EU Q Blood SOP Manual Ed 1 0

Standard Operating Procedure (SOP)
Co-funded by the European Commission

Health and Consumer Protection Directorate General
Public Health and Risk Assessment Directorate
Grant Agreement No. 2004217
Manual
European standard operating procedure (SOP)
methodology reflecting European best practice
within the area addressing
the quality and safety of blood.
Published by the Project Participants: DRK-BSDBH, Germany;

HBRK, Belgium; NBT, Bulgaria; MOH, Cyprus; VFN, Czech Republic;
EBS, Estonia; EFS, France; HNBT, Hungary; BTS, Iceland;
NBTS, Ireland; ISS, Italy; IBT, Malta; IHBP, Poland; FMP, Romania;
Sanquin, The Netherlands; SNBTS and NBS, United Kingdom.
Editors: E. Seifried and C. Seidl,

Frankfurt, Germany, Edition 1.0, 2007
English German
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
Publication notice:
This manual has been developed by the participants of the EU-Q-Blood SOP Project co-funded by
the European Commission, Health and Consumer Protection Directorate General, Public Health and
Risk Assessment Directorate, Grant Agreement No. 2004217. (2006-2007)
The manual gives valuable information and guidance on the structure of documents related to quality
management systems. The content of this manual will therefore by included in the EU co-funded
project on developing common criteria and standards for the inspection of blood establishments.
Further information on this manual including updated versions, national training courses or seminars
organised by the project participants is available from the project Website of EUBIS (European
blood inspection system) (www.EUBIS-europe.eu).
EuBIS
European Blood Inspection System
Co-funded by the EC
Supported by the European Blood Alliance (EBA)
Disclaimer:
The content of this manual does not necessarily reflect the views of the European
Commission. Neither the Commission nor any person acting on its behalf can be
held responsible for any use that may be made of the information in this report.
The editors and project participants assume no responsibility for the use to which
this manual is made.
ii
Red Cross Blood Donor Service Baden-Wrttemberg Hessia, University Hospital

Frankfurt am Main, Germany
Editors / Herausgeber; Erhard Seifried and Christian Seidl
Edited in cooperation with the Project Participants / Herausgegeben gemeinsam mit den Projektteilnehmern
DRK-BSDBH
Germany (Project
Deutsches Rotes Kreuz Blutspendedienst, Baden-Wrttemberg, Hessen (Red Cross

Blood Donation Service)
Coordinator)
BTS - Iceland
Landspitalinn Hsklasjukrahs (Icelandic National University Hospital)
EBS - Estonia
Phja-Eesti Verekeskus (North-Estonian Blood Centre)
EFS - France
Etablissement Franais du Sang (French Blood Establishment)
FMP - Romania
Universitatea de Medicina si Farmacie "Victor Babes" Timisoara (University of

Medicine and Pharmacy "Victor Babes" Timisoara)
HBRK - Belgium
Het Belgische Rode Kruis (Belgian Red Cross)
HNBT - Hungary
Orszgos Vrellt Szolglat (Hungarian National Blood Transfusion Service)
IBT - Malta
Centru Nazzjonali ta't-Trafuzjoni tad-Demm (National Blood Transfusion Service)
IHBP - Poland
Instytut Hematologii I Transfuzjologii (Institute of Hematology and Blood Transfusion)
ISS - Italy
Istituto Superiore di Sanit
MOH - Cyprus
-
(Ministry of Health of the Republic of Cyprus - Medical and Public
Health Services)
NBS - United
Kingdom
The National Blood Authority (England and North Wales)
NBT - Bulgaria
(National
Center of Hematology and Transfusiology)
NBTS - Ireland
The Blood Transfusion Service Board
Sanquin - The
Netherlands
Stiching Sanquin Bloedvoorziening (Sanquin Blood Supply Foundation)
SNBTS - United
Kingdom
Scottish National Blood Transfusion Service
VFN - Czech
Republic
VSEOBECN FAKULTN NEMOCNICE V PRAZE and Vseobecn fakultn nemocnice

(University Hospital of Prague)
Advisory Board (Martin Gorham, Jeroen de Wit, Magdalene Letowska, Angus Macmillan Douglas).
Supported by the European Blood Alliance (EBA) /
mit Untersttzung der European Blood Alliance (EBA)
Copyright
iii
iv
PREFACE
Ensuring the quality and safety of blood continues to be a major preoccupation within the
framework of public health on the national and European level. The introduction of
advanced technologies for the collection, processing and testing of blood during the last
decade has resulted in extremely high quality and safety standards of blood and blood
components. Increasing importance has been addressed to establish effective quality
management systems for blood establishments. Those systems enable to optimise the
control and monitoring of the complex and sophisticated processes covered by modern
blood establishments. A key element of quality systems is to define a common quality
policy, using standard process or operating procedures as an important tool for
transposition.
The objective of this manual is to set out a methodology for establishing such standard
operating procedures (SOPs) based on the European Commissions directive
requirements related to ensuring the quality and safety of blood. It is the result of a
collaborative effort of representatives from 16 institutions participating in a project cofunded by the European Commission (Grant Agreement N 2004217) within the
framework of its Public Health Programme (Decision N1786/2002/EC). Initiated and
coordinated by the Red Cross Blood Donor Service Baden-Wrttemberg Hessia in
Frankfurt am Main, Germany, this project aimed to develop a manual that would assist
blood services to implement or improve their standard operating procedures and that
would reflect, in the view of project participants, European best practice.
It is hoped that this EU-SOP Manual will contribute to the understanding and
management of quality processes in blood services and assist blood establishments in
preparing for the inspection of their services related to the implementation of quality
relevant elements required by European Union legislation. In this context, the manual
includes a master SOP template and SOP examples illustrating the structure and the
process to develop SOPs.
The project coordinators herewith express their sincere appreciation to the participating
institutions and their representatives, as well as to the team of advisors, in particular
Martin Gorham, Dr. Jeroen deWit, and Angus Macmillan Douglas for their continued
cooperation, collaboration and support throughout the life of this undertaking. Their
willingness to share their expertise and experience at the national level on the use of the
manual is gratefully acknowledged. The project participants also express their gratitude
for the constructive cooperation with the representatives of the European Commission,
Tapani Piha and Dr. Eduardo Fernandez-Zincke as well as the support of Frances
Delaney. Finally, the project participants would like to acknowledge the support given by
the European Blood Alliance at present and in sustaining the future dissemination of the
Projects deliverables and the continual development of its ideas.
v
This 1st Edition of the manual is presented on behalf of the project participants. An
electronic form can be ordered via the Project Website (www.EUBIS-europe.eu).
Prof. Dr. med. Erhard Seifried
(Project Leader)
Prof. Dr. med. Christian Seidl

(Project Coordinator)
On behalf of the Project Participants
vi
VORWORT
Die Sicherheit und Qualitt von Blut und Blutbestandteilen ist von groer Bedeutung fr
das ffentliche Gesundheitswesen auf nationaler und Europischer Ebene. In den
zurckliegenden Jahrzehnten hat die Einfhrung modernster Verfahren zur Gewinnung,
Verarbeitung und Testung von Blut- und Blutbestandteilen zu einem hohen Qualitts- und
Sicherheitsstandards in diesem Bereich gefhrt. Eine zunehmende Bedeutung kommt
der Etablierung von effektiven Qualittsmanagementsystemen innerhalb der
Blutspendeeinrichtungen zu. Diese Systeme ermglichen die berwachung der teilweise
komplexen Ttigkeitsbereiche und Arbeitsablufe. Ein wichtiger Bestandteil solcher
Qualittsmanagementsysteme ist die Festlegung von einheitlichen Qualittszielen und
die Beschreibung der hierfr erforderlichen Vorgehensweisen in Form von
standardisierten Verfahrens- und Arbeitsanweisungen.
Das vorliegende Handbuch soll einen praktischen Leitfaden geben fr die Etablierung
von Standardarbeitsanweisungen (engl. Standard operating procedure = SOP) in
Blutspendeeinrichtungen basierend auf der durch die Europische Kommission
erlassenen Direktiven fr Blut und Blutbestandteile. An der Ausarbeitung waren Experten
von Blutspendeeinrichtungen sowie Gesundheitsministerien aus 16 EU-Mitgliedslndern
beteiligt. Die Arbeitsgruppe war Teil eines durch die Europische Kommission
gefrderten Projektes (Grant Agreement N 2004217), das nach Initiative und unter
Leitung des Blutspendedienstes Baden-Wrttemberg Hessen des Deutschen Roten
Kreuzes in Frankfurt am Main durchgefhrt wurde. Die Frderung hierfr erfolgte durch
das Aktionsprogramm der Europischen Gemeinschaft im Bereich der ffentlichen
Gesundheit (Beschluss N1786/2002/EG).
Vorrangiges Ziel des Handbuches ist es zu einem besseren Verstndnis von Qualittsrelevanten Prozesses auf Ebene von Arbeitsanweisungen in Blutspendeeinrichtungen
zufhren sowie Blutspendeeinrichtungen die Mglichkeit zu geben, bestehende
Arbeitsanweisungen an die Anforderungen der Europischen Direktiven anzugleichen. In
diesem Zusammenhang kann der vorliegende Leitfaden Blutspendeeinrichtungen auch
bei der Vorbereitung auf Inspektionen entsprechend den Vorgaben der Europischen
Direktiven genutzt werden. Hierzu versucht das Handbuch anhand von Muster-SOPs
sowie mit praktischen Beispielen die Vorgehensweise zur Erstellung von
Arbeitsanweisungen zu veranschaulichen.
Die von den Projektteilnehmern auf Basis langjhriger Erfahrungen mit
Qualittsmanagementsystemen erarbeiteten Empfehlungen verstehen sich somit als
Hilfestellung
zur
Umsetzung
einheitlicher
Europischen
Sicherheitsund
Qualittsstandard im Bereich von Blut und Blutbestandteilen wie sie in den Direktiven der
Europischen Kommission vorgegeben werden.
vii
Die Projektkoordinatoren mchten sich bei allen mitwirkenden Institutionen, den

Projektteilnehmern sowie den Mitgliedern des Advisory Boards, insbesondere Martin
Gorham, Dr. Jeroen de Wit und Angus Macmillan Douglas, fr die hervorragende
Zusammenarbeit, den konstruktiven Gedankenaustausche und die fortwhrende
Untersttzung der Projektarbeit bedanken. Im Namen der Projektteilnehmer mchten wir
uns weiterhin fr die gute Zusammenarbeit mit den Vertretern der Europischen
Kommission, Tapani Piha und Dr. Eduardo Fernandez-Zincke sowie der Untersttzung
durch Frances Delaney, bedanken. Unser Dank gilt auch der Untersttzung durch die
European Blood Alliance in der bisherigen und zuknftigen Verbreitung der ProjektErgebnisse und der kontinuierlichen Weiterentwicklung der Projektinhalte.
Die vorliegende 1. Ausgabe des Handbuches wird im Namen der Projektteilnehmer
verffentlich. Eine elektronische Version des Handbuches kann ber die Homepage
(www.EUBIS-europe.eu) bestellt werden.
Prof. Dr. med. Erhard Seifried
(Projektleiter)
Prof. Dr. med. Christian Seidl
(Projektkoordinator)
im Namen der Projektteilnehmer
viii
Table of Contents / Inhaltsverzeichnis

PREFACE.............................................................................................................................. V
VORWORT .......................................................................................................................... VII
MANUAL VERSION 1.0 ENGLISH / ENGLISCH...................................................................1
CHAPTER 1 ...........................................................................................................................3
INTRODUCTION............................................................................................................................................................ 3
BACKGROUND............................................................................................................................................................. 3
PROJECT OBJECTIVES ................................................................................................................................................ 4
METHODOLOGY .......................................................................................................................................................... 5
BACKGROUND SUMMARY ............................................................................................................................................ 7
CHAPTER 2. QUALITY PRINCIPLES OF DIRECTIVE 2002/98/EC AND 2005/62/EC ........8

THE SOP MANUAL ................................................................................................................................................... 10
CHAPTER 3. DEVELOPMENT AND IMPLEMENTATION OF AN SOP.............................13

3.1. IDENTIFY THE OBJECTIVE AND SCOPE OF THE SOP AND DRAFT A TITLE (STEP 1)................................................. 15
3.2. IDENTIFY THE COMPETENT USER AND ASSIGN RESPONSIBILITY FOR WRITING (STEP 2)......................................... 16
3.3. USING THE MASTER SOP TO WRITE AN SOP (STEP 3) ..................................................................................... 17
3.4. DESIGN A FLOW CHART AND DESCRIBE EACH STEP OF THE WORK PROCESS (STEP 4).......................................... 18
3.5. INITIATE DOCUMENT CHANGE CONTROL (STEP 5)............................................................................................... 27
3.6. PERFORM TRAINING OF THE SOP (STEP 6) ....................................................................................................... 32
CHAPTER 4. MASTER SOP AND EXAMPLES .................................................................35

4.1. STANDARD OPERATING PROCEDURE TEMPLATE ................................................................................................ 35
Section A: Purpose / Scope / Role ............................................................................................................ 37
Section B: Authorisation and change control............................................................................................. 37
Section C: Description of operating procedure ........................................................................................... 39
Section D: Procedure for Non Conformance (Directive 2005/62/EC, Annex 9) ........................................ 40
Section E: Documentation .......................................................................................................................... 41
Section F: Annex......................................................................................................................................... 42
4.2. EUBIS MASTER SOP ....................................................................................................................................... 44
4.3. SPECIAL SOP FORMATS (TESTING AND EQUIPMENT).......................................................................................... 48
4.3.1. Standard test procedure (laboratory) using the EUBIS format ......................................................... 52
4.3.2. Standard equipment procedures using the EUBIS format................................................................ 56
4.4. SOP EXAMPLES COVERING CRITICAL QUALITY ACTIVITIES ................................................................................. 59
4.4.1. Labelling and donor identification at collection site .......................................................................... 60
4.4.2. Blood group determination and compatibility testing ........................................................................ 68
4.4.3. Collection and processing of platelet apheresis concentrates.......................................................... 74
4.4.4. Validation of temperature control areas for storage and transportation ........................................... 85
ANNEXES ............................................................................................................................94
ANNEX I TERMINOLOGY (DEFINITIONS) .................................................................................................................. 94
ANNEX II - PARTICIPATING INSTITUTIONS AND INDIVIDUALS ...................................................................................... 107
ANNEX III - REFERENCES ........................................................................................................................................ 111
ANNEX IV - PROJECT-PUBLICATIONS ...................................................................................................................... 113
ix
MANUAL VERSION 1.0 GERMAN / DEUTSCH .............................................................114

KAPITEL 1 .........................................................................................................................118
EINFHRUNG .......................................................................................................................................................... 118
HINTERGRUND ........................................................................................................................................................ 118
PROJEKTZIELE ........................................................................................................................................................ 120
ARBEITSPROGRAMM ............................................................................................................................................... 120
ZUSAMMENFASSUNG DER PROJEKTZIELE ................................................................................................................ 123
KAPITEL 2. QUALITTSGRUNDSTZE - DIREKTIVEN 2002/98/EG / 2005/62/EG ......125

Das SOP-Handbuch ................................................................................................................................. 128
KAPITEL 3. ENTWICKLUNG UND IMPLEMENTIERUNG EINER SOP...........................130

3.1. FESTLEGUNG DES AUFGABENBEREICHES DER SOP UND ENTWURF DES TITELS (SCHRITT 1)............................ 132
3.2. ERMITTLUNG EINES GEEIGNETEN MITARBEITER ZUR SOP-ERSTELLUNG (SCHRITT 2)....................................... 133
3.3. EINSATZ DER MASTER-SOP ALS MUSTER ZUR ERSTELLUNG DER SOP (SCHRITT 3) ....................................... 134
3.4. ENTWURF EINES FLOW-CHARTS UND BESCHREIBUNG DER EINZELNEN SCHRITTE (SCHRITT 4).......................... 136
3.5. DURCHFHRUNG EINES GELENKTEN DOKUMENTENAUSTAUSCHES (SCHRITT 5) ................................................ 144
3.6. SCHULUNG DER SOP (SCHRITT 6).................................................................................................................. 150
KAPITEL 4. MUSTER-SOP UND BEISPIEL SOPS.......................................................153

4.1. MUSTER FR EINE STANDARD ARBEITSANWEISUNG ........................................................................................ 153
Teil A: Zielsetzung / Anwendungsbereich / Aufgaben ............................................................................. 155
Teil B: Autorisierung und gelenkter Dokumentenaustausch (change control) ...................................... 155
Teil B: Freigabe und gelenkter Dokumentenaustausch (change control) ............................................. 156
Teil C: Beschreibung des Arbeitsprozesses ............................................................................................ 158
Teil D: Verhalten bei Abweichungen (Direktive 2005/62/EG, Anhang 9) ................................................ 158
Teil E: Dokumentation.............................................................................................................................. 160
Teil F: Anhang.......................................................................................................................................... 160
4.2. EUBIS MUSTER-SOP..................................................................................................................................... 163
4.3. BESONDERE SOP FORMATE (LABORTESTUNG UND GERTE)........................................................................... 167
4.3.1. Standard Test-SOP unter Verwendung des EUBIS-Formates....................................................... 171
4.3.2. Standard Gerte-SOP unter Verwendung des EUBIS-Formates................................................... 175
4.4. SOPS ZU QUALITTSRELEVANTEN ARBEITSPROZESSEN ................................................................................... 178
4.4.1. Beschriftung und Spenderidentifikation im Rahmen der Blutspende ............................................ 179
4.4.3. Gewinnung und Herstellung von Apherese-Thrombozytenkonzentraten....................................... 197
4.4.4. Validierung der Temperaturberwachung fr Lagerung und Transport von Blutprodukten ........... 207
ANHANG ............................................................................................................................216
ANHANG I BEGRIFFSBESTIMMUNGEN .................................................................................................................... 216
ANHANG II TEILNEHMENDE INSTITUTIONEN UND PERSONEN.................................................................................. 231
ANHANG III - REFERENZEN ..................................................................................................................................... 235
ANHANG IV - PROJEKT-BEZOGENE PUBLIKATIONEN................................................................................................. 237
Manual Version 1.0 English / Englisch
CHAPTER 1
Introduction
This manual setting out a European standard operating procedure (SOP) methodology
is the outcome of a project entitled EU-Q-Blood SOP.1 The project was co funded by the
European Commission under its 2003-2008 Programme of Community action in the field
of public health2, which identified the enhancement of the quality and safety of blood and
blood components as one of its actions and support measures. This SOP manual,
developed by a consortium of blood establishments having considerable expertise in
quality management systems, reflects, in the view of the project participants, European
best practice for developing high standards of quality and safety for the collection,
processing, storage and distribution of blood and blood components. Its aim is to provide
the tools by which a blood establishment can build up its own standard operating
procedures (SOPs), as well as provide a logical framework which hopefully can be used
by all institutions in a variety of different logistical and functional situations.
Background
In 2002, the European Union established a legislative foundation for setting a high level
of quality and safety of human blood and blood components with the adoption of Directive
2002/98/EC3. This was followed in 2004 and 2005 by three European Commission
Directives setting out the technical implementing measures for issues that are identified in
that Directive. The first deals with certain technical requirements for blood and blood
components (2004/33/EC4), the second with traceability and the notification of serious
adverse reactions and events (2005/61/EC5) and the third with standards and
specifications related to a quality system for blood establishments in the European Union
(2005/62/EC6).
Directive 2002/98/EC places a major obligation on Member States and their identified
competent authorities to carry out regular inspections and control of all blood
establishments on their territory (Article 8). In addition, it requires all blood establishments
to establish and maintain a quality system based on the principles of good practice
(Article 11).
1
Grant Agreement 2004217.

Decision No 1786/2002/EC of the European Parliament and of the Council of 23 September2002 adopting a programme of
Community action in the field of public health (2003-2008). OJ L271, 9.10.2002, p.1
3
Directive 2002/98/EC of the European Parliament and of the Council of 27 January 2003 setting standards of quality and safety for
the collection, testing, processing, storage and distribution of human blood and blood components and amending Directive
2001/83/EC. Official Journal of the European Union, L33, 8/02/2003, p.30.
4
Commission Directive 2004/33/EC of 22 March 2004 implementing Directive 2002/98/EC of the European Parliament and of the
Council as regards certain technical requirements for blood and blood components. Official Journal of the European Union, L91,
30/03/2004, p.25.
5
Commission Directive 2005/61/EC of 30 September 2005 implementing Directive 2002/98/EC of the European Parliament and of the
Council as regards traceability requirements and notification of serious adverse reactions and events. Official Journal of the European
Union, L256, 1/10/2005, p.32.
6
Council as regards Community standards and specifications relating to a quality system for blood establishments. Official Journal of
the European Union, L256, 1/10/2005, p.41.
2
Recognizing this obligation on blood establishments to implement quality systems, the

European Commission in its 2004 work plan included as one of its priority actions to
support the development and implementation of quality management programmes to
improve the safety of blood donations to be carried out in the Community.7 The
subsequent Call for Proposals8 specified inter alia that in the area of blood, priority would
be given to the development of tools that would provide practical guidance on how to
install and maintain quality systems in blood establishments in the Member States
(Section 2.2.4).
In response to this Call, a consortium of 16 blood establishments with considerable
expertise in quality management systems was brought together to develop a project
proposal for submission to the European Commission. Coordinated by the Red Cross
Blood Donor Service (Deutsches Rotes Kreuz Blutspendedienst) of Baden-Wrttemberg
in Germany, the participating blood establishments involved EU member, acceding or
European Free Trade Association (EFTA) countries from Belgium (BE), the Czech
Republic (CZ), the Federal Republic of Germany (DE), Estonia (EE), France (FR), the
Republic of Ireland (IE), Italy (IT), Cyprus (CY), Hungary (HU), Malta (MT), The
Netherlands (NL), Poland (PL), the United Kingdom (UK), Iceland (IS), Bulgaria (BG) and
Romania (RO) (Listed in Annex II).
The Consortium, fully aware of the importance of quality management systems in blood
services, recognised that standard operating procedures SOPs are a key element in the
implementation of good practice and represent the basis of the classical quality
management systems document hierarchy. They provide a series of instructions to carry
out an activity in order to demonstrate compliance with procedures. Therefore, the
Consortium decided to submit a proposal to the Commission for co-funding to establish a
methodology for the preparation of SOPs in blood establishments in the European Union.
Project Objectives
The specific objectives of the EU-Q-Blood-SOP Project were to:
1. assess the existence of SOP manuals and guidelines currently used in the 16
blood services involved in the project in order to identify (a) international and
national SOP manuals already in place and (b) the current inspection practice;
2. develop a manual to assist blood establishments to develop and implement their
own SOPs;
3. test this new SOP methodology among the partner institutions;
4. distribute this manual to (a) the participating blood establishments and (b) to
disseminate the results to any interested blood establishments throughout the
7
2004/192/EC: Commission Decision of 25 February 2004 adopting the work plan for 2004 for the implementation of the programme
of Community action in the field of public health (2003 to 2008), including the annual work programme for grants (Text with EEA
relevance). Official Journal of the European Union L 60, 27.2.2004, p.58.
8
Community action in the field of public health (2003-2008). Work plan 2005.
European Union, acceding or EFTA states using the participating blood

establishments as national contact points.
Methodology
Following submission of the project proposal to the European Commission, its approval,
and the completion of project negotiations, the Project coordinators prepared a survey
questionnaire designed to find out the current status of SOPs, their structures and any
manuals or regulations already in place in the various participating institutions and
countries. It was divided into four different sections specifically addressing questions
related to (i) basic validation, (ii) principal management requirements, (iii) areas of work,
where SOPs are in place, i.e. donor recruitment, testing, management, logistics, etc. and
(iv) the way that risks are identified and managed. Specific questions sought the
identification of international and national SOP manuals already in place [e.g. American
Association of Blood Banks (AABB)], being used or legally required. One question sought
to determine whether the blood establishments have been inspected by government
authorities and at what intervals. The awareness of inspections as required by Directive
2002/98/EC where relevant was also solicited.
Based on the results of the questionnaire, differences and commonalities in the approach
to quality management and specific related aspects were identified and summarized in a
survey report (www.EUBIS-europe.eu). It identified some of the perceived high risk
areas in blood collection, preparation, laboratory testing, storage and distribution with 7 of
15 (47%) participating blood establishments of the view that their present SOP system
required change in the light of the European blood legislation, These were mainly
participants from the Member States that joined the EU in 2004 and from the Applicant
Countries (Bulgaria and Romania joined the EU in 2007). Four of 15 (27%) participants (2
from Applicant Countries and 2 from the 15 pre-2004 EU Member States) indicated that
their blood establishments were not inspected by governmental authorities. The
responses also led to the identification of critical areas in transfusion medicine that
needed to be addressed by the projects working groups.
Following compilation of the responses to the questionnaire, a start-up meeting of the
project participants was convened at which the projects work plan was reviewed, the
survey results discussed and agreed, and four working groups established to address the
entire range of blood establishment responsibilities from the donor interview to logistic
and managerial responsibilities in blood supply. Nominated experts from each of the
participating blood establishments were assigned to each working group and in January
2006 began their work. The structure of the working groups and their area of coverage
are presented in Table 1.1.
Table 1.1. Working group Structure
Working group 1 (WG 1): Donor recruitment and production

The Netherlands (Leader), Cyprus, Iceland, Italy
SOP-Topic
Identification of donors and labelling
Test site
Cyprus
- Blood Collection
- Donor Identification
- Donor acceptability/selection/interview
- Disinfection and Sterility of blood components
- Labelling and Identification
Areas of
Interest and
Risk identified
Working group 2 (WG 2): Testing (Immunohaematology, Molecular Diagnostics)

United Kingdom (Leader), Belgium, Bulgaria, Romania
SOP-Topic
Test site
Areas of
Interest and
Risk identified
Blood Group determination and compatibility testing in

emergency
Bulgaria
- Testing of blood groups and labelling
(Rhesus variants/ABO)
- Testing in emergencies
- Donor registries (could be linked to Section IV)
Working group 3 (WG 3): Special blood component production

Germany (Leader), Czech Republic, Hungary, Malta, Poland
SOP-Topic
Processing of platelet apheresis concentrates
Test site
Malta
Areas of
Interest and
Risk identified
- Apheresis Concentrates (Platelets)

- Pooled Platelet Concentrates
- Granulocyte Concentrates
- Paediatric Units
Working group 4 (WG 4): Logistics, storage, distribution and management

France (Leader), Estonia, Ireland, Scotland
SOP-Topic
Validation of temperature control areas for storage and

transportation of blood components
Additional
Guidelines
Change control of documents
Areas of
Interest and
Risk identified
Transportation and temperature control

Validation of equipment
Central blood stock management and distribution
Blood component release and/or issuing
Storage and transport related to production
Participating blood establishments agreed on the common quality elements for SOPs
(Chapter 3). They emphasized that while the SOP level can be sufficient to describe work
processes, they have to be incorporated in a quality management system in accordance
with the relevant requirements of Directive 2002/98/EC (Article 11(1) and Annex I Part B)
(Figure 1.1). In several cases, blood establishments are also required to follow additional
requirements according to specific regulations defined by good manufacturing practice
(GMP) and/or the standards of the International Organisation for Standardisation (ISO) for
setting-up a quality manual (linked to ISO) or site-master-file (linked to GMP). In these
cases it will be advisable to cross-reference the directive requirements to those standards
in order to harmonize the quality management system.
Background Summary
The aim of the EU-Q-Blood-SOP project was not to provide an operating procedure to be
used in an institution, but rather to provide the tools by which one can build a standard
operating procedure (SOP). The resulting product is an SOP-manual that provides a
methodology for creating an SOP comprising the basic quality elements. It is intended to
set out a practical template aimed at assisting blood establishments prepare for
governmental inspections as required by Directive 2002/98/EC. It could also be used to
adapt existing procedures to comply with current EU requirements. This SOP
methodology comprises precise quality requirements, requisites and quality terms linked
to the EU Directives and is based on GLP/GMP-standards that have to be specified
(filled-out) in order to complete the documents. These quality requirements are presented
in a modular fashion, in order to tailor the SOPs to meet local circumstances.
The Manual aims to deliver practical guidance on the basic structure for preparing
Standard Operating Procedures (SOPs). Example SOPs, drafted by the working groups
focusing on selected areas that have been chosen from the areas of highest risk, are
presented in Chapter 4. These examples are intended to assist those who are aiming to
adapt their local SOPs using the guidelines given in this manual. The aim is to provide a
logical framework which can be used by all institutions in a variety of different logistical
and functional situations.
CHAPTER 2. Quality principles of Directive 2002/98/EC and 2005/62/EC

Directive 2002/98/EC3 requires that each blood establishment must provide specified
information to the competent authority in order to be designated, authorised, accredited or
licensed [Article 5(1)].
The required information related to a quality system is set out in its Annex I, Part B and
has to include:
1) Documentation, such as an organisation chart setting out staffing responsibilities
and reporting relationships;
2) Documentation such as a site master file or quality manual describing the quality
system based on the principles of good practice;
3) Number and qualifications of personnel;
4) Hygienic provisions;
5) Premises and equipment;
6) List of standard operating procedures (SOP) for
-
Donor recruitment
Retention and assessment of donors
Processing and testing
Distribution and recall of blood and blood components
Reporting and recording of serious adverse reactions and events.
Directive 2005/62/EC6 sets out the standards and specifications related to a quality
system for blood establishments, based on Directive 2002/98/EC, which will help to
ensure the safety of blood throughout the European Union. Recital 3 states that
A quality system for blood establishments should embrace the principles of
quality management, quality assurance, and continuous quality
improvement, and should include personnel, premises and equipment,
documentation, collection, testing and processing, storage and distribution,
contract management, non-conformance and self-inspection, quality control,
blood component recall, and external and internal auditing. (refer to
Directive 2005/62/EC)
A quality system for blood establishments is considered to be a key element in the
implementation of good practice.
A quality management system is used for the purposes of compliance with regulations
and guidelines. It should ensure a systematic approach towards quality and the
implementation and maintenance of a quality system. It should involve all persons and
processes in the blood establishment (Annex 1.1) and lead to a system for the evaluation
of processes and to continuous quality improvement.
There are no absolute criteria for framing the quality management system. In general, it
comprises a number of tools defined by the individual institution, in order to allow for the
flexibility to adjust to various regulations and guidelines. In meeting the requirements of
Directive 2005/62/EC, individual Member States must take into account their own
additional specific regulations and guidelines.
According to Directive 2005/62/EC quality systems for blood establishments should be
based on good practice (GP).
In order to ensure the highest quality and safety for blood and blood
components, guidance on good practice should be developed to support the
quality system requirements for blood establishments taking fully into
account the detailed guidelines referred to in Article 47 of Directive
2001/83/EC so as to ensure that the standards required for medicinal
products are maintained. (Recital 5)
Such good practice guidelines for blood establishment are to be developed by the
European Commission (Article 2, Para 2) taking fully into account the principles and
guidelines of Good Manufacturing Practice (GMP) (see terminology, Annex I)
Annex I requires that the quality system ensures that all critical processes are specified in
suitable instructions. The system must be reviewed by management at regular intervals to
verify its effectiveness and measures introduced if deemed necessary (Section 1.1 Para.
3).
In order to fulfil these requirements, a blood establishment needs to establish a
documentation system. It should be organized at different levels of document
responsibility with the top level being those legislative instruments (e.g. legislation and
laws), regulations and guidelines the individual blood establishment has to follow (refer to
chapter 2, Figure 2.1). These regulations should be incorporated into the quality
management system and be reflected throughout the entire quality documentation
system.
A description of the quality system itself should be presented in the document level
directly below. Documentation on the manual and/or site-master file (See Definitions) has
to be in accordance with Article 11(1) of Directive 2002/98/EC9. In addition, standard
operating procedures (SOPs) have to be prepared by the blood establishment10. These
SOPs are an important part of the quality system and have to cover all the
establishments critical activities.
Annex I, Part B, indent 2

Annex I, Part B, indent 6
10
In preparing the site master file and the SOPs, the blood establishment needs to address
the main aspects of the quality system standards and specifications set out in the Annex
of Directive 2005/62/EC:
- General Principles (Part 1)
- Personnel and Organisation (Part 2)
- Premises (Part 3)
- Equipment and Materials (Part 4)
- Documentation (Part 5)
- Blood collection, testing and Storage (Section 6), including
6.1 Donor Eligibility, 6.2 Collection, 6.3 Laboratory testing, 6.4 Processing and
validation, 6.5 Labelling, 6.6 Release of blood and blood components
- Storage (Section 7)
- Contract Management (Part 8)
- Non-Conformance (Part 9), including
9.1 Deviations, 9.2 Complaints, 9.3 Recall, 9.4 Corrective and preventive actions
- Self-inspection, audits and improvements (Part 10)
In order to ensure standardised practice across the blood establishment, it is advisable to

introduce general procedures to describe common processes. These procedures should
cover operational activities (e.g. sample receipt, collection, etc.), support services (e.g.
human resources, etc.) and management processes (e.g. objective setting, nonconformances, internal audit, etc.).
The Quality Manual or Site Master File should be established according to Annex I Part
B, and Article 11(1) of Directive 2002/98/EC. They are the official documents describing
the overall function and quality policy of the blood establishment as required by the Annex
of Directive 2005/62/EC (see above Part 1 Part 10).
The SOP Manual

This manual provides a methodology for creating an SOP which comprises the basic
quality elements. It is intended to set out a practical template for the preparation of SOPs
and aims to assist blood establishments in preparing for governmental inspections under
blood legislation. It could also be used to adapt existing procedures to comply with
current EU requirements.
10
The SOP methodology is presented in the context of a quality management system. It

covers the creation/writing of an SOP, its modification, review and authorization, and its
implementation including the documented training of users and maintenance of records.
The developed SOPs must adhere to the quality principles set out in the quality manual or
site-master-file in keeping with good documentation practice. In order to be in line with
those principles it is essential to have procedures defining
- change control and
- training personnel on SOPs.
The requirements for these procedures are set out in Directive 2005/62/EC (Part 5
Documentation)
1. Documents setting out specifications, procedures and records covering each
activity performed by the blood establishment shall be in place and kept up to
date.
2. Records shall be legible and may be handwritten, transferred to another
medium such as microfilm or documented in a computerised system.
3. All significant changes to documents shall be acted upon promptly and shall
be reviewed, dated and signed by a person authorised to perform this task.
An SOP provides a series of instructions to carry out an activity. In order to demonstrate
compliance with SOPs, records of these activities must be generated. Properly
maintained records provide the evidence of adherence to procedures.
Generally records fall into the following categories
- electronic records
- manually generated records
- hybrid record (combination of electronic and manual records)
The writing of SOPs is the responsibility of user departments. This should be carried out
in cooperation with the quality function. A major aim in writing SOPs is to ensure that they
are comprehensive but clear, simple and user friendly.
11
Regulations / Laws
Quality Manual
(Site Master File)
General/Operating Procedures (GP / OP)
Guidelines on Document Change Control (GP/OP)

Guidelines on Personnel Training (GP/OP)
Standard Operating Procedures (SOP)

Records (RP)
Figure 2.1: Document structure of the EU-Q-SOP-manual with SOP levels covered by
the Project manual. The figure represents the hierarchy of documents used by a quality
management system following good quality standards as defined by the Directive
2002/98/EC and its technical annexes. The Quality Manual or Site Master File should
be established according to Annex I Part B, Art 11(1), Directive 2002/98/EC.
12
CHAPTER 3. Development and implementation of an SOP
A Standard Operating Procedure (SOP) can be prepared and formatted in a number of

different ways. The ultimate goal is to create a document that is readable, useful for those
carrying out the work and compatible with the whole Quality Management system of the
institution concerned.
An SOP document describes a regularly recurring operation that affects the quality of the
process. Its purpose is to ensure that the operations are carried out correctly and in a
consistent way. It should be readily available where the work is performed.
The original copy of the SOP must be retained in the Quality Management Department.
Authenticated working copies should be available at the appropriate places of work. The
number and site of authenticated copies should be included in the SOP; alternatively, a
distribution list should be maintained. A labelling system must be implemented in order to
authenticate each copy of the SOP and to control the number of copies in existence. This
can be facilitated by using coloured stamps (e.g. green) to prevent the production of
unauthorized copies.
A standard format for the SOP layout should be defined and documented
institution concerned. The document control process is managed by the
professional, in cooperation with the management / director of the institution. The
responsible for writing an SOP must have received training in the design and
SOPs.
by the
quality
person
use of
An SOP is a compulsory instruction. If deviations from an established SOP are

necessary, the entire process should be amended appropriately and the change(s) fully
documented. This documentation should include a description of the corrective actions
and a clear identification of who had authorized them.
The development of an SOP is a multi-step process that involves preparation, writing,
conclusion and training. These are reflected in the following table.
13
Table 3.1. Multi-step process of writing an SOP

Step
Action
Description
Preparation Phase
1
Identify the objective and scope of the SOP and draft a title
Chapter 3.1
Identify the competent user and assign responsibility for Chapter 3.2
writing the SOP
Writing Phase
Use the Master SOP to write an SOP
Chapter 3.3
Design a process flow chart and describe each step of the Chapter 3.4
work process in this flow-chart
Training and implementation Phase
Initiate document change control
Chapter 3.5
Conduct training in the use of the SOP
Chapter 3.6
This multi-step process can be understood by using an example.

Consider how the production department of a small / medium size local blood
establishment would go about writing an SOP for the production of an erythrocyte
concentrate.
The director of the blood establishment, together with the departmental directors,
identifies the need for and the objective of an SOP. This could be as a result of the
introduction of a new safety measure (e.g. leukocyte depletion of erythrocyte component
by filtration).
The director of the production department assigns responsibility for drafting the SOP to a
competent user. This would be phase 1 of the multi-step process.
The competent user drafts the SOP adhering to the format of the master SOP and he/she
ensures the involvement of other workers in describing the production process (e.g.
sterile multi-component-systems with integrated leukocyte filter systems). He considers
whether the drafting could benefit from consultation with an expert from the company
producing these filter-systems. The competent user also consults with the quality
professional, the director of the testing laboratory and other relevant professionals. He
creates a process flow chart which helps in identifying critical points in collecting samples
14
for testing the product quality (e.g. leukocyte count,) and the release parameters of the
blood component to be included in the SOP. He involves the person responsible for
storage and logistics of blood components in order to ensure they make any changes
required to their SOPs. He has completed the second phase.
Finally, the competent user puts in place a process to allow for a change to be made to
the SOP. This is known as the change control process and includes the training of staff in
the new procedure before it is implemented. The third phase has been completed.
3.1. Identify the objective and scope of the SOP and draft a title (Step 1)
Before drafting the SOP, its objective has to be defined. Then the area of activity covered
by the SOP (i.e. its scope) needs to be identified.
The objective and scope of the SOP must be compatible with the objective and structure
of the institution. This can be facilitated by using an organogram and job descriptions.
In a small blood establishment, simple hand drawn organogram can be used. In a larger
institution, a computer software tool (e.g. Visio) may be used to develop these
organogram. The organogram will help identify the activities covered by each SOP. It will
also help in the identification of the personnel responsible for drafting it (3.2). The line
management of the area concerned should work with the Quality professional in carrying
out this process. Once the objective and scope of the SOP are clear, its drafting will be
easier.
Each SOP must fit into the quality system of the institution concerned. Modern quality
management systems will use either a site master file and/or quality manual, in
combination with SOPs, to describe general procedures, process procedures, testing or
analytical procedures, production procedures, donor recruitment procedures, blood
component storage and issuing procedures, etc. These procedures can be classified as
follows:
- General / operational procedures (e.g. covering a department/unit or institution)
- Complex processes (e.g. blood component production and quality control, requiring
multidisciplinary drafting)
- Simple processes
General / operational procedures are very often used to describe the organization of
processes throughout a department or institution / blood establishment. These can be
processes on the registration of samples or blood components entering the blood
establishment, regulation for general hygienic conditions applied throughout the
production department or regulations defined to handle non-conformance. These SOPs
are often assigned to senior academic-level personnel and authorized by the department
director and or institutional director.
15
Complex procedures are characterized by processes that cover different areas of a

blood establishment. Complex procedures can result from describing the production
process of erythrocyte concentrates including the quality control measurement points and
the sample collection plan involved. This can result in the need for cooperation between
the production department and the quality department on the appropriate steps in
describing the process. It will subsequently also lead to a co-authorization of this SOP by
the person responsible involved (e.g. director production department and director quality
department and/or institutional director).
Simple processes are the classical SOPs describing in detail a small segment of the
working activities of a blood establishment. These simple SOPs can be written by
competent personnel at the practical working level. For example, the method for testing
the donors ABO blood group (erythrocyte concentrate) can be written by the senior
technician and authorized by the laboratory director. Examples of these simple SOPs are
given in Chapter 4.
3.2. Identify the competent user and assign responsibility for writing (Step 2)
The personnel who are authorized to write and sign SOPs should be defined in a
procedure on document writing and authorisation. The decision should be based on the
SOP content and level of importance reflecting the hierarchy of the blood establishment.
For example, an SOP describing the management structure of a blood establishment
should be written by the senior management and should be authorized by the institution
director him/herself, while an SOP used to describe the testing procedure for ABO blood
grouping can be written by the responsible senior laboratory technician and authorized by
the laboratory director.
The competent user is the person who works in the area covered by the SOP and who is
adequately trained for this purpose. The identification of competent user will vary with
respect to the scope and purpose of the SOP (Table 3.2).
16
Table 3.2 Identifying the competent user to write the SOP
Operational
Function
Executive
Level (Document)
Department
Level (Staff)
Managerial
Decision Making
Quality Manual / Site Master File

General / Operational Procedures
Complex Procedures
Simple Procedures
Exceptions from this procedure are possible in cases where individual expertise is
required to write the SOP. As an example, the writing of a GMP/GLP SOP related to
hygienic regulations and/or cleaning procedures may be out-sourced to an independent
consultant who is a specialist in this subject. The same may occur for health and safety
regulations. In these cases, the writing of a SOP is carried out in cooperation with the
person authorized to issue the SOP.
3.3. Using the Master SOP to write an SOP (Step 3)

Drafting the SOP should provide a simple and precise description of the process.
First, choose a short and descriptive title for the SOP.
Second, use the EUBIS Master SOP in drafting the SOP. At least the following minimum
requirements must be included:
-
SOP number
Unique title (clear and descriptive)
version number
page number and total number of pages
name and signature of author including date of signing
name and signature of person who authorized the introduction of the

SOP
date on which the SOP or revision becomes effective
Include the number and location of authenticated copies in the SOP or alternatively
maintain a distribution list.
17
Note: detailed information concerning the EUBIS Master SOP can be found in Chapter
4.1 and 4.2.
Third, design a flow-chart (Chapter 3.4), where possible. This will identify working steps
and decision points and will assist in describing the work process consistently throughout
the document.
Human nature dictates that people support what they help to create. A team-work
approach in writing SOPs can enhance the training process in their use. Managers or
Department Directors should ensure there is input from those staff and relevant experts
who will be affected by the SOP. By enlisting the talents of their personnel and technical
experts / senior consultants, the competence of relevant staff will be improved and better
SOPs produced. This will foster teamwork between personnel and managers / directors.
This approach has been proven to be very effective. In small and medium blood
establishments the whole team may be located at one site. But in large blood
establishments, the team may be situated on more than one site and the quality system
will need to establish a more sophisticated training programme.
Fourth, validate the draft SOP using qualified personnel. In the case of general or
operational procedures, this validation could be carried out by senior management. This
validation phase will allow for fine tuning and revisions can be introduced as required.
Upon completion of the validation submit the SOP to the appropriate line manager for
authorization. When ever possible the drafting and authorization of an SOP should be
carried out by at least two independent persons. The authorization process will include
the signature by the appropriate senior line manager. In addition, SOPs addressing
pharmaceutical blood products need authorization by a qualified person.
Standard operational proceedings (SOPs) need to follow strict guidelines in order to
control the precision and actuality of their content. Different types / categories of SOPs
have to be integrated in a quality system in order to assist in consistency between
documents. The quality function / or quality management department itself (see also
Chapter 2), is responsible for ensuring that basic document standards are defined, that
all personnel responsible for writing SOPs are trained to these standards and that finally
these standards are fulfilled when SOPs are issued or revised.
These standards are described in general in an SOP by itself or are integrated in the
description of the quality system included in the quality manual or site master file.
3.4. Design a flow chart and describe each step of the work process (Step 4)
Flow charts are an ideal way to describe step-wise a process including the critical
decision points. Inclusion of the responsible persons for those decision points defines the
action performed under practical work conditions and ensures that best practice is
followed throughout the various processes performed by blood establishments.
18
The use of a standard set of symbols for drawing flow charts is highly recommended.
These symbols are provided by standard commercial computer software11 or will be
included in special software available for drawing flow charts12. The standard set of
symbols is as follows:
The drawing of flow charts for the regular users (SOP writer) is most conveniently split
into two
11
12
1: Map the process covered by the SOP
2: Draw the flow chart using symbols
Microsoft Office Professional Business Edition, PowerPoint

Visio
19
1: Map the process covered by the SOP

Mapping of the process is based on the information from identifying the purpose and
objective of the SOP. The writer (or writing team) has to define the main tasks (steps) to
achieve the objective of the SOP (e.g. Testing request for blood component).
This is achieved most easily by starting with the most reasonable beginning point of the
process. Subsequently one will put the main task into a logical order to get from the
beginning (input, e.g. test sample from customer) to the end point (output, e.g. tested
blood component) of the procedure. The decision points that a worker will need to make
and the action that follow each decision should be marked. One should not try to be
perfect with the first draft, because it is very likely that revisions will be required.
This first process map can be done by drawing down the process on paper. It should be
ensured that the process flows in one direction from the beginning to the end point. This
should include the choices and decision points including the personnel responsible for
deciding on the action. It will be important to define, if the main process depends on
another process or if there are certain tasks that are sub-processes. These processes /
sub-processes should be cross referenced to the SOP. If the process map reveals
complex decision points or sub-processes involving responsible personnel from other
departments or locations of the blood establishment, one should invite these persons to
review the process map and clarify their function.
2: Drawing the flow chart using symbols

The process map will be used to draw the process steps and decision points using
standard symbols. This can be easily done by PowerPoint or other software supporting
these symbols.
Flow charts are able to present processes to a high detail. However, the level of detail
resulting from a flow chart needs also extended training of the personnel in understanding
these flow charts. Highly detailed flow chart may come close to electronic wiring maps
and this can lead to misinterpretation if the SOP user is not particularly trained. Therefore
each institution should define the level of flow chart detail that is appropriate to support
best practice.
An example of a flow chart using defined symbols is given in Figure 3.3.1. The upper part
represents the main five steps covering the process (1. to 5.). The ending point is marked
by the STOP symbol. Further details on each of these five steps can be given by using
additional flow charts. The lower part of figure 3.3.1. gives an example on how to give
further detail on the first step (1. Reception of request). All steps referring to the
reception of request are indicated by using the main step number followed by an
alphabetic letter (1a, 1b, 1c, etc). At decision point 1c (Test sample?) the flow chart is redirected to the main flow chart, step 2 - Testing or step 3 No testing. Similarly
additional flow charts can be used for steps 4 and 5.
20
2.
Testing
1.
Reception
of request
3.
No testing
4.
Selection
of units
yes
1a.
Request
1b.
Registration
of request
5.
Issuing
units
Stop
2.
Testing
1c. Test
sample?
no
3.
No testing
Figure 3.3.1. Example of a flow chart using international symbols to describe the testing
request for blood component.
Using this example it is also important to define in which direction flow charts are oriented
(horizontal or vertical). There are no official recommendations and this decision will be
based on the personal practicability of flow charts used by each blood establishments.
Most users prefer to use a vertical orientation of flow charts since it allows to line-up more
steps on a single page and may facilitate to cross-reference sub-processes.
In order to facilitate the reading of these flow charts by the SOP user, it is helpful to
include a brief description of the action represented in each step and to link this to the
responsible person for this action.
21
Using the example in figure 3.3.1, this could be done as follows:

Procedure
Step
Action
1
1a
Reception of request
Check if the request is complete and valid
- address of the customer
- type of test requested
- testing material and labelling
Register the sample information in your
laboratory information system (LIMS)
In case all information is complete proceed to step 2,
if the request/test material/sample identification is
incomplete go to step 3
technician
Start to perform the analytical test
technician
No testing performed.
Document the type of non conformance and
return relevant information to the customer
technician +
physician
1b
1c
Responsibility
technician
technician
The ability to describe complex processes using standard flow chart symbols is presented
by another example using the SOP describing the process on how the produce a platelet
apheresis concentrate (Table 3.3.1). The example includes the guidelines and standards
for writing a SOP that have been set-up in the EUBIS master SOP (Chapter 4.1). Critical
decision points to be used for risk analysis are marked by red dots (
).
This SOP has been worked-out by the working group 3 of the Project (Chapter 4.4.3).
22
Table 3.3.1: Example on how to translate a flow chart (working group 3 Apheresis) to
international symbols.
_______________________________________________________________________
Start
by including the requirements set-out by the EU blood legislation
2002/98/EC, Art 18 Eligibility of donors
2004/33/EC, Art 3 Information required from the donor
Art 4 Eligibility of donors
2005/61/EC, Art 2 Traceability
2005/62/EC complete
Donor
Selection
Donation /
Apheresis
Blood
Component
processing and
testing
C1
Patient
Stop
C2
Table 3.3.1: continued

_______________________________________________________________________
23
pos
A
Deferral
no
no
DonorSelection
yes
Consent
Yes/no
yesno
yes
Pre
donation
testing
Pos/
Neg
neg
Donation
A.1

_______________________________________________________________________
24
DonorDischarge
no
no
no
Collection Set
/Medicinal
components
A.1
Repair
Service
Batch
Recall
Apheresis
Equipment
Yes/No
yes
Phlebotomy
Yes/No
Log-books
Log-books
Yes/No
yes
yes
Donation /
Apheresis
no
Document
Yes/No
yes
25
Test
samples
Product
C1
C2
Disconnect /
Discharge
Donor
Stop

_______________________________________________________________________
C.2
C.1
Product
Test
samples
no
blood components
not released
Specificati
on/Qualiy
Yes/No
no
yes
blood components
not released
Product process
yes
Mandatory
Testing
- Blood Group
- Infectious
disease markers
Additional Test
(e.g. HLA/HPA)
Component release
Post quarantine Storage
Issuance / Distribution
Sample
archiving
SO
SOP
SO
SOP
Quarantine Storage
Refer to specific SOP(s)
26
Additional Process required

- irradiation
- Plasma reduction
- washing
-- small volume components
Refer to specific SOP(s)
3.5. Initiate document change control (Step 5)
Change control of SOPs is a principle requisite for a proper functioning quality

management system. The guidelines for document change control are therefore part of
the quality manual or site master file of the system and have to be followed by all
personnel involved in the institution. These guidelines have to be used for all documents
related to the quality management system (Figure 3.5.1).
REGULATIONS
QUALITY MANUAL (Policies)
PROCESSES (General procedures :
operational, support, management)
SOP Standard Operating Procedure
RECORDS
Figure 3.5.1: Structure of a controlled document system
The objectives of a change control system are:
To have a standard protocol for issue, revision, distribution and disposal of

controlled documents,
To prevent the inadvertent use of obsolete documents.
The responsibilities are:
The document control system is under the responsibility of the quality

management department (or quality management officer).
The users are responsible for implementation of controlled documents.
Forms are considered as documents and the same requirements apply. Records
management should be properly described in a separate procedure or as part of the
change control general procedure.
The change control system has to differentiate between two different types of documents.
27
Internal documents:
They are included in the scope of this procedure.
Master document: is the original signed document
Controlled documents: they are distinguished and they are copies of the master
document (in a paper based system)
Information / uncontrolled copies: they must be clearly identified (in a paper

based system or electronic system)
Obsolete documents: they must be clearly identified
Forms / records: must be under control
External documents:
They must be controlled and the control system formally described in a specific
procedure.
External documents comprise all relevant national or international legislation, norms or
guidelines referred to by the quality management system. These external documents
should be controlled using a document record list including the respective document
identification.
External documents are :

o Legislation and regulations: Commission Directive 2005/62/EC, Directive
2002/98/EC, others..
o Standards (ISO 9000, 9001, 9004-2000; ISO 15189:2003, )
o Volume 85, supplement 1, August 2003, The International Journal of
Transfusion Medicine, Vox Sanguinis : ISBT Guidelines for validation and
maintaining the validation state of automated systems in blood banking.
o ISBT Guidelines for Information Security in Transfusion Medicine Version 1.0.
The change control system has to incorporate the following quality elements
o Change control procedure
o SOP compiling procedure
o Auditing procedure
o Training procedure
o Records and archive procedure
28
The following flow-chart describes the decision-making structure of a change control

system.
users / manager
1. Need to create / modify a

procedure in agreement with
users
2. Initiate change control system
3. Approval of
the change
change control committee
no
yes
4. Registration of the document
(in the quality system)
document controller
5. Elaboration of the document
users
users / quality /
relevant manager
6.Review / approval of the document
7. Signature
no
users / quality /
relevant manager
yes
8. Making controlled document
available with an effective date
document controller
users / document controller
9. Retrieval of obsolete documents

where appropriate
10. Storage
quality
11. Training
users
12. Implementation
users
13. Audit
quality
14. Archive / disposal
quality
End
29
Description of critical control points (flow-chart)

Step
1
Activity
Responsibility
Need to create / modify a procedure in agreement

with manager
users / manager
By discussion between the user and the manager, the

proposal is accepted or not.
2
Initiate change control system
users
The user who wants to raise a change request has to fill

in a change control form.
The manager has to approve or reject the change
request in order to avoid duplication and to assure
completeness.
3
Approval of the change

The change control committee must include quality
representatives
and
concerned
managers.
Its
composition depends on the significance of the change.
change control
committee
The change control approval must include regulatory

requirements are met.
4
Registration of the document (in the quality system)

Each quality document has to be uniquely identified
logged and tracked.
document
controller
A current master list of controlled document should be

available.
5
users
Elaboration of the document

The user writes the document by using the document
templates and defined procedure.
Validation is required for some processes prior to
development of documentation.
Review / approval of the document

All documents should be written and reviewed by
relevant personnel (users / quality / relevant manager).
Quality is responsible for ensuring the completeness and
standardisation of the documents.
users / quality /
relevant manager
An effective date must be assigned to controlled

documents.
7
users / quality /
relevant manager
Signature
30
Continued - Description of critical control points (flow-chart)

Step
8
Activity
Responsibility
Making controlled document available with an

effective date
document
controller
Approved document must be communicated and

distributed to users, on electronic form or paper form or
both, in a timely manner. There must be a formal system
to issue controlled document.
9
10
Retrieval of obsolete documents where appropriate
users /
The aim of this step is to insure that only current version

of the controlled document is available for users. Index
(extraction of the master list) must be up to date.
document
controller
Storage
quality
All controlled documents must be stored appropriately

depending on the storage media, to insure integrity of the
documents.
11
users
Training
Depending on validation requirements, training on draft
could occur early in the process.
Training has to be formally documented.
12
users
Implementation
Each
concerned
department
must
implementation of controlled document.
ensure
Changes in the described process must be evaluated to

determine whether modification of the document is
necessary.
All controlled documents must be reviewed within a
defined period. The review must be recorded.
13
quality
Audit
Independent audit of the effective implementation of the
document must be carried out at appropriate intervals.
14
quality
Archive / disposal
Obsolete master documents are retained and stored
appropriately for the defined period.
Obsolete controlled documents are destroyed.
31
Documentation
Key forms and templates for document control system:
change control form
current master list of controlled document
training registration form
document templates (description of the form, content and paragraphs),

see Chapter 4.1.
3.6. Perform training of the SOP (Step 6)
After completion of the writing and review process of the SOP document,
authorization / approval of this document does not automatically imply that the SOP can
be effectively used by the relevant personnel. A very important step in implementing the
new or revised document will be training of the relevant personnel. This last step in the
SOP development process is often neglected. Training and retraining of all personnel is
the only mechanism to ensure that the SOP and the quality relevant criteria it contains will
secure best practice in the blood establishment. Even with very detailed flow charts and
process descriptions, it is necessary to train all personnel. Otherwise, individuals will
interpret the meaning of procedures in different ways, leading to inconsistency in work
routines and performance.
The European blood legislation13 requires that
- All personnel in blood establishments shall receive initial and continued training
appropriate to their specific tasks. Training records shall be maintained.
Training programmes shall be in place and shall include good practice.
- The contents of training programmes shall be periodically assessed and the
competence of personnel evaluated regularly.
Formally this requires that a system of basic information is given to each individual when
starting to work in the blood establishment. This basic training should include the quality
policy of the institution, theory and practice of the EU blood directives, Good
Manufacturing Practice as well as Good Laboratory Practice. The basic training must
include training appropriate to the specific work processes based on the job description or
task12.
13
Directive 2005/62/EC, Article 2, Para 1, referring to Annex 2, recitel 3 and 4.
32
The periodical training may be best achieved using a training plan and a record for
evaluation. Training plans can be organized on different working levels, e.g. a working
team, the department or the institution. In all cases it should be approved either by the
department/institution head or the head of quality.
Training courses are an ideal tool to share between the personnel involved the logic why
procedures must be performed correctly not just what to do or how to do it. These
courses should be used to explain the overall quality policy reflected by these documents.
It should be the ultimate goal to convince personnel that these SOPs are not only written
paper-work taking off their time, rather that these SOPs are intended to help the
personnel work according to the best quality standards. This will result in optimal blood
products issued for the therapeutic use in patients and/or optimal diagnostics to saveguard patients from infections transmitted by blood products. Personnel involved in
transportation and storage should be trained since they are a key element in the process
chain of blood component production. It will be important for the success of the training
that despite the limited content of individual SOPs the personnel is able to understand the
integration of this content in the overall operational procedure of the blood establishment.
The trainer has the important function to explain and demonstrate both why and how
each step in the SOP is performed. This can be combined with a practical demonstration,
where the personnel will get the change to practice the procedure under the supervision
of the trainer. People are much more likely to follow procedures exactly, when they
understand why they are important. In some cases, e.g. change of production process
from standard component production to leukocyte depleted component production, it will
be helpful to include an external expert, e.g. from the filter-blood-bag company, in
assisting the training course.
The training programme should also reflect the idea that training SOPs will improve the
professional competence of the individual and enhance his or her personal job
qualification including the ability to contribute to future procedure improvements. The
trainer will provide positive feedback as the learner masters parts of the procedure and
patiently revisits those parts that need improvement.
Training records should be kept and archived. The training record must include the
names and signatures of the personnel present. The record should also contain the
content of the training. This can be realized be including the SOP number of the trained
document, additional presentation material (e.g. PowerPoint slides, hand-outs) used
and/or a written summary by the trainer. SOPs should be only released after the training
of the personal is documented. All personnel not present during the initial training have to
be trained before using the SOP. The latter will require a reliable system in
documentation. Very often a training matrix is used for this purpose, whereby information
is interchanged between the working department and the employment department to
monitor the presence of personal.
33
A training matrix for SOP documents could be set up as follows:

Department
SOP Document-Code
Personal
(Names)
Documentation of individual training

Following the appropriate training, the respective trainees need to be certified competent
in the particular SOP procedure by the authorized staff of the blood establishment.
Competence also needs to be documented, so that an individual may gradually build up
the competence level.
34
CHAPTER 4. Master SOP and examples
This chapter presents the proposed standard operating procedure EUBIS Master SOP.
This standard format has been designed by the participants in order to give a practical
example on how a SOP may be designed. It is based on the essential elements to be
addressed when setting-up a format and writing an SOP.
4.1. Standard Operating Procedure template
The following basic standards for documents should / must be included in each SOP:
Section A: Purpose / Scope / Role
- Title (Objective and Purpose)
- Scope (Area of application)
- Roles covered by the SOP
Section B: Authorization and change control
- Document number (see also EUBIS Document-Code)
- Version (see also EUBIS Document-Code)
- Page number
- Distributor (Number of copies)
- Document category (see also EUBIS Document-Code)
(e.g. WP Working procedure; PP Production procedure, TP Testing procedure, EP
Equipment procedure, WS Worksheet, RF Registration form, GP General procedure,
OP Operational procedure, QM Quality manual)
- written/revised by1
- written/revised date
- Effective date
- Expiration date2
- reviewed by1
- reviewed date
- Authorization date
- authorized by1
- authorization date
- Changes Description: (compared to the previous version)
1
2
name and signature of responsible person(s)

the maximum interval between revisions should not exceed 2 years
35
Section C: Description of operating procedure

- Process Flow-Chart
- Description of the work activities
Section D: Procedure for Non Conformance
Section E: Documentation
Section F: Annex
- Literature
- References
- Definitions (Terminology)
- related SOP documents
- related worksheets or files
These basic elements comprise principle requirements included in an SOP (Figure 4.1).
An example (EUBIS Master Document) for the practical use of these elements in
structuring a SOP are given at the end of this chapter or can be downloaded from the
Projects Website (www.EUBIS-europe.eu).
The use of flow-charts is important in order to define a certain process or topic that has
to be described in an SOP. These flow-charts should be flexible enough to allow for local
adaptation. However, important specific requirements should be used in order to
harmonize the procedure to be used in a quality management system. These are defined
as follows:
-
usage of international symbols to describe flow-charts
flow charts should be made as a first step in a simplified manner in order to

define the key decision points in an overall work process. In a later step
important decision point have to be elaborated using additional flow-charts.
This approach should also be used to define, if the process should be

described in a single SOP or if it would be more convenient to use several
SOPs linked to each other to cover the process.
Explanations on setting-up appropriate flow-charts are given in Chapter 3.4. The

following paragraph gives explanations on how to use the basic elements of the SOP
master template summarised above.
36
Section A: Purpose / Scope / Role
- Title (Objective and purpose)

Keep the title short and precise to describe the objective of the SOP (e.g. ABO blood
group testing of blood donors)
- Scope
Define the Institution, department or unit issuing the SOP. This description should be
precise and minimal (e.g. Donor screening unit and/or department). This description may
be linked to the structural descriptions given in the Quality Manual or Site-Master-File
according to Annex I Part B, Art 11(1), Directive 2002/98/EC
- Roles covered by the SOP (job description, personnel responsibilities)

Job title(s) involved in the process covered by the
responsible / qualified persons (as defined by the Directives).
SOP
including
the
This information can be alternatively given in the site-master file and/or handbook
according to the organisational chart and/or job description.
Section B: Authorisation and change control
Authorisation and change control is a critical mechanism for controlling documents, which
ensured availability of only those documents that needed to be currently in use with
systematic removal of the previous documents.
For guidelines on change control of new/revised documents please refer to Chapter 3.5.
The authorization must include the effective and expiry date of the document. In addition,
the date of writing and respective dates of review and authorization have to be included.
These dates must document the name and signature of the responsible person for these
actions. The responsibilities should be defined in the quality manual or site master file. It
is also essential to include the distributor of the SOP and to include a clear system for
marking copies (see below).
Despite the fact, that it is not compulsory to include an expiry date on the SOP, the quality
system must define the review interval for all documents including SOPs. This interval is
usually annually and should not exceed two years. The review is targeted to improve the
quality as well as to incorporate the changes in responsible personnel,
general/operational processes, equipment, reagents, premises and methodology (donor
collection, analytic testing, etc.). A review may lead to revision indicated by an
37
appropriate revision number (new version number). All revised documents will follow the
same validation and authorization process as for a new SOP (Chapter 3.5).
- Document Number and Version (Document-Code)

The system used for the document identification code should be described in the quality
manual or site master file.
The following code should give an example on how to set-up such an identification
system:
EUBIS Document-Code :
Code SOP-No.- Version

Doc.-Code: 2-3 digits*
Doc.-No: 3 digits
Doc.-Version: open end using letters (A-Z, e.g. Version A, ZA, etc.)
alternatively: numbers (3 digits)
(e.g: TP001-A = SOP Test Procedure No. 1, Version A)
the Doc-Code may follow the structure of the document system set-up by the quality
function using categories such as:
- Quality manual chapters (QM)
- General Procedures (GP)
- Working Processes (WP)
- Test Procedures (TP)
- Equipment Procedures (EP)
- Production Procedure (PP)
- Intelligent Technology Procedure (IT)
- Administrative Procedure (AP)
- Worksheets (WS)
- Page Number
The numbering of pages must start with the first page of the document. Each Page
number must include the page number and the total number of pages of the document
(e.g. 1/8, 2/8, 3/8).
- Distributor (Number of copies)
38
The original of the SOP should be kept in the quality management office, while authorized
copies are given to the relevant personal using the SOP. A system to identify authorized
copies has to be established (e.g. copies printed on a special paper or using a colour
stamps).
- Changes description (compared to the previous version)

Please describe/list the relevant changes that have been made in comparison to the
previous version of the document and the reasons for these changes (e.g. Complete
revision of production process due to the introduction of leukocyte depleted blood
components) Further details on the changes may be given in documenting the training of
the new/revised SOPs.
Section C: Description of operating procedure
- Process Flow-Chart (chapter 3.4)
- Description of the work activities

This section of the SOP should describe the process in clear and concise words. In order
to facilitate this process it is recommended to draw a flow-chart up-front. This flow-chart
will describe the process step-wise including the critical decision points.
The use of flow-chart will depend on the complexity of the SOP to be written. For
example, writing a SOP for typing blood group ABO using a commercial kit will follow the
instruction of the manufacturer given in the kit-manual and thus a flow-chart may be
useless. In comparison the production process of red cell concentrates will substantially
benefit from a flow-chart giving an clear overview of the process and the decision points
including the responsible persons involved.
For guidelines on using flow-charts and defining critical points please refer to Chapter
3.4.
39
Section D: Procedure for Non Conformance (Directive 2005/62/EC, Annex 9)
The description of effective actions to be performed in case of non conformance is very

important in writing SOPs following best practice. Very often the writer is focused on the
normal/regular process pathway and neglects the potential for non-conformance. It is
therefore highly recommended to set-up a general control system by the quality function
in the blood establishment to monitor for these non conformance events. Such a general
system can use decision pathways and reporting formats (worksheets) for those events
that can be included easily on the SOP level of different types of documents. The system
itself would be described in the quality manual or site master file. It should include
measures or regulation to be taken if there are deviations from the defined working
description or in case of unexpected errors.
The corrective and preventative action system should ensure that existing product
nonconformity or quality problems are corrected and that recurrence of the problem is
prevented. The blood establishment should have methods and procedures in place to
input product or quality problems into corrective and preventative action system.
Requirements for these quality elements are not subject to this document level (SOP). In
general these regulations are included on a higher ranked document level (e.g. Quality
management handbook / Site-Master File / General Procedure).
The importance of non conformance has also been underlined by Directive 2005/62/EC.
In its Article 9 there are the following headings to be addressed in case of nonconformance:
9.1. Deviations
Blood components deviating from required standards set out in Annex V to
Directive 2004/33/EC shall be released for transfusion only in exceptional
circumstances and with the recorded agreement of the prescribing physician
and the blood establishment physician.
9.2. Complaints
All complaints and other information, including serious adverse reactions and
serious adverse events, which may suggest that defective blood components
have been issued, shall be documented, carefully investigated for causative
factors of the defect and, where necessary, followed by recall and the
implementation of corrective actions to prevent recurrence. Procedures shall
be in place to ensure that the competent authorities are notified as appropriate
of serious adverse reactions or serious adverse events in accordance with
regulatory requirements.
9.3. Recall
1. There shall be personnel authorised within the blood establishment to
assess the need for blood and blood component recall and to initiate and
coordinate the necessary actions.
40
2. An effective recall procedure shall be in place, including a description of the

responsibilities and actions to be taken. This shall include notification to the
competent authority.
3. Actions shall be taken within pre-defined periods of time and shall include
tracing all relevant blood components and, where applicable, shall include
trace-back. The purpose of the investigation is to identify any donor who might
have contributed to causing the transfusion reaction and to retrieve available
blood components from that donor, as well as to notify consignees and
recipients of components collected from the same donor in the event that they
might have been put at risk.
9.4. Corrective and preventive actions
1. A system to ensure corrective and preventive actions on blood component
non-conformity and quality problems shall be in place.
2. Data shall be routinely analysed to identify quality problems that may
require corrective action or to identify unfavourable trends that may require
preventive action.
3. All errors and accidents shall be documented and investigated in order to
identify system problems for correction.
Section E: Documentation
The documentation of procedures and records is essential to a quality assurance system.

It ensures that work performed is standardised, and that there is a traceability of all steps
in the collection, manufacturing, testing, release/issuing, storage and distribution of blood
components.
All records shall be kept for a minimum of 30 years (Directive 2002/98/EC).
Additional requirements are defined by Directive 2005/62/EC, Annex, Article 5 as follows:
5. Documentation
1). Documents setting out specifications, procedures and records covering each
activity performed by the blood establishment shall be in place and kept up to date.
2) Records shall be legible and may be handwritten, transferred to another medium
such as microfilm or documented in a computerised system.
3) All significant changes to documents shall be acted upon promptly and shall be
reviewed, dated and signed by a person authorised to perform this task.
41
Section F: Annex
The Annex of the SOP will be used to include all attachments relevant for this SOP.
These can be the following items:
- Literature
Literature may be used to cite test principles for laboratory methods used including those
that are included in large automated test equipment (e.g. donor screening by EIA
technology using the PRISM).
- References
References can be included in the case of manuals of manufacturers used to describe a
common commercial test kit. Reference can be also equipment book, such as is used for
operating centrifuges, apheresis machines or laboratory test equipment.
These references should be cited using the exact description of the manufacturers
manual including the version number or the publishing/release date.
- Definitions (Terminology)
- related SOP documents (e.g. Equipment log-books)
- related worksheets or files
Records and/or protocols used for documentation, e.g. form sheets used in this SOP,
cleaning and disinfection plan, donor recall record.
Besides the European legislation on blood, the content of the SOP will be linked to
international or national guidelines as relevant to the subject of the SOP (e.g. GMPguidelines. In some European countries (e.g. Germany) one may also have also national
legislation (e.g. Transfusion and Pharmaceutical Law that will affect the writing of SOPs).
There are several important requirements to be referred to in the SOP as follows:
- Directive 2002/98/EC
- Quality Manual / Site Master File (according to Annex I Part B, Art 11(1), Directive
2002/98/EC)
- Commission Directive 2004/33/EC

- National legislation
- National guidelines
In conclusion, SOP writing in essence will depend on the inclusion of all relevant aspects
referred to above in order to achieve best practice. Figure 4.1 gives a schematic
overview of these principles and the structure of the SOP layout.
42
In order to facilitate the writing of SOPs in particular for those blood establishments, that
may have a heterogenic SOP system or that want to modify their existing SOP systems to
include the relevant requirements of the European blood legislation, the manual includes
of EUBIS Master-SOP format, that can be downloaded as an original Word.doc from the
project homepage (EUBIS-europe.eu) or ordered by the editors of the manual.
Quality Manual or Site Master File
Directive 2002/98/EC
Quality Manual*
Site Master File*
*According to Annex I Part B, Art 11(1), Directive 2002/98/EC
Commission Directive 2004/33/EC
National Legislation
Guidelines
SOP-Level
1. Objective
2. Area of application
3. Roles covered by the SOP (job description, personnel responsibilities)
4. Description Operating Procedure
4.1 Process Flow Chart
4.2 Define Critical Points (Risk analysis)
4.3 Description of the work activities
5. Procedure for Non Conformance (Commission Directive 2005/62/EC - Art. 9)
6. Documentation
7. Annex (Literature / References / Terminology)
Figure 4.1: Schematic presentation of the minimum list required by an SOP

43
4.2. EUBIS Master SOP
44
45
46
47
4.3. Special SOP Formats (testing and equipment)

Blood establishments are manufacturing blood components. Release of these products
includes certain testing in order to minimize the risk of adverse reactions and/or infectious
disease for the recipients of transfused blood components. Directive 2002/98/EC, Annex
IV, defines the following test to be performed for whole blood and apheresis donations,
including autologous predeposit donations:
ABO Group (not required for plasma intended only for fractionation)
Rh D Group (not required for plasma intended only for fractionation)
testing for the following infections in the donors:
Hepatitis B (HBs-Ag)
Hepatitis C (Anti-HCV)
HIV 1/2 (Anti-HIV 1/2)
The testing of these parameters becomes an integral part of good manufacturing practice.
Besides GMP guidelines, also good laboratory practice (GLP) shall be considered14. In
particular blood establishments that combine testing of blood components with patient
diagnostics have to use both standards to set-up a good quality management system. In
some EU member states, accreditation of blood establishments following the requirement
of the international standard organisation (ISO) has been performed.
Currently, the majority of blood establishments in the European member states are
involved in compatibility testing of blood components for their therapeutic use. These
diagnostics can be located in the same laboratory that is also testing the donors (blood
components). However, despite the fact, that the testing principles are similar, logistic
reasons can result to separate these testing facilities (e.g. immunohaematology
laboratory). In either case, blood establishments must prepare SOPs for testing. Besides
GMP/GLP and ISO standards, the importance of these SOPs is defined in Annex I,
Directive 2002/98/EC.
With respect to these SOPs the present manual would like to define common quality
elements required to standardize the description of testing methods. These elements can
be incorporated in various formats into the different SOP system. In general it can be
advisable to list these elements as key elements required by an SOP describing a
14
European Directives for Good Laboratory Practice (GLP):
Directive 2004/9/EC lays down the obligation of the Member States to designate the authorities responsible for GLP inspections in
their territory. It also comprises reporting and internal market (= mutual acceptance of data) requirements. The Directive requires that
the OECD Revised Guides for Compliance Monitoring Procedures for GLP and the OECD Guidance for the Conduct of Test Facility
Inspections and Study Audits must be followed during laboratory inspections and study audits. Directive 2004/9/EC has replaced
Directive 88/320/EEC as of 11 March 2004.
Directive 2004/10/EC requires Member States to take all measures necessary to ensure that laboratories carrying out safety studies
on chemical products comply with the OECD Principles of Good Laboratory Practice. Directive 2004/10/EC replaces Directive
87/18/EEC.
48
laboratory method or the maintenance of equipment (e.g. centrifuge) used to perform this
test. Practically this can be achieved by cross-linking test-SOPs together with equipmentSOP and log-books and to use this information for calibration lists.
Site Master File / QM-Handbook

Figure 4.3.1: Example on how to organize Equipment SOPs in the context of a quality
Procedure List / Reference Material
system:
Chapter 14: Measuring and Test
The following list in Table 4.3.1 and 4.3.2 should give a check-list to compare ones SOP
system with these basic principles. Further SOP examples using the EUBIS SOP format
General
are given
at theProcedure
end of this Chapter. As mentioned before, these SOP examples should
GP-EU-005
Equipment
Operating
Procedure
(EP)
give an outline for those institutions which may start
from scratch,
other institutions
which
Equipment
may want
to compare
their
existing documents with the check-list
andNumber
others may find
Measuring
and Test
List
that their SOP systems extends these quality principles.
Equipment Operation
Equipment Number
Reagent and Test Kits
Work sheet WS-xx-005

Internal / external inspection
Equipment
Personnel Responsibility
Calibration Plan
49
Table 4.3.1.: Laboratory testing procedures - Quality relevant information

_______________________________________________________________________
- Analytic Parameter and Abbreviation
- Test Method and Test Principle
- Reference Range
- Measuring Range
- Units and if appropriate Conversion Factor or Formula
- Test Material
- Minimum Sample Volume
- Minimum Test Sample Volume
- Pre-analytic Requirements
- Calibration
- Sample Storage before Analysis
- Equipment relevant for the Method (Test)
- Reagents (including Manufacturer/Ordering Number or Source)
- Detailed Test Procedure (optional Tables/Figures and Flow Charts)
- Sources of Variability
- Suitability of Test (Indications)
- Criteria for Technical Authorisation
- Procedures for Non Conformance / Corrective and Preventative Action
- Interpretation and Documentation
- Sample Storage after Analysis
- Test Validation Records
- Quality Control (Internal / External)
_______________________________________________________________________
50
Table 4.3.2.: Laboratory equipment - Quality relevant information

_______________________________________________________________________
- Name and Type of Equipment
- Manufacturer and Address
- Serial Number
- Inventory Equipment Number
- Premises / Room
- Construction Year
- Purchase Date
- Installation Protocol and Training of Personnel by Manufacturer
- Delivery Condition
- Service
- Service Contract (Emergency Failure Service)
- Responsible Person(s)
- Principle of Function
- Measuring Principle
- Measuring Range
- Precision
- Calibration and Adjustability
- Operation Instruction
- Regularly Service Instructions (internal/external)
- Procedures for Non Conformance / Corrective and Preventative Action
- Documentation (e.g. Log Book)
- Validation (Qualification)
- References / Annex
_______________________________________________________________________
51
4.3.1. Standard test procedure (laboratory) using the EUBIS format
52
53
54
55
4.3.2. Standard equipment procedures using the EUBIS format
56
57
58
4.4. SOP examples covering critical quality activities

The objective of this chapter is to take 4 high risk activities within the normal work of a
blood establishment and demonstrate how 4 SOPs might be written.
To cover each of these activities, work groups comprising experienced staff from the
Projects participant blood establishments, have designed these SOPs. They are
examples and will need to be adapted to effectively cover good practice according to
local circumstances.
The following examples have been chosen:
_______________________________________________________________________
Chapter
SOP-ID
SOP-Title (Participants) / Working Group (WG)
_______________________________________________________________________
4.4.1
4.4.2
EU-SOP-WP001
/ Version 1.0
Labelling and donor identification at collection site
EU-SOP-WP002
/ Version 1.0
Blood Group determination and compatibility

testing in emergency
WG 1
15
The Netherlands (WG-Leader), Cyprus, Iceland, Italy
WG 2
United Kingdom (WG-Leader), Belgium, Bulgaria,

Romania16
4.4.3
4.4.4
EU-SOP-WP003
/ Version 1.0
Processing of platelet apheresis concentrates
EU-SOP-WP004
/ Version 1.0
Validation of temperature control areas for

storage and transportation of blood components
WG 3
Germany (WG-Leader), Czech Republic, Hungary, Malta,

Poland17
WG 4
France (WG-Leader), Estonia, Ireland, Scotland18
15
Working group 1 members: Petra van Krimpen, Sanquin - The Netherlands; Jane Hassan, Instituto Superiore di Sanita - Italy; Zoe
Sideras, Ministry of Health - Cyprus; Sveinn Gudmundsson, Blood transfusion service at the Icelandic National University Hospital Iceland
16
Working group 2 members: Alan Slopecki and Angus McMillan Douglas, The National Blood Authority (England and North Wales) United Kingdom, Inge Buyse, Het Belgische Rode Kruis - Belgium, Svetla Bakalova, National Center of Hematology and
Transfusiology - Bulgaria, Carmen Tatu, Blood transfusion service at the University of Medicine and Pharmacy Victor Babes
Timisoara - Romania
17
Working group 3 members: Christian Seidl, DRK Blutspendedienst Baden-Wrttemberg-Hessen - Germany, Petr Turek, University
Hospital of Prague and General Teaching Hospital Prague - Czech Republic, Klara Baroti-Toth, Hungarian National Blood Transfusion
Service - Hungary, Alex Aquilina, National Blood Transfusion Service - Malta, Elzbieta Lachert, Institute of Hematology and Blood
Transfusion, Warshaw - Poland
18
Working group 4 members: Leslie Sobaga, Etablissement Francais du Sang (EFS) - France (WG-Leader), Tatjana Plahova and
Riima Nidas, North-Estonian Blood Centre - Estonia, Marie OConnell, The Blood Transfusion Service Board - Ireland, Anne Forrest,
Scottish National Blood Transfusion Service - Scotland
59
4.4.1. Labelling and donor identification at collection site
60
61
62
63
64
65
66
67
4.4.2. Blood group determination and compatibility testing
68
69
70
71
72
73
4.4.3. Collection and processing of platelet apheresis concentrates
74
75
76
77
78
79
80
81
82
83
84
4.4.4. Validation of temperature control areas for storage and transportation
85
86
87
88
89
90
91
92
93
ANNEXES
Annex I Terminology (Definitions)

Term
Definition
Source
Accreditation
Formal acknowledgement of compliance with accepted

standards for procedures, activities or services
following an audit by an authorised institute or
organisation. See also Certification and Licensing.
Vienna
Forum
Additive solution
A solution specifically formulated to maintain beneficial

properties of cellular components during storage.
2004/33/EC
Allogeneic
donation
Blood and blood components collected from an

individual and intended for transfusion to another
individual, for use in medical devices or as starting
material/raw material for manufacturing into medicinal
products.
2004/33/EC
Apheresis
A method of obtaining one or more blood components

by machine processing of whole blood in which the
residual components of the blood are returned to the
donor during or at the end of the process.
2004/33/EC
Apheresis centre
Establishment where plasma or blood components

is/are collected.
Vienna
Forum
Approved
supplier
Supplier of starting materials of known origin, who is

recognised as reliable, based on a history of deliveries
which met all specifications and were well packaged
and intact on receipt and, where possible, based also
on a vendor audit.
Vienna
Forum
Assessment
A systematic examination to determine whether actual

activities comply with planned activities, is
implemented effectively, and achieve objectives.
Assessments usually include a comparison of actual
results to expected results. Types of assessments
include external assessments, internal assessments,
peer review, and self-assessments.
AABB
Audit
A systematic independent examination that is

performed at defined intervals and at sufficient
frequency to appraise the effectiveness and the
applicability of the quality assurance system. It is a
structured mechanism for the improvement of practice.
Vienna
Forum
94
Term
Definition
Source
Autologous
donation
Blood and blood components collected from an

individual and intended solely for subsequent
autologous transfusion or other human application to
that same individual.
2004/33/EC
Autologous
transfusion
Transfusion in which the donor and the recipient are

the same person and in which pre-deposited blood
and blood components are used.
2002/98/EC
Batch
Defined quantity of starting material, packaging

material or product prepared in one process or series
of processes so that it may be expected to be
homogeneous. For blood, each single component
constitutes a batch.
Vienna
Forum
Blood
Whole blood collected from a donor and processed

either for transfusion or for further manufacturing.
2002/98/EC
Blood component
A therapeutic constituent of blood (red cells, white

cells, platelets, plasma) that can be prepared by
various methods.
2002/98/EC
Blood component
release
A process which enables a blood component to be

released from a quarantine status by the use of
systems and procedures to ensure that the finished
product meets its release specification.
2002/98/EC
Blood donation
Action where a healthy person is at disposal for blood

collection.
Vienna
Forum
Blood
establishment
Any structure or body that is responsible for any

aspect of the collection and testing of human blood or
blood components, whatever their intended purpose,
and their processing, storage, and distribution when
intended for transfusion. This does not include hospital
blood banks.
2002/98/EC
Blood product
Any therapeutic product derived from human blood or

plasma.
2002/98/EC
Blood transfusion
chain
The numerous activities that occur from the moment

an individual offers to donate blood or plasma until
after the blood product has been administered to the
patient.
Vienna
Forum
Buffy coat
A blood component prepared by centrifugation of a

unit of whole blood, and which contains a considerable
proportion of the leucocytes and platelets.
2004/33/EC
95
Term
Definition
Source
Calibrate
To set measurement equipment against a known

standard.
AABB
Calibration
Operations carried out to determine the accuracy of

measuring instruments, material measures such as
weights or gauges and measurement standards.
Vienna
Forum
Certificate
Document signed and dated on behalf of an

authorised institute or organisation to confirm
accreditation
or
compliance
with
specified
characteristics/requirements.
Certification
Formal acknowledgement of compliance with accepted

standards for procedures, activities or services
following an audit by an organisation accredited by an
officially recognised accrediting body.
Vienna
Forum
Change control
A structured method of revising a policy, process, or

procedure, including hardware or software design,
organization, and transition planning, including
revisions to all related documents.
AABB
Clean area
Room with defined environmental control of particulate

and microbial contamination, used in such a way as to
minimise the introduction, generation and retention of
contaminants within it.
Vienna
Forum
Clean room
Room in which the concentration of airborne

particulate matter is strictly controlled as specified and
where other factors may be controlled to within limits
necessary to cater for particular needs.
Vienna
Forum
Closed system
System, in which the blood pack assembly is

manufactured under clean conditions, sealed to the
external environment and sterilised by an approved
method. See also Open System
Vienna
Forum
Competence
Ability of a person to perform a specific task according

to procedures.
AABB
Computerised
system
A system including the input of data, electronic

processing and the output of information to be used
either
for
reporting,
automatic
control
or
documentation.
2005/62/EC
Conformance
Fulfilment of requirements. Requirements may be

defined by customers, practice standards, regulatory
agencies, or law.
AABB
96
Term
Definition
Source
Corrective Action
An activity performed to eliminate the cause of an

existing non-conformance or other undesirable
situation in order to prevent recurrence.
AABB
Cryoprecipitate
A plasma component prepared from plasma, freshfrozen, by freeze-thaw precipitation of proteins and
subsequent concentration and re-suspension of the
precipitated proteins in a small volume of the plasma.
2004/33/EC
Cryopreservation
Prolongation of the storage life of blood components

by freezing.
2004/33/EC
Deferral
Suspension of the eligibility of an individual to donate

blood or blood components such suspension being
either permanent or temporary
2002/98/EC
Distribution
The act of delivery of blood and blood components to

other blood establishments, hospital blood banks and
manufacturers of blood and plasma derived products.
It does not include the issuing of blood or blood
components for transfusion.
2002/98/EC
Donor
A person in normal health with a good medical history

who voluntarily gives blood or plasma for therapeutic
use.
98/463/EC
EMEA
European Medicines Agency.
Error
Deviation from a standard procedure.
Expiry date
(products)
The last day on which the blood or blood component is

considered fit for use for therapeutic transfusion
purposes.
Expiration date
The last day on which test material is considered fit for

use for diagnostic purposes
Facilities
Hospitals, clinics, manufacturers, and biomedical

research institutions to which blood or blood
components may be delivered.
Fractionation
facility
Facility to which the source plasma is transported for

further fractionation.
Good
manufacturing
practice (GMP)
That part of quality assurance that ensures products are EC GMP 2006
consistently produced and controlled to the quality
Chapter 1
standards appropriate to their intended use and as required
by the Marketing Authorisation or product specification.
97
Vienna
Forum
2005/61/EC
Term
Definition
Source
Good practice
All elements in established practice that collectively

will lead to final blood or blood components that
consistently meet predefined specifications and
compliance with defined regulations.
2005/62/EC
Granulocytes,
apheresis
A concentrated suspension of granulocytes obtained

by apheresis.
2004/33/EC
Haemovigilance
A set of organised surveillance procedures relating to

serious adverse or unexpected events or reactions in
donors or recipients, and the epidemiological follow-up
of donors.
2002/98/EC
Hospital blood
bank
A hospital unit which stores and distributes and may

perform compatibility tests on blood and blood
components exclusively for use within hospital
facilities, including hospital based transfusion
activities.
2002/98/EC
Identification
The documented confirmation of personal (donor)

demographic data as belonging to the respective
individual.
Imputability
The likelihood that a serious adverse reaction in a

recipient can be attributed to the blood or blood
component transfused or that a serious adverse
reaction in a donor can be attributed to the donation
process.
2005/61/EC
Inspection
Formal and objective control according to adopted

standards to assess compliance with this Directive and
other relevant legislation and to identify problems.
2002/98/EC
Inspection, peer
A process by which an external body assesses the

performance and characteristics of the object to be
reviewed against a standard.
Inspection, self
A process by which an establishment reviews and

assesses its performance against a standard.
Issue
The provision of blood or blood components by a

blood establishment or a hospital blood bank for
transfusion to a recipient.
Label
An inscription affixed to a product for identification.
AABB
Labelling
Information that is required or selected to accompany

a product, which may include content, identification,
description of processes, storage requirements,
expiration date, cautionary statements, or indications
AABB
98
2005/61/EC
Term
Definition
Source
Licensing
The granting by a national competent authority of an

authorisation to manufacture blood components.
Vienna
Forum
Manufacturing
A process by which product characteristics may be

modified by established means to give a product of
defined characteristics
Master document
Document from which copies are made for use in the

manufacture or testing of blood component. The
master is checked, authorised and filed until required
for copying.
Material
All components or supplies which are to be

incorporated or to be used in the testing or processing
of a blood product.
Medicinal
products derived
from human
blood or human
plasma
Medicinal products based on blood constituents which

are prepared industrially by public or private
establishments, such medicinal products including, in
particular, albumin, coagulating factors and
immunoglobulins of human origin.
2001/83/EC
Mobile site
A temporary or movable place used for the collection

of blood and blood components which is in a location
outside of but under the control of the blood
establishment.
2005/62/EC
Nonconformance
Failure to meet requirements.
AABB
Open system
System in which a breach has occurred but where

every effort is made to prevent microbial contamination
by operating in a clean environment using sterilised
materials and aseptic handling techniques. See also
Closed System.
Vienna
Forum
Plasma
The liquid portion of the blood in which the cells are

suspended. Plasma may be separated from the
cellular portion of a whole blood collection for
therapeutic use as fresh-frozen plasma or further
processed to cryoprecipitate and cryoprecipitatedepleted plasma for transfusion. It may be used for the
manufacture of medicinal products derived from
human blood and human plasma or used in the
preparation of pooled platelets, or pooled, leukocytedepleted platelets. It may also be used for resuspension of red cell preparations for exchange
transfusion or perinatal transfusion.
2004/33/EC
for use.
99
Term
Definition
Source
Plasma,
cryoprecipitatedepleted for
transfusion
A plasma component prepared from a unit of plasma,

fresh frozen. It comprises the residual portion after the
cryoprecipitate has been removed.
2004/33/EC
Plasma, freshfrozen
The supernatant plasma separated from a whole blood

donation or plasma collected by apheresis, frozen and
stored.
2004/33/EC
Platelets
A component prepared from whole blood normally

within 8 hours of venepuncture, which contains
platelets as the major cellular product.
Vienna
Forum
Platelets,
apheresis
A concentrated suspension of blood platelets obtained

by apheresis.
2004/33/EC
Platelets,
apheresis,
leukocytedepleted
A concentrated suspension of blood platelets, obtained

by apheresis, and from which leucocytes are removed.
2004/33/EC
Platelets,
recovered,
pooled

by processing of whole blood units and pooling the
platelets from the units during or after separation.
2004/33/EC
Platelets,
recovered,
pooled,
leukocytedepleted

by processing of whole blood units and pooling the
platelets from the units during or after separation, and
from which leucocytes are removed.
2004/33/EC
Platelets,
recovered, single
unit

by processing of a single unit of whole blood.
2004/33/EC
Platelets,
recovered, single
unit, leukocytedepleted

by processing of a single whole blood unit from which
leucocytes are removed.
2004/33/EC
Policy
A documented general principle that guides present

and future decisions.
AABB
Procedure
A series of tasks usually performed by one person

according to instructions.
AABB
Process
A set of related tasks and activities that accomplish a

work goal.
AABB
100
Term
Definition
Source
Process control
Aspect of quality assurance that aims to minimise

variations in the manufacturing process.
Vienna
Forum
Processing
Any step in the preparation of a blood component that

is carried out between the collection of blood and the
issuing of a blood component.
2005/62/EC
Product
inspection
Assessment that a blood component meets the criteria

for each product specification and has been stored
and labelled appropriately. (is it used somewhere?)
Vienna
Forum
Product
instructions
Directions for performing certain operations in relation

to the preparation of a product.
Vienna
Forum
Product release
Process which enables a product to be released from

a quarantine status by the use of systems and
procedures to ensure that the finished product meets
its release specifications
Vienna
Forum
Qualification
as part of validation, the action of verifying that any

personnel, premises, equipment or material works
correctly and delivers the expected results.
2005/62/EC
Quality
Manufacture of medicinal products so as to ensure that they

are fit for their intended use, comply with the requirements
of the Marketing Authorisation and do not place patients at
risk due to inadequate safety, quality or efficacy. (according
to EN ISO 9000:2005; quality is defined as the degree to
which a set of inherent qualities are met).
EC GMP 2006
Chapter 1
Quality
assurance
All the activities from blood collection to distribution

made with the object of ensuring that blood and blood
components are of the quality required for their
intended use.
2005/62/EC
(according to EC GMP 2006 Chapter 1 [19], quality

assurance is defined as A wide-ranging concept that covers
all matters, which individually or collectively influences the
quality of a product. It is the total sum of the organised
arrangements made with the object of ensuring that
medicinal products are of the quality required for their
intended use. Quality assurance therefore incorporates Good
Manufacturing Practice (GMP) plus other factors outside the
scope of this Guide. The authors prefer this definition to the
one contained in EN ISO 9000; 2005. That part of quality
management focused on providing confidence that quality
requirements will be fulfilled.)
Quality assurance
system
Establishment and implementation of an effective

pharmaceutical quality assurance system, involving the
active participation of the management and personnel of
101
Commission
Directive
2003/94/EC
Term
Quality control
Definition
Source
active participation of the management and personnel of

the different departments.
2003/94/EC
Part of a quality system focussed on fulfilling quality

requirements.
2005/62/EC
(according to EC GMP 2006 Chapter 1, quality control is

defined as That part of GMP that is concerned with
sampling, specifications and testing; and with the
organisation, documentation and release procedures, which
ensure that the necessary and relevant tests are actually
carried out and that materials are not released for use, nor
products released for sale or supply, until their quality has
been judged to be satisfactory.)
Quality
management
The co-ordinated activities to direct and control an

organisation with regard to quality at all levels within
the blood establishment.
2005/62/EC
(according to EC GMP 2006 Chapter 1 [19], quality

management is defined as achieving through a process of
quality assurance medicinal products that do not place
patients at risk with respect to safety, quality and efficacy.)
Quality
monitoring
That part of a quality assurance programme

concerned with maintenance and improvement of
quality which deals with the identification and use of
indicators to detect variations from standards or
specifications.
Vienna
Forum
Qualified person
qualified person means the person referred to in

Article 48 of Directive 2001/83/EC or in Article 13(2) of
Directive 2001/20/EC.
Directive
2001/83/EC
Directive 2001/83/EC, Article 48: Member States shall

take all appropriate measures to ensure that the holder
of the manufacturing authorization has permanently
and continuously at his disposal the services of at
least one qualified person, in accordance with the
conditions laid down in Article 49, responsible in
particular for carrying out the duties specified in Article
51.
Directive 2001/83/EC, Article 49: Member States shall
ensure that the qualified person referred to in Article
48 fulfils the minimum conditions of qualification set
out in paragraphs 2 and 3 as follows: .
A qualified person shall be in possession of a diploma,
certificate or other evidence of formal qualifications
awarded on completion of a university course of study,
or a course recognized as equivalent by the Member
State concerned, extending over a period of at least
102
Term
Definition
Source
four years of theoretical and practical study in one of

the following scientific disciplines: pharmacy,
medicine,
veterinary
medicine,
chemistry,
pharmaceutical chemistry and technology, biology.
(additional information is given in Para 2 and 3).
Directive 2001/83/EC, Article 51: 1. Member States
shall take all appropriate measures to ensure that the
qualified person referred to in Article 48, without
prejudice to his relationship with the holder of the
manufacturing authorization, is responsible, in the
context of the procedures referred to in Article 52, for
securing the responsibilities defined in section (a) and
(b) of Article 52, Para 1.
Quality system
The
organisational
structure,
procedures,
processes,
and
implementing quality management.
responsibilities,
resources
for
2005/62/EC
Quarantine
The physical isolation of blood components or

incoming materials/reagents over a variable period of
time while awaiting acceptance, issuance or rejection
of
the
blood
components
or
incoming
materials/reagents.
2005/62/EC
Recipient
Someone who has been transfused with blood or

blood components.
2005/61/EC
Reconciliation
Comparison and assessment of any discrepancy

between the amount of material entering and leaving a
given operation or series of operations.
Vienna
Forum
Red cells
The red cells from a single whole blood donation, with

a large proportion of the plasma from the donation
removed.
2004/33/EC
Red cells in
additive solution

removed. A nutrient/preservative solution is added.
2004/33/EC
Red cells,
apheresis
The red cells from an apheresis red cell donation.
2004/33/EC
Red cells, buffy

coat removed

removed. The buffy coat, containing a large proportion
of the platelets and leucocytes in the donated unit, is
removed.
2004/33/EC
Red cells, buffy

coat removed, in
additive solution

removed. The buffy coat, containing a large proportion
2004/33/EC
103
Term
Definition
Source
additive solution
of the platelets and leucocytes in the donated unit, is

removed. A nutrient/preservative solution is added.
Red cells,
leukocytedepleted

removed, and from which leucocytes are removed.
2004/33/EC
Red cells,
leukocytedepleted, in
additive solution

removed, and from which leucocytes are removed. A
nutrient/ preservative solution is added.
2004/33/EC
Reporting
establishment
The blood establishment, the hospital blood bank or

facilities where the transfusion takes place that reports
serious adverse reactions and/or serious adverse
events to the competent authority.
2005/61/EC
Role
- The action for which a person or thing is particularly

fitted or employed.
- Assigned duty or activity.
Sensitivity
Term defining the analytical limit of detectable

reactions using reagents or test systems.
Serious adverse
event
Any untoward occurrence associated with the

collection, testing, processing, storage and distribution,
of blood and blood components that might lead to
death or life-threatening, disabling or incapacitating
conditions for patients or which results in, or prolongs,
hospitalisation or morbidity.
2002/98/EC
Serious adverse
reaction
An unintended response in donor or in patient

associated with the collection or transfusion of blood or
blood components that is fatal, life-threatening,
disabling, incapacitating, or which results in, or
prolongs, hospitalisation or morbidity.
2002/98/EC
Session record
Record(s) which link relevant details of the blood

collection session directly to the blood donation
number, information such as date of collection and
blood bag batch numbers.
Specification
A description of the criteria that must be fulfilled in

order to achieve the required quality standard.
2005/62/EC
Standard
The requirements that serve as the basis for

comparison.
2005/62/EC
Standard
operating
A document that details the manner in which a specific

task will be performed in a consistent way SOPs are
2005/62/EC
104
Term
Definition
Source
operating
procedures
(SOPs)
task will be performed in a consistent way. SOPs are

part of an authorised document system setting out
specifications, procedures and records covering each
activity performed by the blood establishment.
Vienna
Forum
Statistical
process control
A method of quality control of a product or a process

that relies on a system of analysis of an adequate
sample size without the need to measure every
product of the process.
2004/33/EC
Status
The classification of any goods, material, containers,

equipment or facilities in relation to their acceptance
(or otherwise) for use, further processing or distribution
(e.g. Quarantine, Released, Restricted Use, Hold,
Rejected).
Sterile
Free from viable micro-organisms.
Sterile
connecting
device (SCD)
A device that connects two tubes without breaching

the sterility of their interior
Vienna
Forum
Sterilisation
(1) A process intended to produce sterile goods (2)

Reduction of the probability of the presence of viable
micro-organisms to an acceptable level. Sterilisation is
effected by moist or dry heat, treatment with a
gaseous sterilant such as ethylene oxide, irradiation
with ionising radiation or, for solutions, by filtration
method.)
Vienna
Forum
Sterility
The complete absence of living micro-organisms.

Annex 1 of the EC Guide to Good Manufacturing Practice
(GMP) provides supplementary guidance on the application
of the principles and guidelines of GMP to sterile medicinal
products. The guidance includes recommendations on
standards of environmental cleanliness for clean rooms.
The guidance has been reviewed in the light of the
international standard EN/ISO 14644-1 and amended in the
interests of harmonisation but taking into account specific
concerns unique to the production of sterile medicinal
products.
Annex 1, EC
Guide to GMP
Vienna
Forum
Traceability
The ability to trace each individual unit of blood or

blood component derived thereof from the donor to its
final destination, whether this is a recipient, a
manufacturer of medicinal products or disposal, and
vice versa.
2005/61/EC
Trace-back
The process of investigating a report of a suspected

transfusion-associated adverse reaction in a recipient
2005/62/EC
105
Term
Definition
Source
in order to identify a potentially implicated donor.

Validation
The establishment of documented and objective

evidence that the pre-defined requirements for a
specific procedure or process can be consistently
fulfilled.
2005/62/EC
Washed
A process of removing plasma or storage medium

from cellular products by centrifugation, decanting of
the supernatant liquid from the cells and addition of an
isotonic suspension fluid, which in turn is generally
removed and replaced following further centrifugation
of the suspension. The centrifugation, decanting,
replacing process may be repeated several times.
2004/33/EC
Whole blood
A single blood donation.
2004/33/EC
Written
procedures
Controlled documents that describe how specified

operations are to be carried out. (see also SOPs)
2005/62/EC
106
Annex II - Participating Institutions and Individuals
Country
Participants
Nominated
Individuals
BE
Het Belgische Rode Kruis
BELGIQUE /
BELGI
Dienst voor het Bloed, Rode

Krius-Vlaanderen
Vieurgatsesteenweg 98
1050 BRUSSEL
Prof. Dr. Philippe

Vandekerckhove
Dr. Inge Buyse
Prof. Andrey
Andreev, MD, PhD,
Director
Svetla Bakalova,
MD, PhD
Quality Assurance
Department
MuDr. Pavel Horak,

CSc., MBA
Petr Turek, MD,

PhD
Dr. Stala Kioupi

Dr. Androulla
Agrotou, Acting
Director
Ms. Zoe Sideras
Mailing address: Motstraat

40, 2800 MERCHELEN
BG
BULGARIA
National Center of
Hematology and
Transfusiology
Plovdivsko Pole Str. 6
1756 SOFIA
CZ
ESK
REPUBLIKA
VSEOBECN FAKULTN
NEMOCNICE V PRAZE
(University Hospital of
Prague)
Vseobecn fakultn
nemocnice (General
Teaching Hospital)
U Nemocnide 2
128 08 PRAHA 2
CY
KYPROS

(Ministry of Health of the
Republic of Cyprus - Medical
and Public Health Services)
Medical Services and Public
Health Services
10 Marcou Drakou,
Pallouriotissa
1449 LEFKOSIA (Nicosia)
107
Country
Participants
DE
Red Cross Blood Donation

Service Baden-WrttembergHessen
DEUTSCHLAND
Nominated
Individuals
Institut fr
Transfusionsmedizin und
Immunhmatologie
Sandhofstrasse 1
60528 FRANKFURT AM
MAIN
Prof. Dr. med.

Erhard Seifried
Prof Dr. med.

Christian Seidl
Medical Director and

CEO
Dept.Director
Project Coordinator
Project Leader and

Member of the
Project Advisory
Board
PD Dr. med.
Reinhard Henschler
Dr. Esther
Schellenberg
Dr. Veronika Brixner
Saman Hosseini
EE
EESTI
FR
FRANCE
HU
MAGYARORSZG
IE
IRELAND
Phja-Eesti Regionaalhaigla
Verekeskus
Blood Centre
North Estonia Regional
Hospital
J. Stiste tee 19
13419 TALLINN
Dr. Tatjana
Plahhova, MD
Etablissement Franais du
Sang (EFS)
Prof. Dr. Jacques

Hardy
20 avenue du stade de
France
93218 La Plaine Saint-Denis
Cedex
Director
Orszgos Vrellt Szolglat

Hungarian National Blood
Transfusion Service
Karonlina str. 19 21
1113 BUDAPEST
Eszter Miskovits,
MD
Dr. Klra BartiTth, Ph.D.
The Blood Transfusion

Service Board (IMB)
Dr. William Murphy

National Medical
Director
Dr. Marie o`Connell

Director of Quality
Irish Blood Transfusion

Service
National Blood Centre
Jamess Street
IE - DUBLIN 8
108
Mrs. Riima Niidas
Dr. Alain Beauplet

Dr. Leslie Sobaga
Quality Department
Claudine
Hossenlopp,
Charge de mission
Country
Participants
IS
Landspitalinn
Hsklasjukrahs
(Icelandic University Hospital)
Iceland
Nominated
Individuals
Torfi Magnusson,
CEO
Dr. Sveinn
Gudmundsson,MD
Prof. Dr. Enrico

Garaci
Dr. Hamisa Jane

Hassan
Landspitalinn
Hsklasjukrahs
Icelandic University Hospital
Blood Bank
At Barnsstigur
IS-101 REYKJAVIK
IT
Istituto Superiore di Sanita
ITALIA
Blood Transfusion
Methodology Section
Director
The Blood Bank
Blbankinn ,
President
Department of Hematology,
Oncology and Molecular
Medicine
Viale Regina Elena 299
00161 ROME
LU
Luxembourg
MT
MALTA
25 J. P. Sauvage
L-2514 Kirchberg
Luxemburg
Frances Delaney
Centru Nazzjonali ta'tTrafuzjoni tad-Demm

National Blood Transfusion
Service
Dr. Alex Aquilina
Project Advisor and

independent
Observer
Director
St. Luke`s Square

MSD 07 GMANGIA
NL
NEDERLAND
Stiching Sanquin
Bloedvoorziening
Sanquin Blood Supply
Foundation
Plesmanlaan 125
1066 CX AMSTERDAM
Dr. Jeroen De Wit

CEO
Member of the
Project Advisory
Board
Vice-President
European Blood
Alliance (EBA)
109
Dr. Petra van

Krimpen
Quality
Management
Country
PL
POLSKA
Participants
Nominated
Individuals
Instytut Hematologii I
Transfuzjologii
Institute of Haematology and
Transfusion Medicine
Department of Blood
Transfusion
I. Ganghi St.14Chocimska 5
02-776 WARSZAWA
Doc. Dr. Med.

Magdalena
Letowska
Deputy director
Dr. Elzbieta Lachert

Head of Quality
Assurance
Member of the
Project Advisory
Board
Prof. Dr. Krzysztof
Warzocha, Director
RO
ROMANIA
Universitatea de Medicina si
Farmacie "Victor Babes"
Timisoara.
University of Medicine and
Pharmacy "Victor Babes"
Timisoara.
Prof. Dr. Virgil

Paunescu
Director
Dr. Carmen Tatu,

Ph.D.
Blood Center
Timisoara
Physiology and Immunology

Uta loan Colonel Martir No.2
300041 TIMISOARA
UK
ENGLAND
UK
SCOTLAND
The National Blood Authority

(NBS)
Martin Gorham,
OBE, CEO
(England and North Wales)

Oak House, Reeds Crescent
WD24 4QN
WATFORD, HERTS
Member of the
Project Advisory
Board
Brigton
Douglastown, Forfar
Scotland, DD8 1TP
President European
Blood Alliance
(EBA)
Angus Macmillan
Douglas, OBE
Member of the
Project Advisory
Board
110
Dr. Alan Slopecki

Head of Quality
Assurance-NBS
Crescent Drive
Brentwood
Essex, CM15 8DP
Steve Morgan
NHSBT
International
2440 The Quadrant
Aztec West
Bristol BS32 4AQ
Annex III - References

EU Legislation
1.
Directive 2001/83/EC of the European Parliament and of the Council of 6 November

2001 on the Community code relating to medicinal products for human use. Official
Journal of the European Union L311, 28/11/2001, p.67.
2.
Directive 2002/98/EC of the European Parliament and of the Council of 27 January

2003 setting standards of quality and safety for the collection, testing, processing,
storage and distribution of human blood and blood components and amending
Directive 2001/83/EC. Official Journal of the European Union, L33, 8/02/2003, p.30.
3.
Commission Directive 2004/33/EC of 22 March 2004 implementing Directive

2002/98/EC of the European Parliament and of the Council as regards certain
technical requirements for blood and blood components. Official Journal of the
European Union, L91, 30/03/2004, p.25.
4.
Commission Directive 2005/61/EC of 30 September 2005 implementing Directive

2002/98/EC of the European Parliament and of the Council as regards traceability
requirements and notification of serious adverse reactions and events. Official
Journal of the European Union, L256, 1/10/2005, p.32.
5.
Commission Directive 2005/62/EC of 30 September 2005 implementing Directive

2002/98/EC of the European Parliament and of the Council as regards Community
standards and specifications relating to a quality system for blood establishments.
Official Journal of the European Union, L256, 1/10/2005, p.41.
6.
Council Recommendation of 29 June 1998 on the Suitability of blood and plasma

donors and the screening of donated blood in the European Community. Official
Journal of the European Communities, L203, 21.07.1998, p.14.
EU documents
7.
Commission of the European Communities. Good manufacturing practice for

medicinal products in the European Community. The rules governing medicinal
products in the European Community, Volume IV. January 1992.
8.
PIC/S: Guide to good manufacturing practice for medicinal products, PE 009-2, 1st of
July 2004
9.
PIC/S: GMP guide for blood establishments. PE 005-2, 1st of July 2004
Council of Europe documents
111
10. Recommendation No. R(95) 15 of the Committee of Ministers to Member States on

the Preparation, Use and Quality Assurance of Blood Components.
International Society of Blood Transfusion (ISBT) documents
11. Guidelines for Validation and Maintaining the Validation State of Automated Systems
in Blood Banking. International Journal of Transfusion Medicine, Vox Sanguinis. Vol.
85, supplement 1, August 2003.
12. Guidelines for Information Security in Transfusion Medicine Version 1.0
(publication July 2006)
International Standard Organisation (ISO) and European Committee for
Standardisation (CEN) documents
13. ISO EN 9000
14. ISO EN 9001
15. ISO EN 9004:2000
16. ISO EN 13485
17. ISO EN 15189:2003
ISO EN Documents are available from the National Members of CEN. A list of these
members is available through the homepage of CEN (www.cen.ec/cenorm)
Other related documents
18. Recommendations on Validation Master Plan Installation and Operational
Qualification Non-sterile Process Validation, Cleaning Validation. Pharmaceutical
Inspection Convention Scheme (PIC/S) PI 006-2. July 2004.
19. List of Relevant Terminology. Reference document for meeting on Quality
Management for Blood Collection, Processing and Distribution in the European
Community: a Way Forward (Vienna Forum). 13-15 July 1998, Baden/Vienna.
20. EU Guidelines on Goood Manufacturing Practice (GMP), Volume 4, EudraLex,
European Commission, http://ec.europe./enterprise/pharmaceuticals/eudralex.
21.
Vienna Forum, consensus paper from a European working party on blood safety.
Document can be downloaded from the EUBIS-homepage, www.eubis-europe.eu.
112
Annex IV - Project-Publications
1.
EUBIS: Updated-Information of the SOP-Manual. (Ed. E. Seifried and C. Seidl),

2007. PDF-Download from the Homepage of the EUBIS Consortium using.
www.EUBIS-europe.eu
2.
EU-Q-Blood SOP Survey Report. Overview of the blood establishment structure,

capacity and background in SOP systems including highest risk areas. Version 1.6
(Ed. E. Seifried and C. Seidl). March 2006, PDF-Download from the Homepage of
the EUBIS Consortium using. www.EUBIS-europe.eu
3.
EU-Q-Blood-SOP: Development of pan European quality management in

transfusion medicine. C Seidl, E. Schellenberg, R. Henschler, A. McMillan Douglas,
CS SMit Sibinga, M. Gorham, M. Letowska, J. DeWit, E. Seifried. Abstract
Presentation International Society of Blood Transfusion (ISBT); Vox Sanguinis, Vol
93 (Suppl 3) 2PS-01-03, p6, 2006
4.
European Quality Management in Transfusion Medicine. C Seidl, E. Schellenberg,

R. Henschler, A. McMillan Douglas, CS Smit Sibinga, M. Gorham, M. Letowska, J.
DeWit, E. Seifried. Abstract Presentation Joint Congress German Society of
Transfusion Medicine and Immunohematology (DGTI) with the International Society
for Cellular Therapy (ISCT), Transfusion Medicine and Hemotherapy, Vol 33 (Suppl
1), OS6.1, p14, 2006
5.
EU-Q-Blood-SOP: A European initiative developing quality management criteria.

Abstract Presentation 14th Annual Congress of the German Society for
Immunogenetics (DGI), Meeting Proceedings, P13, p38, 2006
6.
EU-Q-BLOOD-SOP: Developmemt of European quality management in transfusion

medicine. C Seidl, E Schellenberg, L Sobaga, M OConnell, P van Krimpen, A
McMillan Douglas, M Gorham, M Letowska, J de Wit, E Seifried on behalf of the
Projects participant. Transfusion Today, Volume 69, p8-10, 2006.
7.
European best practice in blood transfusion: improvement of quality-related

processes in blood establishments. C Seidl, M OConnell, F Delayney, P van
Krimpen, A McMillan Douglas, M Gorham, M Letowska, L Sobaga, J de Wit, E
Seifried on behalf of the Projects participant. ISBT Science Series, Vox Sanguinis,
Volume 2 (1), p143-9, 2007.
113
Manual Version 1.0 German / Deutsch
bersetzung: Dr. med. Veronika Brixner

Blutspendedienst Baden-Wrttemberg Hessen des Deutschen Roten Kreuzes,
Frankfurt am Main
114
115
INHALTSVERZEICHNIS / TABLE OF CONTENTS

PREFACE.............................................................................................................................. V
VORWORT .......................................................................................................................... VII
MANUAL VERSION 1.0 GERMAN / DEUTSCH .............................................................114
KAPITEL 1 .........................................................................................................................118
EINFHRUNG .......................................................................................................................................................... 118
HINTERGRUND ........................................................................................................................................................ 118
PROJEKTZIELE ........................................................................................................................................................ 120
ARBEITSPROGRAMM ............................................................................................................................................... 120
ZUSAMMENFASSUNG DER PROJEKTZIELE ................................................................................................................ 123
KAPITEL 2. QUALITTSGRUNDSTZE - DIREKTIVEN 2002/98/EG / 2005/62/EG ......125

Das SOP-Handbuch ................................................................................................................................. 128
KAPITEL 3. ENTWICKLUNG UND IMPLEMENTIERUNG EINER SOP...........................130

3.1. FESTLEGUNG DES AUFGABENBEREICHES DER SOP UND ENTWURF DES TITELS (SCHRITT 1)............................ 132
3.2. ERMITTLUNG EINES GEEIGNETEN MITARBEITER ZUR SOP-ERSTELLUNG (SCHRITT 2)....................................... 133
3.3. EINSATZ DER MASTER-SOP ALS MUSTER ZUR ERSTELLUNG DER SOP (SCHRITT 3) ........................................ 134
3.4. ENTWURF EINES FLOW-CHARTS UND BESCHREIBUNG DER EINZELNEN SCHRITTE (SCHRITT 4).......................... 136
3.5. DURCHFHRUNG EINES GELENKTEN DOKUMENTENAUSTAUSCHES (SCHRITT 5) ................................................ 144
3.6. SCHULUNG DER SOP (SCHRITT 6)................................................................................................................... 150
KAPITEL 4. MUSTER-SOP UND BEISPIEL SOPS.......................................................153

4.1. MUSTER FR EINE STANDARD ARBEITSANWEISUNG ......................................................................................... 153
Teil A: Zielsetzung / Anwendungsbereich / Aufgaben .............................................................................. 155
Teil B: Autorisierung und gelenkter Dokumentenaustausch (change control) ....................................... 155
Teil B: Freigabe und gelenkter Dokumentenaustausch (change control) .............................................. 156
Teil C: Beschreibung des Arbeitsprozesses ............................................................................................. 158
Teil D: Verhalten bei Abweichungen (Direktive 2005/62/EG, Anhang 9) ................................................. 158
Teil E: Dokumentation............................................................................................................................... 160
Teil F: Anhang........................................................................................................................................... 160
4.2. EUBIS MUSTER-SOP ..................................................................................................................................... 163
4.3. BESONDERE SOP FORMATE (LABORTESTUNG UND GERTE)........................................................................... 167
4.3.1. Standard Test-SOP unter Verwendung des EUBIS-Formates....................................................... 171
4.3.2. Standard Gerte-SOP unter Verwendung des EUBIS-Formates................................................... 175
4.4. SOPS ZU QUALITTSRELEVANTEN ARBEITSPROZESSEN ................................................................................... 178
4.4.1. Beschriftung und Spenderidentifikation im Rahmen der Blutspende ............................................. 179
4.4.2. Bestimmung der ABO Blutgruppe und Vertrglichkeitstestung im Notfall...................................... 188
4.4.3. Gewinnung und herstellung von Apherese-Thrombozytenkonzentraten ....................................... 197
4.4.4. Validierung der Temperaturberwachung fr Lagerung und Transport von Blutprodukten ........... 207
ANHANG ............................................................................................................................216
ANHANG I BEGRIFFSBESTIMMUNGEN .................................................................................................................... 216
ANHANG II TEILNEHMENDE INSTITUTIONEN UND PERSONEN.................................................................................. 231
ANHANG III - REFERENZEN ..................................................................................................................................... 235
ANHANG IV - PROJEKT-BEZOGENE PUBLIKATIONEN................................................................................................. 237
116
117
KAPITEL 1
Einfhrung
Dieses Handbuch soll ein Leitfaden zur Erstellung von Standard-Arbeitsanweisungen (im
folgenden Standard Operating Procedures SOP genannt) im Bereich von
transfusionsmedizinischen Einrichtungen sein. Vorrangiges Ziel des Leitfadens ist es
eine einfache und praktische Anleitung zu geben, die sich auf die Vorgaben der
Europischen Gesetzgebung im Bereich von Blut sttzt. Die Inhalte des Handbuches
wurden innerhalb eines durch die Europische Kommission gefrderten Projektes, EU-QBlood-SOP Projekt, erarbeitet.19 Die Frderung erfolgte durch das Aktionsprogramm der
Europischen Kommission im Bereich der ffentlichen Gesundheit (2003-2008)20. Dieses
Programm beinhaltet als einen Schwerpunktbereich die Verbesserung der Qualitt und
Sicherheit von Blutprodukten innerhalb der Europischen Mitgliedstaaten. Die
Projektgruppe setzte sich daher aus Fachexperten, Transfusionsverantwortlichen,
Qualittsmanagementbeauftragten
und
Leitern
verschiedener
nationaler
Blutspendeeinrichtungen zusammen. Das von diesem Konsortium entwickelte Handbuch
fasst auf europischer Ebene erarbeitete gemeinsame Grundlagen in der Umsetzung von
Qualittsanforderungen zusammen. Diese sollen zu einer Verbesserung der Qualittsund Sicherheitsstandards bei der Blutspende, der Verarbeitung und Herstellung von Blut
und Blutbestandteilen, deren Testung und Freigabe sowie Lagerung und Vertrieb
beitragen.
Das Handbuch soll Blutspendeeinrichtungen sowohl als Hilfsmittel bei der Erstellung
eigener SOPs dienen als auch Prinzipien eines Qualittssicherungssystems vermitteln
um den Anwender in die Lage zu versetzen fachlich korrekte Beschreibung
unterschiedlichster logistischen und organisatorischer Ablufe und Prozesse in Form
einer SOP zu beschrieben.
Hintergrund
Die Europische Gemeinschaft hat mit der Verabschiedung der Direktive 2002/98/EG21
im Jahr 2002 gesetzliche Anforderungen fr die Qualitt und Sicherheit von
Blutprodukten innerhalb der Mitgliedstaaten geschaffen. Dieser Direktive folgten in den
Jahren 2004 und 2005 drei weitere Direktiven der Europischen Kommission mit
Ausfhrungsbestimmungen zu den Themen der Direktive 2002/98/EG. Die erste der
Folgedirektiven beinhaltet technischen Voraussetzungen fr Blut und Blutbestandteile,
(2004/33/EG22), die zweite Folgedirektive (2005/61/EG23) beschftigt sich mit der
19
Grant Agreement 2004217.

Decision No 1786/2002/EC of the European Parliament and of the Council of 23 September2002 adopting a programme of
Community action in the field of public health (2003-2008). OJ L271, 9.10.2002, p.1
21
Directive 2002/98/EC of the European Parliament and of the Council of 27 January 2003 setting standards of quality and safety for
the collection, testing, processing, storage and distribution of human blood and blood components and amending Directive
2001/83/EC. Official Journal of the European Union, L33, 8/02/2003, p.30.
22
Commission Directive 2004/33/EC of 22 March 2004 implementing Directive 2002/98/EC of the European Parliament and of the
Council as regards certain technical requirements for blood and blood components. Official Journal of the European Union, L91,
30/03/2004, p.25.
20
118
Rckverfolgbarkeit und der Meldung von schweren Nebenwirkungen. Die dritte

Folgedirektive
beinhaltet
Vorgaben
fr
Qualittsmanagementsysteme
in
24
Blutspendeeinrichtungen (2005/62/EG ). Die Vorgaben der Direktive 2005/62/EG
beziehen sich unter anderen auf Paragraph 11, der Direktive 2002/98/EG in der die
verschiedenen nationalen Blutspendeeinrichtung zur Einfhrung und Erhaltung eines
GMP-basierten Qualittsmanagementsystems verpflichtet werden. Zustzlich werden
durch die Direktive 2002/98/EG alle Mitgliedsstaaten verpflichtet regelmige
Inspektionen und Kontrollen von Blutspendeeinrichtungen durch entsprechende nationale
Inspektionsbehrden durchzufhren (Paragraph 8).
Aufgrund
dieser
strengen
Anforderung
zur
Qualittsverbesserung
von
Blutspendeeinrichtungen durch Etablierung von Qualittsmanagementsystemen wurde im
Rahmen des Aktionsprogramms der Europischen Gemeinschaft im Bereich der
ffentlichen Gesundheit im Jahr 2004, die Untersttzung bei der Entwicklung und
Einfhrung von Qualittsmanagementsystemen zur Verbesserung der Sicherheit von
Blutspenden in der Europischen Gemeinschaft 25 als eine vorrangige Aufgabe benannt.
In den nachfolgenden Ausschreibungen des Aktionsprogramms fr den Bereich Blut
wurde diese Aufgabe in Form von Projektvorschlge spezifiziert, die praktische
Konzepten fr den Aufbau oder die Verbesserung bereits vorhandener
in
Blutspendeeinrichtungen
der
Europischen
Mitgliedsstaaten entwickeln sollten (Sektion 2.2.4). In Rahmen dieser Ausschreibungen
wurde unter Leitung des DRK-Blutspendedienstes Baden-Wrttemberg Hessen ein
Projektkonzept
zur
Etablierung
bzw.
Verbesserung
bereits
vorhandener
Qualittsmanagementsysteme entwickelt. Das Projektkonzept umfasste sowohl die
Grundlegenden strukturellen als auch praktischen Dokumenten bezogenen
Anforderungen an moderne leistungsfhige und effektive Qualittsmanagementsysteme.
Projektteilnehmer waren ffentlichen Blutspendeeinrichtungen, Blutbanken und
ministerielle Institutionen aus 16 EU Mitgliedstaaten. Diese umfassten die folgenden EUMitgliedsstaaten, EU-Beitrittsstaaten oder ETFA-Staaten (European Free Trade
Association - EFTA): Belgien (BE), Tschechien (CZ), Deutschland (DE), Estland (EE),
Frankreich (FR), Irland (IE), Italien (IT), Zypern (CY), Ungarn (HU), Malta (MT),
Niederlande (NL), Polen (PL), Vereinigtes Knigreich (UK), Island (IS), Bulgarien (BG)
und Rumnien (RO) (Annex II). Neben dem Projektmanagementteam des DRKBlutspendedienstes Baden-Wrttemberg erfolgte die Entscheidungsfindung in enger
Kooperation mit einem Beratergremium aus Mitgliedern der Projektprojektgruppe sowie in
Kooperation mit der European Blood Alliance (EBA).
In Abstimmung mit der Europischen Kommission wurde fr die Frderung des
Projektkonzeptes der Schwerpunkt auf die Erstellung eines praktischen Dokumenten
23
Council as regards traceability requirements and notification of serious adverse reactions and events. Official Journal of the European
Union, L256, 1/10/2005, p.32.
24
Council as regards Community standards and specifications relating to a quality system for blood establishments. Official Journal of
the European Union, L256, 1/10/2005, p.41.
25
2004/192/EC: Commission Decision of 25 February 2004 adopting the work plan for 2004 for the implementation of the programme
of Community action in the field of public health (2003 to 2008), including the annual work programme for grants (Text with EEA
relevance). Official Journal of the European Union L 60, 27.2.2004, p.58.
119
bezogenen Leitfadens fr Qualittsmanagementsysteme gelegt. Hierbei sollte

insbesondere die Ebene der Standardarbeitsanweisungen im Vordergrund stehen, da
diese die Basis der Dokumentenhierarchie eines Qualittsmanagementsystems bildet
und somit eine wesentliche Vorraussetzung fr die Umsetzung von GMP-Richtlinien
darstellt.
Projektziele
Die Zielsetzung des EU-Q-Blood-SOP-Projekts sind:
1. Erfassung bereits etablierter Qualittsmanagementstrukturen mit Schwerpunkt auf
die
gewhlte
Dokumentenhierarchie
und
Struktur
von
Standardarbeitsanweisungen sowie eine bersicht der verwendeten Normen,
Standards und Richtlinien innerhalb der 16 beteiligten Blutspendeeinrichtungen.
Diese Bestandsaufnahme sollte eine bersicht (a) bereits angewendeter
internationaler und nationaler Standards fr SOPs und (b) vorhandener Strukturen
zur Kontrolle von Blutspendeeinrichtungen auf nationaler Ebene in Form von
Inspektionen geben.
2. Die Entwicklung eines praktischen Leitfadens fr Blutspendeeinrichtungen in Form
eines Handbuches fr die Strukturierung, Entwicklung und Einfhrung von SOPs
entsprechend den Vorgaben der EU Direktiven sowie unter Einbindung der
Erfahrungen aus den beteiligten Europischen Institutionen.
3. Evaluation des erstellten Leitfadens innerhalb der an dem Projekt beteiligten
4. Publikation und Verteilung des erstellten Leitfadens (SOP-Manual) an (a) die am
Projekt teilnehmenden Blutspendeeinrichtungen und (b) Verbreitung der
Ergebnisse an interessierte Blutspendeeinrichtungen innerhalb der Europischen
Union, einschlielich den EFTA-Staaten unter Einbeziehung der Projektpartner als
nationale Ansprechpartner.
Arbeitsprogramm
Nach erfolgter Bewilligung der Frderung des EU-Q-Blood-SOP Projektes durch
Europische Kommission wurde durch des Projektmanagementteam gemeinsam mit den
Projektpartnern und in Abstimmung mit dem Projekt Advisory Board ein Fragebogen zur
Ermittlung der im Projektziel 1 festgelegten Parameter im Hinblick auf die
Dokumentenstruktur und Inspektionsvorgaben entwickelt.
Der Fragebogen wurde in die folgenden vier Bereiche unterteilt: Sektion I
Vorraussetzungen (der einzelnen Teilnehmer), Sektion II Systemanforderungen (bereits
vorhandener Qualittsmanagementsysteme), Sektion III Arbeitsbereiche der beteiligten
und
hierfr
vorhandene
Arbeitsanweisungen
(z.B.
Blutentnahme, Laboranalysen, Logistik und Vertrieb), Sektion IV Risikomanagement
120
unterteilt in (a) Liste der Bereiche mit erhhten Sicherheitsanforderungen und (b)
bersicht der Abweichungen und Nebenwirkungen innerhalb der letzten 24 Monate.
Neben offenen Fragen, Fragen mit ja/nein Mustern enthielt der Fragebogen auch direkte
Fragen, mit dehnen ermittelt wurde, nach welchen Richtlinien, wie z.B. der American
Association of Blood Banks (AABB), gearbeitet wird und ob es gesetzlich verankerte
Richtlinien fr den Blutspendebereich in dem jeweiligen Partnerland gibt. Durch eine
offene Frage wurde versucht, zu ermitteln ob die Blutspendeeinrichtungen bereits von
nationalen Stellen inspiziert werden und wenn ja in welchen Zeitabstnden. Weiterhin
wurde erfasst, welche Bedeutung Inspektionen entsprechend den Vorgaben der Direktive
2002/98/EG von den an dem Projekt beteiligten Institutionen und Mitgliedslndern
beigemessen wird.
Auf der Basis dieser Umfrage wurden die Unterschiede und Gemeinsamkeiten in den
Qualittsmanagementsystemen
und
damit
verbundene
Sicherheitsund
Qualittsanforderungen ermittelt und in einem bersichtsbericht, EU-Q-Blood-SOP
Survey Report, (www.EUBIS-europe.eu) zusammengefasst. Besondere Risiken liegen
dieser Unfrage zufolge in den Bereichen Blutspende und Verarbeitung, Labortestung,
Lagerung und Vertrieb. Sieben der 15 (47%) teilnehmenden Blutspendeeinrichtungen
waren der Ansicht, dass ihr bestehendes SOP-System angesichts der europischen
Gesetzgebung zum Thema Blutprodukte berarbeitet werden muss. Die hiervon
betroffenen Blutspendeeinrichtungen finden sich berwiegend in Mitgliedsstaaten, die
erst seit 2004 oder 2007 (Bulgarien und Rumnien) in der Europischen Kommission
eingegliedert sind. Vier von 15 (27%) Projekt Teilnehmer (zwei der seit 2004 und die
beiden seit 2007 der EU beigetretenen Staaten) gaben an, dass derzeit keine externen
Inspektionen durch unabhngige Inspektionsbehrden erfolgen.
Aus den Rckmeldungen der Fragebogen (Sektion IV) wurde weiterhin eine
Zusammenstellung der als besonders kritisch und damit Sicherheits-relevanten
Arbeitsbereiche fr das Projekt erstellt. Nach Fertigstellung der Fragebogenauswertung
wurde das Projekt Start-Up Meeting Ende Januar 2006 abgehalten. Dieses Meeting
diente der gemeinsamen Diskussion der erhaltenen Ergebnisse zwischen den
Projektteilnehmern und der abschlieenden Bewertung der in dem Survey
zusammengestellten Daten. Weiterhin wurde der Projektarbeitsplan mit den beteiligten
Projektpartnern festgelegt und die vier Projektarbeitsgruppen gegrndet. Diese
Arbeitsgruppen teilten sich thematisch den gesamten Bereich der Blutspendeeinrichtung
von der Blutspenderuntersuchung und -anamnese bis zu logistischen und
verwaltungsbezogene Aufgaben in der Blutversorgung auf. Fr die einzelnen
Arbeitsgruppen wurde benannte Personen (Nominated Persons) von jeder
Blutspendeeinrichtung benannt, die als Projektexperten mitwirken sollten. Die eigentliche
Projektarbeit fr das SOP Handbuch begann im Januar 2006 und umfasste die in Tabelle
1 dargestellten thematischen Schwerpunkte und Teilnehmer der verschiedenen
Arbeitsgruppen sowie die von jeder Arbeitsgruppe gewhlte Partner fr die Validierung
(Testung) des Handbuches.
121
Tabelle 1.: Struktur der Arbeitsgruppen

Arbeitsgruppe 1 (A 1): Blutspende und Produktion
Niederlande (Leiter der AG), Zypern, Island, Italien
SOP-Thema
Spenderidentifikation und Beschriftung
Testpartner
Zypern
Schwerpunkte
und Risiken
- Blutspende
- Spenderidentifikation
- Zulassung zur Blutspende/ Auswahlkriterien/ Spenderbefragung
- Desinfektion und Sterilitt von Blutprodukten
- Beschriftung und Identifizierung
Arbeitsgruppe 2 (AG 2): Blutspendertestung (Immunhmatologie,

Molekularbiologische Diagnostik)
Vereinigtes Knigreich (Leiter der AG), Belgien, Bulgarien, Rumnien
SOP-Thema
Blutgruppenbestimmung und Kreuzprobe und Notfallsituationen
Testpartner
Bulgarien
Schwerpunkte
und Risiken
- Blutgruppenbestimmung und Beschriftung (ABO und Rhesussystem)

- Testung in Notfallsituationen
- Spenderverzeichnisse
Arbeitsgruppe 3 (AG 3): Herstellung von besonderen Blutprodukten

Deutschlang (Leiter der AG), Tschechei, Ungarn, Malta, Polen
SOP-Thema
Gewinnung und Verarbeitung von AphereseThrombozytenkonzentraten
Testpartner
Malta
Schwerpunkte
und Risiken
- Apherese-Thrombozytenkonzentrate
- Pool-Thrombozytenkonzentrate
- geteilte Blutprodukte
Arbeitgruppe 4 (AG 4): Logistik, Lagerung, Vertrieb und Management

Frankreich (Leiter der AG), Estland, Irland, Schottland
SOP-Thema
Validierung der Temperaturberwachung fr die Lagerung und den

Transport von Blutkomponenten
Zustzlicher
Schwerpunkt
Dokumentenlenkung
-
Schwerpunkte
und Risiken
Transport- und Temperaturkontrolle

Gertevalidierung
Zentrale Blutdepotverwaltung und Vertrieb
Freigabe und Ausgabe von Blutprodukten
Lagerung und Transport in Bezug auf die Herstellung von
Blutkomponenten
122
In dem Start-Up Meeting und den nachfolgenden Arbeitsgruppentreffen wurden die

Dokumenten bezogenen Strukturen und damit verbundenen Anforderungen an ein
Qualittsmanagementsystem zwischen den Teilnehmern eingehend diskutiert.
Ausgehend von teilweise sehr unterschiedlich strukturierten Dokumentsystemen fanden
sich jedoch eindeutige grundlegenden gemeinsame Qualittselemente fr SOPs
zwischen den beteiligten Institutionen, die in Kapitel 3 dargestellt sind. Von allen
Projektteilnehmern wurde jedoch hervorgehoben, dass die in dem Leitfaden
beschriebene Dokumentenebene der SOPs ausreichend ist, um Arbeitsprozesse zu
beschreiben; in bereinstimmung mit den Vorgaben der
Direktive 2002/98/EG
(Paragraph 11(1) and Annex I Teil B) diese Dokumente in ein bergeordnetes
Qualittsmanagementsystem eingebunden sein mssen. Die prinzipielle hierarchische
Struktur eines solchen Qualittsmanagementsystems ist in Kapitel 2 beschrieben
(Abbildung 2.1). Von den Projektteilnehmern wurde auch hervorgehoben, dass in viele
Blutspendeeinrichtungen zustzlich zu der Direktive 2002/98/EG auch Regeln fr Gute
Herstellungspraxis (engl. Good Manufacturing Practice (GMP)) und Standards der
Internationalen Organisation fr Standardisierung (ISO-Richtlinien) fr die Erstellung
eines Qualittsmanagementhandbuches oder eines Site Master Files verwenden. In
diesen Fllen ist es ratsam einen Querverweis zwischen den Vorgaben der Direktive und
den Anforderungen dieser Standards herzustellen, um das Qualittsmanagementsystem
zu vereinheitlichen.
Zusammenfassung der Projektziele

Das EU-Q-Blood-SOP-Projekt mchte einen praktischen Leitfaden in Form eines
Handbuches
fr
die
Strukturierung,
Erstellung
und
Umsetzung
von
Standardarbeitsanweisungen (SOPs) innerhalb eines modernen mit den EU-Direktiven
konformen Qualittsmanagementsystems geben
Aufbauend auf den in den EU Direktiven festgelegten Anforderungen an
Dokumentensystemen sowie unter Einbindung der in den jeweiligen nationalen Systemen
verwendeten Standards und Normen ist es den Projektteilnehmern gelungen
grundlegende Qualittskriterien fr Dokumentensysteme festzulegen. Ausgehend von
diesen Qualittskriterien zeigt das Handbuch exemplarisch eine Muster-SOP (Kapitel 4).
Unter Verwendung der Qualittskriterien wird in Kapitel 3 die Vorgehensweise
beschrieben um eine solche SOP zu erstellen. Dieser Prozess ist in 6 aufeinander
folgende Schritte unterteilt, die einzeln in Kapitel 3 beschrieben werden. In Kapitel 4
folgen SOP Beispiele, die von den vier Projekt-Arbeitsgruppen erstellt wurden. Aufgrund
der Heterogenitt der Arbeitsprozesse der beteiligten Blutspendeeinrichtungen knnen
diese SOP Beispiele keine Details einzelner Institutionen wiedergeben sondern sollen
exemplarisch die von allen Beteiligten fr die Beschreibung des Prozessen erforderlichen
strukturellen Gegebenheiten darlegen.
Das vorliegende Handbuch soll dem Anwender somit vorrangig die Werkzeuge zur
Erstellung von SOPs darlegen und gleichzeitig in systematisch die Vorgehensweise bei
der Erstellung einer SOP liefern.
123
Weiterhin sollen durch die in dem Handbuch vermittelten Kenntnisse und praktischen
Erfahrungen in der Erstellung und im Umgang mit Dokumentensystemen interessierten
Blutspendeeinrichtungen geholfen werden sich auf behrdliche Inspektion vorzubereiten,
wie sie die Direktive 2002/98/EG auf nationaler Ebene vorschreibt.
Das Handbuch soll weiterhin dazu betragen, in Blutspendeeinrichtungen vorhandene
Standardarbeitsanweisungen
bzw.
in
Qualittssicherungssystemen
integrierte
Dokumentensysteme mit den Anforderungen der Direktiven abzugleichen. Hierzu sind in
dem Handbuch die in der Europischen Projektgruppe diskutierten Anforderungen an
qualitativ hochwertige Dokumentensysteme basierend auf den EU Direktiven und
GLP/GMP-Standards
in
bersichtlicher
und
praktisch-orientierter
Form
zusammengefasst.
Diese Qualittsanforderungen sollen bewusst als modulares System verstanden werden,
damit es den einzelnen Blutspendeeinrichtungen ermglicht wird, die spezifischen
Dokumentensysteme an die lokalen Gegebenheiten anzupassen. Die im Kapitel 4
gezeigte Mustervorlage fr die grundstzliche Struktur einer SOP sowie die inhaltlichen
Gliederungen fr Methoden- und Gerte-Arbeitsanweisungen sollen insbesondere den
Institutionen eine Hilfestellung geben, die bisher keine einheitliche Dokumentenstruktur
etabliert haben.
Der vorliegende Leitfaden soll in diesem Zusammenhang auch fr den wenig gebten
Anwender eine einfach verstndliche und praktisch orientierte Anleitung zur Erstellung
von SOPs geben. Die von den vier Projekt-Arbeitsgruppen erstellten Beispiele fr
besonders sicherheitsrelevante Prozesse bauen auf den individuell unterschiedlich
strukturierten SOPs der Projektteilnehmer auf und sollen dadurch eine Hilfestellung zur
Anpassung von lokalen Blutspendeeinrichtung spezifischen SOPs geben. Die
Zurckfhrung der verschieden strukturierte SOP Inhalte auf ein gemeinsames fachliches
Grundmuster hat das Ziel ein logisches Gerst zu schaffen, das durch den Anwender auf
die verschiedensten logistischen, funktionellen oder prozess-spezifische Gegebenheiten
bertragen werden kann.
124
KAPITEL 2. Qualittsgrundstze - Direktiven 2002/98/EG / 2005/62/EG

In Direktive 2002/98/EG3 sind Kriterien und Informationen definiert, die von jede
Blutspendeeinrichtung an die jeweils zustndige Behrde gemeldet werden mssen um
eine Autorisierung, Zulassung und Genehmigung in bereinstimmung mit Artikel 5(1) zu
erhalten.
Gem Teil B der Direktive 2002/98/EG muss die Beschreibung
Qualittsmanagementsystems die folgenden Informationen enthalten:
des
1) Ein Organisationsdiagramm, das die Verantwortungsbereiche und

disziplinarischen Verhltnisse der verantwortlichen Personen darstellt.
2) Einen Site Master File oder ein Qualittsmanagementhandbuch mit einer
Beschreibung des Qualittsmanagementsystems gem Paragraph 11, Absatz 1
3) Anzahl und Qualifikationen der Mitarbeiter
4) Hygienebestimmungen
5) Rumlichkeiten und Ausrstungen
6) Liste der SOPs fr die:
-
Gewinnung von Blutspendern
Sicherstellung ihrer weiteren Spendebereitschaft und Prfung der

Spendefhigkeit
Verarbeitung (Herstellung) und Testung von Blut und Blutbestandteilen
Verteilung (Vertrieb) und Rckruf von Blut und Blutbestandteilen
Meldung und Erfassung von ernsten unerwnschten Reaktionen und

Zwischenfllen
In Ergnzung zur Direktive 2002/98/EG werden in der Direktive 2005/62/EG6

Anforderungen und Spezifikationen fr ein Qualittsmanagementsystem im Bereich von
Blutspendeeinrichtungen beschrieben.
Ein Qualittsmanagementsystem fr Blutspendeeinrichtungen soll sich nach den
Grundstzen des Qualittsmanagements, der Qualittssicherung und der
kontinuierlichen Qualittsverbesserung richten sowie Personal, Rumlichkeiten
und Ausrstung, Dokumentation, Gewinnung, Testung und Verarbeitung,
Lagerung und Verteilung, Vertragsmanagement, Nichtkonformitt und
Selbstkontrolle, Qualittskontrolle, Rckruf von Blutbestandteilen sowie externe
und interne Audits umfassen( Direktive 2005/62/EG, zitierter Text (3).
Die
Etablierung
eines
gut
strukturierten
Qualittsmanagementsystem
in
Blutspendeeinrichtungen ist somit eine wesentliche Vorraussetzung fr die Einfhrung
von GMP - konformen Qualittsstandards sowie die Einhaltung von nationalen und
europischen Vorgaben und gesetzlichen Bestimmungen in Form von Vorschriften und
Richtlinien.
125
Ein Qualittsmanagementsystem soll durch kontinuierliche und systematische Erfassung

der gesetzten Qualittsanforderungen sowie durch Analyse von Fehlern und
Abweichungen zu einer stndigen Verbesserung und somit zu einem hohem
Qualittsstandard fhren. Hierfr mssen alle Mitarbeiter und Arbeitsablufe der
Blutspendeeinrichtung in dieses System integriert sein (Annex 1.1., Direktive
2005/62/EG). Weiterhin ist es empfehlenswert regelmig Prozessevaluationen als
wichtigen Bestandteil fr eine kontinuierliche Prozessverbesserung durchzufhren.
Die Struktur eines Qualittsmanagementsystems kann individuell sehr verschieden sein
und richtet sich nach den Bedrfnissen der jeweiligen Blutspendeeinrichtung.
Grundstzlich,
umfasst
ein
verschiedene
Qualittselemente, die sich an Vorgaben durch Gesetzte und Richtlinien orientieren (z.B.
Dokumentenlenkung entsprechend den Vorgaben durch GMP oder EU-Direktiven). Diese
werden ergnzt durch Qualittselemente, die entsprechend den lokalen und strukturellen
Gegebenheiten der einzelnen Blutspendeeinrichtung erforderlich sind (z.B.
Qualittssicherung bei stationren oder mobilen Entnahmeteams). Weiterhin kann es
erforderlich sein zustzliche, lnderspezifische Vorschriften und Richtlinien zu integrieren.
Gem der Direktive 2005/62/EG soll ein Qualittssystem fr Blutspendeeinrichtungen
auf Guter Praxis (engl. Good Practise (GP)) basieren. Um die hchste Qualitt und
Sicherheit fr Blut- und Blutbestandteile sicherzustellen, sollte ein Leitfaden fr Gute
Praxis zur Untersttzung der Anforderungen an das Qualittssystem fr
Blutspendeeinrichtungen unter vollstndiger Bercksichtigung der in Artikel 47 der
Richtlinie 2001/83/EG genannten ausfhrlichen Leitlinien entwickelt werden, damit die fr
Arzneimittel erforderlichen Standards gewhrleistet sind (siehe Direktive 2005/62/EG,
Zitat (5) entsprechend Artikel 29, Unterabsatz h) der Direktive 2002/98/EG)
Derartige Richtlinien fr Gute Praxis (siehe auch Direktive 2005/62/EG, Paragraph 2,
Abschnitt 2) in Blutspendeeinrichtungen werden derzeit von der Europische Kommission
unter Bercksichtigung der bestehenden Richtlinien fr die Gute Herstellungspraxis (engl.
Good Manufacturing Practice (GMP)) erarbeitet (Call for Tender 2007 der
Europischen Kommission).
In Direktive 2005/62/EG wird gefordert, dass ein Qualittssystem alle kritischen Prozesse
einer Einrichtung beschreibt und regelt. Die Leitung der Blutspendeeinrichtung soll das
Qualittssystem in regelmigen Abstnden berprfen, um seine Effektivitt zu
kontrollieren und gegebenenfalls Korrekturmanahmen zu ergreifen (Annex I, Abschnitt
1.1, Absatz 3).
Um diesen Anforderungen zu gengen sollte eine Blutspendeeinrichtung
Dokumentensystem einrichten, dass in verschiedene Hierarchieebenen unterteilt ist.
ein
Im Regelfall stellen die rechtlichen Rahmenbedingungen (Gesetze und Verordnungen),

Richtlinien und Leitlinien, denen die jeweilige Blutspendeeinrichtung unterliegt (Abbildung
2.1), die oberste Ebene innerhalb der Dokumentenhierarchie dar. Diese Vorgaben und
Regularien sollten daher bevorzugt in das Qualittsmanagement Handbuches bzw. den
Site-Master-Files integriert werden und sich nachfolgend auf die verschiedenen
Dokumentenebenen des gesamten Qualittsmanagementsystems auswirken. Das
126
Qualittsmanagement Handbuch bzw. der Site-Master File sollte demzufolge eine

Beschreibung des Qualittsmanagementsystems beinhalten.
Die Dokumentation des Qualitts-Handbuches oder des Site-Master Files (gem der
Definition in Annex I, Vienna Forum) muss in bereinstimmung mit Paragraph 11(1) der
Direktive 2002/98/EG (siehe auch Annex I, Part B, Aufzhlung 2). Zustzlich mssen
durch die Blutspendeeinrichtung Standard-Verfahrensregelungen eingefhrt werden
(Direktive 2002/98/C, Annex I, Part B, Aufzhlung 6). Diese Arbeitsanweisungen sind ein
wichtiger Bestandteil des Qualittssystems und mssen alle entscheidenden Bereiche
der Blutspendeeinrichtung abdecken.
Gem Direktive 2005/62/EG gehren zu diesen Bereichen:
-
Allgemeine Grundlagen (Teil 1)
Personal und Organisation (Teil 2)
Rumlichkeiten (Teil 3)
Gerte und Materialien (Teil 4)
Dokumentation (Teil 5)
Blutgewinnung, -Testung und -Verarbeitung (Teil 6)

mit den Unterabschnitten 6.1 6.6
(6.1 Spendereignung, 6.2 Gewinnung von Blut und Blutbestandteilen, 6.3
Laboruntersuchung, 6.4 Verarbeitung und Validierung, 6.5 Kennzeichnung
(Beschriftung), 6.6 Freigabe von Blut und Blutbestandteilen)
Lagerung und Verteilung (Teil 7)
Vertragsmanagement (Teil 8)
Nichtkonformitt (Teil 9)
mit den Unterabschnitten 9.1- 9.4
(9.1 Abweichungen, 9.2 Beschwerden, 9.3 Rckruf, 9.4 Korrektur- und
Vorbeugungsmanahmen)
Eigenkontrolle (Selbst-Inspektionen), Audits und Verbesserungen (Teil 10)
Um ein standardisiertes Vorgehen innerhalb einer Blutspendeeinrichtung zu

gewhrleisten ist es empfehlenswert, neben Standardarbeitsanweisungen (SOPs),
Verfahrensanweisungen (General/Process-Procedures) zur Beschreibung von
gemeinsamen bergeordneten Regelungen und Arbeitsablufen einzusetzen. Diese
Verfahrensanweisungen sollten sowohl fr den medizinischen Routinebereich (z.B.
Probeneingang, Hygienemanahmen, etc.) als auch fr die Verwaltung (z.B.
Personalabteilung) sowie Managementaufgaben (Qualittspolitik, Fehler- und
Abweichungsmanagement, Selbst-Inspektionen, etc.) erstellt werden.
Das Qualittsmanagementhandbuch oder Site Master File sollte in bereinstimmung mit
Annex I, Teil 2, Paragraph 11(1) der Direktive 2002/98/EG strukturiert sein. Hierbei ist
127
das Qualittsmanagementhandbuch oder Site Master File die formelle Dokumentation

der in einer Blutspendeeinrichtung etablierten Manahmen gem den Anforderungen
des Annex der Direktive 2005/62/EG (siehe oben, Teil 1-10) .
Das SOP-Handbuch
Das vorliegenden Handbuch gibt einen Leitfaden auf Basis grundlegender
Qualittskriterien fr die Erstellung von Standardarbeitsanweisungen (SOPs). Es soll
hierbei eine praktische Anleitung fr die Erstellung dieser Arbeitsanweisungen sein und
Blutspendeeinrichtungen bei der Vorbereitung auf Inspektion durch nationale Behrden
untersttzen. Das Handbuch kann ebenfalls dazu verwendet werden, bereits vorhandene
Dokumentensysteme an die Anforderungen seitens der von Europischen Kommission
erlassenen Richtlinien fr Blut- und Blutbestandteile anzupassen.
Die vorgestellte Dokumentenstruktur fr Standardarbeitsanweisungen wird im Kontext mit
dem
fr
erforderlichen
Gesamtaufbau
eines
Dokumentensystems beschrieben. Das Handbuch umfasst die Erstellung einer SOP, ihre
nderung, berarbeitung und Autorisierung sowie die Einfhrung der SOP einschlielich
der erforderlichen Schulungsmanahmen fr Mitarbeiter sowie der Archivierung von
Dokumenten.
Alle Standardarbeitsanweisungen folgen den Qualittsprinzipien, die im des
Qualittsmanagementhandbuch oder Site Master Files festgelegt sind. Hierzu mssen
Verfahrensanweisungen erstellt sein fr die:
- Dokumentenlenkung (Change-control )
- Schulung von SOPs
Die Anforderungen fr diese Verfahren werden in Direktive 2005/62/EG (Teil 5
Dokumentation) beschrieben.
1. ber Spezifikationen, Verfahren und Aufzeichnungen zu jedem von der
Blutspendeeinrichtung ausgefhrten Arbeitsschritt ist eine Dokumentation
einzurichten und auf dem Laufenden zu halten.
2. Die Aufzeichnungen mssen gut lesbar sein und knnen handschriftlich vorliegen,
auf ein anderes Medium wie Mikrofilm bertragen oder in einem
rechnergesteuerten System gespeichert werden.
3. Jede wesentliche Abnderung von Unterlagen ist unverzglich zu registrieren und
von einer hierzu befugten Person zu berprfen, zu datieren und zu
unterzeichnen.
Eine Standardarbeitsanweisung umfasst eine Reihe von Anweisungen um eine Ttigkeit
durchzufhren. Die Einhaltung von Standardarbeitsanweisungen wird daher durch die
Dokumentation die beschriebenen Ttigkeiten berprft. Sorgfltig gepflegte Unterlagen
zu dieser Dokumentation lassen daher auf die Einhaltung der Arbeitsanweisungen
128
schlieen. Im Allgemeinen lassen die erforderlichen Unterlagen fr die Dokumentation in

die folgenden Kategorien einordnen,
-
Digitale Unterlagen
Manuelle Unterlagen
kombinierte Unterlagen aus digitaler und manueller Dokumentation
Die
Erstellung
von
Standardarbeitsanweisungen
fllt
hierbei
in
den
Verantwortungsbereich der Fachabteilung. Die Dokumentenerstellung und Freigabe
erfolgt jedoch in enger Abstimmung mit dem Qualittsmanagementbereich. Ein Hauptziel
bei der Erstellung von Standardarbeitsanweisungen ist es den jeweiligen Sachverhalt, so
detailliert wie ntig gleichzeitig jedoch einfach, klar und verstndlich und somit
benutzerfreundlich darzulegen.
Richtlinien/Gesetze
QM-Handbuch
(Site Master File)
Verfahrensanweisungen (VA)
Leitlinien fr die Dokumentenlenkung

Leitlinien fr die Schulung von Personal
Standardarbeitsanweisungen (SOPs)
Dokumentation / Formbltter
Abbildung 2.1: Dokumentenstruktur des EU-Q-Blood-SOP-Handbuchs mit den

beschriebenen Dokumenten-Ebenen. Die Abbildung zeigt die Dokumenten-Hierarchie
eines Qualittsmanagement-Systems nach Qualittsstandards wie sie durch die Direktive
2002/98/EG und ihre Anhnge definiert werden. Das Qualittsmanagement-Handbuch
oder Site Master File sollte gem Annex I Teil B, Paragraph 11(1) der Direktive
2002/98/EG aufgebaut sein.
129
KAPITEL 3. Entwicklung und Implementierung einer SOP
Eine Standardarbeitsanweisung kann auf verschiedene Weise erstellt und formatiert

werden. Das bergeordnete Ziel ist es dabei, ein Dokument zu erstellen, das gut lesbar
ist und somit hilfreich fr diejenigen Mitarbeiter ist, die die Arbeit durchfhren. Gleichzeitig
muss eine Standardarbeitsanweisung kompatibel zu dem Qualittsmanagement-System
der jeweiligen Blutspendeeinrichtung sein.
Eine Standardarbeitsanweisung beschreibt einen regelmig wiederkehrenden
Arbeitsablauf bzw. eine Ttigkeit, der die Qualitt des Gesamtarbeitsprozesses
beeinflusst. Ihr Zweck ist, sicherzustellen, dass Arbeitsablufe Fehlerfrei und in einer
gleich bleibenden Weise durchgefhrt werden. Eine Standardarbeitsanweisung sollte
daher direkt am Arbeitsplatz fr die verantwortlichen Mitarbeiter zur Verfgung stehen.
Das Original der Standardarbeitsanweisung wird in der Qualittsmanagement-Abteilung
aufbewahrt, whrend autorisierte Kopien an die zustndigen Abteilungen oder
Arbeitsbereiche verteilt werden. Die Anzahl der erstellten Kopien sowie der Verteiler
sollten auf der Standardarbeitsanweisung enthalten sein. Alternativ knnen diese
Informationen in einer separaten Verteilerliste hinterlegt werden.
Als wichtiger Bestandteil der Dokumentenlenkung muss ein System zur eindeutigen
Kennzeichnung autorisierter Standardarbeitsanweisungen vorhanden sein. Dieses
System kann die Verwendung von speziellem Kopier-geschtztem Papier mit
Wasserzeichen oder die Kennzeichnung von autorisierten Kopien mittels farbiger
Stempel (z.B. Grn) beinhalten.
Ein fr alle Arbeitsanweisungen gltiges Standardformat muss durch die jeweilige
Blutspendereinrichtung vorgegeben werden. Die Dokumentenlenkung und Archivierung
erfolgt durch den Qualittsmanagementbeauftragten in Zusammenarbeit mit der Leitung
der Blutspendeeinrichtung. Der fr die Erstellung einer Standardarbeitsanweisung
verantwortliche Mitarbeiter muss zuvor eine Schulung ber das Standardformat sowie
dessen Verwendung fr die Erstellung von der Arbeitsanweisungen erhalten haben.
Eine Standardarbeitsanweisung ist eine verbindliche Anweisung. Fr den Fall, dass von
einer bestehenden Anweisung abwichen werden muss, sollten die Grnde hierfr sowie
die erforderlichen Prozessabweichungen detailliert und vollstndig dokumentiert werden.
Diese
Dokumentation
umfasst
eine
Beschreibung
der
erforderlichen
Korrekturmanahmen und den(die) Namen des(r) Mitarbeiter, der(die) diese autorisiert
hat.
Die Erstellung einer Standardarbeitsanweisung ist ein mehrstufiger Prozess, der die
Vorbereitung, das Schreiben, den Abschluss sowie die Schulung umfasst. Diese Schritte
werden in der folgenden Tabelle dargestellt.
130
Tabelle 3.1. Schritte zur Erstellung einer SOP

Schritt Handlung
Beschreibung
in
Vorbereitungsphase
1
Identifizieren Sie das Ziel und den Anwendungsbereich Kapitel 3.1

der SOP und entwerfen Sie einen Titel
Ermittlung eines geeigneten Mitarbeiter und Beauftragung Kapitel 3.2

der SOP-Erstellung
Erstellungsphase
Einsatz der Muster-SOP als Vorlage zur Erstellung der Kapitel 3.3
Arbeitsanweisung
Entwurf eines Flow-Charts und Beschreibung der Kapitel 3.4

einzelnen Schritte des Arbeitsprozesses innerhalb des
Flow-Charts
Schulungs- und Implementierungsphase
Veranlassen Sie einen gelenkten Dokumentenaustausch

( change control )
Kapitel 3.5
Fhren Sie die Schulung ber die neue SOP durch
Kapitel 3.6
Dieser mehrstufige Prozess kann anhand eines Beispiels erlutert werden:
In der Produktionsabteilung einer kleinen Blutspendeeinrichtung soll eine SOP ber die
Herstellung von Erythrozytenkonzentraten erstellt werden.
Der Direktor der Blutbank und die Abteilungsleiter entscheiden, dass eine SOP erstellt
werden soll. Dies kann z.B. das Ergebnis der Einfhrung einer neuen
Sicherheitsmanahme wie z.B. der Leukozytendepletion sein.
Der Leiter der Produktionsabteilung erteilt den Auftrag zur Erstellung der SOP einem
geeigneten Mitarbeiter. Dies ist der erste Schritt zur SOP-Erstellung. Der Mitarbeiter der
Produktionsabteilung erstellt einen SOP-Entwurf unter Zuhilfenahme der Muster-SOP
und bezieht dabei das Wissen anderer Mitarbeiter bei der Beschreibung des
Produktionsprozesses (z.B. Einsatz eines sterilen Multikomponent-Beutelsystems mit
131
integriertem Leukozytenfilter) mit ein. Er erwgt, ob die SOP-Erstellung ggf. durch einen
externen Experten von der Herstellerfirma der neuen Blutbeutel profitieren wrde.
Der Verfasser schliet sich bei der SOP-Erstellung mit Mitarbeitern des
Qualittsmanagementbereiches und mit dem Leiter der Spenderscreening-Abteilung
sowie anderen Bereichen kurz. Er erstellt ein Flow-Chart zur Definition wichtiger
Entscheidungspunkt wie z.B. der Probenziehung fr die Bestimmung der Restleukozyten
und der Freigabeparameter. Weitere Personen, aus den Arbeitsbereichen Lagerung und
Logistik, werden in den SOP-Erstellungsprozess miteinbezogen. Dies soll dazu dienen,
dass die Inhalte der aktuell zu erstellenden SOP mit bereits vorhandenen
Arbeitsanweisungen anderer Bereiche abgestimmt werden oder ggf. auch nderungen
dieser SOPs ggf. durchgefhrt werden. Mit diesem Schritt ist die zweite Phase der SOPErstellung abgeschlossen. Abschlieend wird von dem Anwender gemeinsam mit dem
Vorgesetzten die Autorisierung und Freigabe des Dokumentes veranlasst. Dieser
Prozess wird zusammen mit dem Qualittsmanagementbereich durchgefhrt und schliet
die erforderlichen Manahmen der Dokumentenlenkung sowie der Schulung von
Mitarbeitern ein. Die 3. Phase der SOP-Erstellung ist damit abgeschlossen.
3.1. Festlegung des Aufgabenbereiches der SOP und Entwurf des Titels (Schritt 1)
Vor der Erstellung der SOP muss das Ziel und der Bereich, fr den die SOP gilt definiert
werden.
Ziel und Geltungsbereich der SOP mssen mit den Zielen und der Struktur des Institutes
vereinbar sein. Dies kann durch den Einsatz von Organigrammen und
Arbeitsplatzbeschreibungen geschehen.
In kleineren Blutspendeeinrichtungen knnen einfache, manuell erstellt Organigramme
eingesetzt werden, In greren Einrichtungen kann der Einsatz einer speziellen Software,
z.B. Microsoft Visio, hilfreich sein. Das Organigramm erleichtert die Zuordnung der durch
eine SOP beschriebenen Aktivitten und hilft bei der Ermittlung der Person(en), die sich
fr die SOP-Erstellung eignen (Kapitel 3.2). Die direkt verantwortliche Leitung des
betroffenen Bereiches sollte zusammen mit dem Qualittsmanagement das
Organigramm erstellen. Sobald das Ziel und der Einsatzbereich der SOP definiert sind
fllt die eigentliche SOP Erstellung leichter.
Jede SOP muss in das Qualittsmanagementsystem der jeweiligen Institution passen.
Modere Qualittsmanagementsysteme nutzen entweder einen Site Master File und/oder
ein Qualittsmanagementhandbuch in Kombination mit SOPs um allgemeine
Arbeitsablufe, Prozeduren, Testungen, Analytische Ablufe, Produktionsablufe,
Spendergewinnung, Lagerung von Blutkomponenten die Ausgabe von Blutprodukten etc.
zu beschreiben.
Die Arbeitsablufe knnen wir folgt klassifiziert werden:
- allgemeine Arbeitsablufe und Verfahrensanweisungen (eine Abteilung oder eine
Einrichtung betreffend)
132
komplexe Arbeitsablufe (z.B. Produktion von Blutkomponenten und

Qualittskontrolle, bedrfen einer Erstellung mit Absprache zwischen verschiedenen
Abteilungen)
- einfache Arbeitsablufe
Allgemeine Arbeitsablufe / Verfahrensanweisungen werden im Regelfall fr die
Arbeitsorganisation von Prozessen eingesetzt, die die gesamte Blutspendeeinrichtung
betreffen. Solche Prozesse knnen der Probeneingang oder der Eingang von
Blutprodukten, Hygienerichtlinien oder Anweisungen zum Verhalten bei Abweichungen
sein. Diese SOPs werden meist von erfahrenen Mitarbeitern mit akademischen
Hintergrund erstellt und vom Abteilung- oder Institutsleiter autorisiert.
Komplexe Arbeitsanweisungen betreffen Arbeitsprozesse, die mehrere Bereiche der
Blutspendeeinrichtung betreffen. Komplexe Arbeitsanweisungen knnen z.B. die
Beschreibung des Produktionsprozess eines Erythrozytenkonzentrates inklusive der
Stichprobenziehung und Testung fr die Qualittskontrolle sein.
Bei der Erstellung dieser komplexen Arbeitsanweisung ist gegebenenfalls eine enge
Zusammenarbeit zwischen der Produktionsabteilung und der Qualittskontrolle
notwendig um die notwendigen Prozessschritte zu beschreiben. Ein solches Vorgehen
fhrt zu einer Co-Autorisierung der SOP durch die betreffenden verantwortlichen
Personen (z.B. Abteilungsleiter Produktion und Abteilungsleiter Qualittskontrolle und /
oder Institutsleiter).
Einfache
Arbeitsanweisungen
sind
der
hufigste
SOP-Typ.
Einfache
Arbeitsanweisungen beschreiben ein kleines Segment des Arbeitsprozesses einer
Blutspendeeinrichtung en detail. Dieser SOP-Typ kann von kompetenten Mitarbeitern, die
die praktische Arbeit selbst durchfhren, erstellt werden. Die Arbeitsanweisung zur
Durchfhrung der AB0-Blutgruppe z.B. kann durch eine leitende MTA erstellt werden und
durch den Laborleiter autorisiert werden. Beispiele fr diese einfachen
Arbeitsanweisungen sind in Kapitel 4 angegeben.
3.2. Ermittlung eines geeigneten Mitarbeiter zur SOP-Erstellung (Schritt 2)

Welche Mitarbeiter zur Erstellung oder zur Freigabe einer SOP befugt sind sollte in einer
eigenen Arbeitsanweisung definiert werden.
Die Auswahl des Autors sollte sich nach dem Inhalt der SOP und nach der Bedeutung
des Prozess innerhalb der Hierarchie der Blutspendeeinrichtung richten. Eine SOP z.B.,
die die Managementstruktur der Blutspendeeinrichtung beschreibt sollte von jemand aus
dem Management oder vom Institutsleiter persnlich erstellt werden, wohingegen eine
SOP ber die AB0-Testung von der leitenden MTA erstellt und vom Laborleiter
freigegeben werden kann. Der fr die Erstellung einer SOP geeignete Mitarbeiter arbeitet
in dem entsprechenden Aufgabenbereich und ist fr die SOP-Erstellung geschult. Die
Auswahl des geeigneten Mitarbeiters ist abhngig vom Geltungsbereich und Ziel der
SOP (Tabelle 3.2)
133
Tabelle 3.2 Zuordnung zwischen Mitarbeiter-Hierarchieebenen und DolumentenHierarchieebenen
Mitarbeiter
Leitende
Mitarbeiter
Geschftsfhrung
Dokumentenebene
Abteilungsleitung
Mitarbeiterebene
Management
Entscheidungsprozess
Qualittsmanagementhandbuch / Site Master File

Verfahrensanweisungen
Komplexe Arbeitsanweisungen
Einfache Arbeitsanweisungen
_____________________________________________________________________
Ausnahmen von diesem Verfahren sind mglich, wenn eine individuelle Expertise zur
SOP-Erstellung notwendig ist. Die Erstellung eine GMP/GLP gerechten Hygienerichtlinie
und/oder Reinigungsplne knnen an unabhngige Berater mit besonderer Fachkenntnis
in dem jeweiligen Bereich ausgelagert werden. Ein hnliches Verfahren kann fr
Anweisungen zur Arbeitssicherheit sinnvoll sein. In diesen Fllen wird die Erstellung der
SOP in enger Zusammenarbeit mit der freigebenden Person erfolgen.
3.3. Einsatz der Master-SOP als Muster zur Erstellung der SOP (Schritt 3)
Der SOP-Entwurf sollte eine einfache und przise Beschreibung des Arbeitsprozesses
beinhalten. Zuerst sollte ein prgnanter und aussagekrftiger Titel fr die SOP gefunden
werden. Anschlieend sollte anhand des SOP-Musters, als Beispiel fr ein
Standardformat (siehe Kapitel 4.2), ein SOP-Entwurf erstellt werden. Hierbei muss die
SOP die folgenden Rubriken enthalten sein:
-
SOP-Nummer
Eindeutiger Titel (klar und aussagekrftig)
Versionsnummer
Seitenzahl und Gesamtzahl der Seiten
Name und Unterschrift des Autors inklusive Datum der Unterschrift
Name und Unterschrift der freigebenden Person
Datum, ab dem die SOP in Kraft tritt
Innerhalb der SOP oder durch eine separate Verteilerliste sollte die Anzahl und der
Aufbewahrungsort der autorisierten Kopien vermerkt werden.
134
Detaillierte Informationen ber die EUBIS-Muster-SOP finden sich in Kapitel 4.2.

Als dritter Schritt sollte, sofern sinnvoll und mglich, ein Flow-Chart erstellt werden
(Kapitel 3.4). Hierbei werden die einzelnen Prozessschritte definiert und die
Entscheidungspunkte festgelegt. Ein solches Flow-Chart erleichtert die einheitliche
Beschreibung der Prozessschritte innerhalb der Standardarbeitsanweisung. Es liegt in
der menschlichen Natur, dass man Dinge, an deren Erstellung man selbst beteiligt war
besonders gut akzeptiert und anderen glaubhaft weitervermittelt. Die Erstellung von
SOPs in Teamarbeit kann den Schulungsprozess daher deutlich erleichtern. Manager
und Abteilungsleiter sollten sicherstellen, dass die bestehende Expertise, Erfahrung und
das Wissen der Mitarbeiter sowie ggf. von weiteren Experten in die SOP-Erstellung
einfliet. Durch die interaktive Mitwirkung von Mitarbeiter und Experten wird das
Verstndnis und die Kenntnisse der beteiligten Mitarbeiter verbessert und somit die
Qualitt der erarbeiteten Arbeitsanweisungen deutlich erhht. Zustzlich verbessert sich
die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeiter und Vorgesetzten. Ein solches Vorgehen hat
sich als sehr effektiv erwiesen. In kleinen und mittelgroen Blutspendeeinrichtungen
befindet sich das gesamte Team zur SOP-Erstellung hufig lokal an einen Ort, bei
greren Blutspendeeinrichtungen kann sich das Team an mehreren verschiedenen
Orten befinden. In diesen Fllen muss das Qualittsmanagementsystem ein komplexeres
Trainingsprogramm erarbeiten.
Als vierter Schritt muss der SOP-Entwurf durch qualifizierte Mitarbeiter validiert werden.
Bei Verfahrensanweisungen und bereichsbergreifenden SOPs kann diese Validierung
durch Fhrungskrfte erfolgen. Im Rahmen der Validierung knnen Feinabstimmungen
sowie Detailverbesserungen an der SOP erfolgen und diese nderungen abschlieend
bernommen werden. Nach Fertigstellung der SOP wird diese dem zustndigen
Vorgesetzten zur Autorisierung vorgelegt. Sofern mglich sollte die Erstellung und
Autorisierung einer SOP durch mindestens zwei unterschiedliche Personen erfolgen.
Der Autorisierungsprozess beinhaltet auch die Autorisierung durch den Abteilungsleiter.
SOPs, die sich mit pharmazeutischen Blutprodukten beschftigen mssen zustzlich
durch eine Qualifizierte Person autorisiert werden (siehe hierzu Anhang I).
Um die inhaltliche Richtigkeit und Aktualitt von SOPs zu gewhrleisten mssen
zahlreiche Regeln befolgt werden. Zunchst mssen die verschiedene Formen und
Typen von Standardarbeitanweisungen in ein umfassendes Dokumentenlenkungssystem
innerhalb
des
Qualittsmanagementsystems
integriert
werden.
Der
Qualittsmanagementbeauftragte bzw. der Qualittsmanagementbereich (siehe auch
Kapitel 2) ist dafr verantwortlich, dass einheitliche Vorgaben fr die Qualitt und Struktur
dieser Dokumente definiert werden, dass die Mitarbeiter, die SOPs erstellen diese
Vorgaben kennen und dass alle autorisierten Dokumente diesen Vorgaben entsprechen.
Diese Vorgaben knnen in einer eigenen Arbeitsanweisung zur Erstellung von SOPs
zusammengefasst werden oder knnen im Qualittsmanagementhandbuch oder Site
Master File bzw. in einer Verfahrensanweisung zum Dokumentensystem genannt
werden.
135
3.4. Entwurf eines Flow-Charts und Beschreibung der einzelnen Schritte (Schritt 4)
Flow-Charts sind eine ideale Mglichkeit, einen Prozess Schrittweise unter
Bercksichtigung der Entscheidungspunkte zu beschreiben. Die Nennung der
verantwortlichen Personen fr die jeweiligen Entscheidungspunkte gewhrleistet das
Beste Praxis im Rahmen der verschiedenen Prozesse der Blutspendeeinrichtung
eingehalten wird. Die Verwendung von international anerkannten Standardsymbolen fr
die Erstellung des Flow-Charts ist hierbei besonders empfehlenswert. Diese Symbole
werden durch Standard-Softwareprogramme26 oder durch Spezialprogramme fr FlowCharts27 vorgegeben. Die Standardsymbole fr Flow-Charts sind wie folgt:
Kommentar
Prozess
Die Hhe dieser

Textbox passt sich der
Textmenge an
Entscheidung
Verweis auf
eine andere
Seite
Dokument
Vorgegebener
Prozess
Archivierte Daten
Endpunkt
Daten
Auswahl
26
27
Microsoft Office Professional Business Edition, PowerPoint

Visio
136
Die Erstellung eines Flow-Charts kann in zwei Schritte unterteilen werden

-
1: Schematische Darstellung des durch die SOP beschriebenen Prozesses
2: Erstellung des Flow-Charts unter Verwendung von Symbolen
1. Schematische Darstellung des durch die SOP beschriebenen Prozesses

Fr die schematische Darstellung des Prozesses muss zunchst der Anwendungsbereich
und die Zielsetzung der Arbeitsanweisung festgelegt werden. Der Autor einer SOP oder
das hierfr vorgesehene Team muss/mssen nachfolgend die wesentlichen
Arbeitsschritte
zur
Erreichung
dieser
Zielsetzung
festlegen
(z.B.
die
Untersuchungsanforderungen fr Blutkomponenten).
Dieses erfolgt am einfachsten indem der nahe liegendste Anfangspunkt des Prozesses
genommen wird (z.B. der Probeneingang fr die Untersuchungsanforderung).
Nachfolgend wird der gesamte Arbeitsablauf, schrittweise und in logischer Folge vom
Anfangpunkt bis zum Endpunkt (z.B. die Ausgabe einer untersuchten Blutkomponente)
gegliedert. Die Entscheidungspunkte der Mitarbeiter sowie die damit verbundenen
Ttigkeitsbeschreibungen innerhalb des Arbeitsprozesses sollten entsprechend
gekennzeichnet und zugeordnet werden. Der erste Entwurf muss hierbei nicht perfekt
sein, da sich hufig whrend der nachfolgenden Bearbeitung noch nderungen ergeben.
Der erste Entwurf fr eine schematische Darstellung kann als Handzeichnung auf einem
Stck Papier erfolgen. Es sollte jedoch darauf geachtet werden, dass der Prozess in
einer eindeutigen Orientierung vom Anfangspunkt bis zum Endpunkt ausgerichtet ist.
Dieses betrifft auch die Entscheidungspunkte bzw. Wahlmglichkeiten einschlielich der
hierfr vorgesehenen Ttigkeitsbeschreibungen fr die einzelnen Mitarbeiter. Es ist
weiterhin wichtig festzulegen inwieweit der Arbeitsprozess der aktuell zu erstellenden
SOP auf anderen bereits vorhandenen Arbeitsprozessen aufbaut und/oder einzelne
Ttigkeiten der aktuell zu erstellenden SOP als separate Unterprozesse in getrennten
Arbeitsanweisungen beschrieben werden sollten. In solchen Fllen muss auf die
entsprechenden anderen Arbeitsanweisungen in der aktuellen SOP eindeutig verwiesen
werden. Fr den Falls, dass innerhalb von komplexeren Entscheidungspunkten auch die
fachliche Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Arbeitsbereichen oder Abteilungen
gefordert ist, sollte kompetente Vertreter der entsprechenden Arbeitsbereiche oder
Abteilungen in die Ausarbeitung der schematischen Darstellung eingebunden werden.
2: Erstellung des Flow-Charts unter Verwendung von Symbolen

Anhand der schematischen Darstellung des durch die SOP beschriebenen Prozesses
erfolgt die Erstellung des Flow-Charts unter Verwendung von standardisierten Symbolen.
Hierfr kann entweder eine regulre Software, z.B. PowerPoint, oder spezielle Software
zur Erstellung von Flow-Charts, z.B. Visio, verwendet werden.
137
Flow-Charts sind in der Lage Arbeitsprozesse mit einer hohen Detailgenauigkeit zu

beschreiben. Dabei sollte jedoch bedacht werden, dass mit zunehmender
Detailgenauigkeit auch die Anforderungen an die Qualifikation und Schulung der
Mitarbeiter steigen, solche komplexen Flow-Charts inhaltlich korrekt zu verstehen und
nachfolgend im Arbeitsprozess umzusetzen. Einzelne solcher komplexen Flow-Charts
knnen einem elektrischen Schaltplan hneln und somit zu Fehlinterpretationen beim
wenig geschulten Anwender fhren. Es ist daher empfehlenswert, dass entsprechend
den unterschiedlichen individuellen Anforderungen zur Umsetzung von Bester Praxis,
jede einzelne Blutspendeeinrichtung, die Detailgenauigkeit fr die Flow-Chart Erstellung
festlegt.
Ein Beispiel fr die Erstellung eines Flow-Charts unter Verwendung von standardisierten
Symbolen wird in Abbildung 3.3.1 gegeben.
Im oberen Teil der Abbildung sind die fnf wesentlichen Entscheidungsschritte des
Arbeitsprozesses in Form eines einfachen Basis-Flow-Charts zusammengefasst (1. bis
5.). Der Endpunkt wird durch ein STOP-Symbol gekennzeichnet. Weitere Details des
Arbeitsprozess betreffend dieser fnf Entscheidungsschritte werden in zustzlichen FlowCharts dargestellt. Der untere Teil der Abbildung gibt ein Beispiel fr eine dieser
zustzlichen Flow-Charts im Hinblick auf den 1. Entscheidungsschritt (1. Erhalt der
Untersuchungsanforderung). Die Beschreibung erfolgt unter Verwendung der Nummer fr
diesen Entscheidungsschritt unter Zusatz einer alphabetischen Nummerierung (1a, 1b,
1c, etc.). Am Entscheidungspunkt 1c (Untersuchungsprobe) wird auf das Basis-FlowChart, Entscheidungsschritt 2 Untersuchung oder Entscheidungsschritt 3 Keine
Untersuchung, rckverwiesen. Entsprechende Flow-Charts sollten auch fr die
Entscheidungsschritte 4 und 5 erstellt werden.
2.
Testung
1.
Testanford
erung
3.
Keine
Testung
4. Auswahl
der Blutprodukte
ja
1a.
Anforderung
1b.
Registrierung
des Auftrages
5.Ausgabe
der
P rodukte
2.
Testung
1c.
Blutprobe ?
nein
138
3.
Keine
Testung
Stop
Abbildung 3.3.1. Beispiel eines Flow-Charts unter Verwendung der internationalen

Symbole um die Testanforderungen fr Blutkomponenten zu beschreiben
Bei der Erstellung von Flow-Charts ist es notwendig, die Orientierung der Flow-Chart
(waagerecht oder senkrecht) festzulegen. Hierzu gibt es keine allgemeingltigen
Empfehlungen und die Entscheidung wird sich nach der Praktikabilitt innerhalb der
Blutspendeeinrichtung richten. Die meisten Nutzer ziehen waagerecht orientierte FlowCharts vor, da sie die Darstellung von mehr Schritten auf einer Seite erlauben und den
Verweis auf Unterprozesse erleichtern.
Um das Lesen des Flow-Charts zu erleichtern ist es hilfreich, eine kurze Beschreibung
der Ttigkeit bei jedem Schritt anzugeben und dabei auf die/den verantwortliche(n)
Mitarbeiter fr diesen Arbeitsschritt zu verweisen.
Fr das Bespiel in Abbildung 3.3.1 knnte eine solche Beschreibung wie folgt aussehen:
Arbeitsprozess
Schritt
Ttigkeit
1
1a
Eingang der Anforderung

MTA
Kontrolle, ob die Anforderung vollstndig und
plausibel ist
- Anfordernde Stelle
- Angeforderte Untersuchung
- Untersuchungsmaterial und Beschriftung
Registrierung der Anforderung in das
MTA
Laborinformationssystem (LIMS)
Wenn alle Informationen vollstndig sind gehe zu Schritt 2, MTA
falls die Anforderung, das Untersuchungsmaterial
oder die Probenbeschriftung unvollstndig sind gehe zu
Schritt 3
1b
1c
Verantwortlichkeit
Beginn des Untersuchungstestes
MTA
Keine Untersuchung durchgefhrt

Dokumentation der Abweichung und Information des
Einsenders (Kunden)
MTA + Arzt
Die Mglichkeit, durch Flow-Charts komplexe Prozesse zu beschreiben wird anhand

eines Flow-Charts aus der SOP ber die Gewinnung und Verarbeitung eines Apheresethrombozytenkonzentrates deutlich (Tabelle 3.3.1). Das Beispiel folgt hierbei den
Richtlinien und Standards fr die SOP-Erstellung wie sie in der EUBIS-Muster-SOP
beschrieben sind (Kapitel 4.1). Kritische Entscheidungspunkte fr die Risikoanalyse sind
durch rote Punkte (
) gekennzeichnet.
139
Diese SOP wurde durch die Arbeitsgruppe 3 des Projektes erstellt (Kapitel 4.4.3).
Tabelle 3.3.1: Beispiel fr die Erstellung von Ablaufdiagrammen (Flow-Charts) unter

Verwendung der international standardisierten Symbole (Arbeitsgruppe 3 Apherese)
Start
unter Einbeziehung der in der EU Blut-Legislative benannten Anforderungen
2002/98/EG, Art 18 Spendereignung

2004/33/EG, Art 3 Spenderinformationen
Art 4 Spendereignung
2005/61/EG, Art 2 Rckverfolgbarkeit
2005/62/EG vollstndig
Spenderauswahl
Spende /
Apherese
Herstellung der
Blutprodukte und
Labortestung
C1
140
C2
Patient
Stop
Positiv
Spenderausschlu
Nein
Nein
Spenderauswahl
Zustimmung
Ja/Nein
Ja/Nein
Ja
Ja
Test vor
der
Spende
Pos/
Neg
Negativ
Spende
A.1
141
Tabelle 3.3.1: Fortsetzung
Entlassung des
Spenders
Nein
Nein
Nein
Medizinprodukte
A.1
Wartung
Chargenrckruf
AphereseGert
Ja/Nein
Ja
Punktion
Ja/Nein
Ja/Nein
Ja
Ja
LogLog-books
Bcher
Spende /
Apherese
Nein
Dokument
Ja/Nein
Ja
Untersuchungsproben
Produkt
C1
142
C2
Kanlenentfernung /
Spenderentlassung
Stop
Tabelle 3.3.1: Fortsetzung
C.2
C.1
Produkt
Nein
Blutproben
Spezifikationen /
QualittskontrollParamenter
Nein
Ja/Nein
Ja
Blutprodukte werden
nicht freigegeben
Produktion
Ja
Pflichttests
- Blutgruppe
- Infektionserkrankungen
Zustzliche Tests
(z.B. HLA/HPA)
Quarantnelagerung
Freigabe der Blutkomponenten

Lagerung nach Quarantne
Vertrieb / Ausgabe
Rckstellmaterial
SO
SOP
SO
SOP
Blutprodukte werden
nicht freigegeben
siehe spezielle SOP
143
Zustzliche
Bearbeitungsschritte:
- Bestrahlung
- Einengen
- Waschen
- Teilen
siehe spezielle SOP
3.5. Durchfhrung eines gelenkten Dokumentenaustausches (Schritt 5)
Ein gelenkte Dokumentenaustausch (change control) ist fr ein gut funktionierendes

Qualittsmanagementsystem unabdingbare Vorraussetzung. Die Richtlinien fr den
gelenkten Dokumentenaustausch sind aus diesem Grund Bestandteil des
Qualittsmanagementhandbuches oder des Site Master Files und mssen von allen
Mitarbeitern einer Blutspendeeinrichtung befolgt werden. Diese Vorgaben mssen fr alle
Dokumente des Qualittsmanagementsystem erfllt sein. (Abbildung 3.5.1).
Gesetze und Richtlinien

Qualittsmanagementhandbuch
Verfahrensanweisungen (Allgemeine
Prozesse, Management)
SOPs (Standardarbeitsanweisungen)
Protokolle
Abbildung 3.5.1: Struktur eines gelenkten Dokumentensystems
Die Ziele der Dokumentenlenkung sind:
Eine standardisierte Vorgehensweise fr die Erstellung und Inkraftsetzung,

Aktualisierung, Verteilung und Auerkraftsetzung von Dokumenten vorzugeben
Die Verwendung ungltiger oder nicht freigegebener Dokumente zu verhindern
Die Verantwortlichkeiten sind wie folgt:
Das System fr die Dokumentenlenkung unterliegt der Verantwortung der

Qualittsmanagementabteilung oder des Qualittsmanagementbeauftragten
Die Anwender
verantwortlich
sind
fr
die
Implementierung
der
gelenkten
Dokumente
Formbltter werden als Dokumente angesehen und unterliegen den gleichen

Anforderungen. Aufzeichnungen sind ebenfalls Dokumente und hierfr geltende
Bestimmungen sollten in einer eigenen Verfahrensanweisung beschrieben werden oder
Bestandteil der Verfahrensanweisung fr die Lenkung von Dokumenten sein.
Das System zur Dokumentenlenkung muss zwischen zwei Arten von Dokumenten
unterscheiden:
144
Interne Dokumente:
o
Das unterschriebene Originaldokument
Autorisierte
Kopien:
eindeutig
gekennzeichnete
Originaldokumentes (in einem auf Papier-basierten System)
Informationen / nicht gelenkte Kopien: mssen eindeutig gekennzeichnet sein

(in einem Papier-basierten oder elektronischen System
ungltige Dokumente: mssen eindeutig gekennzeichnet werden
Formbltter / Aufzeichnungen: mssen gelenkt werden
Kopien
des
Externe Dokumente:
Externe Dokumente mssen ebenfalls in das Dokumentenlenkungssystem einbezogen

werden und die hierfr geltenden Anforderungen sind in einer entsprechenden
Verfahrensanweisung festzulegen.
Externe Dokumente beinhalten alle relevanten nationalen oder internationalen Gesetze,
Normen oder Richtlinien, auf die sich im Rahmen des Qualittsmanagementsystems
bezogen
wird.
Diese
Dokumente
zusammen
mit
einer
eindeutigen
Dokumentenkennzeichnung in einer gelenkten Dokumentenliste erfasst werden.
Externe Dokumente sind:

o Gesetze und Richtlinien: Direktiven der
2005/62/EG, Direktive 2002/98/EG, und andere.
Europischen
Kommission
o Normen und Standards (ISO 9000, 9001, 9004-2000; ISO 15189:2003, )

o Volume 85, supplement 1, August 2003, The International Journal of
Transfusion Medicine, Vox Sanguinis: ISBT Guidelines for validation and
maintaining the validation state of automated systems in blood banking.
o ISBT Guidelines for Information Security in Transfusion Medicine Version 1.0.
Das System zur Dokumentenlenkung muss die folgenden Qualittselemente enthalten:

o Gelenkter Dokumentenaustausch
o SOP Verwaltung
o Durchfhrung von Audits
o Schulungsmanahmen
o Dokumentations- und Archivierungsprozesse
Das folgende Flow-Chart beschreibt die Entscheidungsstruktur eines gelenkten

Dokumentenaustausches
145
1.Neuerstellung
oder
nderung
einer
Arbeitsbeschreibung in Abstimmung mit dem Vorgesetzten
Anwender / Vorgesetzter
2. Initiierung des gelenkten Dokumentenaustausches
Anwender
nein
3. Zustimmung zur
nderung
Lenkungsausschu (QM)
Ja
4. Aufnahme des Dokumentes in das
QM-System
QM-Mitarbeiter
5. Erstellung des Dokumentes
Anwender
Anwender / QM /
Vorgesetzer
6.Kontrolle / Freigabe des Dokuments
7. Unterschrift
Nein
Anwender / QM /
Vorgesetzer
Ja
8.Bereitstellung des Dokumentes mit
einem Gltigkeitsdatum
QM-Mitarbeiter
Anwender / QM-Mitarbeiter
9. Gegebenenfalls Einsammeln der

ungltigen Dokumente
10. Archivierung
QM
11. Schulung
Anwender
12. Implementierung
Anwender
13. Audit
QM
14. Archivierung / Entsorgung
QM
Ende
146
Beschreibung der kritischen Kontrollpunkte (Flow-Chart)

Schritt
1
Ttigkeit
Verantwortlichkeit
Bedarf der Neuerstellung oder nderung einer

Arbeitsbeschreibung in Abstimmung mit dem
Vorgesetzten
Anwender /
Vorgesetzter
Nach Errterung der Inhalte zwischen dem Anwender

mit dem Vorgesetzten wird der Antrag bewilligt oder
abgewiesen.
2
Initiierung eines
austausches
gelenkten
Dokumenten-
Anwender
Der Anwender muss ein Antragsformular mit den

Spezifikationen fr die nderung ausfllen.
Zur Sicherstellung der Vollstndigkeit der Angaben
und zur Vermeidung von Duplikationen muss der
Vorgesetzte diesen Antrag bewilligen oder abweisen
3
Zustimmung zur nderung

In Abhngigkeit von der Bedeutung der nderung
sollte ein Lenkungsausschuss einberufen werden.
Dieser
setzt
sich
aus
Vertretern
des
Qualittsmanagement (QM) und den verantwortlichen
Vorgesetzten zusammensetzen.
Lenkungsausschuss
(QM)
Die
berprfung
und
Zustimmung
des
nderungsantrages muss auch sicherstellen, dass
regulatorische Vorgaben bercksichtigt sind.
4
Aufnahme des Dokumentes in das QM-System

Alle Dokumente mssen entsprechend den Vorgaben
zur Dokumentenlenkung einheitlich gekennzeichnet,
archiviert
und
rckverfolgbar
in
das
Dokumentensystem eingebunden sein.
QM-Mitarbeiter
Eine aktuelle Liste aller gelenkten Dokumente sollte

zur Verfgung stehen.
5
Erstellung des Dokumentes
Anwender
Der Anwender erstellt das Dokument anhand der

bewilligten Anforderungen fr den Arbeitsprozess
unter
Verwendung
der
durch
das
freigegebenen
Standarddokumentenmuster
Eine Validierung von Arbeitsprozessen kann vor
der Erstellung der Dokumente erforderlich sein.
147
Fortsetzung Beschreibung der kritischen Kontrollpunkte (Flow-Chart)

Schritt
6
Ttigkeit
Verantwortlichkeit
Kontrolle / Freigabe des Dokuments

Alle Dokumente sollten inhaltlich und fachlich durch
die zustndigen Mitarbeiter erstellt und berprft
werden (Anwender / Qualittsmanagement /
Vorgesetzter). Das Qualittsmanagement ist fr die
Einhaltung der Vorgaben zur Dokumentenlenkung und
der einheitlichen Einbindung des Dokumentes in das
Dokumentsystem verantwortlich.
Fr
alle
gelenkten
Dokumente
Gltigkeitsdatum festgelegt werden.
muss
Anwender / QM /
Vorgesetzter
ein
Anwender / QM /
Vorgesetzter
Unterschrift
Bereitstellung des
Gltigkeitsdatum
Dokumentes
mit
einem
QM
Genehmigte Dokumente mssen an die Anwender in

elektronischer oder Papier-basierter Form Zeitnah
verteilt tepp . Hierbei muss ein eindeutiges System
zur Kennzeichnung der Kopien vorhanden sein.
9
Gegebenenfalls
Dokumente
Einsammeln
der
ungltigen
Die Zielsetzung dieses Schrittes ist zu sicherzustellen,

dass jeweils nur die aktuell gltige Version eines
Dokumentes dem Anwender zur Verfgung steht. Der
Dokumentenindex (sowie die Dokumentenliste)
mssen entsprechend aktualisiert sein. tepp
10
Archivierung
Anwender /
QM
QM
Alle Dokumente mssen entsprechend ihrer

Ausgabeform (elektronisch/Papier) archiviert werden.
Hierbei ist darauf zu achten, dass die Unversehrtheit
der Dokumente fr die Zeitdauer der Archivierung
gewhrleistet ist.
11
Schulung
Anwender
In Abhngigkeit von den Anforderungen an eine

Validierung des Prozesses, kann es erforderlich sein
bereits frhzeitig vor der Umstellung des Prozesses
mit der Schulung von Dokumenten zu beginnen.
Hierzu knnen ggf. auch Entwurfs-Versionen der
spteren Dokumente verwendet werden.
Smtliche Schulungsmanahmen mssen vollstndig
dokumentiert sein.
148
Fortsetzung Beschreibung der kritischen Kontrollpunkte (Flow-Chart)

Schritt
12
Ttigkeit
Verantwortlichkeit
Implementierung
Anwender
Die Implementierung gelenkter Dokumente liegt in der

Verantwortung der zustndigen Abteilungen.
Eine abschlieende Evaluierung in wieweit die
erfolgten nderungen vollstndig sind muss durch die
Fachabteilung erfolgen.
Durch regelmige Revision smtlicher gelenkter
Dokumente muss die Aktualitt der Dokumente
sichergestellt
sein.
Diese
Revision
ist
zu
dokumentieren.
13
Audit
QM
Durch regelmige unabhngige Auditierung muss

sichergestellt sein, dass die Dokumente ausreichend
implementiert sind.
14
Archivierung / Entsorgung
QM
Ungltige Original-Dokumente mssen eingezogen,

gekennzeichnet und archiviert werden. Vorgabe zur
Dauer der Archivierung mssen festgelegt sein.
Ungltige autorisierte Kopien der Originale mssen
entsorgt werden.
Dokumentation
Schlsseldokumente innerhalb des Dokumentenlenkungssystems sind:
nderungsantrag fr Dokumente (Change control-Formblatt)
Verzeichnis smtlicher gelenkter Dokumente
Dokumentation der Schulungsmanahmen
Standardmusterdokumente
Gliederung),
(Beschreibung der Form, des Inhalts und der
Siehe auch Kapitel 3.1
149
3.6. Schulung der SOP (Schritt 6)
Auch nach Erstellung, berprfung und Autorisierung der SOP ist nicht automatisch
sichergestellt, das die SOP von allen Anwendern problemlos eingesetzt werden kann. Ein
wichtiger Schritt im Rahmen der Implementierung einer neuen SOP ist daher die
Schulung der neuen / genderten SOP fr alle betroffenen Mitarbeiter. Dieser letzte
Schritt der SOP-Einfhrung wird hufig vernachlssigt. Ein Konzept von Erstschulung,
Nachschulung einschlielich Wiederholungsschulungen zur Auffrischung der Kenntnisse
fr alle Mitarbeiter ist der einzige Weg um sicherzustellen, dass die erstellten SOPs und
die hierin beschriebenen Qualittsrelevanten Manahmen zur kontinuierlichen
Umsetzung bester Qualittsstandards (Best Practise) in Blutspendeeinrichtungen
fhren.
Auch noch so detaillierte Flow-Charts oder Ttigkeitsbeschreibungen in SOPs machen
eine grndliche Schulung der Mitarbeiter berflssig. Andernfalls knnten es dazu
kommen, dass Mitarbeiter die Inhalte der SOP unterschiedlich interpretieren und
nachfolgend Arbeitsablufe individuell unterschiedlich umgesetzt werden. Die
Europische Direktiven13 fr Blut- und Blutbestandteile schreiben vor, das
-
Smtliches Personal in Blutspendeeinrichtungen erhlt eine seinen

jeweiligen Aufgaben entsprechende Grundausbildung und
Fortbildung. ber die Ausbildung ist Buch zu fhren.
Ausbildungsprogramme unter Einbeziehung guter Praxis sind
einzurichten.
- Der Inhalt der Ausbildungsprogramme wird regelmig berprft

und die Kompetenz des Personals regelmig evaluiert.
Dies macht es erforderlich, dass jeder Mitarbeiter bei Beginn der Ttigkeit eine
Grundeinweisung in wichtige gesetzliche Vorgaben und allgemeine Qualittsstandards
erhlt. Diese Grundeinweisung sollte die Qualittspolitik und Struktur des
Qualittsmanagementsystem der Blutspendeeinrichtung, Theorie und Praxis der EU
Direktiven fr Blut- und Blutbestandteile, Die Richtlinien zur Guten Herstellungspraxis
(GMP) und Guten Labor Praxis (GLP) umfassen. Die Grundeinweisung muss zudem eine
Schulung zu dem jeweiligen Arbeitsprozess gem der Arbeitsplatzbeschreibung
enthalten12.
Die regelmig erforderlichen Schulungsmanahmen werden am besten unter
Verwendung eines Schulungsplanes einschlielich eines Evaluierungsformblattes fr die
einzelnen Schulungen durchgefhrt. Schulungsplne knnen fr unterschiedliche
Arbeitsbereiche bzw. -Ebenen erstellt werden, z.B. innerhalb einer Arbeitsgruppe, einer
Abteilung oder eines Institutes. Sie sollten in jedem Falle durch den verantwortlichen
Abteilungsleiter/Institutsleiter oder den Leiter des Qualittsmanagements genehmigt
werden.
Schulungen stellen eine ideale Gelegenheit dar unter den Mitarbeitern das Verstndnis
fr die bergeordneten Qualittsprinzipien von Arbeitsanweisungen zu vermitteln. Sie
150
sollten sich nicht auf die rein formellen und technischen Aspekte der Erstellung von SOPs
beziehen sondern vielmehr die Qualittsziele der Blutspendeeinrichtung darstellen und
die Bedeutung von fachlich kompetenten, einfach verstndlichen und einheitlich
strukturierten SOPs fr die Ereichung dieser Qualittsziele verdeutlichen. Dem Anwender
sollte glaubhaft vermittelt werden, dass diese Dokumente nicht ausschlielich fr den
Vorgesetzen oder die Institutsleitung geschrieben werden, sondern dem Anwender selbst
eine wichtige Hilfestellung bei der tglichen Arbeit geben. Die Mitarbeiter sollten SOPs
sollten nicht als brokratische Erfindung verstehen oder mit dem Motto Papier ist
geduldig versehen, sondern diese als wichtiges Werkzeug fr die Umsetzung von hohen
Qualittsstandards akzeptieren. Erst durch eine solche positiv belegte Motivation im
Umgang mit SOPs wird es der einzelnen Blutspendeeinrichtung mglich sein qualitativ
hochwertige Blutkomponenten fr die Patientenversorgung und/oder hochwertige
Diagnostik zur Vermeidung von Infektionsbertragungen durch Blutkomponenten zur
Verfgung zu stellen.
Schulungsmanahmen sollten fr die unterschiedlichsten Mitarbeiterebenen durchgefhrt
werden, hierzu zhlen insbesondere auch die Mitarbeiter die fr den Transport und die
Lagerung von Blutkomponenten verantwortlich. Dieser Bereich ist ein wichtiger
Bestandteil in den Entnahme-, Herstellungs- und Verteilungsprozessen von Blut- und
Blutbestandteilen. Weiterhin sollte bei den Schulungsmanahmen darauf geachtet
werden, dass trotz der teilweise limitierten und Ttigkeits-bezogenen Inhalte einzelner
SOPs die Mitarbeiter diese im Kontext mit dem Gesamtprozess sehen und
entsprechende Kenntnisse der bergeordneten Verfahrensanweisungen besitzen.
Dem Schulungsleiter bzw. den Referenten kommt die wichtige Aufgabe zu, den
Schulungsteilnehmern das Warum und Wie der einzelnen Arbeitsschritte in der SOP
darzulegen. Hierzu knnen auch praktische bungen unter Aufsicht der Schulungsleiter
durchgefhrt werden. Den meisten Mitarbeitern wird es deutlich leichter fallen,
Arbeitsanweisungen genau zu befolgen, wenn sie ein echtes Verstndnis fr den Inhalt
besitzen. In besonderen Fllen, wie z.B. bei der Umstellung des Herstellungsprozesses
von Standard-Erythrozytenkonzentrates zu In-Line filtrierten Leukozyten-depletierten
Erythrozytenkonzentraten, ist es ratsam auch externe Referenten, z.B. von dem
Hersteller der neuen Blut-/Filterbeutelsysteme, in die Schulungsmanahmen zu
integrieren.
Schulungsmanahmen sollten den Mitarbeitern auch vermitteln, dass diese Schulungen
zur Verbesserung der persnlichen Qualifikation des einzelnen Mitarbeiters beitragen.
Gleichzeitig sollten in den Schulungen die Mitarbeiter dazu anregt werden, die erlernten
Kenntnisse fr die zuknftige Verbesserung oder Optimierung von Arbeitsprozessen
einzusetzen. Der Schulungsleiter sollte stets durch positive Rckkopplung mit den
Schulungsteilnehmern die bereits erlernten Kenntnisse prfen und mit pdagogischer
Geduld nicht oder unvollstndig verstandene Inhalte vertiefend erklren.
Die Schulungsunterlagen mssen die Namen und Unterschriften der geschulten
Mitarbeiter enthalten und anschlieend aufbewahrt und archiviert werden. Aus den
Schulungsunterlagen sollten weiterhin die Themen und den Inhalt der Schulungen
151
hervorgehen. Dies kann durch Angabe der Dokumentennummer der jeweils geschulten
Arbeitsanweisung(en) oder durch zustzliches Schulungsmaterial (z.B. Powerpoint Dias
oder Handouts) oder durch eine schriftliche Zusammenfassung des Trainingsinhalte
durch den Referenten geschehen. SOPs sollten erst nach dokumentierter Schulung der
Mitarbeiter freigegeben werden. Alle Mitarbeiter, die im Rahmen der Erstschulung nicht
anwesend waren mssen vor Gebrauch der SOP nachgeschult werden. Dies erfordert
ein verlssliches Dokumentationssystem. Zu diesem Zweck wird oft eine SchulungsMatrix eingesetzt. Hierdurch kann zwischen der Personalabteilung und der betroffenen
Abteilung ein Abgleich ber die anwesenden Mitarbeiter erfolgen.
Eine Trainingsmatrix fr SOP-Dokumente kann wie folgt aussehen:

Abteilung
SOP Dokumenten-Code
Mitarbeiter
(Namen)
Dokumentation der individuellen Schulungsmanahmen

Im Anschluss an die Schulung mssen die Mitarbeiter fr die in der SOP beschriebenen
Ttigkeiten durch hierfr autorisierte Mitarbeiter der Blutspendeeinrichtung freigegeben
werden. Zustzlich sollte eine Aufstellung der durch die Schulungen erlangten
individuellen Qualifikation der einzelnen Mitarbeiter erfolgen. Dies sollte dazu dienen,
dass der einzelne Mitarbeiter schrittweise seine Fhigkeit und Kompetenz verbessert.
152
KAPITEL 4. Muster-SOP und Beispiel SOPs

Dieses Kapitel beschreibt die Struktur des von den Projektteilnehmern entwickelten
Standard SOP-Formates (EUBIS Muster-SOP). Dieses Format soll ein praktisches
Beispiel sein, wie eine SOP aussehen kann und beinhaltet die wesentlichen Bestandteile,
die bei der Erstellung einer SOP bercksichtigt werden mssen.
4.1. Muster fr eine Standard Arbeitsanweisung

Die folgenden grundlegenden Angaben fr SOPs sollten / mssen in jeder SOP enthalten
sein:
Teil A: Zielsetzung / Anwendungsbereich / Aufgaben
- Titel (Zielsetzung und Zweck)
- Anwendungsbereich
- durch die SOP beschriebene Aufgabenbereiche
Teil B: Autorisation und gelenkter Dokumentenaustausch (change control)
- Dokumentennummer (siehe auch EUBIS Dokumenten-Code)
- Version (siehe auch EUBIS Dokumenten-Code)
- Seitenzahl
- Verteiler (Anzahl der Kopien)
- Dokumentenkategorie (siehe auch EUBIS Dokumenten-Code)
(englische Version des Codes: WP Working procedure; PP Production procedure, TP
Testing procedure, EP Equipment procedure, WS Worksheet, RF Registration form,
GP General procedure, OP Operational procedure, QM Quality manual)
- erstellt / berarbeitet durch1

- erstellt / berarbeitet am
- gltig ab
- gltig bis 2
- berprft durch 1
- berprft am
- freigegeben am
- freigebeben durch1
- Datum der Autorisierung
- nderungen (im Vergleich zur Vorversion)
1
2
Name und Unterschrift der verantwortlichen Person(en)

Revision: SOPs sollten mindestens alle zwei Jahre berarbeitet werden
153
Teil C: Beschreibung des Arbeitsprozess

- Flow-Chart des Arbeitsprozess
- Beschreibung des Arbeitsablaufes
Teil D: Verhalten bei Abweichungen
Teil E: Dokumentation
Teil F: Anhang
- Literatur
- Referenzen
- Definitionen (Terminologie)
- mit geltende SOPs
- mit geltende Formbltter oder Aufzeichnungen
Die oben genannten Angaben sind wesentliche Vorraussetzungen fr die Gliederung
einer Arbeitsanweisung. Unterstrichene Angaben sind als unbedingt erforderlich in jeder
SOP zu integrieren (Abb. 4.1.). Ein Beispiel (EUBIS Muster-SOP) fr den praktischen
Gebrauch dieser qualittsrelevanten Elemente ist am Ende dieses Kapitels aufgefhrt
oder kann von der Projekt-Website (www.EUBIS-europe.eu) herunter geladen werden.
Der Gebrauch von Flow-Charts ist wichtig, um einen bestimmten Arbeitsprozess oder
einen Aufgabenbereich zu definieren, der in der SOP beschrieben werden soll. Diese
Flow-Charts sollten flexibel gestaltet sein, um einfach und verstndlich den
Arbeitsprozess zu veranschaulichen. Im Rahmen des Qualittsmanagementsystems
ergeben sich jedoch einige grundlegende Anforderungen fr die Erstellung von FlowCharts. Diese Anforderungen sind:
-
Gebrauch von internationalen Symbolen um die einzelnen Schritte zu beschreiben
Flow-Charts sollten zunchst relativ einfach und bersichtlich die wesentlichen

Entscheidungsschritte eines Arbeitsprozesses definieren. Anschlieend erfolgt
ausgehend von diesen Entscheidungspunkten die Ausarbeitung detaillierter FlowCharts.
Dieses Vorgehen bei der Erstellung von Flow-Charts sollte auch verwendet
werden, um zu erarbeiten, ob ein Arbeitsprozess in einer einzelnen SOP oder in
mehreren SOPs beschrieben werden sollte.
154
Nhere Erluterungen zur Erstellung von Flow-Charts finden sich in Kapitel 3.4. Im
Folgenden werden zunchst weitere Erluterungen zu den grundlegenden SOP
Elementen gegeben.
Teil A: Zielsetzung / Anwendungsbereich / Aufgaben

- Titel (Zielsetzung und Zweck)
Der Titel sollte kurz und prgnant sein und das Ziel der SOP beschreiben (z.B.
Bestimmung der ABO Blutgruppe bei Blutspendern)
- Anwendungsbereich
Die Blutspendeeinrichtung, das Instituts, die Abteilung oder Einheit, die die SOP
herausgibt. Die Beschreibung des Anwendungsbereichs sollte kurz sein (z.B. Abteilung
fr
Spenderscreening.
Es
ist
hilfreich,
sich
hierbei
auf
die
im
Qualittsmanagementhandbuch oder Site Master File gegebenen Strukturen zu
beziehen (Anhang I Teil B, Art 11(1), Direktive 2002/98/EG
- durch die SOP betroffene
persnliche Verantwortlichkeiten )
Aufgabenbereiche
(Arbeitplatzbeschreibungen,
Arbeitsbezeichnungen, der durch die SOP betroffene Arbeitsgebiete inklusive der

Verantwortlichen / Qualifizierten Person (siehe hierzu die Definition der EU Direktiven)
Alternativ dazu knnen diese Informationen auch im Site Master File oder im
Qualittsmanagementhandbuch aufgefhrt werden.
Teil B: Autorisierung und gelenkter Dokumentenaustausch (change control)

- Dokumentennummer (siehe auch EUBIS Dokumenten-Code)
- Version (siehe auch EUBIS Dokumenten-Code)
- Seitenzahl
- Dokumentenkategorie (siehe auch EUBIS Dokumenten-Code)
(englische Version des Codes: WP Working procedure; PP Production procedure, TP
Testing procedure, EP Equipment procedure, WS Worksheet, RF Registration form,
GP General procedure, OP Operational procedure, QM Quality manual)
- erstellt / berarbeitet durch1

- erstellt / berarbeitet am
- gltig ab
- gltig bis 2
- berprft durch 1
155
- berprft am
- freigegeben am
- freigegeben durch1
- Datum der Autorisierung
- nderungen (im Vergleich zur Vorversion)
1
2
Name und Unterschrift der verantwortlichen Person(en)

Revision: SOPs sollten mindestens alle zwei Jahre berarbeitet werden
Teil B: Freigabe und gelenkter Dokumentenaustausch (change control)

Die Freigabe und der gelenkte Dokumentenaustausch (change control) sind wichtige
Bestandteile eines gut strukturierten Dokumentensystems. Hierdurch soll sowohl die
Zeitnahe Verfgbarkeit der aktualisierten Dokumente fr den Anwender als auch der
vollstndige Austausch der bisherigen (ungltigen Version) gegen die aktuelle Version
des Dokumenten gewhrleistet werden.
Vorgaben und Empfehlungen fr die Dokumentenlenkung sind in Kapitel 3.5
zusammengefasst.
Die Dokumentenfreigabe muss das Datum, ab dem die SOP in Kraft tritt und das Datum,
bis zu dem die SOP gltig ist enthalten. Zustzlich muss das Erstellungsdatum bzw. das
Aktualisierungsdatum und das Freigabedatum angegeben werden. Zustzlich zu den
Daten muss die fr den jeweiligen Schritt verantwortliche Person genannt werden. Die
Verantwortlichkeiten sollten im Qualittsmanagementhandbuch oder im Site Master File
festgelegt sein. Auch die Angabe des Verteilers und ein eindeutiges System zu
Kennzeichnung von autorisierten Kopien sind entscheidend (siehe unten).
Auch wenn die Angabe eines Datums, bis zu dem die SOP gltig ist, nicht zwingen ist
sollte das Qualittsmanagement die berarbeitungsintervalle fr alle Dokumente
einschlielich der SOPs und Formblttern festlegen. Das berarbeitungsintervall betrgt
normalerweise ein Jahr und sollte zwei Jahre nicht bersteigen. Im Rahmen der
berarbeitung soll sowohl die Qualitt verbessert werden als auch Vernderungen bei
den zustndigen Mitarbeitern, den Verfahrensanweisungen, bei Gerten, Reagenzien,
Rumlichkeiten und Methoden (Spendergewinnung, Labortestung) eingebracht werden.
Eine berarbeitung kann zu einer neuen SOP-Version fhren, die durch eine
entsprechende neue SOP-Nummer gekennzeichnet werden muss. Alle berarbeiteten
SOPs durchlaufen den gleichen Validierungs- und Freigabeprozess wie eine neue SOP
(Kapitel 3.5).
- Dokumentennummer und Version (Dokumenten-Code)
Das System zur Dokumentenidentifikation sollte im Qualittsmanagementhandbuch oder
im Site Master File beschrieben werden.
156
Der folgende Dokumenten-Code soll als Beispiel fr die Erstellung eines einheitlichen
Dokumenten-Identifikationssystems dienen:
EUBIS Dokumenten-Code :
Code SOP-Nummer - Version
Dokumenten-Code: 2-3 Stellen*
Dokumenten-Nummer: 3 Stellen
Dokumenten-Version: unbegrenzte Anzahl, durch Buchschaben unterschieden (A-Z,
z.B. Version A, ZA, etc.)
Alternative: Zahlen (3 Stellen)
(z.B. engl. Code-System: TP001-A = SOP Test Procedure No. 1, Version A)
Der Dokumenten-Code sollte der durch das Qualittsmanagementsystem
vorgegebenen Dokumentenstruktur folgen und z.B. die folgenden Kategorien
enthalten:
- Qualittsmanagementhandbuch (QM)
- Verfahrensanweisungen (engl. General Procedure = GP)
- Arbeitsanweisungen (engl. Working Procedure = WP)
- Testanweisungen (engl. Test Procedure = TP)
- Arbeitanweisung fr Gerte(engl. Equipment Procedure = EP)
- Herstellungsanweisung (engl. Production Procedure = PP)
- Arbeitsanweisung Informationstechnologie (engl. Intelligent Technology
Procedure = IT)
- Arbeitsanweisung Verwaltung (engl. Administrative Procedure = AP)
- Formbltter (engl. Worksheets = WS)
- Seitenzahl
Die Seitennummerierung muss mit der ersten Seite des Dokumentes beginnen. Jede
Seite muss die Seitenzahl und die gesamte Seitenanzahl enthalten (z.B. 1/8, 2/8, 3/8).
Das Original der SOP sollte im Qualittsmanagement aufbewahrt werden, die im Verteiler
genannten Stellen erhalten autorisierte Kopien. Es muss ein System zu Kennzeichnung
dieser autorisierten Kopien existieren (z.B. Druck auf speziellem Papier oder Nutzung
eines farbigen Stempels)
- nderungen gegenber der Vorversion
Beschreiben Sie die relevanten nderungen im Vergleich zur Vorversion und die Grnde
fr
die
durchgefhrte
nderung
(z.B.
Vollstndige
berarbeitung
des
157
Produktionsprozesses
aufgrund
der
Einfhrung
von
leukozytendepletierten
Blutprodukten.
Weitere
Einzelheiten
knnen
z.B.
im
Rahmen
der
Schulungsdokumentation fr die neue / berarbeitete SOP angegeben werden.
Teil C: Beschreibung des Arbeitsprozesses

- Flow-Chart des Arbeitsprozesses (siehe Kapitel 3.4)
- Beschreibung des Arbeitsprozesses
Dieser Abschnitt der SOP sollte eine klare und verstndliche Beschreibung des
Arbeitsprozesses enthalten. Um diesen Vorgang zu vereinfachen ist es ratsam, zu
Beginn ein Flow-Chart des Arbeitsablaufes zu erstellen. In diesem Flow-Chart wird der
Prozess schrittweise beschrieben und die kritischen Entscheidungspunkte knne deutlich
herausgearbeitet werden.
Der Einsatz von Flow-Charts ist abhngig von der Komplexitt der zu erstellenden SOP.
Die SOPs zur AB0-Blutgruppenbestimmung unter Anwendung eines kommerziellen Kits
wird den Anweisungen des Herstellers folgen und ein Flow-Chart ist unter diesen
Umstnden nutzlos. Der Produktionsprozess eines Erythrozytenkonzentrates wird von
einem Flow-Chart, dass eine bersicht ber den gesamten Herstellungsprozess gibt,
und die kritischen Entscheidungspunkte einschlielich der jeweils verantwortlichen
Mitarbeiter benennt, deutlich profitieren. Fr weitere Empfehlungen zum Gebrauch von
Flow-Charts siehe Kapitel 3.4.
Teil D: Verhalten bei Abweichungen (Direktive 2005/62/EG, Anhang 9)

Die Beschreibung der zu ergreifenden Manahmen bei Auftreten von Abweichungen und
Fehlern in einer SOP ist von groer Bedeutung. Hufig konzentriert sich der Verfasser
der SOP auf die Beschreibung der Manahmen fr den normalen, regulren
Ttigkeitsablauf und vernachlssigt dabei die Mglichkeit, dass auch Abweichungen oder
Fehler auftreten knnen.
Es ist daher sehr empfehlenswert, im Rahmen des Qualittsmanagements ein
einheitliches System zur berwachung dieser Abweichungen und Fehler zu etablieren.
Dieses Abweichungs- und Fehler Managementsystem kann Entscheidungsbume und
Formbltter bereitstellen, auf die in den unterschiedlichen SOPs Bezug genommen wird.
Um ein einheitliches Vorgehen innerhalb der Blutspendeeinrichtung zu erreichen, sollte
dieses System im Qualittsmanagementhandbuch oder im Site Master File beschrieben
werden. Es sollte Manahmen und Regelungen fr das Verhalten bei Abweichungen von
Arbeitsprozessen oder bei unerwarteten Fehlern enthalten.
158
Die Blutspendeeinrichtung sollte weiterhin ein System fr korrigierende- und

vorbeugende Manahmen (engl. Corrective and Preventative Action, CAPA) vorhalten,
durch das vorhandenen Abweichungen oder Qualittsprobleme von Blut- und
Blutbestandteilen sowie anderer Ttigkeitsbereiche korrigiert werden. Dieses System soll
auch verhindern, dass es zu einer Wiederholung bereits bekannter Abweichungen
kommt. Jede Blutspendeeinrichtung sollte daher ber ein System verfgen, dass
Abweichungen der Produktqualitt oder sonstiger Qualitts-relevanter Vorgaben
systematischen aufzeichnet, auswertet und nachfolgend entsprechende Korrektur- und
vorbeugende Manahmen ergreift.
Die Anforderungen fr diese Qualittselemente sind nicht alleiniger Bestandteil von SOPDokumente
sondern
sollten
in
hherrangigen
Dokumenten
(z.B.
dem
Qualittsmanagementhandbuch / Site Master File / Verfahrensanweisung) festgelegt
sein.
Durch die Direktive 2005/62/EG wird die Bedeutung von Abweichungen / Nichtkonformitt
unterstrichen. In Paragraph 9 Nichtkonformitt - werden die folgenden Themenbereiche
benannt:
9.1 Abweichende Bedingungen
Blutbestandteile, die von den in Anhang V der Richtlinie 2004/33/EG festgelegten
Standards abweichen, drfen nur unter auergewhnlichen Umstnden und mit der
dokumentierten Zustimmung des verschreibenden Arztes und des Arztes der
Blutspendeeinrichtung zur Transfusion freigegeben werden.
9.2 Beschwerden
Alle Beschwerden und sonstigen Informationen, auch ber ernste unerwnschte
Reaktionen und Zwischenflle, die darauf schlieen lassen, dass fehlerhafte
Blutbestandteile bereitgestellt wurden, sind zu dokumentieren und sorgfltig auf
Ursachen des Fehlers zu untersuchen; falls notwendig, sind ein Rckruf und
Korrekturmanahmen zur Verhinderung des erneuten Auftretens des Fehlers zu
veranlassen. Es sind Verfahren vorzusehen, um sicherzustellen, dass die
zustndigen Behrden ordnungsgem ber ernste unerwnschte Reaktionen und
ernste Zwischenflle entsprechend den gesetzlichen Vorgaben informiert werden.
9.3 Rckruf
1. Die Blutspendeeinrichtung muss ber Personal verfgen, das befugt ist, die
Notwendigkeit eines Rckrufs von Blut und Blutbestandteilen zu beurteilen und die
notwendigen Manahmen einzuleiten und zu koordinieren.
2. Es ist ein wirksames Rckrufverfahren einschlielich einer Beschreibung der
Verantwortlichkeiten und der zu treffenden Manahmen einzurichten. Hierzu gehrt
auch die Meldung bei der zustndigen Behrde.
3. Die Manahmen sind innerhalb festgelegter Fristen auszufhren; dabei sind alle
betroffenen Blutbestandteile zu ermitteln und gegebenenfalls zurckzuverfolgen. Mit
der Untersuchung wird angestrebt, alle Spender zu identifizieren, die
mglicherweise die Transfusionsreaktion mit verursacht haben, verfgbare
Blutbestandteile von diesem Spender nachzuweisen sowie Adressaten und
Empfnger der vom selben Spender gewonnenen Blutbestandteile ber ihre etwaige
Gefhrdung zu unterrichten.
159
9.4 Korrektur- und Vorbeugungsmanahmen

1. Es ist ein System einzurichten, das Korrektur- und Vorbeugungsmanahmen bei
nicht konformen Blutbestandteilen und auftretenden Qualittsproblemen
gewhrleistet.
2. Es ist eine routinemige Datenauswertung vorzunehmen, um Qualittsprobleme
zu ermitteln, die Korrekturmanahmen erfordern, oder ungnstige Entwicklungen,
die Vorbeugungsmanahmen notwendig machen knnen.
3. Alle Fehler und Unflle sind zu dokumentieren und zu untersuchen, um Probleme
des Systems im Hinblick auf eine Korrektur festzustellen.
Teil E: Dokumentation
Die Dokumentation von Arbeitsablufen, Ergebnisberichten und Qualittsaufzeichnungen
ist ein wichtiger Bestandteil eines Qualittsmanagementsystems. Hierdurch wird
gewhrleistet, das alle Arbeitsprozesse standardisiert durchgefhrt werden und das alle
Schritte im Rahmen der Blutspende, Herstellung, Testung, Freigabe, Lagerung und des
Vertriebs von Blutprodukten nachvollziehbar sind.
Alle Aufzeichnungen sollten fr mindestens 30 Jahre aufbewahrt werden (Direktive
2002/98/EG). Weitere Anforderungen sind in Direktive 2005/62/EG, Paragraph 5 wie folgt
beschrieben:
5. DOKUMENTATION
1. ber Spezifikationen, Verfahren und Aufzeichnungen zu jedem von der
Blutspendeeinrichtung ausgefhrten Arbeitsschritt ist eine Dokumentation
einzurichten und auf dem Laufenden zu halten.
2. Die Aufzeichnungen mssen gut lesbar sein und knnen handschriftlich vorliegen,
auf ein anderes Medium wie Mikrofilm bertragen oder in einem rechnergesteuerten
System gespeichert werden.
3. Jede wesentliche Abnderung von Unterlagen ist unverzglich zu registrieren und
von einer hierzu befugten Person zu berprfen, zu datieren und zu unterzeichnen.
Teil F: Anhang
Im Anhang der SOP werden alle fr die SOP relevanten Dokumente und Anlagen
aufgefhrt. Diese knnen sein:
- Literatur
Literaturstellen fr Testprinzipien von Untersuchungsmethoden einschlielich der
Methoden, die von Analyseautomaten verwendet werden (z.B. Spenderscreening durch
EIA bei Verwendung des PRISM).
- Referenzen
Gebrauchsanweisungen von kommerziellen Test-kit Herstellern knnen als Referenzen
genannt werden. Auch Bedienungsanleitungen bzw. Gertehandbcher fr
160
Laborausrstungen wie z.B. Zentrifugen, Apheresemaschinen oder sonstige Laborgerte

knnen hier genannt werden.
Diese Referenzen sollten eindeutig zitiert werden, unter Angabe der genauen
Bezeichnung der Gebrauchsanweisung bzw. Bedienungsanleitung sowie der
Versionsnummer und/oder des Datums der Verffentlichung.
- Definitionen (Terminologie)
- mitgeltende SOP Dokumente (z.B. Gerte-Logbuch)
- mitgeltende Formbltter sowie Akten und/oder Aufzeichungen
Dies betrifft Aufzeichnungen und/oder Protokolle, die zur Dokumentation verwendet
werden, wie z.B. Formbltter, die im Rahmen der SOP eingesetzt werden, Reinigungsund Hygieneplne, Spendenhistorie
Neben der europischen Rechtssprechung zum Thema Blut- und Blutbestandteile muss
sich die SOP auch auf internationale und nationale Richtlinien beziehen (z.B. GMPRichtlinien). In einigen europischen Staaten /z.B. Deutschland) existieren auch nationale
Gesetze zu diesem Thema (z.B. Transfusionsgesetz und Arzneimittelgesetz) die
innerhalb der SOP Beachtung finden mssen
Wichtige Richtlinien, auf die sich in der SOP bezogen werden muss sind:
- Direktive 2002/98/EG
- Qualittsmanagementhandbuch / Site-Master-File (gem Anhang I Teil B,
Artikel 11(1), Direktive 2002/98/EG)
- Nationale Gesetze
- Nationale Richtlinien
Zusammenfassend lsst sich sagen, dass zur Erreichung von Bester Praxis und somit
hohen Qualittsstandards bei der Erstellung von Arbeitsanweisungen darauf zu achten
ist, dass die oben genannten Qualittselemente bercksichtigt werden. Diese sind
nochmals in Abbildung 4.1 schematisch zusammengefasst und entsprechend der SOP
Struktur gegliedert.
Um das Schreiben von Arbeitsanweisungen fr jene Bluteinrichtungen zu erleichtern, die
ein heterogenes SOP System haben oder das vorhandene Dokumentensystem ndern
mchten um die relevanten Anforderungen der europischen Blutgesetzgebung zu
integrieren, beinhaltet dieses Handbuch eine Mustervorlage zur Erstellung von
Arbeitsanweisungen (EUBIS-Muster-SOP-Vorlage). Diese Vorlage kann als MS-WordDatei von der Projekthomepage (EUBIS-europe.eu) heruntergeladen werden oder bei
den Herausgebern dieses Handbuches bestellt werden kann.
161
Qualittshandbuch oder Site-MasterFile
Qualittshandbuch*
Site-Master-File*
*gem Anhang I Teil B, Art 11(1), Direktive 2002/98/EG
Nationale Gesetze
Richtlinien
SOP-Ebene
1. Ziel
2. Anwendungsbereich
3. durch die SOP beschrieben Aufgabenbereiche und Zustndigkeiten
(Arbeitsplatzbeschreibungen, Verantwortlichkeiten)
4. Beschreibung des Arbeitsprozesses
4.1 Flow-Chart des Arbeitsablaufes
4.2 Definition kritischer Schritte (Risikoanalyse)
4.3 Beschreibung der Arbeitsablufe
5. Verhalten bei Abweichungen (Direktive 2005/62/EG - Art. 9)
6. Dokumentation
7. Anhang (Literatur / Referenzen / Begriffe und Definitionen)
Abbildung 4.1: Schematische Darstellung der Minimalanforderungen an eine SOP
162
4.2. EUBIS Muster-SOP
163
164
165
166
4.3. Besondere SOP Formate (Labortestung und Gerte)
Blutspendeeinrichtungen stellen Blutprodukte her. Die Freigabe dieser Produkte

beinhaltet die Durchfhrung von Labortests um das Risiko schwerer Nebenwirkungen
und / oder die bertragung von Infektionen auf den Empfnger zu verhindern. Die
Direktive 2002/98/EG, Anhang IV verlangt die folgenden Laboruntersuchungen fr
Vollblut- und Apherese-Spenden, einschlielich Eigenblutspenden:
ABO Blutgruppe (nicht notwenig fr Fraktionierungsplasma)
Rh D Rhesusfaktor (nicht notwenig fr Fraktionierungsplasma)
Testung auf folgenden Infektionsmarker beim Spender:
Hepatitis B (HBs-Ag)
Hepatitis C (Anti-HCV)
HIV 1/2 (Anti-HIV 1/2)
Die Testung dieser Parameter ist Bestandteil der Guten Herstellungspraxis. Neben den
GMP-Richtlinien sollten auch die Gute Laborpraxis (GLP) - Richtlinien eingehalten
werden28. Insbesondere Blutspendeeinrichtungen, die neben Blutspenderdiagnostik auch
Patientendiagnostik durchfhren, mssen beiden Standards gengen, um ein gutes
Qualittsmanagementsystem aufzubauen. Zustzlich sind in einigen EU-Staaten bereits
Blutspendeeinrichtungen nach den Anforderungen der Internationalen Standard
Organisation (ISO) akkreditiert.
Zur
Zeit
werden
in
der
Mehrzahl
der
auch
Kompatibilittstestungen fr den therapeutischen Gebrauch von Blutprodukten
durchgefhrt. Die Patientendiagnostik kann im gleichen Laborbereich wie die
Blutspenderdiagnostik (Spenderscreening) angesiedelt sein. Obwohl die durchgefhrten
Laboruntersuchungen teilweise hnlich sind kann es aus logistischen Grnden sinnvoll
sein, beide Bereiche zu trennen (separates Immunhmatologisches Kreuzlabor).
Unabhngig davon, mssen Blutspendeeinrichtungen Arbeitsanweisungen fr
Laboruntersuchungen erstellen. Zustzlich zu GMP/GLP und ISO Standards, wird die
Bedeutung dieser SOPs auch in Anhang I der Direktive 2002/98/EG betont.
Im Nachfolgenden sollen daher wesentliche Kriterien besprochen werden die bei der
Erstellung von Arbeitsanweisungen fr Untersuchungsmethoden bercksichtigt werden
mssen. Diese Kriterien knnen in unterschiedlichster Form in bereits vorhandenen
28
European Directives for Good Laboratory Practice (GLP):
Directive 2004/9/EC lays down the obligation of the Member States to designate the authorities responsible for GLP inspections in
their territory. It also comprises reporting and internal market (= mutual acceptance of data) requirements. The Directive requires that
the OECD Revised Guides for Compliance Monitoring Procedures for GLP and the OECD Guidance for the Conduct of Test Facility
Inspections and Study Audits must be followed during laboratory inspections and study audits. Directive 2004/9/EC has replaced
Directive 88/320/EEC as of 11 March 2004.
Directive 2004/10/EC requires Member States to take all measures necessary to ensure that laboratories carrying out safety studies
on chemical products comply with the OECD Principles of Good Laboratory Practice. Directive 2004/10/EC replaces Directive
87/18/EEC.
167
Dokumentensystemen integriert sein. Bei der Strukturierung von Arbeitsanweisungen

kann es vorteilhaft sein, die erforderlichen Angaben zu diesen Kriterien als feststehende
Rubriken in die SOP zu integrieren. Dies kann insbesondere bei der Erstellung von
Arbeitsanweisungen fr Untersuchungsmethoden und/oder Laborausrstung (z.B.
Zentrifugen, die fr die Untersuchung bentigt werden) in Erwgung gezogen werden.
Im Praktischen kann dies durch eine inhaltliche Verbindung zwischen Test-SOPs und
Gerte-SOPs sowie Gerte-Logbchern erfolgen. Schlussendlich knnen Informationen
hieraus auch fr die Erstellung von einheitlichen Kalibrierplnen verwendet werden.
Site-Master-File / QM-Handbuch
Abbildung 4.3.1: Beispiel fr die Gliederung von SOPs zur Strukturierung der
Liste der Arbeitsprozesse / Referenzmaterial
Anforderungen
an die Prfmittelberwachung innerhalb eines Qualittsmanagementsystems (GP=General Procedure; EP=Equipment Procedure; WS=Worksheet, siehe
Kapitel 14: Prfmittelberwachung
Kapitel 4.1).
Die Verfahrensanweisung
folgenden Auflistungen in Tabelle 4.3.1 und 4.3.2 sollen als Checkliste zum Vergleich
GP-EU-005
Arbeitsanweisung
(EP)des
des eigenen
SOP-Systems mit diesen grundlegenden
Kriterien dienen. Gerte
Am Ende
Prfmittelnummer
Kapitels
werden
Beispiel-SOPs unter Verwendung des EUBIS-Formates
Verzeichnis
der weitere
Untersuchungen
gegeben. Wie bereits erwhnt, sollen diese SOPs als Vorlage fr
Bedienung
des Gertes
Gertenummerdienen, die ihre SOPs
komplett
berarbeiten wollen.
Blutspendeeinrichtungen, die bereits ber ein SOP-System, verfgen knnen ihre SOPs
und Testkits
Formblatt WS-xx-005
anhandReagenzien
der Checklisten
berprfen, andere Blutspendeeinrichtugnen
wiederum haben
Interne / externe Wartung
mglicherweise detailliertere SOPs als die hier gegebenen Bespiele.
Gerte
Kalibierplan
168
Gertebeauftragter
Tabelle 4.3.1.: Qualittsrelevante Informationen fr Labormethoden

_______________________________________________________________________
Analyt
Abkrzungen
Testmethode
Testprinzip
Referenzbereich
Messbereich
Einheit(en)
Umrechnungsfaktoren oder Formeln
Untersuchungsmaterial
Mindestprobenmenge
Mindestmenge zur Testdurchfhrung
Pranalytische Anforderungen
Kalibration
Probenlagerung vor der Analyse
Fr die Methodendurchfhrung bentigte Gerte
Reagenzien (inklusive Hersteller / Bestellnummer oder Bezugsquelle)
Methodendurchfhrung (optional Tabellen / Abbildungen und Flow Charts)
Einflugren und Strfaktoren
Indikationen fr den Test
Kriterien fr die analytische Freigabe der Ergebnisse
Vorgehen bei Abweichungen ( einschlielich unerwarteten Ereignisse )
Auswertung, Beurteilung und Dokumentation der Ergebnisse
Probenlagerung nach der Analyse
Angaben zur Methoden-Validierung (z.B. Unterlagen)
Qualittskontrolle (interne und externe )
Referenzen / Literatur / Anhang
_______________________________________________________________________
169
Tabelle 4.3.2.: Qualittsrelevante Informationen fr Gerte (Prfmittel)

_______________________________________________________________________
-
Name und Art des Gertes
Hersteller und Herstelleranschrift
Seriennummer
Prfmittelnummer (Inventarnummer)
Standort (Ort / Raum)
Baujahr
Datum der Beschaffung
Installationsprotokoll und Mitarbeitereinweisung durch den Hersteller
Zustand bei Anlieferung
Kundenservice
Wartungsvertrag
Verantwortliche Person(en) (Gertebeauftragter)
Funktion des Gertes
Messprinzip
Messbereich
Genauigkeit
Kalibrierung und Justierung
Bedienung des Gertes
Wartungsmanahmen (intern/extern)
Vorgehen bei Abweichungen ( einschlielich unerwarteten Ereignissen )
Dokumentation (Gertelogbuch)
Validierung (Qualifizierung)
Referenzen / Literatur / Anhang
_______________________________________________________________________________
170
4.3.1. Standard Test-SOP unter Verwendung des EUBIS-Formates
171
172
173
174
4.3.2. Standard Gerte-SOP unter Verwendung des EUBIS-Formates
175
176
177
4.4. SOPs zu qualittsrelevanten Arbeitsprozessen

Die Zielsetzung dieses Kapitels ist, anhand von 4 qualittsrelevanten Arbeitsbereichen
einer Blutspendeeinrichtung zu demonstrieren, in welcher Form 4 SOPs geschrieben
werden knnen. Um jeder dieser Aufgabenbereiche gerecht zu werden wurde die SOPs
von den Projekt-Arbeitsgruppen bestehend aus Experten der teilnehmende
Blutspendeeinrichtungen gemeinsam geschrieben.
Die erstellten SOPs sind als Beispiele gedacht und mssen an die entsprechenden
lokalen Gegebenheiten einer jeden Blutspendeeinrichtung angepasst werden. Die
folgenden Beispiele wurden gewhlt:
_______________________________________________________________________
Kapitel
SOP-ID
SOP-Titel (Teilnehmer) / Arbeitsgruppe (WG)
_______________________________________________________________________
4.4.1
EU-SOP-WP001
/ Version 1.0
Beschriftung und Spenderidentifikation im

Rahmen der Blutspende
AG 1
Niederlande (AG-Leiter), Zypern, Island, Italien 29
4.4.2
EU-SOP-WP002
/ Version 1.0
Blutgruppenbestimmung und Kreuzprobe bei

Notfllen
AG 2
Vereinigtes Knigreich (AG-Leiter), Belgien, Bulgarien,

Rumnien30
4.4.3
EU-SOP-WP003
/ Version 1.0
Gewinnung und Verarbeitung von AphereseThrombozytenkonzentraten
AG 3
Deutschland (AG-Leiter), Tschechische Republik, Ungarn,

Malta, Polen31
4.4.4
EU-SOP-WP004
/ Version 1.0
Validierung von temperaturkontrollierten Rumen

fr die Lagerung und den Transport von
Blutprodukten
AG 4
Frankreich (AG-Leiter), Estland , Irland, Schottland32
29
Mitglieder der Arbeitsgruppe 1: Petra van Krimpen, Sanquin - The Netherlands; Jane Hassan, Instituto Superiore di Sanita - Italy;
Zoe Sideras, Ministry of Health - Cyprus; Sveinn Gudmundsson, Blood transfusion service at the Icelandic National University Hospital
- Iceland
30
Mitglieder der Arbeitsgruppe 2: Alan Slopecki and Angus McMillan Douglas, The National Blood Authority (England and North
Wales) - United Kingdom, Inge Buyse, Het Belgische Rode Kruis - Belgium, Svetla Bakalova, National Center of Hematology and
Transfusiology - Bulgaria, Carmen Tatu, Blood transfusion service at the University of Medicine and Pharmacy Victor Babes
Timisoara - Romania
31
Mitglieder der Arbeitsgruppe 3: Christian Seidl, DRK Blutspendedienst Baden-Wrttemberg-Hessen - Germany, Petr Turek,
University Hospital of Prague and General Teaching Hospital Prague - Czech Republic, Klara Baroti-Toth, Hungarian National Blood
Transfusion Service - Hungary, Alex Aquilina, National Blood Transfusion Service - Malta, Elzbieta Lachert, Institute of Hematology
and Blood Transfusion, Warshaw - Poland
32
Mitglieder der Arbeitsgruppe 4: Leslie Sobaga, Etablissement Francais du Sang (EFS) - France (WG-Leader), Tatjana Plahova and
Riima Nidas, North-Estonian Blood Centre - Estonia, Marie OConnell, The Blood Transfusion Service Board - Ireland, Anne Forrest,
Scottish National Blood Transfusion Service - Scotland
178
4.4.1. Beschriftung und Spenderidentifikation im Rahmen der Blutspende
179
180
181
182
183
184
185
186
187
4.4.2. Bestimmung der ABO Blutgruppe und Vertrglichkeitstestung im Notfall
188
189
190
191
192
193
194
195
196
4.4.3. Gewinnung und Herstellung von Apherese-Thrombozytenkonzentraten
197
198
199
200
201
202
203
204
205
206
4.4.4. Validierung der Temperaturberwachung fr Lagerung und Transport

von Blutprodukten
207
208
209
210
211
212
213
214
215
ANHANG
Anhang I Begriffsbestimmungen
Begriff
Definition
Referenz
Abweichung
Nichterfllung von Anforderungen
AABB
Additivlsung
eine speziell formulierte Lsung, durch die die

positiven Eigenschaften von Zellbestandteilen
bei der Lagerung erhalten bleiben.
2004/33/EG
Akkreditierung
Formale Anerkennung der Einhaltung

anerkannter Standards fr Verfahren,
Ttigkeiten und Dienstleistungen nach einem
Audit durch ein ermchtigtes Institut oder eine
ermchtigte Organisation. Siehe auch
Zertifikation und Zulassung.
Vienna
Forum
nderungs-
Eine strukturierte Methode zur berarbeitung

eines Verfahrens, eines Prozess oder einer
Prozedur, inklusive Hardware oder
Softwaredesign, Organisation und
bergangsplanung und inklusive der
berarbeitung aller entsprechenden
Dokumente.
AABB
Apherese
Verfahren, bei dem ein oder mehrere

Blutbestandteile durch maschinelle
Verarbeitung von Vollblut gewonnen werden,
wobei dem Spender die brigen
Blutbestandteile whrend oder am Ende des
Vorgangs wieder zugefhrt werden.
2004/33/EG
AphereseErythrozyten
die Erythrozyten aus einer AphereseErythrozytenspende.
2004/33/EG
AphereseGranulozyten
eine konzentrierte, durch Apherese gewonnene 2004/33/EG

Granulozytensuspension.
AphereseThrombozyten
eine konzentrierte Thrombozytensuspension,

die durch Apherese gewonnen wird.
AphereseThrombozyten,
leukozytendepletiert
eine konzentrierte, durch Apherese gewonnene 2004/33/EG

Thrombozytensuspension, aus der die
Leukozyten entfernt werden.
kontrolle
216
2004/33/EG
Begriff
Definition
Referenz
Apheresezentrum
Einrichtung, in der Plasma oder

Blutkomponenten gesammelt wird/werden.
Vienna
Forum
Arzneimittel,
hergestellt aus
humanen Blut
oder Plasma
Arzneimittel die industriell aus humanen Blut

oder Plasma durch ffentliche oder private
pharmazeutische Unternehmen hergestellt
werden. Beispiele hierfr sind Albumin,
Gerinnungsfaktoren und Immunglobuline
humanen Ursprungs.
2001/83/EG
Audit
Vienna
Eine systematische unabhngige Prfung, die
Forum
in bestimmten Abstnden und in der
ausreichenden Hufigkeit durchgefhrt wird, um
die Wirksamkeit und die Eignung des
Qualittssystems zu bewerten. Es ist ein
strukturierter Mechanismus fr die
Verbesserung der Praxis.
Ausschluss
die endgltige oder zeitlich begrenzte

Aufhebung der Zulassung einer Person zum
Spenden von Blut oder Blutbestandteilen.
2002/98/EG
Bereitstellung
die Zurverfgungstellung von Blut oder

Blutbestandteilen durch eine
Blutspendeeinrichtung oder ein
Krankenhausblutdepot zur Transfusion bei
einem Empfnger.
2005/61/EG
Blut
Vollblut, das einem Spender entnommen wurde 2002/98/EG

und entweder fr Transfusionszwecke oder zur
Weiterverarbeitung aufbereitet wird.
Blutbestandteil
einen therapeutischen Bestandteil von Blut

(Erythrozyten, Leukozyten, Thrombozyten,
Plasma), der durch unterschiedliche Methoden
gewonnen werden kann.
2002/98/EG
Blutprodukt
ein aus menschlichem Blut oder Plasma

gewonnenes therapeutisches Erzeugnis
2002/98/EG
Blutspende
Ttigkeit, bei der sich eine gesunde Person fr

das Sammeln von Vollblut zur Verfgung stellt.
Vienna
Forum
217
Begriff
Definition
Blutspendeeinrichtung
eine Struktur oder Stelle, die fr einen

2002/98/EG
beliebigen Aspekt der Sammlung und Testung
von menschlichem Blut oder Blutbestandteilen
unabhngig von deren Verwendungszweck und
ferner fr deren Verarbeitung, Lagerung und
Verteilung, sofern diese zur Transfusion
bestimmt sind, zustndig ist. Dies schliet
Krankenhausblutdepots nicht ein.
Blutspende
Terminbericht
Bericht, der relevante Einzelheiten des

Blutspendetermins direkt mit den
Spendennummern verbindet und z.B.
Spendedatum und Beutelchargen enthlt.
Bluttransfusionskette
Die zahlreichen durchgefhrten Ttigkeiten, von Vienna

Forum
dem Zeitpunkt, zu dem eine Person ihre
Bereitschaft erklrt, Blut oder Plasma zu
spenden, bis nach der Verabreichung des
Blutproduktes an den Patienten.
Buffy coat
ein durch Zentrifugation einer Vollbluteinheit

gewonnener Blutbestandteil, der einen
betrchtlichen Teil der Leukozyten und der
Thrombozyten enthlt.
Charge
Vienna
Bestimmte Menge Ausgangsmaterials,
Forum
Verpackungsmaterials oder Produkts, das in
einem Prozess oder einer Reihe von Prozessen
hergestellt wurde, sodass eine Homogenitt
erwartet werden kann. Fr Blut stellt jede
einzelne Komponente eine Charge dar.
Computergesteuertes
System
ein System zur Eingabe von Daten,

2005/62/EG
elektronischen Verarbeitung und Ausgabe von
Informationen zum Zweck der Berichterstattung
der automatischen Kontrolle oder der
Dokumentation.
Eigenblutspende
Blut und Blutbestandteile, die von einer Person

gewonnen wurden und ausschlielich zur
spteren Eigenbluttransfusion oder sonstigen
Verwendung beim Menschen bei der gleichen
Person bestimmt sind.
2004/33/EG
Eigenblut-
eine Transfusion, bei der Spender und

Empfnger ein und dieselbe Person sind und
vorher entnommenes Blut und Blutbestandteile
verwendet werden.
2002/98/EG
transfusion
Referenz
218
2004/33/EG
Begriff
Definition
Referenz
Einrichtungen
Krankenhuser, Kliniken, Hersteller und

biomedizinische Forschungseinrichtungen, an
die mglicherweise Blut oder Blutbestandteile
geliefert werden
2005/61/EG
EMEA
European Medicines Agency.
Empfnger
eine Person, die Blut oder Blutbestandteile

erhalten hat.
ernste
unerwnschte
Reaktion
2002/98/EG
eine unbeabsichtigte Reaktion beim Spender
oder Empfnger im Zusammenhang mit der
Gewinnung oder Transfusion von Blut oder
Blutbestandteilen, die tdlich oder
lebensbedrohend verluft, eine Behinderung
oder einen Fhigkeitsverlust zur Folge hat,
einen Krankenhausaufenthalt erforderlich macht
oder verlngert oder zu Erkrankungen fhrt
bzw. deren Dauer verlngert
ernster
Zwischenfall
2002/98/EG
jedes unerwnschte Ereignis im
Zusammenhang mit der Gewinnung, Testung,
Verarbeitung, Lagerung und Verteilung von Blut
und Blutbestandteilen, das tdlich oder
lebensbedrohend verlaufen knnte, eine
Behinderung oder einen Fhigkeitsverlust zur
Folge haben knnte, einen
Krankenhausaufenthalt erforderlich macht oder
verlngert oder zu Erkrankungen fhrt bzw.
deren Dauer verlngert
Erythrozyten
die Erythrozyten aus einer einzelnen

Vollblutspende, aus der ein groer Teil des
Plasmas der Spende entfernt wurde.
2004/33/EG
Erythrozyten in
Additivlsung

Vollblutspende, wenn ein groer Teil des
Plasmas der Spende entfernt ist. Eine Nhr/Konservierungslsung wird zugefgt.
2004/33/EG
Erythrozyten,
buffy-coat-frei
2004/33/EG
Vollblutspende, der ein groer Teil des Plasmas
der Spende entfernt wurde. Der Buffy-coat, der
einen groen Teil der Thrombozyten und
Leukozyten der gespendeten Einheit enthlt,
wird entfernt.
219
2005/61/EG
Begriff
Definition
Erythrozyten,
buffy-coat-frei, in
Additivlsung

2004/33/EG
Plasmas der Spende entfernt ist. Der Buffycoat, der einen groen Anteil der Thrombozyten
und Leukozyten der gespendeten Einheit
enthlt, wird entfernt. Eine Nhr/Konservierungslsung wird zugefgt.
Erythrozyten,

Plasmas der Spende und die Leukozyten
entfernt werden.
2004/33/EG
Erythrozyten,
leukozytendepletiert, in
Additivlsung

Plasmas der Spende entfernt ist und die
Leukozyten entfernt werden. Eine Nhr/Konservierungslsung wird zugefgt.
2004/33/EG
Etikett
Eine auf dem Produkt fixierte Beschreibung die

das Produkt identifiziert
AABB
Fehler
Abweichung von einem Standardverfahren.
Vienna
Forum
Fraktionierungs-
Eine Einrichtung bzw. Produktionssttte, in der

Blutplasma fraktioniert wird
anlage
Referenz
Freigabe von
Blutbestandteilen
ein Vorgang, der dazu fhrt, dass der

Sperrstatus von Blutbestandteilen durch den
Einsatz von Systemen oder Verfahren, die
sicherstellen, dass das Fertigprodukt seine
Freigabekriterien erfllt, aufgehoben wird.
2002/98/EG
Fremdspende
Blut und Blutbestandteile, die von einer Person

gewonnen wurden und zur Transfusion bei
einer anderen Person, zur Verwendung in
Medizinprodukten oder als Ausgangsstoff fr
die Herstellung von Arzneimitteln bestimmt
sind.
2004/33/EG
gefrorenes
Frischplasma
der Plasmaberstand einer Vollblutspende oder 2004/33/EG

durch Apherese gewonnenes Plasma, das
tiefgefroren und gelagert wird.
220
Begriff
Definition
Referenz
Genehmigter
Lieferant
Lieferanten von Komponenten und Materialien, Vienna

die in der Vergangenheit verlsslich waren und Forum
vom Einkufer oder einer behrdlich
akkreditierten Organisation regelmig auditiert
werden.
Geschlossenes
System
System, in dem das Blutbeutelset unter reinen

Bedingungen hergestellt, verschlossen und mit
einer genehmigten Methode sterilisiert wird.
Siehe auch Offenes System
gewaschen
die Entfernung von Plasma oder Lagermedium 2004/33/EG

von Zellprodukten durch Zentrifugierung,
Dekantieren der berstehenden Flssigkeit von
den Zellen und Zugabe einer isotonischen
Suspensionsflssigkeit, die wiederum
blicherweise nach weiterer Zentrifugation der
Suspension entfernt und ersetzt wird. Der
Vorgang des Zentrifugierens, Dekantierens,
Ersetzens kann mehrere Male wiederholt
werden.
Gute
Herstellungspraxis (GMP)
Alle Elemente in einer etablierten Praxis, die in

ihrer Summe zu Endprodukte oder
Dienstleistungen fhren, die gleichfrmig die
erwarteten Spezifikationen erfllen.
Vienna
Forum
gute Praxis
alle Elemente einer etablierten

Verfahrensweise, die zusammen im
Endergebnis zu Blut oder Blutbestandteilen
fhren, die durchgngig vorgegebene
Spezifikationen erfllen und bestimmte
Vorschriften einhalten.
2005/62/EG
Hmovigilanz
eine Reihe von systematischen

2002/98/EG
berwachungsverfahren im Zusammenhang
mit ernsten oder unerwarteten Zwischenfllen
oder ernsten unerwnschten oder unerwarteten
Reaktionen bei den Spendern oder Empfngern
sowie die epidemiologische Begleitung der
Spender
Haltbarkeitsdatum
Gibt den letzen Tag an, an dem ein Blutprodukt

noch fr die Transfusion verwendet werden darf
(bei Produkten)
Haltbarkeitsdatum (bei
Testreagenzien)
Gibt den letzen Tag an, an dem Testreagenzien

noch verwendet werden drfen
221
Vienna
Forum
Begriff
Definition
Referenz
Herstellung
Prozess, im Rahmen dessen die

Produkteigenschaften durch die eingesetzten
Mittel verndert wird um ein einem Produkt mit
definierten Eigenschaften zu ergeben
Identifizierung
Dokumentierte berprfung der

Spenderidentitt
Inspektion
die formale und objektive Kontrolle nach

festgelegten Normen zur Beurteilung und
Bewertung der Einhaltung dieser Richtlinie und
anderer einschlgiger Rechtsvorschriften und
zur Ermittlung von Problemen
2002/98/EG
Inspektion,
Fremd-
Ein Audit, das von Personen auerhalb der

Organisation durchgefhrt wird, um die
Einhaltung der behrdlichen Anforderungen
festzustellen.
Vienna
Forum
Inspektion,
Selbst-
Ein Audit, das von Personen innerhalb der

Organisation durchgefhrt wird, um die
Einhaltung der behrdlichen Anforderungen
festzustellen.
Vienna
Forum
Kalibrieren
Bestimmung der Genauigkeit der

Vienna
Messinstrumente, Materialmae wie Gewichte Forum
oder Spritzen und Messstandards.
Krankenhausblut
-depots
eine Krankenhausstelle, in der ausschlielich

fr krankenhausinterne Zwecke, einschlielich
krankenhausseitiger Transfusionsttigkeiten,
Blut und Blutbestandteile gelagert und verteilt
werden und Kompatibilittstests durchgefhrt
werden knnen
2002/98/EG
Kalibrierung
Rckfhrung eines Messgertes auf einen

bekannten Standard
AABB
Kompetenz
Fhigkeit einer Person eine Aufgabe

anweisungsgem durchzufhren
Konformitt
Erfllung von Anforderungen. Die

Anforderungen knnen von Kunden, internen
Standards, Gremien oder dem Gesetzgeber
vorgegeben werden.
Korrekturmanahme
AABB
Aktivitt zur Elimination der Unsache einer
bestehenden Abweichung oder einer anderen
unerwnschten Situation um eine Wiederholung
zu verhindern
222
AABB
Begriff
Definition
Referenz
Kryokonservierung
Verlngerung der Haltbarkeit von

Blutbestandteilen durch Tiefgefrieren.
2004/33/EG
Kryoprzipitat
ein aus gefrorenem Frischplasma durch eine

Gefrier-Auftau-Ausfllung von Proteinen und
anschlieender Konzentration und
Resuspension der ausgefllten Proteine in
einem kleinen Volumen des Plasmas
gewonnener Plasmabestandteil.
2004/33/EG
Kennzeichnung
(Beschriftung)
Die ein Produkt begleitende Information, hierbei AABB

knnen z.B. Identifikationsnummer,
Prozessbeschreibung, Lagerbedingungen,
Haltbarkeitsdatum, Vorsichtsmanahmen oder
Indikationen fr die Verabreichung enthalten
sein.
Material
Alle Bestandteile, die fr die Testung und

Herstellung von Blutprodukten verwendet
werden.
Meldende
Einrichtung
die Blutspendeeinrichtung, das

Krankenhausblutdepot oder Einrichtungen, wo
die Transfusion stattfindet und die ernste
unerwnschte Reaktionen und/oder ernste
unerwnschte Zwischenflle der zustndigen
Behrde melden
Mobile
Blutentnahme
eine zeitweilige oder bewegliche Einrichtung zur 2005/62/EG

Gewinnung von Blut und Blutbestandteilen, die
sich auerhalb, aber unter der Kontrolle der
Blutspendeeinrichtung befindet;
Offenes System
Vienna
Ein System, in dem eine Verletzung erfolgte,
aber wo jede Anstrengung unternommen wird, Forum
eine mikrobiologische Verunreinigung durch
das Arbeiten in einer reinen Umgebung
durchzufhren und sterilisiertes Material sowie
aseptische Handhabungsmethoden zu
verwenden. Siehe auch Geschlossenes System
OriginalDokument
Dokument von welchem Kopien zur Benutzung

fr die Herstellung und Testung von
Blutkomponenten hergestelllt werden. Das
Originaldokument wird geprft, autorisiert und
aufbewahrt.
223
2005/61/EG
Begriff
Definition
Referenz
Plasma
flssiger Bestandteil von Blut, in dem die Zellen 2004/33/EG

suspendiert sind. Es kann vom Zellanteil einer
Vollblutspende zu therapeutischen Zwecken als
gefrorenes Frischplasma oder zur weiteren
Verarbeitung zu Kryoprzipitat und
kryoprzipitatarmem Plasma fr
Transfusionszwecke abgetrennt werden. Es
kann zur Herstellung von aus menschlichem
Blut und menschlichem Plasma gewonnenen
Arzneimitteln oder zur Herstellung von PoolThrombozyten oder leukozytendepletierten
Pool-Thrombozyten verwendet werden. Es
kann auerdem zur erneuten Suspension von
Erythrozytenzubereitungen fr
Austauschtransfusionen oder Transfusionen um
den Geburtszeitpunkt verwendet werden.
Plasma,
kryoprzipitatarm, fr Transfusionszwecke
ein Plasmabestandteil, der aus einer Einheit

gefrorenen Frischplasmas hergestellt wird. Es
enthlt den restlichen Anteil, nach dem das
Kryoprzipitat entfernt wurde.
PoolThrombozyten
2004/33/EG
die durch die Verarbeitung von Vollblutspenden
und das Poolen der Thrombozyten aus den
Einheiten whrend oder nach der Abtrennung
gewonnen wird.
PoolThrombozyten,
2004/33/EG
die durch die Verarbeitung von Vollbluteinheiten
und das Poolen der Thrombozyten aus den
Einheiten whrend oder nach der Abtrennung
gewonnen wird und von der die Leukozyten
entfernt werden.
Prozedur
Eine Serie von Aufgaben, die im Regelfall von

einer Person gem Arbeitanweisung
AABB
Prozess
Eine Gruppe von miteinander verbundenen

Aufgaben die zum Erlangen eines Arbeitsziels
notwendig sind.
AABB
Prozesskontrolle
Bemhungen zur Standardisierung und

AABB
Lenkung von Prozessen um ein vorhersehbares
Ergebnis zu erzielen. .
Produktanweisungen
Anweisungen fr die Durchfhrung bestimmter

Ttigkeiten im Zusammenhang mit der
Herstellung eines Produktes.
224
2004/33/EG
Vienna
Forum
Begriff
Definition
Referenz
Produktfreigabe
Verfahren, das die Freigabe eines Produktes

vom Quarantnestatus erlaubt durch die
Anwendung von Systemen und Verfahren, die
sicherstellen, dass das Endprodukt seinen
Freigabespezifikationen entspricht.
Vienna
Forum
Produktinspektion
Bewertung, ob eine Blutkomponente den

Vienna
Kriterien fr jede Produktspezifikation entspricht Forum
und vorschriftsmig gelagert und
gekennzeichnet wurde.
Prozesssteuerung
Aspekt der Qualittssicherung, der auf die

Minimierung von Abweichungen im
Herstellungsverfahren abzielt.
Qualifikation
als Bestandteil der Validierung die berprfung, 2005/62/EG

dass alle Personen, Rumlichkeiten,
Ausrstungen oder Materialien ihre Funktion
ordnungsgem erfllen und die erwarteten
Ergebnisse erbringen.
Qualitt
Gesamtheit von Merkmalen (und

Merkmalswerten) einer Einheit bezglich ihrer
Eignung, festgelegte und vorausgesetzte
Erfordernisse zu erfllen.
Vienna
Forum
Qualittskontrolle
die Komponente eines Qualittssystems mit

dem Schwerpunkt auf die Erfllung der
Qualittsanforderungen
2005/62/EG
Qualittsmanagement
die koordinierten Ttigkeiten zur Leitung und

Kontrolle einer Organisation in Bezug auf
Qualitt auf allen Ebenen innerhalb der
Blutspendeeinrichtung.
2005/62/EG
Qualittssicherung
alle Ttigkeiten von der Gewinnung bis zur

Verteilung des Bluts, durch die sichergestellt
werden soll, dass Blut und Blutbestandteile die
fr ihren vorgesehenen Zweck bentigte
Qualitt besitzen.
2005/62/EG
Qualittssystem
die Organisationsstruktur, Verantwortlichkeiten, 2005/62/EG

Verfahren, Prozesse und Ressourcen zur
Durchfhrung des Qualittsmanagements.
225
Vienna
Forum
Begriff
Definition
Referenz
Qualittsberwachung
derjenige Teil eines

Qualittssicherungsprogramms, der die
Aufrechterhaltung und Verbesserung der
Qualitt sowie die Festlegung und Anwendung
von Indikatoren betrifft, mit deren Hilfe
Abweichungen von Standards oder
Spezifikationen festgestellt werden knnen.
Vienna
Forum
Qualifizierte
Person
Die Person, auf die sich in Artikel 48 der

Direktive 2001/83/EC oder Artikel 13(2) der
Direktive 2001/20/EC bezogen wird.
Direktive
2001/83/EC
Direktive 2001/83/EC Artikel 48

(1) Die Mitgliedstaaten treffen alle
zweckdienlichen Manahmen, damit der
Inhaber der Herstellungserlaubnis stndig und
ununterbrochen ber mindestens eine
sachkundige Person verfgt, welche die
Voraussetzungen nach Artikel 49 erfuellt und
insbesondere fr die in Artikel 51 genannten
Ttigkeiten verantwortlich ist.
Direktive 2001/83/EC, Artikel 49
(1) Die Mitgliedstaaten stellen sicher, dass die
in Artikel 48 genannte sachkundige Person die
in den Abstzen 2 und 3 genannten
Mindestqualifikationen besitzt.
(2) Die sachkundige Person muss im Besitz
eines Diploms, Zeugnisses oder eines
sonstigen Nachweises sein ber einen
akademischen oder einen von dem
betreffenden Mitgliedstaat als gleichwertig
anerkannten Ausbildungsgang von mindestens
vier Jahren Dauer, der theoretischen und
praktischen Unterricht in einem der
nachstehenden wissenschaftlichen Fachgebiete
umfasst: Pharmazie, Medizin, Veterinrmedizin,
Chemie, pharmazeutische Chemie und
Technologie, Biologie.
Direktive 2001/83/EC, Artikel 51
1) Die Mitgliedstaaten treffen alle
zweckdienlichen Manahmen, damit die in
Artikel 48 genannte sachkundige Person
unbeschadet ihrer Beziehung zu dem Inhaber
der Herstellungserlaubnis im Rahmen der
Verfahren des Artikels 52 dafr Sorge trgt,
226
Begriff
Definition
Referenz
dass die unter a) und B) im ersten Abschritt des

Artikel 52 genannten Voraussetzungen erfllt
werden
Quarantne
die physische Isolierung von Blutbestandteilen 2005/62/EG

oder eintreffenden Materialien/Reagenzien
whrend eines vernderlichen Zeitraums bis zur
Annahme, Bereitstellung oder Zurckweisung
der Blutbestandteile oder der eintreffenden
Materialien/Reagenzien.
Reinraum
Raum, in welchem die Konzentration der

Luftpartikel entsprechend der Spezifikation
streng kontrolliert ist und wo andere Faktoren
innerhalb der erforderlichen Grenzen berprft
werden knnen, um den vorgeschriebenen
Bedrfnissen gerecht zu werden.
Vienna
Forum
Reinraumbereich
Ein Raum mit einer definierten

Umgebungskontrolle der Partikel und
mikrobiologischen Verunreinigung, der so
benutzt wird, dass darin das Einbringen,
Vermehren und Verbleiben der
Verunreinigungen vermindert wird.
Vienna
Forum
Rolle
- Die Handlungen, fr die eine Person

besonders geeignet ist oder fr die sie
eingestellt wurde
- Zugewiesener Pflicht- oder Aufgabenbereich
Rckverfolgbarkeit
2005/61/EG
die Fhigkeit, jede einzelne Einheit von Blut
oder daraus gewonnenen Blutbestandteilen
vom Spender bis zur endgltigen Bestimmung
und umgekehrt zu verfolgen, gleichgltig, ob es
sich dabei um einen Empfnger, einen
Hersteller von Arzneimitteln oder um die
Beseitigung handelt.
Rckverfolgung
die Untersuchung der Meldung einer

vermuteten transfusionsbedingten
unerwnschten Reaktion bei einem Empfnger
zur Identifizierung eines mglicherweise
betroffenen Spenders.
2005/62/EG
schriftliche
Verfahren
geprfte Unterlagen, die beschreiben, wie

spezifische Arbeitsablufe durchzufhren sind.
2005/62/EG
Sensitivitt
Die analytische Nachweisgrenze einer Reaktion

bei Testreagenzien oder Testsystemen
227
Begriff
Definition
Referenz
Spender
Eine gesunde Person, die freiwillig Blut oder

Plasma fr therapeutische Zwecke spendet.
98/463/EG
Spezifikation
eine Beschreibung der Kriterien, die erfllt

werden mssen, um den erforderlichen
Qualittsstandard zu erzielen
2005/62/EG
Spezifikation
Vienna
Ein Dokument oder Dokumente, die
Ausgangswaren, Verpackungsmaterial,
Forum
Zwischenprodukte oder Endprodukt hinsichtlich
deren chemischen, physikalischen und
(mglicherweise) seiner biologischen
Eigenschaften zusammen mit den
Testmethoden beschreibt. Eine Spezifikation
beinhaltet normalerweise beschreibende und
numerische Abstze. Im letzteren werden
Standards und erlaubte Toleranzen definiert.
Standard
die Anforderungen, die als Vergleichsgrundlage 2005/62/EG

dienen
Standard
Arbeitsanweisung (SOP)
Ein Dokument, das genau die Art beschreibt, in

der eine bestimmte Aufgabe durchgefhrt
werden soll.
2005/62/EC
Vienna
Forum
SOPs sind Bestandteil eines gelenkten

Dokumentensystems und geben
Spezifikationen, Prozeduren und Anweisungen
fr jeden Bereich der Arbeit in einer
Blutspendeeinrichtung.
Statistische
Prozessberwachung
ein Qualittskontrollverfahren fr ein Produkt

oder einen Prozess, das auf einem System zur
Analyse einer ausreichenden Probenanzahl
beruht, wobei nicht jedes einzelne Produkt im
Prozess gemessen werden muss.
Status
Die Klassifikation aller Gter, Materialien,

Behlter, Gerte oder Rumlichkeiten in Bezug
auf ihre Genehmigung fr den Einsatz oder die
weitere Verbreitung (z.B. Quarantne,
freigegeben, eingeschrnkt nutzbar,
zurckgestellt, abgelehnt)
steril
Frei von lebenden Mikroorganismen
Steril-Schlauchschweissgert
(SCD)
Ein Gert, das zwei Schluche verbindet, ohne

die Sterilitt im Inneren zu verletzen.
228
2004/33/EG
Vienna
Forum
Begriff
Definition
Referenz
Sterilisation
(1) Ein Verfahren, um sterile Waren

Vienna
herzustellen. (2) Verringerung der
Forum
Wahrscheinlichkeit der Gegenwart von
lebenden Mikroorganismen auf ein vertretbares
Ma. Sterilisation wird herbeigefhrt durch
feuchte oder trockene Hitze, Behandlung mit
einem gasfrmigen Sterilanz wie thylen Oxid,
Bestrahlung mit ionisierender Strahlung oder,
fr Lsungen, durch eine Filtrationsmethode.
Sterilitt
Annex 1 des EC Guide to Good Manufacturing

Practise (GMP) enthlt Leitlinien fr die
Anwendung von GMP-Richtlinien auf sterile
Medizinprodukte. Diese Leitlinien enthalten
Empfehlungen zu den Standards fr
Reinrume.
Die Leitlinien wurden unter Bercksichtigung
des internationalen Standards EN//ISO 14644-1
berarbeitet und unter Bercksichtigung der
Anforderungen fr die Produktion steriler
Medizinprodukte harmonisiert.
Annex 1
EC Guide to
GMP
Vienna
Forum
Das gnzliche Fehlen vermehrungsfhiger

Mikroorganismen.
Thrombozyten
Komponente, die innerhalb von 8 Stunden nach Vienna

Forum
der Blutabnahme von Vollblut gewonnen wird
und Blutplttchen als hauptschliches zellulres
Produkt enthlt.
Thrombozyten,
Einzelspende

die durch die Verarbeitung einer einzelnen
Vollblutspende gewonnen wird.
2004/33/EG
Thrombozyten,
Einzelspende,

die durch die Verarbeitung einer einzelnen
Vollblutspende gewonnen wird, von der die
Leukozyten entfernt werden.
2004/33/EG
Unit
Vienna
Volumen des Blutes oder einer seiner
Forum
Komponenten in einer geeigneten Menge
Antikoagulanz, das von einer einzigen
Blutabnahme von einem Einzelspender stammt.
Validierung
der dokumentierte und objektive Nachweis,

dass die besonderen Anforderungen fr einen
spezifischen geplanten Verwendungszweck
durchweg erfllt werden knnen.
229
2004/33/EG
Begriff
Definition
Referenz
Validierung
den dokumentierten und objektiven Nachweis,

dass die festgelegten Anforderungen an einen
spezifischen Verfahrensablauf oder Prozess
durchgehend erfllt werden knnen
2005/62/EG
Verarbeitung
jeden Schritt bei der Herstellung eines

Blutbestandteils, der zwischen der Gewinnung
von Blut und der Bereitstellung eines
Blutbestandteils durchgefhrt wird.
2005/62/EG
Verfahrensweise
Generelle Prinzipien die aktuelle und zuknftige AABB

Entscheidungen lenken.
Verteilung /
Vertrieb
die Lieferung von Blut und Blutbestandteilen an 2002/98/EG

andere Blutspendeeinrichtungen,
Krankenhausblutdepots und Hersteller von
Erzeugnissen aus Blut oder Blutplasma.
Verteilung umfasst nicht die Abgabe von Blut
oder Blutbestandteilen zu
Transfusionszwecken.
Vollblut
eine Einzelblutspende.
Zertifikat
Unterschriebenes Dokument einer autorisierten

Institution oder Organisation, dass die
Akkreditierung bescheinigt
Zertifizierung
Vienna
Formale Anerkennung der Einhaltung von
Forum
anerkannten Standards fr Verfahren,
Ttigkeiten oder Dienstleistungen nach einem
Audit durch eine Organisation, die durch eine
behrdlich akkreditierte Einrichtung akkreditiert
wurde.
Zulassung
Die Genehmigung zur Herstellung von

Blutkomponenten durch eine zustndige
nationale Behrde.
Zuordnung
die Wahrscheinlichkeit, dass eine ernste

unerwnschte Reaktion bei einem Empfnger
dem transfundierten Blut oder Blutbestandteil
oder dass eine ernste unerwnschte Reaktion
bei einem Spender dem Blutspendevorgang
zugeordnet werden kann.
230
2004/33/EG
2005/61/EG
Anhang II Teilnehmende Institutionen und Personen
Land
Teilnehmer
Nominierte Person
BE
Het Belgische Rode Kruis
BELGIQUE /
BELGI
Dienst voor het Bloed, Rode

Krius-Vlaanderen
Vieurgatsesteenweg 98
1050 BRUSSEL
Prof. Dr. Philippe

Vandekerckhove
Dr. Inge Buyse
Prof. Andrey
Andreev, MD, PhD,
Director
Svetla Bakalova,
MD, PhD
Quality Assurance
Department
MuDr. Pavel Horak,

CSc., MBA
Petr Turek, MD,

PhD
Dr. Stala Kioupi

Dr. Androulla
Agrotou, Acting
Director
Ms. Zoe Sideras
Mailing address: Motstraat

40, 2800 MERCHELEN
BG
BULGARIA
National Center of
Hematology and
Transfusiology
Plovdivsko Pole Str. 6
1756 SOFIA
CZ
ESK
REPUBLIKA
VSEOBECN FAKULTN
NEMOCNICE V PRAZE
(University Hospital of
Prague)
Vseobecn fakultn
nemocnice (General
Teaching Hospital)
U Nemocnide 2
128 08 PRAHA 2
CY
KYPROS

(Ministry of Health of the
Republic of Cyprus - Medical
and Public Health Services)
Medical Services and Public
Health Services
10 Marcou Drakou,
Pallouriotissa
1449 LEFKOSIA (Nicosia)
231
Land
Teilnehmer
DE
Red Cross Blood Donation

Service Baden-WrttembergHessen
DEUTSCHLAND
Nominierte Person
Institut fr
Transfusionsmedizin und
Immunhmatologie
Sandhofstrasse 1
60528 FRANKFURT AM
MAIN
Prof. Dr. med.

Erhard Seifried
Prof Dr. med.

Christian Seidl

CEO
Dept.Director
Project Coordinator
Project Leader and

Member of the
Project Advisory
Board
PD Dr. med.
Reinhard Henschler
Dr. Esther
Schellenberg
Dr. Veronika Brixner
Saman Hosseini
EE
EESTI
FR
FRANCE
HU
MAGYARORSZG
IE
IRELAND
Phja-Eesti Regionaalhaigla
Verekeskus
Blood Centre
North Estonia Regional
Hospital
J. Stiste tee 19
13419 TALLINN
Dr. Tatjana
Plahhova, MD
Etablissement Franais du
Sang (EFS)
Prof. Dr. Jacques

Hardy
20 avenue du stade de
France
93218 La Plaine Saint-Denis
Cedex
Director

Hungarian National Blood
Transfusion Service
Karonlina str. 19 21
1113 BUDAPEST
Eszter Miskovits,
MD
Dr. Klra BartiTth, Ph.D.
The Blood Transfusion

Service Board (IMB)
Dr. William Murphy

National Medical
Director
Dr. Marie o`Connell

Director of Quality
Irish Blood Transfusion

Service
National Blood Centre
Jamess Street
IE - DUBLIN 8
232
Mrs. Riima Niidas
Dr. Alain Beauplet

Dr. Leslie Sobaga
Quality Department
Claudine
Hossenlopp,
Charge de mission
Land
Teilnehmer
IS
Landspitalinn
Hsklasjukrahs
(Icelandic University Hospital)
Iceland
Nominierte Person
Torfi Magnusson,
CEO
Dr. Sveinn
Gudmundsson,MD
Prof. Dr. Enrico

Garaci
Dr. Hamisa Jane

Hassan
Landspitalinn
Hsklasjukrahs
Icelandic University Hospital
Blood Bank
At Barnsstigur
IS-101 REYKJAVIK
IT
Istituto Superiore di Sanita
ITALIA
Blood Transfusion
Methodology Section
Director
The Blood Bank
Blbankinn ,
President
Department of Hematology,
Oncology and Molecular
Medicine
Viale Regina Elena 299
00161 ROME
LU
Luxembourg
MT
MALTA
25 J. P. Sauvage
L-2514 Kirchberg
Luxemburg
Frances Delaney
Centru Nazzjonali ta'tTrafuzjoni tad-Demm

National Blood Transfusion
Service
Dr. Alex Aquilina
Project Advisor and

independent
Observer
Director
St. Luke`s Square

MSD 07 GMANGIA
NL
NEDERLAND
Stiching Sanquin
Bloedvoorziening
Sanquin Blood Supply
Foundation
Plesmanlaan 125
1066 CX AMSTERDAM
Dr. Jeroen De Wit

CEO
Member of the
Project Advisory
Board
Vice-President
European Blood
Alliance (EBA)
233
Dr. Petra van

Krimpen
Quality
Management
Land
PL
POLSKA
Teilnehmer
Nominierte Person
Instytut Hematologii I
Transfuzjologii
Institute of Haematology and
Transfusion Medicine
Department of Blood
Transfusion
I. Ganghi St.14Chocimska 5
02-776 WARSZAWA
Doc. Dr. Med.

Magdalena
Letowska
Deputy director
Dr. Elzbieta Lachert

Head of Quality
Assurance
Member of the
Project Advisory
Board
Prof. Dr. Krzysztof
Warzocha, Director
RO
ROMANIA
Universitatea de Medicina si
Farmacie "Victor Babes"
Timisoara.
University of Medicine and
Pharmacy "Victor Babes"
Timisoara.
Prof. Dr. Virgil

Paunescu
Director
Dr. Carmen Tatu,

Ph.D.
Blood Center
Timisoara
Physiology and Immunology

Uta loan Colonel Martir No.2
300041 TIMISOARA
UK
ENGLAND
UK
SCOTLAND
The National Blood Authority

(NBS)
Martin Gorham,
OBE, CEO
(England and North Wales)

Oak House, Reeds Crescent
WD24 4QN
WATFORD, HERTS
Member of the
Project Advisory
Board
Brigton
Douglastown, Forfar
Scotland, DD8 1TP
President European
Blood Alliance
(EBA)
Angus Macmillan
Douglas, OBE
Member of the
Project Advisory
Board
234
Dr. Alan Slopecki

Head of Quality
Assurance-NBS
Crescent Drive
Brentwood
Essex, CM15 8DP
Steve Morgan
NHSBT
International
2440 The Quadrant
Aztec West
Bristol BS32 4AQ
Anhang III - Referenzen

EU Gesetzgebung
11. Directive 2001/83/EC of the European Parliament and of the Council of 6 November
2001 on the Community code relating to medicinal products for human use. Official
Journal of the European Union L311, 28/11/2001, p.67.
12. Directive 2002/98/EC of the European Parliament and of the Council of 27 January
2003 setting standards of quality and safety for the collection, testing, processing,
storage and distribution of human blood and blood components and amending
Directive 2001/83/EC. Official Journal of the European Union, L33, 8/02/2003, p.30.
13. Commission Directive 2004/33/EC of 22 March 2004 implementing Directive
2002/98/EC of the European Parliament and of the Council as regards certain
technical requirements for blood and blood components. Official Journal of the
European Union, L91, 30/03/2004, p.25.
14. Commission Directive 2005/61/EC of 30 September 2005 implementing Directive
2002/98/EC of the European Parliament and of the Council as regards traceability
requirements and notification of serious adverse reactions and events. Official
Journal of the European Union, L256, 1/10/2005, p.32.
15. Commission Directive 2005/62/EC of 30 September 2005 implementing Directive
2002/98/EC of the European Parliament and of the Council as regards Community
standards and specifications relating to a quality system for blood establishments.
Official Journal of the European Union, L256, 1/10/2005, p.41.
16. Council Recommendation of 29 June 1998 on the Suitability of blood and plasma
donors and the screening of donated blood in the European Community. Official
Journal of the European Communities, L203, 21.07.1998, p.14.
EU Dokumente
17. Commission of the European Communities. Good manufacturing practice for
medicinal products in the European Community. The rules governing medicinal
products in the European Community, Volume IV. January 1992.
18. PIC/S: Guide to good manufacturing practice for medicinal products, PE 009-2, 1st of
July 2004
19. PIC/S: GMP guide for blood establishments. PE 005-2, 1st of July 2004
Council of Europe Dokumente
235
20. Recommendation No. R(95) 15 of the Committee of Ministers to Member States on

the Preparation, Use and Quality Assurance of Blood Components.
International Society of Blood Transfusion (ISBT) Dokumente
11. Guidelines for Validation and Maintaining the Validation State of Automated Systems
in Blood Banking. International Journal of Transfusion Medicine, Vox Sanguinis. Vol.
85, supplement 1, August 2003.
12. Guidelines for Information Security in Transfusion Medicine Version 1.0
(publication July 2006)
International Standard Organisation (ISO) und European Committee for
Standardisation (CEN) Dokumente
13. ISO EN 9000
14. ISO EN 9001
15. ISO EN 9004:2000
16. ISO EN 13485
17. ISO EN 15189:2003
ISO EN Dokumente knnen ber die Nationalen Mitglieder des CEN erhalten werden.
Eine bersicht der Mitglieder findet sich auf der Homepage von CEN
(www.cen.ec/cenorm)
Weitere Dokumente
18. Recommendations on Validation Master Plan Installation and Operational
Qualification Non-sterile Process Validation, Cleaning Validation. Pharmaceutical
Inspection Convention Scheme (PIC/S) PI 006-2. July 2004.
19. List of Relevant Terminology. Reference document for meeting on Quality
Management for Blood Collection, Processing and Distribution in the European
Community: a Way Forward (Vienna Forum). 13-15 July 1998, Baden/Vienna.
20. EU Guidelines on Goood Manufacturing Practice (GMP), Volume 4, EudraLex,
European Commission, http://ec.europe./enterprise/pharmaceuticals/eudralex.
21.
Vienna Forum, consensus paper from a European working party on blood safety.
Document can be downloaded from the EUBIS-homepage, www.eubis-europe.eu.
236
Anhang IV - Projekt-bezogene Publikationen

1.
EUBIS: Updated-Information of the SOP-Manual. (Ed. E. Seifried and C. Seidl),

2007. PDF-Download from the Homepage of the EUBIS Consortium using.
www.EUBIS-europe.eu
2.
EU-Q-Blood SOP Survey Report. Overview of the blood establishment structure,

capacity and background in SOP systems including highest risk areas. Version 1.6
(Ed. E. Seifried and C. Seidl). March 2006, PDF-Download from the Homepage of
the EUBIS Consortium using. www.EUBIS-europe.eu
3.
EU-Q-Blood-SOP: Development of pan European quality management in

transfusion medicine. C Seidl, E. Schellenberg, R. Henschler, A. McMillan Douglas,
CS SMit Sibinga, M. Gorham, M. Letowska, J. DeWit, E. Seifried. Abstract
Presentation International Society of Blood Transfusion (ISBT); Vox Sanguinis, Vol
93 (Suppl 3) 2PS-01-03, p6, 2006
4.
European Quality Management in Transfusion Medicine. C Seidl, E. Schellenberg,

R. Henschler, A. McMillan Douglas, CS Smit Sibinga, M. Gorham, M. Letowska, J.
DeWit, E. Seifried. Abstract Presentation Joint Congress German Society of
Transfusion Medicine and Immunohematology (DGTI) with the International Society
for Cellular Therapy (ISCT), Transfusion Medicine and Hemotherapy, Vol 33 (Suppl
1), OS6.1, p14, 2006
5.
EU-Q-Blood-SOP: A European initiative developing quality management criteria.

Abstract Presentation 14th Annual Congress of the German Society for
Immunogenetics (DGI), Meeting Proceedings, P13, p38, 2006
6.
EU-Q-BLOOD-SOP: Developmemt of European quality management in transfusion

medicine. C Seidl, E Schellenberg, L Sobaga, M OConnell, P van Krimpen, A
McMillan Douglas, M Gorham, M Letowska, J de Wit, E Seifried on behalf of the
Projects participant. Transfusion Today, Volume 69, p8-10, 2006
7.
European best practice in blood transfusion: improvement of quality-related

processes in blood establishments. C Seidl, M OConnell, F Delayney, P van
Krimpen, A McMillan Douglas, M Gorham, M Letowska, L Sobaga, J de Wit, E
Seifried on behalf of the Projects participant. ISBT Science Series, Vox Sanguinis,
Volume 2 (1), p143-9, 2007
237
Announcement / Ankndigung
Additional language Translations of this Manual are in preparation and should be
available at the end of 2007 / beginning 0f 2008 via the website (Eubis-europe.eu)
Weitere Sprachbersetzungen dieses Handbuches werden Ende 2007/Anfang 2008
ber die Homepage (Eubis-europe.eu) zur Verfgung stehen
English French
(Translation: Dr. Leslie Sobaga and Claudine Hossenloop)
Etablissement Franais du Sang (EFS), La Plaine Saint-Denis Cedex
English Czech
(Translation: Dr. Petr Turek)
Thomayer Teaching Hospital
State Institute for Drug Control, Prague
English Bulgarian
(Translation: Dr. Svetla Bakalova)

National Center of Hematology and Transfusiology, Sofia
English Hungarian
(Translation: Dr. Klra Barti-Tth, Ph.D.)
Hungarian National Blood Transfusion Service, Budapest
Co-funded by the European Commission

Health & Consumer Protection, Directorate General
238
Supported by the
239

EU Q Blood SOP Manual Ed 1 0

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

EU Q Blood SOP Manual Ed 1 0

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

Standard Operating Procedure (SOP)

Co-funded by the European Commission

Published by the Project Participants: DRK-BSDBH, Germany;

Editors: E. Seifried and C. Seidl,

European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007

Supported by the European Blood Alliance (EBA)

European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007

Red Cross Blood Donor Service Baden-Wrttemberg Hessia, University Hospital

Deutsches Rotes Kreuz Blutspendedienst, Baden-Wrttemberg, Hessen (Red Cross

Landspitalinn Hsklasjukrahs (Icelandic National University Hospital)

Phja-Eesti Verekeskus (North-Estonian Blood Centre)

Etablissement Franais du Sang (French Blood Establishment)

Universitatea de Medicina si Farmacie "Victor Babes" Timisoara (University of

Het Belgische Rode Kruis (Belgian Red Cross)

Orszgos Vrellt Szolglat (Hungarian National Blood Transfusion Service)

Centru Nazzjonali ta't-Trafuzjoni tad-Demm (National Blood Transfusion Service)

Instytut Hematologii I Transfuzjologii (Institute of Hematology and Blood Transfusion)

Istituto Superiore di Sanit

The National Blood Authority (England and North Wales)

The Blood Transfusion Service Board

Stiching Sanquin Bloedvoorziening (Sanquin Blood Supply Foundation)

Scottish National Blood Transfusion Service

VSEOBECN FAKULTN NEMOCNICE V PRAZE and Vseobecn fakultn nemocnice

European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007

European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007

European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007

Prof. Dr. med. Erhard Seifried

Prof. Dr. med. Christian Seidl

European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007

European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007

Die Projektkoordinatoren mchten sich bei allen mitwirkenden Institutionen, den

Prof. Dr. med. Erhard Seifried

Prof. Dr. med. Christian Seidl

im Namen der Projektteilnehmer

European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007

Table of Contents / Inhaltsverzeichnis

CHAPTER 2. QUALITY PRINCIPLES OF DIRECTIVE 2002/98/EC AND 2005/62/EC ........8

CHAPTER 3. DEVELOPMENT AND IMPLEMENTATION OF AN SOP.............................13

CHAPTER 4. MASTER SOP AND EXAMPLES .................................................................35

European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007

MANUAL VERSION 1.0 GERMAN / DEUTSCH .............................................................114

KAPITEL 2. QUALITTSGRUNDSTZE - DIREKTIVEN 2002/98/EG / 2005/62/EG ......125

KAPITEL 3. ENTWICKLUNG UND IMPLEMENTIERUNG EINER SOP...........................130

KAPITEL 4. MUSTER-SOP UND BEISPIEL SOPS.......................................................153

European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007

Manual Version 1.0 English / Englisch

European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007

European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007

Grant Agreement 2004217.

European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007

Recognizing this obligation on blood establishments to implement quality systems, the

European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007

European Union, acceding or EFTA states using the participating blood

European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007

Table 1.1. Working group Structure

Working group 1 (WG 1): Donor recruitment and production

Identification of donors and labelling

Working group 2 (WG 2): Testing (Immunohaematology, Molecular Diagnostics)

Blood Group determination and compatibility testing in

Working group 3 (WG 3): Special blood component production

Processing of platelet apheresis concentrates

- Apheresis Concentrates (Platelets)

Working group 4 (WG 4): Logistics, storage, distribution and management

Validation of temperature control areas for storage and