You are on page 1of 9

January 11, 2012

BAB

1

[MODUL MENGELOLA PERTEMUAN/RAPAT]

MERENCANAKAN DAN
MEMPERSIAPKAN
RAPAT

A. PERSIAPAN RAPAT
Rapat adalah pertemuan antara sejumlah orang atau kelompok untuk
membicarakan sesuatu masalah. Rapat merupakan suatu alat komunikasi
langsung antara pimpinan kantor dengan stafnya. Rapat sering diselenggarakan
oleh banyak instansi atau perusahaan. Jadi, rapat (conference atau meeting)
merupakan pertemuan antara para anggota lingkungan instansi atau perusahaan
untuk merundingkan atau menyelesaiakan suatu masalah yang menyangkut
kepentingan bersama.
Dalam rangka menyelenggarakan rapat, ada beberapa prinsip dasar yang dapat
dijadikan pedoman atau pegangan dalam mempersiapkannya, yaitu sebagai
berikut :
 Why? Mengapa rapat perlu diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan urgensi
dari rapat tersebut.
 What? Apa masalah yang akan dibicarakan dalam rapat? Hal ini untuk
mempersiapkan agenda rapat.
 Who? Siapa saja yang akan diundang dalam rapat tersebut? Hal ini untuk
menentukan peserta rapat yang diundang.
 Where? Di mana rapat akan diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan tempat
penyelenggaraan rapat.
 When? Kapan rapat akan diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan hari,
tanggal dan waktu rapat akan diselenggarakan.
 How? Bagaimana rapat akan diselenggarakan ? hal ini untuk menentukan
apakah rapat tersebut akan diselenggarakan secara berkala atau hanya satu
kali, tertutup atau terbuka, dengan bahan rapat yang dibagikan terlebih dahulu,
atau dengan menggunakan LCD projector, tape, video dan alat lainnya.
B. PERENCANAAN RAPAT
Merencanakan dan mempersiapkan suatu rapat agar dapat berjalan lancar
bukanlah suatu pekerjaan yang mudah, karena seorang sekretaris harus
berhubungan dengan berbagai pihak dengan penyelenggaraan suatu rapat. Hal ini

Disusun oleh : Sulis Rahmawati, S. Pd. (SMK N 1 Godean)

Page 1

Pd.January 11. 2012 [MODUL MENGELOLA PERTEMUAN/RAPAT] menjadi tanggung jawab sekretaris dalam persiapan penyelenggaraan adalah sebagai berikut : Disusun oleh : Sulis Rahmawati. (SMK N 1 Godean) Page 2 . S.

Sedangkan susunan acara rapat adalah rincian atau penjabaran lebih lanjut dari topik-topik dalam agenda rapat. Membuat agenda rapat dan susunan acara rapat Agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang akan dibicarakan dalam suatu rapat. Bahan dan informasi rapat dibagikan kepada setiap peserta rapat selambat-lambatnya seminggu sebelum rapat diadakan Berikut ini adalah salah satu contoh agenda rapat : Disusun oleh : Sulis Rahmawati. Tujuh hal yang harus diperhatikan untuk membuat agenda rapat yang baik : 1. (SMK N 1 Godean) Page 3 . waktu mulai dan waktu selesai 2. Mencantumkan tujuan rapat (mengapa rapat diadakan dan apa yang akan dicapai) dengan tidak lebih dari dua kalimat 3. 2012 [MODUL MENGELOLA PERTEMUAN/RAPAT] 1. Mendaftar topik yang akan dibahas dan urutannya 5. Menyebutkan bila ada bahan bacaan atau tugas yang harus diselesaikan para peserta sebelum rapat 7. Acara tersebut harus disusun secara sistematis dengan membuat pokok-pokok acara secara garis besar. Pd. Menyebutkan siapa saja yang perlu hadir (dan tambahan informasi lainnya seperti asal organisasi dan jabatan/pekerjaannya) sehingga peserta bisa saling mengenal 4. Mencantumkan perkiraan waktu dari masing-masing topik pembahasan 6. S. tempat. Sekretaris harus memastikan terlebih dahulu acara yang akan diadakan atau dilaksanakan pada suatu rapat dengan mengkonsultasikannya terlebih dahulu kepada pimpinan rapat. Mencantumkan tanggal.January 11.

apakah ada penambahan atau pengurangan peserta rapat. perusahaan. syukuran dan lain-lain. Menggunakan tata bahasa yang baik dan benar Disusun oleh : Sulis Rahmawati. khitanan. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam membuat undangan adalah sebagai berikut: a. Menentukan Peserta Rapat Dari agenda rapat yang telah dibuat ditentukan siap saja peserta yang akan diundang. Undangan ada yang bersifat resmi dan ada yang bersifat tidak resmi. Setelah sekretaris menyusun daftar para peserta rapat yang akan diundang. yayasan agar orang atau organisasi yang dituju dalam surat undangan dapat menghadiri acara yang diselenggarakan oleh pihak pengundang. 2012 [MODUL MENGELOLA PERTEMUAN/RAPAT] 2. Pd. 3. Undangan yang bersifat resmi adalah surat undangan yang dibuat oleh organisasi. kemudian konsultasikan kembali dengan pimpinan rapat. lembaga. Undangan tidak resmi adalah undangan yang dibuat oleh perorangan yang mewakili dirinya sendiri agar pihak yang diundang dapat hadir dalam acara yang dibuat pengundang. instansi. S. Membuat surat undangan rapat.January 11. Misalnya undangan pernikahan. (SMK N 1 Godean) Page 4 .

2012 [MODUL MENGELOLA PERTEMUAN/RAPAT] b. 4. tanggal. Pd. nama. waktu dan tempat rapat tersebut diselenggarakan. Daftar hadir peserta rapt juga digunakan untuk mendata jumlah peserta yang hadir terkait penyiapan konsumsi dan akomodasi peserta. Mengetahui permasalahan dan latar belakang penyusunan undangan c. Undangan yang dibuat hendaklah memenuhi beberapa syarat. Daftar hadir rapat perlu disiapkan sebagai kelengkapan administrasi penyelenggaraan rapat. Membuat daftar hadir peserta rapat. Berikut ini adalah contoh undangan rapat : 4. (SMK N 1 Godean) Page 5 .January 11. S. 3. Mempersiapkan bahan rapat. yaitu sebagai berikut : 1. jabatan/instansi dan tanda tangan. Memahami aturan-arutan pembuatan surat Undangan dibuat jauh hari sebelum rapat dimulai minimal 3 – 7 hari sebelum pelaksanaan rapat. Bahan-bahan rapat yang perlu dipersiapkan antar lain sebagai berikut : Disusun oleh : Sulis Rahmawati. Daftar hadir rapat biasanya terdiri dari 4 kolom yaitu : nomor. Menggunakan kop surat atau kepala surat. Mencantumkan nama-nama orang yang diundang rapat. Mencantumkan hari. 5. Hal ini berguna agar orang yang diundang dapat mempersiapkan terlebih dahulu segala keperluan yang berkaitan dengan undangan rapat. Mencantumkan perihal undangan rapat. 2. 6. Mencantumkan nomor surat undangan serta tanggal pembuatan. Ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab atas surat undangan tersebut. 5.

Hal-hal yang harus dipersiapkan sehubungan dengan pengaturan ruang rapat adalah sebagai berikut : a. Agenda rapat. d. Laptop atau computer. Peralatan dan persiapan yang perlu dipersiapkan dalam rapat anatara lain adalah : a. Ventilasi udara Disusun oleh : Sulis Rahmawati. Notula/hasil rapat yang lalu (apabila rapat tersebut merupakan kelanjutan dari rapat sebelumnya). sekretaris harus memeriksa kepastian tempat. Map atau tas yang dipergunakan untuk menempatkan bahan-bahan rapat. b. 6. peralatan. rapat dapat diselenggakan di hotel atau gedung pertemuan. Bahan-bahan yang akan dibicarakan dalam rapat (makalah. Block note denagn bolpointnya. Apabila bahan-bahan tersebut memerlukan pemikiran yang panjang. maka harus telah dikirimkan bersama dengan pemberitahuan rapat/surat undangan. Tata ruang rapat harus disesuaikan dengan jumlah peserta rapat dan maksud rapat. Flip chart lengkap dengan spidolnya. Dalam mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat. e. (SMK N 1 Godean) Page 6 . Name tag untuk peserta. LCD Projector atau OHP (Over Head Projector) lengkap dengan layarnya.January 11. b. konsumsi dan akomodasi. g. Mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat. While board lengkap dengan spidol dan penghapus. Bila rapat diselenggakan di hotel atau gedung pertemuan. f. c. Sound system lengkap dengan mikroponnya. pengaturan tempat duduk harus disesuaikan dengan arah datangnya sinar matahari tersebut. Namun apabila jumlah peserta cukup banyak melebihi kapasitas ruang rapat di kantor. sebaiknya dibuat dahulu daftar kebutuhan peralatan dan perlengkapannya agar dapat dipastikan beberapa jumlah barang yang dibutuhkan 7. Sekretaris harus memastikan terlebih dahulu jumlah peserta yang akan hadir dalam rapat. agar dapat dipelajari terlebih dahulu. c. Apabila jumlah peserta rapat sedikit dapat menggunakan ruang rapat yang sudah tersedia di kantor. S. laporanlaporan dan sebagainya). h. 2012 [MODUL MENGELOLA PERTEMUAN/RAPAT] a. Bahan-bahan tersebut disatukan dalam sebuah map dan harus telah tersedia untuk masing-masing peserta pada waktu rapat dimulai. b. Pd. Mempersiapkan ruang rapat Pengaturan tata ruang rapat yang baik sangat besar pengaruhnya terhadap keberhasilan dalam rapat. Cahaya penerangan Bila ruangan tidak menggunakan penerangan buatan (lampu) tetapi menggunakan penerangan cahaya sinar matahari.

karena ruangan yang terlalu panas atau terlalu dingin akan mengakibatkan konsentrasi para peserta rapat berkurang. Gaya konferensi Gaya konferensi dimaksudkan agar semua peserta merasa dihargai dan untuk menimbulkan semangat team work. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya konferensi. Gaya workshop Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya workshop cocok untuk diskusi kelompok. Pd. (SMK N 1 Godean) Page 7 . Ada beberapa macam pengaturan tempat duduk di ruang rapat. yaitu sebagai berikut: Gaya klasikal/kelas Gaya klasikal/kelas cocok untuk jumlah peserta yang banyak.January 11. S.  Gaya huruf U Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya hurf U cocok untuk rapat informal. Pengaturan tempat duduk Pengaturan tempat duduk ditentukan dari jumlah peserta rapat dan luas ruang rapat. c. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya huruf U. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya workshop . Disusun oleh : Sulis Rahmawati. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya klasikal/kelas. 2012 [MODUL MENGELOLA PERTEMUAN/RAPAT] Usahakan agar udara di ruang rapat sejuk.

variasi makanan juga harus diperhatikan. Maka. (SMK N 1 Godean) Page 8 . Apakah bahan-bahan atau materi rapat yang akan dipergunakan dalam rapat telah disiapkan dalam suatu map? 5. maka sekretaris harus menyiapkannya. Apakah konsumsi rapat telah dipesan/disiapkan? Disusun oleh : Sulis Rahmawati. Konsumsi rapat berupa makanan ringan (snack) atau makanan berat untuk para peserta rapat harus disiapkan agar para peseta rapat nyaman dalam mengikuti kegiatan rapat. biasanya para peserta rapat akan menginap di suatu tempat. 8. Pengecekan persiapan terakhir Sebelum rapat dimulai atau pada H .  Disajikan secara kombinasi. Pada awal rapat telah tersedia minuman dan saat istirahat para peserta rapat mengambil sendiri makanan dan minuman di tempat yang telah tersedia. Jika harus menyewa mobil atau bus. Transportasi Jika suatu rapat tidak dilaksanaan di dalam kantor. 2012 [MODUL MENGELOLA PERTEMUAN/RAPAT] 8. Akomodasi atau penginapan Pada rapat yang dilakukan lebih dari satu hari. pembagian kamar. 10. Apakah kursi telah cukup sesuai dengan jumlah peserta rapat? 2. sekretaris harus memeriksa segala persiapan untuk meyakinkan apakah segala sesuatunya telah siap untuk dipergunakan. Konsumsi berupa makanan dan minuman dapat disajikan dengan cara sebagai berikut :  Disajikan sebelum peserta rapat dududk. hingga pengecekan terakhir akan kesiapan penginapan untuk peserta rapat. agenda rapat dan susunan acara telah disiapkan? 6. Hal-hal yang perlu diperiksa antara lain sebagai berikut : 1. Hal ini akan berdampak pada motivasi peserta dalam mengikuti rapat.  Disajikan pada waktu istirahat dengan cara mengambil sendiri.January 11. S. Kesehatan Penyelenggaraan rapat yang cukup lama perlu di sediakan ruangan kesehatan untuk mencegah terhambatnya pelaksaannya rapat akibat ada peserta yang sakit. Apakah daftar hadir. Jika pelaksanaan rapat lebih dari satu hari. Untuk itu sekretaris harus mengatur pemilihan tempat yang cocok untuk pelaksanaan rapat tersebut mulai dari pemesanan tempat. faktor kesehatan peserta rapat perlu di perhatikan.  Disajikan selama rapat berlangsung. Konsumsi (snack). 7. Pd. 9.1. Apakah letak tempat duduk sesuai dengan fungsi dari setiap peserta rapat? 3. Apakah semua alat perlengkapan rapat telah tersedia dalam ruang rapat dan berfungsi dengan baik? 4. tentunya transportasi para peserta rapat ke tempat rapat harus dipersiapkan.

January 11. Pd. (SMK N 1 Godean) Page 9 . S. dibawah ini dibuat bagan persiapan penyelenggaraan rapat sebagai berikut Disusun oleh : Sulis Rahmawati. 2012 [MODUL MENGELOLA PERTEMUAN/RAPAT] Agar lebih jelas.