You are on page 1of 33

1.

PENGENALAN
Konsep Amalan 5S mula diperkenal kepada syarikat-syarikat di negara Jepun pada
awal tahun 1980an. Amalan 5S ialah kaedah atau alat pengurusan yang boleh
mewujudkan persekitaran di tempat kerja berkualiti yang selesa, kemas dan
selamat di dalam organisasi dan menentukan kepatuhan kepada piawaian serta
dapat memupuk usaha penambahbaikan yang berterusan. Pelaksanaan Amalan 5S
yang berkesan dapat meningkatkan kualiti perkhidmatan, menjimatkan kos dan
memudahkan proses kerja. Pelaksanaan Amalan 5S yang cekap dan konsisten
juga akan memberi nilai tambah kepada imej korporat organisasi secara
keseluruhan.
Di Malaysia, konsep Amalan 5S mula diperkenalkan pada pertengahan tahun
1980an dan telah dipraktikkan dalam sektor swasta terutama syarikat-syarikat multinasional. Kini banyak agensi-agensi Perkhidmatan Awam mengamalkan Amalan 5S
malah ada di kalangannya telah mendapat pengiktirafan menerusi persijilan
daripada Perbadanan Produktiviti Malaysia (MPC).

2.0

KONSEP AMALAN 5S
2.1

AMALAN 5S
Amalan 5S merupakan alat pengurusan persekitaran berkualiti yang
dipelopori oleh Jepun dengan penumpuan kepada lima (5) langkah tindakan
pelaksanaan yang bermula dengan huruf awalan Syang bermatlamatkan
pengurusan amalan kebersihan yang bersistematik. Seiri, Seiton, Seiso,
Seiketsu dan Shitsuke adalah perkataan Jepun yang diringkaskan menjadi
5S. Dalam Bahasa Melayu memberi maksud Sisih, Susun, Sapu, Seragam
dan Sentiasa Amal.
Amalan 5S merupakan teknik yang paling berkesan bagi mewujudkan
budaya peningkatan secara berterusan atau dikenali sebagai Kaizen dalam
Bahasa Jepun. Kaizen adalah cara pembaikan dilakukan secara sedikit demi
sedikit tetapi berterusan terutama dalam aktiviti yang berorientasikan
manusia dan proses. Bagi menjayakannya, penyertaan dan komitmen yang
tinggi diperlukan daripada semua peringkat anggota dalam organisasi.

Amalan 5S

Amalan 5S adalah asas peningkatan kualiti dan produktiviti yang berkesan


kerana:
i)
ii)
iii)
iv)
v)
vi)
vii)

Mewujudkan persekitaran tempat kerja yang berkualiti dan produktif;


Hasil kebersihan, kekemasan dan keselamatan yang nyata;
Lebih banyak idea kreatif dan inovatif diketengahkan oleh pekerja
untuk penyelesaian masalah dan penambahbaikan;
Semua pekerja akan lebih berdisiplin dan beretika untuk
menghasilkan prestasi kerja yang lebih baik;
Operasi di tempat kerja lebih senang, pantas dan selamat;
Membina budaya kerja dan nilai bersama yang cemerlang; dan
Menjadi kebanggaan semua pekerja dan meningkatkan imej
organisasi.

Maksud Amalan 5S bagi mewujudkan persekitaran berkualiti dalam


sesebuah organisasi adalah seperti di Jadual 1.
BAHASA
JEPUN
Seiri

BAHASA
INGGERIS
Sort

BAHASA
MELAYU
Sisih

Seiton

Set in Order

Susun

Seiso

Shine

Sapu

Amalan 5S

MAKSUD

CONTOH

Menyisih dan mengasingkan


barang-barang yang perlu dan
tidak perlu bagi mengelakkan
lambakan barangan yang tidak
digunakan dan mengakibatkan
kehilangan ruang.
Kekemasan: Menyusun barangbarang yang diperlukan secara
kemas dan sistematik dan
melabelkannya supaya mudah
diambil dan dikembalikan di
tempat asal selepas digunakan.
Pembersihan: Membersihkan dan
memeriksa tempat kerja secara
terperinci supaya tiada habuk,
debu atau kotoran di atas lantai,
peralatan dan bagi memberikan
udara yang nyaman di
persekitaran tempat kerja.

Menyisih fail
lama tidak aktif
dengan fail baru
yang masih aktif.

Menyusun
dokumen/bahan/
alatan pejabat
supaya mudah
diambil/diguna.
Tanggungjawab
harian untuk
pembersihan
ruang dan
peralatan kerja
individu.

BAHASA
JEPUN
Seiketsu

BAHASA
INGGERIS
Standardise

BAHASA
MELAYU
Seragam

Shitsuke

Sustain

Sentiasa
Amal

MAKSUD
Keseragaman: Mewujudkan
piawaian amalan terbaik di
tempat kerja dan memastikan
piawaian tersebut dipatuhi di
samping memastikan tempat
kerja itu bersih dan teratur
sepanjang masa.
Disiplin: Melatih pekerja untuk
mengamal sistem Amalan 5S
secara berterusan/konsisten
supaya menjadi tabiat dan
budaya kerja organisasi.

CONTOH
Menyeragamkan
susunan fail/
meja kerja/bilik
mesyuarat/
peralatan
pejabat.
Lakukan Amalan
5S secara
harian.
Melakukan audit
secara berkala.

Jadual 1: Maksud Amalan 5S


2.2

OBJEKTIF UTAMA AMALAN 5S

2.3

Membina budaya kaizen di tempat kerja.


Membina kerjasama melalui penyertaan semua.
Membina amalan kepimpinan pengurus dan penyelia.
Meningkatkan infrastruktur untuk melaksanakan program kaizen yang
lebih maju.

FAEDAH MELAKSANAKAN AMALAN 5S


Pelaksanaan Amalan 5S akan menghasilkan pelbagai faedah dan kesan
positif kepada pengurusan organisasi termasuk dalam aspek pengurangan
kos, kawalan stok/ inventori, urusan penyelenggaraan serta sistem dan
proses kerja. Berikut adalah faedah-faedah melaksanakan amalan 5S:

Amalan 5S

Persekitaran tempat kerja menjadi lebih bersih, kemas dan tersusun


rapi;
Persekitaran tempat kerja menjadi lebih selamat;
Pekerja berpeluang menjana idea yang bernas dan kreatif untuk
mencapai persekitaran tempat kerja yang bersih dan kondusif;
Proses pencarian menjadi lebih mudah dan pantas dalam
melaksanakan kerja;
3

2.4

Amalan 5S

Kesilapan kerja dapat dielakkan melalui kalis kesilapan (mistake


proofing);
Sebarang masalah dan kecacatan dapat dikesan semasa proses
pengeluaran/pemberian perkhidmatan;
Mewujudkan kaedah-kaedah dan piawaian kerja yang jelas;
Mengoptimumkan penggunaan ruang kerja dengan pengurusan
persekitaran yang berkualiti;
Kawalan stok/inventori yang lebih berkesan;
Pengurusan kos yang lebih berkesan;
Rungutan pelanggan dapat dikurangkan terhadap penyampaian
perkhidmatan;
Memudahkan urusan penyelenggaraan;
Meningkatkan semangat kerja berpasukan; dan
Meningkatkan imej korporat organisasi.

MATLAMAT AMALAN 5S
i)

Penjimatan Kos:

Penjimatan penggunaan inventori;

Menghalang kerosakan ke atas inventori;

Menghalang salah letak peralatan dan perkakasan; dan

Mempercepatkan proses pencarian pengesanan dalam


sesuatu urusan kerja.

ii)

Meningkatkan kecekapan penggunaan sumber:

Mengoptimumkan penggunaan kawasan/tempat kerja;

Penghapusan masa pencarian peralatan dan pembaziran


bahan mentah/proses; dan

Mempermudahkan kawalan dan penyelenggaraan.

iii)

Meningkatkan kecekapan dan keberkesanan penyelenggaraan

iv)

Jaminan kualiti:

Meningkatkan kualiti dan produktiviti barangan/perkhidmatan;

Meningkatkan keupayaan melaksanakan kerja dengan lebih


pantas dan selamat;

3.0

Memastikan penyampaian produk/perkhidmatan cekap dan


berkesan.

v)

Meningkatkan keselamatan di persekitaran tempat kerja:

Menghapuskan keadaan yang membahaya;

Meningkatkan tahap kesihatan di tempat kerja;

Menghapuskan
keadaan
yang
boleh
mendatangkan
kecederaan dan kemalangan;

Mengelakkan berlakunya kesilapan dan kecuaian; dan

Pematuhan kepada peraturan-peraturan.

vi)

Meningkatkan motivasi pekerja:

Perhubungan yang baik antara anggota;

Membentuk disiplin yang tinggi; dan

Membentuk semangat kerjasama dan kerja berpasukan.

APLIKASI 5S
Pada setiap teknik 3S pertama (SISIH, SUSUN, SAPU), terdapat beberapa
panduan yang diguna pakai bagi menjaga kebersihan tempat kerja, melakukan
aktiviti pelupusan, menyusun barang-barang serta rekod-rekod seterusnya
membentuk pasukan kerja yang baik.
Pada peringkat 2S yang terakhir (SENTIASA AMAL, SERAGAM), kita akan melihat
bagaimana kesemua teknik itu dapat dijayakan agar ia menjadi budaya kerja yang
cemerlang.

Rajah 1 : Kitaran Amalan 5S


Amalan 5S

Teknik 5S diguna pakai bagi mewujudkan tempat kerja yang sistematik, teratur,
bersih dan kemas. Amalan ini menjadikan sistem kebersihan lebih efisien, efektif
dan memudahkan tugas harian dan rutin yang akan dilaksanakan. Teknik 5S ini
merupakan teknik asas yang menjurus kepada pelaksanaan aktiviti harian di tempat
kerja. Apabila pelaksanaan ini dapat dibuat, maka setiap individu akan mempunyai
rasa tanggungjawab dan sayang pada organisasi.
Amalan ini merupakan amalan yang mudah dilakukan. Selain menggunakan cara
kerja yang bersesuaian ianya akan menghasilkan impak yang lebih praktikal.
3.1

SISIH - SEIRI
SISIH merupakan aktiviti pengasingan dan pembuangan barang yang tidak
perlu di tempat kerja. Barang-barang seperti sampah dan alatan yang tidak
diperlukan serta tidak perlu proses pelupusan, perlu dibuang oleh pekerja
yang bertanggungjawab ke tempat yang disediakan.
Apabila kita membuat SISIH barang yang tidak diperlukan akan dapat
dikenal pasti, dan ianya akan menyebabkan ruang penyimpanan akan lebih
luas dan selesa. Secara tidak langsung kawalan stok dan produk yang efektif
dan efisien diperolehi. Selain itu, masa pencarian juga akan lebih pantas
kerana tiada lagi keadaan yang tidak teratur kelihatan. Setelah kita
memperolehi keadaan yang kemas dan teratur, pekerja lebih berasa seronok
dan bermotivasi untuk melaksanakan tugas harian mereka. Kita mudah
mengesan tempat, alat dan bahan yang rosak lebih awal jika berlaku
demikian.
Aktiviti SISIH secara berkesan dapat dilakukan dengan mengasingkan
barang yang hendak dibuang dalam tiga kategori seperti berikut:

Amalan 5S

Bahan tidak
diperlukan

Bahan
diperlukan

SISIH

Bahan tidak diperlukan dan


senang dibuang
Bahan ada nilai untuk dijual
Bahan tiada nilai tapi kos
tinggi untuk dihapuskan

Bahan tidak digunakan tapi


mesti disimpan
Bahan kadangkala
digunakan
Bahan digunakan selalu

Buang serta merta


Cari jalan untuk
mengurangkan kos dan
jalan selamat untuk
dihapuskan

Letakkan berdekatan
tempat penggunaannya
Letakkan jauh sedikit
Mesti disimpan
berasingan dengan
pengenalan yang jelas

Rajah 2 : Kaedah SISIH


Barang-barang yang telah diasingkan kepada 3 kategori tersebut ditag
seperti berikut:

Bahan tidak
diperlukan dan
senang dibuang

Bahan ada nilai


untuk dijual

Bahan tiada nilai


tapi kos tinggi
untuk dilupuskan

Rajah 3 : Contoh Tag Barangan untuk diSisih


Bagi item yang tiada nilai dan senang dibuang, pekerja boleh membuang
barang tersebut dengan segera terutamanya untuk barang yang tidak perlu
menunggu sebarang kelulusan atau pengesahan dari organisasi untuk
pelupusan. Ini juga termasuk barang milik individu (di tempat kerja). Item

Amalan 5S

seperti ini termasuklah kertas, rekod yang tidak diperlukan, produk yang
reject dan sebagainya.
Kesan nyata pelaksanaan teknik SISIH (seiri) adalah seperti Jadual 1
berikut:

KUANTITATIF

KUALITATIF

Pen

Tempat kerja lebih selamat

Kawalan stok dan produk yang


cekap

Suasana kerja kebih selesa

Mudah mengesan tempat/


alat/bahan rosak lebih awal

Masa pencarian yang pantas

Jadual 1 : Kesan Pelaksanaan SISIH (Seiri)


3.2

SUSUN SEITON
SUSUN merujuk kepada prinsip setiap barang ada tempatnya dan setiap
tempat ada barangnya. Penekanan SUSUN tertumpu kepada kaedah
penyusunan yang teratur, kemas, berkesan dan selamat. Dengan kata lain,
Amalan 5S yang kedua ini bermaksud menyusun dan menyimpan barang
dengan kemas, mudah diambil dan disimpan semula ditempatnya. Selepas
melaksanakan SISIH dengan jayanya, barang yang diperlukan hendaklah
diSUSUN mengikut keperluan penggunaan.
SUSUN memerlukan penyusunan fail dan barang-barang mengikut sistem
yang bersesuaian. Penyusunan yang mengikut kod, sistem nombor jilid dan
pelbagai sistem akan dapat mewujudkan proses kerja yang lebih pantas.
Dalam aktiviti ini, apa yang lebih utama adalah apabila mengambil sesuatu
barang atau rekod, kita hendaklah memastikan bahawa terdapat sistem yang
akan mengesan siapa yang mengambil barang tersebut. Kita boleh
mengesan fail dan barang yang tiada dalam simpanan. Sistem yang
diwujudkan juga membolehkan pekerja tersebut mengambil dan menyimpan
barang di tempat yang asal. Untuk menguji sistem penyimpanan yang efisien
dan efektif pasukan Audit Dalamam 5S perlu menguji dengan satu kaedah
yang dipanggil Ujian 30 saat.

Amalan 5S

Ujian 30 saat bermaksud ujian mengambil fail akan dibuat berdasarkan


sistem sedia ada yang digunapakai oleh organisasi dan bukannya sistem
orang lain mahupun di bahagian lain. Sebagai contoh, kebiasaannya untuk
mengambil fail, pekerja akan menggunakan Senarai Utama (Master List)
yang sedia ada dan akan merujuk kepada rekod, dan fail akan diambil. Ujian
akan dibuat untuk melihat masa yang diperuntukkan untuk mengambil
sesuatu fail atau rekod yang diperlukan. Ianya perlu diperolehi dalam masa
30 saat sahaja.
Terdapat tiga panduan yang boleh diterangkan untuk menjalankan aktiviti
SUSUN:
i)
ii)
iii)

Penyusunan meliputi barang-barang yang digunakan selalu atau


harian.
Penyusunan meliputi barang-barang yang digunakan mingguan.
Penyusunan meliputi barang-barang yang digunakan bulanan.

Pekerja perlu melihat kekerapan penggunaan barang tersebut dalam urusan


kerja hariannya. Kemungkinan kekerapan barang tersebut digunakan
seminggu sekali atau sebulan sekali. Ini memungkinkan organisasi
menyediakan Mini Stor bagi penyimpanan barang supaya dapat
menjimatkan masa. Sesetengah barang yang masih mempunyai tarikh luput
atau tarikh matang perlu disimpan bagi tempoh tertentu. Oleh itu, perlu
diwujudkan pengenalan yang jelas bagi barangan jika mahu disimpan di stor.
Kaedah ini memerlukan pekerja menyusun barang yang hendak dibuang
seperti Rajah 4 berikut:

Amalan 5S

Pengasingan

Tindakan diperlukan

SUSUN

Bahan selalu
digunakan

Mesti disimpan dalam


stor dengan
pengenalan yang
jelas

Bahan
diperlukan

Bahan kadangkala
digunakan

Boleh ditempatkan
jauh sedikit

Bahan tidak
digunakan langsung
tetapi mesti disimpan

Mesti disimpan dalam


stor dengan
pengenalan yang jels

SISIH
Rajah 4 : Kaedah SUSUN
Barang-barang yang telah disusun perlu dilabel mengikut kategori untuk
Fail/Bahan/Alatan seperti Jadual 2 berikut:
BIL

SUSUNAN MENGIKUT KATEGORI

1.

Item Kegunaan Harian


(1 Jam 1/1 Minggu Maksimum)

2.

Item Kegunaan 1/1 Minggu 1/6 Bulan

3.

Item Hampir Tidak Digunakan


( 6 Bulan Keatas)

KOD WARNA

Jadual 2 : Contoh Label Fail/ Bahan/ Alatan


Amalan 5S

10

Kesan nyata pelaksanaan teknik SUSUN (seiton) adalah seperti Jadual 5


berikut:
KUANTITATIF

KUALITATIF

Kawalan stok dan produk yang


cekap

Suasana kerja lebih selesa


Mendidik pekerja disiplin positif

Masa pencarian yang pantas

Menjana idea kreatif di kalangan


pekerja

Proses kerja lebih pantas


Mengelak kesilapan dan
kesalahan
Kadar kehilangan peralatan
rendah

Moral tinggi pekerja


Selamat di tempat kerja
Mengamalkan FIFO (First In First
Out)

Jadual 3 : Kesan Pelaksanaan SUSUN (Seiton)


3.3

SAPU SEISO
SAPU adalah tindakan bagi memastikan ruang tempat kerja atau peralatan
bersih daripada habuk atau debu yang boleh menjejaskan fungsi peralatan,
kualiti produk dan kesihatan. SAPU bermaksud membersihkan tempat kerja
dengan rapi supaya tiada habuk dan kotoran di lantai, meja, tingkap, pintu,
dinding, mesin dan peralatan. SAPU juga memberi penekanan kepada
penjagaan kebersihan bagi memastikan tempat kerja yang selesa dan
selamat untuk peningkatan kualiti kerja dan perkhidmatan. Pembersihan atau
SAPU perlu dilakukan setiap hari bagi memastikan ruang kerja sentiasa
kemas dan bersih
Aspek kebersihan antara perkara yang seringkali dipandang mudah dan
terlalu bergantung kepada pekerja kontrak. Sebagai pekerja, setiap individu
bertanggungjawab menjaga kebersihan di dalam premis mereka bekerja. Di
dalam amalan 5S, konsep ownership dan Person-In-Charge (PIC) seringkali
digunakan untuk aktiviti SAPU.
Konsep ownership atau PIC merupakan konsep yang digunakan di mana
setiap pekerja mempunyai tanggungjawab secara giliran untuk menjaga
tempat atau barang milik organisasi. Konsep ini biasanya ditandakan dengan

Amalan 5S

11

gambar, label, gambar seorang ahli kumpulan atau unit yang


dipertanggungjawabkan itu. Orang yang ditugaskan bagi menjaga satu-satu
kawasan mestilah boleh dihubungi dengan mudah.
Pemantauan oleh pekerja sendiri akan menjadikan kos kerosakan peralatan
lebih rendah dan tiada proses kerja yang berulang. Ini akan memberikan
impak dari segi kebersihan dan rasa kepunyaan terhadap barang milik
organisasi. Sikap prihatin yang tinggi akan dapat diwujudkan dan dalam
suasana yang demikian, pekerja akan mudah menjanakan idea yang kreatif
dan akan lebih ceria.
Kaedah pelaksanaan aktiviti SAPU:
i)

Selain daripada tempat dan peralatan di tempat kerja, kawasan


persekitaran sesebuah organisasi juga perlu dilihat. Aktiviti ini boleh
dilakukan samada setiap jam, setiap hari, sekali seminggu, sekali
sebulan atau mengikut piawaian peraturan untuk dipatuhi.
Adalah disarankan bahawa sebelum atau setelah melaksanakan
tugas, organisasi boleh menetapkan 5-10 minit setiap hari ntuk
melakukan amalan SAPU. Ianya baik untuk mewujudkan satu amalan
yang mementingkan kebersihan dalam melaksanakan tugas harian.

ii)

Peralatan untuk SAPU adalah seperti Jadual 4 berikut:


BIL
1.

TEMPAT/KAWASAN
Meja dan Kerusi Tempat Duduk

PERALATAN
Kain Buruk
Berus
Kain Buruk

2.

Kawasan Kerja Sendiri

Penyapu
Penyodok Sampah
Bakul Sampah
Kain Buruk

3.

Pejabat

Penyapu
Penyodok Sampah
Bakul Sampah
Jadual 4 : Peralatan Teknik SAPU

Amalan 5S

12

Tindakan melaksanakan amalan SAPU adalah seperti rajah berikut:

AKTIVITI

PROSES

HASIL

Kenalpasti
ruang dan
peralatan
tempat kerja
yang kotor

Tindakan
membersihkan
kekotoran

Kenalpasti
ruang dan
peralatan
tempat kerja
yang kotor

Rajah 5 : Tindakan Melaksanakan Amalan SAPU


Kesan nyata pelaksanaan teknik SAPU (seiso) adalah seperti Jadual 5
b
e

KUANTITATIF

KUALITATIF

Kos kerosakan peralatan rendah


Kualiti produk bertambah

Suasana kerja lebih selesa dan


ceria

Masa membersih lebih pantas

Pekerja terus menjana idea


kreatif
Moral pekerja tinggi

Selamat di tempat kerja

Jadual 5 : Kesan Pelaksanaan SAPU (Seiso)

Amalan 5S

13

3.4

SERAGAM SEIKETSU
SERAGAM bermaksud sekeadaan, sebentuk dan sewarna sama ada pada
ciri-ciri, susun atur atau peraturannya. Dengan erti kata lain, SERAGAM
bermaksud sentiasa memelihara kebersihan dan penyusunan sepanjang
masa dengan mengamalkan Seiri-Seiton-Seiso secara berterusan dan
berkesan. Aktiviti 5S diperingkat ini dapat dilaksanakan dengan mewujudkan
keseragaman prosedur, susun atur dan piawai.

Secara ringkasnya bolehlah disimpulkan bahawa untuk mewujudkan


keseragaman dalam amalan 5S di sesebuah organisasi, pelbagai kaedah
akan dilaksanakan dengan mengadakan dari semasa ke semasa panduan,
peraturan serta arahan seperti Manual 5S ini untuk dipatuhi. Peraturan dan
garis panduan ini akan membolehkan kos penyelenggaraan yang lebih
rendah. Ini juga akan membantu dari segi kecekapan proses kerana jika
terdapat pekerja yang mungkin tidak biasa dengan amalan 5S boleh
melaksanakannya dengan merujuk kepada Manual 5S tanpa menunggu
masa yang lama.
Proses penyeragaman di organisasi seperti menyeragamkan dari segi sistem
fail, amalan penyimpanan yang standard serta meminimumkan barang yang
perlu diletakkan di atas meja bagi memastikan kekemasannya.
Kaedah melaksanakan SERAGAM:
i)
ii)

iii)

Amalan 5S

Mewujudkan panduan dan peraturan secara bertulis bagi menjamin


kualiti dan piawai yang telah ditentukan.
Aktiviti SERAGAM ini boleh dibuat dengan adanya Standard
Operating Procedure (SOP) dan Arahan Kerja. Melalui cara ini,
kefahaman terhadap amalan 5S akan meningkat dan kesilapan akan
berkurangan kerana ianya dijelaskan satu persatu. Manual 5S ini
adalah satu daripada SOP yang perlu dipatuhi.
Mewujudkan gambar atau contoh fizikal (dilihat) juga boleh digunakan.
Melalui simbol seperti gambar yang bersesuaian memudahkan
pencarian sesuatu tempat tersebut. Sistem visual juga perlu jelas dan

14

iv)

terang sebagai salah satu cara berkomunikasi antara organisasi


dengan pelanggannya.
Mewujudkan carta alir bagi menunjukkan bermulanya proses atau
perkhidmatan. Ini merupakan satu kaedah yang boleh digunakan
untuk mengukur masa yang diperuntukkan bagi menyelesaikan
sesuatu tugas. Ianya lebih ringkas dengan penggunaan simbol-simbol
yang tertentu dan arahan-arahan yang ringkas. Carta alir ini juga
berguna untuk pekerja yang baru serta bagi memudahkan pelanggan
memahami proses yang perlu mereka lalui.

Berikut adalah contoh senarai panduan bagi mencapai keseragaman Amalan


5S. Ahli-ahli kumpulan boleh membuat penambahbaikan kepada kriteriakriteria berikut jika perlu dalam mempertingkatkan taraf keseragaman dari
semasa ke semasa.
SENARAI PANDUAN KE ARAH KESERAGAMAN AMALAN 5S
1)

Amalan 5S

Fail Ketua Kumpulan


i)
Semua ketua kumpulan mesti menyimpan dokumen-dokumen
berikut:
Polisi/Dasar 5S
Objektif 5S
Matlamat 5
Carta Organisasi Kumpulan
Minit Mesyuarat Kumpulan-mingguan/bulanan dan tindakan
susulan
Pelan Tindakan Aktiviti
Pelan Lantai dan Pelan Zon 5S
Gambar-gambar aktiviti Kaizen SEBELUM dan SELEPAS
Keputusan Audit dan Jadual Audit
Memorandum/Maklumat Terkini dari Ketua 5S atau
Fasilitator Kriteria Audit
ii)
Semua ketua kumpulan juga hendaklah menyediakan perkaraperkara berikut:
Adakan Indeks
Adakan Seperator bagi setiap subjek references
15

Rakamkan gambar bagi aktiviti kumpulan serta masalah


sebelum dan kaedah selepas aktiviti 5S dijalankan
Berikan data-data kualitatif

Amalan 5S

2)

Sistem Susunan Fail Di Rak


i)
Susunan fail hendaklah dari KIRI ke KANAN (1, 2, 3,...A, B,
C,... dan seterusnya)
ii)
FONT yang digunakan pada rak hendaklah jelas kelihatan dari
jauh
iii)
ARAS 1 bermula dari tingkat bawah (pengecualian boleh dibuat
dengan kebenaran fasilitator)
iv)
Adakan SEPERATOR di dalam Fail
v)
Adakan indeks di dalam Fail
vi)
Indeks utama & Colour Coding di tepi rak
vii)
Tag pengguna
viii)
Peraturan pengguna dalam kumpulan
ix)
Susun mengikut Colour Coding atau teknik susun yang sesuai
x)
Ownership

3)

Susunan Barang-Barang Di Atas Rak


i)
Susun tagging hendaklah dari KIRI ke KANAN (1,2,3,... dan
seterusnya)
ii)
Tagging ARAS 1 bermula dari tingkat bawah (pengecualian
boleh dibuat dengan kebenaran fasilitator)
iii)
Indeks barangan di setiap tepi rak
iv)
Adakan penanda maksimum dan minimum (jika berkaitan)
tarikh luput bagi ubat-ubatan
v)
Penanda FIFO/ Expiry Date/ Stock Low/ Nil In Stok/ Reminder
Please Refill (lengkap dengan tarikh jika perlu)
vi)
Adakan label susunan bagi setiap Kad/ Stock Bin
vii)
Kad Bin/Stok Card hendaklah letak ditempat yang disediakan
dan rekod- rekodnya hendaklah dikemaskini
viii)
Adakan SIGNAGE kenalan untuk semua rak
ix)
Adakan Pelan Lokasi & Master Indeks di pintu sebelum masuk

4)

Wiring Management
i)
Dilarang meletak cable, extension plug dan wayar di atas lantai
16

ii)
iii)

5)

Suis lampu/Kipas/Kepala Plug


i)
Semua suis/barangan elektrik hendaklah menggunakan sistem
colour coding sticker

6)

Keselamatan
i)
Adakan tanda AMARAN/AWAS di tempat kawasan berisiko
ii)
iii)
iv)
v)
vi)

Amalan 5S

Wayar diikat dan dibalut dengan Cable Tie


Kepala Plug ditanda dengan colour
coding sticker dan juga pada barangan
elektrik yang berkenaan

Signage PEMADAM API hendaklah jelas kelihatan dari jauh


Pastikan tiada barang-barang melindungi Alat Pemadam Api
Maklumat seperti Due Date For Next Service hendaklah
dipamerkan pada alat tersebut
Adakan had ketinggian bagi barang yang disusun mengikut
stacking
Cara stacking hendaklah ada ciri-ciri keselamatan

7)

Peralatan
i)
Adakan pemilik (ownership)
ii)
Adakan jadual penyelengaraan (jika berkaitan)
iii)
Adakan Jadual Pembersihan (Cleaning Roster)
iv)
Adakan Nombor Peralatan jika bilangan peralatan yang sama
lebih dari satu unit di dalam kawasan zon yang sama
v)
Wujudkan
cara-cara
menggunakan
dan
pamerkan
SOP/WI/User Guide (jika perlu)

8)

Setiap Zon
i)
Semua suis lampu/kipas menggunakan label Colour Coding
Setiap bilik hendaklah diletakkan gambar, nama, kumpulan dan
nombor telefon pemilik tempat tersebut
ii)
Syarat-syarat
pengguna
hendaklah
dipamerkan
(jika
berkenaan)
iii)
Pelan Lantai/Peta Bilik hendaklah dipamerkan seelok-eloknya
di pintu masuk
17

Amalan 5S

9)

Sudut 5S
Sudut-sudut yang disediakan hendaklah mempunyai tajuk dan
ruangan bagi setiap perkara. Maklumat-maklumat yang hendak
dipamerkan seperti berikut:
i)
Objektif 5S, Polisi 5S dan matlamat yang ditandatangani serta
bertarikh
ii)
Peta Zon / Pelan Lantai serta ownership
iii)
Gambar-gambar ahli dan carta organisasi
iv)
Gantt chart-aktiviti kumpulan
v)
Buletin
vi)
Jadual Audit dan Keputusan Audit (Bar Chart)
vii)
Gambar aktiviti 5S Sebelum dan Selepas dengan maklumat
ringkas seperti masalah (Sebelum) dan kebaikan (Selepas)
serta nama dan tarikh
viii)
Maklumat Terkini dari Fasilitator 5S
ix)
Roster pembersihan

10)

Papan Kenyataan
i)
Semua surat pekeliling TIDAK dibenarkan ditampal atas
dinding. Sediakan pelapik atau tempat khas
ii)
Adakan TARIKH LUPUT bagi setiap surat pekeliling

11)

Petak Letak Kasut


i)
Adakan petak atau tempat letak kasut di pintu masuk ke
kawasan larangan berkasut.

12)

Lining (Garisan Kuning) Parking List Barangan


i)
Kawasan Pejabat:
Garisan kuning hanya dibenarkan pada barang movable
atau list work in progress
ii)
Kawasan Stor:
Perlu menyediakan: parking list bagi mesin-mesin atau
perkakas seperti fork, lift, lifter, tangga dll
Adakan tempat yang sesuai untuk menyimpan alat-alat
seperti penyapu, mop dan berus

18

13)

Peralatan Kebersihan
i)
Adakan tempat yang sesuai untuk menyimpan alat-alat sepert
penyapu, penyodok sampah, mop dan berus
ii)
Semua alat-alat ini hendaklah digantung

14)

Signage untuk Pelawat/ Kawasan Menunggu/ Persekitaran


Bangunan Bermula dari Pintu Masuk Pondok Keselamatan
i)
Petunjuk ArahTandas, Surau, Had Laju
ii)
Peraturan dan Tempat Larangan
iii)
Waktu Pegawai Bertugas
iv)
Tempat Bertanya
v)
Pelan Lantai
vi)
Papan kenyataan/Information Board
vii)
Tempat Letak Kereta Pelawat/Kakitangan
viii)
Tempat Letak Motosikal

Tindakan melaksankan amalan SERAGAM adalah seperti rajah berikut:


MENYUSUN

SISTEM
NOMBOR/
RUJUKAN

SERAGAM

MENGGUNAKAN
SKEMA WARNA

MELABEL

Rajah 6 : Tindakan Melaksanakan Amalan SERAGAM

Amalan 5S

19

Berikut adalah contoh gambar-gambar amalan penyeragaman SERAGAM


(Seiketsu):
PEJABAT

Amalan 5S

Suis lampu dilabelkan bagi


memudahkan pengguna. Lampu
dilabel mengikut warna suis.

Susunan alat tulis di dalam laci


kemas dan teratur.

Labelkan setiap cop.


Cop dinombor dan disenaraikan
mengikut turutan.

Buatkan master indeks untuk


semua rak dan labelkan aras.

20

Pastikan meja tidak dipenuhi


dengan barang-barang.

Fail yang disusun mengikut


gambar supaya boleh mengesan
ketiadaan fail.

RUANG LEGAR PEJABAT

Sijil-sijil yang diterima dipamerkan.

Amalan 5S

Pekeliling diletakkan di Papan


Kenyataan untuk makluman
warga kerja.

21

BILIK PENSYARAH

Meja disusun dengan kemas.

Lekatkan tag nombor untuk buku


dan nota-nota.

BILIK KULIAH

Pamerkan simbol kebersihan


Buatkan parkir untuk peralatan.
Skop dan penyapu hendaklah
digantung.
Amalan 5S

Notis larangan untuk semua


tempat seperti di bilik makmal
komputer, bilik kuliah dan lain-lain
lagi.
22

Adakan SOP. Nomborkan setiap


PC untuk memudahkan kerjakerja pembaikan.

Lekatkan nama pemilik untuk


semua bilik kuliah.

BENGKEL

Peralatan di Bengkel Teknologi


Motosikal disusun dan dilabel
dengan kemas.

Amalan 5S

Suasana kelas yang kondusif:


dinding dipenuhi mock up dan
carta.

23

STOR

Peralatan di Stor Pusat disusun


dan dilabel dengan kemas dan
teratur.

Zon Unit Stor dilabel dengan jelas


dan kemas.

Berikut adalah contoh kod warna bagi suis lampu dan pelbagai:

SUIS LAMPU KANAN

SUIS KIPAS

SUIS LAMPU TENGAH

SUIS PENYAMAN
UDARA

SUIS LAMPU KIRI

SUIS BLOWER

Kod Warna Untuk Suis


Lampu
Amalan 5S

Kod Warna Untuk Suis


Pelbagai

24

Rajah 7 : Contoh Kod Warna Bagi Suis Lampu


Berikut adalah contoh-contoh label bagi pelbagai tujuan:

NOTIS / MAKLUMAN
ROSAK!
KEPADA SEMUA PENGGUNA YANG DIHORMATI,

Warna
latar biru

MESIN PHOTOSTAT/ KOMPUTER/ PRINTER INI


MENGALAMI KEROSAKAN. PIHAK PENTADBIRAN
SEDANG DALAM USAHA MEMBAIKI KEROSAKAN
TERSEBUT. SEBARANG KESULITAN AMAT DIKESALI.
TERIMA KASIH.
Notis Makluman

SOP Penggunaan Komputer

Amalan 5S

25

1. MASUKKAN DOKUMEN YANG HENDAK DI PHOTOSTAT


2. LETAKKAN DOKUMEN YANG HENDAK DI PHOTOSTAT
3. PILIH JUMLAH KERTAS YANG HENDAK DI PHOTOSTAT
4. TEKAN BUTANG START
5. DOKUMEN TELAH SIAP DI PHOTOSTAT

SOP Penggunaan Mesin Fotostat

EXT. NO.
NAMA

Amalan 5S

Tag Nombor Sambungan Talian

Dilarang Merokok

Tutup Mesin Kalau Tidak


Digunakaian

Tag Aktiviti Amal


26

TUGASAN
HARI
ISNIN &
SELASA
RABU &
KHAMIS
JUMAAT

PENGISIAN
FAIL

PENYUSUNAN
FAIL

PEMBERSIHAN

En. Abu

En. Mutalib

Kontraktor

Cik Mariam

En. Abu

Kontraktor

En. Mutalib

Cik Mariam

Kontraktor

Contoh Jadual Pembersihan

3.5

SENTIASA AMAL SHITSUKE


SENTIASA AMAL ialah usaha mengekalkan 4 Amalan 5S yang pertama
iaitu Seiri, Seiton, Seiso dan Seiketsu di samping melaksanakan
penambahbaikan berterusan di premis organisasi. SENTIASA AMAL
memerlukan komitmen dan penyertaan berterusan seluruh warga kerja serta
disiplin diri bagi memastikan Amalan 5S dapat dilaksanakan secara
berkesan dan cekap.
Amalan berdisplin dan melatih pekerja akan membawa ke arah penukaran
budaya kerja yang lebih sistematik. Setelah keempat-empat langkah (SISIH,
SUSUN, SAPU, SERAGAM) dilakukan, kita mestilah mempunyai satu
kaedah supaya pekerja dapat berdisiplin dan terus sentiasa
mengamalkannya dengan berkesan. Ini dapat dijadikan sebagai satu
platform ke arah budaya kerja yang cemerlang.
Apabila budaya kerja itu lebih efisien, kos perkhidmatan akan lebih rendah,
dan matlamat organisasi akan dapat dicapai. Organisasi akan terus
merancang matlamat sebenar untuk melaksanakan amalan ini seperti
merancang untuk mendapatkan Sijil 5S.
Terdapat beberapa cara untuk melaksanakan SENTIASA AMAL. Antaranya
adalah:

Amalan 5S

27

i)
ii)

iii)

iv)

v)

4.0

Mematuhi panduan dan piawai yang telah ditentukan oleh pengurusan


KDP supaya budaya kerja cemerlang itu dapat dipraktikkan.
Mengadakan Audit Dalaman 5S di dalam organisasi. Audit ini adalah
salah satu elemen penting dalam menjayakan Amalan 5S. Ianya
dapat memantau piawai 5S yang sedia ada dan membuat
penambahbaikan. Melalui audit ini secara tidak langsung kita dapat
mengukur tahap amalan 5S.
Menganjurkan pertandingan dalaman seperti pejabat dan persekitaran
tempat kerja terbaik, pekerja contoh dan sebagainya. Ini merupakan
satu cara untuk mendapatkan komitmen dan mengekalkan
tanggungjawab mengamalkan 5S.
Menganjurkan lawatan ke organisasi contoh untuk melihat sendiri
kejayaan organisasi lain dalam melaksanakan 5S. Ini akan menyuntik
idea dan semangat untuk meneruskan aktiviti 5S ini.
Mewujudkan penghargaan dan galakan dalam sebarang aktiviti yang
boleh menarik minat pekerja. Walaupun sedikit dan kecil, namun bagi
sesetengah pekerja, ianya amatlah bernilai sebagai salah satu
motivasi dalam melaksanakan dan menghargai usaha mereka.

PELAKSANAAN AMALAN 5S
Amalan 5S dapat dilaksanakan secara tersusun melalui pewujudan pendekatan
pengurusan yang mantap merangkumi perkara-perkara berikut:
i)
ii)
iii)
iv)
v)
vi)

Amalan 5S

Menubuhkan Jawatankuasa Pelaksana Amalan 5S dengan terma rujukan


yang jelas.
Menentukan pelan tindakan bagi pelaksanaan Amalan 5S.
Mewujudkan sektor/zon kerja 5S.
Mengadakan program-program latihan berkaitan Amalan 5S.
Memantau keberkesanan pelaksanaan Amalan 5S secara berterusan.
Mengkaji semula dan menentukan langkah-langkah penambahbaikan secara
berterusan.

28

5.0

CARTA ALIR PELAKSANA 5S

LANTIK JAWATANKUASA PEMANDU

AHLI
Pengarah
Koordinator
Setiausaha
Ahli Jawatankuasa
(Ketua Jabatan/
Seksyen)

TINDAKAN:
Pengarah

LANTIK JAWATANKUASA PELAKSANA

AHLI
Koordinator
Setiausaha
Ketua Unit Audit
Ketua Unit
Promosi
Ketua Unit Latihan

TINDAKAN:
Koordinator

TINDAKAN:
Unit Promosi
Unit Latihan

AKTIVITI
LAWATAN
KURSUS
PERTANDINGAN
GOTONG-ROYONG
PELANCARAN HARI 5S
TINDAKAN:
Semua
Warga Kerja
AUDIT MPC
TINDAKAN:
Unit Audit

Kumpulan
Audit
AUDIT DALAMAN

Rajah 8 : Carta Alir Pelaksana 5S

Amalan 5S

29

6.0

KUNCI KEJAYAAN AMALAN 5S


Kejayaan Amalan 5S bagi sesebuah organisasi bergantung kepada perkara berikut:

Sokongan dan
Komitmen
Pengurusan Atasan

Wujudnya Struktur
Pengurusan
Amalan 5S

Pelan
Pelaksanaan
Amalan 5S
KUNCI
KEJAYAAN
5S
Perkongsian
Amalan Terbaik
5S
Projek Perintis
Amalan 5S

Wujudnya
Komunikasi
Yang Berkesan

Latihan Amalan
5S kepada Warga
Kerja

Rajah 9 : Kunci Kejayaan 5S


7.0

PENUTUP
Konsep Amalan 5S mudah difahami oleh setiap anggota serta tidak melibatkan kos
yang banyak dan memberi manfaat kepada penambahbaikan menyeluruh
organisasi di mana setiap orang dapat menyumbang dan ianya juga adalah satu
proses yang dinamik. Amalan ini boleh dilaksanakan di semua organisasi.
Amalan 5S dapat memupuk semangat kerja berpasukan, disiplin diri dan menjadi
pencetus serta penggalak kepada usaha kreatif dan inovasi serta dapat
meningkatkan rasa tanggungjawab dan sayang dikalangan anggota organisasi.
organisasi.

Amalan 5S

30

Amalan 5S dapat mewujudkan persekitaran kerja yang produktif, bersih dan


selamat. Komitmen yang berterusan daripada pihak pengurusan serta penglibatan
semua warga menjadi tunjang kepada kejayaan pelaksanaan Amalan 5S. Amalan
5S perlu dilaksanakan secara berterusan untuk mengekalkan prestasi penyampaian
perkhidmatan organisasi yang cemerlang.

Amalan 5S

31

RUJUKAN
1.

5S Guidebook
Step-by-step Implementation, National Productivity Implementation, 2006, daripada
http://.npc.org.my

2.

Modul Amalan 5S Sektor Awam Panduan MAMPU, 2010.

3.

Modul Amalan 5S, Institut Kemahiran Mara Beseri.

Amalan 5S

32

Lampiran

CONTOH - BORANG PENILAIAN AUDIT


Bahagian Pentadbiran
Jumlah Markah

KATEGORI

Lantai

NO.

PERKARA DIAUDIT

1.

Tidak berdebu dan kemas


Tiada sampah-sarap di sudut atau di bawah
peralatan perabot
Tiada berlubang/pecah/terkoyak dsb
Ada tempat buang sampah yang khas
Kemas dan tersusun dengan rapi
Cara menyusun boleh mewujudkan suasana
yang selesa dan mempunyai sistem yang baik
Teknik susunan juga boleh memendekkan
masa memproses sesuatu kerja dilaksanakan
dan mewujudkan suasana yang mesra
Berkeadaan baik dan sentiasa boleh digunakan
Tidak berdebu, bersih dan kemas
Alatulis kelihatan tidak berselerak di atas meja
atau dalam rak simpanan
Tidak terdapat peralatan rosak
Menggunakan tanda/label bagi bahan yang
tersimpan dalam perabot
Disusun dengan teratur dengan menggunakan
tanda/label/abjad supaya mudah diperolehi
Disusun dengan teratur dengan menggunakan
tanda/label/abjad supaya mudah diperolehi
Terdapat notis board/papan putih yang
digunakan dengan baik
Fail-fail lama, disusun mengikut system

2.
3.
4.
5.

Susun Atur
Peralatan

6.
7.
8.
9.
10.

Peralatan

11.
12.
13.
14.

Susunan
Fail

15.
16.

Suis lampu/
kipas/
kepala
soket

Amalan 5S

17.

Markah Penuh

85

MARKAH
5 4 3 2 1

CATATAN

Disusun dengan teratur dengan menggunakan


tanda/label/abjad/warna supaya mudah
digunakan

33