BAB I

PENDAHULUAN
A.

Latar Belakang

Obat merupakan komoditi utama yang digunakan manusia untuk

menunjang kesehatannya. Semua orang rela mengeluarkan uangnya untuk
mendapatkan kesehatan, bahkan sampai ada yang mengatakan sehat itu mahal.
Perkembangan jaman yang semakin canggih seperti sekarang ini, sudah banyak
makanan yang bermacam-macam yang nantinya akan berakibat pada kesehatan
kita, untuk itu obat sangat diperlukan dalam kehidupan kita. Farmasi adalah suatu
profesi kesehatan yang berhubungan dengan pembuatan dan distribusi obat.
Dalam kegiatan farmasi utamanya sangat diperlukan instasi-instasi kesehatan,
balai pengobatan maupun konsumen lainnya yang telah ditetapkan oleh Menteri
Kesehatan. Salah satu distribusi dalam kegiatan farmasi adalah Pedagang Besar
Farmasi. Pelayanan kefarmasian merupakan kegiatan yang bertujuan untuk
mengidentifikasi, mencegah, dan menyelesaikan masalah terkait obat. Tuntutan
pasien dan masyarakat akan peningkatan mutu pelayanan kefarmasian,
mengharuskan adanya perluasan dari paradigma lama yang berorientasi kepada
produk (drug oriented) menjadi paradigma baru yang berorientasi pada pasien
(patient oriented) dengan filosofi pelayanan kefarmasian (Malinggas, 2015).
PBF menurut CDOB adalah perusahaan berbentuk badan hukum yang
memiliki izin untuk pengadaan, penyimpanan, penyaluran obat dan atau bahan
obat dalam jumlah besar sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.
Banyaknya jenis obat yang didistribusikan oleh PBF, maka memerlukan sebuah
organisasi untuk mengatur distribusi obat tersebut sampai pada konsumen dengan
baik. Cara distribusi/penyaluran obat dan/atau bahan obat yang bertujuan untuk
memastikan mutu sepanjang jalur distribusi/penyaluran sesuai persyaratan dan
tujuan penggunaannya (BPOM, 2012). Banyak pekerjaan atau tanggungjawab
yang harus dimanajemen sehingga sering muncul permasalahan atau kesalahan

dalam menjalankan tanggungjawab tersebut. Dengan demikian perlu adanya

prosedur yang dilakukan untuk mengurus suatu PBF, misalkan masalah
administrasi berkaitan dengan dokumen yang diberikan, pengaturan obat-obatan,
bagaimana distribusi obat-obat tersebut, dari mana memulai pendistribusian obat
tersebut, serta sasaran pendistribusian obat.
Tugas dan wewenang dari PBF diatur dalam CDOB yang termuat dalam
BPOM RI 2012 tentang teknis CDOB seperti pengadaan, penyimpanan,
penyaluran termasuk pengembalian obat dan atau bahan obat dalam rantai
distribusi. Tugas dan wewenang dari PBF yang penting tersebut khususnya dalam
pendistribusian obat, mendorong kelompok kami untuk memilih bagian PBF
sehingga dapat mengetahui job desk, kasus atau permasalahan yang dapat terjadi
dalam PBF, dapat menganalisa kasus atau permasalahan, serta dapat
memecahkakan atau menyelesaikan masalah tersebut menemukan kasus atau
permasalahan (BPOM, 2012).
Peran Apoteker saat ini sudah semakin meluas di dunia kefarmasian,
salah satunya di PBF. Peran Apoteker di PBF yaitu sebagai penganggung jawab
bedasarkan

Peraturan

Pemerintah

Nomor

1148/MENKES/PER/VI/2011

tentang Pedagang Besar Farmasi (Kementrian Kesehatan RI, 2011).

Tugas seorang Apoteker di PBF adalah bertanggung jawab terhadap
pelaksanaan ketentuan pengadaan, penyimpanan dan penyaluran obat atau bahan
obat sesuai dengan ketentuan dan peraturan yang berlaku. Pendistribusian obat
dari PBF hanya dapat dilakukan melalui sarana pelayanan kefarmasian yang
memiliki ijin seperti Apotek, Rumah Sakit, PBF lainnya, Puskesmas, Klinik, Toko
obat, dan lain sebagainya (Pratiwi, 2016).
Acuan atau pegangan Apoteker di PBF adalah CDOB (Cara Distribusi
Obat yang Baik) yang bertujuan untuk menjamin penyebaran obat secara merata
dan teratur agar dapat diperoleh oleh pasien saat dibutuhkan, pengamanan lalu
lintas dan penggunaan obat, melindungi masyarakat dari kesalahan penggunaan
dan penyalahgunaan obat, menjamin agar obat yang sampai ke tangan pasien
2

adalah obat yang efektif, aman, dan dapat digunakan sesuai tujuan
penggunaannya, menjamin penyimpanan obat aman dan sesuai, termasuk selama
transportasi. Disinilah peran Apoteker yang berkompeten dibutuhkan.
Tanggung jawab apoteker di PBF diatur dalam pedoman CDOB, antara
lain :
Menyusun, memastikan dan mempertahankan penerapan sistem manajemen
mutu;
Fokus pada pengelolaan kegiatan yang menjadi kewenangannya serta menjaga
akurasi dan mutu dokumentasi;
Menyusun dan/atau menyetujui program pelatihan dasar dan pelatihan lanjutan
mengenai CDOB untuk semua personil yang terkait dalam kegiatan distribusi;
Mengkoordinasikan dan melakukan dengan segera setiap kegiatan penarikan
obat dan/atau bahan obat;
Memastikan bahwa keluhan pelanggan ditangani dengan efektif;
Melakukan kualifikasi dan persetujuan terhadap pemasok dan pelanggan;
Meluluskan obat dan/atau bahan obat kembalian untuk dikembalikan ke dalam
stok obat dan/atau bahan obat yang memenuhi syarat jual;
Turut serta dalam pembuatan perjanjian antara pemberi kontrak dan penerima
kontrak yang menjelaskan mengenai tanggung jawab masing-masing pihak
yang berkaitan dengan distribusi dan/atau transportasi obat dan/atau bahan
obat;
Memastikan inspeksi diri dilakukan secara berkala sesuai program dan tersedia
tindakan perbaikan yang diperlukan;

 Mendelegasikan tugasnya kepada Apoteker/tenaga teknis kefarmasian yang

telah mendapatkan persetujuan dari instansi berwenang ketika sedang tidak
berada di tempat dalam jangka waktu tertentu dan menyimpan dokumen yang
terkait dengan setiap pendelegasian yang dilakukan;
Turut serta dalam setiap pengambilan keputusan untuk mengkarantina atau
memusnahkan obat dan/atau bahan obat kembalian, rusak, hasil penarikan
kembali atau diduga palsu;
Memastikan pemenuhan persyaratan lain yang diwajibkan untuk obat dan/atau
bahan obat tertentu sesuai peraturan perundang-undangan.
(BPOM, 2012).
B. Tugas dan Fungsi PBF
a.

Tugas PBF
1)

Tempat menyediakan dan menyimpan perbekalan farmasi yang

meliputi obat, bahan obat, dan alat kesehatan.

2)

Sebagai sarana yang mendistribusikan perbekalan farmasi ke sarana

pelayanan kesehatan masyarakat yang meliputi : apotek, rumah sakit,
toko obat berizin dan sarana pelayanan kesehatan masyarakat lain
serta PBF lainnya.

3)

Membuat laporan dengan lengkap setiap pengadaan, penyimpanan,

penyaluran, perbekalan farmasi sehingga dapat di pertanggung
jawabkan setiap dilakukan pemeriksaan. Untuk toko obat berizin,
pendistribusian obat hanya pada obat-obatan golongan obat bebas
dan obat bebas terbatas, sedangkan untuk Apotek, rumah sakit dan
PBF lain melakukan pendistribusian obat bebas, obat bebas terbatas,
obat keras dan obat keras tertentu.

b.

Fungsi PBF
1)

Sebagai sarana distribusi farmasi bagi industri-industri farmasi.

2)

Sebagai saluran distribusi obat-obatan yang bekerja aktif ke seluruh

tanah air secara merata dan teratur guna mempermudah pelayanan
kesehatan.

3)

Untuk membantu pemerintah dalam mencapai tingkat kesempurnaan

penyediaan obat-obatan untuk pelayanan kesehatan.

4)

Sebagai penyalur tunggal obat-obatan golongan narkotik dimana

PBF khusus, yang melakukannya adalah PT. Kimia Farma.

5)

Sebagai aset atau kekayaan nasional dan lapangan kerja.

Setiap PBF harus memiliki apoteker penanggung jawab yang bertanggung

jawab terhadap pelaksanaan ketentuan pengadaan, penyimpanan dan penyaluran
obat dan/atau bahan obat. Apoteker penanggung jawab harus memiliki izin sesuai
ketentuan peraturan perundang-undangan.

BAB II
PEMBAHASAN
A.

Kasus
Pada tanggal 24 Februari 2016, Apoteker Penanggung Jawab PBF

CICIRA FARMA melakukan pengecekan stok obat berkala. Saat pengecekan, APJ
tersebut menemukan bahwa stok asam mefenamat yang tertera pada kartu stok
tidak sesuai dengan stok barang di gudang PBF. Setelah dilakukan penelusuran
lebih lanjut, ditemukan bahwa ketidaksesuaian ada pada asam mefenamat batch
X. Pada kartu stok tertera sebanyak 48 box sedangkan stok yang tersedia hanya 40
box. Satu box berisi 10 blister, berarti 1 box berisi 100 tablet asam mefenamat.

Jika yang dikartu stok tertera 48 box, berarti ada sebanyak 4800 tablet, padahal
yang tersedia di gudang hanya 40 box, berarti ada sebanyak 4000 tablet.
Kelompok kami menganalisis kasus tersebut dengan metode CAPA.
B.

Analisis Kasus
Identifikasi Masalah
What

: ketidaksesuaian jumlah obat asam mefenamat di kartu stok

dengan jumlah obat yang tersedia di gudang

When

: tanggal 24 Februari 2016

Where

: Gudang PBF CICIRA FARMA

Who

: APJ

Why

: ketidaktelitian petugas gudang dalam mengatur persediaan obat di

gudang PBF

How

: distribusi asam mefenamat terhambat

Fishbone kasus
Tools

Process
Sistem penataan yang
kurang baik

Belum ada program

yang memudahkan
C. stok
pemantauan
Ketidaktelitian petugas gudang
dalam pengecekan barang

Kurangnya pengawasan oleh APJ

Ketidak
sesuaian antara
kartu stok
dengan stok
gudang PBF

Kurang SDM
Kurangnya pelatihan

Pelaksanaan SOP kurang

Adanya pencurian
stock obat di gudang

Human

Ketidaksesuaian stok asam mefenamat di gudang dengan kartu stok dapat

disebabkan oleh beberapa faktor. Faktor-faktor tersebut yaitu
1. Adanya kardus asam mefenamat yang tercampur dengan kardus obat lain di
gudang,
2. Terjadinya kesalahan pencatatan keluar-masuk barang
3. Dugaan terjadi pencurian
Terdapat kemungkinan kardus asam mefenamat tercampur/terletak di rak
kardus obat lain. Hal ini mungkin terjadi karena ketidaktelitian petugas gudang
atau karena penataan barang di gudang belum teratur sehingga ada beberapa
barang yang sengaja diletakkan berbeda dengan barang lain sejenis atau tidak
sengaja tertukar dan masuk ke rak kardus obat lain. Maka perlu ditelusuri ke
petugas gudang. Selain itu, jumlah petugas gudang masih sedikit sehingga
pengaturan berbagai kegiatan gudang terbatas dan pelaksanaan SOP kurang
maksimal. Hal ini menyebabkan kemungkinan terjadinya kesalahan semakin
besar.
Kesalahan

pencatatan

keluar-masuk

barang

dapat

terjadi

karena

ketidaktelitian petugas dan kurangnya pengawasan oleh APJ. Pencatatan barang

keluar-masuk gudang PBF masih dilakukan secara manual yang kemudian
dimasukan ke dalam komputer, tetapi masih belum ada program di komputer
untuk menunjang pengelolaan stok. Kesalahan pencatatan dan pemasukan data ke
komputer sangat mungkin terjadi sehingga perlu dilakukan pengecekan catatan
dan faktur barang keluar-masuk.
Faktor pencurian mungkin dapat terjadi. Gudang PBF dijaga dengan baik
dan tidak sembarang orang dapat masuk. Setiap orang keluar-masuk diperiksa
dengan teliti. Kemungkinan pencurian pihak luar sangat kecil. Kemungkinan
pencurian dari pihak dalam juga kecil, berkaitan dengan pengawasan yang baik
serta loyalitas karyawan.

CAPA Kasus 1
Temuan
APJ

Persyaratan

Root cause

analysis
Perbedaan stok harus diselidiki sesuai dengan Human :

menemukan

prosedur tertulis yang ditentukan untuk Pelaksanaan

jumlah obat

memeriksa

asam
mefenamat
pada kartu
stok tidak
sesuai
dengan stok
di gudang

ada

tidaknya

campur-baur,

SOP kurang
kesalahan
keluar-masuk,
pencurian, Kekurangan
penyalahgunaan obat dan/atau bahan obat. sumber daya
Dokumentasi yang berkaitan dengan manusia
Kurangnya
penyelidikan harus disimpan untuk jangka
pengawasan
waktu yang telah ditentukan (CDOB, 2012).
Kegiatan yang terkait dengan penyimpanan petugas
obat dan/atau bahan obat harus memastikan gudang oleh
terpenuhinya kondisi penyimpanan yang APJ
Adanya
dipersyaratkan
dan
memungkinkan
pencurian obat
penyimpanan
secara
teratur
sesuai Kurangnya

Status

CAPA

Dalam

CA :

proses

Melakukan
pengecekan pada

Batas waktu

Penanggungj

penyelesaian

awab

24 Februari

APJ

2016

komputer
Melakukan
pengecekan pada

25 Februari

APJ dan

2016

petugas
gudang

faktur
Melakukan
pemeriksaan

25 Februari
2016

APJ dan

adanya

petugas

kemungkinan obat

gudang

asam mefenamat
terselip ke rak

kategorinya (CDOB, 2012).

pelatihan
Untuk menjaga akurasi persediaan stok, Ketidaktelitian
harus dilakukan stock opname secara berkala

petugas

berdasarkan

gudang dalam

pendekatan

risiko

(CDOB,

2012).
Area penerimaan, penyimpanan, dan

pengecekan
obat

pengiriman harus terpisah, terlindung dari

kondisi cuaca, dan harus didesain dengan
baik serta dilengkapi dengan peralatan yang
memadai (CDOB, 2012).
Semua personil harus memahami prinsip
CDOB dan harus menerima pelatihan dasar
maupun pelatihan lanjutan yang sesuai
dengan tanggung jawabnya (CDOB, 2012).
Semua personil harus memenuhi kualifikasi

obat yang lainnya

Melakukan
pemeriksaan

25 Februari

APJ dan

2016

petugas
keamanan

CCTV yang
dimungkinkan
adanya pencurian
obat

Proses :
Sistem
penataan yang

Pemberian SP
kepada petugas

25 Februari

gudang

2016

kurang baik
Tools :
Belum ada
program

PA:
Melakukan
training kepada

yang dipersyaratkan dalam CDOB dengan

yang

mengikuti pelatihan dan memiliki

memudahkan

26 Februari-

kompetensi sebelum memulai tugas,

pemantauan

26 Maret

berdasarkan suatu prosedur tertulis dan

program

sesuai dengan program pelatihan termasuk

APJ

petugas gudang

Penulisan dan

Long acting:

Personalia

2016
Petugas

perhitungan stock

keselamatan kerja. Penanggung jawab juga

minimal dilakukan Long acting

harus menjaga kompetensinya dalam CDOB

melalui pelatihan rutin berkala.(CDOB,

oleh 2 orang yang

2012).

gudang

mana salah satu

orang berperan
sebagai saksi
(dilakukan
sosialisasi terlebih
dahulu)
Pemantauan
terhadap keluar
masuknya barang

Long acting

Petugas
keamanan

dari gudang secara

langsung

10

BAB III
PENUTUP

A. Evaluasi kasus
Apoteker

Penanggung

Jawab

di

PBF

memastikan

dan

membuktikan bahwa ketidakcocokan antara kartu stok dengan persediaan

obat asam mefenamat digudang karena ketidaktelitian petugas gudang
yang salah meletakkan obat asam mefenamat di rak penyimpanan obat
lain. Masalah tersebut dapat diatasi dengan cara melakukan pengecekkan
pada faktur, melakukan pengecekkan pada komputer, melakukan
pengecekkan pada CCTV. Petugas gudang juga diberikan pelatihan atau
training tambahan agar petugas tersebut lebih cakap dalam melakukan
tugasnya sesuai SOP mengingat bahwa petugas gudang masih baru dan
belum memiliki pengalaman yang cukup. APJ memberikan SP 1 untuk
petugas gudang agar petugas gudang tersebut dapat memperbaiki
kinerjanya serta dapat meningkatkan ketelitian agat tidak terjadi
permasalahan serupa di PBF.

B. Kesimpulan
Dari hasil analisis kasus tersebut di PBF, maka dapat disimpulkan sebagai
berikut:
1. Pencatatan kartu stock harus sesuai dengan persediaan di gudang
PBF untuk mengantisipasi terjadinya kesalahan.
2. Perlu adanya training kepada petugas gudang secara berkala
khusunya untuk petugas gudang yang baru serta menambah SDM
terutama di bagian gudang PBF.

11

Daftar Pustaka

Badan Pengawasan Obat dan Makanan, 2012, Pedoman Teknis Cara Distribusi
Obat Yang Baik, Jakarta, hal. 3, 7, 8, 16, 10, 25.
Kementerian Kesehatan RI, 2011, Peraturan Menteri Kesehatan RI No.
1148/MENKES/PER/VI/2011 tentang Pedagang Besar Farmasi,
Kementerian Kesehatan RI, Jakarta, hal. 2-3.
Pratiwi,

Y., Penanggung Jawab Pedagang Besar Farmasi (PBF),

http://www.stfi.ac.id/penanggung-jawab-pedagang-besar-farmasi-pbf/,
diakses pada tanggal 27 Februari 2016.

Malinggas, E. R., Posangi, J., Soeleman, T., 2015, Analysis of Logistics

Management Drugs In Pharmacy Installation District General,
JIKMU, Vol. 5, No. 2b April 2015, pp. 450.

12