You are on page 1of 6

Tugas 1 ERP Kelompok 5

:
Agita Pandu
Yana Fajriyana
Rizqi Rahmawati Chotimah
Andina Pratiwi

(21070112130051)
(21070113120015)
(21070113120036)
(21070113120047)

1. Bagaimana cara mengukur business benefit dari implementasi ERP?
Salah satu cara mengukur business benefit dari implementasi ERP yaitu dengan metode
balanced score card. Metode ini dikembangkan oleh Kaplan dan Norton sejak tahun 1992.
Terdapat 2 alasan yang membuat Balanced Scorecard digunakan untuk menilai kinerja
implementasi ERP :
1. Metode Balanced Scorecard yang menilai empat aspek (aspek keuangan, kepuasan
pelanggan, proses internal dan pembelajaran/pertumbuhan) dirasakan tepat untuk mengukur
kinerja ERP setelah implementasi. Selain itu perlu juga dipertimbangkan untuk
menambahkan aspek kelima yaitu perspektif proyek untuk menambah kuatnya analisa
pengukuran kinerja.
2. Metode balanced scorecard dianggap tepat untuk mentransformasikan visi ke strategi,
tujuan dan pengukuran. Visi menjelaskan motivasi untuk menggunakan sistem ERP untuk
mengintegrasikan proses bisnis. Strategi berkaitan dengan pemilihan modul-modul yang
digunakan, desain dari perencanaan proyek atau juga penentuan tujuan dari proyek.
Sedangkan tujuan dari proses implementasi adalah melakukan konfigurasi atau customizing
sistem ERP secara efektif dan efisien sesuai dengan proses bisnis perusahaan. Kemudian
dilakukan pengukuran sejauh mana sistem ERP dapat memberikan keuntungan bagi
perusahaan.
Beberapa contoh hal yang harus dipertimbangkan dalam implementasi ERP adalah :
· Sistem ERP harus sejalan dengan organisasi dan proses bisnisnya.
· Sistem ERP yang digunakan sesuai dengan keinginan user
· Adaptasi ke sistem yang baru dapat dilakukan dalam waktu yang singkat
Sebelum menggunakan balanced score card tersebut indikator-indikator kesuksesan
implementasi ERP harus didefinisikan terlebih dahulu diawal proyek. Seluruh critical
success factor harus dianalisa untuk membuat suatu indikator kesuksesan implementasi.
Beberapa critical success factor yang dapat diperhatikan antara lain:
 Aspek Keuangan
Penentuan pengukuran pada aspek keuangan biasanya berdasarkan jumlah cost yang
dikeluarkan pada proyek implementasi ERP dibandingkan dengan budget proyek
tersebut. Untuk menentukan pengukuran pada aspek keuangan sangat tidak mudah
dilakukan secara obyektif, karena beberapa indikator sangat bertolak belakang dalam
hal kepentingan. Sebagai contoh, dalam hal biaya training. Bila dilihat dalam aspek
keuangan tentunya pihak perusahaan menginginkan biaya training dapat ditekan
serendah mungkin, sehingga tidak diperlukan konsultan yang mahal. Tetapi hal itu juga
mengakibatkan sistem tidak akan bekerja efektif dan efisien karena sumber daya
manusia yang menggunakannya tidak kompeten. Sebaliknya jika menggunakan
konsultan yang handal akibatnya biaya training akan besar tetapi disisi lain tingkat
kompetensi pegawai juga akan meningkat.
1

Untuk menentukan parameter dari perspektif pelanggan maka hal yang harus diperhatikan adalah tingkat kepuasan pelanggan pada proyek implementasi ERP ini. Pada sisi operasional sistem dapat diambil pengukuran dengan melakukan evaluasi proses internal pada banyaknya komplain dari user. seperti: – Berapa % transaksi yg selesai sesuai jadual – Berapa % pesanan yg dibatalkan karena respon time sistem rendah  Proses Internal Dengan adanya aspek proses internal maka dapat dihitung atau diukur seperti waktu proses sebelum ataupun sesudah implementasi ERP. Hal ini harus mampu menjawab beberapa pertanyaan. Hal ini harus mampu menjawab beberapa pertanyaan. Dalam menentukan parameter ini ada 2 parameter yang dapat digunakan untuk mengevaluasi proyek implementasi ERP yaitu :  Berapa besar proses bisnis yang dapat ditangani oleh sistem ERP ini. Kendala (bottleneck) pada sisi development berkaitan dengan kurangnya kapabilitas dari pegawai. Hal ini harus mampu menjawab beberapa pertanyaan sebagai berikut: – Berapa jumlah problem pada permintaan pelanggan – Berapa jumlah problem pada proses inventory – Berapa jumlah problem pada report biasa – Berapa jumlah problem pada report yang diminta – Berapa rata-rata respon time pada proses order – Berapa rata-rata respon time pada proses order pada saat peak time. seperti: – Berapa % tipe proses yang tertangani oleh sistem – Berapa % transaksi bisnis – Berapa % transaksi yang berhasil dan dan yang gagal  Berapa transaksi yang dapat dihandle oleh sistem dibandingkan dengan banyaknya transaksi yang gagal. Untuk proses pembelajaran dilakukan juga dengan memberikan pelatihan kepada para pegawai agar 2 . Kondisi ini dapat dibagi dalam 2 bagian yaitu operasional sistem yang berjalan dan perbaikan atau pengembangan kemampuan sistem. Perspektif Pelanggan Keinginan dari pelanggan harus dipahami dengan baik sehingga tidak terjadi kelebihan atau kekurangan konfigurasi (customizing) dari sistem ERP. Aspek proses internal ini menekankan pada kondisi internal untuk memberikan kepuasan pelanggan seperti dijelaskan sebelumnya. Tingkat beban kerja yang berat juga memberikan dampak dalam penentuan parameter pada aspek ini. Indikator kuantitatif dapat diambil dari banyaknya jam kerja setiap pegawai.  Pembelajaran dan Pertumbuhan Perspektif pembelajaran dan pertumbuhan dianalisa untuk mengantisipasi adanya perubahan dan penyempurnaan proses bisnis pada masa depan. Sedangkan indikator kualitatif dapat dianalisa dari sejauh mana pemahaman pegawai terdapat sistem ERP.

Jika laju semua adalah 90%. Konsep Dasar Penghitungan ROI terhadap Investasi Sistem ERP Konsep dari ROI adalah salah satu dari sedikit prinsip yang berlaku bagi segala bentuk dalam kehidupan. waktu untuk perubahan konfigurasi software. atau hasil yang diperkirakan di suatu investasi masa depan. Pengertian ROI ROI adalah singkatan dari return on investment (ROI) sebuah investasi berhubungan dengan jumlah uang yang telah di investasikan. dan lain-lain. ROI adalah juga dikenal sebagai tingkat laba (rate of profit). ROI pada umumnya dinyatakan sebagai persentase dibanding/bukannya nilai sistim desimal. Yakni berhubungn dengan apakah anda akan memperoleh keuntungan atau kerugian akibat dari investasi yang telah anda lakukan. dan lain-lain. secara konseptual adalah penghematan yang dihasilkan sebagai akibat adaptasi satu sistem bisnis baru atau proses baru. Manfaat tangible yang dihitung 1 Meningkatkan laju pemenuhan order.  familiar dengan sistem ERP. Maka bisa dikatakan bahwa ROI digunakan oleh kebanyakan perusahaan untuk membandingkan hasil investasi di mana uang yang diperoleh atau hilang (atau uang yang telah diinvestasikan) Dengan ROI kita dapat menunjukkan seberapa besar peluang manfaat proyek tersebut dibandingkan dengan investasi yang sudah dikeluarkan. Beberapa biaya yang dikeluarkan untuk proyek implementasi ERP adalah biaya lisensi software. dan dukungan penuh dari manajemen merupakan salah satu faktor penentu keberhasilan implementasi sistem. 2. sebuah perusahaan harus dapat menunjukkan bahwa sistem yang lama atau sistem yang baru dapat menyelesaikan pekerjaan dengan efisien dibanding system lama. ROI. Nilai-nilai yang terhitung dan dirinci dengan jelas dapat digunakan untuk mendapatkan dukungan manajemen atas proyek tersebut. biaya hardware. b. Sedangkan untuk proses pertumbuhan. maka sekarang menjadi 91% atau 3 . Beberapa kendala yang terjadi pada pengukuran aspek keuangan adalah : Budget yang telah ditentukan sebelumnya tidak mudah untuk diubah. ROI adalah hasil di suatu investasi saat ini atau masa lampau. Dengan berpindah ke paket ERP yang terintegrasi maka didapat data bahwa terjadi peningkatan laju pemenuhan order sebesar 1%. dilakukan dengan membuat sistem ERP yang fleksibel dalam menghadapi perubahan yang akan terjadi. biaya gaji team proyek. Idealnya. Apa itu ROI? Bagaimana cara mengukurnya? Jawab: a. kedua-duanya bisa bersifat terukur dan tak terukur (tangible and intangible). Sehingga dalam penentuan budget harus benar-benar diperhitungkan dengan baik. Dalam mengukur kinerja implementasi ERP maka terdapat dua hal yang menjadi dasar pengukuran yaitu aspek ekonomi dan aspek teknologi. Dalam aspek ekonomi biasanya berkaitan dengan berapa selisih antara biaya yang dikeluarkan selama proyek dengan projek budget. Kesulitan yang lain adalah adanya intangible cost yaitu biaya-biaya yang tidak dapat dihitung seperti biaya waktu training.

...(3) dimana nilai sebenarnya dari manfaat yang akan diperoleh perusahaan adalah merupakan hasil perkalian antara besarnya nilai yang diharapkan dengan sebuah nilai probabilitas tertentu..........(5) yang berarti bahwa probabilitas kesuksesan dalam sebuah investasi sistem aplikasi ERP sehingga mendatangkan atau memberikan manfaat tertentu.......... Tetapi.. akan sangat bergantung dari probabilitas tercapainya ROI dari sistem aplikasi ERP terkait dan probabilitas suksesnya proses pengembangan dan sistem aplikasi ERP tersebut. misalnya saja sekitar 10% Manfaat tahunan= nilai inventory sekarang x 10%.....................terjadi peningkatan 1% dari segi efisiensi atau pengurangan 1% dari biaya pengangkutan tahunan....... nilai manfaat yang diharapkan tersebut sebenarnya harus dikalikan dengan sejumlah probabilitas agar sesuai dengan kenyataan yang ada........ Pengalaman dari implementasi sebelumnya menunjukkan bahwa terjadi pengurangan tingkat inventory sebesar 50% selama tahun pertama implementasi...........(4) dimana................. dan kooperasi Dalam perhitungan yang lebih akurat... koordinasi. Adapun persamaan dari investasi sistem aplikasi ERP tersebut dapat dinyatakan sebagai: ERP Investment Equation = P(ROI Type) x P(Conversion Success)........ Perkiraan manfaat tersebut didasari pada sejumlah asumsi yang berhubungan dengan harapan manfaat (expected return) yang akan diperoleh perusahaan seandainya sebuah sistem ERP (Enterprise Resources Planning) digunakan atau diaplikasikan... ERP Investment Equation = P(Success|Return).. Rumus atau formula yang kerap dipergunakan untuk hal tersebut adalah sebagai berikut: Expected Return = Estimated Return x ERP Investment Equation... yang antara lainnya dapat dideskripsikan sebagai berikut:  Nilai transaksi yang didapat melalui mekanisme sistem aplikasi ERP  Fee yang diperoleh perusahaan untuk setiap transaksi yang terjadi atau dibukukan  Penghematan biaya overhead karena adanya implementasi sistem aplikasi ERP  Pengurangan total biaya yang diperlukan untuk melakukan proses komunikasi... perhitungan ROI (Return On Investment) tersebut dilakukan berdasarkan perkiraan manfaat implementasi sistem aplikasi ERP (Enterprise Resources Planning) yang dinyatakan dalam ukuran keuangan atau finansial seperti dalam rupiah atau dolar Amerika..(2) Pada metodologi perhitungan cost-benefit. misalkan kita asumsikan pengurangan yang terjadi tidak sebesar itu. yang pada dasarnya merupakan persamaan dari investasi teknologi informasi.......(1) 2 Pengurangan tingkat inventory.......................... Manfaat tahunan = biaya pengangkutan tahunan x 1%. Harapan manfaat yang dimaksud dapat berasal dari berbagai sumber dan beraneka ragam rupanya. 4 .

75 x 0. Diharapkan dengan diimplementasikannya sistem ERP tersebut. hasil dari proses penalti terhadap keterlambatan administrasi yang tidak perlu. didapatkan dua buah informasi yang kurang lebih dapat dipergunakan sebagai parameter probabilitas yang diinginkan untuk menghitung expected return dari manfaaat implementasi ERP.8 Maka nilai yang harus dimasukkan sebagai value manfaat dari implementasi sistem ERP tersebut adalah Rp 45 juta per bulan.75. bukan Rp 75 juta per bulan seperti yang diperkirakan sebelumnya. didapatkan keuntungan perusahaan dalam satu tahun sebesar Rp 10 Milyar. Rumus Altetnatif perhitungan ROI Berikut adalah beberapa rumus alternatife yang dapat digunakan pada semua tipe perhitungan ROI yang berhubungan dengan pembelian software antara lain sebagai berikut: Rumus 1 : ROI= Margin x Turnover Dengan : margin = net operating income/sales Turnover : sales/average operating assets Rumus 2 : ROI=(net income + interest)/value of the asset or investment) Dengan : interest = 1-tax rate Rumus 3 : ROI (Return-Investment)/Investment Rumus 4 : ROI (Revenue/Investment) x (income/Revenue)= income/investment Contoh kasus Berikut adalah sebagai penggambaran penghitungan ROI dapat di ilustrasikan : Sebuah perusahaan bermaksud untuk membeli dan mengimplementasikan sistem ERP untuk membantu manajemen dalam memonitor dan mengawasi pekerjaan karyawannya. Dari data tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa probabilitas diperolehnya manfaat dari implementasi ERP adalah sekitar 76% (26% highly successful dan 50% moderately 5 . Melalui perhitungan kasar. dimana nilai ini merupakan estimated return. Alasan sistem ini diimplementasikan karena melihat kenyataan bahwa produktifitas penjualan tidak berkembang yang diakibatkan karena banyak pengurusan administrasi penjualan barang yang memakan waktu lama. Ketika dilakukan pencarian referensi. Artinya adalah bahwa: Expected Return = Estimated = Rp 75 = Rp = Rp 75 juta =Rp 75 = Rp 45 juta Return x ERP Investment Equation juta x ERP Investment Equation 75 juta x P(Success|Return) x P(ROI Type) x P(Conversion Success) juta x 0. Berdasarkan keterangan yang didapat bahwa probabilitas terjadinya pengembalian investasi atau ROI dari implementasi sistem ERP di perusahaan adalah sekitar 0. perusahaan dapat menghemat misalnya sekitar Rp 75 juta per bulan. Sehingga perusahaan mengalami ”kehilangan” banyak uang karena harus membiayai penalti kepada pelanggan yang diakibatkan karena hal tersebut.c. sementara diperoleh data yang mengatakan bahwa 8 dari 10 proyek implementasi sistem ERP berhasil dilakukan. Contoh ilustrasi dari penghitungan lainnya adalah katakanlah sebuah perusahaan yang berniat untuk mengimplementasikan aplikasi Enterprise Resource Planning (ERP) ingin melakukan perhitungan manfaat yang mendekati akurat.

2 Setiap jenis investasi di teknologi informasi memiliki probabilitas pengembalian atau pemberian manfaat yang berbeda-beda. d. Bagaimanapun. sementara probabilitas keberhasilan kebanyakan proyek ERP di perusahaan adalah sekitar 45% (implementation complete). Banyak perusahaan senang untuk memperhatikan hanya implikasi pendapatan gross. 6 . dimana Return On Investment dalam satuan dan bentuk uang hanyalah merupakan salah satu jenis dari value tersebut. 3 Sebagian besar organisasi percaya bahwa manfaat tidak terhitung penting bagi perhitungan ROI dan manfaat ini perlu diberikan nilai tertentu untuk dimasukkan kedalam perhitungan ROI . Sebagai tambahan. Dalam banyak kasus beberapa perusahaan tidak memperhatikan aspek penyusutan dari suatu proyek implementasi ERP kecuali jika komitmen proyek tersebut melebihi suatu nilaian rupiah atau dollar tertentu.successful). dengan menyediakan semua asumsi dan angka-angka tersebut dapat membantu anda untuk melihat bagaimana proyek implementasi ERP ini akan mempengaruhi keuangan perusahaan anda.420 Milyar Dari 2 contoh kasus perhitungan diatas. secara virtual perhitungan dilakukan pada awal proyek untuk memeperkirakan pembelanjaan proyek. 3 Probabilitas diperolehnya keuntungan dari investasi teknologi informasi sangat bergantung dengan probabilitas keberhasilan implementasi. ini tidak termasuk faktor yang mendorong kearah keputusan investasi yang lemah/miskin. dan 4 Nilai riil yang didapat perusahaan sebagai manfaat dari implementasi teknologi informasi di kebanyakan kasus lebih kecil dari nilai manfaat yang diharapkan melalui hasil perhitungan. Hasil Riset atas Perhitungan ROI Beberapa riset yang dilakukan dikalangan industry terhadap nilai ROI dan tingkat kepercayaan atas perhitungan ROI yang aktual mengemukakan beberapa fakta menarik sebagai berikut [HAM-2005]: 1 Hanya sepertiga perusahaan yang melakukan perhitungan ROI terhadap semua investasi Teknologi Informasi 2 Dari kelompok yang melakukan perhitungan ROI. ada 4 bentuk prinsip utama dalam berinvestasi yang telah didefinisikan oleh Lucas pada tahun 1991 yaitu: 1 Terdapat beraneka ragam jenis manfaat atau value bagi perusahaan melalui penerapan teknologi informasi. sehingga memberikan: Expected Return = Estimated Return x ERP Investment Equation = Rp 10 Milyar x ERP Investment Equation = Rp 10 Milyar x P(Success|Return) = Rp 10 Milyar x P(ROI Type) x P(Conversion Success) = Rp 10 Milyar x 76% x 45% = Rp 3.