You are on page 1of 10

SISTEME INFORMAIONALE CONTABILE I

STUDIU DE CAZ

PLAN STUDIU DE CAZ:


1.Identificarea proiectului:
1.1 Descrierea organizarii intreprinderii ;
1.2 Prezentarea principalelor resurse informatice existente;
1.3 Proiecte informatice in curs de realizare sau propuse la nivelul organizaiei.
2. Iniierea proiectului de dezvoltare a sistemului informaional ales
2.1 Identificarea principalelor sisteme informaionale financiar-contabile;
2.2 Definirea ariei de intindere a sistemului ales.
3.
3.1
3.2
3.3

Descrierea detaliata a sistemului informaional existent:


Descrierea ieirilor;
Descrierea prelucrarilor;
Descrierea intrarilor.

4.
4.1
4.2
4.3
4.4

Modelarea sistemului informaional existent:


Diagrama descompunerii funcionale;
Diagrama fluxurilor de date;
Diagrama entitate-relaie;
Depozitul datelor.

5. Determinarea cerinelor informaionale pentru noul sistem;


5.1 Cerinele funcionale;
5.2 Cerinele nefuncionale.

1. IDENTIFICAREA PROIECTULUI
1.1 DESCRIEREA ORGANIZARII INTREPRIDERII
OBIECT DE ACTIVITATE
SC.ATLASSIB SRL ii are sediul central in oraul Sibiu, este o societate cu capital privat infiinat
in 22 iulie 1993 de Ilie Carabulea i Corneliu Tanase, destinata transportului intern, internaional de calatori,
transport marfa i post-curier rapid. Urmare efortului continuu depus de cei peste 1000 de angajati si a
dorintei celor doi asociati de a fi cei mai buni, ATLASSIB este, astazi, cel mai mare transportator
internaional de calatori din Romania
Prin Departamentul CURSE SPECIALE oferim spre inchiriere
autocare moderne pentru transport spre orice destinaie din lume.
La solicitarea pieei, ATLASSIB a dezvoltat i divizia de pota-curier rapid deservita de 16
microbuze Iveco i Mercedes, care ofera posibilitatea trimiterii de colete si plicuri, in maxim 72 de ore, spre
aproape toate colturile Europei. ATLASSIB dispune de: 65 agenii pe intreg cuprinsul Romaniei 10 agentii
in Germania, 10 in Italia, 10 in Spania, 3 in Frana, una in Suedia, una in Austria, parc auto: 114 autocare, 38
microbuze, 32 autoutilitare, 62 autoturisme.
Dotare tehnica: hala moderna de intreinere si diagnosticare, cu patru canale, stand de probe pentru
testarea instalaiei de franare, cu aparatura de verificare si reglare a direciei si farurilor, testare pentru emisia
de noxe, aparatura pentru verificarea si repararea tahografelor si a sistemului de injectie. Incinta este incalzita
cu ajutorul unei centrale termice proprii, iar iluminatul pe timpul de zi este natural.
Spalatorie ecologica acoperita, la care alimentarea cu apa din puturi proprii. La evacuarea apei
reziduale, instalatia dispune de un separator apa-grasimi.
Unul dintre cele mai moderne ateliere de vopsitorie din Romania, dotat cu hala de pregatire, hala de
vopsire instalatie computerizata pentru amestecul pigmentilor de culoare, instalatie de ventilatie cu filtre ce
impiedica emisia de noxe in atmosfera. Cuptorul cu reglare digitala a temperaturii, permite uscarea unui
autocar in cel mult 40 de minute.
FUNCIILE SOCIETAII
In cadrul firmei ATLASSIB se regasesc cele cinci funcii de baza ale unei intreprinderi,
respectiv: cercetare-dezvoltare, producie, comerciala,finanzia-contabila, de personal.
-Perfecionarea continua a personalului propriu, astfel incat acesta sa faca faa
standardelor europene impuse prin politica firmei.
- Extinderea si modernizarea permanenta a parcului auto prin achiziionarea de
noi autocare in sistem leasing.
- Deschiderea de noi linii de transport, prin finanare proprie.
- Deschiderea de noi agenii, atat in ara, cat si in strainatate.
- Dezvoltarea de noi produse, care sa vina in intampinarea necesitailor
clienilor sai.

Funcia de cecetaredezvoltare asigura optimizarea fluxurilor de transport, imbunatairea condiiilor de tran sport, perfecionarea

permanenta a structurii organizatorice in toate filiale i ageniile dinara i strainatate. Obiectivele de


devoltare ale firmei sunt:
Funcia de producie. Obiectivele funciei sunt:
Utilizarea eficienta a resurselor firmei;
Obinerea serviciilor de calitate;
Satisfacerea clienilor prin oferirea de servicii la timp i la costuri cat mai mici;
Eliminarea pierderilor de timp.
Funcia comerciala implica activitai legate de aprovizionarea cu materii prime materiale, combustibil,
cercetarea pieelor i a concurenilor, activitate de promovare, publicitate i reclama, participarea la targuri i
expoziii. Obiectivele firmei sunt:
Asigurarea ritmicitaii in aprovizionarea cu materii prime, materiale i combustibil;
Onorarea la timp a serviciilor;
Depistarea in timp util a noilor cerine pe piaa;
Creterea prestigiului firmei;
Pastarea unor bune relaii cu furnizorii i ceilali parteneri de afaceri.
Aceasta funcie cuprinde urmatoarele birouri:
Biroul de aprovizionare i desfacere desfaoara activitate de aprovizionare i desfacere a materiilor
prime i materiale necesare, intocmirea listelor de stocuri pe computer, asigurarea aprovizionarii cu materiale
contactand furnizorul obinuit i asigurarea recepionarii materialelor, etc.
Biroul directorului de marketing i vanzari asigura descoperirea de noi idei, sondeaza piaa,
participa la targuri i expoziii, se ocupa cu idei noi de pubicitate, inchiriaza autocarele pentru excursii
interne a tuturor asociailor din ara, excursii colare, etc.
Funcia financiar-contabila asigura elaborarea bugetului de venituri i cheltuieli, evidena
tranzaciilor economice, urmarirea modului de obinere a rezultatelor financiare, inventarierea patrimoniului,
calculul indicatorilor economico-financiari, utilizarea fondurilor, repartizarea pe destinaii a
profitului,onorarea la plata a datoriilor, urmarirea incasarilor creanelor, organizarea contabilitaii, etc.
Obiectivele funciei sunt:
Cretera profitabilitaii;
Creterea patrimoniului;
Utilizarea eficienta a resurselor financiare ale firmei, etc.
Aceasta funcie cuprinde urmatoarele birouri:
Birou contabilitate efectueaza activitai privind inregistrartea i evidena elementelor patrimoniale
ale firmei, contabilitatea ageniilor de turism dinara, efectueaza inventare la schimbare de personal, predarea
de catre gestionarii cisternelor de motorina a centralizatoarelor saptamanal, lunari a proceselor de
inventariere saptamanale, lunare, i a copiilor fielor de alimentare individuala pe maini.
Birou caserie cuprinde activitai prin care se realizeaza incasarile i plaile efectuate in numerar,
intocmete registrul de casa, etc.
Economistul asigura prelucrarea primara a datelor i obinerea balanelor de verificare
asigura relatiile de decontare cu bancile on-line, primete bilanurile lunare de la filialele din strainatate.
Funcia de personal asigura determinarea necesarului forei de munca, acoperirea locurilor de munca
cu personal cu pregatire corespunzatoare, selecia, angajarea, stabilirea responsabilitailor fiecarui post,

stabilirea modului d salarizare, etc. Funcia este realizata in biroul de resurse umane care are ca atribuii
realizarea activitailor privind fora de munca, calculul drepturilor salariale, etc.
ORGANIZAREA FIRMEI
Firma ATLASSIB are o structura organizatorica de tip geografic-funcionala. Sistemul de
comunicare funcioneaza atat pe verticala cat i pe orizontala.
Componentele sistemului informaional sunt realizate astfel incat sa se asigure circularea
informaiilor on-line, informaii cu privire la rezervarile clienilor pe autocare in zilele dorite, inregistrarea
transporturilor de marfa i inregistrarea coletelor, plicurilor, pana la destinaie. Acest sistem informatic online este folosit de toate ageniile din ara i strainatate.
Schematic organigrama este prezentata in fig. 1.1.
1.2 PREZENTAREA PRINCIPALELOR RESURSE INFORMATICE
Resurse software : - de baza, sistem de operare: Windows XP.
-aplicaii economice: se utilizeaza un program financiar-contabil, folosit pentru inserirea
tuturor cheltuielelor i incasarile firmei, pentru intocmirea balanelor, a bilanurilor;
-pentru gestionarea pompelor de motorina se folosete un program de inserire a datelor
alimentarii fiecarii maini.
Resurse umane specializate: personalul Departamentului informatic este format din : 1 analist de
sisteme; 2 programatori iar fiecare filiala cate un tehnician intreinere sisteme.
1.3 PROIECTE INFORMATICE
In cadrul firmei ATLASSIB momentan in planul de dezvoltare a sistemului informatic nu sunt
proiecte in curs.
2. INIIEREA I PLANIFICAREA PROIECTULUI
2.1 IDENTIFICAREA PRINCIPALELOR SISTEME INFORMAIONALE ECONOMICE DIN
ORGANIZAIE
Principalele sisteme informaionale folosite in ATLASSIB, sunt sisteme orientate spre date,
sisteme de prelucrare mixt, bazate pe web. Firma folosete un software de reea personalizat on-line utilizat
de ageniile de turism indiferent de ora, necesar rezervarii biletelor, numerelor locurilor in autobuzele
societaii, a numelui clienilor, a datelor bagajelor, precum i locul plecarii i sosirii. Biruol de analize
economice controleaza evenimentele care au avut loc, modalitate sigura de a determina care au fost
rezultatele activitaii desfaurate, analizarea datelor exacte fara erori. Fiecare agent de turism are o parola de
intrare i un cont pe care lucreaza, la sfaritul zilei inregistreaza orice cumparare de bilet pe care a efectuato
in cursul zilei.
2.2 DEFINIREA ARIEI DE INTINDERE A SISTEMULUI DE GESTIUNE A STOCURILOR
COMPONENTELE ORGANIZATORICE CARE AU RESPONSABILITAI PE LINIE DE
GESTIUNE A STOCURILOR
Directorul economic:
Semneaza contracte economice cu furnizorii;
Legaturi cu biroul avocatului, biroul contabilului expert autorizat, banca BCC, etc;
Asigura coordonarea raportarilor statistice cu privire la profit i a evidenelor sintetice necesare
elaborarii prognozelor, reparaii, consumuri, i a luarii deciziilor.

Are legaturi interne cu toate birourile firmei, legaturi externe cu furnizorii de combustibil, de piese
de schimb, etc.
Biroul financiar-contabilitate:
Pentru activitatea de control de gestiune:
Controlul documentelor (incheierea de contracte, plata furnizorilor cash sau virament bancar);
Efectuarea inventarierelor periodice;
Verificarea constituirii comisiilor de inventar i documentelor de inventar saptamanale i lunare a
gestionarului de motorina;
Verificarea inregistrarii in fiierele magaziei, documentele de intrare-ieire a materialelor
consumabile, materialelor de natura obiectelor de inventar, piese de schimb i a materialelor cu caracter
publicitar.
Pentru activitatea financiara:
Primirea documentelor pentru livrarilor de la furnizori;
Calculul, inregistrare i evidena TVA;
Urmarirea plaii furnizorilor;
Controlul biletelor i a coletelor prin intocmirea de tabele excel pentru fiecare agent de turism;
Controlul inregistrarii intrarilor monetare a fiecarei agenii catre banca;
Intocmirea situaiei contului folosind extrasul de cont on-line, plata prin transfer on-line , etc.
Are legaturi interne cu toate birourile firmei, iar legaturi externe cu banca, ageniile de turism,
furnizorii de materiale consumabile, de motorina,etc.
Realizarea operaiunilor legate de inventariere;
Organizarea contabilitaii sintetice i analitice a patrimoniului;
Colectarea costurilor pe conturi sintetice i analitice din centralizatorul privind consumurile de
materiale, motorina, obiecte de inventar, piese de schimb, prestari servicii, amortizare i salariale.
Are legaturi cu toate birourile firmei, ageniile de turism.
Biroul aprovizionare i depozit:
Aprovizionare cu materiale consumabile, material de natura obiectelor de inventar, piese de
schimb i material publicitar;
Asigurarea condiiilor de pastrare i depozitare a bunurilor materiale;
Asigurarea inregistrarii in fisierul magaziei, a intrarilor-ieirilor de bunuri;
Valorificarea stocurilor;
7
Aprovizionarea cu materiale consumabile, material publicitar i materiale de natura obiectelor de
inventar, a tuturor ageniilor i filialelor firmei.
Biroul marketing:
Participarea la aciunile de negociere a preurilor oferite pentru serviciile de inchiriere a
mijloacelor de transport in ara i in strainatate;
Evaluarea preurilor biletelor i comisioanelor la kg de colet;
Are legaturi interne cu toate birourile firmei i ageniile de turism, legaturile externe cu
clieni, coli, instituii,etc.
Participani externi i interni ai firmei ATLASSIB:
SC. PETROM SA. pentru furnizarea motorinei necesare alimentarii mijloacelor de transport;
Holding Atlassib: transport intern persoane: Transmixt, Transdara, Autotim, T.A.S.A. Suceava,
Autogara Internaionala Rahova. Transport marfuri: Transcar, Comtram, Transcom;

3. DESCRIEREA SISTEMULUI INFORMAIONAL EXISTENT


In urma studierii societaii Atlassib, privind procesele interne care au loc in cadrul sistemului de
gestiune a stocurilor SGS, avem urmatoarele transformari:
a)
Aprovizionarea cu materiale consumabile, combustibil, materiale publicitare, materiale de natura
obiectelor de inventar, care urmarete prelucrarea datelor privind comenzile de aprovizionare:
Calculul necesar de materiale;
Lansare comenzi de aprovizionare;
Efectuarea recepiilor.
b)
Evidena operativa a tranzaciilor cu materiale, combustibil, prin care se culeg, verifica i
prelucreaza datele generate de urmatoarele operaii economice:
Intrari de materiale prin cumparare;
Intrari de motorina prin cumparare;
Consumuri de motorina;
Consumuri de materiale;
Dare in folosina a obiectelor de inventar;
Transferul de materiale de la o gestiune la alta.
c)
Inventarierea stocurilor, urmarete prelucrarea datelor obinute in urma desfaurarii inventarierei,
avand in vedere trei tipuri de diferene:
Intrari de materiale din plusuri la inventar;
Ieiri de materiale din lipsuri de inventar;
Ieiri de motorina din lipsuri de inventar.
d)
Actualizarea stocurilor, prin preluarea informaiilor din procesele de prelucrare anterioare, a
centralizatorului saptamanal cu alimentarile de motorina, materiale, urmarindu-se impreuna cu comisia de
inventariere, a proceselor verbale ale comisiei de inventariere, verificarea fiierelor de magazie pentru
materiale consumabile.
DESCRIEREA PRELUCRARILOR
Am ales sa analizez sistemul informaional de gestiune a cisternei cu motorina, a societaii
ATLASSIB. Aceasta dispune de cisterne de motorina pentru alimentarea autovehicolelor proprii, acestea
fiind localizate la filialele firmei. Gestiunea operativa (alimentare, cumparare motorina), are loc la fiecare
sediu in parte, iar gestiunea contabila este facuta de Contabilitatea din Sibiu prin contabilul desemnat.
Fiecare sediu are desemnat un gestionar care are motorina in gestiune i raspunde de modul de
gestionare. La fiecare sediu se va constitui o comisie de inventariere a motorinei.
Desfaurarea activitaii: Gestionarul care are in primire motorina va efectua alimentarile dupa
cum urmeaza: la pompa se prezinta oferul cu maina care va pregati foaia de parcurs i chilometrii de la
bordul mainii, va efectua alimentarea care va fi inregistrata in tabelul din anexa 1*, i pe fia individuala de
alimentare, anexa 2*, pe care o semneaza oferul primitor, alimentarea va fi trecuta pe foaia de parcurs a
mainii i va fi semnata de gestionar.
La sfaritul fiecarei saptamani, sambata, gestionarul intocmete centralizatorul saptamanal cu
alimentarile conform anexei3*, iar impreuna cu comisia de inventariere va intocmi procesul verbal de

inventariere care il trimite la contabilitate Sibiu (anexa 4*). Cantitatea alimentata in cursul lunii, gestionarul
evideniaza pe fiecare maina in fia individuala de alimentare inscriind obligatoriu nr. de inmatriculare a
mainii, data alimentarii, nr.foii de parcurs, cantitatea alimentata, semnatura oferului. La faritul fiecarei
luni, gestionarul intocmete un centralizator conform anexei 5*, care il trimite la Coloana Sibiu, la
Contabilitate i la Departamentul Norme Consumuri la Sibiu, pana in data de 2 a lunii succesive. Deasemeni
gestionarul intocmete procesul verbal de inventariere lunar conform anexei 6*, semnat de comisia de
inventariere,care i acesta va fi trimis la Coloana Sibiu, Contabilitate i Departamentul Norme Consumuri la
Sibiu pana in data de 2 a lunii succesive.
La firitul lunii gestionarul trebuie sa trimita copie de la fiele de alimentare individuala pe
maini catre Coloana Sibiu.
Responsabilitai: Gestionarul raspunde de gestionarea stocurilor de motorina, preda la timp
contabilitaii, coloanei i seviciului consumuri procesele verbale cerute. Comisia de inventariere efectueaza
inventarul motorinei saptamanal, sambata, i la sfaritul lunii, in ultima zi a lunii prin masurarea cu ajutorul
jojei a situaiei faptice din cisterna.
Principalele procese de prelucrare sunt facute atat manual cat i cu ajutorul calculatorului, unde se
introduc datele mainii alimentate (nr. de inmatriculare, foaie parcurs, chilometraj, cantitate combustibil
distribuita, ulei, data alimentarii).
Intrari de motorina prin cumparare
Descrierea documentelor primare/date de intrare.
In cazul cumpararii de motorina pentru alimentarea autovehicolelor firmei ATLASSIB, intervin
urmatoarele documente: -factura primita de la furnizor, i avizul de insoire a cantitaii de motorina ceruta.
Gestionarul pompei de motorina constata nivelul scazut al motorinei, pompa prevazuta cu un ceas
de nivel combustibil. Lanseaza comanda de aprovizionare cu motorina la furnizor, prin telefon,fax, sau email.
Furnizorul trimite prin fax, telefon ,sau email oferta preului de motorina/litru in perioada ceruta. Gestionarul
intocmete un referat cu cantitatea necesara i oferta pre motorina/litru, care il trimite spre aprobare la
directorul general la Sibiu, prin fax.
8
Dupa aprobare, gestionarul contacteaza furnizorul, care trimite motorina la preul oferit, copie
dupa factura i avizul de insoire a cantitaii de motorina ceruta.
Furnizorul trimite factura originala prin pota la sediul firmei, la biroul financiar-contabil la Sibiu.
Dupa primirea facturii aceasta este supusa la urmatoarele prelucrari:
Inscrierea datelor din factura in jurnalul pentru cumparaturi;
Intocmirea centralizatorului facturilor pe filiale;
Repartizarea pe conturi de cheltuieli (pentru cantitatea consumata) sau pe conturile de stocuri
(pentru cantitatea aflata inca pe stoc).
Dupa clarificarea situaiei facturii i intocmirea recepiei acesteia se realizeaza inregistrarea in
contabilitate. Se inregistreaza i valoarea TVA in vederea intocmirii decontului TVA.

DESCRIEREA INTRARILOR
CENTRALIZATOR FACTURI FISCALE
MARTIE-2007
Nr Furnizor
Factura
Nr. Data
Crt.
1.
SC. PETROM SA.
08621409 5.03.2007

2.
3.

SC.
1360646
PROCONS
SRL.
SC
7654091
ATEC COPIERS

SRL.
4.
MODALEST SRL
08721343
SIBIU
5.
SC.
0889250
PRONCOS
SRL.
6.
SC.
08621413
PETROM
SA.
7.

SC
6263609
Tincob Construct

SRL

Explicaii

Valoare

Aprovizionare 130600
Pompa cu
RON
motorina.5000l
26,12/l
6.03.2007 Cumparare
1936,5
Cartue Xerox RON
Phaser 3116/ 10 buc
9.03.2007 Cumparare
2500
Aparatura biroticaRON
12.03.
Cumparare materiale
1325,8
2007 curaenie
RON
14.03.
Cumparare
316,04
2007
Distrugator de RON
documente Dahle 20062
29.03 2007 Aprovizionare 170300
Pompa cu
RON
motorina.6500l
26,2/l
30.03.
Cval. Consolidare31.852,
2007 filiala Bacau
32
RON

Contract

Cod

1696/
30.02.
2004

64.15.
08
15.07.
03
43.78.12
35.76.09
15.08.06

1696/
30.02.
2004

64.15.12

84470/
30.11.
2006

57.15.
04

9
DIRECTOR GENERAL
ING. CARABULEA ILIE

DIRECTOR ECONOMIC
ING.

BUDAU VICTOR

4. MODELAREA SISTEMULUI INFORMATIONAL EXISTENT


Pentru modelarea sistemului se vor folosi trei modele de baza, respectiv modelul descompunerii
funcionale, modelul proceselor, modelul datelor.
4.1 Modelul descompunerii funcionale
Descompunerea funcionala a sistemului de gestiune a stocurilor de motorina se realizeaza cu
ajutorul diagramei de descompunere funcionala.
Sistemul de gestiune a stocurilor de motorina se descompune in urmatoarele procese i
subprocese de prelucrare:

Aprovizionare motorina cu urmatoarele subprocese:


Stabilire necesar motorina;
Generare situaie comenzi pentru aprobare;
Lansare comenzi motorina.

Inregistrarea tranzaciilor economice cu urmatoarele subprocese:


Generare fia alimentare mijloacele de transport;
Inregistrare note contabile;
Inregistrare documentelor de plata furnizori;
Inregistrarea tranzaciilor cu motorina.

Actualizare stoc motorina cu urmatoarele subprocese:


Operare stoc;
Operare liste inventar;
Obinere balana analitica.

Evidena furnizori

Diagrama descompunerii funcionale este reprezentata in Anexa 1.


4.2 Modelul proceselor
In procesul de modelare a proceselor am plcat de la diagrama descompunerii funcionale i de la
descrierea orientata pe tranzacii/transformari a sistemului de gestiune a stocurilor de motorina.
Diagrama de context este prezentata in Anexa 2, diagrama de nivel 0 este prezentata in Anexa 3.
Descompunerea proceselor de prelucrare in subprocese este prezentata in DFD de nivel 1 Anexa 4 i 5, a
subproceselor in module prin DFD de nivel 2 Anexa 6.
4.3 Modelarea datelor

La analizarea cerinelor informaionale i funcionale ale sistemului de gestionare a stocurilor de


motorina pot fi identificate ca entitai de baza: furnizor, recepie, gestiune, etc.
Gestionarul pompei folosete i intocmirea de Bonuri de Consum pentru utilizarea de catre
mijloacelor de transport a uleiurilor, apa distilata, etc,aflate in gestiunea mecanicului filialei. Se inscrie pe
Bonul de consum toate datele mainii, de la ce coloana face parte, i ce
consuma.
5.DETERMINAREA CERINELOR INFORMAIONALE PENTRU NOUL SISTEM
5.1 CERINELE FUNCIONALE ALE NOULUI SISTEM
In cadrul firmei ATLASSIB , nu am obsevat nici o descentralizare a funciei contabile sau evidena
analitica a furnizorilor. Totul este prezentat in regulamente speciale facute pentru fiecare gestionar in parte,
luat la cunotina imediat la angajare (avizat de Directorul General) i semnat de catre acesta precum i de
inginerul responsabil cu protecia muncii.
5.2 CERINTELE NEFUNCIONALE ALE NOULUI SISTEM
La reeaua centrala a unitaii din cadrul firmei este asigurat un server de aplicaii i un server de baze de
date, precum i dezvoltata infrastructura fizica necesara comunicarii datelor in timp real de la i spre
entitaile externe din cadrul firmei, intre filiale i intre ageniile de turism din toata ara. Este asigurata i
securitatea datelor interne avand stabilit de niverluri, pasword-uri de acces pentru agenii de turism,
contabili i gestionari. Fiecare agent poate intra numai la anumite aplicaii necesare desfaurarii postului de
munca, ex: rezervari bilete de transport intern i internaional, coletarie intern i internaional, precum i
ordonarea biletelor i coletelor la rand, pe ora i minutele cand s-a facut vanzarea