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Indice
QUE ES LA INTRANET
PARA QUE SIRVE LA INTRANET
CASOS EXITOSOS
COMO ACCEDER A LA INTRANET
ESTRUCTURA DE LA INTRANET
MANEJO DE LA RED SOCIAL
EDICION DE DATOS DE LA RED SOCIAL
CAMBIO FOTOGRAFIA RED SOCIAL
BARRA DE CHAT
BUSCAR AMIGOS EN LA RED SOCIAL
AGREGAR UN AMIGO EN LA RED SOCIAL
SOPORTE EN SISTEMAS O ALMACEN
COMO PUBLICAR ARTICULOS Y
COMO PUBLICAR ENCUESTAS EN LA INTRANET
COMO PROMOCIONARLOS

Una intranet es un sitio Web interno y privado de la empresa a

la que los usuarios pueden acceder mediante un navegador y
que permite mltiples funcionalidades encaminadas a mejorar la
eficiencia de la organizacin en la que se implanta.
Una Intranet es una red informtica privada, o web empresarial
que utiliza normas y protocolos de Internet, para permitir a los
miembros de una organizacin comunicarse y colaborar entre
si con mayor eficacia, aumentando la productividad.
Tambin se puede ver como un sitio web interno al que solo
tienen acceso los empleados de la compaa.

Los usos ms comunes de una intranet son:

Distribucin de informacin y publicaciones
Comunicaciones corporativas
Gestin corporativa
Compartir aplicaciones corporativas
Tienen gran valor como repositorio documental, convirtindose
en un factor determinante para conseguir el objetivo de oficina
sin papeles. Las Intranets permiten a los usuarios trabajar juntos
de un modo ms sencillo y efectivo.

Por ms pequea que sea una compaa, las comunicaciones

internas pueden ser una labor complicada.
Cuando no hay un medio eficiente que centralice la informacin,
esta se puede difundir de forma distorsionada o incompleta
y se pueden generar rumores que afectan la confianza de los
empleados o la productividad de los grupos de trabajo.

tienen que adaptarse al pblico con el que quieren hacerlo.

Gobierno de British Columbia Gobierno de British Columbia, una

provincia del oeste canadiense, pas de tener 6.000 hits por mes a
170.000.

En sntesis, una intranet exitosa tiene que ser participativa, informal

y de doble va, con una obvia moderacin y supervisin de sus
editores. El viejo modelo de informacin vertical a los empleados ya
est obsoleto. Y ellos, en algn punto de su conciencia, lo saben y
piden un lugar para expresarse.

1 - Conversacin: los empleados pueden dejar comentarios en las

notas publicadas, y tambin escribir artculos para que su publicacin
sea considerada. En este punto, las encuestas han sido un primer
paso para escuchar a los empleados, y cada vez hay ms recursos
para armarlas.
2 - Comunidad: En toda organizacin grande existen pequeos o
grandes grupos que comparten gustos, hobbies, actividades e
inquietudes. Una forma ideal de darle un marco a ello es permitirles
crear grupos en la intranet, pblicos o privados. Los grupos de
Facebook, donde se renen las inquietudes ms inslitas (como por
ejemplo, aquellos a quienes no les gusta el dulce de leche), son un
modelo de esto. Como las encuestas en el primer punto, los foros
son un primer recurso para tantear el clima.
3 - Contenido: De las tres patas del xito, esta es la ms tradicional.
Est claro que si las historias publicadas son aburridas y escritas en
un lenguaje burocrtico, los usuarios apenas leern, con suerte, su
primer prrafo. Aqu entra en juego la capacidad de los responsables
de la intranet para convencer a quienes redactan contenidos en las
numerosas reas de una organizacin, que si quieren comunicar
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Como Acceder a la Intranet

Intranet
Estructura de la Intranet

Para acceder a la intranet de la Alcalda de Cajic dirjase a la direccin

intranetcajica.gov.co, de click en entrar y Luego digitar su primer
nombre un punto y su primer apellido Ej.: pedro.perez, y la contrasea
es el nmero de su documento de identidad.

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10 11 12 13 14 15 16 17 18

Sera redirigido al inicio de la Intranet.

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20 21 22 23 24 25

1-7. Menu Principal intranet donde se encuentran todas las noticias

e informacion de cada una de las dependencias.
8. Cabezote intranet con el te puedes redirigir al inicio.
9. Buscador principal de la intranet, en el puedes buscar todos los
artculos de las dependencias.
10. Acceso directo al Correo institucional de Cajic
11. Acceso Directo a Google Docs
12. Acceso Directo a Google Calendar
13. Acceso Directo a la Red social de la Alcalda
14. Acceso Directo a Subir un artculo a la Intranet
15. Acceso Directo a Crear una Encuesta
16. Acceso directo a Formularios
17. Acceso Directo a subir y descargar archivos de la Intranet
18. Salida segura de la Intranet
19. Ayuda en la Intranet
20-25. Accesos Directos a las redes de la Alcalda Municipal
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Manejo de la Red Social

Cambiar Fotografa de Red Social

En el inicio de la Red Social puede encontrar todos los miembros

registrados, las ltimas publicaciones de sus amigos, ltimos grupos
activos, ultimas fotos y ltimos videos y quien se encuentra en linea.

Para cambiar su fotografa dirjase al men Cambiar Imagen, luego

seleccione la imagen que desea y dele click en subir

Editar sus Datos de la Red Social

Para modificar sus datos en la intranet dirjase al men Editar Perfil,
realizar los cambios necesarios y dar clik en Guardar.
Todos los campos con * son obligatorios.

Barra de Chat
La intranet cuenta con una barra de chat, en ella encontrara a sus
amigos conectados, esto agilizara la comunicacin interna de la
Alcalda, adems cuenta con una serie de accesos directos en los
cuales puede acceder al inicio, perfil, grupos, amigos, fotos, videos y
dems utilidades.

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Buscar amigos en la Red Social

Soporte en sistemas o Almacn

Para encontrar amigos en la intranet, dirjase al men Amigos y

luego a bsqueda, ingrese el nombre de la persona que desea y
luego dele click en buscar

La intranet cuenta con un sistema de formulario en el cual puede

solicitar soporte a la oficina de sistemas y solicitud de papelera
o recursos al almacn, es un sistema muy simple al cual puede
acceder mediante Los iconos inferiores el numero 16.

Agregar un amigo en la red social

Para agregar amigos ubique a la persona deseada y seleccione la
opcin Anadir como Amigo, a su amigo le aparecer la notificacin
de su solicitud, tan pronto este acepte ser notificado en su cuenta y
estar disponible para publicar en su muro y/o escribirle por el chat.

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Como publicar articulos en la intranet

Para acceder al administrador de la intranet de la Alcalda de
Cajic dirjase a la direccin www.intranetcajica.gov.co/intranet/
administrator, o damos click en el icono numero 14 del inicio de la
intranet.

Luego nos aparecer este pantallazo, en el cual vamos a acceder

con nuestro nombre de usuario y Contrasea.

Al digitarla nos redirigir a esta pagina, en ella nos dirigimos al tem

Anadir Nuevo Elemento

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Vamos a Crear el titulo de la publicacin, en el tem alias de la

publicacin escribimos nuevamente el titulo, desplegamos el men
de Categoras y seleccionamos la dependencia la que pertenezca
este articulo y procederemos a escribir el texto en la caja inferior, las
herramientas de texto son similares a las de Word o cualquier otra
aplicacin de texto.

Si nuestra publicacin tiene una fotografa vamos al tem Imagen

seleccionamos el archivo y ponemos el pie de foto si es necesario,
luego de esto seleccionamos Guardar que esta ubicado en la parte
superior, en el caso de no necesitar la fotografa omitimos este paso
y seleccionamos Guardar.

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Como publicar encuestas

Para acceder al administrador de la intranet de la Alcalda de
Cajic dirjase a la direccin www.intranetcajica.gov.co/intranet/
administrator, o damos click en el icono numero 15 del inicio de la
intranet.

Luego nos aparecer este pantallazo, en el cual vamos a acceder

con nuestro nombre de usuario y Contrasea.

Vamos a Crear el titulo de la encuesta , en el tem alias escribimos

nuevamente el titulo, y procederemos a escribir las respuestas, dando click en el (+) agregamos mas espacios de respuestas, por ultimo
seleccionamos Guardar.

Como promocionar publicaciones

Buscar el artculo o la encuesta previamente publicada y copiar el
link, luego entra al administrador www.intranetcajica.gov.co/intranet/
administrator e Ingresar tu nombre de usuario y contrasea

Al digitarla nos redirigir a esta pagina, en ella nos dirigimos al tem

Anadir Nuevo Elemento

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Ir al men Componentes y dar click en AcyMailling, luego Ir al men

Newsletters y Seleccionar en la parte superior Nuevo

Qu es?
Una plataforma colaborativa es un espacio virtual donde
diferentes usuarios comparten archivos como archivos de texto,
presentaciones, tablas etc.
Poner el asunto, el alias es el mismo asunto, Pegar los links
anteriormente copiados, acompandolo con texto o fotografas
promocionales

Creador = Propietario

Dar click en vista previa, luego Dar click en enviar y hemos terminado
el proceso de promocin de nuestra publicacin

Como Registrarse?
Hay dos opciones de registracin:

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1.- Creando una cuenta de gmail.

2.- Con la propia cuenta de correo del usuario.
Es indistinto el acceso con uno u otro mtodo; sin embargo, crear
una cuenta de correo de gmail permitir concentrar en un solo punto
todos los servicios que ofrece Google (crear un blog, crear una agenda
o calendario, crear listas de distribucin, etc.). Adems, el servicio
de correo electrnico de Google (denominado gmail) es gratuito,
eficiente y contiene mltiples opciones de configuracin. Tambin
ofrece una muy buena cantidad de espacio para almacenamiento.

Como Acceder?
Para acceder a Google Docs dirjase a la direccin docs.google.com.

Crear, subir y editar documentos

Con Google Docs es posible
realizar todas las tareas bsicas
que corresponden al manejo
de documentos de oficina,
como
crear
documentos
de texto, planillas de clculo,
presentaciones de diapositivas, y
aadirles a todos ellos imgenes,
comentarios o frmulas, entre
otras muchas cosas. Una forma
de comenzar es cliqueando en
Crear y seleccionando qu tipo de
archivo o carpeta queremos crear.

Subir archivos ya creados

Desde nuestra cuenta de gmail en la barra superior del men, en

Documents o Docs, segn la versin.

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Existe la opcin de subir archivos que ya tengamos listos o que

estemos preparando en nuestras computadoras. El sistema acepta
la mayora de los formatos de archivo comunes, como .DOC, .XLS,
.ODT, .ODS, .RTF, .CSV, .PPT, etctera. Y en la pgina principal, se
encuentra el botn Subir o Upload. (La pgina principal quedar
minimizada en la barra de Tareas).

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Esa opcin da paso a una pantalla donde es posible Examinar (Select

files to upload) y buscar dentro de su computadora el archivo a subir
(tener presentes las indicaciones que figuran a la derecha sobre el
tamao de los archivos que se pueden subir, ya que vara entre unos
y otros tipos de archivos).

Editar un documento
Basta con seleccionar el texto cuya apariencia deseamos cambiar,
y hacer clic en los botones de la barra de Herramientas para aplicar
negrita, subrayar, cambiar la fuente, el formato de nmero, el color
del fondo de las celdas, etc, la interfaz es similar a office.

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Compartir documentos
Con este sistema es posible colaborar en la edicin de un documento.
Cuando estamos editando un documento, arriba a la derecha
aparece un botn que dice Compartir, y que despliega una serie
de opciones, como Invitar a usuarios, Enviar por correo electrnico
el documento, Publicarlo como una pgina web, Ver quin tiene
acceso, etctera.
Si en cambio elegimos en el men Compartir, Publicar como
una pgina web veremos que se despliega otra ventana donde
se abre la posibilidad de publicar el documento, y tambin de
automatizar la publicacin de las actualizaciones. Seleccionando la
casilla correspondiente, el sistema se encarga de volver a publicar
automticamente cada vez que realizamos algn cambio a travs
de la edicin de un documento.

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Editar y acceder desde cualquier

parte

Publicar un trabajo en forma de

pgina web

No es necesario descargar nada: es posible acceder a los

documentos, hojas de clculo y presentaciones desde cualquier
equipo que tenga conexin a internet y un navegador estndar.
Almacenar trabajos de forma segura

Es posible publicar documentos en internet, con un solo clic, como

pginas web de aspecto normal y sin tener que aprender nada nuevo
ni contratar ningn servicio.
Controlar quines pueden ver una pgina
De la misma manera que es simple publicar, tambin podemos dejar
disponible un documento solamente para algunas personas, y no
para todo el mundo. Y, si en algn momento lo deseamos, tambin
podemos editar o directamente eliminar esa publicacin.

Con el almacenamiento en lnea y la funcin de guardado automtico

ya no habr que temer que falle el disco duro local o que haya un
apagn. Eso es ya una ventaja cualitativa respecto de cualquier otro
sistema local (es decir, que se ejecuta en una sola mquina o en una
red de mquinas).

Guardar y exportar copias fcilmente

Publicar documentos en un blog

Una vez creado o subido un documento, es posible publicarlo en un
blog, directamente desde el entorno de trabajo de Google Docs, sin
necesidad de crear otras cuentas ni adherirse a otros servicios.

Tambin es posible guardar documentos y hojas de clculo en un

equipo cualquiera (en nuestro trabajo, en nuestro hogar), en formato
.DOC, .XLS, .CSV, .ODS, .ODT, .PDF, .RTF o .HTML. As, cualquier
trabajo realizado en lnea puede ser bajado a nuestra mquina para
retrabajarlo, o imprimirlo sin necesidad de conexin a internet.

Organizar documentos
En Google Docs es posible organizar todo en carpetas, de forma
simple: consiste en arrastrar y soltar en tantas carpetas como sea
necesario. De esta manera, un mismo documento puede pertenecer
a varios proyectos, sin necesidad de duplicarse en cada carpeta en
la que se copie.
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Como Entrar a Calendar

Google Calendar es una agenda y calendario electrnico desarrollado

por Google, que permite sincronizarlo con los contactos de Gmail
de manera que podamos invitarlos y compartir eventos.
La interfaz de Google Calendar permite a los usuarios ver, agregar y
arrastrar y soltar eventos de una fecha a otra sin recargar la pgina.
Ofrece una variedad de vistas, tal como semanal, mensual y agenda.
Los usuarios pueden agregar rpidamente eventos de calendario
tipeando frases en lenguaje natural, tal como Cumpleaos Mara.
Los usuarios pueden tambin fijar el nmero de das a mostrar en
su modo de vista personalizada. Todos los eventos en un Google
Calendar pueden ser comentados por los usuarios. Los eventos se
almacenan online, lo que significa que el calendario puede ser visto
desde muchos lugares. En caso de que un usuario tenga una falla
en el disco rgido, no pierde la informacin agregada al calendario.
Mltiples calendarios pueden ser agregados y compartidos,
permitiendo varios niveles de permisos para los usuarios. Esto
permite la colaboracin y compartir horarios entre grupos o familias.

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Si no hemos entrado
nunca en el
Calendario, nos
piden algunos
datos (importante,
la zona horaria)

Crear Eventos

Con un par de clics hemos

creado un evento. Para
configurar con ms
precisin podemos pulsar
sobre Editar detalles del
evento

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Como Entrar a Calendar

Podemos tener
varios calendarios
que se distinguen
por los colores

Vista Semanal

Estas pestaas nos

permiten cambiar de
vista y movernos
hacia delante y
detrs

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Tenemos eventos
que ocupan todo el
da o una franja
horaria

Vista Agenda

La vista
agenda es
otro
interesante
formato de
visualizacin

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Qu podemos hacer?
Compartir calendarios con otras personas (a travs de Google
Calendar)
Incorporar calendarios pblicos a nuestra cuenta de Calendar
Crear calendarios pblicos
Publicar estos calendarios en otras pginas (la web del
departamento, una unidad didctica)
Recibir notificaciones en el mail y en el mvil
Sincronizar Google Calendar con la agenda de MS Outlook, la del
mvil
Ahora que hemos visto someramente cmo movernos por nuestro
calendario, vamos a revisar las opciones de configuracin, a los que
podemos acceder desde dos enlaces

Configuracin

Podemos ajustar:
1. Idioma
2. Pas y franja
horaria
3. El da en que
comienza la
semana (puede
salir en domingo
por defecto)
4. Vista
predeterminada
5. Vista
personalizada

Vista Agenda
En esta segunda parte
de la pestaa General
podemos aadir nuestra
localidad (til para la
siguiente funcionalidad,
el tiempo, y para ser
ms fcilmente
localizable en los
buscadores, en el caso
de querer mantener un
calendario pblico)
Adems, podemos
decidir si queremos o no
recibir invitaciones
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Configuracin Calendario

Pasamos a la siguiente pestaa. Podemos crear nuevos calendarios,

compartirlos con otros usuarios, elegir los tipos de notificaciones que
vamos a recibir, ocultarlos (salvo el principal) y borrarlos.
Tenemos dos categoras: Mis calendarios y Otros calendarios
(pblicos y privados pero creados por otros usuarios)

Configuracin

Este enlace nos ofrece distintas vas de

aadir calendarios

Vista Agenda

Este enlace permite crear otro calendario

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Pulsamos aqu para editar todas las

opciones relativas a compartir un
calendario

Aqu les falta afinar un poco porque en cada

pueblo, provincia o comunidad tenemos
distintas fiestas

Si esta persona tiene un calendario

pblico se aade automticamente;
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De acuerdo a estas opciones otros usuarios

podrn acceder a nuestro calendario:
En la imagen vemos la otra cara de la moneda:
estn reflejados eventos de tres calendarios:
mi calendario personal (azul), el de un
colaborador (verde, que muestra sus franjas
ocupadas) y el de una asociacin (rojo,
calendario pblico)

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Podemos aadir otros

colaboradores a nuestro
calendario, con distintos
derechos de edicin y acceso.
Estos usuarios vern
automticamente este calendario
integrado en su cuenta de Google
Calendar y recibirn un mail de
notificacin

Esta opcin define la gestin de las invitaciones que

se manden desde este calendario a los calendarios de
otros usuarios. Revisaremos ms adelante las
invitaciones en conjunto
Podemos
modificar el
nombre, la
descripcin, la
ubicacin, franja
horaria. Antes
hemos rellenado
varios campos
idnticos, pero se
referan a la
cuenta general y
no a los
calendarios
particulales

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Podemos copiar este cdigo para pegarlo en otra

pgina web (blog, portal del departamento).
Obtendremos la insercin de este calendario en dicha
pgina web
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Cdigo
para
copiar y
pegar en
la pgina
de
destino

Men Opciones

Vista previa

Aunque publiquemos en Internet este calendario slo podremos

verlo si tenemos permisos para ello.

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La opcin imprimir
ofrece distintas opciones
de configuracin, pero
slo imprime intervalos
de hasta 10 das

Este ltima parte del formulario Detalles del formulario nos permite
obtener archivos para mostrar el calendario a travs del navegador
y obtener un archivo para exportar los datos a otras aplicaciones de
calendario conformes al estndar ICAL (extensin .ics)
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Las opciones de la imagen superior determinan los recordatorios

por defecto de los nuevos eventos de mi calendario.

Esta opcin nos permite obtener una URL de nuestro calendario,

que los usuarios podrn ver si tienen derechos sobre el calendario.
En este caso se trata de un calendario pblico. Por lo tanto, si no
queremos integrar este calendario con otros contenidos, esta opcin
es mucho ms rpida y sencilla que la anterior

Recordatorios y notificaciones

Ahora podemos elegir entre 3

tipos de notificaciones para
los recordatorios y las
invitaciones
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Cuando un evento tiene un

recordatorio se puede ver
una pequea campanita en
la vista semanal o diaria.
Las opciones por defecto se
pueden ajustar para cada
evento, como muestra la
imagen de la derecha.

Las notificaciones se pueden configurar en dos opciones (mail

y SMS) y para estas acciones. Son personales, no dependen del
calendario, sino del usuario.
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Cmo accedo a Google Talk?

Se carga automticamente cada vez que se
inicia Windows. Cuando aparezca la pantalla
de acceso, escribe tu nombre de usuario y
contrasea de Gmail. A continuacin, haz clic
en Aceptar para conectarte.
Si prefieres acceder a Google Talk de forma

Google Talk es un servicio sencillo y gratuito que permite realizar

llamadas de voz y enviar mensajes instantneos. Se trata de
una aplicacin descargable de Windows que permite que las
comunicaciones en tiempo real sean simples e intuitivas.
Cuando hayas instalado Google Talk en tu equipo, regstrate con tu
nombre de usuario y contrasea de Gmail. Tus contactos de Gmail
se incluirn automticamente en tu Lista de amigos de Google Talk,
de modo que podrs llamar y chatear con ellos cuando se instalen
Google Talk.
Lo nico que necesitas para realizar llamadas con Google Talk es
una direccin de Gmail, una conexin a Internet, un micrfono y unos
altavoces. Eso es todo. Da igual que tus amigos se encuentren en
la otra punta del mundo, podrs hablar con ellos durante el tiempo
que quieras. Todas las llamadas son gratuitas y la calidad de voz es
excelente. Para obtener una calidad ptima, recomendamos el uso
de auriculares. Google Talk tambin realiza las mismas funciones que
el Notificador de Gmail; puede mostrar notificaciones de mensajes
nuevos en tu cuenta de Gmail, as como de llamadas o chats
entrantes.
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manual, haz clic en Configuracin en la parte

superior de la lista de amigos y selecciona
General en el lateral izquierdo del cuadro de
dilogo. Desmarca la casilla situada junto a
Iniciar automticamente al iniciar Windows y
haz clic en Aceptar.
A continuacin, cada vez que quieras acceder
a Google Talk, sigue estos pasos:
1. Haz clic en el men Inicio y selecciona Programas.
2. Elige Google Talk.
3. Haz clic en Google Talk en el ltimo men para acceder al programa.

Cmo agregar amigos?

Para agregar amigos en Google Talk dirgete a la parte
inferior del programa y da click en el botn +Add, y
escribimos el correo del amigo deseado luego en Next
y luego Finish, ya tendremos nuestro amigo conectado
con nosotros en Google Talk.

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