Professional Documents
Culture Documents
Tun Dr. Mahathir telah melancarkan kempen Bersih, Cekap dan Amanah sebagai
satu dasar yang menjadikan kepada semua rakyat di negara ini. Konsep ini
berkesan dan penggunaan teknologi canggih, tetapi juga kepada kualiti peribadi
Bagi mereka yang berkhidmat di luar negara pula, peranan utama yang
perlu dimainkan oleh penjawat awam ialah meletakkan Malaysia di tempat yang
dan etika kerja tersebut. Kesedaran ini harus ditanamkan di jiwa pegawai awam,
pegawai swasta, pekerja dan rakyat supaya mereka memahami tugas dan
1
tanggungjawab masing-masing serta melaksanakannya dengan cekap dan
Secara khususnya. sifat-sifat yang ingin diterapkan ke jiwa setiap penjawat awan
a) Bersih
b) Cekap
2
vii) Berpengetahuan, berpengalaman dan mahir dalam bidang-bidang
tertentu.
c) Amanah
ii) Mempunyai sifat luhur dan murni serta jujur kepada diri sendiri,rakan
dan organisasi.
negara yang diumumkan oleh Y.A.B. Perdana Menteri pada 21 Mei 2003.
menubuhkan Pejabat Promosi Pendidikan di luar negara sebagai satu cara untuk
Negara
3
Indonesia, Bandar Ho Chi Minh, Vietnam dan Dubai, Emiriah Arab Bersatu. Pejabat-
4
LAMPIRAN 1
CARTA ORGANISASI
Ketua Jabatan
(Pendidikan)
v
Atase Pendidikan
(Promosi)
Menghantar/
menerima pegawai
menghadiri urusan
Menumpul Maklumat Kewangan/akaun rasmi
Menjaga kebersihan
kereta
Networking Filing dokumen
(Local government/
organization)
Maintenance
Kereta
Surat-menyurat
kounseling
5
Strategi Pelaksanaan dan Langkah – Langkah Mempraktikkan Dasar Bersih,
(a) Mengadakan Manual Prosedur Kerja (MPK) dan Fail Meja (FM)
taklimat tentang tugas rasmi dan proses kerja dan tanggungjawab mereka
Kedutaan.
pegawai dan kakitangan kerajaan mengenal tugas dan kuasa untuk bertindak
merujuk kepada pihak atasan atau agensi lain. MPK dan FM akan menentukan
6
LAMPIRAN 2
Tugas Rasmi
Pengarah
Bahagian Promosi
Pendidikan JPS
Promosi
Semua perkara 1. Pentadbiran Mentadbir Pejabat
mengenai promosi Promosi Pendidikan Menyelaras dan
pendidikan dan Mengawasi dan Malaysia. mengurusi aktiviti
keluar menyelia semua kerja- promosi Pendidikan
stesen,pengurusan kerja staf Pejabat Promosi dan membuat
kewangan dan Pendidikan Malaysia. informasi akurat untuk
perancangan Pendidikan di
tahunan 2. Kewangan Malaysia.
a. Mengedalikan Kerani Kewangan
peruntukan pejabat
Promosi Pendidikan Menguruskan tuntutan
Malaysia. bil-bil.
b. Pegawai Pengawal
Kewangan Promosi
Pendidikan.
c. Menyediakan
Anggaran Belanjawan
Mengurus.
7
Proses Kerja
3. Mengurus dan
menyedia mekanisma
pemgendalian dan
pengurusan program
promosi seperti garis
panduan, dokumen ,
prosedur,senarai semak,
fungsi tugas dan manual
promosi pendidikan dalam
negeri dan luar negara.
4. Mnegurus aktiviti
penyelaras penyediaan
mekanisme dengan
agensi kerajaan seperti
Lembaga hasil Dalam
Negeri untuk
permohonan institusi
pendidikan swasta
untuk tuntutan
potongan dua kali di
8
bawah kaedah-kaedah
Cukai Pendapatan
(potongan) bagi
menggalakan Eksport
pendidikan Tinggi 2001
[P.U.(A) 185] dan
Kementerian Dalam
Negeri untuk perakuan
kelulusan perekrutan
pelajar antarabangsa
dan institusi pendidikan
swasta.
5. Mengurus aktiviti
penyelarasan dengan
Kementerian Dalam
Negeri, Jabatan
Imigresen Malaysia,
Polis Diraja Malaysia
dan Kedutaan negara-
negara luar tentang
perkembangan pelajar
antarabangsa di
Malaysia.
6. Merancang dan
mengurus penyediaan,
penyelengaraan dan
mengemaskini
keperluan peralatan
dan bahan pameran
bagi tujuan
mempromosikan
pendidikan Malaysia.
7. Merancang menyelia
dan mengurus pusat
sumber Pejabat
Promosi Pendidikan
Malaysia.
8. Merancang dan
menyelaras kursus
yang berkaitan dengan
penerbitan sama ada
dalam bentuk bahan
cetak atau bahan
eletronik.
9. Merancang,mengurus
dan merekod bahan
dokumentasi berkaitan
pendidikan Malaysia.
9
swasta daripada agensi
kerjaan swasta untuk
tujuan penerbitan dan
percetakan.
11. Bertanggungjawab
sebagai panel untuk
penerbitan Indikator
Pendidikan,
Kementerian
Pendidikan.
12. Bertanggungjawab
sebagai sidang
pengarang Buletin
kementerian
Pendidikan.
13. Bertanggungjawab
sebagai pegawai
Perhubung media
kementerian
pendidikan Malaysia
bagi Pejabat Promosi
Pendidikan Malaysia.
10
Pendidikan Tinggi 2001 [P.U.(A) 185]
dan Kementerian Dalam Negeri untuk perakuan
kelulusan perekrutan
pelajar antarbangsa dan institusi pendidikan swasta.
11
Jawatan : Pemasaran Pendidikan
Tugas Rasmi
12
Proses Kerja
2. Menyediakan brochures
bacaan yang berkaitan
dengan pendidikan Malaysia.
13
perekrutan pelajar China.
12. Bertanggungjawab
menyelaraskan persiapan
pameran-pameran yang di
programkan.
14. Bertanggungjawab
menyediakan bahan-bahan
pengiklanan untuk tujuan
promosi.
Tindakan Catatan
14
6. Membuat presentasi ke sekolah sekolah
dan universiti-universiti sebagai aktiviti
promosi pendidikan Malaysia.
15
Jawatan : Kerani & Layan Tetamu
Tugas Rasmi
4. Membantu Pengarah
menyediakan laporan
anggaran belanja mengurus
dan menyediakan Penyata
Akaun Amanah.
5. Menyedia dan
mengemaskinikan Buku Vot
Promosi pendidikan.
6. Merekod dan
mengemaskinikan daftar stok,
inventori dan harta modal
Promosi Pendidikan.
7. Membantu menyampaikan
maklumat/informasi system
persekolahan dan pengajian
tinggi di Malaysia kepada yang
memerlukan.
16
PROSES KERJA
3. Menyediakan boucer
tuntutan
4. Mendapatkan
pengesahan
pembayaran
(tandatangan) Atase
Promosi Pendidikan
6. Menerima cek
pembayaran dari
Bahagian Pentadbiran
Kedutaan besar Malaysia
7. Menyerahkan cek
kepada yang membuat
tuntutan
8. Mencatat jumlah
perbelanjaan dalam
Buku Vot
17
SENARAI SEMAK BAGI URUSAN PEMBAYARAN TUNTUTAN
Tindakan Catatan
18
Jawatan : Pemandu
Tugas Rasmi
Atase Promosi
Pendidikan
19
PROSES KERJA
2. Menjemput Atase
Promosi Pendidikan dari
rumah untuk ke Pejabat.
6. Membersihkan kereta
dan meletakkan kereta
ditempat letak kereta
Kedutaan Besar
Malaysia.
20
SENARAI SEMAK BAGI URUSAN MEMANDU KENDERAAN JABATAN
Tindakan Catatan
1. Membersihkan kenderaan
21
(b) Membaiki Aspek Pengurusan
pengrusan masa.
sekali ialtu pada hari Jumaat minggu ke 3 dalam setiap bulan. Antara tindakan-
tindakan penting sebelum mesyuarat ialah penetuan objektif, agenda, tarikh, masa
dijangka berlangsung, iaitu waktu mula dan waktu dijangka tamat. Dengan maklumat
ini, ahli-ahli mesyuarat boleh mengaturkan penggunaan masa sebelum dan selepas
Dalam setiap kali mesyuarat staf, pegawai dan KAT disemua lapisan boleh
memberi sumbangan fikiran dan tidak pasif iaitu menunggu arahan semata-mata.
Dengan teknik-teknik mesyuarat begini sikap kreatif dan inovatif dapat mencungkil
idea-idea baru dan pandangan pratikal boleh disuarakan untuk membaiki kerja.
22
Semasa mesyuarat ,tanggungjawab urusetia perlu mencatat perbincangan
mesyuarat secara tepat, menentukan agenda mesyuarat diikuti dan objektif mesyuarat
disediakan untuk kelulusan pengerusi dalam tempoh 3 hari selepas mesyuarat. Minit
mesyuarat dalam masa tidak melebihi tujuh hari selepas mesyuarat berkenaan
diadakan.
Minit mesyuarat hendaklah dicatat mengikut format tertentu dengan nota yang
menunjukkan dengan jelas sama ada sesuatu perkara itu memerlukan tindakan atau
Menghargai masa
Pada hari ini ,dengan adanya teknologi canggih maka perhubungan menjadi
semakin rapat dan banyak keputusan perlu dilaksanakan dalam masa yang singkat.
peluang keemasan.
Amalan Positif
a. Menepati masa
23
b. Menyegerakan tugas
24
LAMPIRAN 3
Malaysia akan melibatkan tiga (3) orang pegawai yang akan bertugas di setiap
kelancaran
pameran;
tapak pameran;
jam sehari iaitu bermula dari jam 9.00 pagi hingga 5.00 malam;
mungkin.
25
SENARAI SEMAK PETUGAS PROMOSI PENDIDIKAN MALAYSIA
26
7. Perubatan (jika berkaitan)
1. Flyers/Brosur/Makalah
2. Buku Direktori
3. Bahan
4. Buku Rujukan
5. Paper Beg
6. Video CD
7. Disket Persembahan
8. Lutsinar Persembahan
27
(c) Persediaan Peralatan
1. Double sided-tape
2. Kertas kosong
3. Velero
4. Staple
5. Gunting
6. Tali
7. Cello tape
8. Musking tape
9. Cenderamata
28
1. Borang Laporan Pameran
1. Pengangkutan:
29
(f) Penentuan Bahan Semasa Di Lapangan Terbang / Hotel/
Tempat Pameran
pendidikan
30
pameran dimulakan
selamat
Lain.
31
(c) Bahan Pameran Di Pejabat Kedutaan / Konsulat General
yang berkenaan
32
Kaunter Penerangan
orang ramai yang datang berurusan. Di antara kebaikan yang dihasilkan termasuklah :
tanggungjawab masing-masing.
membantu mereka.
33
pemandangan, cara hidup, pembangunan Malaysia,
Satu pasukan dari USA yang terdiri daripada Zeithaml, Parasuraman dan Berry
34
Satu pasukan dari USA yang terdiri daripada Zeithaml, Parasuraman dan Berry
yang tidak adil akan dapat dikurangkan. Contoh menyebaran maklumat tentang
proses permohonan pas pelajar bagi mereka yang ingin melanjutkan pengajian ke
Malaysia. LAMPIRAN 4
35
LAMPIRAN 4
IPTA MENGEMUKAKAN
PERMOHONAN KE PEJABAT
IMIGRESEN NEGERI
PERMOHONAN DIPROSES
TIDAK
TERATUR TERATUR
KEPUTUSA
N
TOLAK LULUS
PELAJAR TIBA
DI PINTU MASUK
pelbagai kelemahan dalam pengurusannya. Hal ini juga dikaitkan dengan pengaruh
kerajaan dena orang awam atau swasta. Matlamat kerajaan elektronik ialah
kerajaan.
kerajaan.
37
(Berita INTAN, Mei-Jun 1997)
menghantar email kepada pejabat promosi untuk mendapatkan maklumat yang lebih
terperinci.
38
Pengurusan Harta Modal, Inventori dan Bekalan Pejabat
fizikal adalah sentiasa kemaskini dan terkawal serta urusan perolehan dan
Pengurusan Aset
sumber kerajaaan keseluruhannya yang terdiri daripada man , money dan material.
Ketiga-tiga aspek ini adalah penting dalam operasi harian dalam melaksanakan
cara berkesan dan cekap akan dapat menghasilkan output yang berfaedah dan
seperti berikut:
39
1. Penyelenggaraan peralatan yang lemah;
atau berkurangan;
Semasa;
Kad ini akan digunakan untuk merekod semua jenis asset. Butir-butir dan kos
penyelenggaraan harta modal berkenaan untuk mengesan sama ada harta modal itu
Daftar Inventori
40
merupakan harta modal. Daftar berasingan dikendalikan bagi barangan inventori
barangan berkenaan yang bukan merupakan harta modal dan kurang daripada RM
Daftar bekalan Pejabat akan menggunakan system buku daftar dan akan
system buku daftar dan akan merekod semula jenis bekalan luak
rungutan daripada institusi pengajian tinggi swasta (IPTS) dan juga pelajar-pelajar
pelajar antarabangsa . akibat daripada itu, Malaysia dipandang oleh masyarakat luar
41
Akibat daripada kelewatan mendapatkan pas pelajar, negara Malaysia
pengajian yang ditetapkan oleh Lembaga Akreditasi Negara (LAN). Setakat ini
dan kerjasama daripada semua Kementerian dan Agensi kerajaan yang berkaitan
antarabangsa ke Malaysia.
42
Pemantauan Pelajar Antarabangsa
berterusan oleh semua Agensi yang terlibat. Ini adalah penting kerana maklumat serta
data kemasukan pelajar antarabangsa sering tidak selaras antara JIM dan
Pas Pelajar bagi pelajar antarabangsa supaya dapat menyelaraskan pengurusan dan
sedang dikuatkuasakan;
43
3) menyelaraskan pengurusan pembuatan keputusan kelulusan atau penolakan
di Malaysia;
pelajar antarabangsa.
Sehenti
Pusat Sehenti adalah seperti yang ditunjukkan dalam LAMPIRAN 5 dan Proses
44
LAMPIRAN 5
IPTS Mengemukakan
Permohonan Pas Pengajian
Tak Lengkap
Menyerah Balik Permohonan
Permohonan Kepada IPTS Lengkap
Lengkap
Tolak Jawatankuasa
Surat Makluman Penolakan
Kepada IPTS Membuat
Keputusan
Lulus
Surat Makluman Kepada Kedutaan &
Salinan Kepada IPTS
45
Pelajar Mendaftar Di IPTS
Antarabangsa
pelajar antarabangsa dan dokumen yang lengkap yang telah disemak kepada
46
6. Ahli Jawatankuasa Khas membentangkan perakuan masing-masing dan
9. wakil IPT yang dilantik oleh IPT masing-masing akan menerima pelajar
berkenaan;dan
47
Kesan Atas Penubuhan Jawatankuasa Khas Pengurusan Pusat Sehenti
Kesimpulan
Jelas daripada di atas bahawa usaha kita tidak berkesudahan. Sebagai sebuah
negara yang sedang membangun dan berada dalam ekonomi pasaran tidak boleh
tidak kita perlu membawa perubahan dari semasa ke semasa supaya kita sentiasa
mempunyai the winning edge. Peningkatan kualiti dan produktiviti adalah penting
sophisticated dan berpelajaran serta saingan hebat masyarakat dunia. Kualiti dan
strategi saingan.
perkhidmatan profesyen kita kepada negara dapatlah kita anggap sebagai ibadah. Ini
membawa erti kita berkhidmat dengan seluruh keupayaan kita. Kita mestilah
48
menjalankan tugas dengan penuh integriti dan berpuas hati dengan ganjaran yang
diberikan.
49