MANUAL DE INTERVENTORIA Y/O SUPERVISIÓN DEL MINISTERIO DE

AMBIENTE VIVIENDA Y DESARROLLO TERRITORIAL, en adelante el

MINISTERIO y DEL FONDO NACIONAL AMBIENTAL, en adelante el
FONAM

GLOSARIO DE TERMINOS BASICOS………………………………………….i

I. OBJETIVO GENERAL DE LA INTERVENTORIA………………………………1

II. OBJETIVOS ESPECIFICOS DE LA INTERVENTORIA…………………………1

III. MARCO LEGAL……………………………………………………………………3

IV. DEL ANTICIPO Y PAGO ANTICIPADO…………………………………………4

4.1. Concepto de anticipo……………………………………………………………4
4.2. Apertura de la cuenta de manejo del anticipo…………………………………..4
4.3. Entrega del anticipo……………………………………………………………..4
4.4. Manejo del anticipo……………………………………………………………..4
4.5. Liquidación del anticipo………………………………………………………...6
4.6. Reintegro de saldos del anticipo a favor del MINISTERIO o FONAM………..6
4.7. Pago Anticipado………………………………………………………………...6
4.8. Entrega del pago anticipado…………………………………………………….6

V. OBLIGACIONES DEL INTERVENTOR Y/O. SUPERVISOR……………………7

Diagrama De flujo de las principales actividades en la ejecución del proyecto……….12

Diagrama de Ejecución del contrato y/o
convenio……………………………………..13

VI. INFORMES DEL INTERVENTOR………………………………………………13

6.1. Informe mensual…………………………………………………………………...13
6.2. Informes varios…………………………………………………………………….14
6.3. Informe final……………………………………………………………………….14
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GLOSARIO DE TÉRMINOS BÁSICOS.

Acta. Documento que suscriben el contratista y el interventor o supervisor, cuyo

objeto es dejar constancia de un acto contractual o describir lo tratado en una
reunión o visita, mencionando los compromisos y tareas pactadas e indicando el
responsable de cada uno de ellas y el plazo para su ejecución.

Acta de cambio de interventor y/o Supervisor. Documento que suscriben el

interventor y/o supervisor entrante y el saliente, cuyo objeto es dejar constancia
del cambio del interventor y/o supervisor, indicando el estado del proyecto y un
balance a la fecha de todos los pagos, trámites, documentos y asuntos
pendientes.

Acta de iniciación. Documento que suscriben el Interventor y/o supervisor y el

Contratista en el cual se estipula la fecha de iniciación del contrato. A partir de
dicha fecha se comienza a contabilizar el plazo y se establece la fecha última para
la entrega de lo pactado en el objeto del contrato.

Acta de liquidación. Documento suscrito por el ordenador del gasto, el contratista

y el interventor o supervisor donde reposa el corte final de cuentas entre las
partes. En ella deberá constar el valor inicial y final ejecutado, los acuerdos,
ajustes, revisiones, reconocimientos, conciliaciones y transacciones a que llegaren
las partes para poner fin al contrato y poder declararse a paz y salvo. Además se
informa sobre los plazos, prorrogas, adiciones, actas legales y financieras
tramitadas, pólizas y garantías suscritas.

Acta de mayores cantidades de obra. Documento que suscriben el contratista y

el interventor donde constan las cantidades que por su naturaleza pueden
ejecutarse de acuerdo con los planos y las especificaciones originales del contrato
y donde todos los ítems tienen precios unitarios pactados, respecto de las cuales
el Ministerio podrá ordenar su ejecución y el contratista está obligado a
ejecutarlas.

Mayores cantidades de obra. Cantidades que por su naturaleza pueden

ejecutarse de acuerdo con los planos y las especificaciones originales del contrato
y donde todos los ítems tienen precios unitarios pactados, respecto de las cuales
el Ministerio podrá ordenar su ejecución y el contratista está obligado a
ejecutarlas. Requieren de la expedición del Certificado de Disponibilidad
Presupuestal y no de un contrato adicional.

Acta de recibo de obras de la Etapa de Construcción e iniciación de la Etapa

de Mantenimiento. Documento mediante el cual el contratista hace entrega y el
Interventor recibe a satisfacción las obras realizadas en la Etapa de Construcción
y se inician las actividades de la Etapa de Mantenimiento del contrato.

Acta de recibo final. Documento mediante el cual el contratista hace entrega y el

Interventor y/o supervisor recibe a satisfacción los bienes, las obras, o los
servicios objeto del contrato.

Acta de reiniciación. Documento suscrito por las partes mediante el cual se

levanta la suspensión y se ordena la reiniciación de las actividades. El contratista
se obliga a actualizar sus pólizas a esta fecha.

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Acta de seguimiento del contrato: Documento en el que se describen los temas

tratados en una reunión o estado de la obra en el momento de una visita, dejando
constancia de los compromisos y tareas pactadas e indicando el responsable de
cada uno de ellos, debe estar suscrita por quienes intervienen.

Acta de suspensión. Documento mediante el cual el Ministerio (representado por

el interventor y/o supervisor del contrato) y el contratista acuerdan la suspensión
del contrato, cuando se presente una circunstancia especial que amerite el cese
del desarrollo del mismo.

Acta de recibo final de la Etapa de Preconstrucción e iniciación de la Etapa

de Construcción. Documento mediante el cual el contratista hace entrega y el
Interventor recibe a satisfacción las obras ejecutadas en la etapa de
Preconstrucción y se inician las actividades de la Etapa de Construcción

Adición Contractual. Acuerdo celebrado entre el Ministerio y el contratista para

ampliar el valor de un contrato, cuando se requiera para garantizar la buena
ejecución de los trabajos y el logro del fin perseguido con la contratación.

Anticipo. Son recursos públicos entregados por el Ministerio al contratista, quien

se obliga a destinarlos en forma exclusiva a la ejecución del contrato, de acuerdo
con el programa de inversión aprobado por la interventoría y/o supervisión, bajo su
supervisión y vigilancia.

Avance del contrato. Relación controlada del progreso de las actividades

tendientes al cumplimiento de un acuerdo contractual.

Certificado de disponibilidad presupuestal (CDP). Documento expedido por el

responsable del presupuesto, mediante el cual se garantiza la existencia de
apropiación presupuestal disponible, libre de toda afectación presupuestal y
suficiente para respaldar los actos administrativos con los cuales se ejecuta el
presupuesto o se hace la apropiación presupuestal.

Registro Presupuestal de Compromiso (RP). Monto de recursos que respalda el

cumplimiento o pago de las obligaciones o compromisos adquiridos de
conformidad con la Ley, y que correspondan o desarrollen el objeto de la
apropiación afectada.

Consultor. Persona natural o jurídica, Consorcio o unión temporal a quien se le ha

adjudicado un contrato de consultoría, como es el caso de estudios y diseños para
proyectos o estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o
proyectos específicos.

Contratista. Persona natural o jurídica, Consorcio o unión temporal a quien se le

ha adjudicado mediante proceso de licitación pública, convocatoria, concurso o
contratación directa y con quien se celebra el respectivo contrato. El contratista
puede ser constructor y/o consultor y/o proveedor y/o prestador del servicio, entre
otros.

Contrato. Acuerdo celebrado entre el MINISTERIO, FONAM o FONVIVIENDA y

el oferente favorecido con la adjudicación de una convocatoria, concurso de
méritos, invitación, licitación pública o contratación directa, en el cual se fijan los

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valores, cantidades y pautas que rigen la naturaleza de los trabajos, derechos y

obligaciones de las partes y los plazos para su liquidación.

Convenio. Acuerdo suscrito entre dos o más personas jurídicas de derecho

público o entre una o varias entidades públicas y una o varias personas jurídicas
privadas sin ánimo de lucro, tendiente a aunar esfuerzos para el logro de un
objetivo común.

Contrato de concesión. Contrato que se suscribe con el objeto de otorgar a una

persona llamada concesionario, la prestación, operación, explotación,
organización o gestión, total o parcial, de una obra o bien, destinados al servicio o
uso público, así como todas aquellas actividades necesarias para la adecuada
prestación o funcionamiento de la obra o servicio por cuenta y riesgo del
concesionario y bajo la vigilancia y control de la entidad concedente, a cambio de
una remuneración que puede consistir en derechos, tarifas, tasas, valorización, o
en la participación que se le otorgue en la explotación del bien, o en una suma
periódica, única o porcentual y, en general, en cualquier otra modalidad de
contraprestación que las partes acuerden.

Contrato de prestación de servicios. Contrato que se suscribe para apoyo a la

gestión administrativa, se realizarán cuando se trate de fines específicos o no
hubiere personal de planta suficiente para prestar el servicio a contratar.

Contrato de Consultoría. Contrato celebrado con un consultor, referido a los

estudios y diseños necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudio
de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos
específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y
supervisión.

Contrato de Obra. Contrato celebrado con un contratista para la construcción,

mantenimiento, instalación y en general para la realización de cualquier otro
trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea la modalidad de
ejecución y pago.

Contrato de Suministro. Contrato que se suscribe con un proveedor para el

suministro de bienes o maquinaria con el fin de ejecutar proyectos relacionados
con el cumplimiento de la misión institucional de las entidades.

Cuenta de anticipo. Cuenta bancaria especial que se abre con el valor total del
anticipo que entrega el Ministerio, para ser manejada conjuntamente por el
contratista y el interventor y/o supervisor.

Imprevistos. Son aquellas actividades suplementarias a las inicialmente

contratadas que deberán ejecutarse previo acuerdo del justo precio de acuerdo a
las especificaciones técnicas.

Interventor y/o supervisor. Persona natural o jurídica que representa al

Ministerio ante el contratista y que está encargada del control técnico,
administrativo, financiero, ambiental y social, por medio de la vigilancia y
seguimiento al cumplimiento del contrato durante la ejecución de un proyecto.

IVA. Impuesto al valor agregado.

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Obras complementarias. Obras que no están incluidas en las condiciones

iniciales del contrato, pero que hacen parte inseparable de las actividades objeto
del contrato o son necesarias para su ejecución y que por lo tanto corresponden a
ítems no previstos, cuya forma de pago deberá pactarse con el contratista antes
de su ejecución, mediante un contrato adicional.

Orden de pago. Documento suscrito por el ordenador del gasto por medio del
cual se efectúa el pago por parte del Ministerio, al contratista / consultor /
proveedor y/o prestador del servicio, entre otros, por las labores ejecutadas
durante el período respectivo y su liquidación de acuerdo con la modalidad de
pago acordada en el contrato.

Otrosí. Documento que se hace a un contrato o convenio para modificarlo, ya sea

adicionando o suprimiendo estipulaciones en él contenidas.

Plazo. Período comprendido entre la fecha de iniciación y el vencimiento del

término para la ejecución del contrato o de una de las etapas del contrato.

Prórroga: Acuerdo celebrado entre el contratante y el contratista para ampliar el

plazo de ejecución de un contrato.

Proveedor. Persona natural o jurídica con quien se suscribe un contrato de

suministro

Suspensión. Interrupción por un tiempo determinado de la ejecución del contrato.

Unión Temporal: Asociación de dos o más personas, las cuales en forma

conjunta presentan una misma propuesta para la adjudicación, celebración y
ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente por el cumplimiento total de
la propuesta y del objeto contratado, pero las sanciones por el incumplimiento de
las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato se impondrán de acuerdo
con la participación en la ejecución de cada uno de los miembros de la unión
temporal.

Valor final del contrato. Resultante de la suma de todos los pagos y deducciones
efectuadas al contratista, en el momento de hacer la liquidación del contrato,
incluyendo los reajustes.

Vigencia. Término pactado en el contrato, equivalente al plazo para la ejecución

de las actividades, más el tiempo contractual pactado.

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AMBIENTE VIVIENDA Y DESARROLLO TERRITORIAL, en adelante el
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La Interventoría y/o supervisión se origina en la existencia de un compromiso

contractual para la realización de cualquier tipo de contrato y/o convenio,
siendo el interventor y/o supervisor el responsable de ejercer la vigilancia del
mismo y su desarrollo.

I. OBJETIVO GENERAL DE LA INTERVENTORÍA Y/O SUPERVISIÓN

La Interventoría y/o supervisión, es una función que cumple una persona natural o
jurídica, designada por el MINISTERIO o por el FONAM, previo agotamiento del
procedimiento establecido en el manual de Contratación del Ministerio, para
controlar, exigir, colaborar, absolver, prevenir y verificar la ejecución y el
cumplimiento de los trabajos, servicios, obras y actividades contratadas, teniendo
como referencia los principios rectores de la ley de contratación estatal (Ley 80 de
1993), los decretos reglamentarios, las cláusulas de los contratos, los términos de
referencia o pliegos de condiciones y demás documentos que originaron la
relación contractual entre el MINISTERIO o FONAM y el contratista (consultor /
concesionario / proveedor / prestador del servicio).

El objeto de la actividad de Interventoría y/o supervisión es vigilar y controlar en

forma eficaz y oportuna la acción del contratista en las diferentes etapas del
proyecto contratado, para hacer cumplir el reglamento, las especificaciones
técnicas, tiempos y cronogramas, las actividades administrativas, legales,
contables, financieras, presupuestales, sociales y ambientales establecidas en los
respectivos contratos.

La Interventoría y/o supervisión nace en un proyecto a raíz de la celebración de un

contrato de obra, de consultoría, de concesión, de suministro, de prestación de
servicios, entre otros, siendo el interventor y/o supervisor, el responsable del
contrato en su ejecución desarrollo y liquidación.

II. OBJETIVOS ESPECÍFICOS DE LA INTERVENTORÍA Y/O SUPERVISIÓN

La Interventoría y/o supervisión, implica una posición imparcial, por lo tanto, en la

interpretación del contrato y en la toma de decisiones, la Interventoría y/o
supervisión debe ser consecuente en sus objetivos principales:

• Controlar: Este objetivo es el más importante y se logra por medio de una

labor de inspección, asesoría, supervisión, comprobación y evaluación,
labor planeada y ejecutada de manera permanente sobre las etapas del
desarrollo del contrato si la ejecución se ajusta a lo pactado.

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• Solicitar: Esta facultad se materializa cuando el interventor y/o supervisor

pide al Contratista oportunamente, que subsane de manera inmediata,
incorrecciones, que no afecten la validez del contrato o la ejecución del
mismo. Esta facultad la ejerce cuando solicita la imposición de una sanción
por motivos contractuales, o emite su concepto fundamentado sobre la
viabilidad de prórroga, modificación o adición contractual, entre otros temas.

• Exigir: En la medida que la función de la Interventoría y/o supervisión

encuentre que en desarrollo de la relación contractual no se está
cumpliendo estrictamente con las cláusulas pactadas, adquiere la
obligación, no la facultad, de exigir a la parte morosa la exacta satisfacción
de lo prometido, utilizando como armas el contenido del acuerdo de
voluntades y las garantías ofrecidas para garantizar el cumplimiento.

• Colaborar: La Interventoría y/o supervisión y el Contratista (constructor /

consultor / proveedor / prestador del servicio) conforman un grupo de
trabajo de profesionales idóneos en cuya labor de conjunto se presentan
dificultades que se resuelven con razones de orden técnico y lógico. El
interventor en consecuencia desarrollará mejor su función integrándose a
dicho equipo, sin que ello signifique, renuncia al ejercicio de sus
atribuciones y responsabilidades específicas o pérdida de su autonomía e
independencia frente al contratista.

• Absolver: En cuanto a este objetivo, la Interventoría y/o supervisión es la

participe que en virtud del principio de inmediación, actúa como instrumento
de consulta, encargada de resolver las dudas que se presentan en el
desarrollo de los contratos, ya que en las relaciones contractuales es
fundamental la comunicación entres las partes, el contratista (constructor /
consultor / proveedor) no puede ser totalmente autónomo y el MINISTERIO
o FONAM no se pueden desentender en el desarrollo de la obra o del
servicio.

• Prevenir: El mayor aporte de este ejercicio consiste en establecer que el

control no está destinado exclusivamente a sancionar las faltas cometidas,
sino a corregir los conceptos erróneos, impidiendo que se desvíe el objeto
del contrato o el incumplimiento de las obligaciones adquiridas. Para que la
Interventoría y/o supervisión logre este objetivo se hace necesario que
extienda su labor a una evaluación previa a la ejecución del contrato, en la
etapa de planeamiento.

• Verificar: Cada uno de los objetivos enunciados se cumplen mediante el

control de la ejecución del contrato para poder establecer su situación y
nivel de cumplimiento, esta realidad se concreta mediante la aplicación de
correctivos, la exigencia del cumplimiento de lo pactado, la solución de los
problemas y la absolución de dudas; teniendo como principio básico las
relaciones en el trabajo. Para ello la Interventoría y/o supervisión no deberá
desconocer los limites de sus atribuciones, entrometiéndose en campos
donde los contratistas sean autónomos y además se apersonara con
diligencia de las solicitudes que le hagan y que esté en la obligación de
atender.

Son también objetivos de la Interventoría y/o Supervisión, los siguientes:

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Continuación Manual de Interventoría y/o Supervisión MINISTERIO – FONAM -

• Asegurar mediante una Interventoría y/o supervisión proactiva, la calidad

del desarrollo del objeto del contrato.

• Representar al MINISTERIO, o FONAM, para la adecuada ejecución de

los contratos apoyándolo en la dirección y coordinación del mismo sin ir
en contra de la misión y los valores del MINISTERIO o FONAM

• Informar al MINISTERIO, o FONAM, en forma continua y periódica sobre

el avance, problemas y soluciones presentados en el desarrollo del
contrato, a través de informes semanales, mensuales o especiales que
deba presentar.

• Supervisar y controlar la gestión técnica y administrativa desarrollada por

el contratista (constructor / consultor / proveedor / prestador del servicio)
para el cumplimiento de las obligaciones contratadas detalladas en el
contrato respectivo.

• Efectuar un estricto control de la calidad de los materiales empleados por

el contratista, a partir del reglamento y de la especificaciones técnicas
generales y particulares contratadas, así como de las obligaciones
pactadas.

• Asegurar el cumplimiento de las metas contractuales, logrando que se

desarrollen los contratos de obra, de consultoría, suministro, prestación
de servicios, entre otros, dentro de los presupuestos de tiempo e inversión
previstos originalmente.

• Armonizar la interacción del contratante y contratista (constructor /

consultor / proveedor /prestador del servicio / entre otros) para el logro del
objetivo general del proyecto, así como la de obtener excelentes estudios
y diseños, obras, bienes, productos y servicios, que satisfagan las
necesidades de la comunidad o suministros adecuados y oportunos.

III. MARCO LEGAL.

Conforme lo establece el artículo 50 de la Resolución No. 1021 del 27 de julio de

2005 que adoptó el Manual de Contratación del Ministerio, el interventor o
supervisor de los contratos o convenios celebrados por el MINISTERIO, o FONAM,
podrá ser un funcionario de planta o un contratista que preste sus servicios al
MINISTERIO o FONAM, por regla general será el Director o Jefe de la dependencia
interesada en la contratación, a menos que el Ordenador del Gasto designe a un
funcionario diferente, previa solicitud del jefe de la dependencia respectiva. En el
evento que no se hubiere designado un supervisor a un contrato y/o convenio, el
supervisor será el Director o Jefe de la dependencia respectiva.

La función de supervisión es indelegable, cualquier modificación en la misma solo

podrá efectuarse por el respectivo Ordenador del Gasto.

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Continuación Manual de Interventoría y/o Supervisión MINISTERIO – FONAM -

El interventor y/o supervisor, es en primera instancia un colaborador del

MINISTERIO o FONAM, en la ejecución de los proyectos que a éstos últimos les
corresponde adelantar. Su papel es vital, ya que de su buena gestión depende la
calidad de los productos ofrecidos por el MINISTERIO o FONAM, y de esa manera
satisfacer las necesidades puntuales de la comunidad.

El interventor y/o supervisor, es el responsable de que los consultores, contratistas

y proveedores en el desarrollo y ejecución de los proyectos, coadyuven al
mejoramiento de la calidad de vida de los habitantes del país.

Por esta razón, el interventor y/o supervisor, debe ser consciente de sus derechos
y obligaciones y responder civil, penal y administrativamente por el incumplimiento
de sus obligaciones.

Dentro del desempeño de sus funciones, el interventor y/o supervisor debe tener
en cuenta el Manual de Contratación del Ministerio de Ambiente, Vivienda y
Desarrollo Territorial, los términos de referencia, las cláusulas consagradas en el
contrato.

IV. DEL ANTICIPO Y PAGO ANTICIPADO

Por considerarlo de especial importancia, se aclaran los conceptos de anticipo y

pago anticipado.

4.1. Concepto de anticipo:

El anticipo se entiende como un préstamo realizado por las entidades a los
contratistas, cuyo fin es financiar la iniciación y parte del objeto contratado, debe
ser invertido por los contratistas en los gastos para lo cual ha sido solicitado, de
acuerdo con el plan de inversión del mismo y debe amortizarse en cada pago y/o
acta de recibo parcial.

4.2. Apertura de la cuenta de manejo del anticipo

Previamente a la entrega del anticipo, la interventoría y/o supervisión y el
contratista deben abrir una cuenta bancaria nombrada como “Anticipo de Contrato
MINISTERIO o FONAM Nº _____ (número del contrato) con ________ (Nombre
del Contratista), que será manejada de manera conjunta. A su vez, deben llevar un
registro que demuestre inequívocamente el saldo y las bases que lo conforman. El
interventor y/o supervisor es el responsable de este estado contable.

4.3. Entrega del anticipo

La interventoría y/o supervisión podrá autorizar la entrega del anticipo, una vez
perfeccionados y legalizados los contratos y/o convenios.

Para amortizar el valor del anticipo, al valor de cada pago y/o acta de recibo
parcial se le descontará el porcentaje correspondiente al anticipo, hasta completar
el monto total de éste.

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4.4. Manejo del anticipo

Para el manejo del anticipo, deben tenerse en cuenta los siguientes
requerimientos:

• Los dineros provenientes del anticipo sólo serán invertidos de acuerdo con el
programa de inversiones, ajustado y debidamente aprobado por la interventoría
y/o supervisión, quien además debe aprobar o no las cuentas de inversión y la
relación de gastos. Cualquier diferencia entre los saldos bancarios que se
registren en el extracto que el contratista debe presentar con el registro de gastos
o el programa de inversiones, el interventor y/o supervisor deberá requerir
inmediatamente al contratista.

• La iniciación de labores o el cumplimiento de cualquiera de las obligaciones

contractuales, no está supeditada en ningún caso al giro del anticipo por parte del
MINISTERIO o FONAM.

• En caso de iniciarse el contrato sin que se haya girado el valor del anticipo,
podrán ser reembolsados al contratista los gastos que haya efectuado con sus
propios fondos y para la inversión del anticipo

• Los equipos y herramientas, cuya adquisición se financia total o parcialmente con

fondos del anticipo, deben dedicarse exclusivamente a la ejecución del contrato y
permanecer en el sitio, hasta cuando se hayan terminado los trabajos a que estén
destinados. Estos equipos no podrán retirarse de las obras sin la autorización
escrita del interventor y/o supervisor, quien debe asegurarse de este hecho.

• Los cheques correspondientes a la chequera de la cuenta del anticipo deben ir

firmados por el contratista y el interventor y/o supervisor.

• Todos los cheques serán cruzados, en la cuenta del primer beneficiario, excepto
para el pago de salarios y jornales a personal diferente del directivo.

• Con cargo a esta cuenta no se autorizan traslados de suma alguna a otra cuenta,
persona o entidad (notas débito) ni ingresos por ningún concepto (notas crédito)
ya que todo movimiento se hará por medio de cheques.

• El MINISTERIO o FONAM, según el caso, podrá solicitar informes sobre el

movimiento de la cuenta.

• Los rendimientos obtenidos del anticipo se deben liquidar a favor del

MINISTERIO o FONAM, según el caso.

• El manejo y custodia de la chequera estará a cargo del contratista.

• Los extractos bancarios serán remitidos directamente al Interventor y/o

supervisor, quien al día siguiente debe entregarlos al contratista.

• El contratista debe presentar la relación de gastos previamente revisados y

aprobados por el interventor y/o supervisor.

• Los dineros del anticipo no podrán destinarse a fines distintos a los relacionados
con la ejecución y cumplimiento del contrato y tienen la condición de fondos
públicos hasta el momento que sean amortizados mediante la ejecución del objeto
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del contrato, momento hasta el cual su mal manejo, el cambio de destinación o su

apropiación darán lugar a las responsabilidades penales correspondientes.

Cabe aclarar que cualquier diferencia entre los saldos bancarios que se registren
en el extracto que el contratista debe presentar con el registro de gastos o el
programa de inversiones, o cuando se compruebe que a los dineros provenientes
del anticipo se les dio una destinación diferente a la autorizada, será causal para
hacer efectiva la garantía de buen manejo y correcta inversión del mismo.
Asimismo, los perjuicios ocasionados por un mal manejo del anticipo serán de
exclusiva responsabilidad del contratista y la Interventoría y/o supervisión.
.

4.5. Liquidación del anticipo

Invertida la totalidad del anticipo, el Interventor y el contratista deben cancelar la
cuenta bancaria anulando los cheques sobrantes y harán el reintegro al
MINISTERIO o FONAM, según el caso, del saldo de la cuenta si lo hay, mediante
el mecanismo establecido para ello, además debe presentarse:

• Certificación por parte de la entidad financiera donde conste la cancelación de la

cuenta.

• Constancia de anulación de cheques sobrantes.

• Constancia de cheques anulados por el contratista. Estos documentos se deben

guardar en la carpeta financiera.

4.6. Reintegro de saldos del anticipo a favor del MINISTERIO O FONAM

En muchas ocasiones, los contratos se liquidan sin haber finalizado la ejecución
de la obra, ya sea debido a la terminación por mutuo acuerdo, liquidación
unilateral o incumplimiento en la ejecución. En caso que queden saldos en la
cuenta bancaria correspondiente al anticipo, estos deberán ser reintegrados al
MINISTERIO o FONAM, según el caso, a través del siguiente procedimiento:

• El interventor y/o supervisor solicita el saldo de la cuenta corriente al banco y

hace la respectiva conciliación.

4.7. Pago Anticipado.

Recursos públicos pagados en forma adelantada al contratista, los cuales
representan una verdadera forma de pago por la ejecución de un contrato y
pueden ser invertidos libremente por el contratista, sin perjuicio de su obligación
de cumplir con el objeto contratado y del deber del estado de velar por tal
cumplimiento.

Es importante aclarar que de acuerdo con la Directiva Presidencial Nº 4 del 4 de

abril de 2003 se indica que “salvo casos excepcionales plenamente justificados y
motivados, las entidades no pactarán pagos anticipados”. Para casos
excepcionales se debe tener en cuenta:

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4.8. Entrega del Pago Anticipado

La interventoría y/o supervisión podrá autorizar la entrega del pago anticipado, una
vez perfeccionados y legalizados los contratos.

V. OBLIGACIONES DEL INTERVENTOR Y/O SUPERVISOR

1. Solicitar y recibir del MINISTERIO o FONAM, según el caso, la información

necesaria del contrato objeto de supervisión.

2. Revisar y estudiar los documentos e información en general suministrados por

el MINISTERIO o FONAM, según el caso, con el propósito de establecer criterios
claros y precisos sobre el proyecto, de modo tal que pueda realizar de manera
efectiva las labores encomendadas.

3. En caso que se requiera, efectuar una visita al sitio donde se ejecutará el

proyecto, con el fin de verificar sus condiciones y detectar posibles modificaciones
en el contrato y/o convenio.

4. Presentar el recurso humano disponible para la ejecución de los contratos de

Interventoría y de obra / consultoría / suministro, en caso de ser procedente, y
verificar que se cumpla con lo exigido en los Pliegos de Condiciones y/o términos
de referencia, en relación con los requisitos de los perfiles profesionales y el
tiempo de dedicación al contrato.

5. Elaborar y suscribir con el contratista el Acta de Iniciación del Contrato, cuando

ésta se haya establecido en el contrato y/o convenio respectivo.

6. Conocer los procedimientos internos de orden técnico, administrativo, legal,

financiero, social y ambiental establecidos en el MINISTERIO o FONAM, según el
caso, para los contratos con el fin de realizar los trámites correspondientes eficaz
y oportunamente.

7. Cumplir y hacer que se cumplan las normas y especificaciones técnicas

vigentes, Términos de referencia, Pliegos de Condiciones y demás documentos
propios de los contratos y/o convenios.

8. Velar por el cumplimiento del cronograma, presentado por el contratista,

efectuando controles periódicos de las actividades programadas. En caso de
incumplimiento, se acordarán correctivos y ante reiteración en incumplimientos
informará por escrito al Grupo de Contratos del Ministerio.

9. Velar por que el contratista aporte oportunamente las pólizas que le imponga el
contrato, con el fin de colaborar con la legalización del mismo y/o sus prorrogas,
suspensiones, modificaciones o adiciones.

10. Asistir a las reuniones de seguimiento y demás programadas conjuntamente

con el Contratista. Elaborar y tramitar las Actas de las reuniones.

11. Cumplir con la entrega de informes parciales o definitivos de los contratos.

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12. Exigir y verificar el cumplimiento por parte del Contratista de las normas de
seguridad industrial necesarias en la ejecución del proyecto y además de la
implementación de las medidas ambientales contenidas en el Plan de Manejo
Ambiental, relacionadas con el programa de higiene, seguridad y salud
ocupacional.

13. Cumplir y hacer que se cumpla con lo establecido en los Términos de

Referencia y/o Pliegos de Condiciones, en relación con los requisitos de los
perfiles profesionales del recurso humano y el tiempo de dedicación al contrato,
cuando así se haya previsto en los documentos señalados.

14. Cumplir y hacer cumplir el cronograma de obras y/o actividades.

15. Elaborar, revisar, suscribir y radicar en el Grupo de Contratos del

MINISTERIO las actas y demás documentos necesarios para la ejecución de
los contratos, incluyendo las actas de pago mensual, de recibo parcial,
ajuste, Suspensión, Reiniciación, Recibos de aportes a Seguridad Social
Integral, entre otras.

16. Mantener al día la documentación de los Contratos debidamente archivada,

controlar el archivo de Interventoría y/o supervisión con la finalidad de integrar un
expediente claro del desarrollo del contrato y remitir copia de todos estos
documentos al Grupo de Contratos del MINISTERIO.

17. Exigir y verificar que el Contratista tenga afiliado a todo el personal a su cargo
al Sistema de Seguridad Social e Integral (salud, pensiones y riesgos
profesionales), de acuerdo con lo dispuesto en la Ley.

18. Cumplir y hacer que se cumpla por parte del contratista, con lo establecido la
Ley relacionado con el Sistema General de Seguridad Social Integral y los aportes
parafiscales

19. Llevar el control financiero de los Contratos que tenga a cargo.

Adicionalmente, de existir convenios con aportes de la comunidad, se les deberá
dar el mismo tratamiento de Interventoría y/o supervisión que a los contratos
MINISTERIO o FONAM.

20. En el evento en que en el contrato y/o convenio se contemple la adquisición de

equipos, herramientas, etc., el interventor y/o supervisor deberá efectuar el trámite
ante el Grupo Administrativo del MINISTERIO para el ingreso de los bienes a los
inventarios del MINISTERIO o FONAM y su entrada a almacén. Igualmente una
vez finalizada la ejecución del objeto convenido, deberá verificar que tales
equipos, herramientas etc., sean reintegradas al almacén.

21. Autorizar los desembolsos y/o pagos que se hayan establecido en el contrato
y/o convenio, previa verificación de los requisitos establecidos para el efecto. En
caso que se haya pactado la entrega de anticipo abrir la cuenta bancaria para el
manejo del anticipo, la cual deberá ser manejada conjuntamente con el contratista.
El interventor y/o supervisor es el responsable del estado contable de la cuenta.

22. Verificar y Aprobar mensualmente los informes de buen manejo de anticipo.

23. Llevar el Control y el archivo Legal de los contratos y/o convenios.

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Continuación Manual de Interventoría y/o Supervisión MINISTERIO – FONAM -

24. Emitir conceptos de acuerdo con las solicitudes presentadas por el Contratista
y el MINISTERIO o FONAM.

25. Efectuar las justificaciones que se requieran para modificar los contratos y/o
convenios.

26. Emitir un concepto técnico previo sobre la adición y/o prorroga solicitada
cuando debe adicionarse el valor y/o prorrogarse el plazo de ejecución del
contrato

27. Solicitar por lo menos con diez (10) días hábiles de anticipación, al Grupo de
Contratos del Ministerio, la adición, prórroga y/o modificaciones a los convenios
y/o contratos. La solicitud debe estar suficientemente justificada, indicando el
monto por adicionar y/o el tiempo por prorrogar el plazo, así como los aspectos a
modificar, y hacerse de acuerdo con lo indicado en el Manual de Contratación.

28. Emitir un concepto técnico previo sobre las solicitudes de suspensión

efectuadas por el contratista y elaborar el acta de suspensión que formaliza las
decisiones tomadas, y remitirla oportunamente al Grupo de Contratos del
MINISTERIO.

29. En los casos en que el Contratista incumpliera sus obligaciones contractuales,

el interventor y/o supervisor debe exigirle con plazos perentorios el cumplimiento
de tales obligaciones y una vez cumplidos estos plazos, debe solicitar al Grupo de
Contratos del MINISTERIO la aplicación de las sanciones previstas en el Contrato.

30. Informar y remitir el informe de la identificación de los incumplimientos de las

obligaciones contractuales al Grupo de Contratos del Ministerio, con el fin de llevar
a cabo el procedimiento pertinente, así mismo realizar la tasación de la sanción
que deba imponerse.

31. Revisar y suscribir con el contratista todas las actas generadas durante el
desarrollo del contrato.

32. Conocer, aprobar y exigir el cumplimiento del cronograma de ejecución del

objeto del convenio y/o contrato, y revisar los informes mensuales y final con el
avance en el cumplimiento de las mismas.

33. Elaborar y suscribir con el Contratista el Acta de Recibo Final de Obra

contratada, relacionando en la misma las cantidades finales definitivas y las
situaciones presentadas en el contrato de obra, tales como las prórrogas,
suspensiones, ampliaciones, mayores cantidades de obra, adiciones y estado de
la obra ejecutada. Así mismo, en dicha acta se deberán relacionar los manuales
de mantenimiento y conservación en caso de que los implementos contratados y
entregados por el contratista así lo requieran.

34. Recibir, estudiar y pactar los precios de obras no previstas presentados por el
contratista, para lo cual debe elaborar y presentar al MINISTERIO o FONAM un
cuadro comparativo de precios unitarios no previstos, un análisis de precios
unitarios, el cuadro de reversión de precios no previstos y el acta de fijación de
precios no previstos.

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Continuación Manual de Interventoría y/o Supervisión MINISTERIO – FONAM -

35. Revisar y aprobar la nueva programación para la ejecución del proyecto o la

nueva inversión actualizada presentada por el Contratista, toda vez que se
presenten modificaciones en cantidades, plazo, valor del contrato, o suspensión
del mismo, y que alteren su normal ejecución.

36. En los contratos de obra, verificar que se cumpla con la calidad de las obras
ejecutadas. Realizar control de calidad de los materiales a partir de lo establecido
en las especificaciones técnicas, control de la ejecución del proyecto, control de
los métodos constructivos, localización y nivelación de los elementos
estructurales, entre otros, en caso de incumplimiento se abstendrá de recibir la
obra e informará por escrito al Grupo de Contratos del Ministerio. Así mismo, el
interventor deberá avalar técnicamente todos los cambios o sustituciones en las
especificaciones técnicas o en los materiales inicialmente contratados que se
realicen durante la ejecución de la misma.

37. En contratos de obra, verificar las cantidades de obra establecidas en el

contrato a partir de la información suministrada, y presentar un informe al
MINISTERIO o FONAM sobre aspectos que repercutan en el normal desarrollo del
contrato, antes de suscribir el Acta de Iniciación.

38. En contratos de obra, exigir al Contratista la entrega de los análisis de precios

unitarios de todas las actividades incluidas en la lista de cantidades y precios o
índices representativos y efectuar su revisión. La información detallada de los
análisis será la base para nuevos análisis de precios unitarios que se requieran en
el desarrollo del contrato.

39. Elaborar el Informe Final de Interventoría y/o supervisión.

40. Elaborar y suscribir con el Contratista el Acta de Liquidación del contrato,

asumiendo así plena responsabilidad por la veracidad de la información en ella
contenida, y en esa medida garantizar el cumplimiento de todas y cada una de las
obligaciones contractuales de las dos partes (artículo 60, Ley 80 / 1993)

40.1. En el Acta de Liquidación se debe dejar constancia de:

• Estado financiero.
• Valores ejecutados y ajustes pagados.
• Amortización del anticipo y valores retenidos, en caso que aplique.
• Disponibilidades y reservas presupuéstales.
• Actas legales tramitadas.
• Contratos adicionales, modificaciones contractuales y acciones legales en
proceso (si es del caso).
• Garantías.
• Constancia de cumplimiento de las obligaciones relacionadas con salud,
pensión y aportes parafiscales.
• Constancia de cumplimiento del objeto convenido o contratado.

Además de las obligaciones anteriores, el interventor y/o supervisor deberá

cumplir con las obligaciones consignadas en el manual de contratación del
Ministerio, adoptado por la Resolución No 1021 del 27 de junio de 2005, a
saber:

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Continuación Manual de Interventoría y/o Supervisión MINISTERIO – FONAM -

• Remitir al Grupo de Contratos del Ministerio, máximo dentro de los

cinco (5) días hábiles siguientes a que se produzcan, copia con sus
respectivos soportes de todas las actuaciones que se surtan en
ejecución del contrato, tales como actas de iniciación, suspensión y
reiniciación entre otras, al igual que todos los informes presentados
por el contratista junto con la certificación de cumplimiento del
contrato, informe de ejecución sobre los resultados obtenidos,
cumplimiento del cronograma de ejecución y demás observaciones
que considere pertinentes. En el caso específico de las actas de
suspensión, los supervisores deben acompañar el acta con el anexo
de modificación de la póliza.

• Informar inmediatamente al Grupo de Contratos sobre cualquier

irregularidad o situación especial que pueda conllevar al incumplimiento
parcial o total de las obligaciones por parte del contratista, con el fin de
poder solucionar de manera oportuna el inconveniente y si es del caso,
poder tomar las medidas legales a que haya lugar.

• Abstenerse de iniciar la ejecución de los contratos y convenios hasta tanto

no se encuentren debidamente legalizados, velar por el cabal cumplimiento
de las obligaciones contenidas en el contrato o convenio; verificar el
cumplimiento de los requisitos para el pago del anticipo y/o los
desembolsos correspondientes, hacer un seguimiento permanente y
detallado al vencimiento del plazo del contrato y/o convenio.

• Verificar que en la ejecución de los contratos de prestación de servicios y/o

consultoría, las actividades y/o productos realizados en desarrollo del
respectivo contrato deben encontrarse previstos en el objeto y obligaciones
del mismo.

• Cuando los informes del contratista sean requisito para pago, el interventor
y/o supervisor, deberá remitirlos al Grupo de Finanzas y Presupuesto junto
con el informe de supervisión y/o interventoría y la certificación para pago.

• Proyectar con observancia de lo dispuesto en el artículo 60 de la Ley 80 de

1993, las actas de liquidación de los contratos y convenios de los cuales
ejercen la supervisión y/o interventoría, dentro del término establecido en
cada contrato y/o convenio para el efecto, o, en su defecto, a más tardar
dentro de los cuatro meses siguientes a la terminación del mismo.

• En caso que la supervisión recaiga sobre un convenio en que existan

contratos y/o convenios derivados, los supervisores deberán asegurarse
que éstos últimos se encuentren liquidados para proceder a liquidar el
convenio marco, todo dentro de los términos legales establecidos para el
efecto.

PARAGRAFO. En caso de retiro del interventor o supervisor se debe hacer

entrega de los informes sobre el estado actual del contrato o convenio al jefe de la
dependencia, quien solicitará la designación de otro supervisor al Ordenador del
Gasto.

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Diagrama de flujo de las principales actividades en la ejecución del proyecto.

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Continuación Manual de Interventoría y/o Supervisión MINISTERIO – FONAM -

Diagrama de Ejecución del Contrato y/o Convenio

Antes de iniciar la ejecución, el

interventor y/o supervisor debe
asegurarse de que el contrato y/o
convenio se encuentre legalizado
por parte del Grupo de Contratos
del Ministerio.

Una vez iniciada la ejecución,

debe hacerse seguimiento
permanente a la misma.

VI. INFORMES DEL INTERVENTOR

La interventoría y/o supervisión en el transcurso de la ejecución del objeto del

contrato y/o convenio, debe presentar los informes necesarios, que reflejen el
avance y demás aspectos relevantes del proyecto. Entre estos informes, se
destacan:

6.1. Informe Mensual.

Este informe describe el estado actual del proyecto y presenta las
recomendaciones para la efectiva ejecución del contrato y/o convenio, debe
contener:
- una descripción completa de las actividades ejecutadas;
- los atrasos presentados, los problemas, compromisos o soluciones planteadas
y los asuntos pendientes por resolver

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Continuación Manual de Interventoría y/o Supervisión MINISTERIO – FONAM -

- El interventor y/o supervisor debe elaborarlo y enviarlo al jefe de la

dependencia del MINISTERIO impulsadora del contrato y/o convenio, durante
los cinco (5) primeros días de cada mes. Este informe consta de dos partes:
- un resumen ejecutivo
- un informe básico.

Cuando se trate de contratos de obra, los informes mensuales deben ser

presentados por el interventor conjuntamente con el Acta de Recibo Parcial de
Obra, la cual debe especificar las actividades establecidas en el contrato, las
modificaciones implementadas y las obras ejecutadas, incluyendo la descripción
de las actividades, cantidad y precios unitarios; esto para evaluar el cumplimiento
del contratista en lo referente a las diferentes actividades y acuerdos establecidos
en el contrato de obra.

Igualmente se debe presentar la evaluación del cumplimiento de las obligaciones

contractuales, el cual la Dependencia a cargo del contrato y/o convenio, lo
estudiará en los cinco (5) días hábiles siguientes a la presentación del informe y si
de este se concluye que existen méritos para aplicar multas, cuando éstas hayan
sido previstas, al día hábil siguiente se debe remitir al Grupo de Contratos del
Ministerio, junto con los soportes y el oficio que solicite ejecutar las acciones
legales.

6.2. Informes varios

Además de los anteriores, la interventoría y/o supervisión debe elaborar y
presentar todos aquellos informes, datos, cuadros, presentaciones, que le sean
solicitados por el jefe de la dependencia a cargo del contrato y/o convenio.

6.3. Informe Final

Una vez terminado el proyecto, la interventoría y/o supervisión debe elaborar un
informe que haga memoria descriptiva del proyecto, estableciendo el estado de
cumplimiento del objeto y de todas las obligaciones pactadas, así como el balance
financiero del contrato y/o convenio.

FIN DEL DOCUMENTO

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