Capítulo 1 – Criando Arquivos no Formato PDF

1

1

CAPÍTULO

Criando Arquivos no Formato PDF

2

Adobe Acrobat 6.0 – Standard & Professional

Podemos criar arquivos PDF a partir de qualquer aplicativo que tenha capacidade de impressão. Existem três formas principais de fazê-lo:
❏ Abrindo arquivos diretamente no Acrobat.

Você pode abrir arquivos criados em outros aplicativos diretamente no Acrobat, gerando automaticamente os arquivos no formato PDF.
❏ Através da “impressora virtual” Acrobat Distiller.

Esta “impressora” é instalada quando se faz a instalação do Acrobat. Ela permite que se gereM PDFs a partir de qualquer software, pois ela funciona como uma impressora virtual, que, ao invés de imprimir seu documento em papel, vai imprimi-lo em sua versão digital, no formato PDF. É totalmente configurável, permitindo gerar documentos para toda e qualquer necessidade do usuário.
❏ Através da Macro “PDFMaker” existente no Microsoft Office.

O PDFMaker é uma Macro em Visual Basic que é instalada em aplicativos do Office quando se faz a instalação do Adobe Acrobat após o Microsoft Office já estar instalado na máquina. Ela faz uso do Distiller como gerador do PDF, mas interage com ele para transformar algumas características do documento do Office (como por exemplo hyperlinks e índices do Word e animações de transição de slides no PowerPoint) em características do documento PDF.
ATENÇÃO É apenas utilizando o PDFMaker que conseguimos transformar as características de interatividade do Office em características de interatividade do PDF.

Capítulo 1 – Criando Arquivos no Formato PDF

3

Criando Documentos PDF Diretamente no Acrobat
Para criar documentos PDF diretamente no Acrobat, basta clicar em File> Create PDF> From file, e selecionar os arquivos que você deseja abrir como PDF. Depois que eles estiverem abertos no Acrobat, salve-os. Os formatos de arquivo abertos diretamente pelo Acrobat são: arquivos de imagem (GIF, JPG, TIF, BMP, PNG), arquivos do Office (DOC, PPT, XLS, RTF, PPS), Microsoft Project (MPP), Microsoft Visio (VSD), Postscript (OS, EPS), arquivos de texto (TXT), arquivos html (HTML) e arquivos Autocad (DWG, MDT). Vamos experimentar agora a geração de PDFs de duas formas diferentes no exercício propostO abaixo.

Acrobat Distiller: Criando Documentos PDF a Partir de Qualquer Aplicativo
Neste exercício, veremos como criar um arquivo PDF a partir de qualquer aplicativo.

Exercício
Para criar um documento PDF, precisamos abrir um documento em um aplicativo qualquer (Se você quiser, pode fazer o exercício no Word mesmo, pois tudo o que deve ser feito em outro aplicativo também pode ser feito no Word, e ainda conseguimos comparar as vantagens de uso do PDFMaker nos aplicativos do Office). No menu superior do aplicativo, clique em File> Print e acesse a caixa de diálogo de impressão, como se fosse imprimir o arquivo em papel.

4

Adobe Acrobat 6.0 – Standard & Professional

A diferença é que, no local onde fica(m) definida(s) a(s) impressora(s) na nossa máquina, vamos escolher como impressora o Acrobat Distiller (que a partir da versão 6.0 do Acrobat passou a mostrar o nome de Adobe PDF, como você pode ver na figura abaixo).

Figura 1.1 Caixa de diálogo de impressão.

Clicando no botão Propriedades (ou Properties), a nova janela aberta (ilustrada na Figura 1.2) nos apresenta as guias para configuração do documento a ser convertido. No exemplo abaixo vemos a configuração Standard predefinida, mas clicando na seta lateral da opção Default Settings podemos escolher outras configurações.

Figura 1.2 Guias para configuração do documento a ser convertido.

Capítulo 1 – Criando Arquivos no Formato PDF

5

As preexistentes (estão presentes desde a instalação do Acrobat) são estas (conforme mostra a Figura 1.3): High Quality, PDFX1A, PDFX3, Press Quality, Smallest File Size e Standard (No Acrobat 5 as opções são Ebook, Press, Print e Screen). Cada uma delas, que nós chamamos de job options, corresponde a uma finalidade para a qual vai ser gerado o documento. São elas:

Figura 1.3 Job Options – Opções para configuração do PDF. ❏ Smallest File Size (equivalente à Screen): Gera o arquivo o mais

compacto possível, otimizado para distribuição via rede e Internet, e para ser visualizado em tela de computador. Não tem preocupações em imprimir bem, mas isso não significa que não possa ser impresso.
❏ Standard (equivalente à EBook): Também é um arquivo para ser

visualizado na tela, mas há algumas preocupações com a forma como ele vai ser impresso. É mais pesado que o arquivo gerado com o Screen.
❏ Press Quality (equivalente à Press): Arquivo para impressão em

impressoras laser ou até mesmo fotolito. É bem mais pesado que os anteriores, porque precisa manter uma boa qualidade para a impressão.
❏ High Quality (equivalente à Print): Arquivo para offset. Inclui

características de gerenciamento de cores, posicionamento de imagens, etc.

6

Adobe Acrobat 6.0 – Standard & Professional

❏ PDFX1a e PDFX3: Formato de arquivo usado para configurações

específicas de uso de gráficas. Para este exercício, escolha a setagem Smallest File Size. Clique em OK para salvar sua escolha. Clique em OK agora na caixa de impressão (onde você escolheu a impressora Adobe PDF) para iniciar a impressão do documento. Escolha um diretório e salve o seu documento PDF. Abra o seu documento no Acrobat para visualizá-lo.

OBSERVAÇÃO Repare que, se você usar apenas o Distiller para gerar documentos do Word, você não conseguirá converter as características de interatividade do documento original (Hyperlinks, índices, etc.). Para que isto aconteça, você realmente precisa do PDFMaker, como veremos a seguir. Existe uma versão para servidor do Acrobat Distiller (impressora Adobe PDF), que é o Acrobat Distiller Server, indicado para empresas que têm um grande volume de documentos a serem transformados em PDF, e que precisam centralizar sua geração.

PDFMaker: Criando Documentos PDF a Partir de Aplicativos do Office
Os aplicativos do Office nas versões 97, 2000 e XP (Word, Excel, PowerPoint e Outlook), além do Internet Explorer, apresentam dois botões para facilitar a criação de arquivos PDF. Na versão Acrobat 6.0 Professional, também são criados botões para aplicativos de engenharia e projeto (Autocad, Microsoft Visio e Microsoft Project). É a partir deles que podemos acessar a macro em Visual Basic, que chamamos de PDFMaker, que permite a geração do PDF a partir do documento original, utilizando o Distiller, e ainda mantém algumas características do documento Word (como por exemplo hyperlinks,

Capítulo 1 – Criando Arquivos no Formato PDF

7

índices do Word e animações de transição de slides no PowerPoint) convertendo-as da “linguagem Office” para a “linguagem Acrobat”.
OBSERVAÇÃO O Acrobat deve ser instalado após os outros aplicativos, pois só assim os botões que facilitam a criação do PDF aparecem.

Exercício
No Word, vamos abrir um arquivo e usar o PDFMaker para criar nosso segundo documento PDF – usando o menu Adobe PDF ou clicando no botão ilustrado abaixo.

Figura 1.4 Botões do Office.

Botões do Office, da esquerda para a direita – Converte para PDF, Converte para PDF e envia por e-mail, Converte para PDF e envia para revisão (abre a caixa de e-mail do usuário – se este tiver um programa de e-mail configurado – já com o arquivo anexado). Clique em Adobe PDF> Change Conversion Settings (no menu principal do Word) para ver as configurações aplicáveis ao arquivo a ser gerado. Na guia Settings temos acesso às configurações do Distiller para determinar para que função estamos gerando o nosso PDF. No exemplo abaixo (Figura 1.5) vemos a configuração Smallest File Size, mas clicando na seta lateral da opção Conversion Settings podemos escolher outras configurações. Repare que é a mesma caixa de diálogo vista no exercício anterior.

8

Adobe Acrobat 6.0 – Standard & Professional

Figura 1.5 Guia de configuração das setagens para gerar o PDF.

Escolheremos novamente a setagem Smallest File Size, para efeito de exercício. Se o documento utilizado tiver índices gerados no Word, ou hyperlinks, precisamos configurar as guias Word e Bookmarks para que eles sejam mantidos no PDF gerado. Veja os exemplos na Figura 1.6. Clique na guia Word e configure-a de acordo com as características presentes em seu documento Word e que você quer manter em seu PDF. Por exemplo, se você tiver feito comentários na página, marque Convert comments to notes; se você tiver links internos, marque Convert cross-references and table of contents to links, e continue assim por diante definindo a forma de visualização das páginas, comentários, caixas de texto, numeração de páginas e índices, além de cabeçalhos e rodapés.

Capítulo 1 – Criando Arquivos no Formato PDF

9

Figura 1.6 Guia de configuração das conversões de propriedades do Word.

Agora clique na guia Bookmarks para fazer sua configuração, determinando como será feita a conversão dos Estilos em seu documento Word para Bookmarks (Referências de navegação no documento PDF, como veremos mais à frente). Veja a tela a seguir usada como exemplo (Figura 1.7). Se você tem algum tipo de formatação no seu documento Word, marque as caixas de acordo com as suas necessidades. Se você quer converter os seus Word Headings (Títulos) em Bookmarks, marque a primeira caixinha. Deixe a segunda caixa (linha de baixo) desmarcada. Se você tem algum estilo específico que também deseja transformar em referência para navegação, marque apenas os necessários. Isto vai tornar a criação do seu PDF mais rápida e consistente (Se você marcar todos, corre o risco de ter todo o seu texto transformado em Bookmark).

10

Adobe Acrobat 6.0 – Standard & Professional

Veja o exemplo abaixo: Eu quero apenas que meus estilos usados como títulos de meus documentos (que são o “Título de Capítulo – livro Acrobat” e o “Título – livro Acrobat”, no exemplo abaixo) sejam transformados em Bookmarks, e por isso deixei apenas os dois marcados na listagem.

Figura 1.7 Guia para conversão de Bookmarks.

Clique em OK para fechar a caixa de configurações e clique no primeiro botão da esquerda (ilustração abaixo) para gerar o pdf e salvá-lo na sua máquina, ou clique no botão do meio para gerar o PDF e enviá-lo por e-mail, ou no último para enviá-lo para revisão. Quando a caixa de diálogo “Save PDF file as” se abrir, escolha um diretório e um nome para o seu PDF e salve-o.

Capítulo 1 – Criando Arquivos no Formato PDF

11

Abra o seu documento no Acrobat para visualizá-lo.
DICA Você pode refazer o mesmo processo de criação usando outras configurações (Standard, High Quality, etc.). Compare o tamanho dos diferentes arquivos gerados entre eles e com o original. Se o seu original tem mais de 20 Kb, você poderá observar uma significante diferença de tamanho entre o documento original e o documento gerado através da configuração Standard (Screen se você estiver usando o Acrobat 5).

É esta diferença que faz com que o formato PDF seja bastante vantajoso na hora de distribuir e disponibilizar documentos via email ou Internet, ou até mesmo armazená-los. Para as empresas, isto pode gerar uma grande economia de recurso e grande aumento de produtividade, pois há uma demanda menor de uso de banda e de recursos de armazenamento.

Resumo Rápido
Criando Documentos PDF Diretamente no Acrobat
1. Clique em File> Create PDF> From file. Selecione a setagem de conversão desejada ou crie a sua personalizada clicando no botão Advanced Settings. 2. Selecione o formato do seu documento original. 3. Clique em OK.

Acrobat Distiller: Criando Documentos PDF a Partir de Qualquer Aplicativo
1. Abra o documento a ser convertido para PDF no aplicativo original.

12

Adobe Acrobat 6.0 – Standard & Professional

2. Clique em File> Print. 3. Selecione como impressora o Acrobat Distiller (Adobe PDF). 4. Clique no botão de propriedades. 5. Selecione a setagem de conversão desejada ou crie a sua personalizada clicando no botão Edit. 6. Clique em OK para fechar as janelas de configuração. 7. Escolha um diretório para salvar seu arquivo PDF.

PDFMaker: Criando Documentos PDF a Partir de Aplicativos do Office
1. Abra o documento a ser convertido para PDF no aplicativo do Office. 2. Clique em Adobe PDF> Change Conversion Settings. 3. Selecione a setagem de conversão desejada ou crie a sua personalizada clicando no botão Advanced Settings. 4. Especifique as configurações desejadas nas guias Security, Word e Bookmarks. 5. Clique em OK para fechar as janelas de configuração. 6. Clique no botão do PDFMaker para gerar seu PDF. 7. Escolha um diretório para salvar seu arquivo PDF.

  Consulte também livros sobre Adobe Acrobat e PDF na Livraria Cultura. 

 

   

Conheça também meus websites:    HTTP://usando‐photoshop.blogspot.com  HTTP://marketing‐e‐inovacao.blogspot.com  HTTP://impressoes‐de‐viagens.blogspot.com 
   

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful