You are on page 1of 107

DOCUMENTAIE

All in All (contabilitate bugetar )


SISTEM DE MANAGEMENT FINANCIAR-CONTABIL

EDIIA A-V-A
IANUARIE-2011

CONSIDERAII GENERALE
Mondosoft Astech All in All

Aplicaia integrat de managemnent financiar-contabil All in All


(contabilitate bugetar) este destinat n principal pentru managementul
financiar-contabil dintr-o instiutie public.
Cei 10 ani de experien n dezvoltarea de aplicaii de management
financiar-contabil ne-au condus la ideea c nici o aplicaie nu poate face fa
cerinelor de schimbri dinamice sociale i legislative, atta timp ct abordarea
nu este complet modularizabil, nu asigur proiectarea mecanismelor de calcul
cu maxima flexibilitate i nu n ultimul rnd perfecta integrabilitate intern a
modulelor ct i perfecta cuplare cu alte poteniale aplicaii externe de statistic.
Aplicaiile de management financiar-contabil fac parte dintr-un pachet de
aplicaii cu specific financiar-contabil, nregistrat la Oficiul Romn pentru
Drepturile de Autor, sub denumirea de All in All (Toate ntr-unul i unul
n toate).
CERINE HARDAWARE I SOFTWARE MINIMALE :
staia de lucru : PENTIUM III 900Mhz (in funcie i de cerintele Windows);
Windows XP, Vista sau Windows 7 ; imprimante laser sau inkjet a4 ;
server : Pentium IV, cpu > 2000 MHz INTEL (sau echivalent AMD), HDD 80
GB, RAM 1GB ;
retea LAN 10/100 ;
Prin implementarea n bune condiii a aplicaiei All in All
(contabilitate bugetar), aceasta poate asigura beneficiarului urmtoarele
faciliti :
un management financiar contabil eficient i optimizat, prin puterea
acesteia de a asigura procesarea fluxurilor informaionale specifice n timp
real;
posibiliti de accesare a oricrei informaii finaciar contabile aproape
instantaneu;
rapiditate la schimbri legislative sau modificri ale organizrii insitutiei
publice;
flexibilitate oferit administratorilor i utilizatorilor n modelarea
fenomenului financiar i contabil;
Aplicaia a fost construit pentru a accesa urmtoarele tipuri de baze de
date:
Microsoft SQLServer (Microsoft);
MySQL(MySQL AB);
AllSQL(Mondosoft);
Aplicaia software All in All este o
aplicaie de reea, care a fost gndit ca o
aplicaie de reea i ulterior a fost proiectat
pentru a funciona i monostation. Utilizeaz
sisteme de gestiunea bazelor de date
specializate pe lucrul n reea. De altfel, ca o
exemplificare, nsi conectarea (momentul
iniial) n lucrul cu aplicaia se face dup ce n
prealabil este setat numele serverului sau
alte date de identificare ale acestuia (IP
server de reea i portul de conectare).
ntr-o simpl exprimare putem spune c aplicaia are posibilitatea de
transfer automat a datelor dintr-un modul n altul. Am spus ntr-o exprimare
Mondosoft Astech All in All

simplist, deoarece aplicaia integrat este gndit architectural pe principiul


stocheaz totul ntr-o baz de date i printr-o cerere de sistem
genereaz i furnizeaz urmtorele situaii financiare.

Note
Note
contabile
contabile
Activefixe
fixe
Active
Obiecte
Obiecte
inventar
inventar

BUGETE/ /
BUGETE
execuie
execuie
Altedoc.
doc.
Alte
primare
primare

CERERE

SITUAII
SITUAII
FINANCIARE
FINANCIARE

Gestiuni
Gestiuni
materiale
materiale

MECANISME DE VALIDARE A DATELOR ON-LINE


Asigur
mecanisme
de
vali-dare
a
datelor
on-line
pentru
fiecare
funcie de intrare
a
sistemului.
Pentru
fiecare
intrare ero-nat
sau neauto-rizat
de date n sistem
programul
va
furniza mesaje de
eroare funcie de
tipul de adugare
i
funcie
de
eroarea
respectiv, de for-ma prezentat n figura din dreapta:
MANIPULAREA VOLUMELOR MARI DE DATE, SECURITATEA DATELOR
Este performant n ceea ce privete manipularea volumelor mari de date,
securitatea datelor, viteza de acces. Din testele efectuate de noi, am constat c
la peste 10 mld. de nregistrri aplicaia prezint timpi de procesare i
preprocesare foarte buni n raport cu numrul de nreistrri din baza de date.
Datele sunt stocate n tabele n form ciptat i comprimat. Cheile de
criptare/comprimare asigur un grad sporit de securitate.
Mondosoft Astech All in All

FLEXIBILITATE
Este flexibil i permite adaptarea la reguli specifice prin intermediul unui
numr foarte mare de parametri. Aceasta reiese i din prezentarea modulului
Parametri, configurare de la punctul II.3.1 .
Un punct de mare interes pentru
firma
noastr
l-a
reprezentat
realizarea de aplicaii software extrem
de atractive, simple i comode n
folosin. Ne-am fixat ca principal
obiectiv, urmtorul: Un utilizator
neexperimentat s nu consume mai
mult de 15 min. pentru a folosi
aplicaia fr studia n prelabil
documentaia de utilizare. Mai mult,
la peste 1000 de aplicaii vndute am
constat statistic c utilizatorii nu vor
s se documenteze n exploatarea
unei aplicaii software, mai mult din
cei 1000 de utilizatori numai o singur
persoan a facut dovada c studiat
documentaia.
Aplicaia a fost proiectat la
rezoluie minim de 1024*768, pe
display-uri de minim 15.
Toate etichetele din aplicaie, toate mesajele i absolut orice comentariu
sunt afiate n limba romn.
Filtrele de erori din aplicaie sunt categorisite astfel:
-erori de introducere date;
-erori de manipulare articole din liste;
-erori matematice de folosire inadecvat a formuleor de calcul / sau a
funciilor furnizate de aplicaie;
Toate cmpurile obligatorii dintr-o fereastr sunt ntr-una din strile:
-obligatorii pentru formatul cmpurilor din baza de date;
-obligatorii pentru mecanismul de calcul contabil sau a unei alte
raportri cu specific financiar-contabil;
-opionale;
Modul de operare este extrem de simplificat optndu-se pentru un set
extrem de redus de ferestre i un numr foarte mic de butoane ale aplicaiei.
Permite utilizatorului setarea i particularizarea ferestrelor.
Permite exportul unor anumite rapoarte tabelare n diverse formate: xls, txt,
html, pdf.
Poate fi consultat n mai multe moduri istoricul datelor din baza de date:
unul prin schimbarea datei din modulul de previzualizare/listare iar cellalt pentru
accesarea lunii respective.
Asigur securitatea datelor i protejarea sistemului la acces neautorizat
la urmtoarele nivele : grup utilizatori, utilizatori, drepturi disponibile (meniuri i
funcionaliti sistem), organizaie.
Aplicaia All in All pune la dispoziia utilizatorilor i administratorilor
instrumente comode i puternice n acelasi timp, de setare a strategiilor de
securitate pe care trebuie s le adopte unitatea beneficiar. Nu permite, datorit
Mondosoft Astech All in All

modurilor de configurare a securitii multilevel, accesul la date a unei persoane


neautorizate la vreo informaie stocat.
Sistemul de securitate proiectat, testat i optimizat n decursul timpului
asigur beneficiarului sigurant n gestiunea datelor. Sistemul de securitate este
compus n principal din urmtoarele mecanisme: fixarea unei parole de superuser
la nivel de root pe baza de date, cu posibilitatea schimbrii acesteia periodice.
Prin intermediul acestei parole se poate accesa baza de date cu alte aplicaii
externe numai dac parola este cunoscut. Parolele sunt cripate i arhivate n
fiiere binare dup algorimi necunoscui i care nu sunt clasici.
Accesul oricrui utilizator n aplicaie ca i administrator se poate face
numai dup cunoasterea parolei de Admin a aplicaiei alta dect cea a bazei de
date. Acest administrator poate modifica orice mecanism de securitate i orice
setare pe care un utilizator obisnuit nu o poate face.
Macheta de conectare n care se valideaz cele dou mecanisme,
conectarea la baza de date i accesul ca i root/user este prezentat mai jos.
Aplicaia este protejat mpotriva ncercrilor deliberate sau accidentale de
acces neautorizat la datele pe care aceasta le nmagazineaz. Securitatea datelor
printr-un sistem de limitri ale accesului bazat pe drepturi i parole, defalcat pe
mai multe niveluri: baza de date, aplicaii, meniu. Accesul la date se va face doar
prin intermediul aplicaiei.
*
*
*
Gestionarea grupurilor de utilizatori, a utilizatorilor i a drepturilor de acces
se face prin stabilirea drepturilor la nivel de grup i/sau la nivel individual
asigurnd beneficiarului posibiliti de stabilire a politicilor de securitate. De
asemenea permite autentificarea utilizatorilor din orice punct din reea. Macheta
de stabilire a politicilor de securitate se face prin intermediul modului prezentat n
captur.

Mondosoft Astech All in All

n situaia apariiei unor erori de consiten a bazei de date generate de


diveri factori aleatorii, permite utilizatorilor conectarea numai dup ce n
prealabil i lanseaz mecanismele automate de verificare, ntreinere, analiz i
reparare.
Dupa anumii timpi presetabilii, utilizatorul nu mai poate folosi aplicaia
(parola poate fi setat s expire dup un numr de zile); pentru respectivii
utilizatori se autonchide (procesul se autodistruge).
INSTALAREA APLICAIEI ALL IN ALL (CONTABILITATE BUGETAR)

Deschidem aplicaia MyComputer (Calculatorul Meu) de pe desktop


(suprafaa de lucru); Deschidem unitatea rezervat CD-ROM, aceasta fiind de
la un caz la altul D, E, F, G (n funcie de cte uniti de disc avei pe
respectivul calculator);

Executm dublu-clic pe executabilul:

Procesul de instalare pornete i lanseaz o fereastr de dialog ce ne asist n


efectuarea operaiunilor urmtoare :

Mondosoft Astech All in All

acceptm termenii
<Urmtorul>;

- introducem
<Urmtorul>;

informaiile

acordului

de

licen

cumprtorului,

apoi

apsm
apsm

butonul
butonul

alegem
directorul de lucru al aplicaiei care poate fi cel propus de aplicaie sau poate fi
modificat; recomandm ca aplicaia s fie instalat n folderul Program Files
(sau direct n disk c: (d:), n directorul Mondosoft All in All );

Mondosoft Astech All in All

- mergem mai departe alegnd de fiecare dat butonul <Urmtorul>;


- procesul de instalare este terminat dup ce v apare mesajul: Vrajitorul
InstallShield a instalat cu succes All in All [contabilitate] i Launch All in All
[contabilitate] bifat pentru lansarea aplicaiei. Apsm butonul <Sfrsit>;
- se deschide fereastra Gestiune conexiuni , prezentat n imaginea de
mai jos;

Completm n fereastr denumirea conexiunii, IP Server, port conexiune,


particula baz de date i index baz de date. Dac programul MySQL server i
Mondosoft Astech All in All

baza de date (QMC01, 02, sunt instalate pe acelai calculator) nu mai este
necesar completarea IP Server.
-apsm butonul <Preluare> i apare urmtorul mesaj :

-apsm butonul <bugetari> i vom primi urmtorul mesaj :

Dac pe calculator a fost instalat o versiune mai veche a aplicaiei All in All
[contabilitate], aplicaia instalat va efectua automat modernizarea bazei de date
i va deschide fereastra din imaginea de mai jos.

Dupa terminarea modernizrii programul poate fi folosit.


1. Este recomandat (nu obligatoriu) ca setarea din Settings - Control Panel
Regional Settings tab-ul Regional Settings s fie pentru English (United States),
setare care este de altfel, cea implicit.
2. Separatorul zecimal s fie (.), iar separatorul de uniti s fie (,); formatul
de dat calendaristic s fie urmtorul: (dd.mm.yyyy) (zi,luna,an).
Mondosoft Astech All in All
3. Este deosebit de important i existena fonturilor Arial i Times New
Roman pe sistemul Windows.

Aplicaia este distribuit pentru a putea fi utilizat numai pe un singur


calculator, fiind necesar un cod de licen pentru produs. Licena aplicaiei este
monostation, aceasta fiind legat de calculatorul pe care este instalat. n
situaia n care dorii instalarea aplicaiei pe mai multe calculatoare, aceasta se
face cu liceniere pentru fiecare calculator i cu suportarea costurilor aferente
operaiunii.
Din acest motiv, suntei obligai ca atunci cnd modificai parametrii
hardware i software s luai legtura cu firma productoare sau distribuitoare,
pentru a face dovada prin acte i simpla constatare a modificrilor fcute, pentru
a primi un nou cod de nregistrare.
Se interzice distribuirea, sub orice form sau prin orice metod, a
acestei aplicaii fr acordul firmei productoare sau a autorului
acesteia. Tentativa de distribuire intr sub incidena legilor romneti
privind dreptul de autor i atrage dup sine rspunderea legal la
aceast infraciune.

I.

UTILIZAREA APLICAIEI All in All (contabilitate


bugetar)

I.1
CONECTARE, LICENIERE, CONEXIUNI I MODERNIZARE
AUTOMAT
I.1.1
Conectare
I.1.2
Liceniere
I.1.3
Conexiune i creare uniti de lucru
I.1.4
Modernizare automat;
I.1.1

CONECTARE
Macheta cu care vei lua contact pentru prima dat este cea de
logare la baza de date. Aceasta se prezint n figura de mai jos:

0
4
0
5
0
3
0
6
0
7

0
2
0
1

Mondosoft Astech All in All

10

Dac nu sunt probleme cu serverul (server MySQL) atunci pe bara de


stare a aplicaiei n partea de jos va apare mesajul pe care-l putei vedea
Conectat la server [[Ip_Server]:Port] (vezi 01).
Dac dorim s prsim aceasta machet, anulnd o posibil conectare vom
apsa pe butonul <Iesire> (03), iar dac dorim s accesm aplicaia apsm pe
butonul <Conectare> (02). Conectarea la program se face numai dup ce n
prealabil s-a selectat unitatea baza de date (08), utilizatorul (09), tastai parola
n cmpul (10) i apoi apsai pe butonul <Conectare>.
Tot pe macheta de conectare mai putei vizualiza urmtoarele:
- Cheia de sistem (report key) (6);
- Butonul de liceniere (activare aplicaie) (07);
- Butonul de creare a conexiunilor (05).
Stabilirea unor date de conectare implicite se poate face astfel:
-selectm utilizatorul;
-apsm pe butonul setri implicite (04).
Dac sunt probleme cu conexiunea, adic serverul MySQL nu este pornit
(verificai-l n lista de procese), dac portul pe care este conexiunea implicit nu
este cel pe care funcioneaz serverul sau poate IP-ul setat n conexiune nu este
corect, sau antivirusul pe care-l folosii blocheaz portul de conxiune, vor apare
urmtoarele machete:

I.1.2 LICENIERE
Mondosoft Astech All in All

11

Licenierea aplicaiei se poate face prin apsarea butonului


<Liceniere>(vezi 07), dup care va apare urmtoarea machet:

Preluai (notai) codul de sistem i trasmitei-l la telefon, e-mail sau sms,


mpreun cu CIF institutie sau CNP utilizator, pentru a primi de la firm un cod de
activare.
Codul de activare primit va fi tastat n cmpurile de sub codul de sistem,
dup care se apas pe butonul <Activare>. Dac codul de activare este cel
corect atunci apare un mesaj prin care suntei ntiinai c acel cod de activare a
fost corect. Dac nu este corect apare un mesaj prin care vei fi ntiinai c nu
este cel corect.
I.1.3 CONEXIUNI I CREARE UNITI DE LUCRU
Conexiunile aplicaiei se pot realiza cu ajutorul modulului din figura de mai
jos:

Mondosoft Astech All in All

12

Trebuie s specificm nc de la nceput c n aplicaie se pot realiza un


numr maxim de 99 conexiuni.
Pentru a aduga o nou conexiune procedm astfel:
- Se apas pe butonul <Nou conexiune>;
- Se tasteaz un nume de conexiune (acesta trebuie s fie sugestiv n
funcie de serverul la care se conectez), n cmpul denumire
conexiune;
- Se tasteaz IP-ul conexiunii;
- Se tasteaz port-ul conexiunii;
- Se apas pe butonul <Salvare>;
tergerea unei conexiuni se face prin selectarea acesteia din lista de
conexiuni, dup care se apas pe butonul <Stegere>.
Trebuie specificat c ultima conexiune salvat (adaugat sau modificat)
este i conexiunea implicit.
Dac dorim ca o alt conexiune s fie implicit va trebui s selectm
conexiunea i apoi s apsm pe butonul <Implicit>.
Modificarea unei conexiuni se face prin selectarea conexiunii din list,
modificare i apoi apsm pe butonul <Salvare>.
Fiecare conexiune este asociat unei baze de date (qmc01, 02,), baz ce
reprezint o unitate de lucru (instituie public cu contabilitate proprie); acestea
pot avea o legatur ierarhic ntre ele (de tip ordonator principal secundar teriar), sau pot fi instituii de sine stttoare.
I.1.4. MODERNIZARE AUTOMAT
Modulul de modernizare se lanseaz ori de cte ori aplicaia sufer
modificri (legislative, corecie bug-uri sau modernizare). Acest modul se
lanseaz automat pentru realizarea modernizrii. Modulul se prezint astfel:
Mondosoft Astech All in All

13

1
0
0
0
8
9
1
1
0
8
1
1
3
0
8
1
1
4
0
8
1
1
5
0
8
1
1
6
0
8
1

1
1
0
8
11
2
0
8
1

0
7
1
0
1
1
I.2 PREZENATAREA
1 PROGRAMULUI PRINCIPAL
0
n schema de 2mai jos vom prezenta programul de contabilitate principal, cu
10
toate modulele acestuia.
13
02
41
1
1
0
1
5
10
16
1
Mondosoft Astech All in All1
14

01 ieire, prsirea aplicaiei de contabilitate;


02 previzualizare documente contabile (listri generate de program);
03 tiprire la imprimant a documentelor contabile (listri generate de program);
04 export n Excel a documentelor contabile;
05 documente contabile generate de program;
06 cutare documente contabile dup denumire;
07 alegerea datei sau a intervalului pentru care programul va genera documentul
contabil necesar;
08 - butoane pentru trecerea la luna anterioar sau urmtoare; dac apsm pe aceste
butoane programul va trece la luna anterioar sau urmtoare, luna care este specificat n
eticheta dintre butoane. Trecerea la luni anterioare se poate face lun cu lun pn la luna
de nceput cu programul. Luna de nceput cu aplicaia corespunde cu luna de nceput din
modulul surse de finanare corespunztor sursei cu numrul de ordine 01. Dac luna
anterioar la care se dorete a se trece este mai mic dect luna de nceput specificat la
sursa de finanare cu numrul de ordine de ordine 01, atunci va apare un mesaj de forma
Nu se poate trece la o lun anterioar lunii de nceput cu aplicaia. Acest limitator are o
importan ridicat deoarece, revenirea se face cu regenerarea soldurilor conturilor contabile,
Mondosoft Astech All in All

15

iar dac s-ar putea trece mai nainte de luna cu care s-a nceput, atunci s-ar produce
resetarea soldurilor iniiale/sumelor precedente.
09 - buton de blocare a ferestrei principale; dac apsm acest buton, fereastra principal
a programului de contabilitate va fi permanent vizibil pe suprafaa de lucru; dac nu,
fereastra se va ascunde n dreapta ecranului atunci cnd nu este accesat cu mouse-ul;
10 - buton pentru accesare help (tutorial) program;
11- buton pentru activare asisten la distan (NTR SUPPORT), asisten asigurat de
operatorii S.C. Mondosoft S.R.L.;
12 - buton pentru eliminare rnduri goale din documentele contabile previzualizate sau
listate;
13 - lanseaz modulul operare date primare (cu submodule pentru evidena primar,
evidena material, operare bugete, extrabilaniere, dispoziii bugetare, contracte ALOP,
registru CFP, preluare teriari);
14 - lanseaz modulul utilitare de lucru (cu submodule pentru substituie conturi,
centralizare uniti, export declaraii, diagnosticare, note contabile, utilitar FoxPro);
15 - lanseaz modulul parametri, coeficienti, configurare (cu submodule pentru setri
parametri de lucru, setri documente, plan de conturi, nchideri automate, monografii
contabile, profile sau surse de finanare, setri ALOP, setri note contabile, introducere
solduri iniiale, solduri iniiale analitice furnizori, clieni,, solduri execuie bugetar, solduri
obiective de investiii, nomenclator mijloace fixe, nomenclator coduri CPV, editare anexe
situaii financiare);
16 - lanseaz modulul administrare (cu submodule pentru accesare baze de date,
ntreinere aplicaie, utilizatori i grupuri, biblioteca update, backup restaurare, logs,
monitorizare);

II.

PREZENATAREA MODULELOR PRINCIPALE DE LUCRU

II.1 MODULUL OPERARE DATE PRIMARE


Acest modul este unul dintre
cele mai importante ale aplicaiei de
contabilitate deoarece cam 85-90%
dintre lucrri aici se vor executa.
Perfecta
integrare
a
modulelor
aplicaiei confer acestui modul o
importan deosebit.
n continuare vom prezenta
submodulele ce compun modulul de

Mondosoft Astech All in All

16

operare date, urmnd ca pentru fiecare s dezvoltm problemele legate de modul


de folosire al acestora.
II.1.1 EVIDENA PRIMAR
Este modulul n care se introduc datele din principalele documente
justificative operate n contabilitate.
0
6
0

0
7
1
3
0
0

0
8
7
8

0
9
8

1
0
0
9

0
1

0
2
3
0

0
3
3
0

0
4
3
0

1
2
1
1
0
0

2
0
1
29
11
07
10
70
0
0

1
9
8
0
0

1
8
7
0
0

0
0

1
1
1
0

1
3
1
2
0
0

1
4
1
3
0 1
0 5
4
0
0

1
6
5
1
0
7
6
6
0
0

0
5

DESCRIERE:
00-Prsirea machetei de operare note contabile (documente justificative);
01-Salveaza nota contabil!
02-terge nota contabil;
03-Nou document contabil;
04-Nou articol de pe documentul contabil;
05-Caseta de cutare document;
06-Prototipuri de documente;
07-Suma valorii tuturor reperelor nregistrate n document (stocuri, active, sau
sume) n cazul documentelor cumulative (factur produse, borderouri, matricol,
Mondosoft Astech All in All

17

); este i suma de control (confruntarea nregistrrii din program cu totalul din


documentul justificativ);
08-Structura documentului;
09-Profilul (sursa de finanare) activitii;
10-Bugetul unde se efectueaz nregistrarea contabil (plat sau cheltuial);
11-Cont debitor, creditor i suma aferente nregistrrii contabile;
12-Execuia bugetar asociat nregistrrii contabile: sucapitol-alineat pentru
indicatorii de cheltuieli, titlu de venit-cod buget pentru indicatorii de venit;
13-Explicaia operaiunii contabile;
14-Lista cu nregistrri contabile predefinite (monografii);
15-Meniu (lista) cu Accesorii ajutatoare pentru efectuarea nregistrrii
contabile:
-butonul <Adaug monografia> permite adugarea n lista de monografii
memorate a nregistrrii contabile efectuate n aceast fereastr;
-butonul <Monografii contabile> permite accesarea listei de monografii
memorate;
-butonul <Plan de conturi> permite accesarea planului de conturi
memorat n program;
-butonul <Configurare document> permite accesarea ferestrei de
configurare documente;
-butonul <Configurare ALOP> permite accesarea ferestrei de
configurare ALOP;
-butonul <Parametrii de lucru> permite accesarea ferestrei de
configurare a parametrilor setabili n program;
-butonul <Substituie conturi> permite accesarea ferestrei de
substituie conturi sau clasificaie bugetar;
-butonul <Operaiuni de nchidere> permite accesarea ferestrei de
configurare operaiuni de nchidere;
-butonul <Defalcare pe luni> permite defalcarea pe luni a nregistrrilor
din baza de date pe tipul de document operat, n funcie de data
documentului;
Toate aceste Accesorii vor fi explicate ulterior n prezenta documentaie,
ntruct fac parte din alte module al programului;
16-Meniu (lista) Listez rapoarte permite vizualizarea sau listarea documentelor
contabile sau rapoartelor generate de program asociate documentului justificativ
operat;
-butonul <Not de recepie> permite vizualizarea sau listarea Notei de
recepie generate de program pentru stocurile din factura operat;
-butonul <Bon de consum> permite vizualizarea sau listarea Bonului de
consum generat de program pentru stocurile din factura operat;
-butonul <Propunere de cheltuial> permite vizualizarea sau listarea
Propunerii de cheltuial generate de program pentru suma din factura
operat, corespunztor clasificaiei bugetare alese;
-butonul <Angajare bugetar> permite vizualizarea sau listarea
Angajamentului bugetar generat de program pentru suma din factura
operat, corespunztor clasificaiei bugetare alese;
-butonul <Ordonanare de plat> permite vizualizarea sau listarea
Ordonanrii de plat generate de program pentru suma din factura
operat, corespunztor clasificaiei bugetare alese;
-butonul <Dispoz.inc.plat> permite vizualizarea sau listarea Dispoziiei
de ncasare/plat generate de program pentru anumite tipuri de documente
operate (chitan ncasare sau plat numerar,);
Mondosoft Astech All in All

18

-butonul <OP-uri> permite vizualizarea sau listarea Ordinului de plat


generat de program atunci cnd este cazul (cnd documentul operat are
setat i OP);
-butonul <Note contabile> permite vizualizarea sau listarea Notei
contabile generate de program (nota n care este inclus documentul
operat), dac prin setri documentul operat se centralizeaza ntr-o not
contabil;
Toate aceste Listri rapoarte vor fi explicate ulterior n prezenta
documentaie din punct de vedere al modalitaii de configurare;
17-Meniu (lista) Mutri la bugete permite mutarea nregistrrii contabile
efectuate la un alt buget ales din lista de bugete;
18- panoul de afiare informaii de baz, explicaii (descriere conturi contabile,
clasificaie bugetar, ), tooltip;
19- lista de documente simple nregistrate n contabilitate (de tipul documentului
pe care l operm);
20- buton ce deschide o fereastr cu istoricul furnizorului (client, debitor,)
respectiv (documente, explicaii operaiuni, sume, sold, total rulaje);
21- buton ce deschide o fereastr cu lista stocurilor sau activelor (contextual),
nregistrate n baza de date;
MOD DE OPERARE
Algoritmul de operare const n principiu n parcurgerea urmtorilor
pai:
a) Selecia documentului prin care se opereaz
n lista prototipuri de documente selectm documentul care ne intereseaz,
funcie de ce anume trebuie s operm. n principiu, am dezvoltat prototipuri de
documente pentru aproape toate situaiile pe care le ntlnim, dar dac un anume
prototip de document nu exist aplicaia pune la dispoziie instrumente noi de
creare (Configurare documente).
b) Operarea documentului justificativ
Apsm butonul <Nou document>; n continuare, vom tasta informaii,
specificate n document cum
ar fi: nr. document, data
document i alte informaii
specifice documentului de
nregistrare contabil.
Dup
completarea
acestor
informaii,
se
tasteaz (sau se alege din
list) monografia contabil
aferent documentului, cu
urmtoarele date: explicaia
contabil, debit, credit
i/sau execuia bugetar.
Dup ce toate aceste
informaii au fost completate se apas pe butonul <Salvare>.
tergerea unui articol (document) din list se face n felul urmtor:
-selectm articolul (documentul, dac are un singur articol) din lista;
-apsm butonul <terg>.
Dac dorim s adugm un nou reper (stoc sau activ n cadrul aceluiai
document justificativ ce trebuie nregistrat) apsm butonul <Nou articol> i
Mondosoft Astech All in All

19

tastm elementele n cmpurile aferente. Dupa modificarea documentului sau


adugarea de nou articol este necesar salvarea documentului operat, nainte de
ieirea din document sau din fereastra de operare.
Vom prezenta n continuare o parte din prototipurile de documente ce pot fi
configurate n program:
TIP DOCUMENT
PREZENTARE

BORDEROU IMPOZITE /
TAXE BUGET LOCAL

BORDEROU ALTE
IMPOZITE I TAXE LOCALE

Mondosoft Astech All in All

20

BURSE EVIDENIERE

BURESE PLAT

CEC

CHITANA CLIENI

CHITAN CREDITORI

CONTRACTE [FINANARE]

COTE I SUME (ALOCATE


BUGETULUI LOCAL)

DEPLASARE EVIDENIERE

DEPLASRI PLAT

Mondosoft Astech All in All

21

DISPOZIIE NCASARE /
PLAT

DOBNZI

EXTRAS BANC

FACTUR CLIENI

FACTUR BUNURI /
SERVICII

Mondosoft Astech All in All

22

FACTUR FURNIZORI
[COMBUSTIBILI]

FACTUR FURNIZORI
[LEASING]

FACTUR FURNIZORI
[MIJLOACE FIXE]

Mondosoft Astech All in All

23

FACTUR FURNIZORI
[MATERIALE AUXILIARE]

FACTUR FURNIZORI
[MATERIALE
CONSUMABILE]

FACTUR FURNIZORI
[OBIECTE DE INVENTAR]

Mondosoft Astech All in All

24

FACTUR FURNIZORI
[PIESE DE SCHIMB]

FACTUR INVESTIII

FACTUR FURNIZORI
[SERVICII]

FI DEBITORI

FOAIE VRSMNT

INDEMNIZAII NATERE
EVIDENIERE
Mondosoft Astech All in All

25

INDEMNIZAII NATERE
PLAT

MATRICOL
NREGISTRARE PARTEA
1

MATRICOL
NREGISTRARE PARTEA
2

ORDIN DE PLAT CLIENI

ORDIN DE PLAT
FURNIZORI

Mondosoft Astech All in All

26

PROCES VERBAL DE
COMPENSARE

SALARII [OBLIGAII DE
PLAT]

SALARII [PLAT]

Mondosoft Astech All in All

27

SALARII [REINERI]

SALARII [VIRAMENTE]

TRANSFERURI

II.1.2 EVIDENA MATERIAL


Mondosoft Astech All in All

28

Este modulul prin care se opereaz n contabilitate intrri, micri interne


sau ieiri de stocuri sau active fixe.
Macheta de operare documente de gestiune este de prezentat n figura
de mai jos.
0
0
0
2
1
3
1
1
1
6
6
6
5
5
5
0
0
0
6
6
6

0 Evidena
Butoanele i tab-urile din fereastr au aceleai funciuni ca i n modulul
4
primar, cu meniunea c n locul listei cu tipuri de documente configurate avem
n partea
1 Att pentru
stang a ferestrei o bar de meniu cu mijloace fixe, stocuri i setri (01).
6 ieire sau
mijloace fixe, ct i pentru stocuri sunt butoane (02) cu formulare de intrare,
micare a bunurilor materiale, formulare ce au cmpuri de introducere a datelor 5configurate n
0
conformitate cu prevederile legale.
6 suma din
Atenie! n celulele din zona (03) trebuie completat cont debitor, creditor,
documentul justificativ i clasificaia bugetar; n caz contrar operaiunile nregistrate cu
documentul completat n aceast fereastr vor fi reflectate numai n gestiuni, ca intrare, ieire
sau micare de bunuri, dar nu vor fi reflectate n contabilitatea analitic sau sintetic (n
conturile corespondente i n execuia bugetar).
Criteriile de cutare (04) sunt extinse n acest modul fa de Evidena primar.
Generaliti:
Adugarea unui nou reper (proces verbal de recepie, bon de micare a mijloacelor
fixe, nota de recepie i constatare de diferene, bonuri de consum, etc.) se face astfel:
-se apas butonul <Nou document>;
-se completeaz cmpurile specifice documentului respectiv;
-se apas butonul <Salvare>;
Mondosoft Astech All in All

29

Modificarea unui reper existent (not de recepie, bonuri de consum, predare etc.) se
face astfel:
-se selecteaz reperul din lista respectiv;
-se execut modificarea n cmpurile necesare;
-se apas butonul <Salvare>;
tergerea unui reper se face astfel:
-selectm reperul din lista respectiv;
-apsm pe bunonul <tergere>;
Privind intrrile de bunuri materiale, este recomandat ca n acest modul s
se opereze numai intrrile ce nu au ca document justificativ factura de achiziie,
respectiv stocuri sau active primite pe baz de proces verbal de predare-primire,
plusuri la inventar, stocuri iniiale, etc.. Pentru stocurile sau activele achiziionate
cu factur operarea se face n modulul Evidena primar, unde sunt tipuri de
documente configurate n acest scop.
II.1.2.1 EVIDENA MIJLOACELOR FIXE
NREGISTRAREA UNUI MIJLOC FIX
Pentru nregistrarea unui mijloc fix (ntocmirea procesului verbal de
recepie) selectm profilul n care lucrm (01), bugetul (02), selectm din bara
de meniu mijloace fixe (03), dm clic pe butonul <recepie mijl. fixe> (04),
selectm fondul mijloacelor fixe (05), apoi pe butonul <nou document> (06);
03
41

01

02

05

04
50

06
00
Se introduce denumirea mijlocului fix, se selecteaz codul de clasificare din
list.
Mondosoft Astech All in All

30

Se completeaz numrul de inventar; grupa i codul produs sunt


completate automat.
Se completeaz datele din documentul de provenien a mijlocului fix Date
document provenien; aplicaia compleaz automat durata de amortizare (care
este exprimat n luni) i coeficientul de amortizare valoare procentual; pentru
mijloacele fixe la care nu se aplic amortizare se va debifa casua de la Date
privind amortizarea(?).
Se completeaz datele pentru Gestiuni i cod gestiune, cont fond,
disponibil, cheltuial, accesorii, caracteristici i datele cerute la Proces verbal de
punere n funciune; datele cerute la Reevaluare(?) se completeaz numai n
anul i luna cnd se face reevaluarea, numai pentru mijloacele fixe la care se
face.
Defalcarea mijlocului fix pe surse i date cadastrale numai dac este
cazul;
Dac activul fix este primit n folosin (nu se afl n proprietatea
instituiei), bifm csua din dreptul Activul fix este primit n folosin. Automat
activul fix va fi nregistrat n contul corespunztor n afara bilanului.
Salvm activul fix nregistrat apsnd butonul Salvare.
Trebuie menionat c programul de contabilitate ntocmeste automat proces
verbal de recepie pentru toate activele fixe achiziionate cu factur nregistrat
n modulul Evidena primar (n document tip factura furnizori [M.F.] sau
factura investiii [F.I.]).
MODIFICAREA UNUI MIJLOC FIX
Pentru modificarea unui mijloc fix (ntocmirea procesului verbal de
modificare) selectm profilul n care lucrm (01), bugetul (02), selectm din bara
de meniu mijloace fixe (03), dm clic pe butonul <modificare mijl. fixe> (04)
apoi pe butonul <nou document> (05);
01
03
02

04

05
Mondosoft Astech All in All

31

Se alege din lista din dreapta ferestrei mijlocul fix ce trebuie modificat, apoi
se completeaz datele cerute n documentul proces verbal de modificare
mijloace fixe.
Salvm modificarea activul fix apsnd butonul <Salvare>.
NTOCMIREA (OPERAREA) BONULUI DE MICARE A UNUI MIJLOC FIX
Pentru ntocmirea (sau nregistrarea n contabilitate) a unui bon de micare
a mijloacelor fixe selectm profilul n care lucrm (01), bugetul (02), selectm din
bara de meniu mijloace fixe (03), dm clic pe butonul micare mijl. fixe (04)
apoi pe butonul nou document (05);
03

02

01

04

05

Se alege din lista din dreapta ferestrei mijlocul fix pentru care trebuie
ntocmit bon de micare, apoi se completeaz datele cerute n documentul Bon
de miscare M.F..
Salvm bonul de miscare a mijlocului fix apsnd butonul Salvare.
OPERAREA CASRII (SCOATERII DIN FUNCIUNE) A UNUI MIJLOC FIX
Pentru ntocmirea (sau nregistrarea n contabilitate) a procesului verbal de
casare a mijloacelor fixe selectm profilul n care lucrm (01), bugetul (02),
selectm din bara de meniu mijloace fixe (03), dm clic pe butonul <casare
mijl. fixe> (04) apoi pe butonul <nou document> (05);
Mondosoft Astech All in All

32

03

02

01

04
05

Completm datele cerute n documentul Casare mijloace fixe.


Salvm procesul verbal de casare a mijloacelor fixe apsnd butonul
<Salvare>.
CELELALTE DOCUMENTE DIN MENIUL MIJLOACE FIXE (VANZAREA
MIJLOACELOR FIXE, ALTE IESIRI DE MIJLOACE FIXE, EVIDENA ACTIVELOR FIXE
N CURS I ACTIVELE FIXE N CURS DE RECEPTIE) se opereaza n acelasi mod
ca ireceptia, modificarea, miscarea sau casarea mijloacelor fixe.
II.1.2.2 EVIDENA STOCURI (OBIECTE DE INVENTAR, MATERIALE,
MRFURI, ALIMENTE)
Butoanele i cmpurile din machetele de operare stocuri au aceleai funciuni ca i n
macheta de operare mijloace fixe.
Ca i la mijloace fixe, n cmpurile din dreapta sus a ferestrei trebuie completat cont
debitor, creditor, suma din documentul justificativ i clasificaia bugetar; n caz contrar
operaiunile nregistrate cu documentul completat n aceast fereastr vor fi reflectate numai
n gestiuni, ca intrare, ieire sau micare de bunuri, dar nu vor fi reflectate n contabilitatea
analitic sau sintetic (n conturile corespondente i n execuia bugetar).
Macheta de operare stocuri este structurat astfel nct dup activarea (clic
cu mouse) n bara de meniu din stanga ecranului a butonului <Stocuri (ob.inv.,
Mondosoft Astech All in All

33

mat)>, putem intra cu ajutorul butoanelor din meniu n unul din documentele pe
care dorim s le nregistrm.
Totodata menionm ca programul de contabilitate ntocmeste automat
nota de recepie i constatare de diferene pentru stocurile achiziionate cu
factura nregistrat n modulul Evidena primar (n documente tip factur
bunuri/servicii, factur furnizori (comb) i n toate celelalte documente - facturi
n care apar cmpurile pentru stocuri (denumire produs, UM, cantitate,).
INTRODUCEREA UNEI NOTE DE RECEPIE I CONSTATARE DE
DIFERENE (N.R.C.D.) N MACHETA DE OPERARE NOTE DE RECEPIE
Pentru introducerea unei note de recepie (sau ntocmirea ei direct n
program, n situaia n care nu este ntocmit manual pe formularul de la
tipografie) selectm profilul n care lucrm (01), bugetul (02), selectm din bara
de meniu Stocuri (ob.inv., mat) (03), dm clic pe butonul <Note de recepie>
(04), apoi pe butonul <Nou document> (05);
03
41

01

02

07

04
50

09

06
05
08
Se introduce
nr. document, data document, furnizor, nr.
factur, cota TVA i toate datele cerute n document (zona roie numerotat 06).
Cod material, valoarea, TVA i valoare total sunt generate de program.
Completm n cmpurile corespunztoare (zona roie numerotat 07)
denumire operaiune, cont debitor, creditor, valoare, clasificaie bugetar.
Salvm NRCD nregistrat apsnd butonul <Salvare>.
Dac n NRCD sunt mai multe articole, dm clic pe butonul Nou articol
(08) i introducem datele cerute n document (zona roie numerotat 06),
Mondosoft Astech All in All

34

referitoare numai la articolul respectiv (tip, produs, UM,). Dupa fiecare nou
articol apsm butonul <Salvare>.
n partea din dreapta machetei de operare (zona roie numerotat 09) este
afiat lista cu NRCD introduse n program att prin acest modul Evidena
material ct i prin modulul Evidena primar documente facturi
furnizori.
Dac trebuie modificat un articol din NRCD, alegem din zona (09) din lista
NRCD ce conine acel articol, alegem din NRCD articolul, modificm datele n zona
(06), apoi salvm.
Trebuie menionat c n aceast machet de operare Note de recepie pot
fi introduse orice fel de stocuri, indiferent de tipul lor (obiecte de inventar,
materiale, alimente,..).
n partea din dreapta machetei de operare (zona roie numerotat 09) este
afiat lista cu toate NRCD introduse n program att prin acest modul Evidena
material ct i prin modulul Evidena primar documente facturi
furnizori.
INTRODUCEREA UNEI NOTE DE RECEPIE I CONSTATARE DE
DIFERENE N MACHETA DE OPERARE OBIECTE DE INVENTAR
Pentru introducerea unei note de recepie (sau ntocmirea ei direct n
program, n situaia n care nu este intocmita manual pe formularul de la
tipografie) selectm profilul n care lucrm (01), bugetul (02), selectm din bara
de meniu Stocuri (ob.inv., mat) (03), dm clic pe butonul <Obiecte de
inventar> (04), apoi pe butonul <Nou document> (05);
03
41

02

01

04
50

Mondosoft Astech All in All

05

35

Se introduc toate datele necesare n document, la fel ca n macheta de


operare anterioar (Note de recepie).
Salvarea NRCD, nou articol, modificare articol, contarea operaiunii se fac la
fel.
Trebuie menionat c n aceast machet de operare Obiecte de inventar
pot fi introduse NRCD numai cu stocuri de natura obiectelor de inventar.
n partea din dreapta machetei de operare este afiat lista numai cu NRCD
ntocmite pentru obiecte de inventar (att cele introduse n program prin aceast
machet Obiecte de inventar ct i prin modulul Evidena primar
documente facturi furnizori [OI]).
INTRODUCEREA UNEI NOTE DE RECEPIE I CONSTATARE DE
DIFERENE N MACHETA DE OPERARE EVIDENA MATERIALELOR
Pentru introducerea unei note de recepie (sau ntocmirea ei direct n
program, n situaia n care nu este ntocmit manual pe formularul de la
tipografie) selectm profilul n care lucrm (01), bugetul (02), selectm din bara
de meniu Stocuri (ob.inv., mat) (03), dm clic pe butonul <Evidena
materialelor> (04), apoi pe butonul <Nou document> (05);
03
02
01
41

04
50

05 necesare n document, la fel ca n macheta de


Se introduc toate datele
operare Note de recepie.
Salvarea NRCD, nou articol, modificare articol, contarea operaiunii se face
la fel.
Trebuie menionat c n aceast machet de operare Evidena
materialelor pot fi introduse NRCD numai cu stocuri de natura materialelor.
Mondosoft Astech All in All

36

n partea din dreapta machetei de operare este afiat lista numai cu NRCD
ntocmite pentru materiale (att cele introduse n program prin aceast machet
Evidena materialelor ct i prin modulul Evidena primar documente
facturi furnizori [mat cons], [mat aux] facturi n care pot fi introduse
materiale).
INTRODUCEREA UNEI NOTE DE RECEPIE I CONSTATARE DE
DIFERENE N MACHETA DE OPERARE EVIDENA MARFURILOR
Pentru introducerea unei note de recepie (sau ntocmirea ei direct n
program) selectm profilul n care lucrm (01), bugetul (02), selectm din bara
de meniu Stocuri (ob.inv., mat) (03), dm clic pe butonul <Evidena
mrfurilor> (04), apoi pe butonul <Nou document> (05);
03
41

02

01

04
50

05
Se introduc toate datele necesare n document, la fel ca n macheta de
operare Note de recepie.
Salvarea NRCD, nou articol, modificare articol, contarea operaiunii se fac la
fel.
Trebuie menionat c n aceast machet de operare Evidena mrfurilor
pot fi introduse NRCD numai cu stocuri de natura mrfurilor.
n partea din dreapta machetei de operare este afiat lista numai cu NRCD
ntocmite pentru mrfuri (atat cele introduse n program prin aceast machet
Evidena mrfurilor ct i prin modulul Evidena primar documente facturi
furnizori bunuri/servicii facturi n care pot fi introduse mrfuri).
Mondosoft Astech All in All

37

INTRODUCEREA UNEI NOTE DE RECEPIE I CONSTATARE DE


DIFERENE N MACHETA DE OPERARE EVIDENA MEDICAMENTELOR
Pentru introducerea unei note de recepie (sau ntocmirea ei direct n
program) selectm profilul n care lucrm (01), bugetul (02), selectm din bara
de meniu Stocuri (ob.inv., mat) (03), dm clic pe butonul <Evidena
medicamentelor> (04), apoi pe butonul <Nou document> (05);
03
02
01
41

04
50

05
Se introduc toate datele necesare n document, la fel ca n macheta de
operare Note de recepie.
Salvarea NRCD, nou articol, modificare articol, contarea operaiunii se fac la
fel.
Trebuie menionat c n aceast machet de operare Evidena
medicamentelor pot fi introduse NRCD numai cu stocuri de natura
medicamentelor (materiale sanitare, reactivi,).
n partea din dreapta machetei de operare este afiat lista numai cu NRCD
ntocmite pentru medicamente (att cele introduse n program prin aceast
machet Evidena medicamentelor ct i prin modulul Evidena primar
documente facturi furnizori bunuri/servicii facturi n care pot fi introduse
medicamente).

Mondosoft Astech All in All

38

INTRODUCEREA UNEI NOTE DE RECEPIE I CONSTATARE DE


DIFERENE N MACHETA DE OPERARE EVIDENA ALIMENTELOR
Pentru introducerea unei note de recepie (sau ntocmirea ei direct n
program) selectm profilul n care lucrm (01), bugetul (02), selectm din bara
de meniu Stocuri (ob.inv., mat) (03), dm clic pe butonul <Evidena
alimentelor> (04), apoi pe butonul <Nou document> (05);
03
41

02

01

04
50

05
Se introduc toate datele necesare n document, la fel ca n macheta de
operare Note de recepie.
Salvarea NRCD, nou articol, modificare articol, contarea operaiunii se fac la
fel.
Trebuie menionat c n aceast machet de operare Evidena alimentelor
pot fi introduse NRCD numai cu stocuri de natura alimentelor).
n partea din dreapta machetei de operare este afiat lista numai cu NRCD
ntocmite pentru alimente (att cele introduse n program prin aceasta machet
Evidena alimentelor ct i prin modulul Evidena primar documente
facturi furnizori bunuri/servicii facturi n care pot fi introduse alimente).
INTRODUCEREA UNUI BON DE CONSUM
Pentru introducerea unui bon de consum (sau ntocmirea bonului direct n
program) selectm profilul n care lucrm (01), bugetul (02), selectm din bara
de meniu Stocuri (ob.inv., mat) (03), dm clic pe butonul <Bon consum> (04),
apoi pe butonul <Nou document> (05);
Completm datele cerute de documentul Bon consum, astfel :
Mondosoft Astech All in All

39

-Introducem numr document i dat document, denumirea comenzii,


numr comand, alegem tipul de material (stoc) ce urmeaz a fi dat n consum
(ob. inventar, materiale, alimente,);
-Completm datele predtorului (cod, gestiune, gestionar, marca);
03
41

02

01

04
50

05
06liste) datele stocului ce va fi dat n consum
-Completm (sau alegem din
(categorie bun, n stoc/in folos., bun material, cod produs, cantitate); cont
cheltuial, cod produs, UM, stoc iniial i final, pret unitar, valoare - sunt
completate automat de ctre program;
-Completm datele primitorului (consumatorului) cod gest., gestiunea,
gestionar i marca;
-Completm n cmpurile din dreapta modulului: denumire operaiune, cont
debitor i creditor, execuia bugetar;
-Salvm bonul de consum din butonul <Salvare>;
Pentru adugarea unui articol nou n bonul de consum apsm butonul
<Nou articol> (06) i completm sau alegem din liste datele noului stoc ce va fi
nscris n acelai bon de consum; numr document, dat document, comanda,
datele predtorului i primitorului rmn neschimbate.
Programul afieaz n partea dreapt a modulului lista bonurilor de consum
ntocmite (introduse) cu numr i dat i n cadrul fiecrui bon de consum
denumirea bunurilor nscris n el.
Dac este necesar modificarea datelor dintr-un bon, alegem bonul din list
(clic pe bon), alegem stocul i n zona de introducere a datelor din fereastr
facem modificrile necesare, apoi salvm.
Mondosoft Astech All in All

40

n acelai mod un articol (stoc) din bon sau ntreg bonul de consum poate fi
ters.
INTRODUCEREA UNUI BON DE PREDARE, TRANSFER, RESTIRUIRE
Pentru introducerea unui bon de predare (sau ntocmirea bonului direct n
program) selectm profilul n care lucrm (01), bugetul (02), selectm din bara
de meniu Stocuri (ob.inv., mat) (03), dm clic pe butonul <Bon predare> (04),
apoi pe butonul <Nou document> (05);
Completm datele cerute de documentul Bon predare, astfel :
-Introducem numr document i dat document, denumirea comenzii,
numr comand, alegem tipul de material (stoc) ce urmeaz a fi predat (ob.
inventar, materiale, alimente,);
-Completm datele predatorului (cod, gestiune, gestionar, marca);
03
41

02

01

04
50

05
06
-Completm (sau alegem din liste) datele stocului ce va fi predat (categorie
bun, n stoc/n folos., bun material, cod produs, cantitate); cont cheltuial, cod
produs, UM, stoc iniial i final, pret unitar, valoare - sunt completate automat de
ctre program;
-Completm datele primitorului cod gest., gestiunea, gestionar i marca;
-Completm n cmpurile din dreapta modulului: denumire operaiune, cont
debitor i creditor;
-Salvm bonul de predare din butonul <Salvare>;
Mondosoft Astech All in All

41

Pentru adugarea unui articol nou n bonul de predare apsm butonul


<Nou articol> i completm sau alegem din liste datele noului stoc ce va fi
inscris n acelai bon de predare; numr document, dat document, comanda,
datele predtorului i primitorului rmn neschimbate.
Programul afieaz n partea dreapt a modulului lista bonurilor de predare
ntocmite (introduse) cu numr i dat i n cadrul fiecarui bon de predare
denumirea bunurilor nscris n el.
Dac este necesar modificarea datelor dintr-un bon, alegem bonul din list
(clic pe bon), alegem stocul i n zona de introducere a datelor din fereastr
facem modificrile necesare, apoi salvm.
n acelai mod un articol (stoc) din bon sau ntreg bonul de predare poate fi
ters.
INTRODUCEREA UNUI PROCES VERBAL DE CASARE
Pentru introducerea unui proces verbal de casare selectm profilul n care
lucrm (01), bugetul (02), selectm din bara de meniu Stocuri (ob.inv., mat)
(03), dm clic pe butonul <Bon predare> (04), apoi pe butonul <Nou
document> (05);
Completm datele cerute de documentul Casri, astfel :
-Introducem numr document i dat document, denumirea comenzii (baza
legal a casrii), numr comand, alegem tip bun material (stoc) ce urmeaza a fi
casat (ob. inventar, materiale, alimente,);
-Completm datele predtorului (gestiunea unde se afla bunurile ce se
caseaz) - cod, gestiune, gestionar, marca;
03
41

02

01

04
50

Mondosoft Astech All in All

05

42

06

-Completm (sau alegem din liste) datele stocului ce va fi casat (categorie


bun, n stoc/n folos., bun material, cantitate); cont cheltuial, cod produs, UM,
stoc iniial i final, pre unitar, valoare - sunt completate automat de ctre
program;
-Completm n cmpurile din dreapta modulului: denumire operaiune, cont
debitor i creditor, execuie bugetar;
-Salvm Casarea din butonul <Salvare>;
Pentru adaugarea unui articol nou n documentul Casare apsm butonul
<Nou articol> (06) i completm sau alegem din liste datele noului stoc ce va fi
nscris n acelai document; numr document, dat document, comanda, datele
predtorului rmn neschimbate.
NREGISTRAREA ALTOR IEIRI
Pentru introducerea unui document Alte iesiri selectm profilul n care
lucrm (01), bugetul (02), selectm din bara de meniu Stocuri (ob.inv., mat)
(03), dm clic pe butonul <Alte ieiri> (04), apoi pe butonul <Nou document>
(05);
Completm datele cerute de documentul Alte ieiri, astfel :
-Introducem numr document i dat document, denumirea comenzii (baza
legal a casrii), numr comand, alegem tip bun material (stoc) ce urmeaz a fi
predat (ob. inventar, materiale, alimente,);
-Completm datele predtorului (gestiunea unde se afla bunurile ce ies din
gestiune) - cod, gestiune, gestionar, marca;
03
41

02

01

04
50

Mondosoft Astech All in All

05

06

43

-Completm (sau alegem din liste) datele stocului ce va fi predat (categorie


bun, n stoc/n folos., bun material, cantitate); cont cheltuial, cod produs, UM,
stoc iniial i final, pre unitar, valoare - sunt completate automat de ctre
program;
-Completm datele primitorului cod gest., gestiune, gestionar, marca;
-Completm n cmpurile din dreapta modulului: denumire operaiune, cont
debitor i creditor, execuie bugetar;
-Salvm Alte ieiri din butonul <Salvare>;
Pentru adugarea unui articol nou n documentul Alte iesiri apsm
butonul <Nou articol> (06) i completm sau alegem din liste datele noului stoc
ce va fi inscris n acelai document; numr document, dat document, comanda,
datele predtorului i primitorului rmn neschimbate.
NREGISTRAREA VNZRILOR DE BUNURI
Pentru introducerea unui document Vnzri bunuri selectm profilul n
care lucrm (01), bugetul (02), selectm din bara de meniu Stocuri (ob.inv.,
mat) (03), dm clic pe butonul <Vnzri bunuri> (04), apoi pe butonul <Nou
document> (05);
Completm toate datele cerute de documentul Vnzri bunuri, conform
cmpurilor din document.
03
41

02

01

04
50

05
Mondosoft Astech All in All

06
44

-Completm n cmpurile din dreapta modulului : denumire operaiune,


conturi debitoare i creditoare, execuie bugetar, n funcie de tipul bunurilor
vndute (marf, materii prime, materiale,);
-Salvm documentul Vnzri bunuri din butonul <Salvare>;
Pentru adugarea unui articol nou n documentul Vnzri bunuri apsm
butonul <Nou articol> (06) i completm sau alegem din liste datele noului stoc
vndut ce va fi nscris n acelai document;
Programul afieaz n partea dreapt a modulului lista documentelor de
vnzare ntocmite (introduse) cu numr i dat i n cadrul fiecrui document
denumirea bunurilor nscris n el.
Dac este necesar modificarea datelor dintr-o vnzare, alegem vnzarea
din list, alegem stocul i n zona de introducere a datelor din fereastr, facem
modificrile necesare, apoi salvm.
Un articol (stoc) din Vnzri bunuri sau ntreg documentul poate fi ters
alegnd articolul i apsnd butonul <terg>.
NREGISTRAREA LISTELOR DE CONSUM ALIMENTE
Pentru introducerea unei liste zilnice de alimente selectm profilul n care
lucrm (01), bugetul (02), selectm din bara de meniu Stocuri (ob.inv., mat)
(03), dm clic pe butonul <List de consum alimente> (04), apoi pe butonul
<Nou document> (05);
Completm toate datele cerute de documentul List de consum alimente,
conform cmpurilor din document, cu urmtoarele specificaii:
03
41

02

07

08

09

01

04
50

10
01

Mondosoft Astech All in All

05

06

45

-n cmpurile din rndul Nrm/prs (08) completm valoarea unitar zilnic


(plafon valoric/persoan/zi) a normei de hran la care sunt alocate persoanele ce
servesc masa sau o parte din ele (este posibil s se serveasca mai multe norme
de hrana n aceeai cantin i zi);
-n cmpurile din rndul Nr pers (09) completm numarul de persoane ce
servesc n ziua respectiv o anumit norm de hran;
-n cmpul (07) programul afiseaz valoarea total (plafon valoric total n
ziua respectiv) ca sum a produselor ntre valoarea normei i nr.
persoane/norm.
-folosind butonul Nou articol adaugm n lista de consum alimente toate
alimentele ce se folosesc n ziua respectiv pentru hrnirea numrului de
persoane nscrise n rndul (09);
-valoarea total a alimentelor nscrise n list (ce vor fi consumate) este
afiat n cmpul (10) i poate fi confruntat cu plafonul valoric total afiat n
cmpul (07);
-Completm n cmpurile din dreapta modulului : denumire operaiune,
conturi debitoare i creditoare, valoare, execuie bugetar;
-Salvm documentul List de consum alimente din butonul <Salvare>;
Modificarea sau tergerea unui articol sau a ntregii Liste de consum
alimente se face n acelai mod ca la celelalte documente din macheta
Stocuri.

Mondosoft Astech All in All

46

II.1.2.3 SETRI
Butoanele i cmpurile din macheta Setri au aceleai funciuni ca i n macheta
de operare Mijloace fixe sau Stocuri. n aceast machet pot fi efectuate
anumite Operaiuni automate privind activele sau stocurile, avem Utilitare de
lucru i Setri parametri privind TVA sau listri.
1.2.3.1 OPERAIUNI AUTOMATE
n macheta Operaiuni automate avem posibilitatea s generm note
contabile privind consumul, predarea sau casarea activelor sau stocurilor,
selectnd n notele contabile bunuri dup anumite criterii (tip, gestiune,
categorie, stoc sau folosin).
OPERAIUNI AUTOMATE CONSUM
Pentru darea n consum a anumitor bunuri selectm profilul n care lucrm
(01), bugetul (02), selectm din bara de meniu Setri (03), dm clic pe butonul
<Operaiuni automate> (04) i selectm tab-ul Consum (05);
03
41

02

05

01

04
50

07

06

Alegem din liste Tip bun, Gestiunea, Categoria, Stoc, Data oper. n
funcie de activele fixe sau stocurile pe care dorim s le dm n consum.
Selectm din lista cu bunuri (bifm casua din cmpul preia!) activele sau
stocurile ce urmeaz s fie date n consum (06) i apsm butonul <Execut!>
(07).
OPERAIUNI AUTOMATE PREDARE
Mondosoft Astech All in All

47

Se execut similar operaiunii automate Consum, cu meniunea c n


locul tab-ului Consum (05) selectm tab-ul Predare.
OPERAIUNI AUTOMATE CASARE
Se execut similar operaiunii automate Consum, cu meniunea c n
locul tab-ului Consum (05) selectm tab-ul Casare.
1.2.3.2 UTILITARE DE LUCRU
n macheta Utilitare de lucru avem posibilitatea s unificm sau s
nlocuim n baza de date anumii parametri greit nregistrai n contabilitate, cum
ar fi cod gestiune.
Pentru nlocuirea parametrilor greii, procedm n felul urmtor :
-selectm profilul n care lucrm (01), bugetul (02), selectm din bara de
meniu Setri (03) i dm clic pe butonul <Utilitare de lucru> (04);
03
41

02

05

06

07

01

04
50

08

-alegem din lista Operaiunea (05) tipul de modificare dorit, din lista
Grupare (06) cheia de grupare, completm n grid (07) parametrii vechi i noi,
apoi apsm butonul <Execut> (08);
1.2.3.3 SETRI PARAMETRI
n macheta Setri parametri avem posibilitatea s configuram TVA la
activele i stocurile nregistrate n contabilitate i s stabilim cheile de grupare
pentru afiarea i listarea stocurilor.
Pentru intrarea n Setri parametri selectm profilul n care lucrm (01),
bugetul (02), selectm din bara de meniu Setri (03) i dm clic pe butonul
<Setri parametri> (04);
Privind Opiuni de preluare a TVA (05) :
Mondosoft Astech All in All

48

-dac nu se bifeaz csuele de la mijloace fixe, obiecte de inventar,


materiale, aplicaia nu va include n preul unitar aceast valoare.
Chiar dac n fereastra de introducere a stocurilor (NRCD) apare calculat
TVA i inclus n valoarea total, n evidena contabil preul unitar al activului sau
stocului nu va include TVA. Aceast opiune este util pltitorilor de TVA, ce vor
nregistra valoarea TVA calculat n NRCD n debitul contului 4426.
-dac se bifeaz csuele de la mijloace fixe, obiecte de inventar,
materiale, aplicaia va include n preul unitar al activului sau stocului i valoarea
TVA.
03
41

02

05

06

01

04
50

07

Privind Chei de grupare la stabilirea stocurilor (06) :


-pentru mijloace fixe, obiecte de inventar, materiale, se stabilesc chei de
grupare a stocurilor, cum se vede n imaginea anterioar (sau alte chei, n funcie
de necesiti); aceste chei determin modul de afiare a stocurilor n
documentele contabile (n listri);
Att la Opiuni de preluare TVA, ct i la Chei de grupare la stabilirea
stocurilor, dup orice modificare facut se apas butonul <Setez parametri>
(07) pentru salvarea modificrilor.

Mondosoft Astech All in All

49

II.1.3 OPERARE BUGETE DE VENITURI I CHELTUIELI


Cu ajutorul acestui modul putem crea bugete de venituri i cheltuieli.
07
1

08
1

09
1

10
01

11
01

12
01

13
01

14
01

15
01

01
02
03
04
05
06
01-Ieire - prsirea machetei
01 de operare buget;
1
02-Salvare date introduse;
03-Execut o rectificare de buget;
04-Data executrii rectificarii, implicit data pn la care este valabil bugetul
anterior;
05-Lista rectificrilor;
06-Vizualizare rectificri sau buget curent;
07-Bara de meniu cu list bugete;
08-Butoane cu veniturile i cheltuielile fiecrui buget;
09, 10-Csute unde poate fi setat modul de afiare a rndurilor de buget;
11-Zona n care este afiat bugetul iniial;
12-Zona n care este afiat bugetul anterior;
13-Zona n care sunt afiate diferenele ntre bugetul afiat i bugetul anterior;
14-Buton pentru setare afiare n zona (13) diferene sau rectificat;
15-zona de vizualizare sau introducere date n bugetul sau detalierea aleas;
ATENTIE! : prin bifarea casutei nr. 10 putem vedea sau modifica structura i
formulele bugetului; nu este recomandat efectuarea de modificri n aceasta
Mondosoft Astech All in All

50

zon de ctre utilizatorii aplicaiei. n caz de necesitate, contactai personalul S.C.


Mondosoft S.R.L. .
Descrierea modulului:
n partea stang a ferestrei avem o bar de meniu (07) cu bugetele
configurate (propriu, credite, interne, externe, venituri proprii, n afara bugetului,
integral venituri proprii);
Pentru pentru fiecare buget ce poate fi ales din bara de meniu sunt butoane
(08) cu veniturile i cheltuielile fiecrui buget.
n zona (11) va fi afiat ntotdeauna bugetul iniial;
n zona (12) va fi afiat bugetul anterior celui afiat n zona (15);
n zona (13) sunt afiate diferenele ntre bugetul afiat n zona (15) i bugetul
anterior; prin acionarea butonului (14) sunt afiate diferene sau rectificat;
Atat n zona 11 ct i n 12, respectiv 13 vor fi afiate sumele (iniiale,
anterioare sau diferene) numai din rndul de buget (indicatorul) unde suntem
poziionai n zona 15.
NTOCMIREA BUGETULUI (INIIAL)
Pentru a introduce prevederile iniiale n buget va trebui s procedm astfel:
-selectm bugetul n care introducem date (buget local, credite,..) - din lista
(07);
Venituri:
-pentru introducerea prevederilor la venituri selectm butonul <Venituri
cheltuieli> (08); n zona din dreapta ecranului (15) va fi afiat partea de
venituri, urmat de centralizarea cheltuielilor; n partea de venituri putem
introduce prevederile bugetare pentru fiecare trimestru numai n cmpurile albe;
cmpurile albastre sunt pentru centralizarea datelor;
-executam salvarea datelor introduse din butonul <Salvare> (02);
Cheltuieli:
-pentru introducerea prevederilor la cheltuieli selectm unul din butoanele
<Subcapitol > (alegem subcapitolul n care introducem date); nu alegem
buton de capitol, ntruct n acesta putem doar vizualiza centralizarea pe capitol;
n zona din dreapta ecranului (15) vor fi afiai indicatorii din subcapitolul
respectiv; putem introduce prevederi bugetare numai n cmpurile albe;
-executm salvarea datelor introduse din butonul <Salvare> (02);
Dupa introducerea datelor n bugetul ales att la venituri, ct i la cheltuieli
n toate subcapitolele unde avem prevedere bugetar i dupa salvarea datelor,
selectm urmtorul buget n care am prevazut sume i procedm n acelai mod
pentru introducerea veniturilor sau cheltuielilor;
Cnd acionm butonul <Salvare> (02) se execut i centralizarea datelor
n buget.
Dac dorim modificarea anumitor prevederi bugetare introduse n venituri
sau cheltuieli modificm sumele n zona 15 i salvm datele.
Este recomandat ca salvarea datelor s se fac mai des (la 10-15 min.)
pentru a preveni pierderea datelor introduse n cazul ntreruperii alimentrii cu
energie electric.
EXECUTAREA UNEI RECTIFICRI BUGETARE
Pentru a executa o rectificare bugetar trebuie s procedm astfel:
-tastm data de la care este valabil rectificarea n cmpul (04);
-apsm pe butonul <Rectificare> (03);
-alegem bugetul din lista (07), ncrcm venituri sau subcapitole de cheltuieli din
butoane (08);
Mondosoft Astech All in All

51

-introducem noile sume n cmpurile din zona cu detalieri (15);


-salvm datele introduse;
Toate bugetele rectificate sunt nscrise n lista rectificrilor (05);
VIZUALIZAREA SAU ACCESAREA SUMELOR DIN BUGETELE APROBATE
Pentru a vedea sumele nscrise n bugetul (rectificarea) aprobat la o
anumit dat, alegem din lista (05) rectificarea cautat i apsm butonul
<Vizualizez> 06; n fereastra cu detalieri (15) vor fi afiate sumele aprobate la
rectificarea respectiv.
Dac nu se apas butonul <Vizualizez> sau dac l mai apsm o dat
dup ce am vizualizat rectificarea, n zona cu detalieri (15) va fi afiat bugetul
curent (ultimul buget aprobat);
II.1.4 EXTRABILANIERE (CONTABILITATE EXTRABILANIER)
Cu ajutorul acestui modul putem nregistra n conturile speciale (n afara
bilanului sau bilan) activele, datoriile, obligaiile sau drepturile ce nu fac
parte din patrimoniul institutiei.
Modulul este structurat similar celorlalte module din program, astfel nct
s asigure o utilizare facil.
05

06
1

07
1

08
1

01
1
Mondosoft Astech All in All

02
1

03
1

04
04
44
4

52

Pentru nregistrarea unei operaiuni n conturi din clasa 8 procedm


astfel:
-apsm pe butonul <Nou document> (03);
-alegem din lista (05) operaiunea ce o nregistrm;
-completm n zona (06) datele documentului justificativ, explicaii, suma (la
alegerea operaiunii predefinite, programul completeaz automat contul);
-apsm butonul <Salvare> (01);
n fereastra din dreapta modulului (07) sunt afiate nregistrrile
(operaiunile) efectuate n conturile speciale. Dac dorim modificarea unei
nregistrri, o deschidem, executm modificrile necesare i executm salvarea.
Cu ajutorul butonului <terg> (02) putem terge nregistrarea.
n zona Setare preluare automat (08) putem bifa nregistrri pe care
programul de contabilitate urmeaz s le fac automat n conturi din clasa 8.
Cu ajutorul butonului <Plan de conturi> (04) putem configura tipuri de
nregistrri (denumite i monografii n prezenta documentaie) pe care le vom
regsi ulterior n lista 05 i le putem folosi.
Apsnd butonul <Plan de conturi> se deschide fereastra de mai jos.
04
05
06
04
04
04
44
44
44
4
4
4

03
02
01
Editarea 04
planului
04de conturi
04 se face astfel:
-apsm butonul
<Adaug
rnd>
44
44
44 (01);
-completam denumirea
4
4 operaiunii
4 n coloana denumire cont extrabilanier (04);
-completm simbolul contului n una din cele dou coloane disponibile (05) sau
(06);
-apsm butonul <Salvare> (03);
innd cont c toate conturile din clasa 8, grupa 80 funcioneaz n partid
simpl, regula de editare a planului de conturi este urmtoarea: pentru fiecare
cont editm dou nregistrri:
-una pentru intrare (nregistrarea sau majorarea activului sau obligaiei), n care
punem simbolul contului n coloana din stanga (debit);
Mondosoft Astech All in All

53

-una pentru iesire (scderea din eviden sau diminuarea activului sau
obligaiei), n care punem simbolul contului n coloana din dreapta (credit);
Dac dorim s eliminm o nregistrare din planul de conturi, ne
poziionam pe rndul respectiv i apsm butonul <Elimin rnd> (02);
II.1.5 DISPOZIIE BUGETAR
Cu ajutorul acestui modul putem intocmi, previzualiza sau tipri la
imprimant documentul numit Dispozitie bugetar .
ntruct structura i modul de funcionare a modulului este similar
celorlalte prezentate anterior, nu mai numerotm butoanele sau zonele.

ntocmirea Dispoziiei bugetare se face astfel:


-apsm butonul <Noua dispoziie>;
-completm n cmpurile din stanga machetei numr dispoziie, dat dispoziie i
luna pentru care se face deschiderea de credite catre instituia avut n finanare;
-n dreapta sus completm datele pltitorului (instituia noastr, ce deschide
creditele pentru ordonatorii secundari sau teriari din subordine) i datele
primitorului;
-n cmpurile execuie, cod fiscal, sum putem completa sumele repartizate pe
clasificaia bugetar dup ce deschidem un rnd nou, apsnd butonul <Adaug
rnd>;
-salvm dispoziia bugetar apsnd butonul <Salvare>;
n fereastra din stanga modulului sunt afiate dispoziiile bugetare
ntocmite. Dac dorim modificarea unei dispoziii o deschidem, executm
modificarile necesare i executm salvarea.
Cu ajutorul butonului <terg> putem terge dispoziia sau numai un rnd
din Execuie (subcapitol-alineat).
Cu ajutorul butonului <Previzualizare> putem vedea dispoziia bugetar
ntocmit i o putem lista.
II.1.6 CONTRACTE ALOP (ANGAJAMENTE LEGALE, BUGETARE I
ORDONANRI)
Mondosoft Astech All in All

54

Cu ajutorul acestui modul nregistrm n programul de contabilitate


contractele de achiziii ncheiate de instituie cu teri.
Pentru nregistrarea unui contract acionm butonul <Nou contract>,
completm toate datele cerute (nr. contract, data contract, explicaii,), bifm
sau nu anumite opiuni, apoi apsm butonul <Salvare>.
Dac bifm csuele din linia unde nregistrm contractul, programul de
contabilitate

va nregistra automat suma contractat n angajamente legale, bugetare, va


diminua disponibilul rmas de angajat din buget i va ntocmi formularele
necesare (propunere de cheltuial, respectiv angajament bugetar); va memora

valoarea contractului ca disponibil pentru ordonanare, urmnd s fie diminuat


cu plaile ulterioare pe contract; totodat, datele contractului vor fi nscrise
automat n registrul de control financiar preventiv propriu.

Mondosoft Astech All in All

55

II.1.7 REGISTRU CFP (EDITARE REGISTRU CONTROL FINANCIAR


PREVENTIV)
Cu ajutorul acestui modul nregistrm documentele (proiectele
operaiuni) care au fost supuse controlului financiar preventiv propriu.

de

Pentru nregistrarea unui document, apsm butonul <Nou document>,


completm datele cerute n cmpurile din partea dreapt a ferestrei i apsm
butonul <Salvare>. Pentru tergerea unui document, selectm documentul i
apsm butonul <tergere>.
Dupa nregistrare, pentru nevoi proprii sau la cererea organelor de control,
registrul de control financiar preventiv propriu poate fi vizualizat sau tiprit.
II.1.8 PRELUARE TERIARI
Cu ajutorul acestui modul putem prelua n contabilitatea proprie datele din
contabilitatea institutiilor subordonate (ordonatori secundari sau teriari) ce nu
04
05
folosesc aplicaia All03in All (contabilitate
bugetar),
n 01
vederea ntocmirii
04
04
04
04
situaiei financiare.
44
44
44
44
4
4
4
4

02
04
44
4
Mondosoft Astech All in All

06
44
44

56

Pentru preluarea unui teriar procedm n felul urmtor :


-stabilim data prelurii din lista 01 - (foarte importante sunt luna i anul la
care se face peluarea soldurilor);
-acionm butonul <Nou teriar>;
-completm numele teriarului n cmpul 02;
-selectm profilul n care vor fi centralizate datele;
-selectm anexa (tipul de date culese) din tab-urile 03, 04 sau 05, respectiv
solduri iniiale i total sume din balan, execuia bugetar ncasri i venituri sau
execuia plilor i cheltuielilor;
-acionm butonul <Adaug rnd!>; va fi adugat un rnd (06) n care
completm datele cerute, inclusiv ultima coloan buget; n coloana buget
punem o cifr ce reprezint ordinea n care sunt afiate bugetele n ferestrele de
operare (general fr cifr, buget stat 1, buget local 2, V.P./sub 3,..);
putem aduga mai multe rnduri, n funcie de necesiti;
-acionm butonul <Salvez date>, salvm anexa;
-dup completarea i salvarea datelor din anexa Balana verificare S.I. i
T.S, procedm n acelai mod pentru anexele execuia veniturilor (ncasari i
venituri) i execuia cheltuielilor (plailor i cheltuieli);
-dac este nevoie s tergem un rnd dintr-o anexa acionm butonul
<Elimin rnd>;
-dac dorim s tergem o intreaga anexa acionm butonul <terg
anexa!>;
-dac dorim s tergem un intreg tertiar acionm butonul <Elimin
tertiar>;
Datele salvate sunt duse automat n evidena contabil la luna setat.
Prin acionarea butonului <Preluare n solduri> programul preia datele
introduse pentru a le nsuma n luna urmtoare n solduri iniiale;

Mondosoft Astech All in All

57

II.2 MODULUL UTILITARE DE LUCRU


Cu ajutorul acestui modul
putem efectua substituiri de
conturi, centralizare baze de date
(evidene contabile), exporta
datele n programele de dri de
seam sau
buget, putem
efectua analiza i diagnoza
nregistrrilor contabile. Se pot
ntocmi automat note contabile
sau se pot deschide baze de date
FoxPro.
n continuare vom prezenta submodulele ce compun modulul Utilitare de
lucru, urmnd ca pentru fiecare s dezvoltm problemele legate de modul de
folosire al acestora.
II.2.1 SUBSTITUIE CONTURI SI EXECUIE
Acest modul are n anumite situaii un rol foarte important. Cu ajutorul
acestui modul putem substitui diverse conturi n ntreaga baz de date, fr a
afecta nregsitrrile n mod dramatic.

Mondosoft Astech All in All

58

Folosirea acestui modul o vom face printr-un exemplu. De exemplu, s substituim


contul 401 cu contul 4011.
Tastm n cmpul cont vechi contul 401 iar n cmpul cont nou contul 4011,
dup care apsm butonul <Execut>. Dac doresc ca aceast substituie s se
realizeze numai pe nregistrrile contabile unde pe debit este contul 610, atunci
voi tasta la condiie de substituie la cont debitor contul 610, iar dac doresc ca
numai la capitolul 65020401 atunci tastez tot la condiie i subcapitolul.
Acest modul permite i substituia de subcapitole bugetare si/sau alineate
din detalierile de cheltuial, prin tastarea n cmpurile substituie execuie stnga
i substituie execuie dreapta, tastnd subcapitole i alineatele vechi cu
subcapitolele i alineatele noi.
n condiii generale de substituie avei posibilitatea s alegei luna pentru
care se face substituia (sau n toate lunile anului) i s alegeti documentele
pentru care se face substituia.
n filtre avei posibilitatea s alegei i alte criterii de substituie, n funcie
de necesitile dumneavoastr.
Coreciile fcute pot fi eliminate din butonul <Elimin>.
II.2.2 CENTRALIZARE UNITI
Centralizarea unitilor existente n contabilitate (principal, secundari i
tertiari subordonai ordonatorului proncipal) servete la crearea unei uniti (baze
de date) necesare pentru ntocmirea situaiei financiare centralizate la nivelul

Mondosoft Astech All in All

59

ordonatorului principal. Centralizarea bazelor de date poate fi facut dac toate


unitile in contabilitatea n aplicaia All in All .
nainte de a proceda la centralizarea unitilor existente, creem unitatea
centralizatoare (CENTRAL) , n fereastra Gestiune conexiuni, astfel:

-apsm butonul <Nou conexiune>;


-completm cmpurile Denumire conexiune - CENTRAL, Index baza de date
- 5 (mai avem 4 conexiuni baze de date create) i Centralizeaz bazele
1,2,3,4 (bazele existente vor fi centralizate n noua baza 5);
-apsm butonul <Salvare>;
Dupa ce unitatea centralizatoare a fost creat, intrm n programul de
contabilitate pe Unitatea 05-CENTRAL, deschidem modulul Centralizare uniti
prezentat n imaginea de mai jos i procedm astfel :
-selectm din lista (01) unitatea 05-CENTRAL; programul va nscrie n zona
Date generale unitate (02) numele unitii, ordinea de centralizare 1,2,3,4,
(dac am configurat-o n fereastra conexiune); ordinea de centralizare poate fi
schimbat.
Ordinea de centralizare este important, ntruct la centralizare se
selecteaz ce informaii primare va prelua baza de date centralizat, i ntre ce
date se vor prelua informaiile primare. Trebuie s precizm c celelalte informaii
de setare formulare, bugete i toate celelalte informaii vor fi ale unitii care sunt
trecute pe poziia 1. n exemplul prezentat baza de date 05- Central, va avea ca
baz vatr informaiile din baza de date 01-PRIMARIE.
-stabilim luna de nceput i anul, luna de sfarit i anul (perioada pentru
care se executa centralizarea datelor) n zona (03);
-n zona Opiuni preluare baze de date i Alte opiuni de setare/preluare
(04) bifm datele ce se vor culege i opiunile de culegere; cnd nu ncepem de la
01 ianuarie bifm i Solduri exec. . Bifa pe Preluarea primei baze de date
nseamn preluarea structurii din unitatea 01-Pimrie. Bifa pe Buget nseamn c
n centralizare se va regsi bugetul unitii 1, ordonator principal (bugetul nu se
centralizeaz). Bifa pe nchideri nseamn c n centralizare se vor prelua i notele
de nchidere.
Mondosoft Astech All in All

60

03
44

02
04
44
4

04
04
44
4

01
04
44
4
05
-pentru executarea centralizrii apsm butonul <Centralizare>; dup
centralizare, n zona (05) vom avea nscrise informaii despre aceasta;
-cu ajutorul butonului <Verific centralizarea> se pot depista anumite greeli
fcute de utilizatorii programului (Ex.: la verificare, din fiecare baz de date ia
sumele precedente, reface nchiderile, compar sumele i aflm astfel dac s-au
modificat nregistrri contabile din perioada pentru care au fost ntocmite
situaiile financiare anterioare);

II.2.3 EXPORT DECLARAII


Cu
ajutorul
acestui
modul putem exporta n
programele puse la dispozitie
de
Ministerul
Finanelor
Publice datele din programul
de contabilitate, n vederea
transmiterii declaraiilor n
format electronic i listarii
acestora. Este suficient s
alegem data la care se fac
declaraiile,
declaraia
ce
trebuie
intocmita,
apoi
apsm butonul <Export>.
Este
necesar
ca
programele puse la dispozitie
de
Ministerul
Finanelor

Mondosoft Astech All in All

61

Publice s fie n prealabil instalate pe calculatorul unde avem instalat i


programul de contabilitate.

II.2.4 DIAGNOSTICAREA DATELOR FINANCIAR CONTABILE


Cu ajutorul acestui modul putem efectua verificarea,
diagnosticarea nregistrrilor contabile fcute.

analiza

Verificarea i analiza se fac n funcie de regulile i corespondenele stabilite


n Ordinul ministrului finanelor publice nr. 1917 din 12 decembrie 2005, cu
modificrile i completrile ulterioare.
Mai ntai bifm din opiuni diagnosticare ce anume vrem s verificm,
apoi acionm butonul <Diagnosticare>.
II.2.5 NOTE CONTABILE AUTOMAT
Cu ajutorul acestui modul putem genera automat note contabile, n funcie
de execuia bugetar.

Mondosoft Astech All in All

62

Nu este recomandat folosirea acestui modul de catre utilizatorii


programului de contabilitate. n situaia n care se impune generarea unor note
contabile automate, contacti personalul angajat al S.C. Mondosoft S.R.L. ce
asigura asistena tehnic.
II.2.6 UTILITAR FOXPRO
Modulul Utilitar
SQL pentru baze de
date
FoxPro,
este
folosit
pentru
a
vizualiza ce conine o
anume baz de date
FoxPro.
Modul de lucru
cu acest modul este
urm-torul:
-Se apas pe butonul
<Deschide>
i
va
apare
urmtoarearea
machet;
-Selectm fisierul dbf,
dup care acionm
buto-nul <Open>;
-Urmeaz procesul de
ncrcare a bazei de
date, evideniat prin
derulatorul din dreapta jos. Atunci cnd acesta a juns la 100%, procesul de
ncrcare s-a finalizat.

Mondosoft Astech All in All

63

Asupra bazei de date fox se poate excuta comenzi SQL, care vor fi tastate
n cmpul din partea de sus i executate la apsarea pe butonul SQL.
Parsirea machetei se face prin apsarea pe butonul <Ieire>.
Mondosoft Astech All in All

64

II.3 MODULUL PARAMETRI, COEFICIENI, CONFIGURARE


Cu ajutorul acestui modul
putem efectua setarea parametrilor
de
lucru
ai
programului,
configurarea documentelor folosite
de instituie, modificarea planului
de conturi, setarea notelor de
nchidere venituri i cheltuieli, a
monografiilor contabile, a surselor
de finanare utilizate, nregistrarea
soldurilor iniiale n conturi sintetice
sau analitice
i orice alte
configurari utile.
Modulul permite adaptarea complet a programului la necesitile oricarei
instituii publice din Romania, indiferent de subordonare i de sursele de finanare
folosite. Totodat, permite adaptarea la schimbrile legislaiei n domeniul
financiar contabil.
n continuare vom prezenta submodulele ce compun modulul Parametri,
coeficienti, configurare, urmnd ca pentru fiecare s dezvoltm problemele
legate de modul de folosire al acestora.
II.3.1 PARAMETRII, CONFIGURARE
Nu este recomandat folosirea acestui modul de catre utilizatorii
programului de contabilitate. n situaia n care se impune modificarea
parametrilor existeni sau crearea unor noi parametrii, contactai personalul
angajat al S.C. Mondosoft S.R.L. ce asigur asistena tehnic. 01
Parametrii de lucru sunt reprezentai de orice setare care se face pentru a
asigura aplicaiei o maxim generalitate. Macheta n care se realizeaz aceste
setri este prezentat n imaginea de mai jos.
Un parametru n cazul general este definit prin urmtoarele repere:
seciune, articol, valoare i subvaloare. Acesti parametri sunt grupai n seciuni.
n figura cu macheta de setare a parametrilor avem n lista (01) seciunile i
n lista (02) articolele din seciunea respectiv. Dac selectm un articol al
seciunii respective se vor afia n zona (03) denumirea seciunii, articolului,
valoarea i subvaloarea acestuia. Forma de prezentare a valorii i subvalorii este
funcie de cum a fost salvat.
02
Modificarea valorii i subvalorii unui articol se face prin completarea
cmpurilor, valoare, subvaloare i acionarea butonului <Salvare>.
tergerea unui articol din list se face prin selectarea articolului respectiv i
acionarea butonului <terg>.
Crearea unei noi seciuni sau a unui nou articol se face prin apsarea unuia
dintre butoanele <Noua seciune> sau <Nou articol>, completarea datelor n
zona (03) i <Salvare>.
03

Mondosoft Astech All in All

65

II.3.2 SETARE DOCUMENTE DE LUCRU


Prin setare documente (configurare prototipuri documete primare)
nelegem setarea machetelor dup care vor fi operate documentele primare.
01

03

02

04

07

Mondosoft Astech All in All

66

06

05

Exemplu: din lista cu documente primare configurate (01) alegem factur


furnizori [OI] document configurat pentru a nregistra obiectele de inventar
achiziionate de la furnizori.
n zona 02 este setat structura documentului primar (denumire coloan,
format cmp, formula de calcul, modalitate de rotunjire, filtru), structur n care
se introduc date prin modulul Operare date primare;
n zona 03 date generale despre document avem urmtoarele setri:
-avem bifat cmpul compus detaliat dup coloanele col. 4 n acest caz,
adic documentul este compus (permite introducerea mai multor articole
obiecte de inventar) i se va detalia dupa denumire O.I. - vezi zona 02 col. 4;
pentru exemplificare, un document simplu este ordinul de plat nu poate avea
mai multe articole, adic mai multe sume de plat fiecare cu un scop al plii
distinct.
-este configurat denumirea documentului i nota contabil n care am
stabilit c se centralizeaz documentul (nota nr. 1);
-are bif ca se va ntocmi automat i nota de recepie (fr bon de
consum);
-are bifa ca nu este obiectiv de investiie;
n zona 04 Furnizori/clieni/debitori/creditori avem urmtoarele setri:
-are bifa c este de tip furnizor;
-tip relaie este bifat ca obligaie (de plat);
-sunt nscrise cmpurile nr. 1, 2 i 10 (din zona 02), respectiv denumire
(pentru ncrcarea listei de furnizori memorai n program, pentru verificare
sau nu cod fiscal i pentru valoarea total ce trebuie culeas din col.10);
n zona 05 Setri privind gestiunea bunurilor materiale avem
urmtoarele setri:
-la circulaie bifa pe intrare, ntruct obiectele de inventar cumprate
sunt o intrare n gestiune;
-la tip bun material bifa pe ob. inv., ntruct n acest tip de document
vom nregistra numai facturi cu care s-au achiziionat obiecte de inventar; pentru
exepmlificare: dac din greeal vom nscrie i medicamente pe documentul
factur furnizori [OI], n balana obiectelor de inventar vom gsi nscrise i
medicamente;
-avem setat numrul coloanelor (col.cota TVA 3, col.produs 4,.)
numere de coloane ce se regasesc n zona 02 i corespund anumitor parametri de
gestiune a bunurilor;
-avem nscris contul n care se vor nregistra n evidena material
(OBIECTE INVENTAR-3032);
n zona 06 Setri dispozitie ncasare/plata este bifat fr dispozitie
(nu este cazul);
n zona 07 Setri jurnale vanzare/cump este bifat nu (nu duce
sumele n jurnalul de cumparari fiind furnizor, ntruct instituia public respectiv
nu este nregistrat ca pltitor de TVA);
Modul de completare a cmpurilor este foarte important deoarece funcie
de aceste completri i bifari sunt realizate (generate) diverse registre financiarcontabile.
Orice modificare n configurarea unui document va fi urmat de acionarea
butonului Salvare (mai putin modificarea numelui documentului n acest caz
programul va nregistra modificrile ca document nou, cu alt nume).
Mondosoft Astech All in All

67

Pentru crearea unui document nou apsm mai ntai butonul <Nou
document>, setm documentul, apoi acionm butonul <Salvare>.
tergerea unui document existent se realizeaz selectnd documentul din
lista 01 i apsnd butonul <terg>.
Nu este recomandat folosirea acestui modul de catre utilizatorii
neexperimentai ai programului de contabilitate. n situaia n care se impune
modificarea parametrilor existeni sau crearea unor noi parametrii, contactai
personalul angajat al S.C. Mondosoft S.R.L. ce asigur asistena tehnic.
II.3.3 CONFIGURARE PLAN DE CONTURI
Planul de conturi poate fi modificat sau completat.
Astfel utilizatorii au posibilitatea de a-si crea propria strategie de analitice la
conturile contabile. Prezentm mai jos macheta dup care se face modernizarea
planului de conturi.
Pentru adugarea unui cont n planul de conturi apsm butonul <Nou
cont>; completm cmpurile denumire grupa (cont), simbol cont, alegem
categoria i funciunea contului i apsm pe butonul <Salvare>. Putem bifa
obligatoriu execuie bugetar pentru conturile de venituri i cheltuieli.
Modificarea denumirii, funciunii sau categoriei se face prin selectarea
contului din list, executarea modificrilor i apsarea pe butonul <Salvare>.
tergerea unui cont din planul de conturi se face prin selectarea contului i
acionarea butonului <tergere>.
Butonul <ncarc detalii> ncarc pentru contul selectat detaliile din partea
de jos a modulului. Buotnul <Funciuni cont> verifica funciunile i natura
contului configurate de utilizatori (sintetic, analitic, activ, pasiv) i corecteaz
eventuale greeli.

Mondosoft Astech All in All

68

II.3.4 NCHIDERI AUTOMATE EDITAREA NOTELOR AUTOMATE DE


NCHIDERE
Operaiunile automate sunt acele operaiuni generale de nchidere a
unor conturi stabilite n cazul general, i care ori de cte ori solicitm, acest lucru
este realizat.
Macheta de nchidere se prezint astfel:
n partea stng a modulului (zona 01) avem lista notelor contabile de
nchidere automat configurate n program.
Putem configura note contabile de nchidere att pe profile ct mai ales
pentru fiecare buget configurat n program (General, Buget de stat, Buget local,
V.P./subs,.).
Pentru exemplificare alegem din lista (01) nota contabil [1.5 ] nchid venit
7x-121.02. Dup cum se vede, nota contabil de nchidere venituri conine pe
debit conturile de venituri 708...7311, iar pe credit pe primul rnd contul de
rezultat patrimonial sau profit i pierdere 121.02 (zona 03); pe coloana Formula
elementar avem corespondena sumelor C708 ...C7311. Convenia pentru sume
are formatul C7xx (pentru conturile de venituri) sau D6xx (pentru conturile de
cheltuieli). Logica acestei convenii este dat de faptul c pentru respectivele
conturi s fie preluate sumele pe care le au conturile pe debit sau pe credit n
Mondosoft Astech All in All

69

funcie de funciunea acestora, adic sumele pe care le au acestea funcie de


poziia pe care o au ele n operaiuni.
ntocmirea (salvarea) unei note contabile generale se face prin:
-apsarea butonului <Nou nchidere>;
-bifarea periodicitii operaiunii automate - lunar, trimestrial, semestrial
sau anual (n zona 02);
-tot n zona 02 completarea cmpurilor ncepnd cu anul, Nr. document,
Data document (data nu trebuie specificat dac se dorete a fi ultima zi din
lun), Fel documnet, lunile ntre care se execut operaiunea (dac se dorete
ca operaiunea s se execute tot timpul atunci nu se trece nimic n aceste
cmpuri), condiie de regularizare dac este cazul, ordine de execuie a notei
n raport cu celelelte note din lista de note contabile, explicaia operaiunii;
-n zona 03 completm conturile pe debit sau/credit dup care apsm pe
butonul <Salvare>.

01

02

03

04

tergerea unei note contabile se face prin selectarea notei din lista (01)
dup care se acioneaz butonul <tergere>.
Putem muta o nota contabil de nchidere de la un buget la altul alegnd
nota din lista (01), alegnd din lista (04) bugetul unde dorim s o mutm i
apsnd butonul <Muta la bugetul>.
II.3.5 MONOGRAFII CONTABILE
Monografiile contabile n accepiunea acestui program sunt reprezentate de
acele note contabile generalizate care sunt asociate documentelor primare de
operare.
Pentru fiecare document primar din Lista documentelor (01) Ex.: Factura
furnizori [comb] au fost create una sau mai multe monografii contabile ce pot fi
alese pentru modificare, tergere sau mutare. Acestea se vd n Lista
monografiilor aferente documentului selectat (02). Aceste monografii sunt de
regul identice din punct de vedere al conturilor contabile folosite, dar diferite ca
denumire i execuie bugetar, ntruct n bugetul n care au fost create putem
Mondosoft Astech All in All

70

avea mai multe subcapitole i chiar articole sau alineate bugetare care s fie
folosite pentru documentul primar de care aparin monografiile .
Crearea unei monografii se face astfel:
-selectm bugetul i profilul n care dorim s crem monografia;
-acionm butonul <Noua not>;
-completm cmpul explicaia (03) cu explicaia notei contabile; aceasta
trebuie s fie ct mai sugestiv n raport cu rolul i funciunea ei, dupa care
tastm conturile debitoare, creditoare, selectm nr. de ordine al cmpului
corespondent din documentul primar de operare (pentru a nscrie automat suma
din documentul primar n nota contabil); completm execuia bugetar;
-actionm butonul <Salvare>.
tergerea unei monografii se face prin selectarea monografiilor din lista
monografiilor contabile asociate documentului i apoi acionarea butonului
<tergere>.
03

01
02

04

05

Atenie! Nota contabil trebuie s fie echilibrat, pentru c altfel nu va


putea fi folosit ntruct mecanismul de validare la salvarea documentului
contabil va furniza un mesaj de eroare de genul operaiunea contabil este
incorect.
Multiplicarea unei monografii se face alegnd monografia din list, bifnd
buget i profil (04) i apsnd butonul <Multiplica>; dac bifm i buget i
profil, va fi multiplicat n toate bugetele i profilele existente.
Mutarea unei monografii dintr-un buget n altul se face alegnd monografia
din list, completnd numrul de ordine al bugetului i profilului (05) n care o
mutam i apsnd butonul <Muta la>;
Mondosoft Astech All in All

71

II.3.6 SURSE DE FINANARE


Sursele de finanare sau profile de lucru, programe de lucru sunt acei
separatori care permit utilizatorului, conductorului compartimentului financiar
contabil s-i organizeze mai riguros contabilitatea.

Macheta n care se face crearea i eliminarea surselor de finanare este


prezentat n imaginea de mai sus.
Pentru crearea unui nou profil procedm n felul urmtor:
-apsm butonul <Noua surs>;
-tastm denumirea sursei, luna i anul de inceput i luna i anul curent,
dup care apsm pe butonul <Salvare>.
tergerea se face prin selectarea unei surse din lista i apoi se apas pe
butonul <terg>.
Trebuie s menionm c sursa de baz, adic sursa 1, reprezint i sursa
care stocheaza datele de identificare curente pentru aplicaie (luna i anul
curent).
II.3.7 SETAREA SCHEMELOR DE PRELUARE A.L.O.P.
n macheta de setare a schemelor de preluare A.L.O.P /C.F.P. se observ c
salvarea se poate face astfel:
-selectm documentul (din partea stang a modulului) - n acest caz
Factura furnizori [OI];
-completm cmpurile corespunztoare (Scheme de preluare cmpuri, n
partea de mijloc a modulului), cu urmtoarele precizri:
-denumirea beneficiarului i codul fiscal se preiau din documentul
primar, cmpurile nr. 1 i 2;
-n lista documentelor justificative completm numai denumiri cu
caracter general;
Mondosoft Astech All in All

72

-bifm documentele ce vor fi ntocmite automat i vor putea fi listate


ulterior (propunere, angajament, ordonanare) n partea dreapta a modulului (Alte
opiuni.);

stabilim alte opiuni privind preluarea automat a documentului n registrul CFP,


individualizarea pe clasificaie a documentelor ALOP, modul de calcul a
disponibilului;
-acionm butonul <Salvare>.
tergerea se face prin selectarea documnetului i acionarea butonului
<terg>.
II.3.8 SETAREA NOTELOR CONTABILE
n acest modul putem configura notele contabile n care se vor centraliza
documentele primare i documentele de eviden material operate n aplicaie.

Mondosoft Astech All in All

73

n coloana denumire doc din modul aplicaia ncarc automat denumirile


prototipurilor de documente primare configurate (vezi pct. II.3.2). Numrul i
denumirea notei contabile sunt stabilite de utilizator.
Salvarea configurrii notei contabile se face prin apsarea butonului
<Salvare>;
II.3.9 SOLDURI INIIALE/SUME PRECEDENTE
Macheta principal n care operm datele contabile ce in de solduri iniiale
sau sume precedente se prezint mai jos:

Mondosoft Astech All in All

74

Soldurile iniiale sunt soldurile conturilor contabile care le avem la


nceput de an. Acestea sunt operate avnd programul situat n luna ianuarie.
Sumele precedente sunt rulajele cumulate ntr-o alt lun alta dect cea
de nceput. Acestea se introduc dac se lucreaz cu aplicaia ntr-o alt lun, lun
care nu este ianuarie.
Modul de operare cu aceast machet este urmtorul:
Salvarea:
-selectm profilul (sursa) i bugetul pentru care dorim s operm soldurile
sau sumele precedente i stabilim data operrii;
-apsm butonul <Nou sold>, selectm din lista (se deschide cu dublu clic
n rndul adugat, pe coloana simbol cont) simbolul contului pentru care dorim s
introducem soldul sau suma precedent;
-tastm suma pe debit sau predit (dac este sold) sau i pe debit i pe
credit dac este suma precedent (vezi cmpurile cu eticheta descriptiv debit
/credit);
-acionm butonul <Salvare>;
Modificarea unui sold se face prim selectarea acestuia din list, modificarea
datelor i acionarea butonului <Salvare>.
tergerea se face prin selectarea contului i acionarea butonului <terg>.
Putem asocia unui simbol de cont i execuie bugetar.
Atentie! Pentru o luna curent aceste solduri se refac automat prin
procedura de nchidere.
II.3.10 SOLDURI INIIALE FURNIZORI/CLIENI/DEBITORI/CREDITORI
Soldurile
furnizori/clieni/debitori/creditori,
se
opereaz
similar
soldurilor/sumelor precedente. Acestea se introduc la preluarea datelor n
aplicaia <All in All> pentru a crea contabilitatea analitic a conturilor pe fiecare
furnizor/client/debitor .
Soldurile iniiale sunt soldurile conturilor contabile care le avem la
nceput de an. Acestea sunt operate avnd programul situat n luna ianuarie.
Sumele precedente sunt rulajele cumulate ntr-o alt lun alta dect cea
de nceput. Acestea se introduc dac se lucreaz cu aplicaia ntr-o alt lun, lun
care nu este ianuarie.
Modul de operare cu aceast machet este urmtorul:
Salvarea:
-selectm profilul (sursa), bugetul i tipul de ter (furnizor, client,) pentru
care dorim s operm soldurile sau sumele precedente;
-apsm butonul <Nou sold>, i completm n partea dreapt a modulului
datele stabilite n aplicaie (denumire furnizor, cod fiscal, numr de nregistrare la
Registrul Comertului,.);
-tastm suma pe debit (achitat) sau credit (de achitat) dac este sold sau i
pe debit i pe credit dac este suma precedent (vezi cmpurile cu eticheta
descriptiv Achitat /De achitat);
-tastm luna i anul pentru care se introduc soldurile (sumele precedente),
numrul i data documentului justificativ;
-acionm butonul <Salvare>; furnizorii (clienii,) salvai vor fi afiai n
fereastra din partea stang a machetei;

Mondosoft Astech All in All

75

Modificarea soldului unui ter se face prin selectarea acestuia din list,
modificarea datelor i acionarea butonului <Salvare>.

tergerea se face prin selectarea furnizorului (client, ..) i acionarea


butonului <terg>.
II.3.11 SOLDURI ALE EXECUIEI BUGETARE
Soldurile execuiei bugetare se opereaz similar soldurilor iniiale.

Mondosoft Astech All in All

76

Modul de operare cu aceast machet este urmtorul:


Salvarea:
-selectm Cont de execuie venituri (ncasari/venituri) sau Cont de
execuie cheltuieli (Anexa 7 plai i cheltuieli) i data operarii soldurilor execuiei
(luna i an); bifm Preia automat buget;
-apsm butonul <Nou rnd>, i completm n rnd clasificaia bugetar,
cont ncasri (plai), suma (ncasat sau platit), contul de venituri (cheltuieli),
suma (venituri sau cheltuieli), numrul de ordine al bugetului (0 general, 1 stat, 2
local,) din lista bugetelor;
-acionm butonul <Salvare>;
Modificarea soldului pe un rnd se face prin selectarea acestuia din list,
modificarea datelor i acionarea butonului <Salvare>.
tergerea se face prin selectarea rndului i acionarea butonului <Elimin
rnd>.
Prin acionarea butonului <terg tot> tergem ntreaga anex selectat
(de venituri sau cheltuieli).
II.3.12 SOLDURI ALE OBIECTIVELOR DE INVESTIII
Soldurile obiectivelor de investitii se opereaz similar soldurilor iniiale.
Acestea se introduc la preluarea datelor n aplicaia <All in All> pentru a crea
contabilitatea analitic a contului 231 - Active fixe corporale n curs de execuie,
prin nregistrarea fiecrui obiectiv de investiie.
Modul de operare cu aceast machet este urmtorul:
Pentru nregistrarea n sold a unui obiectiv de investiii:
-selectm data operrii (luna i an) i profilul pe care inregistram obiectivul
de investiii;
-apsm butonul <Nou rnd>, i completm n rnd datele stabilite n
aplicaie (denumire obiectiv, cod obiectiv, valoare total, valoare recepionat i
numrul de ordine al bugetului de unde s-a facut plata obiectivului de investiii;

Mondosoft Astech All in All

77

-acionm butonul <Salvare>;


Pentru tergerea unui obiectiv de investiii acionm butonul <Elimin
rnd>;
II.3.13 NOMENCLATOR MIJLOACE FIXE
Cu ajutorul acestui modul putem cuta, vizualiza sau modifica grupele de
mijloace fixe stabilite prin Hotatarea nr. 2139 din 30 noiembrie 2004 pentru
aprobarea Catalogului privind clasificarea i duratele normale de funcionare a
mijloacelor fixe (H.G. actualizat n 2008).
Modulul permite att cutarea dup numele grupei sau cuvnt din nume,
ct i cutarea dup codul de clasificare. Nomenclatorul este ordonat dup grup,
subgrup, clas, subclas i familia activelor fixe, conform H.G. 2139.
Fiecrei categorii de active fixe ii sunt asociate n aplicaie conturi de
disponibil i cheltuial pentru calculul automat al amortizrii.

Mondosoft Astech All in All

78

Putem
aduga n

nomenclator active fixe apsnd butonul <Noua grup> i completnd datele


pentru grupa creat; dup completarea datelor apsm butonul <Salvare>.
Putem terge grupe de active fixe (din butonul <terg>), putem stabili alte
conturi de disponibil sau cheltuial. Orice modificare va fi finalizat prin
acionarea butonului <Salvare>.
Putem seta durata amortizrii ce va fi folosit de aplicaie la calculul
amortizrii bifnd n opiuni minim, mediu, sau maxim i apsnd butonul
<Setez durata>.
II.3.14 NOMENCLATOR CODURI C.P.V.
Cu ajutorul acestui
modul
putem
cuta,
vizualiza
sau
modifica
codurile CPV adoptate prin
Regulamentul
(CE)
nr.
213/2008
al
Comisiei
Europene.
Codurile ncrcate n
aplicaie sunt structurate
pe diviziuni, grupuri, clase
i
categorii,
conform
vocabula-rului european.
Adugarea se face
prin apsarea butonului
<Nou cod>, completarea
codului C.P.V., a descrierii
acestuia
i
apsarea
butonului <Salva-re>.
Mondosoft Astech All in All

79

II.3.15 EDITARE ANEXE DARE DE SEAM


Descrierea modulului :
01 bara de meniu (lista) pentru selectia Anexelor darii de seam sau
Execuiei bugetare (cont de execuie);
02 butoane ce permit afiarea (i accesarea) structurii anexelor drii de
seam (buget, cont de rezultat,) sau a execuiei bugetare;
03 zona (marcat cu chenar rosu) n care este afiat structura anexei sau
a contului de execuie;
01

02

03

04

05

06

07

08

09
10
11
04 coloana n care este afiat denumirea indicatorului din anex;
05 coloana n care sunt nscrise formulele de cumulare a rndurilor
anexei;
06 coloana n care sunt nscrise formulele de preluare (funciile i
conturile din care se preiau sumele pentru ntocmirea anexei);
07 coloane pentru sume de corecie;
08 coloane unde sunt afiate valorile calculate pentru anexa selectat;
09 buton resetare formule sau sume adugate;
10 buton regenerare anex;
11 buton previzualizare;
Menionm c nu este recomandat folosirea acestui modul de catre
utilizatorii programului de contabilitate. n situaia n care se impune modificarea
formulelor de cumulare sau a conturilor asociate funciilor, contactai personalul
angajat al S.C. Mondosoft S.R.L. ce asigur asistena tehnic.
Submodule (anexe) existente n meniul (lista) Anexe DSS :
- bilan trimestrial;
- cont de rezultat patrimonial;
- flux de trezorerie (03);
Mondosoft Astech All in All

80

- flux banc comercial (04);


- fonduri cu destinaie special;
- pli restante;
- situaia activelor/datoriilor;
- protecia persoanelor cu handicap;
- situaia modificrii activelor nete;
- sume din TVA;
- venituri excedentare ale bugetelor locale;
- cont de execuie donaii;
- active fixe amortizabile;
- active fixe neamortizabile;
Submodule (conturi de execuie) existente n meniul (lista) Execuii
bugetare :
- contul de execuie a veniturilor bugetului local;
- contul de execuie a cheltuielilor bugetului local;
- contul de execuie venituri proprii i subvenii;
- contul de execuie a cheltuielilor [VPS];
- contul de execuie a cheltuielilor [CI];
- contul de execuie venituri [FEN];
- contul de execuie a cheltuielilor [FEN];
Funcionalitate :
Cu ajutorul acestui modul putem efectua urmtoarele operaiuni:
-vizualizarea structurii (indicatorilor) anexelor ce compun situaia financiar
(darea de seam);
-vizualizarea sau modificarea formulelor de cumulare a rndurilor, a
funciilor ce preiau sume din conturi i a valorilor calculate pentru fiecare anex a
drii de seam;
-introducerea sumelor pe rnduri n vederea calculrii anexelor sau a
sumelor de corecie;
Un element important n acest subcapitol este dat de setarea formulelor
de preluare a datelor din informaiile financiar-contabile primare operate.
Formulele de preluare sunt acele formule corespondente fiecrei coloane
ale anexei de raportare care se introduc n formular. Trebuie s precizm c
fiecare formular are formule specifice de preluare.
Exemplu :
Prin accesarea meniului <Anexe DDS> i a butonului <Bilan> vedem
structura formularului de bilan. n coloana 05 (Cumulare) sunt nscrise formulele
de cumulare a rndurilor, iar n coloana 06 (Formula) sunt nscrise formulele de
preluare a datelor din contabilitate n bilan.
n varianta implicit aceste formule sunt setate; trebuie modificate numai
dac este cazul, avnd n vedere c utilizatorul poate reconfigura planul de
conturi; n aceasta situaie operm modificrile de formule.
Asa cum se vede n coloana 06, avem dou funcii de baz, sld i slc, unde
sld reprezint soldul final debitor iar slc reprezint soldul final creditor.
Sintax general:
sld (argument), unde argument reprezint contul sintetic sau un analitic al
acetuia;
slc (argument), unde argument reprezint contul sintetic sau un analitic al
acetuia;
Prin apsarea butonului <Reset valori adaugate> (09), aplicaia elimin
sumele de corecie sau sumele pentru calculul anexei introduse manual anterior
n coloanele Sold iniial i Sold final (07).
Mondosoft Astech All in All

81

Prin apsarea butonului <Regenerare anex> (10), aplicaia ncarc


(reface) formulele conform valorilor implicite din program i calculeaz valorile
anexei respective - n
exemplul dat calculeaz i afieaz valorile n coloanele ValCalc1 i ValCalc2
(08).
Prin apsarea butonului <Previzualizare> (11) pot fi vizualizate sau listate
anexele DDS i Execuiile bugetare.
n coloanele Sold iniial i Sold final (07) pot fi introduse:
-sume de corecie, adic sume pentru eliminarea erorilor rezultate din
rotunjirea la leu ntreg.
-solduri sau sumele soldurilor, atunci cnd nu avem date nregistrate n
contabilitate dar dorim s ntocmim bilanul i anexele situaiei financiare n
aplicaia <All in All>.

III PREZENTAREA MODULULUI ADMINISTRARE APLICAIE


Recomandm ca acest modul
s
fie
folosit
numai
de
administratorul
de reea sau alt
persoan
cu
experien
n
informatic.
n principiu, se pot executa cu
acest modul extrem de multe lucruri,
astfel:
1. Administrarea bazelor de
date (filtrri i interogri, export de
date, vizualizarea coninutului unei
baze de date, modificarea sau tergerea bazelor de date, a tabelelor etc.;
2. ntretinerea i actualizarea aplicaiei;
3. Configurarea utilizatorilor, grupurilor de utlilzatori i a setrilor de
securitate;
4. Modernizarea aplicaiei;
5. Configurarea locaiei i a intervalului la care se executa copii de
siguran a bazelor de date;
6. Monitorizarea (istoricul) accesului i lucrului n aplicaie;

III.1 MODULUL ADMINISTRARE BAZE DE DATE


Prin intermediul modululului, administratorul de retea aceasta poate avea
acces la bazele de date, n sensul c poate lansa comenzi de tip SQL i alte
opiuni de tip utilitar n baza de date.
n principiu se pot executa cu acest modul extrem de multe lucruri, astfel:
1.Filtrri i interogri ale bazei de date;
2.Preluri de date n tabelele aplicaiei direct din fisiere cu format txt,
organizate pe coloane, separate prin ,, |, sau orice alt separator de
cmpuri. Export de date din tabelele aplicaiei.
3.Crearea bazelor de date, a tabelelor, vizualizarea coninutului unei baze
de date, tergerea bazelor de date, a tabelelor etc..

Mondosoft Astech All in All

82

Modulul asigur o interfa dinamic cu bazele de date de tip MySQL,


permite interogarea bazelor de date create n MySQL, nu numai cele ale aplicaiei
dar i alte baze de date.
Prin intermediul acestui modul ne putem conecta att la baza de date
server, ct i la alte baze de date client, prin utilizarea sistemului de conectare.
Pentru conectarea la o baz de date alegem baza din lista (01) n partea din
stnga sus a modulului.
Lista tabelelor din baza de date selectat se gsete n zona (02). Pentru
selecia unei tabele i vizualizarea coninutului ei n zona (10) din modul este
sufucient s facem dublu clic cu mouse pe tabel.
n fereastra (04) avem lista cmpurilor din tabela selectat; putem bifa
numai cmpurile pe care dorim s le vedem n panoul de vizualizare (10).
n zona (03) putem selecta opiunile de export a datelor din tabele; dupa
selecie, acionm butonul <Export> (09) i datele vor fi exportate n formatul
selectat.
n fereastra (05) putem introduce comenzi de tip SQL pentru interogri sau
modificri n tabele. Lista (06) conine comenzile folosite anterior.
01

02
1

03

04

05

06

07

08

09
10
Cu ajutorul tab-urilor (07) deschidem ferestre cu care putem crea, modifica
sau terge baze de date, tabele, rnduri.
III.1.1 OPERAII ASUPRA BAZELOR DE DATE I A TABELELOR
Cea mai important facilitate oferit de acest modul este faptul c putem
executa orice lucru dorim, deoarece acest modul ne pune la dispoziie un
prompter de dialog cu utilizatorul prin intermediul comenzilor MySQL. Trebuie s
specificm c acest prompter este destinat n principal acelor utilizatori care au
Mondosoft Astech All in All

83

cunotine ceva mai avansate n domeniul informaticii i care cunosc comenzi


MySQL.
n continuare prezentm modalitatea de utilizare a acestui prompter.
Pentru a lansa o comand MySQL procedai astfel:
- tastai comanda SQL n cmpul (05) din partea de sus a modului;
- apsai tasta <Enter> sau apsai pe butonul <Execut> (08);
n cazul n care comanda MySQL este corect din punct de vedere sintactic
atunci rezultatul execuiei ei va fi afiat n panoul de vizualizare (10). Dac este
incorect va aprea un mesaj de eroare care va semnala acest lucru. Trebuie s
specificm c modul de utilizare al comenzilor MySQL poate fi accesat din help-ul
sistemului de baze de date care se gasete n directorul mysql, subdirectorul
docs (manual).
Exemplu de comand MySQL.
Ne propunem s executm comanda SQL de filtrare a unei tabele (tabela cu
planul de conturi - planc) astfel nct s afieze toate nregistrrile la care
cmpul dcont are prima liter P.
Comanda este urmtoarea:
Select * from planc where Ucase(left(dcont,1))=P;
Rezultatul este prezentat n figura de mai sus. Efectul acestei comenzi este
acela c toate nregistrrile care ndeplinesc aceast condiie sunt afiate n foaia
de afiare. Comanda executat se poate defini astfel. Selecteaz toate cmpurile
(vezi * ) care ndeplinesc condiia prima liter (Left(cuvant,nr_caractere)) este
P. Deoarece exist posibilitatea ca aceast liter s nu fie majuscul, se
folosete funcia de transformare a literelor mici n majuscule (Ucase(cuvant)).
Dac dorim ca rezultatul acestei interogri s fie reprelucrat n alt aplicaie
putem s exportm rezultatul sub forma unui fiier text apsnd pe butonul
<Export>.
III.1.2 VIZUALIZARE BAZE DE DATE, TABELE, CMPURI I CONINUTUL
ACESTORA
Acionand lista derulant (01), putem vizualiza toate bazele de date din
sistemul de gestiune MySQL. Dup ce am selectat o baz de date, automat lista
(02) se va ncrca cu toate tabelele coninute n aceasta. Selectnd o tabel din
lista 02, va fi afiat structura cmpurilor acestei tabele (vezi lista Lista
cmpurilor tabelei - (04)).
Pentru a vizualiza coninutul unei tabele - datele stocate n aceasta - trebuie
s executm dublu-click pe tabela din lista (02).

Mondosoft Astech All in All

84

Dac activm optiunea Vizualizez structura tabelei obinem structura


complet a tabelei selectate prin dublu-click.
Cnd pornim acest modul, modul implicit n care el apare este cel de
vizualizare date.

III.1.3 OPERAII ASUPRA BAZELOR DE DATE I A TABELELOR


Principalele operaii posibile n acest modul sunt:
Mondosoft Astech All in All

85

crearea unei baze date;


tergerea unei baze de date;
crearea unei tabele;
tergerea unei tabele;
adaugarea unui cmp;
modificarea unui cmp;
tergerea unui cmp;
adugarea unei nregistrri;
modificarea unei nregistrri;
tergerea unei nregistrri;
repararea unei tabele;
n continuare vom prezenta o parte din operaiile posibile.
III.1.3.1. CREAREA UNEI BAZE DE DATE
Crearea unei baze de date se poate realiza astfel:
- se acioneaz tab-ul (creez baza);
- se tasteaz un nume valid de baz de date: litere a-z, 0-9;
- se apas butonul <Creez baza date>.

III.1.3.2 TERGEREA UNEI BAZE DE DATE


tergerea unei baze date se face prin selecia bazei de date i acionarea
butonului <terg baza> (vezi figura de mai jos).
Pentru c aceast aciune este ireversibil i pentru a ne asigura c nu este
fcut din greeal, aplicaia prompteaz un mesaj modal pentru a confirma (Da)
sau a renuna la tergere (Nu). Dac se alege rspunsul (Da), baza de date va fi
eliminat definitiv fr a mai avea posibiliti de recuperare ulterioar.

Mondosoft Astech All in All

86

III.1.3.3 CREAREA UNEI TABELE


Crearea unei tabele este un mecanism complex i are urmtoarele etape:
1. Se selecteaz o baz de date, unde se va plasa tabela ce va fi creat (se
alege din lista baza de date);
2. Se tasteaz un nume valid pentru tabel;
3. Se adaug rnd pe rnd, cmp cu cmp (definit prin nume, tip, lungime,
implicit sau nu i este sau nu null);
4. Se apas butonul <Creez tabela>;

III.1.3.4 TERGEREA UNEI TABELE


Mondosoft Astech All in All

87

tergerea unei tabele se face prin selecia bazei de date, a tabelei i


acionarea butonului <terg tabela> (vezi figura de mai jos).

Pentru c aceast aciune este ireversibil i pentru a ne asigura c nu este


fcut din greeal, aplicaia prompteaz un mesaj modal pentru a confirma (Da)
sau a renuna la tergere (Nu). Dac se alege rspunsul (Da), tabela va fi
eliminat definitiv fr a mai avea vreo posibilitate de recuperare ulterioar.
Repararea unei baze de date, adugarea unui cmp, eliminarea unui cmp,
modificarea lui, adugarea, modificarea sau eliminarea unui rnd i alte
operaiuni se fac n acelai mod.
III.1.3.5 EXPORTAREA DATELOR
Acest modul pune la dispoziia administratorului dou mecanisme de export
a informaiilor din baza de date.
Export direct n Excel (dac pe staia respectiv este deja instalat Microsoft
Excel), vezi opiunea Exporta n fiier text cu separator (01), opiunea se
gsete n partea din stnga. Dac nu este bifat, exportul se realizeaz direct n
Excel, iar dac bifa este pus, se export direct n fiier text cu separator de
cmpuri (04);
De asemenea, precizm c datele pot fi preluate din gridul de afiare sau
01 din tabel. Dac nu este bifat opiunea Preia direct din tabela (02),
direct
preluarea se execut direct din gridul de afiare date (din datele selectate); altfel
se execut direct din baza de date.
02
Dac dorim s prelum i cmpurile tabelei, trebuie s bifm i opiunea
04
Preia i cmpurile (03).
Dup ce s-au selectat opiunile dorite, exportul se finalizeaz cu acionarea
butonului <Exporta> (05).

Mondosoft Astech All in All

88

03

05

III.2 NTREINERE I ACTUALIZARE APLICAIE


III.2.1 NTREINERE
Acest modul funcioneaz n dou moduri: manual - cnd dorim s facem o
ntreinere a bazei de date, necesar n urma unor semne de inconsistent a
datelor i automat - cnd serverul de baz de date este ntrerupt brutal (oprire
ntmpltoare a calculatorului pe care se gsete baza de date sau cnd se
ntrerupe accidental furnizarea cu energie electric).
01

02
03
04
1

05

Mondosoft Astech All in All

89

Cnd dorim s facem o ntreinere a bazei de date parcurgem urmtoarele


etape:
- selectm baza de date din lista (01);
- selectm tabela din lista (02) sau toate tabelele apsnd buton
<Selectez tot> (03);
- alegem opiunile de ntreinere optimizare, verificare, analiz, (04) i
apsm pe butonul <Repar (sel)>;
Aceasta are ca efect repararea tabelelor selectate conform opiunilor de
ntreinere bifate.
Dac acionm butonul <Repar tot>, vor fi reparate tabelele bazei de date
selectate.
Dac dorim ca ntreinerea s se fac automat, zilnic, sptamanal, lunar
etc, este necsar s bifm optiunea ce execut automat ntreinerea (05), tipul
ntreinerii (04) i intervalul orar n care se va executa.
Aplicaia va lansa automat procesul de ntreinere automat a bazei de date
conform opiunilor selectate.
III.2.2. ACTUALIZARE (MODERNIZARE) STRUCTURA BAZE DATE

01

02

Mondosoft Astech All in All

90

Actualizarea (modernizarea) structurii bazelor de date este un proces ce se


excut numai pentru baza de date curent i presupune actulizarea structurii
tabelelor selectiv sau a tuturor tabelelor executnd urmtori pai:
- dac actualizarea se face selectiv, atunci selectm tabel cu tabel (01) numai tabelele dorite - sau selectm toate tabelele (02) apoi deselectm ce nu ne
intereseaz i apsm pe butonul <Actualizez (sel)>.
Aceast opiune este folosit atunci cnd dorim s nu consumm inutil
timpul i avem informaii clare privind ce anume s-a modificat n noua versiune
actualizat.
- dac dorim s actualizm ntreaga structur,
acionm butonul
<Actualizez tot>;
Apsarea pe butonul <Cur!> are ca efect curaarea tuturor bazelor de
date temporare folosite n diverse procese de generare.
Prsirea modului se face prin acionarea butonului <Ieire>.

III.3 UTILIZATORI/GRUPURI I SETRI DE SECURITATE


Modulul permite realizarea urmtoarelor operaii:
- organizarea n grupuri a utilizatorilor;
- conectarea la sistem prin introducerea numelui de utilizator i parolei,
astfel ca utilizatorul s aib acces la toate modulele i opiunile pentru
care are stabilite drepturi i restricii;
- limitarea accesului utilizatorilor de a se conecta la sistem dac acesta
este czut;
- asigur securitatea tuturor modulelor sistemului informatic (pentru a se
elimina accesul utilizatorilor neautorizai);
- permite stabilirea de drepturi i restricii de acces la utilizatori/grupuri;
Sunt furnizate funcionaliti de administrare care s permit oferirea sau
revocarea drepturilor de acces i accesul la datele financiar-contabile pe baza de
parole.
La baza stabilirii drepturilor i restriciilor de acces se are n vedere:
-

modulul pentru care se acord respectivul drept;

operaia care trebuie executat:

gradul de securitate al informaiei;

poziia n compartimentul-financiar contabill i n organizaie.

- sistemul permite accesul numai dac drepturile i restriciile au fost


stabilite prin mecanismele aplicaiei;
- permite lucrul n paralel cu toate modulele a mai multor utilizatori
simultan n aplicaie (asigur accesul concurent la resurse);
Mondosoft Astech All in All

91

Soluia tehnic asigur standardele de securitate i confidenialitate a


informaiilor.
Aplicaia permite accesul segmentat la date i module, segmentarea
fcndu-se pe baz de grup utilizatori, utilizator i drepturi acordate.
Accesul oricrui utilizator poate face att folosind autentificarea utilizator parol ct i pe baz de certificat digital eliberat. n acest sens, aplicaia dispune
de o seciune de setare/configurare i gestionare a unei autoriti proprii de
certificare, mecanism inclus n cadrul platformei software.
n cadrul acestei seciuni se va putea gestiona lista cu utilizatori,
certificatele digitale eliberate, valabilitatea lor, revocarea sau extinderea
certificatelor ct i verificarea pe baz de CRL.
III.3.1 GRUP UTILIZATORI
Aceasta seciune din cadrul modulului este destinat editarii listei cu
grupurile de utilizatori, cu drepturile i restriciile asociate acestora.
Modul de lucru cu aceast seciune se face astfel:
- Se apasa tab-ul Grup utilizatori (01), pentru deschiderea seciunii;
- Se apas pe butonul <Nou grup>, opiune folosit pentru resetarea
tuturor cmpurilor specifice grupurilor, n vederea completrii acestora cu
noi valori, aa cum sunt descrise n etichetele din stnga;
- Se completeaz numele grupului (02), descrierea (03) i se alege grupul
pe care-l motenete (04);

01

02

05

03

04

06
07

-Selectm din drepturi disponibile (05) unul cte unul i le mutm cu


sgeata verde n drepturi atribuite (06); am specificat unul cate unul

Mondosoft Astech All in All

92

ntruct cu excepia administratorului sau administratorului de reea


celelalte grupuri nu vor beneficia de toate drepturile disponibile;
- Apsm butonul <Salvare>; grupul de utilizatori creat va fi memorat i
va fi afiat n lista prototipurilor (07);
- Dac dorim s modificm datele salvate ale unui grup, selectm grupul
din lista din dreapta, modificm datele din cmpurile respective i apsm
din nou pe butonul <Salvare>.
- tergerea unui grup existent se face simplu, prin selectarea grupului din
lista din dreapta i apsarea pe butonul <terg>.
Trebuie specificat c cheia de unicitate pentru adugare/modificare este
numele grupului.
III.3.2 UTILIZATORI
Prin intermediul acestei seciuni din modul putem gestiona lista de
utilizatori, cu drepturile i restriciile asociate acestora.
Modul de lucru cu acest modul se prezint astfel:
- Se apasa tab-ul Grup utilizatori (01), pentru deschiderea seciunii;
- Se apas pe butonul <Nou utilizator> opiune folosit pentru resetarea
tuturor cmpurilor specifice utilizatorilor n vederea completrii acestora cu
noi parametri;
- Se completeaz toate cmpurile specifice utilizatorului n zonele marcate
cu rou (02) - Numele utilizatorului - nume scurt; Numele de familie;
Prenumele utilizatorului; Funcia utilizatorului; Codul numeric personal;
Seria i numrul legitimaiei (sau crii de identitate); Adresa utilizatorului;
Oraul de domiciliu; Cod potal la adresa de domiciliu; Telefonul utilizabil;
Telefonul celular al utilizatorului; Adresa de e-mail a utilizatorului;
Compartimentul din care face parte utilizatorul; Casa - Nivelul ierarhic (0dir general, 1-loctiitori, 2-sefi birouri); Parola utilizatorului; Codul staiei de
lucru;

01

02

04

03

Mondosoft Astech All in All

05

93

- Din grupurile disponibile (03) atribuim utilizatorului grupul sau grupurile la


care va fi afiliat (04);
- Completm data de la care ncepe valabilitatea parolei;
- Apsm butonul <Salvare>. Cheia de unicitate pentru utilizator este
denumirea utilizatorului, astfel ca dac schimbm un caracter la numele
utilizatorului, acesta trebuie modificat, altfel aplicaia va considera c
utilizatorul trebuie adugat.
- Dac dorim s modificm datele salvate ale unui utilizator, selectm
utilizatorul din lista din stnga, modificm datele din cmpurile respective
i apsm din nou pe butonul <Salvare>.
- tergerea unui utilizator existent se face simplu, prin selectarea acestuia
din lista din stanga i apsarea pe butonul <terg>.
Drepturile i restriciile unui utilizator sunt conferite de grupurile la care
utilizatorul este afiliat. De exemplu, dac un utilizator este afiliat la trei grupuri,
atunci va prelua automat toate drepturile pe care le au cele trei grupuri.
Dup ce utilizatorul a fost adugat, acestuia i se poate atribui un certificat
de semnatur digital.
Certificatele de semntur digital se pot genera numai de pe server. Dup
ce un certificat digital al utilizatorului este generat, acesta este automat ncrcat
n baza de date alturi de ceilali parametri definitori ai user-ului.
III.3.3 SETRI DE SECURITATE
Securitatea electronic este definit astfel: acele politici, recomandri i
aciuni necesare minimizrii riscului aferent efecturii tranzaciilor
electronice, risc ce se refer la bree n sistem, intruziuni sau furt.
Msurile de securitate nu garanteaz eliminarea complet a oricrui risc, dar pot
s-l reduc la un nivel acceptabil.
Securitatea IT trebuie s se concentreze pe crearea unei platforme de calcul
unde persoane sau programe s nu poat desfura aciuni pentru care nu au
drepturi alocate.
Cerinele de securitate pe care trebuie s le ndeplineasc sistemul
informatic sunt:
1) Identificarea reprezint procesele i procedurile necesare pentru
stabilirea unei identiti unice pentru un utilizator n cadrul unui sistem
informatic. Identificarea permite contabilizarea tuturor operaiunilor
individuale i previne accesul neautorizat.
2) Autentificarea - este procedura pentru verificarea identitii
utilizatorului care solicit acces la un sistem, procesul prin care sistemul
valideaz informaiile de conectare oferite de entitatea utilizatoare.
3) Controlul accesului determin ce anume poate face un anumit
utilizator autentificat n sistem, avnd n vedere: controlul accesului la
sistem, controlul accesului la reea, clasificarea informaiei, privilegiile.
4) Responsabilitatea este strns legata de msurile de securitate
impuse utilizatorilor sistemului, care vor fi rspunztori pentru aciunile
ntreprinse dup conectarea la sistem.
5) Integritatea sistemului pentru a se putea menine integritatea
sistemului trebuie s se poat lua urmtoarele msuri:
- separarea proceselor i datelor utilizatorilor;
- separarea proceselor i datelor sistemului, protejarea software-ului,
datelor i hardware-ului de modificri, fie c acestea sunt voite sau
accidentale;
- controlul aciunilor i operaiilor de ntreinere.
Mondosoft Astech All in All

94

6) Integritatea informaiilor presupune mecanisme de protecie a


datelor mpotriva distrugerii sau accesului neautorizat i mecanisme de
nregistrare a modificrilor survenite.
7) Fiabilitatea serviciilor se refer la ct de uor i sigur un utilizator
autentificat poate accesa i utiliza resursele unui sistem.
8) Documentarea privind securitatea este vital pentru meninerea
unui anumit sistem de securitate operaional i eficient.
Sistemul permite definirea securitii dup cum urmeaz:
posibilitatea de definire a nivelului de securitate (citire, scriere) la nivel
de orice cmp din formular, de introducere date pentru utilizator/grup;
posibilitatea de definire a nivelului de securitate (citire, scriere) la nivel
de orice seciune din formular, de introducere date pentru
utilizator/rol/grup;
posibilitatea de definire a nivelului de securitate (citire, scriere) la nivel
de orice formular, de introducere date pentru utilizator/rol/grup;
posibilitatea de definire a nivelului de acces la orice opiune de meniu de
pe orice formular, list, raport, buton pentru utilizator/rol/grup;

Pentru completarea securitii sistemului, n afara restriciilor stabilite prin


grupuri, utilizatori i drepturi acordate, n aceast seciune se seteaz parametrii
ce in de urmtoarele:
-lungimea minim a parolei;
-numrul de zile dup care parola expir (asa cum se poate vedea n
imaginea de mai sus).
Mondosoft Astech All in All

95

Setarea valorilor pentru aceti parametrii se poate realiza prin acionarea


butonului <Setri de securitate >.

III.4 MODULUL MODERNIZAREA APLICAIEI (BIBLIOTECA


UPDATE)
Nu recomandm utilizatorilor aplicaiei folosirea acestui modul fr
asisten din partea personalului specializat al S.C. Mondosoft S.R.L..
Cum i cnd se utilizeaz aceast utilitar?
Acest utilitar se folosete ori de cte ori aplicaia de contabilitate sufer
mbuntiri sau baza de date necesit actualizri.
Utilitarul conine :
opiuni de actualizare a structurii bazelor de date, indexare a
tabelelor din baza de date, curare tabele reziduale;
opiuni de actualizare a nomenclatoarelor, formularelor i
anexelor;
opiuni de setare a contabilitii generale, facturrii, evidenei
materiale, bugetelor i multe alte posibiliti de modernizare;
Pentru efectuarea modernizarii aplicaiei selectm o schem de actualizare
(bifm opiunile alese) i apoi apsam butonul <Execut!>.

Mondosoft Astech All in All

96

Prsirea acestui modul se face apsnd pe butonul <Ieire>.

III.5 MODULUL BACKUP I RESTAURARE


Soluia de backup (copii de siguran) implementat n aplicaie asigur o
protecie eficient a datelor mpotriva accidentelor, erorilor i a dezastrelor prin
realizarea copiilor de salvare i arhivare pe medii de stocare interne sau externe.
ntruct importana datelor este esenial, soluia tehnic pune la dispoziie
urmtoarele instrumente:
- Mecanism propriu de autobackup, cu posibilitatea ca acesta s fie setat
pentru mai multe regii de backup i anume: zilnic, sptmnal, lunar,
.data i or;
- Mecanism de backup manual, acesta fiind utilizat ori de cte ori este
nevoie, de ctre administratorul sistemului;
- Algoritmi proprii de criptare i compresie a datelor din backup.
Modulul
lucru, astfel:
- permite
- permite
- permite

de backup (creare copii de siguran) are mai multe opiuni de


crearea de copii de siguran;
restaurarea copiilor de siguran;
setarea opiunilor de autobackup (auto creare copii de siguran);

Modul de creare manual a unei copii de siguran se face astfel:


-stabilim calea unde se gsete baza de date din care se face backup (vezi
eticheta din stnga sus <Cale fisiere pentru backup>) i o tastm n
cmpul corespunztor;
-stabilim calea unde se depun fisierele backup (vezi eticheta din stnga
sus, al doilea rnd <Cale salvare backup>) i o tastm n cmpul
corespunztor;
Mondosoft Astech All in All

97

-dac doresc ca aceste ci s rmn permanente apsam butonul


<Fixez>;
-apsam butonul <Backup> i ateptm pn cnd copia de siguran a
fost realizat;
Modul de restaurare manual a unei copii de siguran se face
astfel:
-stabilim calea unde se gsesc fiiere backup (vezi eticheta din dreapta sus
<Cale fiiere pt. restaurare>) i o tastm n cmpul corespunztor;
-stabilim calea unde se face restaurarea fisierelor backup (vezi eticheta din
dreapta sus, al doilea rnd <Cale salvare restaurare>) i o tastm n
cmpul corespunztor;
-bifm din grupul <Setare autobackup>, cmpul cu titulatura <rest. cu
pstr. orig., ntre orele>, ceea ce nseamn c baza de date curent este
pstrat n forma ei de dinainte de restaurare (ca un motiv de siguran
sporit);
-dac dorim ca aceste ci s rmn permanente apsam butonul
<Fixez>;
-apsam butonul <Restaurare> i ateptm pn cnd copia de siguran
a fost restaurat;
Setare autoback-up
Mecanismul de autoback-up se poate activa astfel:
-bifm opiunea <Execut backup automat> din seciune, partea stng
jos;
-stabilim periodicitatea la care se va face backup (zilnic, sptmnal,...);
-stabilim intervalul de timp n care se face autobackup, tastnd orele zilei
ntre care se va face;
Dac dorim s vedem ce conine o arhiv backup selectm fisierul backup
din <Lista de fiiere coninute n backup> i apsm pe butonul
<Vizualizeaz>.
Dac dorim s extragem ntr-un anumit loc o arhiv backup (nu n locul
stabilit pentru restaurare) , selectm fisierul backup din <Lista de fiiere
coninute n backup> i apsm pe butonul <Extrage>.
Prsirea modulului se face apsnd pe butonul <Ieire>.

III.6 MODULUL LOGs (cutia neagr a aplicaiei)


Prin intermediul acestui modul putei vizualiza pentru un anumit utilizator
(PRIMARIE n imaginea de mai jos) i o anume perioad de timp selectat
(adic, de la data i ora dd.MM,yyyy HH:mm:ss pn la data i ora dd.MM,yyyy
HH:mm:ss) i anumite operaiuni, informaii despre urmtoarele:
- Modul n care s-a produs respectiva operaie;
- Operaia efectuat: accesare modul/deconectare, adugare de
informaie, modificare i tergere sau anulare de informaie cu specific
financiar contabil;
- Data i ora, minutul i secunda cnd s-au produs operaiile mai sus
enumerate;
- Tabela n care a fost memorat operaia;
- Felul documentului;
- Numrul unic al documentului;
Mondosoft Astech All in All

98

- Data documentului;
- Referin document (ID-ul nregistrrii);

Modalitatea de lucru cu acest modul se poate afla parcurgnd urmtorii


pai:
1. Se alege din list numele utilizatorului;
2. Se tasteaz perioada de la care se dorete afiarea logo-urilor, adic
data de la care s nceap selecia cu caracter non exclusiv i data pn
la care s se fac selecia. Dac data pn la care se face selecia
lipsete, aplicaia va considera c acesta este cea curent. Datele
tastate sunt de forma zz.LL.aaaa hh:mm:ss;
3. Se aleg categoriile de operaii (accesare, adugare, modificare,
tergere/anulare);
4. Se acioneaz butonul <Logs >.
5. Ca efect al acestei aciuni, gridul din dreapta va fi populat cu informaii
concordante cu cerea facut;

III.7 MONITORIZAREA REELEI


Rolul acestui modul este acela de a ne prezenta n mod vizual starea
reelei care acceseaz sistemul de managementul documentelor i pentru a oferi
administratorului instrumente de transmitere mesaje i de decupla staiile de la
distan pentru diverse operaiuni de ntreinere a sistemului.
Transmiterea un mesaj simplu pentru utilizatori de pe staia server se poate
face prin nscrierea mesajului dorit n fereastra Mesaj de transmis i acionarea
butonului <Transmite mesaj >.
Oprirea staiei client i transmiterea unui mesaj simplu pentru utilizatori de
pe staia server se poate face prin acionarea butonului <Oprete staiile >.

Mondosoft Astech All in All

99

IV. MODULUL LISTRI RAPOARTE

03

Modulul listri rapoarte se


gaseste n fereastra principal a
aplicaiei All in All (contabilitate
bugetar), n jumtatea inferioar a
ferestrei.
Acest modul are trei funcii de
baz:
1. Generarea raportului;
2.
Previzualizarea
/
tiprirea
coninutului raportului cu posibilitatea
exportului ntr-un fiier al crui format
l alegem.
3. Exportul raportului ntr-un fisier
Excel;

Mondosoft Astech All in All

01

02
100

Butonul <previzualizare> asigur vizua-lizarea documentelor contabile (a listrilor generate


de program).
Butonul <tiprire> asigur listarea la imprimant a documentelor contabile generate de
program.
Butonul <Export> realizeaz exportul direct n Excel a documentelor contabile.
n zona (01) putem vedea lista docu-mentelor contabile generate de program i le putem
accesa.
n cmpul (02) putem tasta denumirea sau parte din denumirea documentului cutat, dup
care apsm butonul <Caut>.
n lista (03) putem alege data sau inter-valul pentru care vor fi generate rapoartele. Pentru
unele rapoarte generate de program lista cu data este afiat de dou ori, n vederea alegerii
intervalului pentru care datele vor fi ncrcate n documentele contabile.
Generarea
se
realizeaz
automat n momentul n care se
execut un click pe o situaie din list
(01), iar previzualizarea se execut n
momentul n care se acioneaz
butonul <Previzualizare> sau se
execut dublu click pe documentul
contabil ales. Dup cum se vede se
pot obine rapoartele funcie de doi
parametrii de baz, data pn la care
se dorete generare / previzualizare i
sursa pentru care se solicit raportul
respectiv.
Principalele rapoarte pe care le putem realiza cu aceast aplicaie sunt
urmtoarele:
FURNIZORI.....
-balana sintetic furnizori
-balana analitic furnizori
-fie analitice furnizori lunare
-fie analitice furnizori anuale
-fie analitice furnizori multianuale
..................................................................................
CLIENI.....
-balana sintetic clieni
-balana analitic clieni
-fie analitice clieni lunare
-fie analitice clieni anuale
-fie analitice clieni multianuale
..................................................................................
DEBITORI.....
-balana sintetic debitori
-balana analitic debitori
-fie analitice debitori lunare
-fie analitice debitori anuale
-fie analitice debitori multianuale
..................................................................................
CREDITORI.....
-balana sintetic creditori
Mondosoft Astech All in All

101

-balana analitic creditori


-fie analitice creditori lunare
-fie analitice creditori anuale
-fie analitice creditori multianuale
..................................................................................
Creditori garanii materiale gestionari....
-balana sintetic creditori garant. gest.
-balana analitic creditori garant. gest.
-fie analitice creditori garant. gest. lunare
-fie analitice creditori garant. gest. anuale
-fie analitice creditori garant. gest. multianuale
..................................................................................
Creditori garanii participare licitaie....
-balana sintetic creditori garant. part. licit.
-balana analitic creditori garant. part. licit.
-fie analitice creditori garant. part. licit. lunare
-fie analitice creditori garant. part. licit. anuale
-fie analitice creditori garant. part. licit. multianuale
..................................................................................
Garanii bun execuie....
-balana sintetic creditori buna exec.
-balana analitic creditori buna exec.
-fie analitice creditori garant. buna exec. lunare
-fie analitice creditori garant. buna exec. anuale
-fie analitice creditori garant. buna exec. multianuale
Furnizori active fixe.....
-balana sintetic furnizori active fixe
-balana analitic furnizori active fixe
-fie analitice furnizori active fixe lunare
-fie analitice furnizori active fixe anuale
-fie analitice furnizori active fixe multianuale
..................................................................................
Furnizori active fixe n curs de execuie.....
-balana sintetic furnizori active fixe n curs
-balana analitic furnizori active fixe n curs
-fie analitice furnizori active fixe lunare n curs
-fie analitice furnizori active fixe anuale n curs
-fie analitice furnizori active fixe multianuale n curs
..................................................................................
Concesiuni / chirii .....
-balana sintetic concesiuni/chirii
-balana analitic concesiuni/chirii
-fie analitice concesiuni/chirii lunare
-fie analitice concesiuni/chirii anuale
-fie analitice concesiuni/chirii multianuale
..................................................................................
Avansuri de trezorerie/Decontri .....
-balana sintetic avansuri/decontri
-balana analitic avansuri/decontri
-fie analitice avansuri/decontari lunare
-fie analitice avansuri/decontari anuale
-fie analitice avansuri/decontri multianuale
Mondosoft Astech All in All

102

..................................................................................
Obiective investiii (contul 231)
-fie ale obiectivelor de investiii
-balana obiectivelor de investiii
..................................................................................
ANALIZA ECONOMIC, STATISTIC.....
-facturi furnizori achitate (perioada)
-centralizator facturi clieni scadente la data...
-situaia facturilor neachitate (perioada)
-analiza financiar-contabil
..................................................................................
Decont T.V.A./impozit profit.....
-registru de cumprri
-registru de vnzri
-vnzri/cumprri-corelaii cu conturile (centralizat)
..................................................................................
Extrase de cont (confirmare sold), executri, ...
-extrase de cont [confirmare de solduri]
-somaii de plat
..................................................................................
Statistic, rapoarte de control, curtea de conturi
-raport operaiuni incorecte (conform O1917)
-raport execuii bug. incorecte sintactic
-centralizator [conturi cheltuial/titlu bug.]
-centralizator [conturi cheltuial/articol bug.]
-fie cont cheltuial/articol bug.
-centralizator [conturi de venituri/clasif. bug. venituri]
-fie cont de venit/clasif.bug. venit
-raport sinteza cheltuieli/venituri clasif.bugetar
-bilan detaliat
-detaliere cont rezultat patrimonial
..................................................................................
CONTABILITATE:
BALANE,
REGISTRE,
ALTE
CONTABILE
-balana de verificare (4 egaliti)
-balana de verificare (5 egaliti)
-balana de verificare (6 egaliti)
-balana de verificare (ct. nenchise)
-balana de verificare (selectiv conturi)
-solduri iniiale (sume precedente)
-registru jurnal (lunar
-registru jurnal (anual)
-registru jurnal (documente)
-registru cartea mare
-fie sah-cartea mare
-fie operaii diverse (lunare)
-fie operaii diverse (anuale)
-note contabile (dup numar)
-note contabile (cronologic)
-note contabile (dup profil/buget)
-note contabile (dup execuie capitol/scap.-titlu)
-documente operate
Mondosoft Astech All in All

RAPOARTE

103

-reg. casa file (casa)[ 5311]


-reg. casa compact (casa)[ 5311]
-reg. banca file (banca) [5211]
-reg. banca file (plai buget local) [7702]
-planul de conturi
..................................................................................
Rapoarte ev. material (NRCD, BC, casare, stocuri...)
-procese verbale punere n funct. mijl. fixe
-note de recepie (n.r.c.d. inst. publ. / n.r.c.d. vanzare)
-bonuri de consum
-bonuri de predare-transfer-restituire
-procese verbale de casare
-bonuri miscare mijl. fixe
-procese verbale de modificare mijl. fixe
..................................................................................
MIJLOACE FIXE
-balana analitic mijl. fixe (sintetizata)
-balana analitic mijl. fixe (gestionari)
-centralizator al balantei analitice active fixe
-balana analitic mijl. fixe (detaliata)
-balana analitica mijl. fixe supuse amortizarii
-balana analitica mijl. fixe care nu se supun amortizarii
-balana amortizarii mijl. fixe
-balana cu activele fixe complet amortizate
-registru bonuri de miscare mijl. fixe
-registru p.v. modificare mijl.fixe
-registru mijl. fixe intrate
-registru mijl. fixe casate
-registru mijl. fixe vndute
-registru mijl. fixe ieite pe alte ci
-fie mijloace fixe
-registru inventar mijl. fixe
-registru numere de inventar
-lista de inventariere mijl. fixe
-lista de inventariere mijl. fixe (fonduri)
-catalog mijl. fixe
-centralizatorul amortizrii activelor fixe
..................................................................................
Reevaluare mijloace fixe
..................................................................................
OBIECTE DE INVENTAR
-balana analitic ob. inv. [coduri]
-balana analitic ob. inv. [gestionari]
-centralizator balana analitic ob. inv.
-balana analitic ob. de inv. (operaiuni)
-registrul stocurilor ob. inv. (lunar)
-registrul stocurilor ob. inv. (anual)
-lista de inventariere ob. inv.
-fie de magazie ob. inv.
-registru de inventar ob. inv.
-registru intrari de ob. inv.
-registru iesiri de ob. inv.
-registru ob. inv. [funcie de operaie]
Mondosoft Astech All in All

104

-centralizator general operaiuni ob. inv.


..................................................................................
MATERIALE
-balana analitic mat. [coduri]
-balana analitic mat. [gestionari]
-centralizator balana analitic materiale
-balana analitic mat. (operaiuni)
-registrul stocurilor de bunuri mat. (lunar)
-registrul stocurilor de bunuri mat. (anual)
-lista de inventariere mat.
-fie de magazie bunuri mat.
-registru de inventar mat.
-registru intrri de bunuri mat.
-registru ieiri de bunuri mat.
-registru de bunuri mat. [funcie de operaie]
-fie de consum bunuri mat.
-centralizator general operaiuni ob. inv.
..................................................................................
MRFURI
-balana analitic mrfuri [coduri]
-balana analitic mrfuri [gestionari]
-centralizator balana analitic marfuri
-balana analitic mrfuri (operaiuni)
-registrul stocurilor de mrfuri (lunar)
-registrul stocurilor de mrfuri (anual)
-lista de inventariere mrfuri
-fie de magazie mrfuri
-registru de inventar mrfuri
-registru intrari de mrfuri
-registru iesiri de mrfuri
-registru de mrfuri [funcie de operaie]
-centralizator general operaiuni ob. inv.
..................................................................................
Rapoartele pentru medicamente i alimente sunt similare
celor pentru materiale i mrfuri
..................................................................................
ACTIVE FIXE N CURS DE EXECUIE (GEST. MAT.)
-balana analitica a a.f. n curs (sintetizata)
-balana analitica a a.f. n curs (detaliata pe prod/...)
-fie active fixe n curs
-registru inventar active fixe
-registru active fixe [funcie de operaie]
..................................................................................
BUGET, BILANT I EXECUIE
02-[2010]-Buget [171-01] local venituri i cheltuieli
-[fb02] fie operaii bugetare
-[ch02] centralizator chelt./plai
-[fv02] fisa partid venituri
-[ve02] centalizator venituri/ncasri
-[vp02] centalizator ncasri/plai/venituri/chelt.
-[dp02] detalieri disponibilul de pli
-[bl02] buget, detalieri (curent) lei
-[bm02] buget, detalieri (curent) mii lei
Mondosoft Astech All in All

105

-[il02] buget, detalieri (iniial) lei


-[im02] buget,detalieri (iniial) mii lei
Rapoartele generate de program continu cu celelalte seciuni din :
-buget
-bilan
-dare de seam lunar
-angajare/lichidare/ordonanare/pli
-achiziii publice - OUG 34
-control financiar preventiv
-contabilitatea conturilor extrabilaniere
-dispoziii bugetare repartizare/retragere credite
-proiect buget de rzboi;
Reamintim utilizatorilor c att din modulul Evidena primar ct i din
modulul Bugete operare aplicaia permite previzualizarea sau listarea
rapoartelor specifice acelor module.
Aplicaia genereaz peste 600 de documente financiar-contabile ntocmite
conform reglementrilor legale n vigoare (din punct de vedere al formei i
coninutului obligatoriu), actualizate ori de cte ori sunt modificri legislative i
completate cu informaii financiar contabile suplimentare utile n funcie de
solicitrile clienilor.

SFATURI UTILE PENTRU A LUCRA EFICIENT I SIGUR CU PROGRAMUL


ALL IN ALL - CONTABILITATE BUGETAR
Salvai periodic datele. Frecvena salvrilor depinde i de volumul activitii
dumneavoastr. Chiar dac opiunea backup este activat, nu uitai c aplicaia
va salva datele pe acelai calculator (care se poate deteriora, cu consecina
pierderii iremediabile a datelor).
Prevederile legale va oblig la arhivarea datelor utiliznd tehnologia WORM
(Write Once Read Many), care s permit inscripionarea o singur dat i
accesarea ori de cte ori este nevoie a informaiilor stocate; aceasta impune ca
dumneavoastr s salvai periodic bazele de date create (QMC01, QMC02,) pe
CD sau DVD, ce vor fi pstrate n locaii sigure ale instituiei.
Cu ct volumul de date introduse este mai mare, cu att salvarea trebuie
facut mai des. Recomandm ca salvarea s fie facut la cel mult o lun.
Utilizai ntotdeauna un program antivirus sigur pe calculatorul unde avei
instalat programul ALL in ALL . Atenie! Nu folosii antivirui neliceniai sau
versiunile gratuite (cu limitri n funcionalitate), acetia pot provoca mai multe
distrugeri dect viruii, prin tergerea sau deteriorarea datelor dumnevoastr.
Configurai pentru utilizatori parole de acces CONFIDENIALE, pentru a
evita modificri i tergeri de date prin aciunea unor persoane neavizate.

Mondosoft Astech All in All

106

Mondosoft Astech All in All

107