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MODULO DE GESTION DE DISTRIBUCIN DE PLANTA

PRIMERA ENTREGA
TEMA
CASO DISTRIBUYAMOS

TUTOR
ANDRES IGNACIO ZAMUDIO CASTRO
INTEGRANTES
MAIRA ALEJANDRA GARAVITO FLOREZ Cod 1311980688
JOSUE ALEXANDER USECHE Cod 1321980044
EDWIN SUAREZ QUINTERO Cod 1321980235
JHONBOY RAMIREZ TRIANA Cod 1311981802

INGENIERIA INDUSTRIAL
POLITECNICO GRAN COLOMBIANO
BOGOTA, 15 DE SEPTIEMBRE DE 2014
TABLA DE CONTENIDO

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

OBJETIVO GENERAL....3
JUSTIFICACION..4
METODOLOGIA...5
DIAGNOSTICO DEL PROBLEMA.5
CONJUNTO DE ALTERNATIVAS DE SOLUCIN 8
CRITERIOS DE EVALUCION 10
RECOMENDACIN .10
CONCLUSIONES..11

1. OBJETIVO GENERAL
Desarrollar los conocimientos adquiridos en el mdulo distribucin de planta,
haciendo uso de las metodologas y procedimientos relacionados con el fin de
proponer un diagnstico de la situacin problmica enfocado al mejoramiento
continuo de la empresa DISTRIBUYAMOS S.A; Caso de estudio elaborado por:
Enrique Leiva Infante, Rodrigo Meja.; con el fin de proponer un diagnstico de la
situacin problmica para culminar de manera exitosa la entrega del trabajo.
El tema presenta en su contenido toda una gama de circunstancias que nos
invitan a desarrollar unas estrategias de mejoramiento continuo para lograr que en
la empresa DISTRUBUYAMOS S.A; sistema de estantera, faltantes de
inventario, perdida de mercanca, tercerear los envos, desorden en el stock y la
comunicacin dentro de la compaa (tanto vertical, como horizontal) se puedan
relacionar para lograr un buen resultado de los objetivos propuestos.

2. JUSTIFICACION

El anlisis y desarrollo del caso DISTRIBUYAMOS es una forma entre muchas


de dar inicio a la aplicacin de las estrategias de distribucin para tener en cuenta
dentro del campo de la Ingeniera Industrial.
El enriquecedor contenido de este texto nos invita a descubrir toda una serie de
errores e imprevistos que se presentan en la cadena de abastecimiento y del
transporte, mostrndonos un panorama muy parecido al habitual del da a da de
las grandes compaas manufactureras y comercializadoras.
Con el fin de hablar claramente se encuentran descripciones de cargo de los
empleados relacionados en la lectura, al igual que el desarrollo de sus actividades
dentro de la empresa, se muestra igualmente la falta de coordinacin en el stock
de inventario y falta comunicacin de los departamentos y reas involucradas en
el proceso, conllevando de esta manera al desorden administrativo, fallas en la
entrega de resultados y prdida de mercancas.
El tema presenta en su contenido toda una gama de circunstancias que invitan a
desarrollar estrategias de mejoramiento continuo en busca de que en la empresa
DISTRUBUYAMOS S.A, su sistema de estantera, faltantes de inventario,
prdida de mercanca, tercerizacin de los envos, desorden en el stock y la
comunicacin dentro de la compaa (tanto vertical, como horizontal) se logren
articular logrando de esta manera un excelente resultado basados en los objetivos
propuestos.
Ms all de hablar de los problemas presentados en la lectura, se debe tener en
cuenta otros aspectos que al igual son necesarios en la logstica de la mercanca
como aspectos legales, deficiente comunicacin de las reas y el descuido en la
organizacin de la mercanca llegando a tener un inadecuado inventario y de ah
que se susciten prdidas de mercanca donde al descuidar este tipo de detalles
lleva a resultados no esperados en contra de la buena marcha de la organizacin.

3. METODOLOGIA

La metodologa desarrollada fue la de identificar la serie de problemas que se


representan en el caso a travs del anlisis de la lectura propuesta y el
diagnstico de la problemtica, las cuales fueron analizadas y aplicadas como
mtodo para el logro exitoso del proyecto y el cumpliment de los objetivos
propuestos.

o
o
o
o

Centros que debern incluirse en la distribucin


Espacio y capacidad de cada centro
Configurar espacio de cada centro
Localizacin de cada centro

Con la aplicacin de estas actividades esta serie de errores e imprevistos que nos
ilustra la lectura CASO DISTRIBUYAMOS muchos de ellos no hubiesen
ocurridos y otros solucionados; as podemos ver la importancia de la Identificar
los procesos, su integridad y el ser consiente que la distribucin de planta debe
ser sensible a los cambios que ocurren en el momento de requerir un flujo
dinmico de mercancas.

4. DIAGNOSTICO DEL PROBLEMA

En el manejo de las organizaciones tanto de servicios como en las de produccin


y muchas otras se establecen casi como reglas universales, el constante cambio a
sus procesos, ideas y a sus conocimientos, la constante evolucin que se ha
forjado con el bagaje de muchas de ellas en la experimentacin de cambios en
sus procesos, materias primas y la ms importante la manera de operar y que
muchos no determinan importante ya que sus estadsticas afirman que si
funcionaron as durante X aos deben seguir as muchos ms.
Realizando un exhausto anlisis de la situacin problmica, denotamos adems
de las fallas descritas en el texto, se evidencias corresponsabilidades de la
organizacin empezando por lo ms alto de ella.

La poltica de DISTRIBUYAMOS S.A. en el proceso de seleccin en cuanto a sus


colaboradores de reclutar e incorporar personal de poco recorrido, basados en la
estructura de planes de carrera al interior de la organizacin sin brindar a ellos
formacin a nivel de especializacin y eso llevara a que posiblemente no estn a
la vanguardia de las nuevas metodologas y ayudas tecnolgicas ofrecidas por el
amplio campo de la administracin y operacin empresarial.
DISTRIBUYAMOS S.A. no presta la debida atencin al capacitar sus
colaboradores en cuanto a la induccin de sus procesos y funcionamiento
administrativo para ellos es una situacin normal y puede ser una actividad bifuncional al recibir induccin y estar incorporndose al da a da de las actividades
al mismo tiempo.
Siendo enfticos en la labor de la presidencia, podemos observar que es all
donde radica la mas de grande de las fallas dentro del equipo de trabajo, ya que
solo se dispone a recibir resultados, cifras e indicadores, pero no se ve la intencin
de formar un EQUIPO DE TRABAJO en donde se desarrollen estrategias
conjuntas integrando todos los departamentos para lograr un engranaje perfecto.
Claramente vemos que el departamento de ventas realiza su proyeccin con
excelentes resultados, pero no tienen en cuenta los proyectos de expansin, que
estn estancados por falta de personal en el rea de distribucin
Ya identificado el nivel de responsabilidad de parte de la cabeza del organigrama
se encuentra la primera fisura de la compaa debido al diagnstico antes relatado
y se trata de los soportes falsos, demostrados en cada uno de los indicadores, en
especial en el de inventarios y despacho, que con el tiempo sern los grifos
abiertos por donde se desangrara la compaa. Identificado el problema de acopio
se refleja una gran falla en el centro de distribucin, ya que tras la inauguracin de
la nueva planta, nuevamente se denota la ineficacia en la toma de decisiones por
parte de los gerenciales y vicepresidentes quienes, dejan sin seguridad vigilancia y
administracin los despachos y el almacenamiento del producto, pero gracias a
ello y a su desagradable fin, es de gran urgencia incidir en los cambios
estructurales administrativos y operacionales.

5. CONJUNTO DE ALTERNATIVAS DE SOLUCIN

Para nosotros la incorporacin de alternativas de solucin a


la
problemtica de DISTRIBUYAMOS S.A. la enfocamos en un plan de trabajo
a futuro, ya que la generacin de una nueva infraestructura es prometedora
con avances de ltima tecnologa, de ese modo se plantea el conjunto de
alternativas y la implementacin de la mejor opcin entre ellas.
En el primer anlisis de alternativa enfatizamos en que centros se deberan
incluir en la distribucin y definimos que aparte de los ya establecidos
inventario almacenamiento y despachos, en la
nueva distribucin
deberan incorporase, SUPERVISIN DE PLANTA con in ingeniero en
industrial a cargo del sincrnico funcionamiento de las operaciones,
generando informes fsicos y de las tics hacia las partes asociadas al
proceso. De esta manera se estara al tanto de las operaciones retrasadas
declinadas y con deficiencias de tiempo de entrega, siempre y cuando la
interfaz del proyecto con la implementacin de una fuerte ERP que
involucre a cada uno de los colaboradores a nivel administrativo y de
ventas, y como medida de salvamento seria de vital importancia incluir en la
compaa el departamento de transporte que cumpla con todas las normas
establecidas por el ministerio y las polticas de operacin que requiere el
producto, con la incursin de este departamento aseguramos el flujo de
mercanca tanto interno como externo en un 80 % dependiendo solamente
el 20% de las variables externas producidas por el diario transcurrir.

El espacio y capacidad que cada centro necesita no se debe exceder a


las capacidades de cubicaje que el departamento de ventas, relacione en
su histrico de ventas y con el resultado que arroja el estudio de mercados
que este departamento le muestra a la presidencia, en palabras coloquiales
hablaramos de un incremento de planta de un 33% y a esto el incremento
de ventas de promedio mensual de 35% a este ritmo la nueva planta
quedara obsoleta en un tiempo muy corto, la alternativa propuesta se
enfoca breve mente en dar buen manejo al departamento de transporte el
cual nos asegure un flujo real de producto con ayuda de las nuevas
instalaciones que cuentan con Crossdocking, que nos reducira el
almacenaje de producto que es de importacin y solo debe redirigirse al
cliente sin ingresar al depsito, asistido por ayudas
Warehouse
Management System para administrar en tiempo real los inventarios,
espacio, equipamiento y actividades en almacenes y centros de
distribucin, y una Zona de picking, la cual asegura la no utilizacin de

espacios para almacenar producto deteriorado u dado de baja por mala


manipulacin.

Para el caso de Distribuyamos S.A y observando todos los inconvenientes


de retraso organizacional en las diferentes reas, pero esencialmente en el
rea de inventarios que es donde presenta una problemtica focalizada. Se
debe dividir en pasos especficos los cuales nombraremos a continuacin
para una correcta configurar espacio de cada centro.
Se observa que todo est basado en facturas pero no se sabe la
totalidad de productos por eso se hace importante que para empezar a
ordenar todo se debe hacer un plano de planta que mostrara el diseo
de la bodega
Identificar cada una de las sesiones de la bodega ( darle nombre a cada
sesin)
Clasificar mediante hojas de vida cada producto para tener un control
exacto de las existencias, es decir cmo se va a clasificar el inventario.
Etiquetar los estantes por orden de producto (por orden alfabtico)
nmero de productos o categora de los mismos.
actualizar todo el sistema de seguimiento del inventario para que
coincida con el diseo.
Crear un proceso para el inventario entrante, es decir elaborar una
poltica y un procedimiento sobre cmo funciona el proceso de
inventario para que todo el personal que labora en la compaa tenga
acceso a l, dentro de las mismas polticas establecer responsables de
toda la cadena (facturacin, seguimiento de inventarios, quien lleva
mercancas a los estantes y como se enva los productos al cliente.
Evaluacin peridica del diseo y de cada aspecto del inventario esto
servir para determinar los cambios que se puede hacer para mejorar el
sistema y el procesamiento del inventario y que con el paso de los aos
no se sufra por lo obsoleto que se convierta el sistema

La localizacin de los centros de distribucin, surge de la necesidad de


organizar la forma de trabajo, de tal manera que se pueda asegurar el
cumplimiento a raz de una demanda cada vez ms especializada. La
implementacin de este mtodo de organizacin tambin ofrece una reduccin
de costos en las empresas y evita cuellos de botella ya que la misin es
corregir los desajustes, para adaptarse al comportamiento de oferta y
demanda.

En este punto, proponemos que la mejor forma de organizar los centros de


distribucin seria, ubicar las oficinas de Pablo (Administrador del mdulo de
inventario) y de Carlos (Director de logstica) relativamente cerca de la bodega
donde se tiene el inventario fsico de las referencias, esto con el fin de facilitar
la supervisin de las actividades programadas de los operarios, adems de
esto, partiendo de que Manuel (Gerente regional), Palomari (Director nacional
de logstica) y Carvacio (Vicepresidente administrativo) no se encuentran en el
centro ubicado en San Bernardo del Viento, se debe inmediatamente reforzar
la comunicacin tanto vertical como horizontal entre el personal de la
compaa, sin dejar atrs, la importante tarea de auditoras internas dentro de
periodos ms constantes en el ao financiero que est en curso.

6. CRITERIOS DE EVALUACIN

Las alternativas propuestas en el caso DISTRIBUYAMOS


controlados por:

S.A deben ser

la creacin de indicadores de gestin desarrollados en cada


departamento.
Auditoras internas por personal externo.
Registros de operacin diaria en fsico y mediante ERP certificado por
jefe de cada rea.
Evaluacin diagnostica sobre la eficiencia de la planta.

7. RECOMENDACIN
Los indicadores de gestin en un proceso de insercin tomaran sus
cronogramas en un periodo no mayor a un bimestre, en donde los encargados
de las reas plasmaran en informes directamente a las gerencias de cada
rea.
De la mano de la presidencia generar actividades referentes a la capacitacin
de personal, con temas de clima laboral, trabajo colaborativo y nuevas
tendencias ofimticas, de ayuda en los procesos de flujo de informacin.

8. CONCLUSIONES
En las condiciones actuales del mercado y teniendo en cuenta la competitividad
las empresas buscan continuamente la mejora en sus procesos y son cada vez un
poco ms sensatos en la organizacin de la gestin y la logstica en general como
parte esencial no solo para reducir costos (perdidas, daos en sus productos) si
no para causar un impacto positivo en cada uno de sus clientes bien sean
externos o internos, se busca la homogenizacin de cada uno de sus procesos
bien sea sistema de almacenaje y bases de trabajo
Esta dado para que la empresa DISTRIBUYAMOS S.A tenga una serie de
herramientas aplicables a sus operaciones logsticas, para que se convierta
despus de la implementacin de las mismas en una empresa competitiva, que de
buenos resultados para los inversionistas, con un ambiente laboral envidiable y
que proporcione principalmente a sus clientes unos productos de alta calidad, con
entregas a tiempo y sin perdidas adicionales por mala programacin o por
inconvenientes en su cadena de abastecimiento con criterios que nos indiquen su
comportamiento como:
Funcionalidad: Que las cosas queden donde se puedan trabajar
efectivamente.
Econmico: Ahorro en distancias recorridas y utilizacin plena del espacio.
Flujo: Permitir que los procesos se den continuamente y sin tropiezos.
Comodidad: Cree espacios suficientes para el bienestar de los trabajadores
y el traslado de los materiales.
Iluminacin: No descuide este elemento dependiendo de la labor especfica.
Aireacin: En procesos que demanden una corriente de aire, ya que
comprometen el uso de gases o altas temperaturas etc.
Accesos libres: Permita el trfico sin tropiezos.
Flexibilidad: Prevea cambios futuros en la produccin que demanden un
nuevo ordenamiento de la planta.
Se requiere organizar la metodologa de trabajo con el fin de suplir la demanda
que la empresa presenta y que cada da est cambiando de manera constante,
adicionalmente evitando retrasos en la entrega de sus pedidos, de esta manera se
lograr que la empresa Distribuyamos cierre las brechas existentes presentadas
en sus operaciones.