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PERFIL DE PUESTOS

I.

Datos Generales

Nombre del Puesto
Empresa
Nivel Ocupacional
Área Funcional
Nivel de Competencia
Le reporta a:
Le reportan:
Fecha de elaboración:
Fecha de actualización:

Secretaria
Café León
Operativo

Departamento administrativo
2

Gerente Administrativo
-------------------------------

13/10/2015
13/10/2015
II.

Propósito del Puesto

Persona de soporte al departamento, brindando asistencia administrativa a sus
ejecutivos o ejecutivas, su presencia es de suma importancia para la atención
telefónica, ejecuta actividades de colaboración con la gerencia, se encarga de la
documentación de la empresa y atención de público que visita la organización,
archiva y resguarda documentación y registros de actividades diarias de la
empresa.
III.
No.

Función

Funciones
Frecuen
cia

Consecue
ncias por
omisión

Compl
ejidad

Tot
al

3

4

3

15

2

2

4

10

1

3

4

13

Archivo físico y digital de la
1.

documentación
Atiende asuntos personales
2.

del gerente (bancos, tarjeras
de crédito o débito, citas etc.)
Atención de teléfono a

3.

visitantes y clientes
Distribución, redacción y
4.

seguimiento de correspondencia

1

3

4

13

5.

Redacta, responde o filtra los

1

3

3

10

electrónica y escrita Organiza reuniones Organiza eventos internos 2 4 4 18 8. cumpleaños.correos electrónicos hacia lo interno de la empresa Manejo actualizado de agenda 6. la res total de Proveedore s informació n llegue a 4 Archivo digital Que la Evaluar que su destino Mantener y físico de la información los archivos la Proveedore s internos .) Entrega cheques a proveedores y 9. 2 3 4 14 7. (desayunos. Función Clave Organiza Indicadores Claves de Gestión Resultado Kp´i Metas Mantener Evaluar que Cumplimie Clientes Proveedore reuniones mejor control s 1 las reuniones nto del sean en 100% de lugar y fecha las programada reuniones programad 2 3 as Entrega Entrega de Realización de Cumplir con cheques cobros y la entrega en pagos la fecha cheques Clientes Actualización Mantener al estipulada Cantidad de emitidos El 85% Proveedore de agenda día las información como s electrónica y actividades enviada a mínimo de Colaborado escrita programadas tiempo. compras mínimas No. 1 2 3 7 2 4 4 18 1 3 3 10 almuerzos etc. recibe cheques de clientes Manejo de caja chica para 10.

N/A N/A Habilidades \ Destrezas Tecnología / Software Idiomas Operación de equipo Manejo de paquete de Office Ingles básico Manejo de computadora. N/A N/A N/A Relacionadas al giro de la empresa. escáner etc. Educación Nivel medio. Conocimientos Informativos Nivel Estratégico Tendencias/Practicas/Enfoques Mercado/Entorno Productos/Servicio Personal / Áreas Leyes / Relaciones V.documentación este siempre estén informació bajo actualizados n de resguardo semanalmen confidencia te lidad de la organizació n de forma segura IV. impresora. Experiencia Laboral Mínimo dos años en el puesto o similares _____________________________ Ocupante del Puesto ___________________________ Jefe Inmediato ____________________________________ Gerente de Recursos Humanos . N/A Operación de maquinaria VI. preferible primer año de universidad VII.