UNIVERSIDAD DE LA REPÚBLICA

FACULTAD DE INGENIERÍA

Métodos de Gestión de
Proyectos

Proyecto:
Implementación de
Comunicaciones Unificadas
en una Red Corporativa
MTM S.A.

MTM - Implementación de Comunicaciones Unificadas
Página 2

Índice
1. Introducción.................................................................................................................................................. 4
2. Objetivo........................................................................................................................................................ 4
3. Entorno estratégico (Finalidades).................................................................................................................. 4
4. Criterios de éxito........................................................................................................................................... 5
4.1. Criterios de éxito del proyecto: ................................................................................................................... 5
4.2. Criterios de éxito del producto:................................................................................................................... 6
5. Restricciones.............................................................................................................................................. 10
6.Restricciones del Proyecto:.......................................................................................................................... 10
7.1. Restricciones del Producto:..................................................................................................................... 10
4.1. Identificación de riesgos.......................................................................................................................... 11
4.2. Valoración de riesgos ............................................................................................................................. 21
4.3. Priorización de riesgos............................................................................................................................ 22
4.4. Plan de respuesta a los riesgos............................................................................................................... 23
4.5. Valoración del plan de respuesta a los riesgos........................................................................................25
7. Gestión de Tiempos.................................................................................................................................... 35
8.Consideraciones.......................................................................................................................................... 40
9. Glosario...................................................................................................................................................... 41
Anexo I .......................................................................................................................................................... 44
...................................................................................................................................................................... 44
Anexo II.......................................................................................................................................................... 45

Métodos de Gestión de Proyectos - 2009

MTM - Implementación de Comunicaciones Unificadas
Página 3

Resumen
El objetivo de este trabajo es realizar la planificación del proyecto que implementa
Comunicaciones Unificadas en la red IP corporativa de la empresa de telecomunicaciones
MTM. Para ello, utilizando las herramientas vistas en el curso Métodos de Gestión de
Proyectos, se realizó la definición de: objetivo, finalidad, criterios de éxito, actores, supuestos,
restricciones, EDT, se analizó gestión de riesgos, tiempo y costo para el mismo.

1.

Introducción

MTM Telecom es una empresa de telecomunicaciones que brinda servicios de telefonía móvil,
fija y datos en todo el territorio nacional. Cuenta con 5000 empleados y dispone a la fecha de
una red corporativa con aproximadamente 150 sucursales en todo el país.
Actualmente sobre la red corporativa se brindan servicios de accesos a las distintas
aplicaciones de uso interno de la empresa, correo electrónico, tele-educación (la cual no se
implementa en tiempo real) y navegación a Internet. Además se brinda conectividad entre
aplicaciones de gestión corporativas y redes usadas para realizar operación y mantenimiento
(O&M) de los servicios de telefonía fija, móvil y datos.
En este momento se encuentra en su fase final el proyecto de actualización de la red
corporativa, tanto a nivel de equipamiento, como también ampliación de anchos de banda
(bw). Lo cual dejará a la red posicionada para brindar servicio a aquellas aplicaciones que
requieran tráfico en tiempo real sin que se vea degradada la performance de otras
aplicaciones, siguiendo la línea estratégica marcada por la empresa.
Si bien en los últimos tiempos se han implementado proyectos para actualizar la red
corporativa de manera que sea posible configurar distintas calidades de servicio en el tráfico,
el tiempo que ha insumido la implementación de tales cambios en comparación con los
cambios tecnológicos del mercado, muestran que cuando la actualización está terminando,
un cambio de paradigma en las comunicaciones hace que sea cuestionable la definición del
rumbo tecnológico tomado originalmente.
Los requerimientos planteados que llevan a la idea que gesta este proyecto son:
tele-educación en tiempo real, videoconferencia, integración del correo corporativo con el
teléfono, la posibilidad de contactar al personal independientemente de su ubicación física.
Lo cual requiere configurar Calidad de Servicio (QoS) en pro de clasificar el tráfico y darle al
mismo el tratamiento más adecuado.
Teniendo en cuenta los costos actuales asociados a los traslados del personal tanto por
motivos de capacitación, como también por reuniones de trabajo gerenciales, consecuencia
de la distribución del personal en todo el país, surge la necesidad de implementar una
solución que permita brindar una alternativa a la realidad actual.
MTM Telecom busca implementar una solución para mejorar las herramientas de gestión, y
atacar la problemática actual en lo referido a costos debidos a tiempos improductivos,
traslados, tiempos de toma de decisiones conjuntas y todas aquellas actividades que
requieran de comunicación entre personal de diferentes puntos del país que puedan ser
sustituidas por estos métodos de comunicación.
En virtud de estos requerimientos planteados, se ha decidido analizar la posibilidad de
implementar una solución que permita disponer de los nuevos servicios, utilizando los
recursos de equipamiento con los que se cuenta actualmente, definiendo la escalabilidad de
la solución y los costos de inversión asociados.

Métodos de Gestión de Proyectos - 2009

1. realizar tele-educación con tráfico en tiempo real. 4. Las medidas de este criterio de éxito se harán teniendo en cuenta las siguientes variables e indicadores: Traslados: CTa = Cantidad de traslados de personas durante el primer trimestre del año 2010 para aquellos sitios donde se implementará videoconferencia.Implementación de Comunicaciones Unificadas Página 4 2. La empresa lleva estadísticas de cantidad de traslados y viáticos en el sistema de gestión de personal. Objetivo Implementar un sistema unificado de comunicaciones sobre la red IP corporativa con la integración de voz.MTM . disminución de los tiempos de traslados). video y datos en las 23 sucursales principales cuyo bw disponible es mayor a 4 Mbps. El desarrollo del proyecto se realizara dentro de las instalaciones propias de MTM. Criterios de éxito del proyecto: 4. 3. contactar al personal independientemente de su ubicación física. utilizando la red corporativa como transporte para estos servicios corporativos. CTb = Cantidad de traslados de personas durante el primer trimestre del año 2011 para aquellos sitios donde se implementó videoconferencia.1 Disminución de al menos un 25% de los traslados y viáticos por motivos de reuniones o capacitación para aquellos sitios donde se implementan los nuevos servicios de video conferencia y tele-educación. al disponer de herramientas para facilitar las comunicaciones internas entre el personal y fomentar el uso de estas nuevas tecnologías para compartir conocimientos y experiencias. Métodos de Gestión de Proyectos .  Mejorar las herramientas de gestión de la empresa. que dispone además de la logística para el almacenamiento de los insumos necesarios en el proyecto.1. Entorno estratégico (Finalidades) Las finalidades planteadas para este proyecto son:  Realizar videoconferencias.  Bajar los costos para MTM como consecuencia de la disminución de viáticos por traslados a reuniones o cursos presenciales. integrar el teléfono y el correo corporativo.2009 .  Lograr mayor productividad del personal. Criterios de éxito 4. al disponer de herramientas que les permiten optimizar tiempos (Ej.

CVb = Cantidad de viáticos durante el primer trimestre del año 2011 para los sitios donde se implementó videoconferencia.MTM .25 Viáticos: CVa = Cantidad de viáticos durante el primer trimestre del año 2010 para los sitios donde se implementará videoconferencia. realizada en base a encuestas de opinión de los usuarios interesados en el uso de estas herramientas. 65% 50% Mas de 80% 60% 50% 70% 70% 80% Criterios de éxito del producto: 4. Métodos de Gestión de Proyectos .1.Implementación de Comunicaciones Unificadas Página 5 Indicador = (CTb / CTa) < 0.1. La disponibilidad se mide a través de un sistema centralizado de alarmas con el que cuenta actualmente MTM Telecom. durante el último semestre del proyecto.3 Disponibilidad de al menos 99. El criterio de satisfacción esta dado por la obtención de los siguientes porcentajes: De la población con acceso a la nueva tecnología de comunicaciones Mas de La conoce y sabe que existe 90% Ha recibido capacitación sobre como utilizarla La capacitación recibida ha resultado suficiente para saber utilizarla Confía en este método de comunicación Opina que resulta una herramienta útil para evitar traslados De la población que usa la nueva tecnología de comunicaciones 80% 60% No tiene dificultades para utilizarlo Tiene tiempos de respuesta aceptables Ha evitado al menos el 25 % de los traslados No ha experimentado dificultades técnicas en el uso de recursos No ha experimentado problemas por falta de recursos Ha obtenido asistencia técnica siempre que fue necesario en tiempo y forma 4.2009 . Indicador = (CVb / CVa) < 0. En los últimos tres meses del proyecto se llevarán a cabo encuestas abarcando a todo el personal que dispone de los nuevos servicios a los efectos de obtener la percepción desde el punto de vista del usuario.2.9 % de los nuevos servicios. 4.25 En el último trimestre de ejecución del proyecto.2 Medida de la utilización y nivel de mejora de las comunicaciones internas. se asignarán tareas en la EDT que permitan realizar las medidas necesarias para obtener dichos indicadores.

2009 . Proveedor de servicios de red (Antedata).1. Actores Personal de la empresa MTM Telecom:  Jefes y equipos de técnicos responsables de:       Usuarios de los servicios. Personal encargado de autorizar la inversión:   Directorio Gerente de Informática Personal externo a la empresa MTM Telecom:     Proveedores de soluciones integrales de software. (Tanto para servidores y equipos de escritorio). tarjetas de voz para equipos de comunicaciones. durante el último trimestre del año 2010 y el primer trimestre del año 2011.     Administradores la red corporativa Administradores de servidores Instaladores de equipos Soporte de software Responsables de Salas Usuarios de los servicios que dejan de cobrar viáticos como consecuencia de la implementación de esta solución.Implementación de Comunicaciones Unificadas Página 6 4.5 Las medidas de performance de la red para los sitios donde se implementan los nuevos servicios cumplen: Delay menos a 15 mseg Jitter menor a 3 mseg Tasa de paquetes perdidos menor a 4 %.4 La disponibilidad de los servicios/aplicaciones existentes de MTM no se verán afectados por los nuevos servicios. Gerentes. Jefes y funcionarios de Montevideo e interior del país. teléfonos IP.MTM . micrófonos. Centro de Capacitación Personal encargado de las compras.1. Los criterios de éxito del producto serán medidos usando las herramientas con las que cuenta MTM y asignado una tarea al grupo de técnicos de proyecto en la EDT. Indicador = (CSb / CSa) ≥ 1 4. Aduana Métodos de Gestión de Proyectos . Proveedores de hardware (cámaras. parlantes. CSb = disponibilidad de los servicios durante el primer trimestre del año 2011. Las medidas de criterio de éxito se realizarán teniendo en cuenta los siguientes indicadores: CSa = disponibilidad de los servicios durante el último trimestre del año 2010. equipos con PoE).

Se dispone de salas con mobiliario acorde para la realización de las videoconferencias. El equipo de técnicos que administran la red cuenta con horas para dedicar tiempo a la implementación del proyecto. Sobre el tiempo:      El tiempo para realizar la compra. No se produce la discontinuación de la fabricación de insumos que impacten sobre el diseño de la solución original. Los insumos que sean necesarios comprar. etc.Implementación de Comunicaciones Unificadas Página 7 Supuestos Sobre el presupuesto:   El Directorio aprueba el presupuesto antes de 15/12/2009 para el proyecto en el ejercicio 2010. La documentación de la red corporativa está actualizada y dispone de la información de: capacidad de enlaces. La empresa cuenta con personal para absorber las tareas de los técnicos asignados al proyecto en el período del 8 al 21 de octubre de 2009. Existe disponibilidad de tiempo por parte de los técnicos instaladores de MTM para llevar a cabo los trabajos. Los técnicos del equipo de proyecto no abandonan la empresa. El presupuesto estimado y solicitado es suficiente para cubrir el proyecto y las posibles variaciones consideradas. versión de sistema de los equipos. El proveedor dispone de personal idóneo para brindar el soporte técnico necesario.MTM . La entrega de equipos. Sobre los recursos:        En el momento de implementar los nuevos servicios. desde que los técnicos detallan las necesidades hasta que se adjudica la misma es de 6 meses. los equipos de la red corporativa soportan la carga de tráfico extra y los nuevos protocolos a usar. Sobre la tecnología:     No existe un cambio tecnológico durante la implementación que requiera modificar la solución original. tienen un tiempo de entrega de 1 mes. tele-educación. memoria). modelo. realizando un curso de 8 horas por día. Los técnicos que integran el equipo de proyecto tiene conocimientos que les permite realizar la implementación del mismo.2009 . dado que los técnicos asignados al proyecto estarán sobre-asignados. Existe disponibilidad para realizar ampliación de bw en aquellos lugares que lo requieran Métodos de Gestión de Proyectos . El tiempo para realizar la compra de cursos es de 2 meses. placas o software por parte del proveedor es correcto y se encuentra en perfectas condiciones. características técnicas de los equipos (marca.

000 y el mismo no puede ser excedido. El equipo del proyecto tiene una disponibilidad de 4 hrs. Restricciones Restricciones del Proyecto:       Se cuenta con un presupuesto total de U$S 150.    Restricciones del Producto: La infraestructura de servidores y terminales de trabajo para este proyecto esta definido y es el parque actual de MTM. La capacitación del personal usuario de los nuevos servicios les permite la utilización de estas nuevas tecnologías. La gerencia prefiere que el personal sea ubicado a través de un único número de teléfono. La implementación tiene que estar realizada antes de un año y medio para darle mayor vida útil. Conductor del Evento Valoraci ón del Riesgo El Directorio decide postergar este proyecto debido a la prioridad de otros proyectos en curso ó nuevos Tiempo Recorte presupuestario en MTM Telecom Alcance Métodos de Gestión de Proyectos . Las gerencias están de acuerdo con la utilización de estos nuevos métodos de comunicación. alcance. por día.Implementación de Comunicaciones Unificadas Página 8 Sobre el factor Humano:      5. El producto de este proyecto deberá estar implementado en las condiciones esperadas para el mes de diciembre de 2010. Las videoconferencias y la tele-educación pueden sustituir algunas de las instancias que requieren la presencia del personal en lugares distintos a sus puestos de trabajo. donde se detallan los conductores identificados para cada evento y la valoración del impacto.1. 6. El software de videoconferencia debe soportar Multicast.000 para el ejercicio 2009. Se cuenta con un presupuesto de U$S 20. 4. Gestión de Riesgos Los riesgos identificados se plantean en la siguiente matriz.MTM .2009 . costo. en función de los cambios tecnológicos. por día. El líder y el patrocinador del proyecto tienen una disponibilidad de 2 hrs. que indica que dimensión del proyecto afecta: tiempo. 7.1. EL comienzo de la implementación de los nuevos servicios depende del avance del proyecto de "Actualización de la red Corporativa". Identificación de riesgos Tipo de Riesgo Descripción Presup uesto No se cuenta con la aprobación del presupuesto para el proyecto en el ejercicio 2010. El personal prefiere permanecer en su lugar de trabajo que trasladarse.

El directorio no aprueba el presupuesto antes de 01/10/2009. modelo. Mala estimación del presupuesto Modificación del tipo de cambio Aumento de costo de los recursos humanos Costo Costo El Directorio no cuenta con información suficiente para la aprobación Tiempo La compra de equipamiento no pueda realizarse dentro del tiempo planificado Tiempo Incumplimiento del proveedor con los acuerdos del contrato Falta de RRHH para la realización de los procesos de compra. Recurs os En el momento de implementar los nuevos servicios.2009 .Implementación de Comunicaciones Unificadas Página 9 Cambio de directorio el cual decide suspender el proyecto Proyecto Aumento de costos del equipamiento El presupuesto estimado y solicitado no es suficiente para cubrir el proyecto. los equipos de la red corporativa no soportan la carga de tráfico extra y los nuevos protocolos a usar. Las tareas más prioritarias necesitan más horas de las planificadas dejando sin tiempo a este proyecto Tiempo Asignación de tareas más prioritarias Tiempo Tiempo Falta de experiencia en este tipo de implementaciones. Imputaciones de proveedores a la adjudicación Demoras en la importación y/o entrega de equipamiento Incumplimiento del proveedor con los acuerdos del contrato Tiempo Tiempo Tiempo Atrasos en la planta de fabricación Tiemp o El tiempo para realizar la compra de cursos es mayor a 2 meses. desde que los técnicos detallan las necesidades hasta que se adjudica la misma es mayor a 4 meses. No hay cursos disponibles a la fecha. El tiempo para realizar la compra. No existe disponibilidad de tiempo por parte de los técnicos instaladores de MTM para llevar a cabo los trabajos.MTM . El equipo técnico no cuenta con experiencia en el nuevo equipamiento que se encuentra en producción Tiempo Hubo fallas en el diseño original del proyecto de actualización de la red corporativa. marca. Demoras para encontrar la configuración correcta para la implementación en la red. El Personal de Compras se atrasa en la gestión de la compra. características técnicas de los equipos(versión del sistema. Tiempo de a la red no se procedimientos Falta de capacitación de los técnicos de la empresa Tiempo Falta de priorización del servicio a MTM respecto a otros clientes del proveedor Tiempo Técnicos con experiencia abandonan la Tiempo Métodos de Gestión de Proyectos . memoria) El proveedor no dispone de personal idóneo para brindar el soporte técnico necesario. Tiempo La documentación actualiza acorde estándares. No hay docente disponible a la fecha. tienen un tiempo de entrega mayor a 1 mes. Los insumos que sean necesarios comprar. Aparición de un nuevo proyecto más prioritario. La documentación de la red corporativa no está actualizada y/o no dispone de la información de: capacidad de enlaces. El equipo de técnicos administradores de la red corporativa no cuenta con horas para dedicar tiempo a la implementación del proyecto.

Los gerentes piensan que este tipo de reuniones son improductivas. Mejora laboral (profesional o económica) Tiempo No se coordinaron las tareas para que en esa fecha otros técnicos puedan absorber el trabajo extra.2009 Alcance . o plantear ideas. La pérdida del cobro de viáticos resulta prejuiciosa económicamente. uso de método las de Apreciación de que no resultan seguras para mantener reuniones. Desmotivación para el videoconferencias como reunión. apreciación de gestos. No se sustituye el contacto personal. Terminan llevando demasiado tiempo y la gente se va antes de que terminen. Las videoconferencias y la tele-educación no pueden sustituir alguna s de las instancias que requieren la presencia del personal en lugares distintos a sus puestos de trabajo. imposibilidad de borrar. etc. Métodos de Gestión de Proyectos . No permite audiencias masivas Los usuarios no utilizan los nuevos servicios y prefieren trasladarse a pesar de disponer de ellos. La gerencia no prefiere que el personal sea ubicado a través de un único número. dibujos en papel. etc. Tiempo Alcance Alcance Falta de capacitación de los usuarios Alcance No se pueden utilizar los recursos como el pizarrón. Son confusas. desordenadas y no se puede hacer preguntas. Los técnicos que integran el equipo de proyecto no tienen conocimientos que les permite realizar la implementación del mismo. Alcance Es difícil identificar a individuos dentro de la audiencia. o entra y sale distrayendo la atención.MTM . Miedo o timidez a las cámaras. Huma no Las gerencias no están de acuerdo con la utilización de estos nuevos métodos de comunicación. Tiempo Costo Los técnicos con los conocimientos abandonan la empresa. Algún técnico del equipo de proyecto abandona la empresa La empresa no cuenta con personal para absorber las tareas de los técnicos asignados al proyecto en el período del 8 al 21 de octubre de 2009. Resistencia de los docentes (o convocantes) Dificultades para el diseño las presentaciones audiovisuales.Implementación de Comunicaciones Unificadas Página 10 empresa proveedora Falta de experiencia en estos temas. problemas con el tamaño. de teléfono La capacitación del personal usuario de los nuevos servicios no les permite la utilización de estas nuevas tecnologías. Prefieren las reuniones presenciales para negociar.

Existe un cambio tecnológico durante la implementación Error en la definición de la solución Alcance Costo Entrega de equipos. Métodos de Gestión de Proyectos . o por un cambio tecnológico. placas o software que no sea el que se haya comprado. P=60. y ventanas de oportunidad. 1 P x I. Costo. Impacto Alto 80% Modificar la solución original Medio 60% No se logre disminuir los traslados ni los viáticos Descripción P=15. cual es la probabilidad de que el impacto sea el definido. las perdidas por el no uso de la tecnología. proyecto con 1 año de implementación. si ocurre el cambio tecnológico. requieren de un relevamiento de datos de costos. o faltas de stock Maltrato o defectos de fabrica en los productos Costo.2. Tiempo El presupuesto original no es suficiente El proveedor no cumple con los tiempo establecidos No se obtienen los mejores precios o alternativas técnicas porque no todos los proveedores posibles se presentan Modificación en el tipo de cambio Costo Aumento de aranceles a la importación Costo Montos altos en multas incumplimiento en contratos Costo. por esta causa realizamos la clasificación en términos de P x I 1 para no manejar estimados muy lejos de la realidad. Tiempo por Costo El cálculo del impacto en términos de pérdidas económicas resultaba demasiado complejo de estimar. 4.2009 . Impacto (I) Riesgo La solución propuesta para el proyecto no es la mejor alternativa técnica posible Los usuarios no utilizan los nuevos servicios y prefieren trasladarse a pesar de disponer de ellos. se definió realizar el análisis de los siguientes en base a la recomendación de los docentes: ID Probabili dad (P) 1 Casi Nunca 15% 2 Usualmen te 60% Prob. la empresa apuesta en general a disponer tecnologías nuevas para preservar la inversión. Tiempo La discontinuación de la fabricación de alguno de los insumos a comprar Liberación de nuevos productos. cantidad de sobresueldos por viáticos. es poco probable que ocurra un cambio tecnológico radical I=80. la reducción de viáticos impacta en los beneficios económicos & la mala capacitación puede hacer que no sepan I = Dado que ocurrió el evento.Implementación de Comunicaciones Unificadas Página 11 Son aburridas. se cortan o hay que llamar a los técnicos muchas veces y eso dilata la dinámica de la reunión.MTM . demoran demasiado. Valoración de riesgos Debido a la gran cantidad de riesgos encontrados durante la identificación inicial. o se encuentren defectuosos (provoca demoras en el tiempo de implementación) Equivocaciones del proveedor. con los cuales no contamos para este trabajo. costo de tecnologías. donde P = Probabilidad de que ocurra el evento. La solución propuesta para el proyecto no es la mejor alternativa técnica posible para el presupuesto estimado Tecnol ogía Financi eros En general se ven mal. no se capta la atención de la gente de la misma manera. cambios en empresas proveedoras. movimiento de personal. etc.

el cronograma está realizado considerando esos tiempos. I= 80. P=15. y realizan resolución de problemas sobre la red cuando ocurren. se prevé estabilidad económica en el mercado. los técnicos están actualizados tecnológicamente. P=60. el tiempo de realización para las tareas técnicas será mayor al estimado P=60. por oposición a reducción de viáticos. tiene alto impacto en el cronograma. Bajo 40% Atraso en el tiempo de implementac ión 4 Usualmen te 60% El proveedor no dispone de personal idóneo para brindar el soporte técnico necesario. tienen un tiempo de entrega mayor a 1 mes. Alto 80% Cambio de alcance En ocasiones 40% El equipo de técnicos administradores de la red corporativa no cuenta con horas para dedicar tiempo a la implementación del proyecto. por lecciones aprendidas de otros proyectos anteriores I= 60. Si el proveedor tiene problemas de configuración. Alto 80% Atraso en el tiempo de implementac ión 7 utilizarse correctamente I=60. Tienen muchas tareas. que discriminan cuales son activos y pasivos: Probabili dad Criterio 100% Siempre 80% Casi siempre 60% Usualmente En ocasiones 40% ID 2–4-5 3 Métodos de Gestión de Proyectos . pero pueden surgir dificultades por la falta de experiencia con el nuevo equipamiento. La estimación fue muy detallada. Medio 60% Atraso en el tiempo de implementac ión 6 Casi nunca 15% El presupuesto estimado y solicitado no es suficiente para cubrir el proyecto. Si hay un cambio de presupuesto. está realizada en base a precios reales del mercado.2009 7 . escalando al fabricante. P=40. hay pocas empresas proveedoras en el mercado local. la empresa en general apuesta a recortar presupuesto P=40.MTM . I=40. le insume mayor tiempo resolverlo. no hay previstos recortes de presupuestos I=80. Medio 60% Demoras en el tiempo de implementac ión 5 Usualmen te 60% Los insumos que sean necesarios comprar. Se definen dos zonas para la valoración de riesgos. y tienen poca experiencia en este tipo de implementaciones I=60.Implementación de Comunicaciones Unificadas Página 12 3 En ocasiones 40% Demoras para encontrar la configuración correcta para la implementación en la red.

Implementación de Comunicaciones Unificadas Página 13 15% Casi nunca 0% nunca Impacto 4.3. sobre área roja. Activo 7 El equipo de técnicos administradores de la red corporativa no cuenta con horas para dedicar tiempo a la implementación del proyecto. Demoras para encontrar la configuración correcta para la implementación en la red. Activo 5 Los insumos que sean necesarios comprar. Activo 4 1 6 3 4. Plan de respuesta a los riesgos Métodos de Gestión de Proyectos . El proveedor no dispone de personal idóneo para brindar el soporte técnico necesario. tienen un tiempo de entrega mayor a 1 mes. son sobre los cuales se realiza la planificación de la respuesta al riesgo. La solución propuesta para el proyecto no es la mejor alternativa técnica posible Activo El presupuesto estimado y solicitado no es suficiente para cubrir el proyecto.4. aquellos riesgos que quedaron clasificados en el cuadrante superior derecho. ID Riesgo Estado 2 Los usuarios no utilizan los nuevos servicios y prefieren trasladarse a pesar de disponer de ellos. 1-6 Despreciable 0% Bajo 40% Medio 60% Alto 80% Critico 100% No afecta al proyecto Pone en riesgo un incremento bajo en costos y/o tiempo Pone en riesgo un incremento moderado en costos y/o tiempo o modifica el alcance Pone en riesgo un alto incremento en costos y tiempo o limita el alcance Evento que pone en riesgo el objetivo del proyecto Priorización de riesgos En base a la valoración de riesgos obtenida.2009 Activo Activo Pasivo .MTM .

1. docentes. y dirigir las reuniones para que resulten más efectivas. de modo que cualquier inconveniente técnico sea solucionado rápidamente sin interrumpir la dinámica de las clases o charlas. problemas con el tamaño de la pantalla (mala resolución).4.MTM .El proveedor no dispone de personal idóneo para brindar el soporte técnico necesario (Activo) Conductor del evento Respuesta al riesgo (ver tarea 2. no se puede volver a entrar fuera de hora.  Dificultades para el diseño de las presentaciones audiovisuales. imposibilidad de borrar.  Es difícil identificar a individuos dentro de la audiencia. dándoles herramientas para ordenar. Relevamiento de que el disponible.3 a 2. Incluir estas herramientas también como parte de la capacitación docente.  Riesgo 4 . (Activo) Ya sea por la reducción de cobros por viáticos.4. los participantes presentan miedo o timidez a las cámaras. Estos riesgos se mitigan con la planificación las tareas 2. material este siempre para la solicitud de los con los docentes desde el parte activa del proyecto La capacitación de facilitadores permitirá mitigar este fenómeno. y que contemple cada una de sus necesidades mitigando los miedos.8 en la EDT.4. o faltas de información.2009 . etc. que explique las funcionalidades.2) Métodos de Gestión de Proyectos . para no provocar disturbios. alumnos. Resistencia de los docentes:  No se pueden expresar ideas utilizando los recursos como el pizarrón. es difícil identificar a individuos. que incluya demostraciones de uso.3 a 2. Entre las razones mas significativas se encuentran: Conductor del evento Los potenciales usuarios presentan resistencia a los nuevos métodos de comunicación. como para participar de reuniones por medio de videoconferencias Apreciación de que no resultan seguras para mantener reuniones Las videoconferencias o clases son confusas. Plan de capacitación que discrimine usuarios. desordenadas y no se puede hacer preguntas. o dictar clases.8) Plan de difusión que alcance a la mayoría de los potenciales usuarios. y procedimiento mismos. hay que llamar a los técnicos muchas veces y eso dilata la dinámica de la reunión. y despeje los miedos más usuales respecto a los cambios propuestos por esta solución. Respuesta al riesgo (ver tareas 2. Las videoconferencias o clases terminan llevando demasiado tiempo y la gente se va antes de que terminen. la introducción de recursos que centralicen la atención.4. y como adecuar las clases a esta nueva modalidad. Regla de acceso donde una vez que comienza si se sale de la videoconferencia o clase. o por la natural resistencia al cambio. por falta de capacitación o de información sobre la nuevas tecnologías. etc. Capacitación de facilitadores. el manejo de la cámara. que haga hincapié en los niveles de seguridad. enseñando a mantener el contacto visual. No se eliminara por completo pero ayudara a la dinámica de las clases. Dándoles las reglas generales que deben cumplir los materiales didácticos utilizados. o plantear ideas. Se designara que se cuente con un técnico a disposición para el primer trimestre de la salida en producción. Instancias de involucramiento principio para que se sientan de mejora. apreciación de gestos.1. gran parte de los potenciales usuarios pueden decidir no utilizarlas peligrando así entonces el alcance previsto para este proyecto.Los usuarios no utilizan los nuevos servicios y prefieren trasladarse a pesar de disponer de ellos. Capacitación para los docentes que incluya información de cómo utilizar los recursos. tanto para tomar.  Cambios en la valoración de la función docente. dibujos en papel. el rescate de los distraídos. En general se ven mal.Implementación de Comunicaciones Unificadas Página 14  Riesgo 2 . necesidad de escribir en más de una hoja si el texto es relativamente extenso. No se sustituye el contacto personal. o entra y sale distrayendo la atención.

Conductor del evento Cambios importantes en la tecnología de manera que el diseño de la solución propuesta no sea la mejor alternativa o deje fuera potenciales oportunidades de mejora de servicios.2. patentes. investigaciones. es poco probable que exista un cambio de tecnología radical de manera que sea necesario revisar el diseño. Usar recursos económicos (recurso imprevisto) para la contratación de horas de consultoría con especialistas en el área. Evaluación del currículum de los técnicos durante el análisis evaluatorio de las ofertas. Respuesta al riesgo (ver tarea 2. incumplimiento de los contratos por parte del proveedor.Los insumos que sean necesarios comprar.Implementación de Comunicaciones Unificadas Página 15 En ocasiones los proveedores no cuentan con personal capacitado y experto. Respuesta al riesgo (ver tarea 2.  Riesgo 5 . (Activo) Conductor del evento El personal no cuenta con horas suficientes.1. los mismos deberán exigirse al presentar la oferta de software o hardware. Se define mitigar este riesgo según se planifico en la tarea 2. o atrasos de la planta de fabricación Respuesta al riesgo (ver tarea 2.1. por ser este un mercado limitado y la evolución de la tecnología demasiado dinámica.  Riesgo 7 – El equipo de técnicos administradores de la red corporativa no cuenta con horas para dedicar tiempo a la implementación del proyecto. Métodos de Gestión de Proyectos . Exigencia de capacitaciones formales a los técnicos de la empresa proveedora en el contrato. Con el fin de mitigar este riesgo se planifico la tarea 2. Firma de acuerdos de servicio con multas asociadas a una falta de cumplimiento de las condiciones de soporte técnico.1.) a nivel mundial de manera de anticipar cualquier cambio con un margen de tiempo para que el mismo pueda ser incorporado.MTM . Realizar convenios con la Universidad financiando proyectos de fin de carrera para la realización de alguna de las tareas del proyecto.2) Designar técnicos para que realicen vigilancia tecnológica (monitoreo de nuevas tecnologías.3. Sin embargo siendo la tecnología un área de las más dinámicas no es ilógico pensar en mitigar cualquier tipo de riesgo u oportunidad que se presente a raíz de un cambio de tecnología en el medio del proyecto.2.2009 .La solución propuesta para el proyecto no es la mejor alternativa técnica posible (Activo) En un proyecto como este de 1 año y medio de implementación. Con el fin de mitigar estos riesgos se planifico la tarea 2. etc.1. sea por la aparición de nuevos proyectos o tareas con mayor prioridad.1.1.3) Usar recursos económicos (recurso imprevisto) para la contratación por un período de tiempo de técnicos con experiencia en implementaciones de tal porte. o bien la aparición de algún riesgo que incremente el tiempo requerido por el proyecto. en donde aquellos que cuentan con una buena experiencia suelen ser muy codiciados para ir a trabajar a empresas en competencia o en el mercado exterior.1. tienen un tiempo de entrega mayor a 1 mes (Activo) Conductor del evento Demoras en la entrega ya sea por problemas en la importación y/o entrega de equipamiento.2 de la EDT.2) Establecer multas en el contrato con la empresa proveedora estableciendo claramente el tipo de multa o el monto por cada día de atraso.1.1.  Riesgo 1 .2. Otro factor importante es la movilidad de técnicos en el mercado laboral.

 Riesgo 3 – Demoras para encontrar la configuración correcta para la implementación en la red. Las exigencias a los técnicos en los contratos disminuyen la probabilidad del riesgo a un 15% Las multas propuestas para las entregas fuera de plazo disminuyen la probabilidad del riesgo a 15% La previsión de recursos económicos para la posible contratación de técnicos mitiga el impacto sobre el cronograma a un 60%. Disponer del rubro imprevisto en caso de requerir horas de consultaría adicionales. Multicast) Establecer asesoramiento con el equipo de soporte técnico del proveedor.7. la elección.1) Capacitación a los técnicos que administran la red en los temas referentes a esta implementación (QoS.Implementación de Comunicaciones Unificadas Página 16 Existe un tiempo entre la solicitud de compra.El presupuesto estimado y solicitado no es suficiente para cubrir el proyecto. 4.2009 . tienen un tiempo de entrega mayor a 1 mes 15 x 60 El equipo de técnicos administradores de la red corporativa no cuenta con horas para dedicar tiempo a la implementación del proyecto 40 x 60 Al capacitar al personal según sus necesidades y difundir correctamente disminuye a un 40% la probabilidad del riesgo asociado al no uso.1. Establecer cláusulas contractuales con los proveedores de manera que. Con el fin de mitigar este riesgo se planifico la tarea 1. Conductor del evento Falta de experiencia implementaciones. Valoración del plan de respuesta a los riesgos ID Riesgo 2 Los usuarios 4 5 7 PxI Resultado no utilizan los nuevos servicios y prefieren trasladarse a pesar de disponer de ellos.1. 15 x 60 Métodos de Gestión de Proyectos . ya sea por errores de los parámetros de estimación. cambios de mercado financiero. o cambios de costos. adjudicación y luego entrega de los componentes tecnológicos de la solución.1.7) Establecer orden de prioridades definiendo cuales son los lugares en donde es de suma importancia la implementación de los nuevos servicios e incluir en el presupuesto un rubro de gasto para imprevistos. cambios de cotización.MTM .5. si existe un cambio tecnológico el mismo pueda ser incluido en la oferta del proveedor. Respuesta al riesgo (ver tarea 2.3.2 de la EDT. en este tipo de El equipo técnico no cuenta con experiencia en el nuevo equipamiento que se encuentra en producción Respuesta al riesgo (ver tarea 1.1. Con el fin de mitigar este riesgo se planifico la tarea 2. controlando el tiempo que insume realizar las configuraciones en la red. (Pasivo) Se monitorea este riesgo. que pueden dejar a la misma desactualizada respecto a las mejores alternativas del mercado.  Riesgo 6 . Se define mitigar este riesgo según se planifico en la tarea 2. las evaluaciones de oferta de los proveedores. 40 x 60 El proveedor no dispone de personal idóneo para brindar el soporte técnico necesario Los insumos que sean necesarios comprar. Conductor del evento La estimación inicial del presupuesto no es correcta.3.

15 x 60 La priorización de gastos y el uso de fondo de excepción permiten mitigar el impacto a un 60% Según se muestra en la tabla anterior.1. Relevar requerimientos de gerentes del interior que requieren videoconferencias.1.1. Realizar entrevistas con gerentes del interior que requieran videoconferencias.Entregables – EDT El proyecto se divide en dos fases. 1. la primera para realizar el estudio de viabilidad. Obtener el detalle de los requerimientos de los usuarios (Jefes y Gerentes). 1. a través de tareas específicas se mitigan en distinta proporción los riesgos activos analizados.MTM .1. costos y definición de la solución a implementar.1.2009 . 1. Definición de la Solución técnica.Implementación de Comunicaciones Unificadas Página 17 1 La solución propuesta para el proyecto no es la mejor alternativa técnica posible 6 El presupuesto estimado y solicitado no es suficiente para cubrir el proyecto 15 x 40 Se reduce la probabilidad del impacto a 40%. Análisis de Costos. Métodos de Gestión de Proyectos . Fase 1 – Relevamiento de requerimientos. Y la segunda para realizar la implementación de la solución aprobada en la Fase 1. 1. validado por los mismos. al incluir las mejoras tecnológicas en los pliegos. Probabili dad Criterio 100% Siempre 80% Casi siempre 60% 40% Usualmente En ocasiones 15% Casi nunca 0% nunca Impacto ID 3 1 2–7 4–5-6 Despreciable 0% Bajo 40% Medio 60% Alto 80% Critico 100% No afecta al proyecto Pone en riesgo un incremento bajo en costos y/o tiempo Pone en riesgo un incremento moderado en costos y/o tiempo o modifica el alcance Pone en riesgo un alto incremento en costos y tiempo o limita el alcance Evento que pone en riesgo el objetivo del proyecto Estos riesgos que ahora son todos pasivos se monitorean a lo largo del proyecto para anticipar su ocurrencia y actuar para resolver el impacto de los mismos. Objetivos Específicos .1. Estudio de Viabilidad técnica.  Entregable:  EDT: o Documento de requerimientos validado.

1. 1.1. 1.2.5.1. Obtener la aprobación de los requerimientos.5.2.2.3. Obtener un reporte con los datos de medidas de delay. Relevar requerimientos de Centro de Capacitación.1.3. Averiguar cursos para los temas técnicos específicos (Multicast QoS) Métodos de Gestión de Proyectos .Implementación de Comunicaciones Unificadas Página 18 1.4.2.2.1. el detalle de los sitios donde se puede implementar los nuevos servicios.5. análisis de tráfico. 1. 1. Obtener la solución técnica a implementar aprobada con el detalle de las alternativas. 1. 1.1. Realizar análisis de los sitios remotos que se encuentran aptos para soportar los nuevos servicios. Obtener un reporte con los datos de CPU. 1.3.1.  Entregables: o o o o o  Análisis de alternativas de implementación realizado Análisis e costos realizado Recomendación de la solución técnica a implementar realizada Aprobación técnica realizada Aprobación del presupuesto firmada EDT 1.1.2. 1.1. 1.5. IOS.2.2. (sitios que cuenten con un bw adecuado y en los cuales se pueda implementar QoS y Multicast).1.1. memoria. memoria.1.2. Realizar informe de viabilidad técnica. jitter.3.2.2.1.1. tasa de pérdida de paquetes.1. IOS identificados por sitio geográfico.6. 1. 1. cpu. Documentar el relevamiento realizado.3. Realizar entrevistas con Jefe de centro de capacitación por tele-educación. Realizar análisis de viabilidad técnica.1. con la situación actual de la infraestructura de la red.7.1. 1.3. Relevar requerimientos con Gerentes de áreas involucradas en el uso. Realizar reuniones informativas.2009 .3.1. Realizar entrevistas con el área financiera para obtener la cantidad de traslados y viáticos realizados durante el año 2009. 1.1. 1.3.4.3.1. 1.2. 1.1. 1. 1.2.2. Confirmar las sucursales donde se va a implementar la solución en base al cumplimiento de los requerimientos de red. Informe de viabilidad técnica realizado.2. Realizar una revisión de la situación actual de la red en lo referido a infraestructura.1. Realizar análisis de tráfico.2. Documentar Análisis.  Entregable:  EDT: o Informe de viabilidad técnica realizado 1. Validar requerimientos con usuarios y gerentes. Obtener un reporte con los datos de los anchos de banda y la utilización de los enlaces. Realizar entrevistas con gerentes de áreas involucradas en la implementación de los nuevos servicios.MTM .3. ventajas y desventajas de cada una. Realizar entrevistas con Gerentes de de las áreas involucradas en el uso.4. 1. 1. Capacitación de los técnicos (tarea para mitigar riesgo de supuesto de técnicos capacitados) 1. Relevar datos de traslados y viáticos en el año 2009.3. 1.2.

Escribir pliegos.2.1. 1. cableado). Informe técnico sobre la compra a realizar. Realizar los cursos 1. Análisis sobre las necesidades de compras.2.1. Realizar Informe de la recomendación técnica con: Solución para Videoconferencia. Aprobar presupuesto.2009 . 2. Escribir las especificaciones técnicas de los pliegos. Fase 2 – Implementar la solución aprobada en la Fase 1.Implementación de Comunicaciones Unificadas Página 19 1.8.3. Informe técnico sobre las cláusulas necesarias para mitigar riesgos en lo referido a cambios tecnológicos durante la implementación y que la/s empresa/s proveedoras no cuenten con personal idóneo para brindar soporte. 1.2.3.2. 2. Elección de las ofertas más conveniente.1. 1. Escribir las especificaciones legales de los pliegos con el fin de mitigar el riesgo de que se presenten demoras en la entregas de los productos a adquirir.2.2. Comparar la solución técnica y costos.7. Presentar la solución a Gerente de Informática. Evaluar alternativas de software y hardware para video conferencias.1. Investigar alternativas para la solución técnica. Documentar alternativas técnicas.2. Realizar Análisis de costos de las distintas alternativas para realizar la implementación (obtener precios del mercado).2.3.1.3.1.3.1.2. Definir la solución mas adecuada. Solución para Configuración de Red.13.10. 2. Aprobar pliegos. eléctrica.3.3. 2.2.2.2. Métodos de Gestión de Proyectos .1.2. Definir requerimientos de salas en donde se instalarán los servidores (aire acondicionado.4. 2. 2 La Compra del curso la realiza el personal de Compras.1.2.14. Plan de reserva de recursos económicos de forma tal que sea posible minimizar el riesgo asociado a que los recursos económicos ó humanos no son suficientes.12. 1. 1. Evaluar alternativas de software y hardware para comunicaciones unificadas.3.3. Adjudicación de licitación.1.1.2.3.9.2. 1. Aprobación de los pliegos de licitación. 1. EDT: 2. 1.1.3.3. Pliegos de licitación publicados. 2.1.3.1.2. 1.11.3. Evaluar alternativas para el funcionamiento de requerimientos de Tele-educación en base al software utilizado por el Centro de Capacitación. Estudiar tecnologías existentes en el mercado.1. Aprobar la solución técnica.3. Solución para Comunicaciones unificadas. 2.2. 2. 1.6.3.2.2.3.MTM . 1. 2.3.2.5.1. 1. 1.2.3. Comparar las alternativas técnicas 1.3. Comprar los cursos (se terciariza2 la tarea) 1.1.  Realizar Compras Necesarias Entregables: o o o o o  Informe técnico sobre las compras aprobado.3.1.2.

2. 2. Pasar a producción el servidor y el software de videoconferencias.2. 2.2.2.2.6. Realizar informe legal.2.2.2009 .1. Adjudicar las ofertas más convenientes.5. o Procedimientos de atención de reclamos realizado. 2. 2.6. 2.2.2. Realizar informe técnico.4. Documentar pruebas de videoconferencia.1. Realizar informe contable.1.2. 2.1. Acondicionar salas. 2.2.2.1. 2. 2.4.1.2. Instalar servidor unified communications y realizar testeo. 2. Definir los lugares con mayor prioridad en donde es necesario poner en producción los nuevos servicios (dicha tarea esta planificada para mitigar el riesgo de que el presupuesto no sea suficiente). 2.1. 2. EDT: 2. 2. 2.3.2. Armar maqueta de pruebas para videoconferencias.2.3.5.3.2. Armar maqueta de pruebas para unified communications.8.1. 2. Recibir ofertas.3. Realizar pruebas de unified communications.2. Realizar pruebas. Instalar software de unified communications y realizar testeo.1. Instalar eléctrica en sala donde se instalaran los servidores de videoconferencia.2.1. Pasar a producción el servidor y el software de unified communications. Recepcionar las compras y aprobación de lo recibido.1.MTM .1. 2. 2. teléfonos IP. Evaluar alternativas de software y hardware para implementar Unified Communications.5. Instalar software de video conferencia y realizar testeo.2.6.4. Tener instalado en producción el software de videoconferencia y de Unified Communications para los lugares habilitados.3. Documentar pruebas de unified communications.1. o Procedimientos de cambios de configuración realizados.2.2. Realizar un Piloto de prueba.2. micrófonos. parlantes. Instalar servidores y software.1.1.2.2. 2.3.2. Instalar cableado.2.3. Evaluar alternativas de software y hardware para video conferencias.2. 2. 2.1.Implementación de Comunicaciones Unificadas Página 20 2. 2.2. Realizar pruebas de videoconferencias. Instalar servidor de videoconferencias y realizar testeo.7.3. micrófonos en las salas donde se instalaran servidores y equipos de red. o Documentación referida a: de configuración de servidores y troubleshoouting realizado. 2.4. 2. PCs.   Entregable: o Software de videoconferencias instalado en producción en servidores y terminales clientes.5.4. Métodos de Gestión de Proyectos .2. 2.1.5.4. Evaluar de ofertas: 2. 2. 2. Evaluar alternativas de software y hardware para cámaras IP.3.3.2.2.1. 2. Instalar aire acondicionado en sala donde se instalaran los servidores de videoconferencia. Instalar cableado en sala donde se instalaran los servidores de videoconferencia.4.1.4.1.3.3.2. 2.1. cámaras.

3. Configurar QoS.9.3. Disponer de la red configurada con QoS y Multicast para brindar servicios de videoconferencia y tele-educación. Definir el Piloto. Definir el Piloto. 2.3.3.1.7.3. 2. Realizar tareas de encuestas en un espacio muestral adecuado las cuales permitan monitorear la satisfacción de los usuarios que cuentan con los nuevos servicios. 2.3. Aprobar Piloto.3.2. Aprobar Piloto.6. Definir los lugares a instalar los dispositivos.2. 2. Elaborar plan de implementación en toda la red.1.3. 2. 2.5.1. Aprobar Plan de implementación.  EDT 2.9. Implementar la solución en toda la red. 2. o Procedimientos de cambios de configuración en la red realizados. Métodos de Gestión de Proyectos . 2.2. o Multicast implementado en la red corporativa.3. 2.4. Definición de roles y responsabilidades de técnicos para la administración.3.7.3.3.3.9. Armar maqueta de pruebas para QoS / Multicast.1.3. Definir estrategia de aplicación de cambios de configuración en toda la red. Configurar Multicast.2. Definir priorización y cantidad de clases de servicio a implementar.2. tasa de pérdida de paquetes). 2. Administración de los servicios de unified communications.1. Implementar Piloto.2. o Documentación de configuración de los equipos de al red y Troubleshooting realizada.2. 2.6.  Entregables: o QoS implementada en la red corporativa.5. 2. Realizar procedimientos de: Administración de los servicios de videoconferencia.3.6. 2.2. 2. 2. Realizar un Piloto de prueba. Documentar Pruebas. Priorizar los lugares a instalar los dispositivos. 2.3.3.2. 2. o Procedimientos de atención de reclamos realizado.3. 2. 2.3. 2.9.4.3.1.MTM .1.2.2. Realizar pruebas de QoS/ Multicast.2.2. 2.2. micrófono.9.3.4.2.2.3.2. 2. 2. Definición de roles y responsabilidades. 2.9.2.1. Implementar Piloto.6.3. Obtener medidas de disponibilidad de red. Elaborar plan de instalación de dispositivos (cámaras.1.2.3.2009 .Implementación de Comunicaciones Unificadas Página 21 2.8.2.6. Realizar correcciones necesarias a la configuración.3.1. 2. 2. Realizar procedimientos de administración de los servicios.3.3. Configurar PC’s. jitter. Realizar medidas de performance de red (delay. parlantes) en los PC's que participarán de videoconferencias y unified communications.6. 2.3. Instalar dispositivos (cámaras parlantes micrófonos) en PC’s. 2.8.3. 2.

Patrocinador: Teresa Líder: José Miguel Sandra Gabriel USUARIOS Gerentes Involucrados en el Uso Métodos de Gestión de Proyectos .8.4. 2. Divulgación de las nuevas tecnologías.4. 2.2009 . Unified Communications y configuración de red  Entregables: o Procedimientos de uso de Videoconferencias Unified Communications y configuración de red realizados o Personal capacitado en el uso de los nuevos servicios o Roles y Responsabilidades de uso definidos  EDT 2.Implementación de Comunicaciones Unificadas Página 22 2.3. Designar un grupo de técnicos de soporte durante el primer mes luego de finalizada la implementación para resolver problemas a la hora de usar los servicios de videoconferencia ó teleducación. Organización del equipo de proyecto El equipo de proyecto estará conformado por un patrocinador. Capacitación a Usuarios en el uso de las nuevas tecnologías. Seguimiento y relevamiento de disponibilidad de los materiales necesarios para el Centro de Capacitación. Definir roles y responsabilidades de uso de los nuevos servicios.4. Definir los servicios simultáneos posibles por sucursal en donde se va a implementar la solución en base al cumplimiento de los requerimientos de red.4.4. 2.MTM .4.6.4. prioridades.2. 2.4. 2. Capacitación de facilitadotes.4. 2.1. Definir procedimientos de uso de los servicios: Videoconferencia Comunicaciones Unificadas. 2.7. un líder y tres técnicos asignados al equipo.5.4. Realizar procedimientos de Uso de Videoconferencia.

Informado Definición de roles y responsabilidades: Rol Patrocinador Persona Teresa Responsabilidad      Líder de Proyecto José   Informar sobre el progreso del proyecto al Gerente de Informática de MTM Dar soporte al Líder de Proyecto en cualquier asunto que tenga que ver con el alcance y cronograma del proyecto Aprobar solicitudes de cambio Asegurar la disponibilidad de recursos y soporte necesarios para mantener el proyecto funcionando sin problemas Aprobar las entregas cumplidas durante el proyecto Proponer la planificación del Proyecto Asegurar que la ejecución cumpla la planificación en términos de alcance.2009 .2.2 Viabilidad I R A técnica 1.2. Aprobar la I R A 13 solución técnica 1.Responsable Final. Métodos de Gestión de Proyectos . A .3. tiempo y costo. muestra las responsabilidades a alto nivel: Matriz RACI Gerente Gerentes de Involucrad EDT Actividad José Teresa Informáti os en el ca uso Documento de 1.1 R I A requerimientos Informe de 1. C .MTM .Implementación de Comunicaciones Unificadas Página 23 La Matriz RACI.3.Consultado. Aprobar A I R 14 presupuesto R – Responsable. I .

Para la gestión de tiempo se utilizó como herramienta informática de apoyo el MS Project. organizar. si es necesario. cronograma.Implementación de Comunicaciones Unificadas Página 24  Planificar.  Administradores de Servidores  Instaladores de Equipos  Soporte de Software  Responsables de salas de equipos. dirigir y supervisar las         Equipo de Proyecto 7. Hacer un seguimiento de las entregas y de todas las decisiones tomadas con respecto a las solicitudes de cambios y temas pendientes Mantener un contacto continuo con el Patrocinador de Proyecto y proporcionar informes de estado del trabajo realizado por el Grupo de Proyecto Mantener las líneas de comunicación abiertas entre todos los participantes del proyecto Notificar al Patrocinador de Proyecto sobre cualquier discrepancia en la planificación y presentar recomendaciones para resolver estos temas Hacer todos los actividades asignadas en el cronograma: Adquirir equipamiento necesario (redacción de pliegos.     actividades del Grupo de Proyecto Mantener un control total sobre el alcance. Se entiende además que la complejidad de la Fase 1 es representativa para aplicar las herramientas vistas en el curso.2009 . Equipo del proyecto asignado:  Administradores de la red IP corporativa. presupuesto y entrega de todas las entregas esperadas Asegurar las normas de calidad Tomar medidas en caso de temas de no cumplimiento de la calidad Dirigir el plan de gestión de riesgo. selección de adjudicatario) Instalación de equipamiento Configuración de equipamiento   Notificar al líder de proyecto de cualquier riesgo o problema en completando el trabajo asignado Gestión de Tiempos Se definió como alcance para el estudio de la gestión de tiempo realizar el mismo para la Fase 1 de la EDT presentada.MTM . Estimación de tiempos. Asignación de recursos Métodos de Gestión de Proyectos .

se utilizan conocimientos tácitos referentes a los conocimientos técnicos que posee cada uno. En la asignación de recursos humanos a las tareas. para los técnicos y 2 hrs. para líder y patrocinador). de manera de elegir el técnico más apropiado para la realización de cada tarea.Implementación de Comunicaciones Unificadas Página 25 Tomando como base las tareas definidas en la EDT. Métodos de Gestión de Proyectos .2009 . Luego se definieron las precedencias mandatorias. En el Anexo I se adjunta el diagrama de Gantt para la Fase 1. nos encontramos con sobre-asignación de recursos humanos e incumplimiento del tiempo de realización de la Fase 1. lecciones aprendidas de otros proyectos.MTM . obtenido antes de redistribuir las tareas y los recursos. Redistribución de tareas y reasignación de recursos En el caso de sobre-asignación de recursos: 3 3 Las precedencias utilizadas son Fin Comienzo. Considerando además la restricción de tiempo para los integrantes del proyecto (4 hrs. y se asignaron los recursos a las tareas. se realiza la estimación de tiempo para cada una en base a: la experiencia previa en tareas similares. Una vez realizada esta etapa. La fecha de fin de Fase 1 resultó ser el 12 de enero de 2010. consulta a técnicos que desempeñan tareas similares. acorde a las restricciones planteadas para su finalización. acorde al calendario de cada integrante del grupo de proyecto.

1.1.1 y la 1.7 y 1.3 y la 1.1.1. · Definiendo la precedencia discrecional entre la tarea 1.5 · Definiendo la precedencia discrecional entre la tarea 1.  La sobre-asignación del recurso Sandra. se cambiaron los recursos humanos asignados.4 (Relevar datos de traslados y viáticos en el año 2009.1.3.6 y la 1. debido a que dicha sobre-dedicación era consecuencia de la superposición de tareas.2.3.3 dado que se encontró que la misma no es mandataria.1 de la EDT se soluciona: · Definiendo la precedencia discrecional entre la tarea 1.2 y la 1. podía comenzar a realizarse luego de finalizada la tarea 1. 1.  La sobre-asignación del recurso José en ítem 1.1.3. · Definiendo la precedencia discrecional entre la tarea 1.1.3.1.MTM .3.2009 .3 y la 1.4. Gabriel y Miguel en ítem 1. En la tarea 1.3.1 y la 1. se eliminó el recurso Teresa. y se logra eliminar tiempo ocioso. En la tarea 1.2.3.3 y la 1.7.7. se eliminó el recurso José.1 de la EDT se soluciona: · Definiendo la precedencia discrecional entre la tarea 1. y se define la precedencia discrecional entre 1.1.1 (Capacitación de los técnicos).3.2 y la 1.2 como fin comienzo más 2 días.1.1.3 y las tareas 1. se realizaron una serie de ajustes que se detallan a continuación:        Identificamos que la tarea 1.3.4 Para optimizar los tiempos del proyecto en pro de lograr cumplir la restricción de fin para la Fase 1. Se elimina la precedencia entre la tarea 1.3 de la EDT se soluciona: · Definiendo la precedencia discrecional entre la tarea 1. se cambiaron los recursos humanos asignados. · Definiendo la precedencia discrecional entre la tarea 1. manteniendo la misma cantidad de recursos y evitando sobre-asignación de los mismos.2 para no sobre-asignar recursos.3. Métodos de Gestión de Proyectos .) y optimizar así tiempos ociosos de los técnicos durante la compra de los cursos necesarios para la Fase 2. logrando eliminar tiempo ocioso.2.1. En la tarea 1.4.3.1 y la 1.2.2.1.3 · Definiendo la precedencia discrecional entre la tarea 1.2 y la 1.2. 1.2.1.4.  La sobre-asignación del recurso Teresa en ítem 1.1. Esta precedencia provocó un atraso de 3 semanas en el entregable del hito 1.3. En la tarea 1.1.2.2.Implementación de Comunicaciones Unificadas Página 26  Se definió la precedencia discrecional entre la tarea 1.2 dado que se encontró que la misma no es mandataria.2.1.1.2.3.1. Se elimina la precedencia entre la tarea 1.1.3.6.3.2.

6.1.25 6. 1.1.6. adicionales a lo planificado. A continuación se muestra una tabla que describe el concepto y los costos asociados a dicha fase.1.5 4000 2000 1 1 4000 2000 1500 Métodos de Gestión de Proyectos .2 180. Sin embargo debido al tiempo ocioso que cuentan entendemos es posible aceptar dicha sobre-asignación. En el Anexo II se adjunta el diagrama de Gantt que se obtiene luego de realizar el trabajo de redistribución de tareas y recursos.25 6.2 y 1.5 2.25 6.3.2 38.25 4987. La fecha de comienzo para la Fase 1 es el 3 de agosto de 2009.1.MTM . Concepto Técnicos Administradores de la red de MTM Sandra Gabriel Miguel Subtotal Honorarios técnicos Líder de Proyecto y patrocinador José Teresa Subtotal Honorarios Líder y Patrocinador Sala de reunión Sala de reunión Capacitación Curso de QoS Curso de Multicast Insumos de Oficina Insumos de Oficina Horas U$/hr Precio unitario U$ Cantid ad Subtota l 280 254 264 798 6.5 142. En las tareas 1.3. Basado en el supuesto que la empresa cuenta con personal que puede absorber las tareas de dichos técnicos en ese período. Gabriel) al curso del ítem 1.4 6.Implementación de Comunicaciones Unificadas Página 27 Se aceptan las siguientes sobre-asignaciones al proyecto:   Participación de los tres técnicos (Miguel. (15/12/2009). Minimizar la sobre-asignación de los recursos humanos.3 de la EDT. Gestión de Costos La gestión de costos realizada para la Fase 1 del proyecto tiene en cuenta las horas del personal del equipo de proyecto y los costos asociados a los insumos de las tareas correspondientes a esta fase.2009 1500 .1.25 6. durante las dos semanas del 8 al 21 de octubre. Una vez finalizada la redistribución de recursos y tareas se logra:    Cumplir con el tiempo de finalización de la Fase 1.13 lo recursos Teresa y José dedican 1 y 2 hr. sin asignar recursos humanos adicionales al proyecto.25 1127. Sandra. Obtener una holgura de 1 semana entre el 19 y 25 de agosto y otra entre el 8 y 15 de diciembre.2.5 15 37. acorde a la planificación realizada con los recursos asignados.2.25 6.

Métodos de Gestión de Proyectos .5 4570.2009 . según lo recomendado por Teoría de Restricciones (TOC).8 Total Fase 1 18282.3 Imprevisto de Fase 1 (1/3 del costo de fase 1) El monto total de la fase 1 es menor al monto asignado para el ejercicio 2009. un tercio del costo de la Fase 1. Se definió además reservar por concepto de imprevistos U$ 4570. de forma tal de disponer de recurso financiero y minimizar riesgos.Implementación de Comunicaciones Unificadas Página 28 Traslados Traslados a oficina del cliente 4 15 Total 60 13712.MTM .

El análisis y definición de los criterios de éxito resulto ser un punto crítico. nos damos cuenta de que faltaron supuestos. estén realmente alineados y representados en los criterios de éxito de los proyectos. muy dificiles de medir de manera objetiva. como es el caso de la mejora de la productividad. Es un proceso continuo de perfeccionamiento de la planificación. No siempre todas las finalidades son facilmente medibles a través de criterios objetivos. bien definidos. lo que a su vez genera riesgos. entre otras cosas. o no se cuenta con la información para hacerlo. donde fue evidente que la inserción de una nueva tecnología. sino también de todas sus externalidades. El tiempo que lleva hacer la planificación de un proyecto. puede a priori ser un cambio sencillo y manejable por un grupo de técnicos capacitados. La planificación del proyecto es un proceso que esta en continua retroalimentación. específico y acotado. y la percepción de necesidad de los usuarios. Sin embargo al avanzar en la planificación del proyecto.2009 . Por otro lado la identificación de riesgos se apoya. lo cual permitiría ver tiempos y costos ocultos que suelen desestimarse con frecuencia dentro de las organizaciones. dado que en realidad tenía indefiniciones. que pueden implicar agregar tareas a la EDT. Métodos de Gestión de Proyectos . Lecciones Aprendidas La importancia de considerar los tiempos de planificación. que hace estar reviendo todas las partes cada vez que se realiza un cambio. documentación y control. Es interesante considerar el tiempo y costo de gestionar los proyectos. los lineamientos de innovación tecnológica. hasta donde llegar con el análisis de riesgos a priori no es sencillo de determinar. La etapa de formulación y planificación de un proyecto lleva tiempo e insume costos.Implementación de Comunicaciones Unificadas Página 29 8. y esto es en sí mismo un riesgo. es mayor a lo que en un principio esperábamos. Por ejemplo cuando estamos gestionando los tiempos. Es importante ver que los objetivos claros.MTM . La definición de las finalidades y los criterios de éxito requirió pensar globalmente. en la experiencia previa. La necesidad de medir los criterios de éxito llevó a incluir nuevas tareas. acotados y realizables dan un marco más seguro y con mayores probabilidades de éxito. pero que en si puede ser una palanca de cambio muy grande en otros ámbitos de la organización. Es decir. costo y tiempo) para actuar sobre los riesgos (eliminando o mitigando) y el impacto real de no tomar acciones. que a priori no habian sido vislumbradas. en la estimación de tiempos y costos. Al definir la finalidad encontramos algunos parametros subjetivos. despreciamos el hecho de que nos alcanzara el tiempo para realizar la planificación del mismo durante el período del curso. así también las tareas de gestión. cuando elegimos el proyecto pensamos en el conocimiento y la utilidad del mismo. no solo en el marco de los limites inmediatos de la tecnología. surgieron dudas que hicieron reveer el mismo. La importancia de un objetivo claro. Consideraciones Es importante la intervención de un grupo interdisciplinario para chequear que los objetivos estratégicos de la empresa. Es difícil mantener un equilibrio entre el esfuerzo (alcance. Al inicio se definió un objetivo que a primera vista pareció claro y acotado.

La influencia de los Modelos Mentales El presente trabajo se realizo sobre un proyecto de tecnología. En la realización del presente trabajo. Por eso generar una base de conocimiento con estas experiencias correctamente documentadas ayuda a contribuir grandemente al “aprendizaje en equipo” en el marco de la gestión de proyectos. Las dificultades de diferenciar los límites del proyecto Encontramos dificultades para diferenciar correctamente los costos para el proyecto y para la organización donde se ejecuta. puso en evidencia que las relaciones de este proyecto con la organización eran más complejas de lo previsto al principio. Pudimos detectar que estábamos desencadenando un posible cambio de paradigma en la educación dentro de la organización. Es útil para revisar la planificación del mismo. La ganancia de las experiencias previas Las estimaciones no son un tema menor porque dan las dimensiones reales del proyecto. por lo cual generalmente a los mismos no se les da la relevancia que tienen. cuando dentro de la organización no es posible lograr separar al personal de ciertos roles. que les impiden dedicación full-time a un proyecto. en el sentido que nos permite cuestionarnos si las precedencias planificadas son realmente mandatorias. la estimación es más exacta que cuando la tarea sobrepasa ese límite. Lo cual es importante para poder realizar un estudio de viabilidad y evaluar el costo del proyecto versus el valor ganado como concecuencia de su implementación. hay que tener cuidado puesto que un supuesto no identificado puede ser un riesgo no gestionado. lo cual nos condujo a un error inicial en la estimación. Los supuestos fueron revisados varias veces a lo largo de todo el trabajo. Con la debida precaución de no eliminar una precedencia realmente necesaria. fue importante la experiencia previa en proyectos similares de sus integrantes. Para un grupo técnico es dificil identificar riesgos que no están relacionados a la tecnología. Cuando la estimación de la duración de una tarea en horas es menor a la dedicación que tiene la persona asignada por día. hay muchas cosas que tenemos incorporadas y que ni siquiera nos las cuestionamos. las situaciones de cobro de viáticos como Métodos de Gestión de Proyectos .2009 . en la cual es muy difícil lograr el equilibrio de la distribución de recursos humanos compartidos debido a conflictos entre jefes jerarquicos y jefes de proyecto. Inclusive algunos asociados a conflictos como por ejemplo el cambio de la valoración docente. tanto en términos de costo como de tiempo. La realización de proyectos tiene particularidades en lo referente a la organización del equipo de proyecto. Rescatamos la importancia de la intervencion de un grupo interdisciplinario en la gestión de proyectos. para lo cual se requiere de la comprensión real de las tareas del proyecto. debido a nuestros modelos mentales. Más allá de que la redistribución es necesaria para ajustar los tiempos y recursos de las tareas del proyecto. incorporamos implícitamente en la estimación. El análisis de riesgos. que generaba distintos tipos de riesgos que nada tenían que ver con cuestiones técnicas. y no la duración real de la tarea. es interesante observar que los impactos debido a riesgos escapan exclusivamente de la dimensión técnica. cuando en la organización co-existen la estructura jerárquica y la matricial. Sin embargo ésta no es una práctica habitual en las organizaciones que hemos participado. Las herramientas vistas en el curso no siempre son aplicables si deseamos optimizar el rendimiento de los recursos humanos asignados a varios proyectos.MTM . las resistencias propias de las personas. el tiempo que pueden estar dedicados los recursos humanos a la misma. está ligada a los recursos humanos disponibles para su realización.Implementación de Comunicaciones Unificadas Página 30 La estimación de la duración de una tarea. Pudimos reconocer que se gana mucho conocimiento tácito (tanto del proyecto como de la organización) que se incorpora en la participación de cada proyecto.

Troubleshooting pasos para resolver una serie de problemas ya conocidos Unified Communications plataforma que permite unificar sistema de voz video y mensajeria Videoconferencia Comunicación simultánea bidireccional de audio y vídeo. que utilizan la familia de protocolos TCP/IP. ISP Proveedor de Servicios de Internet IP Protocolo de Internet. Teléfono IP Terminal que permite la realización de llamdas usando VoIP. Internet Conjunto descentralizado de redes de comunicación interconectadas. pero que a priori no teníamos idea de gestionarlos.MTM . permitiendo mantener reuniones con grupos de personas situadas en lugares alejados entre sí. TCP Protocolo de Control de transmisión. Métodos de Gestión de Proyectos . Delay Tiempo de demora/retraso. Red Corporativa Red empresarial la cual puede estar aislada o no de Internet. Chat Comunicación escrita realizada de manera instantánea a través de una red IP entre dos o más personas. Streaming Referido a ver u oír un archivo directamente en una página web sin necesidad de descargarlo al ordenador. Glosario Backbone Grupo de equipos de gran porte en en nucleo de la red que están interconectados. VoIP Voz sobre IP. 9.Implementación de Comunicaciones Unificadas Página 31 sobresueldos. IOS Internetwork Operating System Jitter Variación en las demoras (retrasos) O&M Operación y Mantenimiento PoE Power over Ethernet. éstos pueden ser implementados tanto en software como en hardware. los problemas de flujo de información y otros no tan significativos.2009 . WAN Red de Área Amplia.

Implementación de Comunicaciones Unificadas Página 32 Referencias [1] Material del curso – Métodos de Gestión de Proyectos 2009 [2] PMBOK® Guide Métodos de Gestión de Proyectos .MTM .2009 .

Implementación de Comunicaciones Unificadas Página 33 Anexo I Métodos de Gestión de Proyectos .2009 .MTM .

Implementación de Comunicaciones Unificadas Página 34 Anexo II Métodos de Gestión de Proyectos .2009 .MTM .