, monitorear, supervisar, coordinar, promover y
ejecutar acciones de Educación técnico Productivas.
b. Orientar la programación y supervisar la aplicación del currículo en las
Instituciones Educativas técnico productivo.
c. Promover, desarrollar y ejecutar eventos de capacitación y actualización
a directivos y docentes.
d. Adecuar y difundir las normas y disposiciones técnico pedagógicas de la
modalidad.
e. Desarrollar programa de capacitación continua a los directores y
docentes en función a la identificación de necesidades.
f. Identificar la problemática relacionada con la educación técnica
productivo de la jurisdicción.
g. Coordinar con las Instituciones Educativas Técnico Productivas las
actividades de exposición de trabajos, de artesanal, ferias artesanales
que incentiven el servicio.
h. Promover el desarrollo de actividades académicas, culturales. Cívicas
religiosas y otras que promuevan el logro de aprendizaje en los
estudiantes.
i. Realizar reuniones de coordinación con los directores de los CETPROs.
j. Coordinar con los CETPROs las actividades de feria, eventos y
exposiciones de trabajos artesanales que incentiven el servicio.
k. Informar a la jefatura los resultados de la evaluación y avance del Plan
Anual de Trabajo.
l. Realizar convenios con Instituciones y/o Empresas, para generar trabajo
a favor de los estudiantes egresados.
m. Participar como Coordinador y expositor en eventos de capacitación
docente.
n. Realizar la evaluación trimestral, semestral y anual del año académico
del nivel, identificando Fortalezas y Debilidades.
o. Realizar las demás funciones al cargo que le asigne la jefatura.
p. Elaborar informes y emitir opinión en asuntos de su competencia.
q. Realiza otras unciones de su competencia que le encargue su Jefe
inmediato o el director de la UGEL.
2.3.10. TUTORIA ORIENTACION AL ESTUDIANTE
DEL ESPECIALISTA EN EDUCACION I
Depende jerárquicamente del Jefe del Área de Gestión Pedagógica y
desempeña las siguientes funciones;

HP

27

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

a. Participar en la formulación del Plan Operativo del Área de Gestión
Pedagógica.
b. Elaborar, ejecutar y evaluar los Planes Específicos de Tutoría.
c. Asesorar, monitorear y evaluar la aplicación de: - El Diseño Curricular
Nacional, su diversificación y adecuación. - Metodologías y Técnicas de
Aprendizaje. - Evaluación del Educando. - Organización del servicio de
Tutoría y Orientación del Educando.
d. Dirigir, promover y apoyar estudios de investigación pedagógica en
Tutoría. Participar en Comisiones técnicas por función, encargo o por
norma expresa.
e. Sugerir la racionalización de plazas y otros recursos según los
resultados de supervisión.
f. Promover la participación de la comunidad, gobiernos locales,
organizaciones e instituciones de las localidades, en apoyo a las
actividades de Tutoría.
g. Participar en acciones de capacitación del personal docente.
h. Emitir informe, resolución u opinión de los expedientes derivados y
formula proyectos que contribuyan con el desarrollo del nivel.
i. Orientar la aplicación de las normas de la modalidad y propone sus
adecuaciones.
j. Preparar separatas y otros documentos de orientación.
k. Participar y apoyar en el tratamiento de la problemática de los
educandos.
l. Proponer sugerencias o alternativas que contribuyan a mejorar el
servicio.
m. Dirigir y participar en las acciones de supervisión educativa.
n. Participar y apoyar en actividades como Campañas Educativas,
Festivales, etc.
o. Brindar asesoramiento a las APAFAS., Consejos Educativos
Institucionales.
p. Otras que se le asigne o encargue.
2.3.11. PROMOCION DE LA EDUCACION, CULTURA Y DEPORTE
DEL ESPECIALISTA EN EDUCACION I
Depende jerárquicamente del Jefe del Área de Gestión Pedagógica y
desempeña las siguientes funciones;
a. Planificar, monitorear, supervisar, dirigir, ejecutar y evaluar Planes de
investigación en el área de su incumbencia en coordinación con los
Especialistas de los diferentes Niveles Educativos.
b. Participar de la Elaboración, ejecución y evaluación del Plan Operativo y
del Proyecto Educativo Local.
c. Asesorar a los Técnicos Deportivos para preparar a los equipos de las
Instituciones Educativas.
HP

28

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

d. Asesorar en forma teórica y práctica para el desarrollo de las diversas
disciplinas de la motricidad.
e. Participar de las acciones de organización de las etapas de los juegos y
olimpiadas escolares.
f. Programar, coordinar y ejecutar las labores de investigación,
capacitación, seguimiento y monitoreo en aspectos socio-cultural y
turísticos.
g. Diseñar y experimentar métodos, estrategias y propuestas pedagógicas
y tecnológicas apropiadas a la realidad local, en aspectos socioculturales y de desarrollo turístico.
h. Asesorar, orientar, emitir opinión técnica sobre asuntos relacionados a
cultura y turismo.
i. Promover y proponer la suscripción de convenios interinstitucionales con
las municipalidades, ONGs y otras entidades para impulsar acciones y
programas recreativos, deportivos y socioculturales, en coordinación con
el Director de la UGEL y demás Áreas y el visto bueno de Asesoría
Jurídica.
j. Promover la participación activa de instituciones públicas y privadas en
las acciones educativas, recreación y deporte, culturales, artísticas y
turísticas.
k. Promover, organizar y fomentar el desarrollo de organizaciones
estudiantiles de carácter educativo, recreativo, deportivo, cultural,
artístico y turístico.
l. Proponer la racionalización de plazas y otros recursos según los
resultados de supervisión.
m. Otras funciones que se le asigne y corresponda.
DEL ASISTENTE EN SERVICIO DE EDUCACION Y CULTURA I
Depende jerárquicamente del Jefe del Área de Gestión Pedagógica.
Mantiene relaciones de coordinación y apoyo con el Equipo de
Especialistas en Educación y desempeña las siguientes funciones;
a. Participar en la formulación del Plan Operativo del Área de Gestión
Pedagógica.
b. Formular, ejecutar y evaluar su Plan Específico, que debe contener
asuntos de Educación, Cultura y Educación Comunitaria, entre otros.
Coordinar con el equipo de Especialistas, la implementación de asuntos
como:
 Inclusión de contenidos o capacidades sobre Educación Ambiental,
Participación en Desastres, Ecología, Desarrollo Humano o Estilos
de Vida Saludables, etc.
 Participación de las organizaciones en apoyo de las Instituciones
Educativas.
c. Identificar las Instituciones u Organizaciones que desarrollan Educación
Comunitaria y diseñar el Registro de estas que permita brindarles
HP

29

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

d.

e.

f.
g.

h.

i.
j.
k.
l.
m.
n.

asesoramiento y la convalidación de los aprendizajes en Instituciones
Educativas Públicas.
Emitir informe u opinión sobre expedientes de le derivan y formula
proyectos que promuevan el desarrollo o la revaloración de asuntos de
Educación, Cultura y Educación Comunitaria.
Coordinar con el Periodista de la institución, lo concerniente a las
actividades cívicas, desfiles escolares, festivales, eventos educativosculturales, etc.
Participar en Comisiones Técnicas por función, por encargo o norma
expresa.
Promover, dirigir, ejecutar y evaluar acciones de sensibilización y
capacitación en temas de Educación Ambiental, Prevención y/o
protección en casos de Desastre, etc.
Difundir y orientar la aplicación de documentos normativos sobre temas
generales de Educación y Cultura o Contenidos de la Ley General de
Educación, Ley del Profesorado, Identidad Cultural, Ecoturismo, etc.
Asesorar y monitorear la organización de Bibliotecas, Museos Escolares,
etc.
Elaborar documentos de divulgación sobre temas de Educación y
Cultura.
Participar y/o apoyar en acciones sobre tratamiento de la problemática
del personal.
Presentar sugerencias o alternativas que contribuyan a mejorar el
servicio.
Participar en actividades como: Campañas Educativas, Festivales,
Olimpiadas, etc.
Otras que se le Asigne o encargue.

2.3.12. TECNOLOGÍAS EDUCTIVAS
DEL ESPECIALISTA EN EDUCACION I
Dependen jerárquicamente del Jefe del Área de Gestión Pedagógica y
desempeña las siguientes funciones;
a. Implementar el Plan Operativo en coordinación del Director y los
especialistas del Área de Gestión Pedagógica.
b. Diseñar y experimentar métodos y estrategias y/o sistemas pedagógicos
apropiados a la realidad local y regional.
c. Difundir los alcances y normatividad de la Dirección General de
Tecnologías Educativas (DIGETE), en el ámbito de su jurisdicción.
d. Coordinar con las Áreas correspondientes la asignación oportuna de los
docentes para las aulas de innovaciones pedagógicas de cada
institución educativa de la Dirección General de Tecnologías Educativas
(DIGETE).
e. Desarrollar y/o coordinar las acciones de sensibilización, capacitación,
acompañamiento, monitoreo, evaluación y otras acciones inherentes.
HP

30

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

f. Preparar los informes sobre los avances de las actividades de la
Dirección General de Tecnologías Educativas (DIGETE), en las
instituciones educativas para ser remitido al Especialista de la Dirección
Regional de la Dirección General de Tecnologías Educativas (DIGETE).
g. Facilitar la labor de los consultores de la Sede central de la Dirección
General de Tecnologías Educativas (DIGETE) en toda gestión del
proyecto, en su jurisdicción.
h. Supervisar y evaluar los proyectos productivos que se desarrollan en el
medio rural y zonas de frontera incorporados.
i. Asesorar, orientar y emitir opinión técnica.
j. Aplicar instrumentos de seguimiento en las Instituciones educativas,
respecto a la gestión del Director, la acción de los Docentes, la acción
de los responsables de aulas de innovaciones pedagógicas, según las
disposiciones dictadas por la Dirección General de Tecnologías
Educativas (DIGETE).
k. Organizar a las Instituciones educativas considerados en la Dirección
General de Tecnologías Educativas (DIGETE) mediante el sistema de
redes y desarrollar proyectos colaborativos con el uso de TIC.
l. Participar en la ejecución de programas, de capacitación,
perfeccionamiento y actualización del Docente.
m. Velar por el cumplimiento de las funciones de cada agente educativo:
Director, Docente de Aulas de Innovaciones Pedagógicas, y entes
ejecutores
n. Otras funciones que se le asigne o encargue.
2.3.13. COORDINACION GENERAL DE REDES EDUCATIVAS
DEL COORDINADOR DE RED
Está representado por el Coordinador de Equipo. Depende funcional y
jerárquicamente de la Unidad de Gestión Educativa Local de Chanchamayo
y desempeña las siguientes funciones:
a. Dirigir y ejecutar la Política Educativa de la Red de Gestión Educativa en
concordancia con los Planes de desarrollo local y Regional.
b. Evaluar y supervisar las actividades educativas, culturales, deportivas y
recreacionales en coordinación con el Área de Gestión Pedagógica y
Gestión Institucional de la UGEL Chanchamayo.
c. Difundir, evaluar e informar la aplicación de normas técnico pedagógico
y cultural.
d. Apoyar la capacitación Docente de manera permanente.
e. Actualizar y llevar la información estadística y las metas educativas
culturales.
f. Promover la participación de las organizaciones de base, Gobiernos
Locales y Comunidades en las acciones educativas.
g. Suscribir acuerdos y convenios por delegación con entidades sociales y
culturales con fines educativos.
HP

31

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

h. Informar a la UGEL Chanchamayo sobre las Plazas vacantes
permanentes de las Instituciones Educativas y Programas.
i. Analizar los expedientes técnicos y emitir a la superioridad con un
informe preliminar.
j. Otras funciones que se deberá de cumplir por delegación.
3. DEL AREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL
Es un Órgano de Línea, responsable de brindar asesoramiento a las
instituciones educativas en Planes, proyectos y reglamentos, así como adecuar
la política y normatividad de la gestión institucional del sector educación a las
necesidades de su ámbito jurisdiccional.
3.1.

ESTRUCTURA ORGANICA INTERNA
El Área de Gestión Institucional está constituida por los siguientes cargos;
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

3.2.

Director del Sistema Administrativo II
Planificador I
Estadístico I
Especialista en Finanzas I
Especialista en Racionalización I
Analista de Sistemas I
Secretaria I

FUNCIONES GENERALES
El Área de Gestión Institucional, desempeña las siguientes funciones;
a. Orientar y supervisar la aplicación de la política y normatividad educativa
nacional y regional en materia de gestión institucional, en las
instituciones y programas educativos de su ámbito territorial.
b. Como área usuaria formula su cuadro de necesidades con determinados
bienes y servicios o que dad su especialidad y funciones, canaliza los
requerimientos formulados por las instituciones educativas.
c. Elaborar el plan estratégico de la Unidad de Gestión Educativa y otros
instrumentos de gestión institucional que orienten el desarrollo integral
de la educación fomentando su calidad y equidad.
d. Asesorar y supervisar a las instituciones y programas educativos en la
elaboración y aplicación de los instrumentos de gestión institucional.
e. Elaborar estudios técnicos para autorizar la creación, modificación,
traslados, clausura, receso y reapertura de centros y programas
educativos públicos y privados, en base a la normatividad vigente.
f. Diseñar, organizar, ejecutar y supervisar programas de actualización y
capacitación continua, en gestión institucional del personal directivo,
profesional y técnico que cumple funciones en esta área.

HP

32

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

g. Evaluar y medir la eficacia de la gestión institucional y participar en las
acciones de evaluación y mejoramiento de la gestión de las instituciones
y programas educativos.
h. Orientar y asesorar la elaboración, ejecución y evaluación de los planes
institucionales y los panes de trabajo anual de las instituciones y
programas educativos a su cargo.
i. Elaborar, ejecutar y evaluar el presupuesto anual de la UGEL y realizar
sus modificaciones, sobre la base de objetivos y metas regionales y
locales, con participación de las instituciones y programas educativos.
j. Identificar la necesidad real de plazas docentes y administrativas en
función a la demanda de la población escolar y sustentarla ante el
órgano regional y nacional competente.
k. Racionalizar en forma efectiva los recursos materiales, físicos,
financieros y de personal, utilizados en la prestación de los servicios
educativos a fin de lograr mayor equidad en su distribución.
l. Elaborar las estadísticas educativas y construir los indicadores que
definen la calidad y pertinencia del servicio, utilizando los modernos
sistemas de información.
m. Dotar progresivamente de tecnología y cultura digital a las diversas
dependencias de la sede institucional, así como a los centros y
programas educativos, a fin de mejorar su desempeño institucional.
3.3.

FUNCIONES ESPECÍFICAS

3.3.1. DEL JEFE DEL AREA DE GESTION INSTITUCIONAL
Está representado por el Director del Sistema Administrativo II. Depende
jerárquicamente del Director de la UGEL y cumple las siguientes funciones:
a. Planificar, organizar, dirigir, coordinar, ejecutar, controlar y evaluar las
actividades del Área a su cargo, fomentando el trabajo en equipo.
b. Implementar, ejecutar y evalúa el cumplimiento del Plan de Trabajo del
área a su cargo, y emite opinión de los planes de gestión de la sede
institucional y de las instituciones educativas.
c. Orientar y asesorar la adecuación de la política y normatividad de
gestión institucional del Sector de Educación, a las características y
necesidades locales y a los objetivos de desarrollo educativo en su
ámbito jurisdiccional.
d. Conducir las acciones de asesoramiento a los Directores de las
instituciones educativas en cuanto al Proyecto de desarrollo institucional,
su articulación el Plan Anual de Trabajo, el Proyecto Curricular
Institucional y la producción educativa.
e. Analizar y asesorar la formulación de los Cuadros de Asignación de
Personal de la Sede Institucional de la UGEL y de las Instituciones
educativas.
f. Orientar el diseño y la racionalización de funciones, estructuras, cargos
y procedimientos.
HP

33

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

g. Promover el diseño de nuevas tendencias al mejoramiento de las
estructuras y funciones, simplificación de procedimientos y métodos de
trabajo.
h. Asesorar al Director, jefes de Área y Directores de las Instituciones
Educativas en asuntos de su competencia.
i. Revisar y visar los informes técnicos y proyectos de normas y demás
documentos que se procesan en el Área a su cargo.
j. Coordinar y visar los informes técnicos y proyectos de normas y demás
documentos que se procesan el Área a su cargo.
k. Coordinar y orientar la formulación y evaluación del Plan y presupuesto
de la jurisdicción de la UGEL Chanchamayo.
l. Analizar el avance de la ejecución presupuestaria y evaluar el
cumplimiento de las metas.
m. Visar los proyectos de resoluciones que implican afectación o
modificación del presupuesto.
n. Evaluar los proyectos de reconocimiento, autorización de creación,
ampliación de servicios, traslado, clausura, receso o reapertura de II.EE.
o. Promover el diseño de nuevas formas organizaciones para modernizar y
fortalecer el funcionamiento de la sede institucional y de las instituciones
educativas de su jurisdicción.
p. Promover el fortalecimiento de capacidades de los Especialistas y
trabajadores del área a su cargo.
q. Efectúa prioritariamente, la atención d requerimiento de información de
los documentos recepcionados del Ministerio de Educación, Congreso
de la República, Contraloría General de la República, Defensoría del
Pueblo y otras entidades, informando sobre su nivel de avance y
cumplimiento.
r. Formar parte del Comité especial de Contrataciones como órgano
colegiado encargado de seleccionar al proveedor que brindará los
bienes, servicios u obras requeridos por el área usuaria a través de
determinada contratación. .
s. Formula los cuadros de necesidades con determinados bienes y
servicios o que dad su especialidad y funciones, canaliza los
requerimientos formulados por las II.EE.
t. Canaliza los requerimientos formulados por las II.EE.
u. Realiza otras funciones de su competencia que le encargue el Director.
3.3.2. DEL PLANIFICADOR I
Depende jerárquicamente del Jefe de Gestión Institucional y desempeña las
siguientes funciones;
a. Planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar las acciones propias de
la planificación operativa, programas, proyectos y actividades sobre la
base de las disposiciones legales vigentes.

HP

34

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

b. Dirige la elaboración, ejecución y evaluación del Plan Operativo
Institucional.
c. Participar en la programación, formulación y evaluación del Proyecto
Educativo Local, en aspectos de su competencia.
d. Revisar y emitir opinión técnica en la propuesta de Planes Operativos y
otros documentos de Planeamiento Educativo de las Instituciones
Educativas de su ámbito.
e. Formular proyectos para el Proyecto Educativo Local y proponerlos para
su gestión ante las instituciones de cooperación nacional e internacional.
f. Efectuar estudios de oferta y demanda educativa, mercado ocupacional
y otros del ámbito local.
g. Analizar y evaluar periódicamente la ejecución de los Planes,
Programas, Proyectos y las actividades de la Unidad de Gestión
Educativa Local y de las Instituciones Educativas, según corresponda.
h. Emitir opinión y asesoramiento técnico en asuntos relacionados con su
especialización.
i. Participar y proponer sugerencias en la formulación del Presupuesto de
la Entidad, el Presupuesto Analítico de Personal – PAP – Cuadro Para
Asignación de Personal (CAP), y otros documentos relacionados con
Planificación.
j. Coordinar con la Comisión de Racionalización las propuestas de
ampliación del Servicio Educativo, como la ubicación de plazas docentes
y administrativas; teniendo en cuenta el estudio de necesidades.
k. Asesorar y monitorear a los Directores de las II. EE s. en la formulación
y evaluación del Proyecto Educativo Institucional (PEI), Plan Anual de
Trabajo, Proyectos Innovadores en Gestión Institucional, etc., buscando
concordar con el Proyecto Educativo Local y; preservando su autonomía
institucional.
l. Participar en la formulación del diagnóstico educativo y en acciones de
investigación sobre Planeamiento Educativo.
m. Informar y canalizar la documentación para proyectos de creación y
funcionamiento de Instituciones Educativa públicas y privadas.
n. Asesora en la conformación del Consejo Educativo Institucional CONEI
de las Instituciones Educativas, brindando capacitación y orientación.
o. Realizar visitas opinadas de monitoreo y supervisión a las Instituciones
Educativas Públicas y Privadas a fin de verificar la planificación
educativa.
p. Difundir y orientar la aplicación de las Normas y documentos de
Planificación.
q. Integrar Comisiones relacionadas con sus funciones y otras que le
asignen.
r. Participar en acciones de capacitación, supervisión y monitoreo.
s. Realiza otras funciones de su competencia que le encargue su Jefe
inmediato o el Director de la UGEL.
3.3.3. DEL ESTADÍSTICO I
HP

35

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

Depende jerárquicamente del Jefe de Gestión Institucional y desempeña las
siguientes funciones;
a. Planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar las acciones propias de
la planificación operativa, programas, proyectos y actividades sobre la
base de las disposiciones legales vigentes.
b. Participar en la elaboración, ejecución y evaluación del Plan Operativo
Institucional.
c. Participar en la programación, formulación y evaluación del Proyecto
Educativo Local, en aspectos de su competencia.
d. Recopilar y sistematizar información estadística relevante de la realidad
educativa de la provincia.
e. Emitir informes técnicos estadísticos que sean requeridos por las
instancias correspondientes de gestión educativa.
f. Promover, organizar y ejecutar acciones de capacitación en el área.
g. Elaborar y publicar información estadística relevante del ámbito
provincial.
h. Participar de la formulación de proyectos para el desarrollo educativo.
i. Contribuir a realizar la programación, aprobación y evaluación de los
proyectos de infraestructura y equipamiento educativo.
j. Efectuar estudios de oferta y demanda educativa, mercado ocupacional
y otros a nivel local.
k. Emitir opinión y asesoramiento técnico en asuntos relacionados con su
área.
l. Participar en la formulación de diagnóstico educativo y en acciones de
investigación sobre Planeamiento Educativo.
m. Otras funciones que se le asigne y corresponda.
3.3.4. DEL ESPECIALISTA EN FINANZAS I
Depende del Jefe del Área de Gestión Institucional y desempeña las
siguientes funciones;
a. Dirigir y coordinar con las Áreas y Equipos Técnicos, la formulación del
Presupuesto, en base al Proyecto Educativo Local, Proyectos
Específicos, etc.
b. Elaborar y presentar la información para la programación y evaluación
presupuestaria.
c. Mensualizar la programación de Ingresos y Egresos según la asignación
trimestral, en todas las fuentes de financiamiento de la Unidad
Ejecutora.
d. Efectuar la Programación de Compromisos Anual (PCA).
e. Aprobar la certificación de crédito presupuestal.
f. Priorizar la programación de Compromisos Anual.
g. Realizar ajustes, cuando corresponda, de la Programación de
Compromisos Anual de Unidad Ejecutora 303.
HP

36

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

h. Sustentar ante el Pliego, el incremento de la Programación de
Compromisos Anual, según corresponda.
i. Realizar la Evaluación Financiera del Presupuesto de la unidad
ejecutora.
j. Efectuar acciones de seguimiento de la aplicación de las normas
técnicas del sistema de presupuesto.
k. Participar de la elaboración del Plan Operativo de las Unidades de
Gestión Educativa Local.
l. Elaborar informes técnicos y brindar asesoramiento a las diferentes
unidades estructuradas de las Unidades de Gestión Educativa Local en
materia presupuestal.
m. Formular el Presupuesto Analítico de Personal de la Unidad de Gestión
Educativa Local, en coordinación con Planificación, Racionalización y
Equipo de Personal.
n. Participar en la formulación del Cuadro Para Asignación de Personal de
la Entidad y de las Instituciones Educativas.
o. Asesorar a los Directores de las II. Educativas en asuntos de Plan de
captación de Ingresos, Presupuesto Institucional mensualizado de sus
gastos.
p. Elaborar proyectos de resolución sobre modificaciones presupuestarias
en coordinación con el Área de Administración, Infraestructura y
Equipamiento en autorización de Gastos y Modificaciones
presupuestarias. Preparar los documentos de control y evaluación de
metas del presupuesto. Control sobre cobertura de las Plazas Orgánicas
e Inorgánicas.
q. Integrar Comisiones Técnicas por función, encargo o norma expresa.
r. Participar en actividades de capacitación al personal docente y
administrativo.
s. Revisar los proyectos de resoluciones que implique afectación
presupuestaria.
t. Emitir oficios, informes y opinión en asuntos presupuestarios y de
expedientes.
u. Emitir informes técnicos y asesorar sobre asuntos presupuestarios sobre
la base de las disposiciones legales vigentes.
v. Elaborar la evaluación financiera semestral.
w. Otras funciones que se le asigne y corresponda.
3.3.5. DEL ESPECIALISTA EN RACIONALIZACION I
Depende del Jefe del Área de Gestión Institucional y desempeña las
siguientes funciones;
a. Formular y regula documentos de organización, funciones y gestión y
asesora a las instituciones educativas en su aplicación.
b. Participar en la formulación de estructuras orgánicas, manuales y
cuadros de asignación de personal.
HP

37

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

c. Proponer y asesorar la simplificación de procedimientos y métodos de
trabajo.
d. Emitir opinión técnica, brindar asesoramiento y absolver consultas en
asuntos de organización y gestión.
e. Reconocer, ratificar, autorizar, registrar, modificar, trasladar, clausurar,
recesar, reaperturar o fusionar instituciones y programas educativos
públicos y privados.
f. Supervisar e implementar informes para la creación de instituciones
educativas públicas y privadas.
g. Coordinar con Finanzas la formulación del Presupuesto Analítico de
Personal y el Cuadro Para Asignación de Personal –Estructural-, de la
Sede como de las Instituciones Educativas.
h. Verificar e informar la autorización de ampliaciones, conversión, fusión y
clausura de una institución educativa pública y privada.
i. Proponer normas y alternativas para la racionalización de recursos
humanos, presupuestos, materiales e infraestructura, tanto en la sede
institucional, como en las instituciones educativas de su jurisdicción, en
coordinación con Área de Gestión Administrativa.
j. Actuar como Secretario Técnico en la Comisión Técnica de
Racionalización de Plazas Docentes y Administrativas.
k. Mantiene actualizado el sistema informático de racionalización SIRA.
l. Elaborar y/o actualiza el Manual de Organización y Funciones,
Reglamento de Organización de Funciones, Reglamento Interno, Texto
Único de Procedimientos Administrativos.
m. Difundir y orientar la aplicación de las Normas de Racionalización.
n. Emitir Oficios, Informes, Resoluciones, etc; sobre casos de
Racionalización.
o. Simplificar y/o preparar documentos complementarios de orientación
sobre Normas de Racionalización. (Directivas, Reglamentos,
Separatas).
p. Asesorar a los directores de las II. EE. en la elaboración de sus
documentos de gestión: Organización y Estructura, Reglamento Interno,
Manuales, etc.
q. Realiza otras funciones de su competencia que le encargue su jefe
inmediato o el Director de la UGEL.
3.3.6. DEL ANALISTA DE SISTEMAS I
Depende del Jefe del Área de Gestión Institucional. Desempeña las
siguientes funciones;
a. Realizar las acciones necesarias para la modernización del
procesamiento de información asegurando su confiabilidad respecto al
contenido, oportunidad y compatibilidad con las aplicaciones
informáticas vigentes.

HP

38

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

b. Desarrollar y/o implementar sistemas de información automatizados
para los diferentes procesos que se cumplen en la institución, en
coordinación con las áreas responsables.
c. Organiza y mantiene actualizado el inventario de equipos de cómputo,
así como de archivos de respaldo de información y programas
informáticos instalados.
d. Asegurar el mantenimiento y conservación de los equipos y suministros
de cómputo.
e. Proponer herramientas informáticas para la difusión de instrumentos,
variables e indicadores plasmados en sistemas visuales intuitivos,
páginas web, correo electrónico u otros ajustados a la necesidad de la
UGEL.
f. Proveer información informática a la Dirección de la UGEL y áreas
competentes, en coordinación la jefatura.
g. Emitir opinión técnica, asesorar y proporcionar información en aspecto
de su competencia.
h. Dotar progresivamente de tecnología y cultura digital a las diversas
dependencias de la sede institucional, así como a las instituciones
educativas de su ámbito, a fin de mejorar su desempeño institucional.
i. Realiza otras funciones de su competencia que le encargue su jefe
inmediato o el Director de la UGEL y las mismas o similares funciones
del grupo ocupacional al que pertenece.
3.3.7. DE LA SECRETARIA I
Dependen jerárquicamente del Jefe de Gestión Institucional y desempeña
las siguientes funciones;
a. Recepcionar, registrar, clasificar y distribuir la documentación recibida y
los que genera el Área.
b. Efectúa prioritariamente, el seguimiento de los documentos
recepcionados, informando sobre el nivel de avance y cumplimiento.
c. Digitar la documentación que sea requerida por el personal del Área.
d. Organizar y mantener actualizado el Archivo del Área de acuerdo a las
normas vigentes, cuidando de su seguridad, conservación y
confidencialidad.
e. Realizar el seguimiento, el control e informe sobre la documentación que
se tramita en el Área.
f. Llevar la agenda de reuniones del Jefe del Área.
g. Realizar el seguimiento y control, orientar e informar al público usuario
sobre la situación de la documentación que se encuentra en trámite en
el Área.
h. Preparar los pedidos de materiales y útiles de oficina para el personal
del Área, los recepciona, distribuye y cuida de su seguridad y control.

HP

39

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

i.

Velar por la seguridad, conservación y mantenimiento de mobiliario,
equipo y acervo documentario del Área, así como mantener actualizado
el inventario correspondiente.
j. Gestionar la reproducción e impresión de los documentos que sean
requeridos por el personal del Área.
k. Atender y efectuar llamadas telefónicas, así como remitir y recepcionar
documentos vía facsímil, en cumplimiento de las actividades del Área.
l. Organizar la agenda de actividades, concertar citas y reuniones de
trabajo para el Jefe y personal del Área.
CAPITULO III
ORGANO DE ASESORAMIENTO
4. DEL AREA DE ASESORIA JURIDICA
El Área de Asesoría Jurídica es el órgano de asesoramiento; responsable de
asesorar y emitir opinión de carácter jurídico legal a los órganos de la Unidad
de Gestión Educativa Local de Chanchamayo.
4.1.

ESTRUCTURA ORGANICA INTERNA
El Área de Asesoría Jurídica está constituida por los siguientes cargos;
1. Director del Sistema Administrativo II.
2. Secretaria I

4.2.

FUNCIONES GENERALES
El Órgano de asesoramiento es el Área de Asesoría Jurídica y cumple las
siguientes funciones:
a. Asesorar a la Dirección en asuntos de carácter jurídico legal.
b. Emitir dictamen u opinión legal sobre los recursos de impugnación en
asuntos relacionados al servicio del sector como instancia
administrativa, incluyendo la formulación del proyecto de resolución.
c. Informar, opinar y absolver consultas de carácter legal sobre los
proyectos que formulen las diferentes dependencias de la UGEL
Chanchamayo.
d. Sistematizar y difundir la legislación educativa en coordinación con la
Oficina de Asesoría Jurídica de la Sede Central del Ministerio de
Educación.
e. Participar en la formulación de proyectos de resoluciones,
disposiciones, contratos, convenios y otros actos jurídicos de
competencia de la Dirección.

HP

40

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

f. Ejecutar la defensa judicial preliminar y por delegación del
Procurador Público, encargado de los asuntos judiciales del
Ministerio de Educación.
g. Asumir la defensa legal de la UGEL Chanchamayo.
4.3.

FUNCIONES ESPECIFICAS

4.3.1. ASESOR LEGAL
DEL ABOGADO I
Depende jerárquicamente del Director de la UGEL y desempeña las
siguientes funciones;
a. Asesorar a la Dirección en asuntos de carácter jurídico legal.
b. Ejecutar la defensa judicial preliminar y por delegación del Procurador
Público, encargado de los asuntos judiciales.
c. Asumir la densa legal de la Sede institucional.
d. Efectuar acciones y seguimientos de procesos legales.
e. Emitir dictamen u opinión legal sobre los recursos de impugnación en
asuntos relacionados al servicio de sector como instancia administrativa,
incluyendo la formulación del proyecto de resolución.
f. Informar, opinar y absolver consultas de carácter legal sobre los
proyectos que formulen las diferentes dependencias de la UGEL
Chanchamayo.
g. Copilar, sistematizar y difundir de forma impresa y/o digital la legislación
educativa a la sede, instituciones y programas educativos.
h. Como área usuaria formula su cuadro de necesidades con determinados
bienes y servicios o que dada su especialidad y funciones, canaliza los
requerimientos formulados por las instituciones educativas.
i. Participar en la formulación de proyectos de resoluciones, disposiciones,
contratos, convenios y otros actos jurídicos de competencia de la
Dirección.
4.3.2. SECRETARIA I
Depende jerárquicamente del Especialista Administrativo, y desempeña las
siguientes funciones;
a. Apoyar en funciones específicas de trámite documentario, archivo y
soporte logístico.
b. Digitar, registrar y archivar documentación que sea requerida por el
personal de órgano de asesoramiento.
c. Orientar e informar al público usuario sobre la situación de la
documentación que se encuentra en trámite en el Órgano de
Asesoramiento.

HP

41

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

d. Atender y efectuar llamadas telefónicas, así como remitir y recepcionar
documentos vía fax o correo electrónico.
e. Apoyar en el requerimiento y distribución de materiales y útiles de
oficina.
f. Velar por la seguridad, conservación y mantenimiento del mobiliario,
equipo y acervo documentario de la oficina.
g. Realiza otras funciones de su competencia que le encargue su jefe
inmediato o el Director de la UGEL y las mismas o similares funciones
del grupo ocupacional al que pertenece.
CAPITULO IV
ORGANO DE APOYO
5. AREA DE GESTIÓN
EQUIPAMIENTO

ADMINISTRATIVA,

INFRAESTRUCTURA

Y

EL Área de Gestión Administrativa, Infraestructura y Equipamiento es el
Órgano de Apoyo de la UGEL Chanchamayo y es responsable de las acciones
de personal, recursos materiales, financieros, patrimoniales y servicios de la
Sede de la UGEL, así como de la asesoría administrativa de las Instituciones
Educativas de la jurisdicción.
5.1.

ESTRUCTURA ORGANICA INTERNA
El Área de Gestión Administrativa está constituida por los siguientes cargos;
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

5.2.

Director del Sistema Administrativo II.
Contador I
Tesorero I
Arquitecto I
Especialista Administrativo I
Secretaria I
Trabajador de Servicio II

FUNCIONES GENERALES
El Área de Gestión Administrativa, Infraestructura y Equipamiento
desempeña las siguientes funciones;
a. Proporcionar oportunamente, los recursos económicos y bienes y
servicios que demande la prestación del servicio de las instituciones
educativas a su cargo, en un marco de equidad y trasparencia, mediante
la ejecución eficaz de los recursos presupuestarios de la Unidad de
Gestión Educativa Local.

HP

42

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

b. Como área usuaria formula su cuadro de necesidades con determinados
bienes y servicios o que dada su especialidad y funciones, canaliza los
requerimientos formulados por las instituciones educativas.
c. Participar, en las modificaciones presupuestales necesarias, en
coordinación con el Área de Gestión Institucional, a fin de lograr un
mejor cumplimiento de los objetivos estratégicos propuesto.
d. Asesorar a las instituciones y programas educativos en la elaboración y
ejecución de sus presupuestos.
e. Efectuar las contrataciones a favor del Estado y las actividades relativas
a la gestión del abastecimiento al interior de la sede.
f. Administrar el personal, los recursos materiales y financieros y bienes
patrimoniales de la sede institucional y de las instituciones y programas
educativos a su cargo.
g. Aplicar los procesos técnicos de los sistemas de personal
abastecimiento, contabilidad y tesorería, en las dependencias
administrativas a su cargo, de conformidad a la normatividad emitida
para para cada sistema administrativo.
h. Mantener actualizados la base de datos del registro escalafonario, el
inventario de bienes patrimoniales y el acervo documental, de la sede
institucional y de las instituciones y programas educativos a su cargo.
i. Mejorar permanentemente los procesos técnicos de la gestión
administrativa simplificando su ejecución.
j. Conciliar la información contable, administrativa y presupuestal del
ejercicio fiscal, en los niveles administrativos y plazos correspondientes.
k. Identificar y sistematizar las necesidades de infraestructura, mobiliario y
equipamiento de las instituciones y programas educativos especialmente
en las zonas más desatendidas y solicitar su atención a la Dirección
Regional de Educación Junín.
l. Mantener actualizado el margesí de bienes inmuebles de su ámbito
territorial, efectuando el saneamiento físico-legal de aquellos que lo
requieran, en coordinación con la DRE Junín y el órgano competente de
la Sede Central del Ministerio de Educación.
m. Elaborar y difundir normas técnicas para el adecuado mantenimiento de
los locales escolares, en coordinación con la comunidad, con la
Dirección Regional de Educación y el árgano competente de la Sede
Central del Ministerio de Educación.
n. Supervisar y dar mantenimiento a las instalaciones de las instituciones
educativas, y comunica, antes de finalizar el primer semestre de cada
año, a la Dirección Regional de Educación Junín.
5.3.

FUNCIONES ESPECÍFICAS

5.3.1. DEL
JEFE
DEL
ÁREA
DE
GESTIÓN
INFRAESTRUCTURA Y EQUIPAMIENTO

HP

ADMINISTRATIVA,

43

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

Está representado por el Director del Sistema Administrativo II. Depende
Jerárquicamente del Director de la UGEL Chanchamayo, y desempeña las
siguientes funciones.
a. Planificar, dirigir y evaluar las actividades que realiza el Área a su cargo.
b. Implementar, ejecuta y evaluar el cumplimiento del Plan de Trabajo del
área a su cargo, y emite opinión de los planes de gestión de la sede
institucional y de las instituciones educativas.
c. Coordinar con el Área de Gestión Institucional sobre la formulación del
presupuesto de las instituciones educativas y la sede institucional.
d. Revisar y firmar los informes de ejecución presupuestaria y propuesta de
modificación, solicitudes de giro, relaciones de retenciones de cheques
anulados, compromisos de pagos, los cheques y constancias de pago
de remuneraciones.
e. Revisar y refrendar el Cuadro de Adquisiciones y de suministros de
Bienes muebles e inmuebles.
f. Firmar toda la documentación referente a la información contable y
financiera, así como comprobante de pago de toda índole.
g. Organizar e implementar las acciones de seguridad, mantenimiento y
conservación de las instalaciones, equipos y materiales de la Sede de la
UGEL Chanchamayo.
h. Implementa medidas de austeridad y racionalidad en el gasto de la sede
institucional de las instalaciones, equipos y materiales de la Sede de la
UGEL Chanchamayo.
i. Estudiar y calificar expedientes con el apoyo del Especialista
responsable.
j. Disponer la formulación y visación y/o firma de proyectos de Resolución
y demás documentos sobre aspectos financieros, contables y de
personal.
k. Autorizar los pagos a cuentas de fondos para pagos en efectivo.
l. Verificar las conciliaciones bancarias.
m. Participar en las Comisiones de Licitación, Concurso Públicos y
Adjudicación Directa SUBCAFAE y en otros que le asigne el Director.
n. Adecuar, asesorar y supervisar a las instituciones educativas y a la
dirección de la UGEL Chanchamayo en aplicación de las normas y
procedimientos sobre los sistemas de contabilidad, Tesorería,
Abastecimiento y personal.
o. Revisar y analizar los expedientes relacionados con administración de
personal que se originan en las instituciones educativas y disponer la
formulación del proyecto de Resolución correspondiente.
p. Participar en las comisiones de los procesos administrativos,
disciplinarios, capacitación, reasignaciones, bienestar y otros que
autorice el Director.
q. Promover el fortalecimiento de capacidades de los Especialistas y
trabajadores del área a su cargo.

HP

44

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

r. Dirigir los procesos de autoevaluación del área a su cargo y la
evaluación de los especialistas y trabajadores con fines de
mejoramiento.
s. Efectúa prioritariamente la atención de requerimientos de información de
los documentos relacionados, informando sobre su nivel de avance y
cumplimiento.
t. Formula los cuadros de necesidad con determinados bienes y servicios
que dada su especialidad y funciones, canaliza los requerimientos
formulados por las instituciones educativas.
u. Realizar otras funciones de su competencia que le encargue el Director.
5.3.2. SECRETARIA I
Depende jerárquicamente del Jefe del Área de Gestión Administrativa,
Infraestructura y Equipamiento, y desempeña las siguientes funciones;
a. Recepcionar, registrar, clasificar y distribuir la documentación recibida y
los que genera el Área.
b. Efectúa prioritariamente, el seguimiento de los documentos
recepcionados, informando su nivel de avance y cumplimiento.
c. Tomar dictados y redactar según las indicaciones del Jefe.
d. Digitar la documentación que sea requerida por el personal del Área.
e. Organizar y mantener actualizado el archivo del área de acuerdo a las
normas vigentes, cuidando de su seguridad, conservación y
confidencialidad.
f. Realizar el seguimiento y control, orientar e informar al público usuario
sobre la situación de la documentación que se encuentra en trámite en
el Área.
g. Preparar los pedidos de materiales y útiles de oficina para el personal
del Área, los recepciona distribuye y cuida de su seguridad y control.
h. Velar por la seguridad, conservación y mantenimiento del mobiliario,
equipo y acervo documentario del Área, así como mantener actualizado
el inventario correspondiente.
i. Gestionar la reproducción e impresión de los documentos que sean
requeridos por el personal del Área.
j. Atender y efectuar llamadas telefónicas, así como remitir y recepcionar
documentos vía facsímile, en cumplimiento de las actividades del Área.
k. Organizar la agenda actividades, concertar citas y reuniones de trabajo
para el Jefe y personal Área.
l. Realiza otras funciones de su competencia que le encargue su jefe
inmediato o el Director de la UGEL y las mismas o similares funciones
del grupo ocupacional al que pertenece.
5.3.3. DEL CHOFER I
Se encuentra ubicado estructuralmente en el Área de Gestión Pedagógica y
funcionalmente dentro del Área de Gestión Administrativa, Infraestructura y
HP

45

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

Equipamiento, dependiendo del Jefe del Área. Desempeñando las
siguientes funciones;
a. Conducir el vehículo fuera de la Sede, portando la papeleta de salida.
b. Llevar y actualizar la Bitácora del vehículo.
c. Preparar informes periódicos del estado del vehículo con las
recomendaciones pertinentes.
d. Verificar que las reparaciones del vehículo esté de acuerdo al Contrato.
e. Elaborar la papeleta de salida del vehículo a su cargo con las
autorizaciones pertinentes.
f. Apoyar en el traslado y distribución de materiales a los Centros e
Instituciones educativas.
g. Otras funciones que se le asigne o encargue.
5.3.4. DEL TRABAJADOR DE SERVICIO II
Dependen del Jefe del Área de Gestión Administrativa, Infraestructura y
Equipamiento y desempeña las siguientes funciones.
a. Desarrollar labores de portería y vigilancia del local de la Sede de la
UGEL Chanchamayo.
b. Controlar la salida e ingreso del personal y usuario de la Sede, asi como
de materiales, muebles y enseres.
c. Realizar labores de limpieza de las oficinas de la sede institucional.
d. Verificar diariamente el estado de seguridad de los ambientes y del
local, reportando sobre cualquier incidencia.
e. Distribuir documentos internos y externos a la Sede Institucional
f. Realizar trabajos de almacenamientos, embalaje, transporte y
distribución de materiales y útiles de oficina.
g. Apoyar en el transporte de muebles, equipos y enseres e impresión de
documentos.
h. Realizar otras funciones de su competencia que le encargue su jefe
inmediato o el Director de la UGEL y las mismas o similares funciones
del grupo ocupacional al que pertenece.
5.3.5. CONTABILIDAD
DEL CONTADOR I
Depende jerárquicamente del Jefe del Área de Gestión Administrativa y
desempeña las siguientes funciones;
a. Elaborar los estados financieros y sus anexos respectivos.
b. Elaborar los asientos contables con las PECOSAS y otros documentos
fuentes.
c. Elaborar la información contable de presupuesto, registro de
operaciones y anexos complementarios de ejecución presupuestaria.
HP

46

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

d. Registrar y mantener actualizado los libros principales y auxiliares.
e. Coordinar con el Jefe del Área sobre el avance de la ejecución
presupuestaria.
f. Revisar e integrar los anexos de Tesorería, Abastecimientos, Personal y
presupuesto.
g. Visar los comprobantes de pago, previa revisión de la documentación
sustentatoria.
h. Confeccionar el avance de gastos por partidas específicas.
i. Brindar apoyo y asesoramiento en el manejo de información contable a
las instituciones educativas.
j. Coordinar con el Área de Gestión Institucional sobre la ejecución de los
gastos mensual.
k. Realizar otras funciones de su competencia que le encargue su jefe
inmediato o el Director de la UGEL y las mismas o similares funciones
del grupo ocupacional al que pertenece.
5.3.6. TESORERÍA
DEL TESORERO I
Depende jerárquicamente del Jefe del Área de Gestión Administrativa, y sus
funciones son las siguientes;
a. Elaborar el Libro Caja, con documentos sustentatorios.
b. Realizar mensualmente el arqueo de caja y cheques en cartera.
c. Revisar y firmar los documentos referentes a la relación de Giros,
retenciones, cheques, comprobantes de pago, constancia de pago,
conciliaciones bancarias, recibos de ingresos y comprobantes de
ingreso.
d. Controlar el movimiento de fondos por pago en efectivo, de acuerdo a
las normas establecidas.
e. Girar cheques de remuneraciones, bienes y servicios, devoluciones,
reprogramaciones, judiciales y otras obligaciones.
f. Visar los cheques de descuentos judiciales para ser remitidos a su
destino.
g. Revisar y controlar los documentos que ingresan a tesorería.
h. Revisar la elaboración de la ejecución mensual
i. Revisar el informe de los recursos directamente recaudados
j. Realiza otras funciones de su competencia que le encargue su Jefe
inmediato o el Director de la UGEL y las mismas o similares funciones
del grupo ocupacional al que pertenece.
5.3.7. INFRAESTRUCTURA EDUCATIVA
DEL INGENIERO I

HP

47

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

Depende jerárquicamente del Jefe del Área de Gestión Administrativa y
desempeña las siguientes funciones.
a. Realizar estudios para determinar las necesidades de infraestructura y
equipamiento educativo en su jurisdicción.
b. Emitir opinión técnica sobre creación, apertura, traslados, ampliación,
fusión, receso o reapertura de instituciones educativas públicas y
privadas.
c. Coordinar, participar y supervisar los programas de mantenimiento y
construcción de locales escolares.
d. Mantener actualizado el margesí de bienes inmuebles de la jurisdicción,
en coordinación con el órgano del Ministerio de Educación.
e. Elaborar y verificar el cumplimiento de las especificaciones técnicas que
demanda la realidad geográfica de su localidad en los proyectos de
infraestructura educativa.
f. Realizar inspecciones en los locales para verificar el estado de
infraestructura y equipamiento, asi como su correcto uso y
funcionamiento.
g. Verificar las tasaciones de los bienes inmuebles de uso educativo en su
jurisdicción.
h. Estudiar y verificar la titulación de las propiedades del Ministerio de
Educación y preparar los antecedentes para la defensa judicial del
patrimonio inmobiliario de su jurisdicción.
i. Participar en la gestión e implementación de programas de
financiamiento interno y externo, que apoyen los planes de desarrollo de
infraestructura educativa.
j. Participar en la elaboración de la Carta Educativa de la UGEL
Chanchamayo.
k. Emitir opinión técnica y proporcionar información y asesoramiento en
aspectos de su competencia.
l. Elaborar los presupuestos de obra y expedientes técnicos para
construcción y mantenimiento de locales escolares de las instituciones
educativas públicas.
5.3.8. BIENESTAR SOCIAL
ASISTENTE SOCIAL I
Se encuentra ubicado estructuralmente en el Área de Gestión Pedagógica y
funcionalmente dentro del Área de Gestión Administrativa, Infraestructura y
Equipamiento, dependiendo del Jefe del Área. Desempeña las siguientes
funciones;
a. Realizar los trámites por conceptos de subsidios (maternidad,
enfermedad, lactancia y sepelio) ante las instituciones correspondientes.
b. Realizar las inscripciones ó reinscripciones de los asegurados del
personal docente y administrativo de la UGEL Chanchamayo.
HP

48

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

c.
d.
e.
f.

Visar los descansos médicos de los usuarios para que tramiten.
Atender diferentes casos sociales que se presenten.
Realizar coordinaciones de atención hospitalaria ante ESSALUD.
Realizar visitas domiciliarias y hospitalarias cuando el caso así lo
requiere.
g. Coordinar con ESSSALUD en caso de sepelio y lactancia.
h. Realizar acciones de supervisión del comedor asegurando una buena
atención, limpieza y preparación de los alimentos.
i. Coordinar con las demás áreas las celebraciones de las diferentes
fechas cívicas.
j. Otras funciones que le asigne su Jefe inmediato.
5.3.9. ABASTECIMIENTO
DEL ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO I
El cargo está ubicado estructuralmente en el Órgano de Dirección y
funcionalmente en el Área de Gestión Administrativa, Infraestructura y
Equipamiento, dependiendo del Jefe del Área de Gestión Administrativa,
Infraestructura y Equipamiento. Sus funciones son:
a. Elaborar el Plan Anual de Adquisiciones (bienes y servicios) de la UGEL
Chanchamayo para cada período, priorizando de acuerdo a las
necesidades solicitadas por las Instituciones Educativas y de la Sede
Institucional
b. Dirige y coordina la formulación, consolidación y reajuste de los cuadros
de necesidades de las Instituciones Educativas y Sede Institucional de la
UGEL Chanchamayo.
c. Revisa y autoriza la tramitación de las solicitudes de cotización, cuadro
comparativo de cotizaciones, órdenes de compra, guías de
internamiento, pedidos de comprobantes de salida, ordenes de
servicios, pólizas y otros documentos relacionados a su equipo y que
estas cumplan con la Ley N° 26850 de cotizaciones y adquisiciones del
Estado y su Reglamento D.S. N° 013-2001-PCM.
d. Propone y Formula los presupuestos de compras y el calendario de
entrega.
e. Controla la calidad de los bienes que se adquieren.
f. Participa en las comisiones de licitación pública y de concurso de
precios, para adquirir bienes muebles y otros que le asigne.
g. Mantiene actualizado el registro de proveedores, bienes y servicios de la
Sede Institucional y que estos estén debidamente acreditados para
contratar con el Estado.
h. Mantiene actualizado el inventario de bienes, muebles e inmuebles y
equipos de las Instituciones Educativas y Sede Institucional de la UGEL
Chanchamayo.

HP

49

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

i) Supervisa y asesora a las Instituciones Educativas y Sede Institucional
de la UGEL Chanchamayo, en asuntos relacionados con el sistema de
abastecimientos.
i. Controla las entradas y salidas de los vehículos dando cuenta al Jefe del
Área.
j. Visa la documentación administrativa contable que se genera en el
sistema de abastecimiento.
k. Formula la ampliación del calendario de compromiso de bienes y
servicios.
l. Supervisa la conservación y mantenimiento de la infraestructura,
instalaciones y equipamiento de la sede de la UGEL Chanchamayo,
para subsanar de inmediato las necesidades.
m. Realiza otras funciones de su competencia, que le encargue el Jefe del
Área de Gestión Administrativa, Infraestructura y Equipamiento.
5.3.10. EQUIPO DE PERSONAL
DEL ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO I (Personal)
Depende del Jefe del Área de Administración y desempeña las siguientes
funciones;
a. Dirigir, coordinar, orientar y supervisar las acciones del Sistema de
personal que se generan en la Sede Institucional y en las instituciones
educativas.
b. Formular y actualizar el Cuadro de Asignación de Personal de la sede
institucional y de las instituciones y programas educativos.
c. Mantener actualizado el Cuadro de Plazas vacantes por niveles y
modalidades y el sistema NEXUS del ámbito jurisdiccional.
d. Elaborar informes, Resoluciones y otros documentos sobre acciones de
personal.
e. Recepcionar y visar los expedientes y proyectos de resoluciones del
sistema de personal que se procesan en el área.
f. Revisar y firmar constancias escalafonarias, ceses de pago, constancias
de bonificaciones, beneficios y descuentos por distintos conceptos.
g. Proponer la racionalización de personal en coordinación con el Área de
Gestión Institucional.
h. Participar en la Comisiones de Procesos Administrativos y Disciplinarios,
Selección de personal, capacitación, reasignaciones, contratos,
bienestar y otras relacionadas con el Sistema de Personal.
i. Programar, coordinar, ejecutar y evaluar las capaciones y actualización
sobre sistema de personal en las Instituciones Educativas y de la Sede
Institucional de la UGEL Chanchamayo.
j. Controlar, sistematizar informar la asistencia, permanencia y puntualidad
de personal de la Sede institucional.
k. Absolver consultas y asesorar a Directores en asuntos relacionados con
el sistema de personal.
HP

50

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

l.
m.
n.

o.
p.

q.

r.

Participar y coordinar en la elaboración de reglamentos, directivas y
otros relacionados con el sistema de personal.
Proponer y hacer cumplir las normas y procedimientos en los asuntos
administrativos del Personal.
Analizar las propuestas de los directores de las instituciones educativas
sobe movimiento de personal, conformidad a los dispositivos legales
vigentes.
Disponer la actualización del Registro Escalafonario del Personal
docente y administrativo de la UGEL Chanchamayo.
Organizar y mantener actualizados los archivos de la Resoluciones así
como los dispositivos legales sobre asuntos relacionados con la
administración de personal.
Programar, coordinar, ejecutar y evaluar las acciones de capacitación y
actualización de personal directivo y administrativo de las instituciones y
programas educativos.
Realiza otras funciones de su competencia que le encargue su Jefe
inmediato o el Director de la UGEL y las mismas o similares funciones
del grupo ocupacional al que pertenece.

TECNICO ADMINISTRATIVO I (Proyectista)
El cargo está ubicado estructuralmente en el Órgano de Dirección y
funcionalmente en el Área de Gestión Administrativa, Infraestructura y
Equipamiento, dependiendo del Especialista Administrativo en Personal.
Sus funciones son;
a. Analizar expedientes, proyectos, resoluciones y emite informes técnicos
sobre acciones de personal.
b. Proyectar resoluciones de acuerdo a requerimientos y conforme a
dispositivos legales vigentes.
c. Participar en el desarrollo de acciones de asesoramiento y supervisión
de los procedimientos técnicos de personal que sean de aplicación en
las Instituciones Educativas.
d. Mantener actualizado los archivos de proyectos de resoluciones, así
como los dispositivos legales sobre asuntos relacionados con la
administración de personal.
e. Elaborar los formularios de control estadístico de las resoluciones y
expedientes.
f. Organizar y mantener actualizado los archivos de proyectos de
resoluciones, así como los dispositivos legales sobre asuntos relaciones
con la administración del personal.
g. Consolidar el rol de vacaciones del personal de la sede institucional.
h. Realiza otras funciones de su competencia que le encargue su Jefe
inmediato o el Director de la UGEL y las mismas o similares funciones
del grupo ocupacional al que pertenece.
DEL TECNICO ADMINISTRATIVO (Escalafón)
HP

51

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

El cargo está ubicado estructuralmente en el Órgano de Dirección y
funcionalmente en el Área de Gestión Administrativa, Infraestructura y
Equipamiento, dependiendo del Especialista Administrativo en Personal.
Sus funciones son:
a. Organizar, dirigir y controlar el proceso de registro en las fichas
escalafonarias y lleva al archivo de las carpetas personales de todos los
servidores del ámbito de la UGEL Chanchamayo, así como de los
pensionistas de la misma.
b. Verificar y firmar los informes y las hojas escalafonarias para el
otorgamiento de beneficios por diferentes conceptos: remuneración
familiar, acumulación de años de estudios, gratificaciones, devengados,
prestaciones de ESSALUD, etc.
c. Preparar el informe mensual de los docentes que cumplen 25 y 30 años
de servicios para el otorgamiento del beneficio correspondiente.
d. Emitir informes técnicos al Jefe de Área, con copia al Órgano de Control
Institucional, de las Resoluciones Directorales sobre acciones de
personal que transgredan las leyes o disposiciones legales
administrativas vigentes.
e. Verificar y controlar la actualización de las fichas escalafonarias y las
carpetas respectivas por orden alfabético.
f. Revisar los cuadros sobre cómputo del tiempo de servicios,
remuneraciones de personal y gratificaciones.
g. Revisar y firmar los pases de la UGEL Chanchamayo.
h. Realizar otras funciones de su competencia que le encargue su Jefe
inmediato y/o el Jefe del Área.
CAPITULO V
ORGANO DE CONTROL
6. OFICINA DE CONTROL INSTITUCIONAL
El Área de Auditoria Interna, es el órgano responsable del control
gubernamental interno de la entidad, supervisa, vigila y verifica los actos y
resultados de la gestión en atención al grado de eficiencia, eficacia,
transparencia economía en el uso y destino de los recursos y bienes del
estado, así como el cumplimiento de las normas legales.
6.1.

ESTRUCTURA ORGANICA INTERNA
El Área de Auditoria Interna está constituida por los siguientes cargos;
1. Director del Sistema Administrativo II.
2. Auditor I
3. Secretaria I

HP

52

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

6.2.

FUNCIONES GENERALES:
Desempeña las siguientes funciones;
a. Realizar el seguimiento de medidas correctivas de los informes de las
acciones y actividades de control a su cargo (dispuestas por el Jefe de
OCI)
b. Recibir y atender denuncias que formulen los servidores, funcionarios
públicos y ciudadanía en general sobre actos y operaciones de la
entidad otorgándole el trámite que corresponda a su mérito.
c. Verificar el cumplimiento de las disposiciones legales y normativa interna
aplicables a la entidad y que se encuentren relacionadas a las
actividades de control a su cargo.
d. Cumplir diligente y oportunamente con los encargos y requerimiento que
le formule el Jefe de OCI.
e. Cautela que la publicidad de los informes resultante de sus acciones y
actividades de control a su cargo, se realicen de conformidad con las
disposiciones de la materia.
f. Cumplir con las normas y principios que rigen la conducta,
impedimentos, incompatibilidades y prohibiciones así como el código de
ética del auditor gubernamental.
g. Mantener en reserva la información clasificada obtenida en el ejercicio
de sus acciones de control.
h. Actuar de oficio cuando en los actos y operaciones de la entidad se
adviertan indicios razonables de ilegalidad, de omisión o de
incumplimiento, informando al Jefe de OCI para que se adopten las
medidas pertinentes.
i. Realiza otras funciones de su competencia que le encargue su Jefe
inmediato o el Director de la UGEL, y las mismas o similares funciones
del grupo ocupacional al que pertenece

6.3.

FUNCIONES ESPECIFICAS

6.3.1. DEL AUDITOR INTERNO
Está representado por el Director del Sistema Administrativo II. Depende
estructuralmente del Director de la UGEL CHANCHAMAYO y mantiene una
vinculación de dependencia funcional y administrativa con la Contraloría
General, en su condición de ente técnico del sistema sujetándose a sus
lineamientos y disposiciones. En el desempeño de sus labores, actúa con
independencia técnica y de criterio profesional dentro del ámbito de su
competencia y cumple las siguientes funciones:
a. Formula, ejecuta y evalúa el Plan Anual de Control, aprobado por la
Contraloría General de la República de acuerdo a los lineamientos y
disposiciones emitidas para tal efecto.

HP

53

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

b. Ejercer el control interno posterior a los actos y operaciones de la
entidad, sobre la base de los lineamientos y cumplimiento del Plan Anual
de Control a que se refiere el Art. 7° de la Ley N° 27785, sus
modificatorias y el control externo a que se refiere el Art. 8° de la Ley N°
27785, por encargo de la Contraloría General.
c. Efectuar el control preventivo, en la entidad, sin carácter vinculante en
sus modalidades de veeduría, orientaciones de oficio, inspecciones,
verificaciones cumplimiento de la normatividad.
d. Remitir los Informes resultantes de las acciones de control a la
Contraloría General, así como el titular de la entidad, conforme a las
disposiciones sobre la materia.
e. Implantar el funcionamiento de control interno en la entidad, en
conformidad con la normatividad aplicable.
f. Remitir los informes resultantes de las actividades de control a la
contraloría General si son de cumplimiento de normativa, así como el
titular de la entidad.
g. Efectuar auditoria a los estados financieros y presupuestarios de la
entidad, de conformidad con las pautas que señale la Contraloría
General.
h. Ejecutar las acciones y actividades de control, a los actos y operaciones
de la entidad, que disponga la Contraloría General a través del Plan
Anual de Control, así como las que sean requeridas por el titular de la
entidad, cuando estas últimas tengan carácter de no programadas, su
realización será comunicada a la contraloría general por el jefe de OCI.
i. Propiciar la Capacitación permanente del personal del Órgano de
Control Institucional.
j. Actuar de Oficio, cuando en los actos y operaciones de la entidad se
advierten indicios razonables de ilegalidad, de omisión o de
incumplimiento, informando al titular de la entidad para que adopte las
medidas correctivas pertinentes.
k. Recibir y atender las denuncias que formulen los funcionarios y
servidores públicos y ciudadanos sobre actos y operaciones de la
entidad otorgándole el trámite que corresponde a su mérito.
l. Efectuar el seguimiento de las medidas correctivas de los informes de
las acciones de control, comprobando el estado de su materialización
efectiva, conforme a los términos y plazos respectivos.
m. Apoyar a las comisiones que designe la Contraloría General para la
ejecución de las labores de control en el ámbito de la entidad.
n. Verificar el cumplimiento de las disposiciones legales y normativas
interna aplicable a la entidad.
o. Cumplir en forma oportuna y diligente con los encargos y requerimientos
que formule la Contraloría General.
p. Disponer que se mantengan ordenados, custodiados a disposición de
los diez (10) años, los informes de control, papeles de trabajo,
documentos relativos a la actividad funcional de los OCI.

HP

54

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

q. Realizar otras funciones de su competencia que le encargue el Director
de la UGEL.
6.3.2. DEL AUDITOR I
Depende del Auditor Interno, y cumple las siguientes funciones:
a. Participar en la formulación, ejecución y evaluación del Plan Anual de
Control.
b. Realizar auditorías de exámenes especiales programadas y no
programadas en el Plan Anual de Control, según los objetivos
planteados.
c. Efectúa auditorías a los Estados Financieros y presupuestarios de la
entidad así como a la gestión de las mismas de conformidad con los
lineamientos que emita la Contraloría General.
d. Efectuar el control preventivo en la entidad dentro del marco de lo
establecido en las disposiciones emitidas de la Contraloría General,
Participando en la Veeduría, orientaciones de oficio, charlas,
inspecciones, verificaciones en cumplimiento de la normativa.
e. Elaborar y suscribir los informes de auditoría, exámenes especiales y
legales pertinentes programados y no programados en el Plan Anual de
Control de acuerdo a las normas de Auditoria Gubernamental, elevando
al Jefe de OCI para su revisión.
f. Realizar el seguimiento de las medidas correctivas de los informes de
las acciones y actividades de control a su cargo (dispuesta por el Jefe
de OCI).
g. Programar, coordinar, ejecutar y evaluar las acciones inherentes a su
cargo, resultante de la responsabilidad de las Auditorías, exámenes
especiales y actividades de control programadas en el Plan Anual de
Control.
h. Recibir y atender denuncias que formulen los servidores, funcionarios
públicos y ciudadanía en general, sobre actos y operaciones de la
entidad, otorgándole el trámite que corresponda a su mérito.
i. Apoyar a las comisiones que designe la contraloría General para la
Ejecución de las labores de control en el ámbito de la entidad,
colaborando con las labores de control.
j. Verificar el cumplimiento de las disposiciones legales y formativas
interna aplicables a la entidad y que se encuentren relacionadas a las
actividades de control a su cargo.
k. Cumplir diligente y oportunamente con los encargos y requerimiento que
le formule el Jefe de OCI.
l. Cautela que la publicidad de los informes resultante de sus acciones y
actividades de control a su cargo, se realicen de conformidad con las
disposiciones de la materia.
m. Participar en las capacitaciones permanentes del personal que conforma
el OCI, a través de la Escuela Nacional de Control de la Contraloría
HP

55

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

General o de cualquier otra Institución Universitaria o de nivel superior
con reconocimiento oficial en temas vinculados con el control
gubernamental, la administración y aquellas materias afines a la gestión
de las organizaciones.
n. Elaborar, codificar, referenciar de acuerdo a las normas y manual de
Auditoria Gubernamental los papeles de trabajo resultantes de las
acciones y actividades de control a su cargo, así como los documentos
relativos a la actividad funcional de los OCI, los mismos que deben ser
elevados a la jefatura para la disposición de su custodia.
o. Actuar de oficio cuando en los actos y operaciones de la entidad se
adviertan indicios razonables de ilegalidad, de omisión o de
incumplimiento, informando al Jefe de OCI para que se adopten las
medidas pertinentes.
p. Realizar otras funciones de su competencia que le encargue el Auditor
Interno.
6.3.3. DE LA SECRETARIA I
Depende del Auditor Interno. Sus funciones son las siguientes:
a. Recepcionar, registrar, clasificar y distribuir la documentación recibida y
los que genera el Órgano de Control Institucional
b. Redactar según las indicaciones del Jefe del Órgano de Control
Institucional, con relación a los trabajos de las labores de control,
preparando la documentación para el despacho y firma del jefe.
c. Organizar y mantener actualizado el Archivo del Órgano de Control
Institucional Área de acuerdo a las normas vigentes, cuidando de su
seguridad, conservación y confidencialidad.
d. Realizar el seguimiento y control, orientar e informar al público usuario
sobre la situación.
e. Preparar los requerimientos relacionados a las labores de control,
material logístico, recepciona, distribuye y cuida de su seguridad y
control.
f. Velar por la seguridad, conservación y mantenimiento del mobiliario,
equipo y acervo documentario del Órgano de Control Institucional, así
como mantener actualizado el inventario correspondiente.
g. Custodiar de manera ordenada a disposición de (10) años, los informes
de acciones y actividades de control documentos relativos a la actividad
funcional de los OCI.
h. Llevar el control de asistencia, inasistencia, permisos, licencias,
vacaciones, desplazamiento interno y externo.
i. Reportar a la Jefatura de OCI el consolidado de expedientes ingresados
y su tratamiento, la falta de presentación de los papeles de trabajo de
las acciones y actividades de control por parte del Auditor.
j. Organizar la agenda de actividades, concertar citas y reuniones de
trabajo para el Jefe y personal del Órgano de Control Institucional.
HP

56

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

k. Organizar clasificar y custodiar toda la documentación relacionada al
sistema de Control Gubernamental, Remitida a la Contraloría General de
la República.
l. Realizar otras funciones afines al cargo que le asigne el Jefe del Órgano
de Control Institucional.
CAPITULO VI
ÓRGANO DE PARTICIPACION
7. CONSEJO PARTICIPATIVO DE EDUCACION
Son funciones del Consejo Participativo de Educación:
a. Participar en la formulación de la política educativa, así como en la
elaboración del Proyecto Educativo Local de la UGEL Chanchamayo y los
Planes Operativos Anuales.
b. Participar anualmente en la elaboración y rendición de cuentas del
presupuesto participativo de la UGEL Chanchamayo.
c. Fomentar las relaciones de cooperación entre la Unidad de Gestión
Educativa Local y las Instituciones Públicas y Privadas y organizaciones de
cooperación institucional.
d. Apoyar la instauración de mecanismos de vigilancia y control ciudadano
que garantice equidad, honestidad y transparencia de la gestión educativa y
rendición de cuentas.
e. Establecer canales permanentes de información y dialogo con la población,
con el Consejo Participativo Regional de Educación y el Consejo Nacional
de Educación.
f. Implantar redes de información con los Consejos Educativos Institucionales
y de red educativa rural, de modo de conocer sus necesidades y contribuir
a mejorar su gestión.
CAPITULO VII
ORGANOS DE EJECUCIÓN
8. DE LOS ORGANOS DE EJECUCIÓN
Los Órganos de Ejecución están representados por las Instituciones
Educativas. Son responsables de la prestación de los servicios educativos,
desarrollando los procesos y procedimientos educativos orientados al logro de
aprendizajes de los actores educativos directos.
Su funcionamiento se rige por las normas de carácter emitidas por el Ministerio
de Educación, así como las adecuaciones que puedan expedir la Dirección
Regional de Educación Junín y Unidad de Gestión Educativa Local de
Chanchamayo.
HP

57

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

FUNCIONES DE CARGO POR NECESIDAD DE SERVICIO
La Unidad de Gestión Educativa Local de Chanchamayo, categorizado como
Unidad Ejecutora 303 Educación Chanchamayo mediante R.E.R. N° 328-2012GR-JUNIN/PR, no cuenta con un CAP cuyos cargos cubran las necesidades del
Área de Gestión Administrativa, Infraestructura y Equipamiento, por el incremento
de oficinas y limitado por el D.S. N° 043-2004-PCM por ser un órgano de apoyo;
debido a estas necesidades de servicio se registran de manera complementaria
las funciones de los siguientes servidores profesionales, técnicos y auxiliares:
1. REMUNERACIONES Y PENSIONES
DEL ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO I
Depende jerárquicamente del Jefe de Área de Gestión Administrativa, cumple
las siguientes funciones:
a. Dirige, distribuye, orienta y controla las acciones y tareas del equipo a su
cargo.
b. Depura mensualmente bajo responsabilidad, la planilla matriz de activos y
cesantes para su actualización.
c. Realiza el control de número de plazas presupuestadas y pagadas.
d. Remite el calendario de compromisos al Área de Gestión Institucional para
su requerimiento al Tesoro Público.
e. Supervisa el chequeo de planillas y remite a Tesorería para el pago
mensual.
f. Revisa y firma los informes de liquidaciones, adelanto por compensatoria,
planillas mensuales, proyectos de resoluciones y créditos internos
(devengados).
g. Verifica las liquidaciones de expedientes de reconocimiento, tiempo de
servicios y otros.
h. Supervisa el consolidado de inasistencias y tardanzas del personal de la
sede y de las Instituciones Educativas del ámbito jurisdiccional de la UGEL
Chanchamayo.
i. Elabora las planillas mensuales.
j. Realiza otras funciones de su competencia que le encargue el Jefe del Área
de Gestión Administrativa.
DEL TECNICO ADMINISTRATIVO
Depende del Especialista Administrativo en Remuneraciones y Pensiones. Sus
funciones son:
a. Participar en la elaboración de las planillas de remuneraciones.
b. Efectuar cálculos mensuales para el procesamiento de las planillas de
pago, ejecutando las resoluciones por diversos conceptos como cambio de
nivel, contratos, nombramientos, encargos, etc.
HP

58

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

c. Depurar y mantener actualizado las planillas de pago de remuneraciones
del personal activo y cesante.
d. Apoyar en la digitalización de planillas de remuneraciones.
e. Apoyar en la revisión de planillas antes de efectuarse el pago.
f. Realizar otras funciones de su competencia que le encargue su Jefe
g. inmediato y/o el Jefe del Área.
2. DEL TÉCNICO SIAF (Sistema Integrado de Administración Financiera)
Depende jerárquicamente del Jefe del Área de Gestión Administrativa, cumple
las siguientes funciones:
a. Registro Administrativo de compromisos O/S, O/C, Planillas de
Remuneraciones.
b. Registro Administrativo de devengados: facturas, boletas de ventas y
recibos.
c. Registro Administrativo de Giros: Cheques, comprobantes de pago.
d. Reporte de calendario, saldos presupuestados.
e. Reporte de ejecución de gasto.
f. Realiza otras funciones afines de su competencia que se le asigne.
3. UNIDAD DE PERSONAL
3.1. DEL TÉCNICO ADMINISTRATIVO (Movimiento Del personal)
Depende jerárquicamente del especialista Administrativo en Personal,
cumple las siguientes funciones:
a. Analiza expedientes, proyectos, resoluciones y emite informes técnicos
sobre acciones de personal.
b. Proyecta resoluciones de acuerdo a requerimientos y conforme a
dispositivos legales vigentes.
c. Participa en el desarrollo de acciones de asesoramiento y supervisión de
los procedimientos técnicos de personal que sean de aplicación en los
Centros y Programas Educativos.
d. Mantiene actualizado el control de licencias del personal docente y
administrativo.
e. Consolida el rol de vacaciones, elabora y llena los formularios de control
estadísticos de las resoluciones y expedientes.
f. Organiza y mantiene actualizados los archivos de proyectos de
Resoluciones, así como los dispositivos legales sobre asuntos
relacionados con la Administración de Personal.
g. Responsable del cumplimiento de la presentación del PDT a la SUNAT de
acuerdo al cronograma, debiendo coordinar con Tesorería para efectuar
el pago mensual de los descuentos de ESSALUD e IES en discos
compactos.

HP

59

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

h. Realiza labores que le asigne el responsable de escalafón, funciones de
su competencia que le encargue el Jefe inmediato.
4. DEL TÉCNICO ADMINISTRATIVO (Almacén)
Depende jerárquicamente del especialista Administrativo en Abastecimiento,
cumple las siguientes funciones:
a. Registra y mantiene actualizados las tarjetas de control visible de artículos
almacenados e informa sobre la existencia física de los bienes del almacén
a través de los inventarios.
b. Racionaliza, elabora el pedido de comprobantes de salida y efectúa la
entrega de los artículos de almacén a las Instituciones Educativas de
acuerdo al cronograma establecido.
c. Verifica la conformidad de los artículos remitidos por los proveedores de
acuerdo a las especificaciones de las Órdenes de Compra, firma y realiza
su almacenamiento.
d. Remite las solicitudes de cotizaciones y formula los cuadros comparativos
de cotizaciones correspondientes.
e. Controla la calidad de los bienes que se adquieren.
f. Emite informes para dar de baja a los materiales y equipo de oficina en
desuso.
g. Revisa y firma los documentos, Órdenes de Compra, Notas de Entrada a
Almacén.
h. Recepciona, verifica, clasifica y almacena los artículos de acuerdo a las
especificaciones de las órdenes de compra y notas de entrada de almacén.
i. Elabora las conciliaciones de remesa de bienes recibidos.
j. Verifica la conformidad de las guías de remisión para su cancelación.
k. Realiza las funciones de su competencia que le encargue el Especialista
Administrativo.
5. DEL TECNICO ADMINISTRATIVO (Control Patrimonial)
Depende jerárquicamente del especialista Administrativo en Abastecimiento,
cumple las siguientes funciones:
a. Formular y aplicar normas para verificar la existencia, estado y condiciones
de utilización de los bienes con los que dispone la sede de la UGEL
Chanchamayo.
b. Mantener actualizado el Margesí de Bienes, Muebles, Enseres e Inmuebles
de la sede de la UGEL Chanchamayo, así como el Sistema Inventario
Mobiliario Institucional – SIMI.
c. Efectuar el Inventario Físico de Bienes, así como el registro, control y
actualización patrimonial.
d. Efectuar la codificación y rotulación de los bienes inmuebles de la Sede de
la UGEL Chanchamayo.
e. Llevar el control de las altas y las bajas de los activos fijos.
HP

60

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

f. Asesorar a las Instituciones Educativas en la formulación y verificación de
las existencias, estado y condiciones de los bienes de las II.EE.
g. Capacitar a las Instituciones Educativas en materia de bienes patrimoniales
y software disponibles.
h. Llevar el control de las salidas e ingresos de los bienes inmuebles.
i. Procurar el saneamiento legal de los bienes, muebles e inmuebles de la
UGEL Chanchamayo.
j. Realizar las funciones de su competencia que le encargue el Especialista
Administrativo.

EQUIPO DE FORMULACION
Percy Aníbal CHAVEZ LUME
Jefe del Área de Gestión Institucional
Luz Elizabeth CUELLAR CHANG
Especialista en Racionalización
Narciso Carlos ALIAGA MEZA
Planificador I

Fernando Wilber ALIAGA ROJAS
Director del Programa Sectorial III
Unidad de Gestión Educativa Local de Chanchamayo

HP

61