PENGURUSAN PERSATUAN/KELAB

(Pakaian Seragam, Persatuan/Kelab dan Kelab Permainan/Sukan)
1. LATAR BELAKANG 1.1 Inisiatif dan usaha menubuhkan kelab atau persatuan yang dipimpin, diangotai dan digerakkan oleh murid-murid adalah selaras dengan harsat menggiatkan lagi pelaksanaan program aktiviti kokurikulum di sekolah-sekolah seluruh negara. Malah Peraturan 4 dalam Peraturan-Peraturan Pendidikan ( Persatuan Sekolah ) 1998 seperti yang dimaktubkan dalam Warta Kerajaan P.U (A) 196 bertarikh 21 Mei 1998 menegaskan bahawa Guru Besar atau Pengetua, setelah menerima permohonan secara bertulis, hendaklah menubuhkan persatuan sekolah dari ketogeri yang berikut:1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.1.4 1.1.5 Mata pelajaran yang diajar di sekolah sebagaimana yang dinyatakan dalam Peraturan-Peraturan Pendidikan (Kurikulum Kebangsaan) 1997, Hobi dan rekreasi; Sukan dan permainan; Badan beruniform; atau Apa-apa persatuan lain yang diluluskan oleh pendaftar.

1.2 Usaha menubuhkan kelab atau persatuan di sekolah adalah juga usaha kependidikan yang penting, khususnya untuk menyemai dan memupuk prinsip, kaedah dan kemahiran kepimpinan di kalangan murid, di samping membangunkan diri mereka menjadi insan yang mewarisi dan menghayati keseluruhan ciri-ciri kecemerlangan murid yang tersurat dan tersirat dalam Falsafah Pendidikan Kebangsaan. 1.3 Sehingga kini inisiatif dan usaha sekolah menubuhkan kelab atau persatuan yang dipimpin, dianggotai dan digerakkan oleh murid-murid amatlah menggalakkan. Inisiatif dan usaha ini akan memberi impaks yang lebih besar kepada penyemarakkan kegiatan kokurikulum sebagai sebahagian daripada program pendidikan di sekolah, apabila pengetahuan, kesungguhan dan kemahiran murid-murid memimpin, mengurus dan mengoperasikan kelab atau persatuan yang ditubuhkan itu dipertingkatkan secara bersepadu dan berterusan.

2.

RASIONAL Berdasarkan hakikat kejadian insan, setiap murid mempunyai bakat dan potensi untuk memimpin, sekurang-kurangnya untuk memimpin diri sendiri menjadi apa yang diinginkan. Walau bagaimanapun pengetahuan, kesungguhan dan kemahiran memimpin, mengurus dan mengoperasikan sesuatu kelab atau persatuan bukanlah warisan semula jadi. Pengetahuan, kesungguhan dan kemahiran ini sebaliknya boleh diperolehi melalui proses-proses pengajaran dan pembelajaran formal dan tidak formal, pengalaman secara langsung, perkongsian pemikiran, pengalaman dan latihan.

1

3.

MATLAMAT Agar dapat membantu guru dan murid-murid merancang dan melaksanakan dengan bermatlamat untuk melahirkan insan yang berwibawa, berketrampilan dan berkeyakinan tinggi sebagai pemimpin di sekolah dan berpotensi mengembangkan bakat dan upaya kepimpinan masing-masing ke peringkat yang lebih tinggi dalam bidang-bidang yang diceburi pada masa akan datang.

4.

OBJEKTIF AM Guru-Guru dan murid-murid akan: 4.1 Mengetahui dan memahami ciri-ciri dan nilai-nilai kepimpinan yang diperlukan untuk memimpin, mengurus dan mengoperasikan kelab atau persatuan di sekolah. 4.2 4.3 4.4 4.5 Mengetahui dan memahami kaedah, stategi dan prinsip pengurusan kelab atau persatuan secara berkesan. Mengetahui dan memahami kaedah dan stategi memimpin dan memotivasikan ahli-ahli kelab atau persatuan yang dipimpin Mempunyai pengetahuan dan kemahiran merancang, mengelola, menyelia dan menilai aktiviti dan kegiatan kelab atau persatuan yang dipimpin. Mempunyai keyakinan diri sebagai pemimpin yang berwibawa, berketrampilan dan berwawasan.

5.

OBJEKTIF KHUSUS 5.1 5.2 5.3 5.4 Menjelaskan matlamat dan tujuan penubuhan kelab atau persatuan di sekolah dalam konteks kependidikan dan kepimpinan Menjelaskan kaedah dan tatacara penubuhan kelab atau persatuan. Menjelaskan kaedah dan tatacara pentadbiran dan pengurusan kelab atau persatuan Menjelaskan kaedah dan tatacara pengurusan dan pengelolaan aktiviti dan kegiatan kelab atau persatuan di sekolah berdasarkan perancangan dan undang-undang. Membentang dan menjelaskan ciri-ciri dan nilai-nilai asas kepimpinan. Menjelaskan tanggungjawab dan peranan murid-murid sebagai warganegara berdasarkan Rujunegara, perlembagaan negara dan Wawasan 2020.

5.5 5.6

6.

KELAB ATAU PERSATUAN

6.1

Definisi: Sesuatu entiti kumpulan yang berstruktur, berpelembagaan, berperaturan dan berkepimpinan yang dianggotai oleh murid-murid sekolah yang mempunyai minat, kegemaran, hasrat dan kecenderungan yang sama serta bertujuan untuk

2

saling bekerjasama, bantu membantu dan berkongsi sumber dalam melaksanakan aktiviti dan mencapai cita-cita serta matlamat yang telah ditetapkan dan dipersetujui bersama bagi memperkembangkan minat, kegemaran, hasrat dan kecenderungan masing-masing. 6.2 Tujuan penubuhan/pembentukan kelab atau persatuan: 6.2.1 Menggabungkan murid-murid yang mempunyai minat, kegemaran, hasrat dan kecenderungan yang sama supaya murid-murid berpeluang dan berkesempatan: a. b. c. d. e. f. Merancang dan melaksanakan aktiviti berkumpulan. dan kegiatan secara

Berkongsi pengetahuan dan pengalaman dalam bidang yang diminati dan digemari. Menetapkan bersama. matlamat yang dipersetujui dan dilaksanakan

Berkongsi sumber dan peralatan. Mewujudkan peluang kepada murid-murid mengembangkan bakat dan potensi kepimpinan Mewujudkan wahana kepada murid-murid mengembangkan bakat dan potensi masing-masing ke peringkat yang lebih tinggi

7.

BAGAIMANA MENUBUHKAN KELAB ATAU PERSATUAN 7.1 Murid-murid membentuk jawatankuasa penaja untuk menetapkan:7.1.1 7.1.2 7.1.3 7.1.4 Tujuan dan matlamat Aktiviti dan kegiatan Peraturan Perlembagaan (Contoh Lampiran J)

7.2 Jawatankuasa penaja menulis permohonan rasmi kepada Pengetua atau Guru Besar dengan menyertakan dokuman yang telah ditetapkan di atas. 7.3 Mendapatkan kelulusan daripada Pengetua atau Guru Besar 7.4 Mendaftarkan ahli-ahli kelab atau persatuan yang telah diluluskan oleh Pengetua atau Guru Besar 7.5 Mengadakan Mesyuarat Agung penubuhan dengan : 7.5.1 7.5.2 7.5.3 Memilih Ahli Jawatankuasa Merancang aktiviti tahunan kelab atau persatuan Pengesahan dokumen kelab atau persatuan

3

7.6 Mengoperasikan kelab atau persatuan 8. PENGURUSAN KEWANGAN 8.1 Pengenalan 8.1.1 8.1.2 Pengurusan Kewangan adalah satu perkara pokok dan paling penting dalam sesebuah kelab atau persatuan Tanpa pengurusan kewangan yang baik dan sempurna maka perjalanan persatuan atau kelab berkenaan akan pincang dan akhirnya terus berkubur.

8.2

Objektif 8.2.1 8.2.2 8.2.3 Memberi pendedahan kepada pelajar khususnya kepada Bendahari kelab/persatuan dalam menguruskan kewangan secara sistematik. Melahirkan pelajar yang yang celik pengurusan kewangan Dapat melincinkan perjalanan sesebuah kelab/persatuan menjalankan sebarang aktiviti yang telah dirancangkan dalam

8.3

Tugas Bendahari dan Penolong Bendahari 8.3.1 Menyediakan ‘cash book’ (Buku Tunai) a. b. c. 8.3.2 8.3.3 8.3.4 8.3.5 Buku Resit, Borang Pesanan Barang, Borang Baucar Bayaran.

Menyediakan sebuah fail kewangan dan juga tempat menyimpan fail, buku resit, baucar bayaran, borang pesanan dan bil-bil yang sempurna. Bendahari kelab/persatuan perlu mencatat segala perkara hendak dibeli/dipesan dengan mengisi Borang Pesanan yang

Mempastikan pengerusi/setiausaha telah membuka akaun persatuan Membuat pungutan yuran/derma keahlian dan sumbangan khusus bagi menjalankan sesuatu aktiviti. Menyediakan Borang Pesanan (Contoh Lampiran A) Apa yang patut dilakukan apabila menerima duit/wang? a. b. c. Keluarkan resit Rekodkan dalam ‘cash book’ Menyimpan wang dalam Bank/Guru Penasihat dengan segera sekiranya melebihi had yang dibenarkan. (RM 30.00)

8.3.6
8.3.7

4

8.3.8 8.3.9

Setiap pembelian barang melebihi had yang dibenarkan (RM 30.00) hendaklah mendapatkan kebenaran daripada Guru Penasihat. Bendahari juga perlu membuat anggaran perbelanjaan bagi sesuatu program.

8.3.10 Pembentangkan laporan kewangan dalam mesyuarat. 8.3.11 Mengadakan Baucar Pembayaran.
a. Baucar Pembayaran hendaklah dibuat dalam 2 salinan. Salinan asal simpanan sekolah (kelab/persatuan) dan kedua kepada penerima.

b. Masukkan butir-butir tentang perkhidmatan/bekalan yang telah dilaksanakan/dibekalkan beserta tarikh.

c. Setiap baucar pembayaran dimestikan disertakan bil pembelian
barang. d. Jumlah pembayaran dalam angka dan perkataan. e. Dapatkan resit pembayaran daripada pembekal atau pekedai. f. Tandatangan guru penasihat yang meluluskan dan tarikh.

g. Jika bil asal hilang, pembayaran hendaklah dibuat terhadap bil salinan yang diperakui oleh guru penasihat . h. Sebaik sahaja pembayaran dilakukan, baucar dan dokumen sokongan hendaklah ditebuk/dicop “SUDAH BAYAR” berserta tarikhnya bagi mengelak pembayaran dua kali. i. Baucar-baucar pembayaran yang telah dibayar hendaklah disusun dan difailkan mengikut nombor siri.

8.3.12 Menyediakan Penyata Kewangan Berakhir 31 Ogos pada setiap tahun
untuk dibentangkan dalam Mesyuarat Agung Tahunan (Lampiran B) a. b. Pastikan Buku Tunai (Cash Book) telah dikemaskinikan dan ditutup. Pastikan adanya Penyata Kewangan Tahunan Kelab/Persatuan sekolah yang telah diaudit bagi tahun sebelumnya atau jika tidak, gunakan penyata yang belum diaudit. Sediakan format Penyata Kewangan Tahunan.(ada wang terima dan ada wang keluar serta baki ditangan dan juga baki dibank. Dapatkan tandatangan Pemeriksa Kira-Kira bagi mengesahkan bahawa segala butiran dalam Penyata Tahunan itu adalah benar atau sahih.

c. d.

8.3.13 Menyemak Buku Tunai (cash book) pada setiap hujung bulan
Menyimpannya di tempat yang selamat dan berkunci.

5

8.3.14 Sekiranya persatuan dibubarkan, bendahari hendaklah membelanjakan
wang baki mengikut sebagaimana yang diputuskan dalam mesyuarat agung.

8.3.15 Penyalahgunaan wang persatuan adalah satu kesalahan yang serius dan
boleh dikenakan tindakan tatatertib 8.4 Tugas Pemeriksa Kira-Kira 8.4.1 8.4.2 8.4.3 8.4.4 Menyemak Buku Tunai pada setiap hujung bulan Memberikan teguran kepada Bendahari sekiranya berlaku butiran salah. Menandatangani Penyata Tahunan Berakhir 31Ogos setiap tahun. Bertanggungjawab ke ditandatanganinya itu atas Penyata Tahunan yang telah

9.

PENGURUSAN MESYUARAT 9.1 Mesyuarat Agung. 9.1.1 Mengedarkan surat jemputan Mesyuarat Agung Kelab diedarkan sekurang-kurangnya 14 hari sebelum mesyuarat diadakan (Lampiran C) dengan disertakan minit mesyuarat yang lalu. Atur cara Majlis Mesyuarat Agung a. Ucapan Alu-aluan b. Ucapan Penasihat Kelab c. Ucapan Perasmian d. Mesyuarat agung 9.1.3 Agenda Mesyuarat Agung

9.1.2

a.
b. c. d. e.

Ucapan Pengerusi Mesyuarat Membentang dan mengesahkan minit mesyuarat agung yang lalu. (Contoh Minit Mesyuarat Agung – Lampiran D) Membentangkan laporan tahunan. Membentangkan dan mengesahkan laporan kewangan Pemilihan Ahli Jawatankuasa i. ii. iii. iv. Pengerusi Naib Pengerusi Setiausaha Penolong Setiausaha

6

v. vi. vii. viii. f. g. 9.2

Bendahari Penolong Bendahari Ahli Jawatankuasa (5 – 7 orang) Pemilihan dua orang juru audit

Membahaskan usul-usul yang diterima Ucapan penangguhan

Mesyuarat Agung Luar Biasa Mesyuarat Agung Luar Biasa/Tergempar boleh diadakan dengan kehendak sebahagian ahli atau Ahli Jawatankuasa bagi membincangkan satu agenda sahaja. Notis hendaklah disiarkan dua minggu sebelum diadakan. Mesyuarat ini juga boleh diadakan kerana: 9.2.1 9.2.2 Permintaan bertulis 2/3 ahli Pengerusi memikirkan perlunya mesyuarat diadakan.

9.3

Mesyuarat Jawatankuasa Mesyuarat ini diadakan untuk mengerakkan aktiviti kelab. Mesyuarat hanya boleh dijalankan sekiranya cukup korum (2/3 daripada ahli jawatankuasa). Mesyuarat ini hendaklah dihadiri oleh Guru Penasihat yang dilantik oleh Pengetua. Notis panggilan mesyuarat hendaklah diberi dalam tempoh satu minggu. (Lampiran E) Agenda Mesyuarat hendaklah merakumi perkara berikut: 9.3.1 9.3.2 9.3.3 Ucapan Pengerusi. Mengesahkan minit mesyuarat yang lalu. (Contoh minit mesyuarat jawatankuasa – Lampiran F) Perkara berbangkit. Laporan biro-biro. Laporan kewangan. Hal-hal lain.

9.3.4
9.3.5 9.3.6 9.4

Mesyuarat Ahli Jawatankuasa Projek Agenda Mesyuarat 9.4.1 9.4.2 Ucapan Pengerusi Membentang dan mengesahkan minit mesyuarat yang lalu

7

9.4.3 9.4.4

Perkara-perkara berbangkit Membincangkan hal projek (Lampiran G) a. b. c. Tarikh Hari Masa Tempat

d.
9.4.5 9.4.6 9.4.7 9.4.8 10.

Melantik ahli jawatankuasa projek Tugas-tugas ahli jawatankuasa projek Kewangan projek Hal-hal lain.

PENGURUSAN FAIL 10.1 Fail Induk Kelab / Persatuan 10.1.1 Surat Permohonan menubuhkan Unit Pakaian Seragam, Kelab/ Persatuan dan Sukan/Permainan daripada guru/murid disertakan bersama : a. b. c. 10.1.2 10.1.3 10.1.4 10.1.5 10.1.6 10.1.7 10.1.8 10.1.9 10.1.10 10.1.11 10.1.12 Draf perlembagaan Draf aktiviti asas Senarai Jawatankuasa Penaja

Surat kelulusan penubuhan daripada Pengetua/Guru Besar selaku Penolong Pendaftar Sekolah. Ada penyataan kelulusan penubuhan. Surat pelantikan sebagai Guru Pemimpin/Penasihat. Ada penyataan penurunan kuasa pengelolaan dan penyeliaan. Minit Mesyuarat Agung penubuhan. Perlembagaan yang disahkan oleh Pengetua/Guru Besar. Senarai jawatankuasa yang disahkan oleh Pengetua/Guru Besar. Perancangan aktiviti asas yang disahkan oleh Pengetua/Guru Besar. Jadual aktiviti tahunan yang disahkan oleh Pengetua/Guru Besar. Senarai keahlian yang disahkan oleh Guru Pemimpin. Surat permohonan mengutip derma keahlian daripada Bendahari. Surat kelulusan mengutip derma daripada Pengetua/Guru Besar. Akaun kewangan/belanjawan yang disahkan.

8

10.1.13 10.1.14 10.1.15 10.1.16 10.1.17 10.1.18

Surat permohonan untuk menjadi ahli gabungan daripada Guru Pemimpin kepada Pengetua/Guru Besar. Surat kelulusan untuk menjadi ahli gabungan daripada Pengetua/ Guru Besar. Surat permohonan untuk menjadi ahli gabungan kepada Badan Induk. Surat penerimaan menjadi ahli gabungan daripada Badan Induk. Minit-minit mesyuarat yang diadakan. Surat-surat pekeliling yang berkaitan daripada: a. b. c. d. Kementerian Pendidikan Malaysia Jabatan Pendidikan Negeri Pejabat Pendidikan Daerah Sekolah

10.1.19 10.1.20 10.1.21 10.1.22 10.1.23 10.1.24 10.1.25 10.2

Dokumen pencapaian cemerlang ahli-ahli. Laporan setiap aktiviti. Laporan tahunan. (Lampiran H) Daftar penilaian bagi setiap ahli. Surat penyerahan kembali kuasa dan perlantikan sebagai Guru Pemimpin daripada Guru Pemimpin kepada Pengetua/Guru Besar. Stok dan inventori. Sampel-sampel Sijil/Surat Penghargaan.

Fail Pengerusi 10.2.1 10.2.2 10.2.3 10.2.4 Maklumat ahli Senarai ahli jawatankuasa dan senarai penasihat Perlembagaan kelab Minit mesyuarat

10.3

Fail Setiausaha 10.3.1 10.3.2 10.3.3 10.3.4 10.3.5 10.3.6 10.3.7 Minit mesyuarat Surat-surat berkaitan kelab Buku-buku panduan kelab Perlembagaan kelab Maklumat ahli Senarai ahli jawatankuasa dan guru penasihat Laporan Mingguan (Lampiran I)

10.4

Fail Kewangan (Bendahari) 10.4.1 10.4.2 Penyata kira-kira kewangan kelab Bil-bil pembelian.

9

Contoh Rujukan Fail:
BORANG PESANAN

SMKBBU/07/KPA/2003(

) Lampiran A

Kepada : ……………………………………… ……………………………………… ……………………………………… Sila bekalkan barang/laksanakan kerja yang tersebut di bawah ini selewatnya pada ………………. dan panjangkan bil kepada kami. No Perihal Banyaknya Harga Satu RM 1 2 3 4 5 6 Jumlah: Ringgit ………………………………… dan sen ……………………………….. INGATAN: Sen RM Jumlah Sen

JUMLAH RM

Pembayaran tidak akan dibuat jika Borang Pesanan Asal tidak dikembalikan Tandatangan Guru Penasihat ……………………………… Cop Rasmi Sekolah / Kelab

Tarikh : ………………..

Perakuan Mengenai Mutu (Dipenuhkan oleh Pembekal) Saya mengakui bahawa saya telah membekalkan barang/telah melaksanakan kerja yang tersebut di atas mengikut surat tuan ……………………………….. Tarikh : ………………………. Tandatangan……………………… Cop Rasmi Pembekal

Perakuan Penerima Saya memperakui bahawa : 1. Barang yang dipesan di atas telah diterima dan dikeluarkan untuk terus digunakan/ disimpan dan dimasukkan ke dalam stok muka buku/surat stok ……….. 2. Barang kerja/butiran di atas telah dibekalkan / dilaksanakan dengan memuaskan. Tarikh : ………………… Tandatangan :…………………… Nama : …………………………………….

10

Jawatan : …………………………………. Isi dalam 3 salinan (dalam kertas yang berlainan warna)

Lampiran B Contoh Penyata Kewangan Tahunan Kelab Pencinta Alam, SMK Sultan Sulaiman, K.Terengganu. Bermula Pada 1/9/2002 dan Berakhir 31/8/2003

PENERIMAAN
1. Baki dibawa ke hadapan 2. Yuran / Wang Derma Pendaftaran ahli. 3. Yuran bulanan ahli 5. Peruntukan Kokurikulum 6.Sumbangan daripada PIBG 00

RM
40.

PERBELANJAAN
1. Beli buku laporan dan

RM
20.00

100. 00 500. 00 200. 00 300. 00 5. Saguhati penceramah 6. Jamuan makan akhir tahun 7. Baki dalam bank 30.00 350.00 110.00 4. Hadiah pertandingan 100.00 3. Buku program 30.00 alat tulis. 2. Sewa bas ke Jeram Pasu 500.00

Jumlah

1,140. 00

Jumlah

1,140.00

Saya SITI HALIZA BTE AHMAD, Bendahari Kelab Pencinta Alam SMK Sultan Sulaiman,K.Terengganu dengan ini mengakui bahawa Penyata Kewangan ini adalah benar. Baki wang dalam bank ialah Sebanyak RM 110.00 Tandatangan Bendahari : ……………………………….. (SITI HALIZA BTE AHMAD) Tarikh : ………………

Saya ZULZAIMI BIN NASIR, Pemeriksa kira-kira 1 dan AINI BTE HARUN, Pemeriksa kira-kira 2, dengan ini mengesahkan Penyata Kewangan Tahunan Kelab Pencinta Alam sekolah ini yang berakhir Pada 31/8/2003 adalah yang benar. Tandatangan Pemeriksa Kira-Kira 1 : …………………………………….. (ZULZAIMI BIN NASIR) Tandatangan Pemeriksa Kira-Kira 2 : ……………………………………. (AINI BTE HARUN)

11

Tarikh : ………………..

Lampiran C Contoh Surat Notis Mesyuarat Agung Kelab Pencinta Alam, SMK Sultan Sulaiman 20400 Kuala Terengganu TERENGGANU. Rujukan Tuan: Rujukan Kami: SMKSS/07/KPA/2003(12) Tarikh : 18 Februari 2003

Saudara Mohd Ali bin Amin, Ahli Kelab Pencinta Alam SMKSS. Saudara/Saudari, MESYUARAT AGUNG TAHUNAN KELAB PENCINTA ALAM SEKOLAH Sukacita diimaklumkan bahawa Mesyuarat Agung Kelab Pencinta Alam , SMK Sultan Sulaiman,K.Terengganu akan diadakan pada ketetapan berikut: Tarikh: Masa: Tempat: 2. 11 Mac 2003 (Isnin) 2.30 petang Dewan SMK Sultan Sulaiman, K.Terengganu.

Agenda Mesyuarat adalah seperti berikut: 2.1 2.2 2.3 2.4 Ucapan Alu-aluan Ucapan Penasihat Kelab Ucapan Perasmian Agenda Mesyuarat Agung i. Ucapan Pengerusi ii. Membentang dan mengesahkan minit mesyuarat agung yang lalu iii. Membentangkan laporan tahunan iv. Membentangkan dan mengesahkan laporan kewangan v. Pemilihan Ahli Jawatankuasa vi. Pemilihan dua orang juruaudit vii. Membahaskan usul-usul yang diterima viii. Ucapan penanguhan

3.

Saudara / saudari dijemput hadir ke mesyuarat ini. Kehadiran amat dihargai.

Sekian, terima kasih. Saya yang menurut perintah, ……………………………… ( SITI HALIZA BTE AHMAD ) Setiausaha Kelab Pencinta Alam, SMK Sultan Sulaiman, K.Terengganu. s.k. 1, 2. Jawatankuasa Pengurusan Kokurikulum Sekolah Guru Penasihat Kelab Pencinta Alam

12

3.

Pengerusi Kelab Pencinta Alam. Lampiran D

Contoh Minit Mesyuarat Agung Tarikh : Masa : Tempat: Kehadiran : Bil 1. 2. 3. 4. 5. Agenda 11.3.2003 (Isnin) 2.30 petang Dewan SMK Sultan Sulaiman, K.Terengganu 50 / 72 (Senarai nama dilampirkan) Tindakan

Ucapan Pengerusi
Membentang dan mengesahkan minit mesyuarat yang lalu. 2.1. Pencadang 2.2. Penyokong Membentangkan laporan tahunan 3.1. 3.2. Membentang dan mengesahkan laporan kewangan 4.1. Pencadang 4.2. Penyokong Pemilihan AJK Tahunan 5.1. Pengerusi 5.2. Naib Pengerusi 5.3. Setiausaha 5.4. Penolong Setiausaha 5.5. Bendahari 5.6. Penolong Bendahari 5.7. Ahli Jawatankuasa (maksima 7 orang) Pemilihan dua orang juruaudit 6.1. 6.2. Membahaskan usul-usul yang diterima Ucapan penangguhan

6. 7. 8.

Mesyuarat ditangguhkan pada jam 5.00 petang Dicatat oleh, …………………………………. ( SITI HALIZA BTE AHMAD ) Setiausaha Kelab Pencinta Alam SMK Sultan Sulaiman, K.Terengganu. Tarikh: 11.3.2003

13

Lampiran E Contoh Surat Jemputan Mesyuarat Ahli Jawatankuasa Kelab Pencinta Alam, SMK Sultan Sulaiman, Kuala Terengganu. Terengganu Rujukan Tuan: Rujukan Kami: SMKSS/07/KPA/2003(15) Tarikh : 15 Mac 2003

Saudara Mohamad bin Atan, Tingkatan 4 Sastera 1. Saudara/Saudari, MESYUARAT AHLI JAWATANKUASA KELAB PENCINTA ALAM SEKOLAH Sukacita dimaklumkan bahawa Mesyuarat Ahli Jawatankuasa, Kelab Pencinta Alam, SMK Sultan Sulaiman, Kuala Terengganu, Terengganu akan diadakan seperti butiran dibawah: Tarikh : Masa: Tempat: 2. 13.4.2003 (Sabtu) 8.00 pagi Bilik Bacaan, SMK Sultan Sulaiman

Agenda Mesyuarat adalah seperti berikut: 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 Ucapan Pengerusi Mengesahkan minit mesyuarat yang lalu. Perkara berbangkit. Laporan kewangan. Laporan biro-biro Hal-hal lain.

3.

Saudara/saudari dijemput hadir ke mesyuarat ini. Kehadiran amat dihargai.

Sekian, terima kasih. Saya yang menurut perintah,

……………………………… (SITI HALIZA BTE AHMAD ) Setiausaha Kelab Pencinta Alam, SMK Sultan Sulaiman, Kuala Terengganu, TERENGGANU. s.k. 1. 2. 3. Jawatankuasa Pengurusan Kokurikulum Sekolah Guru Penasihat Kelab Pencinta Alam Pengerusi Kelab Pencinta Alam.

14

Lampiran F Contoh Minit Mesyuarat Ahli Jawatankuasa Tarikh: 13.4.2003 (Sabtu) Masa: 8.30 pagi Tempat: Bilik Bacaan SMK Sultan Sulaiman. Ahli yang hadir: 1. Mohamad Erfan bin Mohd Sani 2. Mohd Ekhmal bin Mohd Afandi 3. Siti Norhaliza binti Taruddin 4. Kumari a/p Ramalingam 5. Wong Poh Tin 6. Kamaruddin bin Basri 7. Faridon Kamal bin Fadzil 8. Dzulkha Bibi binti Yussof 9. Kamaliah binti Kamal 10. Zulkifli bin Hashim 11. Ragu a/l Ramanaidhu 12. Tan Ah Kin 13. Lee See Ming Bil 1. 2. Agenda Ucapan Pengerusi Mengesahkan Minit Mesyuarat kali ke-2 2.1. Pencadang 2.2. Penyokong Perkara Berbangkit 3.1. 3.2 Laporan Jawatankuasa Kecil Laporan Kewangan Hal-hal lain

Pengurusi Naib Pengerusi Setiausaha Penolong Setiausaha Bendahari Penolong Bendahari Ahli Jawatankuasa AJK AJK AJK AJK AJK AJK Tindakan

3.

4. 5. 6.

Mesyuarat ditangguhkan pada pukul 10.30 pagi Dicatat oleh, …………………………………………. ( SITI HALIZA BTE AHMAD ) Setiausaha, Tarikh : 13.4.2003 ………..………………………… Disahkan oleh Guru Penasihat

15

Kelab Pencinta Alam, SMK Sultan Sulaiman, K.Terengganu Lampiran G

Contoh Kertas Cadangan Projek Kelab Pencinta Alam SMK Sultan Sulaiman, Kuala Terengganu
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Nama Projek : ………………………………………………………………… Ketua Guru Penasihat : ………………………………………………………… Guru Penasihat : …………………………………………………………… Pengerusi Projek : …………………………………………………………….. Naib Pengerusi Projek : ………………………………………………………. Setiausaha Projek : ……………………………………………………………. Naib Setiausaha : ……………………………………………………………….. Bendahari Projek : ……………………………………………………………... AJK Projek : …………………………………………………………………… …………………………………………………………………… …………………………………………………………………… …………………………………………………………………… Bilangan peserta projek : Lelaki ………….. Perempuan ……………………… Tarikh Projek : ………………… hingga ……………………….. Tempat Projek : ………………………………………………………………. Matlamat Projek : …………………………………………………………… Objektif Projek : …………………………………………………………….. Kewangan Projek : ………………………………………………………….. Anggaran Perbelanjaan : ……………………………………………………. Pengangkutan : ……………………………………………………………… Program/jadual atur cara projek : Rujuk lampiran Tarikh Masa Aktiviti Tindakan

10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18.

Disediakan oleh, ……………………………. Tarikh : ……………… ( ) Tandatangan Pengerusi Projek Disahkan oleh, ………………………….. ( ) Tandatangan Ketua Guru Penasihat. Sekolah ……………………………………….

16

Tahun ………………………………………….. Lampiran H

Contoh Laporan Tahunan
Pengetua, Sekolah………………………………………………………………………………. Berikut dikemukakan Laporan Tahunan Kelab Pencinta Alam sekolah ini untuk perhatian tuan. Bahagian A 1. 2. Guru Penasihat Jawatankuasa Pengerusi Naib Pengerusi Setiausaha Penolong Setiausaha Bendahari Penolong Bendahari Ahli Jawatankuasa 1. …………………………………………….. 2. …………………………………………….. 3. …………………………………………….. ………………………………………………... ………………………………………………... ………………………………………………... ………………………………………………... ………………………………………………... ………………………………………………… 1………………………………………………. 2. ……………………………………………… 3……………………………………………….. 4……………………………………………….. 5……………………………………………….. 6……………………………………………….. 7……………………………………………….. 1……………………………………………….. 2. ………………………………………………

Juruaudit 3. Hari / Masa Perjumpaan

4. 4.1. 4.2. 4.3. 5. 6.

Hari ……………………. Bil Perjumpaan ……………………………… Masa …………………… Tempat ……………………………………….. Kegiatan / Aktiviti yang telah dilaksanakan Tarikh Aktiviti

Kegiatan / Aktiviti yang tidak dapat dijalankan dalam tahun semasa 5.1……………………… ………………………………………………… Laporan Kewangan Kelab (Lihat lampiran Penyata Kewangan Tahunan

Saya mengaku dan mengesahkan bahawa laporan dan maklumat yang diberikan adalah benar Saya yang menjalankan tugas, ………………………………. ( ) ……………………………… ( )

17

Setiausaha

Ketua Guru Penasihat, Lampiran I

Contoh Laporan Aktiviti Mingguan Kelab
Guru Penasihat Bertugas 1………………………………………………….. 2………………………………………………….. 3………………………………………………….. Setiausaha Tarikh / Hari Minggu Tempat Jumlah Kehadiran Laporan Kegiatan …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… ……………………………………………………

Hal-Hal Lain

Yang benar, …………………………… ( Siti Haliza Bte Ahmad ) Setiausaha Kelab Pencinta Alam SMK Sultan Sulaiman, Kuala Terengganu. ……………………………. Guru Penasihat Kelab Pencinta Alam SMK Sultan Sulaiman, Kuala Terengganu.

18

Lampiran J

PERLEMBAGAAN PERSATUAN (Suatu Contoh)
1. NAMA DAN ALAMAT a. b. Nama Kelab Alamat : : Kelab Pencinta Alam SMK Sultan Sulaiman, Jalan Negara, 20400 Kuala Terengganu, TERENGGANU.

2.

MATLAMAT Memberi peluang kepada setiap pelajar untuk mengembangkan pontensi secara seimbang dan menyeluruh dalam aspek jasmani, emosi, rohani dan intelek

3.

OBJEKTIF 3.1 3.2 Supaya ahli dapat menghargai alam semula jadi dan memupuk semangat bertanggungjawab terhadap penjagaan persekitaran yang sihat. Ahli kelab boleh menyumbang kepada pendidikan alam sekitar di sekolah terutamanya melalui penyibaran maklumat dan pendidikan yang berkaitan.

4.

KEAHLIAN 4.1 4.2 4.3 Dibuka kepada semua murid sekolah ini. Permohonan menjadi ahli adalah dengan cara mengisi borang yang disediakan Ahli-ahli mestilah menerima serta bersetuju berpegang kepada Perlembagaan dan akan mengambil bahagian dengan cergas bagi menjayakan tujuan kelab ini.

5.

GURU PENASIHAT 5.1 5.2 5.3 Guru Penasihat adalah terdiri daripada guru sekolah ini. Guru Penasihat mempunyai kuasa sesuatu aktiviti apabila difikirkan perlu. mutlak, merancang atau membatalkan

Guru Penasihat hendaklah sentiasa bersama dengan ahli-ahli semasa aktiviti dijalankan.

6.

AHLI JAWATANKUASA 6.1 6.2 Dilantik semasa Mesyuarat Agung. Ahli yang hadir layak dicalonkan sebagai Ahli Jawatankuasa manakala ahli yang tidak dapat hadir tetapi menulis surat tunjuk sebab layak dicalonkan sebagai Ahli Jawatankuasa. Pemilihan ahli jawatankuasa secara undian.

6.3

19

6.4 6.5 6.6

Ahli Jawatankuasa Kecil mengadakan mesyuarat.

boleh dilantik oleh Guru Penasihat tanpa hendaklah

Ahli Jawatankuasa yang hendak meletakkan jawatan menghantar surat perletakan jawatan kepada Guru Penasihat Ahli Jawatankuasa Persatuan hendaklah terdiri:6.6.1 6.6.2 6.6.3 6.6.4 6.6.5 6.6.6 6.6.7 6.6.8 Pengerusi Naib Pengerusi Setiausaha Penolong Setiausaha Bendahari Penolong Bendahari Ahli Jawatankuasa(bilangan bergantung keperluan) Pemeriksa Kira-Kira(2 orang)

7.

TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB JAWATANKUASA 7.1 Pengerusi 7.1.1 7.1.2 7.1.3 7.2 Mempengerusikan semua mesyuarat kesempurnaan semua mesyuarat dan bertanggungjawab atas

Meneliti catatan minit mesyuarat dan memastikan segala keputusan yang diputuskan diambil tindakan yang sewajarnya. Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Guru Penasihat dari masa ke semasa.

Naib Pengerusi 7.2.1 7.2.2 7.2.3 Membantu pengerusi dalam menjalankan tugas dan tanggung jawab yang diberi. Mempengurusikan mesyuarat semasa ketiadaan pengerusi. Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Guru Penasihat dari masa ke semasa.

7.3

Setiausaha 7.3.1 7.3.2 7.3.3 7.3.4 Menguruskan hal-hal surat menyurat. Mencatat kegiatan. dan menandatangani minit mesyuarat/laporan kegiatan-

Mencatat kehadiran ahli Menyimpan dokumen yang berkaitan dengan persatuan.

20

7.3.5 7.4

Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Guru Penasihat dari masa ke semasa.

Penolong Setiausaha 7.4.1 7.4.2 7.4.3 Membantu setiausaha tanggungjawabnya. Menjalankan tugas dalam menjalankan segala tugas dan

Setiausaha

sewaktu ketiadaan Setiausaha.

Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Guru Penasihat dari masa ke semasa.

7.5

Bendahari 7.5.1 7.5.2 7.5.3 7.5.4 7.5.5 7.5.6 Bertanggungjawab berkenaan semua hal kewangan Kelab/Persatuan Membuat dan menyimpan kira-kira berkenaan semua perkara kewangan dan bertanggungjawab di atas kesahihannya. Menyebdiakan Penyata menandatanganinya. Kira-Kira bulanan sekiranya dan tahunan serta diminta di dalam

Melaporkan kedudukan kewangan mesyuarat ahli jawatankuasa.

Menyediakan Laporan Kewangan untuk di audit dan dibentangkan dalam Mesyuarat Agung. Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Guru Penasihat dari masa ke semasa.

7.6

Penolong Bendahari 7.6.1 7.6.2 Menjalankan tugas-tugas Bendahari sewaktu ketiadaan Bendahari. Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Guru Penasihat dari masa ke semasa.

7.7

Ahli Jawatankuasa 7.7.1 7.7.2 7.7.3 Membantu menjalankan tugas dalam segala program dan aktiviti yang dilaksanakan. Mempengerusikan biro sekiranya dilantik. Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Guru Penasihat dari masa ke semasa

7.8

Pemeriksa Kira-Kira 7.8.1 Memeriksa, menyemak serta mengesahkan Laporan Kewangan tahunan dan bertangungjawab keatasnya.

21

7.8.2

Memastikan pengurusan kewangan diuruskan dengan betul.

8.

KEWANGAN 8.1 8.2 8.3 Sumber utama kewangan persatuan/kelab adalah melalui diputuskan semasa Mesyuarat Agung. Persatuan/Kelab juga boleh memperoleh derma yang

kewangan melalui aktiviti.

Ahli-ahli yang bersetuju menyertai aktiviti yang memerlukan perbelanjaaan besar boleh dikenakan derma khas bagi membiayai aktiviti tersebut. Semua pungutan/penyimpanan hendaklah dimasukkan ke dalam SUWA sekolah, sekiranya mendapat kebenaran Pengetua Akaun

8.4 9.

KEHADIRAN/PENYERTAAN 9.1 9.2 Ahli persatuan/kelab dikehendaki menghadiri semua aktiviti yang dijalankan oleh persatuan/kelab sepanjang tahun. Kegagalan berbuat demikian sebanyak tiga kali berturut-turut dikehendaki menulis surat tunjuk sebab. Tindakan memotong markah kehadiran dalam penilaian kokurikulum boleh diambil sekiranya gagal berbuat demikian.

10.

AKTIVITI 10.1 10.2 Dijalankan seperti yang dirancang dalam mesyuarat agung atau mesyuarat ahli jawatankuasa. Sebarang pindaan aktiviti akan dibuat oleh Guru Penasihat dan diumumkan kepada pengetahuan ahli.

11.

PERATURAN-PERATURAN 11.1 11.2 11.3 Peraturan sekolah adalah menjadi peraturan asas. Peraturan khas yang ditetapkan hendaklah dipatuhi oleh semua ahli. Ahli-ahli yang melanggar peraturan akan dikenakan tindakan tatatertib.

12.

TINDAKAN DISIPLIN 12.1 12.2 Diambil terhadap ahli yang melanggar perlembagaan persatuan/kelab dan tidak mematuhi peraturan yang ditetapkan. Tindakan disiplin adalah mengikut cara berikut: 12.2.1 Amaran lisan 12.2.2 Amaran bertulis

22

12.3

Ahli yang tidak berpuas hati dengan tindakan yang diambil boleh membuat rayuan kepada Guru Penasihat persatuan/kelab secara bertulis dan keputusan Guru Penasihat adalah muktamad.

13.

PINDAAN PERLEMBAGAAN 13.1 13.2 13.3 Mana-mana bahagian dalam perlembagaan ini sah sehingga ia dipinda. jawatankuasa,

Cadangan pindaan perlembagaan boleh dibuat oleh ahli, ahli Guru Penasihat atau pentadbir sekolah secara bertulis.

Satu mesyuarat khas yang dihadiri oleh Guru Penasihat dan Ahli Jawatankuasa akan membincangkan cadangan tersebut dan meluluskannya jika perlu. Setiap pindaan yang telah disahkan oleh Pengetua/Guru Besar. diluluskan hendaklah dipamirkan dan

13.4 14.

PEMBUBARAN PERSATUAN 14.1 14.2 Pengetua melanggar diberi kuasa perlembagaan untuk membubarkan persatuan jika didapati dan Falsafah Pendidikan Negara. Baki kewangan diputuskan dalam

Segala hutang wajib dijelaskan. Mesyuarat Agung Tergempar.

15.

HAL-HAL LAIN 15.1 15.2 Setiap ahli dijalankan. Ahli-ahli perlu mengetahui tanggungjawab sendiri terhadap aktiviti yang

hendaklah sentiasa peka dan mengikuti aktiviti dengan penuh minat.

………………………. ( ) Setiausaha Tarikh:

……………………. ( Pengerusi )

…….………………. ( Guru Penasihat )

23

PROTOKOL DALAM PENGURUSAN MAJLIS
PENDAHULUAN Aspek protocol dalam pengurusan pelbagai majlis rasmi atau formal akan meliputi perkara-perkara berikut: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 1. Jawatankuasa Tempat Majlis Penyediaan Senarai Jemputan Aturcara Majlis Kesesuaian Pakaian Dalam Majlis Penulisan Dan Pengedaran Kad Jemputan Pemilihan Menu Susunan Keutamaan Panggilan Hormat Susunan Tempat Duduk Pengacaraan Majlis Formal Penyediaan Aturcara Pentadbiran Peranan Penyambut Tetamu Raptai Nilai-Nilai Islam Post-Mortem JAWATANKUASA Dalam perlaksanaan sesuatu majlis, jawatankuasa adalah penting. Jawatankuasa yang dimaksudkan di sini bukanlah jawatankuasa yang ditubuhkan khas untuk sesuatu majlis atau jawatankuasa yang ditubuhkan secara `adhoc’, tetapi satu jawatankuasa tetap yang mempunyai ahli yang terhad bilangannya dan mempunyai tugas dan tanggungjawab yang ditetapkan. Di peringkat persekutuan, semua majlis rasmi kerajaan dikelolakan oleh sebuah jawatankuasa yang dikenali sebagai Jawatankuasa Majlis Rasmi atau `Official Functions Committee’. Jawatankuasa ini mempunyai ahli-ahli seperti berikut: Pengerusi Timbalan Pengerusi Setiausaha Ahli-Ahli -i) ii) iii) iv) v) Timbalan Ketua Setiausaha Kanan, Jabatan Perdana Menteri. Ketua Protokol, Kementerian Luar Negeri Setiausaha Bahagian Istiadat, Jabatan Perdana Menteri. Setiausaha Bahagian Pentadbiran dan Kewangan, Jabatan Perdana Menteri. Pengarah Belanjawan, Kementerian Kewangan. Pengarah Jabatan Kerja Raya, Wilayah Persekutuan. Ketua Pengarah, Dewan Bandaraya Kuala Lumpur. Pengarah Pengurusan, Polis DiRaja Malaysia, Bukit Aman.

24

vi) vii)

Ketua Staff Jawatan Anggota, Kementerian Pertahanan. Timbalan Ketua Setiausaha, Kementerian Penerangan.

Bahagian Istiadat di Jabatan Perdana Menteri menjadi urusetia kepada Jawatankuasa ini. Bagi melicinkan pelaksanaan perjalanan sesuatu majlis di peringkat agensi maka adalah perlu setiap agensi mempunyai satu jawatankuasa majlis rasmi yang tetap yang akan merancang dan melaksanakan semua majlis rasmi bagi agensi berkenaan. Bilangan ahlinya terhad, jika boleh tidak melebihi dari tujuh orang, dan terdiri daripada pegawai agensi yang berkenaan sahaja. Majlis Rasmi boleh dibahagikan kepada 5 peringkat iaitu: a. b. c. d. e. 2. Peringkat Antarabangsa Peringkat Kebangsaan Peringkat Negeri Peringkat Daerah Peringkat Agensi (Kementerian, Jabatan, Universiti, Maktab, Pusat Latihan, Swasta dan Sebagainya).

TEMPAT MAJLIS Penentuan tempat majlis adalah perlu dibuat awal kerana tempat majlis ada kaitannya dengan bilangan tetamu dan anggaran perbelanjaan. Perkara-perkara penting yang mesti diambilkira dalam penentuan tempat majlis adalah seperti berikut: i) ii) iii) iv) v) Diketahui umum dan mudah dituju Mempunyai tempat letak kereta yang mencukupi Mempunyai ruang legar yang luas Mempunyai kemudahan asas yang mencukupi Sesuai dengan jenis majlis yang hendak diadakan.

Ada majlis yang diadakan di dalam dewan dan ada majlis yang diadakan di luar dewan seperti di stadium terbuka, di padang atau di khemah khas atau di dalam masjid. Penggunaan protokol adalah tertakluk kepada jenis majlis dan juga tempat majlis itu diadakan. Biasanya majlis yang diadakan di tempat yang terbuka dan juga di tempat ibadat penggunaan protokol adalah terhad dan adakalanya terpaksa diubahsuai. 3. PENYEDIAAN SENARAI JEMPUTAN Bagi setiap majlis, hendaklah disediakan dalam 5 bentuk iaitu: i) ii) iii) iv) v) Ringkasan senarai Senarai nama Senarai mengikut keutamaan Senarai jawapan kehadiran Senarai hadir

Senarai pertama ialah Ringkasan Senarai. Ia merupakan senarai kategori dan bilangan tetamu. Misalnya bagi Peringkat Persekutuan: a. b. c. d. e. Menteri-Menteri Timbalan Menteri Ketua Setiausaha Kementerian Pengarah di Kementerian-Kementerian Ketua-Ketua Jabatan 4 2 4 50 40

25

JUMLAH

100

Di peringkat Agensi seperti di Universiti: a. b. c. d. e. f. Naib Cansselor Timbalan Naib Canselor Dekan Timbalan Dekan Ketua Jabatan Pensyarah JUMLAH 3 10 6 30 50 100 1

Tujuan mengadakan senarai ringkas ini adalah supaya secara selayang pandang dapat diketahui kategori tetamu, bilangannya, kombinasi dan peringkat tetamu. Senarai kedua ialah Senarai Nama yang akan menyenaraikan nama-nama tetamu mengikut kategori. Jika dalam kategori menteri ada senarai 4 orang menteri maka nama 4 orang menteri yang akan dijemput hendaklah ditulis. Senarai nama ini bukanlah setakat nama sahaja tetapi hendaklah mengandungi butir lain yang lengkap seperti:

i) ii)
iii)

iv)
v)

vi)
vii)

viii)

Nama penuh dengan gelaran dan Darjah Kebesaran yang disandang (jika ada) Nama isteri (jika diketahui) Jawatan atau pangkat Alamat pejabat (lengkap dengan poskod) Nombor telefon pejabat Alamat rumah (lengkad dengan poskod) Nombor telefon rumah Nama setiausaha Sulit dan nombor telefon (jika ada)

Senarai ketiga ialah Senarai Mengikut Susunan Keutamaan iaitu senarai tetamu dari senarai kedua tadi disusun mengikut susunan keutamaan. Senarai ini hendaklah mengikut panduan dari Susunan Keutamaan Persekutuan atau negeri, atau agensi mana yang berkenaan. Dalam menyediakan senarai ini tidak perlu ditulis secara terperinci dan memadai namanya sahaja serta ringkasan jawatan. Misalnya: i) Dato’ Ali bin Mohamad (KP) ii) Datuk Mohd Nor bin Hasyim (KPP) iii) Encik Mohd Alias bin Harun (PP) dan seterusnya. Senarai keempat ialah Senarai Jawapan Kehadiran. Senarai ini adalah sama dengan senarai ketiga tetapi ditambah dengan dua ruangan di sebelah kanan untuk ditandakan hadir dan tidak hadir. Ruang ini hendaklah serta-merta ditandakan, sebaik sahaja menerima jawapan hadir atau tidak hadir. Dengan ini senarai ini dapat diketahui pada sebarang masa tetamu yang menjawab hadir atau tidak hadir, ataupun yang belum memberi jawapan. Senarai kelima ialah senarai yang terakhir dan mengandungi Senarai Tetamu Yang Menjawab Hadir Sahaja. Senarai ini adalah diambil dari senarai keempat dengan mengeluarkan nama-nama tetamu yang telah menjawab tidak hadir. Penyambut tetamu dalam sesuatu majlis akan

26

menggunakan senarai ini untuk menjalankan tugasnya. Nombor kerusi tetamu biasanya tercatit dalam senarai ini.

4.

ATURCARA MAJLIS Aturcara majlis ialah urutan cara dalam sesuatu majlis dari mula hingga akhir. Majlis rasmi kerajaan yang diadakan pada sebelah malam hendaklah dimulakan selepas 8.00 malam dan ditamatkan selewat-lewatnya jam 11.30 malam. Majlis yang diadakan pada sebelah siang jika hari Jumaat hendaklah ditamatkan sebelum 12.15 tengahari dan jika dimulakan pada sebelah petang hendaklah tidak lebih awal daripada 2.45 petang. Cara membuat aturcara majlis ialah dengan menyenaraikan dahulu acaranya mengikut urutannya. Lepas itu letak masa akhirnya dan kemudian dari waktu akhir membawa ke waktu permulaan. Sebelum itu hendaklah ditentukan jangka masa bagi setiap acara.

5.

KESESUAIAN PAKAIAN DALAM MAJLIS Pakaian bagi sesuatu majlis adalah tertakluk kepada tahap atau taraf majlis tersebut. Tahap atau kategori majlis adalah seperti berikut: i) ii) iii) iv) Majlis penuh istiadat Majlis formal Majlis separuh formal Majlis tidak formal

Kesesuaian pakaian bagi pelbagai majlis adalah seperti berikut: a) MAJLIS Bankuet Negara atau Negeri PEREMPUAN Baju Kurung atau Kebaya Labuh, berselendang dan tidak sedondon i) Baju Kurung berselendang ii) Baju Kebaya Labuh Berselendang i) Baju Kurung ii) Baju Kebaya Labuh Baju Melayu Moden i) Baju Kebaya ii) Baju Kurung LELAKI Mess Kit/White Tie/ Baju Kebangsaan Rasmi dengan Darjah Kebesaran i) Baju Kebangsaan Hitam ii) Black Tie i) Baju Kebangsaan ii) Lounge Suit Baju Batik Lengan Panjang i) Baju Batik Lengan Panjang ii) Lounge Suit iii)Pakaian Kerja Baju Batik Lengan Panjang

b)

Jamuan Makan Malam Rasmi oleh Ketua Negara Atau Ketua Kerajaan Jamuan Makan Malam Formal Jamuan Makan Malam Tidak Formal Jamuan Makan Tengahari Rasmi

c) d) e)

f)

Jamuan Makan Tengahari Tidak Rasmi

Baju Melayu Moden

27

g)

Jamuan Teh Rasmi

i) Baju Kurung ii) Baju Kebaya Labuh

i) Baju Batik Lengan Panjang ii) Lounge Suit iii)Pakaian Kerja

h)

Pengurnian Darjah Kebesaran

Baju Kurung atau Kebaya labuh, berselendang dan tidak sedondon

i) Pakaian Istiadat ii) Baju Kebangsaan Rasmi iii)Baju Kebangsaan Hitam i) Pakaian Istiadat ii) Baju Kebangsaan Rasmi i) Baju Batik Lengan Panjang ii) Bush-jacket iii)Pakaian Kerja i) Pakaian Istiadat ii) Baju Kebangsaan Rasmi i) Lounge Suit gelap dan bersongkok ii) Baju Kebangsaan i) Baju Batik Lengan Panjang ii) Lounge Suit i) Baju Kebangsaan ii) Baju Batik Lengan Panjang iii)Lain-lain pakaian yang sesuai Baju Kebangsaan

i)

Istiadat Pertabalan

Baju Kurung atau Kebaya Labuh, berselendang dan tidak sedondon i) Baju Kebaya ii) Baju Kurung

j)

Hari Ulang Tahun Kemerdekaan

k)

Pembukaan Persidangan Parlimen Mengadap Tuanku

Baju Kurung atau Kebaya Labuh, berselendang dan tidak sedondon Baju Kurung atau Kebaya Labuh, berselendang dan tidak sedondon i) Baju Kebaya ii) Baju Kurung Baju Kurung atau Kebaya Labuh, berselendang dan tidak sedondon

l)

m)

Cocktail dan Reception

n)

Tilawah Al-Quran

o)

Pengebumian

Baju Kurung atau Kebaya Labuh, berselendang dan tidak sedondon Pakaian Kerja Baju Kurung Baju Kurung atau Kebaya Labuh, berselendang dan tidak sedondon

p) q) r)

Majlis anjuran agensi (siang) Majlis di luar dewan seperti Perasmian Sukan Anugerah Sastera Negara dan Anugerah Seni Negara

Pakaian Kerja Baju Batik Lengan Panjang i) Baju Kebangsaan Hitam ii) Lounge Suit warna Gelap

28

s)

Kemangkatan

Wanita Islam dikehendaki berbaju Kurung atau Kebaya Labuh dan berselendang putih atau bertudung putih manakala wanita bukan Islam hendaklah berpakaian sempurna dan sopan serta bertudung hitam.

Bagi orang Islam hendaklah berpakaian baju Kebangsaan Hitam bersamping dan bersongkok hitam dililit kain putih selebar 3.8 – 4.0 sentimeter manakala bukan Islam berpakaian kot gelap dan bertali leher hitam dengan lilitan hitam 8.5 – 8.9 sentimeter dipakai di sebelah atas lengan kiri.

6.

PENULISAN DAN PENGEDARAN KAD JEMPUTAN Kad Jemputan hendaklah mengandungi butir-butir berikut: i. ii. iii. iv. v. vi. vii. viii. ix. x. Nama majlis Penganjur atau yang menjemput Logo agensi Tempat majlis Ruang nama jemputan Tarikh majlis diadakan Masa majlis bermula dan masa majlis berakhir Masa ketibaan tetamu Panduan pakaian Nama dan nombor telefon rujukan Aturcara majlis (mengikut keperluan) Plan tempat majlis (mengikut keperluan) Kad jawapan (mengikut keperluan)

xi. xii. xiii.

Nama tetamu di kad jemputan hendaklah ditulis dengan tangan manakala sampulnya ditaip dan diedarkan 4 minggu sebelum majlis diadakan dan tarikh jawapan diterima ialah seminggu sebelum majlis diadakan. Jika masa lewat iaitu kurang dari dua minggu kad-kad jemputan hendaklah dihantar dengan tangan. Kad jemputan hendaklah mengandungi kad jawapan dan pelekat kereta serta plan lokasi (jika perlu). Sampul surat jemputan, kad jemputan dan kad jawapan hendaklah mempunyai bilangan mengikut Susunan Keutamaan. 7. PEMILIHAN MENU Terdapat tiga kategori jamuan iaitu: a) b) c) Jamuan ringan dalam sesuatu majlis Majlis khas jamuan ringan Jamuan makan

Jamuan ringan dalam sesuatu majlis ialah jamuan yang diadakan di pertengahan majllis ataupun di penghujung majlis. Biasanya diadakan di penghujung majlis. Jika majlis mengambil masa yang lama maka diadakan jamuan ringan di pertengahan majlis iaitu masa rehat. Menu bagi jamuan ini tidak perlu berat dan jenisnya pula mengikut cara jamuan itu diadakan samada: i. Buffet berdiri

29

ii. iii.

Buffet duduk Duduk

Buffet berdiri ialah majlis yang tiada langsung kerusi disediakan. Tetamu akan mengambil hidangan secara bergilir dan beredar untuk menikmati makanan. Menu yang disediakan hendaklah yang senang dimakan. Makan yang berbungkus tidak sesuai. Cara buffet duduk adalah tetamu mengambil hidangan secara bergilir dan kemudian duduk di kerusi yang telah disediakan. Kadangkala meja ada disediakan. Menu bagi majlis ini boleh terdiri daripada jenis makanan yang susah sedikit untuk dimakan dan berasa sedikit. Bagi jamuan cara duduk bolehlah disediakan menu yang berat kerana tetamu senang untuk makan dan berasa selesa. Majlis khas jamuan ringan biasanya diadakan secara duduk dan dengan ini boleh disediakan menu yang lebih berat dari jenis buffet. Walau bagaimanapun kombinasi kuih muih hendaklah mengikut prinsip, manis-pedas, berbungkus-terbuka, warna-warni, keras-lembut dan sebagainya. Menu bagi majlis jamuan makan pula terbahagi kepada dua iaitu: a. b. Menu biasa Menu barat

Makanan Cina atau `Chinese Food’ tidak sesuai bagi majlis rasmi dan formal sebab cara penghidangannya sukar mengikut amalan protokol di Malaysia. Menu Biasa yang mengandungi nasi dan lauk pauk adalah sesuai untuk majlis yang tetamunya ialah orang-orang tempatan manakala Menu Barat hanya digunakan apabila terdapat ramai tetamu luar negera atau majlis tersebut khas diadakan untuk tetamu luar negera. 8. SUSUNAN KEUTAMAAN Dari segi protokol, keutamaan yang perlu diikuti dalam majlis rasmi dan formal ialah keutamaan yang diwartakan sebagai Susunan Keutamaan Persekutuan dengan pindaan-pindaan yang telah diluluskan dari semasa ke semasa. Di peringkat negeri pula hendaklah mematuhi Susunan Keutamaan Negeri yang berkenaan. Susunan Keutamaan Persekutuan yang diterima-pakai sekarang ialah Susunan Keutamaan Persekutuan yang diwartakan sebagai P.U.(B) 456 bertarikh 3 Oktober 1985 dan pindaan-pindaan yang diluluskan selepas tarikh tersebut manakala susunan keutamaan negeri ialah Susunan Keutamaan Negeri yang diluluskan oleh pihak negeri. Susunan ini hendaklah diamalkan di semua majlis formal seperti aturan ketibaan dan balik, tempat duduk, teks juruacara, teks ucapan dan lain-lainnya. Susunan Keutamaan Persekutuan yang dipakai sekarang bertarikh 22 Januari 1998 adalah sepertimana Senarai Susunan Keutamaan Persekutuan 1 – 70. 9. PANGGILAN HORMAT Panggilan hormat yang sesuai hendaklah digunakan terhadap tetamu kehormat dan para jemputan. Panggilan ini juga hendaklah diamalkan dalam teks juruacara dan perkara-perkara lain yang berkaitan. Panggilan Hormat yang menjadi amalan sekarang ialah seperti di bawah ini: Bil 1. 2. Jawatan Yang Di Pertuan Agung Raja Permaisuri Agung Panggilan Hormat untuk penyandang Seri Paduka Baginda Seri Paduka Baginda Panggilah Hormat untuk pasangan

30

3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23.

24. 25. 10.

Perdana Menteri Timbalan Perdana Menteri Menteri/Timbalan Menteri/ Setiausaha Parlimen Yang di-Pertua Dewan Negara/Dewan Rakyat Timbalan Yang di-Pertua Dewan Negara/Rakyat Ahli Parlimen Tun dan Toh Puan Tan Sri dan Puan Sri Dato’, Datuk dan Datin (Kecuali Negeri Johor) Ketua Hakim Negara Hakim Besar Malaya/ Borneo Hakim Mahkamah Agung/ Tinggi Ketua Setiausaha Negara Panglima Angkatan Tentera Ketua Polis Negara Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam Ketua-Ketua Setiausaha Speaker Dewan Undangan Negeri Menteri Besar/Ketua Menteri Ahli Dewan Undangan Negeri Setiausaha Kerajaan Negeri, Penasihat Kewangan Negeri Dan Penasihat UndangUndang Negeri Ketua-Ketua Jabatan Peringkat Negeri Raja/Tengku SUSUNAN TEMPAT DUDUK

Yang Amat Berhormat Yang Amat Berhormat Yang Amat Berhormat Yang Berhormat Yang Berhormat Yang Berhormat Yang Amat Berbahagia Yang Berbahagia Yang Berbahagia Yang Amat Arif Yang Arif Yang Arif Yang Berbahagia Yang Berbahagia Yang Berbahagia Yang Berbahagia Yang Berbahagia Yang Berhormat Yang Amat Berhormat Yang Berhormat Yang Berhormat

Yang Amat Berhormat Yang Amat Berhormat Yang Amat Berhormat Yang Berbahagia Yang Berbahagia Yang Berbahagia Yang Amat Berbahagia Yang Berbahagia Yang Berbahagia Yang Amat Berbahagia Yang Amat Berbahagia Yang Berbahagia Yang Berbahagia Yang Berbahagia Yang Berbahagia Yang Berbahagia Yang Berbahagia Yang Berbahagia Yang Amat Berbahagia Yang Berbahagia Yang Berbahagia

Yang Berbahagia Yang Mulia

Yang Berbahagia Yang Mulia

Dalam majlis rasmi dan formal susunan tempat duduk mesti mematuhi susunan keutamaan yang diwartakan. Jika majlis diadakan di negeri dan tetamu pula terdiri daripada tetamu persekutuan dan negeri maka satu persetujuan hendaklah dicapai antara Protokol Persekutuan dan Protokol Negeri mengikut prinsip-prinsip yang ditetapkan. Dalam apa jua majlis kecuali Majlis Konvokesyen Universiti dan jamuan makan, tetamu yang duduk di pentas atau meja khas hendaklah dihadkan. Contoh-contoh susunan tempat duduk adalah seperti dalam rajah-rajah berikut: (1)
Kanan Tetamu Kehormat Kiri Tetamu Kehormat

31

4

2

1

3

5

Rajah 1 merupakan bentuk susunan tempat duduk secara sebaris di mana tetamu kehormat bersebelahan dengan tetamu lain. Bilangan (1) iaitu tetamu kehormat manakala bilangan (2) hingga (5) ialah tetamu lain. Tetamu yang paling hampir ialah tetamu yang duduk di bilangan (2) dan (3). Dalam keadaan ini tetamu yang duduk di sebelah kanan tetamu kehormat merupakan tetamu yang paling kanan sekali selepas tetamu kehormat. (2)
2 Kanan Tetamu Kehormat 1 3 Kiri Tetamu Kehormat

8

6

4

5

7

9

Rajah 2 menunjukkan bahawa bilangan (1) ialah tetamu kehormat manakala bilangan (4) hingga seterusnya merupakan tetamu lain. Tetamu di bilangan (4) dan (5) adalah merupakan tetamu yang terkanan yang duduk bersetentangan dengan tetamu kehormat kerana kedudukan yang paling hampir dengan tetamu kehormat selepas bilangan (2) dan (3). Dalam keadaan ini bilangan (4) adalah lebih kanan daripada bilangan (5) kerana bilangan (4) ialah di sebelah kanan tetamu kehormat. (3)
4 2 1 3 5 Kiri Tetamu Kehormat 7 9 11

Kanan Tetamu Kehormat 6 8 10

Rajah 3 menunjukkan bahawa bilangan (1) ialah tetamu kehormat dan bilangan (2) hingga (5) ialah tetamu yang duduk di pentas khas manakala bilangan (6) hingga (11) ialah tetamu yang lain. Kedudukan ini secara seiring. Dalam situasi ini tetamu di bilangan (6) dan (7) ialah tetamu yang terkanan selepas tetamu bilangan (4) dan (5) kerana mereka duduk berhampiran dengan tetamu

32

kehormat walaupun secara mengiring. Di antara bilangan (6) dan (7), bilangan 6 ialah lebih kanan kerana ia di sebelah kanan tetamu kehormat. Kekananan bermula dari sebelah tetamu kehormat hanya terpakai bagi bilangan angka ganjil (3), (5), (7) dan seterusnya. Bagi bilangan angka genap pula, kekananan bermula dari sebelah kiri tetamu kehormat. (4)
3 Kanan Tetamu Kehormat 1 2 4 Kiri Tetamu Kehormat

Rajah 4 menunjukkan bahawa kekananan bermula dari kiri tetamu kehormat kerana jumlah bilangan tetamu di pentas ialah angka genap. (5)
Suami 3 Pasangan 3
Pasangan 1

Suami 2

Suami 1

Isteri 1

Isteri 2

Isteri 3

Pasangan 2

Rajah 5 menunjukkan semua isteri duduk dalam deretan sebelah kiri manakala semua suami duduk dalam deretan sebelah kanan. Jika jemputan tersebut atas nama isteri dan suami hadir kerana mengikut jemputan isteri, maka kedudukannya berlainan sedikit iaitu suami akan mengambil tempat duduk dalam deretan isteri. (6)
Suami 3 Isteri 2 Suami 1 Pasangan 1 Pasangan 2 Pasangan 3 Isteri 1 Suami 2 Isteri 3

Rajah 6 menunjukkan keadaan di mana tetamu nombor (2) ialah perempuan dan kerana jemputan di atas namanya, maka suaminya duduk di deretan isteri tetamu lain. Ini menunjukkan bahawa

33

status isterinya pada masa itu lebih tinggi dari suaminya. Bagi tetamu yang tidak di pentas khas, kekananan bermula dari sebelah kanan tetamu kehormat.

(7)

Pasangan 3 Pasangan 2 Pasangan 1

3 (S) 6 5 4

2 (S) Suami 3 2

1 (S) 1

1 (I) 1 2

2 (I)

3 (I) Isteri 3 4

5

6

12 18

11 17

10 16 A

9 15

8 14

7 13

7 13

8 14

9 15 B

10 16

11 17

12 18

Rajah 7 menunjukkan bahawa semua suami atau yang dijemput duduk di sebelah Blok A manakala isterinya (atau pasangan hidupnya, jika jemputan nama isteri) duduk di Blok B pada umumnya semua suami duduk di Blok A dan semua isteri duduk di Blok B mengikut susunan keutamaan masing-masing. Susunan keutamaan suami mengikut susunan keutamaan isteri dan susunan keutamaan isteri mengikut susunan keutamaan suami. (8)
3 (5) I S I (3) S (9) I S (1) I (7) I S S S (8) S I 2 1 (2) I S (10) S I 4 (4) I S (12) S I (6) I

(11) I S

(17) I S

(15) I S

(13) I S

(14) S I

(16) S I

(18) S I

34

A

B

Rajah 8 menunjukkan kedudukan suami isteri dalam majlis di mana susunan tempat duduk diatur suami duduk bersama isteri. Biasanya tidak semua tempat duduk ditentukan, oleh itu mereka yang tidak ditentukan tempatnya duduk secara bebas tetapi mengikut siapa yang tiba dahulu dan cara suami bersama isteri. (9)

Isteri Tuan Rumah

Tetamu Kehormat

Tuan Rumah

Isteri Tetamu Kehormat

MEJA KHAS

Rajah 9 menunjukkan kedudukan tetamu kehormat dan tuan rumah serta isteri masing-masing. Dalam keadaan demikian, tetamu kehormat akan berpeluang untuk bercakap dengan orang lain iaitu di sebelah kanannya isteri tuan rumah manakala di sebelah kirinya tuan rumah. Bagi tuan rumah pula, kanannya ialah tetamu kehormat manakala di sebelah kirinya ialah isteri tetamu kehormat. ( 10 )
Suami Isteri Suami Isteri Suami Suami Isteri Isteri Isteri Suami

9

7

5

3

1

2

4

6

8

10

MEJA KHAS

Suami Isteri Duduk Berjauhan dan Berselang Rajah 10 menunjukkan kedudukan bagi tetamu lain yang duduk di meja khas, suami isteri hendaklah duduk berjauahan dan berselang seperti dalam rajah.

35

( 11 )

11 (I)

9 (S)

7 (I)

5 (S)

3 (I)

1 (S)

2 (S)

4 (I)

6 (S)

8 (I)

10 (S)

12 (I)

MEJA KHAS

Rajah 11 menunjukkan kedudukan suami isteri bersebelahan di mana kedudukan tetamu kehormat dan tuan rumah tidak berubah. ( 12 )

11 (S)

9 (I)

7 (S)

5 (I)

3 (S)

1 (S)

2 (I)

4 (I)

6 (S)

8 (I)

10 (S)

12 (I)

MEJA KHAS

Wanita Tidak Duduk di Hujung Meja Khas Rajah 12 menunjukkan bahawa bilangan (10) ialah lelaki dan bilangan (12) ialah perempuan dan ini boleh ditukar iaitu bilangan (10) berpindah ke bilangan (12) dan bilangan (12) berpindah ke bilangan (10). Andainya perbezaan status mereka terlampau jauh, maka hendaklah dibiarkan. Pertukaran hanya dibuat apabila status mereka lebih kurang sama.

36

( 13 )
4 2 1 3 5

S

I

I

S

S

I

S

I

I

S

MEJA KHAS

S 1 I

S 2 I 4

S I

S 3 I

S 5 I MEJA PANJANG S 9 I

S 6 I 8

S I MEJA PANJANG

S 7 I

S 10 I 12

S I

S 11 I

S 13 I

S 14 I 16

S

S 15

I

I

S 17 I

S 18 I 20

S

S 19

I

I

37

Suami Isteri Bersebelahan Rajah 13 menunjukkan susunan suami isteri secara bersebelahan. S (Suami) dan I (Isteri). Angka menunjukkan susunan keutamaan. ( 14 )

9 (S)

7 (I)

5 (S)

3 (I)

1 (S)

2 (S)

4 (I)

6 (I)

8 (S)

10 (I)

MEJA KHAS

1

S

S

2

4

S

S

3

5

I

I

6

8

I

I

7

9

S

S

10

12

S

S

11

13

I

I

14

16

I

I

15

17

S

S

18

20

S

S

19

21

I

I

22

24

I

I

24

25

S

S

26

28

S

S

27

29

I

I

30

32

I

I

31

33 37

S I

S I

34 38

36 40

S I

S I

35 39

38

Suami Isteri Berhadapan Berselang Rajah 14 menunjukkan susunan tempat duduk diatur suami isteri berhadapan berselang. S (Suami) dan I (Isteri). Angka menunjukkan Susunan Keutamaan. Di meja khas elakkan wanita duduk di hujung meja. ( 15 )
ISTERI BERSEBELAHAN DENGAN SUAMI 1 Tetamu Utama 2 Tuan Rumah

3 Isteri Tetamu Utama

4 Isteri Tuan Rumah

5 Suami

6 Suami

Isteri

7

8

Isteri

Isteri Bersebelahan Dengan Suami Rajah 15, Jika tetamu utama dan tuan rumah duduk bersebelahan dengan isteri masing-masing maka tetamu-tetamu yang lain pun duduk sedemikian seperti dalam rajah. Ini adalah bagi meja utama. ( 16 )
ISTERI DUDUK BERSILANG 1 Tetamu Utama 3 Tuan Rumah

2 Isteri Tuan Rumah

4 Isteri Tetamu Utama

5 Suami

6 Suami

7

8

39

Isteri

Isteri

Isteri Duduk Bersilang Rajah 16, Jika di meja utama tetamu utama dan tuan rumah duduk bersilang dengan isteri masing-masing maka tetamu yang lain juga mengikut cara demikian seperti dalam rajah. ( 17 )
SUSUNAN MEJA BULAT BAGI MAJLIS DIRAJA PENTAS

22 12 20 8 18 4 16

14 10 6 2 PENTAS TARIAN BUDAYA

13 11 9 7 5 3 1

21 19 17 15

MEJA UTAMA

Susunan Meja Bulat Bagi Majlis DiRaja Rajah 17 menunjukkan jika majlis yang berkenaan majlis rasmi yang dihadiri oleh DiRaja, meja hendaklah tinggi sedikit dari meja-meja tetamu yang lain. Meja (1), (2), (3), (4), (15) dan (16) tidak boleh dipenuhkan. ( 18 )
SUSUNAN MEJA TANPA PENTAS KEBUDAYAAN PENTAS 22 12 20 8 18 4 16 2 MEJA UTAMA 6 10 14 P E R H I A S A N 13 11 9 7 5 3 1 15 17 19 21

40

Susunan Meja Tanpa Pentas Kebudayaan Rajah 18 menunjukkan jika sekiranya tidak ada pentas kebudayaan maka tempatnya hendaklah digantikan dengan perhiasan seperti bunga atau lain-lain. Jika majlis rasmi tanpa tetamu Diraja di meja utama maka meja (1), (2), (3), (4), (15) dan (16) boleh dipenuhkan. 11. PENGACARAAN MAJLIS FORMAL Juruacara dalam sesuatu majlis hendaklah terdiri daripada mereka yang berkebolehan dalam bidang ini. Tidak semua orang boleh menjadi juruacara yang baik. Tujuan utama juruacara ialah memaklumkan kepada tetamu apa yang akan berlaku mengikut urutan acara majlis. Juruacara tidak boleh menjadi Pengerusi Majlis tetapi Pengerusi Majlis boleh menjadi juruacara. Teks ucapan hendaklah ditaip dengan menggunakan kertas separuh A4 dan satu muka surat hanya dimuatkan satu pengumuman sahaja. Setiap pengumuman pula mengandungi butir-butir berikut:* * * MASA CUE ANN : : : (anggaran) (panduan bagi juruacara) (teks pengumuman)

Gaya dan isi teks juruacara adalah tertakluk kepada tahap atau taraf majlis yang berkenaan iaitu:* * * * * Majlis Penuh Istiadat Majlis Rasmi Dan Formal Majlis Rasmi Tetapi Tidak Formal Majlis Tidak Rasmi Tetapi Formal Majlis Tidak Rasmi Dan Tidak Formal

Setiap majlis mesti disediakan dua juruacara (seorang sebagai simpanan). Teks juruacara hendaklah disediakan oleh pihak penganjur. Juruacara mestilah boleh mengawl majlis, membuat pengumuman dan memberi panduan. Ia tidak seharusnya gemuruh, mesti yakin, sebutan yang jelas, kawalan suara yang mantap, pandangan jelas dan pergerakan pantas. 12. PENYEDIAAN ATURCARA PENTADBIRAN Aturcara pentadbiran adalah merupakan aturcara majlis yang ditulis secara terperinci dengan tujuan:• • • • • • sebagai panduan untuk pegawai yang mengendalikan majlis tersebut. sebagai panduan kepada semua pegawai dan pekerja yang terlibat dalam majlis tersebut. Untuk menentukan majlis berjalan dengan licin dan mengikut lunas-lunas protokol yang diterima. untuk mengawal masa. untuk menjadi panduan masa akan datang. sebagai rekod.

Aturcara pentadbiran yang baik mengandungi butir-butir berikut:• • • Masa Keterangan yang merupakan urutan acara secara terperinci. Pegawai yang bertanggungjawab.

Aturcara pentadbiran adalah dokumen yang sangat penting kerana ianya menggariskan secara terperinci semua tindakan yang perlu dilakukan oleh seseorang yang terlibat bagi sesuatu acara.

41

Selain daripada aturcara pentadbiran, `Check List’ hendaklah juga disediakan bagi membantu melicinkan pengendalian majlis berkenaan. 13. PERANAN PENYAMBUT TETAMU Berikut ialah panduan bagi penyambut tetamu dalam majlis:i) Maklumat Penyambut hendaklah mengetahui maklumat keraian yang sedang diadakan sekurangkurangnya tujuan keraian tersebut diadakan. ii) Aturcara Keraian Yang Berkenaan Penyambut mestilah mengetahui aturcara keraian yang berkenaan terutamanya waktu yang ditetapkan bagi tetamu sampai dan balik. iii) Susunan Tempat Duduk Penyambut hendaklah tahu susunan tempat duduk keseluruhannya supaya senang untuk memandu atau menunjukkan tempat duduk tetamu yang berkenaan. iv) Kawasan Yang Diuntukkan Penyambut hendaklah mahir dengan tempat dan kawasan yang diuntukkan baginya menyambut. v) Tempat-Tempat Penting Penyambut hendaklah mengetahui tempat-tempat yang penting seperti tandas, pintu masuk, tempat keluar dan lain-lain. vi) Senarai Tetamu Yang Dijemput Penyambut mestilah mempunyai ringkasan keseluruhan senarai tetamu yang akan hadir dan sebaik-baiknya mengenali tetamu tersebut. vii) Senarai Tetamu Khas Selain daripada senarai kesemua tetamu yang dijemput, senarai tetamu khas yang akan disambut hendaklah juga diketahui dengan lancar. viii) Pakaian Penyambut Penyambut hendaklah memakai pakaian yang sempurna dan sesuai mengikut keraian yang sedang dijalankan. Pakaian terdedah bagi perempuan adalah tidak sesuai. ix) Cara Menyambut Tetamu hendaklah disambut dengan hormat dan berikan buku aturcara jika ada tunjukkan tempat duduk secara hormat. x) Mengenali Tetamu Seboleh-bolehnya penyambut hendaklah kenal dengan tetamu yang disambut. Jika tidak kenal hendaklah bertanya dengan cara hormat.

42

xi)

Ketibaan Penyambut Penyambut hendaklah tiba satu jam lebih awal daripada masa tetamu dijangka tiba. Penyambut hendaklah melaporkan diri kepada Pegawai Bertugas dan mengambil senarai tetamu. Ia hendaklah memeriksa semua tempat duduk dan bandingkan dengan senarai tetamu yang dikhaskan untuknya.

xii)

Pertanyaan Dan Teguran Jika ada apa-apa pertanyaan dimajukan, jawablah dengan sopan. Jika ada teguran dari tetamu yang kurang senang didengar, hendaklah mendiamkan diri sahaja tetapi ambil ingatan. Jangan sekali-kali bertengkar dengan tetamu atau memberi maklumat yang penyambut sendirri kurang pasti.

xiii)

Kesulitan Jika menghadapi kesulitan atau masalah hendaklah segera merujuk kepada Pegawai Bertugas. Dengan itu penyambut tetamu mestilah mengetahui Pegawai Bertugas pada masa itu.

xiv)

Mudah Senyum Penyambut hendaklah mudah senyum.

14.

RAPTAI Raptai amatlah penting bagi sesuatu majlis walaupun majlis tersebut merupakan majlis ulangan (selalu diadakan) dan hendaklah diadakan beberapa kali mengikut keperluan. Tujuan Raptai ialah: i) ii) iii) iv) v) vi) Supaya mereka yang terlibat tahu akan tugas dan tanggungjawabnya. Untuk menentukan urutan majlis. Untuk menentukan jangka masa yang tepat. Untuk memperbaiki kelemahan yang ada. Untuk Penyelarasan acara. Untuk membiasakan petugas-petugas dengan keadaan tempat.

15.

NILAI-NILAI ISLAM Majlis yang diadakan hendaklah menggambarkan hasrat kerajaan mengenai Dasar Penerapan Nilai-Nilai Islam sejajar dengan Agama Islam sebagai agama rasmi negara.

16.

POS-MORTEM Post-Mortem diadakan selepas selesai sesuatu majlis bagi mengukur tahap kejayaan majlis. PostMortem juga diadakan untuk mencari punca kelemahan serta cara-cara mengatasinya bagi majlis yang akan datang. Post-Mortem tidak akan mendapat kerjasama dari pihak yang terlibat seandainya digunakan untuk mencari kesalahan seseorang.

17.

BENDERA DAN SUSUNANNYA i) Dua bendera di majlis peringkat negeri di negeri. Negeri Malaysia

43

Jika dua bendera dikibarkan pada peringkat negeri di negeri yang berkenaan maka susunannya adalah seperti di atas. ii) Dua bendera di majlis peringkat persekutuan dalam negeri. Malaysia Negeri

Jika dua bendera dikibarkan di majlis peringkat persekutuan dalam negeri. iii) Tiga bendera di majlis peringkat negeri. Malaysia Negeri Badan/Syarikat

Jika tiga bendera dikibarkan di majlis peringkat negeri misalnya bendera Malaysia, bendera Negeri dan bendera Badan/Syarikat atau lain-lainnya. iv) Tiga bendera di majlis peringkat persekutuan. Negeri Malaysia Badan/Syarikat

Jika tiga bendera dikibarkan di majlis peringkat persekutuan yang diadakan dalam negeri. v) Persidangan antarabangsa. E C A B D F

Cara dari tengah. A B C D E F

Cara dari kiri. Di dalam satu persidangan antarabangsa yang diaturkan oleh mana-mana kerajaan sekalipun, bendera-bendara boleh diatur mengikut dua cara berdasarkan susunan abjad nama-nama negara yang berkenaan. vi) Cara mengibarkan bendera Malaysia dan Negeri-Negeri. Malaysia 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

Jika pengibaran bendera-bendera tersebut diadakan dengan cara sebaris, maka susunan adalah dari kiri ke kanan. 15 13 11 9 7 5 Malaysia 3 1 2 4 6 8 10 12 14

Jika cara pengibaran itu dibuat dari tengah-tengah, maka susunannya adalah seperti di atas. 15 13 11 9 7 5 Malaysia 3 1 2 4 6 8 10 12 14

Jika pengibaran bendera dibuat dengan cara dibahagi dua belah, maka susunannya adalah seperti di atas. 18. KEMAHIRAN MENGENDALIKAN PERSIAPAN DEWAN

44

i) ii)

`Back Drop’ hendaklah mengandungi perkara-perkara yang perlu sahaja. Contoh nama majlis, tarikh, dan perasmi. Tempat duduk tetamu • • • • • • Atas pentas (kerusi tetamu, meja/bunga, meja hadiah/sijil, rostrum, troli, permaidani, backdrop, kipas angin, pembesar suara, lampu dan pA sistem) Bawah pentas (kerusi tetamu, pentas nasyid.koir, pentas kumpulan muzik, tempat pemberita, kipas angin, lampu, permaidani (jika perlu), rostrum juruacara, pembaca doa, pembaca sitasi dan lain-lain) Jambangan bunga `Mineral water’ dan gelas Alas meja dan `chair back’ Permaidani

iii)

Rostrum dan mikrofon untuk • • Tetamu khas Juruacara

iv) v) vi)

Troli hadiah dan alas Dulang hadiah dan alas Persembahan • • Multimedia Koir/nasyid

vii)

Hiasan bunga-bunga hidup • • Tangga pentas Rostrum

viii) 19.

Lain-lain

PERKARA-PERKARA LAIN YANG JUGA PENTING i) ii) iii) Merancang beberapa alternatif: Jika hujan atau terputus bekalan letrik? Memastikan disiplin terjamin: Memaklum kepada orang bawahan dan pergerakan keluar masuk dewan yang palin minimal. Memstikan khidmat seranta kemas: • • • iv) Siaran awal untuk akhbar perlu disemak dan diluluskan Salinan teks ucapan VVIP / PPG / Pengetua hanya boleh diberi kepada pemberita selepas majlis tamat Sediakan tempat khas untuk sesi wawancara antara Tetamu Khas dengan para pemberita.

Pastikan perbelanjaan berhemat

45

• • • v)

Semua urusan sewa/beli alatan ikut prosedur kewangan Pegawai Kerja diminta mengawasi segala urusan pembelian dan pembayaran dibuat dengan peruntukan yang ada Semua kutipan wang daripada para lulusan perlu ada akaun khas dan dikeluarkan resit untuk apa jua pembayaran yang dibuat.

Mengadakan post-mortem Diadakan selepas selesai sesuatu majlis untuk mengukur tahap kejayaan majlis. Untuk mencari punca kelemahan cara-cara mengatasinya bagi majlis yang akan datang. Post-mortem tidak akan mendapat kerjasama daripada pihak yang terlibat seandainya digunakan untuk mencari keslahan seseorang.

20.

TATACARA MENGHADIRI MAJLIS i) Kerosakan majlis disebabkan oleh tetamu: • • • • • • • • • • • • ii) Tidak memberi jawapan kehadiran Menjawab lambat Jawab hadir tetapi tidak hadir Jawab tidak hadir tetapi hadir Jawab hadir dengan isteri/suami tetapi tidak hadir seorang Jawab tidak hadir dengan isteri/suami tetapi hadir dengan isteri/suami Hadir tetapi lewat tiba Hadir membawa extra Hadir dengan pakaian yang tidak sesuai Hadir tidak membawa kad jemputan sebagaimana dikehendaki Tidak mengikut arahan Pegawai Lalulintas Tidak mengikut arahan Pegawai Penyambut

Tanggungjawab apabila menerima kad jemputan • • • • • • • Baca kad jembutan Teliti tujuan Teliti tarikh, hari dan masa Teliti tempat majlis diadakan Teliti pakaian yang dikehendaki dipakai Buat keputusan kehadiran Jawapan segera

iii)

Persiapan bagi menghadiri majlis • • • • Beritahu penganjur jika ada perubahan Kelengakapan diri Kemudahan-kemudahan yang diperlukan Tinjauan tempat majlis

iv)

Ketibaan di timpat majlis • Arahan lalu lintas

46

• • • • • • v)

Ikut pintu masuk yang ditetapkan Arahan penyambut Tentukan tempat duduk Minuman sebelum majlis dimulakan Pergaulan sebelum majlis dimulakan Majlis perkenalan

Dalam majlis • • • • Arahan duduk Tidak puashati dengan keadaan Tertib ketika majlis sedang berjalan Cara mula makan (dalam majlis jamuan)

vi)

Majlis tamat • • • • Ikut peraturan yang ditetapkan Berdiri mengadap tetamu kehormat Mengambil sesuatu di meja (dalam majlis jamuan) Tunggu giliran

21.

BUKU PROGRAM/CENDERAMATA/ATUR CARA i) Ia merupakan sebuah buku maklumat yang amat penting bagi satu-satu majlis rasmi. Penerbitan buku ini perlu diuruskan dengan baik dan sempurna. Segala butiran yang akan dimuatkann didalam buku ini perlu dirancang oleh sebuah jawatankuasa, disemak semual dan perlu diluluskan oleh Ketua sesuatu organisasi. Dalam majlis-majlis rasmi seperti Majlis Konvokesyen, Pertandingan Kemahiran, Perasmian Dewan dan Seminar yang dirasmikan oleh orang kenamaan peranan buku ini sangat penting. Buku ini juga digunakan pada majlis-majlis peringkat dalaman, contoh: Majlis Pengucapan Puisi Sekolah, Kursus Pengadilan Bola Sepak peringkat sekolah dan lainlain. Selalunya majlis ini orang yang merasmikan ialah orang kenamaan tempatan. Kandungan Buku • • • • • • • • Kata-kata alaun (Menteri, Ketua Pengarah, Pengarah dan Pengetua) Lagu rasmi Lagu tema Senarai jawatankuasa (induk, penglola dan kecil) Senarai peserta Aturcara majlis pembukaan dan penutup Sejarah ringkas majlis Penghargaan dan autograf

ii)

iii)

iv)

22.

CONTOH ATURCARA MAJLIS 0900 pagi 0930 pagi Para peserta mengambil tempat Para tetamu mengambil tempat

47

1000 pagi 1015 pagi

-

1205 t/hari 1230 petang 1315 petang 1330 petang 23.

-

Ketibaan Tetamu Kehormat Perakan masuk Tetamu Kehormat Doa Ucapan Pengerusi Jawatankuas Pengelola Ucapan Tetamu Kehormat (Perasmian) Penyampaian Hadiah dan Cenderamata Penyampaian Cenderahati kepada Tetamu Kehormat Persembahan Tetamu ke majlis jamuan Tetamu meninggalkan majlis. Bersurai

SENARAI AHLI JAWATANKUASA PENGELOLA i) ii) iii) iv) v) vi) vii) viii) ix) x) xi) xii) xiii) xiv) xv) xvi) xvii) xviii) xix) xx) xxi) Pengerusi Naib Pengerusi Setiausaha Penolong Setiausaha Bendahari Jemputan dan Sambutan Pendaftaran dan Penginapan Buku Cenderamata Persiapan Dewan Keceraian Jamuan Teks Ucapan dan kata-kata aluan Seranta Pengangkutan dan Lalu Lintas Persembahan Bacaan Doa dan Juruacara Pameran Siaraya Bulitin dan rakaman Sijil Urusetia

24.

CONTOH TEKS JURUACARA Nama Majlis: Tempat: Tarikh: Hari: 1. 2. 3. Majlis Anugerah Khidmat Cemerlang Dewan Jauhar 29 Ogos 2002 Sabtu

Cue (0830) Semua hadirin duduk Pengumuman Para hadirin dipersilakan mengambil tempat. Majlis akan bermula sebentar lagi. Cue (0835) Menerima isyarat apabila VIP tiba.

48

4.

Pengumuman Mengumumkan ketibaan Yang Berhormat Menteri Pendidikan Malaysia, diiringi oleh Pengarah Pendidikan Johor dan Timbalan Pengarah Pendidikan Johor. Cur (0840) Apabila VIP dan semua hadirin duduk. Pengumumam Yang Berhormat Menteri Pendidikan Malaysia, Dato’ Musa Mohamad, Yang Berusaha Pengarah Pendidikan Johor, Yang Berusaha Timbalan Pengarah Pendidikan Johor, KetuaKetua Sektor, Pegawai Pendidikan Daerah, Pengetua, Guru Besar, Guru-Guru dan Tetamu yang saya hormati sekalian. Bersyukur kita ke hadrat Ilahi kerana memberikan rahmat dan hidayah kepada kita yang sama-sama dapat hadir dlam majlis yang mulia ini. Majlis akan dimulakan dengan bacaan doa. Awang Salleh untuk memimpin bacaan doa. Dipersilkan. Untuk itu majlis mempersilakan Ustaz

5. 6.

7.

Cue (0850) Selesai bacaan doa. Ucapan Pengetua Pengumuman Majlis merakamkan ucapan terima kasih kepada Ustaz. Seterusnya majlis mempersilakan Yang Berusaha Pegarah Pendidikan Johor untuk menyampaikan ucapan alu-aluan. Dipersilakan.

8.

9.

Cue (0900) Selesai ucapan Ucapan Tetamu Kehormat Pengumuman Majlis merakamkan ucapanribuan terima kasih Majlis diteruskan dengan segala hormatnya mempersilakan Yang Berhormat Menteri Pendidikan Malaysia, Dato’ Musa Mohamad untuk menyampaikan ucapan dan seterusnya merasmikan majlis. Dengan segala hormatnya dipersilakan.

10.

11.

Cue (1045) Selesai ucapan Penyampaian Hadiah dan Cenderamata\ Pengumuman Majlis dengan hormatnya menjemput Yang Berusaha Tuan Pengarah Pendidikan Johor untuk mengiringi Yang Berhormat Menteri Pendidikan Malaysia, Dato’ Musa Mohamad untuk menyampaikan Hadiah Anugerah Khidmat Cemerlang kepada pemenangpemenang.

12.

49

Dipersilakan En.Johan Endut dan yang lain-lain Dipersilkan yang Berusaha Tuan Pengarah Pendidikan Johor untuk menyampaikan Cenderahati kepada yang Berhormat demi mengenang kesudiaan beliah menyampaikan hadiah-hadiah tadi. Majlis mengucapkan jutaan terima kasih kepada yang Berhormat diatas penyampurnaan acara penyampaian hadiah-hadiah. 13. Cue (1130) Yang Berhormat duduk Persembahan Pengumuman Dipersilkan kumpulan Pancaragam Sekolah Menengah Kebangsaan (P) Sultan Ibrahim, Johor Bahru untuk mempersempahkan permainan mereka. Cue (1200) Selesai persembahan Jamuan Pengumuman Majlis sekali lagi dengan segala hormatnya mempersilakan Yang Berusaha Tuan Pengarah Pendidikan Johor untuk mengiringi dan mempersilakan Yang Berhormat Menteri Pendidikan Malaysia ke jamuan makan tengahari. Ucapan pengharagaan dan menjemput tetamu yang hadir untuk bersama-sama menjamu selera.

14.

15.

16,

17.

50

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful