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Ulrich Kampmeyer auf Wikipedia.

de
Stand Dezember 2015

Inhaltsverzeichnis
1

Ulrich Kampmeyer
1.1

Leben und Wirken

1
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.1.1

Lehre und Forschung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.1.2

Beruf . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.1.3

Verbnde und Standardisierungsgremien . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.1.4

Autor und Publizist . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.1.5

Auszeichnungen

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.2

Weblinks

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.3

Einzelnachweise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Elektronisches Dokument

2.1

Denition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.2

Siehe auch

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.3

Funoten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.4

Weblinks

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Dokumentenmanagement
3.1

3.2

Dokumentenmanagement im engeren und im weiteren Sinne

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3.1.1

Dokumentenmanagement im engeren Sinne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3.1.2

Dokumentenmanagement im weiteren Sinn

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Was ist ein elektronisches Dokument?


3.2.1

Dokument

3.2.2

Formen von Dokumenten

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3.2.3

Selbstbeschreibende elektronische Dokumente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

10

Einsatzgebiete . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

10

3.3.1

Amtliche Dokumente

12

3.3.2

Kaufmnnische Dokumente

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

12

3.3.3

Technische Zeichnungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

12

3.3.4

Bibliotheken

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

12

3.3.5

Behrdenakten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

12

3.3.6

Sonstiges . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

13

3.4

Betriebswirtschaftliche Betrachtung des Dokumentenmanagements . . . . . . . . . . . . . . . . .

13

3.5

Weiterentwicklung des Dokumentenmanagements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

13

3.3

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

ii

INHALTSVERZEICHNIS
3.6

Dokumentenmanagementsysteme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

14

3.6.1

Freie Software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

14

3.6.2

Kommerzielle Software

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

14

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

14

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

15

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

15

3.10 Einzelnachweise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

15

Dokumenten-Technologien

17

4.1

Document Related Technologies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

17

4.2

Beispiele . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

17

4.3

Zertizierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

18

4.4

Literatur

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

18

4.5

Funoten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

18

4.6

Weblinks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

18

3.7

Literatur

3.8

Siehe auch

3.9

Weblinks

Dokumentenklasse

19

5.1

Normung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

19

5.2

Siehe auch

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

19

5.3

Einzelnachweise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

19

Elektronische Archivierung

20

6.1

Denitionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

20

6.1.1

Elektronische Archivierung

20

6.1.2

Elektronische Langzeitarchivierung

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

20

6.1.3

Revisionssichere elektronische Archivierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

20

6.2

Standards fr die elektronische Archivierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

21

6.3

Merkstze zur revisionssicheren Archivierung

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

21

6.4

Umsetzung der Anforderungen in elektronischen Archivsystemen . . . . . . . . . . . . . . . . . .

22

6.5

Funktionale Anforderungen an ein elektronisches Archivsystem . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

22

6.6

Speichertechnologien fr die elektronische Archivierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

23

6.6.1

Herkmmliche WORM-Medien . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

23

6.6.2

Neuere Technologien . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

24

6.7

Strategien zur Sicherstellung der Verfgbarkeit archivierter Information . . . . . . . . . . . . . . .

24

6.8

Rechtliche und regulative Vorgaben fr die elektronische Archivierung

. . . . . . . . . . . . . . .

25

6.9

Weiterentwicklung

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

25

6.10 Spezielle Formen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

26

6.11 Siehe auch

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

26

6.12 Literatur

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

26

6.13 Weblinks

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

26

6.14 Einzelnachweise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

26

Revisionssicherheit

28

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

INHALTSVERZEICHNIS

iii

7.1

Merkmale der Revisionssicherheit bei der elektronischen Archivierung

. . . . . . . . . . . . . . .

28

7.2

Zertizierung der Revisionssicherheit von elektronischen Archivsystemen . . . . . . . . . . . . . .

28

7.3

Literatur

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

29

7.4

Siehe auch

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

29

7.5

Weblinks

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

29

Langzeitarchivierung

30

8.1

Denition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

30

8.2

Probleme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

30

8.2.1

Haltbarkeit der Trgermedien

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

30

8.2.2

Schneller Medien- und Systemwandel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

31

8.2.3

Weitere Beschrnkungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

31

8.2.4

Aunden von Informationen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

31

8.2.5

Datenkonsistenz

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

31

8.3

Verfahren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

31

8.4

Siehe auch

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

32

8.5

Literatur

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

32

8.6

Weblinks

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

33

8.7

Einzelnachweise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

33

Enterprise-Content-Management

34

9.1

Denition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

34

9.2

Anspruch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

35

9.3

Merkmale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

35

9.4

Komponenten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

36

9.5

Siehe auch

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

37

9.6

Einzelnachweise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

37

9.7

Literatur

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

37

9.8

Weblinks

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

38

10 Enterprise-Content-Management-System

39

10.1 Komponenten von Enterprise Content Management (ECM) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .


10.1.1 Capture (Erfassung)

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

10.1.2 Manage (Verwaltung, Bearbeitung, Nutzung)

39
39

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

41

10.1.3 Store (Speichern) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

44

10.1.4 Preserve (Erhalten, Bewahren, Archivieren) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

45

10.1.5 Deliver (Liefern, Bereitstellen, Ausgeben) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

46

10.2 ECM-Software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

48

10.2.1 Kommerzielle ECM-Software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

48

10.2.2 Freie ECM-Software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

48

10.3 Funoten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

48

10.4 Quellen und Literatur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

49

iv

INHALTSVERZEICHNIS
10.5 Weblinks

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

11 Schriftgutverwaltung

49
50

11.1 Denition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

50

11.2 Elemente der Aktenfhrung

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

50

11.3 Aktenbildung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

51

11.4 Siehe auch

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

52

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

52

11.5 Literatur

11.6 Weblinks und Quellen

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

52

11.7 Einzelnachweise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

53

12 MoReq

54

12.1 MoReq1

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

54

12.2 MoReq2

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

54

12.3 MoReq2010

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

55

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

55

12.5 Funoten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

55

12.4 Weblinks

13 Enterprise Information Management

57

13.1 Entwicklung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

57

13.2 Anspruch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

57

13.3 Literatur

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

58

13.4 Weblinks

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

58

13.4.1 Verbnde . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

58

13.4.2 Frderung

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

58

13.4.3 Kongresse / Fachforen / Messen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

58

13.5 Einzelnachweise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

58

14 Informationslebenszyklusmanagement

59

14.1 Denition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

59

14.2 Funktionen von ILM-Lsungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

59

14.3 Quellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

60

14.4 Weblinks

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

60

14.5 Literatur

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

60

15 Grundstze zum Datenzugri und zur Prfbarkeit digitaler Unterlagen

61

15.1 Mitwirkungspicht des Steuerpichtigen beim Datenzugri durch Betriebsprfer . . . . . . . . . .

61

15.2 Literatur

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

61

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

62

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

62

15.3 Siehe auch


15.4 Weblinks

16 Verfahrensdokumentation

63

16.1 Verfahrensdokumentation nach den GoBD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

63

16.2 Siehe auch

63

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

INHALTSVERZEICHNIS
16.3 Literatur

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

17 Verband Organisations- und Informationssysteme


17.1 Geschichte

v
63
65

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

65

17.2 Wichtige Publikationen des Verbandes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

66

17.3 Weblinks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

66

17.4 Einzelnachweise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

66

17.5 Text- und Bildquellen, Autoren und Lizenzen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

67

17.5.1 Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

67

17.5.2 Bilder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

68

17.5.3 Inhaltslizenz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

70

Kapitel 1

Ulrich Kampmeyer
Ulrich Kampmeyer (* 12. April 1952 in Hameln) ist die zweite Gesellschafterin des Unternehmens ist.[11]
ein deutscher Unternehmensberater, Autor, Publizist und
Archologe.

1.1.1 Lehre und Forschung

Seine Wirkensschwerpunkte lagen zuletzt besonders


im
Bereich
der
revisionssicheren
Archivierung,[1] des Records Management,[2] des
Dokumentenmanagements[3] und von ECM Enterprise
Content Management.[4] In diesem Umfeld beschftigte
er sich mit der rechtlichen Anerkennung der elektronischen Dokumentenspeicherung und Compliance von
Informationssystemen.[5] Sein besonderes Interesse
gilt den organisatorischen, kulturellen und gesellschaftlichen Vernderungen durch den Einsatz von
elektronischem Informationsmanagement durch die
Ablsung von Papier, die Umstellung von Arbeitsweisen,
neue Nutzungsmodelle und die Bewahrung des digitalen
Wissens.[6]

Seit 1976 war er parallel zum Studium als Lehrbeauftragter an der Universitt Gttingen ttig. Der Schwerpunkt seiner Arbeiten lag auf Ausgrabungsmethodik und
Einsatz naturwissenschaftlicher Verfahren,[12] wie sie damals unter dem Ansatz New Archaeology bekannt
waren. In Kiel war er von 1980 bis 1982 als wissenschaftlicher Assistent am Institut fr Ur- und Frhgeschichte an der naturwissenschaftlichen Fakultt der
Christian-Albrechts-Universitt ttig. Schwerpunkt seiner Arbeiten neben der Lehrttigkeit waren bodenkundliche Methoden fr Ausgrabungen[13] und der Einsatz der
elektronischen Datenverarbeitung in der archologischen
Forschung und Dokumentation.[14] Am FraunhoferInstitut fr Informations- und Datenverarbeitung IITB[15]
in Karlsruhe war er von 1983 bis 1987 in verschiedenen Forschungsprojekten zunchst als wissenschaftlicher Mitarbeiter, spter als selbststndiger Unternehmer ttig. Schwerpunkt seiner Ttigkeiten waren Systeme
zur Bilderfassung, Bildverarbeitung, Mustererkennung,
automatischen Klassikation und digital-optische Speichersysteme fr die Archivierung. Hierzu gehrte am
Fraunhofer-Institut das Forschungsprojekt ARCOS[16]
zur Entwicklung von Dokumentations- und Datenbanksystemen fr die Archologie.[17] Im Rahmen dieser Ttigkeiten betreute er mehrere Diplomarbeiten
an den technischen Universitten in Karlsruhe und
Braunschweig, war in verschiedenen Projekten zum Bildverstehen und zum Wissensmanagement ttig und beschftigte sich mit der Standardisierung von Dokumentationssystemen fr die Bodendenkmalpege.[18] Am
MMC Multi Media Campus der Universitt Kiel lehrte
er 2005/2006 zum Thema Wissensmanagement.

1.1 Leben und Wirken

Ulrich Kampmeyer besuchte die Volksschule in


Hamburg und Bielefeld sowie das Gymnasium in
Oerlinghausen. Am Schiller-Gymnasium in Hameln
legte er 1972 das Abitur ab. Whrend seiner Schulzeit
erlangte er parallel an der Jahn-Sprachenschule das
Diplom zum Handelskorrespondenten in Englisch. Von
1973 bis 1979 studierte Ulrich Kampmeyer an der
Georg-August-Universitt Gttingen Ur- und Frhgeschichte und Vorderasiatische Archologie sowie in den
Nebenfchern Informatik, Bodenkunde, Kunstgeschichte
und Orientalistik. Seine Studienabschlsse in Gttingen
waren 1978 der Magister Artium[7] und 1988 die Promotion zum Dr. phil.[8] Von 1979 bis 1981 setzte er an der
Christian-Albrechts-Universitt zu Kiel nebenberuich
seine Studien in Informatik und Bodenkunde fort und
schloss diese 1982 mit dem Diplom-Prhistoriker[9]
ab.[10] Im Jahr 2000 absolvierte er den internationalen 1.1.2 Beruf
Abschluss AIIM MIT Master of Information Technology
in Silver Springs, Maryland, USA.
Seit 1984 war er selbststndig fr verschiedene BeraKampmeyer wohnt seit 1989 in Hamburg. Seit 1987 tungsunternehmen im In- und Ausland sowie fr mehlebt er mit Karin Begemann zusammen, die die kauf- rere Anbieter fr Bildverarbeitungs-, Archivierungs- und
mnnische Geschftsfhrung seiner Firma innehat und Dokumentenmanagementsysteme ttig. Hierfr wurde
1

KAPITEL 1. ULRICH KAMPFFMEYER

in Wachenheim die Firma Project Consult gegrndet.


Als Produkt- und Marketing-Manager war er von 1989
bis 1992 fr die ACS Systemberatung[19] in Hamburg ttig. Er war fr die Gestaltung, das Marketing
und den weltweiten Vertrieb des Dokumentenmanagementsystems Hyparchiv sowie fr mehrere Groprojekte bei neuen Schlsselkunden verantwortlich. 1992
nahm er wieder seine Beratungsttigkeit auf und etablierte in Hamburg die Project Consult Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampmeyer GmbH [20] als Managementberatung fr Informations-, Archiv-, Dokumenten-,
Projekt-, Wissens- und Prozessmanagement. Er ist Geschftsfhrer von Project Consult.[21] . Parallel zu seinen
Ttigkeiten als Geschftsfhrer und Berater war er in
Standardisierungsgremien ttig, engagierte sich in Branchenverbnden und betreute mehrere Diplomarbeiten.
Ulrich Kampmeyer ist als Kongressorganisator, Moderator, Keynote-Sprecher, Referent und Seminarleiter
ttig. So begrndete er die DMS EXPO Messe und
Konferenz[22] mit und begleitet als Mitglied des Beirates
diese Veranstaltung seit 1994.

1.1.4 Autor und Publizist


In den Jahren 1974 bis 1989 lag der Schwerpunkt der Publikationsttigkeit im Bereich der ur- und frhgeschichtlichen Forschung und zu naturwissenschaftlichen Methoden wie Bodenkunde und dem Einsatz von Computertechnologien in den Kulturwissenschaften. Berufsbedingt
verschob sich dieser Schwerpunkt seit 1985 zu den Themen des Informationsmanagements. Seit 1992 entstanden
mehrere Bcher:
(mit Barbara Merkel) Grundlagen des Dokumentenmanagements: Einsatzgebiete, Technologien, Trends.
Gabler, Wiesbaden 1997, ISBN 3-409-87940-4; 2.
Auage: Dokumentenmanagement. Grundlagen und
Zukunft. Project Consult, Hamburg 1999, ISBN 39806756-0-2.
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
Project Consult, Hamburg 2003, ISBN 3-98067564-5.
ECM Enterprise Content Management. Project Consult, Hamburg 2006, ISBN 3-936534-09-8.

1.1.3

Verbnde und Standardisierungsund zwei Codes of Practice zur elektronischen Archiviegremien


rung und Verfahrensdokumentation:

1989 bis 1994 war er bei der AWV Arbeitsgemeinschaft


fr wirtschaftliche Verwaltung als Arbeitskreisleiter aktiv.[23] 1991 grndete er den Verband fr
Organisations- und Informationssysteme (VOI) als Interessenvertretung der Dokumentenmanagement-Branche,
den er anschlieend sieben Jahre lang als geschftsfhrender Vorstandsvorsitzender leitete. Von 1995 bis 1999
war er Mitglied des Direktoriums des IMC International
Information Management Congress, Boulder, USA.

(mit Jrg Rogalla) Grundstze der elektronischen


Archivierung: Code of Practice zum Einsatz von
Dokumenten-Management- und elektronischen Archivsystemen. (= VOI-Schriftenreihe Kompendium.
Bd. 3). 2., berarbeitete und erweiterte Auage.
Verband Optische Informationssysteme, Darmstadt
1997, ISBN 3-932898-03-6.

(mit Karl-Georg Henstorf, Jan Prochnow) Grundstze der Verfahrensdokumentation nach GoBS:
Von 1999 bis 2001 leitete er als Executive Director die
Code of Practice zur revisionssicheren ArchivieAIIM Europe, Worcester, England. Er organisierte 2000
rung. (= VOI-Schriftenreihe Kompendium. Bd. 4).
und 2002 fr die AIIM international zwei Kongresse in
Verband Optische Informationssysteme, Darmstadt
Essen. Von 2001 bis 2004 war er Mitglied des Direkto1999, ISBN 3-932898-03-6.
riums der AIIM international, Silver Springs, Maryland,
USA, und begleitete die Neuausrichtung des Verbandes
fr ECM Enterprise-Content-Management.
Kampmeyer verfasste mehrere Studien und
Von 2006 bis 2011 war er einer der Manager des DLM Whitepapers[26] sowie zahlreiche Artikel und OnlineNetwork EEIG, der Trgerrma des DLM Forum,[24] so- Publikationen.[27]
wie von 2008 bis 2011 Mitglied des MoReq Governance Board des DLM Forum, das sich mit der Standardisierung von Records Management und Archivierung 1.1.5 Auszeichnungen
in Europa beschftigt. Er war Leiter des Organisationskomitees der internationalen DLM Forum Confe- Von der ComputerWoche wurde er 2003 und 2011 zu den
rence in Barcelona 2002 und verentlichte mehrere einhundert wichtigsten IT-Persnlichkeiten Deutschlands
Schriften des DLM Forum.[25] Im Bereich der Nor- gezhlt.[28] Die internationalen Fachverbnde fr Dokumung und Standardisierung wirkte er an verschiedenen mentenmanagement, AIIM und IMC, verliehen ihm fr
Dokumentenmanagement- und Records-Management- sein Wirken mehrere Awards. Er ist Fellow of Merit des
Standards wie DMA, ISO 15489, MoReq, MoReq2, Mo- IMC und Mitglied der Company of Fellows der AIIM
Req2010 u.a. mit.
international[29] .

1.3. EINZELNACHWEISE

1.2 Weblinks
Literatur von und ber Ulrich Kampmeyer im Katalog der Deutschen Nationalbibliothek
Prol bei Project Consult

1.3 Einzelnachweise
[1] Ulrich Kampmeyer, Jrg Rogalla: Grundstze der elektronischen Archivierung. VOI Code of Practice 1, Darmstadt 1997.
[2] Zusammenfassend Ulrich Kampmeyer: Records Management: Prinzipien, Standards und Trends. Project
Consult Newsletter Sonderausgabe Januar 2012, (PDF;
1,3 MB)
[3] Ulrich Kampmeyer, Barbara Merkel: Dokumentenmanagement. Grundlagen und Zukunft. Hamburg, 1999.
[4] Ulrich Kampmeyer, Enterprise Content Management
Herrscher ber Informationen. ComputerWoche,
CW-exktraKT, Mnchen, 24. September 2001; Ulrich
Kampmeyer: ECM Enterprise Content Management.
Hamburg, 2006.
[5] u.a. zur Anerkennung digitaler Speicherung: Henstorf,
Karl-Georg, Kampmeyer, Ulrich, Prochnow, Jan:
Grundstze der Verfahrensdokumentation nach GoBS".
Code of Practice Band 2. VOI Verband Organisationsund Informationssysteme e. V., Bonn, 1999, ISBN
3-932898-04-4; zum Thema GDPdU in Ernst&Young
(Hrsg.): Steuerliches Risikomanagement. Stollfu
Verlag, 2005, ISBN 3-08-210001-5, in Hentschel,
Bernd (Hrsg.): Digitale Betriebsprfung eDatenzugri der Finanzverwaltung. 2. berarbeitete Auage
2004,
DATAKONTEXT-FACHVERLAG,
ISBN
3-89577-325-5 und Neue rechtliche Anforderungen
an die elektronische Archivierung (PDF; 648 kB),
Information Management Compliance (PDF; 423 kB)
[6] In zahlreichen Artikeln und Vortrgen u.a. Ulrich
Kampmeyer: Dokumenten-Technologien: Wohin geht
die Reise? Hamburg, 2003.
[7] In den beiden Hauptfchern Ur- und Frhgeschichte
und Vorderasiatische Archologie, publizierte Magisterarbeit: Ulrich Kampmeyer: Das Hgelgrberfeld auf
dem Fuchsberg bei Desingerode/Werxhausen : Untersuchungen zur lteren Bronzezeit im Unteren Eichsfeld.
NAFN Neue Ausgrabungen und Forschungen in Niedersachsen, Band 13, Gttingen 1978, S. 399.
[8] In den Fchern Ur- und Frhgeschichte sowie Kunstgeschichte und Vorderasiatische Archologie. Im Dissertationsdruck: Ulrich Kampmeyer: Die Keramik der Siedlung Hde I am Dmmer. Untersuchungen zur Neolithisierung des nordwestdeutschen Flachlands. Diss. Gttingen 1988, 4 Bd.
[9] Der Dipl.-Prhist. war nur kurzzeitig an der Universitt
Kiel als naturwissenschaftlicher Abschluss eingefhrt worden. Angestrebt worden war der Abschluss

als Diplom-Informatiker. Teile der ursprnglichen


Informatik-Diplomarbeit wurden in verschiedenen
Artikeln verentlicht.
[10] In den Fchern Informatik, Bodenkunde und Urund Frhgeschichte. Gedruckte Diplomarbeit: Ulrich
Kampmeyer, Archologische und bodenkundliche Untersuchungen in Klein Neudorf, Gemeinde Bosau, Kreis
Ostholstein: Auswertung der Ausgrabungen des Jahres
1980. Wachholtz Verlag, 1985.
[11] Karin Begemann, Prol bei Project Consult
[12] Ausgrabungsmethodik, Einsatz von bodenkundlichen Dokumentationsmethoden, Computer-basierte Fund- und
Befundkartographie, rechnergesttzte Klassikation von
archologischen Funden
[13] Ulrich Kampmeyer, Archologische und bodenkundliche Untersuchungen in Klein Neudorf, Gemeinde Bosau,
Kreis Ostholstein: Auswertung der Ausgrabungen des Jahres 1980. Wachholtz Verlag, 1985.
[14] Michael Gebhr, Ulrich Kampmeyer: berlegungen
zum Einsatz von Kleinrechnern in der Ur- und Frhgeschichtsforschung. APA Acta Praehistorica et Archaeologica 11/12, 1980/81, S. 320; Bernhard Kalho, Ulrich
Kampmeyer: Die Auswertung von archologischen Daten mit graphischen Computer-Darstellungen. APA Acta
Praehistorica et Archaeologica 16/17, 1984/85, S. 237
268.
[15] Heute Fraunhofer-Institut fr Optronik, Systemtechnik
und Bildauswertung
[16] Ulrich Kampmeyer, Ulrich Lbbert: ARCOS 1: Eine
Dokumentation zum Gert zur automatischen bildhaften Erfassung der Form von Keramik. BAIK, Karlsruhe,
1985.
[17] Ulrich Kampmeyer (Hrsg.): Untersuchungen zur rechnergesttzten Klassikation der Form von Keramik. Arbeiten zur Urgeschichte des Menschen, Bd. 11, P. Lang
Verlag, 1988.
[18] Unter anderem als Leiter der Arbeitsgemeinschaft Quantitative Methoden in der Archologie 1984 bis 1986.
[19] Die Fa. ACS Systemberatung wurde von der GFT Gruppe
bernommen. Das Produkt Hyparchiv mit dem dazugehrigen Team wurde an die Firma DataGlobal verkauft.
[20] PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich
Kampmeyer GmbH
[21] Ulrich Kampmeyer. PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampmeyer GmbH. Abgerufen am 29. Mai 2013.
[22] Messe Stuttgart
[23] AWV/Ulrich Kampmeyer: Automatische Erfassung von
Schriftgut. AWV Schriftenreihe, Eschborn, 1994.
[24] Englischsprachige Webseite des DLM Forum

[25] Industry White Paper Series on Records, Document and


Enterprise Content Management. For the Public Sector,
AIIM / DLM Forum / Project Consult, 7 Bnde, 2002 2004.
[26] Whitepaper, Website von Project Consult, abgerufen am
1. September 2012.
[27] Publikationen, Website von Project Consult, abgerufen am
1. September 2012.
[28] ComputerWoche 2011 Hier.
[29] AIIM Company of Fellows

Normdaten (Person): GND: 121725650 | LCCN:


n87948646 | VIAF: 47625613 |

KAPITEL 1. ULRICH KAMPFFMEYER

Kapitel 2

Elektronisches Dokument
Ein elektronisches Dokument ist ein Text, eine Zahlentabelle, ein Bild oder eine Folge oder Kombination von
Texten, Tabellen oder Bildern, die durch Digitalisieren
(Umwandlung in einen Binrcode) in Dateiform angelegt
oder berfhrt wurden. Im weiteren Sinne bezieht sich
der Begri auf alle Arten von schwach strukturierten oder
unstrukturierten Informationen, die als geschlossene Einheit in einem EDV-System als Datei vorliegen[1] .

dann als wirksam behandelt, wenn der Aussteller eine


qualizierte elektronische Signatur angefgt hat, die ihn
zweifelsfrei als Urheber des Dokuments legitimiert und
die mit den bermittelten Daten so verknpft ist, dass
eine nachtrgliche Vernderung des Dokuments erkannt
werden kann.
Fortgeschrittene Signaturen knnen den Nachweis erbringen, dass bestimmte Angrie gegen die Echtheit des
Dokuments nicht zutreend sind, und knnen so den Beweiswert faktisch erhhen. Der vorlegende Empfnger
muss, bei Zweifeln an der technischen oder organisatorischen Sicherheit dieses Signaturverfahrens, die erforderlichen Details zu seiner Sicherheit und Leistungsfhigkeit
behaupten und beweisen. Regelmig wird es ihm hierzu
an Informationen und Beweismitteln mangeln, so dass er
oft den Beweis auch nicht mit Hilfe elektronisch signierter Dokumente wird fhren knnen zumindest nicht ohne eine Beweiserleichterung. So wren Beweiserleichterungen durch Anschein oder Vermutung immer dann gerechtfertigt, wenn die Sicherheit des Signaturverfahrens
gewhrleistet und berprft worden ist. Der 2005 neu eingefgte 371a ZPO gewhrt nun ebendiese Beweiserleichterungen; allerdings nicht fr einfache oder fortgeschrittene, sondern eben nur fr qualizierte Signaturen
nach 2 Nr. 3 SigG und hier auch fr private und ffentliche unterschiedlich. Sie ersetzt damit den frheren
292a ZPO a.F., der damit entfallen ist.

2.1 Denition
Der Gesetzgeber hat 130a Zivilprozessordnung (ZPO)
mit dem Titel elektronisches Dokument berschrieben,
wobei er an dieser Stelle auf eine Legaldenition genauso
verzichtet wie auf eine Verweisung. Aber auch in anderen
Normen der ZPO oder in anderen Gesetzen wird der Begri des elektronischen Dokuments schlichtweg vorausgesetzt. Darunter ist jede potenziell dauerhafte Fixierung
von Daten auf einem Datentrger unter Einsatz elektronischer Signalverarbeitung zu verstehen.
Elektronische Dokumente knnen vielfach verwendet
werden, wenn das Gesetz fr die entsprechende Erklrung oder Handlung die Schriftform vorschreibt wie in
126a und 130a ZPO.
Rechtsgeschfte (Vertrge) knnen durch Austausch
elektronischer Dokumente abgeschlossen werden. Im
gerichtlichen Verfahren knnen dem Gericht gegenber Schriftstze, Antrge, Erklrungen, Aussagen und
Gutachten in elektronischer Form abgegeben werden.
Umgekehrt knnen Verfgungen und Zustellungen durch
das Gericht elektronisch erfolgen. Schlielich knnen
durch Behrden Verfgungen, Bescheide und andere
Verwaltungsakte statt in schriftlicher auch in elektronischer Form erlassen und elektronisch zugestellt werden.
Das elektronische Dokument ist damit zentrales Instrument zur Umsetzung des sogenannten E-Justice.

2.2 Siehe auch


Elektronische Akte
EDI-Vereinbarung
Denition
von
Dokumentenmanagement

Voraussetzung ist in jedem Fall, dass derjenige, der ein


elektronisches Dokument erhalten soll, mit dieser Form
der Kommunikation einverstanden ist und einen entsprechenden Zugang fr das elektronische Dokument eingerichtet hat.

Dokument

in

2.3 Funoten
[1] nach Ulrich Kampmeyer, Dokumentenmanagement. Grundlagen und Zukunft. 2. Auage, Hamburg 1999, ISBN 3980675602, Seite 27; siehe auch
Dokumentenmanagement

Ein elektronisches Dokument wird in der Regel nur


5

KAPITEL 2. ELEKTRONISCHES DOKUMENT

2.4 Weblinks
Denition der Archivschule Marburg, mit Literaturhinweisen, 2010
Justizkommunikationsgesetz (BGBl. 2005 I S. 837)
(PDF; 205 kB)

Kapitel 3

Dokumentenmanagement
Der Begri Dokumentenmanagement (auch Dokumentenverwaltungssystem) bezeichnet die datenbankgesttzte
Verwaltung elektronischer Dokumente. Dabei ist in der
deutschen Sprache auch die Verwaltung digitalisierter,
ursprnglich papiergebundener Schriftstcke in elektronischen Systemen gemeint und wird in einem erweiterten
Sinn auch als Branchenbezeichnung verwendet.

hen im Datensatz zu einem Dokument beliebige Felder fr Metadaten oder zur Verschlagwortung zur Verfgung, so z. B. fr numerische Werte wie Kundenoder Auftragsnummer. So gekennzeichnete Dokumente sind ber mehr Informationsfelder recherchierbar, als
sie ein Dateiserver zur Verfgung stellt. Wesentliche Eigenschaften sind visualisierte Ordnungsstrukturen, CheBei der Verwaltung von Papierdokumenten spricht man ckin/Checkout, Versionierung sowie datenbankgesttzte
Metadatenverwaltung zur Index-gesttzten Dokumentenvon Schriftgutverwaltung. Zur besseren Unterscheidung
suche.
wird hug auch der Begri elektronisches Dokumentenmanagement (engl. electronic document management, Unter den klassischen DokumentenmanagementsysteEDM) verwendet. Als Software werden Dokumentenma- men im engeren Sinne[3] sind Lsungen zu verstehen,
nagementsysteme (engl. document management system, die aus der Notwendigkeit entstanden sind, VerwaltungsDMS) eingesetzt.
funktionen fr groe Dateibestnde zur Verfgung zu
Im englischen Sprachgebrauch steht document manage- stellen. Hierzu rechnet man
ment begriich eingeschrnkter fr die Verwaltung von
Dateien mit Checkin/Checkout, Versionierung und anderen Funktionen, wie sie z. B. in Content-ManagementSystemen vorzunden sind.[1]

Compound Document Management,


Electronic Filing und
dynamische Ablagesysteme zur Verwaltung des Lebenszyklus der Dokumente vor der elektronischen
Archivierung.[4]

3.1 Dokumentenmanagement im
engeren und im weiteren Sinne

Umfang und Funktionalitt klassischer Dokumentenmanagementsysteme sind annhernd in der Norm ISO
Da sich das allgemeine Verstndnis des Begries Do- 10166 DFR Document Filing & Retrieval deniert, die jekumentenmanagement, wie ursprnglich im Amerika- doch keine Bedeutung erlangte.[5]
nischen gemeint, von der deutschen Begrisndung
stark unterscheidet, wurde von Ulrich Kampmey- Eine wesentliche Anwendung des Dokumentenmanageer 1995 zwischen Dokumentenmanagement im weite- ments im engeren Sinn ist die elektronische Akte, in der
ren Sinne als Branchenbezeichnung und Kategorisie- aus verschiedenen Quellen Informationen zusammengerung fr verschiedene Dokumenten-Technologien sowie fhrt werden. Geschieht dies zur Laufzeit und gesteuDokumentenmanagement im engeren Sinn, dem klas- ert durch die Auswertung von Attributen der Dokumente
sischen Dokumentenmanagement amerikanischer Pr- und Dokumentenklassen wie Berechtigungen oder Statusmerkmale, spricht man von der virtuellen Akte, die
gung, unterschieden.[2]
dynamisch als Sicht (engl. view) generiert wird.

3.1.1

Zur Abgrenzung klassischer Dokumentenmanagement-

Dokumentenmanagement im enge- Produkte von Produkten fr Document Imaging,


ren Sinne
Verwaltung von Arbeitsablufen (engl. workow
management) und Groupware spricht man auch von
Compound-Document-Management-Lsungen. Sie werden z. B. zum Produktdatenmanagement, Digital Asset
Management und zur Verwaltung von Dokumenten aus
Broanwendungen eingesetzt. Dokumentenmanagement

Auf einem Dateiserver kann der Anwender eine Suche nur ber Attribute wie Dateiname, Dateiendung,
Gre oder nderungsdatum realisieren. Beim datenbankgesttzten Dokumentenmanagement hingegen ste7

KAPITEL 3. DOKUMENTENMANAGEMENT

im engeren Sinn ist als Enterprise Content Management wird allen mit der Bearbeitung betrauten Stellen gleichSystem eine Komponente der bergreifenden Strategie zeitig gewhrleistet. Die Erledigung der Aufgaben, Aufdes Enterprise Content Management (ECM).[6]
trge usw. wird damit in logischer und zeitlicher Abfolge als Arbeitsablauf untersttzt. Ein Berechtigungssystem, das die Zugrie auf einzelne Dokumente und
3.1.2 Dokumentenmanagement im weite- Geschftsprozesse verwaltet, ist hierfr einzurichten, um
mglichen Missbrauch zu vermeiden.
ren Sinn
Unter einem Dokumentenmanagementsystem im weiteren Sinn[7] werden verschiedene Systemkategorien
und deren Zusammenspiel verstanden wie
Dokumentenmanagement im engeren Sinn (s. o.),

3.2 Was ist ein elektronisches Dokument?


3.2.1 Dokument

Brokommunikation,

Mit
Dokumentenmanagementsystemen
werden
elektronische Dokumente verwaltet.[9] Der Begri
Dokument wird heute noch sehr unterschiedlich inScannen,
terpretiert. Im Angelschsischen wird er hug fr
Textdateien verwendet. Dies zeigt sich zum Beispiel
Computer Output on Laserdisk (COLD),
deutlich an der verwendeten Endung .doc fr Dateinamen von Textdokumenten. Es wird daher auch
Verwaltung von Arbeitsablufen (Workow- zwischen Document Imaging, der Verwaltung von
Management),
gescanntem Schriftgut, und Document Management,
der Verwaltung von bereits digital erzeugten Texten
Groupware und
unterschieden.

Document Imaging,

elektronische Archivierung.
Die unterschiedlichen Dokumenten-Technologien sind in
starkem Mae voneinander abhngig, der Einsatz einer
Komponente ist im Allgemeinen nicht ohne den Zugri
auf andere Komponenten sinnvoll. Allen Produktkategorien ist gemeinsam, dass unterschiedliche Arten von Dokumenten gescannte Faksimiles, Faxeingang, Dateien
aus Broanwendungen, Multimediaobjekte usw. datenbankgesttzt und unabhngig von herkmmlichen hierarchischen Dateimanagern verwaltet werden. Der Einsatz
von Datenbanken erlaubt die Handhabung groer Datenmengen und einen direkten Zugri auf einzelne Dokumente und Dokumentengruppen. In diesem Zusammenhang ist zum Beispiel der Bereich Imaging (Erfassung,
Darstellung und Ausgabe von gescannten Dokumenten)
unter dem Gesichtspunkt zu betrachten, dass es sich hierbei nur um eine spezielle Art von Dokumenten handelt. Die elektronische Archivierung wird dem Umfeld
Dokumentenmanagement zugerechnet. Dokumentenmanagement im weiteren Sinn wird im deutschsprachigen
Raum hug mit Enterprise Content Management (ECM)
gleichgesetzt.[8]

Im Deutschen hat der Begri des Dokuments einen konkreten Bezug zu papiergebundenem Schriftgut. Unter einem Dokument wird hug auch ein Schriftstck mit hoher inhaltlicher Qualitt und rechtlicher Bedeutung verstanden. Das Dokument wird nah an die im Gesetz verankerte Urkunde gerckt. Dies zeigt sich besonders in abgeleiteten Begrien wie Dokumentenechtheit. Deutsche
Anwender denken daher beim Begri Dokumentenmanagement zunchst an gescanntes Schriftgut und bewegen sich damit nur in einem Teilgebiet dieser Technik.
Im angloamerikanischen Sprachraum entspricht dem inhaltlich/rechtlich denierten Dokument der Begri Record. Records Management wird daher dort auch nicht
mit Document Management gleichgesetzt.[10]
Der Begri elektronisches Dokument bezieht sich
im Prinzip auf alle Arten von schwachstrukturierten
oder unstrukturierten Informationen, die als geschlossene Einheit in einem EDV-System als Datei vorliegen.[11]
Es kann ein gescanntes Faksimile oder ein digital
bermitteltes Fax, aber auch eine Datei aus einem
Textverarbeitungsprogramm, ein Datenbankauszug oder
eine Liste sein. Bei Dokumenten, die aus einem analogen
Format, wie etwa Papier oder Sprache, durch Digitalisierung erfasst wurden und als nicht direkt auswertbarer
Datenstrom oder Bild vorliegen, spricht man von Nichtcodierter Information (NCI). Bei Dokumenten, die durch
Zeichenstze kodiert sind und von Programmen direkt
ausgewertet werden knnen, spricht man von Codierter
Information (CI). Durch Techniken wie OCR werden
NCI-Dokumente in CI-Dokumente berfhrt.

Immer huger werden Dokumentenmanagementsysteme als Informationsbasis fr Organisationsprogramme


eingesetzt. Dies ist als Konsequenz der Bereitstellung von
Dokumenten fr einen groen Benutzerkreis beispielsweise ein ganzes Unternehmen zu sehen. Die Erledigung von Geschftsprozessen wird in unmittelbarem Zusammenhang mit den entsprechenden Dokumenten ermglicht. Den Zugang zu den dafr notwendigen Daten Eine weitere Quelle fr den Begri Dokument in Zu-

3.2. WAS IST EIN ELEKTRONISCHES DOKUMENT?

sammenhang mit Dokumentenmanagement-Systemen ist 3.2.2 Formen von Dokumenten


die Bezeichnung Dokumentation, die sich auf eine Zusammenstellung von Dokumenten zu einem bestimmten Dokumente knnen aus verschiedenen Quellen in ein DoSachverhalt bezieht. Einige klassische Dokumenten- kumentenmanagementsystem gelangen:
Management-Systeme verfolgen daher auch das Ziel,
aus verschiedenen Einzelkomponenten, die in unter von Systemen selbst erzeugte Objekte wie Dateien
schiedlichen Versionen vorliegen knnen, zu einem de(zum Beispiel Druck- oder Textdatei) oder Datennierten Zeitpunkt eine in sich geschlossene, aktuelle
stze (zum Beispiel Tabelle aus einer Datenbank),
Dokumentation zusammenzustellen.[12]
analoge, in ein digitales Format gewandelte Objekte
Aus den verschiedenen Ursprngen des Begris Dokuwie Faksimiles (gescannte Images) oder Videolme
ment wird auch verstndlich, wie sich bei Anbietern
mit Ton, Sprache etc., die mit Kamera oder Mikround Anwendern Missverstndnisse hinsichtlich der unfon erfasst werden.[15]
terschiedlichen Bedeutungen ergeben konnten.[13] Wichtig ist daher zu ermitteln, welche Dokumente in eine
Dokumentenmanagement-Lsung berfhrt werden solEin Dokument kann weiterhin aus einem oder mehreren
len und wie sie physisch, formal und inhaltlich aufgebaut
Einzelobjekten bestehen, wie beispielsweise:
sind. Ausschlaggebend fr die Verwaltung ist ferner der
Nutzungs- und Rechtscharakter der Dokumente: dyna Dokumente
aus
Textverarbeitung,
mische, in Bearbeitung bendliche Textdateien sind von
Tabellenkalkulation oder Grak,
unvernderbar und langfristig aufzubewahrenden Dokumenten zu unterscheiden.
Bilder, zum Beispiel gescannte Papierdokumente
Ein Dokument hat daher in der Regel folgende
und Fotos,
Merkmale:[14]
physische Eigenschaften (Papier, Datei),
formale Eigenschaften (Aufbau, Gestaltung),
Ordnung (fachliche Zugehrigkeit, Reihenfolge,
Version, Einordnung in einen Aktenplan),
Inhalt (inhaltlicher Bezug),
Charakter
(Archivierungswrdigkeit,
Aufbewahrungsverpichtung,
Rechtscharakter,
Bearbeitungsmglichkeiten),
Zeit (Erzeugungsdatum, Verfallsdatum, letzte Benutzung),
Erzeuger (Absender, Ersteller, Autor),
Nutzer (Empfnger, berechtigter Bearbeiter, Leser,
letzter Bearbeiter).
In der Regel ergeben sich alle diese Merkmale aus dem
Dokument selbst. Sie werden in DV-Systemen fr die
Verwaltung, den Zugri und die Bereitstellung genutzt.
Aus ihnen ergeben sich auch die Schutz- und Suchmerkmale fr das Dokumentenmanagementsystem. Attribute
wie Ordnung oder Charakter, die fr alle Dokumente einer Klasse gelten, z. B. Aufbewahrungsfristen, Vernichtungszeitpunkte, gemeinsame Schlagworte, Berechtigungen etc., knnen ber Dokumentenklassen vererbt
werden.
Im Folgenden wird der Begri Dokument fr
elektronische Dokumente aus unterschiedlichsten
Quellen, die in einem DV-System als Datei, Bestandteil
einer Datei oder Objekt vorliegen, verwendet.

Formulare, zum Beispiel Electronic Data Interchange (EDI),


COLD-Dokumente (Computer Output to Laser
Disk),
ASCII- oder XML-Textdateien,
Video-Clips oder
Sound und Sprach-Clips, zum Beispiel ein aufgezeichnetes Interview.
Nach ihrer Komplexitt knnen elementare Dokumente,
Compound Documents und Container-Dokumente unterschieden werden.[16]
Elementare Dokumente, die aus einem Objekt bestehen, enthalten nur Daten eines Typs, also keine
eingebetteten Graken, Bilder oder Aufrufe anderer Objekte.
Aus mehreren Objekten zusammengesetzte Dokumente werden auch als Compound Documents bezeichnet. Compound Documents bestehen aus zusammengesetzten Dateien, die Text, Formatinformation, Bilder, Tabellen etc. sowie Hyperlinks oder
Verweise auf andere Komponenten beinhalten knnen.
Einzelobjekte, komplexe Objekte, Verweisinformationen, Links, Metadaten und interne Verwaltungsdaten knnen zur besseren Handhabung auch in
Containern zusammengefasst werden.

10

3.2.3

KAPITEL 3. DOKUMENTENMANAGEMENT

Selbstbeschreibende
Dokumente

elektronische

Daten der Erzeugung der Inhaltskomponente.


Formatinformationen werden zur Reproduktion der
Information ausgewertet (zum Beispiel fr Anzeige,
Bearbeitung und Druck).

Container-Dokumente knnen in der Regel nur vom erzeugenden Programm zerlegt, interpretiert und angezeigt
Nutzungsinformationen Beispiele fr Nutzungsinforwerden. Soll ein nur einmal gespeichertes Dokument
mationen sind Erzeuger, vorgesehene Benutzeraus verschiedenen Zusammenhngen heraus genutzt oder
gruppe, Status der Information oder Verknpfung
ber andere als das erzeugende Programm auf einzelauf zulssige Bearbeitungsoperationen.
ne Komponenten des Containers zugegrien werden,
muss das Container-Dokument alle bentigten Struktur-, Schutzinformationen Hierzu gehren Prfsummen,
Identizierungs- und Verwaltungsinformationen mit sich
Zugrisschutzmerkmale,
gegebenenfalls
eine
tragen. Sind diese Bedingungen erfllt, bezeichnet man
elektronische
Signatur
und
andere
Attribute.
die Dokumente als selbstbeschreibend.[17]
Referenzinformationen Referenzinformationen
beEin selbstbeschreibendes elektronisches Dokument beinhalten die Zugehrigkeit zu anderen Objekten wie
steht neben seinem Inhalt aus Attributdaten (Metadaten),
Folgeseiten, vordenierte Dokumentklassen, Ersatz
die den Zugri auf Dokumente und deren Katalogisieanderer Dokumente durch logische Lschung,
rung erlauben. Diese werden heute meistens in XML auf
Notizen,
Versionsmanagement,
HintergrundBasis einer DTD oder eines Schemas abgebildet. Im engFaksimile, etc.
lischen Sprachgebrauch werden solche Objekte als Selfcontained Document Object bezeichnet. Im Deutschen Inhaltliche Informationen Das sind beschreibende Atheien sie auch selbstbeschreibende Informationsobjektribute und Ordnungsmerkmale, die in der Regel in
te. Sie setzen sich aus einer beliebigen Inhaltskompoder Verwaltungsdatenbank fr den direkten Zugri
nente (Einzelobjekt, Container, Liste u. .) und einem
benutzt werden. Sie dienen im Header fr Prfungsvorgeschalteten, mit der Inhaltskomponente verbunde, Wiederherstellungs- und Anzeigefunktionen.
nen Header zusammen. Der Header kann selbst aus
verschiedenen Teilen zusammengesetzt sein. Er beginnt
Die Attribute knnen auch ausgewertet werden, wenn die
in der Regel mit einer neutralen Beschreibung, welche
Verwaltungsdatenbank nicht im Zugri ist oder das InMerkmale und Attribute im Header erwartet werden knformationsobjekt in eine Umgebung auerhalb des erzeunen.
genden Systems versandt wurde.
Ein Header beinhaltet im Allgemeinen folgende Attribute, die als Metadaten zum Dokument gehren[18] :

3.3 Einsatzgebiete

Codes fr die Selbsterklrungsfunktion Hierzu


gehren zum Beispiel Anzahl und Reihenfolge der
Dokumentenmanagementsysteme sind komplexe Systefolgenden Attribute, Attributnamen, Attributformame aus Datenbankservern mit den Dokumentendaten,
te etc., heute meistens in XML deniert und extern
Dateiservern, auf denen Dokumente im Bearbeitungsin einer DTD oder einem Schema referenziert
zustand gehalten werden (im Englischen Vaults geEindeutige Identizierung des Objektes Dies wird in nannt), mehrstugen Archivierungssystemen, auf deder Regel durch einen Unique Identier, einen nen Dokumente im Endzustand gespeichert werden,
eindeutigen Schlssel fr die Identizierung jedes Konvertierungsservern, die diesen Endzustand im LangObjektes gehandhabt. Fr Unique Identier existie- zeitdateiformat herstellen, und Kommunikationsservern,
ren sowohl allgemeine Standardisierungen als auch die die Transaktionen an das Zentralsystem auf Netzbrancheninterne Festlegungen. Der Unique Identi- werkprozessebene verwalten.[19]
er wird benutzt, um auf das Objekt zuzugreifen Zum Zugri auf das Zentralsystem gibt es Clientund es als einmalig vorhandenes Dokument zu iden- Programme auf der Grundlage der Client-Servertizieren. In der Regel sind im Unique Identier Technik oder neuerdings auch der Web-Technik, die
Entstehungsort und -datum des Objektes mit Uhr- dezentral auf den Netzwerk-PCs der Benutzer, letztere in
zeit kodiert.
deren Internet-Browser laufen, die Nutzeranfragen ber
Informationen zu Art, Anzahl und Struktur der einzelnen Teile der Inhaltskomponente
Hierunter ist der Aufbau der Inhaltskomponente zu
verstehen, die nur aus einem einzelnen Faksimile,
aber auch aus einer strukturierten DV-Liste, einem
mehrseitigen Dokument oder einem zusammengesetzten Container bestehen kann.

das Netzwerk weiterleiten und die Systemantworten ber


das Netzwerk empfangen und dem Nutzer anzeigen.

Aufgrund dieser komplexen Technik sind Hardwareanschaungen, Softwarelizenzen, aber vor allem Betrieb
und Betreuung fr derartige Systeme extrem teuer. Nicht
unterschtzt werden darf auch der hohe Administrationsaufwand fr Benutzerrollen, -rechte, SchlagwortFormatinformationen Hierzu gehren beschreibende Wrterbcher (Klassikationssysteme) u. .

3.3. EINSATZGEBIETE
Oft hngen an einem umfassenden Dokumentenmanagement auch weitere personal-erfordernde Dienste, wie
Vorlagenmanagement-Abteilung, Scan-Abteilung, zentrales Druck- und Druckverteil-Zentrum, formale Prfdienste, Dokumenten-Import und -Export-Dienste (elektronische Kundenschnittstelle), System-Hotline in bis zu
3 Level u. .

11
jedoch weiterhin erheblich, und es steht diesen erheblichen Kosten dann so gut wie kein Nutzen gegenber.

Oftmals stoen zentrale Dokumentenmanagementsysteme heute noch an Grenzen, etwa bei mobilen Mitarbeitern mit internationaler Geschftsttigkeit. Hierfr wren
Koer-Packen- und Synchronisations-Funktionen
mit z. B. projektweisen Kopien von DokumentenbestnDer wesentliche Vorteil der leichteren und langfristigeren den auf Laptops als Dokumentenmanagement-Funktion
Wiederaundbarkeit wird nicht allein durch das elektro- erforderlich. Solche Funktionserweiterungen moderner
nische System sichergestellt, sondern durch die Aufstel- Systeme halten jedoch immer mehr Einzug.
lung und Pege von Schlagwort-Wrterbchern (Klassi- Zwar bieten die meisten Dokumentenmanagementsystezierungssysteme, Thesaurus), Dokumentenklassen und me an, elektronisch navigierbare Relationen zwischen im
die entsprechende Verschlagwortung bei der Abla- System abgelegten Dokumenten zu erstellen, jedoch fehlt
ge/beim Speichern von Dokumenten.
es an Verwaltungsmglichkeiten fr modular zusammenDieses und die durch die Systemkomplexitt im
Vergleich zu der Dokumentenablage auf einfachen
Dateiservern im Firmennetzwerk mindestens um den
Faktor zwei langsamere Ablage von Dokumenten verursacht mehr Aufwand bei allen Mitarbeitern, die ihre
Dokumente mit einem Dokumentenmanagementsystem
ablegen. Dieser grere Aufwand kommt durch geringeren Aufwand beim Suchen wieder herein, wobei jedoch
zu bercksichtigen ist, dass nicht auf jedes in einem
Unternehmen einmal abgelegte Dokument noch einmal
zugegrien werden muss.

gebaute Dokumente, bei denen z. B. ein Dokument als


Teil eines anderen angezeigt wird (vgl. Funktionalitt der
Hyperlinks, OLE, eingebettete Graken u. .). Oftmals
sind solche Beziehungen bei aus einem Dokumentenmanagementsystem heraus geneten Dokumenten durch
die entsprechende Applikation dann nicht mehr ausbar. Die Abhilfe der Arbeitsanweisung an die Mitarbeiter, auf derartige Modularisierungen zu verzichten, bringt
dann wieder einige Nachteile mit sich, die der Einsatz
von Dokumentenmanagement eigentlich beseitigen soll,
nmlich Doppelarbeit und Doppelablage gleicher Dokumente(nmodule) und Probleme bzgl. der Aktualitt solDer eigentliche Mehrwert eines Dokumentenmanagementsystems entsteht vor allem, wenn Dokumente nach cher Mehrfachinstanzen.
langer Zeit aufgrund gesetzlicher Erfordernisse wieder- Ein Problem stellen Pege und Schulung der Schlagwortaufgefunden werden mssen und durch das Wiederauf- Wrterbcher (auch Klassizierungssysteme oder
nden nanzielle Sanktionen vermieden werden knnen, Thesauri genannt) dar. Die fr die Pege des Thedie fr ein Unternehmen erheblich sein knnen. Auch saurus zustndige Organisationseinheit ist oft mit den
knnen durch das Aunden alter Dokumente kostenin- inhaltlichen Bedeutungen der Schlagwrter und damit
tensive Doppelentwicklungen vermieden werden.
mit der Sicherstellung von Einordnungsrichtigkeit und
Da die meisten Unternehmen fr solche Langzeit- Redundanzfreiheit berfordert. Sie gibt deshalb hug
Risiken nicht pauschal Rckstellungen treen, ist der sog. den Antrgen auf neue Ablage-Begrie zu leichtfertig
Return-On-Investment fr den Einsatz von Dokumenten- nach. Andererseits berblicken die Antragsteller aus den
managementsystemen kaufmnnisch nur schwer ermit- Geschftsprozessen oft nicht den bestehenden Aufbau
der Schlagwortstruktur. Die Folge ist ein babylonisches
telbar.
Gewirr an Schlagwortsystemen und -redundanzen, das
Des Weiteren ergeben sich kaufmnnisch ebenfalls den Vorteil des leichten Wiederaundens von Dokuschwer zu quantizierende Qualittsvorteile, die vor al- menten in einem Dokumentenmanagementsystem nach
lem auch in den Kundenbeziehungen zur Geltung kom- inhaltlichen Kriterien schnell in Frage stellt. Hier knmen.
nen Dokumentenklassen mit Vererbungsmechanismen
Weitere betriebswirtschaftliche Herausforderungen stel- Abhilfe schaen.
len die Fixkosten fr Softwarelizenzen, Betrieb und Be- Selbstlernende Systeme mit hnlichkeitsvektoren
treuung einerseits und die betrchtlichen Kosten pro An- und/oder neuronalen Netzen, mindestens aber die
wender fr arbeitsplatz-/prozessspezische Kongurati- Mglichkeit der Volltextsuche wren hier die Lsung.
on, Training und fr das interne Marketing der Einfh- Solche Techniken werden heute aber noch nicht bei
rung der Dokumentenmanagement-Anwendung und der allen Dokumentenmanagementsystemen angeboten bzw.
genannte Arbeitszeiteinsatz pro Anwender dar.
fhren bei einer zu groen Menge von Dokumenten
Whrend die Kosten mit steigender Anwenderzahl ste- zu einer dem Anwender nicht mehr zumutbaren Betig zunehmen knnen, sinkt mit steigender System- eintrchtigung der Performance seiner Suchanfragen,
anwendung im Unternehmen das Risiko der Nicht- weshalb solche Mglichkeiten in der Konguration des
Aundbarkeit wichtiger Dokumente. Dagegen sind die Dokumentenmanagementsystems oftmals deaktiviert
Kosten bei geringster Anwenderzahl zwar auf den ersten werden, auch wenn sie prinzipiell vorhanden sind.
Blick relativ am niedrigsten, wegen der hohen Fixkosten Der Einsatz von Workow-Management-Komponenten

12

KAPITEL 3. DOKUMENTENMANAGEMENT

muss mit einem entsprechenden konventionellen


Ressourcen-Management einhergehen. Die schnelle,
elektronische Weiterleitung der Arbeitsschritte ntzt
nichts, wenn im Prozess Flaschenhlse an Arbeitskapazitt den Bearbeitungsuss immer wieder zum
Halten bringen. Immerhin bietet die Transparenz durch
Workow-Protokolle die Gelegenheit zum Aunden
solcher Flaschenhlse. Berichtsmige Auswertungen
verbieten sich in Deutschland jedoch durch entsprechende Arbeitnehmerschutz-Vorschriften.
Bei hheren Geschftsprozessen drfen Workows auf
keinen Fall zu starr programmiert werden, da sonst die
konventionelle Abarbeitung z. B. per Klrungen durch
gemeinsame Sitzungen klar im Vorteil ist und durch das
Dokumentenmanagementsystem nicht untersttzt werden kann.
Es ist hug schwierig, die Verwendung von Dokumentenmanagementsystemen bei allen Anwendern durchzusetzen. Dies gilt fr die Anwendung elektronischer Workows wie fr die umstndlichere Ablage von Dokumenten. In vielen Unternehmen ist die Arbeitslast pro Mitarbeiter durch Rationalisierungsmanahmen heute derart
verdichtet, dass den Mitarbeitern Mehraufwnde fr administrative Ttigkeiten kaum als dauerhaft durchhaltbar
erscheinen.
Oft werden die implementierten Berechtigungskonzepte
auch als zu oen empfunden. Man kann durch Oenheit
den Nutzen vergrern, aber auch verkleinern, wenn zu
groe Oenheit die Mitarbeiter abschreckt, ihre Dokumente mit dem Dokumentenmanagementsystem abzulegen.
Eine wichtige Voraussetzung ist deshalb, dass das Unternehmensmanagement, d.h. die Fhrungskrfte auf allen Ebenen, voll hinter der chendeckenden Verwendung eines Dokumentenmanagementsystems mindestens
fr alle wesentlichen Dokumente steht. Das Management
muss sich der oben beschriebenen betriebswirtschaftlichen Auswirkungen bewusst sein und diese entsprechend
verantworten und konsequent vertreten. Ein Vorantreiben des Systemeinsatzes durch die EDV-Abteilung allein
reicht nicht aus.

formationen existieren Vorgaben fr die Aufbewahrung


(in Deutschland z. B. Abgabenordnung, GoBD und andere). Geschftspost kann nach dem Scannen vernichtet werden, wenn die Informationen vollstndig, indexiert
und unverndert in eine revisionssichere elektronische
Archivierung berfhrt werden. Originr elektronisch
entstandene Dokumente mssen auch in elektronischer
Form mit Dokumentenmanagementsystemen verwaltet
werden. Das Dokumentenmanagement von kaufmnnischen Dokumenten wird hug mit ERP-Systemen verbunden, da in diesen Kunden und Transaktionsdaten zu
den Dokumenten verwaltet werden. Auch E-Mails knnen kaufmnnische Dokumente darstellen und sind entsprechend elektronisch im Sachzusammenhang mit Dokumentenmanagementlsungen zu verwalten.

3.3.3 Technische Zeichnungen


In Konstruktionsbros, Maschinenbauunternehmen und
hnlichen Unternehmen werden technische Zeichnungen
aufbewahrt. Es kann sich dabei um Zehn- oder gar Hunderttausende von oftmals groformatigen Zeichnungen
handeln, die typischerweise in groen Schubladen ach
aufbewahrt werden. Die Referenzen heien hier Zeichnungsnummern, mssen aber nicht unbedingt Zahlen
sein. Das technische Dokumentenmanagement erlaubt in
diesem Fall die Suche nach Art der Zeichnung, insbesondere auch des Auftraggebers, und stellt die Zeichnungsnummer zur Verfgung. Daneben werden weitere Produktionshinweise, etwa geeignete Maschinen, mit angegeben. Die Zeichnungen werden meist formatabhngig
abgespeichert.

3.3.4 Bibliotheken
Bibliotheken bieten Katalogsysteme an, mit denen man
den Bestand durchsuchen kann. Hierbei umfasst das Dokumentenmanagement aber nicht die Dokumente (Medien) selbst, sondern nur Verweise auf deren Inhalte und
Standort; hierzu wird heutzutage hug der OPAC benutzt.

Das Dokumentenmanagement unterscheidet sich je nach


Art der Dokumente und Anwendungsbereiche, die sich
wiederum berschneiden knnen:[20]
3.3.5

Behrdenakten

Sehr viele Dokumente benden sich bei Behrden.


Sie heien dort Akten. Akten werden blicherweise in
der Registratur verwahrt und vom Sachbearbeiter an Hauptartikel: Elektronisches Dokument
gefordert. Die Anforderung erfolgt meistens ber das
Aktenzeichen, und die Ausgabe wird oftmals ber eine Registratur-Software verwaltet. ber die Art des Aktenzeichens gibt es detaillierte Vorschriften, die jedoch
3.3.2 Kaufmnnische Dokumente
von Behrde zu Behrde verschieden sind. Basis fr die
Ein Groteil der Dokumente in Unternehmen hat kauf- Aktenzeichen ist der jeweilige Aktenplan der Verwalmnnischen Charakter. Fr Handelsbriefe, Belege, steu- tung, basierend auf den einheitlichen Aktenplnen der jeerrelevante Daten und andere Vertrags- und Geschftsin- weiligen Lnder. Ohne Aktenzeichen kann eine Akte in

3.3.1

Amtliche Dokumente

3.5. WEITERENTWICKLUNG DES DOKUMENTENMANAGEMENTS

13

der Regel nicht mehr aufgefunden werden. Fr die Verwaltung elektronischer Akten bei Behrden wurde das
DOMEA-Konzept entwickelt. Dieses eignet sich jedoch
weniger fr die Anwendung in kleineren Verwaltungen
und Verwaltungsverbnden auf kommunaler Ebene.

Untersttzung der Dokumentenerstellung (Vorlagenverwaltung,


DokumentbeauftragungsWorkow,
Lese-Schreib-Synchronisation
bei
Dokumentenerstellung im Team, Prf-, Freigabe-,
Verteil- und Archivierungs-Workow)

3.3.6

Automatisierung von Geschftsprozessen mit Dokumenten

Sonstiges

Zahlreiche Organisationen, Unternehmen und Institutionen bewahren Dokumente auf, so z. B. Krankenhuser, Geschftsunternehmen, Vereine, Selbstndige, Forschungsinstitutionen usw. Die grundlegenden Probleme
des Wiederaundens sind berall die gleichen. Gleichwohl sind alle Flle anders gelagert. So ist die Anzahl der
Dokumente von Bedeutung. Es ist ein Unterschied, ob
nur zehntausend oder mehrere Millionen von Dokumenten verwaltet werden mssen. Die Vertraulichkeit der Dokumente ist sehr unterschiedlich; manche sind geheim,
andere sind entlich. Auch die Frage, wer Dokumente
sucht, ist wesentlich. Ist dies das breite Publikum, mssen
die Darstellungsformen aus sich selbst heraus verstndlich sein. Greift nur ausgebildetes Personal zu, ist dies
nicht erforderlich und in Fllen vertraulicher Unterlagen
auch nicht erwnscht. Auch ist erheblich, ob sich die Dokumente verndern oder nicht, ob sie wesentlich anwachsen oder nicht, ob hug oder nur sehr selten auf sie zugegrien werden soll. Je nachdem mssen Dokumentenmanagementsysteme unterschiedlich ausgelegt werden.
Des Weiteren ist es mglich, mithilfe von Dokumentenmanagementsystemen auch Bereiche wie
Qualittsmanagement,
Leistungsmanagement
und
Ressourcenmanagement technisch zu untersttzen und
damit ezienter zu machen.

Gewhrleistung
Zugrisberechtigungskonzeptes
sicherheit und Datenschutz)

eines
(Informations-

Protokollieren smtlicher Manipulationen an den


Dokumenten und der Weiterleitungen der Dokumente (Audit Trail)
Vermeiden von Speicherplatzkosten, die durch
Mehrfachablage von Dokumenten entstehen (auf
den E-Mail-Servern, auf Projekt-, Abteilungs- und
Benutzerlaufwerken)
Verhindern von Unklarheiten ber die Gltigkeit
von Dokumentenstnden und Konikten durch parallele nderungen
Verhindern von Doppelarbeit und Doppelablage

3.5 Weiterentwicklung des Dokumentenmanagements

3.4 Betriebswirtschaftliche
Betrachtung des Dokumentenmanagements
Fr den Nutzen und die Wirtschaftlichkeit des Einsatzes von elektronischen Dokumentenmanagementsystemen sprechen folgende Argumente[21] :
Gewhrleistung der leichten Wiederaundbarkeit
von
Dokumenten
(Suchmaschine,
Verschlagwortung,
Vergabe
eindeutiger
Dokumente-Identikatoren)
Dokumentenmanagement als Bestandteil eines bergreifenden

Gewhrleistung der langfristigen Lesbarkeit von Enterprise Content Management. Quelle: AIIM / Project Consult
Dokumenten (durch automatische Konvertierung in 2003
aller Voraussicht nach zeitlose Dateiformate wie
TIFF oder PDF/A)
Durch die Zusammenfhrung herkmmlicher Techni Gewhrleistung der gesetzlichen Archivierungsfris- ken des Dokumentenmanagements (im weiteren Sinn)
mit Internettechniken, Web-Content-Management und
ten (teils bis zu 30 Jahren)
Portalen entstand Ende der 1990er Jahre ECM Enterprise
Verwaltung von Bearbeitungsstnden (Versionen)
Content Management. Dokumentenmanagement gilt

14

KAPITEL 3. DOKUMENTENMANAGEMENT
Alfresco (Community Edition)

heute nur noch als eine integrierte Komponente von bergreifenden Systemen mit Workow, Collaboration, Records Management, elektronischer Archivierung, Inputmanagement und Outputmanagement. bergreifend hat
sich seit etwa dem Jahr 2000 der Begri DokumentenTechnologien oder (engl.) Document Related Technologies (DRT) eingebrgert. Information Lifecycle Management (ILM) berlappt sich zunehmend mit den traditionellen Funktionen von Dokumentenmanagement.[22]

bitfarm-Archiv
EcoDMS (Free4Three)
LogicalDOC (Community Edition)
Nuxeo EP
Open-Xchange
PLMWORX

3.6 Dokumentenmanagementsysteme
3.6.2 Kommerzielle Software
3.6.1

Freie Software

Seit einiger Zeit gibt es auch Freie Software fr DMS (unter lizenzgebhrenfreien Open-Source-Lizenzen). Freie
DMS-Software kann von Unternehmen selbst installiert
und genutzt werden. Es gibt jedoch auch Systemhuser,
die sich auf freie DMS-Programme spezialisiert haben
und auf Basis dieser Software kostenpichtige Dienstleistungen erbringen.
Die Vorteile eines freien Systems liegen einerseits in der
Mglichkeit, das Programm selbst seinen Bedrfnissen
anzupassen oder Fehler zu beheben, andererseits kann
das Investitionsvolumen deutlich gesenkt werden. Die
entstehenden Freirume innerhalb des Budgets knnen
intensiver fr die meist erforderlichen Anpassungen genutzt werden. Zudem steht ein lizenzkostenfreies System
der Lnge des gewhlten Einfhrungszeitplans neutral gegenber, da im Zeitverlauf keine Kosten anfallen. Auch
in der Folge der Investition ist die beliebige und prinzipiell kostenlose Skalierbarkeit des Systems von Vorteil
(abgesehen von indirekten Kosten wie Bereitstellung der
Infrastruktur, die aber bei allen derartigen Installationen
zu bercksichtigen sind).
Freie DMS-Systeme sind technisch gesehen durchaus
konkurrenzfhig, von Bedeutung bei der Auswahl sind
jedoch Fragen der Haftung sowie die Themen Weiterentwicklung, Wartung und Service. Durch die allgemeine
Verfgbarkeit des Quellcodes bieten freie DMS-Systeme
ansonsten prinzipiell eine grtmgliche Unabhngigkeit
vom Hersteller und damit eine zumindest theoretisch
grere Zukunftssicherheit, die ausschlielich von den
dauerhaften Nutzenvorstellungen der Anbieter und Anwender abhngig ist. Ein fr die Zukunftssicherheit wichtiger Aspekt ist die Verfgbarkeit von Know-How bezglich der Systeme. Eine groe Community sorgt dabei fr
die gewnschte Unabhngigkeit und Verfgbarkeit des
Wissens rund um das jeweilige DMS. Gerade auch in ffentlichen Verwaltungen ist solch eine Zukunftssicherheit
besonders wichtig. Hier gilt es auch nach Jahrzehnten auf
archivierte Dokumente zugreifen zu knnen. Dies wird
durch die Verwendung von freier Software und oenen
Dokumentenformaten begnstigt.
Zur freien Software gehren die Programme

Zur kommerziellen Software gehren die Programme


Alfresco (Enterprise Edition)
BSCW
Document Control Center
dotiga
EcoDMS
Elektronischer Leitz Ordner
Fabasoft Folio
IBM FileNet
LogicalDOC (Enterprise Edition)
Main Pyrus DMS
Microsoft SharePoint Server (nur Teilfunktionen eines DMS)
Xerox DocuShare

3.7 Literatur
Marcel Bisges: Urheberrechtliche Aspekte des
elektronischen Dokumentenmanagements. Nomos,
2009, ISBN 978-3-8329-4627-2.
Klaus Gtzer, Udo Schneiderath, Berthold Maier,
Torsten Komke: Dokumenten-Management. Dpunkt
Verlag, 2004, ISBN 3-89864-258-5.
Jrgen Gulbins, Markus Seyfried, Hans StrackZimmermann: Dokumenten-Management. Springer,
Berlin 2002, ISBN 3-540-43577-8.
Knut Hinkelmann, Barbara Thnssen: DokumentenManagement & Archivierung. Prozessuntersttzung
fr Unternehmen und entliche Verwaltungen.
1. Au. BPX Edition, Mrz 2007, ISBN 978-3905413-70-0.

3.10. EINZELNACHWEISE
Martin Bhn, Maximilian Gantner, Michael
Schiklnag: Enterprise Content Management.Systeme
fr Dokumentenmanagement und Archivierung im
Vergleich. Oxygon Verlag, 2009, ISBN 978-3937818-35-1.
Renate Karl: Dokumentenmanagement und Archiv.
dsk Studie ECM/BPM Edition. Teil 1, dsk BeratungsGmbH, Pfaenhofen 2006.

15

[5] Einschtzung nach Ulrich Kampmeyer: DokumentenManagement - Grundlagen & Zukunft. Project Consult,
1999, ISBN 3-9806756-0-2 (eingeschrnkte Vorschau in
der Google-Buchsuche, S. 157).
[6] Ulrich Kampmeyer: Enterprise Content Management. Project Consult, 2006, ISBN 3-9806756-0-2
(eingeschrnkte Vorschau in der Google-Buchsuche, S.
13).

Wolfgang Limper: Dokumenten-Management.


DTV-Beck, 2001, ISBN 3-423-50236-3.

[7] Ulrich Kampmeyer: Dokumenten-Management Grundlagen & Zukunft. Project Consult, 1999, ISBN
3-9806756-0-2 (eingeschrnkte Vorschau in der
Google-Buchsuche, S. 38).

Bernhard Zller et al.: Dokumenten-Management


vom Archiv zum Enterprise Content Management.
Code of Practice. Schriftenreihe des VOI e. V., 1.
Au., Juni 2005, ISBN 3-932898-11-7.

[8] Ulrich Kampmeyer: Dokumenten-Technologien - Wohin geht die Reise. Project Consult, 2003, ISBN 9783-9806756-4-2 (eingeschrnkte Vorschau in der GoogleBuchsuche, S. 88f).

EN 82045-1/2 Dokumentenmanagement; Teil 1


Prinzipien und Methoden, Teil 2 Metadaten und Informationsreferenzmodelle

[9] Der Abschnitt Dokument wurde Ulrich Kampmeyer: Grundlagen des Dokumenten-Managements. Gabler,
1997, ISBN 3-4098794-0-4. entlehnt

3.8 Siehe auch


3.9 Weblinks
Commons: Dokumentenmanagement Sammlung
von Bildern, Videos und Audiodateien

Denition der Archivschule Marburg, mit Literaturhinweisen, 2010

Linkkatalog zum Thema Dokumentenmanagement


bei DMOZ
Qualitts-Umweltmanagement:
OnlineDokumentenmanagement - So lebt das Managementsystem

3.10 Einzelnachweise
[1] Ulrich Kampmeyer: Grundlagen des DokumentenManagements. Gabler, 1997, ISBN 3-4098794-0-4., S. 18
[2] Ulrich Kampmeyer: Grundlagen des DokumentenManagements. Gabler, 1997, ISBN 3-4098794-0-4., S. 18
[3] Ulrich Kampmeyer: Grundlagen des DokumentenManagements. Gabler, 1997, ISBN 3-4098794-0-4., S. 36
[4] Ulrich Kampmeyer: Dokumenten-Management Grundlagen & Zukunft. Project Consult, 1999, ISBN
3-9806756-0-2 (eingeschrnkte Vorschau in der
Google-Buchsuche, S. 37).

[10] Ulrich Kampmeyer: Dokumenten-Management Grundlagen & Zukunft. Project Consult, 1999, ISBN
3-9806756-0-2 (eingeschrnkte Vorschau in der
Google-Buchsuche)., S. 27
[11] Denition nach Ulrich Kampmeyer: DokumentenManagement - Grundlagen & Zukunft. Project Consult,
1999, ISBN 3-9806756-0-2 (eingeschrnkte Vorschau in
der Google-Buchsuche)., S. 27
[12] Ulrich Kampmeyer: Grundlagen des DokumentenManagements. Gabler, 1997, ISBN 3-4098794-0-4.
[13] Ulrich Kampmeyer: Dokumenten-Management Grundlagen & Zukunft. Project Consult, 1999, ISBN
3-9806756-0-2 (eingeschrnkte Vorschau in der
Google-Buchsuche)., S. 27
[14] Ulrich Kampmeyer: Grundlagen des DokumentenManagements. Gabler, 1997, ISBN 3-4098794-0-4.
[15] Folgender Abschnitt und Zusammenstellungen aus Ulrich
Kampmeyer: Dokumenten-Management - Grundlagen
& Zukunft. Project Consult, 1999, ISBN 3-9806756-02 (eingeschrnkte Vorschau in der Google-Buchsuche).,
S. 29
[16] Ulrich Kampmeyer: Dokumenten-Management Grundlagen & Zukunft. Project Consult, 1999, ISBN
3-9806756-0-2 (eingeschrnkte Vorschau in der
Google-Buchsuche)., S. 30
[17] Die folgenden Angaben zu self-contained Objects siehe Ulrich Kampmeyer: Dokumenten-Management Grundlagen & Zukunft. Project Consult, 1999, ISBN 39806756-0-2 (eingeschrnkte Vorschau in der GoogleBuchsuche)., S. 30f; siehe auch die hieraus abgeleitete
Denition von AIP Archive Information Object der ISO
14721:2012 OAIS Open Archive Information System
[18] Die folgenden Angaben zu self-contained Objects siehe Ulrich Kampmeyer: Dokumenten-Management Grundlagen & Zukunft. Project Consult, 1999, ISBN 39806756-0-2 (eingeschrnkte Vorschau in der GoogleBuchsuche)., S. 30f

16

[19] Folgender Abschnitt nach Ulrich Kampmeyer,


Dokumentenmanagement,
PROJECT
CONSULT
2005,
http://www.pc.qumram-demo.ch/Files/
Dokumentenmanagement_W2005.pdf, S. 10
[20] Folgender Abschnitt nach Ulrich Kampmeyer, Dokumentenmanagement, PROJECT CONSULT 2005, S. 8
[21] Folgender Abschnitt nach Ulrich Kampmeyer, Dokumentenmanagement, PROJECT CONSULT 2005, S. 10
[22] Ulrich Kampmeyer: Dokumenten-Technologien - Wohin geht die Reise. Project Consult, 2003, ISBN 9783-9806756-4-2 (eingeschrnkte Vorschau in der GoogleBuchsuche, S. 215).

Normdaten (Sachbegri): GND: 4303691-0

KAPITEL 3. DOKUMENTENMANAGEMENT

Kapitel 4

Dokumenten-Technologien
Dokumenten-Technologien ist die bertragung des
englischsprachigen Begries DRT Document Related
Technologies. Dokumenten-Technologien dienen zur Erzeugung, Erfassung, Erschlieung, Verwaltung, Aufbereitung, Bereitstellung, Verteilung, Sicherung und Bewahrung von elektronischen Dokumenten[1] .

Im Gegensatz zu den Anbietern klassischer DM-Systeme


oder ECM-Systeme positionieren sich Anbieter von digitalen Drucksystemen, Outputmanagementlsungen und
anderen dokumentenorientierten Produkten eher unter
dieser Klassikation. Hier wird dieser Begri z.T. auch
auf Verfahren und Technologien angewendet, die nicht
auf elektronischer Informationstechnik basieren, und sich
am Begri des Papierdokumentes orientieren.

4.1 Document Related Technologies


4.2 Beispiele
Dokumenten-Technologien sind Dienste einer ITInfrastruktur zur kontrollierten Nutzung elektronischer
Dokumente unabhngig von Anwendung, Ort, Zeit und
Erzeuger. Der Begrisbestandteil Dokument (siehe auch
Dokumentenmanagement) ist dabei aus inhaltlicher und
rechtlicher Sicht deniert. Er hat damit eine andere
Qualitt als Daten, Information oder Content im Umfeld
der Informationstechnik. Elektronische Dokumente
denieren sich durch ihren Inhalt und rechtlichen
Charakter und knnen in unterschiedlicher Form als
strukturierte, schwach strukturierte oder unstrukturierte
digitale Information vorliegen[2] .

Beispiele fr den weitgefaten Anspruch von


Dokumenten-Technologien sind Content-ManagementSysteme und Dokumentenmanagement, Methoden des
Informationsmanagement und der Dokumentation, beispielsweise in Bibliotheken und Archiven. DokumentenTechnologien stellen die Basisfunktionen fr EnterpriseContent-Management bereit.
Beispiele fr die funktionalen Elemente und Komponenten von Dokumenten-Technologien entsprechend der
aufgefhrten Begrie in der Denition sind:

Das Akronym DRT und der Begri Document Related Technologies wurde 1998 von Ulrich Kampmeyer
eingefhrt[3] . Der Begri Dokumenten-Technologien ist
aus technologischer Sicht geprgt und damit im Unterschied zu Dokumentenmanagement wesentlich weitergefat. DRT Document Related Technologies beinhaltet
nach Kampmeyer zwei unterschiedliche Anstze[2] :
Systeme, die auf die Verarbeitung unstrukturierter oder schwach strukturierter Information (Dokumente) spezialisiert sind
dokumentenorientierte Funktionen, die in beliebige Anwendungen und IT-Infrastrukturen integriert
werden
Letzterer Ansatz setzt sich zunehmend durch, da
Dokumenten-Technologien als Server-Komponenten in
modernen Dienste-Architekturen zur Infrastruktur werden.
17

Erzeugung: z. B.
Textbausteinsysteme

Textverarbeitung,

E-Mail,

Erfassung: z. B. Scannen, Dateiimport, COLD


Erschlieung: z. B. Indizierung, Kategorisierung,
Klassikation, Registratur
Verwaltung: z. B. Dokumentenmanagement,
Enterprise-Content-Management,
Datenbank,
Dateisystem
Aufbereitung: z. B. Konverter, OCR, PDF, Single
Source Publishing
Bereitstellung: z. B. Intranet, Portale, Webseiten,
Druck, Elektronische Publikation, Output Management, Cross Media Publishing, Computer Output on
Laserdisk
Verteilung: z. B. Workow, E-Mail, Groupware,
Business Process Management

18
Sicherung: z.
Datensicherung

KAPITEL 4. DOKUMENTEN-TECHNOLOGIEN
B.

elektronische

Signatur,

Bewahrung: z. B. elektronische Archivierung, Information Lifecycle Management,


Langzeitarchivierung

4.3 Zertizierung
CompTIA CDIA+ Zertizierung

4.4 Literatur
Ulrich Kampmeyer: Dokumenten-Technologien:
Wohin geht die Reise?. Hamburg 2003, 411 Seiten,
ISBN 3-9806756-4-5.
ghan Karakas: Document Related Technologies:
Das Fundament fr E-Business. Hansebuch Verlag,
Hamburg 2003, 230 Seiten, ISBN 3-934880-07-X

4.5 Funoten
[1] Quelle
[2] Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?, 2003
[3] Vortrag Paradigmenwechsel im Dokumenten-Management
auf der DMS EXPO 1998

4.6 Weblinks
AIIM international, Association for Information and
Image Management international . Internationaler
Verband fr Enterprise Content Management und
Dokumententechnologien
BIT Fachzeitschrift fr Dokumententechnologien;
BIT-Verlag Stuttgart.
DOXNET - The Document X-perts Network e.V. .
Deutscher Verband fr Dokumententechnologien
DLM-Forum Vereinigung der europischen Nationalarchive
VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. . Deutscher Verband fr Dokumentenmanagement

Kapitel 5

Dokumentenklasse
Eine
Dokumentenklasse
beschreibt
im
Dokumentenmanagement, bei der elektronischen
Archivierung und beim Records-Management Gruppierungen von Objekten mit gleichen Attributen oder
Eigenschaften.[1]

greifende Klassikation und Identikation von Dokumenten.

5.2 Siehe auch

Die Nutzung von Dokumentenklassen ist eine der wesentlichen Eigenschaften von Systemen, um Dokumente und Informationsobjekte zu schtzen, zu strukturieren und zu ordnen, in geeigneter Form in elektronischen
Akten zu visualisieren und ezient zu verwalten.[2]
Die Attributwerte der Klasse werden auf alle zugeordneten Dokumente und Informationsobjekte durch Zuordnung der Dokumentenklasse vererbt. Dies vereinfacht
und beschleunigt die Indizierung und dient zur Vermeidung von Fehlern bei manuellen Attributeingaben. Einzelnen Objekten mssen nur noch individuelle Attribute zugeordnet werden. Auch bei spteren nderungen an
Attributwerten einer Klasse vererben sich die nderungen auf alle zur Klasse gehrigen Objekte. Dies trgt zur
Konsistenz von Dokumentensammlungen bei.

Dokumentation
Dokumentenmanagement
DTD
Elektronisches Dokument

5.3 Einzelnachweise

Typische
Attribute
von
Dokumentenoder
Informationsobjektklassen[3]
sind
Schlagworte,
Ordnungskriterien,
Berechtigungen,
Speicherorte,
Aufbewahrungsfristen, Vernichtungszeitpunkte etc.
Bei diesen Attributen handelt es sich in der Regel um
Metadaten, die fr Zugri, Schutz und Verwaltung
der Objekte bentigt werden. Die Klasse, bzw. eine
Referenz auf die Klassendenition, wird zum Attribut
des klassizierten Objektes.
Den Prozess der Zuordnung von Objekten zu einer Klasse bezeichnet man als Klassierung, Klassizierung oder
Kategorisierung. Im Dokumentenmanagement gebruchlicher fr die Zuordnung von Attributen und Klassen zu
Dokumenten und Informationsobjekten sind jedoch die
Begrie Indizierung, Indexierung oder Attributierung,
die auch die Klassizierung einschlieen.

5.1 Normung
DIN EN 61355 Klassikation und Kennzeichnung
von Dokumenten fr Anlagen, Systeme und Einrichtungen regelt die einheitliche und Hersteller ber19

[1] Stephan Schttler: Unternehmensweites Dokumentenmanagement. Einsatz und Potenzial am Beispiel eines Elektrofachgrohandels. GRIN Verlag, 2011, ISBN 9783-640-84003-8, S. 7 (eingeschrnkte Vorschau in der
Google-Buchsuche).
[2] Ulrich Kampmeyer: Dokumentenmanagement in der
Verwaltung. In: Martin Wind, Detlev Krger (Hrsg.):
Handbuch IT in der Verwaltung. Springer, 2006, ISBN
3-540-21879-3.
[3] Ulrich Kampmeyer: Dokumenten-Management Grundlagen & Zukunft. PROJECT CONSULT, 1999,
ISBN 3-9806756-0-2 (eingeschrnkte Vorschau in der
Google-Buchsuche).

Kapitel 6

Elektronische Archivierung
Elektronische Archivierung steht fr die unvern- 6.1 Denitionen
derbare, langzeitige Aufbewahrung elektronischer Information im Sinne des Enterprise Content Manage- In Deutschland haben sich fr die elektronische Archiment. Fr die elektronische Archivierung werden in der vierung drei Denitionen [1] eingebrgert:
Regel spezielle Archivsysteme eingesetzt. Der Begri
Elektronische Archivierung fasst unterschiedliche Komponenten eines Enterprise Content Management Sys- 6.1.1 Elektronische Archivierung
tems zusammen, die im angloamerikanischen Sprachgebrauch separat als Records Management, Storage und
Elektronische Archivierung ist die datenbankPreservation bezeichnet werden. Der wissenschaftliche
gesttzte, langzeitige, sichere und unvernderBegri eines Archivs im Sinne der Langzeitarchivierung
bare Aufbewahrung von jederzeit wieder reist inhaltlich nicht identisch mit dem Begri, der von der
produzierbaren elektronischen InformationsDokumentenmanagement-Branche verwendet wird.
objekten.
Der Begri der elektronischen Archivierung wird sehr
unterschiedlich benutzt. Whrend heute Unternehmen
schon Aufbewahrungsfristen von zehn Jahren fr handelsrechtlich und steuerlich relevante Daten und Dokumente als nur sehr schwierig umsetzbar sehen, wird
in historischen Archiven von einer sicheren, geordneten
und jederzeit zugreifbaren Aufbewahrung von Informationen mit Speicherzeitrumen von mehreren Jahrhunderten gesprochen. Angesichts der sich stndig verndernden Techniken, immer neuer Software, Formate und
Standards, ist dies eine groe Herausforderung fr die
Informationsgesellschaft.

6.1.2 Elektronische Langzeitarchivierung


Elektronische Langzeitarchivierung ist die
Aufbewahrung elektronischer Informationen
fr mehr als 10 Jahre.
Der Begri Langzeitarchivierung ist im Prinzip ein
Pleonasmus, da Archivierung den Langzeitaspekt bereits
impliziert, er hilft aber den Unterschied zur Kurzzeitarchivierung, bzw. Backup hervorzuheben.

Die Aufbewahrung, Erschlieung und Bereitstellung


von Information ist eine Voraussetzung fr die Arbeitsfhigkeit moderner Unternehmen und Verwaltun- 6.1.3 Revisionssichere elektronische Argen. Mit dem exponentiellen Wachstum elektronischer
chivierung
Information wachsen die Probleme der langzeitigen Aufbewahrung, obwohl moderne Softwaretechniken wesentRevisionssichere Archivierung ist die Aufbelich besser geeignet sind, Informationen zu verwalten, als
wahrung von elektronischen, geschftsrelevandies herkmmlich mit Papier, Aktenordnern und Regaten Informationsobjekten, die den Anfordelen mglich war. Immer mehr Information entsteht digirungen des Handelsgesetzbuches 239, 257
tal und die Ausgabe als Papier ist nur noch eine mgliche
HGB sowie der Abgabenordnung 146,
Reprsentation des ursprnglichen elektronischen Doku147, 200 und den GoBS (zuknftig Goments. Durch den Einsatz elektronischer Signaturen erbIT) an die sichere, ordnungsgeme Aufhalten elektronische Dokumente den gleichen Rechtschabewahrung von kaufmnnischen Dokumenten
rakter wie ursprnglich manuell unterzeichnete Schriftentspricht und die Aufbewahrungsfristen von
stcke. Solche digitalen Dokumente existieren rechtssechs bis zehn Jahren erfllt.
krftig nur noch in elektronischer Form. Diese Entwicklungen zwingen inzwischen jedes Unternehmen, sich verDas Handelsgesetzbuch (HGB) und die Abgabenordnung
strkt mit dem Thema elektronische Archivierung aus(AO) geben hier die Grundlagen fr die Speicherung,
einanderzusetzen.
unabhngig ob in herkmmlichen Papierarchiven oder
20

6.2. STANDARDS FR DIE ELEKTRONISCHE ARCHIVIERUNG

21

6.2 Standards fr die elektronische


Archivierung
Der wichtigste Standard fr die elektronische Archivierung ist das OAIS Reference Model for an Open Archive
Information System. Das Referenzmodell beschreibt die
Funktionen und Komponenten, die fr eine langzeitige
elektronische Archivierung notwendig sind. OAIS wurde
von den Weltraumbehrden entwickelt und 2003 als ISO
Standard 14721 bernommen. Die Version 2 von OAIS, das sogenannte Magenta Book[3] wurde im August
2012 als ISO Norm 14721:2012 bernommen[4] .

6.3 Merkstze zur revisionssicheren Archivierung


Die folgenden zehn Merkstze zur revisionssicheren
elektronischen Archivierung stammen vom Verband
Organisations- und Informationssysteme e. V. [5] :
1. Jedes Dokument muss nach Magabe der rechtlichen und organisationsinternen Anforderungen ordnungsgem aufbewahrt werden
2. Die Archivierung hat vollstndig zu erfolgen kein
Dokument darf auf dem Weg ins Archiv oder im
Archiv selbst verloren gehen
Tape Library (Innenansicht)

3. Jedes Dokument ist zum organisatorisch frhestmglichen Zeitpunkt zu archivieren


4. Jedes Dokument muss mit seinem Original bereinstimmen und unvernderbar archiviert werden
5. Jedes Dokument darf nur von entsprechend berechtigten Benutzern eingesehen werden

elektronischen Systemen, vor (siehe Revisionssicherheit).


Die Anforderungen sind in dem Code of Practice
Grundstze der elektronischen Archivierung des VOI
Verband Organisations- und Informationssysteme e.
V. 1996 zusammengefasst worden. Die Denition fr
revisionssichere Archivierung stammt ursprnglich von
Ulrich Kampmeyer bereits aus dem Jahr 1992. International ist die Funktionalitt und der Umfang von
elektronischen Archiven in der Norm ISO 14721 OAIS
Open Archival Information System und der von RecordsManagement-Systemen in der ISO 154891/2 Information und Dokumentation Schriftgutverwaltung
deniert. In Deutschland knnen unter dem Aspekt
der Sicherheit und Prfung von Archivsystemen die
IT-Grundschutz-Kataloge des BSI herangezogen werden. Werden E-Mails nicht revisionssicher abgespeichert,
mssen geschftsfhrende IT-Verantwortliche u.U. persnlich haften, was Freiheitsstrafen von bis zu zwei Jahren oder Geldstrafen mit sich bringen kann.[2]

6. Jedes Dokument muss in angemessener Zeit wiedergefunden und reproduziert werden knnen
7. Jedes Dokument darf frhestens nach Ablauf seiner
Aufbewahrungsfrist vernichtet, d.h. aus dem Archiv
gelscht werden
8. Jede ndernde Aktion im elektronischen Archivsystem muss fr Berechtigte nachvollziehbar protokolliert werden
9. Das gesamte organisatorische und technische Verfahren der Archivierung kann von einem sachverstndigen Dritten jederzeit geprft werden
10. Bei allen Migrationen und nderungen am Archivsystem muss die Einhaltung aller zuvor aufgefhrten
Grundstze sichergestellt sein

22

KAPITEL 6. ELEKTRONISCHE ARCHIVIERUNG

6.4 Umsetzung der Anforderungen


in elektronischen Archivsystemen

Einheitliche und gemeinsame Speicherung beliebiger Informationsobjekte, vom gescannten Faksimile


ber Dokumentenformat-Dateien und E-Mails bis
hin zu komplexen XML-Strukturen, Listen, COLDDokumenten oder ganzen Datenbankinhalten

Zur Erfllung dieser Vorgaben wurden Archivsysteme


bestehend aus Datenbanken, Archivsoftware und Speichersystemen geschaen, die in Deutschland von zahlreichen Herstellern und Systemintegratoren angeboten werden. Diese Systeme basieren meistens auf dem Ansatz,
ber eine Referenzdatenbank mit den Verwaltungs- und
Indexkriterien auf einen externen Speicher zu verweisen,
in dem die Informationsobjekte gehalten werden. Diese sogenannte Referenz-Datenbank-Architektur war notwendig, um groe Mengen von Informationen von den
zwar schnellen aber kostenintensiven Online-Speichern
in separate Archivspeicher auszulagern. Die Datenbank
erlaubt ber den Index dabei jederzeit, das Dokument
wieder zu nden und mit einem entsprechenden Anzeigeprogramm dem Anwender bereitzustellen. In den Frhzeiten dieser Technologie handelte es sich meistens um
sehr geschlossene, eigenstndige Systeme, die praktisch
zu Inseln in der IT-Landschaft fhrten. Heute gliedern sich Archivsysteme als nachgeordnete Dienste (
Serviceorientierte Architektur) in die IT-Infrastruktur
ein, werden direkt von Brokommunikations- und Fachanwendungen bedient und stellen diesen Anwendungen
auch die bentigten Informationen zur Verarbeitung und
Anzeige wieder zur Verfgung. Fr den Anwender ist es
dabei unerheblich, wo die bentigte Information gespeichert ist. Die Diskussion um das richtige Speichermedium fr die elektronische Archivierung fhren meistens
nur die IT-Fachleute, Projektmitarbeiter und Rechtsabteilungen, wenn es um die Auswahl und Einfhrung eines
elektronischen Archivsystems geht.

Verwaltung von Speichersystemen mit nur einmal


beschreibbaren Medien einschlielich des Zugris
auf Medien die sich nicht mehr im Speichersystem
direkt benden

6.5 Funktionale Anforderungen an


ein elektronisches Archivsystem
Elektronische Archivsysteme zeichnen sich durch folgende eigenstndige Merkmale aus:
programmgesttzter, direkter Zugri auf einzelne
Informationsobjekte, landlug auch Dokumente
genannt, oder Informationskollektionen, z. B. Listen, Container mit mehreren Objekten etc.
datenbankgesttzte Verwaltung der Informationsobjekte auf Basis von Metadaten und gegebenenfalls
Volltexterschlieung der Inhalte der archivierten Informationsobjekte
Untersttzung verschiedener Indizierungs- und Recherchestrategien, um auf die gesuchte Information
direkt zugreifen zu knnen

Sicherstellung der Verfgbarkeit der gespeicherten


Informationen ber einen lngeren Zeitraum, der
Jahrzehnte betragen kann
Bereitstellung von Informationsobjekten unabhngig von der sie ursprnglich erzeugenden Anwendung auf verschiedenen Klienten und mit bergabe
an andere Programme
Untersttzung von Klassen-Konzepten zur Vereinfachung der Erfassung durch Vererbung von
Merkmalen und Strukturierung der Informationsbasis
Konverter zur Erzeugung von langfristig stabilen
Archivformaten und Betrachter (engl. Viewer) zur
Anzeige von Informationsobjekten, fr die die ursprnglich erzeugende Anwendung nicht mehr zur
Verfgung steht
Absicherung der gespeicherten Informationsobjekte
gegen unberechtigten Zugri und gegen Vernderbarkeit der gespeicherten Information
bergreifende
Verwaltung
unterschiedlicher
Speichersysteme, um z. B. durch Zwischenspeicher (Caches) schnellen Zugri und zgige
Bereitstellung der Informationen zu gewhrleisten
Standardisierte Schnittstellen, um elektronische Archive als Dienste in beliebige Anwendungen integrieren zu knnen
Eigenstndige
Wiederherstellungsfunktionalitt
(Recovery), um inkonsistent gewordene oder
gestrte Systeme aus sich heraus verlustfrei wieder
aufbauen zu knnen
Sichere Protokollierung von allen Vernderungen an
Strukturen und Informationsobjekten, die die Konsistenz und Wiederaundbarkeit gefhrden knnen
und dokumentieren, wie die Informationen im Archivsystem verarbeitet wurden
Untersttzung von Standards fr die spezielle Aufzeichnung von Informationen auf Speichern mit
WORM-Verfahren, fr gespeicherte Dokumente
und fr die Informationsobjekte beschreibende
Metadaten um eine langfristige Verfgbarkeit und
die Migrationssicherheit zu gewhrleisten

6.6. SPEICHERTECHNOLOGIEN FR DIE ELEKTRONISCHE ARCHIVIERUNG

23

Untersttzung von automatisierten, nachvollziehbaren und verlustfreien Migrationsverfahren


All diese Eigenschaften sollten deutlich machen, dass es
nicht um hierarchisches Speichermanagement oder herkmmliche Datensicherung geht. Elektronische Archivsysteme sind eine Klasse fr sich, die als nachgeordnete
Dienste in jede IT-Infrastruktur gehren.

6.6 Speichertechnologien fr die


elektronische Archivierung
Bei den elektronischen Speichertechnologien ist eine
Trennung zwischen der Verwaltungs- und Ansteuerungssoftware einerseits und den eigentlichen Speichermedien andererseits notwendig. Herkmmliche magnetische
Speichermedien galten in der Vergangenheit als nicht geeignet fr die revisionssichere elektronische Archivierung, da die gespeicherten Informationen jederzeit gendert und berschrieben werden knnen. Dies betrit
in besonderem Mae Festplatten, die von Betriebssystemen dynamisch verwaltet werden. Magnetische Einsse, Head-Crashs und andere Risiken wiesen den Festplatten die Rolle der reinen Onlinespeicher zu. Bei Magnetbndern kam neben der Lschbarkeit hinzu, dass diese Medien hohen Belastungen und Abnutzungen, sowie
magnetischen berlagerungen bei zu langer Aufbewahrung unterliegen.

6.6.1

CD-R-Medium

DVD-WORM
hnlich wie die CD wird bei der DVD-ROM die Speicheroberche irreversibel im Medium verndert. DVDs
sind derzeit noch nicht einheitlich genormt und bieten
unterschiedliche Speicherkapazitten zwischen 4 und 17
GigaByte. Beim Einsatz fr die Archivierung ist daher
darauf zu achten, dass Laufwerk und Medien den Anforderungen der langzeitigen Verfgbarkeit gerecht werden. Es gibt auch hier zahlreiche Anbieter und die meisten Laufwerke werden auch direkt von den gngigen Betriebssystemen untersttzt.

Herkmmliche WORM-Medien

In den 80er Jahren wurden spezielle digital-optische Speichermedien entwickelt, die in ihrem Laufwerk mit einem Laser berhrungsfrei nur einmal beschrieben werden knnen. Diese Speichertechnologie bezeichnet man
als WORM Write Once, Read Multiple Times. Die
Speichermedien selbst sind durch ihre physikalischen Eigenschaften gegen Vernderungen geschtzt und bieten
eine wesentliche hhere Lebensdauer, als die bis dahin
bekannten magnetischen Medien.
In diese Kategorie von Speichermedien fallen folgende
Typen:
CD-WORM
Bei der nur einmal beschreibbaren Compact Disc mit etwa 650 MegaByte Speicherkapazitt wird die Speicheroberche des Mediums beim Schreiben irreversibel verndert. CD-Medien sind durch ISO 9660 standardisiert
und kostengnstig. Die Qualitt mancher billiger Medien ist aber fr eine Langzeitarchivierung als nicht ausreichend zu erachten. Fr Laufwerke und Medien gibt
es zahlreiche Anbieter. Die Ansteuerung der Laufwerke
wird von den Betriebssystemen direkt untersttzt.

5 WORM
Bei diesen Medien und Laufwerken handelt es sich um
die traditionelle Technologie, die speziell fr die elektronische Archivierung entwickelt wurde. Die Medien benden sich in einer Schutzhlle und sind daher gegen Umwelteinsse besser gesichert als CD und DVD, die fr
den Endverbraucher-Markt entwickelt wurden. Die Medien werden mit einem Laser beschrieben und bieten eine uerst hohe Verflschungssicherheit. Der derzeitige
Stand der Technik sind sogenannte UDO-Medien, die einen blauen Laser verwenden und eine Speicherkapazitt
von 60 GigaByte bieten. Zuknftig ist mit noch deutlich
hheren Kapazitten je Medium zu rechnen. Nachteilig
ist, dass Medien jeweils vorangehender Generationen der
5-Medien in neuen Laufwerken nicht verwendet werden knnen. Fr den Anschluss von 5-Laufwerken ist
spezielle Treibersoftware notwendig.
Fr die Verwaltung und Nutzung der Medien sind sogenannte Jukeboxen, also Plattenwechselautomaten gebruchlich. Diese stellen softwaregesttzt die bentigten
Informationen von den Medien bereit. Die Software ermglicht es in der Regel auch, diejenigen Medien mit zu
verwalten, die sich nicht mehr in der Jukebox benden

24

KAPITEL 6. ELEKTRONISCHE ARCHIVIERUNG

und auf Anforderung manuell zugefhrt werden mssen. ne entsprechende Beanspruchung der Hardware und der
Die Software zur Ansteuerung von Jukeboxen wird direkt Bnder selbst.
in die Archivsoftware integriert, aber auch als unabhngige Ansteuerungssoftware, angeboten. Zum Anschluss
von Jukeboxen bedient man sich in der Regel eigener Ser- 6.7 Strategien zur Sicherstellung
ver, die auch die Verwaltung und das Caching bernehder Verfgbarkeit archivierter
men. Inzwischen knnen solche Systeme aber auch als
NAS Network attached Storage oder integriert in SAN
Information
Storage Area Networks genutzt werden.

6.6.2

Neuere Technologien

Neben den klassischen Archivspeichern, die auf rotierenden, digital-optischen Wechselmedien basieren, treten inzwischen zwei weitere Technologien auf:
Content Addressed Storage (CAS)
Hierbei handelt es sich um Festplattensysteme, die durch
spezielle Software die gleichen Eigenschaften wie ein
herkmmliches WORM-Medium erreichen. Ein berschreiben oder ndern der Information auf dem Speichersystem wird durch die Kodierung bei der Speicherung und die spezielle Adressierung verhindert. Bei
diesen CAS-Speichersystemen handelt es sich um abgeschlossene Subsysteme, die allerdings nahezu wie
herkmmliche Festplattensysteme direkt in die ITUmgebung integriert werden knnen. Sie bieten Speicherkapazitten mit hoher Performance im TeraByteBereich.
WORM-Bnder
WORM-Bnder sind Magnetbnder, die durch mehrere kombinierte Eigenschaften ebenfalls die Anforderungen an ein herkmmliches WORM-Medium erfllen.
Hierzu gehren spezielle Bandmedien sowie geschtzte Kassetten und besondere Laufwerke, die die Einmalbeschreibbarkeit sicherstellen. Besonders in Rechenzentren, in denen Bandroboter und Librarysysteme bereits
vorhanden sind, stellen die WORM-Bnder eine einfach
zu integrierende Komponente fr die Langzeitarchivierung dar. Die vorhandene Steuersoftware kann mit den
Medien umgehen und auch entsprechendes Umkopieren
und Sichern automatisieren. Besonders fr grere Unternehmen und Verwaltungen mit Rechenzentren stellen
Festplatten- oder WORM-Bandarchive eine Option dar,
da sie sich einfach in den laufenden Betrieb integrieren
lassen. Der Einsatz von WORM-Bndern fr den OnlineZugri ist jedoch zweifelhaft, da Wartezeiten sowohl fr
das Einlegen des Bandes per Roboter als auch Umspulzeiten anfallen. Sind die Daten in Containern organisiert,
kann es zustzlich innerhalb des Containers zu mehreren
Umspulvorgngen fr ein einzelnes Datenobjekt kommen
(Lesen des Inhaltsverzeichnisses, Lesen des Datenobjektes, Lesen einer Checksumme). Damit verbunden ist ei-

Standardisierung Wesentliche Voraussetzung fr die


langfristige Verfgbarkeit elektronischer Information ist die Einhaltung von Standards. Zu bercksichtigen sind Aufzeichnungsformate, Metadaten,
Medien und die Dateiformate der Informationsobjekte selbst. Schon bei der Erzeugung von Daten sollte die langfristige Speicherung bercksichtigt werden. Langzeitig stabile Formate sollten bevorzugt verwendet werden. Eigenschaften eines solchen Formats sollten eine weite Verbreitung, eine
oene Spezikation (Norm) oder die spezielle Entwicklung als Format zur langfristigen Datenspeicherung sein. Beispiele fr standardisierte Formate sind XML-Dateien, TIFF und PDF/A-Archive.
Fr Metadaten gibt es verschiedene standardisierte Metadatenformate. Die Architektur von Archivsystemen und der Aufbau von Informationsobjekten
ist durch die ISO 14721 OAIS Open Archival Information System Spezikation standardisiert worden. Fr den Anschluss vom Archivspeichern wird
durch die SNIA, den Dachverband der Speicherhersteller, eine XML-basierte Schnittstelle (XAM) bereitgestellt.
Migration Eine Methode zur Sicherstellung der Verfgbarkeit ist die Migration von Information in eine neue Systemumgebung. Sie stellt unter Umstnden ein Risiko dar, wenn die Informationen nicht
nachweislich unverndert, vollstndig und weiterhin uneingeschrnkt wieder ndbar von einer Systemlsung auf eine andere migriert werden. Originalitt und Authentizitt knnen durch eine Migration in Frage gestellt werden. Anderseits zwingt
der technologische Wandel die Anwender auf neue
Speicher- und Verwaltungskomponenten rechtzeitig
zu wechseln, um die Information verfgbar zu halten. Die Migration ist daher bereits bei der Ersteinrichtung eines Archiv- und Speichersystems zu planen, um ohne Risiko und Aufwand den Wechsel vollziehen zu knnen. Kontrollierte, verlustfreie,
kontinuierliche Migration ist zurzeit die wichtigste Lsung, Information ber Jahrzehnte und Jahrhunderte verfgbar zu halten. Das Thema Migration wurde durch die Vernderungen und die Konsolidierung des Dokumentenmanagement-Marktes
mit dem Verschwinden von zahlreichen Anbietern
hug diskutiert. Der Wegfall einzelner Produkte
zwingt zur Migration auf andere Formate, manchmal mit Hilfe eines eigenen Migrationsprogramms.

6.8. RECHTLICHE UND REGULATIVE VORGABEN FR DIE ELEKTRONISCHE ARCHIVIERUNG

25

Wer ein Archivsystem einfhrt, muss sich daher von


Anbeginn an mit dem Thema Migrationsplanung
beschftigen.

6.8 Rechtliche und regulative Vorgaben fr die elektronische Archivierung

Emulation In der wissenschaftlichen Welt wird noch ein


zweites Modell hnlich stark diskutiert: Emulation.
Emulation heit, die Eigenschaften eines lteren
Systems so zu simulieren, dass damit auch Daten
dieses Systems mit neueren Computern und Betriebssystemen wieder genutzt werden knnen. Beispiele gibt es einige, zum Beispiel bei Computerspielen oder Apple-Computern. Diese Lsungsstrategie wird im Bereich der langfristigen Datenspeicherung aber noch nicht in grerem Ausma eingesetzt. Nachteile sind, dass der Aufwand knftiger Emulationsschritte nicht planbar ist und bei einem zu groen Paradigmenwechsel eines Tages vielleicht gar nicht mehr durchfhrbar ist. Diese Nachteile gelten in hnlicher Form auch fr nicht rechtzeitig durchgefhrte Migrationen.

Das Thema Archivierung und Langzeitspeicherung


hat in den letzten Jahren besonders durch rechtliche und regulative Vorgaben an Bedeutung gewonnen.
Die Gleichbehandlung von digitalen Dokumenten mit
elektronischer Signatur wie herkmmlichen Papierdokumente, der Sarbanes-Oxley Act und andere ComplianceAnforderungen in den USA, die Diskussion um die
Archivierung steuerrelevanter Daten entsprechend den
GDPdU in Deutschland machen revisionssichere Archivund Speichersysteme erforderlich. Im Rahmen der Diskussion der gesetzlichen Anforderungen stellte sich hug die Frage nach dem richtigen Speichermedium. Traditionelle WORM-Medien, die physisch nur einmal beschreibbar sind, erhoben den Anspruch die einzig richtigen Speichermedien zu sein. Die Hersteller von Festplattensystemen und WORM-Tapes konterten. Grundstzlich gilt jedoch, dass Gesetze und Verordnungen medienneutral sind (oder sein sollten), da angesichts der
langfristigen Aufbewahrungszeitrume auch Technologiewechsel bercksichtigt werden mssen. Das richtige Speichermedium gibt es daher nicht. Das gesamte
Verfahren der Archivierung muss geschlossen und sicher
sein. Dies geht ber die Frage der Speicherlaufwerke und
-medien hinaus und bezieht auch die organisatorischen
Prozesse mit ein.

Kapselung Als Vorbereitung fr Emulation eignet sich


insbesondere das Kapselung-Verfahren. Dabei werden zustzlich mit der zu bewahrenden Datei oder
dem Informationsobjekt auch noch die Software,
mit der man es visualisieren und reproduzieren
kann, sowie die zugehrigen Metadaten in einer
Kapsel gespeichert. Damit sind alle fr die Nutzung notwendigen Informationen in Zukunft sofort
zusammenhngend gespeichert. Durch diese Methode knnen die zu speichernden Objekte sehr gro
werden, ohne dass jedoch vollstndig sichergestellt
ist, dass die mitarchivierte Software auch in zuknftigen Betriebssystemumgebungen lauhig ist.

Konversion zur Laufzeit Lassen sich die Formate der


zu speichernden Informationsobjekte nicht kontrollieren und nicht auf wenige Langzeitformate einschrnken, sind Konverter und Betrachter systemseitig stndig vorzuhalten, die ltere Formate in anzeigbare Formate beim Aufruf der Objekte wandeln. Dies fhrt mittelfristig zu einer Vielzahl von
bereitzuhaltenden Konvertern und Betrachtern, fr
die eine eigenstndige Verwaltung erforderlich ist,
um zu einem lteren Informationsobjekt den jeweils passenden, aktuellen Konverter aufrufen zu
knnen. Die Konversion zur Laufzeit unterscheidet
sich von der Emulation dadurch, dass nicht eine ltere Umgebung aufgerufen, sondern das Objekt fr
die aktuelle Umgebung gewandelt wird. Spezielle
Eigenschaften von Formaten, elektronische Signaturen und Komponenten digitaler Rechteverwaltung
knnen hierbei, ebenso wie bei den anderen Verfahren, zu Problemen fhren.

6.9 Weiterentwicklung

Die Elektronische Archivierung entspricht der PreserveKomponente im Enterprise-Content-Management-Modell. [6]

Entscheidend fr den Einsatz von ArchivSpeichertechnologien ist inzwischen die Software


geworden. Sie sichert unabhngig vom Medium die
Unvernderbarkeit der Information, sie ermglicht

26
den schnellen Zugri und sie verwaltet gigantische
Speichermengen. Bisher waren elektronische Archive eine spezielle Domne der Archivsystemanbieter.
Nunmehr wird aber die Speichertechnologie selbst
immer intelligenter. Systemmanagement- und Speicherverwaltungssoftware verwalten inzwischen auch die
elektronischen Archive. Zustzlich kann immer noch
ein herkmmliches Archiv-, Records-Management- oder
Content-Management-System fr die inhaltliche Strukturierung, die Ordnung, Erschlieung und Bereitstellung
der Informationen eingesetzt werden. Die Speichersystemanbieter rsten jedoch auf. Ihr Ziel ist es, Archivspeicher als Infrastruktur betriebssystemnah und fr alle
Anwendungen gleich bereitzustellen: Dieser Trend im
Jahr 2003 wird Informationslebenszyklusmanagement
(engl. information lifecycle management, ILM) genannt
und soll die elektronische Archivierung einschlieen.
Besonders das Versprechen, das ILM Migrationen
unntig macht oder automatisiert, weckt bei vielen
Anwendern Interesse. Der Anspruch an ILM ist dabei
deutlich jenseits des herkmmlichen, Hierarchisches
Speichermanagement (HSM), angesiedelt. Es geht
zunehmend um die Software zur Verwaltung des gesamten Lebenszyklus von Information anstelle von reiner
Speicherhardware. Elektronische Archivierung wird als
nachgeordneter Dienst eingesetzt, der in EnterpriseContent-Management-Lsungen (ECM) integriert wird,
aber als Archivierungskomponente allen Anwendungen
zur Verfgung steht, deren Informationen langfristig und
sicher aufbewahrt werden mssen.

6.10 Spezielle Formen


E-Mail-Archivierung
Datenbankarchivierung

KAPITEL 6. ELEKTRONISCHE ARCHIVIERUNG

6.12 Literatur
Uwe Borgho, Peter Rdig, Jan Scheczyk, Lothar Schmitz: Langzeitarchivierung. dPunkt-Verlag,
2003, ISBN 3-8986-4245-3.
Ulrich Kampmeyer, Jrg Rogalla: Grundstze
der elektronischen Archivierung. VOI-Kompendium
Band 3. VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e. V., Darmstadt 1997, ISBN 3-93289803-6.
Ulrich Kampmeyer: Grundlagen des Dokumentenmanagements. Gabler Verlag 1997, ISBN 34098794-0-4.
Ulrich Kampmeyer: Elektronische Archivierung
und Storage-Technologien. Speicherguide, 2004.
Ulrich Kampmeyer: Dokumenten-Technologien:
Wohin geht die Reise?. Hamburg 2003, 411 Seiten,
ISBN 3-9806756-4-5.

6.13 Weblinks

Linkkatalog zum Thema Archivierung bei DMOZ


Nestor: Deutschsprachiges Portal zur elektronischen
Archivierung
ISO 14721:2012 OAIS Open Archive Information System http://www.iso.org/iso/home/store/
catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=
57284, basierend auf dem CCSDS Standard OAIS (Magenta Book), freier Download
http://www.project-consult.de/files/ISO_14721_
OAIS_V2.pdf(PDF, 1,4 MB)

Web-Archivierung

6.14 Einzelnachweise
6.11 Siehe auch
ArchiSafe
CompTIA-CDIA+-Zertizierung
MoReq, Model Requirements
OAIS, Open Archive Information System
OPENARCHIVE - Open Source Langzeit Archiv
Lsung
OAI Open Archives Initiative
Temporale Datenhaltung
Verfahrensdokumentation nach GoBS

[1] In Anlehnung an die Grundstze der elektronischen Archivierung. Verband Organisations- und Informationssysteme e. V., Darmstadt 1997, ISBN 3-932898-03-6.
[2] http://www.finance-magazin.de/risiko-it/it/
finance-ratgeber-revisionssichere-e-mail-archivierung-1352789/
[3] CCSDS, The Consultative Committee for Space Data
Systems, Recommendation for Space Data System Practice, Reference Model for an Open Archive Information
System (OAIS), Recommanded Practice, CCSDS 650.0M-2, MAGENTA BOOK, June 2012 pdf
[4] ISO 14721:2012 Space data and information transfer systems -- Open archival information system (OAIS) -- Reference model
[5] Quelle: Verband Organisation und Information e.V.
(www.voi.de)

6.14. EINZELNACHWEISE

[6] Quelle: AIIM / PROJECT CONSULT 2003

27

Kapitel 7

Revisionssicherheit
Der Begri Revisionssicherheit bezieht sich auf die
revisionssichere Archivierung fr elektronische Archivsysteme, die in Deutschland den Anforderungen
des Handelsgesetzbuches ( 239, 257 HGB), der
Abgabenordnung ( 146, 147 AO), der Grundstze
ordnungsmiger DV-gesttzter Buchfhrungssysteme
(GoBS), der Grundstze zur ordnungsmigen Fhrung
und Aufbewahrung von Bchern, Aufzeichnungen und
Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugri (GoBD) und weiteren steuerrechtlichen und handelsrechtlichen Vorgaben entsprechen. Der Begri orientiert sich damit am Verstndnis der Revision aus wirtschaftlicher Sicht und betrit aufbewahrungspichtige
oder aufbewahrungswrdige Informationen und Dokumente. Der Begri revisionssichere Archivierung wurde
1992 von Ulrich Kampmeyer geprgt und vom Fachverband der Dokumentenmanagementbranche, Verband
Organisations- und Informationssysteme (VOI) in einem
Code of Practice im Jahr 1996 allgemeingltig verffentlicht. Revisionssicherheit im Zusammenhang mit der
elektronischen Archivierung bezieht sich dabei nicht nur
auf technische Komponenten sondern auf die gesamte
Lsung. Revisionssicherheit schliet sichere Ablufe, die
Organisation des Anwenderunternehmens, die ordnungsgeme Nutzung, den sicheren Betrieb und den Nachweis in einer Verfahrensdokumentation ein. Wesentliches
Merkmal revisionssicherer Archivsysteme ist, dass die
Informationen wieder aundbar, nachvollziehbar, unvernderbar und verflschungssicher archiviert sind. Revisionssichere Archivierung ist ein wesentlicher Bestandteil fr die Compliance von Informationssystemen.

7.1 Merkmale der Revisionssicherheit bei der elektronischen Archivierung


In Ableitung der HGB-Vorschriften gelten folgende Kriterien fr die Revisionssicherheit:
Ordnungsmigkeit
Vollstndigkeit
Sicherheit des Gesamtverfahrens

Schutz vor Vernderung und Verflschung


Sicherung vor Verlust
Nutzung nur durch Berechtigte
Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
Dokumentation des Verfahrens
Nachvollziehbarkeit
Prfbarkeit
Die Anforderungen und deren Umsetzung sind im Detail
den GoBS bzw. den GoBD zu entnehmen.
Der Begri Revisionssicherheit oder revisionssichere Archivierung wird inzwischen auch auf die Archivierung
von Informationen auerhalb des handels- und steuerrechtlichen Bereichs angewendet und synonym mit der
verflschungssicheren, langzeitigen Archivierung elektronischer Informationen benutzt.

7.2 Zertizierung der Revisionssicherheit von elektronischen Archivsystemen


Die berprfung der Einhaltung der Vorgaben und
die Zertizierung von elektronischen Archivsystemen, bzw. in kaufmnnische Anwendungen oder
Dokumentenmanagement integrierte Archivkomponenten, erfolgt in der Regel durch Wirtschaftsprfer beim
Anwender vor Ort. Seitens des Institut der Wirtschaftsprfer in Deutschland e.V. gibt es hierfr mit den IDW
RS FAIT 3 (Fachausschuss fr Informationstechnologie)
eigene Vorgaben.
Die Einhaltung der Revisionssicherheit kann auf Grundlage einer Verfahrensdokumentation auch durch TViT
zertiziert werden. Basis hierfr sind die Prfkriterien fr Dokumentenmanagementlsungen (PK-DML) des
VOI e.V.
Allgemein gltige Zertizierungen fr die Revisionssicherheit einzelner Hardware- oder Softwaresysteme wie
z. B. optische Speicher gibt es nicht, da der individuelle

28

7.5. WEBLINKS
Einsatz beim Anwender, die Ordnungsmigkeit des gesamten Verfahrens, die Qualitt der Informationen und
Prozesse sowie der sichere Betrieb Bestandteil der Revisionssicherheit sind.

7.3 Literatur
Ulrich Kampmeyer, Jrg Rogalla: Grundstze der
elektronischen Archivierung. Code of Practice Band
1. VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e.V., Bonn, 2. Auage 1997, ISBN 3932898-03-6.
Grundstze ordnungsmiger DV-gesttzter Buchfhrungssysteme (GoBS) (PDF; 58 kB). Schreiben
des Bundesministeriums der Finanzen an die Obernanzbehrden der Lnder vom 7. November 1995
- IV A 8 - S 0316 - 52/95 - BStBl 1995 I S. 738f.
Karl-Georg Henstorf, Ulrich Kampmeyer, Jan
Prochnow: Grundstze der Verfahrensdokumentation nach GoBS. Code of Practice Band 2. VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e.V.,
Bonn, 1999, ISBN 3-932898-03-6.
PK-DML
Prfkriterien
fr
Dokumentenmanagement-Lsungen. VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e.V.,
Bonn, 2. Auage 2004.
T. Brand, I. Geis, S. Gro, B. Lindgens, B. Zller: Steuersicher archivieren. Gabler, Wiesbaden, 1.
Auage 2011. ISBN 978-3-8349-2237-3

7.4 Siehe auch


Elektronische Archivierung
Langzeitarchivierung
Grundstze ordnungsmiger DV-gesttzter Buchfhrungssysteme (GoBS)
Grundstze zum Datenzugri und zur Prfbarkeit
digitaler Unterlagen (GDPdU)
Grundstze zur ordnungsmigen Fhrung und
Aufbewahrung von Bchern, Aufzeichnungen und
Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugri (GoBD)
Compliance
Corporate Governance
Verfahrensdokumentation

29

7.5 Weblinks
Verband Organisations- und Informationssysteme
(VOI)
Quelle der Denition des Begries (PDF-Datei; 676
kB)

Kapitel 8

Langzeitarchivierung
Unter Langzeitarchivierung (LZA) versteht man die
Erfassung, die langfristige Aufbewahrung und die Erhaltung der dauerhaften Verfgbarkeit von Informationen.
Vor allem bei der Langzeitarchivierung digital vorliegender Informationen (digital preservation) stellen sich neue
Probleme. Langzeit bedeutet fr die Bestandserhaltung
digitaler Ressourcen nicht die Abgabe einer Garantieerklrung ber fnf oder fnfzig Jahre, sondern die verantwortliche Entwicklung von Strategien, die den bestndigen, vom Informationsmarkt verursachten Wandel bewltigen knnen.[1]

8.1 Denition
Eine allgemein gltige Denition des Begries existiert
bislang nicht. Da Archive Archivalien zunchst immer fr
die Ewigkeit aufbewahren, handelt es sich bei dem Begri
Langzeitarchiv zudem eigentlich um einen Pleonasmus.
Da viele der Probleme der digitalen Langzeitarchivierung
erst nach etwa 10 Jahren auftreten, etwa groe Versionssprnge der verwendeten Software, wird dieser Wert als
Schranke fr die berlegungen zur Langzeitarchivierung
verwendet. Zudem lsst sich so die Langzeitarchivierung
von der Datensicherung abgrenzen.

8.2 Probleme
Whrend physische Objekte seit langer Zeit unter anderem in Archiven, Museen und Bibliotheken aufbewahrt
und erhalten werden, stellen sich bei elektronischen Publikationen ganz neue Probleme. Daten, die auf digitalen Datentrgern gespeichert sind, knnen in relativ kurzer Zeit nicht mehr lesbar sein (digitales Vergessen).
Die Ursachen fr diesen Informationsverlust sind die begrenzte Haltbarkeit der Trgermedien und der schnelle
Medien- und Systemwandel. Bei der Umgehung dieser
Schranken bereiten unter anderem proprietre Formate
und urheberrechtliche Beschrnkungen Probleme.

8.2.1 Haltbarkeit der Trgermedien


Whrend beispielsweise altes Pergament und Papier bei
guter Lagerung viele hundert Jahre haltbar sind, trit
dies auf neue Speichermedien nicht zu. Die meisten
Publikationen aus der ersten Hlfte des 20. Jahrhunderts
sind auf Papier gedruckt, das sich durch Surefra zersetzt. Bei lteren Druckwerken und Handschriften stellen sich andere Probleme: Wurde eisenhaltige Tinte bei
der Herstellung verwendet, knnen die Buchstaben durch
Feuchtigkeitseinwirkung einfach wegrosten und Lcher
in den Seiten zurcklassen. Feuchtigkeits- und Temperaturschwankungen knnen auch Pergamenthandschriften
zusetzen, weil durch Dehnung und Kontraktion die aufgetragene Schrift abplatzen kann.
Auch Filme, Fotos und Magnetbnder haben nur eine
begrenzte Haltbarkeit. Noch krzer ist die Lebensdauer digitaler Speichermedien wie Disketten, Festplatten
und gebrannte CDs/DVDs. Datentrger verlieren ihre Informationen durch Umwelteinsse (zum Beispiel durch
Magnetfelder in der Nhe von Disketten oder Magnetbndern) oder sie werden durch chemische oder physikalische Einwirkungen so stark verndert, dass sie keine Informationen mehr speichern knnen oder nicht mehr auslesbar sind (zum Beispiel UV-Strahlung auf CD-ROMs).
Oft scheitert die Lesbarkeit auch nur daran, dass zu einem
spteren Zeitpunkt die passenden Gerte und Programme nicht mehr vorhanden sind. Um den vorgenannten
Problemen zu entgehen, kann es sinnvoll sein, bestimmte
ausgewhlte elektronische Informationen (wieder) in die
nichtelektronische Form (zurck) zu wandeln und diese
sozusagen als modernes quivalent der Sitte unserer
Vorvter, wichtige Informationen dauerhaft in Stein zu
meieln per Ionenstrahl in eine nahezu unverwstliche
Nickelplatte einzugravieren.
Ein anderes Verfahren, Bilder und Texte analog dauerhaft
aufzubewahren, ist, diese mittels keramischer Farbkrper
auf Steinzeugplatten aufzubrennen. Das Projekt Memory Of Mankind (MOM) speichert museales Kulturgut sowie Alltagskultur auf Steinzeugplatten und lagert diese
in Kammern im Salzberg von Hallstatt ein. Die Haltbarkeit ist mit hunderttausenden Jahren angegeben. Belegt
ist die Haltbarkeit eines keramischen Informationstrgers
zumindest fr 5000 Jahre (Keilschrift).

30

8.3. VERFAHREN

8.2.2

31

Schneller Medien- und Systemwan- kumenten ist es notwendig, Kopien zu erstellen und evtl.
Originaldokumente zu verndern. Daher ist das Einverdel

stndnis des Urhebers mit solchen Manahmen vorab einInsbesondere bei digital gespeicherten Informationen be- zuholen. Weitere Kopien, die an Leser von Dokumensteht die zustzliche Problematik, dass Daten nicht mehr ten ausgehndigt werden, sind angemessen zu honorieren
zugnglich sind, obwohl das Medium selbst erhalten ist. und mssen gegebenenfalls mit Sperrvermerken verbunden werden, wenn eine unentgeltliche Weitergabe nicht
erlaubt ist.[13]
Auslesbarkeit des Speichermediums
Um auf gespeicherte Informationen zugreifen zu knnen,
muss das jeweilige Trgermedium (aus)gelesen werden
knnen. Bei einigen Medien wie Steintafeln oder Bchern
kann dieses einem Menschen auch ohne Hilfsmittel mglich sein. Bei digital gespeicherten Medien ist zumeist
ein entsprechendes Lesegert, oft ein Laufwerk, notwendig. Sind keine Lesegerte mehr erhltlich, ausgelst beispielsweise durch technologischen Wandel, so knnen
die Daten nicht mehr, oder nur noch unter Schwierigkeiten, ausgelesen werden. Ein Beispiel sind veraltete
Bandformate.

8.2.4 Aunden von Informationen


Es ist nicht ausreichend, Originaldaten nur zu kopieren:
Sie mssen auf dem neuen Medium auch wiedergefunden werden knnen. Daher mssen Informationen ber
die Originaldaten, sogenannte Metadaten, in Kataloge,
Datenbanken oder andere Findmittel eingetragen werden,
um fr eine sptere Suche zur Verfgung zu stehen.

8.2.5 Datenkonsistenz

Ein oft bersehenes Problem bei der Langzeitarchivierung wie auch bei der Kurzzeitarchivierung ist die berprfung der Fehlerfreiheit der Daten. Daten knnen abAuch wenn das Speichermedium erhalten und noch les- sichtlich modiziert werden, aber auch durch Systemfehbar ist, knnte unter Umstnden ein Zugri auf die ge- ler unbemerkt verndert werden.
speicherten Informationen unmglich sein. Da digital geEin Ausweg knnte hier die verteilte Speicherung an
speicherte Informationen nicht unmittelbar zugnglich
verschiedenen Orten bei verschiedenen Organisationen
vorliegen, sondern binr codiert sind, ist es nur mglich,
und die Absicherung mit verteilt gespeicherten kryptodie Informationen zu lesen, wenn ein Programm und ein
graphischen Prfsummen sein. Dies wird u.a. mit der
Betriebssystem vorliegen, die den Inhalt einer Datei verOpen-Source Lsung LOCKSS praktiziert. In Deutschstehen. Da viele Betriebssysteme und Programme ein
land existiert ebenfalls ein deutsches Projekt (LuKII), das
eigenes (proprietres) Verfahren einsetzen, um die Dadieser Forderung nachkommt.
ten zu codieren, ist eine Lesbarkeit von Daten nicht mehr
sicher gegeben, wenn ein Betriebssystem oder ein Programm nicht weiter gepegt wird. Verschrft wird dieses Problem durch die Politik vieler Softwarehersteller, 8.3 Verfahren
neue Programmversionen mit vernderten Datenformaten zu verentlichen, die ltere Datenformate des glei- Grundstzlich lassen sich bei der elektronischen Archichen Programms nicht vollstndig nutzen knnen.
vierung Methoden der Migration/Konversion und der
Emulation unterscheiden.
Veraltete Datenformate

8.2.3

Weitere Beschrnkungen

Proprietre Systeme und urheberrechtliche Beschrnkungen erschweren das zur Langzeitarchivierung notwendige Umkopieren und Migrieren von Daten, weil die
dafr notwendigen Schritte nicht bekannt bzw. erlaubt
sind. Vor allem die Einfhrung von Digitaler Rechteverwaltung (DRM) wird das Problem in Zukunft noch
verstrken. Ein derartiges Regelwerk fr digitale Daten
bzw. Dokumente ist deshalb notwendig, weil ebenso wie
bei herkmmlichen Daten urheberrechtliche Fragen vor
einer mglichen Archivierung geklrt werden mssen.
Der Unterschied zwischen herkmmlichen Daten und
elektronischen Dokumenten ergibt sich daraus, dass bei
letzteren Kopie und Original praktisch nicht zu unterscheiden sind. Insbesondere bei der Migration von Do-

Durch den Einsatz von oenen Standards wie zum Beispiel Grakformaten (TIFF, PNG, JFIF) oder freien Dokumentenformaten (XML, PDF/A, OpenDocument), die
als relativ langlebig betrachtet werden und deren Aufbau
entlich bekannt ist, sind die Zyklen, nach denen eine Information umformatiert werden muss, lnger. Die
Wahrscheinlichkeit, dass es in einigen Jahren noch Systeme und Programme gibt, die die Daten lesen knnen,
ist deutlich hher.
Um den Verlust von Daten durch die Alterung von Datentrgern zu verhindern, mssen die Daten regelmig innerhalb der garantierten Datensicherheitsdauer eines Mediums auf neue Datentrger kopiert werden. Dadurch
kann auch auf ein neues Trgerformat gewechselt werden, wenn das bisher genutzte durch die technische Weiterentwicklung obsolet geworden ist.

32
Die hohen Kosten, die durch diese Pege der Datenbestnde entstehen, haben allerdings zur Folge, dass nur
die wichtigsten Daten derart konserviert werden knnen.
Die Informationsut, die nicht zuletzt durch die neuen
digitalen Datenverarbeitungssysteme entsteht, verschrft
das Problem zustzlich. Der Anteil der langfristig gespeicherten Daten wird notwendigerweise relativ gering
sein, was an die Auswahl der gesicherten Informationen hohe Anforderungen stellt. Ein zustzliches Problem
entsteht durch das Auseinanderdriften des Verhltnisses
zwischen Datenvolumen und Bandbreite. Das Volumen
wchst deutlich schneller als die zur Verfgung stehende
Bandbreite, um Daten von einem Medium auf ein anderes zu berspielen.
Dies betrit nicht nur die Daten im staatlichen und kommerziellen Bereich. Auch im Privatbereich werden herkmmliche, oftmals langfristig lagerfhige Medien durch
leichter handhabbare digitale Medien ersetzt (Fotograen
und Negative durch digitale Bilder auf einer CD-ROM).
Fr die Langzeitarchivierung sind in Deutschland die
Pichtexemplarbibliotheken und die Archive zustndig.

8.4 Siehe auch


ArchiSig und ArchiSafe Deutsche Regierungsprojekte zur Langzeitarchivierung
Barbarastollen Grtes europisches Archiv zur
Langzeitarchivierung
Informationslebenszyklusmanagement
Internet Archive, Web-Archivierung
KEO Satellit als Zeitkapsel
Mikrolm Eine alternative und ltere Form der
Langzeitarchivierung
OPENARCHIVE Open Source Langzeitarchivsoftware
Langzeituntersuchung
Stein von Rosette Beispiel jahrhundertealter Langzeitarchivierung, moderner Verbesserungsversuch
im Rosetta-Projekt

8.5 Literatur
Heike Neuroth, Achim Owald, Regine Scheel,
Stefan Strathmann, Mathias Jehn: nestor Handbuch
Eine kleine Enzyklopdie der digitalen Langzeitarchivierung, Hlsbusch, Mai 2009, ISBN 3-94031748-9.

KAPITEL 8. LANGZEITARCHIVIERUNG
Ute Schwens, Hans Liegmann: Langzeitarchivierung
digitaler Ressourcen. In: Rainer Kuhlen, Thomas
Seeger, Dietmar Strauch (Hrsg.): Grundlagen der
praktischen Information und Dokumentation. 5.,
vllig neu gefasste Ausgabe. Mnchen: Saur, 2004.
Uwe M. Borgho, Peter Rdig, Jan Scheczyk, Lothar Schmitz: Langzeitarchivierung. Dpunkt Verlag,
2003 ISBN 3-89864-245-3.
Ralf Blittkowsky: Archivieren der Berechnungsformeln?. In Telepolis. Heise-Verlag 14. Februar 2004.
Georg Hohmann: Digitale Ewigkeit und virtuelle Museen. In: Telepolis. Heise-Verlag 30. Oktober 2003.
Ulrich Kampmeyer, Jrg Rogalla: Grundstze
der elektronischen Archivierung. VOI-Kompendium
Band 3. VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e. V., Darmstadt 1997, ISBN 3-93289803-6.
Roy Rosenzweig: Scarcity or Abundance? Preserving
the Past in a Digital Era. In: American Historical Review 108, 3. Juni 2003, S. 735762.
Guidelines for the Preservation of Digital Heritage.
UNESCO, March 2003.
Digital Preservation Tutorial. Cornell.
Helfer, Bernward & Lupprian, Karl-Ernst (Bearb.):
Dateiformate. Eigenschaften und Eignung fr die Archivierung elektronischer Unterlagen. Eine Handreichung fr Archivarinnen und Archivare. Wiesbaden
und Mnchen 2004.
Bundesamt fr Sicherheit in der Informationstechnik (Hrsg.), IT-Grundschutzhandbuch. (Hier: Abschnitt M 4.170: Auswahl geeigneter Datenformate fr die Archivierung von Dokumenten, Stand
2007).
[https//www.bsi.bund.de/cln_174/ContentBSI/
Publikationen/TechnischeRichtlinien/tr03125/
index_htm.html BSI Technische Richtlinie 03125:
Beweiswerterhaltung kryptographisch signierter
Dokumente.]
Digitale Archivierung von fotograschen Sammlungen Ein Grundlagenbericht der Uni Basel und des
Schweizerischen Kulturgterschutzes.
Katherine Skinner, Matt Schultz: A Guide to Distributed Digital Preservation (PDF, 156 S.; 3,1 MB),
Educopia Institute Atlanta, 2010, Lizenz: CC-BYNC-ND-3.0, ISBN 978-0-9826653-0-5.
Thorsten Wetzenstein: Digitale Langzeitarchivierung unter dem Aspekt des Access. Diplomarbeit.
Universitt Heidelberg. 2010.

8.7. EINZELNACHWEISE

8.6 Weblinks
Wikibooks: Langzeitarchivierung Lern- und
Lehrmaterialien
DigitalPreservationEurope (DPE)
NESTOR Kompetenznetzwerk zur Langzeitarchivierung digitaler Quellen in Deutschland
kopal Kooperativer Aufbau eines Langzeitarchivs
digitaler Informationen
Die Koordinationsstelle fr die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen des Schweizer
Archivarsverbandes u.a. mit Details zu Archivformaten

8.7 Einzelnachweise
[1] Ute Schwens, Hans Liegmann: Langzeitarchivierung digitaler Ressourcen. In: Rainer Kuhlen, Thomas Seeger, Dietmar Strauch (Hrsg.): Grundlagen der praktischen Information und Dokumentation. 5., vllig neu gefasste Ausgabe. Mnchen: Saur, 2004, S. 567.
[2] Archiv-DVDs im Langzeittest -c't-Archiv, 16/2008, Seite
116. In: heise.de. 2011-16-08, abgerufen am 20. Februar 2015.
[3] mp: Ein einheitlicher Standard fr die Flut digitaler Daten.
10. Mrz 2008, abgerufen am 27. Oktober 2012.
[4] Michael W. Gilbert: Digital Media Life Expectancy and
Care. www.oit.umass.edu. 1998. Archiviert vom Original
am 22. Dezember 2003. Abgerufen am 4. Januar 2011.
[5] Bit Rot. Software Preservation Society. 7. Mai 2009. Abgerufen am 4. Januar 2011.
[6] Google-Studie zur Ausfallursache von Festplatten. In: heise.de. 16. Februar 2007, abgerufen am 20. Februar 2015.
[7] Google Studie zur Haltbarkeit von Festplatten im Dauerbetrieb (Memento vom 13. Februar 2009 im Internet Archive) (PDF; 247 kB): Abschnitt 3.1, Figure 2(engl.)
[8] kfr: Festplatten & Flash-Speicher: Spa mit Risikopotenzial. In: speicherguide.de. 29. Juni 2006, abgerufen am 17.
September 2015.
[9] Haltbarkeit von Speichermedien: Wo Daten richtig liegen.
In: netzwelt.de. 22. April 2007, abgerufen am 20. Februar
2015.
[10] Henrik Stamm: MO-Technologie. 26. Mai 2001, abgerufen am 17. September 2015.
[11] Haltbarkeit von Speichermedien: Wo Daten richtig liegen.
In: netzwelt.de. 22. April 2007, abgerufen am 20. Februar
2015.
[12] Hartmut Gieselmann: DVDs im Langzeittest c't. In: heise.de. 21. Juli 2008, abgerufen am 20. Februar 2015.

33

[13] Uwe M. Borgho u.a.: Langzeitarchivierung. Methoden


zur Erhaltung digitaler Dokumente. dpunkt.-Verl., Heidelberg 2003, S. 21.

Kapitel 9

Enterprise-Content-Management
Enterprise-Content-Management (ECM) umfasst die
Methoden, Techniken und Werkzeuge zur Erfassung,
Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung
von Inhalten (Content) und Dokumenten zur Untersttzung organisatorischer Prozesse im Unternehmen.[1]
ECM fhrt strukturierte, schwach strukturierte und unstrukturierte Informationen zusammen.

schliet dabei herkmmliche Techniken wie InputManagement, Dokumentenmanagement, Collaboration,


Web-Content-Management, Workow, Business Process Management, Output-Management, Storage und
elektronische Archivierung ein.[3] ECM ist ein Teilgebiet
des Informationsmanagements und beschftigt sich vorrangig mit schwachstrukturierten oder unstrukturierten
Die Bezeichnung Enterprise-Content-Management ist ein Informationen, die[4]auch als Dokumente oder Content
bezeichnet werden.
modernes Kunstwort, das Produkte, Lsungen, einen
Markt und eine Branche beschreiben soll. Sie setzt sich Besonders das Internet vernderte den bisherigen
aus drei Einzelbegrien zusammen, die in dieser Kom- Dokument-Begri und die damit verbundenen Lsungsbination eine spezielle Bedeutung haben:
angebote. Man spricht modern von Content und den
dazugehrigen Systemen wie Content-Management,
Enterprise steht fr eine von allen Zugrisberech- Web-Content-Management oder Enterprise-Contenttigten einer Organisation nutzbare Lsung. Die Zu- Management. Dokument und Content haben eine
grisberechtigung kann in Lese- und Bearbeitungs- unterschiedliche Qualitt, man kann die Begrie nicht
synonym verwenden. Bei Content wird der geschlossene
privilegien dierenziert werden.
Charakter des elektronischen Dokumentes aufgelst.
beschreibende
Metadaten,
Content steht fr beliebige Inhalte in elektronischen Strukturinformationen,
Layouts werden getrennt vom eigentlichen Inhalt verSystemen.
waltet, damit der Inhalt in unterschiedlichsten Formen,
Management steht fr die Verwaltung, Verarbeitung fr unterschiedlichste Zwecke benutzt werden kann.
und Kontrolle von Systemen.
Enterprise-Content-Management selbst ist nur einer
der vielfltigen Begrie im Umfeld des ContentEs wurden mehrere Versuche unternommen, den Begri Managements. Enterprise-Content-Management hat den
Enterprise-Content-Management in die deutsche Sprache Anspruch, auch Web-Content-Management mit einzuzu bertragen, z. B. Unternehmenscontentverwaltung oder schlieen (siehe die einzelnen ECM-Komponenten). JeUnternehmensinhaltemanagement. Diese Versuche leiden doch muss man auch angesichts des allumfassenden Andarunter, dass sie selbst ungewohnte Begrisbildungen spruchs und der zahllosen Komponenten von Enterpriseund nicht abgegrenzte Anglizismen als Wortbestandteil Content-Management konstatieren, dass ECM allenfalls
beinhalten. Inzwischen hat sich der Begri Enterprise- als Vision, Strategie oder Bezeichnung einer Branche
Content-Management und das zugehrige Akronym ECM dienen kann eine geschlossene Systemlsung oder ein
einzelnes Produkt ist ECM nicht. Man kann daher ECM
im deutschen Sprachraum etabliert.
gleichbedeutend mit DRT Document Related Technologies oder DLM Dokumentlebenszyklusmanagement
(Document Lifecycle Management) nur als eine mg9.1 Denition
liche zusammenfassende Gruppenbezeichnung fr
die verschiedenen Techniken, Produktanstze und
Die anerkannte Denition des Akronyms ECM und Unternehmen positionieren.[5]
des Begries Enterprise-Content-Management stammt
Der Begri Enterprise-Content-Management beinhaltet
vom Branchenverband AIIM International: Enterprisedie Wortkombination Content-Management und berContent-Management umfasst die Technologien zur
schneidet sich so zugleich mit dem Anspruch von
Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und
Content-Management. Bevor man sich einer DenitiBereitstellung von Content und Dokumenten zur
on von ECM zuwenden kann, muss daher zunchst der
[2]
ECM
Untersttzung organisatorischer Prozesse.
34

9.3. MERKMALE

35

Begri Content-Management (CM) und die Abgren- Komponentenansatz, der in mehreren Schichten die
zung zum Web-Content-Management (WCM) betrachtet notwendige Infrastruktur fr beliebige Anwendunwerden.[6]
gen bereitstellt. Es positioniert sich als Middleware,
deren Dienste allen Anwendungen zur Verfgung
stehen. Wichtige Anwendungsschwerpunkte, die auf
Infrastrukturkomponenten von Enterprise-Content9.2 Anspruch
Management basieren, sind z. B.:[7]
ECM-Portal Browser-basierte, personalisierte Oberche zum Zugri auf Informationen aus unterschiedlichen internen und externen Quellen sowie
zur Ablsung bisheriger Host- und/oder ClientBenutzeroberchen.
ECM-Data/Document-Warehouse Agenten,
Middleware und Meta-Datenbanken zur Zusammenfhrung und Verdichtung von unstrukturierten
Informationen aus verschiedenen Quellen im
Unternehmen.
ECM-Workow Prozessgesteuerte Zusammenfhrung
und Nutzung von Informationen.
Enterprise-Content-Management: ECM Architektur. Quelle:
AIIM / PROJECT CONSULT 2003

ECM-Knowledge-Management Aufbereitung
von
strukturierten und unstrukturierten Informationen,
automatische Klassikation sowie Computer Based
Enterprise-Content-Management geht von dem Ansatz
Training (CBT).
aus, alle Informationen eines Unternehmens auf einer einheitlichen Plattform zur Nutzung intern, im
Partnerverbund und extern bereitzustellen (UniedFederated-Repository, Data-/ Document-/ Content- 9.3 Merkmale
Warehouse). ECM umfasst herkmmliche Informationstechniken wie Dokumentenmanagement, Know- Betrachtet man die Denitionen der unterschiedlichen
ledge Management (Wissensmanagement), Workow- Anwendungsbereiche von ECM und WCM, wird deutManagement, Archivierung, etc. und integriert die lich, dass die heute noch vorhandenen Unterschiede in
Host- und Client/Server-Welt mit Portal- und ande- den Systemkategorien nicht mehr lange aufrechterhalten
ren Internet-Techniken. Ziel von ECM ist, Daten- und werden knnen. Dies gilt fr die Produkte und die techniDokumentenredundanz zu vermeiden (jede Information schen Plattformen ebenso wie fr die Nutzungsmodelle.
existiert nur einmal), den Zugri einheitlich zu regeln, Was heute noch als reine Inhouse-Lsung genutzt wird,
unabhngig von Quelle und Nutzung beliebige Informa- soll morgen bereits dem Partner oder Kunden zugnglich
tionen bereitzustellen und als Dienst allen Anwendungen gemacht werden. Die Inhalte und Strukturen eines heutigleichfrmig zur Verfgung zu stellen.
gen, auf Auenwirkung ausgerichteten Web-Portals soll
ECM ist eine Basistechnologie von E-Business zur Be- morgen bereits die Plattform fr die interne Informatireitstellung der erforderlichen Informationen und Steue- onsbereitstellung sein.
rung der Prozesse.
ECM soll die Restriktionen bisheriger vertikaler AnwenMit dem Begri Enterprise-Content-Management wer- dungen und Insel-Architekturen berwinden. Der Anden daher Lsungen zusammengefasst, die zwar auch wender sieht im Prinzip nicht, dass er mit einer ECMInternet-Techniken benutzen, aber schwerpunktmig Lsung arbeitet. Fr die neue Welt web-basierter IT,
auf die Inhouse-Informationsbereitstellung zielen. L- die sich quasi als dritte Plattform neben herkmmlichen
sungsspektrum sind hier vorrangig Enterprise-Portale fr Host- und Client-/Server-Systemen etabliert, bietet ECM
B2B als Extranet und B2E als Intranet. Die Mehrzahl der die notwendige Infrastruktur. Fr die Einfhrung und
bisherigen Dokumenten-Management-, Groupware- und Nutzung von ECM spielt daher Enterprise Application
Workow-Anbieter, die ihre Architekturen noch nicht Integration (EAI) eine besondere Rolle.
vollstndig umgestellt haben und lediglich einen Web- Der Anspruch eines Enterprise-Content-ManagementServer vor ihre Anwendungen stellen, nden sich auch in Systems im Unterschied zu reinem Web-Contentdieser Kategorie wieder.
Management manifestiert sich nach Ulrich KampmeyEnterprise-Content-Management verfolgt dabei einen er, 2001, in drei wesentlichen Konzepten:[8]

36

KAPITEL 9. ENTERPRISE-CONTENT-MANAGEMENT

Enterprise Content Management Komponenten als


unabhngige Dienste: ECM soll Informationen unabhngig von der Quelle und unabhngig von der bentigten Nutzung verwalten. Die Funktion wird hier
als Dienst bereitgestellt, der von den verschiedensten
Anwendungen im Rahmen einer Serviceorientierten
Architektur (SOA)[9] genutzt werden kann. Der
Vorteil eines Dienstekonzeptes ist, dass fr jede
Funktion jeweils nur ein allgemeiner Dienst zur Verfgung steht und redundante, aufwendig zu pegende und teure Parallelitt gleicher Funktion vermieden wird.
Enterprise Content Management als einheitliches
Repository fr alle Typen von Informationen: ECM
soll als ContentWarehouse (bergreifend fr DataWarehouse und DocumentWarehouse) Informatio- Enterprise Content Management: ECM-Komponenten. Quelle:
nen des Unternehmens in einem einheitlich struk- AIIM / PROJECT CONSULT 2003
turierten Repository zusammenfhren. Aufwendige Redundanz und damit verbundene Probleme der
Verwaltung (Manage),
Konsistenz von Informationen werden berwunden.
Speicherung (Store),
Alle Anwendungen liefern ihren Content in einem
einheitlichen Repository ab, das wiederum allen
Ausgabe (Deliver) und
Anwendungen die bentigten Informationen bereitstellt.
Bewahrung (Preserve)
EAI Enterprise Application Integration verbindet
Dieses Modell orientiert sich an den fnf Leitbegrien
alle Komponenten: ECM ordnet sich so als eider Denition der AIIM International. Die bisherigen
ne Sammlung von Infrastrukturkomponenten in ein
klassischen Anwendungsfelder
Mehrschichtenmodell ein und umfasst alle DRT Document Related Technologies zur Handhabung, Er Document
Management
(DM,
DMS,
schlieung und Verwaltung schwach strukturierter
Dokumentenmanagement),
Daten. ECM Enterprise-Content-Management stellt
damit eine der notwendigen Basiskomponenten des
Collaboration (die Zusammenarbeit untersttzende
bergreifenden Anwendungsfeldes E-Business dar.
Systeme, Groupware),
Enterprise-Content-Management funktioniert dann
richtig, wenn der Anwender praktisch nichts davon
merkt. ECM-Techniken sind Infrastruktur, die als
nachgeordnete Dienste Fachanwendungen untersttzen.
ECM erhebt auch den Anspruch, alle Informationen
eines WCM mit zu verwalten und als universelles
Repository die Anforderungen der Archivierung mit
abzudecken.[10]

9.4 Komponenten
Fr ECM-Lsungen werden die unterschiedlichsten
Techniken und Komponenten kombiniert, die zum Teil
auch als eigenstndige Lsungen sinnvoll ohne den
Anspruch an ein unternehmensweites System nutzbar
sind.[11]

Web-Content-Management (WCM, CMS, einschlielich Portale),


Records Management (RM, Archiv- und Ablageverwaltungssysteme
mit
Nutzung
von
Langzeitspeichermedien) und
Workow / Business Process Management (BPM,
Vorgangsbearbeitung)
bilden
die
eigentlichen
Manage-Komponenten
(Verwaltungs- und Verarbeitungskomponenten), die
Capture, Store, Deliver und Preserve verbinden und
kombiniert oder alternativ eingesetzt werden knnen.

Whrend Document Management, Web-ContentManagement, Collaboration, Workow und Business


Process Management eher fr den dynamischen Teil des
Lebenszyklus von Information zustndig sind, ist die
Aufgabe des Records Management die Verwaltung nicht
Diese ECM-Komponenten und -Techniken lassen sich in mehr zu verndernder Information. ber allem schwebt
fnf Hauptkategorien einordnen:
die Nutzung der Information, sei es durch eigenstndige
Clienten der ECM-System-Komponenten oder sei es
Erfassung (Capture),
in Gestalt eines Enabling vorhandener Anwendungen

9.6. EINZELNACHWEISE
(Funktion wird in eine vorhandene Anwendung so integriert, so dass keine eigene Client-Oberche notwendig
ist), die auf die Funktionen der ECM-Dienste und die
gespeicherten Informationen zugreifen. Besonders durch
die Integration bestehender Techniken wird deutlich,
dass ECM nicht als eine neue Produktkategorie auftritt,
sondern sich als integrierende Kraft positioniert.[12]

37

9.6 Einzelnachweise
[1] AIIM international, erste Denition 2001, aktuell Version
von 2008.
[2] AIIM Association for Information and Image Management international, 2005, AIIM Webseite. Zur Entwicklung der Denition siehe auch deren Geschichte auf der
Diskussionsseite.

9.5 Siehe auch

[3] Siehe hierzu auch die einzelnen ECM-Komponenten im


Detail.

Detailseite zu den Komponenten von Enterprise Content Management Systemen

[4] Ulrich Kampmeyer: Dokumenten-Technologien Wohin


geht die Reise?. Hamburg, 2003a.

Enterprise-Content-Management-System
Kommerzielle und freie ECM Produkte
Enterprise-Content-Management-System#ECMSoftware
Andere thematisch zugehrige Seiten auf Wikipedia
Prozessmanagement
CompTIA CDIA+ Zertizierung
Content-Management
Content-Management-System (CMS)
Compliant Transaction Recording (CTR)
Digitalisierung

[5] Ulrich Kampmeyer: Enterprise-Content-Management


Zwischen Vision und Realitt. Hamburg 2003b. Enterprise Content Management - die unternehmensweite Informationsplattform der Zukunft"; freier Download PDF
[6] Folgender Abschnitt nach Kampmeyer, 2003a
[7] Kampmeyer, 2003a.
[8] Ulrich Kampmeyer, Enterprise Content Management
Herrscher ber Informationen. ComputerWoche, CWexktraKT, Mnchen, 24. September 2001
[9] Als der Begri ECM Middleware geprgt wurde, gab
es den Begri SOA Service orientierte Architektur noch
nicht. Diese Ableitung wurde spter dem originalen Zitat
hinzugefgt.
[10] Kampmeyer, 2001.
[11] Kampmeyer, 2003b.

Digital-Asset-Management (DAM)

[12] Ulrich Kampmeyer: ECM Enterprise ContentManagement. Hamburg 2006; freier Download PDF

Dokumentenmanagement (DM Document Management oder EDM Electronic Document Management)

9.7 Literatur

Dokumenten-Technologien
Dokumentlebenszyklusmanagement (DLM Document Lifecycle Management)
Elektronische Archivierung (Digital Preservation)
Groupware
Informationslebenszyklusmanagement (ILM Information Lifecycle Management)
Informationslogistik
Informationsmanagement
Langzeitarchivierung (Preservation)
Output Management
Wissensmanagement (KM Knowledge Management)
Workow-Management

Enterprise Content Management unternehmensweite Informationsplattform der Zukunft. IT-Research


Strategic Bulletin, Sauerlach, 2003, ISBN 3936052-24-7.
Ulrich Kampmeyer: Dokumenten-Technologien:
Wohin geht die Reise?. Hamburg, 2003 (a), ISBN 39806756-4-5.
ders.: ECM Enterprise Content Management. Hamburg 2006, ISBN 3-936534-09-8. PDF.
ders.: Enterprise Content Management Herrscher
ber Informationen. Computerwoche Extra, 24.
September 2001.
ders.: Enterprise Content Management Zwischen
Vision und Realitt. PDF Hamburg, 2003 (b).
Renate Karl: dsk Studie: ECM/BPM Edition. Teil
1+2, dsk Beratungs-GmbH, Pfaenhofen, 2006.

38
Nicole Scheidegger, Pascal Sieber, Heiner Grter,
Simon Scheurer, Roger Gomol, Thomas Frey: Enterprise Content-Management: Von der Vision zur
Realitt. Dr. Pascal Sieber & Partners AG, 2004.
Hans-Peter Frschle, Siegfried Reich (Hrsg.): Enterprise Content Management, dpunkt.verlag 2007,
ISBN 978-3-89864-456-3
Martin Bhn, Michael Schiklang: Enterprise Content Management, Oxygon Verlag 2008, ISBN 9783-937818-35-1
Stefan Otto Sorg: Wegweiser fr Manager: Das papierarme Bro. ISBN 978-3-00-026672-0
Wolfgang Riggert: ECM Enterprise Content Management Konzepte und Techniken rund um Dokumente,
Vieweg+Teubner 2009, ISBN 978-3-8348-0841-7

9.8 Weblinks
Verbnde
AIIM Seite des internationalen Dachverbandes fr
ECM Enterprise Content Management (englisch),
Herkunft der Denition von ECM
BITKOM Seite des Kompetenzbereich ECM im
Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.V., Sprachrohr der
ECM-Branche
VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e.V., deutscher Fachverband zu ECM
Anbieter

Linkkatalog zum Thema Dokumentenmanagement


bei DMOZ

KAPITEL 9. ENTERPRISE-CONTENT-MANAGEMENT

Kapitel 10

Enterprise-Content-Management-System
Web Content Management (WCM, WCMS, einschlielich Portal)

Fr Enterprise-Content-Management-Systeme (ECMS)
werden die unterschiedlichsten ECM-Komponenten und
-Techniken kombiniert, die zum Teil auch als eigenstndige Lsungen sinnvoll nutzbar sind ohne den Anspruch an ein unternehmensweites System.[1] Die ECMKomponenten und -Techniken lassen sich nach der
Denition[2] des Dachverbandes AIIM international[3] in
fnf Hauptkomponenten einordnen[4] :

Records Management (RM, Schriftgut- und Ablageverwaltung)


Workow / Business-Process-Management (BPM,
Vorgangsbearbeitung)

10.1 Komponenten von Enterprise


Content Management (ECM)
ECM-Systeme werden als einzelne Programm-Module,
Komponenten, Subsysteme, Baukasten, geschlossene
Komplettlsung oder integriert als Suite angeboten.[5]
Der Umfang von Enterprise Content Management und
die Zusammenstellung der Komponenten kann variieren
und wurde bereits mehrfach erweitert.[6] Im Sinne einer
Serviceorientierten Architektur werden die Komponenten meistens als Dienste aufgefasst.

10.1.1 Capture (Erfassung)


Enterprise Content Management: ECM-Komponenten. Quelle:
AIIM / PROJECT CONSULT 2003

Erfassung (Capture)
Verwaltung (Manage)
Speicherung (Store)
Bewahrung (Preserve)
Ausgabe (Deliver)
Die Manage-Komponente umfasst die fnf Unterkomponenten:
Document
Management
Dokumentenmanagement)

(DM,

DMS,

ECM-Komponenten: Capture. Quelle: AIIM / PROJECT CONSULT 2003

Collaboration (die Zusammenarbeit untersttzende Die Kategorie Capture beinhaltet Funktionalitt und
Systeme, Groupware)
Komponenten zur Erstellung, Erfassung, Aufbereitung
39

40

KAPITEL 10. ENTERPRISE-CONTENT-MANAGEMENT-SYSTEM

und Verarbeitung von analogen und elektronischen In- Texterkennung (Optical Character Recognition, OCR)
formationen. Es sind mehrere Stufen und Techniken unHierbei werden die Bildinformationen in maschiterschieden, von der einfachen Erfassung der Informatinenlesbare Zeichen umgesetzt. OCR wird fr
Maschinenschrift eingesetzt.
on bis zur komplexen Aufbereitung durch eine automatische Klassikation. Die Capture-Komponenten werden
auch hug als Input-Komponenten zusammengefasst
Bildbearbeitung
und als Input Management bezeichnet.
Manuell erzeugte und gescannte Informationen
Bei der manuellen Erfassung knnen alle Formen von
Informationen vorkommen, von Papierdokumenten,
E-Mails,
elektronischen
Oce-Dokumenten,
Vordrucken,
Multimedia-Objekten,
digitalisierter
Sprache und Video bis zum Mikrolm. Die Erfassung
von papiergebundenen Dokumenten und Filmaufnahmen
bezeichnet man als Scannen.

Bildbearbeitungstechniken von Document Imaging dienen nicht nur der Anzeige von gescannten Bildern
(Faksimiles), sondern ermglichen auch die Verbesserung der Lesbarkeit fr die Erfassung. Funktionen wie
Despeckling, das Entfernen von isolierten Bildpunkten oder das Adjustment, das Geradercken von schief
eingezogenen Vorlagen, verbessern die Ergebnisse der
Erkennung. Document-Imaging-Funktionen werden im
Erfassungsprozess nach dem Scannen oder Empfang von
digitalen Faxbermittlungen bei der Qualittskontrolle
eingesetzt.

Maschinell erzeugte und automatisch erfasste Informationen


Formularverarbeitung
Bei der teilautomatischen oder automatischen Erfassung
knnen EDI- oder XML-Dokumente, kaufmnnische
und ERP-Anwendungen oder bestehende Fachanwendungssysteme die Quelle fr die Erfassung sein. Die automatische bernahme von Daten erfolgt in der Regel im
sogenannten COLD-Verfahren.

Bei der Erfassung von Formularen werden heute noch


zwei Gruppen von Techniken unterschieden, obwohl der
Informationsinhalt und der Charakter der Dokumente
gleich sein kann:

Forms Processing (Vordruckverarbeitung) Das


Forms Processing bezeichnet die Erfassung von
Techniken zur Be- und Verarbeitung erfasster Inforindustriell oder individuell gedruckten Vordrucken
mationen
mittels Scannen. Hierbei kommen anschlieend
hug Erkennungstechniken zum Einsatz, da gut
Zur Verarbeitung von gescannten Faksimiles
gestaltete Vordrucke eine weitgehend automatische
(Bildverarbeitung) werden verschiedene ErkennungsVerarbeitung ermglichen.
techniken (Recognition, Mustererkennung) eingesetzt.
Zu Ihnen gehren:
E-Forms / Web-Forms (Verarbeitung elektronischer Formulare)
Bei der Erfassung elektronischer Formulare ist eine
automatische Verarbeitung mglich, wenn Layout,
Barcode Aufgebrachte Barcodes beim Versenden von
Struktur, Logik und Inhalte dem Erfassungssystem
Vordrucken knnen beim Einlesen der Rcklufer
bekannt sind.
automatisiert erkannt und zugeordnet werden.
Handschrifterkennung (Handprint Character Recognition, HCR)
Die Erkennung von Handschriften ist eine Weiter- COLD/ERM
entwicklung von OCR, die jedoch bei Flietexten
immer noch nicht zufriedenstellende Ergebnisse COLD/ERM sind Verfahren zur automatisierten Verarliefert. Beim Auslesen von denierten Feldinhalten beitung von strukturierten Eingangsdateien. Der Begri
ist die Methode doch bereits sehr sicher.
COLD steht fr Computer Output on LaserDisk und hat
ICR (Intelligent Character Recognition) ICR ist eine sich gehalten, obwohl das Medium LaserDisk seit JahWeiterentwicklung von OCR und HCR, die die ren nicht mehr am Markt ist. Das Akronym ERM steht
Qualitt der ausgelesenen Ergebnisse durch Verglei- fr Enterprise Report Management. In beiden Fllen geht
che, logische Zusammenhnge, Abgleich mit Refe- es darum, angelieferte Ausgabedateien auf Basis vorhandener Strukturinformationen so aufzubereiten, dass
renzlisten oder Prftabellen verbessert.
sie unabhngig vom erzeugenden System indiziert und
Optical Mark Recognition (OMR) OMR, z. B. fr an eine Speicherkomponente wie eine dynamische AblaStrichcode, liest mit hoher Sicherheit spezielle Mar- ge (Store) oder ein Archiv (Preserve) bergeben werden
kierungen in vordenierten Feldern aus und hat sich knnen. Die Aggregation stellt einen Kombinationsbei Fragenbogenaktionen und anderen Vordrucken prozess von Dateneingaben verschiedener Erstellungs-,
bewhrt.
Erfassungs- und zuliefernden Anwendungen dar. Zweck

10.1. KOMPONENTEN VON ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT (ECM)

41

ist die Zusammenfhrung und Vereinheitlichung von Informationen aus unterschiedlichen Quellen, um sie strukturiert und einheitlich formatiert an die Speicher- und Bearbeitungssysteme zu bergeben.
Komponenten zur inhaltlichen Erschlieung erfasster Informationen
Fr die Weiterleitung und inhaltliche Erschlieung kommen in den Systemen weitere Indizierungs-, Routing- und
Klassikations-Komponenten hinzu, die die erfassten und
digital vorliegenden Informationen aufbereiten und um
beschreibende Merkmale ergnzen. Hierzu gehren:
Categorization (automatische Klassikation oder
Kategorisierung)
Auf Basis der in den elektronischen Informationsobjekten, seien es per OCR gewandelte Faksimiles, ECM-Komponenten: Manage-Komponenten. Quelle: AIIM /
Oce-Dateien oder Ausgabedateien, enthaltenen PROJECT CONSULT 2003
Informationen knnen Programme zur automatischen Klassikation selbststndig Index-,
Berechtigungssysteme zur Zugrisabsicherung und
Zuordnungs- und Weiterleitungsdaten extrahieren.
zum Schutz von Informationen sowie
Solche Systeme knnen auf Basis vordenier Datenbanken fr die Verwaltung und das Wiederter Kriterien oder selbstlernend Informationen
aunden (Information Retrieval).
auswerten.
Indexing (manuelle Indizierung, Indexierung)
Anders als im Deutschen beschrnkt sich im
Angloamerikanischen der Begri Indexing auf
die manuelle Vergabe von Indexattributen, die in
der Datenbank von einer Manage-Komponente
fr Verwaltung und Zugri auf die Informationen
benutzt wird. Im Deutschen werden hier auch
Begrie wie Indizieren, Attributieren oder
Verschlagworten benutzt.

Ziel eines geschlossenen ECM-Systems ist dabei, diese


beiden Komponenten nur einmal bergreifend fr
alle Manage-Lsungen wie Document-Management,
Collaboration, Web-Content-Management, RecordsManagement
und
Workow-/Business-ProcessManagement als Dienste bereitzustellen. Zur Verbindung
der unterschiedlichen Manage-Komponenten sollte
diese ber standardisierte Schnittstellen und sichere
Transaktionsprozesse bei der Kommunikation zwischen
Input-Designs (Eigenschaften beschreibende Prole, den Komponenten verfgen.
Erfassungsmasken)
Sowohl die automatische als auch die manuelle
Attributierung kann durch hinterlegte Prole DM Document Management (Dokumentenmanageerleichtert und verbessert werden. Solche Prole ment)
knnen z. B. Dokumentenklassen beschreiben, die
die Anzahl der mglichen Indexwerte beschrnken Unter Document Management ist hier nicht die Branoder bestimmte Kriterien automatisch vergeben. chenbezeichnung DMS zu verstehen, sondern die
im klassischen oder
Input Designs schliet auch die Eingabemasken und Dokumentenmanagementsysteme
[7]
Die
Aufgabe
dieser
Systeme ist es,
engeren
Sinn.
deren Logik bei der manuellen Indizierung ein.
den Lebenszyklus der Dokumente von der Entstehung
bis zur Langzeitarchivierung zu kontrollieren. Zum DoZiel aller Capture-Komponenten ist, die erfassten In- cument Management gehren unter anderem folgende
formationen zur Weiterbearbeitung oder Archivierung Funktionen:
den Manage-Komponenten bereitzustellen.

10.1.2

Manage (Verwaltung, Bearbeitung,


Nutzung)

Die Manage-Komponenten dienen zur Verwaltung, Bearbeitung und Nutzung der Informationen. Sie besitzen
hierfr

Checkin/Checkout zur Kontrolle der Konsistenz der


gespeicherten Informationen
Suchen und Navigieren zum Aunden von Informationen und zugehrigen Informationskontexten
Versionsmanagement zur Kontrolle unterschiedlicher Stnde gleicher Information mit Versionen, Re-

42

KAPITEL 10. ENTERPRISE-CONTENT-MANAGEMENT-SYSTEM


Groupware entwickelt haben, geht weiter und schliet
auch Anwendungsgebiete des Wissensmanagements mit
ein. Zur Collaboration gehren unter anderem folgende
Funktionen:
Gemeinsam nutzbare Informationsbasen
Gemeinsames, gleichzeitiges und kontrolliertes Bearbeiten von Informationen
Integration von Informationen aus anderen Anwendungen im Kontext der gemeinsamen Informationsbearbeitung
Kommunikationsanwendungen
Conferencing

wie

Video-

ECM-Komponenten: Document Management. Quelle: AIIM /


PROJECT CONSULT 2003

Verwaltungskomponenten wie Whiteboards fr Ideensammlungen, Terminplne, Projektmanagement


und andere

visionen und Renditionen (gleiche Information in einem unterschiedlichen Format)

Wissensbasen ber Fertigkeiten, Ressourcen und


Hintergrunddaten fr die gemeinsame Bearbeitung
von Informationen

Visualisierung zur Anzeige von Informationen in


Strukturen wie virtuellen Akten, Verzeichnissen und
Web-Content-Management (WCM)
bersichten
Die Funktionen des Document Management berschneiden sich jedoch zunehmend mit denen der anderen ECMManage-Komponenten, mit der immer weiter ausgreifenden Funktionalitt von Oce-Anwendungen[8] mit
den Eigenschaften von Library-Services zur speichertechnischen Verwaltung der Informationen (siehe unten) und durch die Integration weiterer DokumentenTechnologien.
Collaboration (Zusammenarbeit, kollaborative Systeme, Groupware)

ECM-Komponenten: Web Content Management. Quelle: AIIM /


PROJECT CONSULT 2003

Enterprise-Content-Management schliet Web-ContentManagement


(Web-Content-Management-Systeme
WCMS) ein. Die Bereitstellung von Inhalten im Internet
und Extranet oder auf einem Portal sollte nur eine ber
die Berechtigungen und Informationsspeicherung gesteuerte Darstellung bereits vorhandener Informationen
im Unternehmen sein. Zum Web-Content-Management
gehren unter anderem folgende Funktionen:

ECM-Komponenten: Collaboration. Quelle: AIIM / PROJECT


CONSULT 2003

Automatische Konvertierung fr unterschiedliche


Anzeigeformate, personalisierte Anzeigen und Versionierung

Collaboration bedeutet eigentlich nur Zusammenarbeit. Der Anspruch dieser Lsungen, die sich aus der

Bereitstellung und Verwaltung der Informationen


fr die Web-Prsentation

10.1. KOMPONENTEN VON ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT (ECM)

43

Erstellung neuer oder Aufbereitung vorhandener Information in einem kontrollierten Erstellungs- und
Verentlichungsprozess

Thesaurus- oder kontrollierter Wortschatz-gesttzte


eindeutige Indizierung und Klassizierung von Informationen

Sichere Trennung des Zugris auf entliche und


nicht-entliche Informationen

Verwaltung von Aufbewahrungsfristen (Retention


Schedules) und Vernichtungsfristen (Deletion Schedules)

Visualisierung fr die Prsentation mit InternetMitteln (Browser-Darstellung, HTML, XML u. a.)

Workow (Wf) / Business-Process-Management


(BPM, Vorgangsbearbeitung)
Records-Management
(Schriftgutverwaltung,
Ablage- und Archivverwaltung)

ECM-Komponenten: Records Management. Quelle: AIIM / PROJECT CONSULT 2003

ECM-Komponenten: Workow / Business Process Management.


Quelle: AIIM / PROJECT CONSULT 2003

Anders als bei den traditionellen elektronischen Archivsystemen bezeichnet Records-Management (RM; elektronische Schriftgutverwaltung, Electronic Records Management, ERM) die reine Verwaltung von Records, wichtigen aufbewahrungspichtigen oder aufbewahrungswrdigen Informationen. Records-Management ist
durch die ISO 15489 normiert und in Europa durch
den MoReq-Standard speziziert. Schriftgutverwaltung
ist Speichermedien-unabhngig und kann z. B. auch die
nicht in elektronischen Systemen gespeicherten Informationen mitverwalten. Zur elektronischen Schriftgutverwaltung (ERM) gehren unter anderem folgende Funktionen:

Der deutsche Begri Vorgangsbearbeitung trit weder


den Begri Workow noch den Begri Business Process
Management (BPM) eindeutig.

Abbildung von Aktenplnen und anderen strukturierten Verzeichnissen zur geordneten Ablage von
Informationen (z. B. in einer Registratur (Akten)anwendung)
Nutzung international, branchenspezisch oder
zumindest
unternehmensweit
standardisierter
Metadaten zur eindeutigen Identizierung und
Beschreibung der gespeicherten Informationen

Bei Workow unterscheidet man verschiedene Typen, so


z. B. den
ad-hoc-Workow, bei dem der Anwender selbst
zur Laufzeit den Ablauf des Prozesses vorgibt, und
den
Production Workow, der auf Basis vordenierter
Ablufe die Prozesse steuert und kontrolliert.
Workow-Lsungen knnen als
Workow-Anwendung mit eigenstndigem Clienten realisiert werden, mit dem Anwender hauptschlich arbeitet, oder aber in Gestalt einer
Workow Engine, die als Dienst im Untergrund
der Systeme den Informations- und Datenuss steuert, ohne dass hierfr ein eigener Client erforderlich
ist.

Schutz von Informationen entsprechend ihren Eigenschaften, z. T. bis auf einzelne Inhaltskompo- Zum Workow-Management gehren unter anderem folgende Funktionen:
nenten in Dokumenten

44
Abbildung
von
AblaufAufbauorganisationsstrukturen

KAPITEL 10. ENTERPRISE-CONTENT-MANAGEMENT-SYSTEM


und

Design-Werkzeuge
zur
Gestaltung
und
Anzeige
von
Prozessen
(siehe
z.
B.
Geschftsprozessmodellierung)
Einbindung von Bearbeitungswerkzeugen fr Daten (z. B. Fachanwendungen) und Dokumente (z. B.
Oce-Produkte)
Empfangen, Verwalten, Visualisieren und Weiterleiten von zusammenhngenden Informationen mit
zugehrigen Dokumenten oder Daten
Kontrolle und Dokumentation der Bearbeitungsstnde, Laufwege und Ergebnisse
Ziel beim Einsatz ist weitgehende Automatisierung von ECM-Komponenten: Store. Quelle: AIIM / PROJECT CONSULT
Prozessen mit Einbindung aller notwendigen Ressourcen 2003
Paralleles und sequentielles Bearbeiten von VorgnSpeicherorte, Library Services als Verwaltungskomgen einschlielich Mitzeichnung der Bearbeitung
ponente fr die Speicherorte, und Technologies als
Wiedervorlage, Fristen, Delegation und andere Ver- unterschiedliche Speichertechniken. Ebenfalls zu diesen
Infrastruktur-Komponenten, die z. T. wie das Filesyswaltungsfunktionalitt.
tem auf Betriebssystemebene angesiedelt sind, gehren
Business-Process-Management (BPM) geht in seinem die Sicherheitstechniken, die unten im Abschnitt DeAnspruch noch einen Schritt weiter als Workow.[9] BPM liver behandelt werden. Die Sicherheitstechniken sind
strebt die vollstndige Integration aller betroenen An- einschlielich des Berechtigungssystems als bergreifenwendungen in einem Unternehmen mit Kontrolle der de Komponente einer ECM-Lsung zu betrachten.
Prozesse und Zusammenfhrung aller bentigten Informationen an. Zu BPM gehren unter anderem folgende Repositories (Speicherorte, Datenspeichersysteme)
Funktionen:
Zu den mglichen Repositories eines ECM, die auch
Business-Intelligence (BI) mit hinterlegten Regel- kombiniert eingesetzt werden knnen, gehren unter anwerken, Integration von InformationWarehouses derem:
und den Anwender bei seiner fachlichen Ttigkeit
untersttzenden Hilfsprogrammen
Content-Management-System An dieser Stelle ist das
eigentliche Speichersystem fr den Content ge Enterprise Application Integration (EAI) zur Vermeint, bei dem es sich um eine Datenbank oder ein
bindung verschiedener Anwendungen
spezialisiertes eigenstndiges Speichersystem han Prozess- und Datenkontrolle auf Server-Ebene
deln kann.
Vollstndige Workow-Funktionalitt

Data-Warehouses Data-Warehouses sind datenbankbasierte, komplexe Speichersysteme, die Informationen aus unterschiedlichsten Quellen referenzieren
10.1.3 Store (Speichern)
oder direkt bereitstellen. Sie knnen auch mit einem
globaleren Anspruch als Document-Warehouse oder
Die Store-Komponenten dienen zur temporren SpeiInformation-Warehouse konzipiert sein.
cherung von Informationen, die nicht archivierungswrdig oder archivierungspichtig sind. Auch wenn Me- Dateisystem Das Dateisystem wird vorrangig zur temporren Zwischenspeicherung, so. z. B. Eingangsdien zum Einsatz kommen, die fr eine langzeitige
und Ausgangs-Caches benutzt. Ziel von ECM ist
Archivierung geeignet sind, ist der Store von der Prees, das Dateisystem von Informationen zu entservation durch die Aufbewahrungsstrategie abgegrenzt.
lasten und diese durch Manage-, Store- und
Im deutschen Sprachgebrauch sind diese KomponenPreservation-Techniken allgemein verfgbar beten mit der Ablage im Unterschied zum Archiv
[10]
reitzustellen.
gleichzusetzen.
Die aufgefhrten Store-Komponenten lassen sich drei Datenbanken Zum einen dienen Datenbanken zur Verunterschiedlichen Bereichen zuordnen, Repositories als
waltung der Zugrisinformationen. Sie knnen aber

10.1. KOMPONENTEN VON ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT (ECM)

45

auch direkt zur Speicherung von Dokumenten, Con- Information und ber Vernderungen an den Informatiotent oder Media Assets benutzt werden.
nen, die im Angloamerikanischen als Audit-Trail bezeichnet werden. Fr solche intelligenten Speicherverwaltungssysteme hat sich inzwischen der Begri ILM
Library-Services (Informationsverwaltungsdienste) Information-Lifecycle-Management eingebrgert.
Library-Services haben nur im bertragenen Sinn mit
Bibliotheken zu tun. Sie sind die systemnahen Verwaltungskomponenten, mit denen der Zugri auf die Informationen realisiert wird. Der Library-Service ist letztlich
fr den Empfang und die Speicherung der Informationen aus den Capture- und den Manage-Komponenten
verantwortlich. Er verwaltet gleichermaen die Speicherorte in der dynamischen Ablage, dem eigentlichen
Store, und im Langzeitarchiv, der Kategorie Preserve. Der Speicherort wird dabei lediglich durch die Eigenschaften und Klassenzugehrigkeit der zu speichernden Information bestimmt. Der Library-Service arbeitet
mit der Datenbank der Manage-Komponenten zusammen. Hierdurch werden die notwendigen Information Retrieval Funktionen
Search (Suche) und
Retrieval (Wiedernden, Wiederbereitstellen)
bedient. Whrend die Datenbank keine Kenntnis ber den
physischen Speicherort eines Objektes hat, verwaltet der
Library Service
Online-Speicher (Daten und Dokumente im direkten Zugri),
Nearline-Speicher (Daten und Dokumente auf einem Medium, das sich im Zugri des Laufwerks
bendet, aber z. B. erst durch eine Robotik eingelegt werden muss) und
Oine-Speicher (Daten und Dokumente auf einem
Medium, das ausgelagert wurde und nicht im automatisierten Zugri eines Systems bendet).

Speichertechniken
Fr die Speicherung der Informationen knnen je nach
Anwendungszweck und Systemumgebung sehr unterschiedliche Speichertechnologien und Medien zum Einsatz kommen.
Mehrmals beschreibbare magnetische OnlineSpeicher. Hierzu gehren Festplatten als RAID
(Redundant Array of Independent Disks)
Festplattensubsystem am Server, SAN (Storage Area Networks) als Speicherinfrastruktur oder
NAS (Network Attached Storage) direkt in Netzwerken zugnglich gemachte Speicherbereiche.
Magnetbnder in automatisierten Speichereinheiten
wie Tape-Libraries dienen eher wie DAT-Bnder
in kleineren Umgebungen der Datensicherung und
nicht zum Online-Zugri.
Digital Optical Disk (digitale optische Speichermedien) wie CD (CD-R einmal beschreibbare Compact Disk, CD/RW mehrmals beschreibbare Compact Disk), DVD (Digital Versatile Disk), MO (Magneto Optical), UDO (Ultra Density Optical) und
andere knnen zur Sicherung und zur Verteilung
aber auch in Jukeboxen als Online-Speicher (Plattenwechselautomaten) eingesetzt werden.

10.1.4 Preserve (Erhalten, Bewahren, Archivieren)

Hierfr kommen Speichermanagementsysteme und HSM


hierarchisches Speichermanagement zum Einsatz.
Sofern nicht ein bergelagertes Dokumentenmanagementsystem die Funktionalitt bereitstellt, muss der
Library-Service ein
Versionsmanagement zur Kontrolle unterschiedlicher Stnde der Information, und
Checkin/Checkout fr die kontrollierte Bereitstellung der Information
besitzen.
Eine wichtige Funktion des Library-Services ist die Er- ECM-Komponenten: Preserve. Quelle: AIIM / PROJECT CONzeugung von Protokollen und Journalen zur Nutzung der SULT 2003

46

KAPITEL 10. ENTERPRISE-CONTENT-MANAGEMENT-SYSTEM

Die Preserve-Komponenten von ECM dienen der lang Papier ist als Langzeitspeicher von Informationen
zeitig stabilen, statischen und unvernderbaren Aufbeebenfalls weiterhin zu bercksichtigen, da die Aufwahrung und Sicherung von Informationen. Im deutschzeichnung migrationsfrei ist und ohne Hilfsmittel
sprachigen Raum ist dies das Anwendungsfeld der
gelesen werden kann. Ebenso wie beim Mikrolm
elektronischen Langzeitarchivierung. Letztere besitzt
handelt es sich aber nur um die Sicherung originr
aber wesentlich mehr Funktionalitt als unter Preelektronischer Information.
serve (Preservation; Digital Preservation) subsumiert.
Elektronische Archivsysteme sind meistens eine Kombination aus Verwaltungssoftware wie Records Manage- Migration
ment, Imaging oder Document Management, Library Services (IRS Information Retrieval Systeme) und Entscheidend bei der elektronischen Archivierung und
bei allen Langzeitspeichersystemen ist die rechtzeiSpeicher-Subsystemen.
tige Einplanung und regelmige Durchfhrung von
Nicht nur elektronische Medien eignen sich zur langfris- Migrationen um die Information in sich verndernden
tigen Aufbewahrung. Zur reinen Sicherung von Informa- technischen Umgebungen verfgbar zu halten. Dieser
tionen ist weiterhin Mikrolm geeignet, der inzwischen kontinuierliche Prozess wird nach Kampmeyer auch
in hybriden Systemen mit elektronischen Medien und da- Continuous Migration genannt[11] .
tenbankgesttztem Zugri eingesetzt werden kann.
Die Aussonderung nicht mehr bentigter, ungltig gewordener oder zu lschender Informationen wird auch 10.1.5
Kassation genannt.

Deliver (Liefern, Bereitstellen, Ausgeben)

Speichertechniken
Zu den Preserve-Speichersystem-Komponenten gehren unter anderem:
WORM (Write Once Read Many) rotierende digital optische Speichermedien, zu denen die klassischen WORM in einer Schutzhlle in 5 - oder 3
-Technik ebenso wie CD-R und DVD-R gehren. Die Aufzeichnungstechniken der Medien, die
in Jukeboxen fr einen Online- und automatisierten
Nearline-Zugri bereitgestellt werden, sind unterschiedlich.
WORM-Tape
(Magnetband
mit
WORMEigenschaften) wird in speziellen Laufwerken
eingesetzt, die mit besonders abgesicherten Bndern bei ordnungsgemem Betrieb hnliche
Sicherheit wie ein traditionelles WORM Medium
erreichen knnen.
Content-Addressed Storage (CAS) magnetische
Festplattenspeicher die durch spezielle Software gegen berschreiben, Lschen und Verndern wie ein
WORM-Medium geschtzt sind
Network Attached Storage (NAS) / Storage Area
Network (SAN) knnen ebenfalls eingesetzt werden, wenn sie die Bedingungen der Revisionssicherheit mit unvernderbarer Speicherung, Schutz vor
Manipulationen und Lschen etc. erfllen.

ECM-Komponenten: Deliver. Quelle: AIIM / PROJECT CONSULT 2003

Die Deliver-Komponenten von ECM dienen zur Bereitstellung der Informationen aus den Manage-, Storeund Preserve-Komponenten. Sie beinhalten aber auch
Funktionen, die wiederum fr die Eingabe von Informationen in Systeme (z. B. Informationsbergabe
auf Medien oder Erzeugung formatierter Ausgabedateien) oder fr die Aufbereitung von Informationen (z.
B. Konvertierung oder Kompression) fr die Storeund Preserve-Komponenten. Da die Sicht auf das
AIIM-Komponentenmodell funktional zusammengestellt
ist und nicht als Architektur gesehen werden darf, ist
die Zuordnung dieser und anderer Komponenten hier
zulssig. Die Funktionalitt in der Kategorie Deliver
wird auch als Output bezeichnet und unter dem Begri
Output Management zusammengefasst.

Mikrolm (Mikroform nach DIN) kann als Sicherungsmedium eingesetzt werden, wenn die Informationen nicht mehr in der Nutzung sind und keine ma- Die Deliver-Kategorie umfasst drei Gruppen von Funktionen und Medien: Transformation Technologies, Seschinelle Auswertbarkeit gefordert ist.

10.1. KOMPONENTEN VON ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT (ECM)


curity Technologies und Distribution. Transformation
und Sicherheit gehren als Dienste auf eine MiddlewareEbene und sollten allen ECM-Komponenten gleichermaen zur Verfgung stehen. Aufgabe der verschiedenen Deliver-Komponenten ist die Information immer
fr den Empfnger optimal aufbereitet zur Verfgung zu
stellen und die Nutzung mglichst zu kontrollieren.
Fr die Ausgabe sind zunchst zwei Funktionen wichtig:
Layout/Design mit Werkzeugen zur Gestaltung und
Formatierung der Ausgaben und
Publishing, Anwendungen zur Bereitstellung der Informationen fr die Distribution und Publikation.
Transformation Technologies
Techniken, Umwandlung)

(Transformations-

Transformationen sollten immer verlustfrei, kontrolliert


und nachvollziehbar ablaufen. Hierfr kommen Dienste
im Hintergrund zum Einsatz, die sich dem Endanwender in der Regel nicht zeigen. Zu den TransformationsTechniken werden unter anderem gerechnet:

47

Formate zu erzeugen, und andererseits um Informationen unterschiedlichen Formates wieder anzuzeigen und auszugeben.
Compression (Kompression, Komprimierung) wird
benutzt, um den Speicherplatzbedarf fr bildhafte
Informationen zu reduzieren. Fr s/w wird hier auf
das ITU-Verfahren (CCITT) fr TIFF und fr Farbbilder auf JPEG2000 zurckgegrien. Mit ZIPVerfahren knnen auch beliebige Dateien fr die
Datenbermittlung komprimiert werden.
Syndication dient zur Bereitstellung von Content
(Inhalt) in unterschiedlichen Formaten, Selektionen
und Aufbereitungsformen im Umfeld des Content
Management. Durch Syndication kann der gleiche
Inhalt mehrfach in verschiedener Form und fr verschiedene Anwendungszwecke genutzt werden.
Security Technologies (Sicherheitstechniken)

Die Sicherheitstechniken gehren zu den Querschnittfunktionen, die allen ECM-Komponenten als Dienste zur
Verfgung stehen. So kommen elektronische Signaturen
nicht nur bei der Versendung von Dokumenten zum Einsatz sondern knnen auch bei der Erfassung, beim Scan COLD / ERM ist hier im Gegensatz zur Capture- nen bentigt werden, um die Vollstndigkeit der ErfasKomponente als Aufbereitung von Daten von Aus- sung zu dokumentieren.
gaben fr Verteilung, Druck und bergabe an das
Archiv zu sehen. Typische Anwendungen sind Lis PKI
(Public-Key-Infrastruktur)
ist
ten und formatierter Output, z. B. individualisierte
die Basistechnik fr den Einsatz
Kundenanschreiben. Zu diesen Techniken gehren
elektronischer Signaturen. Sie verwaltet
auch die Journale und Protokolle, die von den ECMSchlssel und Zertikate, und prft die
Komponenten erzeugt werden.
Authentizitt von Signaturen.
Personalization (Personalisierung) ist nicht mehr nur
eine Funktion von Web-basierten Portalen sondern
gilt fr alle ECM-Komponenten. Durch die Personalisierung erhlt der Nutzer nur noch die Funktionalitt und Informationen angeboten, die er bentigt.
XML (eXtensible Markup Language) ist eine Beschreibungssprache, die es erlaubt Schnittstellen,
Strukturen, Metadaten und Dokumente zu beschreiben. XML setzt sich als die universelle Technik zur
Beschreibung von Informationen durch.
Portable Document Format (PDF) ist ein intelligentes Druck- und Distributionsformat, das es erlaubt
Informationen plattformunabhngig bereitzustellen.
Im Gegensatz zu reinen Bildformaten wie TIFF knnen in PDF Inhalte gesucht, Metadaten beigefgt
und elektronische Signaturen eingebettet werden.
Als international genormtes Format ist PDF/A auch
fr die Archivierung geeignet.
Konverter und Betrachter dienen einerseits zur Umformatierung von Informationen, um einheitliche

Digital Signatures (Elektronische Signaturen) dienen dazu, fr Dokumente bei


bermittlungen die Authentizitt des
Absenders und die Integritt der bermittelten Nachricht, d. h. die Unverndertheit und Vollstndigkeit, nachzuweisen. In Europa gibt es drei Formen
der elektronischen Signatur mit unterschiedlicher Qualitt und Sicherheit: einfache, fortgeschrittene und qualizierte.
In Deutschland ist die qualizierte elektronische Signatur im Rechtsverkehr und
Vertragswesen gesetzlich verankert.
Digital Rights Management / Watermark
(elektronische Rechteverwaltung) dient
besonders bei der Content Syndication
und in MAM Media Asset Management
der Verwaltung und Absicherung von
Urheberrechten. Hierzu kommen Techniken wie elektronische Wasserzeichen
(Watermarks), die direkt in die Dokumente eingebunden werden, zum Einsatz.
Ziel ist die Wahrung von Rechten und die

48

KAPITEL 10. ENTERPRISE-CONTENT-MANAGEMENT-SYSTEM


Sicherung der Inhalte bei der Verentlichung im Internet.

Distribution (Verteilung)

OpenText, OpenText Corporation, ein weltweiter Anbieter von Enterprise Information Management(EIM)
Software, darunter Enterprise Content Management
(ECM)
SharePoint, Microsoft SharePoint

Alle zuvor erwhnten Techniken dienen im Wesentlichen


dazu, die unterschiedlichen Inhalte eines ECM kontrolliert und nutzungsorientiert auf unterschiedlichen Wegen der Zielgruppe bereitzustellen. Hierzu knnen aktive
Komponenten wie Versand als E-Mail, Datentrgern oder
Rundschreiben ebenso gehren wie die passive Publikation auf Webseiten und Portalen, wo sich die Zielgruppe
aus dem Informationsangebot selbst bedient. Als mgliche Ausgabe- und Distributionsmedien knnen zum Einsatz kommen:
Internet, Extranet und Intranet
E-Business-Portale
E-Mail und Fax
Datenbermittlung mittels EDI, XML,
Short Message Service (SMS) oder anderen Formaten

EMC Documentum Platform EMC Corporation

10.2.2 Freie ECM-Software


Seit einiger Zeit gibt es auch Freie Software fr ECM (unter lizenzgebhrenfreien Open-Source-Lizenzen). Freie
ECM-Software kann von Unternehmen selbst installiert
und genutzt werden. Es gibt jedoch auch Systemhuser, die sich auf freie ECM-Programme spezialisiert
haben und auf Basis dieser Software kostenpichtige
Dienstleistungen erbringen. Bekannte Beispiele fr freie
Enterprise-Content-Management-Systeme sind unter anderem:
Alfresco, Alfresco Inc.

Mobile Gerte wie Mobiltelefone,


Kommunikator-Gerte und andere

bitfarm-Archiv

Datentrger wie CD oder DVD

LogicalDOC, Logical Objects

Digitales Fernsehen
Multimedia-Dienste

und

andere

10.3 Funoten

10.2 ECM-Software
Kommerzielle ECM-Software

Software fr ECM bzw. fr


Management-Systeme wird von
ternehmen angeboten, wobei es
ECM-Technologien spezialisierte
handelt. Hierzu gehren unter
Softwarelsungen bzw. Hersteller:

Plone
Nuxeo EP

Papier

10.2.1

Saperion ECM, Lexmark[12]

Enterprise-Contentverschiedenen Unsich teils um auf


Software-Hersteller
anderem folgende

[1] Kampmeyer, 2003.


[2] Geschichte und Denition auf der Diskussionsseite. Dieser Artikel detailliert die Zusammenfassung im Hauptartikel Enterprise-Content-Management.
[3] AIIM Association for Information and Image Management International, Silversprings, USA, AIIM Webseite
[4] Gliederung, Zusammenstellung, Beschreibungen und Abbildungen folgen Kampmeyer 2003.

censhare, censhare AG

[5] Zur Denition einer Suite siehe Kampmeyer, 2006

Easy Software, EASY ENTERPRISE.X

[6] Erweiterungen sind z. B. E-Mail-Management, Digital


Asset Management, Portale, Migration und andere. Eine
aktuelle und erweiterte Zusammenstellung von Komponenten ndet sich bei Kampmeyer, 2006

ELO, ELO Digital Oce GmbH


Fabasoft Folio
CMS G3, INM Inter Network Marketing AG
Imperia, Imperia AG
InterRed, InterRed GmbH
Xerox DocuShare, Xerox Corporation

[7] Der deutsche Begri Dokumentenmanagement ist wesentlich weiter gefasst als die ursprngliche amerikanische
Denition, siehe Dokumentenmanagement.
[8] Microsoft mit Exchange, Sharepoint, Outlook und anderen Modulen sowie IBM mit Lotus Notes / Domino bieten
ebenfalls integrierte Dokumentenmanagementfunktionalitt.

10.5. WEBLINKS

49

[9] Die AIIM international sieht BPM Business Process Management als wesentliche Komponente und als Rckgrat
von ECM an. Am Markt und von anderen Fachverbnden
wird jedoch BPM als eigenstndiges Thema betrachtet.
Siehe hierzu Prozessmanagement und diesen Artikel.
[10] Die Verwendung der Begrie Ablage fr den dynamischen Teils des Lebenszyklus im Dokumentenmanagement (Store nach AIIM) und Archiv fr den statischen,
unvernderbaren Bereich (Preserve nach AIIM) geht
auf Ulrich Kampmeyer 1996 zurck (Artikel). Store
und Preserve werden seitens der Anbieter von Speichersystemen auch unter dem Begri ILM Information
Lifecycle Management zusammengefasst.
[11] Ulrich Kampmeyer, Architektur von DokumentenManagement- und elektronischen Archivsystemen. NfD,
Nachrichten fr Dokumentation, 47 (1996) 2, S. 7580.
[12] http://www.perceptivesoftware.de/products/
perceptive-content/saperion-ecm-platform.html
gerufen 31. August 2015

ab-

10.4 Quellen und Literatur


Enterprise-Content-Management

unternehmensweite Informationsplattform der Zukunft.


IT-Research Strategic Bulletin, Sauerlach 2003,
ISBN 3-936052-24-7.
Ulrich Kampmeyer: Enterprise Content Management Zwischen Vision und Realitt. Hamburg
2003. Whitepaper mit den zugehrigen Abbildungen zum Beitrag.
Ulrich Kampmeyer: ECM Enterprise Content Management. Hamburg 2006, ISBN 3-936534-09-8.
PDF.
Wolfgang Riggert: ECM Enterprise Content Management - Konzepte und Techniken rund um Dokumente,
Vieweg+Teubner, 2009, ISBN 978-3-8348-0841-7.

10.5 Weblinks
AIIM Seite des internationalen Dachverbandes fr
ECM Enterprise Content Management
Content Management Interoperability Services
(CMIS)
VOI Seite des Verbands Organisations- und Informationssysteme e.V.
BITKOM ECM Seite des IT Verbands Bitkom zum
Thema ECM

Kapitel 11

Schriftgutverwaltung
Unter Schriftgutverwaltung (auch Aktenfhrung, haltung) versteht man die systematische Aufzeichnung
insbesondere von Geschftsvorgngen und -ergebnissen.
Synonym werden die aus dem Englischen stammenden
Begrie Recordkeeping und Records Management verwendet; zum Teil wird der Begri auch mit vorarchivische Schriftgutverwaltung bersetzt (in Abgrenzung zur
dauerhaften Archivierung (engl. records preservation)).

11.1 Denition

Records (Unterlagen/Akten) sind alle geschftsrelevanten Informationen, unabhngig vom Informationstrger,


welche bei der Erfllung von Aufgaben erstellt oder empfangen werden. Dazu gehren auch alle Hilfsmittel und
ergnzenden Daten, z. B. Metainformationen wie Eingangsdatum oder Historisierungsdaten, die fr das Verstndnis dieser Informationen und deren Nutzung notwendig sind. Die Verwaltung und Organisation der Records ist eine Daueraufgabe die bereits bei der Aktenproduktion ansetzt. Eine organisatorische Herausforderung ist die Verwaltung der hybriden (digitalen und physischen) Geschftsunterlagen.

Ziel des Records Management ist es, dem Kunden zu helIm internationalen Standard ISO 15489 sind die Grund- fen in seiner Organisation ein geeignetes Ablegungs- und
stze und Verfahren einer systematischen Aktenfhrung Ordnungssystem herzustellen.
umschrieben und normiert. Die Norm bietet einen Leitfaden fr die Verwaltung von Unterlagen von entlichen
und privaten Organisationen[1] .
In der Norm ISO 15489 wird Records Management deniert als Fhrungsaufgabe wahrzunehmende, eziente
und systematische Kontrolle und Durchfhrung der Erstellung, Entgegennahme, Aufbewahrung, Nutzung und Aussonderung von Schriftgut einschlielich der Vorgnge zur
Erfassung und Aufbewahrung von Nachweisen und Informationen ber Geschftsablufe und Transaktionen in
Form von Akten.

11.2 Elemente der Aktenfhrung

Funktionale und technische Mindestanforderungen an eine systematische Aktenfhrung sind nach Staatsarchiv
Basel-Landschaft folgende Elemente:
Organisationsvorschriften Organisationsvorschriften
regeln verbindlich den Aufbau und den Ablauf
der Aktenfhrung (Aufgaben, Zustndigkeiten,
Verfahren und Mittel). Sie mssen von der Dienststelle laufend nachgefhrt werden und werden vom
Staatsarchiv regelmig auf ihre Einhaltung hin
berprft.

PricewaterhouseCoopers deniert Records Management


als Methode, die eine Organisation dabei untersttzt,
physische und elektronische Geschftsunterlagen whrend
des ganzen Lebenszyklus optimal fr die Geschftsprozesse nutzbar zu machen und eine professionelle Archivierung zu gewhrleisten. Records Management umfasst Zugris- und Bearbeitungsrechte Die Zugris- und
Bearbeitungsrechte mssen klar geregelt sein in Bedamit nicht nur die Einfhrung neuer technischer Lsunzug auf die Dossiers beziehungsweise die Untergen, sondern insbesondere auch die Denition von entsprelagen und die Metadaten. Als Metadaten gelten
chenden Strategien und Standards sowie die Anpassungen
die beschreibenden Merkmale zu Ordnungssystem,
der Aufbau- und Ablauforganisation.
Dossiers und Unterlagen.
Zentral fr Records Management sind die Prozessund Dossiersicht sowie die Betrachtung des gesamten Ordnungssystem Das Ordnungssystem muss nach dem
Lebenszyklus von Akten. Damit ist gemeint, dass neAufgabenprinzip aufgebaut sein und alle Ttigkeiben dem eigentlichen Inhalt von Records (Content) auch
ten der Dienststelle umfassen. Es muss angemessen
der Entstehungszusammenhang (Context) von der Entdetailliert und ausbaufhig sein sowie eine einheitstehung bis zur Vernichtung oder Archivierung gegen
liche Systematik aufweisen. Bei nderungen des
Ende des Lebenszyklus bercksichtigt und dokumentiert
Ordnungssystems muss die Konsistenz der Ablawird.
ge gewhrleistet sein. In der elektronischen Abla50

11.3. AKTENBILDUNG
ge werden alle abhngigen Objekte (z. B. Aktenzeichen) automatisch angepasst.
Dossierbildung Alle registrierten Unterlagen (konventionell oder elektronisch) sind in Dossiers abzulegen. Alle Dossiers mssen einen eindeutigen Titel,
ein Ernungs- und ein Abschlussdatum enthalten
sowie dem bergeordneten Ordnungssystem eindeutig zugeordnet sein. Bei Bedarf knnen die Dossiers
weiter unterteilt (z. B. in Unterdossiers) oder zusammengefhrt werden. Organisatorische und technische Manahmen mssen sicherstellen, dass die
geschftsrelevanten Unterlagen eindeutig zugeordnet und nur einmal registriert werden. Die Zustndigkeiten fr die Ernung und den Abschluss der
Dossiers mssen entsprechend klar geregelt werden.
Ein Dossier respektive Subdossier kann sowohl
elektronische Unterlagen als auch Papierdokumente enthalten. Zustzlich knnen Dossiers respektive
Subdossiers Referenzen auf Objekte enthalten, die
physisch an anderer Stelle z. B. auf Bild- oder Tontrger aufbewahrt werden.

51
derungen entsprechend mit organisatorischen,
technischen und baulichen Manahmen vor unautorisierter und unprotokollierter Vernderung sowie
vor Verlust geschtzt werden.

11.3 Aktenbildung
Die Geschftsttigkeit beruht auf dem Prinzip der
Schriftlichkeit und ndet ihren Niederschlag in der systematischen Aktenbildung. Die Aktenbildung untersttzt
die Geschftsbearbeitung und gewhrleistet die Nachvollziehbarkeit der Geschfte. Sie basiert auf den Elementen:
Erstellen und Empfangen von Unterlagen
Registrieren der geschftsrelevanten Unterlagen

Grundstzlich sind drei Arten von Ablagen mglich: Reine Papierablagen, hybride Ablagen und rein elektronische
Metadaten Ordnungssysteme, Dossiers, Subdossiers Ablagen.
und Unterlagen mssen mit Metadaten versehen
sein. Diese werden zur Abwicklung von Geschften Elektronische Unterlagen Wird die elektronische Unbentigt und sind Grundlage der Nachvollziehbarterlage als die magebliche bestimmt (Master),
keit der Geschftsttigkeit. Metadaten helfen bei
muss mittels geeigneter organisatorischer und dem
der Verwaltung der erhaltenen beziehungsweise
technischen Stand entsprechender Manahmen sierstellten Unterlagen ber deren gesamten Lechergestellt sein, dass smtliche nderungen protobenszyklus, liefern zustzliche Informationen ber
kolliert werden.
eine Unterlage und erleichtern deren Aunden.
Bei der Konvertierung von Papierdokumenten in
Die Dienststellen knnen die fr sie notwendigen
ein elektronisches Format (Scannen) muss das urMetadaten selbst denieren.
sprngliche Originaldokument detailgetreu reproBei der Einfhrung von elektronischen Aktenduziert werden. Die Rechtsgltigkeit von Unterlagen
fhrungssystemen muss dem Staatsarchiv eine
muss bercksichtigt werden.
Auistung der Metadaten zur Beurteilung unterUnterlagen erstellen heit
Dokumente whrend
breitet werden.
der Geschftsabwicklung verfassen (z. B.
Aufbewahrung und Verwendung der Unterlagen
Briefe, Berichte und Protokolle)
Die Unterlagen mssen so aufbewahrt werden,
den Dossiers Informationen beifgen (z. B.
dass sie whrend ihres gesamten Lebenszyklus
Anmerkungen)
jederzeit bei Bedarf fr autorisierte Benutzer rasch
bereits bestehende, registrierte Unterlagen beaundbar sind und in ihrem Kontext zur Verfgung
arbeiten (z. B. neue Versionen generieren)
stehen. Der Lebenszyklus umfasst das Erstellen
beziehungsweise Empfangen, die Registrierung
und Ablage sowie die Archivierung oder Lschung Von Unterlagen knnen mehrere Versionen vorhanden
der Unterlagen. Den konventionellen und elektro- sein. Ausgewhlte Versionen knnen speziell gekennnischen Dossiers sind eindeutige Ablagestandorte zeichnet werden (z. B. Schlussversionen). Frhere Verzuzuweisen. Abweichungen von diesen Standorten sionen knnen nicht verndert, aber reaktiviert werden
mssen nachgewiesen werden. Ablagestandorte
knnen sein: Zentral-, Abteilungs-, Gruppen- und
Unterlagen registrieren Smtliche erstellten und empArbeitsplatzablagen.
fangenen (Briefpost, Fax, E-Mail) geschftsrelevanDie Bewegungen von Unterlagen sind bedrfnisten Unterlagen mssen registriert werden. Registriegerecht zu protokollieren. Dadurch kann jederzeit
ren bedeutet:
der Standort der Unterlagen nachgewiesen und die
Verantwortung deniert werden.
Unterlagen einem Geschft zuordnen (DosSchutz und Sicherheit der Unterlagen Die Dossiers
und Unterlagen mssen den Sicherheitsanfor-

sierbezeichnung)
Unterlagen mit weiteren Metadaten versehen

52

KAPITEL 11. SCHRIFTGUTVERWALTUNG


Unterlagen ins Ordnungssystem integrieren
(Amtsablage)

Dossiers und Unterlagen archivieren Archivieren beinhaltet die bergabe archivwrdiger Dossiers und
Unterlagen in unverschlsselter Form an das Staatsarchiv. Der Zusammenhang der Unterlagen (Dossierstruktur, Metadaten) muss erhalten bleiben.
Die Ermittlung der Archivwrdigkeit erfolgt durch
das Staatsarchiv. Zur Erleichterung der Archivierung kann das Staatsarchiv zusammen mit
den Dienststellen geeignete Instrumente erarbeiten
(Kassationslisten, Archivierungsvereinbarungen).
Nicht archivwrdige Dossiers und Unterlagen sind
zu kassieren (Papier) resp. zu lschen (elektronische
Unterlagen).
Dossiers, Unterlagen und Metadaten lschen In
elektronischen Aktenfhrungssystemen mssen die
Dossiers, die Unterlagen und die Metadaten nach
Ablauf der administrativen Aufbewahrungsfrist
unter Bercksichtigung des Archivierungsvorbehaltes gelscht werden knnen. Allfllige
spezialgesetzliche Regelungen (z. B. Datenschutz)
sind zu beachten. Smtliche Lschungen mssen
protokolliert werden.

11.4 Siehe auch


Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit fr die entliche Verwaltung in Deutschland (Bundesregierung Verwaltung innovativ) (hat
2012 das DOMEA-Konzept abgelst)
GEVER-Konzept fr die entliche Verwaltung in
der Schweiz
ELAK-Konzept fr die entliche Verwaltung in
sterreich
MoReq (Model Requirements) des DLM-Forum
der Europischen Kommission zum Records Management
Electronic Records Management (ERM) als Bestandteil von Enterprise Content Management Systemen
Registratur

11.5 Literatur
Heinz Homann: Behrdliche Schriftgutverwaltung.
Ein Handbuch fr das Ordnen, Registrieren, Aussondern und Archivieren von Akten der Behrden (=
Schriften des Bundesarchivs. 43). 2. Auage. Boldt,
Mnchen 2000, ISBN 3-486-56491-9.
Jacques Beglinger, Daniel Burgwinkel, Beat Lehmann, Peter K. Neuenschwander, Bruno Wildhaber: Records Management. Leitfaden zur Compliance bei der Aufbewahrung von elektronischen Dokumenten in Wirtschaft, und Verwaltung. Mit Checklisten, Mustern und Vorlagen. Unter Einbezug des revidierten Datenschutzrechts. 2., aktualisierte und erweiterte Auage. Kompetenzzentrum Records Management, Zollikon 2008, ISBN 978-3-03-3018013 (deutsch/englisch).
Peter M. Toebak: Records Management. Ein Handbuch. hier + jetzt, Baden 2007, ISBN 978-3-03919059-1.
Peter M. Toebak: Records Management. Gestaltung
und Umsetzung. hier + jetzt, Baden 2010, ISBN 9783-03919-141-3.

11.6 Weblinks und Quellen


Denition von Records Management und
Schriftgutverwaltung der Archivschule Marburg,
mit Literaturhinweisen, 2010
Bundesverwaltungsamt (Hrsg.): Schriftgutverwaltung in Bundesbehrden Einfhrung in die Praxis
(Kleiner Homann) (PDF; 2,4 MB)
Fachstelle Aktenfhrung
Landschaft

Staatsarchiv

Basel-

Bereich entliche Verwaltung von PricewaterhouseCoopers Schweiz


Verein eCH: eCH-0038: Records Management
Framework Informationsmanagement im eGovernment

Records Management Journal, Fachzeitschrift

GEVER Net Bund Informationsplattform zu Geschftsverwaltung und Records Management der


Schweiz. Bundesverwaltung

Aktenplan, Regelung der systematischen Ordnung


des gesamten Schriftgutes (der Akten) einer Verwaltung

Ulrich Kampmeyer Standards im Records Management (PDF; 1,3 MB)

Dokumentenmanagement (Verwaltung elektronischer Dokumente)

Arbeitsgruppe Records Management des Vereins


Schweiz. Archivare

11.7. EINZELNACHWEISE

11.7 Einzelnachweise
[1] Seit dem Jahr 2014 wird die ISO 15489 umfassend
berarbeitet. Mite iner Verentlichung der neuen Version ist erst Mitte 2016 zu rechnen. Quelle:
http://www.project-consult.de/ecm/news/2014/iso_
15489_records_management_%C3%BCberarbeitet

53

Kapitel 12

MoReq
MoReq (Model Requirements for the Management of
Electronic Documents and Records, seit der Version MoReq2010 Modular Requirements for Records Systems) ist
der europische Standard fr das elektronische RecordsManagement.[1] Die Richtlinie wurde im Rahmen des
IDA-Programmes der Europischen Kommission entwickelt und vom DLM-Forum verentlicht. Ursprnglich
sollte MoReq zur Vereinheitlichung des Dokumentenaustauschs zwischen der europischen Kommission und den
Regierungen der Mitgliedsstaaten beitragen. Inzwischen
hat sich MoReq als Grundlage fr verschiedene Standards
fr das elektronische Dokumenten-, Archiv- und Schriftgutverwaltung etabliert. An MoReq orientieren sich z.
B. die Standards fr die Schriftgutverwaltung in der ffentlichen Verwaltung in England (TNA), in den Niederlanden (ReMano), in Norwegen (NOARK) und Luxembourg (SEL ECM).[2][3] Obwohl der MoReq Standard nicht durch ein ozielles Standardisierungsgremium (wie z. B. ISO) erstellt wurde, hat er sich inzwischen
ber die Grenzen Europas hinaus als De-facto-Standard
fr elektronische Schriftgutverwaltung etabliert.[4]

E-Mail und Elektronische Signaturen. Die Anforderungschecklisten von MoReq stellen eine Art Schablone zu jedem Anwendungsbereich dar. In diesen Anforderungslisten werden alle Anforderungen beschrieben und jede einzelne Funktion detailliert deniert. Im Anschluss werden
Empfehlungen ausgesprochen, ob eine Funktion Picht
oder wnschenswert ist. MoReq1 besteht aus 390 denierten Anforderungen. MoReq wurde im Auftrag der
Europischen Kommission und des DLM-Forum erstellt.
MoReq1 wurde in Brasilianisch, Englisch, Franzsisch,
Italienisch, Kroatisch, Niederlndisch (eigene Adaption),
Portugiesisch, Russisch, Slowenisch, Spanisch, Tschechisch, Ungarisch und andere Sprachen bersetzt (jedoch nicht ins Deutsche) oder in nationale Standards
gewandelt.[6]

12.2 MoReq2

Auf Basis eines Anforderungsdokumentes des DLMIm Dezember 2008 wurde vom DLM-Forum ein MoReq
Forum fr Erweiterungen von MoReq schrieb die EuroGovernance Board eingerichtet, das die Pege des Stanpische Kommission im Jahr 2006 das MoReq2-Projekt
dards, die Akkreditierung von Testzentren sowie die Praus. Dabei ging es nicht nur um funktionale Erweiterunfung und Freigabe von bersetzungen durchfhrt.
gen, sondern besonders um die Nachweisfhigkeit und
Zertizierung der Implementierung von MoReq in Softwareprodukten. Die MoReq2 Spezikation wurde am 13.
Februar 2008 in elektronischer und im September 2008
12.1 MoReq1
in gedruckter Form in Englisch verentlicht.[7] AktuelDie MoReq-Spezikation (heute hug als MoReq1 be- le bersichten ber akkreditierte Testcenter und zertizeichnet) wurde im Jahr 2001 von der Europischen zierte Produkte sind auf der MoReq-Webseite des DLMKommission in englischer Sprache verentlicht.[5] Mo- Forum zu nden.
Req liefert im Gegensatz zu anderen Standards (wie z.
B. ISO 15489) eine sehr detaillierte Anforderungsliste sowohl fr funktionale Anforderungen an ein elektronisches und papierbasiertes Schriftgutverwaltungssystem, als auch fr die dazugehrigen elektronischen
Vorgangsbearbeitungs- und Dokumenten-ManagementSysteme. MoReq schliet auch Richtlinien zur Betrachtung von operationalen Systemen und Managementsystemen ein und erstellt nicht nur Anforderungen fr eine Aufbewahrung von elektronischen Aufzeichnungen,
sondern auch fr die Anforderungen anderer elektronischer dokumentenbezogener Funktionen wie Workow,

Der MoReq2-Standard baut auf MoReq1 auf und lehnt


sich in Struktur und Format an diesen an. Dadurch
wurde auch eine weitgehende Abwrtskompatibilitt
zur Ursprungsspezikation erreicht. Wesentliche Neuheiten in MoReq2 sind die exiblere Struktur, die Bercksichtigung nationaler Besonderheiten (Chapter 0),
Erweiterungen des Basismoduls mit den Kernfunktionen der Schriftgutverwaltung, neue optionale Module, ein XML-Schema fr den Datenaustausch und der
MoReq2-Conformance-Test mit Zertizierungsverfahren. MoReq2 ist bereits ohne Anhnge 200 Seiten
stark. Die neun Anhnge umfassen noch einmal 100

54

12.4. WEBLINKS

55

Seiten und die Testszenarien gehen weit ber 1000


Seiten hinaus. Bei der Erstellung von MoReq2 wurden Ergnzungen aus relevanten Quelldokumenten wie
z. B. der ISO 15489, der ISO 23081 und der ISO
14721 sowie dem deutschen DOMEA-Standard und
der UK-TNA-2002-Spezikation bercksichtigt, sowie
Trends im Umfeld von ECM, ILM, Archivierung und
Dokumentenmanagement. Das Metadaten-Modell wurde erheblich erweitert und mit internationalen Standards harmonisiert. MoReq2 beschftigt sich nicht nur
mit dem Kernbereich der Schriftgutverwaltung sondern deckt auch den gesamten Entstehungs-, Nutzungs, Archivierungs- und Aussonderungsbereich ab. Im Vergleich mit anderen Standards wie TNA (England, aktualisiert 2004) oder DoD 5015.2 (USA, aktualisiert 2006)
war MoReq2 im Jahr 2008 die aktuellste und umfassendste Spezikation fr Schriftgutverwaltung.[8]

Diskussion und Weiterentwicklung des neuen Standards


und des Schema wurde vom DLM-Forum ein Diskussionsforum bereitgestellt.[19] Neben dem MGB MoReq
Governance Board wurde ein technisches Komitee bestehend aus Records-Management-System-Anbieter eingerichtet, das die Weiterentwicklung von MoReq2010
beratend begleiten soll.[20] Im September 2011 wurde
das Zertizierungsprogramm fr Anbieter von RecordsManagement-Systemen vorgestellt[21] . Es wird zuknftig auch fr den Test von Lsungen beim Anwender
eingesetzt werden knnen. Auf der DLM Forum Konferenz in Brssel im Dezember 2011 wird ferner das
Schulungsprogramm fr MoReq2010 verabschiedet und
die Koordination der bersetzungen der Spezikation
eingerichtet[22] .

Das DLM-Forum verentlicht Listen der akkreditierten


Test-Center und zertizierter Produkte.[9]

12.4 Weblinks

Das erste Unternehmen, das die MoReq2-Zertizierung


bestand, ist Fabasoft aus sterreich mit dem Produkt
Fabasoft Folio.[10][11] Es ist derzeit (Stand Mai 2010)
das einzige Produkt mit erfolgreich bestandener MoReq2
Zertizierung.[12]

Europische Kommission Archival Policy - MoReq2 (auf Englisch)

MoReq2 wurde bisher in Estnisch, Franzsisch und Slowenisch (einschlielich Chapter 0 mit den nationalen
Besonderheiten) sowie Katalan, Koreanisch, Russisch,
Rumnisch, Spanisch, Tschechisch, Ukrainisch, Ungarisch und andere Sprachen bersetzt.[13]

MoReq-Seite des DLM-Forum (auf Englisch)

12.3 MoReq2010

Publikationsseite der neuen Version MoReq2010

Im Herbst 2009 wurde vom DLM-Forum und dem Moreq Governance Board eine berarbeitung von MoReq2
beschlossen. Der berarbeitete Standard trgt die Bezeichnung MoReq2010.[14] MoReq2010 wurde in zwei
Schritten entlich zur Diskussion gestellt. Die neue Version der Spezikation orientiert sich strker an den heute
verfgbaren Technologien des elektronischen Dokumentenmanagements und hat sich deutlich von den eher papierorientierten Vorluferstandards entfernt.
Am 6. Juni 2011 wurde die MoReq2010 Spezikation als
PDF verentlicht.[15] Es handelt sich dabei um die MoReq2010 Modular Requirements for Records Systems,
Volume 1, Core Services & Plug-in Modules, Version
1.0. Diese Version ist noch nicht vollstndig und wird
um weitere Module ergnzt werden.[16] Die neue Spezikation bricht mit einer Reihe von Prinzipien des Records Management, die noch MoReq2 dominierten.[17]
MoReq2010 ist modularer und als Services strukturiert.
Der Titel der 520-seitigen Spezikation wurde der vernderten Zielrichtung angepasst. MoReq als Acronym
steht jetzt fr Modular Requirements for Records Systems. Am 14. Juli 2011 wurde die erste Version des
MoReq2010-XML-Schema verentlicht.[18] Fr die

DLM-Forum Webseite des DLM-Forum (auf Englisch)

MoReq2.de Informationsseite mit Quellen zu MoReq2 (auf Deutsch)


Informationsseite mit zahlreichen Downloads in verschiedenen Sprachen

12.5 Funoten
[1] Im Deutschen wird Records-Management teilweise mit
dem Begri Schriftgutverwaltung bersetzt, der auch
in der ISO-Norm 15489 verwendet wird. Diese bertragung deckt jedoch nicht alle Aspekte des Anwendungsbereiches von Records-Management ab. Zum Problem der deutschsprachigen bersetzung siehe z.B. Ulrich
Kampmeyer Records Management und Schriftgutverwaltung, IWP Information Wissenschaft & Praxis,
60(2009)6-7, S. 333-338
[2] Quelle zu MoReq in Deutsch.
[3] Quelle zu MoReq2 in Deutsch.
[4] Europische Kommission Informationsseite zu MoReq2
in Englisch
[5] MoReq MODEL REQUIREMENTS FOR THE MANAGEMENT OF ELECTRONIC RECORDS. MoReq
SPECIFICATION. Oce for Ocial Publications of
the European Communities. INSAR Supplement VI.
Bruxelles-Luxembourg. 2001. ISBN 92-894-1290-9.

56

[6] DLM
Forum
MoReq1
download
//www.dlmforum.eu/index.php?option=
com_jotloader&view=categories&cid=23_
75067adade55e2da39ea036bc400a33f&Itemid=
100&lang=en .

KAPITEL 12. MOREQ

http:

[7] MoReq2 MODEL REQUIREMENTS FOR THE MANAGEMENT OF ELECTRONIC RECORDS. UPDATE AND EXTENSION, 2008. MoReq2 SPECIFICATION. European Archives News Supplement VIII.
Oce for Ocial Publications of the European Communities. Bruxelles-Luxembourg. 2008. ISSN 1725-1540.
[8] Darstellung verschiedener Anbieter von Schriftgutverwaltungsoftware und Ergebnis einer Marktstudie in 2008, publiziert als multimediale Dokumentation der Roadshow zu
MoReq2 im Juni 2008. Inzwischen wurden weitere Records Management Standards von der OMG, ICA, ISO
(16175, 30301) und dem DLM Forum (MoReq2010) verentlicht.
[9] Liste aller MoReq2 zertizierten Produkte(abgerufen am
17. Mai 2010)
[10] Der erste erfolgreiche Test... (PDF; 1,5 MB) ber MoReq
und MoReq2, Seite 14 (abgerufen am 17. Mai 2010).
[11] Weltweit erste MoReq2 Zertizierung (abgerufen am 17.
Mai 2010)(Englisch)
[12] Liste aller MoReq2 zertizierten Produkte(abgerufen am
17. Mai 2010)
[13] DLM Forum Webseite bersetzungsprojekte: List of
translation projects (for MoReq2) (Memento vom 4. Juli
2011 im Internet Archive)
[14] Pressemitteilung des DLM-Forum Mrz 2010
http://www.dlmforum.eu/index.php?option=com_
jotloader&section=files&task=download&cid=315_
733e6d3049a11fbac8beefb1f0a51207&Itemid=96&
lang=en
[15] MoReq2010 PDF-Download http://moreq2010.eu/pdf/
MoReq2010-Core+Plugin(v1-0).pdf
[16] Zusammenfassung von MoReq2010 in deutscher Sprache
http://www.project-consult.de/ecm/in_der_diskussion/
moreq2010_status_juni_2011
[17] Diskussion zu MoReq2010 bei PROJECT CONSULT
http://www.project-consult.de/ecm/in_der_diskussion/
moreq_2010_ist_noch_nicht_offiziell_ver%C3%
B6ffentlich
[18] MoReq Download Seite Export XML Schema - Examples v1 (July 2011) http://www.dlmforum.eu/index.php?
option=com_jotloader&section=files&task=download&
cid=395_dce508882b6c233b32cdb2848cc09462&
Itemid=137&lang=en . Es wurde ferner eine persistente URL zur Validierung von Schema bereitgestellt:
http://moreq2010.eu/export.xsd .
[19] MoReq2010 Feedback Site http://feedback.moreq2010.
eu/

[20] DLM Forum Pressenotiz vom 14. Juli 2011 zum


Technical Committee http://www.dlmforum.eu/index.
php?option=com_content&view=article&id=134%
3Ajuly-14-2011-press-release&catid=18%3Anews&
Itemid=48&lang=en .

[21] DLM
Forum
MoReq2010
Testing
Regime
http://www.dlmforum.eu/index.php?
option=com_content&view=article&id=139%
3Aseptember-20-2011-establishment-of-independent-moreq2010-testing-re
catid=18&Itemid=48&lang=en
[22] siehe das Programm der DLM Forum Conference Brssel
12.14-12.2011 http://www.dlmconference.com/

Kapitel 13

Enterprise Information Management


Enterprise Information Management (EIM) beschreibt die Zusammenfhrung von strukturierten Daten, unstrukturierten Dokumenten und den dazugehrigen betriebswirtschaftlichen Anwendungen.[1]
EIM vermittelt den Ansatz einer ganzheitlichen strukturierten Verwaltung und Organisation von Informationen
im Unternehmen. Es ist eine Fortfhrung oder Weiterentwicklung von Enterprise Content Management (ECM)
mit den wesentlichen Ergnzungen der Kommunikation,
Collaboration und Prozessorientierung. Die Unterschiede zwischen den Informationstypen, die bisher die
Grundlage von Denitionen wie Content-Management,
Records-Management, Dokumentenmanagement, AssetManagement usw. gebildet haben, werden aufgelst, da
alle Informationen unabhngig vom Typ verwaltet und erschlossen werden mssen.
Als Erweiterung von ECM und im Unterschied zum
allgemeinen Informationsmanagement (IM), zielt EIM
auf eine unternehmensweite Betrachtungsweise, auf die
prozessualen Ablufe in sich verndernden Unternehmensbereichen und die nachhaltige, transparente und
"Compliance"-gesicherte Kommunikation und Dokumentation der unternehmensweiten Verwaltung von Information.

13.1 Entwicklung

ten Kommunikation an und hat als Ziel abteilungsbergreifende und strukturierte Informationsprozesse. Unter
dem Anspruch der sich dynamisch und exibel ndernden
Organisationsstrukturen in den Unternehmen ist es eine
klare und zeitgeme Kommunikation notwendig. Die
Grundlagen unternehmerischen Handelns wie Vertrge,
Kommunikation, Prozesse und Compliance-Excellence
knnen mit dem Begri EIM und seiner Umsetzung in
den Unternehmensalltag geordnet und verbessert werden. [3]
Enterprise Information Management (EIM) ist die Technologie und die Praxis zur Maximierung des Informationswerts bei gleichzeitiger Minimierung der Risiken.
Whrend die meisten Unternehmen ihre strukturierten
Informationen die Art, die man in Datenbanken ndet im Gri haben, gibt es nur sehr wenige, die ihre
unstrukturierten Informationen Videos, Bilder, Dokumente, Folien usw. voll nutzen. Die Menge, Vielfalt und
Geschwindigkeit dieser Informationen machen sie immer schwerer verstndlich und verwendbar, sogar dann,
wenn sie unverzichtbar fr jeden Aspekt eines Unternehmens (und den Alltag) werden. Wir knnen den Anbruch
des Zeitalters der Informationsunternehmen beobachten.
Und das bedeutet, dass eine gute Informationsstrategie
zugleich eine gute Geschftsstrategie ist... [4]

13.2 Anspruch

EIM Enterprise Information Management steht fr die


ganzheitliche Verwaltung aller Informationen im Unternehmen, unabhngig von Ort, Nutzer, Autor, erzeugenden System, Anwendung, Format, Device, Zeit
und ursprnglichem Nutzungsmodell. EIM vereint hierzu funktionale Anstze von Enterprise Content Management, Business Process Management, Enterprise Search, Business Intelligence, Governance-RiskCompliance Management Infrastructure, Data Warehousing und Information Lifecycle Management.[2]
EIM - Enterprise Information Management ist ein
Ansatz zur Transparenz Ihrer Prozesse und Vertrge, Beschleunigung der Standards unternehmensweit,
Minimierung von Risiken und Einhaltung von Compliance. Es fngt in einer bewussten, nachhaltig gestalte-

EIM lst im Gegensatz zum Ansatz von EnterpriseContent-Management-Systemen (technischer Lsungsfokus) weniger technische denn organisatorische, kommunikative und informelle Aufgaben zu Optimierung
von Prozessen und Informationsnutzung, sondern kann
als Leitfaden und Zielorientierung fr smtliche Mitarbeiter in den Geschftsprozessen verstanden werden.
Die Werkzeuge, Vorlagen und Prozessanstze von EIM
leiten eine nachhaltige Verbesserung der Prozesse beginnend von der Bewertung, Beratung, Dokumentation und
Beschreibung bis hin zur Umsetzung ein. Der IT obliegt
dabei die Rolle des Begleiters, Integrators und Ratgebers aber nicht des Entscheiders. Strukturierte Informationen sind abteilungsbergreifend nutzbar zu machen-

57

58

KAPITEL 13. ENTERPRISE INFORMATION MANAGEMENT

Hierbei sind das Prozess-KnowHow und Ablaufpraktiken


Journal of Enterprise Information Management.
einer Organisation bzw. unternehmensweiter Regeln in
ISSN 1741-0398
alle zukunftsorientierten Handlungen und Verbesserungen mit einzubeziehen. Den Rahmen bilden die Anforderungen zur Einhaltung von Compliance"-Vorgaben und 13.4 Weblinks
die Risikominderung. Der EIM-Anspruch ist dabei nicht
technisch getrieben, sondern leitet sich aus den Anforderungen der Geschftsttigkeit, der Organisation der Ge- 13.4.1 Verbnde
schftsbereiche und den fachlichen Anforderungen ab.
VOI Verband Organisations- und InformationssysEine EIM-Systemuntersttzung ist im Kern aus den
teme e.V., deutscher Fachverband zu EIM
unternehmerischen Erfolgskriterien abzuleiten. Beispiele sind Vertrge, als Kernelement allen unternehmerischen Handelns, Innovation und Collaboration ent- 13.4.2 Frderung
lang der Wertschpfungskette sowie Kommunikation
Excellence with EIM DIALOG - Award Gteund Compliance als Handlungsvorschrift im Umgang
siegel fr nachhaltige Unternehmensprozesse mit
von Mitarbeitern, Partnern und Lieferanten. Diese Elestrukturiertem und bergreifenden abteilungsweimente sollten bei einem EIM-Lsungsansatz entlang des
tem Ansatz, Verleihung jhrlich auf dem Fachforum
Lebenszyklus von Nachrichten, Dokumenten, Akten,
fr EIM, Schirmherr ist der Fachverband VOI und
Vorgngen, Prozessen und Compliance-relevanten Daten
Initiatoren-Pool aus Wissenschaft, Praxis und Beraorganisiert sein.
tung
Im gngigen IT-Sprachgebrauch integriert der EIMAnsatz so Lsungen wie:
Vertragsmanagement
Risikomanagement / Management-Risk-Controlling
Compliance-Management
Dokumentenmanagement (DMS)
Elektronische Archivierung
Aktenverwaltung / elektronische Akte
Kontaktverwaltung
Terminverwaltung
Collaboration
Vorgangsverwaltung
Business Process Management / Workow
Management Cockpit
Reporting / Business Intelligence

13.3 Literatur
DiALOG - Fachmagazin fr Enterprise Information
Management. ISSN 2198-6819
Gartz, Ulfert: Enterprise Information Management.
In: Business Intelligence in the Digital Economy: Opportunities, Limitations and Risks. Texas Womans
University, USA, 2003, ISBN 978-1591402060.
Baan, Paul: Enterprise Information Management When Information Becomes Inspiration. Springer
New York, 2013, ISBN 978-1-4614-5235-5.

13.4.3 Kongresse / Fachforen / Messen


DiALOG-Fachforum DiALOG-Fachforum fr
EIM jhrlicher internationaler Fachkongress der
Anwender, Nutzer und Experten, Plattform fr
Netzwerke, Trends und Informationen rund um
Vertrags- und Informationsmanagement, GRC Governance, Risk und Compliance Management,
Wissens- und Organisationsmanagement in sich
agil verndernden Unternehmensprozessen, BPM Business Process Management, Trepunkt fr Anwender, Experten und Anbietern aus Wissenschaft
und Praxis
Innovation Tour

13.5 Einzelnachweise
[1] VOI, 2013: Neuausrichtung des VOI auf Enterprise Information Management (EIM)"
[2] Ulrich Kampmeyer, 2012, Denition Enterprise Information Management
[3] TQG, 2013 Trends und Beschreibung zu Enterprise Information Management
[4] OpenText, 2012 Was ist Enterprise Information Management?"

Kapitel 14

Informationslebenszyklusmanagement
Informationslebenszyklusmanagement (ILM, englisch information lifecycle management) umfasst Strategien, Methoden und Anwendungen, um Information automatisiert entsprechend ihrem Wert und ihrer Nutzung optimal auf dem jeweils kostengnstigsten Speichermedium
bereitzustellen, zu erschlieen und langfristig sicher aufzubewahren.
Der Begri stammt aus den USA und wurde von
verschiedenen Speichersystemanbietern 2003 als
Marketing-Schlagwort auserkoren. Verschiedentlich
und in anderer Bedeutung wurde der Begri bereits
in den 1990er Jahren benutzt. Der Begri bildet sich
aus den Komponenten Information, Lifecycle (engl.
fr Lebenszyklus; zusammengezogen aus life cycle,
um ein dreibuchstabiges Akronym bilden zu knnen)
und Management im Sinne der Verwaltung, Handhabung und Kontrolle von Informationen in einem
Informationssystem.

and tools used to align the business value of information with the most appropriate and cost eective IT
infrastructure from the time information is conceived
through its nal disposition. Information is aligned
with business processes through management policies
and service levels associated with applications, metadata, information, and data[1] .

14.2 Funktionen
Lsungen

von

ILM-

Um diese Anwenderanforderungen erfllen zu knnen,


bentigen ILM-Lsungen eine Vielzahl von Funktionen.
Diese Funktionen sind in einzelnen Komponenten zusammengefasst. Die Komponenten wiederum bilden ein
geschlossenes Rahmenwerk, um alle Anforderungen an
ILM integrativ abdecken zu knnen. Zu den wichtigsten
Komponenten von ILM gehren[2] :

14.1 Denition
ILM beschreibt eine Speicherstrategie. Ziel dieser Strategie ist die Speicherung von Informationen entsprechend
ihrem Wert auf dem jeweils gnstigsten Speichermedium
einschlielich der Regeln und Prozesse, wie Information
auf die geeigneten Speichermedien verschoben wird. Die
Steuerungsmechanismen der Verwaltung und der Speicherung orientieren sich an Wichtigkeit, Wertigkeit und
Kosten der elektronischen Information. Hierfr wird eine
Klassizierung der Daten, Quellen und Speichersysteme
vorgenommen, die innerhalb einer Speicherhierarchie die
automatisierte Bereitstellung erlauben.
Der Herstellerverband fr Speichersystemlsungen SNIA
deniert ILM wie folgt:
ILM Vision: A new set of management practices based on aligning the business value of information to
the most appropriate and cost eective infrastructure.
ILM Denition: Information Lifecycle Management
is compromised of the policies, processes, practices,
59

Erfassung: Subsysteme und Software zur Erfassung,


Aufbereitung, Verarbeitung, Indexierung und Ordnung unterschiedlichster Formen von Informationen
Verwaltung von Dokumenten, Content und Media
Assets: Software zur kontrollierten Erstellung, Verwaltung, Publikation und Verteilung von Information
Speicherung: Subsysteme zur optimierten Speicherung beliebiger Typen von Information mit Untersttzung unterschiedlichster Hardware, softwaregesttzter Verdrngungsstrategien, verteilter Umgebungen und Nutzbarkeit durch alle Anwendungen in
einem System
Zugri und Verwaltung: datenbankgesttzte
Registratur-, Dokumenten-, Metadaten- und Indexverwaltung fr den geordneten, schnellen Zugri
auf die gespeicherte Information
Prozessuntersttzung: Workow- und BusinessProcess-Management-Software zur Bereitstellung,
Zusammenfhrung und Kontrolle von Information
und zur Steuerung der Speicherprozesse

60

KAPITEL 14. INFORMATIONSLEBENSZYKLUSMANAGEMENT

Langzeitarchivierung: Subsysteme zur unvernderbaren, langzeitigen elektronischen Archivierung


entsprechend rechtlichen und regulativen Anforderungen
Durch das Zusammenspiel der verschiedenen Komponenten wird der gesamte Lebenszyklus der Information
von ihrer Entstehung bis zur Aussonderung untersttzt.

14.3 Quellen
[1] SNIA Data Management Forum / SNIA Information Lifecycle Management Initiative, ILM Vision. Mrz
2004, Webseite
[2] Ulrich Kampmeyer: Lebenszyklus. DoQ, September
2003

14.4 Weblinks
Speicherguide.de
SNIA Verband der Anbieter von Speichersystemen

14.5 Literatur
Gnter Thome, Wolfgang Sollbach: Grundlagen
und Modelle des Information Lifecycle Management.
Springer, Berlin; Auage: 1 (Mai 2007), ISBN 9783-540-69079-5
Wolfgang Sollbach, Gnter Thome: Information Lifecycle Management. Prozessimplementierung.
Springer, Berlin; Auage: 1 (Dez 2007), ISBN 9783-540-35838-1

Kapitel 15

Grundstze zum Datenzugri und zur


Prfbarkeit digitaler Unterlagen
Die Grundstze zum Datenzugri und zur Prfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) enthalten Regeln
zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen und zur Mitwirkungspicht der Steuerpichtigen bei Betriebsprfungen.

tronischen Bcher und sonstigen erforderlichen Unterlagen in das Ausland. 146 Abs. 2b der Abgabenordnung sieht seit 20. Dezember 2008 fr Unternehmen, die
den Anforderungen der GDPdU nicht nachkommen, ein
Es handelt sich dabei um eine Verwaltungsanweisung Verzgerungsgeld von EUR 2.500 bis EUR 250.000 vor.
des Bundesnanzministeriums, in der dieses bestimmte Rechtsnormen aus der Abgabenordnung und dem
Umsatzsteuergesetz zur digitalen Aufbewahrung von 15.2 Literatur
Buchhaltungen, Buchungsbelegen und Rechnungen konkretisiert.
Krger, Ralph; Schult, Bernd; Vedder, Rainer: DigiDie GDPdU wurden durch die GoBD zum 1. Januar 2015
tale Betriebsprfung: GDPdU in der Praxis - Grundabgelst.[1]
stze zum Datenzugri und zur Prfbarkeit digitaler Unterlagen, Gabler Verlag, 2010, ISBN 978-38349-0676-2

15.1 Mitwirkungspicht des Steuerpichtigen beim Datenzugri durch Betriebsprfer

Eller, Peter: Elektronische Rechnungsstellung und digitale Betriebsprfung. Electronic Commerce und
Recht, Band 8. ERICH SCHMIDT VERLAG,
2004, ISBN 3-503-07408-2

Erfordert eine Betriebsprfung den Zugri auf Daten,


die beim Steuerpichtigen gespeichert sind, kann der Betriebsprfer laut GDPdU zwischen folgenden drei Arten
des Datenzugris whlen:
unmittelbarer Lesezugri (Z1),

Ernst&Young (Hrsg.): Steuerliches Risikomanagement. Stollfu Verlag, 2005, ISBN 3-08-210001-5


(alle relevanten Gesetzespassagen in Deutsch und
Englisch)
Flamm, Markus: Die digitale Steuerprfung kommt.
DATEV-Buchreihe, Bestellnummer 36212

mittelbarer Zugri ber Auswertungen (Z2) und


Datentrgerberlassung in verschiedenen Formaten
(Z3).
Das Recht, eigene Software auf die Systeme des Steuerpichtigen aufzuspielen, hat der Betriebsprfer dabei
nicht.
Fr die Datentrgerberlassung sind verschiedene Formate zugelassen. Mittlerweile gibt es auch eine Empfehlung des Bundesnanzministeriums fr einen entsprechenden Beschreibungsstandard. Die Daten lassen sich
dann vom Betriebsprfer in eine Prfersoftware einlesen.
Die Einhaltung dieser Vorschriften ist die Voraussetzung fr die Genehmigung der Auslagerung der elek61

Flamm, Markus: Betriebsprfer mit Rntgenblick


- Was die Buchfhrung alles verrt. DATEVBuchreihe, Bestellnummer 36068
Henstorf, Karl-Georg, Kampmeyer, Ulrich,
Prochnow, Jan: Grundstze der Verfahrensdokumentation nach GoBS. Code of Practice Band 2.
VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e. V., Bonn, 1999, ISBN 3-932898-04-4
Hentschel, Bernd (Hrsg.): Digitale Betriebsprfung eDatenzugri der Finanzverwaltung. 2.
berarbeitete Auage 2004, DATAKONTEXTFACHVERLAG, ISBN 3-89577-325-5

62 KAPITEL 15. GRUNDSTZE ZUM DATENZUGRIFF UND ZUR PRFBARKEIT DIGITALER UNTERLAGEN
Wendland, Holger : Neue Archivierungspichten
nach der genderten AO 2002. Kontinuierlich ergnztes Sammelwerk. Forum Verlag Herkert, 86504
Merching
Wenzig, Herbert : Auenprfung / Betriebsprfung.
GRNE REIHE Band 12, 9. Auage 2004, Erich
Fleischer Verlag, ISBN 3-8168-1129-9

15.3 Siehe auch


Elektronische Archivierung
E-Mail-Archivierung
Grundstze ordnungsmiger DV-gesttzter Buchfhrungssysteme
Grundstze zur ordnungsmigen Fhrung und
Aufbewahrung von Bchern, Aufzeichnungen und
Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugri

15.4 Weblinks
Wiktionary: GDPdU Bedeutungserklrungen,
Wortherkunft, Synonyme, bersetzungen

BMF : Grundstze zum Datenzugri und zur


Prfbarkeit digitaler Unterlagen (16. Juli 2001)
(Memento vom 6. Januar 2014 im Internet Archive)
Audicon : IDEA GDPdU-Beschreibungsstandard
[1] http://www.bundesfinanzministerium.de/Content/
DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_
Steuerthemen/Abgabenordnung/Datenzugriff_GDPdU/
2014-11-14-GoBD.pdf?__blob=publicationFile&v=1

Kapitel 16

Verfahrensdokumentation
der Entstehung (Erfassung),

Die Verfahrensdokumentation nach GoBD (bis 2015


GoBS) dient dazu, nachweisen zu knnen, dass die
Anforderungen des Handelsgesetzbuches (HGB), der
Abgabenordnung (AO), den GoBS und den GoBD fr die
Aufbewahrung von Daten und Belegen erfllt sind.

der Indizierung,
der Speicherung,

dem eindeutigen Wiedernden,


Auch fr bestimmte Branchen gibt es, unabhngig von
der Absicherung gegen Verlust und Verflschung
den HGB-Anforderungen, Vorgaben zur Erstellung von
und
Verfahrensdokumentationen, so z. B. fr die Pharmaindustrie nach FDA Part 11 und GxP (GMP, GLP Gute
der Reproduktion der archivierten Informationen,
Laborpraxis). Fr die Erstellung technischer Dokumentationen ist die Norm EN 82079 die Grundlage.
die nach Handelsrecht und steuerrechtlichen Vorgaben
aufbewahrt werden mssen.

16.1 Verfahrensdokumentation
nach den GoBD
Die rechtliche Grundlage fr die Erstellung einer Verfahrensdokumentation ergibt sich aus den 239, 257 HGB,
den GoBD und aus denen folgende Anforderungen an die
Archivierung von kaufmnnischen Unterlagen, sowohl in
Papier als auch in elektronischen Archivsystemen, abgeleitet sind:

Umfang und Aufbau einer Verfahrensdokumentation


sind nicht vorgeschrieben. Qualitativ ausreichend und
vollstndig ist die Verfahrensdokumentation, wenn ein
unabhngiger Dritter auf Basis der Dokumentation den
ordnungsgemen Einsatz der Lsung berprfen kann.

16.2 Siehe auch


Revisionssicherheit
Dokumenten-Technologien

Ordnungsmigkeit

GoBD

Vollstndigkeit

Compliance (BWL)

Sicherheit des Gesamtverfahrens


Schutz vor Vernderung und Verflschung

16.3 Literatur

Sicherung vor Verlust

Grundstze ordnungsmiger DV-gesttzter Buchfhrungssysteme (GoBS) (PDF-Datei; 57 kB).


Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen
an die Obernanzbehrden der Lnder vom 7.
November 1995 - IV A 8 - S 0316 - 52/95 - BStBl
1995 I S. 738f.

Nutzung nur durch Berechtigte


Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
Dokumentation des Verfahrens
Nachvollziehbarkeit
Prfbarkeit
Das eigentliche Dokument mit den Vorgaben zum Thema
Verfahrensdokumentation sind die GoBD.
Die Verfahrensdokumentation beschreibt den gesamten
organisatorischen und technischen Prozess
63

Grundstze zur ordnungsmigen Fhrung und Aufbewahrung von Bchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugri (GoBD) (PDF-Datei). Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen an die Obernanzbehrden der Lnder vom 14. November 2014 V A 4 - S
0316/13/10003.

64
Ulrich Kampmeyer, Jrg Rogalla: Grundstze der
elektronischen Archivierung. Code of Practice Band
1. VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e. V., Bonn, 2. Auage 1997, ISBN 3932898-03-6.
Karl-Georg Henstorf, Ulrich Kampmeyer, Jan
Prochnow: Grundstze der Verfahrensdokumentation nach GoBS. Code of Practice Band 2. VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e. V.,
Bonn, 1999, ISBN 3-932898-04-4.

KAPITEL 16. VERFAHRENSDOKUMENTATION

Kapitel 17

Verband Organisations- und


Informationssysteme
Der
VOI
Verband
Organisationsund
Informationssysteme e.V. ist der deutsche Fachverband der Anbieter von Produkten und Dienstleistungen
im Umfeld von Dokumentenmanagement, elektronischer
Archivierung und Enterprise Content Management. Sitz
des Verbandes ist Bonn.

17.1 Geschichte

Der Verband ist die Berufs- und Standesorganisation


von Herstellern, Anbietern, Systemintegratoren, Beratern und Dienstleistern fr Dokumentenmanagement- Der Verband wurde am 17. Mrz 1991 auf der CeLsungen. Er deniert seine Ziele wie folgt:
BIT von Ulrich Kampmeyer als Verband Optische Informationssysteme e.V. gegrndet. 1999 benannte der
Frderung der Interessen der Anbieter von Informa- Verband sich unter Beibehaltung der Abkrzung VOI
tionstechnologie (IT) im Bereich Informationslogis- in VOI-Verband Organisations- und Informationssysteme
tik als Grundlage fr e-Business auf nationaler und e.V. um. Die Abkrzung VOI wurde in den Folgejahren
internationaler Ebene.
auch als Voice of Information interpretiert. Er besitzt
seit 1998 eine Geschftsstelle mit hauptamtlichem Ge Herstellung von Markttransparenz durch Schaung schftsfhrer. Im Jahr 2010 hatte der Verband ca. 250
von Kommunikationsverbindungen zwischen An- Mitgliedsrmen. In 2011 wurde vom Vorstand des VOI
bietern und Anwendern von IT.
eine berfhrung des Verbandes in den BITKOM vorgeschlagen. Die Mitgliederversammlung lehnte das mehr Sammlung, Ordnung, Erstellung und Verbreitung heitlich ab, weil es eine Ausung des Verbandes bequalizierter Informationen zur IT, um dem poten- deutet htte. Die Ablehnung in der Mitgliederversammtiellen Anwender diese Technologie als optimales lung fhrte zum Austritt mehrerer Mitglieder, die sich
Hilfsmittel im privaten und geschftlichen Bereich anschlieend innerhalb des BITKOM neue konstituierten
vorzustellen.
und dabei die Arbeitsfelder und Strukturen des VOI nachbildeten [1] . Im Jahre 2012 zhlt der Verband rund 200
Ausarbeitung von Normen zur Schaung von Mitgliedsrmen und kommt seinen Satzungszielen nach,
Rechtssicherheit in der IT.
als Voice of Information ber den Nutzen der Informationstechnologie, insbesondere im Themenfeld Enterpri Frderung und Durchfhrung von Informationsver- se Content Management (ECM) aufzuklren. Dazu wuranstaltungen zu dieser Technologie.
de das Informationsportal ECMtoday ins Leben gerufen,
auf dem Fachartikel und Anwenderberichte zu ECM LDer Verband hat fnf Regionalgruppen und mehrere sungen verentlicht werden. Im September 2013 richFachgremien, u.a. zum Thema elektronische Signatur. tet sich der VOI neu aus und ergnzt seine Ansprche
Aus der Arbeit der Fachgremien gehen unter anderem mit der Positionierung auf Enterprise Information MaVerentlichungen hervor wie z.B. den Codes of Prac- nagement (EIM). Mit seiner neuen Strategie fgt der
tice, die blicherweise von einer Gruppe von Fachauto- Verband mit der Trendwende von ECM zu EIM noch
ren erstellt und im Selbstverlag vertrieben werden. Der mehr Wachstum und Mehrwerte hinzu. Der VOI erweiVOI wirkt wesentlich bei der Ausrichtung der jhrlichen tert ECM und deniert Enterprise Information ManageDMS EXPO mit. Seit dem 1. Mai 2012 betreibt der VOI ment (EIM) als die Zusammenfhrung von strukturierten
das Informationsportal ECMtodayzum Thema Enterpri- Daten, unstrukturierten Dokumenten und den dazugehse Content Management (ECM).
rigen betriebswirtschaftlichen Anwendungen[2] .
65

66

KAPITEL 17. VERBAND ORGANISATIONS- UND INFORMATIONSSYSTEME

17.2 Wichtige Publikationen des 17.4 Einzelnachweise


Verbandes

[1] siehe hier http://www.bitkom.org/de/themen/69257.aspx

Dokumenten Management Systeme: Hersteller und


Produkte. Schriftenreihe des VOI e.V., Bonn, 2006.
Code of Practice Dokumenten-Management Vom
Archiv zum Enterprise-Content-Management. Schriftenreihe des VOI e.V., Bonn 2005, ISBN 3-93289811-7.
DMS-Leitfaden fr Entscheider. Schriftenreihe des
VOI e.V., 2004.
PK-DML
Prfkriterien
fr
Dokumentenmanagement-Lsungen. VOI/TVIT,
Schriftenreihe des VOI e.V., Bonn, 2. Auage,
2004.
Elektronische Signatur: Potenziale, Verfahren, Anwendungen, Nutzen. Schriftenreihe des VOI e.V.,
Bonn 2004.
Technische Aspekte und Komponenten von Digitalen
Archivsystemen. Schriftenreihe des VOI e.V., Bonn
2003, ISBN 3-932898-09-5.
Dokumenten Management in Deutschland. Schriftenreihe des VOI e.V., Bonn, 2003.
Code of Practice Verfahrensdokumentation nach
GoBS. VOI-Kompendium Bd. 4, Schriftenreihe des
VOI e.V., Bonn, 1999, ISBN 3-932898-04-4.
Code of Practice Grundstze der elektronischen Archivierung. VOI-Kompendium Bd. 3, Schriftenreihe des VOI e.V., Bonn, 2. Auage 1997, ISBN 3932898-03-6.

17.3 Weblinks
Webseite des Verbandes
ECMtoday - das Informationsportal des Verbandes zum Thema Enterprise Content Management
(ECM)
DMS EXPO der Messe Stuttgart jhrliche Messe
und Kongress unter Mitwirkung des Verbandes
DiALOG-Award Excellence with EIM Schirmherr und Initiator des Nachhaltigkeitkeits-Award
fr Anstze und Methoden im Umfeld zu EIM
(Deutschland)

[2] Peter Schmerler, Geschftsfhrer des VOI, 2013:


Enterprise Information Management ist ein Daten,
Informationen und Wissen umfassendes Qualittskonzept zur Verbesserung der Unternehmensprozesse.
http://www.voi.de/voi-pressemeldungen/
3729-neuausrichtung-des-voi-auf-enterprise-information-management-eim

17.5. TEXT- UND BILDQUELLEN, AUTOREN UND LIZENZEN

67

17.5 Text- und Bildquellen, Autoren und Lizenzen


17.5.1

Text

Ulrich Kampmeyer Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Ulrich_Kampffmeyer?oldid=143595617 Autoren: Peng, Mogelzahn, Onkelkoeln, PeterGuhl, Codc, Bartonitz, Spuk968, =, Lukasbild, Schlauer Gerd, MorbZ-Bot, Bibelschmeisser, RonMeier und Anonyme: 4
Elektronisches Dokument Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Elektronisches_Dokument?oldid=133990817 Autoren: Kku, Ocrho, HaSee, Bubo bubo, RedBot, Siehe-auch-Lscher, Poupou l'quourouce, Saehrimnir, ChristianBier, Francois Palmier, BJ Axel, STKanzler, Semper, Zaibatsu, Milvus, DodekBot, Synthebot, AlleborgoBot, Crazy1880, Aalfons, Succu, Alecs.bot, Ute Erb, DumZiBoT, UHT, Luckasbot, Nallimbot, Wowo2008, Xqbot, Howwi, MastiBot, RibotBOT, MorbZ-Bot, Wikwik, EmausBot, Emustrom, CamelBot, MerlIwBot,
Wheeke, Aktenstapel, Addbot und Anonyme: 16
Dokumentenmanagement Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Dokumentenmanagement?oldid=148864520 Autoren: Kku, Zeno Gantner, Jed, Aka, Stefan Khn, Irmgard, Mikue, Mathias Schindler, GNosis, Tsor, Seewolf, WKr, Dominik~dewiki, HenrikHolke, Holger I.,
Tzeh, Zwobot, Ocrho, D, Kiker99, Stern, Jpp, HaSee, APPER, Nocturne, RokerHRO, Sinn, Peng, MFM, TinoStrauss, Ot, Bnawiki, TheK,
Kohl, Much89, Kubrick, Duesentrieb, K, ChristophDemmer, DasBee, Carbenium, Cyper, S.K., Xwolf, BWBot, Lustiger seth, Simon04,
Cecil, Sgrewe, W.alter, BLueFiSH.as, Tuxman, DuesenBot, JAF, A.Heidemann, Gum'Mib'Aer, Heliosteam, Speck-Made, Diba, He3nry,
Stf, Sparti, FlaBot, Codc, Lyzzy, AkaBot, SBT, Bkemmler, Flominator, Bernburgerin, Mst, Kolja21, Millbart, Siehe-auch-Lscher, Syrcro,
Abubiju, Ephraim33, RobotQuistnix, M-sch, Bota47, Andy king50, Frank C. Mller, DerHexer, MelancholieBot, Bartonitz, JCS, Jdk, Staro1, AlexM~dewiki, Hieronymus A., Stylor, Slazerhome1, LKD, Fomax, Thebizzman, Symposiarch, Moucis, FAEP, Carol.Christiansen,
WortUmBruch, Graphikus, PixelBot, Elendur, Renate Karl, Semper, Spuk968, Thijs!bot, HubiB, Farino, XenonX3, GiordanoBruno, Horst
Grbner, Urmelbeauftragter, JAnDbot, Milvus, Grieb, Tom md, Seth Cohen, Nolispanmo, Vren, Bildungsbrger, Septembermorgen, AndiWSI, Groucho M, Fmrauch, HHE99, Thotig, Wesener, Teon21, Amrep, Crazy1880, Trustable, Snoopy1964, Aalfons, KnopfBot, Umherirrender, Alnilam, M. Dalla Vecchia, Pittimann, JensKneese, Jkokemueller, Dvptpost, LogoX, Wildtierreservat, Zorrobot, MystBot,
Luckas-bot, KamikazeBot, Ptbotgourou, Wowo2008, DocXter, Xqbot, Iogos82, Howwi, Telford, Hardtwer, Geierkrchz, Wilske, Oliver.schulze, Tutorx, Cazhira, Bestoernesto, SteEis, Azimut, Wondigoma, Alraunenstern, Judith.lenz, EmausBot, Faltenwolf, Horst bei
Wiki, Doc.Heintz, ECMdoku, RonMeier, Steven-arts, WikitanvirBot, Randolph33, ChuispastonBot, BlackSophie, Beutnagel, Rezabot,
Marcel083, MerlIwBot, Jkoprax, Wsagemerten, Kmheide, Hkoeln, Goettler, Georgewinet, Boshomi, Chester20, Christophorus77, Softgate, Innobello, Was-sds, Abacky, Exoport, Jrgenreichert, Wikisola, Kendox AG, Lozin, Thomas8585, Schmalenbach, Addbot, Motorsued,
Eissi296, Duddits1969, AxelHellinger, Ttork, Gwen3965, Nicole roe, Emeldir, Momm1981, Aconso, U2fanboi, GerImmanuel, Schnabeltassentier, ES64U4, Luise3214 und Anonyme: 218
Dokumenten-Technologien Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Dokumenten-Technologien?oldid=133016340 Autoren: Kku, JakobVoss, Jed, HaeB, Stern, HaSee, Rdb, , K, Rax, Diesterne, Stf, AkaBot, Avobert, Blaubahn, Siehe-auch-Lscher, Ront, Saehrimnir,
Drahreg01, Farino, Horst Grbner, Supermartl, Bildungsbrger, Avron und Anonyme: 22
Dokumentenklasse Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Dokumentenklasse?oldid=133016351 Autoren: Timekeeper, S.K., Rax, Stell,
Abubiju, Zahnradzacken, Nightyer, ChikagoDeCuba, Camino7, Bildungsbrger, Jperl, Giftpanze, Wondigoma, Vollbio und Anonyme:
12
Elektronische Archivierung Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Elektronische_Archivierung?oldid=147659122 Autoren: RobertLechner, JakobVoss, Head, GNosis, Tsor, Bal, Zwobot, D, Stern, PatrickD, MichaelDiederich, Jpp, HaSee, APPER, Peter200, Nina, Fuzzy~dewiki, Manja, K, AHZ, ChristophDemmer, Forevermore, Cyper, Captaingrog, Polarlys, Tuxman, Cherubino, Sparti, Hubertl, GFJ,
Binter, Sebmol, Manorainjan, Millbart, Siehe-auch-Lscher, Abubiju, Ront, Einar Moses Wohltun, Andreas75, Mauro.bieg, Amtiss, JTK,
Saehrimnir, Drahreg01, RobotQuistnix, Omis Trtchen, LiMa, MarcoBorn, MelancholieBot, Kantor.JH, Staro1, Kaisersoft, Nightyer,
PortalBot, Gugerell, LKD, EgGr, Eadi, Stephan Heuscher, 08-15, Wdwd, PixelBot, Aniramm, YMS, Leider, Periegetes~dewiki, Milvus,
Tom md, Blausch, Complex, VolkovBot, Teon21, Krawi, SieBot, VVVBot, Fresh!WEB, Antrophos, Hxhbot, Umherirrender, Pittimann,
Plankton314, Zulu55, Ute Erb, Proutprout~dewiki, THWZ, LatitudeBot, P, Luckas-bot, KamikazeBot, Ptbotgourou, RibotBOT, Gyxeed,
Tbrand~dewiki, Wondigoma, Tuhl, Gateprof, Aveexoo, Voskos, MerlIwBot, ChristophLZA, YFdyh-bot, Addbot, Pdlx, Florianbamberg
und Anonyme: 112
Revisionssicherheit Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Revisionssicherheit?oldid=145589332 Autoren: Ocrho, K, AHZ, ChristophDemmer, Uwe Gille, Sabata, Stf, Badenserbub, Bernd.Bast, Abubiju, LiMa, Alrahad, Don Magnico, Schlangengott, Alros002, Krawi,
Tasma3197, Xqbot, MorbZ-Bot, Lexinexi, Hephaion und Anonyme: 31
Langzeitarchivierung Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Langzeitarchivierung?oldid=147732969 Autoren: Fgb, JakobVoss, Aka, Stefan Khn, GNosis, Tsor, Zuse, Ralf Roletschek, Jacek79, Kubieziel, Anathema, Marti7D3, Zwobot, PatrickD, Hadhuey, Xeper, MichaelDiederich, Sinn, Peter200, MFM, Phrood, Robbit, Fuzzy~dewiki, Philipendula, Koerpertraining, K, Chrisfrenzel, Conny, ChristophDemmer, MR, Kam Solusar, Carbenium, Historiograf, Supercoach, FabianL, Aule, Libelle63, Mps, JAF, BlackNite, Slick, Horgner, Cherubino,
Calle Cool, Dtrx, Hubertl, GFJ, Vonsoeckchen, Cg909, MrBurns, Andreas Werle, DrSeehas, Uwe W., Aschmidt, Atc, Drahreg01, Kowa,
YurikBot, Atirador, Blauebirke, Derbuer, Schmitty, LiMa, Nils Lindenberg, Staro1, Netnet, Gwexter, PortalBot, Minderbinder, Knbinnerer, Keco, Speifensender, Scantur, Arnulf zu Linden, Aniramm, Homeier, Tobi B., Luckyagnano, Black Sparrow, Nolispanmo, Kuebi,
Blausch, Don Magnico, Ordnung, Jaymz1980, Avron, Complex, Ivn Tapia, Milbi, Wesener, Spunki69, Ibohnet, Ahandrich, Ishbane,
Lumu, Der gelehrte hermes1974, Jochen2707, Anaval, Peter.worm, Alnilam, Mike aus dem Bayerwald, Zulu55, Rekire, Kein Einstein, Digisus, Ein Anonymer, Stefanf74, Rebeling, Astrobeamer, Itu, Spitschan, Nameless23, Rr2000, Gyxeed, Bookiwrite, MorbZ-Bot, Meinicke,
Tuhl, DerGraueWolf, JFH-52, Digifriend, Shaddim, Tommes, ChristophLZA, Boshomi, Samlowry2, PresseWatschounek, GeisterPirat und
Anonyme: 99
Enterprise-Content-Management Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Enterprise-Content-Management?oldid=146361707 Autoren:
JakobVoss, Zeno Gantner, Aka, Mathias Schindler, GNosis, Filzstift, Atman Sun, Tsor, Zwobot, Stern, Robbot, Jpp, HaSee, Rdb, Mussklprozz, MFM, Wiki-observer, PeeCee, Kerbel, K, Arctic~dewiki, Michail, Bimberbube, Ska13351, GeorgVollmers, VanGore, Cyper,
MarkusHagenlocher, Michaelsy, RobGoa, Tuxman, Diesterne, Robot Monk, FlaBot, Friedemann Lindenthal, Ehrl, Cethegus, Curtis Newton, Komikaa, Windharp, Firefox13, Banzay~dewiki, Millbart, Sae1962, Siehe-auch-Lscher, Florian Adler, Syrcro, Patrick-coeln, Amontillado, Roterraecher, Wickler, Wissenslogistiker, Elvaube, Clienti, WIKImaniac, Androl, Keyanoo, Ollo, Frank C. Mller, Jdk, Stylor, Valen~dewiki, LKD, J, PixelBot, Renate Karl, Rufus46, Thijs!bot, Weinertc, Farino, Bernard Ladenthin, Gerd-HH, Kallistratos, TIETRO,
Milvus, Pentadoc~dewiki, Yellowcard, Nolispanmo, Septembermorgen, Fmrauch, Don Magnico, VolkovBot, Sitacuisses, Jocian, SieBot,
Die tiefe blaue See, Towopedia, Trustable, Avoided, KnopfBot, Alexbot, DumZiBoT, FerdiBf, Lockalbot, Grey Geezer, MDV-Basel,

68

KAPITEL 17. VERBAND ORGANISATIONS- UND INFORMATIONSSYSTEME

Oberlaender, Montsegu, Meierbaer, Louperibot, Luckas-bot, GrouchoBot, Empro2, Cybercraft, Greki79, Xqbot, Foley999, MerlLinkBot, Acky69, RibotBOT, AwOcBot, Oliver.schulze, LucienBOT, Cazhira, Judith.lenz, EmausBot, NeoRageX, ZroBot, WikitanvirBot,
Beutnagel, SteenEhemann, MiriamFoerster, Addbot, Aloviel und Anonyme: 137
Enterprise-Content-Management-System Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Enterprise-Content-Management-System?oldid=
147251745 Autoren: JakobVoss, AlexR, Jed, Aka, Mathias Schindler, GNosis, Tsor, Tzeh, Zwobot, Arcy, Ninjamask, MichaelDiederich,
HaSee, Mussklprozz, Wikitoni, Geos, XPhilosoph, Matthias Bock, K, Dominik Kuropka, ChristophDemmer, 1-1111, H005, Bubo bubo,
Tuxman, Heinte, Kvedulv, Diesterne, Stf, GFJ, Defchris, Abubiju, Proofreader, Saehrimnir, Wirthi, Drahreg01, Stefan506, Keyanoo,
Torsten Werner, Frank C. Mller, LiMa, Jdk, Staro1, LKD, J, Btr, HoKi, Farino, Arno Matthias, ComillaBot, Nolispanmo, Batke,
Complex, Myotis, Codeispoetry, BurghardRichter, Sushiman, Tommy Kellas, Shaun72, Trustable, Inkowik, JensKneese, Kno, Palin,
Cybercraft, Prokhor, Astrobeamer, Wondigoma, OsGr, Faltenwolf, Steven-arts, MerlIwBot, Boshomi, Informationswiedergutmachung,
Xitrust, Car031, Schmalenbach, AgoRum, !aoniug, Henemm, Dab0015, UrmelEis und Anonyme: 104
Schriftgutverwaltung Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Schriftgutverwaltung?oldid=144309920 Autoren: Hardenacke, Gerhardvalentin, Ri st, JuTa, Arma, LiMa, EgGr, MRewald, RainerB., Thijs!bot, JAnDbot, Milvus, Knopfkind, ComillaBot, WaltR, DodekBot, Milbi,
Sitacuisses, Eschenmoser, Bcherwrmlein, Themistokles1984, SieBot, Crazy1880, Loveless, PaterMcFly, Aalfons, KnopfBot, Pittimann,
Alecs.bot, Woches, THWZ, Doitnow, Andreas Scholz, CorranHorn, Wowo2008, Peer Latsch, RibotBOT, MorbZ-Bot, Wondigoma,
Hahnenkleer, EmausBot, Halbarath, Drago29, CSp1980, WikitanvirBot, Mint25, Beutnagel, MerlIwBot, KLBot2, S. Hager86, Cyberhagi
und Anonyme: 27
MoReq Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/MoReq?oldid=147207878 Autoren: Aka, Zwobot, GVogeler, Flominator, Bernburgerin,
Leyo, Roterraecher, Hydro, Saibo, LiMa, Matzematik, Thijs!bot, Nolispanmo, Klara Rosa, Fmrauch, Giftmischer, Blausch, Don Magnico, Kno, Krd, Xqbot, Andreas aus Hamburg in Berlin, MacOrcas, MorbZ-Bot, Eco30, Wondigoma, Pascal64, Labant, Mertinger,
KLBot2, Boshomi, JPhCerny und Anonyme: 15
Enterprise Information Management Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Enterprise_Information_Management?oldid=143182571
Autoren: Andim, Asdert, Dnaber, Gregor Bert, Andy king50, ColdCut, Nassauer27, FeddaHeiko, MerlBot, Serols, Astrofreund, Haferockentte, Stschaar, BR-BR-1234 und Anonyme: 8
Informationslebenszyklusmanagement Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Informationslebenszyklusmanagement?oldid=123317534
Autoren: Kku, JakobVoss, Tsor, Zwobot, Helm, Stern, APPER, Rdb, Perrak, PeeCee, K, ChristophDemmer, Jonathan Gro, Sparti,
FlaBot, Ront, YurikBot, Toel, Frank C. Mller, Chatter, Hobbes ch, Leppus, Thijs!bot, Bluepower530, Synthebot, Alexlo, DumZiBoT,
Muro Bot, Sbezold, ChuispastonBot, KLBot2 und Anonyme: 32
Grundstze zum Datenzugri und zur Prfbarkeit digitaler Unterlagen Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Grunds%C3%A4tze_
zum_Datenzugriff_und_zur_Pr%C3%BCfbarkeit_digitaler_Unterlagen?oldid=147293393 Autoren: TomK32, Seewolf, Mcdanilo, Wolfgang1018, HaSee, Stechlin, Siggi, Sinn, Dnaber, MFM, Fuzzy~dewiki, K, Este, Fl.schmitt, Mami~dewiki, Millbart, Hydro, Mef.ellingen,
Stefan Selbach, Wangen, MelancholieBot, PortalBot, LKD, Fomax, Centipede, WDText, Telepath82, Zipferlak, Alros002, Nis Randers, Regi51, Mundanus, Teon21, Cons, Makuro~dewiki, Saltose, Marcel Keienborg, Joergsiebert, Frankwichmann, UHT, FeddaHeiko,
Xqbot, Tutorx, MorbZ-Bot, Michael Micklei, Tuhl, Stanik Brater, Tributus, Tulumino, Herbert81, Unendlicheweiten, Don Heraldo und
Anonyme: 66
Verfahrensdokumentation Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Verfahrensdokumentation?oldid=143736677 Autoren: Stern, Manja,
ChristophDemmer, Friedemann Lindenthal, Susina, Flingeung, Abubiju, Bluethunder3456, Xqt, Knoerz, Ische007, Anaval, Michael
Metschkoll, UHT, Xqbot, MorbZ-Bot, Herbert81 und Anonyme: 19
Verband Organisations- und Informationssysteme Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Verband_Organisations-_und_
Informationssysteme?oldid=128168624 Autoren: Wst, Aka, Matt1971, Geisslr, Jergen, Dave81, Haring, LiMa, Radschlger, Lirum
Larum, Giftmischer, Visitator, 9mag, Goodnews-sven und Anonyme: 10

17.5.2

Bilder

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17.5. TEXT- UND BILDQUELLEN, AUTOREN UND LIZENZEN

69

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KAPITEL 17. VERBAND ORGANISATIONS- UND INFORMATIONSSYSTEME

17.5.3

Inhaltslizenz

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